Die 3 Geheimnisse von Führungskräften, die ihre Mitarbeiter motivieren können

Mitarbeiter motivieren

Mitarbeiter motivieren

Das Thema Wohlbefinden am Arbeitsplatz ist ein weites Feld und die berufliche Motivation gehört zweifelsohne zu den wichtigsten Aspekten. Entsprechend viele Manager und Führungskräfte stehen immer wieder vor genau dieser Frage: Wie motiviere ich Mitarbeiter? So einfach die Frage auch scheint, so kompliziert ist die Antwort. Es gibt eine Menge Theorien zu dem Thema, aber wie können Führungspersonen in der Praxis ihre Mitarbeiter motivieren, damit sie auch gute Leistungen erbringen? Auch wenn man kein Team zu leiten hat, bleibt das Problem im Grunde dasselbe: Wie motiviere ich mich selbst, als mein eigener Chef? In diesem Artikel stelle ich drei Geheimnisse von Führungskräften vor, die bei der Mitarbeitermotivation Erfolg haben.

Die Selbstbestimmungstheorie und ihre Bedeutung für die Mitarbeitermotivation

Seit Jahrzehnten gehört das Thema Motivation zu den wichtigen Forschungsgebieten in Psychologie, Soziologie, Wirtschaftswissenschaften, Betriebswesen und anderen Fachbereichen. Dabei sind zahlreiche Theorien entstanden und besonders die Selbstbestimmungstheorie der amerikanischen Psychologieprofessoren Edward L. Deci und Richard M. Ryan hat sich einen Namen gemacht. Dieser Theorie zufolge hängt die Motivation eines Individuums stark vom Grad seiner Selbstbestimmung ab. Eine selbstbestimmte Motivation hat außerdem weitere positive Auswirkungen auf die Person, beispielsweise auf ihr Wohlbefinden, Engagement, Leistung und mehr. Wer selbstbestimmt motiviert ist, fühlt sich frei in seinen Entscheidung, während Personen mit „kontrollierter“ Motivation das eigene Verhalten als Ergebnis von äußerem Druck wahrnehmen.

Man kann sich also denken, wie stark es sich auf die Mitarbeitermotivation auswirkt, wie Menschen Ziele erreichen und auf Ergebnisse hinarbeiten: Fühlen sie sich bei ihren (privaten wie beruflichen) Projekten frei oder fühlen sie sich von anderen eingeschränkt?

Die Selbstbestimmungstheorie geht von drei Haupt-Motivationstypen aus, die stufenweise betrachtet werden können:

Berufliche Amotivation

Amotivation ist der völlige Mangel an Motivation. Warum gilt sie also als Typ der Motivation? Die Amotivation betrifft alle automatischen Verhaltensweisen und Gewohnheiten, mit denen Menschen eine Aufgabe bearbeiten. Sie ist quasi die Nulllinie, wenn es darum geht, wie nützlich jemand eine Aufgabe findet oder wie groß sein Interesse an ihrer Durchführung ist. Das ist das klassische Beispiel eines Angestellten, der roboterhaft die ihm zugeteilten Aufträge ausführt und dabei glaubt, seine Bemühungen seien nutzlos und er würde die gesetzten Ziele nie erreichen, da sie ohnehin viel zu hoch seien oder er nicht die nötigen Fähigkeiten besitzt. Amotivation kann schnell entstehen, wenn eine Mitarbeiter alle Kontrolle entzogen wird und er oder sie die Folgen des eigenen Handeln nicht mehr voraussehen kann.

Extrinsische berufliche Motivation

An dieser Stelle reden wir de facto von Zuckerbrot und Peitsche: Beides sind extrinsische Motivationsfaktoren. Diese Art Motivation kommt ins Spiel, wenn wir eine Aufgabe durchführen, weil wir etwas aus unserer Umgebung erhalten oder vermeiden möchten.

Das kann eine Belohnung sein oder etwas, das uns Befriedigung oder Anerkennung verschafft, wie eine Beförderung, ein sozialer Status oder eine gute Note in der Schule. Aber auch das Vermeiden von Strafen, Sanktionen oder Zurechtweisungen ist eine extrinsische Motivation.

Wenn du beispielsweise

  • mit Hochdruck daran arbeitest, eine wichtige Angelegenheit vor Ablauf der Frist abzuschließen, weil dich bei Erreichen dieses Ziels ein Bonus erwartet, ist deine Motivation extrinsisch.
  • Wenn du langsamer fährst, weil auf der Autobahn ein fest installierter Blitzer angekündigt wurde, ist deine Motivation ebenso extrinsisch.

Intrinsische berufliche Motivation

Diese Art der Motivation geht mit dem höchsten Grad an Selbstbestimmung einher. Intrinsisch motivierte Personen erfüllen eine Aufgabe nur aus Freude an der Aufgabe selbst – freiwillig, ohne externen Druck und ohne, dass sie eine irgendwie geartete Belohnung erwarten können.

Meist ist es die intrinsische Motivation, die Sportler dazu bringt, beim Training zu „leiden“, Künstler sich stundenlang in die Vollendung eines Werks vertiefen lässt und Ehrenamtliche zur aktiven Arbeit in einer Vereinigung bringt. Allen ist ein Gefühl der Kontrolle über das, was sie tun, gemeinsam, und auch die Ergebnisse können sie beeinflussen. Sie nutzen ihre Fähigkeiten voll aus und sehen einen Sinn in ihrem Handeln.

Die drei Geheimnisse von Führungskräften, die wissen, wie man Mitarbeiter motiviert und welche Werkzeuge dabei helfen, basieren genau auf diesen drei Faktoren. Ihnen gemeinsam ist die Erfüllung dreier grundlegender Bedürfnisse im Unternehmen:

  • Das Bedürfnis nach Autonomie
  • Das Bedürfnis nach Kompetenz
  • Das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit

Mitarbeitermotivation durch Autonomie

Bei der Autonomie geht es kurz gesagt um das Bedürfnis, sich als Urheber des eigenen Handelns zu empfinden.

Warum ist das Bedürfnis nach Autonomie so wichtig dafür, wie man Mitarbeiter motiviert?

Führungskräfte, die die Autonomie ihrer Mitarbeiter fördern, zeigen ihnen damit auch Anerkennung für ihr Verantwortungsbewusstsein, ihre Kreativität und ihre Bedeutung für das Unternehmen. Diese drei Elemente basieren auf einem der Grundpfeiler aller privaten und professionellen Beziehungen: dem Vertrauen.

Wie erfüllt man das Bedürfnis nach Autonomie der Mitarbeiter?

Initiativen fördern

Mitarbeiter sind umso motivierter, ihre Aufgaben zu erfüllen, je stärker sie selbst die Initiative ergreifen können. Ihre Kreativität wird angeregt und sie nehmen sich selbst als bedeutend für die positive Entwicklung des Unternehmens wahr. Zu den größten Feinden der beruflichen Motivation gehört das Gefühl, ein Bauer auf dem Schachbrett zu sein.

Vertrauen stärken

Vertrauen hat eine fast magische Eigenschaft: Es vermehrt sich, wenn man es teilt. Wenn im Zentrum der Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern das Vertrauen steht, entsteht fast automatisch eine Aufwärtsspirale.

Fehler zulassen

Wenn Autonomie fehlt, liegt das manchmal nur daran, dass Mitarbeiter sich gehemmt fühlen. Eine Unternehmensführung, die auf immer perfekte Ergebnisse abzielt und jegliche Fehler bestraft, ist in Bezug auf die berufliche Motivation zum Scheitern verurteilt. Die Strategie kann zwar kurzfristig funktionieren, aber langfristig bietet sie keinerlei Vorteile. In seinem hervorragenden Buch „Les décisions absurdes: Comment les éviter“ (leider bisher nur auf Französisch erhältlich; zu Deutsch etwa: „Absurde Entscheidungen“) spricht Christian Morel in diesem Zusammenhang von der Nichtbestrafung unbeabsichtigter Fehler.

Mitarbeitermotivation durch Kompetenz

Das Bedürfnis nach eigener Kompetenz ist erfüllt, wenn Mitarbeiter sich befähigt fühlen, Aufgaben unterschiedlicher Schwierigkeitsgrade kompetent und zielsicher auszuführen.

Warum ist das Bedürfnis nach Kompetenz so wichtig dafür, wie man Mitarbeiter motiviert?

Indem Führungskräfte ihren Angestellten die Möglichkeit bieten, tatsächlich kompetent und eigenständig zu handeln, ermöglichen sie ihnen damit auch ein Flow-Erleben bei der Arbeit. Der Flow wurde ursprünglich vom ungarischen Psychologieprofessor Mihály Csíkszentmihályi beschrieben und bezeichnet das glückliche Gefühl, sich in eine Tätigkeit zu vertiefen und voll und ganz in ihr aufzugehen.

Wenn etwas für jemanden eine große persönliche Herausforderung darstellt und die Person gleichzeitig über alle nötigen Fähigkeiten für die Aufgabe verfügt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie bei der Erledigung der Aufgabe diesen optimalen mentalen Zustand erreicht.

Wie erfüllt man das Bedürfnis nach Kompetenz der Mitarbeiter?

Gib deinen Mitarbeitern Aufgaben, bei denen das Verhältnis zwischen der Schwierigkeit der Aufgabe sowie den für die Lösung vorhandenen Kompetenzen ausgewogen ist.

Wenn die Herausforderung für die Betreffenden zu groß ist, besteht das Risiko, dass sie sofort in eine Stresssituation geraten, nervös werden und dadurch jegliche Motivation verlieren.

Wenn die Herausforderung hingegen zu gering ist und nicht den wahren Fähigkeiten entspricht, werden sie sich wahrscheinlich langweilen – und auch dann ist die Motivation schnell gleich null.

Mitarbeitermotivation durch soziale Zugehörigkeit

Der Mensch hat das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit und danach, sich von anderen unterstützt und mit ihnen verbunden zu fühlen. Das gilt natürlich auch für Kollegen, Vorgesetzte und Untergebene.

Warum ist das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit so wichtig dafür, wie man Mitarbeiter motiviert?

Schon Aristoteles hat den Menschen als soziales Wesen bezeichnet. Wer den Zusammenhalt zwischen seinen Mitarbeitern stärkt, sorgt dafür, dass sie sich über ihre alltäglichen Aufgaben hinaus miteinander verbunden fühlen und einander vertrauen. Sie entwickeln einen gewissen Stolz darauf, einer Gruppe zuzugehören, mit der sie bestimmte Werte teilen.

So wie wir schon vor unserer Geburt mit unserer Mutter verbunden waren und von ihr genährt wurden, entwickelt sich diese grundlegende, primäre Bindung im Laufe unseres Lebens weiter und nimmt in unseren Verbindungen mit anderen neue Formen an. Die Beziehungen innerhalb eines Unternehmens bilden da keine Ausnahme. Auch sie nähren unsere sozialen Bedürfnisse.

Wie erfüllt man das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit?

Integrationsrichtlinien erstellen

Schon der Moment der Ankunft eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen spielt für die soziale Zugehörigkeit eine Rolle. Begleite den neuen Mitarbeiter während seiner ersten Wochen, sodass er sich nicht alleingelassen, sondern von anderen wahrgenommen und unterstützt fühlt. Nach und nach findet er so einen Platz im Unternehmen, der auch von anderen als sein Platz wahrgenommen wird. Das Gefühl, am richtigen Platz zu sein, ist für die eigene Lebenszufriedenheit von grundlegender Bedeutung.

Schaffe Übereinstimmung zwischen transportierten und gelebten Werten

Sich zu einem Unternehmen zugehörig zu fühlen bedeutet auch, dass wir mit ihm die Werte teilen, die uns selbst wichtig sind. Angestellte, deren eigene Werte mindestens teilweise mit denen des Unternehmens übereinstimmen, sind in der Arbeit für das Unternehmen gleich viel motivierter.

Dazu können Unternehmen beispielsweise beitragen, indem sie Mitarbeiter über soziale Netzwerke dazu einladen, mitzuteilen, hinter welchen Werten und Informationen sie stehen – am besten organisiert mit der passenden Software. Auch Intranet-Software kann nützlich sein, um alle Mitarbeiter zu Neuigkeiten und Werten, die sie betreffen, auf dem Laufenden zu halten.

Einer der größten Fehler, den Unternehmen begehen können, besteht darin, bestimmte Werte öffentlich zur Schau zu stellen, aber intern genau das Gegenteil zu tun. So etwas sorgt garantiert dafür, dass Motivation verloren geht oder die Angestellten sich sogar am Arbeitsplatz unwohl fühlen. Sie nehmen die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit wahr und verlieren das Vertrauen in ihr Unternehmen – und wie wir bereits gesehen haben, lässt sich Motivation ohne gegenseitiges Vertrauen nicht lange aufrechterhalten.

Interaktionen schaffen

Plane Info-Veranstaltungen, Momente des Austauschs und Events, die den Zusammenhalt stärken. So kannst du die Interaktion zwischen deinen Mitarbeitern zu fördern und ein Gefühl sozialer Zugehörigkeit zu schaffen. Nur durch regelmäßige Interaktionen auch abseits der eigentlichen Arbeitsaufgaben können sich stabile Bindungen zwischen den Mitarbeitern entwickeln. Die beinahe sprichwörtliche Plauderei an der Kaffeemaschine ist ein perfektes Beispiel für kleine, aber wichtige Augenblicke des Austauschs im Arbeitsalltag. Auch wenn man das Ganze nicht zu utilitaristisch angehen sollte, können auch Softwarelösungen zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit durchaus nützlich sein.

Auch wenn es von der Unternehmensleitung gefördert werden sollte, fällt die Schaffung eines Zusammengehörigkeitsgefühls natürlich auch in den Verantwortungsbereich der Mitarbeiter. Wer sich als Einzelgänger gibt und Interaktionen mit anderen vermeidet, wird länger brauchen, um sich im Team zu integrieren. Jede Beziehung ist schließlich wie ein Band, das auf beiden Seiten von Menschen gehalten wird. Jede Person ist für die eigene Seite verantwortlich – und nicht dafür, dass das Gegenüber seine nicht loslässt.

Mitarbeiter motivieren: Ein Fazit

Die Motivation im Beruf ist ein sehr vielfältiges Themenfeld, das schon unter den unterschiedlichsten Gesichtspunkten erforscht wurde. Seit der industriellen Revolution sind zahlreiche Theorien entstanden und Führungskräfte interessieren sich immer stärker für die Frage, wie sie Mitarbeiter motivieren können.

Die Selbstbestimmungstheorie von Deci und Ryan zeigt dabei, wie wichtig die Selbstbestimmung des Einzelnen für die Motivation ist: Wer über eine hohe Selbstbestimmung verfügt, die von internen Stimuli genährt wird (wie Autonomiegefühl, Mobilisierung von Fähigkeiten, sozialer Zugehörigkeit und der Erledigung sinnvoller Aufgaben), profitiert von intrinsischer Motivation. Wenn der Grad der Selbstbestimmung niedriger ist und von externen Stimuli geleitet wird (Belohnungen, Gehalt, Strafen oder Kritik), sprechen wir von extrinsischer Motivation. Wenn nahezu gar keine Selbstbestimmung vorhanden ist und Mitarbeiter nur noch wie ein Roboter „funktionieren“, wobei sie unter ständiger Kontrolle sind und keinen Sinn in ihren Aufgaben sehen („bullshit jobs“), kann ein Zustand der Amotivation eintreten.

Führungskräfte, die erfolgreich ihre Mitarbeiter motivieren, wissen um die Bedeutung der internen Motivation und tun alles, um die drei wichtigsten Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zu erfüllen:

  • Autonomie: Sich als Urheber des eigenen Handelns empfinden.
  • Kompetenz: Sich befähigt fühlen, Aufgaben unterschiedlicher Schwierigkeitsgrade kompetent und fähig auszuführen.
  • Soziale Zugehörigkeit: Sich von anderen unterstützt und mit ihnen verbunden fühlen.

Und du? Weißt du, warum du tust, was du tust? Woher gewinnst du deine berufliche Motivation? Wenn du selbst Führungskraft bist: Wie förderst du die Motivation deiner Mitarbeiter? Wenn du freiberuflich arbeitest: Wie motivierst du dich selbst im Alltag?

Erzähl es uns in den Kommentaren!


ZUM AUTOR

Christophe Peiffer ist leidenschaftlicher Unternehmer und in zahlreichen Gebieten bewandert: Seit 1997 Krankenpfleger in der Psychiatrie, seit 2009 professioneller Coach und seit 2011 Autor eines Blogs zu zwischenmenschlichen Beziehungen. Sein ungewöhnlicher Werdegang ermöglicht es ihm, heute andere dabei zu begleiten, ihr Leben (wieder) selbst in die Hand zu nehmen, insbesondere nach einem Burnout.

 

Wie finde ich die passende Videokonferenzsoftware? Eine Checkliste

Checkliste Videokonferenzsoftware

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In den meisten Startups gehört Videokonferenzsoftware inzwischen zur Standardausstattung. Auch in der Kundenkommunikation ist sie ein gern genutztes Tool.

Wer sie neu einführen oder auf eine andere Videokonferenzsoftware umstellen möchte, steht aber vor einer Herausforderung: Wie skaliere und organisiere ich meine Lösung richtig? Natürlich kann man einfach mit einer Anwendung wie Skype anfangen und die kostenlosen Konferenzschaltungen verwenden. Aber mal ehrlich, die Probleme mit Sicherheit, Verlässlichkeit und Abrechnung hat man dabei immer im Hinterkopf. Bei einer kostenpflichtigen Anschaffung wiederum sollte man unbedingt das Wachstum des eigenen Unternehmens mit in die Überlegungen einbeziehen. Als Ausgangspunkt für die Suche haben wir eine Checkliste zusammengestellt, mit der sich die passende Lösung finden lassen sollte.

Erwartungen an VideokonferenzsystemeGrundlegende Überlegungen zu VideokonferenzsystemeGrundlegende Funktionen von Videokonferenzsysteme

Weitere Informationen

Du brauchst noch weitere Informationen oder hast noch Fragen? Wir haben in unserem Blog bereits Informationen zu Videokonferenzsoftware zusammengetragen. Schau dich hier mal um:

Überwachung von Skype-Gesprächen

Beliebte Skype-Alternativen

Der Unterschied zwischen Skype und Skype for Business

Auch nützlich: Eine umfassende Liste mit Alternativen sowie die Möglichkeit, nach verschiedenen Filtern zu sortieren und mehrere Lösungen miteinander vergleichen zu lassen, findest du in unserer Liste mit Videokonferenzsoftware.

 

In 6 Schritten zur eigenen Digitalagentur

Digitalagentur gründen

Digitalagentur gründen

Der digitale Sektor ist ein Markt, der sich ständig weiterentwickelt. Besonders im Webmarketing kann es durchaus ein lohnendes Karriereziel sein, eine eigene Digitalagentur zu gründen. Es gibt bereits unzählige erfolgreiche Freiberufler*innen und Internetagenturen in diesem Bereich – und es gibt zahlreiche Gründe dafür, sich ihnen anzuschließen: Die Einstiegsbarrieren sind recht niedrig, da es keine hohen Anfangsinvestitionen braucht und natürlich ist es reizvoll, sein eigener Boss zu sein. Und doch halten sich erschreckend viele Unternehmen in diesem Bereich nicht länger als drei Jahre am Markt. Woher kommt dieser klaffende Abstand zwischen Wollen und Wirklichkeit? Dieser Frage wollen wir in diesem Artikel nachgehen und dir aufzeigen, mit welchen sechs Schritten du bei der Gründung deiner Digitalagentur auch langfristig Erfolg haben wirst.

Schritt 1: Ein solides Fundament für dein Projekt

Eine Agentur zu gründen ist kein Kinderspiel. In der Branche herrscht ein großer Wettbewerbsdruck und es ist enorm wichtig, dich von anderen abzuheben. Auch die rechtliche und finanzielle Absicherung kann es in sich haben. Hier gilt es, langfristig zu denken und auch bei Rechts- und Buchhaltungsfragen seriöse und stabile Grundlagen zu schaffen. Oft wird dieser Punkt von Unternehmer*innen unterschätzt: Deine Digitalagentur wird auch dein erster Webmarketing-Kunde (ob das nun ihr Schwerpunkt sein soll oder nicht) und sie fordert dir möglicherweise schon vor Beginn dieses Projekts Fähigkeiten ab, die du noch gar nicht besitzt. Zwei Aspekte sind von besonders großer Bedeutung:

Lass dein Projekt reifen

Als Allererstes: Bloß keine Eile. Nimm dir Zeit zum Nachdenken. Je mehr du dich selbst kennenlernst und deine eigenen Stärken und Schwächen verstehst, desto besser kennst du deine Bedürfnisse und kannst eine gute Basis für dein Gründungsprojekt schaffen. Du bist im Grunde deines Herzens kein Geschäftsmensch? Warum tust du dich nicht mit jemandem zusammen, dem das Verkaufen richtig Spaß macht? Mit Buchhaltung kennst du dich gar nicht aus? Überleg, dir von einer guten Buchhaltungssoftware helfen zu lassen.

Zögere nicht, dir von anderen helfen zu lassen, damit alles vorangeht und auf sicheren Beinen steht. Du wirst in deiner Umgebung immer jemanden finden, der dich beraten kann. Deine Familie, Bekannten, Vertrauten und ersten Kontakte können dir helfen, deine Digitalagentur auf sichere Füße zu stellen. Gleichzeitig sind sie die ehrlichsten Kritiker deines Projekts und werden hoffentlich nicht zögern, dich auf (mögliche wie tatsächliche) Fehler aufmerksam zu machen.

Such dir die passende Hilfe

Du musst akzeptieren, dass du nie die gesamte Wertschöpfungskette beherrschen und in der Hand haben wirst. Also musst du dich unterstützen lassen, und zwar von den Richtigen. Für ein tragfähiges Projekt sollte man sich die Zeit zu nehmen, alles aufzuschreiben – am besten in Form eines Business Plans. Damit kannst du deinen zukünftigen Partnern eine Sicherheit bieten und in manchen Fällen wird er sogar unerlässlich sein. Willst du das am liebsten gleich selbst machen? Dann ran – aber auch hierbei ist eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Vernünftige Vorlagen bieten zum Beispiel die IHKs und Gründerberatungen.

Schritt 2: Den Schwerpunkt deiner Digitalagentur festlegen

Der Begriff „Digitalagentur“ ist ziemlich allgemein gehalten und entspricht selten der Realität des Jobs, den du wirklich machen wirst. Denn es gibt ja verschiedene Arten von Agenturen. Häufige Beispiele umfassen:

  • Kommunikations-/Marketingagenturen, deren Schwerpunkt auf dem Marken-Image und einer einheitlichen Kommunikation liegt.
  • Agenturen von Webentwickler*innen, die sich auf den Aufbau von Websites, Intranets und mobilen Anwendungen spezialisieren.
  • Werbeagenturen, die medienwirksame Werbekampagnen erstellen.
  • E-Mail-Marketingagenturen, also Profis für Werbestrategien, die auf E-Mails basieren.

Kurz gesagt: Du musst wissen, in welchen Bereich dein spezielles Know-how fällt, und dich entsprechend positionieren, damit deine zukünftigen (potentiellen) Kunden dich finden und richtig einordnen. Ein bisschen was von allem beherrschen zu wollen führt zu nichts und kann sogar im Gegenteil dem Image und der Glaubwürdigkeit deiner Agentur schaden.

Schritt 3: Dein Alleinstellungsmerkmal

Positionierung bedeutet auch Differenzierung. Bei der Gründung einer Digitalagentur definierst du den tatsächlichen Mehrwert, den du deinen Kunden bieten kannst und der dich von deinen Wettbewerbern unterscheidet. Dementsprechend musst du in der Lage sein, die Unterscheidungskriterien deiner zukünftigen Internetagentur zu bestimmen – und dieses Versprechen dann auch zu halten. Die folgenden zwei Webagenturen sind Beispiele dafür, wie solche Alleinstellungsmerkmale aussehen können:

  • Die Webmarketing-Agentur UpByWeb setzt ganz offen auf eine privilegierte Kundenbeziehung. Sie besteht aus nur drei Personen und stellt die maßgeschneiderte Begleitung durch erfahrene und zertifizierte Expert*innen in den Vordergrund. Zusätzlich ist die angestrebte Beziehung zu den Kunden in einem ganzen Manifest dargelegt. Für eine Digitalagentur, die sich zugänglich und persönlich präsentieren möchte, ist das ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal.
  • Unser zweites Beispiel für eine gelungene Differenzierung – in diesem Fall durch Wissen und Erfahrung – ist die auf die Suchmaschinenoptimierung spezialisierte Internetagentur Eskimoz. Im Gegensatz zu den meisten ihrer Wettbewerber hat Eskimoz sich entschieden, sich ganz auf SEO-Dienstleistungen zu konzentrieren, die sie perfekt beherrschen. Für das 50-köpfige Unternehmen erwies sich dies als Erfolgsstrategie: Eskimoz konnte in 3 Jahren ein Wachstum von 2.000 % hinlegen und erreichte damit in der Finanzzeitung Les Échos den 14. Platz der 500 wachstumsstärksten französischen Unternehmen.

Ein weiteres gutes Beispiel für den Erfolg einer starken Differenzierung ist Sarbacane. Mittlerweile zählt Sarbacane zu den Marktführern im Bereich der E-Mail-Software, aber angefangen haben sie als E-Mail-Marketing-Agentur. Sarbacane hat diesem Schwerpunkt nie abgelegt und betreut noch heute eine große Kundenzahl auf diesem Gebiet.

Kurz gesagt: Wichtig ist nicht, wofür genau du dich entscheidest, sondern dass du es gut und selbstbewusst präsentierst, im Vordergrund hältst und umsetzt.

Schritt 4: Das richtige Werkzeug

Sobald du deine Agentur gegründet hast, sind strategische Entscheidungen an der Reihe. Mit den passenden Tools sicherst du die Qualität deiner Arbeit, optimierst über das Zeitmanagement deine Produktivität und gestaltest deine Arbeit effizienter. Dabei kommst du jedoch nicht umhin, Prioritäten zu setzen: Wie hoch ist dein Budget und was sind deine unmittelbaren Bedürfnisse?

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Du gründest eine Agentur, die sich zunächst auf Traffic und SEO konzentriert. Dabei steht außer Frage, dass du semantische Analysen nicht von Hand durchführen wirst. Je stärker dein Unternehmen und seine Kompetenz wachsen, desto mehr Lizenzen für SEO-Tools wie SEMRush, Monitorank, Myposeo, Ahref oder Majestic SEO schaffst du dir an.

Neben den fachlichen Tools darfst du aber auch gute Software für das Management deiner täglichen Arbeit nicht vergessen: CRM, Buchhaltung, Ausschreibungen, Personalverwaltung … Spare nicht an der falschen Stelle! Wenn eine Software für 100 € dir jeden Monat einen Tag Arbeit spart, kann das sehr profitabel sein (rechne mal aus, was dir 7 zusätzliche Produktionsstunden zu deinem Stundensatz einbringen). Zwar ist es wie gesagt möglich, ohne große Anfangsinvestitionen eine Digitalagentur zu gründen, aber man darf diese Kosten, die häufig vergessen werden, dennoch nicht unterschätzen.

Schritt 5: Arbeitsabläufe festlegen

Dieser Punkt gehört zu den wichtigsten Aspekten für den langfristigen Erfolg deiner Internetagentur und er hilft vielen Agenturen dabei, die Wachstumskrise zu überstehen. Sorgfältig definierte Arbeitsabläufe sparen dir später viel Zeit und Nerven. Gleichzeitig kannst du so einen kontinuierlichen und wertvollen Austausch mit allen Beteiligten schaffen. Prozesse in kurzer Zeit definieren zu können ist die beste Methode, um die Entwicklung deines Unternehmens auch langfristig zu unterstützen. Egal ob intern oder extern: Festgeschriebene und etablierte Prozesse sorgen für ein besseres Verständnis als nicht näher bestimmte Abläufe. Auch auf den Arbeitsbeginn deiner ersten Mitarbeiter*innen bist du so gut vorbereitet und kannst der Zukunft gelassen entgegensehen. Prozesse lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen:

Interne Prozesse

Als Erstes solltest du deine internen Prozesse überdenken. Es ist wichtig, dass alle Personen in deiner Digitalagentur (unabhängig von ihrer Größe) wissen, was ihre Rolle und ihre Aufgaben sind und welche Funktion andere innehaben. Auch für das Projektmanagement und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Teammitgliedern müssen Prozesse definiert werden.

Externe Prozesse

Hier geht es um Prozesse, die deine Kunden betreffen, um den Austausch, Rechenschaft und zu erbringende Leistungen. Die Kommunikation zwischen deiner Digitalagentur und deinen Kunden ist ein zentraler Faktor zur Sicherung einer konstanten Servicequalität und der Vermeidung von Unstimmigkeiten. Häufig bietet sich dir auch genau hier eine Möglichkeit, um dich von der Konkurrenz abzuheben: Gib deinen Kunden die Gewissheit, dass bei eurer Zusammenarbeit die größtmögliche Klarheit und Transparenz im Zentrum stehen werden.

Schritt 6: Ein gutes Verhältnis zwischen Produktivität und Vermarktung

Bei diesem letzten wichtigen Punkt geht es darum, ein stimmiges Verhältnis zwischen der direkt gewinnorientierten Arbeit für deine Kunden und dem Marketing für dein eigenes Unternehmen aufrechtzuerhalten. Nie sollte das eine zugunsten des anderen auf der Strecke bleiben. Denk dran: Deine Agentur ist dein erster (und wichtigster) Kunde! Eine gewisse Mindestzahl an qualifizierten Leads, auf die du zurückgreifen kannst, brauchst du immer.

Bewirb deine Digitalagentur kontinuierlich

Wenn du erste Aufträge hast, passiert es verständlicherweise schnell, dass du diesen Priorität einräumst und die Selbstvermarktung ins Hintertreffen gerät. In der Welt der B2B-Dienstleistungen kann es jedoch bis zum Vertragsabschluss manchmal eine ganze Weile dauern. Und dann noch einmal, bis das Geld auch tatsächlich eintrudelt. Wenn du kein aktives Marketing mehr betreibst, riskierst du, keine Leads mehr zu generieren und nur noch von deinen Bestandskunden zu leben. Dieses Risiko ist im Falle des Verlusts eines Kunden sehr hoch, denn es ist schließlich möglich, dass dieser Kunde einen ziemlich hohen Teil deines Umsatzes ausmacht. Umso wichtiger ist es, die eigenen Marketingaktivitäten nie ganz einschlafen zu lassen. Es empfiehlt sich, mithilfe eines CRM-Systems kontinuierlich mit (potentiellen) Kunden in Kontakt zu bleiben. Vergleich die besten CRM-Systeme miteinander und überlege, was deinen Anforderungen am besten entspricht.

Erfolgsfaktor Cross-Channel-Marketing

Wie alle Unternehmen solltest du auch deine Digitalagentur über verschiedene Kanäle bewerben. Erweitere dein Netzwerk, entwirf Printdokumente und arbeite an deiner Präsentation und deinem Webauftritt: All das sind gute Startpunkte, um dein Unternehmen bekannter zu machen. Kurioserweise vermarkten Digitalagenturen sich selbst nur selten optimal im Internet – dabei ist es genau das, was sie tagtäglich verkaufen werden. Ein Sprichwort sagt: „Der Schuster trägt die schlechtesten Schuhe.“ Leider ist da bei Internetagenturen manchmal durchaus was dran. Sei dein eigener Botschafter und nutze deine Website als Beweis für deine Fähigkeiten. So ist dein eigenes Unternehmen dein erstes Fallbeispiel.

Bonus: Die eigene Arbeitgebermarke stärken und talentierte Köpfe anziehen

Beim Stärken deiner Arbeitgebermarke geht es nicht mehr wirklich um einen Schritt zur Gründung deiner Agentur. Nichtsdestotrotz ist es ein wichtiger Faktor für deinen langfristigen Erfolg. Egal wie sich deine Agentur entwickelt: Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind es, die ihr ihren Wert geben. Also liegt es an dir, talentierten Expert*innen die Arbeit bei dir schmackhaft zu machen. Du bewegst dich in einem Milieu, in dem die Mentalität „cooler“ Startups im amerikanischen Stil das Denken bestimmt und in der du die Frage der Personalbeschaffung nicht einfach nebenherlaufen lassen kannst. Du musst also mehr versprechen als nur eine Arbeitsstelle: eine Arbeitsumgebung, die den Erwartungen der Branche entspricht. Dabei geht es auch darum, die Vision zu verkaufen, die dich zur Gründung deiner Agentur gebracht hat, und sie für potentielle Kandidaten attraktiv zu machen.

Vergiss nicht, deinen Expert*innen eine ständige Weiterentwicklung zu ermöglichen. Lass ihnen viel Zeit dafür, sich mit ihren Spezialgebieten zu beschäftigen. Dazu gehört auch das Anbieten von tiefgehenden Web-Weiterbildungen zur Stärkung ihrer Kompetenzen.

Bist du bereit, deine Digitalagentur zu gründen?

Eine Agentur zu gründen ist nicht so einfach, wie es anfangs scheinen mag – das ist dir sicherlich klar geworden. Es gibt viele Schlüssel zum Erfolg, und nicht alle davon sind leicht zu finden. Das Wichtigste bei alledem ist: Stell den Menschen in den Mittelpunkt deines Unternehmens – dich selbst, deine Partner, deine Angestellten und natürlich deine Kunden. Austausch, gegenseitiges Verständnis und allseitiges Einvernehmen bilden die beste Grundlage für dein Wachstum.

Schreib uns gerne einen Kommentar und erzähl uns deine Gedanken!


ZUM AUTOR

Maxime Benbouaziz Digitalagentur

Maxime Ben Bouaziz ist Spezialist für Inbound Marketing und Growth Hacking. Er begleitet seit 6 Jahren Unternehmen, Startups, KMU und Großunternehmen bei der Entwicklung ihrer digitalen Strategien. Über die von ihm gegründete Plattform La Pousse Digitale möchte er in Form von Artikeln und Hintergrundinformationen die Schlüssel zu einem effektiven Webmarketing bieten.

 

5 Apps mit Spitzenbewertungen für die Projektzeiterfassung im Team

5 Apps zur Projektzeiterfassung

5 Apps zur Projektzeiterfassung

Die Stunden, die man mit seinem Team an einem Projekt arbeitet, manuell zu berechnen, ist nicht unmöglich, aber auch nicht ohne Risiko: Schlimmstenfalls verrechnet man sich und sendet dem Kunden eine falsche Zahl. Ist sie zu niedrig, verliert man Geld. Ist sie zu hoch, muss man eine Übersicht einreichen und Rechenschaft über die eigene Projektzeiterfassung ablegen. Und möglicherweise bekommt der Projektmanager Ärger.

Solche Situationen schädigen die Beziehungen und das Vertrauensverhältnis zu den eigenen Kunden. Schlimmstenfalls verliert man sogar einen.

Jedes kleine Unternehmen, das etwas auf seinen Ruf gibt, sollte alles daran setzen, Fehler bei der Projektzeiterfassung zu vermeiden. Jedoch erfassen immer noch 62 Prozent der kleinen Unternehmen mit Mitarbeiter*innen auf Stundenbasis die Projektzeit auf Papier oder mithilfe von Tabellenkalkulationen, die ein hohes Fehlerrisiko mit sich bringen.

Wer der Konkurrenz einen Schritt voraus bleiben und teure Fehler vermeiden will, benötigt Projektmanagement-Software zur Projektzeiterfassung. Dadurch wird nicht nur der Workflow gestreamlined, sondern auch genau festgehalten, wie viele Stunden an einem Projekt gearbeitet wurden. Ungenauigkeiten kosten letztendlich Geld und schaden dem Ruf und der Beziehung zu Kunden.

Wir haben eine Liste der fünf am höchsten bewerteten Apps zur projektbezogenen Zeiterfassung zusammengestellt (in alphabetischer Reihenfolge basierend auf GetApp-Nutzerbewertungen), damit Unternehmen nicht in die Zeitfalle geraten. Weitere Informationen zu unserer Vorgehensweise stehen am Ende des Artikels.

ActiveCollab: Stundensätze festlegen und Zeit erfassen

ActiveCollab ist ein Projektmanagement-Tool mit Funktionen zur Aufgabenverwaltung und -planung, zur Zusammenarbeit sowie zur Zeit- und Budgetverfolgung. Nutzer*innen können Anfangsdaten, Deadlines, Labels und mehr hinzufügen und so sicherstellen, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.

So funktioniert die Projektzeiterfassung mit ActiveCollab:

  • Über die Registerkarte „Time“ können die Arbeitszeit und eine Beschreibung der Aufgabe hinzugefügt werden. Wird diese Registerkarte über das Dashboardmenü geöffnet, werden alle gespeicherten Einträge angezeigt, anhand derer korrekte Rechnungen geschrieben werden können.
  • Die Timer-App für Projekte und Arbeit kann jederzeit gestartet, pausiert oder angehalten werden. Die App funktioniert wie eine Stoppuhr und läuft im Hintergrund. Alle Aufgaben werden in einer Liste zusammengefasst, die auch angezeigt wird, ohne dass man sich bei der Haupt-App von ActiveCollab anmelden muss.
  • Die Zeiterfassung wird in alle Projekte umfassenden Berichten festgehalten, in denen die abrechenbaren Zeiten hervorgehoben werden können. Weiterhin gibt es Berichte für abgeschlossene und laufende Projekte sortiert nach Tag, Woche, Monat oder Jahr.
  • Aufgrund des geschätzten Arbeitsaufwands für ein Projekt kann ein Kostenvoranschlag erstellt werden. Nach Beginn des Projekts lässt sich diese Schätzung in ein Projekt umwandeln, ohne dass die ganzen Angaben erneut eingegeben werden müssen.
  • Anhand der einsehbaren noch nicht in Rechnung gestellten Stunden lässt sich der Effektivverdienst berechnen: Eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiter zu motivieren, da sie so den tatsächlichen Wert ihrer Zeit erfahren.

Projektzeiterfassung mit ActiveCollab

 

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen gefällt die Desktop-App zur Zeiterfassung, in der zugewiesene Aufgaben an einem Ort aufgelistet werden und sie deren Zeitaufwand festhalten können.
  • Sie berichten positiv, dass sie für jedes Projekt Stunden eingeben, die Projekte visuell im Kalender nachverfolgen sowie Kosten und Stunden überprüfen können.
  • Einige Nutzer*innen finden, dass die App langsam lädt und sie deswegen Zeit verlieren. Weiterhin wünschen sie sich eine Verbesserung der Benachrichtigungsfunktion, sodass sie daran erinnert werden, wenn ein Projekt sich dem Ende nähert.
  • Andere Nutzer*innen würden gerne erweitere Funktionen zur Berichterstellung sehen, da es zurzeit schwierig ist, die Zeit für einen Kunden in einem Bericht zusammenzufassen.

Wer sollte ActiveCollab nutzen?

ActiveCollab eignet sich am besten für Außendienstmitarbeiter*innen, da sie unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Arten von Aufträgen eingeben können. Sie haben die Möglichkeit, die erbrachte Zeit für einzelne Aufgaben festzuhalten, um so korrekte Zahlungen basierend auf den Standardpreisen eines Unternehmens zu erhalten.

 

Weiterhin passt die Lösung auch zu kleinen, kreativen Unternehmen, die z. B. Jobs in den Bereichen Design, Texten und Werbung an Selbstständige auslagern. Diese wiederum können mühelos ihre Zeiten erfassen und ihre Budgets verwalten.

Everhour: Zeitlimits für Projekte festlegen und Budgetüberschreitungen vermeiden

Everhour ist eine cloudbasierte Software zur Zeiterfassung, die das Projektmanagement im gesamten Projektlebenszyklus unterstützt. Es gibt Funktionen für Aufgabenverwaltung, Budgetierung, Ressourcenplanung, Ausgabenüberwachung und Rechnungsstellung. Teams können den Projektfortschritt überwachen und mit einem Blick feststellen, wie das Projekt voranschreitet.

Funktionen zur Zeiterfassung in Everhour:

  • Die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit kann in jedem Browser festgehalten werden (z. B. Safari, Chrome, Firefox). Dafür muss man einfach den Timer starten und die verbrachte Zeit einem Projekt hinzufügen. Dies ist möglich, ohne zwischen verschiedenen Apps zu wechseln.
  • Mit nur einem Klick kann auf Basis abrechenbarer Zeit eine Rechnung erstellt werden. Auch an den Kunden können fehlerfreie elektronische Rechnungen geschickt werden.
  • Über das Live-Dashboard lässt sich jederzeit feststellen, wer seine Zeit nicht festgehalten hat und wer wann an welchem Projekt arbeitet. In den Mitgliederprofilen sieht man, woran jedes Mitglied gearbeitet hat, sowie Details zu den einzelnen Zeiteinträgen.
  • In der Projektübersicht können die aufgewendete Zeit und die Kosten angezeigt werden. Hier kann der Gewinn berechnet werden, genau wie die Zeit, die jedes Mitglied bis zum Abschluss einer zugewiesenen Aufgabe aufgewendet hat. Mithilfe dieser Informationen können u. U. Schritte zur Verbesserung und Optimierung einzelner Mitglieder unternommen werden.
  • Vergisst ein Mitglied, vor dem Wechsel zu einer neuen Aufgabe seinen Timer anzuhalten und dann neu zu starten, wird eine Benachrichtigung versendet. Weiterhin wird eine automatische Erinnerung verschickt, wenn ein Timer für ein Projekt nicht gestartet wird.
  • Um zu vermeiden, dass das Budget überschritten wird, kann ein Zeitlimit für einen Nutzer, ein Projekt oder einen Kunden festgelegt werden.
  • Mithilfe von Filtern für Zeitspannen, Projektnamen und Teammitglieder ist es möglich, auch individuell angepasste Berichte zu erstellen. Zur besseren Lesbarkeit lassen sich die Zeiten zum nächsten Wert runden. Die Daten sollten jederzeit aktualisiert werden, sodass das Tool für das Projektmanagement immer auf dem neusten Stand ist.
Projektzeiterfassung mit Everhour
Manuelle Zeiterfassung in Everhour

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen gefällt die Integration von Everhour in Asana, wobei der Timer eingebettet wird und die Zeit für einzelne Projekte so jederzeit einfach festgehalten werden kann.
  • Nutzer*innen haben den Eindruck, dass ihre Zeit korrekt aufgezeichnet wird, was sie bei der Rechnungsstellung unterstützt. Weiterhin gefällt ihnen die Funktion zur Schätzung des Zeitaufwandes und somit der Kosten.
  • Einige Nutzer*innen wünschen sich einen Eintrag für eine Pauschale.
  • Einige wünschen sich eine Version für Einzelpersonen, die ihre Zeit erfassen und die Arbeitszeit in Echtzeit überblicken möchten.

Wer sollte Everhour nutzen?

Everhour eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, die mit Freiberuflern und Auftragnehmern arbeiten. Das Tool bietet die Möglichkeit, eine Obergrenze für die Zeit festzulegen, die Nutzer*innen oder ein Team an einem Projekt verbringen dürfen, sodass bei zeitlich gebundenen Projekten und Projekten mit kleinem Budget die Kosten nicht überschritten werden.

Mavenlink: Zeiten von Teammitgliedern in Projekten erfassen

Mavenlink ist eine SaaS-basierte Software für das Projektmanagement und die Ressourcenplanung, die auch Funktionen für Projektabrechnung, Teamzusammenarbeit und Analyse umfasst.

Folgende Zeiterfassungs-Features in der App erleichtern das Projektmanagement:

  • Über die Registerkarte „Track Time“ im Header „Menü“ kann die Zeit für ein Projekt erfasst werden. Diese kann während der Arbeit an einem Projekt oder am Ende des Tages/der Woche eingegeben werden.
  • Anhand von Stundenzetteln erhalten Nutzer*innen eine Tabellenübersicht über die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden einer Woche. Diese Übersicht kann auch dem Kunden vor der Rechnungsstellung zum Einverständnis vorgelegt werden. Einträge in den Stundenzettel können jederzeit gelöscht, geändert und gespeichert werden.
  • Über die Funktion zur Berichterstellung sehen Nutzer*innen die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, die Gesamtzeiten einzelner Personen, die tatsächlich verbrachte Zeit im Vergleich zur geschätzten, die projektübergreifende Internetauslastung (vorteilhaft für die Optimierung der Bandbreite) und weiteres. So kann auch festgestellt werden, wer geschätzte Zeiten überschritten hat, damit zukünftige Projekte entsprechend angepasst werden.
  • Mithilfe der „Rate Cards“, auf denen Stundensätze für einzelne Aufgaben basierend auf dem Marktstandard verzeichnet sind, können Abrechnungssätze über Rollen und Währungen hinweg standardisiert werden. Durch die Zeiterfassung behält man die Ausfallquote für das Projekt im Blick und hilft Mitarbeitern, ihren Gewinn zu berechnen.
  • Wenn die Projektleitung zustimmt, können zusätzliche Mitglieder zu einem Projekt hinzugefügt werden.
Projektzeiterfassung mit Mavenlink
Geschätzte und tatsächlich aufgewendete Arbeitszeit in Mavenlink erfassen

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen wissen den Bedienkomfort von Mavenlink zu schätzen, genau wie die einfache Erstellung von Rechnungen und die Unterstützung bei der Lohnabrechnung.
  • Nutzer*innen mögen auch die Zeiterfassung über das Chrome-Plug-in. Sie müssen so nicht die Website der Software besuchen und können trotzdem ihre Stundenzettel ausfüllen und Zeiten für bestimmte Aufgaben hinzufügen.
  • Einige Nutzer*innen wünschen sich einen mehrstufigen Genehmigungsprozess für den Stundenzettel. Weiterhin sollte der Button für die Zeiterfassung größer und besser sichtbar sein.
  • Andere Rezensenten würden gerne die Zeit an einem Projekt pausieren und zu einem anderen Projekt wechseln können, d. h. die Zeit für mehrere Projekte separat festhalten.

Wer sollte Mavenlink nutzen?

Mavenlink ist ideal für global verteilte Teams oder Personen, die ständig unterwegs sind (z. B. im Vertrieb oder Support). Projektleiter*innen oder Manager*innen können Stunden für Teammitglieder hinzufügen. So ist das Projekt immer auf dem neusten Stand, ohne dass einzelne Mitglieder ihre Stunden eingeben müssen (besonders, wenn sie unterwegs sind).

Teamwork Projects: Tags zur visuellen Kategorisierung

Teamwork Projects ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Lösung mit einem Dashboard, über das Teams ihren Fortschritt und ihre Deadlines nachverfolgen, ihre Aufgaben planen und mithilfe von Chats, Nachrichten und Kalendern zusammenarbeiten können. Das Tool hat auch Funktionen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung basierend auf protokollierten Stunden.

Teamwork Projects bietet folgende Features zur Zeiterfassung:

  • Die Zeit für jedes Projekt kann geschätzt werden, um den Ressourcenbedarf zu planen. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, wird die tatsächlich aufgewendete Zeit manuell eingegeben. Über die Option „Billable hours“ nutzt das System die eingegebene Zeit zur Abrechnung. Die hinterlegten Zeiten können unterteilt nach Projekt angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden.
  • Der Timer arbeitet im Hintergrund über den Browser und kann jederzeit pausiert werden. Es ist möglich, mehrere Timer für verschiedene Projekte zu haben, jedoch läuft immer nur einer, um die Zeit für ein bestimmtes Projekt festzuhalten und abzuspeichern. Der Timer pausiert automatisch, wenn sich der Computer im Ruhezustand befindet.
  • Den erfassten Zeiten können Tags hinzugefügt werden, sodass sie einfach zu identifizieren und nach Aktivitäten zu sortieren sind.
  • Übersichten zu Kunden geben Einblick in den Zeitaufwand, den ein einzelnes Teammitglied oder ein gesamtes Team für ein Projekt geleistet hat. Diese Berichte können als CSV- oder PDF-Datei exportiert und mit den Teammitgliedern geteilt werden.
Projektzeiterfassung mit Teamwork Projects
Feature zur automatischen Pausierung in Teamwork Projects

Trends beim User-Feedback

  • Die Teamwork Projects-Funktionen für die Zeiterfassung werden als benutzerfreundlich angesehen und zeigen für jede Aufgabe auch die geschätzten Stunden an. Nutzer*innen können in einer umfassenden Übersicht alle ihre Projekte anzeigen und ihren Fortschritt im Auge behalten.
  • Rezensenten gefallen die anpassbaren Berichte zu ihrer Zeit und ihrem Arbeitspensum. Sie erhalten so einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben und können ihre Ressourcen gezielt einsetzen.
  • Beim Feature zur Zeiterfassung wünschen sich Nutzer*innen detailliertere Daten, benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten und eine bessere visuelle/grafische Darstellung.
  • Die Abrechnungs- und Kalenderfunktionen werden als nicht hilfreich und benutzerunfreundlich empfunden. Weiterhin sollten die Stunden nach Abrechnungen aufgeteilt werden können.

Wer sollte Teamwork Projects nutzen?

Teamwork Projects eignet sich hervorragend für Teams mit mehreren Projekten. Mithilfe der Funktion zur Zeiterfassung kann ein Projektmanager das Projekt von Anfang bis Ende betreuen.

Auch kleine Unternehmen auf der Suche nach einer Projektmanagement-Suite sollten Teamwork Projects in Betracht ziehen. Sie können damit Kosten sparen, da sie nicht in verschiedene Tools für die Projektzeiterfassung und die einzelnen Aspekte des Projektmanagements investieren müssen.

Wrike: Zeit erfassen und mehrere Projekte leicht verwalten

Wrike ist eine Projektmanagement- und Kollaborationslösung, mit der Projekte in einem zentralen Arbeitsbereich organisiert werden. Nutzer*innen können Projektaktualisierungen über den Activity Feed für Gruppen anzeigen, wichtige Dateien mit ihren Teams teilen und eine Übersicht über alle Aufgaben erhalten sowie die Zeit für Projekte erfassen, um die termingerechte Lieferung sicherzustellen.

In Wrike bietet das Feature zur Zeiterfassung folgende Möglichkeiten:

  • Einträge können manuell hinzugefügt, Stunden oder Minuten eingetragen und eine kurze Beschreibung der ausgeführten Aufgaben hinterlassen werden. Alle Einträge werden in Aktivitätenstreams aufgezeichnet, die in einer Timelog-Ansicht zur Verfügung stehen. In dieser Ansicht werden auch alle Einträge den Aufgaben oder Unteraufgaben zugeordnet.
  • Zeit wird automatisch mit dem Timer erfasst. Dieser kann pausiert, gestartet und angehalten werden, sobald das Projekt/die Aufgabe abgeschlossen ist. Wird zu einer anderen Aufgabe gewechselt, pausiert der Timer die aktuelle Aufgabe und erfasst dann die neue.
  • Der Report-Generator erstellt benutzerdefinierte Berichte für die einzelnen Projekte basierend auf den eingetragenen Zeiteingaben. Berichte können nach Bedarf geteilt, bearbeitet und gelöscht werden.
Projektzeiterfassung mit Wrike
Manuelle Zeiterfassung in Wrike

Trends beim User-Feedback

  • Einige Nutzer*innen erwähnen die Zeitleiste, in der der Projektfortschritt angezeigt wird. Hier können die Projektzeitleisten angepasst und, basierend auf vorhandenen und möglichen Problemen, die Gesamtzeit geschätzt werden.
  • Anderen Nutzer*innen gefällt, dass sie die Stunden für interne und externe Teammitglieder verwalten und die Aufgabenansicht nach Stunde benutzerdefiniert anpassen können.
  • Positiv hervorgehoben wird, dass in Berichten die Zeit für Einzelpersonen und Teams getrennt festgehalten werden kann. Jedoch wünschen sich manche, dass ihre Angestellten die Zeit erfassen können, ohne dass sie mit ihnen die Lizenz zum Erstellen oder Bearbeiten von Aufgaben teilen müssen.
  • Einige Nutzer*innen merken an, dass die Zeiterfassung einfacher sein könnte und es eine Weile dauert, bis man sich an die Benutzeroberfläche gewöhnt hat. Weiterhin würden sie gerne die Zeit ändern können, die einer Aufgabe hinzugefügt wurde, ohne alles zu löschen und von vorne anfangen zu müssen.

Wer sollte Wrike nutzen?

Die Funktionen für die Zeiterfassung sind beschränkt, jedoch verfügt Write über umfassende Funktionen für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit. Es eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen und wachsende Teams, die ein Tool mit Grundfunktionen bei der Zeiterfassung und umfassender Funktionalität im Projektmanagement benötigen.

Nächste Schritte bei der Projektzeiterfassung

Die Zeiterfassung ist eine äußerst wichtige Komponente für den Erfolg eines Projekts. Unternehmen sollten daher sorgfältig ein Tool für die projektbezogene Zeiterfassung auswählen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden effizient nutzen.

Bei der Wahl einer Software zur Projektzeiterfassung empfiehlt es sich, auf folgende Punkte zu achten:

  • Zuerst sollten Informationen über verschiedene Lösungen eingeholt und dann zwei bis drei Optionen in die engere Auswahl genommen werden, um diese vor dem Kauf mit den Stakeholdern zu besprechen. Demos, kostenlose Test- und Freemium-Versionen geben Einblick in die einzelnen Produkte und zeigen Vor- und Nachteile auf.
  • Sind einige Softwarelösungen in der engeren Auswahl, muss auch unbedingt noch ein Blick auf die Preismodelle erfolgen, sodass nach dem Kauf keine unerwarteten Kosten auftreten. Installationskosten müssen hierbei genauso berücksichtigt werden wie die Skalierbarkeit des Produkts. (Insidertipp: Hierauf unbedingt achten, die Lösung sollte skalierbar sein.)
  • Es ist von Vorteil, wenn das neue Tool sich in vorhandene Software integrieren lässt. So spart man Zeit, da beim Arbeiten nicht zwischen verschiedenen Apps gewechselt werden muss und die Synchronisation der Daten automatisch verläuft.
  • Auch für Training und Support fallen weitere Kosten an und es gibt eine Vielzahl an Angeboten, z. B. 24-Stunden-Support über Telefon, Chat oder E-Mail. Je steiler die Lernkurve, desto mehr Zeit und Geld müssen investiert werden. Hier muss in Betracht gezogen werden, welchen Bedarf das Unternehmen hat und welche Mittel dafür zur Verfügung stehen.

VORGEHENSWEISE

Die in diesem Artikel vorgestellten Lösungen sind Softwaresysteme für das Projektmanagement mit Funktionen zur Zeiterfassung. Zum Zeitpunkt der Entstehung dieses Artikels (die Woche vom 4. Dezember 2018) hatten sie von allen rezensierten Produkten die besten Bewertungen erhalten. Die Liste der am höchsten bewerteten Apps wurde folgendermaßen zusammengestellt:

  • Es wurde nach Projektmanagement-Produkten gefiltert, die über Funktionen zur Zeiterfassung verfügen. Die Liste der 50 Produkte wurde dann in absteigender Reihenfolge sortiert, d. h. die Produkte mit den meisten Rezensionen standen oben. Von den 10 Produkten mit der höchsten Anzahl an Bewertungen wurden die fünf mit den besten Rezensionen in die engere Auswahl genommen.
  • Der in diesem Artikel für jedes Produkt erwähnte Abschnitt „Trends beim User-Feedback“ basiert auf der Analyse der Reviews, die Nutzer*innen des Produkts bei GetApp hinterlassen haben.
  • Weitere Informationen in diesem Artikel wurden auf den Websites der Anbieter und, wo erwähnt, über sekundäre Quellen gesammelt.

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Bei der Veranstaltungsplanung dreht sich alles um die Kunst, so viele Kosten zu sparen wie möglich, ohne dabei auf Qualität zu verzichten. Betrachtet man alle Kosten, auch indirekte Kosten, Personalkosten oder Kosten für Event-Management-Software, wird klar: Sparen ist bares Geld. Gerade bei Software lässt sich bei genauerem Hinsehen viel Geld sparen, vor allem bei den weniger geschäftskritischen Programmen – und dazu gehören unter anderem Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner. Videos werden in der Werbung immer wichtiger, Eventpräsentationen kommen kaum noch ohne aus.

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Facebook, Snapchat und Twitter räumen Videos in letzter Zeit eine höhere Priorität ein, das kannst du für die Bewerbung deiner Veranstaltungen prima nutzen. Die Plattform eMarketer hat eine Umfrage durchgeführt, derzufolge 83 % der befragten Marketingspezialist*innen davon ausgehen, dass Facebook ihnen Traffic bringt, und immerhin 67 % glauben von Instagram dasselbe.

Glücklicherweise gibt es vernünftige Freeware, mit der sich kostenlos Videos erstellen lassen. Ich habe hier eine Liste mit 4 Video-Editoren zusammengestellt, mit denen sich alle möglichen Inhalte für deine Veranstaltungen erstellen lassen.

Kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Bei der Auswahl habe ich verschiedene Kriterien zugrundegelegt. Zum einen wollte ich sowohl anfängerfreundliche als auch fortgeschrittene Lösungen präsentieren, aus beiden Bereichen stelle ich hier je zwei Lösungen vor.

Zum anderen wollte ich neben den Standardfunktionen solcher Video-Editoren (zum Beispiel Trimmen, Tonabmischung, Titel, Übergänge usw.) erweiterte Funktionalitäten einbeziehen. Deshalb verfügt jedes vorgestellte Programm über mindestens eine der folgenden Zusatzfunktionen: Bearbeitung in 4K, mobile Videobearbeitung, Social-Media-Schnittstellen oder einen offenen Quellcode.

Die Liste ist in alphabetischer Reihenfolge gehalten.

1. iMovie

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - iMovie
iMovie auf Mac, iPad und iPhone (Bildquelle: Apple)

Seit den Tagen mit dem QuickTime-Layout, den simplen Übergängen und wenigen verfügbaren Effekten hat sich viel getan. Heute bietet iMovie alle grundlegenden Funktionen wie Beschneiden, Übergänge und Filter und dazu noch fortgeschrittene Editierfunktionen wie Soundbearbeitung, hochwertige Videovorlagen oder die Möglichkeit, Videos mit 4K-Auflösung zu bearbeiten.

Mit iMovie wird der Editiervorgang im Grunde zu einer Plug & Play-Anwendung. Titel, Übergänge, Videoclips und Tonspuren können per Drag & Drop verschoben werden. Das ist äußerst praktisch und spart bei der Erstellung von Werbematerialien, Präsentationen und mehr Zeit.

Ebenso fix lassen sich die fertigen Sequenzen direkt aus der Anwendung auf Social-Media- und Videokanälen hochladen. Schnittstellen gibt es unter anderem für Facebook, YouTube und Vimeo. Damit entfällt das lästige Exportieren und Hochladen über den Browser. Zu guter Letzt ist iMovie sogar für iPhone und iPad verfügbar, wo es viele derselben Features bietet.

Der einzige Nachteil: iMovie steht nur Apple-Nutzern zur Verfügung. Aber wer einen Mac, ein iPad oder ein iPhone hat, hat die Software vermutlich sogar schon auf dem Gerät vorinstalliert.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Bearbeitung von 4K-Material
  • Hochladen auf soziale Netzwerke wie Facebook, YouTube oder Vimeo
  • Videovorlagen
  • Apps

Anspruch an den Nutzer: Einsteiger

2. Movie Maker

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - Movie Maker
Movie Maker von V3TApps (über Microsoft)

Heißt Movie Maker, hat aber mit dem Movie Maker von früher im Grunde nichts zu tun: Der Movie Maker, mit dem wir aufgewachsen sind, wurde im Januar 2017 von Microsoft eingestellt. Dieser neue Movie Maker ist von V3TApps und präsentiert sich als der geistige Nachfolger der kostenfreien Microsoft-Videobearbeitungslösung.

Er umfasst alle Standardfunktionen und bietet damit Dinge wie Trimmen, Übergänge, Zusammenführen von Videos, Filter und Titel. Er erkennt die häufigsten Videoformate (wie zum Beispiel .avi, .flv oder .mp4), kann aber kein 4K-Material bearbeiten.

Genau wie iMovie ausschließlich für Apple verfügbar ist, läuft Movie Maker nur auf Windowsgeräten – und das auch auf Mobilgeräten für das schnelle Editieren unterwegs.

Was Movie Maker leider nicht kann, ist, Videos direkt auf soziale Medien oder YouTube-Kanäle hochzuladen.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Apps

Anspruch an den Nutzer: Einsteiger

3. OpenShot Video Editor

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - OpenShot
Videospuren in OpenShot (Bildquelle: OpenShot)

OpenShot ist eine kostenlose, plattformübergreifende Open-Source-Lösung. Egal ob Windows, Mac oder Linux: OpenShot ist für alle da.

Zwar ist die Oberfläche weniger ansprechend als bei iMovie oder Movie Maker, dafür ist der Quellcode von OpenShot aber frei zugänglich. Mit dem nötigen Hintergrundwissen kann man den Code also so anpassen, dass er genau den eigenen Bedürfnissen entspricht und bestimmte Eigenschaften implementieren, die ursprünglich nicht im Produktumfang enthalten sind.

Neben dieser Anpassbarkeit bietet OpenShot alles, was man sich von einer Videobearbeitungssoftware erwartet: Trimmen, Audiomischen und -bearbeiten, Übergänge, animierte Titel und Effekte, Filter, Wasserzeichen und Videovorlagen.

Mir persönlich gefällt am besten, dass man unbegrenzt viele Bildspuren hinzufügen kann. Damit lassen sich in einem Frame mehrere Videos gleichzeitig abspielen, zum Beispiel nebeneinander oder ineinander verschachtelt. Und wer hochauflösende Videos bearbeiten möchte, findet in OpenShot eine Lösung, die mit 4K-Auflösung umgehen kann.

Der einzige Nachteil von OpenShot ist das Fehlen von mobilen Versionen und Schnittstellen zu den sozialen Netzwerken.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Quelloffen/anpassbar
  • Mehrere Bild- und Tonspuren
  • Bearbeitung von 4K-Material

Anspruch an den Nutzer: Mittelstufe

4. Shotcut

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - Shotcut
Bearbeitung einer Videospur (Bildquelle: Shotcut)

Genau wie bei OpenShot können Nutzer auf den Quellcode von Shotcut zugreifen und ihn bei Bedarf anpassen. Für Leute mit den entsprechenden Programmierkenntnissen ist die damit einhergehende Flexibilität unbezahlbar.

Natürlich bietet auch Shotcut alle Standardfunktionen für die Videobearbeitung: Trimmen, Tonspurbearbeitung, Titel, Übergänge und Filter. Auffällig sind bei Shotcut insbesondere die große Zahl an Dateiformaten und die Möglichkeit zur Bearbeitung von 4K-Videos.

Leider steht demgegenüber ein gewisser Mangel an praktischen Features wie Social-Media-Uploads, Apps und Videovorlagen für Plug & Play-Projekte.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Bearbeitung von 4K-Material
  • Quelloffen/anpassbar
  • Große Bandbreite an Dateiformaten

Anspruch an den Nutzer: Mittelstufe

Andere kostenlose Software

Der Trick mit der Freeware lässt sich natürlich problemlos auch auf andere Softwarekategorien übertragen. So haben wir an anderer Stelle bereits Listen mit Freeware für bestimmte Zwecke zusammengetragen, von denen einige mit Sicherheit auch für dein Geschäft hilfreich sind.

Weitere Informationen findest du zum Beispiel hier:

Kennst du noch andere gute Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner? Erzähl es uns in den Kommentaren! Du suchst noch nach Software für das Event-Management? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Event-Management-Lösungen!

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Werden Mitarbeiterempfehlungsprogramme die besten Recruitingkanäle?

Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Der Fachkräftemangel wird von Jahr zu Jahr größer und Arbeitgeber müssen sich im Kampf um die besten Talente neue Maßnahmen überlegen, um nicht nur gute, sondern auch passende Bewerber zu bekommen. Eine Maßnahme erlebt in den letzten Jahren einen Aufschwung, welcher auch in den nächsten Jahren weitergehen wird: Mitarbeiterempfehlungsprogramme.

Was sind Mitarbeiterempfehlungsprogramme?

Mitarbeiterempfehlungsprogramm nennt sich jede systematische Bonifizierung, die das Ziel hat, die Anzahl an Bewerbungen sowie Einstellungen von Bewerbern, die über Mitarbeiter geworben wurden, zu erhöhen. Dabei gibt es sowohl Ansätze der monetären Bonifizierung – in der Regel durch Werbeprämien an den werbenden Mitarbeiter und hin und wieder an den geworbenen Bewerber – als auch die nicht-monetäre Bonifizierung durch Sachleistungen oder nicht-materielle Güter.

Heutzutage werden Mitarbeiterempfehlungsprogramme auch mit entsprechenden Softwarelösungen unterstützt, die die Usability für Bewerber, Recruiter und für Werbende verbessern. Gleichzeitig ermöglichen diese Softwarelösungen ein höheres Maß an Transparenz sowie Reportingmöglichkeiten, um den Erfolg eines solchen Programms sichtbar machen zu können.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Was ist der Vorteil?

Die Vorteile des Prinzips „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ liegen auf der Hand und sind in der Regel leicht mit eigenen Zahlen zu untermauern. Wer kennt das Unternehmen, die eigene Kultur, die Stärken und Schwächen am besten? Wer kann ein möglichst realistisches Bild vom potenziellen Arbeitgeber geben? Wer kann zumeist am besten abschätzen, wer kulturell und sozial in ein Team passt? Natürlich: Die eigenen Mitarbeiter. Und diese Vorteile lassen sich sehr gut mit Zahlen belegen. In der Regel zeigt sich in jedem Unternehmen, dass Bewerber, die über Mitarbeiter kommen, signifikant erfolgreicher im Bewerbungsprozess sind. Man benötigt durchschnittlich also deutlich weniger Bewerber als bei der typischen Besetzung einer Stelle.

Gleichzeitig haben Bewerber, die über eine Mitarbeiterempfehlung kommen, in der Regel auch eine realistische Einschätzung vom Unternehmen und vom Arbeitsplatz. Dies zeigt sich auch dadurch, dass das Onboarding dieser Zielgruppe meist sehr schnell klappt und diese neuen Mitarbeiter schnell in die Produktivphase übergehen. Gleichzeitig zeigen alle mir bekannten Studien sowie auch Zahlen aus der Praxis, dass diese neuen Mitarbeiter in den ersten Jahren deutlich loyaler sind und es signifikant weniger Probezeitkündigungen gibt.

Zu guter Letzt hat ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm einen Reichweitenvorteil, weil man dadurch auch Kandidaten erreicht, die gar nicht aktiv auf der Suche und somit ansonsten schwer erreichbar sind. Wenn Ihre Mitarbeiter zufrieden sind, dann werden sie gerne einen Beitrag dazu leisten, dass das Unternehmen wächst.

Welche Risiken haben Mitarbeiterempfehlungsprogramme?

Auf den ersten Blick wirkt es so, als gäbe es ausschließlich Vorteile bei einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Das ist jedoch nur die eine Seite der Medaille. Ich möchte die Risiken in zwei inhaltliche Dimensionen unterteilen, damit es einfacher zu verstehen ist. Es gibt Risiken, die primär entstehen, wenn das Programm nicht optimal läuft – was leider in der Realität nicht komplett vermeidbar ist. Außerdem gibt es Risiken, die entstehen, auch wenn das Programm optimal laufen würde.

Wenn es nicht optimal läuft, dann ist die Gefahr groß, dass nicht nur Bewerber frustriert werden, sondern in hohem Maß auch die werbenden Mitarbeiter. Da wirkt eine schlechte Candidate Experience also mindestens doppelt so schlimm – und sie wird immer ans Licht kommen. Daneben sollte man sich bewusst werden, dass es eine Interdependenz zwischen der Mitarbeiterzufriedenheit und der Bereitschaft zur Empfehlung gibt. Ein zufriedener Mitarbeiter empfiehlt gerne – ein unzufriedener Mitarbeiter natürlich eher nicht. Empfiehlt ein Mitarbeiter jedoch ein paar Kandidaten und der Prozess läuft aus seiner Sicht nicht gut, wird er unzufrieden und wird sich sehr wahrscheinlich genau überlegen, ob er noch einmal jemanden empfiehlt.

Selbst wenn es optimal läuft, hat man das Problem, dass man eventuell eine zu geringe Diversität bei den Bewerbern beobachten wird. Hier spreche ich nicht von Geschlecht oder Ethnie, sondern vor allem von kultureller Diversität. Durch ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm bekommt man übertrieben ausgedrückt mehr vom selben. Das ist in einem gewissen Ausmaß richtig und wichtig – sollte jedoch genau beobachtet werden.

5 Tipps für den Erfolg eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms

1. Ändern Sie den Auszahlungszeitpunkt für Ihre Prämien

Die Prämie hat das Ziel der Honorierung für die gute Tat. Sämtliche psychologische Theorie und Forschung zeigt auf, dass Feedback wie eine Honorierung zeitnah zu der honorierten Tat stattfinden muss, um eine möglichst hohe Wirkung zu erzielen. Viele Unternehmen zahlen die Werbeprämie erst nach Bestehen der Probezeit des Geworbenen aus. Damit verliert die Prämie extrem an Wirkung. Koppeln Sie die Prämie an den Startzeitpunkt des Mitarbeiters. Denn: Sollte es bei Mitarbeiterempfehlungen tatsächlich noch zu vielen Probezeitkündigungen kommen, dann stehen Sie vor ganz anderen Herausforderungen.

2. Seien Sie kreativ bei den Prämien

Geld als Prämie ist gut und leicht zu erklären und meiner Erfahrung nach wichtig – aber Geld sollte nicht der einzige Bestandteil sein. Es geht um Honorierung, also Wertschätzung. Zeichnen Sie die Mitarbeiter intern im Intranet oder der Mitarbeiterzeitung aus. Schreiben Sie Dankesschreiben von der Geschäftsführung. Zeigen Sie, dass Sie dankbar sind. Schenken Sie allen erfolgreichen Werbern eine Flasche Wein oder irgendetwas anderes, womit sie nicht rechnen und was sie nicht erwarten.

3. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter befragen, was die Gründe dafür sind, warum sie keine neuen Mitarbeiter werben, ist einer der häufigsten Gründe immer Unsicherheit. Unsicherheit, weil man die Prozesse nicht kennt oder beispielsweise, weil man nicht negativ betrachtet werden möchte, falls die vorgeschlagene Person nicht gut abschneidet im Bewerbungsprozess.

4. Nutzen Sie eine entsprechende Software

Es gibt gute Software, die Ihnen helfen kann, den Überblick über diesen Kanal zu behalten und gleichzeitig einen vereinfachten Bewerbungsprozess für geworbene Kandidaten ermöglicht. Ab einer gewissen Größe und einem Ziel von mindestens einer zweistelligen Anzahl von Einstellungen über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm lohnt sich ein solches Tool erfahrungsgemäß.

5. Nutzen Sie Gamification

Es gibt eine Vielzahl von spielerischen Elementen, genannt Gamification, die zu einer zusätzlichen Motivation führen können. Lassen Sie beispielsweise zwei Bereiche oder Niederlassungen in einem Quartal gegeneinander antreten und sich darin messen, wer die meisten Empfehlungen bekommt. Sie werden sich die Augen reiben, wie sehr dies der Empfehlungsbereitschaft guttut.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Fazit

Mitarbeiterempfehlungsprogramme werden immer mehr an Bedeutung gewinnen. Vernachlässigen Sie diesen Kanal keineswegs, denn er ist sehr erfolgreich sowie nachhaltig. Wenn Sie die oben genannten Tipps zum Prinzip „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ umsetzen, steht einem weiteren erfolgreichen Recruitingkanal nichts mehr im Weg.

Was ist besser: PPC- oder PPL-Marketing?

PPC PPL affiliate marketing

Insbesondere kleine Unternehmen müssen hohe Kosten erst einmal rechtfertigen können, selbst so wichtige Ausgaben wie Marketing und Werbung.

Das jährliche Marketing-Budget ist kein Fass ohne Boden und so muss bei der Auswahl der Werbestrategien und -kanäle eine bedachte Entscheidung getroffen werden.

Bei modernen Werbeansätzen stellt sich häufig die Frage, ob Pay-per-Click (PPC) oder Pay-per-Lead (PPL) für die Generierung neuer Leads erfolgreicher ist.

Lass mich bei der Entscheidung helfen: Du kannst beide Methoden einsetzen … und zwar gleichzeitig!

PPC PPL affiliate marketing

Jetzt ist die Katze aus dem Sack: Ihr müsst euch nicht die Nächte um die Ohren schlagen, um zu entscheiden, welche Methode zur Lead-Generierung eingesetzt wird.

Tatsächlich setzen viele Software-Anbieter, die mit Gartner Digital Markets (das sich aus CapterraGetApp und Software Advice zusammensetzt) arbeiten, sowohl PPL- als auch PPC-Programme ein und lassen in beiden Systemen mehrere Kampagnen gleichzeitig laufen.

Bei beiden Modellen gibt es jedoch einige Aspekte, über die sich Software-Anbieter im Klaren sein müssen, bevor sie eine umfassende Kampagne starten.

In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen beider Werbemöglichkeiten sowie einige Voraussetzungen, die vor Beginn gegeben sein sollten.

PPC- und PPL-Werbung im Detail

PPC- und PPL-Werbung bringen jeweils verschiedene Anforderungen, aber auch verschiedene Vorteile mit sich. Sehen wir uns diese genauer an, um sicherzustellen, dass du vor Kampagnenbeginn alles beisammenhast.

Werbung mit PPC

Einer der größten Vorteile von PPC ist, dass in wenigen Minuten eine Kampagne gestartet werden kann, die auch gleich Leads generiert. Aber so verlockend dieser schnelle Erfolg auch sein mag: Die Website muss auch in der Lage sein, den Traffic in ähnlicher Geschwindigkeit umzuwandeln.

Deine Website hat keinen Call-to-Action und kein Onlineformular? Passe die Seite entsprechend an, bevor du deine erste PPC-Kampagne startest.

Weiterhin sollten für eine erfolgreiche PPC-Kampagne folgende Elemente gegeben sein:

  • Eine optimierte Website bzw. Landing Pages
  • Tracking Tools für Conversions und Empfehlungen
  • Ein klar umrissener Zielmarkt
  • Ein klar definierter Verkaufsprozess

Optimierte Websites und Landing Pages erstellen

Mach dir keine Sorgen, wenn du nicht weißt, wie man ein Onlineformular erstellt und du keinen Webdesigner zur Hand hast. Es gibt eine Vielzahl von Tools für die Optimierung von Websites und Landing Pages, bei denen du dir Hilfe holen kannst.

Es ist gar nicht so schwer, eine zumindest moderat optimierte Landing Page zu erstellen. Du musst diese jedoch unbedingt vor Beginn einer PPC-Kampagne aufsetzen. Ohne Landing Page können deine potenziellen Kunden ihre Kontaktdaten nirgendwo hinterlegen, weshalb dein Sales-Team anschließend nicht mit ihnen in Kontakt treten kann. Ohne Landing Page ist ein Abschluss also gar nicht möglich.

Kampagnen tracken

Das Tracken oder Überwachen von PPC-Kampagnen ist mit den richtigen Tools eigentlich ziemlich einfach. Leider überwachen viele Anbieter ihren bezahlten Traffic nicht und wissen so auch nicht, ob ihre Kampagnen sich überhaupt lohnen.

Es gibt hunderte von Tools für die Webanalyse oder das Kampagnenmanagement, wobei Google Analytics wahrscheinlich die bekannteste (und auch noch kostenlose) Wahl ist.

Was ist dein Zielmarkt?

Beim Start einer neuen PPC-Kampagne solltest du deinen Markt kennen. Häufig werden Keywords festgelegt, die für das gewünschte Zielpublikum zu teuer oder zu weit gefasst sind.

PPC eignet sich hervorragend für Nischenmärkte, aber auch nur, wenn die Kampagne gezielt Personen in dieser Nische anspricht. Du solltest also Abstand von teuren Klicks außerhalb deines Zielmarkts (und außerhalb deines Budgets) nehmen.

Einen klar definierten Verkaufsprozess erstellen

Das Sammeln von Leads ist schön und gut, aber letztendlich willst du bei diesen potenziellen Käufer*innen dein Produkt an den Mann oder die Frau bringen.

Deine PPC-Kampagne sollte über die richtigen Kanäle zu Hunderten von Leads führen. Wenn dahinter jedoch kein durchdachter Verkaufsprozess steht, bei dem die Leads der richtigen Person bzw. dem richtigen Team zugewiesen, sie qualifiziert und sofort kontaktiert werden, verschwendest du dein Geld.

Eine CRM-Software oder ein ähnliches Tool unterstützt dein Team beim Organisieren einer Pipeline und lässt sie die Leads aus deinen erfolgreichen Werbekampagnen an einem Ort zusammenfassen.

Werbung mit PPL

Pay per Lead ist für die meisten Softwareunternehmen eine hervorragende Wahl. Über PPL-Kanäle abonnieren sie einen Service und kaufen so auf die eine oder andere Art einzelne Leads.

Im Vergleich zu einer PPC-Kampagne erhält man weniger Leads zu einem höheren Preis. Jeder Lead wurde jedoch bereits im Voraus durch einen Dritten qualifiziert, sodass dem Sales-Team einiges an Arbeit erspart bleibt.

Wie bei PPC sollten auch vor einer PPL-Kampagne einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Festlegung eines (durchschnittlichen) Preises pro Lead
  • Ein funktionierendes Sales-Team

Was ein Unternehmen pro Lead zahlen sollte

Die Informationen, die man durch PPL-Leads erhält, sind sicherlich spannend. Trotzdem sollte man nicht vergessen, dass dahinter nur ein begrenztes Marketingbudget steckt. Du musst dir also genau überlegen, welche Leads finanziell sinnvoll sind.

Um die durchschnittlichen Kosten pro Lead zu bestimmen, solltest du dir zuerst überlegen, wie viel du für die Akquise eines Kunden auszugeben bereit bist.

Nehmen wir als Beispiel einen Customer Lifetime Value von ca. 10.000 EUR an. Um einen Kunden dieser Größenordnung zu gewinnen, bist du bereit, 10 % des Lifetime Values (1.000 EUR) in die Akquise zu investieren. Diese 1.000 EUR sind die Cost per Action (CPA, Kosten pro Aktion).

Der nächste Teil der Gleichung hängt von deinem Sales-Team ab. Wenn sie normalerweise 10 % aller eingehenden Leads in einen Abschluss umwandeln (ihre Konversionsrate also bei 10 % liegt), muss dies mit dem CPA multipliziert werden (10 % x 1.000 EUR). Das Ergebnis von 100 EUR sind die durchschnittlichen Cost per Lead (CPL) bzw. die Kontaktvergütung.

PPC PPL - Average CPL
Die akzeptablen CPA werden mit der Konversionsrate multipliziert, um die veranschlagten Durchschnittskosten zu bestimmen.

Behalte diese Zahlen im Hinterkopf, wenn du zur Überprüfung der Kosten einen Blick auf deine PPL-Kampagnen wirfst. Und vergiss nicht, dass diese Zahlen sich mit der Zeit auch ändern.

Überprüfe deine Leads, um sicherzugehen, dass dein durchschnittlicher CPL und deine Konversionsrate im Rahmen bleiben. Wenn deine Leads zu teuer sind, erhöhe zusammen mit deinem Sales-Team die Konversionsrate, überprüfe die Preisstruktur oder suche dir einen anderen PPL-Anbieter.

Ermögliche den Erfolg deines Sales-Teams

Für ein Sales-Team liegt einer PPL-Kampagne dieselbe Logik zugrunde wie einer PPC-Kampagne: Wenn sich niemand mit deinen Leads in Verbindung setzt, bringen sie deinem Unternehmen auch nichts.

Über PPL erhältst du weniger Leads als bei einer PPC-Kampagne, was für ein kleines Sales-Team einfacher ist. Trotzdem, oder gerade dann, muss dein Sales-Team bei der Kontaktaufnahme effizient agieren und diese Leads auch umwandeln können. In diesem Sinne ist CRM-Software immer eine gute Möglichkeit, deinem Team die Arbeit zu erleichtern.

Schnapp dir die Leads

PPC- oder PPL-Marketing – es hängt von deinem Unternehmen, deinem Produkt und deinem Sales-Team ab, was die passendere Lösung ist. Beide Werbemodelle bieten unterschiedliche Vorteile und basieren auf verschiedenen Voraussetzungen.

Wie oben dargestellt, musst du jedoch keine Wahl treffen, sondern kannst beide Kampagnen laufen lassen. Viele unserer Kunden bei Gartner Digital Markets verfolgen genau diesen Ansatz.

Wenn du als Software-Anbieter auf der Suche nach neuen Leads bist, gibt es da draußen eine Vielzahl an Kanälen und Affiliate-Programmen für dein Marketing. Auch wir stehen dir bei deinen PPC– und PPL-Werbekampagnen gerne zur Seite.

Welcher Ansatz funktioniert bei dir?

Welche Werbekampagnen haben gut für dein B2B-Unternehmen funktioniert? Mit welchen Strategien hast du deine PPC- oder PPL-Kampagnen erfolgreicher gestaltet? Erzähl es uns in den Kommentaren.

Suchst du Lead-Management-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Lead-Management-Softwarelösungen.

Kanban vs Scrum: Welche Methode ist besser?

Kanban vs Scrum

Kanban vs Scrum

Scrum oder Kanban – oder beides?

Die Antwort lautet wie so oft: Es kommt darauf an! Sowohl Scrum als auch Kanban sind agile Frameworks. Das Ziel beider Werkzeuge ist es, einen Rahmen zu definieren, in dem Teams möglichst effektiv arbeiten können. Aber es sind eben unterschiedliche Tools, die je nach Kontext, Teamstruktur oder der Art der zu bewältigenden Aufgaben besser oder schlechter geeignet sind. Sie verwenden zum Kochen ja auch einmal Töpfe und das andere Mal Pfannen. Und es gibt sogar Situationen, wo sie beide einsetzen oder beides kombinieren. Aber egal ob Topf oder Pfanne, letztendlich wird das Werkzeug nicht allein entscheidend sein, ob Ihr Essen hinterher lecker schmeckt.

Im Rahmen dieses Artikels zu Kanban vs Scrum möchte ich Ihnen nicht noch einmal vorbeten, was Scrum ist oder wie genau Kanban funktioniert, nein, ich möchte Ihnen die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten kurz vorstellen. Ihnen Entscheidungshilfen für Ihr Ansinnen mitgeben und auf Kombinationsmöglichkeiten der beiden Werkzeuge hinweisen.

Hauptsache agil

Rund 50 Prozent der deutschen Unternehmen setzen mittlerweile auf agile Methoden. Wie einer Studie der Bitkom Research aus dem September 2019 zu entnehmen ist, setzen ein Großteil der Unternehmen auf Scrum. Die Gründe hierfür sind meist einheitlich. Sie empfinden agile Methoden als schneller, flexibler und somit erfolgreicher. Knapp 40 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass Ihre Mitarbeiter durch die gesteigerte Verantwortung und Selbstorganisation motivierter wären. Darüber hinaus ermöglichen agile Vorgehensweisen – gemäß der Studie – eine einfachere Zusammenarbeit mit IT-Freiberuflern, die nach wie vor rund ein Viertel der gesamt anfallenden Arbeiten in IT-Projekten übernehmen. Aber nur rund 17 % der Befragten verwenden Kanban. Ich persönlich glaube, dass das Verhältnis Scrum zu Kanban auch auf das Marketing der beiden Varianten zurückzuführen ist. Scrum.org, die Scrum Alliance waren und sind Vorreiter in der Vermarktung von Scrum und haben das Produkt Scrum zu einer hippen Marke werden lassen. Fragen Sie doch einmal in Ihrem beruflichen Umfeld nach, was die Menschen mit „agiler Arbeitsweise“ assoziieren. Ich wette, dass Scrum schneller und häufiger fällt als das Wort Kanban.

Scrum oder Kanban - Anwendung agiler Projektmanagement-Methoden

Kanban vs Scrum: Wo sich die Methoden gleichen

Beide Frameworks unterstützen agiles Arbeiten und sind per Definition „lean“. Das bedeutet, dass sie sich auf folgende drei Prinzipien des Lean Management stützen:

  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Prozessorientierung und
  • Kunden- und Mitarbeiterfokus

Sowohl Kanban als auch Scrum setzen auf einen fortwährenden und erfahrungsbasierten Ansatz der Verbesserung, mit dem Ziel Durchlaufzeiten zu verkürzen und Verschwendung zu minimieren. Dieses Lean-Prinzip basiert auf der traditionellen japanischen Geisteshaltung „Kaizen“ (Kai bedeutet „Veränderung“, Zen heißt übersetzt „zum Guten“). Das bedeutet, dass bei beiden Methoden eine offene Fehlerkultur ein zentrales Element darstellt. Fehler werden nicht als schlecht erachtet, sondern als Startpunkt für Verbesserungen.

Scrum und Kanban setzen bei der Abarbeitung der zu bewältigenden Arbeiten auf das Pull-Prinzip. Grundsätzlich wird bei beiden Methoden davon ausgegangen, dass das Team bestimmt, welche und wie viele Arbeitspakete es in der nächsten Zeit durchführt. Hierfür holt sich das Team selbstständig die Aufgaben aus einem Pool unerledigter Arbeiten. Vergleichen Sie das Prinzip mit einem Drucker. Dieser wird nicht schneller werden, wenn Sie ihn mit mehr Papier füttern.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass sich das Team nicht die Aufgaben herauspickt, die ihm am besten gefallen. Ziel sollte es stets sein, die Anforderungen oder Aufgaben mit dem höchstmöglichen Wert für den Kunden priorisiert zu bearbeiten.

Darüber hinaus setzen beide Varianten auf sogenannte WIP („Work in progess“) – Limits. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl von Arbeitsaufträgen pro Arbeitsabschnitt durchgeführt werden können. Während allerdings in Scrum die Zahl der Arbeitspakete durch die Dauer eines Sprints begrenzt ist, limitiert Kanban die Menge an Arbeitspaketen pro Zustand entlang eines Arbeitsablaufes. Wie in den folgenden beiden Grafiken illustriert, befindet sich beim Zustand „in Arbeit“ ein WIP-Limit von drei (hellbrauner Kreis).

Kanban vs Scrum

Agile Methoden zeichnen sich durch Ihre Flexibilität aus. Beide Varianten sind nicht nur darauf konditioniert einen Plan exakt einzuhalten, sondern auch Änderungen und Anpassungen im Sinne des Kunden zeitnah vornehmen zu können. Außerdem sind beide Vorgehensweisen bestrebt, den Prozess so zu gestalten, dass es zu schnellen Ergebnissen kommt. Einerseits um den Kunden nahe am Entwicklungsprozess selbst zu halten und andererseits, um zeitnahes Feedback zu erhalten.

Ein weiteres Merkmal agiler Vorgehensweisen ist die Transparenz. Während diese bei Kanban mit der visuellen Darstellung über ein Board erreicht wird, erzeugen kurze Feedbackschleifen, z. B. durch Daily Standup Meetings bei Scrum das gewünschte Ergebnis. Mithilfe der Transparenz gelingt es ebenfalls, Fehler möglichst früh zu erkennen und Stellschrauben im Prozess zu optimieren.

Die wesentlichen Unterschiede der Modelle

Aber selbstverständlich weisen Kanban und Scrum auch Divergenzen auf. So ist Scrum grundsätzlich starrer in seiner Ausprägung als Kanban, da es mehr Regeln beinhaltet und Abläufe detaillierter vorschreibt.

Beginnen wir mit einer zeitlichen Betrachtung. Scrum basiert darauf, dass Iterationen in einem festgelegten Zeitrahmen (sogenannte Timeboxen) erledigt werden. Die Länge der Timeboxen ist zwar initial variierbar, sollte aber über einen längeren Zeitraum konstant bleiben, um eine gewisse Regelmäßigkeit bei den Beteiligten zu etablieren. Denn ein regelmäßiger Rhythmus, bestehend aus Planung, Umsetzung, Auslieferung der erstellten Arbeitsergebnisse und Reflexion der Ergebnisse, schafft Sicherheit. In Kanban finden Sie weder zeitliche Vorgaben noch Timeboxen. Es bleibt also Ihnen überlassen, wann Sie planen, reflektieren, den Prozess verbessern oder ausliefern. Allerdings erweist es sich in der Praxis als nützlich, auch hier einen gewissen Rhythmus zu etablieren.

Die drei Rollen Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam sind in Scrum fest vorgeschrieben. Kanban sieht hingegen keine bindenden Rollen vor. Allerdings bedeutet dies nicht, dass Sie keine Rollen bei Kanban einsetzen dürfen oder sollen. Es ist sogar notwendig, dass es mindestens eine Person gibt, die die Prinzipien von Kanban verstanden hat und sich für die Einhaltung des Prozesses verantwortlich zeichnet. Gerne wird diese Rolle neuerdings als Flow Master oder Delivery Manager bezeichnet, sie können die Rolle aber auch durch einen Scrum Master, Projektleiter oder ein Produktmanager ausfüllen. Seit 2016 findet man ebenfalls für die Product Owner Rolle äquivalente Bezeichnungen im Kanban Umfeld, diese lauten dann Service Manager oder Product Manager.

Obwohl beide Methoden Veränderungen als die Norm ansehen, gehen Sie doch beide unterschiedlich damit um. Während bei Scrum, die Aufgaben während einer Sprintlänge (1-4 Wochen in der Regel) fix sind, können Änderungen bei Kanban fortlaufend aufgenommen und in der Prozessablauf integriert werden.

Ein weiterer Unterschied findet sich bei der Messung der Produktivität. Bei Scrum schätzt das Team den relativen Aufwand pro Arbeitspaket unter Berücksichtigung der Komplexität und des damit verbundenen Risikos. Dieser Aufwand wird für eine Sprintdauer aufaddiert und ergibt somit eine teamabhängige Geschwindigkeit. Nachdem sich ein Team eingependelt hat, also verlässlich schätzt und ähnliche Durchschnittsgeschwindigkeiten pro Sprint abliefert, wird diese Messgröße für folgende Sprints als Richtwert herangezogen. Allerdings birgt diese Messung auch Gefahren, Teamkonflikte, Krankheiten sowie schlecht beschriebene Anforderungen und daraus resultierende falsche Schätzungen können die Geschwindigkeit stark beeinflussen. In Kanban ist das Schätzen der Abarbeitungsdauer von Arbeitspaketen nicht vorgeschrieben. Die Messung der Produktivität erfolgt in Form einer Zykluszeit („Cycle-Time“). Also der Zeit, die benötigt wird, um ein komplettes Arbeitspaket von Anfang bis Ende abzuschließen.

Scrum + Kanban = Scrumban

Sie kennen nun die wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Scrum und Kanban. Vielleicht kam Ihnen beim Lesen ja schon der Gedanke das passendste aus beiden Welten zu kombinieren. Sorry, aber da sind Sie leider nicht der oder die Erste. Unter dem Begriff Scrumban existieren schon seit Mitte dieses Jahrzehnts hybride Modelle, die diesen Ansatz verfolgen.

Das Basiselement von Scrumban stellt eine gewöhnliche Kanbantafel zum Visualisieren der Prozessabläufe dar. Die To-do-Liste des Kanbanboards ist hierbei nach dem Backlog-Prinzip von Scrum geordnet. Das heißt, dass die Einträge mit dem größten Geschäftswert die höchste Priorität besitzen. Im Unterschied zu Scrum gibt es bei Scrumban keine iterativen Sprints. Die Arbeit des Teams erfolgt kontinuierlich unter der Prämisse der Einhaltung der WIP-Grenzen.

Des Weiteren können aus Scrum auch die Rollen in Scrumban übernommen werden. Der Product Owner kümmert sich um die Backlog-Priorisierung, der Scrum Master ist für die Einhaltung des Prozesses notwendig und das Entwicklungsteam für die Umsetzung und Planung. Ebenso ist es sinnvoll Scrum Events wie das Daily-Scrum und die Retrospektive regelmäßig in den Prozess einzubauen. Auch eine wiederkehrende Überprüfung mit den Stakeholdern (Sprint Review) ist in der Regel hilfreich. Die Dauer der einzelnen Zeitfenster und die Frequenz der Treffen sollten im Team abgestimmt werden.

Bleibt die Frage, wann der Einsatz von Scrumban sinnvoll sein kann. In erster Linie bietet sich Scrumban für Arbeitsgruppen an, die regelmäßig und schnell Fehler beheben und kommunizieren müssen. Für derartige Arbeiten ist ein zweiwöchiger Scrum-Zyklus mit anschließendem Reporting zu langwierig und unflexibel.

Ebenfalls interessant kann Scrumban für Teams sein, die stark von Dritten abhängig sind. Oft basieren Vereinbarungen mit Zulieferern oder externen Dienstleistern auf Verträgen, die nicht mit einem internen Sprintzyklus synchronisiert sind. Dies hat zur Folge, dass das Team vielmals nur sehr schwer genaue Abschätzungen treffen kann, bis wann eine Arbeit erledigt ist. Die Erwartungshaltung von Scrum ist aber eine klare und verbindliche Zusage des Entwicklungsteams, was es gedenkt in den nächsten zwei Wochen fertigzustellen. Wie sie sich vorstellen können, ist dies in solch einem Kontext nahezu unmöglich.

Wann Scrum, wann Kanban?

1. Analysieren Sie Ihr Team

Ist Ihre Mannschaft eher weniger flexibel und braucht sie einen klaren Leitfaden mit festgelegten Timeboxen? Sollte Ihr Team Phasen haben, in denen es ungestört arbeiten soll? Dann würde ich zu Scrum raten, da die Aufgaben für zwei Wochen fest fixiert werden und Störungen von außen nicht betrachtet werden sollten.

2. Analysieren Sie Ihr Umfeld und Ihre Abläufe

Teams, die weniger definierte Arbeitsabläufe haben, die Arbeit sequenziell beginnen und beenden und häufig Aufgaben neu priorisieren müssen, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden, sind mit Kanban besser aufgehoben. Voraussetzung hierfür ist, dass die Aufgaben nicht zu umfangreich sind, da ansonsten ebenfalls eine Neupriorisierung unmöglich wird.

Scrum hingegen eignet sich für Vorhaben mit einer gewissen Planungssicherheit, zumindest einer Sicherheit für die Dauer eines Sprints. Fordert Ihr Kunde eine regelmäßige Einbeziehung, empfehle ich Ihnen ebenfalls Scrum, da er regelmäßig zu jedem Sprintende den realen Fortschritt präsentiert bekommt.

3. Unternehmensstrategie berücksichtigen

Mal schnell Scrum einführen wird nicht funktionieren. Damit sich Scrum in einem Unternehmen etabliert braucht es Zeit und vor allen Dingen auch die Unterstützung und den Willen des Managements in Richtung Selbstorganisation zu marschieren. Wenn die Organisation Agilität aber erst einmal vorsichtig ausprobieren will und keine grundlegenden organisatorischen Veränderungen wünscht, ist ein Einstieg mit Kanban wohl die bessere Strategie.

 

 

Das große Blabla – Wenn Online-Meetings nerven

Online-Meetings

Online-Meetings

Sie sind eine Landplage im modernen Büroalltag – Online-Meetings, Webkonferenzen, all die virtuellen Zusammenkünfte, die den Beteiligten Zeit und Nerven rauben. Und warum? Weil immer mehr Projektteams über verschiedene Offices, Städte, Länder oder gar Kontinente hinweg verteilt arbeiten. Längst rauben ihnen Besprechungen in Online-Meetingräumen wie Skype for Business, Webex oder GoToMeeting Zeit und Nerven.

Morgens halb zehn in Deutschland, bei einem IT-Dienstleister. 10 Leute sitzen quer über die Republik verteilt an ihren Schreibtischen und starren seit einer Stunde auf den Monitor vor sich – doch das Online-Meeting will einfach kein Ende nehmen.

Egal, ob sie nun Meeting heißen, Jour fixe, Sitzung, Besprechung oder Konferenz: Immer wieder weist die Forschung nach, dass den Mitarbeitern die vielen Online-Meetings auf die Nerven gehen. Der Befund liegt seit Jahren vor, er wird aber nicht besser, sondern eher schlechter. Allein mit Skype for Business finden jeden Monat weltweit rund 100 Millionen Besprechungen statt!

Statt die Resultate und Motivation in der Zusammenarbeit zu verbessern, erweisen sich ineffektive Meetings als Frustfaktor und Zeitfresser Nr. 1. Was ist es, was die Leute nervt? Und was kann man tun, um das Potenzial freizusetzen, das die virtuelle Zusammenarbeit ja in vielfältiger Weise bietet?

1. Störfaktor: Die Technik

Als häufigste Ursache für schlechte Online-Meetings wird die Technik genannt: „Immer gibt es irgendwelche technischen Probleme. Man kann die anderen nicht hören oder es gibt störende Hintergrundgeräusche.“ Manche beklagen, dass überhaupt keine Verbindung aufgebaut wird oder diese während des Meetings plötzlich abbricht. Oder die Übertragung hakt immer wieder.

Oft wissen die Projektleiter nicht, welche Möglichkeiten ihnen ihr virtueller Besprechungsraum bietet, um Diskussionen im Team besser zu steuern. Es gibt immer wieder Meetings, in denen die Mitarbeiter nur den Audiokanal nutzen – und im besten Fall noch Screen Sharing. Die anderen tollen Funktionen der Tools sind vielen gänzlich unbekannt.

2. Störfaktor: Passive Teilnehmer

Projektleiter sind vor allem davon irritiert, dass die Mitarbeiter in ihren Besprechungen einfach nicht mitmachen: „Man stellt Fragen, aber es kommen keine Antworten. Man bittet die Leute um Feedback, aber es kommt nichts. Ich frage mich oft, ob die überhaupt noch da sind oder ob ich ins Leere spreche“.

Woran liegt das? Zum einen ist es für viele Mitarbeiter völlig selbstverständlich, sich in Online-Meetings passiv zu verhalten. So haben sie es bisher kennen gelernt. In Organisationen ist es ein weit verbreiteter Standard, dass eine Person redet und alle anderen zuhören. Oder eben auch nicht.

Zum andern sorgen die Projektleiter in Online-Meetings nicht genügend dafür, dass die Teilnehmer sich engagiert einbringen. Stattdessen sind sie in erster Linie darauf bedacht, ihre eigenen Botschaften zu platzieren und interessieren sich nur in rhetorischen Fragen für die Rückmeldung der Teilnehmer. Ein echter Dialog, Austausch, Brainstorming, bei dem sich wirklich alle einbringen sollen, findet auf diese Weise nicht statt. Wen wundert es, dass die Mitarbeiter sich dann mit allem Möglichen parallel beschäftigen?

3. Störfaktor: Überforderte Projektleiter

Wenn man nun die Mitarbeiter selbst fragt, was sie für die Ursache schlechter Online-Meetings halten, dann sind die Antworten relativ eindeutig. Neben der Technik wird hier sehr oft der Projektleiter genannt. Er oder sie verfüge einfach nicht über die Fähigkeiten, produktive Online-Meetings durchzuführen.

Vielfach wird davon ausgegangen, dass ein Projektleiter automatisch auch in der Lage ist, gute Online-Besprechungen abzuhalten. Dass hierfür aber spezielle Kompetenzen erforderlich sind, die über das Moderieren eines Präsenz-Meetings hinausgehen, ist vielen nicht bewusst.

Was Sie dagegen tun können

Online-Meetings nehmen inzwischen einen großen Raum im Arbeitsalltag ein. Nicht nur im internen Austausch, sondern auch in Abstimmungen mit Kunden und Geschäftspartnern werden Web-Besprechungen immer mehr zur täglichen Routine. Kümmern Sie sich darum, dass Sie das auch wirklich professionell und effektiv machen! Schlechte Meetings verschwenden nicht nur Zeit, sondern sind auch Motivationskiller und Energiefresser!

Im Prinzip brauchen Sie nur die Erfolgsfaktoren für gute Präsenz-Meetings auch auf die Online-Meetings übertragen: Ziele klar machen, nur die richtigen Leute ins Meeting einladen, eine strukturierte Agenda haben und abarbeiten, Ergebnisse für alle sichtbar dokumentieren, die Teilnehmer zu Beiträgen auffordern.

Darüber hinaus gibt es bei Online-Meetings ein paar Besonderheiten, mit denen Sie sich auseinandersetzen sollten: mit der eingesetzten Technik, den Funktionen des Online-Meetingraums sowie den Interaktionsmöglichkeiten. Das ist nicht viel und nicht aufwändig – Sie müssen sich einfach nur mal ein paar Stunden Zeit dafür nehmen!

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Moderationskompetenz zu verbessern. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Ihre HR- oder Trainingsabteilung nicht auf Anhieb eine Lösung für Sie parat hat. Im Zuge der vielen „Digital Workplace“-Projekte entwickelt sich gerade erst ein Bewusstsein dafür, wie HR „New Work“ als Vorreiter für sich selbst und für das Unternehmen interpretiert.

Das passende Online-Meeting-Tool finden

Wenn Sie in Ihrem Team aber einen spezifischen Bedarf haben, sollten Sie sich etwas näher mit den unterschiedlichen Möglichkeiten der Online-Meeting-Tools beschäftigen. Ein einfaches Beispiel: Wenn Sie in Ihrem räumlich verteilten Projektteam häufig Themen abstimmen wollen, dann ist natürlich eine Abstimm-Funktion sehr nützlich und hilfreich. Nur: Nicht jedes Online-Tool bietet eine solche Möglichkeit.

Dann haben Sie zwei Optionen: Entweder Sie nutzen Ihre bereits vorhandene Online-Meeting-Technologie und finden einen Weg, wie Sie Ihre Abstimmungen auch dort effektiv durchführen. Oder Sie sprechen mit den Verantwortlichen in der IT, um sie von zusätzlichen Funktionen zu überzeugen, die für das Unternehmen insgesamt sehr viel sinnvoller sind.

Neben den Anbietern dieser Online-Meeting-Tools gibt es eine Reihe von Firmen, die sich darauf spezialisiert haben, Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer Zusammenarbeit im virtuellen Raum zu unterstützen. So legt beispielsweise das Beratungsunternehmen virtuu einen besonderen Fokus auf die drei Schwerpunkte virtueller Zusammenarbeit: Mindset, Skillset und Toolset – ein erfolgversprechender Dreiklang für jeden Projektleiter in virtuellen Projektteams.


Über den Autor

Mario Neumann hat 15 Jahre in einem internationalen IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit 2008 entwickelte er als selbständiger Trainer und Berater sein Konzept für „Situatives Projektmanagement“, mit dem er Projektleiter für alle Phasen ihrer Projekte fit macht.

Kommt wie gerufen: Unsere Checkliste zur Anschaffung von Call Tracking-Software

Call Tracking Software Checklisten von GetApp

Call Tracking Software Checklisten von GetApp

Die letzte AdWords-Kampagne ist wirklich gut angekommen und jetzt klingeln ununterbrochen die Telefone. An sich eine gute Sache, nur … welche Anzeigen lösen dieses große Interesse aus? Welche Keywords verschaffen die gewünschte Sichtbarkeit? Und sind all diese Anrufer tatsächlich potentielle Kunden? Manchmal ist es durchaus kniffelig, die Antworten auf derartige Fragen zu finden. Helfen kann da eine Call Tracking-Software.

Wozu dient Call Tracking-Software?

Lösungen fürs Call Tracking, zu Deutsch etwa: Anrufverfolgung, sind zugeschnitten auf Unternehmen, in deren Marketing-Kampagnen das Angerufenwerden eine große Rolle spielt. Sie schlüsseln auf, wer die Anrufer sind, auf welche Kampagnen sie besonders häufig reagieren und welche Kampagnen die meisten qualifizierten Leads generieren. Dafür haben viele eine Schnittstelle mit Google Analytics oder AdWords, die dazu dient, die erfolgreichen Kampagnen zu identifizieren. Außerdem lassen sie sich in Vertriebs-, Marketing- und CRM-Lösungen integrieren. Das wiederum verschafft einem einen guten Überblick über den gesamten Sales- und Marketing-Funnel.

Sind all diese Informationen an zentraler Stelle zusammengeführt, lassen sich einerseits Kampagnen zielgenauer auf die richtigen Nutzer*innen zuschneiden und andererseits Einblicke ins Verkaufsverhalten der Telefonteams gewinnen, aus denen sich gegebenenfalls Maßnahmen zur Absatzförderung ableiten lassen.

Neben Funktionen wie Anrufberichten, Anruferkennung und Lead-Qualifizierung können auch andere Faktoren eine Rolle spielen. Dazu gehören Fragen wie:

  • Wie viele Nutzer*innen brauchen Zugriff auf die Software und ist sie skalierbar, falls sich dieser Personenkreis irgendwann vergrößert?
  • Ist das System cloudbasiert, erlaubt es vielleicht den Remote-Zugriff?
  • Wie ist die derzeitige Softwareausstattung, womit lassen sich die gesammelten Daten verfeinern und ausweiten?

Wir haben hier eine Checkliste für die Anschaffung zusammengestellt, die einige der wichtigsten Fragen zusammenfasst.

Zuallererst:

Was erwarte ich von einer Call Tracking-Lösung?

 

  • Herausfinden, welche Marketingkanäle die meisten Anrufe generieren
  • Anrufe nach Schlüsselworten nachverfolgen
  • Bessere Leadqualifizierung während und nach dem Gespräch
  • Anrufaufzeichnung zu Schulungszwecken

Grundlegende Überlegungen

Kosten

  • Wie ist die Kostenstruktur aufgebaut? Monatlich? Jährlich? Pro Nutzer?
  • Integrationen
  • Lässt sich die Software nahtlos in die bestehende Softwareumgebung und speziell in die Telefonielösung einbinden?

Sicherheit

  • Ist die Software sicher? Werden Daten verschlüsselt?

Webbasiert

  • Läuft die Software in der Cloud? Webbasierte Systeme bestechen mit niedrigeren Kosten, verbesserter Zugänglichkeit und höherer Flexibilität, wollen aber auf DSGVO-Konformität geprüft sein.

Benutzerfreundlichkeit

  • Lässt sich die Lösung schnell aufsetzen?
  • Wie leicht ist es für die Bediener*innen, sich an sie zu gewöhnen?

Grundlegende Funktionen

  • Anrufüberblick und -aufzeichnung
  • Anrufberichte
  • Nachverfolgen der Konversionsrate
  • Anruferkennung
  • Dynamische Rufnummerngenerierung
  • Echtzeitanalysen
  • Integration in Google Analytics
  • Lead-Qualifizierung

Nächste Schritte

In unserem Softwareverzeichnis findest du Informationen und Bewertungen zu den unterschiedlichsten Call Tracking-Softwarelösungen. Lass dir Alternativen anzeigen und vergleiche verschiedene Programme miteinander, um herauszufinden, was für dich am besten passt.

Erzähl uns in den Kommentaren, worauf dein Unternehmen besonders Wert legt und welche Lösung sich für euch am besten bewährt hat.