5 dicas para melhorar a gestão de equipes

gestão de equipes

A gestão de equipes não é uma ciência. Mas os líderes de pequenas empresas e gerentes de projeto têm a responsabilidade de identificar sinais de alerta que requerem mudanças de abordagem para que todos estejam o mais engajados e trabalhem da forma mais eficiente possível. 

Podemos pensar nestes sinais de aviso como as luzes do painel de um carro. Assim como a luz de óleo nos permite saber que é preciso trocá-lo antes que o motor exploda, prazos perdidos nos ajudam a saber que é hora de aliviar o volume de trabalho ou contratar mais colaboradores.

Seja atualizando a tecnologia de gestão de projetos, contratando mais funcionários ou agendando menos reuniões e reduzindo a burocracia, os líderes de pequenas empresas podem melhorar a eficácia em toda a organização ao saber como e quando mudar o rumo.

Neste guia, identificamos 5 formas de melhorar a gestão de equipes e aumentar a eficiência


  • Atualizar a tecnologia
  • Contratar 
  • Ajustar a programação de reuniões
  • Melhorar a forma de se comunicar
  • Incentivar mais pausas para o aumento da produtividade

1. Atualizar a tecnologia

Trabalhar com o gerenciamento de equipes de forma isolada não funciona. Não importa quão diligente e talentosa seja a equipe que temos em mãos, uma tecnologia desatualizada sempre prejudicará o trabalho. O problema torna-se evidente quando temos que usar vários programas diferentes para trabalhar em projetos, como ferramentas separadas de colaboração, de acompanhamento de projetos e de planejamento de atividades. A situação piora se a equipe não pode trabalhar na sede da empresa por falta de computadores, por exemplo.

Sinais de problemas

  • A equipe tem problemas para se comunicar, está exausta e perdendo prazos apesar das longas horas de trabalho.
  • Os talentos estão indo para outras empresas.
  • Há um número grande de funcionários que trazem os seus próprios dispositivos para o escritório para poder trabalhar.

As mudanças

Questione a equipe para saber se o software de gestão de projetos e outros dispositivos de trabalho estão atendendo às suas necessidades. Deve-se também realizar uma auditoria interna de tecnologia para certificar-se de que todos tenham um laptop e um smartphone, caso necessário, funcionando.

2. Contratar

Se o trabalho não está sendo feito, é possível que a equipe esteja sobrecarregada, o que pode provocar frustração, um time esgotado e  projetos mal sucedidos.

Especialistas afirmam que a falta de pessoal pode levar a lesões e doenças, prazos perdidos e aumento da rotatividade.

A burocracia e os custos podem complicar a vida do empresário no Brasil. Mas não contratar só fará o problema aumentar. Se a equipe já é reduzida, o dia a dia será ainda mais complicado quando os funcionários começarem a sair porque se sentem sobrecarregados.

Sinais de problemas

  • Os funcionários ignoram tarefas e perdem prazos.
  • Os colaboradores estão assumindo tarefas fora das suas atribuições.
  • Funcionários estão deixando a equipe sem serem substituídos.

As mudanças

Invista na formação da equipe ou reduza o escopo de trabalho. Um time está fadado ao fracasso se exigirmos demasiadamente dele: no fim, todos acabarão esgotados e deixarão a empresa.

Embora um empresário possa pensar que não há espaço no orçamento para novas incorporações, a contratação certa pode aumentar a receita e cobrir o gasto, enquanto reduz a pressão sobre o resto dos trabalhadores.

3. Ajustar a programação de reuniões

Gestão de equipes e reuniões andam juntas. Poucas coisas podem atrapalhar mais a dinâmica no trabalho como uma agenda de reuniões sobrecarregada.

Uma pesquisa recente da revista Harvard Business Review com quase 200 executivos mostrou que 65% dos entrevistados consideram que as reuniões os impedem de concluir seu próprio trabalho, enquanto mais de 70% afirmam que as reuniões são improdutivas e ineficientes.

Sinais de problemas

  • A agenda está lotada de reuniões.
  • Membros da equipe se distraem ou deixam as reuniões no meio porque sua presença não é realmente necessária.
  • A equipe perde prazos e os projetos saem mal, mas a fila de reuniões continua crescendo.

As mudanças

Felizmente, mudar a forma de abordar a problemática das reuniões é uma das soluções mais fáceis que um líder de uma pequena empresa ou gestor de projetos pode fazer.

É preciso começar pelas cinco perguntas seguintes:

  • Por que teremos esta reunião?
  • Ela poderia ser substituída por um e-mail?
  • Tais reuniões podem ser concentradas?
  • Quem precisa estar nela?
  • Quanto tempo ela precisa durar?

Responder tais perguntas pode ajudar a reduzir a agenda de reuniões e permitir que a equipe volte ao trabalho.

4. Melhorar a forma de se comunicar

Mesmo com todos os avanços nas ferramentas de comunicação das últimas décadas (smartphones, mensagens instantâneas e videoconferência), quase 30% de todas as falhas de projeto se deve à falta de comunicação, segundo o Project Management Institute. 

Atualizar a tecnologia e contratar novos funcionários pode exigir um investimento significativo, mas melhorar a comunicação da equipe requer apenas uma nova abordagem (supondo que a empresa já tenha as ferramentas básicas).

Sinais de problemas

  • Informações importantes da equipe estão se perdendo entre pilhas de e-mails.
  • As mensagens não estão chegando aos destinatários por causa do congestionamento do canal de comunicação.
  • A equipe não está se comunicando entre si.

As mudanças

Implemente uma ferramenta de colaboração para comunicação em tempo real e incentive a equipe a usar o recurso de mensagens instantâneas em vez de enviar e-mails.

Certifique-se de que todos estejam utilizando a ferramenta ideal para cada tipo de situação.

5. Incentivar mais pausas para o aumento da produtividade

Uma boa gestão de equipes passa por contar com trabalhadores dispostos. Trabalhar menos para melhorar a produtividade pode parecer contraditório, mas na verdade não é: às vezes é preciso afastar-se do trabalho apenas por um momento para voltar renovado e aumentar a eficácia.

Ao trabalhar por horas e horas, podemos pensar estar produzindo mais, mas isso é um fato? Ou estamos simplesmente malhando em ferro frio?

Pausas frequentes podem motivar e trazer ideias, ajudando os trabalhadores a melhorar a saúde emocional e física e a tomar melhores decisões.

Sinais de problemas

  • A equipe está trabalhando muitas horas, mas está exausta e perdendo prazos.
  • Os trabalhadores cometem erros, esquecem tarefas ou não respondem aos clientes.
  • Muitos estão chegando ao final do ano com muitas férias acumuladas.

As mudanças

Incentive a equipe a tirar as férias a que tem direito e a fazer pausas.

Os gerentes devem proporcionar mais folgas para que os colaboradores não se sintam constantemente sobrecarregados e possam se adaptar a mudanças.

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