5 aplicativos de lista de tarefas para ser mais produtivo

5 aplicativos de lista de tarefas

Há pessoas que iniciam o dia com uma lista de tarefas e dão conta do recado antes mesmo de o sol se pôr. Existem outras que tentam, mas terminam a maioria dos dias com um punhado de projetos semi-acabados, prazos perdidos e e-mails aguardando respostas.

Sejamos sinceros: todos nós queremos ser ágeis e produtivos, mas a maioria luta uma batalha constante para evitar se perder no meio do processo. 

A boa notícia é que conseguir cumprir com os prazos não tem a ver com habilidades sobrenaturais. O segredo é ter em mãos as ferramentas corretas e saber usá-las de maneira eficaz. 

Para fazer as coisas de forma eficiente, tanto no trabalho como na vida pessoal, um sistema que funcione bem é vital. Para quem precisa gerir  projetos, a organização e o controle do tempo são habilidades essenciais.

Afinal de contas, como podemos liderar equipes se acompanhar de perto nossas próprias prioridades e cronogramas ainda é algo quase impossível?

Já que vagar entre uma centena de aplicativos de produtividade ou tentar gerenciar projetos com uma dúzia de programas no celular não é algo muito produtivo, selecionamos cinco apps indispensáveis que podem começar a ser usados hoje mesmo por quem deseja finalizar as tarefas diárias com organização e agilidade.

O método GTD

O GTD, sigla em inglês para “Getting Things Done” é uma metodologia de produtividade baseada no best-seller “A arte de fazer acontecer”, escrito pelo consultor norte-americano David Allen. Desde a primeira edição do livro, em 2001, o movimento GTD tornou-se um fenômeno, com instrutores certificados em todo o mundo e uma conferência mundial em 2008.

O método GTD pode ser resumido com o seguinte princípio: quanto mais produtivos formos, menos estresse teremos. Em outras palavras, devemos fazer mais em menos tempo para que possamos estar mais tranquilos depois.

O segredo para isso, de acordo com o sistema desenvolvido por Allen, é priorizar uma lista de afazeres de modo a remover a bagunça e focar no que for importante para o momento. Ao mesmo tempo, devemos mover tarefas incompletas para uma fila confiável de afazeres, que serão tocados em seguida.

O método GTD requer as seguintes ferramentas:

  • Caixa de entrada
  • Lixeira
  • Sistema de arquivamento para material de referência
  • Checklists
  • Calendário

Em 2001, tais ferramentas eram ainda físicas: um armário de arquivos e um calendário de mesa. Em 2019, versões digitais de todas essas ferramentas podem ser acessadas pelo telefone.

Para algumas pessoas, ter um calendário ou uma lista de tarefas em papel é a forma mais confiável de se organizar. Mas a realidade é que a tecnologia evoluiu muito desde o início do século, e os aplicativos vieram para ficar.

Uma ferramenta GTD digital inclui recursos como automação e colaboração, funcionalidades inacessíveis em um antigo caderno ou calendário de mesa. Além de ajudar a economizar tempo e dinheiro, esses programas permitem que as equipes trabalhem conectadas.


5 aplicativos para organização para economizar tempo e reduzir o estresse

Focamos nas cinco ferramentas essenciais da metodologia GTD — caixa de entrada, lixeira, sistema de arquivamento, checklists e calendário  — para apresentar as melhores opções de aplicativos.

As escolhas foram feitas após uma análise de dezenas de comentários de usuários e de recomendações de gente que põe a metodologia GTD em prática ao organizar o seu dia a dia. Alguns aplicativos são exclusivos para o sistema operacional iOS, mas também há opções multiplataformas.

As lista está em ordem alfabética.

1. G Suite

Android | iOS

captura de tela do g suite
Captura de tela do G Suite (Fonte)

O sistema GTD inicia com a caixa de entrada, e o G Suite, ecossistema integrado ao Google, funciona conectado ao famoso Gmail. A partir daí, é possível arquivar e-mails antigos ou organizá-los em pastas para projetos em andamento que precisam ser retomados mais tarde.

O G Suite é integrado ao Google Docs, ao Google Keep — onde é fácil tomar notas e fazer checklists —, além do Google Agenda, para o controle da agenda da equipe. 

O sistema colaborativo é o forte do G Suite: os membros da equipe podem comentar e responder tudo, de documentos a planilhas e apresentações. E, claro, tudo é integrado.

Ideal para:  Grupos muito colaborativas e que se sentem confortáveis trabalhando em um ambiente baseado no Gmail.

Preço: R$ 24,30 por usuário, por mês para domínio de e-mail personalizado, armazenamento de 30 GB e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. É possível baixar os aplicativos que integram a plataforma individualmente e de graça.

2. Microsoft To-Do

Android | iOS

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Captura de tela do Microsoft To-Do (Fonte)

Quem já é familiarizado com aplicativos GTD deve estar se perguntando por que o Wunderlist, o aclamado app alemão de gerenciamento de tarefas, não está nesta lista. Isso é porque a Microsoft comprou o Wunderlist em 2015 e prometeu substituí-lo pelo Microsoft To-Do.

Já estamos em meados de 2019, e o Wunderlist ainda paira por aí. Ainda em 2017, no entanto, o diretor geral do Microsoft To-Do, Ori Artman (informação em inglês),  afirmava que “assim que estivermos confiantes de que incorporamos todas as suas melhores funcionalidades ao Microsoft To-Do, aposentaremos o Wunderlist”.

A boa notícia é que, como afirma Artman, a Microsoft pretende incorporar ao To-Do todas as melhores funcionalidades do Wunderlist, como um sistema colaborativo, funcionalidade para diversas plataformas, notificações e sub-tarefas.

O To-Do também inclui as funções do selo My Day, que permite aos usuários tirar algumas tarefas do backlog para se concentrar no mais importante do dia. 

Ideal para:  Gerentes de projeto experientes que trabalham confortavelmente em ambiente Office 365 e que procuram uma ferramenta GTD super simples de usar sem pagar um centavo.

Preço: Grátis

3. OmniFocus

iOS

captura de tela do omnifocus
Captura de tela do OmniFocus (Fonte)

O OmniFocus sacrifica a simplicidade por cavalos de potência e adiciona alguns recursos de peso para usuários que não se importam com um pouco de desordem na interface do aplicativo em troca de algumas funcionalidades extras. O app está disponível apenas para dispositivos iOS, mas recentemente a empresa lançou uma versão web que permite o acesso ao programa com Windows (por US$ 9,99/mês, cerca de R$ 38). 

O OmniFocus 3, sua atualização mais recente, foi lançado no segundo trimestre de 2018 e traz novas funcionalidades, como automação, marcadores e edição em lotes. Com o GTD em seu DNA, o Omnifocus guia o usuário intuitivamente da caixa de entrada ao processamento de dados, da delegação de tarefas à organização de ações e revisões.

A colaboração não é o forte do app, que foi projetado pensando em usuários individuais. Para projetos em equipe, o desenvolvedor oferece outro produto, o OmniPlan. Para projetos que requerem muita colaboração em equipe, uma ferramenta extra será necessária.

Ideal para:  Usuários de iOS experientes em GTD, que gerenciam projetos de maneira individual e não se importam em gastar por uma ferramenta do tipo.

Preço: US$ 49,99 (cerca de R$ 190)

4. Things

iOS

captura de tela do things
Captura de tela do Things (Fonte)

O aplicativo, desenvolvido pela startup alemã Cultured Code, entrou no mercado em 2007 inicialmente como um programa para Mac e foi um dos primeiros apps lançados para iPhone, em 2008.

O Things se manteve fiel à Apple e lançou versões atualizadas para o iPad e o Apple Watch. Ganhou o prestigioso Apple Design Award em 2009 e 2017 e está agora em sua terceira geração: o Things 3 foi lançado em maio de 2017.

Como o Things se mantém no mercado por mais de uma década, ganhando novos discípulos a cada ano? Segundo os seus usuários (conteúdo em inglês), o design minimalista se encaixa perfeitamente no ecossistema da Apple e o aplicativo traz as ferramentas essenciais — caixa de entrada, sistema de arquivamento, lista de tarefas e calendário — para que se possa implementar um sistema GTD sem recursos externos para distrair o usuário.

Enquanto o OmniFocus se destaca pela personalização e profundidade dos recursos, o Things ganha por sua simplicidade e seu design minimalista. Tal como o OmniFocus, o aplicativo também elimina a função colaborativa, portanto é ótimo para o trabalho individual. Exige, porém, uma ferramenta extra para a integração da equipe.

Ideal para:  Usuários individuais que queiram uma ferramenta GTD simples, elegante e que se encaixe perfeitamente na estética limpa e minimalista da Apple.

Preço:  R$ 37,90

5. Todoist

Android | iOS

captura de tela do todoist
Captura de tela do Todoist (Fonte)

Para os que gostaram das duas últimas opções, mas não têm um dispositivo Apple, existe o Todoist. Este aplicativo junta as melhores características do OmniFocus e do Things em um software multiplataforma. Também possui uma versão para navegador.

Desde o seu lançamento, em 2007, o Todoist, criado pelo refugiado bósnio Amir Salihefendic como um modo de organizar seus próprios projetos, já construiu uma base de usuários de dez milhões de pessoas. 

E quais são os diferenciais deste app? Ao contrário do OmniFocus e do Things, o Todoist inclui ferramentas colaborativas, tem versão gratuita e traz um recurso exclusivo de recompensa, premiando seus usuários com os chamados “karmas” por completar as tarefas.

Também vem com todas as funções necessárias para se implementar um processo GTD dinâmico e eficiente. Entre os maiores diferenciais do Todoist está a possibilidade de ser usado em qualquer dispositivo que conte com um navegador de internet.

Ideal para:  Líderes de projeto descrentes de marcas ou orçamentos caros e que só precisam fazer as coisas acontecerem.

Preço: Grátis

Quais são seus aplicativos para organizar tarefas favoritos?

Esperamos que os apps da lista ajudem na organização de projetos e tarefas, removendo bagunças e complicações. Vale lembrar que, acima de tudo, devemos personalizar os sistemas que utilizamos. Por isso, experimente alguns destes aplicativos e veja qual se encaixa melhor às suas necessidades.

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