Kundenzufriedenheit messen: Mit diesen 3 KPIs verbesserst du Service und Umsatz

Kundenzufriedenheit messen

Heutzutage kann man Help-Desk-Software mithilfe von mehr und detaillierteren Key Performance Indicators (KPIs) auswerten als je zuvor. Aber wie behält man dabei den Überblick und ist es überhaupt sinnvoll, so viele Daten zu verfolgen? Hierbei sollte man beachten, was bzw. wer für einen guten Umsatz verantwortlich ist – und das sind in erster Linie natürlich die Kunden.

Es liegt daher im Interesse eines Unternehmens herauszufinden, wie der richtige KPI Kundenservice und damit auch Kundenloyalität fördert und wie sich am besten die Kundenzufriedenheit messen lässt. Wer hätte nicht gerne den einen oder anderen Markenbotschafter in seinem Kundenstamm?

Kundenzufriedenheit messen

Die granulierte Berichterstattung der KPIs hat Vor- und Nachteile. Der Kundendienst verfügt nun zwar über mehr Optionen, auf die er sich konzentrieren und stützen kann, jedoch werden Entscheidungen so meist erschwert. Verfolgt man die falschen Metriken, verschwendet man Zeit und optimiert Bereiche, die nicht zum höchsten ROI führen.

Mit den richtigen Customer-Service-KPIs weiß man jedoch, welche Aspekte schnell verbessert werden müssen, um gezielt Änderungen im Unternehmen herbeizuführen.

Mit diesen 3 KPIs die Kundenzufriedenheit messen

In diesem Artikel stellen wir drei KPIs für die Kundenzufriedenheitsanalyse vor und erläutern, warum man gerade diese unbedingt nachverfolgen sollte und wie.

Werfen wir zu Anfang einen Blick auf die durchschnittliche Lösungszeit.

1. Durchschnittliche Lösungszeit

Wie der Name schon sagt, gibt die durchschnittliche Lösungszeit Informationen über die Zeit, die Mitarbeiter*innen zur Lösung eines Problems benötigen. Warum ist diese Leistungskennzahl hilfreich? Kunden ziehen – wenig überraschend – eine schnelle Lösung einer langsamen vor. Schnelle Lösungen führen auch zu Einsparungen bei den Mitarbeiterkosten.

In Kombination mit anderen Statistiken ist die durchschnittliche Lösungszeit aber noch viel aussagekräftiger.

Vergleicht man beispielsweise diese Zeit mit der Verbleibsquote, stellt sich u. U. heraus, dass schnellere Lösungsansätze zu einem stärkeren Umsatz führen. Nehmen wir an, eine um 10 % reduzierte Lösungszeit führt zu einer 20 % höheren Verbleibsquote. Da eine bessere Verbleibsquote einen höheren Umsatz nach sich zieht, kann man so die Einstellung neuer Kundendienstmitarbeiter*innen rechtfertigen.

 Wie man den Customer-Service-KPI misst

Die meisten Help-Desk-Softwarelösungen verfügen über eine Funktion zum Erstellen von Berichten zur durchschnittlichen Lösungszeit, was sich in vielen der beliebtesten Top 20 Help-Desk-Software-Optionen zeigt. Hierbei sollte man jedoch genauer hinschauen. Bei einigen Anbietern ist diese Funktion nicht in allen Preisstufen enthalten, bei anderen muss man selbst programmieren können, um diesen Bericht zu erhalten.

Und auch die Detailgenauigkeit variiert. Einige Programme stellen die Lösungszeit für jeden Mitarbeiter dar, andere schlüsseln jedoch nur einen Durchschnittswert für das gesamte Team auf. Für aussagekräftige Informationen sollte man auf Software zurückgreifen, die die durchschnittliche Lösungszeit pro Mitarbeiter*in im Dashboard des Systems anzeigt.

2. Tickets geordnet nach Medium/Kanal/Quelle

Nicht alle Software ist gleich – und auch bei Help-Desk-Tickets gibt es große Unterschiede.

Zur Priorisierung eingehender Tickets ist der ROI das beste Merkmal. Oder anders ausgedrückt: Tickets, die am meisten Umsatz bringen, sollten zuerst gelöst werden. Diese Vorgehensweise erfordert möglicherweise ein Umdenken der Kundendienst-Mitarbeiter, die wahrscheinlich tendenziell zuerst einfache Probleme lösen und so eine gute durchschnittliche Lösungszeit erzielen.

Aber woher weiß man, welche Tickets am meisten Profit abwerfen? Die Gruppierung nach eingehendem Kanal ist eine Möglichkeit, dies herauszufinden. Anschließend betrachtet man die durchschnittliche Kundenbindung der Kunden, die sich für diesen Kanal entscheiden.

Auf diese Weise kann man feststellen, ob beispielsweise Ticket-Aussteller auf Twitter loyaler sind als Kunden, die ihre Anfrage per E-Mail senden.

 Wie man den Customer-Service-KPI misst

Nicht jede Help-Desk-Software verfügt über eine Funktion, über die sich der Kanal zur Kontaktaufnahme abfragen lässt. Bei einigen wird das Ticketvolumen nach Mitarbeiter*in und dem übermittelten Kanal aufgelistet, bei anderen wird der Kanal angezeigt, über den tendenziell die Tickets gesendet werden, deren Beantwortung am längsten dauert.

Auf der Suche nach Software sollte man daher Anbieter unbedingt danach fragen, welche Daten zu Ticket-Kanälen analysiert werden und wie die entsprechenden Berichte aussehen. „Ja, das geht“ sollte in diesem Fall keine akzeptable Antwort sein, denn dass grundsätzlich Berichte verfügbar sind, heißt noch lange nicht, dass sie sich auch ausreichend unkompliziert erstellen und lesen lassen. Am besten lässt man sich von den Anbietern konkret zeigen, wie der Zusammenhang zwischen Kontaktmedium und Kundenloyalität in der Software dargestellt wird.

3. Top-Mitarbeiter*innen

Herausragender Kundendienst ist nur mit exzellentem Personal möglich und die Top-Performer sollten ihrer Leistung entsprechend belohnt werden. Was aber macht einen Top-Performer aus? Listet man die Mitarbeiter*innen aufgrund ihrer Lösungszeit oder der Anzahl der gelösten Tickets, wenden sie sich wahrscheinlich den einfachen Anfragen zuerst zu.

Die Lösungszeit spielt natürlich eine Rolle, aber sie sollte nicht der wichtigste Maßstab für die Leistung sein. Warum? Forschungen haben gezeigt, dass Qualität wichtiger ist als Geschwindigkeit.

Eine Gallup Group-Umfrage hat beispielsweise ergeben, dass Kunden, die den Support als „höflich, engagiert und hilfsbereit“ beschrieben, 9-mal wahrscheinlicher wieder mit der Marke in Kontakt treten würden. Wurde der Kundendienst jedoch als „schnell“ empfunden, lag die Wahrscheinlichkeit nur 6-mal so hoch.

 Wie man den Customer-Service-KPI misst

Zuerst muss entschieden werden, nach welchen Kriterien exzellenter Kundenservice im Unternehmen definiert wird. Hierbei sollten idealerweise Aspekte wie Höflichkeit und Hilfsbereitschaft einfließen, die über eine Kundenzufriedenheitsanalyse ermittelt wurden.

Wie geht man bei so einer Analyse am besten vor? Es gibt verschiedene Messwerte wie die Kundenzufriedenheit (Customer Satisfaction, CSAT), den Kundenaufwand (Customer Effort Score, CES) und den Promotorenüberhang (Net Promoter Score, NPS). Kundenzufriedenheits-Software wurde genau anhand dieser Werte entworfen und auch in einigen Help-Desk-Softwarelösungen sind anpassbare KPIs enthalten.

Gute Auswertungen führen zu mehr Umsatz

Setzt man sich einen herausragenden Kundendienst zum Ziel, muss man wissen, welche Werte wie zu messen sind.

Und das ist bei der großen Auswahl an Customer Service-KPI gar nicht so einfach. Mit der durchschnittlichen Lösungszeit, nach Medium/Kanal/Quelle sortierten Tickets und anhand einer Kundenzufriedenheitsanalyse ermittelten Top-Mitarbeiter*innen hat man bereits drei KPIs in direkter Korrelation mit der Verbleibsquote und der Kundenzufriedenheit, beides Komponenten, die eng mit dem Umsatz verknüpft sind.

Du willst die Kundenzufriedenheit messen und benötigst Help-Desk-Software, die ohne große Programmierung und Auswertung von CSV-Dateien Bericht über diese Metriken erstattet? Im Capterra-Verzeichnis kannst du Software nach Funktionen filtern und Nutzerbewertungen zum Kundendienst, zur Anwendbarkeit und zur Berichterstellung lesen.

 

Der perfekte 90-Tage Onboarding-Prozess

Ein Onboarding Prozess

Nicht nur in Zeiten des Fachkräftemangels ist es ärgerlich, wenn Mitarbeiter noch in der Probezeit wieder gehen. Nicht nur hat man Zeit und Geld investiert, um die Leute zu finden und einzuarbeiten, es wird wieder Geld und wieder durchschnittlich 113 Tage kosten, die Stelle neu zu besetzen, von den Nerven aller Beteiligten ganz zu schweigen. Deshalb ist es so wichtig, einen sorgfältig erarbeiteten Onboarding-Prozess zu haben.

Denn eigentlich ist es ganz klar: Ist der Anfang in einem neuen Unternehmen langweilig, stressig oder bürokratisch überlastet, wird dein Wunschkandidat oder deine Lieblingsbewerberin es sich vielleicht doch noch einmal überlegen. Bleibt der Anfang als positiv in Erinnerung, am besten als eine nahtlose Fortsetzung einer guten Candidate Experience in der Bewerbungsphase, so bist du auf dem besten Weg zu einem neuen, engagierten Mitarbeiter bzw. einer ebensolchen Mitarbeiterin.

Ein Onboarding Prozess

Es empfiehlt sich also nicht nur für Konzerne, sondern auch für kleinere Unternehmen, hier nicht nur aus dem Bauch heraus vorzugehen, sondern einen sauberen Prozess aufzusetzen (und sich dann auch daran zu halten).

In den USA konnten kleine Unternehmen durch die Einführung eines sorgfältig geplanten Onboardings die Mitarbeiterabwanderung um bis zu 60 % senken.

Wenn du auf der Suche nach einer Handreichung bist, bist du hier richtig. Wir gehen der Reihe nach durch, was in den ersten 90 Tagen passieren sollte, die neue Mitarbeiter*innen in deinem Unternehmen verbringen, damit sie dir lange, zufrieden und fleißig erhalten bleiben. Als Bonus gibt es unten eine umfassende Liste mit allem, was es zu beachten gilt.

Eine Woche vor Antritt: Vorstellung und Papierkram

Warte mit dem Beginn deiner Bemühungen nicht bis zum offiziellen ersten Arbeitstag, du kannst schon vorher einiges tun, um den Erfolg sicherzustellen.

Denk zurück an das letzte Mal, als du eine neue Stelle angetreten hast: Eine neue, unbekannte Umgebung, neue, unbekannte Aufgaben, neue, unbekannte Kollegen und Kolleginnen. Das ist nervenaufreibend und anstrengend. Du hast es aber in der Hand, diesen ersten Tag weniger ermüdend zu gestalten.

Deshalb solltest du eine Woche vor Dienstantritt eine E-Mail an deinen Neuzugang verschicken. Darin enthalten:

  • Ein Willkommensgruß
  • Ein zeitlicher Abriss über die erste Woche
  • Der Hinweis, dass du jederzeit für Fragen zur Verfügung stehst

Mit ein wenig Unterstützung deinerseits werden deine Neuankömmlinge sich bei dir gut aufgehoben fühlen, was wiederum die perfekte Ausgangsbasis für eine erfolgreiche Zukunft im Unternehmen ist.

Du solltest außerdem einen Mentor oder eine Mentorin benennen, idealerweise jemanden, der seit einiger Zeit weiter oben, aber in einer ähnlichen Position bei dir arbeitet. Bestenfalls findet sich sogar die Zeit für eine kurze Vorstellung per E-Mail oder am Telefon. Ein Mentor ist nicht nur eine erste Bekanntschaft im Unternehmen und ein freundliches Gesicht am ersten Tag, Studien belegen die vielen Vorteile des Mentoring, das bei der Generation Z auch sehr gut ankommt.

Und wo du schon mal dabei bist, solltest du jetzt die letzten bürokratischen Hürden aus dem Weg schaffen. Füge deine Neuzugänge einer Onboarding-Software hinzu und sie können alle eventuell ausstehenden Informationen digital einreichen und die Anmeldung bei der Agentur für Arbeit, der Krankenkasse, der BG usw. vorbereiten, dann ist das aus dem Weg.

Screenshot von einem Onoarding Prozess bei namely

So sieht die Ausfüllmaske bei Namely aus (Quelle)

So ist der Versicherungsschutz für deine Neuen gleich vom ersten Tag an in trockenen Tüchern und ihr könnt euch gemeinsam dem wirklich Wichtigen zuwenden: Einer Einführung ins Unternehmen.

Am Tag vor Antritt: Richte einen einladenden Arbeitsplatz ein

Stell dir vor, du trittst eine neue Stelle an, man führt dich zu deinem Platz und alles ist sauber, mit dem versehen, was du für die erste Woche brauchst und vielleicht sogar bestückt mit einem kleinen Willkommensgeschenk. Nett, oder?

Und jetzt stell dir vor, dein neuer Arbeitgeber hat sich nicht einmal die Mühe gemacht, den Tisch abzuwischen und vielleicht findest du in der Schublade sogar noch ein altes Taschentuch vom Vorbesitzer. Das hinterlässt natürlich auch Eindruck, aber eben nicht den richtigen.

Ein unordentlicher Arbeitsplatz

Also, dann machen … Hey, wo willst du hin? (Quelle)

Denn der erste Eindruck zählt. Und genau deshalb solltest du dafür sorgen, dass die neue Kollegin sich wirklich wohl fühlt an ihrem Arbeitsplatz.

Das geht im Grunde recht einfach:

  • Beseitige alle Spuren früherer Kolleg*innen. Namensschild oder Visitenkarten des Vorgängers drücken aufs Gemüt und haben an einem neu zu beziehenden Arbeitsplatz nichts zu suchen. Lass deine Mitarbeiter*innen unbeschwert starten.
  • Versorge sie mit allem, was sie brauchen. Hier sollten HR und IT zusammenarbeiten: Computer samt entsprechender Softwareausstattung, Telefon, Bürobedarf, Namensschild, Unternehmensverzeichnis und mehr gehören an einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz. Nimm das Zusammentragen vorweg und mach deinen Neuen das Leben leichter.
  • Sei großzügig mit Werbegeschenken. Schau nochmal im Schrank und treibe alles auf, wo das Firmenlogo drauf ist. Kaffeetasse, Kugelschreiber, Flaschenöffner, ganz egal: Schenke deinen Neuen alles, was sich tragen lässt. Vielleicht kannst du es sogar noch personalisieren lassen?
  • Leg Willkommensgrüße von den Kolleg*innen dazu. Ein paar freundliche Worte von den zukünftigen Kolleg*innen können den Tag deutlich angenehmer machen.

Vielleicht sogar Blumen? Für jemanden, der extra in deine Stadt gezogen ist, ist auch ein Stadtplan eine tolle Idee. Und wenn sich die Willkommensgeschenke irgendwie mit deiner Unternehmenskultur oder deinen Produkten bzw. Dienstleistungen in Einklang bringen lassen, dann umso besser. So würde sich für einen Outdoorbedarfshersteller zum Beispiel auch eine Wanderkarte empfehlen. Sei kreativ und passe deine Geschenke an dein Unternehmen, aber auch an die dir bekannten Gegebenheiten aus dem Leben des oder der Neuen an.

Tag 1: Erinnerungswürdig statt monoton

Wenn ich einen einzigen, wichtigsten Moment in den ersten 90 Tagen herausgreifen müsste, dann wäre das der erste Arbeitstag. Also plane ihn besonders sorgfältig. Jetzt kannst du einen besonders guten Eindruck hinterlassen, die Gelegenheit solltest du nutzen. Wenn deine neue technische Zeichnerin heute Abend auf dem Heimweg denkt: „Das wird super!“, hast du alles richtig gemacht.

Zuerst sorge dafür, dass sie morgens von jemandem am Eingang in Empfang genommen wird, am besten von ihrer direkten Vorgesetzten oder ihrer Mentorin. (Du machst dir keine Vorstellung davon, wie viele Neuzugänge ihren ersten Tag damit beginnen, an der Pforte zu warten, bis jemand Zeit für sie hat. Frustrierend, oder?) Zeig ihr, wo sie ihre Sachen ablegen kann, versorge sie mit einem Kaffee oder einem Snack und führe sie herum.

Während sie sich an ihrem neuen Arbeitsplatz einrichtet, solltest du ein kurzes Rundschreiben verfassen, in dem du sie und ihre Aufgabe vorstellst und erklärst, wo sie im Unternehmen sitzt und wer ihr vorgesetzt ist. Lade sie mit ein paar ihrer neuen Kolleg*innen zum Mittagessen ein.

Und wenn du etwas wirklich Außerordentliches tun willst, nimm dir ein Beispiel:

Diese 3 Unternehmen begehen den ersten Tag auf ganz besondere Weise

  • Everlane gibt neuen Angestellten am ersten Tag 100 US-Dollar, die sie sofort für etwas ausgeben sollen, das ihnen supergut gefällt. Völlig egal, was es ist, es gibt nur eine Einschränkung: Sie müssen in der nächsten Woche ihren Kollegen berichten, was sie mit dem Geld angestellt haben.
  • Bei ATLETO suchen sich Neue ihren Lieblingssport aus und spielen dann eine Runde mit ihren Kolleg*innen und Als 2016 ein neuer technischer Direktor ins Unternehmen kam, war die Belegschaft gemeinsam Stand-Up-Paddeln.
  • Bei TINYpulse wird der erste Tag aller neuen Angestellten feierlich mit einer Flasche Champagner

Langsam sollte klar sein, worauf wir hinauswollen: Sorge für einen ersten Tag, an den man gern (sehr gern!) zurückdenkt. Das heißt im Klartext: Kein Papierkram (der sollte sowieso bereits erledigt sein) und schon gar keine Schulungen. Dafür ist in den nächsten Wochen allemal genug Zeit.

Tag 2–10: Einarbeitung, Begleitung, Zielsetzung und erstes Feedback

Sobald der so grundlegend wichtige erste Tag hinter euch liegt, geht es an die Arbeit. In dieses Zeitfenster gehören Schulungen für Tools und Prozesse auf der einen Seite, detaillierte Gespräche über Aufgaben und Verantwortungsbereiche sowie die Geschichte, Kultur und Werte des Unternehmens auf der anderen.

Gerade Kultur und Werte werden an dieser Stelle häufig vergessen, dabei sind sie für den Erfolg der Einstellung von grundlegender Bedeutung. Warum das so ist? Schaut man sich an, warum Neuankömmlinge nicht lange im Unternehmen bleiben, dann liegt das nur in 11 % der Fälle tatsächlich an den Fähigkeiten des oder der Betreffenden.

Viel häufiger liegt das Problem an Kulturunterschieden und den daraus folgenden Unterschieden in Motivation, Temperament und Kommunikationsverhalten.

Eine Metastudie aus 172 Studien fand heraus, dass Mitarbeiter*innen, die im Einklang mit der Unternehmenskultur sind, meist zufriedener und produktiver sind und länger im Unternehmen bleiben. (Die Zahlen sind aus den USA, das sollte bei uns aber ähnlich sein.) Die Lektion ist also klar: Geh nicht einfach davon aus, dass dein neuer Vertriebler „sich schon im Unternehmen zurechtfinden“ wird, hilf ihm dabei.

Aber ersticke ihn nicht mit trockener Einarbeitung. Es gibt noch ein paar andere Dinge, die am besten jetzt erledigt werden sollten:

  • Lass den Neuen ein paar Kolleg*innen in verschiedenen Abteilungen begleiten. Das hilft ihm dabei, die Abläufe im Unternehmen besser und schneller zu verstehen, was wiederum dazu führt, dass ihm seine eigene Funktion klarer wird. Und ganz nebenbei verbessert das Vorgehen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
  • Setze Nahziele und kommuniziere sie deutlich. Neben persönlichen Gesprächen mit der Führungskraft wünschen sich Neuangestellte vor allem eine Richtschnur und Leistungsziele. Dabei können die Nahziele ruhig sehr einfach sein, „Lerne 10 deiner Kollegen kennen“ zum Beispiel. Ein gutes Fernziel wäre demgegenüber „Schließe bis Jahresende drei Projekte ab“. So oder so sollten es konkrete Ziele sein.
  • Bitte um Feedback für den bisherigen Verlauf deines Onboardings. Vielleicht geht es ihm zu schnell. Vielleicht sind ihm bestimmte Regelungen (oder auch die Firmenpolitik insgesamt) an einigen Stellen noch nicht ganz klar. Das erfährst du nur, wenn du ihm die Gelegenheit gibst, es dir mitzuteilen. Und wenn du es weißt, kannst du es für deinen nächsten Neuzugang berücksichtigen.

Einige Softwarelösungen für das Onboarding haben eine eigene Fragebogenfunktion für Neuzugänge. Oder du suchst dir eine Mitarbeiter-Engagement-Software mit einer Umfragefunktion und erhältst in regelmäßigen Abständen Feedback von der gesamten Belegschaft.

Umfrage bei der Onboarding Software Honestly

So entwirfst du in Honestly eine entsprechende Umfrage (Quelle)

Tag 11–30: Weitere Einarbeitung, Kontakt halten, einsetzende Normalität

Nach einem Monat sollte die neue Kollegin in der IT ein Gefühl für das Unternehmen entwickelt haben und soweit angekommen sein, dass sie ins Tagesgeschäft einbezogen werden kann. Das heißt im Klartext, dass sie zum Beispiel langsam anfangen sollte, an Besprechungen teilzunehmen, auch wenn sie vielleicht noch nicht viel beitragen kann.

Der Grundstein ist jetzt gelegt und hoffentlich ist auch genug Vertrauen aufgebaut, dass du dich langsam traust, sie auch in Firmengeheimnisse einzuweihen, ohne dass sie damit gleich zur Konkurrenz entschwindet. Also führe sie in die Strategien und die Marktpositionierung deines Unternehmens ein.

Wirf dabei nicht einfach alle Informationen in eine Powerpoint-Präsentation oder einen e-Learning-Kurs, sondern lass sie ganz klassisch von einem Vorgesetzten, vielleicht sogar aus der Leitungsebene, im Gespräch darlegen, damit all die vielen Fragen gleich geklärt werden können und nicht untergehen.

Und falls du das bisher nicht gemacht haben solltest, solltest du jetzt anfangen, dich einmal pro Woche nach dem Stand der Dinge zu erkundigen. Nicht nur beim Neuzugang selbst, sondern auch bei seinem oder ihrem Mentor bzw. der Mentorin, um eventuelle Fragen zu klären. Unter Umständen besprechen sie bestimmte Dinge lieber nicht mit Vorgesetzten. Es gibt deutliche Hinweise darauf, dass das Maß an Unterstützung während der Anfangsphase deutliche Auswirkungen auf das Aufgabenverständnis und die Zufriedenheit hat.

Auch nach den 90 Tagen sollte der oder die Vorgesetzte regelmäßig nach dem Rechten sehen, die Rücksprachetermine mit den Mentor*innen kannst du dann aber beenden.

Tag 31–60: Zusammenarbeit, Anerkennung, Karriereplanung

Es wird Zeit, dass dein neuer Mann im Marketing mit anpackt – wenn auch erst einmal noch mit verminderter Kraft. Denn denk dran: Es kann gut und gern über ein Jahr dauern, bis ein Neuzugang zu voller Produktivität aufläuft. Gib ihm also Zeit und halte die Kommunikation weiter offen.

Im zweiten Monat ist es dann soweit: Das erste große Projekt deines Neuen steht an. Entweder er arbeitet mit jemand anderem an einem bestehenden Projekt oder er bekommt ein eigenes übertragen, das er mithilfe seiner Mentorin oder eines anderen Kollegen bearbeitet. So oder so sollte gelegentlich jemand einen Blick auf die Arbeit werfen und den Stand der Dinge im Auge behalten.

Und wenn er das gut macht, lass es ihn wissen. 2017 hat eine Studie gezeigt, dass Mitarbeiter*innen, deren Arbeit in den letzten zwei Monaten gewürdigt wurde, zufriedener und engagierter sind als diejenigen, die nie Anerkennung erfahren.

Wenn du hierfür einen moderneren, interaktiveren Weg suchst als E-Mails oder Vollversammlungen, denk doch mal über eine Mitarbeiteranerkennungssoftware nach. Diese Systeme erinnern ein wenig an soziale Medien und ermöglichen es Kolleg*innen, sich selbst einzubringen und sich gegenseitig mit Lob zu überhäufen, auch Gamification-Elemente sind enthalten und sorgen für eine regelmäßige Nutzung. Oder du suchst dir aus unserer Liste mit 40 Vorschlägen für die Mitarbeiteranerkennung etwas heraus.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch Mitarbeiteranerkennungssoftware

In Bonusly können Mitarbeiter*innen die Punkte aus dem Lob ihrer Kolleg*innen gegen echte Belohnungen eintauschen (Quelle)

Jetzt gilt es auch, in die langfristige Planung einzusteigen. Die meisten Millennials legen Wert auf Karrieremöglichkeiten – und die Generation Y macht in Deutschland immerhin etwa 20 % der Arbeitnehmer*innen aus. Entsprechend gut kommt es an, wenn sich Vorgesetzte mit ihnen zusammensetzen, ihre Pläne und Aussichten besprechen und einen Karriereplan für die Zukunft im Unternehmen entwerfen. Natürlich können und werden sich derartige Pläne ändern, aber das Gespräch an sich gibt allen Beteiligten ein klareres Bild und kann die Motivation deutlich steigern.

Diese Informationen hinterlegt man dann am besten in einer Software für die Nachfolgeplanung, damit hast du immer im Blick, wer für zukünftige Beförderungen zur Verfügung steht und wer sich lieber in eine andere Richtung orientieren möchte.

Nachfolgeplanung beim Onboarding Prozess

Nachfolgeplanung in TalentGuard (Quelle)

 

Tag 61–90: Unabhängiges Arbeiten, Leistungsbeurteilung, abschließendes Feedback

Wenn beim ersten gemeinschaftlich betreuten Projekt deines Neuzugangs alles glatt gelaufen ist, kannst du ihm oder ihr im dritten Monat ein erstes eigenes Projekt übertragen. Aber denke dran, Zwischenziele einzuplanen und den Projekterfolg nicht nur klar zu definieren, sondern auch zu kommunizieren. Es sollten alle Unklarheiten ausgeräumt sein.

Am Ende der 3 Monate steht dann die erste Leistungsbeurteilung an. Jetzt ist es an der Zeit, durchzusprechen, was beim Onboarding gut, was weniger gut gelaufen ist und in welchen Bereichen Luft nach oben ist. Stelle klar, dass die Kommunikation hier in beide Richtungen fließen soll. Natürlich muss der oder die Neue eine ehrliche Leistungseinschätzung über die Anfangszeit erhalten, aber erbitte auch seine/ihre Meinung zu deinem Onboarding. Was hat seiner/ihrer Meinung nach gut funktioniert, was weniger? Was könnte man verbessern?

Und wenn es wirklich nicht passt? Dann lass ihn oder sie ziehen. Natürlich wird es langwierig und teuer, wieder eine Bewerbungsphase durchzuführen und wieder jemanden einzuarbeiten, aber schlecht ins Unternehmen passende Angestellte sind noch teurer.

Unsere große Onboarding-Checkliste

Klar soweit? Prima.

Wir haben hier trotzdem nochmal alles übersichtlich zusammengefasst.

Onboarding Checkliste

Wenn du noch weitere Informationen zum Einstellvorgang suchst, haben wir hier weitere Ressourcen zusammengetragen und auch die Motivation bestehender Mitarbeiter mit aufgenommen.

Hinweis: Die in diesem Artikel verwendeten Informationen stammen aus Quellen, die wir für vertrauenswürdig halten. Die ausgewählten Anwendungen sollen beispielhaft erwähnte Features abbilden und stellen keine Empfehlungen dar.

Du suchst HR-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Talent-Management-Softwarelösungen!

 

Was ist OCR Texterkennung und welche Rolle kann sie für kleine Unternehmen spielen?

Robotor macht OCR Texterkennung

Robotor macht OCR Texterkennung

Zuallererst: „OCR“ steht für Optical Character Recognition (Deutsch etwa: optische Zeichenerkennung, gebräuchlicher ist „Texterkennung“ – „OCR Texterkennung“ ist also strenggenommen doppelt gemoppelt) und ist ein Verfahren, mit dem in Bildformaten vorliegende Daten in maschinenlesbare Texte umgewandelt werden können. Klingt kompliziert, ist es aber mindestens in der Handhabung eigentlich gar nicht: Als User*in lege ich zum Beispiel einen Brief auf den Scanner. Der Scanner übermittelt Bildinformationen an meinen Computer und das darauf hoffentlich installierte OCR-Programm wandelt diese in Schrift um. Damit kann ich meine Texte etwa bei einer Dokumentensuche finden, auch wenn das Schlagwort, nach dem ich gesucht habe, nicht im Dokumententitel enthalten ist. Praktische Sache.

Soweit ist das natürlich in den meisten IT-Abteilungen und Unternehmen bekannt. Aber was kann man damit eigentlich noch alles anstellen?

Bevor wir uns das näher anschauen, muss ich noch ein paar Worte zur Technologie selbst verlieren. Dazu, was sie ist, aber auch dazu, was sie nicht ist. Das Wichtigste an dieser Stelle: „OCR“ ist im Grunde kein Softwaretyp, sondern eine Technologie. Das hat ein paar durchaus relevante Folgen für Anwender*innen, denn auch wenn es „reine“ OCR-Software gibt, so ist OCR auch ein häufiger Teil von komplexeren Systemen. Das wiederum führt dazu, dass der Leistungsumfang – und damit die denkbaren Anwendungsfälle – sich unter Umständen deutlich unterscheiden.

Einen weiteren Haken hat die Sache: In der eingangs beschriebenen Form funktioniert das leider nur mit maschinengeschriebenen Texten und auch da letzten Endes hauptsächlich mit Fließtexten und einfacheren Strukturierungselementen. Neben der „OCR“ gibt es außerdem eine artverwandte Technologie, die sich „ICR“ nennt, was seinerseits für „Intelligent Character Recognition“ steht. Die beruht auf der gleichen Art von Mustererkennung, ist aber um gewisse intelligente Elemente sowie zusätzliche Datenbanken erweitert und zum Beispiel trainierbar. Damit lassen sich dann gegebenenfalls auch mal handschriftliche Elemente erkennen, aber nur unter sehr bestimmten Voraussetzungen wie etwa bei der Briefsortierung, wo die Software genau weiß, dass es sich dort, wo die Postleitzahl zu stehen hat, nur um Ziffern handeln kann, wenn die Empfängeradresse in Deutschland ist und dass eine amerikanische 1 ohne Aufstrich einfach kein großes i sein kann. Eine Erkennung von handgeschriebenen Fließtexten ist gewissermaßen im Labor und mit stundenlangem Training der Algorithmen in der Erkennung der Handschrift einer ganz bestimmten Person zu erreichen, das Ganze lässt sich aber noch nicht recht wirtschaftlich anwenden und bleibt hier deshalb außen vor.

Wo kann OCR gewinnbringend eingesetzt werden?

Butter bei die Fische: Sinnvoll eingesetzt werden kann Texterkennung überall da, wo sonst eine händische Datenerfassung erforderlich wäre. Paradebeispiele sind die Archivierung, Rechnungserfassung und Layouterfassung. Auch für blinde Mitarbeiter*innen ist sie ein wertvolles Hilfsmittel und für alle, die eine Papiervorlage digital bearbeiten wollen. Des Weiteren nutzt Formularerkennungs- und -ausfüllsoftware mindestens OCR oder ICR. In diesem Text wollen wir uns insbesondere mit den Vorteilen für die Buchhaltung und die Archivierung befassen, weil diese Bereiche für jede Firma von grundlegender Bedeutung sind.

Buchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung, also die Verwaltung eingehender Rechnungen, ist ein wichtiger Teil der buchhalterischen Aufgaben eines jeden Unternehmens.

Dennoch ist die Umstellung auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und die dazugehörende Buchhaltungssoftware besonders für kleine Unternehmen eine große Herausforderung.
Hierfür gibt es mehrere Gründe, zum Beispiel:

  • Unzureichende IT-Kenntnisse oder zu wenig entsprechendes Personal
  • Mangelndes Bewusstsein für die Anwendungsmöglichkeiten

Im Ergebnis nutzen nur 14,7 % der Unternehmen ausschließlich elektronische Rechnungen. Und das ist B2B. Die hohe Prävalenz von Papierrechnungen verlängert nicht nur die Bearbeitungsdauer enorm, sondern sie führt auch dazu, dass der Faktor Mensch vermeidbare Fehler produziert, zum Beispiel bei der händischen Eingabe von Rechnungsdaten.

Vertippt man sich und schreibt 12.000 statt 21.000, sind ganz schnell 10.000 Euro futsch – das reißt schlimmstenfalls ein hübsches Loch in die Bilanz.

Ein höherer Automatisierungsgrad kann gerade in kleineren Unternehmen segensreich wirken. Und da sind wir wieder bei der OCR, die für eingehende Rechnungen hier große Dienste erweisen kann.

Kleine Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung nicht digitalisieren, haben durch die manuelle Datenerfassung gleichzeitig höhere Personalkosten, eine niedrigere Kundenzufriedenheit und durch die daraus folgenden Unregelmäßigkeiten häufiger Probleme mit dem Finanzamt.

 

Beispiel: So funktioniert die automatisierte Verarbeitung von Papierrechnungen

Abbildung zu OCR Scanner Prozess

Archivierung

Jedes Unternehmen, und sei es noch so klein, muss bestimmte Unterlagen archivieren, für einige gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Angesichts der bereits erwähnten Tatsache, dass diese Unterlagen teils digital, teils auf Papier vorliegen, ist es gar nicht so einfach, ein einheitliches Archiv zu erstellen. Natürlich könnte man alles ausdrucken und auf altbewährte Art im Aktenschrank unterbringen, aber mal ehrlich: Wer hat soviel Platz? Von den Umweltfolgen in Zeiten der Klimakrise ganz zu schweigen.

Es empfiehlt sich also, den umgekehrten Weg zu gehen: Papierunterlagen zu digitalisieren und dann elektronisch zu speichern. Dabei ist eine OCR von großer Hilfe, so kann man sich die mühsame, händische Indexierung und damit einhergehende Verschlagwortung sparen. Nicht nur ist eine Volltextsuche möglich, wenn der Text erkannt ist, insbesondere ICR-basierte Dokumentenmanagementsysteme können die Verschlagwortung sogar automatisch vornehmen.

OCR-Scanner und KI: Eine tolle Verbindung

Wie für vieles andere auch war die Einbeziehung künstlicher Intelligenz (KI) ein Quantensprung für die Texterkennung. Maschinenlernen und neuronale Netzwerke bieten neue Wege, um die Erkennungsgenauigkeit deutlich zu verbessern und Fehler zu minimieren.

Was heißt das für kleinere Unternehmen im Einzelnen?

KI und maschinelles Sehen ermöglichen eine Musteranalyse, die wiederum dabei hilft, wichtige Unterlagen schneller und mit höherer Genauigkeit zu verarbeiten.

So lernt die Software dazu und die Erkennungsgenauigkeit verbessert sich nach und nach immer weiter.

Hauptvorteile der OCR in der Rechnungsbearbeitung

Die grundlegenden Vorteile liegen vor allem in der erheblichen Kostenersparnis durch die Vermeidung von menschgemachten Fehlern.

Gleichzeitig haben Mitarbeiter*innen mehr Zeit für andere Aufgaben wie die Debitorenbuchhaltung und damit die Liquidität des Unternehmens, repetitive Aufgaben wie die Dateneingabe können automatisiert werden.

 

Weitere Vorteile sind:

  • Verbesserter Workflow im Dokumentenmanagement. Die Daten werden zentralisiert digital abgelegt, was den Zugriff aller betreffenden Kolleg*innen erleichtert, ganz gleich, an welchem Standort sie arbeiten.
  • Verbesserte Zusammenarbeit und Verfügbarkeit digitaler Rechnungenals PDF oder in anderen Dateiformaten.
  • Verbesserte Produktivität in der Kreditorenbuchhaltung durch die Vermeidung von Fehlern bei der händischen Dateneingabe.

 

Hauptvorteile der OCR in der Archivierung

Ein weiterer wichtiger Anwendungsbereich für OCR- wie ICR-Technologien ist die Archivierung. Viele Unternehmen erhalten noch erstaunliche viele wichtige Unterlagen ausschließlich auf Papier, man denke an die Aktenberge, die in einer durchschnittlichen Anwaltskanzlei täglich hin- und hergetragen werden. Auch hier wird wertvolle Arbeitszeit frei, wenn der Automatisierungsgrad steigt, weil repetitive, zeitaufwändige Aufgaben wegfallen. Diese Zeit kann wiederum gewinnbringend verwendet werden und wieder geht diese Kostenersparnis mit einer Minimierung des menschlichen Fehlerpotenzials einher.

 

Weitere Vorteile sind:

  • Verbesserter Workflow im Dokumentenmanagement. Die Daten werden zentralisiert digital abgelegt, was den Zugriff aller betreffenden Kolleg*innen erleichtert, ganz gleich, an welchem Standort sie arbeiten.
  • Verbesserte Produktivität in der Ablage durch die Vermeidung von Fehlern bei der händischen Dateneingabe und Bearbeitung.
  • Zusammenführung aller Dokumente, unabhängig vom Eingangsformat, an einem zentralen Speicherplatz.
  • Vereinfachte Auffindbarkeit durch Schlagwortsuche. Durch die Umwandlung in durchsuchbare Dokumente lassen sich bestimmte Informationen auch dann gut auffinden, wenn man den betreffenden Dateinamen gerade nicht zur Hand hat.

4 Fragen, die du dir vor der Anschaffung stellen solltest

1. Wofür soll die Software eingesetzt werden?

Wer nur Rechnungen mit einer Software bearbeiten will, tut gut daran, in eine Buchhaltungssoftware mit integrierter OCR-Funktionalität zu investieren. Diese bietet üblicherweise einen optimierten Workflow und ist mit zusätzlichen Möglichkeiten ausgestattet, zum Beispiel einer automatischen Kontoüberwachung. Ähnliches gilt für Leute, die ihre OCR ausschließlich für die Archivierung nutzen wollen, weil meist gleich eine Anbindung an die Datenbank und eine automatische Verschlagwortung enthalten sind.

2. Wie hoch ist das zu erwartende Dokumentenaufkommen?

Manche Software ist für die Verarbeitung großer Datenmengen besser geeignet als andere, Stapelverarbeitungsfunktionen zum Beispiel kosten unter Umständen etwas mehr in der Anschaffung, die damit einhergehende höhere Automatisierung macht sich aber über kurz oder lang gegebenenfalls mehr als bezahlt.

3. Welche Sprachen sollen erkannt werden?

OCR-Software ist da ein bisschen wie ein Mensch: Sie kann nicht unbedingt alle Sprachen. Achte also darauf, dass die von dir gewählte Software auch tatsächlich die Eingabesprachen unterstützt, die für dein Unternehmen wichtig sind.

 

4. Welche Integrationen sind gegebenenfalls sinnvoll?

Manche Lösungen bieten Integrationen mit anderen Programmen oder Systemen wie ERP-Systemen. Es ist sinnvoll, hier rechtzeitig zu überlegen, welche Integrationen hilfreich sein können und auf welche man getrost verzichten kann. Gerade für auf weiteres Wachstum ausgelegte Unternehmen empfiehlt es sich hier und bei den Sprachen besonders, gegebenenfalls zukünftige Entwicklungen vorwegzunehmen.

 

Nächste Schritte und weitere Ressourcen

Vor einer Neuanschaffung stehen diese 3 Schritte auf dem Programm:

3 Schritte zur Anschaffung von OCR Texterkennung

Für die Auswahl geeigneter Software kannst du unsere Listen nutzen, Schlagwortsuche inklusive:

Sollte dein kleines Unternehmen in das Internet of Things investieren?

Wolke stellt das Internet of Things dar

Das Thema Internet of Things ist mittlerweile in aller Munde – und das nicht ohne Grund. Es geht dabei um weit mehr als nur per WLAN gesteuerte Deckenlampen: Auch kleinen und mittleren Unternehmen bietet das Internet der Dinge eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

 Was ist IoT eigentlich?

Der Definition von Gartner zufolge ist das Internet of Things (IoT) ein Netzwerk physischer Objekte, die mittels eingebetteter Technologien kommunizieren und ihren internen Status oder die externe Umgebung erfassen und mit ihnen interagieren.

Immer mehr Unternehmen nutzen das IoT für ihre Produkte oder Dienstleistungen.

Wer die Gelegenheit nutzen und sich durch die Einführung neuer Technologien einen Wettbewerbsvorteil schaffen möchte, darf damit nicht mehr allzu lange warten.

Allerdings ist Vorsicht geboten:

Eine mangelhafte IoT-Implementierung ist schlechter als keine Implementierung.

Das Internet of Things bietet schließlich keinen Wert an sich. Wie auch bei Software liegt der Wert des Internets der Dinge in den Vorteilen, die ein Unternehmen durch die Nutzung gewinnt. Und auch wenn es das Potential hat, einen echten Mehrwert zu bieten, bringt es auch eine Menge technischer Herausforderungen mit sich.

Wolke stellt das Internet of Things dar

Das Internet of Things und falsche Hoffnungen: So sollte es nicht laufen

Nicht immer ist es von Erfolg gekrönt, aufs Internet of Things zu setzen. Ein Beispiel für einen eindeutigen Fehlschlag liefert Emberlight: Das US-amerikanische Startup machte 2014 mit einer enorm erfolgreichen Kickstarter-Kampagne für smarte Glühbirnenfassungen Furore. Die in die Lampe geschraubten Aufsätze verwandelten normale Lampen mit LEDs oder Glühbirnen in intelligente, fernsteuerbare und dimmfähige Leuchten. Doch im November 2017 musste Emberlight die Geschäftsaufgabe bekanntgeben, weil der Wettbewerbsdruck zu hoch wurde – und die Käufer*innen erlebten eine herbe Enttäuschung:

Es stellte sich heraus, dass die Emberlight-Produkte nur mit einer permanenten Verbindung zu den Cloud-Servern des Unternehmens funktionierten. Jeder Befehl zum Lichteinschalten oder -ausschalten musste erst vom Server verarbeitet werden.

Da es nun kein Unternehmen mehr gab, das die Cloud-Server bezahlte, standen die Kund*innen wortwörtlich im Dunkeln. Die Emberlight-Produkte waren über Nacht zu Elektroschrott geworden.

Dieses Beispiel macht deutlich: Es gibt keine eigenständige IoT-Technologie, sondern es geht vielmehr um ein vernetztes Ökosystem aus Daten und Geräten. Wenn eines dieser Elemente offline geht, ist das gesamte Ökosystem davon betroffen. Für einen Privathaushalt ist es zwar ärgerlich, aber verschmerzbar, unnötig Geld in schon bald nicht mehr funktionierende Lampenfassungen investiert zu haben. Bei Unternehmen geht es schnell um millionenschwere Investitionen.

Wenn KMU die kurzfristigen Risiken und Kosten von IoT-Implementierungen richtig einschätzen, haben sie gute Chancen, ihre Wettbewerber langfristig zu überholen. Sie können fundiertere Entscheidungen zu IoT-Strategien, Sicherheit und geschäftlichem Nutzen treffen, bevor sie eine Investition tätigen.

In diesem Artikel wollen wir aufzeigen, welche drei Hauptrisiken KMU beim IoT-Einsatz im Blick haben sollten und wie sie ihnen entgegenwirken können.

Der Aufbau von IoT-Strategien – nicht immer einfach für kleine Unternehmen

 Die Herausforderung: Viele Unternehmen beginnen mit der Implementierung von IoT-Elementen, ohne ein klares Ziel vor Augen zu haben.

Häufig assoziieren wir das Internet der Dinge mit Konsumartikeln, die sich mit dem heimischen WLAN verbinden lassen. Doch den Untersuchungen von Gartner zufolge wird es auch von vielen kleinen und mittleren Unternehmen genutzt: 47 % der 2018 in den USA befragten Führungskräfte gaben an, auf das IoT zu setzen.

Grafik zur Verwendung von Internet of Things Technologien nach Branche

Alle Prozentangaben spiegeln die Zahl der Befragten jeder Branche wider, die aktuell das Internet of Things nutzen.

Trotz dieser hohen Zahl wissen wir nicht, wie viele dieser Projekte tatsächlich erfolgreich sind. Untersuchungen von Gartner zufolge fällt Unternehmen das Entwickeln von Anwendungsfällen für das Internet of Things schwerer als für jede andere Technologie. Dies war in vergangenen Jahren der Fall und wird sich voraussichtlich auch nicht so schnell ändern (die gesamte Untersuchung steht Gartner-Kunden zur Verfügung):

„Die Entwicklung von IoT-Strategien wird für Unternehmen weiterhin eine Herausforderung darstellen: Unternehmen fällt es schwerer als bei jeder anderen Art von Innovation, eine klare geschäftliche und technische Linie für das IoT zu finden. Viele IoT-Innovationen sind nicht viel mehr als ein Beleg dafür, dass die Technologie funktioniert, sie haben keinen klar formulierten Mehrwert für das Unternehmen im Sinn. Dies führt zu Fehlstarts, die wiederum zu Zweifeln am Wertversprechen des Internet of Things führen.“

 Empfohlene Reaktion: Ernenne eine Person zur technischen Leitung für die IoT-Implementierung und übergib ihr die Verantwortung für die IT-Architektur.

Nur wenn die technischen Anforderungen wirklich überblickt und verstanden werden, kann das Internet der Dinge deinem KMU einen Mehrwert bieten. Genau das ist die Aufgabe des technischen Leiters oder der technischen Leiterin – herauszufinden, ob die Implementierung in deinem Unternehmen überhaupt möglich ist. Diese Aufgabe kann beispielsweise von deiner technischen Direktorin, dem Chefentwickler oder jemandem in einer vergleichbaren Position übernommen werden.

Egal wen du damit beauftragst, es ist ein Schritt, den du auf keinen Fall überspringen solltest, selbst wenn du dazu eine neue Vollzeitstelle schaffen oder eine*n Berater*in engagieren musst. Jemanden einzustellen kostet dich am Ende sehr viel weniger als eine schlechte IoT-Implementierung.

Wenn sich herausstellt, dass die IoT-Implementierung durchaus eine Option für dein KMU wäre, solltest du klein anfangen und zunächst ein auf einen bestimmten Anwendungsfall ausgerichtetes Pilotprojekt wählen.

Ein Beispiel: Gartner fand heraus, dass nahezu jedes sechste US-amerikanische KMU für Bank- und Finanzdienstleistungen das Internet of Things nutzt. So können beispielsweise Versicherungsanbieter das IoT einsetzen, um die Schadensfeststellung zu vereinfachen, Schadensfälle präventiv zu verhindern oder passgenau zugeschnittene Tarife anzubieten.

Mangelnde IoT-Sicherheit bei Softwareanbietern

 Die Herausforderung: IoT-Ökosysteme sind anfällig für Cyberangriffe.

Cyberkriminalität kostet Unternehmen weltweit schätzungsweise 600 Milliarden US-Dollar im Jahr und schlecht geschützte IoT-Geräte gehören eindeutig zu den Einfalltoren.

Sie funktionieren über Netzwerke und Softwarelösungen, die zunehmend Angriffen standhalten müssen. Teilweise liegt das am wachsenden Aufkommen von Cybercrime-as-a-Service und anderen kriminellen Branchen, aber auch deine eigenen Kolleginnen und Kollegen sind ein zentrales Sicherheitsrisiko. Studien zufolge ist fast die Hälfte der Cybersicherheitsvorfälle auf unachtsames Personal zurückzuführen und in vielen Unternehmen ist nur ein kleiner Teil der Angestellten wirklich mit den IT-Sicherheitsrichtlinien vertraut. Hier besteht ganz eindeutig Nachholbedarf.

Untersuchungen von Gartner fanden zwar heraus, dass die meisten KMU eigenen Angaben zufolge Daten- und Informationssicherheitstechnologien im Einsatz haben. Dennoch waren 30 % der in einer Forsa-Befragung befragten mittelständischen Unternehmen bereits Opfer eines erfolgreichen Cyberangriffs und 43 % davon mussten ihren Betrieb zeitweise stilllegen. Studien aus den USA ergaben sogar, dass dort 60 % der KMU innerhalb von sechs Monaten nach einem Cyberangriff das Geschäft aufgeben.

2019 werden Sicherheitsbedenken Voraussagen von Gartner zufolge nicht mehr das größte Hindernis für Innovationen im IoT-Bereich sein (vollständige Untersuchung für Gartner-Kunden verfügbar). Stattdessen werden es die Sicherheitsanbieter sein, die nicht schnell genug Innovationen schaffen:

„IoT-Sicherheitsbedenken waren lange Zeit der Fluch der IoT-Innovatoren und sind auch weiterhin das größte Hindernis für IoT-Innovationen, doch dies ist dabei, sich zu ändern. Auch wenn die Verwaltung großer, heterogener und herstellerübergreifender IoT-Ökosysteme alles andere als einfach ist, entwickeln Standards und Praktiken sich ständig weiter, um diese Probleme zu reduzieren und zu bewältigen.“

 Empfohlene Reaktion: Es empfiehlt sich, ausreichende interne Lösungen für die IoT-Automatisierung zu schaffen, um die Lücken zu schließen, die bei den Anbietern bestehen.

Die IT-Anforderungen von IoT-Geräten sind sehr umfassend und herstellerübergreifend. Bislang gibt es von Anbieterseite keine ausreichende Automatisierung für Netzwerk- und Sicherheitskontrollen, die für große IoT-Projekte erforderlich ist.

Wer die Sicherheit von IoT-Netzwerken auch im großen Maßstab sicherstellen will, sollte daher die eigene technische Leitung mit der Entwicklung der nötigen Automatisierungslösungen beauftragen. Denn ohne interne Verantwortliche wird das nicht funktionieren: Externe Anbieter können nicht schnell genug Lösungen entwickeln, um all die ungeplanten Sicherheitsaufgaben zu bewältigen, die durch das Internet of Things notwendig werden.

Unternehmen haben die unterschiedlichsten Einsatzmöglichkeiten für das Internet of Things: Im Einzelhandel können mithilfe der IoT-Technologie beispielsweise Lagerlogistik und Lieferkette verbessert werden. In den Filialen können Temperatursensoren dafür sorgen, dass Gemüse frisch bleibt oder RFID-Chips die Möglichkeit schaffen, automatisch den Inhalt eines Einkaufswagens zu registrieren. Forbes zufolge planen 70 % der Einzelhändler die Investition in das Internet of Things.

Um eine derartige Konnektivität zu ermöglichen, muss jeder Einzelhändler ein System von Computern, Netzwerken und Geräten aufbauen, die in Echtzeit kommunizieren und Daten teilen. Plattformübergreifende IoT-Lösungen existieren bisher nicht.

Sicherheitsrisiken entstehen oft innerhalb des Unternehmens und auch Sicherheitslösungen werden entsprechend am besten intern entwickelt. Die technische Leitung kann mithilfe der Mikrosegmentierung sichere Bereiche in Rechenzentren und Netzwerken schaffen und einzelne Workloads innerhalb des IoT-Ökosystems isolieren und schützen. Es sollte genau festgelegt werden, welche Anforderungen an die IoT-Sicherheit bestehen und wie sie mit diesen und anderen Maßnahmen umgesetzt werden.

Die Verfügbarkeit von Data Scientists

 Die Herausforderung: Im Bereich Data Science übertrifft die Nachfrage das Angebot bei weitem.

Datenspezialist*innen sind heiß begehrt: Sie gehören aktuell zu den meistgefragten Berufsgruppen weltweit und in Deutschland sind ganze 95.000 Stellen unbesetzt. Die Zahl der Stellenausschreibungen für Data Scientists ist in den USA von 2012 bis 2017 um ganze 650 % gestiegen.

Allein die schieren Datenmengen, die tagtäglich erzeugt werden, machen die Wichtigkeit von guten Datenexpert*innen deutlich: 90 % aller weltweit verfügbaren Daten sind weniger als zwei Jahre alt, und das in großen Teilen aufgrund der Zunahme von IoT-Geräten bzw. der von ihnen generierten Datensätze. Data Scientists, die auch komplexe digitale Daten analysieren und interpretieren können, sind für die erfolgreiche Nutzung von IoT-Anwendungen unabdingbar.

In den USA können gut ausgebildete Data Scientists bis zu 170.000 $ im Jahr verdienen und auch wenn die Durchschnittsgehälter in Deutschland noch deutlich niedriger sind, liegen sie doch bei über 50.000 €. Der Karriereweg von Data Scientists ist also äußerst vielversprechend, doch für Unternehmen könnte es sich noch einige Jahre schwierig gestalten, entsprechende Talente auf dem Arbeitsmarkt zu finden.

Neben einer Person für die technische Leitung ist also auch eine*e Datenwissenschaftler*in für das IoT-Management unverzichtbar. Der Fachkräftemangel, falsche Vorstellungen vom Berufsbild und knappe Budgets für Löhne legen Unternehmen hier oft zusätzliche Steine in den Weg.

 Empfohlene Reaktion: Entwickle zuerst deine IoT-Strategie.

Der Prozess der IoT-Implementierung sollte genau wie die Einstellung eines Data Scientists schrittweise und überlegt erfolgen.

  1. Gehen
  2. Laufen
  3. (Über-) Fliegen

Bevor du eine*n Datenwissenschaftler*in einstellst (ob in Vollzeit oder als Auftragnehmer*in), solltest du dir genau bewusst machen, welche wichtige Rolle er oder sie in deinem IoT-Team spielen wird. Wenn du dir diesbezüglich noch nicht ganz sicher bist, solltest du zunächst der Frage auf den Grund gehen, wie genau dein Team die Data Science eigentlich nutzen wird.

Die wichtigsten Aspekte der Data Science-Roadmap für dein IoT-Projekt hängen dabei nicht mit Mathematik oder technischen Überlegungen zusammen, sondern mit der Geschäftsstrategie. Der Fahrplan sollte von jemandem entworfen werden, der eine strategische Vision für die Auswirkungen des Internet of Things auf das Unternehmen hat.

Gleichzeitig sollte die Grundlage für eine Data-Science-Strategie unternehmensintern geschaffen werden. So kannst du deine IoT-Geschäftsstrategie entwickeln und gleichzeitig die Teamleiter*innen in Vertrieb, Personalwesen und anderen Bereichen mit Analysedaten bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

Dieser Ansatz bietet zwei Vorteile: Alle Verantwortlichen werden dazu angehalten, Entscheidungen auf Grundlage von Daten zu treffen und die eigenen Ziele als Teil eines großen Ganzen zu sehen – also genau das, was auch für ein erfolgreiches IoT-Projekt erforderlich ist.

Ein Beispiel: IoT-Lösungen können es Unternehmen beispielsweise ermöglichen, die gesamte Lieferkette von Produkten lückenlos zu überwachen und dabei ständig zu kontrollieren, ob etwa die Kühlkette für Impfstoffe intakt bleibt oder Lieferungen rechtzeitig ankommen. Dazu muss sichergestellt werden, dass die bei der Produktion, Lagerung und Lieferung eingesetzten Geräte (beispielsweise zur Temperaturmessung bei wärmeempfindlichen Produkten) die richtigen Informationen austauschen.

Das IoT-Projekt hat ein zentrales Ziel – in diesem Fall muss etwa ein empfindlicher Impfstoff bei der Herstellung und beim Transport optimal gekühlt werden. Jedes beteiligte Gerät trägt hierzu eigene Details bei. Ähnlich sieht es im Unternehmen aus: Wenn alle Teamverantwortlichen Data Science nutzen, kann jede*r das IoT-Projekt in Gänze überblicken und zum gemeinsamen Ziel beitragen. Dieser Punkt sollte erreicht sein, bevor Data Scientists eingestellt werden, um die IoT-Vision umzusetzen.

Der Zeitpunkt für Investitionen in das Internet of Things ist gekommen

Bisher sind IoT-Projekte aufgrund ihrer Komplexität häufig nur langsam angelaufen. Das scheint sich 2019 zu ändern: Gartner-Vorhersagen zufolge sind die Chancen, mit dem Internet of Things einen Mehrwert zu schaffen, höher als je zuvor (Untersuchung für Gartner-Kunden verfügbar).

„2019 wird sich die Wertschöpfung durch das IoT stark beschleunigen, besonders in Industrie und Handel. Es gibt immer neue IoT-Innovationen für Verbraucherprodukte und ständig entstehen neue Produkte und Dienstleistungen. 2019 wird für die industrielle und kommerzielle Wertschöpfung ein herausragendes Jahr.“

Als Gartner KMU-Führungskräfte fragte, wie wichtig das Internet of Things für ihre Unternehmen sei, bezeichneten es viele als von kritischer Bedeutung – sogar mehr als jede dritte KMU-Führungskraft in der Fertigungsindustrie (36 %) und fast die Hälfte im Einzelhandel (42 %).

Bedeutung des Internet of Things nach Branche

Alle Prozentangaben spiegeln die Zahl der Befragten jeder Branche wider, die das Internet of Things als kritisch betrachten.

In den nächsten Jahren solltest du deine Erwartungen noch nicht zu hoch schrauben, aber nichtsdestotrotz kannst du bereits jetzt mit deinem Projekt oder deiner Initiative beginnen.

Benenne jemanden für die technische Leitung des Projekts, automatisiere so viel wie möglich und entwirf eine Strategie für das geschäftliche Problem, das IoT für dich lösen soll. Auf diese Weise bist du der Konkurrenz schon ganze drei Schritte voraus.

Willst du mehr darüber erfahren, welche Software kleine Unternehmen im Einsatz haben?

Wir haben gefragt, welche Tools sie 2019 im Budget haben.

METHODIK

Zwischen Juli und September 2018 befragten wir 715 KMU-Führungskräfte von in den USA ansässigen Unternehmen mit 2 bis 249 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von weniger als 100 Millionen US-Dollar. Die Teilnehmenden mussten an Technologiekaufentscheidungen für ihre Unternehmen beteiligt und mindestens auf Managerebene tätig sein. Ab mindestens 50 Teilnehmenden aus einer Branche wurde die entsprechende Branche in den Bericht aufgenommen.

Suchst du nach Data Center Management-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten DCIM-Softwarelösungen!

Das Thema Internet of Things ist mittlerweile in aller Munde – und das nicht ohne Grund. Es geht dabei um weit mehr als nur per WLAN gesteuerte Deckenlampen: Auch kleinen und mittleren Unternehmen bietet das Internet der Dinge eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Reputationsmanagement in den sozialen Medien: Diese Vorteile haben kleine Unternehmen

Reputationsmanagement in den sozialen Medien

Hat dein kleines Unternehmen eine Social Media-Strategie für das Reputationsmanagement?

Das Marken- und Reputationsmanagement wird häufig als Problem von Großunternehmen dargestellt. In den Zeiten von Social Media erleben jedoch Unternehmen jeder Größe, welche Auswirkungen Kommentare und Onlinebewertungen haben können.

Reputationsmanagement in den sozialen Medien

Positive Reviews und Erwähnungen in viralen Social-Media-Beiträgen können für kleine Unternehmen Wunder wirken, doch genauso kann schon ein einziger negativer Kommentar schnell rufschädigend sein, wenn man nicht angemessen darauf reagiert. Und das auch dann, wenn es eigentlich gar keinen triftigen Grund für die Aufregung gibt: Das Flugunternehmen EasyJet steht unter Rechtfertigungsdruck, seit ein Foto von Sitzen ohne Rückenlehne auf Twitter für Furore sorgte – obwohl auf diesen Sitzen letztendlich gar niemand sitzen sollte.

Soziale Medien sind  eines der wichtigsten Instrumente, mit denen kleine Unternehmen ihre Marke aufbauen und pflegen können – und bei denen sie ihren Status immer wieder neu erkämpfen müssen. Ganz auf die Nutzung von Social Media für das Reputationsmanagement zu verzichten ist heutzutage fast undenkbar und auch nicht empfehlenswert: Wenn man als Marke in den sozialen Medien nicht über sich selbst spricht, tun es schnell trotzdem die anderen.

Beim Thema Social Media Monitoring haben kleine Unternehmen gegenüber Großunternehmen allerdings sogar einen Vorteil: Sie haben an weniger Fronten um ihren Ruf zu kämpfen und können mehr Energie in eine gut durchdachte Social Media Management-Strategie stecken, die erfolgreich das Markenimage stärkt.

Es gibt 4 zentrale Möglichkeiten für den Einsatz von Social Media im Online Reputation Management:

 

1. Die eigene Nische anvisieren

Soziale Medien bieten einen Raum, in dem man mit Kund*innen interagieren und ein starkes Gemeinschaftsgefühl schaffen kann. Kleine Unternehmen richten ihr Angebot im Vergleich zu Großunternehmen vermutlich eher an ein Nischenpublikum.

Das bietet die Chance, Trends innerhalb der Zielgruppe zu identifizieren und in einer maßgeschneiderten Marketingstrategie einzusetzen. Diese Erkenntnisse helfen zu entscheiden, an wen man eine Kampagne richtet, wann und auf welche Weise man zur Interaktion aufruft und welche Social Media-Plattformen für den Kontakt zu (potentiellen) Kund*innen am besten geeignet sind.

Solche zielgerichteten und durchdachten Interaktionen sind ein erstklassiger Ansatz, um sich innerhalb der Brache ein gutes Markenimage aufzubauen. Wenn Kund*innen sich gesehen, angesprochen und wertgeschätzt fühlen, werden sie sich auch an die Marke erinnern und ihre Waren oder Dienstleistungen zukünftig wieder in Anspruch nehmen.

Auch als Wachstumsstrategie ist es für kleine Unternehmen äußerst nützlich, Kundendaten zu erfassen und in den eigenen Marketingentscheidungen zu berücksichtigen. Je mehr du über deine Kund*innen und ihre Eigenschaften, Interessen und Probleme weißt, desto genauer wird das Bild von deiner Zielgruppe, das du vor Augen hast.

Stell dir beispielsweise vor, du besitzt ein kleines Café in deiner Stadt und möchtest Zeit in eine Social Media Marketing-Kampagne investieren. Wenn du eine Vorstellung vom durchschnittlichen Alter und anderen Charakteristika deiner Stammgäste hast, weißt du auch genauer, auf welchen Social Media-Plattformen du deinen Kundenstamm am ehesten erreichst.

Es gibt hilfreiche Statistiken zur Social-Media-Nutzung in Deutschland, die Aufschluss darüber geben, welche sozialen Netzwerke in welchen Altersgruppen am verbreitetsten sind.

Nutzung ovn Social Media nach Altersgruppen
Nutzung von sozialen Medien in verschiedenen Altersgruppen (Quelle)

Stell dir beispielsweise vor, dein Café befindet sich in einem lebhaften Studentenviertel einer Universitätsstadt und die meisten deiner Gäste sind Studierende, einige Schüler*innen und junge Berufseinsteiger.

An den verschiedenen Statistiken erkennst du wenig überraschend, dass ein großer Teil der Personen dieser Altersgruppen auf Facebook, YouTube und WhatsApp aktiv ist. Interessant sind aber auch die Zahlen für Instagram und Snapchat: Hier unterscheidet sich das Nutzungsverhalten der unterschiedlichen Altersgruppen deutlich.

Instagram wird von 84 % und Snapchat von 82 % der 14–19-Jährigen genutzt, wohingegen nur 61 % von ihnen Facebook verwenden. Bei den 20–29-Jährigen sieht das schon wieder anders aus: Hier überholt Facebook mit 89 % sowohl Instagram (58 %) als auch Snapchat (39 %). Anhand dieser Daten kannst du dir also überlegen: In welche Social Media-Tools lohnt es sich zu investieren und welchen Teil deiner (potentiellen) Kunden möchtest du am stärksten ansprechen? Hast du die nötigen Ressourcen, um Social-Media-Strategien für all diese Plattformen zu entwickeln und zu pflegen? Lohnt es sich vielleicht, neben den „klassischen“ sozialen Netzwerken wie Facebook und Instagram auch Kampagnen für YouTube und WhatsApp zu entwickeln, die immerhin beide von über 90 % der Personen der für dich relevanten Altersgruppen genutzt werden?

Der Vorteil kleiner Unternehmen: Wenn du einen ganz bestimmten Markt oder eine Nischenbranche bedienst, hast du den Vorteil, dass du deine Social-Media-Präsenz auf eine viel spezifischere Zielgruppe ausrichten kannst. Während Großunternehmen sozusagen ein riesiges Netz auswerfen müssen, kannst du deine Aufmerksamkeit auf die Plattformen konzentrieren, von denen du weißt, dass deine (potentiellen) Kund*innen sie nutzen.

 

2. Wissen, was über einen gesagt wird

Wer seine Online-Reputation kontrollieren will, muss sie auch genau verfolgen.

In Großunternehmen ist das üblicherweise eine permanente Aufgabe der Marketing- und PR-Teams an den unterschiedlichsten Standorten. Bei kleinen Unternehmen fällt das Thema Online Reputation Management meist in die Verantwortung des Marketingteams.

Das bietet ihnen in vielerlei Hinsicht einen Vorteil gegenüber Großunternehmen. Kleine, zentrale Teams können schnellere und konsistentere Entscheidungen treffen und in der Kommunikation mit den Kund*innen einheitlicher auftreten.

Falls das Reputationsmanagement für dich noch Neuland ist, solltest du als ersten Schritt einen Google Alert einrichten. Auf diese Weise sendet Google dir eine E-Mail, wann immer dein Unternehmen im Internet erwähnt wurde. Du benötigst dafür lediglich ein Gmail-Konto. Auf der Supportseite von Google ist beschrieben, wie du schnell einen Alert einrichten kannst.

Auch auf Bewertungsseiten wie Yelp solltest du dich als Inhaber*in deines Unternehmens eintragen, um direkt auf der Website Bewertungen und Kommentare beantworten zu können. Dies bietet dir eine hervorragende Möglichkeit, deine Online-Bewertungen im Blick zu behalten und sowohl mit den zufriedenen Kund*innen zu interagieren als auch mit denen, die weniger gute Erfahrungen mit deinem Unternehmen gemacht haben.

Beides ist gleich wichtig, um deine Online-Reputation zu kontrollieren und zu verbessern.

Trotz alledem kratzen diese Maßnahmen erst an der Oberfläche des Online-Reputationsmanagements. Als beste Methode zum Überwachen und Steuern der Online-Reputation bieten sich Software für das Reputationsmanagement oder Social Media Monitoring an.

Screenshot Hotsuite Reputationsmanagement

Kommentare und Reviews im Reputation Management Hub von Hootsuite (Quelle)

Mit dieser Software lassen sich Markenerwähnungen überwachen, Hashtags verfolgen, mehrere Social Media-Konten verwalten und sogar Gespräche mit unzufriedenen Kunden erleichtern.

Der Vorteil kleiner Unternehmen: Je größer das Unternehmen, desto größer oft auch die Herausforderung, die eigene Onlinepräsenz über mehrere Teams hinweg zu organisieren. Kleine Unternehmen können ein einzelnes Team – meistens das Marketingteam – damit beauftragen, zu überwachen, was online so alles über das Unternehmen gesagt wird. Auch das trägt zu einem einheitlichen Kundenerlebnis bei.

 

3. Auf Gesagtes reagieren

Egal ob es um das kleine Café in der Nachbarschaft oder eine riesige Kette wie Starbucks geht: Über jedes Unternehmen wird online geredet. Menschen posten auf Instagram Fotos mit deinen neuesten Produkten, erzählen auf Facebook von ihren Erlebnissen in deinem Geschäft oder bewerten deine Dienstleistungen auf Google und Yelp.

Bei alledem sorgt natürlich auch das beste Social Media Monitoring-System nicht automatisch für eine positive Online-Reputation.

Nachdem du erfolgreich herausgefunden hast, was wann wo über dich gesagt wird, musst du entscheiden, was du damit anfängst.

Auf positive Erwähnungen solltest du reagieren, um deine Kund*innen zu bestärken: Sie haben sich schließlich die Zeit genommen, um beispielsweise ein Foto von der Kaffeespezialität des Tages in deinem Café zu posten. Eine Antwort wie „Hey, danke für das tolle Foto! Schön, dass du heute bei uns warst!“ sorgt dafür, dass die Person sich wertgeschätzt und gehört fühlt.

Genau dieses Gefühl wollen wir auch bei Kund*innen erreichen, die negatives Feedback posten, selbst wenn wir ihre Aussagen entschärfen möchten.

In manchen Situationen ist es zweifellos richtig, Spammer und Trolle zu ignorieren, aber insbesondere lokale Unternehmen sollten bedenken, dass viele der Personen, die online über das Unternehmen sprechen oder es in Social Media-Posts markieren, in der eigenen Umgebung leben und arbeiten.

Ein Beispiel für Reputationsmanagement auf Instagram

Ein lokales Café präsentiert auf Instagram den frisch gebackenen Kuchen (Quelle)

Hat sich ein Kunde auf Facebook darüber beschwert, dass seine Lieblings-Kaffeesorte am Morgen nicht vorrätig war? Wenn du nicht auf seine Beschwerde reagierst, könnten andere potentielle Kund*innen beim Lesen denken, dass du deine Vorräte nicht gut im Griff hast.

Stattdessen solltest du auf den negativen Kommentar antworten, ihn ernst nehmen (statt dich zu verteidigen) und, falls möglich, eine Lösung vorschlagen:

„Hi XY, es tut uns leid, dass du dich heute Morgen vergeblich auf unsere Wiener Melange gefreut hast! Morgen früh kommt unsere nächste Lieferung und wir legen dir gerne ein Päckchen duftenden Kaffee zur Seite. Komm einfach während unserer Öffnungszeiten zwischen 7 und 16 Uhr noch mal bei uns vorbei.“

So einfach kannst du bewirken, dass ein unzufriedener Kunde sich gehört und geschätzt fühlt, eine Lösung für sein Problem anbieten und gleichzeitig noch deine Öffnungszeiten in den sozialen Netzwerken bewerben.

Der Vorteil kleiner Unternehmen: Kleine Unternehmen haben die Möglichkeit, auf jede Erwähnung und jeden Kommentar zum Unternehmen zu antworten und die Verbindung zu ihrer Community und ihren Kund*innen zu ihrem Vorteil zu nutzen.

 

4. Die Kundenbeteiligung fördern

Unternehmen, die über soziale Medien mit ihren Kunden interagieren, müssen aufpassen, dabei nicht unaufrichtig, gezwungen oder zu effekthascherisch zu wirken. Kleine Unternehmen haben an dieser Stelle den besonderen Vorteil, stark auf ihre Verbindung zu ihrer Community bauen zu können.

Richte deine Social Media-Präsenz lokal aus: Vernetze dich mit anderen Unternehmen aus der Region, feuere Sportmannschaften aus der Gegend an oder dokumentiere lokale Veranstaltungen in deinen Instagram-Stories oder in Facebook Live. So wird dein Unternehmen für Menschen in der Region greifbarer, sie können es besser einordnen und fühlen sich ihm stärker verbunden.

Bei der Ausrichtung auf die Community muss es längst nicht immer um eine geographische Zusammengehörigkeit gehen. Auch Unternehmen mit einem kleinen, aber sehr vielfältigen oder auch internationalen Kundenstamm können ihre Größe als Vorteil einsetzen, indem sie sich ganz auf ihren Nischenmarkt konzentrieren und sich den Themen widmen, die ihre spezielle Kundschaft interessieren.

Vielleicht gibt es ja bestimmte für deine Zielgruppe interessante Veranstaltungen oder andere Anlässe, die du nutzen könntest, um deine Marke und dein Produkt online zu bewerben?

Auch hier bietet es sich besonders an, einen Blick darauf zu werfen, was gerade in der Umgebung so los ist. Ist gerade Prüfungszeit an der Uni? Dann biete den Studierenden doch ein passendes Sonderangebot an:

„Semester-Endspurt! Koffein verbessert vielleicht nicht deine Noten, aber bringt dich zumindest etwas wacher durch die Prüfungen. Markiere uns in einem Foto mit deiner morgendlichen Tasse Kaffee und die nächste Tasse geht auf uns!“

Der Vorteil kleiner Unternehmen: Deine Community – egal ob lokal oder thematisch – ist dein größter Verbündeter. Schaffe Verbindungen zu Nachbarn und Gleichgesinnten, um Beziehungen aufzubauen und die Kundenbindung zu stärken.

Erfolgreiches Reputationsmanagement im Internet

Soziale Medien bieten Unternehmen und Verbraucher*innen vielfältige Möglichkeiten, miteinander nahezu in Echtzeit zu interagieren.

Wenn du deine Aktivitäten in sozialen Netzwerken sorgfältig planst und verwaltest, kannst du eine authentische Verbindung mit deinen Kund*innen schaffen und dir eine treue und interessierte Gefolgschaft aufbauen. Dabei hast du als kleines Unternehmen die Chance, deutlich direkter und persönlicher mit deiner Community zu kommunizieren als die großen Wettbewerber aus deiner Branche.

Nutze diesen Vorteil, um deinen Bekanntheitsgrad in der Branche und in den sozialen Medien zu stärken und deinem Unternehmen zum Wachstum zu verhelfen.

Du willst noch mehr zum Thema Marketing für kleine Unternehmen erfahren? Hier kannst du weiterlesen:

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar.

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Social Recruiting – wichtiger Trend, aber kein Selbstläufer

Megafon in Laptop symbolisiert Social Recruiting

Megafon in Laptop symbolisiert Social Recruiting

Der Begriff Social Recruiting oder auch Social Media Recruiting beschreibt in der Regel alle Maßnahmen im Recruiting, die sich Social Media Kanälen bedienen und ist einer der wichtigsten Trends im Recruiting in den letzten Jahren. Was damit genau gemeint ist und wie man Misserfolge im Bereich Social Recruiting vermeiden kann, folgt jetzt.

Warum Social Recruiting?

Social Recruiting ist eine sehr gute Ergänzung für die eigene Recruiting Strategie und schafft es, insbesondere die nicht aktiv suchenden Kandidaten zu aktivieren. Daneben sollte man aber immer noch weitere Maßnahmen in Betracht ziehen, wie Jobbörsen und andere Werbemaßnahmen. Beides möglichst mit skalierbaren Modellen, wie bei Cost-per-Click-Anbietern.

Durch den Mix vieler Maßnahmen – die wiederum alle auf die Zielgruppe abgestimmt werden müssen, kann man seine Zielgruppe am bestmöglichen erreichen.

Was genau fällt alles unter Social Recruiting?

Allgemein lässt sich der Begriff Social Recruiting in zwei Bereiche gliedern. Auf der einen Seite haben wir das direkte Social Recruiting. Hierunter fallen sämtliche Maßnahmen im Bereich Active Sourcing – also der Direktansprache von Kandidaten über Social Media. Auf der anderen Seite gibt es auch noch das indirekte Social Recruiting. Hierunter fallen alle Maßnahmen, die über Werbeeinblendung auf Social Media Bewerber generieren sollen. Die reine Pflege einer Social Media Präsenz klammere ich hier bewusst aus.

Insgesamt kann man festhalten, dass der Markt des Social Recruitings auch schon Anzeichen einer Übersättigung zeigt. Insbesondere im Bereich des direkten Social Recruitings ist dies sehr stark zu sehen. Gute Kandidaten mit seltenen Fähigkeiten können sich vor – häufig 08/15 – Anfragen kaum noch retten und reagieren nicht mehr auf Anfragen oder kehren den entsprechenden sozialen Netzwerken den Rücken. Dies liegt daran, dass immer mehr Personalberater und auch Recruiting-Abteilungen Kandidaten ansprechen und es auch entsprechende Tools gibt, die Ansprachen teilautomatisiert oder vollautomatisiert durchführen.

Hier eine grobe Zusammenfassung über die relevantesten Vor- und Nachteile des direkten Social Recruitings:

Die Vor- und Nachteile von direktem Social Recruiting

Hier hingegen die Zusammenfassung der relevantesten Vor- und Nachteile des indirekten Social Recruitings:

Die Vor- und Nachteile von indirektem Social Recruiting

In Summe haben beide Möglichkeiten eine ausgewogene Anzahl an Vor- sowie Nachteilen, wodurch beide Maßnahmen attraktiv sind und davon abhängen, was man genau erreichen möchte. Ich kenne sowohl Firmen, die ausschließlich direktes Social Recruiting nutzen und damit auch einen Großteil der Vakanzen besetzen. Genau so kenne ich auch Firmen, für die dies in puncto indirektem Social Recruiting gilt. Jedoch gibt es auch sehr viele Fälle, wie Unternehmen an der erfolgreichen Umsetzung von Social Recruiting Maßnahmen scheitern. Meistens, weil sie die folgenden Fehler machen.

Die 5 Todsünden im Bereich Social Recruiting

  • Das kann doch jeder: Egal ob direkt oder indirekt – Social Recruiting erfordert Einarbeitung, Fingerspitzengefühl und einige Kompetenzen. Zumindest, wenn man das Geld nicht zum Fenster schmeißen möchte.
  • Das kostet doch nix: Mal eben ein paar Leute anschreiben und mal eben ein paar Posts verfassen – das kann doch nix kosten. Doch! Beide Varianten des Social Recruiting kosten schnell einen fünfstelligen Betrag, wenn man es optimal machen möchte. Dafür bringt es auch viel.
  • Das kann man nebenbei machen: Insbesondere direktes Social Recruiting ist sehr zeitaufwändig und sollte in der Regel nicht von einem Recruiter nebenbei gemacht werden, da es erstens komplett unterschiedliche Kompetenzen bedarf und zweitens immer in Kollision mit Recruiting-Aktivitäten gehen wird.
  • Das klappt doch schnell: Sowohl direktes als auch indirektes Social Recruiting benötigt Vorlauf und Zeit zur Adjustierung. Wenn man sich das erste Mal mit dem Thema beschäftigt, dann werden die ersten Monate vor allem als Lernzeit verbucht werden müssen – abgesehen von Glückstreffern.
  • Kandidaten sind doch auch Bewerber: Man muss für Kandidaten, also Personen die nicht aktiv nach dem Arbeitgeber gesucht haben, und klassischen Bewerbern unterscheiden und dem entsprechend idealerweise auch seine Prozesse danach ausrichten. Wenn man Kandidaten wir normale Bewerber durch die Prozesse führt, sind sehr viele Probleme vorprogrammiert.

Fazit:

Social Recruiting ist ein guter und wichtiger Bestandteil eines guten Recruiting Mix. Damit Social Recruiting jedoch erfolgreich ist, muss man sich bewusst werden, dass man auch in diesen Kanal Zeit als auch Geld investieren muss, sonst gilt dort genau so, wie überall: Wer nicht bereit ist zu investieren, wird ins Hintertreffen geraten.

Suchst du nach Recruiting Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Recruiting Software!

Diese 3 Vorteile hat ein Robo-Advisor für kleine Finanzberatungen

Die Vorteile eines Robo-Advisors für Finanzberatungen

Die Vorteile eines Robo-Advisors für Finanzberatungen

Einem Roboter Geld anvertrauen? Klingt erst einmal nicht nach einer guten Idee.

Aber hier geht es nicht um die Art Roboter, die man aus Science-Fiction-Filmen oder Artikeln über die Zukunft der künstlichen Intelligenz kennt.

Wir reden hier von Online-Plattformen zur Vermögensverwaltung, kurz „Robo-Advisor“ genannt. Technikaffine Millenials nutzen sie immer häufiger, um ihre Investitionsentscheidungen zu verbessern.

Diesem Trend wird man sich als unabhängiger Finanzberater oder Finanzberaterin stellen müssen, wenn man den Erwartungen und Anforderungen junger Kunden gerecht werden will.

Durch die Nutzung aktueller Software, darunter eben auch Robo-Advisor, können auch kleine Firmen für eine Vielzahl von Kundenprofilen die passenden Finanzpläne erstellen. Darüber hinaus sind sie ein kostengünstiger Weg, die Kundenbindung zu verbessern.

Warum das wichtig ist? Ganz einfach: Nach der Finanzkrise von 2008 hat Robo-Advice in der Trendschmiede USA die dort „Wealth Management“ genannte Finanzberatung revolutioniert. Auch wenn die Branche hierzulande anders funktioniert, kann man von einem Blick über den großen Teich so einiges lernen. Die Programme passen sich an die finanziellen Anforderungen eines individuellen Investmentportfolios an und errechnen Anlagestrategien auf Grundlage komplexer Algorithmen.

In diesem Artikel wollen wir eine genauere Definition erarbeiten und uns anschauen, wie kleine, unabhängige Finanzberatungen von dieser Technologie profitieren können.

Robo-Advisor: Der Aufstieg der unsichtbaren Finanzberater

 Was ist ein Robo-Advisor?

Das hängt ein bisschen von der verwendeten Definition ab. Der einen Variante folgend bezeichnet man so Anlageberater*innen, die ihre Kunden auf Grundlage der Empfehlungen einer Software beraten. Die andere Definition bezeichnet nur die Beratersoftware, gleich, ob sie von einem Profi oder direkt von den Anlageinteressierten selbst verwendet wird. Für diesen Text meinen wir die Software, nicht die Menschen.
Also:
Es handelt sich dabei um Algorithmen, die das Profil von einzelnen Kund*innen mit den passenden Investitionsmöglichkeiten und Aktienvorschlägen verknüpfen, ob nun für die private Rentenvorsorge, die BAföG-Rückzahlungen oder einfach nur, um etwas auf der hohen Kante zu haben.

Der Begriff „Robo-Advisor“ jedenfalls ist eine Verbindung aus „Roboter“ und „Financial Advisor“, dem englischen Wort für Finanzberater*innen.

Die Lösungen, um die es hier geht, sind cloud- und webbasiert, sodass sie – und damit die Nutzerkonten – jederzeit und von jedem Gerät aus eingesehen werden können. Für Kund*innen ist diese Echtzeit-Information natürlich ein großer Mehrwert.

Die Google Trends zum Begriff Robo-Advisor

Google Trends zeigt den Suchverlauf für „Robo-Advisor“. 2017 war der Höhepunkt erreicht.

In den letzten Jahren hat diese Technologie in kleineren und größeren Unternehmen so einiges durcheinandergeschüttelt.

Statista zeigt die internationale Entwicklung in dieser Tabelle relativ deutlich (Bezahlinhalt, Daten von April 2017) und Business Insider ging 2017 davon aus, dass bereits 2020 weltweit etwa 1 Billion USD von Robo-Advisors verwaltet wird, 2022 soll die Zahl auf unfassbare 4,6 Billionen ansteigen.

Beispiel einer Robo-Advisor-PlattformBeispiel einer Robo-Advisor-Plattform (Quelle)

Wie funktioniert Robo-Advice?

 

Wie funktioniert Robo-Advice?

Der Robo-Advisor trifft automatisch Entscheidungen über Investitionsformen (Aktien, Rentenfonds etc.), die zu dem entsprechenden Profil passen.

Unabhängige Finanzberater und Finanzberaterinnen, die für ihr Unternehmen nach Robo-Advice suchen, sollten besonders auf die folgenden Features achten:

  • Dashboard:Das Dashboard gibt den Besitzer*innen einen Überblick über die in den einzelnen Portfolios angelegten Gelder.
  • Algorithmusbasiert:Die Investitionen werden automatisiert algorithmisch getätigt, und zwar von Plattformen, die die Anlageentscheidungen auf Grund von Echtzeitinformationen treffen.
  • Portfoliomanagement:Risikoreiche Anlageformen wie Aktien sollten durch einen guten Mix aus lang- und kurzfristigen Anlageformen abgefangen werden.
  • Kundenprofile:Mit Fragebögen und Formularen erstellen Robo-Advisors die an die jeweiligen Kundenwünsche angepassten Investorenprofile.

3 Grundlegende Vorteile für unabhängige Finanzberater und Anlageberaterinnen

 

1. Kostenersparnis durch eine Reihe von Vermögensverwaltungsportfolios

Für kleine, unabhängige Unternehmen ist der grundlegende Unterschied zwischen einem menschlichen Berater oder einer Beraterin und einem Robo-Advisor oft eine reine Kostenfrage. Für einen Robo-Advisor wird üblicherweise eine jährliche Gebühr fällig, die Höhe variiert dabei. Laut Stiftung Warentest liegen die günstigsten Kosten bei 0,6 % der Anlagesumme, die höchsten bei 1,87 %. Die Kostenstrukturen für menschliche Berater*innen sind da komplexer, häufig handelt es sich um eine Mischung aus Honorar und Provision. Jedenfalls sind sie meist höher.

Diese Kostenersparnis kann unabhängige Finanzberater*innen dabei unterstützen, über eine günstige Kostenstruktur eine breitere Kundschaft anzuziehen.

Zusätzlich dazu kann ein Robo-Advisor helfen, Anlageportfolios zu diversifizieren und so aufzustellen, dass auch komplexe Aufgaben übernommen werden können, zum Beispiel Altersvorsorge, Versicherungen oder das Planen von Immobilienkrediten.

Profitipp:

Suche dir eine Nische im Finanzberatungsmarkt: Berate Millennials auf der Suche nach an ihre Wünsche angepassten Anlagestrategien für den Immobilienkauf oder die private Altersvorsorge.

Diversifizierte Portfolios und eine sich verändernde Kundschaft (also weniger Baby Boomer und mehr Millennials) führen zu nutzerfreundlichen Lösungen, die den komplizierten Finanzjargon vereinfachen.

2. Wettbewerbsvorteil durch beschleunigte digitale Transformation

Kleine Finanzberatungen stehen in immer stärkerem Wettbewerb. Darüber hinaus rüstet auch die Konkurrenz technisch auf, um sich hier einen Vorteil zu verschaffen.

Wer erfolgreich sein und bleiben will, muss mit der digitalen Transformation Schritt halten – dies gilt besonders angesichts eines immer jüngeren, technisch versierteren Kundenstamms. Das Angebot muss sich an ihre technischen Fähigkeiten und Erwartungen anpassen, ohne dass die IT-Ausgaben deshalb gleich durch die Decke gehen.

Gerade kleinere Firmen können es sich nicht unbedingt leisten, auf aufkommende Technologien wie die Blockchain oder besonders teure Lösungen wie ERP-Systeme zu setzen. An der Stelle kommt der Robo-Advisor ins Spiel, der die Leistungsfähigkeit einer Investitionsverwaltungssoftware mit praktischer Anwendbarkeit und überschaubaren Kosten verbindet.

3. Verbesserte Beratung durch Mensch und Maschine

Ein Robo-Advisor verbessert das Kundenerlebnis, weil er eine Kombination aus menschlicher und maschineller Beratung ermöglicht.

Millennials sind die Kunden der Zukunft und sie nutzen einer Studie der amerikanischen Lebensversicherung Guardian Life zufolge eine Vielzahl von Geräten für die Finanzberatung, darunter das Smartphone (20 %), E-Mail (23 %) und Textnachrichten (8 %). Spitzenreiter mit 45 % bleibt aber die Beratung durch eine qualifizierte Person. In Deutschland dürfte das nicht viel anders aussehen.

Genau diese menschliche Beratung kann dadurch verbessert werden, dass Berater*innen sich ihrerseits vom Kollegen Roboter beraten und mit passgenauen Informationen und Schätzungen versorgen lassen. Auf diese Weise verschafft man sich nicht nur durch die menschliche Komponente das Vertrauen der Kunden, sondern die höhere Genauigkeit verbessert auch die Qualität der Anlagestrategien.

Kleine und unabhängige Finanzberatungsunternehmen sollten daran arbeiten, eine Mischung aus menschlicher und maschineller Betreuung anzubieten.

Der Robo-Advisor ermittelt auf Basis seiner Algorithmen die besten Investments für die Kunden. Entsprechend haben die Mitarbeiter*innen mehr Zeit für Kundengespräche, Beratungen oder die Beantwortung von Fragen.

Nächste Schritte

Jetzt, wo du einen Überblick über die wichtigsten Vorteile von Robo-Advisors erhalten hast und weißt, wie sie dich unterstützen können, stehen folgende Schritte an:

  • Ermittle die Anbieter, deren Angebot zu den Angeboten deines Unternehmens passt und die die entsprechenden Produkte auch tatsächlich führen, ob nun Altersvorsorge oder Aktienportfolio.
  • Schaue dir eine Testversion an und behalte im Auge, ob sie dir im Alltagsgeschäft tatsächlich erhebliche Vorteile bietet.
  • Kaufe und teste die Basisversion desjenigen Tools, das am besten zu deinen Anforderungen passt, bevor du dir überlegst, ob die Premium- oder Enterprise-Version tatsächlich einen Mehrwert für dich hat.

 

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Die Zukunft der Banken – 5 Technologietrends für 2019

Backup, Verschlüsselung und Blockchain: Diese drei Technologien sind für den Datenschutz unverzichtbar

Technologien im Datenschutz

Technologien im Datenschutz

Daten sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Ob Kundendaten, geistiges Eigentum der Firma oder Informationen über Wettbewerber: All diese Daten und Ressourcen sind für Unternehmen unverzichtbar.

Doch je stärker die Masse der Daten, ihre Vielfalt, ihr Wert und die Geschwindigkeit ihrer Verarbeitung wachsen, desto größer werden auch die Sicherheitsrisiken bei ihrer Speicherung und gemeinsamen Nutzung. Obwohl Datensicherung wie Datensicherheit entsprechend von großer Wichtigkeit sind, haben 47 Prozent der kleinen Unternehmen eigenen Angaben zufolge nicht ausreichend Zeit und Ressourcen, um ihre diesbezüglichen Praktiken zu verbessern.

Bei Verstößen drohen hohe Bußgelder, gerade hat es British Airways erwischt. Entsprechend wichtig ist es für kleine wie große Unternehmen, kritische Daten ordnungsgemäß zu sichern, zum Beispiel mithilfe von Verschlüsselung, einem Datensicherungsprogramm und anderen Datenschutztechnologien.

In diesem Artikel werden verschiedene Datenschutztechnologien vorgestellt, die kleine Unternehmen recherchieren und einsetzen sollten.

Daten-Backup und -Wiederherstellung sind bei Datenverlusten und Sicherheitsverletzungen der Rettungsanker

Wie bereits erwähnt, sind Daten die wichtigste Ressource von Unternehmen. Sie sind so wichtig, dass 70 Prozent der kleinen Firmen, die einen großen Datenverlust erleiden, innerhalb eines Jahres ihr Geschäft aufgeben müssen. Und das nur, weil sie kein Backup ihrer Daten erstellt und keine ausreichenden Vorsorgemaßnahmen zur Notfallwiederherstellung getroffen hatten.

Bei Backups geht es darum, eine zusätzliche Kopie der Daten sicher aufzubewahren. Mithilfe von Datenwiederherstellungstechniken kann diese Kopie im Falle eines Datenverlusts hervorgeholt und mit ihr gearbeitet werden, um Ausfallzeiten zu verringern.

Die meiste Software für das Daten-Backup verfügt über integrierte Optionen zur Datenwiederherstellung, was gerade für kleine Unternehmen ideal ist. So bekommen sie die beiden kritischen Datenschutztechnologien Backup und Notfallwiederherstellung im Paket zu einem günstigeren Preis.

Statistik zu Datenschutz und Datenverlust

Aus einem Small Business Trends-Report (Quelle)

Viele Firmen nutzen noch immer USB-Sticks und externe Festplatten für das Backup von Daten. Auch wenn Daten schnell von ihnen wiederhergestellt werden können, stellen USB-Sticks jedoch eine Sicherheitsbedrohung dar. Hacker und böswillige Angestellte können mit ihnen Malware verbreiten oder Daten stehlen, außerdem besteht immer das Risiko, die Datenträger zu verlieren. Deshalb empfiehlt sich ein Blick auf Daten-Backup- und Wiederherstellungstechnologien, die helfen können, diese Fehlerquelle auszumerzen.

Im Laufe der Jahre haben Daten-Backup-Technologien zahlreiche Verbesserungen erfahren: Die Kopiergeschwindigkeit ist gestiegen, genau wie RPO (Recovery Point Objective bzw. maximal tolerierbarer Datenverlust) und RTO (Recovery Time Objective bzw. die Zeit, die ein System oder Geschäftsprozess maximal ausfallen darf). Zu den neueren Daten-Backup-Technologien gehören die folgenden:

  • Cloud-Backup:Bei Cloud- bzw. Online-Backups wird eine Kopie der Daten remote oder offsite auf einem Backup-Server gespeichert. Je nachdem, wo sie gespeichert sind, kopiert man die lokalen Daten in die Cloud oder entscheidet sich für ein Cloud-to-Cloud-Backup. Diese Technologie ist deutlich billiger als viele On-Premises-Speicheroptionen. Sie bietet Funktionen zur Notfallwiederherstellung und ist somit für kleine Unternehmen eine gute Option. Mit Cloud-Backup-Software lassen sich auch Daten von Mobilgeräten sichern. Hier ist nur bei der Auswahl des Dienstes Vorsicht geboten: Nicht alle sind vollständig DSGVO-kompatibel.
  • Software-Defined Storage:Diese Software verwaltet Datenspeicherressourcen und -funktionen unabhängig von der zugrundeliegenden physischen Speicherhardware. Software-Defined Storage-Tools können auf physischen Servern oder virtuellen Maschinen gehostet werden, von denen aus Nutzer mehrere Speicherressourcen kontrollieren können. Außerdem bieten sie Funktionen zur Verwaltung von Datenspeicherungsrichtlinien beispielsweise zu Replikationen, Snapshots und Backups.
  • Festplatten und Solid State Drives:Festplatten sind eine schnelle und zuverlässige Methode zur lokalen Speicherung. Festplattenlaufwerke (HDD bzw. Hard Disk Drive) werden so häufig verwendet, weil problemlos mehrere Terabyte an Daten auf ihnen gespeichert werden können und sie zudem kostengünstiger sind als Cloud-Speicher. Sie bieten allerdings keine Optionen zur einfachen Wiederherstellung und könnten verloren gehen oder zerstört werden. Solid State Drives sind technisch fortgeschrittener und gleichzeitig teurer: Sie unterstützen das schnellere Kopieren von Daten, haben eine längere Lebensspanne und niedrigere Ausfallraten.

Die 3-2-1-Backup-Strategie

Um den Verlust von Daten auszuschließen, empfiehlt es sich, eine Kopie in der Cloud und eine weitere auf einem lokalen Speichergerät zu speichern. Bewährt hat sich die 3-2-1-Backup-Strategie. Dabei speichert man:

  • 3 Kopien der Daten (einschließlich der Originalversion)
  • 2 lokale Kopien auf unterschiedlichen Speichersystemen
  • 1 Offsite-Backup auf Cloud-Servern

Zentrale Merkmale von Daten-Backup und Wiederherstellung

Daten-Backup-Technologien verfügen über zahlreiche Funktionen, die kleinen Unternehmen große Vorteile bieten:

  • Kontinuierliches/automatisches Daten-Backup:So wird sichergestellt, dass Änderungen an Dateien zeitgleich auch an den Backup-Speicherort kopiert werden. Auf diese Weise können auch kürzlich erfolgte Änderungen bei einem Datenverlust wiederhergestellt und somit das Recovery Point Objective gesenkt werden.
  • Inkrementelle Backups:Bei inkrementellen Backups werden nur die Änderungen kopiert, nicht die gesamten Dateien. Dies reduziert die für das Kopieren erforderliche Zeit, ohne die Arbeit selbst zu verlangsamen.
  • Instant Recovery:Mit dieser Funktion kann ein Backup-Snapshot temporär auf einem sekundären Speicher ausgeführt werden, um die Downtime einer Anwendung zu reduzieren.
  • Datendeduplikation:Bei der Deduplikation werden redundante Datenblöcke identifiziert und eliminiert, bevor die Daten auf den Backup-Speicher übertragen werden. So werden die Netzwerklast und der erforderliche Speicherplatz reduziert.
  • Fehlerfreie Kopien:Daten-Backup-Software stellt sicher, dass die von einer Quelle kopierten und auf einem Backup-Server gespeicherten Daten identisch sind und keine Fehler enthalten.

Vorteile von Cloud-Backups

Cloud-Backup-Tools bieten zahlreiche Vorteile, beispielsweise ihre Zugänglichkeit, die Möglichkeit, beschädigte Dokumente zu reparieren sowie Wiederherstellungsfunktionen. Die Hauptvorteile solcher Datensicherungsprogramme sind in der nachstehenden Grafik dargestellt.

Vorteile von Cloud Backups für Datensicherheit

Relevanz für kleine Unternehmen: HOCH

Menschen erzeugen jeden Tag etwa 2,5 Trillionen Bytes an Daten, wobei 90 Prozent aller Daten weltweit allein in den letzten zwei Jahren generiert wurden.

Selbst wenn kleine Unternehmen nur einen Bruchteil zu diesen Datenmengen beitragen, ist das dennoch eine riesige Menge Informationen. Umso wichtiger ist es, diese Daten vor Verlust und Beschädigung zu schützen und die richtigen Backup-Tools dafür zu verwenden.

80 Prozent der Unternehmen planen Umfragen zufolge, bis 2020 ihre Daten in der Cloud zu sichern.

Wer nicht ins Hintertreffen geraten möchte, sollte mithilfe der folgenden Schritte eine robuste Daten-Backupstrategie aufbauen.

Empfohlene Maßnahmen für das Daten-Backup in kleinen Unternehmen

Es empfiehlt sich, in folgender Reihenfolge vorzugehen:

  • Einen Daten-Backup-Plan vorbereiten:In diesem ersten Schritt identifiziert man kritische Datenressourcen, die kontinuierlich gesichert werden müssen. Es wird entschieden, welche Daten in der Cloud und welche lokal gesichert werden sollen. Besonders kritische Daten wie Systeminformationen, auf die im Katastrophenfall schnell zugegriffen werden muss, werden am besten vor Ort auf Laufwerken gespeichert.
  • Einen Daten-Backup-Anbieter auswählen:Sobald die Backup-Strategie entwickelt wurde, ist es an der Zeit, Backup-Anbieter zu recherchieren, die den eigenen Anforderungen an Speicherplatz, Geschwindigkeit, RPO, RTO und Kosten sowie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Die besten Daten-Backup-Anbieter nach durchschnittlicher Nutzerbewertung auf GetApp (Stand Februar 2019)

CrashPlan

Logo Crashplan

Cloudberry Backup

Logo Cloudberry

IntelligenceBank Digital Asset Management

Logo IntelligenceBank

Acronis Backup

Logo Acronis

GoodSync

Logo Goodsync

Eine ausführlichere Liste von Daten-Backup-Anbietern findet sich im Verzeichnis von Backup-Software von GetApp. Dort lassen sich Anbieter nach Funktionen, Budget, Ort, Bereitstellungsmodell und mehr filtern.

Technologien für den Cloud-Datenschutz sind unverzichtbar

Zwei Drittel aller Unternehmen nutzen Cloud-Technologien für das Ausführen von Anwendungen und das Speichern von Daten. Dabei setzen immer mehr Unternehmen auch Public-Cloud-Lösungen ein, was Maßnahmen zum Datenschutz noch wichtiger macht.

Technologien für den Cloud-Datenschutz stellen sicher, dass Daten bei der Übertragung und Speicherung in der Cloud nicht gehackt, manipuliert oder gestohlen werden. Gleichzeitig helfen diese Tools dabei, gesetzliche Anforderungen wie beispielsweise die DSGVO und andere Datenschutzgesetze einzuhalten.

Es gibt eine Vielzahl an unterschiedlichen Cloud-Datenschutztechnologien, die verschiedene Schutzebenen und -arten bieten. Im Folgenden wollen wir einige der wichtigsten Merkmale von Technologien für den Cloud-Datenschutz näher betrachten.

Zentrale Funktionen von Cloud-Datenschutztechnologien

Auf die folgenden Funktionen sollten kleine Unternehmen bei Technologien für den Cloud-Datenschutz nicht verzichten. Viele Cloud-Diensteanbieter (CSPs) bieten mindestens einige dieser Funktionen und es empfiehlt sich, genau zu vergleichen, wie stark die jeweiligen Funktionen sind und gegebenenfalls eigene Sicherheitskontrollen für einen zusätzlichen Schutz zu implementieren.

  • Verschlüsselung:Eine umfassende Verschlüsselung der Dateien ist das A und O aller Cloud-Sicherheitsmaßnahmen. Selbst wenn der Anbieter die gespeicherten Daten verschlüsselt, sollte eine zusätzliche Verschlüsselung erfolgen, damit die Daten beim Upload in die Cloud nicht ausgelesen werden können. Daten müssen sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung verschlüsselt sein, um das Risiko von Datensicherheitsverletzungen und -verlusten zu minimieren.
  • Tokenisierung:Bei diesem Vorgang wird ein sensibles Datenelement durch ein nicht sensibles Äquivalent ersetzt, was als Token bezeichnet wird. Der Token fungiert als Platzhalter, während die sensiblen Daten an einem anderen Ort gespeichert werden. Im Gegensatz zur Verschlüsselung kann die Tokenisierung nicht rückgängig gemacht werden. Sie wird primär zur Speicherung sensibler finanzieller Daten verwendet. Aufsichtsbehörden wie der PCI Security Standards Council betrachten die Tokenisierung als sicherere Form des Datenschutzes.
  • Endpunktsicherheit:Für den Zugriff auf cloudbasierte Ressourcen genutzte Endgeräte müssen gesichert werden, damit sie nicht zum Ziel von Hackerangriffen werden. Firewalls und Antivirenlösungen tragen zum Schutz von Endnutzergeräten bei, mit denen IaaS-, SaaS- oder PaaS-Tools genutzt werden.
  • Authentifizierung und Zugriffskontrollen:Diese Tools stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriffs- und Änderungsrechte für Cloud-Daten haben. So wird die Integrität der Daten gewahrt und das Risiko eines Datendiebstahls reduziert. Tools zur Verwaltung von Zugriffsberechtigungen (Privileged Access Management) verifizieren die Nutzeridentität und erlauben es nur autorisierten Personen, Daten einzusehen oder zu ändern.

Zusätzlich zu einigen der hier beschriebenen Funktionen können Cloud-Diensteanbieter auch begrenzte Daten-Backup- und Wiederherstellungsfunktionen anbieten. Vor dem Kauf zusätzlicher Cloud-Sicherheitstools lohnt es sich daher, die angebotenen Sicherheitsfunktionen zu recherchieren.

Hinweis: Einige der oben genannten Technologien sind möglicherweise auch als eigenständige Lösung verfügbar.

Vorteile von Cloud-Sicherheitssoftware

Die Hauptvorteile dieser Lösungen liegen in der verbesserten Datensicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und einer erhöhten Transparenz von Datenschutzmaßnahmen. Zusammengefasst sind sie noch einmal in der folgenden Grafik dargestellt:

Vorteile von Cloud Sicherheitstechnologie für den Datenschutz

Relevanz für kleine Unternehmen: HOCH

Es ist zu erwarten, dass schon 2020 mehr Daten in der Cloud als auf lokalen Geräten gespeichert werden und immer mehr Unternehmen den Großteil ihrer Anwendungen in die Cloud verlagern. Kleine Unternehmen, die im Alltagsbetrieb auf die Cloud setzen, müssen in die Cloud-Sicherheit investieren, um nicht ein hohes Risiko einzugehen, dass Hacker ihre wertvollen Daten stehlen oder manipulieren.

SaaS-Anwendungen werden zunehmend zur Speicherung kritischer Unternehmensdaten genutzt, was die Bedeutung von Technologien für den Cloud-Datenschutz immer schneller ansteigen lässt.

Empfohlene Maßnahmen für kleine Unternehmen

  • Sicherheitsfunktionen von Cloud-Anbietern verstehen:Viele Anbieter bieten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Anti-Malware-Tools mit Datenspeicheroptionen. Vor der Entscheidung für ein Tool sollte man genau herausfinden, wie (und wie gut) es funktioniert, wie die Nutzungsbedingungen aussehen und ob beim Zugriff auf die Sicherheitsfunktionen des Cloud-Anbieters zusätzliche Kosten entstehen. Sicherheitsexpert*innen können dabei unterstützen, die richtigen Cloud-Sicherheitstools für das eigene Unternehmen zu finden.
  • In Cloud-Sicherheitslösungen investieren:Cloud-Anwendungen lassen sich unkompliziert in andere Anwendungen integrieren und unterstützen Datenübertragungen. Um mögliche Maßnahmen für den Schutz von gespeicherten und übertragenen Daten zu ermitteln, sollten Fachleute zu Rate gezogen werden. Unser Verzeichnis mit Cloud-Sicherheitssoftware bietet einen guten Anhaltspunkt für den Vergleich verschiedener Softwaretools. Die Produkte lassen sich nach Funktionen, Preis, Abomodellen usw. filtern und Nutzerbewertungen geben Aufschluss darüber, wie sich die Tools im realen Einsatz bewährt haben.

Blockchain ist die neue Technologie für mehr Datensicherheit

Blockchain ist eine revolutionäre Technologie, die das Potential hat, die Datensicherheit, -integrität und -authentizität zu verbessern. Die Art und Weise, auf die Daten gespeichert und kontrolliert werden, wird komplett verändert und ist nahezu unmöglich zu manipulieren.

Eine Blockchain ist eine Kette von aneinandergereihten Datensätzen, die Zeitstempel und Verweise auf die vorherigen Einträge enthalten. Alle Datensätze in einer Blockchain sind kryptographisch gesichert und jedes Mitglied des Netzwerks verifiziert die Richtigkeit der Daten mithilfe privater und öffentlicher Schlüssel. Sobald Daten zur Blockchain hinzugefügt wurden, können sie nicht mehr verändert oder manipuliert werden.

Die Technologie klingt vielversprechend, ist aber noch nicht im Mainstream angekommen. Wer sich bereits mit den Funktionsweisen und Vorteilen der Blockchain vertraut macht, kann sein Unternehmen jetzt schon darauf vorbereiten, die Technologie reibungslos einzuführen, sobald sie ausgereifter ist.

Wichtige Funktionen der Blockchain-Technologie

Blockchain ist aufgrund folgender Funktionen nützlich für den Datenschutz:

  • Dezentralisierung:Daten werden nicht auf einen Cloud-Server hochgeladen oder an einem einzigen Ort gespeichert, sondern auf ein Netzwerk von Computern verteilt. Jeder Computer oder Knoten im Netzwerk verfügt dabei über eine Kopie der Daten. Durch diese Vielzahl von vergleichbaren Kopien ist es kaum möglich, Daten in der Blockchain zu manipulieren.
  • Verschlüsselung:Die in einem Blockchain-Netzwerk gespeicherten oder hinzugefügten Daten sind verschlüsselt. Die Technologie nutzt Kryptographiemethoden wie öffentliche Schlüssel, um die Identität der Nutzer*innen zu schützen und Transaktionen zu sichern.
  • Validierung:Aufgrund des dezentralen Charakters des Blockchain-Modells können die gespeicherten Daten einfach überprüft werden. Dateisignaturen können in allen Registern auf allen Netzwerkknoten abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass keine Daten geändert wurden.

Vorteile der Blockchain-Technologie

Die Technologie bietet zahlreiche Datenschutzvorteile, beispielsweise Zuverlässigkeit, manipulationssichere Daten und Transparenz.

Vorteile von Blockchain für Datensicherheit

Relevanz für kleine Unternehmen: NIEDRIG

Die Blockchain-Technologie wird bisher noch für verschiedene Anwendungsfälle in Unternehmen getestet. Die für den Betrieb eines Blockchain-Netzwerks erforderlichen leistungsstarken Computerressourcen machen es kostenintensiv. Außerdem kann es bei der Implementierung zu technischen oder andersartigen Problemen kommen, beispielsweise wenn Anwendungen nicht kompatibel sind oder rechtliche Bedenken auftreten.

Für die Einführung in kleinen Unternehmen ist die Blockchain bisher kaum geeignet. Dem Hype Cycle for Data Security von Gartner zufolge (Bericht nur für Gartner-Kunden verfügbar) wird die Blockchain für die Datensicherheit innerhalb der nächsten 5 bis 10 Jahre ausgereift sein und weite Verbreitung finden.

Empfohlene Maßnahmen für kleine Unternehmen

Blockchain-Anwendungsfälle studieren. Viele Datensicherheitsanwendungen haben Blockchain-Technologien integriert. Auch einige Großunternehmen experimentieren mit den Möglichkeiten der Blockchain für den Datenschutz. Kleinen Unternehmen empfehlen wir, sich zunächst einmal durch die Beschäftigung mit Anwendungsfällen und Machbarkeitsstudien mit den Prinzipien und Funktionsweisen der Blockchain vertraut zu machen.

 

 

Nächste Schritte: Daten klassifizieren und Angestellte schulen

Mit den folgenden Schritten lassen sich die Datenbestände kleiner Unternehmen zusätzlich sichern:

  1. Daten klassifizieren: Auch wenn sie bereits 2018 in Kraft getreten ist, sind noch längst nicht alle kleinen Unternehmen mit der DSGVO bzw. Datenschutzgrundverordnung und ihren Anforderungen vertraut – und das sollte sich schleunigst ändern. Die Auseinandersetzung mit der DSGVO bietet eine gute Gelegenheit, um die eigenen Daten in unterschiedliche Datentypen aufzuteilen, die gegebenenfalls mit verschiedenen Datenschutztechnologien geschützt werden sollten.
  2. Die nötigen Technologien für den Datenschutz einführen: Hier sind beispielsweise Tools zur mehrstufigen Authentifizierung und der Verwaltung von Zugriffsberechtigungenzu nennen. In Zusammenarbeit mit dem IT-Team oder mit Sicherheitsexpert*innen sollte ermittelt werden, welche Datenschutztechnologien für welche Datenklasse am besten geeignet sind.
  3. Angestellte schulen: Ein großer Teil der Datensicherheitsverletzungen in kleinen Unternehmen wird durch riskantes Verhalten von Angestellten verursacht. Alle Mitarbeiter*innen sollten zu Datenschutzrichtlinien und Best Practices für die Sicherheitshygiene geschult werden, beispielsweise zur Identifizierung von Phishing-Versuchen, der Nutzung von sozialen Medien und der Arbeit mit Datenschutztechnologien beispielsweise zu Backup und Notfallwiederherstellung.

Bereit für den Vergleich verschiedener Softwarelösungen?

Unser Verzeichnis mit IT-Sicherheitssoftware hilft weiter.

 

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Wenn du im Internet nach dem Schlagwort Ressourcenplanung suchst, wirst du allein in Deutschland knapp eine halbe Million Treffer landen. Schaust du dir dann die Ergebnisse genauer an, wirst du primär folgende Informationen finden:

  • Ein passendes Tool für dein Projekt, mit dem du diese Planung durchführen kannst,
  • Ein Best Practice Ansatz, der dir erklärt, was du bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement genau zu beachten hast oder,
  • Eine Anleitung zur bestmöglichen Ausnutzung von menschlichen Kapazitäten in deinem Projekt.

Das werdet Ihr in diesem Artikel primär nicht finden. Vielmehr möchte ich euch für das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement sensibilisieren und besonders die Rolle des Faktor Mensch in den Vordergrund rücken. Blicken wir aber zunächst einmal auf die Projektmanagement-Standards und Ihre – sich sehr ähnelnden – Definitionen zum Begriff Ressource. Exemplarisch sei die DIN 69901 genannt. Laut ihr bezeichnet eine „Ressource“ im Projektmanagement ein für die Durchführung einer Aufgabe notwendiges Mittel. Dabei ist „Ressource“ ein Oberbegriff sowohl für Mitarbeiter als auch für Sachmittel oder Finanzmittel. Und genau diese Ressourcen bzw. Einsatzmittel gilt es nun im Sinne des Projekterfolges möglichst effizient und effektiv zu planen.

Menschen sind keine Ressourcen

Aber halt! Möchtest du als Ressource bezeichnet werden? Oder verschlimmbessert als Humanressource? Wohl kaum. Allerdings hat sich diese unmenschliche Rhetorik in Projekten immer mehr durchgesetzt. Menschen werden zu Humankapital (übrigens das Unwort des Jahres 2004) reduziert und lediglich als betriebswirtschaftliche Größe betrachtet. Frei nach dem Motto:

Ein Mitarbeiter wurde als Mensch eingestellt, dann zur Ressource und heute ist er lediglich noch ein Asset.

Menschen werden also aus betriebswirtschaftlichem Blickwinkel häufig mit anderen Sachmitteln gleichgestellt. Und das ist ein Problem! Betrachten wir nur einmal den Aspekt Leitung. Bei Maschinen kann ich sehr genau vorhersagen, wie viel sie pro Zeiteinheit leisten werden (vorausgesetzt sie gehen nicht kaputt). Aber bei Menschen? Menschen können krank werden und weisen nicht jeden Tag die gleiche Leistungsfähigkeit auf. Auch kann ich Menschen nicht einfach austauschen. Denn Menschen haben aufgrund ihres Werdegangs und ihrer Sozialisation eine unterschiedliche persönliche Reife: Denkt nur an Aspekte wie Mündigkeit, Selbstorganisation, Selbstbestimmung, Empathie, Teamfähigkeit oder Erfahrung. Um es also ganz klar zu sagen. Die Planbarkeit von Menschen bzw. die Planung ihrer Leistungsfähigkeit wird immer ein Blick in die Glaskugel sein. Das soll nicht heißen, dass Ihr Einsatz nicht abgestimmt werden muss, aber eben mit Bedacht und stets mit dem Bewusstsein, dass weiche Faktoren wie Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle spielen.

Sachmittel, Finanzmittel und Wissen

Maschinen, Ausrüstungen, Materialien und Güter sind Sachmittel. Bei dieser Art von Ressourcen können wir unterscheiden, ob wir sie verbrauchen oder ob diese beständig vorhanden sind. Betrachten wir einen Hausbau als Beispielprojekt. Während Zement und Ziegel Verbrauchsmaterialien darstellen, wird der Betonmischer nur als temporäres Hilfsmittel benötigt werden.

Finanzmittel sind in der Regel Investitionen, die im Rahmen eines Projektes getätigt werden müssen. Hierbei gilt es zu unterscheiden ob die Investitionen für die Projektdurchführung benötigt werden oder im Hinblick auf den Lebenszyklus der Lösung.

Die dritte Art von Ressourcen sind intellektueller Natur. Informationen, Wissen und Dokumentationen sind gerade bei komplexen Projektvorhaben essenziell.

Schätzen und Planen

Nachdem wir jetzt wissen, was Ressourcen sind und was nicht, gilt es diese zu für unser Projekt einzuplanen. Vorab haben wir uns bereits überlegt, was wann zu tun ist. Beispielsweise haben wir hierfür einen Projektstrukturplan erstellt und die einzelnen Vorgänge in eine Ablaufreihenfolge gebracht. Nun gilt es für jeden Vorgang den Bearbeitungsaufwand zu schätzen. Hierfür stehen dir verschiedene Methoden zur Verfügung:

  • Den Aufwand mit den Aufwänden aus ähnlichen Vorgängerprojekten vergleichen,
  • Experten befragen oder Schätzklausuren durchführen,
  • Parametrische Verfahren (sprich: Formeln) anwenden,
  • Komplexere Varianten, wie die Function Point Methode oder das Constructve Cost Model (COCOMO) anwenden oder,
  • Auf Methoden aus der agilen Welt, wie Planning Poker, oder das Team Estimation Game zurückgreifen.

Wichtig an dieser Stelle ist nur, dass sie den Aufwand nicht mit der Dauer eines Vorgangs verwechseln. So führt beispielsweise ein Arbeitsaufwand von 10 Personentagen zu einer Dauer von 20 Tagen, wenn die entsprechende Person nur mit einer Kapazität von 50 % zur Verfügung steht. Allerdings ist auch hier Vorsicht und Fingerspitzengefühl geboten. Denn eine Aufgabe lässt sich nicht zwingend beschleunigen, wenn man mehr Mitarbeiter darauf ansetzt. Denn du willst ja nicht einer der Projektmanager sein, die glauben, dass 9 Frauen ein Baby in einem Monat zur Welt bringen können. Übrigens sind solch prozentuale Schätzungen in der Praxis ohnehin schwierig, denn häufig wird davon ausgegangen, dass es sich bei einem Arbeitstag um acht Stunden Netto-Arbeitszeit handelt. Meetings, Abstimmungen oder Reisezeiten werden häufig bei der Schätzung vergessen.

Kapazität und Auslastung

Sobald die Aufwände abgeschätzt sind, können Ressourcen und/oder Teammitglieder den einzelnen Vorgängen zugeordnet werden (im besten Falle als gemeinsamer Akt zwischen Projektleiter und Team). Sobald dies für den nächsten Planungsabschnitt (z. B. Meilenstein oder Sprint) durchgeführt ist, solltest du dir das Belastungsprofil einer jeden Ressource genauer ansehen. Wird eine Maschine versehentlich parallel eingesetzt, oder wurde ein Teammitglied zu viel oder zu wenig eingeplant? Falls dies der Fall sein sollte, musst die Deine Planung anpassen, bzw. Deine Ressourcenzuordnung überdenken. Das entscheidende Schlagwort hier heißt Kapazität. Als Kapazität wird die Verfügbarkeit einer Ressource einschließlich des verfügbaren Volumens bezeichnet. Wird beispielsweise ein Mensch für mehr als 100 % ihrer Kapazität eingeplant, spricht man von Überlast. Entsteht diese Überlast, weil die Person für zwei konkurrierende oder parallele Vorgänge eingeplant ist, handelt es sich um einen Ressourcenkonflikt.

Ressourcenkonflikte können aber auch über Projektgrenzen hinweg entstehen. Wird der Mitarbeiter noch für Aufgaben in der Linie benötigt oder wollen andere Projekte des Unternehmens auf die gleiche Ressource zur gleichen Zeit zugreifen? Ein ebenfalls häufig verwendeter Begriff in diesem Kontext der Projekt-Ressourcenplanung ist der, der Engpassressource. Hierbei handelt es sich um eine Ressource, die aufgrund von begrenzter Kapazität oder Mehrfachbelastung zum gewünschten Zeitpunkt nur eingeschränkt zur Verfügung steht. Ferner kann ihre Kapazität nicht einfach erweitert werden, besonders unter Berücksichtigung der Rendite des Projektes.

A Fool with a Tool

In der Praxis macht kein Projektleiter diese Schritte händisch. Projektmanagement-Software, wie Microsoft Project, Merlin oder Excel-Vorlagen, bieten die Möglichkeit, Arbeitspakete inklusiver Ressourcenverwaltung elektronisch durchzuführen. Alle Ressourcen werden hierfür in Einheiten wie Stunden, Kilogramm oder Meter gemessen und direkt mit den jeweiligen Kosten verbunden. Die Software erkennt automatisch Ressourcenkonflikte und kann bei der Auflösung mithilfe von Analysedaten helfen. Zudem generiert die Software einen Gantt-Chart inklusiver aller Abhängigkeiten. Der Projektplan ist fertig und kann an die Auftraggeber und Stakeholder kommuniziert werden.

Aber auch hier gilt: VORSICHT! Überlege dir genau, wann du wie detailliert einen Projektplan kommunizierst. Leider Gottes werden Pläne oft als Versprechen interpretiert und Projektleiter an der Einhaltung ihrer Pläne gemessen. Willst du wirklich zu Beginn eines Projektes alles bis zum Ende durchplanen, obwohl du selbst noch nicht wirklich Klarheit hinsichtlich der Umsetzung hast? Willst du Dich immer wieder für einen Plan rechtfertigen, von dem du selbst weißt, dass er zum Großteil auf Annahmen beruht? Oder willst du Personen bereits Monate vor deren Einsatz stundengenau verplanen, obwohl du keine Ahnung hast, ob diese Personen zu diesem Zeitpunkt überhaupt noch im Unternehmen tätig sind?

Keine Angst, ich rate dir nicht ab, diese Tools einzusetzen, aber setze sie mit Bedacht ein. Denk an das Thema Planungstiefe, lasse Dich nicht zu Aussagen hinreißen, von denen du ohnehin weißt, dass sie falsch sein werden und denke stets an den Faktor Mensch, mit all seinen Überraschungen.

Zusammenfassung & Anregung

Ressourcenplanung mit Sach- und Finanzmitteln ist in der Regel nicht allzu komplex und kann mithilfe des Einsatzes von Projektmanagement-Software gut erledigt werden. Wenn es aber zu der Planung auf menschlicher Ebene kommt, wird es schwierig. Klassische Planungsansätze versagen häufig, wenn es zu „menscheln“ beginnt. Wird ein Team gut funktionieren oder gestaltet sich die Zusammenarbeit als schwierig? Habe ich eine konstante Teamzusammensetzung oder eine hohe Fluktuation? Für all diese dynamischen und daher nicht vorhersehbaren Faktoren sind klassischen Planungsmethoden nicht tauglich. Vielmehr sind schwer greifbare Skills wie, Empathie, Intuition und Pragmatismus gefragt.

Konzentriert euch auf die Qualifikationen und Talente Eurer Mitarbeiter. Bindet diese aktiv in Euren Planungsprozess ein und gebt Verantwortung ab. Die Bereitschaft eines Mitarbeiters, eine Aufgabe termingerecht zu erfüllen, wird größer sein, wenn er die Aufgabe selbst gewählt und spezifiziert hat. Denn es ist etwas anderes sich um „sein Baby“ zu kümmern, als eine Aufgabe vorgesetzt zu bekommen. Verinnerlicht das Pareto-Prinzip und konzentriert euch auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Priorisiert laufend mit Eurem Team die zu verrichtenden Aufgaben. Achtet auf Engpässe und Abhängigkeiten. Denkt an das Schlagwort Belastungsprofil und beutet eure Teammitglieder nicht aus. Denn wie sagte schon Tom DeMarco in seinem Buch „Der Termin“: „Projekte mit einem aggressiven Terminplan werden (meist) später abgeschlossen, als das mit einem vernünftigen Terminplan der Fall gewesen wäre!“.

Du bist auf der Suche nach Projektmanagement Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement Systeme!

Mit Digital Signage für jedes Event gut aufgestellt

Mann steht vor Smartphone

Mit diesen kostenlosen Softwarelösungen für digitale Anzeigetafeln wird deine nächste Veranstaltung noch besser

Mann steht vor digitaler Anzeigetafel

Für Eventmanager*innen gibt es nichts Schöneres als stetig wachsende Teilnehmerzahlen.

Aber es ist nicht einfach, Leute von einem Event zu überzeugen. In einer Umfrage hat Eventbrite herausgefunden, dass 56 % der Organisatoren in den USA und Kanada sich schwer damit tun, auf neue Teilnehmer*innen zuzugehen. In Deutschland dürfte es kaum anders aussehen.

Aber diese potenziellen Kund*innen sind nicht die Einzigen, die sich vielleicht für deine Veranstaltungen interessieren. Diejenigen, die an deinen derzeitigen Veranstaltungen teilnehmen, solltest du bei deinen Bemühungen nicht vergessen. Wenn von dir organisierte Events für die Teilnehmer*innen zum unvergesslichen Erlebnis werden, erhöhst du nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass sie wieder bei dir auftauchen, sondern du setzt auch darauf, dass sie dich weiterempfehlen und dadurch deine Reichweite vergrößern.

Wie also hinterlässt man einen bleibenden Eindruck? Achte auch auf die Kleinigkeiten. Dabei kann zum Beispiel Digital Signage-Software helfen.

Das ist die Software, die digitale Anzeigetafeln bespielt. Und die können bei einem Event erstaunlich vielseitig eingesetzt werden. Zum Beispiel dazu, Teilnehmer*innen in Echtzeit Social-Media-Feeds anzuzeigen, mit Google Maps Wegbeschreibungen zu verbreiten, Werbung für deine Sponsoren zu schalten oder auf kurzfristige Programmänderungen aufmerksam zu machen. Und das alles mit einem einzigen Bildschirm.

Wenn die erforderliche Software noch dazu kostenlos ist, kann selbst die kleinste Veranstaltung von einer statischen zu einer digitalen Beschilderung wechseln.

Für den Anfang stellen wir hier in alphabetischer Reihenfolge drei Gratislösungen vor. Alle drei Lösungen wurden von Nutzer*innen unserer Liste mit Digital Signage-Systemen überdurchschnittlich gut bewertet, nämlich mit 4,5 von 5.

Grafik zu den besten Lösungen für digitale Werbetafeln

Die 3 besten Programme für digitale Anzeigetafeln

  1. Intuiface

Intuiface bietet drei verschiedene Module, mit denen Inhalte erstellt und auf verschiedenen Geräten abgespielt sowie die Nutzerinteraktionen mit diesen Inhalten analysiert werden können, den Composer, den Player und Analytics.

Schon in der Gratisversion sind alle 3 Module verfügbar, wenn auch nicht ganz uneingeschränkt. Designs können für verschiedene Geräte erstellt und dort auch abgebildet werden, allerdings werden sie mit dem Wasserzeichen von Intuiface versehen. Außerdem gibt es nur ein einziges Dashboard für Reporting und Analysen und das Tool ist offline nicht verfügbar.

 Vorteile  Nachteile
Anwender*innen gefällt das Composer-Modul, mit dem interaktive Designelemente erstellt werden können. Nutzer*innen zufolge ist die Einarbeitung eher komplex.

Upgradekosten: Intuiface hat für die drei Module ein Abomodell im Angebot: Der Composer geht bei 50 € im Monat los, der Player bei 24 € pro Gerät und Analytics bei 125 €, die Abrechnung erfolgt jeweils jährlich.

Apps: iOS, Android

Am besten geeignet für: Kreative Designer*innen mit CSS-Erfahrung, die interaktive Präsentationen für Touchscreens gestalten möchten.

Gut bewertet von: Bis dato kommen alle Bewertungen von Intuiface in unserem Softwareverzeichnis aus kleinen Unternehmen, die in sehr unterschiedlichen Branchen tätig sind. Am häufigsten sind Marketing und Werbung, Software, Design, Unterhaltungsindustrie und der Bereich Maschinen/Anlagen.

Screenshot des Digital signage Tools Intuiface

Das Composer-Modul von Intuiface (Quelle)

 

  1. NoviSign

NoviSign ist eine cloudbasierte Lösung für digitale Anzeigetafeln mit Features fürs Erstellen von Inhalten, aber auch Zeitplanungs- und Analysefähigkeiten.

Mithilfe von Drag-und-Drop-Widgets lassen sich interaktive Inhalte erstellen, auch mit Bildern und Videos. Diese Inhalte können dann mit dem dazugehörigen Player auf vielen Geräten wiedergegeben werden. Dieser läuft auf Chrome OS, Windows und Android-Systemen. Außerdem lässt sich festlegen, zu welchem Zeitpunkt welche Inhalte gezeigt werden sollen.

Die kostenlose Version von Novisign kann wie gesagt Inhalte erstellen und anzeigen, hat aber verschiedene technische Begrenzungen. Die Speicherkapazität liegt bei 80 MB, die Dateigröße für den Upload ist auf 16 MB beschränkt und es können bis zu zwei Dateien konvertiert werden. Nach einem 30-tägigen Testzeitraum werden deinen Inhalten Werbung und das NoviSign-Logo hinzugefügt.

 Vorteile  Nachteile
Unseren Nutzer*innen gefällt, dass die mitgelieferten Vorlagen, Drag-und-Drop-Widgets, Videos und Slideshows die Erstellung von Inhalten zum Kinderspiel machen. Weniger gut kommt das Fehlen von 3D-Vorlagen an, auch das automatische Ausrichten von Bildern und eine Rückgängig-Funktion fehlen.

Upgradekosten: NoviSign bietet zwei Bezahlversionen: Business für 20 USD pro Bildschirm und Monat und eine Partnerversion mit speziell zugeschnittenen Preisen.

Apps: Android

Am besten geeignet für: Unternehmen auf der Suche nach einer nutzerfreundlichen Lösung für das Erstellen und Ausrollen von interaktiven Inhalten.

Gut bewertet von: Heute sind 58 % der NoviSign-Bewertungen bei Capterra aus kleinen Unternehmen, 29 % aus mittleren und 13 % aus großen. Die meisten sind von Nutzer*innen aus dem Bereich Bildungsmanagement, danach aus der elektrischen Fertigung, dem Gesundheitswesen und dem Einzelhandel.

Screenshot des Digital signage Tools NoviSign

Ein NoviSign-Widget (Quelle)

  1. Yodeck

Eine weitere webbasierte Lösung für digitale Werbetafeln ist Yodeck. Auch hiermit lassen sich interaktive Inhalte wie Videos, Bilder und Präsentationen erstellen. Für das Programm ist der Raspberry Pi-Player erforderlich. Im Jahresabo ist er enthalten, in der kostenlosen und der monatlichen Version nicht.

Mit dem Gratis-Angebot von Yodeck lassen sich Playlisten mit Inhalten für verschiedene Dateitypen erstellen, auch die Abspielzeit kann festgelegt werden.

 Vorteile  Nachteile
Nutzer*innen empfinden die Software als leicht einzurichten. Einige erwähnen, dass sie gern mehr Widgets zur Verfügung hätten.

Upgradekosten: Yodeck bietet 3 verschiedene Abomodelle an: Standard, Pro und Enterprise. Das Standardmodell kostet pro Bildschirm und Monat 7,99 USD. Die Jahresabos umfassen, wie erwähnt, den Raspberry Pi-Player.

Apps: Die Software ist über mobile Browser steuerbar, native iOS- oder Android-Apps gibt es nicht.

Am besten geeignet für: Unternehmen auf der Suche nach einer bezahlbaren Lösung, die idealerweise über Zugriff auf und Erfahrung mit dem Raspberry Pi haben.

Gut bewertet von: Derzeit stammen 62 % der Yodeck-Bewertungen bei Capterra von kleinen Unternehmen, 26 % von mittleren und 13 % von großen. Die meisten Nutzer*innen sind im Bereich IT-Services tätig, danach folgen Bildungsmanagement, Bauwesen und Verbraucherdienstleistungen.

Screenshot des Digital signage Tools Yodeck

In Yodeck ein Video hinzufügen (Quelle)

 

Anmerkung: Wir haben diesen Artikel am 21. Juni 2019 mit neuen Programmen versehen und Lösungen entfernt, die inzwischen nicht mehr unserer Definition entsprechen oder keine kostenlose Version mehr anbieten.

Methodik

Wir haben die am 3. Juni 2019 im Capterra-Verzeichnis für Digital Signage-Software enthaltenen Programme dahingehend ausgewertet, ob sie eine Gratisversion anbieten und ob sie unsere Aufnahmekriterien erfüllen.

Kostenlose Software

Für diesen Artikel haben wir ein Programm als kostenlos eingestuft, wenn es:

  • Eine eigenständige, kostenlose Version der Software bietet
  • Keine Testversion ist, bei der nach Ablauf einer gewissen Zeit ein Kauf getätigt werden muss
Kriterien

Tools, die dieser Definition entsprechen, haben wir anschließend wie folgt aussortiert:

  • Es hat mindestens 10 Bewertungen auf Capterra
  • Es entspricht unserer Definition von Digital Signage-Software
Ist es Digital Signage-Software?

Die verbleibenden kostenlosen Programme mit mindestens 10 Bewertungen haben wir dann mit unserer Definition abgeglichen:

Mit Digital Signage-Software können Unternehmen Bildschirme remote entwerfen und bespielen sowie Zeitpläne festlegen, um Bildschirme für die interne und externe Nutzung zu bespielen.

So haben wir grundlegende Funktionalitäten und die Angemessenheit für diese Softwarekategorie sichergestellt.

Produkte galten uns dann als Digital Signage-Lösungen, wenn sie über alle folgenden Features verfügen:

  • Zeitplanerstellung für Inhalte: Es können Content-Queues erstellt und ihr Veröffentlichungs- oder Anzeigezeitpunkt festgelegt werden
  • Medienbibliothek: Verschiedene Dateitypen wie Grafiken, Fonts und Bilder im Tool speichern und auf verschiedenen Anzeigetafeln verwenden
  • Mehrere Gerätetypen: Nachrichten auf vielen Bildschirmtypen anzeigen, zum Beispiel Fernsehgeräte, Laptops und Mobilgeräte
  • Remotesteuerung der Anzeigen: Angezeigte Inhalte können auch aus der Ferne angepasst werden
Disclaimer

Die enthaltenen Inhalte beruhen auf Meinungen und Aussagen von Nutzer*innen und spiegeln nicht die Meinung und Aussagen von Capterra wider.

Die ausgewählten Anwendungen zeigen beispielhaft Features und stellen keine Empfehlungen dar. Die verwendeten Quellen erschienen uns zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als vertrauenswürdig.

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