Die besten 10 Alternativen zu SharePoint für kleine Unternehmen

Alternativen zu Sharepoint

SharePoint mag eine verlockende Wahl als Kollaborations- und Content Management-Plattform sein: Das Produkt ist bekannt, verfügt über eine große Nutzerbasis und stammt vom mächtigen Microsoft. Aufgrund der Komplexität des Systems und der langwierigen und kostspieligen Einrichtung vor Ort ist es für viele kleine Unternehmen jedoch unerschwinglich.

Kleine Unternehmen tendieren eher zur Cloud-Version von SharePoint, aber auch hier zeigen sich Größe und Vielfalt des Systems als Herausforderung. Zum Glück gibt es aber auch viele Alternativen zu SharePoint, die sich besser für kleine Unternehmen eignen.

Im Folgenden besprechen wir unsere 10 besten SharePoint-Alternativen, um auch dein Unternehmen bei der besten Wahl zu unterstützen.

Kosten

Die Preisgestaltung zur Bereitstellung von SharePoint vor Ort ist häufig verwirrend, sodass viele Firmen externe Berater hinzuziehen. Zuerst muss festgestellt werden, wie viele SharePoint-Server (die sich preislich geschätzt bei ca. 8.300 EUR netto pro Server bewegen) und wie viele interne und externe Nutzer benötigt werden.

Zur Verfügung stehen zwei verschiedene Versionen von SharePoint Server (Standard und Enterprise), deren genaue Preise direkt bei Microsoft erhältlich sind.

Die Preise von SharePoint Online gestalten sich viel einfacher. Es gibt zwei verschiedene Pläne für 4,20 EUR bzw. 8,40 EUR pro Nutzer und Monat sowie einen Office 365-Plan für 19,70 EUR pro Nutzer und Monat. Trotzdem lassen sich bei der Konkurrenz immer noch preisgünstigere Angebote finden.

Alternativen zu Sharepoint Online

Sharepoint-Alternative: Bitrix24

Bitrix24 stellt auf seiner Website selbst gegenüber, warum seine Cloud-Lösung eine gute Alternative zu SharePoint ist, und eines der schlagenden Argumente ist der Preis. Bis zu 12 Nutzer sind kostenlos und eine ganze Palette an Features kann nicht nur mit SharePoint mithalten, sondern übertrifft es auch teils. Umfasst ein Unternehmen bereits mehr als 12 Mitarbeiter, so gibt es drei weitere Preismodelle mit mehr Nutzern, weiteren Features und mehr Speicherplatz.

Sharepoint-Alternative Bitrix24

Paul Anthony Santos, Executive Assistant bei New York Lifes, äußert sich zum Preismodell von Bitrix24: „In der kostenlosen Version gibt es fantastische Features für bis zu 12 Nutzer. Und wenn Ihr Unternehmen über 12 Nutzer hinauswächst, ist dies meiner Kenntnis nach immer noch die günstigste Option mit den meisten Funktionen. Unbegrenzt viele Mitarbeiter und unbegrenzter Speicher für 179 EUR pro Monat sind einfach unschlagbar. Preislich gesehen ist dieses Angebot kaum zu übertreffen.“

 

Unternehmensgröße

SharePoint war ursprünglich eine lokal installierte Software und wurde aufgrund der hohen Kosten und möglichen Probleme bei der Installation als Lösung für große Unternehmen vermarktet. Nach der Einführung des unkomplizierteren SharePoint Online hat sich diese Option jedoch als attraktive Alternative für kleine Unternehmen etabliert.

Es ist unter Umständen trotzdem ratsam, einen Berater hinzuzuziehen, um die Software in ihrem vollen Umfang nutzen zu können, wobei es intuitivere Lösungen gibt, die sich besser für ein klein Unternehmen eignen.

Sharepoint-Alternative: Samepage

Die Kollaborationslösung Samepage ist eine großartige Freemium-Option für kleine Unternehmen, bei der das Basisangebot für unbegrenzt viele Nutzer kostenlos zur Verfügung steht. Diese Version verfügt über eine limitierte Zahl an Funktionen und auch Inhalte können nur begrenzt erstellt und gespeichert werden. Trotzdem eignet sie sich für Startups und kleine Unternehmen, die gerade zu Anfang nur minimale Investitionen tätigen möchten.

Sharepoint-Alternative Samepage

Samson Loo, CEO und Gründer von AisleIO, erinnert sich: „Als kleineres Unternehmen benötigten wir eine kosteneffiziente Plattform, auf der wir unsere internen Daten zentralisieren konnten. Nach einiger Recherche sind wir auf SamePage.io gestoßen, die genau das bieten, was wir wollten: Einfache Anwendung mit gutem Nutzererlebnis und eine mobile App, mit der wir auf dem neuesten Stand sind und den Überblick über anstehende Aufgaben behalten.“

 

Integrationen

Microsoft hat mit Produkten für ERP, CRM, Marketing, Business Intelligence, Kundenservice usw. ein riesiges App-Ökosystem geschaffen und SharePoint Online ist in Office 365 integriert, SharePoint steht also in Bezug auf die Integration hervorragend da.

Sharepoint-Alternative Integrationen

Das Produkt lässt sich mit 150 der auf GetApp aufgeführten Cloud-Apps integrieren, was ziemlich beeindruckend ist. Es gibt allerdings Alternativen, die sogar über noch mehr Integrationsmöglichkeiten verfügen.

Sharepoint-Alternative: G Suite

G Suite weist beeindruckende 220 Integrationen mit auf GetApp aufgeführten Apps auf, wozu auch Top-Player wie Wrike, Insightly, TribeHR, Zoho CRM und alle weiteren Angebote von Zoho zählen. Viele unserer Nutzerbewertungen loben die Vorteile von Google Apps for Work bei der Integration und wie reibungslos die Zusammenarbeit mit anderen Apps funktioniert.

Chisom Ekweani von der University of Texas betont die „einfache Integration und Möglichkeiten zum Teilen“.

Alex Chapin, Chef bei 3R Building Sustainability, führt „die Integration mit Drittanbietern“ als einen Vorteil an.

Unternehmensinhaber Jeff Ryan merkt an, dass die G Suite „Integrationen mit vielen anderen Programmen“ bietet.

Sharepoint-Alternativen Integrationen

Mobile App

Microsoft stellt mobile Apps für die Betriebssysteme Android und iOS bereit. Während die Bewertungen im Apple App Store überwiegend positiv ausfallen, hagelt es im Google Play Store Kritik, und das trotz einer guten Gesamtbewertung.

Sharepoint-Alternative Mobile Apps

Sharepoint-Alternative: Alfresco

Die SharePoint-Alternative Alfresco wird sowohl im Google Play Store als auch im App Store gut bewertet. Unabhängig davon, ob Alfresco in der Cloud oder vor Ort bereitgestellt wird, kann über die App auf Websites und Inhalte zugegriffen werden.

Weiterhin ist es möglich, Dokumente zur Überprüfung und Genehmigung gleichzeitig an mehrere Kollegen zu senden, Aufgaben zu erstellen oder zu delegieren, Aktivitäten-Feeds anzuzeigen, Dokumente per E-Mail zu versenden und verschiedene Versionen eines Dokuments nachzuverfolgen.

In einer Kundenrezension steht: „Ich liebe diese App! Sie ist perfekt, um meine Geschäftsdateien zu speichern. Endlich muss ich mir meine Dokumente nicht mehr per E-Mail hin und her schicken.“

Sharepoint-Alternative Alfresco

Nutzerbewertungen

SharePoint schneidet mit 4,1 von 5 Punkten in den Bewertungen von GetApp-Rezensenten eher durchschnittlich ab. Probleme zeigen sich wiederholt im Bedienkomfort und in der Benutzeroberfläche. Während Cloud-Lösungen häufig nutzerfreundlicher sind als herkömmliche Software, hat SharePoint Online hier noch etwas Nachholbedarf.

Sharepoint-Alternative Reviews

Ein Nutzer stellt fest: „Das Layout und die Technologie von SharePoint sind veraltet und es gibt auf dem Markt bessere Optionen mit einem modernen Look, die auch einfach aktualisiert und verwaltet werden können.“

Sharepoint-Alternative: Samepage

Die bereits zuvor erwähnte Open-Source-Software Samepage schneidet in allen Bereichen der GetApp-Nutzerbewertungen gut ab und erzielt Bestnoten bei Bedienkomfort, Preis-Leistungsverhältnis und Kundensupport. Im Durchschnitt erhält die Software 4,8 von 5 Punkten.

Nutzer loben die einfache und intuitive Verwendung, den Preis, die Konfigurierbarkeit und den großartigen Kundensupport.

Skalierbarkeit

Bei der Skalierbarkeit von SharePoint zeigt sich erneut das bereits zuvor erwähnte Problem, dass ursprünglich große Unternehmen das Zielpublikum waren und sich dadurch einige Faktoren nicht unbedingt für wachsende kleine Unternehmen eignen.

Es dauert eine Weile, bevor sich die Vor-Ort-Bereitstellung amortisiert, sodass die initialen Kosten möglicherweise das Anfangsbudget übersteigen.

Auch hier gibt es andere Lösungen, die sich besser für Unternehmen jeder Größe eignen.

Sharepoint-Alternative: Bitrix24

Von allen sinnvollen Alternativen zu SharePoint bietet Bitrix24 die umfassendste Preisstruktur, bei der die Software zusammen mit dem Unternehmen wachsen kann. Auf die kostenlose Free-Version folgen Plus (35 EUR/Monat), Standard (89 EUR/Monat) und Professional (179 EUR/Monat).

Der unabhängige Senior Consultant Dejan Lugonja schreibt: „Dies ist eine der wenigen Software-Lösungen auf dem Markt, die einem kleinen Team von bis zu 12 Personen kostenlos 90 % der Features bereitstellt. Zu einem anständigen Preis kannst du dir dann noch ein Upgrade mit zusätzlichen Features holen und noch mehr Nutzer hinzufügen.“

Sharepoint-Alternativen Bitrix24 Preis

Schulungen

SharePoint ist keine einfache, intuitive Software, die in wenigen Minuten einsetzbar ist, und so benötigen die zukünftigen Nutzer eine Schulung. Microsoft stellt eine Vielzahl an Ressourcen für das Training zur Verfügung, von Videos und Tutorials bis hin zu zertifizierten Kursen (leider keine deutschen, aber eine große Auswahl auf Englisch) und Hilfe über die Partner Community von Microsoft SharePoint.

Sharepoint-Alternative Schulungen

Sharepoint-Alternative: Huddle

Huddle stellt ein Kundensupport-Team bereit, das sich ausschließlich um die Einführung der Kollaborations-Plattform beim Kunden kümmert. Dieses Team setzt sich aus Trainern, Branchenspezialisten, Experten für die Zusammenarbeit und technischen Betreuern zusammen.

Rishi Chowdhury, CEO beim Medienunternehmen , schreibt über diesen Prozess „Das Supportteam ist fantastisch. Sie haben sich die Zeit genommen und mein Team an dem Produkt geschult, was, ehrlich gesagt, gar nicht schwer war, weil das Tool so einfach zu bedienen ist. Es hat aber trotzdem sehr geholfen, weil man manchmal mit einem neuen Tool gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Sie haben uns auch viele Ideen zur Verwendung gegeben, auf die wir selbst nie gekommen wären!“

Einfache Implementierung

SharePoint ist einfach einzurichten, wenn man bereit ist, anfangs einen Berater hinzuziehen, was für viele kleine Unternehmen jedoch keine Option ist. Eine durchdachte Strategie hilft bei der einfachen und schnellen Implementierung, genau wie ein Team, das sich damit auskennt. Auch in diesem Bereich gibt es jedoch Cloud-Lösungen, die den Wechsel einfacher gestalten.

Sharepoint-Alternative: Glasscubes

Ob man nun zum ersten Mal mit einer Kollaborationslösung arbeitet oder von SharePoint wechselt, niemand braucht eine komplizierte App, die ewig eingerichtet werden muss oder bei der Daten nicht anständig transferiert werden können. Man wünscht sich ein System, das sofort in vollem Umfang nutzbar ist.

Bei Glasscubes sind IT-Administratoren überflüssig, da die Plattform schnell von einem normalen Nutzer eingerichtet werden kann. Die Lösung ist intuitiv in der Anwendung, sodass auch keine Schulung nötig ist. Sollte man doch mal Unterstützung brauchen, ist der Support nur einen Telefonanruf entfernt und bei der Implementierung steht ein Online-Chat bereit.

Tony Taylor, Manager bei Astor Bannerman (Hersteller von Hilfsmitteln für behinderte Menschen), beschreibt das Tool so: „Einfach, intuitiv und erfordert sehr wenig Schulung.“

Sharepoint-Alternative Glasscubes Workspaces

Kontinuierlicher Support

Microsoft SharePoint ist ein weitverbreitetes Produkt mit vielen Foren, Support-Websites und verifizierten Partnern, die den Nutzer bei Fragen und Problemen unterstützten können. Wie steht es aber um den Support von Microsoft selbst?

In Nutzerrezensionen hat er nur durchschnittliche Bewertungen erhalten. Das Unternehmen stellt auf seiner Website jedoch eine Reihe von Support-Optionen bereit, wobei E-Mail die beste Option zu sein scheint. Weiterhin sollte bedacht werden, dass Microsoft einige Jahre nach dem Erscheinen neuerer Versionen den Support für ältere Produkte einstellt.

Sharepoint-Alternative Support

Sharepoint-Alternative: eXo Platform

eXo Platform ist unsere erste Wahl, wenn es um fortlaufenden Support geht. Nicht nur stellt das Unternehmen selbst Hilfe bereit, es gibt auch eine große Community, die Nutzer bei ihren Problemen unterstützt. Dieser Punkt wurde in unseren Nutzerbewertungen immer wieder als Grund für die Verwendung von eXo Platform genannt.

Yash Pathak, Jr. Software Engineer bei Datamatics Global Services, schreibt über eXo Platform: „Wird von einer großen und sehr aktiven Community unterstützt.“

Ein anderer Nutzer findet: „Der Community-Support bei eXo ist erstklassig. Es wird schnell geantwortet und immer mit Rat und Tat zur Seite gestanden.“

Sharepoint-Alternativen eXo

Regelmäßige Updates

Microsoft stellt regelmäßig Updates für SharePoint-Server über die automatischen Windows-Updates bereit, was für IT-Administratoren bei der Verwaltung der Lösung zu einer Herausforderung werden kann. Auch bei SharePoint Online werden regelmäßig Updates herausgebracht und es liegt im Ermessen der Kunden, ob und wann sie diese installieren wollen, d. h. in einem sehr frühen Stadium als Early Adopter (ausgewählte Nutzer oder das gesamte Unternehmen) oder zum regulären Zeitpunkt.

Die Update-Funktion der Microsoft Cloud-Version funktioniert ziemlich gut, aber auch hier gibt es SharePoint-Alternativen, die bewusst regelmäßige Updates bereitstellen und Wünschen bzgl. neuer Features nachkommen.

Sharepoint-Alternative: Igloo

Der Intranet-Softwareanbieter Igloo stellt ungefähr alle 30 Tage kostenlose Updates und neue Features bereit. So hat man immer die neueste Version und muss sich keine Sorgen machen, dass die App nicht aktualisiert wird. Weiterhin kümmert sich der Anbieter um die Software, das Hosting und die Wartung und hilft bei Problemen, wieder alles zum Laufen zu bekommen.

Jacquie Benjamin, Programmdirektorin der Abteilung Operations and Innovation bei Edu-Vision 2020, sagt: „Igloo läuft einfach immer, egal wie spät es ist oder in welcher Zeitzone ich mich auch befinde.“

Sharepoint-Alternative Igloo

Welche dieser Alternativen zu SharePoint würdest du empfehlen?

Der Name Microsoft und der Bekanntheitsgrad des Produktes werden weiterhin viele Unternehmen, von großen Firmen bis hin zu Start-Ups, dazu verleiten, SharePoint als die beste Option anzusehen. Es gibt jedoch viele Alternativen, die nicht nur dieselben, sondern sogar bessere Funktionen bereitstellen, preislich vergleichbar und viel einfacher zu implementieren sind.

Solltest du eine der im Artikel erwähnten Apps verwenden oder eine weitere Alternative zu SharePoint vorstellen wollen, schreib uns gerne unten einen Kommentar.