Les meilleurs systèmes de réservation en ligne pour les entreprises de service

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C’est un fait que personne ne peut contester : la société, et par conséquent, le monde des affaires, évoluent à un rythme effréné. Les nouvelles technologies transforment notre mode de vie et nos habitudes. Les clients deviennent plus exigeants et demandent plus de transparence, plus de simplicité et une plus grande qualité. À une époque où il faut sans cesse gagner en rapidité et en efficacité, les PME et les fournisseurs de service sont donc bien avisés d’avoir recours à des outils innovants pour optimiser leurs activités et leur fonctionnement.

À cet égard, les systèmes de réservation en ligne s’avèrent très utiles pour les entreprises de service qui souhaitent améliorer et simplifier la communication et les transactions avec leurs clients. Qu’ils soient gratuits ou payants, les systèmes de réservation en ligne présentent plus d’un avantage pour les PME et leur personnel qui se retrouve bien souvent débordé.

Dans cet article, Capterra vous explique en quoi consistent les outils de réservation en ligne, quelles sont les raisons d’utiliser un système de réservation en ligne, et vous propose une liste de solutions pour vous aider à reprendre le contrôle sur votre emploi du temps.

Les systèmes de réservation en ligne, qu’est-ce que c’est ?

Les outils de réservation en ligne sont des solutions logicielles ou en ligne principalement destinées aux entreprises de service : restaurants, agences de location, spas, salons d’esthétique, organisateurs d’activités… C’est bien simple, il existe autant d’outils qu’il existe de secteurs.

À quoi servent les systèmes de réservation en ligne ? Ils permettent aux entreprises de gérer plus facilement leur agenda et d’optimiser leur gestion des rendez-vous. Ils s’intègrent facilement aux sites web des PME afin de simplifier la transaction pour le client et d’éviter la multiplication des plateformes. Certains systèmes de réservation en ligne vous donnent même la possibilité d’analyser vos statistiques (taux de réservation, taux d’annulation, etc.) afin de tirer des conclusions sur vos activités et de rebondir en fonction de vos constatations.

Il s’agit donc d’outils polyvalents qui rassemblent de multiples fonctionnalités en un seul et même endroit. Une aubaine pour les PME et les fournisseurs de service débordés !

Pourquoi opter pour un système de réservation en ligne ?

Les outils de réservation en ligne sont aussi avantageux pour les entreprises que pour leurs clients.

Gain de temps

Les employés des PME passent au minimum 1 minute au téléphone lorsqu’un client les appelle pour effectuer une réservation. Les systèmes de réservation en ligne rendent ces conversations téléphoniques obsolètes. Votre personnel peut ainsi gagner du temps pour se concentrer davantage sur ce qu’il sait faire de mieux.

Le client, lui, n’est qu’à quelques clics de sa réservation. Il ne doit pas non plus attendre une certaine heure pour effectuer sa réservation auprès de votre entreprise. Les systèmes de réservation en ligne sont accessibles à n’importe quel moment de la journée, même en dehors des heures d’ouverture. 

Amélioration de la communication

Les outils de réservation en ligne gratuits et payants simplifient la communication entre l’entreprise et le client. Ils réduisent les erreurs et les malentendus éventuels en envoyant aux clients des confirmations et des rappels automatiques écrits par e-mail ou par SMS. Cette transparence augmente ainsi la confiance que le client accorde à l’entreprise.

Du côté de la PME, les systèmes de réservation permettent de diminuer le taux de no-show à la suite d’une réservation. Certains d’entre eux invitent même le client à procéder au paiement afin de confirmer leur réservation et d’éviter les annulations et les manques à gagner pour l’entreprise.

Top 5 des outils de réservation en ligne

Les outils suivants ont été choisis parmi ceux ayant reçu une note globale minimum de 4,5 sur 5 et disposant d’une version française. Ils ont également tous été notés par au moins 10 utilisateurs.

Checkfront

logo système de réservation en ligne Checkfront

Fondée en 2008, Checkfront propose des solutions pour les agences de location, les parcs d’aventure et les organisateurs d’activités et de visites guidées. Son objectif : optimiser les réservations, tant pour le client que pour l’entreprise. Ainsi, Checkfront permet d’accélérer le check-in ou encore d’enregistrer des informations spécifiques sur le client (pointure de chaussures, taille de harnais, etc.). Les utilisateurs de Checkfront se disent en outre très satisfaits de l’assistance client mise à leur disposition. Un véritable gain de temps de A à Z !

Prix : à partir de 44,00 €/mois
Disponible en français : oui
Essai gratuit : oui, essai de 21 jours

Rezdy

Interface du calendrier sur le système de réservation en ligne Rezdy
Interface du calendrier sur Rezdy (source)

Rezdy, c’est le logiciel indépendant destiné aux organisateurs d’activités et de visites guidées qui souhaitent optimiser leurs réservations. Leur avantage concurrentiel : le large réseau de fournisseurs et de canaux de distribution auquel il peut vous connecter (Expedia, TripAdvisor ou encore Google, pour ne citer qu’eux). En plus de gérer les réservations, il effectue également le suivi en temps réel de votre inventaire et de vos ressources. Votre client ne pourra donc pas fixer de rendez-vous à un moment où tous vos vélos ou vos guides sont déjà pris ! 

Prix : à partir de 44,00 €/mois
Disponible en français : oui
Essai gratuit : oui, essai de 21 jours

Tablein.com

Interface de calendrier des réservations en ligne sur Tablein.com
Interface de calendrier des réservations en ligne sur Tablein.com (source)

Tablein.com s’adresse aux petits restaurants désireux d’arrêter de perdre du temps en prenant leurs réservations manuellement. Le logiciel propose différentes vues de votre emploi du temps afin que vous puissiez vous faire une idée de votre taux de capacité en un clin d’œil : calendrier classique, liste ou plan de salle.

Prix : à partir de 39,00 €/mois
Disponible en français : oui
Essai gratuit : oui, essai de 14 jours

MINDBODY

Interface mobile de l'outil de réservation en ligne MINDBODY
Interface mobile de l’outil de réservation en ligne MINDBODY (source)

MINDBODY est une solution de réservation en ligne pour les prestataires de services axés sur le bien-être. Elle a la particularité de se présenter sous la forme d’une application, permettant ainsi de gérer les réservations directement à partir d’un smartphone. Mais ce n’est pas tout ! L’application vous aide également à visualiser l’emploi du temps de votre personnel et à traiter les paiements de façon sécurisée.

Prix : à partir de 115,90 €/mois
Disponible en français : oui
Essai gratuit : non, mais démonstration gratuite

SimplyBook.me

Interface introductive sur simplybook.me
Interface introductive sur SimplyBook.me (source)

Accepter rapidement les réservations réalisées d’une plateforme dédiée, de votre site web ou des réseaux sociaux : voici ce que SimplyBook.me vous aide à faire. Le logiciel met à la disposition des utilisateurs (même les plus débutants) tous les outils nécessaires à la mise en place d’un système de réservation en ligne personnalisé et intuitif. Il s’agit là de l’outil idéal pour les petites entreprises qui ne nécessitent que les fonctionnalités de base.

Prix : version gratuite, à partir de 8 €/mois au-delà de 50 réservations
Disponible en français : oui
Essai gratuit : non, mais compte et démonstration gratuits

Les outils de réservation en ligne offrent un véritable gain de temps aux PME et aux prestataires de services. Avec leur système de gestion des rendez-vous avancé et leurs capacités analytiques, ils permettent aux entreprises de mieux gérer leurs activités et de gagner en efficacité.

D’autres logiciels pourraient également convenir à votre entreprise ! N’hésitez pas à consulter notre répertoire de logiciels de réservation en ligne pour trouver celui qui vous va le mieux.

Contrôlez vos ressources grâce au modèle de budget prévisionnel Excel

Header - Contrôlez vos ressources avec de modèle excel de budget prévisionnel

Combien d’employés vous faut-il pour boucler un projet dans les temps ? Respectez-vous bien le budget dont vous disposez ? À quels frais devriez-vous vous attendre ? Pour répondre à ces questions et à d’autres, vous avez besoin d’établir un budget prévisionnel et de déterminer les ressources nécessaires à chaque projet. C’est la seule manière de prendre les bonnes décisions.

Mais qu’est-ce qu’une “ressource” ? Dans le contexte de la gestion de projets, une “ressource” est un moyen nécessaire pour accomplir une tâche. “Ressource” est un terme générique qui peut faire référence aux employés, au matériel et aux fonds alloués à un projet. L’utilisation de ces ressources doit être planifiée de la manière la plus efficace possible pour garantir la réussite d’un projet.

Nous avons créé un modèle de budget prévisionnel Excel gratuit qui vous aidera à mieux planifier vos projets.

Que faut-il prendre en compte pour établir un budget prévisionnel ?

Avant d’évaluer les frais à prévoir et les ressources nécessaires, vous devez d’abord créer une structure de répartition pour établir le diagramme de Gantt du projet et organiser les processus individuels de manière séquentielle. Mais vous avez aussi besoin d’estimer l’effort à consacrer à chaque processus.

Dès que vous aurez estimé les efforts nécessaires, vous pourrez commencer à allouer les ressources et/ou les membres de l’équipe aux différents processus. Pour cette étape, mieux vaut que le chef de projet travaille main dans la main avec l’équipe. Une fois que la phase de planification suivante est programmée (jalon ou sprint, par exemple), penchez-vous sur la manière dont chaque ressource sera utilisée.

Deux équipes auront-elles besoin de la même machine au même moment ? Un collaborateur risque-t-il d’accumuler trop ou trop peu d’heures de travail ? Reconsidérez l’allocation de vos ressources et ajustez vos prévisions.

La capacité des ressources, c’est-à-dire leur disponibilité (et notamment leur volume), est une question cruciale. Si vous prévoyez de faire travailler un collaborateur plus de 100 % de son temps, vous créez une surcharge. Lorsqu’une surcharge se produit parce qu’une personne est assignée à deux opérations concurrentes ou parallèles, on parle de conflit.

Les conflits peuvent concerner différents projets, notamment lorsque vous avez besoin d’un même employé ou des mêmes ressources pour réaliser des tâches en parallèle dans différents projets. La ressource goulot est une autre donnée incontournable de planification de l’utilisation des ressources projets. Une ressource de ce type n’est accessible que dans certains cas en raison de sa capacité limitée ou de ses utilisations multiples.

Outils de planification de l’utilisation des ressources et de prévision budgétaire

Tout chef de projet utilise des outils pour prévoir ses dépenses et les ressources nécessaires à un projet. Les logiciels de gestion de projets et les modèles Excel permettent de traiter électroniquement des ensembles de tâches ainsi que la gestion des ressources.

Notre modèle Excel de budget prévisionnel et de planification de l’utilisation des ressources convient aux petits projets. Pour les plus grands projets (qui impliquent plus de tâches et sont donc plus complexes), mieux vaut utiliser un logiciel de gestion de projets ou de planification de projet.

Ces outils ont le grand avantage de détecter automatiquement les conflits concernant les ressources et de les résoudre grâce à l’analyse de données. De plus, ces logiciels génèrent automatiquement des diagrammes de Gantt, et notamment les dépendances.

Capture d'écran du modèle Excel de budget prévisionnel Capterra

Cliquez ici pour télécharger votre modèle Excel de budget prévisionnel !

Comment fonctionne notre modèle de budget prévisionnel Excel ?

Le modèle Excel de budget prévisionnel et de planification de l’utilisation des ressources est un simple formulaire qui vous permet de voir en un coup d’œil l’ensemble des coûts liés à un projet. Le tableur se divise en trois onglets. Le premier, “Données de base”, vous permet d’encoder les données clés de votre projet. Vous pouvez y indiquer les informations générales et les types de frais (frais de personnel interne et externe, matériel, licences, etc.) puis associer des types, des unités et des montants aux membres du projet, aux services et aux matériaux dans la zone “Ressources”.

Sous “Type”, vous pouvez indiquer s’il s’agit de frais externes ou internes. Dans les colonnes suivantes, il vous suffit d’indiquer le type d’unité (heure, par exemple) puis de préciser le coût horaire ou le montant fixe associé à chaque ressource. Les montants fixes peuvent être associés à des dépenses uniques ou récurrentes. Dans la dernière colonne, vous pouvez encoder les montants réellement dépensés.

Dans le deuxième onglet, “Vue générale”, vous pouvez ajouter les groupes de tâches correspondant à votre structure de répartition. Nommez les groupes de tâches et associez-leur les éléments correspondants dans la structure (WBS) et les ressources nécessaires. Attention : vous ne pourrez traiter que les ressources que vous aurez préalablement encodées dans l’onglet “Données de base”. Ensuite, indiquez la quantité prévue dans la zone verte intitulée “Frais prévus” et la somme correspondante sera automatiquement calculée. Si vous devez modifier des frais en cours de route, indiquez la quantité concernée dans la zone rouge intitulée “Frais imprévus”. La colonne suivante, “Sortie des fonds”, ne concerne que les frais imprévus.

Retrouvez nos autres modèles Excel à télécharger gratuitement et à personnaliser pour vous mettre le pied à l’étrier dans d’autres domaines : diagramme de Ganttburndown chart et planning du personnel !

Cycle de vie d’un projet : le guide pour améliorer vos performances

Header Cycle de vie le projet - le guide pour améliorer vos performances

Header Cycle de vie le projet - le guide pour améliorer vos performances

Sur les plus de 2 200 acheteurs potentiels de logiciels de gestion de projet GetApp interviewés de 2016 à 2018, 64 % d’entre eux ont déclaré que la gestion inefficace et non organisée des projets représentait l’aspect le plus difficile de leur travail. Pour leur défense, le cycle de vie d’un projet n’est pas chose facile à maîtriser.

Si votre petite entreprise souffre de problèmes de gestion de projet et d’un rendement médiocre entraînant une perte de revenus, il est temps de réévaluer vos processus.

Les gestionnaires de projet peuvent s’attaquer à ce problème en utilisant une méthodologie normalisée, étape par étape, du cycle de vie des projets. Intégrer des pratiques normalisées de gestion de projet dans l’ensemble de l’organisation réduit le risque d’échec du projet et permet d’obtenir de meilleurs résultats.

Dans cet article, nous allons vous présenter 5 étapes à suivre pour garantir la livraison en temps et en heure de vos projets. Nous étudierons chaque phase de réalisation en profondeur.

Guide méthodologique étape par étape de la gestion du cycle de vie d'un projet
Guide méthodologique étape par étape de la gestion du cycle de vie d’un projet

5 étapes pour la gestion du cycle de vie d’un projet

1. Initiation : déterminez l’objectif du projet

Cette étape, si elle est correctement implémentée, augmente les chances de succès d’un projet. Le lancement d’un projet est la première étape du cycle de vie et implique l’élaboration d’une solide analyse de rentabilisation. Il s’agit d’un document qui explique à l’équipe la nécessité du projet, sa portée et sa vision. Un business plan détaillé vous aidera également à faire financer votre projet.

Voici comment lancer un projet avec succès :

  • Créez une charte de projet ou une analyse de rentabilisation : ce document est nécessaire pour expliquer la vision, les objectifs, la portée, les intervenants, les rôles et les responsabilités du projet, ainsi que le plan et le budget.
  • Lancez une étude de faisabilité pour analyse de rentabilisation : identifiez un problème commercial que votre projet pourra résoudre.
  • Identifiez les parties prenantes du projet : déterminez quel sera l’impact du projet sur vos équipes. Vous devez également comprendre les attentes de vos collaborateurs à l’égard du projet.
Conseil
Dans la phase de lancement du projet, n’oubliez pas d’inclure la portée de la gestion des opportunités. Vous éviterez ainsi de passer à côté d’occasions intéressantes et pourrez planifier vos ressources à l’avance.

2. Planification : établissez une feuille de route et une équipe de projet

En gestion de projet, la différence entre réussite et échec dépend de la qualité du plan. Il est crucial de s’assurer que vous avez planifié correctement votre projet.

Au cours de cette phase, vous devez créer un document ou un ensemble de documents de planification de projet. Ce plan de projet indique les tâches à réaliser par l’équipe et comment elles seront exécutées. Vous y indiquerez tous les processus (financiers, qualité, développement du projet, etc.) requis pour garantir le bon déroulement du projet.

Pour une planification réussie, voici les étapes à suivre :

  • Créez une feuille de route : tout d’abord, déterminez les objectifs et le calendrier du projet. Faites un tableau ou un graphique et visualisez les étapes importantes. Créez également un cahier des charges en prenant en compte les objectifs et les événements marquants du projet.
  • Estimez le budget : il est crucial de déterminer le montant requis pour réaliser votre projet et le retour sur investissement attendu.
  • Formez une équipe de projet fonctionnelle : évaluez les ressources de votre organisation et formez une équipe pour accomplir toutes les tâches du projet.
  • Identifiez les barrages potentiels : dressez une liste des risques prévisibles pour mieux les contourner et assurer la qualité du projet tout au long de son cycle de vie. Les réductions budgétaires et la limitation des ressources font partie des risques les plus courants.
  • Élaborez un plan de communication : vous devez savoir comment communiquer avec vos parties prenantes, internes et externes. Établissez un calendrier pour assurer l’efficacité de ces communications.
Conseil
Établissez un calendrier pour les réunions régulières de collaboration intraservices, comme l’équipe de business intelligence, produits et marketing. Vous aurez ainsi un créneau réservé aux discussions, tout en vous assurant de respecter des échéances réalistes.

3. Exécution : passez à l’action

C’est pendant cette phase que vous devez exécuter la stratégie établie à l’étape précédente : en somme, on crée les livrables et on les présente au client. Au cours de l’étape d’exécution du projet, un gestionnaire de projet doit être en charge des équipes, des processus et de la communication.

Voici quelques conseils pour y arriver :

  • Organisez les flux de travail : assignez les tâches selon les aptitudes de vos collaborateurs. Expliquez-leur quels sont leurs responsabilités, les critères et les processus du projet.
  • Prévoyez des réunions de suivi : organisez des briefings réguliers pour ne rien manquer de l’état d’avancement du projet. Vous pourrez ainsi vous assurer que chacun atteint ses objectifs et éclaircir tout doute ou problème avec les membres de votre équipe.
  • Communiquez avec les clients : au cours de cette phase, il est essentiel de tenir vos clients au courant de l’évolution du projet.
Conseil
Discutez de la façon dont vous aimeriez intégrer les retours des clients à cette étape, de la fréquence à laquelle vous les solliciterez et du délai d’exécution pour les implémenter. Vous éviterez ainsi les retouches de dernière minute et réduirez les coûts associés.

4. Suivi et contrôle : appuyez-vous sur des métriques clés

Dans cette phase, vous mesurez la progression et le rendement du projet pour vous assurer de son bon déroulement. Les gestionnaires de projet peuvent en suivre l’état d’avancement à tout moment pour modifier le plan si besoin.

Voici ce que cette phase implique :

  • Mesurez l’avancement du projet : les indicateurs clés de performance (ou KPI en anglais) permettront de suivre l’avancement du projet et de s’assurer que les tâches se déroulent comme prévu. En suivant ces indicateurs, vous serez sûr de respecter les échéances des livrables. Pour s’assurer que vous ne dépassez pas le budget alloué, le gestionnaire de projet devrait faire le suivi du coût de toutes les ressources utilisées.
  • Évaluez les risques et trouvez des solutions : vous devriez être conscient des risques qui pourraient impacter le projet. Effectuez des ajustements et trouvez des solutions pour vous assurer que lesdits risques n’impactent pas de façon significative la portée ni le budget du projet. Documentez les solutions pour vous aider lors de projets futurs.
Conseil
Pendant cette phase, prenez le temps de vous réunir avec votre équipe pour discuter d’autres solutions financières. Il est important de suivre de près votre projet pour avoir une idée précise du montant total des ressources dépensées et identifier les domaines dans lesquels vous pouvez économiser.

5. Clôture : préparez un rapport de projet

Cette phase indique que le projet est terminé et implique un post-mortem et un suivi. Un gestionnaire de projet identifie les forces et les faiblesses du projet en termes de temps, de processus suivis et de ressources utilisées. Les faiblesses sont évaluées pour que les chefs de projet puissent élaborer des solutions.

Voici ce que vous devez faire pour clôturer un projet avec succès :

  • Réévaluez les ressources : analysez la performance de votre équipe en termes de respect des délais de livraison et de qualité du travail. Vous devrez alors mettre fin à votre collaboration avec les ressources contractuelles et sécuriser les ressources à temps plein pour le prochain projet.
  • Organisez une réunion d’équipe : clôturez officiellement le projet avec une réunion pour revenir sur les succès, les lacunes, les risques et les échecs. Cela vous sera utile pour de futurs projets.
  • Documentez l’achèvement du projet et préparez le rapport final : vous devrez documenter tous les aspects du projet une fois qu’il sera terminé. Effectuez une analyse finale des performances globales. Réalisez un audit de toutes les phases et préparez un rapport pour les parties prenantes en couvrant tous les aspects du projet : objectifs atteints, tâches réalisées, délais de livraison, budget final dépensé, ressources totales dépensées, risques rencontrés, etc.
Conseil
Organisez une réunion de clôture de projet avec votre client et prenez note de son point de vue sur les performances globales du projet. Vous pouvez intégrer ses retours et opinions dans les domaines relatifs à la gestion de projet pour améliorer l’efficacité de votre équipe. Cela peut vous aider à gagner la confiance de vos clients et à renforcer votre image de marque en tant que fournisseur de services de confiance.

Mesures recommandées

Vous vous êtes muni de ce guide méthodologique étape par étape sur le cycle de vie des projets pour votre petite entreprise, c’est parfait ! Ensuite, voici ce que vous devriez faire :

  • Identifiez une plateforme de gestion de projet compatible avec votre modèle de cycle de vie préféré et propose des fonctionnalités telles que la gestion de tâches, les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban et la documentation.
  • Recueillez les opinions de votre équipe sur la méthodologie du cycle de vie du projet et implémentez-les lors de la mise à jour de votre stratégie. Il est essentiel de s’assurer que votre méthodologie répond aux besoins uniques de votre entreprise lorsque vous suivez les étapes listées dans cet article.

5 outils pour améliorer la performance réseau et prévenir les cyberattaques

Header - 5 outils pour améliorer la performance réseau et empêcher les cyberattaques

Header - 5 outils pour améliorer la performance réseau et empêcher les cyberattaques

Si les petites entreprises utilisent des caméras de sécurité coûteuses et des alarmes anti-intrusion pour protéger leurs actifs physiques, elles négligent bien souvent la protection de leurs réseaux informatiques. Le problème, c’est que les responsables informatiques présument (à tort) qu’un logiciel antivirus suffit.

Symantec a révélé que les hackers ne dépendent plus uniquement des outils d’attaque traditionnels comme les logiciels malveillants : ils s’appuient de plus en plus sur les fonctionnalités des systèmes d’exploitation et des services sur le cloud pour compromettre les réseaux.

Les PME qui n’installent pas de mesures de protection supplémentaires, comme des outils de monitoring réseau pour protéger leur environnement informatique, souffriront de pertes de revenus et perdront la confiance de leurs clients si leur réseau est trop souvent indisponible.

Il se peut que votre réseau soit inaccessible en raison de problèmes internes (erreurs ou échecs de configuration) ou de menaces externes, telles que des attaques DDoS.

Les solutions de monitoring réseau améliorent la performance, réduisent le taux d’indisponibilité de moitié et épargnent aux entreprises des factures astronomiques de récupération de données.

Dans cet article, nous vous expliquer comment améliorer les performances et la sécurité grâce à des solutions de monitoring réseau. Nous énumérons les fonctionnalités logicielles cruciales et comparerons cinq des outils les plus populaires.

Les outils de monitoring fournissent une vue d’ensemble de la santé du réseau

Les outils de monitoring réseau suivent et analysent les réseaux selon divers indicateurs de performance tels que la latence, l’utilisation de la bande passante et la réactivité. Ils étudient également les applications et les périphériques réseau en temps réel et informent les administrateurs réseau de toute anomalie par le biais d’alertes textuelles et vocales.

Surveiller votre réseau vous permet de protéger les périmètres de votre environnement informatique en détectant les intrus et les pics de trafic inhabituels et en surveillant les performances du serveur.

Les fonctionnalités d’un logiciel de monitoring réseau

  • Assure le suivi de la disponibilité des périphériques réseau et de l’utilisation de la bande passante pour détecter tout goulet d’étranglement potentiel.
  • Assure le suivi du taux de disponibilité de vos serveurs, y compris celui du serveur DNS, du serveur SQL, du serveur de messagerie, du serveur FTP et des serveurs virtuels.
  • Assure le suivi de la disponibilité de votre site web et vérifie la présence de liens obsolètes.
  • Filtre le contenu web et surveille les activités de navigation Internet.
  • Identifie la cause profonde des temps d’arrêt et des problèmes de performance du réseau.

Avantages du déploiement d’un logiciel de monitoring réseau

  • Améliore la sécurité du réseau en fournissant des informations précieuses sur la source et la nature de votre trafic réseau.
  • Réduit les temps d’arrêt en identifiant les goulots d’étranglement dans le réseau ainsi que la disponibilité des différents systèmes, périphériques et applications au sein dudit réseau.
  • Vous aide à documenter l’évolution de votre réseau pour faciliter le dépannage et former les nouvelles recrues sur sa structure.
  • Vous aide à surveiller la performance de vos ressources informatiques à distance et ce à partir de vos appareils mobiles. Il vous permet également de collaborer avec votre équipe pour corriger les problèmes en partageant avec les membres autorisés les fonctions de contrôle.

Comprendre les fonctionnalités d’un logiciel de monitoring réseau

Les capacités d’un logiciel de monitoring réseau vous permettent de détecter le nombre de périphériques connectés, de surveiller les mesures de performance et de générer des rapports d’état. Ces fonctionnalités sont au cœur de tout logiciel de surveillance réseau.

Caractéristiques d’un logiciel de monitoring réseau 

AUTODÉCOUVERTE :
Trouvez automatiquement des périphériques ou des hôtes sur votre réseau, configurez-les, ajoutez-les à votre carte réseau et surveillez leurs performances

ALERTES ET NOTIFICATIONS :
Soyez averti quand l’utilisation du processeur, la connectivité réseau ou la charge de trafic diffèrent de leur plage normale ou prévue. Vous pouvez choisir de recevoir ces alertes par e-mail ou par SMS

TABLEAU DE BORD DE PERFORMANCE :
Depuis un seul tableau de bord, consultez les performances des différents systèmes, serveurs et centres de données à l’aide de graphiques et de cartes visuelles. Les utilisateurs peuvent également contrôler et gérer les réseaux et les systèmes à partir du tableau de bord

REPORTING ET ANALYTIQUES :
Identifiez la source de votre trafic et comprenez comment vos réseaux sont impactés à l’aide de l’analyse du réseau. Obtenez des rapports automatiques sur les tendances d’utilisation et les performances du réseau ainsi que des rapports sommaires

MAPPAGE RÉSEAU :
Utilisez la représentation visuelle interactive de votre réseau pour localiser de nouveaux appareils, identifier les zones de dépannage au sein de votre réseau et former vos employés à la structure de votre réseau

MONITORING DES PERFORMANCES :
Surveillez votre réseau en temps réel. Assurez le suivi de mesures telles que la charge du processeur, la bande passante, le trafic réseau et les performances de la machine virtuelle

AUTOMATISATION DU RÉSEAU :
Automatisez les tâches répétitives relatives à la configuration, à la gestion, au test, au déploiement et à l’exploitation de différents appareils physiques et virtuels

Comparez 5 solutions populaires pour les PME

Il est courant de demander l’avis d’autres clients avant d’acheter un produit. À l’heure actuelle, vous pouvez consulter des sites web compilant des centaines d’avis d’utilisateur (comme GetApp) et en savoir plus sur leurs expériences logicielles.

Dans cet article, nous mettons en lumière cinq logiciels issus de notre répertoire dédié au monitoring réseau ayant le plus grand nombre d’avis utilisateur (au 3 août 2018). Nous avons passé chacun d’entre eux sur le grill pour vous aider à faire le bon choix.

Les produits sont listés ici par ordre alphabétique. Pour en savoir plus sur ces logiciels, consultez les avis utilisateur sur les programmes de monitoring réseau.

1. Atera : un outil de monitoring et de gestion à distance pour les prestataires d’infogérance

Interface de surveillance de la performance réseau sur Atara
Monitoring des performances du serveur montrant l’utilisation du processus et de la mémoire avec Atera (source)

Atera est un outil de monitoring et de gestion à distance pour les prestataires d’infogérance et prend en charge la surveillance et le contrôle en temps réel de plusieurs réseaux. Il s’agit d’une suite logicielle qui offre également des fonctions de reporting, d’assistance à distance, de help desk et de facturation.

Fonctionnalités-clés

  • Alertes et notifications : appuyez-vous sur les options personnalisables d’alertes par e-mail pour décider des valeurs des paramètres (charge processeur, utilisation de la RAM, disque dur, etc.) dont vous souhaitez être averti.
  • Gestion des correctifs : automatisez la gestion des correctifs et installez les mises à jour logicielles à distance sur tous les réseaux et appareils de votre entreprise.
  • Reporting : planifiez des rapports qui peuvent être envoyés automatiquement par e-mail pour vous tenir au courant de l’état de votre environnement informatique, de l’inventaire et des tickets d’assistance.
  • Intégrations : intégrez la solution à votre logiciel de sauvegarde en ligne, aux outils de facturation (tels que QuickBooks, Xero et Freshdesk) et aux solutions de sécurité des terminaux (telles que Webroot).

Prix et configuration

Applications mobiles : non disponible.

Prix : à partir de 89 $ (80 €) par mois par technicien pour sa version PRO. Les itérations plus avancées proposent des fonctionnalités supplémentaires à 129 $ (117 €) par mois par technicien (abonnement GROWTH) et 169 $ (153 €) par mois par technicien (abonnement POWER).

Essai gratuit : disponible pendant 30 jours.

Idéal pour : les prestataires d’infogérance.

2. Pulseway : le monitoring en temps réel pour les serveurs et les réseaux

Liste des appareils présents sur un réseau avec Pulseway
Liste de tous les appareils d’un réseau avec Pulseway (source)

Pulseway est un outil logiciel de monitoring et de gestion en temps réel qui vous permet de contrôler vos serveurs et postes de travail Windows, Linux et Mac.

Découvrez tous les systèmes informatiques de votre réseau et définissez des stratégies sur vos points de terminaison. Vous pouvez également contrôler des machines virtuelles et surveiller et sauvegarder vos machines serveur.

Fonctionnalités-clés

  • Alertes et notifications : recevez des alertes sur le logiciel bureau ou l’application mobile quand le programme identifie un écart dans les paramètres d’exécution, des erreurs ou toute autre anomalie.
  • Collaboration : créez plusieurs comptes utilisateurs et partagez les responsabilités de gestion du système avec votre équipe. Offrez une visibilité en temps réel à vos clients et aux organismes de réglementation pour leur permettre de surveiller les performances réseau.
  • Tableau de bord : obtenez une vue d’ensemble des performances du système en temps réel. Vous pouvez également accéder à distance à tout système à partir du tableau de bord et procéder au dépannage si besoin.
  • Gestion des correctifs : planifiez les analyses, les installations et les mises à jour de tous vos systèmes d’exploitation Windows pour vous assurer que votre réseau est à jour et sécurisé.
  • Reporting : générez des rapports personnalisés et par défaut pour suivre la santé et l’état de votre environnement informatique.

Prix et configuration

Applications mobiles : disponible sur iOS, Android et Windows.

Prix : gratuit en cas d’ utilisation personnelle pour surveiller jusqu’à deux systèmes ; son forfait payant s’élève à 1,85 $ (1,68 €) par mois par poste de travail et 3,95 $ (3,58 €) par serveur par mois.

Essai gratuit : disponible pendant 14 jours.

Idéal pour : Les prestataires d’infogérance, les services informatiques de toutes tailles et les établissements d’enseignement.

3. Spiceworks : un logiciel gratuit de monitoring réseau pour les petites entreprises

Tableau des performances réseau et serveur sur Spiceworks
Tableau de bord des performances du serveur et du réseau avec Spiceworks

Spiceworks est un logiciel gratuit de monitoring réseau qui fournit des mises à jour et des alertes en temps réel sur l’état de vos appareils informatiques. Il vous permet de suivre l’utilisation du processeur pour identifier les ressources surchargées ainsi que toute activité suspecte. À l’heure actuelle, Spiceworks ne prend actuellement en charge que les serveurs Windows et convient mieux aux entreprises ayant moins de 25 appareils à surveiller.

Fonctionnalités-clés

  • Tableau de bord : ajoutez des périphériques au tableau de bord, consultez leurs données de performance en temps réel et suivez l’utilisation de la bande passante.
  • Analyse du réseau : obtenez des informations en temps réel sur le réseau pour repérer les systèmes les plus lents, le trafic réseau important et d’autres erreurs de périphériques/réseau.
  • Alertes et notifications : définissez des notifications personnalisées qui signalent les activités inhabituelles et les erreurs sur le réseau.
  • Communauté d’utilisateurs : Spiceworks bénéficie d’une communauté technologique très active où les utilisateurs posent leurs questions et partagent leurs expériences.

Prix et configuration

Applications mobiles : disponible sur iOS et Android.

Prix : gratuit, y compris le support client.

Essai gratuit : non disponible.

Idéal pour : les petites et moyennes entreprises (PME).

4. Webroot : la sécurité réseau avec des contrôles et filtres granulaires

Interface de créations de filtres de contenu web sur Webroot
Protection des points de terminaison dans Webroot (source)

Webroot est un logiciel de sécurité pour les réseaux et les appareils de points de terminaison. Ses fonctionnalités de sécurité réseau vous aident à sécuriser votre connexion DNS, à gagner en visibilité sur l’utilisation d’Internet et à créer des politiques d’utilisation web.

Fonctionnalités-clés

  • Reporting : générez des rapports approfondis au sujet de l’activité, la productivité du réseau, les menaces, etc. pour obtenir un aperçu complet de votre sécurité DNS, de l’utilisation des ressources web et des risques.
  • Contrôles et filtres réseau granulaires : concevez vos politiques d’utilisation Internet, bloquez les sites web et filtrez le trafic pour empêcher les botnets ou les logiciels malveillants d’accéder au réseau.
  • Renseignement sur les menaces : utilisez la fonction de renseignements prédictifs sur les menaces pour analyser les liens. Le machine learning vous aide à classer les menaces en fonction du niveau de risque qu’elles représentent pour votre entreprise.

Prix et configuration

  • Application mobile : disponible sur iOS et Android.
  • Prix : la fourchette de prix n’est pas accessible au grand public. Contactez le fournisseur pour en savoir plus.
  • Essai gratuit : disponible pendant 14 jours.
  • Idéal pour : les prestataires d’infogérance, les particuliers et les entreprises de toutes tailles.

5. WebTitan : un outil de monitoring d’Internet et de filtrage de contenu web

Interface de protection endpoint sur WebTitan
Créez des règles de filtrage de contenu web avec WebTitan (source)

WebTitan est un logiciel de filtrage de contenu Internet qui vous permet de filtrer les liens de sites web en catégories prédéfinies telles que les médias sociaux, les actualités et le divertissement. Vous pouvez également surveiller, contrôler et protéger votre entreprise contre les menaces en ligne.

Contrairement aux autres logiciels de cette liste qui proposent des fonctionnalités de surveillance des performances des serveurs et du réseau, WebTitan est un outil spécialisé qui se concentre uniquement sur la surveillance et le filtrage de votre trafic web.

Fonctionnalités-clés

  • Reporting : appuyez-vous sur les rapports complets pour contrôler l’activité Internet de votre entreprise en temps réel et obtenir des rapports sur l’historique de navigation des utilisateurs. Vous pouvez personnaliser les rapports ou choisir parmi les nombreux formats de rapport prédéfinis.
  • Sites web approuvés ou interdits : créez des politiques de sécurité qui vous permettent de bloquer l’accès des employés à certains domaines.
  • Cloud Keys : configurez Cloud Keys pour un ou plusieurs utilisateurs et leur permettre de contourner une règle de stratégie et d’accéder à certaines pages web bloquées nécessaires pour certains rôles professionnels mais optionnelles pour d’autres. Les Cloud Keys constituent des exceptions à votre politique générale d’Internet.
  • Notifications : recevez des notifications par e-mail qui vous avertissent des nouveaux rapports, des activités web non planifiées ou de tout problème de sécurité.

Prix et configuration

  • Application mobile : non disponible.
  • Prix : Le forfait de base est disponible sous forme d’abonnement annuel à partir de 1 550 $ (1 400 €) pour 100 utilisateurs. Un abonnement de deux ans coûte quant à lui 2 790 $ (2 530 €) et un abonnement de trois ans coûte 3 720 $ (3 375 €).
  • Essai gratuit : disponible pendant 30 jours.
  • Idéal pour : les moyennes et grandes entreprises et prestataires d’infogérance.

Les prochaines étapes pour choisir le bon logiciel

Le monitoring réseau requiert un certain niveau d’expertise et de connaissances techniques. Incluez votre administrateur ou votre opérateur informatique dans le processus lorsque vous choisissez un logiciel de monitoring réseau pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit quand vous cherchez un logiciel de monitoring réseau :

Infographie à garder en tête lors de la sélection de logiciel de monitoring réseau

Choisissez un logiciel qui répond aux besoins de votre entreprise, comme les mises à jour du trafic en temps réel et les exigences en matière de sécurité.

Assurez-vous que le logiciel offre des fonctionnalités en libre-service et mobiles, qu’il est facile de l’adopter et qu’il s’apprend facilement.

Respectez votre budget et externalisez le monitoring réseau si vous ne disposez pas d’une équipe informatique interne.

Si vous n’avez pas d’équipe informatique, envisagez de confier cette tâche à un fournisseur de services de monitoring réseau. Vous devriez également contacter votre prestataire d’infogérance pour connaître la nature exacte des fonctionnalités de monitoring réseau qu’il propose.

Voici quelques autres outils de sécurité réseau à prendre en compte pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement de votre environnement informatique.

Utilisez-vous d’autres outils pour sécuriser votre réseau ? N’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires 

Consultez le répertoire des logiciels de monitoring réseau de GetApp pour y retrouver une liste exhaustive d’outils de monitoring réseau. Pour en savoir plus sur les options logicielles de sécurité informatique, consultez notre catalogue.

Suivez plus facilement vos projets grâce à notre diagramme de Gantt Excel à télécharger

Header Suivez facilement vos projets avec notre diagramme Gantt Excel à télécharger

Il est souvent tentant de se passer d’outils de gestion de projet quand on débute, surtout s’il s’agit d’un projet peu ambitieux. Au début, peu de personnes sont impliquées et les tâches, le calendrier et les responsabilités semblent être clairement définis. C’est facile, alors pourquoi se compliquer la vie avec des outils ?

Header Suivez facilement vos projets avec notre diagramme Gantt Excel à télécharger

Mais très vite, on doit faire face à la réalité. Une étape soi-disant simple à réaliser s’avère être un vrai cauchemar, un collaborateur clé est malade et un fournisseur de services ne livre pas comme prévu. Le client vous passe un coup de fil pour vous rappeler qu’il a besoin du projet dès que possible. Et il finit par poser la question que l’on redoutait depuis le début de la conversation : “Quand est-ce que ce sera prêt ?”

À un moment donné, le gestionnaire de projet doit admettre qu’il a perdu le fil et ne sait plus où en est son projet. On se trompe sur la priorité des tâches en attente, on ne respecte pas les délais, on oublie des informations cruciales… C’est là qu’on réalise l’importance de la planification.

Une solution simple : le diagramme de Gantt

Qui dit gestion de projet dit planification. La planification est une étape décisive pour garantir la réussite de l’exécution d’un projet. Cela vaut pour les projets de toutes tailles, car même les plus petits projets sont composés de tâches complexes, comportent des risques et reposent sur des équipes à coordonner.

Depuis plusieurs années, les diagrammes de Gantt se sont imposés comme un instrument de planification incontournable dans la gestion de projet. Les diagrammes de Gantt ne sont composés que de deux axes : l’axe vertical représente les tâches du projet, l’axe horizontal indique la période pendant laquelle ces tâches doivent être effectuées.

Au premier abord, cela semble plutôt basique, mais même cette version simple d’un diagramme de Gantt présente des avantages non négligeables. Vous pouvez voir d’un coup d’œil ce qui se passe et quand. Il est également plus facile de gérer les dépendances entre les différentes tâches. Par exemple, si la tâche 4 ne peut être achevée avant la tâche 2, les effets des retards de la tâche 2 peuvent être rapidement évalués et programmés. De plus, le diagramme de Gantt permet de rattraper à temps tout dérapage. Si la tâche 1 du jour 3 n’est pas accomplie, il est évident que quelque chose ne tourne pas rond et qu’il faut se pencher sur le problème.

Un autre avantage des diagrammes de Gantt réside dans le fait qu’il est facile de les créer et de les tenir à jour. Il s’agit simplement de l’une des méthodes les plus efficaces pour afficher les activités en fonction des échéances. Les diagrammes de Gantt constituent un outil simple de planification de projet qui peut avoir un impact positif tout en étant peu chronophage. Il n’est donc pas étonnant que les diagrammes de Gantt se soient imposés comme l’un des outils les plus couramment utilisés en gestion de projet.

Pour soutenir votre entreprise dans la gestion de projet, nous avons créé un modèle Excel de diagramme de Gantt. Ce modèle est un peu plus complexe, mais vous pouvez également suivre qui est responsable de quelle tâche ainsi que le statut de chaque tâche. Mais même s’il s’agit d’un modèle plus complexe, l’avantage numéro 1 du diagramme de Gantt reste le même : vous pouvez voir en un coup d’œil ce qui se passe et quand.

Grâce à notre modèle, votre entreprise peut essayer cet outil de planification avant d’investir dans un logiciel de gestion de projet. Le modèle Excel du diagramme de Gantt à télécharger est fourni avec des explications pour remplir correctement les divers champs, ainsi que des formules qui génèrent le graphique une fois les données saisies.

Cliquez ici pour télécharger votre modèle Excel de diagramme de Gantt !

Comment fonctionne notre modèle Excel 

Pour créer un diagramme de Gantt, vous avez d’abord besoin d’un plan de projet détaillé. L’idée de base derrière les diagrammes de Gantt est de nommer d’abord les tâches et les sous-tâches, puis de déterminer le temps nécessaire à leur réalisation. Un plan de projet consiste donc en une série de tâches connexes qui doivent être accomplies dans un certain ordre.

Par exemple, si vous voulez peindre les murs d’une pièce, vous devez d’abord retirer tous les meubles de la pièce. Cependant, vous pouvez commencer par mélanger les couleurs pendant qu’un ami se charge de sortir les meubles.

La première étape consiste donc à créer un plan de structure de projet de manière à subdiviser les aspects du projet en tâches individuelles. Par exemple, les tâches “Acheter la peinture” et “Mélanger les peintures” appartiennent à la section “Peinture”.

Outre les tâches individuelles, la séquence dans laquelle elles doivent être exécutées doit également être définie. Par exemple, vous devez d’abord acheter la peinture avant de la mélanger. Une fois les champs renseignés, le diagramme de Gantt indique immédiatement si les tâches s’exécutent parallèlement ou l’une après l’autre.

Après avoir noté la durée et la date de début des activités individuelles, notre modèle crée des barres dans le diagramme de Gantt. La durée détermine la longueur des barres du calendrier. En outre, la date de fin des activités est calculée automatiquement.

Les logiciels de diagramme de Gantt

Le modèle Excel à télécharger vous donnera un aperçu de cette technique de gestion de projet, mais vous pouvez également miser sur un logiciel de diagramme de Gantt. Nous vous conseillons d’utiliser le modèle Excel pendant quelque temps pour vous familiariser avec la planification de projet et déterminer si un outil spécial vous serait utile. Quel que soit votre secteur d’activité, les solutions logicielles dédiées présentent des avantages indéniables. Les logiciels spécialisés sont beaucoup plus faciles à utiliser et leur présentation est plus claire. Vous vous éviterez également beaucoup de saisies et de mises à jour manuelles, surtout si le logiciel peut facilement transférer des données importantes à partir d’autres systèmes.

Les entreprises peuvent également investir dans un logiciel complet de gestion de projet. Outre les instruments de planification tels que le diagramme de Gantt, un logiciel propose également des fonctions telles que la saisie du temps passé, la gestion de tâches, la collaboration projet, etc.

Testez différentes solutions pour découvrir celle qui convient le mieux à vos besoins. Mais, quelle que soit l’option que vous choisirez, le diagramme de Gantt deviendra à coup sûr un pilier de la gestion de votre projet.

Guide rapide (à retrouver dans le fichier Excel) :

Saisissez d’abord les données générales de votre projet sur cette page. Si nécessaire, vous pouvez étendre le tableau d’équipe de projet.

Saisissez ensuite vos lots de travaux avec le code PSP correspondant. Procédez comme suit :

  • Si vous avez un jalon ou un sujet de niveau supérieur, utilisez le champ gris et saisissez le nom (si vous avez besoin d’un nouveau point supérieur, copiez simplement une ligne grise existante).
  • Lorsque vous créez un lot de travaux, remplissez d’abord l’organigramme des tâches du projet (work breakdown structure ou WBS en anglais). Décrivez ensuite la tâche et sélectionnez l’agent de votre équipe. Notez ensuite la date de début et la durée de la tâche. La date de fin est calculée automatiquement.
  • Dans la colonne Commentaire, vous pouvez saisir des descriptions, des corrélations ou des commentaires.
  • Dans la section Progression, vous pouvez saisir le pourcentage d’avancement de chaque tâche. Le pourcentage d’achèvement de la phase (valeur sur fond gris) est calculé automatiquement.
  • Si vous vous trouvez déjà dans le projet, vous pouvez déplacer l’affichage du plan de projet. Ajustez simplement la valeur du champ “Démarrer l’affichage dans la semaine du projet” (Start display in project week) à la semaine souhaitée depuis le début du projet.
  • Le champ noir “Date de fin au plus tôt possible” (Earliest possible end date) prédit l’échéance de fin du projet la plus proche.

Les barres bleues représentent la durée du lot de travail. La couleur orange superposée indique le degré d’achèvement arrondi. La date du jour est indiquée par une ligne verticale.

Si vous souhaitez étendre la planification, utilisez la fonction de copie des lignes individuelles. 

Ce modèle Excel est conçu pour la planification prospective avec des dates de début fixes. Il n’est pas conçu pour la planification à rebours.

Si vous préférez utiliser un outil plus complet, notre catalogue de logiciels de gestion de projets fera votre bonheur !

Retrouvez nos autres modèles Excel à télécharger gratuitement et à personnaliser pour vous mettre le pied à l’étrier dans d’autres domaines : burndown chart, budget prévisionnel et planning du personnel !

Les cinq critères incontournables pour mesurer la performance au travail

Header - Les cinq critères incontournables pour mesurer la performance au travail

Si vous êtes à la tête d’une PME ou encore chef de projets, vous savez que vos employés sont le plus grand atout de votre entreprise. Leur valeur dépasse celle de tous vos logiciels, ordinateurs, machines à café et camionnettes de transport combinés.

Sans vos collaborateurs, ces biens matériels seraient inutiles et rapidement bons pour la casse.

Header - Les cinq critères incontournables pour mesurer la performance au travail

En plus de leurs cerveaux puissants, vos employés font preuve de précieuses qualités : aptitudes, charme, polyvalence, résolution… et humanité, tout simplement. Ils disposent aussi d’un ensemble de compétences et de facultés que vous ne pourriez jamais enseigner à un ordinateur.

Mais, comme tout le monde, ils ont leurs bons et mauvais jours. Ils tombent malades, partent en vacances, ont des enfants, des loisirs et des difficultés personnelles qui empiètent parfois sur leur performance au travail.

Vous ne pouvez donc pas les évaluer de manière simpliste pour déterminer leur efficacité sur une échelle de 0 à 100, par exemple (ce qui ne serait de toute manière pas recommandé).

En revanche, pour apprécier la valeur de leur travail, vous devriez disposer d’un système qui fixe un niveau de référence des performances et permette de les évaluer pour récompenser les collaborateurs qui dépassent les attentes.

La mesure de l’efficacité des employés n’est pas l’aspect le plus amusant de la gestion d’une PME, mais elle est vitale pour votre succès.

Grâce aux conseils qui suivent, vous serez à même d’évaluer l’efficacité de vos employés sans pour autant les traiter comme des machines.

Les cinq critères incontournables pour mesurer la performance au travail

Si vous sacrifiez toujours à la tradition de la pointeuse et récompensez les employés qui font le plus d’heures, vous faites tout à l’envers. Vous risquez de donner plus de reconnaissance à un collaborateur qui surfe sur Internet pendant 8 heures qu’à un autre qui rentre plus tôt chez lui mais travaille plus efficacement.

En quantifiant des “unités de travail” et en déterminant combien chaque collaborateur en produit chaque jour, vous vous rapprochez d’une mesure correcte de l’efficacité des employés. Mais ce n’est pas suffisant.

Exemple

Vous dirigez une fabrique de pulls. L’employé A produit 15 pulls par jour, l’employé B n’en produit que 12. L’employé A devrait donc être mieux coté dans votre système d’évaluation, n’est-ce pas ? En fait, pas forcément. En effet, si seuls 7 des pulls produits par l’employé A passent le contrôle qualité tandis que 11 des pulls de l’employé B sont acceptés, il serait absurde de se baser uniquement sur le nombre de pulls produits pour évaluer la performance au travail.

Pour mesurer précisément et équitablement l’efficacité d’un collaborateur, il faut adopter une approche plus globale. Grâce aux cinq conseils suivants, vous ne pourrez pas faire fausse route.

 1. Définissez l’efficacité

Vous ne pouvez pas mesurer l’efficacité tant que vous ne savez pas ce qu’elle représente pour votre équipe. Cette définition devrait s’accorder avec au moins un de vos objectifs organisationnels et peut varier dans le temps : vous pourriez chercher à booster vos rentrées pour un trimestre, mais vous centrer sur l’amélioration de la qualité au trimestre suivant.

Déterminez la manière dont chaque collaborateur peut contribuer individuellement à la poursuite de cet objectif (en apportant de nouveaux clients si c’est un commercial, en écrivant du code utilisable si c’est un programmeur, par exemple) et évaluez son efficacité selon ces critères.

Eileen O’Loughlin, senior project management analyst de Capterra, conseille de se limiter à trois ou cinq critères à la fois. Ce guide (en anglais) vous explique comment vous lancer en surveillant le retour sur investissement (RSI), l’index de performance des coûts (CPI), l’index de performance vision planning (SPI) et les ressources disponibles.

Infographie - Comment les KPI aident à définir les critères de performance des employés
Le tableau de O’Loughlin montre comment des indicateurs clés permettent de déterminer l’efficacité d’un collaborateur (source, en anglais)

 2. Visez l’atteinte des objectifs plutôt que le nombre d’heures

Fred Pierrafeu devait valider ses heures de travail à la carrière en pointant avec une carte de pierre dans la gueule d’un dinosaure. En 2019, vous avez d’autres possibilités. Vos employés ont des ordinateurs et des téléphones mobiles, ce qui leur permet de travailler à domicile tout en enregistrant suffisamment d’heures.

En tant que manager, vous n’êtes pas censé leur tenir la main ni leur servir de baby-sitter. Vous devez en revanche les aider à travailler plus efficacement et à atteindre leurs objectifs. Mesurez l’efficacité de vos employés en fonction de leurs réalisations et non en fonction du nombre d’heures qu’il leur faut pour mener leurs tâches à bien.

Vous avez l’impression que vos collaborateurs remplissent leurs obligations en quelques heures seulement ? Il est peut-être temps de leur offrir une promotion ou d’augmenter leur charge de travail.

 3. Proposez un feedback constant

Vous n’avez aucun intérêt à laisser un employé rétropédaler pendant toute une année avant de lui donner un retour négatif. Cette inaction ne lui réussira pas non plus. Faites régulièrement le point (à vous de déterminer à quelle fréquence : toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres) pour communiquer votre avis à vos collaborateurs et leur indiquer les points d’amélioration potentiels.

N’oubliez cependant pas que vos employés ne sont pas des robots ; attendez-vous à certaines fluctuations. Ne tirez pas la sonnette d’alarme si un collaborateur a besoin de quelques jours pour retrouver son rythme après un congé ou rencontre un problème personnel qui finira par se résoudre de lui-même.

La clé est de faire le bilan régulièrement pour pouvoir apporter de petites améliorations tout au long de l’année avant que les problèmes ne prennent trop d’ampleur.

 4. Appuyez-vous sur le feedback des pairs

Le feedback des pairs (aussi connu sous le nom de feedback à 360°) n’est pas censé encourager vos collaborateurs à se crêper le chignon. Ce type de retour doit plutôt vous offrir un point de vue intéressant (et autrement inaccessible) sur les performances de vos employés.

Peu importe à quel point vous vous impliquez en tant que responsable, vous ne passerez jamais autant de temps avec vos collaborateurs que leurs collègues.

Pour récolter des avis anonymes, vous pouvez créer un sondage avec Google Forms ou un autre logiciel gratuit. Vous devriez aussi vous prêter au jeu pour montrer votre implication et prouver que personne ne devrait se soustraire au processus.

Comme l’écrit Lynn Levy, de Globoforce (en anglais), le feedback à 360 ° peut “aider une entreprise à garder le rythme en harmonisant ses priorités, en permettant de rectifier le tir entre managers et employés, en encourageant l’apprentissage et en renforçant la confiance”.

 5. Mesurez les performances de votre équipe

En 1963, Lev Yachine, gardien de but du Dynamo Moscou, remportait le Ballon d’or. Depuis, plus aucun gardien n’a reçu le trophée alors qu’un Buffon ou un Barthez l’auraient bien mérité.

Yachine ne marquait pas de buts, mais il contribuait sans le moindre doute au succès du Dynamo Moscou. Dans le football, on a tendance à récompenser les succès des buteurs, plus visibles que ceux des gardiens.

Or, même s’il est important de saluer les performances individuelles, elles ne suffisent pas à définir le fonctionnement d’une équipe et sa réussite. Certaines contributions sont intangibles (comme celles qui touchent à la communication ou à la réduction du stress des collaborateurs) et ne peuvent être vraiment mesurées qu’à la lumière de la performance globale d’une équipe.

Utilisez un logiciel de gestion de projets pour suivre de près et en détail les performances de votre équipe.

Comment mesurer l’efficacité des employés ?

Il n’existe pas de solution universelle pour évaluer la performance au travail. C’est un art plutôt qu’une science et c’est un processus d’apprentissage continu et itératif pour vous comme pour vos employés.

Mais l’effort en vaut la chandelle : vos collaborateurs sont vos plus précieux atouts et vous devez les traiter comme les contributeurs uniques et inestimables qu’ils sont.

Vous pouvez y parvenir en fixant des objectifs réalistes, en développant des méthodes fiables de suivi de leurs progrès, en leur proposant régulièrement du feedback et en valorisant les succès de l’équipe plutôt que les réussites individuelles.

Comment mesurez-vous l’efficacité de vos employés et quelles leçons en avez-vous tiré en tant que chef de PME ? Partagez vos réflexions en commentaire !

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projets ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion de projets sélectionnées par Capterra.

Quatre exemples concrets de marketing one to one

Header Capterra Quatre exemples concrets de marketing one-to-one

Vous ne savez pas vraiment comment intégrer la personnalisation à la stratégie marketing de votre PME ? Voici quatre exemples concrets de marketing one to one pour vous lancer.

Header Capterra Quatre exemples concrets de marketing one-to-one

En matière de marketing, si le contenu est roi, la personnalisation est reine.

Pour répondre aux attentes des consommateurs, les équipes marketing de toutes tailles et de tous les secteurs investissent de plus en plus dans la personnalisation. Si vous ne leur emboîtez pas le pas, vous risquez de vous retrouver rapidement avec une stratégie marketing dépassée.

Les contenus génériques ne peuvent pas garantir une expérience client forte tout au long du parcours d’achat, car il leur manque une touche personnelle.

Il est donc temps de commencer à intégrer des techniques de personnalisation intelligentes dans votre stratégie marketing.

Une étude Gartner de janvier 2019 révèle en effet que 55 % des responsables marketing interrogés ont renforcé les ressources consacrées à la personnalisation depuis 2017 et que 36 % des équipes marketing se considèrent comme étant la figure de proue responsables principales de la personnalisation, — bien plus que les équipes multidisciplinaires ou les d’autres services (étude complète en anglais réservée aux clients Gartner).

Parmi toutes ces entreprises qui investissent dans la personnalisation, comment vous démarquer ? Sur quelles technologies de personnalisation devriez-vous miser ?

Quatre exemples de marketing one to one à adoptersur lesquels miser

1. E-mails ciblés

Les e-mails génériques qui encombrent votre boîte mail (même ceux des marques que vous appréciez) n’ont jamais vraiment d’impact et finissent souvent par être ignorés ou supprimés sans même être ouverts. Les e-mails ciblés, en revanche, peuvent faire de vos messages de puissants moyens d’anticiper et de faciliter le prochain achat de vos clients.

Ecran de gestion des fonctionnalités de segmentation sur Klaviyo
Fonctionnalité de segmentation de clientèle offerte par Klaviyo (source)

Imaginez un instant que vous êtes à la tête d’une petite chaîne locale d’animaleries. Votre équipe marketing dispose d’heures et de ressources limitées, mais elle veut atteindre autant de clients potentiels que possible et tester des techniques de personnalisation.

Une campagne d’e-mail marketing bien pensée et bien ciblée est un excellent début.

Les campagnes efficaces d’e-mail marketing permettent de diffuser et d’optimiser des messages marketing tout au long du cycle de vie d’un client. Les logiciels d’e-mail marketing peuvent vous aider à envoyer ces messages d’une façon qui cible efficacement différents personas.

Avec un logiciel d’e-mail marketing, l’équipe marketing de votre animalerie pourra non seulement envoyer des e-mails ciblés en fonction des profils personas de votre clientèle, mais aussi segmenter vos contacts sur la base de données démographiques, psychographiques, transactionnelles et comportementales.

2. Recommandations de produits

Ce n’est pas parce que votre animalerie propose du matériel d’entraînement à l’agility pour les chiens que tous vos acheteurs potentiels sont intéressés par ce type de produits.

Comme dans de nombreuses PME, votre équipe marketing doit intelligemment choisir ce qu’elle recommande à chaque client.

En leur proposant un produit intéressant et adéquat, vous vous donnez de meilleures chances de fidéliser vos acheteurs.

Les logiciels de personnalisation web vous simplifient la tâche grâce à des fonctionnalités et des outils comme le ciblage comportemental, le ciblage contextuel et les moteurs de recommandation. Grâce à la puissance du machine learning, ils génèrent des analyses prédictives sur les habitudes d’achat et peuvent donner l’impression à vos utilisateurs qu’un conseiller personnel sélectionne spécialement des offres pour eux.

Si vous n’êtes pas encore prêt à investir dans un logiciel de personnalisation web, vous pouvez commencer par utiliser des solutions robustes d’e-mail marketing ou de marketing automation.

Un solide outil de comparaison A/B permettra notamment à votre équipe de tester des campagnes de petite ampleur et de mieux choisir les types de produits à recommander à chaque persona. Vous ne savez pas s’il vaut mieux proposer du matériel d’entraînement à l’agility aux personnes qui ont récemment acheté des croquettes ou à celles qui se sont procuré un harnais cani-rando ? Il vous suffit de tester les deux options pour le découvrir !

Tableau des modèles de recommandation de produit sur Yusp
Modèle de recommandation de produit dans Yusp (source)

3. Vidéos et réseaux sociaux

Les entreprises peuvent interagir personnellement avec leurs clients sur les réseaux sociaux plus que partout ailleurs. En établissant une présence forte sur ces plateformes, votre PME pourra bâtir une communauté, se connecter avec des utilisateurs, gagner leur confiance et les fidéliser.

Lorsque votre PME interagit avec des clients sur Facebook et sur Twitter, souvenez-vous que les enjeux peuvent être élevés. En effet, les consommateurs ont envie de sentir qu’ils exercent un certain contrôle sur ce qu’ils voient et vivent sur les réseaux sociaux.

C’est ce qui rend la personnalisation incontournable. Une bonne stratégie de social media marketing s’appuie sur des outils d’écoute des réseaux sociaux et sur l’analyse des interactions de votre entreprise sur ces plateformes.

Grâce à des fonctionnalités comme le suivi des conversations et le ciblage client, vous pouvez personnaliser ce que voient vos abonnés et quand ils reçoivent des informations à votre sujet. Le pixel Facebook, par exemple, offre de belles possibilités de tracking et de reporting ; cet article sur le blog de l’entreprise décrit en détail l’outil.

À partir des profils sociaux de votre animalerie, vous pouvez surveiller les mentions et établir une stratégie basée sur les récompenses en fonction de l’engagement social.

Tableau des rapports de performance par canal sur Falcon.io
Rapport de performance d’un canal dans Falcon.io (source)

Ce qui se profile

Le rapport Cool Vendors in Personalization 2018 de Gartner a mis à l’honneur Storybulbs, une plateforme de création de vidéos personnalisées que vous pouvez intégrer à vos campagnes marketing. Le rapport indique que Storybulbs excelle dans “l’exploitation des services en cloud basés sur l’IA pour générer automatiquement du texte, des images et des commentaires audio personnalisés, ce qui permet de publier à grande échelle des vidéos personnalisées qui font mouche.”

Gartner apprécie aussi son “accès à l’éditeur DIY et ses fonctionnalités de synthèse vocale”, qui en font “une véritable plateforme de personnalisation vidéo en self-service pour les marketeurs”.

Effectuez une veille. Gardez l’œil sur des technologies et logiciels de ce type dans les mois et les années qui viennent, car l’intégration du machine learning et de l’IA dans les campagnes marketing sur les réseaux sociaux et en vidéo va progressivement se démocratiser.

4. Ciblage basé sur la localisation

Selon l’étude State of Inbound 2018 de HubSpot, “72 % des consommateurs qui ont fait une recherche locale se sont rendus dans un magasin situé à moins de 10 km de là”. Ceci représente pour les chefs de petites entreprises une belle opportunité de créer des campagnes de sensibilisation personnalisées.

Sur les réseaux sociaux, le ciblage local permet à votre PME de consacrer prioritairement son budget publicitaire limité à des utilisateurs géographiquement proches. Ces publicités localisées sont conçues pour être plus économiques que les annonces sur les canaux traditionnels tout en assurant un ciblage plus précis et une meilleure portée.

Le marketing basé sur la localisation peut se limiter à une personnalisation des publicités Facebook en fonction de la position géographique de l’utilisateur à la connexion. Si vous avez trois boutiques, adaptez vos annonces de manière à vous assurer que la publicité que voit votre client inclue l’adresse, le numéro de téléphone et les heures d’ouverture de votre établissement le plus proche.

Tableau de monitoring des réseaux sociaux pour marketing one-to-one sur Agency Analytics
Tableau de bord de monitoring des réseaux sociaux dans AgencyAnalytics (source)

Jouez l’atout marketing one to one

Votre PME dispose de temps et de ressources limités. Vous avez donc parfois l’impression de risquer gros quand vous voulez tester de nouveaux outils et de nouvelles stratégies.

Grâce à ces quatre exemples concrets de marketing one to one, vous pouvez maintenant décider en toute connaissance de cause comment construire votre stratégie de marketing personnalisé. Que vous appliquiez toutes ces méthodes ou que vous fassiez votre propre sélection, taillez votre stratégie marketing one to one sur-mesure pour qu’elle corresponde aux besoins de votre PME.

Vous avez besoin d’un logiciel de marketing automation ? Consultez la liste des meilleures solutions de marketing automation établie par Capterra.

 

La méthode GTD en pratique : vers l’ultime application ?

Header vers l'ultime application GTD

Header vers l'ultime application GTD

Depuis quarante ans, une méthode d’organisation personnelle est devenue le standard, d’abord dans les grands groupes nord-américains, puis ensuite dans les quatre coins du monde, aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers.

Il s’agit de la méthode Getting Things Done (GTD), mise au point par David Allen et ses équipes, et popularisée au travers de son livre S’organiser pour réussir : l’art de la productivité sans stress.

La méthode GTD en pratique

Cette méthode de productivité personnelle, qui redéfinit aussi bien l’approche de la vie que du travail, est basée sur cinq étapes claires qui viennent mettre de l’ordre dans le chaos.

  1. La capture : collecter ce qui retient votre attention. Il s’agit de rédiger, enregistrer ou rassembler tout ce qui retient l’attention dans une boîte de réception.
  2. La clarification : traiter cette information. Peut-elle donner lieu à une action ? Si c’est le cas, il faut décider de la prochaine action et du prochain projet (si plus d’une action est nécessaire). Si ce n’est pas le cas, s’agit-il de quelque chose à jeter, à classer ou à mettre en attente ?
  3. L’organisation : mettre chaque chose à sa place. Il s’agit de placer les rappels de ces éléments aux endroits appropriés.
  4. La revue : examiner fréquemment. Mettre à jour et réviser tout le contenu pertinent du système pour en reprendre le contrôle et retrouver sa concentration.
  5. L’engagement : faire, tout simplement. Il s’agit d’utiliser son système en confiance pour prendre des décisions d’action avec intuition et clarté.

Pour être créatif, stratégique, ou tout simplement présent et attentif, nous n’avons pas besoin de davantage de temps. Nous avons besoin d’espace. C’est ce que la méthode GTD nous apprend.

GTD Summit 2019 : le congrès mondial dédié à la productivité

Au mois de juin dernier, j’ai eu la chance de participer au Sommet mondial de la productivité et de l’efficacité (GTD Summit 2019), organisé par David Allen, qui s’est tenu à Amsterdam.

Parmi les intervenants, il y avait du beau monde : Daniel Pink (ex porte-parole du vice-président Al Gore), David Covey (fils de Stephen Covey et auteur des Sept habitudes des gens efficaces), Charles Duhigg (Le pouvoir des habitudes), Marshall Goldsmith (#1 Executive coach, auteur à succès dans le domaine du leadership) ou encore l’astronaute Cady Coleman pour n’en nommer que quelques-uns.

La grande idée que l’on peut tirer de cette conférence, qui est revenue en permanence lors des différentes interventions de ces deux jours, est certainement :

“la valeur d’un espace mental clair”

Disposer d’un espace clair est extrêmement important car c’est un énorme facteur de productivité, de créativité et de liberté personnelle.

Lorsque je suis rentré chez moi, certes mes boîtes de réception s’étaient à nouveau remplies, mais je n’étais pas pour autant en proie au stress. Avec des habitudes éprouvées, on peut rester confiant dans sa capacité à revenir à des boîtes de réceptions vides avant les prochaines échéances.

Quel soulagement de pouvoir garder toutes ces préoccupations hors de son esprit tout en ne perdant rien car tout est parfaitement défini ; d’avoir ainsi un espace mental libre et pouvoir se concentrer sur la tâche à effectuer (sur ce que je choisis de faire), sans être obligé de faire face à une augmentation de son niveau de stress.

Expérimenter le fait d’avoir son espace mental clair est à la fois tellement libérateur et énergisant ! C’est incroyable ce qu’on peut accomplir quand notre cerveau n’a plus besoin de nous harceler à propos de mille et une choses.

Il ne s’agit pas de faire (ou d’essayer de faire) plus, tel le hamster dans sa roue, mais il s’agit de faire les bonnes choses au bon moment avec moins d’efforts.

La méthode GTD permet de se ménager des espaces clairs afin de parvenir à un meilleur travail créatif et productif. Elle permet de calmer le bruit (mental, numérique et physique) afin de pouvoir vraiment se concentrer.

Bien sûr, cela ne veut pas dire qu’on a nos boîtes de réception vides tout le temps et l’esprit clair en permanence mais cela signifie que, lorsque la vie devient désordonnée et que le chaos surgit (comme cela arrive si souvent), on sait comment revenir rapidement à la normale.

Les applications GTD disponibles sur le marché

Il existe aujourd’hui plusieurs centaines d’applications électroniques qui se réclament de la méthode GTD. Mais qu’en est-il réellement ?

Parmi la myriade d’articles sur le sujet, on peut citer entre autres Getting Things Done : 5 outils pour appliquer la méthode GTD ou bien Getting Things Done®: The 10 Best Apps for GTD® (en anglais).

Nirvana

Un des éditeurs de logiciels présents au GTD Summit du mois de juin dernier à Amsterdam était Nirvana, qui investit des efforts conséquents pour rapprocher le plus possible son application éponyme du standard GTD.

La méthode GTD en pratique avec l'application Nirvana
Interface du logiciel Nirvana, qui met la méthode GTD en pratique

Il s’agit d’un outil dont l’interface est simple et facile à comprendre. Les développeurs ont fait le choix de ne pas courir après l’ajout de détails et ils ne publient une nouvelle version que lorsque les changements sont majeurs et complètement testés.

Pour configurer complètement Nirvana à la manière GTD, il existe un guide d’installation très bien fait qui, de l’avis même des utilisateurs, “évite d’aboutir à une configuration trop compliquée”.

Nirvana est un outil à la fois élégant et rapide, qui dispose de belles applications tant sur le Web que sur Android et iPhone. La synchronisation ne pose aucun problème et est quasi immédiate dès la saisie.

Avec Nirvana, vos listes contextuelles ont l’avantage, par rapport à d’autres outils, d’être prédéfinies (En_Attente, Un_Jour_Peut-Être, etc.). Et la façon dont la liste En_Attente opère donne réellement le sentiment d’avoir procédé à une délégation de la tâche en question.

Les utilisateurs apprécient en général Nirvana parce qu’il fait naturellement le lien entre un projet et sa première action.

Autre gros atout de Nirvana : avoir inséré dès le départ les notions de zone d’attention, ce qui permet de différencier ses sphères professionnelle et privée.

Parmi les limites actuelles de Nirvana, on peut citer le fait qu’on ne puisse pas attacher des pièces jointes. Cela étant, il est possible de créer un lien vers des fichiers, ce qui nous permet de contourner le problème.

Autre limite mineure : le transfert d’e-mail ne se fait pour l’instant qu’en texte simple et non en format HTML.

Il n’y a pas non plus d’intégration avec le calendrier. Mais il est facile de faire appel à Nirvana pour toutes ses premières actions dans des listes de contexte et, pour tout ce qui possède une date, on peut faire appel à son calendrier favori.

Pour ceux qui souhaitent un outil aux caractéristiques similaires où les mises à jour sont plus fréquentes, on peut se reporter par exemple à Nozbe ou Todoist (pour ce dernier, il existe un guide d’installation GTD spécifique).

Si on souhaite utiliser un outil personnel tout en intégrant potentiellement des problématiques d’équipes, on peut se tourner vers Asana et son guide d’installation.

En général, Nirvana et Todoist se partagent le podium. Nirvana est excellent pour s’organiser car pensé d’emblée pour la méthode GTD. Certains toutefois lui reprochent de demander un peu plus d’efforts pour ajouter des tâches et de ne pas être aussi rapide pour les enlever, là où les filtres Todoist sont particulièrement efficaces.

Nozbe offre peut-être davantage de caractéristiques mais Nirvana est sans doute une implémentation plus fidèle de la méthode GTD.

Notons que pour chacun de ces outils, il y a la possibilité de saisir à la volée des informations par e-mail pour qu’elles soient directement intégrées dans votre système.

eProductivity

Toutefois, à ce jour, il n’existe qu’une seule application ayant été certifiée “GTD® Enabled” par David Allen. Il s’agit de l’outil eProductivity de la suite IBM Lotus Notes.

“Ce label “GTD Enabled” assure que cet outil respecte scrupuleusement les principes fondamentaux de la méthodologie GTD et signifie qu’après plusieurs années de développement et plus d’une année de tests approfondis par les équipes de David Allen, eProductivity a été reconnue comme contribuant significativement à davantage de productivité en utilisation quotidienne.

Cette application a été conçue dès le départ dans ce sens et reste aujourd’hui une des meilleures solutions GTD.  À l’époque, IBM Software avait pris le temps de comprendre la méthodologie Getting Things Done avant de commencer à développer l’application.

Pour gérer leurs listes d’actions, David Allen et ses équipes utilisent toujours une version de l’application Lotus Notes qui présente des fonctionnalités et des capacités remarquables. Bien sûr il est possible de faire le lien entre un projet et sa première action. Mais l’outil a également offert avant l’heure des fonctionnalités qui relèvent de l’IA, notamment celle du traitement du langage naturel.

Dès les premières versions, il était par exemple possible d’écrire ou de dire “appeler Émilie Dupont mercredi à 2 heures” et un rappel était inscrit dans le calendrier, le mercredi à 14 h, en incluant le numéro de téléphone d’Émilie si celle-ci figurait dans la liste des contacts.

La phrase “e-mail Émilie concernant le devis de ravalement de façade d’ici demain” donne lieu à l’ajout d’une action dans la liste À l’Ordinateur avec une date limite pour le lendemain.

Cela étant, cette application présente au moins deux défauts majeurs. D’une part, elle commence à dater (elle a plus de 10 ans) et d’autre part elle est limitée à la plateforme Lotus Notes qui n’est guère utilisée de nos jours.

Les plans de l’application ultime

Je suis revenu du GTD Summit avec tous les plans de l’application ultime GTD et souhaite les partager avec vous.

En effet, à la fin du congrès nous avons assisté à un scoop. Ce jour-là, David Allen a mis dans le domaine public 19 pages présentant tous les écrans, dessinés de sa main en 1994, qui montrent ce que pourrait être l’application ultime GTD.

Vous pouvez trouver la vidéo de l’intervention de David Allen ainsi que le PDF de ses croquis sur le site de GTD France.

Depuis qu’il les a dessinés, ses équipes se sont lancées dans deux tentatives sérieuses pour produire un tel outil logiciel (ou du moins ce qui s’en rapproche le plus).

Après d’énormes travaux de recherche tant au niveau technologique que de l’analyse du marché, ces deux tentatives de réalisation (une au milieu des années 1990 et la dernière au milieu des années 2010) ont abouti à la conclusion que les choses n’étaient pas encore suffisamment mûres.

Bien que les partenaires choisis chez ces éditeurs de logiciel étaient les meilleurs et les plus brillants qu’on puisse réunir pour explorer ce marché, la technologie nécessaire à la mise en œuvre de certaines pratiques simples de GTD et le manque de sensibilisation du marché à l’égard d’un tel outil ont mis un frein à ces deux initiatives.

David Allen a donc fait (et tenu) la promesse de rendre ses ébauches d’écrans “open source” dans l’espoir que des personnes ou des entreprises leur donnent vie.

Celui qui a le plus travaillé sur une possible application numérique fidèle à ces schémas est Eric Mack, le directeur technique de David Allen. Il a en effet été le plus proche de donner quelque chose qui intègre certaines des meilleures pratiques.

C’est lui qui a conçu pendant six années avec David (2002-2008) l’application eProductivity.

Eric connaît tous les détails des diverses tentatives de réalisation, ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, pour tenter de produire cette application logicielle.

Mais inutile d’attendre que cette application ultime soit opérationnelle pour se mettre à la méthode GTD et commencer à être davantage performant dans son organisation personnelle et son efficacité : un simple crayon et du papier suffisent… La dernière application sur smartphone qui vous permet de gérer des listes fonctionne aussi très bien.


À propos de l’auteur

Photo de Jean Luc Koning

Jean-Luc Koning a découvert GTD au début des années 2000 et a commencé à mettre la méthode en application alors qu’il occupait les fonctions de vice-président d’un grand groupe d’écoles d’ingénieurs. Depuis, il est l’un des deux Français à avoir été formé directement par David Allen et intervient comme formateur et coach certifié au sein du cabinet In Excelsis.

 

Les quatre fonctionnalités essentielles des outils d’emailing selon les avis utilisateurs

Header - Les fonctionnalités essentielles des outils email marketing

Header - Les fonctionnalités essentielles des outils email marketing

Il n’est pas toujours évident de choisir un outil d’emailing adapté à son entreprise. Les options, les tarifications, les fonctionnalités et les opinions sur les logiciels semblent infinies. Par où commencer ?

Les avis utilisateurs sont un bon point d’entrée dans la matière. Comme vous le savez probablement (si c’est une découverte, accrochez votre ceinture), Capterra rassemble plus d’un million d’avis utilisateurs authentiques au sujet de plus de 700 catégories de logiciels.

Ils peuvent vous aider à faire le bon choix puisqu’ils contiennent des informations détaillées sur les atouts, les points faibles et les fonctionnalités d’un éventail de solutions.

Dans cet article, nous nous centrerons sur ce que vos homologues pensent des logiciels d’emailing qu’ils emploient dans leurs entreprises.

Nous avons rassemblé des avis utilisateurs publiés sur Capterra entre janvier 2018 et janvier 2019. (Pour en savoir plus sur la méthodologie suivie, cliquez ici.)

Voici les quatre fonctionnalités le plus souvent mentionnées dans les 2 900 avis utilisateurs recueillis ! 

Les quatre fonctionnalités essentielles des outils demailing

1. Modèles

Interface de gestions des modèles dans l'outil d'emailing iContact
Fonctionnalité de gestion des modèles dans iContact (source)

Que sont les modèles, ou templates ?

Les modèles sont des e-mails types spécialement conçus pour les campagnes marketing qui donnent à votre équipe une base de travail pour créer des e-mails stratégiques.

Ce que les utilisateurs en disent

Les utilisateurs mentionnent les modèles à 369 reprises dans leurs avis. Sur ces mentions, 258 sont positives.

En général, les clients apprécient la variété des modèles inclus dans les logiciels.

Sans surprise, c’est la fonctionnalité des outils d’emailing qui apparaît le plus souvent dans les avis utilisateurs : un logiciel d’emailing doit permettre à votre équipe marketing de créer des campagnes uniques et efficaces d’e-mail marketing. Les modèles peuvent l’aider à produire rapidement des campagnes professionnelles et cohérentes.

1 avis négatif sur 4 mentionnant les modèles critiquait le manque de possibilités de personnalisation du logiciel.

Les 111 avis négatifs mentionnant les modèles fournissent aussi des informations intéressantes : un avis négatif sur quatre cite le manque d’options de personnalisation.

Étant donné la nette majorité d’avis positifs dans lesquels les modèles sont évoqués, les templates méritent bien la première place dans notre liste de fonctionnalités à considérer lors de la sélection d’un outil d’emailing.

2. Analyse de données (analytics)

Interface d'analyse et de reporting dans l'outil emailing Sendgrid
Fonctionnalités d’analyse et de reporting dans SendGrid (source)

Qu’est-ce que l’analyse des données ?

Lanalyse des données vous permet de surveiller et de rassembler des informations sur les performances et la productivité de différentes campagnes de-mail marketing.

Grâce à de bonnes fonctionnalités d’analytics, vous pouvez visualiser des statistiques importantes telles que les taux d’ouverture et de clic, qui peuvent vous aider à prendre des décisions sur vos campagnes et votre budget marketing.

Ce que les utilisateurs en disent

D’après les avis utilisateurs, Google Analytics semble être la fonctionnalité d’analyse la plus plébiscitée et la plus répandue. Lorsque vous choisirez votre logiciel d’e-mail marketing, rappelez-vous que vos collègues ont opté pour des outils qui contiennent leurs propres analytics, mais qui intègrent aussi ceux de Google Analytics.

20 % des avis qui se référaient aux capacités d’analyse mentionnaient la compatibilité du logiciel avec Google Analytics.

Les utilisateurs mentionnent aussi fréquemment la segmentation, une option appréciée pour l’analyse de données attachés à l’e-mail marketing. Le mot “segmentation” apparaît plus de 80 fois dans les avis concernant des outils d’emailing publiés en 2018.

En utilisant des fonctionnalités analytiques pour segmenter les données de vos clients, vous pourrez aider vos équipes de marketing et de vente à construire des personas basés sur ces informations et en savoir plus sur le marché cible de votre PME.

3. Mobile

Interface des fonctionnalités mobiles sur Firedrum Email Marketing
Interface d’optimisation mobile dans Firedrum (source)

Que sont les fonctionnalités mobiles ?

Les fonctionnalités mobiles permettent de configurer spécifiquement pour une expérience mobile des modèles de-mail, des pages et des contenus.

Les clients interagissent de plus en plus souvent avec les vendeurs et les éditeurs par l’intermédiaire de leurs appareils mobiles. Cette année, Hubspot a révélé que plus de 51 % des utilisateurs de smartphones ont découvert une nouvelle entreprise ou un nouveau produit grâce à une recherche sur leur smartphone et que 48 % des consommateurs font d’abord des recherches sur mobile via un moteur de recherche.

Ce que les utilisateurs en disent

Conformément à la tendance dans le secteur du marketing, les utilisateurs ayant publié un avis sur Capterra préfèrent pouvoir créer des e-mails personnalisés sur ordinateur et sur mobile.

Actuellement, ils semblent moins satisfaits par les options offertes par les logiciels évalués.

Sur les 94 avis mentionnant une compatibilité mobile, la moitié des utilisateurs expriment leur mécontentement par rapport aux fonctionnalités actuelles de leurs outils. Certains regrettent l’absence de capacités mobiles tandis que d’autres soulignent le manque de personnalisation ou de compatibilité avec les systèmes d’exploitation mobiles classiques.

50 % des avis qui abordent les fonctionnalités mobiles sont négatives.

Lorsque vous choisirez votre outil d’emailing, pensez à ces critiques. Demandez notamment une démonstration des fonctionnalités d’optimisation mobiles avant d’acheter un logiciel d’e-mail marketing.

4. Landing pages

Fonctionnalités de landing page d'emfluence email marketing
Fonctionnalité de landing page d’Emfluence (source)

Que sont les fonctionnalités de création de landing page ?

Les fonctionnalités de création de landing page permettent de concevoir et de mettre en ligne des landing pages en se basant sur des modèles ou des options personnalisées.

Un outil d’emailing équipé de fonctionnalités de création de landing page (la page de votre site destinée à capturer des leads) vous aide à concevoir et personnaliser des pages web indépendantes associées à des campagnes marketing ou promotionnelles spécifiques.

Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez construire une page web qui s’adapte à de nombreux types d’appareils et personnaliser très facilement les images, le texte et la disposition.

Un logiciel d’emailing comprenant des fonctionnalités de création de landing page permet aussi souvent aux utilisateurs de faire du testing A/B pour évaluer le succès de différents types de landing pages, ce qui aide votre équipe marketing (et votre équipe ventes) à déterminer quel format de landing page attirera le plus de leads.

Ce que les utilisateurs en disent

Un quart des avis (positifs et négatifs) mentionnant des landing pages indiquent un intérêt pour les options de personnalisation.

Les avis positifs mentionnent généralement la possibilité de surveiller les taux de clic et autres KPI, ce qui permet aux équipes marketing de mieux déterminer le RSI de chaque campagne d’e-mail marketing.

25 % des avis mentionnant les landing pages exprimaient spécialement de l’intérêt pour les possibilités de personnalisation.

Si votre PME n’a pas encore de landing page ou si vous ne monitorez pas encore sa capacité à convertir des leads, optez pour un outil d’emailing qui présente une fonctionnalité de personnalisation des landing pages.

Vous voulez en savoir plus sur les différents outils d’emailing ? Découvrez ce que vos homologues pensent des logiciels qu’ils emploient grâce aux dizaines de milliers d’avis utilisateurs publiés sur Capterra au sujet de logiciels d’e-mail marketing, de CRM, de lead management et autres.

Méthode

Ces informations sont tirées des avis publiés sur Capterra par des utilisateurs américains à propos de l’ensemble des outils d’emailing entre le 1er janvier 2018 et le 1er janvier 2019. Ces utilisateurs devaient exploiter le logiciel en question depuis 12 mois au plus, à raison d’au moins une fois par semaine.

Attention : les informations contenues dans cet article proviennent de sources considérées comme fiables. Les applications présentées illustrent certaines fonctionnalités dans un contexte précis. Leur sélection n’indique en aucun cas une marque d’adhésion ou une recommandation.

Vous avez besoin d’un logiciel de marketing automation ? Consultez la liste des meilleures solutions de marketing automation établie par Capterra.

Écoute client : comment gérer des avis consommateur contradictoires

Header - L'écoute client, comment bien gérer vos avis clients contradictoires

Header - écoute client, comment bien gérer vos avis clients contradictoires

“Commandant, maelstrom à bâbord !”
“Commandant, monstre à tribord !”

Si cette situation vous semble familière, vous êtes soit le commandant d’un navire de la Grèce antique, soit le chef d’une PME aux prises avec les retours clients. Dans les deux cas, vous avez probablement du mal à en croire vos oreilles.

Comment gérer cette situation ?

Que faire lorsque vous recevez des avis consommateur contradictoires mais d’importance égale ? Comment choisir entre Charybde et Scylla ?

Trêve de légendes et de métaphores, il est temps d’aborder le sujet qui nous occupe ici : les informations divergentes provenant des retours clients.

En cas davis contradictoires, qui croire ?

Lorsque vos utilisateurs vous communiquent des avis contradictoires, vous devez tous les croire.

En effet, ce n’est pas parce que deux avis sont complètement opposés que leurs auteurs ne peuvent pas tous les deux avoir raison.

Dans la légende grecque évoquée plus haut, les marins des deux bords décrivent fidèlement la situation d’après leur position sur le bateau.

Comme le commandant du navire, vous devez accepter que les expériences de vos clients constituent des réalités multiples et vous garder de prendre parti.

Lorsque vous analysez des avis consommateur contradictoires, il peut malheureusement être difficile d’exploiter l’information fournie et encore plus difficile d’en tirer parti pour le client nurturing.

Pour éviter de vous aliéner vos utilisateurs, vous devez saisir plus précisément les causes premières des divergences d’expériences client.

En essayant de mieux comprendre ce qui se cache derrière les avis consommateur, vous serez mieux à même de distinguer les symptômes des problèmes profonds et vous pourrez renforcer vos relations avec vos utilisateurs.

Retracer les causes des expériences utilisateur en quatre étapes

Avant d’aller plus loin dans l’effort de compréhension de vos clients, vous devez examiner ce qu’ils vous disent vraiment lorsqu’ils vous communiquent leur avis (c’est ainsi que vous pourrez ouvrir le dialogue).

Étape 1 : repérez les différences principales entre les avis

Considérez les deux situations ci-dessous :

Scénario 1
Client A : Le produit était très intuitif
Client B : Le produit était bien trop difficile à utiliser correctement
Scénario 2
Client A : Le produit était difficile à utiliser
Client B : Le produit était trop simple et ne contenait pas suffisamment de fonctionnalités

Dans les deux scénarios, on repère un profond désaccord entre les utilisateurs.

Le premier cas de figure peut sembler préférable à l’autre (après tout, il inclut un retour positif sur votre produit), mais dans les deux situations, vous devez rectifier le tir (et, comme mentionné plus haut, tous les avis consommateur peuvent révéler une facette différente de la réalité).

Étape 2 : intéressez-vous à l’identité du rédacteur de l’avis

Si vous n’avez pas encore lu notre article consacré à l’importance du recueil d’avis consommateur, il est temps de le consulter.

C’est fait ? Parfait.

Vous avez compris toute l’importance de la collecte de données démographiques au cours du processus d’écoute client. Ces informations vous permettent de mieux comprendre ce qui différencie les clients qui proposent des avis divergents.

Mais comment analyser ces informations dans le détail ? Pour commencer, vous pouvez utiliser un logiciel d’intelligence artificielle (IA) afin d’organiser et analyser les données client dont vous disposez.

En fait, 42 % des répondants d’une enquête Gartner de 2018 (résultats en anglais disponibles pour les clients Gartner) affirment utiliser l’IA pour segmenter leur clientèle, tandis que 45 % y recourent pour analyser les avis consommateur.

L’IA n’est pas le seul outil existant, puisque vous pouvez aussi vous servir d’un logiciel de CRM ou analyser manuellement vos données, mais il reste le plus indiqué dans ce cas de figure.

Une fois que vous avez toutes les informations en mains, place à l’introspection. Demandez-vous qui est votre acheteur idéal, puis déterminez quel utilisateur est le plus proche de votre cible.

Retenez cette information, vous en aurez besoin plus tard.

Étape 3 : déterminez s’il s’agit d’un cas isolé ou d’une tendance

Quel que soit le scénario dans lequel vous vous trouvez, épluchez la moindre information récoltée pendant votre processus d’écoute client.

Comptez le nombre d’utilisateurs ayant des avis similaires.

Ce n’est pas parce qu’une seule personne défend un point de vue qu’il n’a aucune valeur. Même si 100 personnes adoptent la position inverse, ce consommateur peut très bien avoir vécu une expérience pertinente.

Considérez cette situation un peu paradoxale comme une occasion d’envisager différemment le problème.

Si 99 personnes apprécient un aspect de votre produit et qu’une autre ne l’aime pas, vous allez devoir gérer la situation d’une manière particulière. L’approche ne sera pas la même si 50 personnes aiment une caractéristique que 50 autres détestent.

Dans un cas, vous avez affaire à une tendance directement liée à votre produit ; dans l’autre il s’agit d’un événement spécifique attaché à l’expérience client. Les deux méritent votre attention, mais impliquent des stratégies différentes.

Étape 4 : entretenez le dialogue et l’écoute client

Vous devriez assurer un suivi auprès des utilisateurs qui laissent leur avis, positif comme négatif.

Vous pourrez ainsi mieux comprendre leur raisonnement et la manière dont ils s’attendent à ce que vous résolviez les problèmes qu’ils soulèvent.

Quel est le meilleur moment pour engager la discussion ? Selon un récent sondage de Gartner (en anglais), mieux vaut attendre deux ou trois mois après la rédaction de l’avis.

Après ce laps de temps, l’utilisateur a généralement oublié les détails susceptibles de l’empêcher de bien comprendre son expérience. Seuls les points essentiels lui restent en mémoire, ce qui permet au client de décrire plus finement son parcours émotionnel et logistique.

Cette conversation plus poussée (qui doit prendre la forme d’un dialogue réel plutôt que d’une simple enquête) vous aidera à gratter le vernis et à saisir plus globalement les raisons pour lesquelles tel consommateur a laissé tel avis.

Grâce à ces informations, vous pourrez décrypter les raisons pour lesquelles le Client A et le Client B ont publié des avis complètement différents.

Prenez les mesures nécessaires au terme du processus d’écoute client

Que faire de toutes les informations que vous détenez ?

Les données que vous avez rassemblées seront cruciales pour progresser en procédant aux ajustements nécessaires.

La première étape consiste à déterminer si les avis consommateur révèlent une tendance ou représentent des cas isolés.

  • Si c’est une tendance, préparez-vous à opérer des changements majeurs.
  • Si vous êtes face à un cas isolé ou peu fréquent, centrez-vous sur lexpérience personnelle de vos utilisateurs.

Quelle que soit la direction que vous prenez, vous allez devoir modifier votre produit ou vos processus.

Pour les cas isolés, concentrez-vous sur les réponses que vous pouvez apporter aux préoccupations personnelles de vos clients, qu’elles concernent le processus d’intégration ou la convivialité de votre outil. Pour apporter des solutions adéquates, pensez à vous référer à votre programme de fidélité.

Si vous avez affaire à une tendance, la démarche est un peu plus complexe.

Revenons aux scénarios présentés plus haut. En examinant chacun d’eux, vous pourrez mieux comprendre la méthode globale à adopter pour gérer des avis divergents.

Scénario 1

Si le Client A ressemble à votre utilisateur idéal, félicitations ! Vous avez manifestement bien appréhendé votre cible démographique. Mais cela ne vous dispense pas de prendre en compte les problèmes soulevés par le Client B.

Si le Client B est plus proche de votre utilisateur idéal, essayez de comprendre ce qui pourrait lui avoir échappé mais que le Client A aurait compris ou pu percevoir.

Dans quel but le Client A a-t-il utilisé votre produit ? Son usage était-il différent de celui du Client B ? Quelles qualités du Client A sont absentes chez le Client B ?

Les conversations menées pendant le processus d’écoute client vous permettront de répondre à ces questions et vous aideront à comprendre plus finement l’expérience de chacun avec votre produit et votre entreprise. Si les problèmes rencontrés par le Client B tiennent à une expérience d’adoption négative, proposez-lui une démonstration plus détaillée et adaptée à son rythme.

Scénario 2

Si le Client A (qui trouve votre produit trop complexe) est votre utilisateur idéal, vous devriez prendre un peu de recul et réfléchir à l’usage que votre client idéal fait réellement de votre produit.

Vous avez peut-être créé un logiciel trop complet. Les outils spécialisés sont parfois inadaptés à un usage généralisé et vous auriez peut-être intérêt à concevoir une version allégée de votre produit.

Il est possible qu’un souci d’interface (UI) empêche vos utilisateurs de naviguer dans le programme. Pour le résoudre, vous pourriez rationaliser l’expérience utilisateur.

Dans ce cas, vous vous ferez une idée plus claire des prochaines étapes en communiquant avec l’ensemble de votre clientèle.

Si le Client B est votre utilisateur idéal, vous devez vous poser des questions comparables. À quoi lui sert votre logiciel ? Cet usage répond-il à ses attentes ?

Vous ne proposez peut-être pas les bonnes solutions aux difficultés qu’il rencontre ou vous offrez des fonctionnalités pertinentes qu’il ne peut pas trouver à cause des soucis d’UI. Encore une fois, ce n’est qu’en dialoguant avec le consommateur que vous pourrez formuler une stratégie de fidélisation et de succès client.

À retenir

Tout avis est porteur d’un message. Qu’un chœur de tragédie grecque vous annonce à l’unisson une nouvelle tendance ou qu’un Tirésias esseulé vous avertisse d’un prochain changement de cap, la voix du client doit toujours vous servir de boussole.

En entamant directement le dialogue avec l’utilisateur, vous découvrirez l’importance d’écouter et de comprendre qui il est, son parcours et les ajustements nécessaires pour atteindre les résultats visés.

Méthode

Les résultats présentés dans cet article sont tirés d’un sondage Gartner consacré à l’adoption et aux intentions d’investissement dans l’IA dans le secteur du commerce digital. Cette enquête visait à comprendre la valeur et l’influence de l’IA dans le commerce digital ainsi que les difficultés qu’elle implique. La première phase a été menée en ligne entre le 4 juin et le 17 juillet 2018 auprès de 307 répondants d’Amérique du Nord, d’Amérique latine, d’Europe occidentale et d’Asie-Pacifique.

Les organisations répondant aux critères appartenaient à différents secteurs, dont les soins de santé. Elles devaient avoir une première expérience de la technologie dans le domaine du commerce digital via une “plateforme de vente sur-mesure” ou une “solution logicielle classique” et avoir généré des revenus (> 0,00 $) grâce à leurs canaux digitaux au cours de l’année fiscale 2017. Ces entreprises devaient aussi utiliser ou piloter une IA dans le cadre de leurs activités de commerce digital au moment du sondage. L’échantillon comprend des structures implantées aux États-Unis et au Canada (n = 86), au Brésil (n = 35), en France (n = 30), en Allemagne (n = 31), au Royaume-Uni (n = 30), en Australie et en Nouvelle-Zélande (n = 30), en Inde (n = 33) et en Chine (n = 32).

Tous les répondants ont été sélectionnés pour leur implication dans les décisions stratégiques concernant le commerce digital au sein de leur organisation.

Des quotas ont été appliqués aux pays, aux secteurs et aux revenus générés par des canaux digitaux pour l’année fiscale 2017.

Intelligence artificielle : l’IA est une combinaison de technologies avancées capable d’adapter son comportement sans avoir été explicitement programmée pour le faire en fonction des données qu’elle a récoltées, de l’analyse de leur utilisation et d’autres facteurs. Le machine learning est une catégorie technologique clé pour l’IA. Elle s’appuie sur diverses techniques, dont la régression linéaire, les arbres décisionnels, les réseaux bayésiens et les réseaux d’apprentissage profond.

L’étude a été mise sur pied par des analystes Gartner et par l’équipe de recherche principale en charge des technologies et des expériences commerciales.

Attention : les résultats ne constituent pas des conclusions “générales” applicables à l’ensemble du marché ; ils donnent un aperçu global des sentiments des répondants et des entreprises inclus dans l’étude.

Vous avez besoin d’un logiciel d’expérience client ? Consultez la liste des meilleures solutions d’expérience client établie par Capterra.