5 gratis urenregistratie-apps voor zzp’ers

Als je gewend bent om in loondienst te werken en betaald te worden op basis van aanwezigheid heb je er waarschijnlijk geen idee van hoe je je tijd nauwkeurig kunt bijhouden. Als zzp’er die op projectbasis aan de slag gaat, is urenregistratie best wel even wennen.

Heb jij ook tientallen tabbladen openstaan en switch je van Hangouts, naar LinkedIn, werk e-mail en onkostendeclaraties? Hoe kan je nou efficiënt bijhouden hoe lang je precies aan dat ene project hebt gewerkt? Sommige ondernemers gebruiken Trello om hun projecten bij te houden en schrijven hun uren op de kanbankaarten of ze gebruiken zo’n gratis online toepassing met een simpele start- en stopknop waardoor je waarschijnlijk wel eens bent vergeten de knop aan of uit te zetten. Niet handig!

Dit kan beter en efficiënter. Heb je al eens gekeken naar gratis software speciaal voor urenregistratie waarmee je als zzp’er heel makkelijk je uren kan bijhouden?

gratis urenregistratie

 

De beste gratis urenregistratie software op Capterra

Dus hebben we een lijst voor je gemaakt van apps voor gratis urenregistratie die:

  • Een freemium versie hebben (geen proefversie of tijdgebonden gratis versie op wat voor manier dan ook)
  • Ten minste één gratis integratie met een populaire tool bieden
  • Functionaliteit voor projectmanagement bieden
  • Integreren met een factureringssysteem of er zelf een hebben
  • Een mobiele oplossing voor onderweg bieden
  • De “wow”-factor hebben

Na zo’n 500 softwareleveranciers in de Capterra-lijst en te hebben gefilterd, bleken deze vijf het beste te voldoen aan de voorwaarden. Niet elk bedrijf zal echter iets hebben aan elke oplossing die hier geboden wordt. Neem de tijd om functies en beoordelingen te vergelijken en laat ons in de opmerkingen weten of er nog andere gratis topproducten zijn!

Deze urenregistratie-apps zijn alfabetisch geordend omdat hun functies onderling zo verschillen dat er geen duidelijk “beste” of “slechtste” product is.

1. AccountSight

beste gratis urenregistratie apps Accountsight
Accountsight urenregistratie interface (bron)

Reviewers zijn lovend over AccountSight vanwege de redelijke prijzen, functionaliteit en klantenservice.

Eén reviewer vond het bijvoorbeeld fantastisch dat hij “het systeem na zo’n 10 minuten!” al kon gebruiken. En een ander schreef het volgende (in het Engels):

Review van Accountsight

Veel andere reviews gaan over de klantenservice van AccountSight en over de urenregistratieprocessen, die over het algemeen uitstekend worden bevonden. Gebruikers kunnen hun roosters in bulk indienen via Excel of hun uren gewoon online bijhouden. Managers kunnen de roosters rechtstreeks vanuit de app goedkeuren of weigeren. Vergeten je tijd bij te houden? AccountSight stuurt je geregeld een bericht om je eraan te herinneren je klok aan te zetten. Had je dat nou maar bij je eerste project gehad!

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): Paypal, QuickBooks, eSign Genie for eSignatures

Boekhoudfuncties: Gebruikers vertrouwen op AccountSight voor het beheren van debiteuren, crediteuren en de bedrijfskas. AccountSight integreert bovendien met QuickBooks Desktop en QuickBooks Online.

Prijs: Gratis voor één gebruiker, vijf klanten, vijf projecten, onbeperkte facturering en onbeperkte reis- en andere kosten. Krachtigere versies (onbeperkt aantal klanten en projecten) beginnen bij AccountSight rond de €8,85 per persoon voor groepen kleiner dan vijf personen. Heb je een grotere groep, dan zijn er kortingen beschikbaar.

2. Hubstaff

tijd bijhouden in hubstaff
Tijd bijhouden in Hubstaff (bron)

Van de 975 reviews heeft Hubstaff een bijna perfecte score op Capterra. Gebruikers zijn positief over de functie voor het maken van schermopnames (die managers en klanten kunnen gebruiken om te controleren of het werk daadwerkelijk is uitgevoerd zoals het team dat heeft aangegeven), het prikkloksysteem en de rapportagefuncties. Hubstaff afficheert zichzelf als de “nauwkeurigste desktoptimer” en doet er alles aan om die reputatie in stand te houden.

Het gratis systeem is prima voor één gebruiker die inzicht moet verschaffen aan meerdere stakeholders. Kleine teams kunnen daarom gratis gebruikmaken van de volledige functionaliteit van de app. Teams voeren meestal een upgrade uit wanneer het beheer van de informatie van dat kleine team onhandelbaar wordt. Hubstaff heeft geen andere beperkingen in zijn functionaliteit, waardoor er van meer dan 30 gratis integraties gebruik kan worden gemaakt.

Naast deze gratis integraties en onbeperkt gebruik voor één persoon, zijn het de roostersjablonen en taakspecifieke rapportagefuncties die Hubstaff onderscheiden van andere gratis tools voor urenregistratie. Heb je een klein bedrijf of ben je zzp’er, dan zou Hubstaff zeker aan je behoeften kunnen voldoen.

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Freshdesk, Paypal, Podio, QuickBooks, Salesforce, Trello, Wrike, Zendesk en Zoho

Boekhoudfuncties: Roosters, loonlijsten en geavanceerde rapportage, samen met integraties.

Prijs: Gratis voor één gebruiker. Upgrades vanaf ca. €4,45 per maand.

3. Tick

Time tracking met Tick
Urenregistratie met Tick (bron)

Komt er een ongebruikelijk groot project aan en wil je voor die ene keer geen duur programma voor projectmanagement aanschaffen? Kijk dan eens naar Tick. Als je het eenmaal hebt geprobeerd, ga je het zeker vaker gebruiken.

Je hebt het systeem al snel onder de knie als je weet hoe een timer werkt. Een van de handigste functies is dat gebruikers automatisch worden bijgewerkt aan de hand van budgetwijzigingen met elke urenkaart. Dat betekent dat er geen budget meer hoeft te worden bijgehouden in een lastige, overbodige spreadsheet.

Bovendien beschikt Tick over een prima userbase. De app heeft meer dan 1368 reviews op Capterra en krijgt 4,5 sterren voor gebruiksgemak, klantenservice en voor de functionaliteit in het algemeen. Zoals een reviewer onlangs meldde: “Het maakt een eind aan al het giswerk en ik kan me volledig concentreren op mijn taak!”

Wie zou er nu geen app willen die precies doet waar het om gaat?

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): Asana, Basecamp, FreshBooks QuickBooks, Trello en Zapier

Boekhoudfuncties: Budget bijhouden op taak- en projectniveau, urenregistratie per klant of persoon en heel veel integraties met boekhoudsoftware.

Prijs: Gratis; upgrades vanaf ca. €16,85 per maand voor tien projecten

4. todo.vu

tijdregistratie van todo.vu
Tijdregistratie in todo.vu (bron)

todo.vu is niet alleen gespecialiseerd in urenregistratie, maar het is tevens een complete tool voor taak- en projectmanagement, CRM en facturering (na een upgrade). Anders dan veel van de andere hier beschreven opties, is todo.vu niet afhankelijk van integraties om een compleet systeem te vormen.

De gratis versie is indrukwekkend: één gebruiker heeft toegang tot 100MB opslag, urenregistratie die aan afzonderlijke taken kan worden toegewezen en CRM-functies zoals het bijhouden van klanten en de mogelijkheid om taken van derden te ontvangen. Klantbeoordelingen zijn dan ook zeer positief.

Zzp’ers en kleine bedrijven zullen zeker blij zijn met de gratis functies voor projectmanagement en CRM, maar het sterkste punt van todo.vu is de rapportagefunctie, voornamelijk bestaande uit analytics voor timemanagement, die het geld van de upgrade meer dan waard is.

De gratis versie moet het doen met een integratie met FreshBooks op beperkte basis.

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): FreshBooks

Boekhoudfuncties: Integratie met FreshBooks en bijhouden van klanten; voor de meeste boekhoudfuncties is een upgrade vereist.

Prijs: Upgrades vanaf ca. €4,45 per gebruiker per maand

5. Toggl

gratis tijdregistratie bij Toggle
De app van Toggle (bron)

Toggl is net zoals Tick een grote hit bij reviewers. De app krijgt maar liefst 4,5 van 5 sterren op Capterra met meer dan 841 reviews op zijn naam.

Een klant laat in haar review (in het engels) van februari 2019 zien wat gebruikers ervaren:

review Toggle

Toggl draait op Windows, OS X, Linux, Android, iOS en bijna elke browser. Je kunt je uren rechtstreeks bijhouden in Toggl en die informatie exporteren met behulp van de vele, vele integraties.

Gebruikers kunnen ook hun niet-aanwezige uren registreren en die gegevens synchroniseren nadat ze zijn vastgelegd. En de beveiliging van Toggl? De app maakt elke 24 uur een back-up naar verschillende fysieke locaties en bewaart alle gegevens op Rackspace, waardoor het product voldoet aan ISO 27002, ISO 27001, SOC 1, SOC 2, SOC 3, CPS, Safe Harbor en SSAE16.

De meeste gebruikers die upgraden, doen dat voor het taakmanagement (in de gratis versie worden projecten niet opgesplitst in taken). Bovendien is het in de basisversie niet mogelijk declarabele uren in te stellen en kan er alleen maar een team van niet meer dan vijf gebruikers worden gemaakt.

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Drive, Evernote, FreshDesk, Podio, QuickBooks, Salesforce, Slack, Trello, Wrike, Xero, Zapier, Zendesk, Zoho en meer dan 85 andere integraties met de Toggl Chrome-extension

Boekhoudfuncties: Integratie met FreshBooks en bijhouden van klanten; voor de meeste boekhoudfuncties is een upgrade vereist.

Prijs: Gratis; upgrades vanaf ca. €8 per gebruiker per maand.

Welke gratis urenregistratie tool gebruik jij? Laat het ons weten in de opmerkingen hieronder!

Op zoek naar software voor projectmanagement? Bekijk dan de door Capterra opgestelde lijst van de beste software voor projectmanagement.