Bereid je kantoor voor op de 1,5 meter economie – werken en samenwerken op 1,5 meter afstand

Om je bedrijf te openen ten tijde van de 1,5 meter economie moet je een plan bedenken om je kantoor veilig te maken en verspreiding van Covid-19 te voorkomen. Dat betekent de richtlijnen van het RIVM volgen en overal op kantoor 1,5 meter afstand houden, grondige maatregelen voor hygiëne en je medewerkers beschermen tegen het risico van besmetting. Geen eenvoudige taak. De anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk nog lang van kracht blijven. Je zult dus maatregelen moeten treffen die niet alleen nu, maar ook op de langere termijn werken. Hoog tijd dus om eens na te denken over hoe jouw kantoor eruit gaat zien. 

1,5 meter economie

De 1,5 meter economie

Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Moeten we eigenlijk wel terug naar het kantoor zoals we het nu kennen of is dit hét moment om je kantoor permanent te veranderen? Hierover spraken we Eduard Schaepman, de CEO van Tribes, aanbieder van flexibele kantoorruimtes, en Angelique Schouten, Chief Commercial Officer en lid van het bestuur van Ohpen, een cloudgebaseerd core banking platform.

  • De basis van je 1,5 meter kantoor: je medewerkers
  • Je oude kantoorconcept aanpassen aan het nieuwe normaal
  • Een nieuwe kantoorconcept bedenken
  • Samenwerking op afstand met collega’s, klanten en nieuwkomers

De basis van je 1,5 meter kantoorplan: je medewerkers

Voordat je meteen je plattegrond pakt om uit te rekenen hoeveel bureau’s er in je pand passen en het internet induikt op zoek naar spatschermen en temperatuurmeters, denk eerst eens na wat de behoeftes van jouw organisatie zijn. 

Hoeveel ruimte heb je nodig? Vraag je eerst af hoeveel medewerkers er eigenlijk terug naar kantoor moeten en willen. Misschien heb je met minder werkplekken wel genoeg. Angelique Schouten van Ohpen, zegt

“Voer een enquête uit onder je personeel om te peilen wat zij willen. Het advies is thuiswerken tot 1 september, maar wat willen jullie?”

Onderzoek wijst uit dat een derde van het kantoorpersoneel ervoor zou kiezen om altijd thuis te werken. Voor een andere groep geldt precies het tegenovergestelde, zij willen zo snel mogelijk terug naar kantoor, omdat hun thuissituatie niet ideaal is. Voor deze groep zou je het kantoor al eerder kunnen openen. 

quote 1.5 meter economie Schouten

Tip: Gebruik planningssoftware voor de intekenlijst om de bezetting van je kantoor eenvoudig te beheren. 

Je huidige kantoorconcept aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’

Nu je weet voor hoeveel werknemers er minimaal plek moet zijn, kun je je kantoor gaan aanpassen. Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Eduard Schaepman van Tribes heeft 23 kantoorpanden moeten aanpassen in verschillende landen als gevolg van Covid-19.

1,5 meter kantoor

Schaepman vertelt welke maatregelen je allemaal kunt nemen om 1,5 meter afstand te houden:

  • Tafels uit elkaar zetten 
  • Rondom elke werkplek de 1,5 meter zone aangeven met stickers
  • Doorzichtige spatschermen van plexiglas rondom de werkplekken plaatsen om werknemers te scheiden. Omdat ze doorzichtig zijn blijft samenwerken mogelijk. 
  • Wegwerpbare papieren ‘desk pats’ op de bureau’s plaatsen om het lichamelijk contact met de tafel te beperken en besmetting via objecten te vermijden. 
  • Eenrichtingsverkeer creëren op kantoor door looproutes aan te geven met pijlen zodat  je elkaar niet kruist.
  • Sensoren in de hoeken van alle algemene ruimtes plaatsen die de afstand tussen personen meten en met een geluids- of rood lichtsignaal aangeven dat mensen te bij elkaar staan. “Dit is handig omdat sommige mensen zich bezwaard voelen er iets van te zeggen, dus dan doet de apparatuur het voor je”, zegt Schouten hierover.

Het handhaven van de regels is ook een uitdaging. Schouten vertelt dat mensen heel enthousiast zijn om hun collega’s weer te zien waardoor de aandacht voor de maatregelen kan verzwakken.

terug naar kantoor

Om mensen aan het ‘nieuwe normaal’ te herinneren kun je bijvoorbeeld banners ophangen of informatie op digitale schermen plaatsen. 

coronamaatregelen op kantoor herinneren

Maatregelen voor de bescherming van de gezondheid en hygiëne

De richtlijnen van het RIVM vragen ook om specifieke maatregelen voor de bescherming van de gezondheid van werknemers. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • Temperatuurmeting bij binnenkomst. Dit kan met thermische infrarood camera’s voor koortsdetectie, met een thermometer ‘pistool’ of bijvoorbeeld met een polschecker, zodat mensen zelf hun temperatuur kunnen meten, een minder invasieve methode vertelt Schaepman. Tribes heeft alvorens met temperatuurmeting te beginnen de Autoriteit Persoonsgegevens geraadpleegd om ervoor te zorgen dat hun nieuwe veiligheidsmaatregelen in overeenstemming zijn met de privacywetgeving.
  • Een ander aandachtspunt is de ventilatie op kantoor: 

ventilatie tegen corona

  • Contactloos toegang geven tot het gebouw en ruimtes. Zo vertelt Schouten van Ohpen dat zij hun toegang met fingerprint gaan vervangen voor een iris scanner.  
  • Het beschikbaar stellen van handgel en mondkapjes.
  • Extra schoonmaken.

Een nieuwe kantoorconcept bedenken

Als je veel werkplekken moet opheffen, dan kies je er wellicht voor om een vergaderruimte of een sportruimte om te bouwen in een werkruimte. Misschien voldoet jouw pand of kantoor dan echter niet meer aan wat jij je werknemers wilt bieden. Als dit het geval is dan kun je ook out of the box denken en je huidige kantoorconcept kritisch bekijken en vernieuwen. Dat doet Schouten van Ohpen:

“Daar waar je vroeger aan een kantoor dacht als ‘je komt samen en het is een werkplek’, wat ik nu wil doen, naar de toekomst toe, is functies ondersteunen. Ik wil behoeftes ondersteunen, het pand veranderen naar zones, er zijn bijvoorbeeld mensen die stilte willen hebben, er zijn mensen die juist het sociale aspect willen hebben, of het natuuraspect, ik wil gaan kijken hoe ik die behoeftes kan weergeven.”

Het kantoor gaat dus permanent veranderen sinds de 1,5 meter economie van kracht is volgens Schouten. En dat betekent wellicht een andere ruimte huren. 

1,5 meter samenleving

Ook thuiswerken hoeft vanaf nu niet meer op dezelfde manier. De keuze was meestal je werkt een volle dag op kantoor of een volle dag thuis. Sinds de lockdown volgen mensen veel meer hun eigen ritme. 

“In de ochtend wil ik een douche, een kop koffie en focus. In de middag ga ik naar kantoor. Misschien moet het kantoor wel 7 dagen open zijn in de toekomst.”

Slimme tip voor thuiswerkers van Schouten: Gebruik een strijkplank met verschillende hoogtes om een sta-tafel na te bootsen. 

Tips voor samenwerken in de 1,5 meter economie

Ongeacht hoe je kantoor er uit gaat zien, het nieuw normaal zal ook van invloed blijven op de manier van werken. Vergaderen, met klanten afspreken, een teamuitje organiseren of een sollicitatiegesprek voeren, als er sprake is van sociaal contact zullen we voor een langere periode behoedzaam moeten blijven. De kans bestaat dat er een nieuwe besmettingsgolf komt waardoor iedereen weer thuis zit. Je kunt je dus maar beter voorbereiden op regelmatig gebruik van digitale samenwerkingstools. Daarbij moet ook worden gedacht aan oplossingen voor het onboarden van nieuwe medewerkers en het ontmoeten van klanten en prospects. 

Onboarding van nieuwe medewerkers in de 1,5 meter economie

Sollicitatiegesprekken voeren via videocalls en een interactief onboarding programma maken, het kan allemaal digitaal. “On-boarding van nieuwkomers kan ook via de webcam, mission briefing noemen wij dat. Normaal vliegen wij iedereen over naar het hoofdkantoor, doen we een rondje langs de oude panden waar Ohpen begonnen is. Nu hebben wij dit alles digitaal gemaakt, een virtual tour”, aldus Schouten.

Met video interview software kun je nieuwe medewerkers interviewen zonder dat ze naar je kantoor hoeven te komen. Met virtuele tour software kunnen recruiters sollicitanten een 360 graden virtuele tour geven van het kantoor en de installaties. 

Afspreken met klanten

Ook afspreken met klanten en prospects is een uitdaging in het ‘nieuwe normaal’. Afspraken kunnen wel persoonlijk op kantoor met social distancing, maar misschien voel jij of je klant zich wel niet op zijn gemak in een gesloten ruimte. Om ongemak te voorkomen kun je natuurlijk via de webcam afspreken, maar hoe houdt je de aandacht van je prospect vast?  

“Je kunt het met filmpjes doen of een inspirerende spreker uitnodigen. Een gemiddelde afspraak kost je dan wel twee keer de tijd die het normaal kostte. Je wilt de ladder hoger leggen, energie erin houden om niet in te kakken achter een webcam,” vertelt Schouten.

Tip van Schouten: Om thuis een professionele indruk te wekken bij klanten zou je banners met het bedrijfslogo achter je stoel kunnen zetten of green screens waarop je afbeeldingen of video’s kunt afspelen.

Een ander goed idee is om buiten af te spreken. Niet alleen veiliger maar ook gezonder om wat extra te bewegen.

social distancing

Het 1,5 meter kantoor is dan misschien wel een uitdaging, maar het is ook een kans om te innoveren. Nu is hét moment om veranderingen door te voeren waar je wellicht al langer over na zat te denken en je werkplek beter af te stemmen op de nieuwe realiteit. Als je het zo bekijkt klinkt het nieuwe normaal helemaal zo gek nog niet!

En nu? Bekijk onze catalogus met planningssoftware om de juiste tool te vinden

Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.