6 Gründe, warum du deinen Personalbereich automatisieren solltest

Warum du deinen Personalbereich automatisieren solltest

„Wenn deine Personalprozesse nicht automatisiert sind, hängst du schon hinterher.”

Harte Worte von Charlie Judy, Personalleiter bei Baker Tilly. Aber weißt du was? Er hat zu 100% Recht. Die Automatisierung deiner Personalprozesse ist eines der nützlichsten Dinge, die du für dein Unternehmen tun kannst.

Die Automatisierung wird deinem Geschäft viele Vorteile bringen und es schlanker, schlauer und effizienter machen. Immer noch nicht überzeugt? Als ich Charlie fragte warum er meint, dass Unternehmen ihre Personalprozesse automatisieren sollten, antwortete er: „Sag mir 6 Gründe warum man Personalprozesse nicht automatisieren sollte. Die gibt es nicht.“

Er hat Recht. Altmodisches, manuelles Personalwesen ist zeitaufwendig, benötigt wertvolle, intellektuelle Ressourcen für wiederholende, routinemäßige Aufgaben und ist anfällig für menschliche Fehler und Sicherheitslücken. Es gibt noch weitere Gründe, jedoch wollen wir uns hier auf die wichtigsten Vorteile eines automatisierten HR-Systems konzentrieren.

Das HR-Software-Unternehmen Zenefits hat einige Untersuchungen dazu unternommen, wie die Automatisierung von Personalprozessen Unternehmen helfen kann. Eine aktuelle Studie von Zenefits führt zu dem Ergebnis, dass alle Hauptzweifel der befragten Teilnehmer – eine Flut an Papierkram, Software-Problemen, Mitarbeiterfrustration und mehr – durch das Nutzen einer soliden, cloud-basierten HR-Software gelöst werden könnten. Auch wenn Zenefits selbst eine solche Software anbietet, handelt es sich bei der Studie nicht nur um eine Verkaufstaktik.

Dein Geschäft wird signifikant von einem guten Softwareprogramm profitieren. Lasst uns einen Blick auf die sechs Vorteile werfen:

Vorteil 1 – Hole mehr aus deinen Mitarbeitern raus

Die Software verschafft deinen Spezialisten Zeit sich auch wirklich zu spezialisieren, anstatt sich mit einfachen Aufgaben rumzuschlagen, die auch deine Software übernehmen kann. Wie Charlie sagt: „verschaffe deinem intellektuellen Kapital Zeit, sich auf Tätigkeiten zu fokussieren, die Computer nicht ausführen können.“

Vorteil 2 – Spare Zeit und Geld

Durch automatisierte Prozesse sparst du dir Zeit und dadurch auch Geld, welches du für wichtigere Dinge ausgeben kannst.

Vorteil 3 – Mache deine Mitarbeiter glücklich

Die Software macht Mitarbeiter zufriedener, da ihre Arbeit einfacher wird. Altmodische, überholte Softwarepakete können wahnsinnig frustrierend sein und zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern führen. So macht man keine Geschäfte. Glückliche Mitarbeiter hingegen werden dein ganzes Unternehmen stärker und besser machen.

Vorteil 4 – Verbessere Entscheidungsfindungen

Automatisiertes Personalmanagement macht aus Personalbeschaffung und verwandten Prozessen nahtlose Ereignisse, die wenig Einbindung benötigen. Charlie verdeutlicht, „wenn es sich um einen Prozess handelt, solltest du darüber nicht mal nachdenken müssen. Und Automatisierung macht genau das möglich.“ Denke an all die anderen Dinge, die deine Mitarbeiter erledigen könnten – die wichtigste Tätigkeit, die mir in den Sinn kommt, ist mehr Zeit mit Datenanalyse zu verbringen, so dass Personalentscheidungen verbessert werden.

Vorteil 5 – Vermeide Sicherheits- und Privatsphäre-Probleme

Ein eigenständig automatisierter Personalprozess ist sicher und privat. Es gibt weniger Spielraum für menschliche Fehler – Dinge wie, das Versenden von vertraulichen Dokumenten an die falsche Person, verloren gegangene Papierdokumente oder der Zugang von unautorisierten Personen zu Informationen.

Vorteil 6 – Verbessere Arbeitsabläufe zwischen Standorten

Verbessere Prozesse zwischen geografisch verteilten Standorten. Das Büro in Irland, mit dem Datencenter in Berlin auf Papier zu synchronisieren ist eine chaotische Aufgabe, die schnell unüberschaubar wird. Deiner HR-Lösung ist es egal, wo sich jeder befindet und welche Tageszeit es ist – sie erledigt einfach ihre Aufgaben.

Du bist noch nicht bereit den Schritt zur Automatisierung deines Personalbereichs zu machen?

Wenn du noch nicht bereit bist in ein automatisiertes und cloud-basiertes HR-System zu investieren, gibt es andere Veränderungen, die deine Probleme verbessern – aber nicht lösen – können. Der Untersuchung von Zenefits zufolge, sind mögliche Verbesserungen:

  • Einen Personalverwalter einstellen, der die kleinen, zeitaufwendigen Aufgaben übernimmt, die Zeit für wichtigere Aufgaben verschlingen.
  • Deine momentan verwendete HR-Software optimieren, indem du sicherstellst, dass die neusten Updates durchgeführt und die verwendeten Programme auch am geeignetsten für dein Geschäft sind (obwohl man hier anmerken muss, dass die verschiedenen Programme für z.B. Gehaltsabrechnungen und Einstellungen nicht miteinander interagieren werden, solange du keine vollautomatisierte Lösung anschaffst).
  • Einen Mitarbeiter des Personalbereichs auswählen, der eine verständliche Liste mit Schmerzpunkten zusammenstellt, auf die daraufhin kurzfristige, interne Lösungen gesucht werden.

Zenefits HR-Automatisierungstool

Zenefits ist ein Beispiel für ein Automatisierungstool, welches HR-Kopfschmerzen lindern kann.

Letztendlich solltest du langfristig auf ein Automatisierungssystem zusteuern. Das Personalwesen ist ein komplexes und fassettenreiches Geschäftsgebiet, das für die Talentsuche und Talentförderung wesentlich ist. Diese Komponenten sorgen für das Wachstum deines Geschäfts.

Wenn du die Personalplanung auf Papier oder einer unstimmigen Gruppe von zusammengewürfelten Softwarelösungen belässt, rutschen dir Mitarbeiter, Chancen, Zeit und Geld durch die Finger.

Letztendlich macht es dein Geschäft nach Charlie Judy „stärker. schneller. besser.“ Und welches ehrgeizige Unternehmen will das nicht?

Dieser Artikel wurde von Zenefits bereitgestellt. Lerne hier mehr über die Software und dessen Vorteile.