8 applications d’organisation d’événement gratuites et open source

Tout le monde aime ce qui est gratuit. La gratuité attire toujours notre attention, qu’elle se manifeste dans un échantillon de lessive en poudre ou dans ce qui nous intéresse ici, les applications d’organisation d’événement.

application organisation d'événement

Nous avons donc créé pour vous une liste d’applications d’organisation, de gestion et d’inscription, en ligne, gratuites et open source incluant au moins l’une des fonctionnalités suivantes :

  • Formulaire d’inscription des participants
  • Outil de marketing événementiel (e-mail, réseaux sociaux, etc.)

Les logiciels sont présentés par ordre alphabétique.

Organisation d’événements : applications gratuites ou freemium

1. 123FormBuilder

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Formulaire d’inscription de 123FormBuilder

La version gratuite de 123FormBuilder vous permet de créer des formulaires d’inscription pour vos événements. Pour un utilisateur, la plateforme inclut 5 formulaires de maximum 10 champs par mois. Elle est limitée à 100 inscriptions par mois.

123FormBuilder s’intègre à WordPress et à d’autres plateformes de publication comme Facebook, Twitter et Hootsuite.

Pour profiter d’un outil de paiement, de Google Analytics et de formulaires illimités, vous devrez passer à une version supérieure : Gold (22 € par mois) ou Platinum (40 € par mois).

Fonctionnalités :

  • Formulaires Web
  • Notifications
  • Gestion des données
  • Plannings d’événements
  • Intégrations tierces
  • Accès multilingue

 2. Evite

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Formulaire de création d’événement d’Evite

Si vous avez simplement besoin d’une application de gestion des invitations et des réponses en ligne, la version gratuite d’Evite est faite pour vous. Cette solution financée par la publicité inclut jusqu’à 750 invitations et une large sélection de modèles.

La version premium (prix variable selon le nombre d’invités) vous permet de personnaliser vos invitations et de vous passer des publicités et du branding d’Evite.

Fonctionnalités :

  • Invitations e-mail
  • Branding personnalisé
  • Modèles d’invitations

 3. RSVPify

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Tableau de bord d’événement de RSVPify

RSVPify est une application d’organisation de mariages, mais elle peut s’adapter à tous les types d’événements. La version gratuite inclut notamment jusqu’à 100 réponses, une URL personnalisée, des options de personnalisation et l’importation de données.

Pour accéder à des réponses illimitées, au suivi des invités et à d’autres fonctionnalités avancées, vous devrez passer à la version supérieure, accessible à partir de 29 $ par mois (environ 26 €) pour un événement.

Fonctionnalités :

  • 100 réponses gratuites
  • Branding personnalisé
  • URL personnalisée
  • Enquêtes participants
  • Notifications e-mail
  • Gestion des données
  • Accès mobile

 Options open source

 4. ConfTool

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Page de création d’événement de ConfTool avec flèches indiquant les espaces d’affichage des informations introduites dans les champs de saisie

VSIS ConfTool, le système open source de ConfTool, est disponible en version gratuite pour les événements non commerciaux. Il s’adresse aux organisateurs d’événements universitaires et non professionnels.

Jusqu’à 150 participants, il offre un formulaire d’inscription personnalisable, les inscriptions en ligne ou par téléchargement de fichier et les formulaires de retour en ligne. Le logiciel peut même servir à enregistrer les présences le jour de l’événement.

Pour le traitement des paiements hors argent comptant, chèques et transferts bancaires, vous devrez utiliser la version pro de l’outil.

Fonctionnalités :

  • Inscriptions en ligne
  • Branding personnalisé
  • Gestion des données

 5. Odoo Community Edition

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Calendrier des événements d’Odoo

L’application d’organisation d’événement d’Odoo, Odoo Community Edition, offre une tonne de fonctionnalités pour toutes les étapes de la planification d’événement. Vous pouvez créer des pages d’événements avec un éditeur convivial et établir des programmes, vendre des billets en ligne, promouvoir des événements grâce à des intégrations e-mails et réseaux sociaux automatisées, ainsi que surveiller le succès de votre site Web par le biais de Google Analytics.

Odoo inclut aussi des outils de SEO et des landing pages et il s’intègre entièrement avec la suite d’applications Odoo.

Pour des fonctionnalités supplémentaires comme le support client complet ou la version mobile du logiciel, vous devrez passer à la version entreprise (à partir de 10 € par mois et par utilisateur), qui s’intègre également avec de nombreuses autres solutions logicielles Odoo.

 Fonctionnalités :

  • Billetterie
  • Plannings d’événements
  • Intégration réseaux sociaux
  • E-mail marketing
  • Intégration Google Analytics
  • Gestion des sponsors

6. Open Conference Systems

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Page de création d’événement dans Open Conference Systems

Open Conference Systems a été créé pour les colloques scientifiques, ce qui en fait un candidat idéal pour les universités et les organisations du secteur de l’éducation. Avec OCS, vous pouvez créer un site Web pour vos conférences, lancer des appels à publications, publier des articles dans une base de données interrogeable et enregistrer les participants.

Une fois la conférence terminée, les fonctionnalités de discussion du logiciel permettent de poursuivre les débats.

Fonctionnalités :

  • Branding personnalisé
  • Inscriptions

 7. OpenConferenceWare

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Création d’une page d’événement avec OpenConferenceWare (via ReadWrite)

OpenConferenceWare ne tourne qu’avec Ruby on Rails, ce qui veut dire qu’il est plus adapté aux organisateurs d’événements qui maîtrisent le code.

La plateforme personnalisable permet de dresser des listes de sessions, de créer et de mettre à jour des propositions, de s’abonner à des flux d’actualité, de montrer des salles et de créer des profils personnels. Les administrateurs peuvent créer et modifier des événements, fixer des échéances de soumission et gérer des salles et des sessions.

Fonctionnalités :

  • Plannings d’événements
  • Gestion de salles
  • Gestion de sessions
  • Enquêtes participants

 8. Open Source Event Manager

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Tableau de bord analytique d’OSEM

OSEM présente un large éventail de fonctionnalités dans un format open source. Il vous permet de créer un site Web pour vos événements et d’ajouter des pages de planning détaillées pour les participants contenant des informations précises sur chaque session. Les participants peuvent s’inscrire et soumettre des propositions via OSEM, tandis que les organisateurs peuvent suivre les inscriptions, les informations sur le lieu de l’événement et les sponsors dans le tableau de bord administrateur.

Fonctionnalités :

  • Gestion de sessions
  • Enregistrement d’inscriptions
  • Plannings d’événements
  • Gestion des données
  • Branding personnalisé

Laissez les participants payer

En plus des applications d’organisation d’événement présentées dans cet article, il existe des logiciels qui permettent à leurs utilisateurs de reporter leurs frais de fonctionnement sur les participants. Vous trouverez ci-dessous une liste de systèmes de ce type. La plupart ne sont payants que pour les événements payants (les frais pouvant être inclus dans le prix des billets).

Parmi les fonctionnalités standard de ces systèmes, on compte la création de sites Web d’événement, les inscriptions en ligne, le traitement des paiements, les communications par e-mail, des intégrations avec les réseaux sociaux et l’analytique. N’oubliez pas que, si ces outils sont faciles à utiliser, ils offrent rarement des options de personnalisation.

(Les logiciels n’exigeant pas de contribution des utilisateurs pour les événements gratuits sont marqués d’un astérisque.) 

  • Brown Paper Tickets : 0,89 € + 5 % du prix du billet par billet (frais de traitement des paiements par carte de crédit de Brown Paper Tickets inclus)
  • Eventbee* : 1 € à 3,5 € par billet selon les options + frais de traitement des paiements
  • Eventbrite* : 3,5 % du prix du billet + 0,49 € par billet + 3 % de frais de traitement des paiements (uniquement pour les achats de billets par l’application mobile)
  • Eventzilla* : 1,5 € par billet + frais de traitement en version basique
  • Ticketbud* : 0,99 $ (environ 0,88 €) + 2 % par billet + frais de traitement des paiements par carte (2,9 % pour le système Ticketbud)
  • Ticketleap* : 2 % + 1 $ (environ 0.9 €) pour les ventes en ligne + 3 % de frais de traitement des paiements par carte de crédit avec le système Ticketleap Payments (frais de traitement propres avec Paypal ou Authorize.net), pas de frais pour les ventes physiques

Avons-nous oublié des applications open source qui auraient mérité de figurer dans cet article ? Publiez un commentaire pour nous en dire plus ! Si vous avez besoin d’un logiciel de gestion de réservations, pensez à consulter notre répertoire d’applications de gestion d’événements et de réservation.

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