Behoud overzicht en controle over je projecten met deze Gantt-chart template

Het is vaak verleidelijk om zonder planning een project uit te voeren, met name als het om een eerste, kleiner project gaat. Aanvankelijk zijn er maar enkele mensen bij betrokken en lijken de taken, de tijdsindeling en verantwoordelijkheden duidelijk omschreven. Het ziet er allemaal gemakkelijk uit.

Maar dan start het project en worden de verwachtingen getoetst aan de werkelijkheid. Plotseling blijkt dat iets veel ingewikkelder is, meldt iemand zich ziek en komen dienstverleners niet over de brug. De klant belt en herhaalt nog maar eens dat hij het project hard nodig heeft. En dan komt de onvermijdelijke vraag: wanneer is het klaar?

Gant chart excel template

Op zeker moment zal de projectmanager moeten toegeven dat hij ergens het overzicht is kwijtgeraakt. Openstaande taken worden door elkaar gehaald, belangrijke deadlines worden niet gehaald – en dan wordt al snel duidelijk dat er een planning nodig is!

Daarvoor bestaat een eenvoudige oplossing: de gantt-chart

Bij het werken aan een project kun je niet om projectplanning heen. Planning is de definitieve stap voor een succesvolle implementatie van projecten. Dat geldt in gelijke mate voor kleine en grote projecten omdat ook kleinere projecten complexe taken kunnen bevatten, risico’s inhouden en de deelname van verschillende personen moet worden gecoördineerd.

Gantt-grafieken hebben binnen het projectmanagement een plek als planningsinstrument verworven. Gantt-charts hebben maar 2 assen: de verticale as laat de taken in het project zien, de horizontale toont de tijdspanne waarbinnen deze taken voltooid moeten zijn.

Gantt chart template

Dit ziet er in eerste instantie wel erg eenvoudig uit, maar zelfs deze eenvoudige versie van een gantt-grafiek biedt enorme voordelen. Je ziet in één oogopslag wanneer wat moet gebeuren. Ook is makkelijk te zien hoe verschillende taken van elkaar afhankelijk zijn. Als bijvoorbeeld taak 4 pas kan worden uitgevoerd nadat taak 2 is voltooid, kunnen de gevolgen van vertragingen in taak 2 snel worden beoordeeld en ingepland. Bovendien kan met de gantt-grafiek snel gaandeweg worden bekeken wat de stand van zaken is. Als taak 1 niet op dag 3 is voltooid, is het meteen duidelijk dat er iets niet gaat zoals bedoeld is, en kan worden bekeken wat de beste manier is om die situatie aan te pakken.

Een ander voordeel van gantt-charts is dat ze snel kunnen worden gemaakt en gemakkelijk zijn bij te houden. Een gantt-chart is simpelweg een van de effectiefste methoden om activiteiten op basis van tijd weer te geven. Het is een eenvoudig hulpmiddel voor projectplanning dat veel impact kan hebben en weinig tijd vereist. Geen wonder dat gantt-grafieken een plaats hebben verworven als een van de vaakst gebruikte hulpmiddelen bij projectmanagement.

Om je bedrijf te helpen bij projectmanagement, hebben we een gantt-chart tempate gemaakt in excel. De gantt-chart excel template is wat complexer dan de illustratie hierboven, maar je kunt ermee bijhouden wie er voor welke taak verantwoordelijk is en in hoeverre elke taak voltooid is. Maar ook al ziet het er wat ingewikkelder uit, het grootste voordeel van de gantt-grafiek blijft intact: je kunt in één oogopslag zien wat er gebeurt en wanneer dat gebeurt.

Met onze excel-sjabloon kun je gantt-chart planning als hulpmiddel uitproberen voordat je gaat investeren in software voor projectmanagement. De gantt-chart excel template geeft uitleg over het invullen van de verschillende velden en bevat formules waarmee de grafiek wordt gegenereerd na invoer van de gegevens.

Hoe onze Gantt-chart template werkt

Om een gantt-chart te kunnen maken, heb je een gedetailleerd projectplan nodig. De basisgedachte achter gantt-charts is dat eerst taken en subtaken worden benoemd, waarna wordt bepaald hoeveel tijd elk daarvan nodig heeft. Een projectplan bestaat dus uit een reeks gerelateerde taken die in een bepaalde volgorde moeten worden afgehandeld.

Als je bijvoorbeeld een kamer wilt schilderen, kun je pas beginnen nadat alle meubels uit de kamer zijn gehaald. Maar je zou kunnen beginnen door de verfkleur te mengen terwijl een ander alvast alle meubilair weghaalt.

De eerste stap op weg naar een projectplan is daarom het opstellen van een projectstructuurplan, een techniek waarbij aspecten van het project worden onderverdeeld in afzonderlijke taken. Zo behoren taken als “kleur bepalen” en “kleur mengen” tot het gedeeltelijke aspect “kleur”.

Niet alleen de afzonderlijke taken, maar ook de volgorde waarin ze moeten worden uitgevoerd moet worden bepaald. Je zult bijvoorbeeld eerst de kleur moeten bepalen voordat je kunt gaan mengen. Zodra taken worden ingevoerd, laat de gantt-grafiek meteen zien of taken parallel of na elkaar worden uitgevoerd.

Nadat je de duur en begindatum van de afzonderlijke taken hebt ingevoerd, maakt de sjabloon balken in de gantt-grafiek. De duur bepaalt de lengte van de balken in de grafiek. Daarbij wordt de einddatum automatisch berekend.

Software voor gantt-grafieken

Naast onze gantt-chart template kun je voor projectmanagement ook speciale software voor gantt-grafieken gebruiken. Bedrijven kunnen de Gantt-chart excel-sjabloon gebruiken om inzicht te krijgen in het planninginstrument. Gebruik de sjabloon daarom een poosje voor je persoonlijke projectplanning om de tool voor gantt-grafieken te leren kennen. Speciale softwareoplossingen bieden echter voordelen die Excel niet in huis heeft. Gespecialiseerde software is veel gemakkelijker in gebruik en biedt een duidelijkere weergave. Je hoeft ook veel minder handmatig in te voeren en bij te werken, met name als de software via een handige interface belangrijke gegevens vanuit andere systemen kan importeren.

Bedrijven kunnen ook investeren in software voor volledig projectmanagement. Naast planninginstrumenten zoals de gantt-chart biedt dergelijke software functies zoals tijden bijhouden, taakbeheer, projectsamenwerking, etc.

Probeer verschillende oplossingen uit om na te gaan welke het beste bij jouw behoeften aansluit. Maar welke oplossing je ook kiest, de gantt-chart zal bijna altijd een centraal onderdeel van je projectmanagement blijven.

Download hier je Gantt-chart excel-template

Meer gratis excel templates vind je hier:

De burndown-chart – Een efficiënte tool voor agile teams