O que é data driven? Saiba como tornar sua empresa orientada a dados

Saiba o que é data-driven

Se você ainda não sabe o que é data driven ou tem dúvidas sobre quais setores da sua empresa podem ser impactados pela prática, reunimos informações para guiar você nesta jornada.   

Saiba o que é data-driven

Data driven é um conceito bastante amplo que, em tradução literal, significa orientado por dados. No mundo corporativo, refere-se à tomada de decisões baseada em informações concretas e seguras, que podem ser estruturadas com o uso de ferramentas de análise de dados e softwares de visualização de dados

Marketing, comercial, RH, TI, acionistas e até o setor financeiro da sua empresa podem se beneficiar do data driven para alcançar melhores resultados.

Não é a toa que os dados se tornaram o ouro da era digital. Eles trazem insights que, se tratados de forma correta, viram conhecimento. Dessa forma, pode-se dizer que os dados são os fatos concretos capazes de fazer o seu negócio crescer e prosperar.

Um dos principais cases de sucesso no uso de dados é a “Descobertas da semana”, a playlist personalizada que o Spotify envia semanalmente para cada usuário com base nas preferências de uso do aplicativo. 

Com dados sobre o que cada um mais escuta, o serviço de streaming consegue fazer recomendações personalizadas de músicas e artistas, o que impulsiona novas bandas e aumenta o engajamento de usuários com a plataforma. A playlist de recomendação se transformou em um dos principais produtos do Spotify, tanto é que já acumulou mais de 2,3 bilhões de horas de transmissão. 

Empresas como Google e Facebook tornaram-se as gigantes que são hoje graças aos dados de seus usuários. O uso controverso que as redes sociais fazem desses dados é tratado em profundidade no documentário “O Dilema das Redes”.

Entretanto, armazenar e tratar dados não necessariamente está envolvido em polêmica. Claro, isso se você tratá-los com ética, respeitando sempre as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) sobre o uso e compartilhamento de informações pessoais. 

Os benefícios de uma cultura data driven

É importante ressaltar que o data driven não está limitado às grandes corporações nem tampouco se resume apenas ao uso de informações de usuários. As pequenas e médias empresas (PMEs) não só podem como devem aplicar a cultura de tomada de decisões baseada em dados, que podem provir de estudos estatísticos, pesquisas e análises de mercado, além de informações das interações dos clientes na internet.

A lista de benefícios da implantação de uma cultura data driven é extensa, começando pela própria tomada de decisão bem fundamentada. Ela põe fim às decisões baseadas em “achismo”, oferecendo uma vantagem competitiva imediata ao seu negócio ao conferir maior precisão e segurança às ações adotadas pela empresa.

Essa maior correção na tomada de decisões traz um efeito direto nos custos operacionais e de gestão. A estimação do Retorno Sobre Investimento (cuja sigla é ROI) também torna-se mais precisa quando é feita com base em dados concretos e não em suposições.

Faturamentos e gastos, tanto internos como externos, são antecipados com maior exatidão, conferindo a você e aos demais tomadores de decisão da empresa mais força e transparência ao decidir os próximos passos. 

Na verdade, a análise data driven torna mais consistente qualquer processo no qual é inserida.

Pense no marketing, por exemplo. Uma campanha de publicidade criada a partir de dados reais do mercado, que podem ser reunidos com auxílio de ferramentas de análise de marketing, juntamente com informações do comportamento de compra dos clientes, aumenta significativamente a assertividade na hora de definir o público-alvo e os canais mais adequados para anunciar cada produto ou serviço. 

Passo a passo para se tornar uma empresa orientada a dados

O custo de tornar uma empresa data driven é mais temporal do que financeiro – o que é uma boa notícia para PMEs. Há diversas ferramentas de análises de dados, de gestão de desempenho empresarial e de visualização de dados disponíveis no mercado e, certamente, alguma delas encaixa com o seu orçamento e as necessidades do seu negócio. 

O esforço maior está em fazer do uso de dados para tomadas de decisão um hábito normalizado e aceito dentro do ambiente organizacional.

Para isso, listamos cinco passos para você desenvolver a cultura de orientação a dados na sua empresa: 

  • Definição de dados. Para começar, deve-se fazer uma lista contendo todos os tipos de dados necessários para as tomadas de decisão da empresa, excluir as duplicidades e, então, determinar a fonte para obtenção de cada um deles.
  • Alinhamento entre áreas. É necessário desenvolver um alinhamento global da orientação a dados dentro da empresa, uma vez que as tomadas de decisão não devem ser realizadas de maneira independente por cada área ou setor. Estratégias combinadas e apoiadas entre diferentes equipes costumam apresentar melhores resultados.
  • Atribuição de responsabilidades. Todo e qualquer projeto precisa de um profissional ou uma equipe responsável por centralizar e coordenar as ações, e a orientação data driven não foge à regra. Neste caso, deve-se nomear um responsável-geral pelos dados, que fará a coleta e distribuição para as equipes correspondentes.
  • Treinamento dos funcionários. É a base de uma empresa data driven. É imprescindível incutir a cultura de orientação a dados em toda a empresa, de preferência, de cima para baixo, com a equipe executiva dando o exemplo. O treinamento deve ser constante com o objetivo de manter os funcionários sempre alinhados e atualizados com o conceito de decisões baseadas em dados, além de tratar de questões relacionadas à cibersegurança.

Tão importante quanto as ferramentas usadas para tratar os dados é a integração humana em todo o processo. Portanto, dedicação e persistência são a chave para a implantação de uma cultura data driven com sucesso.

O impacto da análise de dados em diferentes áreas

Esse processo de tomada de decisões orientadas a dados é chamado de cultura porque é permanente e deve envolver o máximo de áreas possíveis da empresa. Todas as áreas podem se beneficiar do data driven. Vejamos alguns exemplos do impacto positivo que determinados setores da sua empresa podem sofrer com o uso de dados nas tomadas de decisão: 

RH e o recrutamento inteligente

O departamento de recursos humanos pode usar os dados disponíveis para avaliar os candidatos e selecionar aqueles mais adequados para cada vaga por meio da combinação de sistemas de gestão de talentos com as bases de dados da empresa.

SAC mais rápido e eficiente

A gestão data driven permite até mesmo antecipar os principais problemas reportados pelos clientes, permitindo uma solução mais rápida, personalizada e eficiente. Os sistemas de atendimento ao cliente mais modernos incluem a gestão da base de conhecimento para auxiliar a equipe nesse processo. 

Venda no lugar certo na hora certa

O conhecimento obtido por meio da análise de dados permite saber o momento e o canal mais adequados para ofertar seu produto a cada perfil de cliente. Por meio do rastreamento de interações e segmentações, os sistemas CRM trazem a informação que você precisa para aumentar suas vendas.

Marketing otimizado nas redes sociais

Cada rede social tem não somente um formato específico de conteúdo, como também um perfil de usuário e uma dinâmica diferentes. Ferramentas de análise e de monitoramento de redes sociais permitem otimizar sua presença nesses canais de forma a alcançar um público-alvo ao mesmo tempo maior e mais enfocado. 

Vá em frente com o data driven

Os benefícios da orientação a dados para a sua empresa estão por todos os lados. Uma empresa data driven é sinônimo de melhores tomadas de decisão e, consequentemente, de possíveis melhores resultados. 

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A third of managers admit to willingly overstepping legal boundaries when using monitoring tools

employee monitoring tools

With millions of employees working remotely due to the COVID-19 pandemic, employers have increasingly adopted employee monitoring tools to monitor their workforce. Doing so raises questions of trust, ethics, and privacy. In this article, we examine how employees and managers view these issues, as well as their rights and responsibilities.

employee monitoring tools

855 employees and 589 managers in the UK responded to a recent employee monitoring survey carried out by GetApp. 36% of employees say that their employer uses an employee monitoring and/or surveillance tool – nearly half of whom (47%) have seen such tools implemented since the COVID-19 pandemic began. 

highlights employee monitoring survey GetApp

More than 1 in 4 monitored employees did not have their rights explained to them by a manager 

According to the UK government’s own website, employers must tell employees if they are being monitored. This information should be provided in employee contracts or handbooks, and it should detail the amount and extent of the monitoring taking place.

Despite this, 26% of monitored employees surveyed say that they did not have their rights explained to them by a manager or HR department. 8% say they looked for this information by themselves.

rights explained to employees

11% of employees who are monitored in the workplace say they have not expressly consented to any of the listed aspects of workplace monitoring. These aspects include computer activity (such as time-tracking, web browsing, and keystroke logging), attendance logging, and workspace surveillance through webcams, time-lapse photos, or screenshots.

94% of surveyed managers who oversee monitored employees say that employees are either aware or very aware of the tracking measures in place. However, 6% say staff are “quite unaware” and that only managers and those in leadership roles have been informed. 1% say that employees are not aware at all.

employee awareness on being monitored

There is also a discrepancy between managers and employees when reporting the prevalence of monitoring software: 47% of surveyed managers say that monitoring tools are in place, but only 36% of employees say the same.

When it comes to outright legal breaches, more than half of managers who use monitoring software (51%) admit to overstepping their rights, as determined by law, to monitor employees. 21% say they have done so at least once by mistake, but 30% admitted to doing so willingly.

Data safety is a concern for both employees and managers

Workplace monitoring software necessarily involves the digital collection of personal data relating to employees. In the UK, much of this is protected by law under such regulations as the Data Protection Act 2018 and the European General Data Protection Regulation (GDPR), which remains in effect despite the UK’s exit from the EU. Employers must demonstrate that they are collecting, storing, and handling this data correctly.

72% of employees surveyed think the company they work for stores and manipulates their personal data in a safe manner. However, 30% of employees say that uncertainty regarding the use of their personal data is among their top five concerns about employee monitoring and surveillance. Furthermore, 22% of managers list manipulating personal data as one of the top five challenges they have experienced when using employee monitoring and surveillance.

Under the GDPR, data subjects (people whose personal data may be collected and covered by the regulation) can submit requests to data controllers (such as their employer) for information related to that personal data. 

The results of the survey show that 1 in 5 employees (20%)  have made such a request to their employer, with 16% saying they received no response whatsoever. A further 38% received a response that did not address their request – such as explaining for which purposes the data is used or with which companies it is shared. According to the Information Commissioner’s Office (ICO), organisations must respond to such requests as quickly as possible and not less than one calendar month after the request is made. Failure to do so can result in cases being taken to court. 

companies answer to information request

Trust between employees and management is currently high

Trust – or perceived lack of it – remains an issue when it comes to workplace monitoring. Employers may use it simply as an efficient way of logging attendance, workload, and productivity, but negative perceptions about spying and intrusiveness remain among both management and staff.

Overall, employees in the UK feel a high level of trust from management. 95% of survey respondents say that their bosses are trusting or very trusting when it comes to getting on with everyday tasks. 54% say they have a lot of freedom to self-organise at work. 73% say they feel very or quite comfortable taking breaks and attending to personal matters during work hours, and 82% feel very or quite comfortable ending their workday when their contracted hours are complete.

Managers surveyed broadly reflect this level of trust. 53% don’t use any monitoring software at all within their business. Of these, 60% say that it is because they have enough confidence in employees – this being the most selected reason for not implementing such tools.

Monitoring software is seen as positive by almost half of managers

When asked to list their top five concerns about workplace monitoring, employees tend to cite issues of trust and privacy. 47% of all employees say it negatively impacts trust, 43% are worried about intrusiveness, and 46% say they are concerned about increased stress and/or decreased morale for staff. However, among employees who are monitored at work, 45% would not opt-out if they had the option to do so.

biggest concern on monitoring

Managers report similar concerns to employees in this area. 34% of those who do not monitor their employees say that they do not think it’s ethical. 27% say it has a negative effect on confidence. And 28% say it increases stress or lowers staff morale.

Despite this, 46% of managers overall see monitoring and surveillance tools as being a positive or very positive thing for their business compared with 30% who see it as a negative or very negative.

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Methodology

*Data for the GetApp Employee Monitoring Survey 2021 was collected from 24th February to 3rd March 2021. The sample comes from an online survey of 1,918 respondents that live in the UK.

The survey data used for this article comes from 1,444 participants who have qualified to answer. According to their answers, these were divided into several groups of respondents and subjected to questions adapted to their situation: 855 employees (training, junior and intermediate positions) and 589 senior and management profiles (manager/senior manager/executive manager and owner).

Respondents are over 18 years old, reside in the UK, and their professional situation is active. They work full-time (74%) or part-time (26%), in various sectors of activity and work in companies from 2 to 250 employees.

 

5 Remote Working Statistics To Consider For 2021 Remote Work Policies

Remote working statistics from 2020 in australia

Despite COVID-19 bringing a year of immense disruption, technology like digital workplace software has meant many office-based businesses were able to survive.

To make this decision, it’s important to look at 2020 as a case study and ask: Is remote working effective? Are employees more productive under the watchful eye of managers?

Remote working statistics from 2020 in australia

To explore this topic, Capterra surveyed 1,400 Australian employees (from junior staff through to leadership teams and business owners) to ask how they would rate their productivity throughout the year.

Respondents were from a mixture of remote and non-remote-settings to allow us to explore differences in answersa full methodology is available at the bottom of this article.

Read on to discover the five most important statistics for businesses to consider when building their flexible remote working policies for 2021.

5 remote working statistics from 2020

  1. Around two-thirds of Australian employees are working remotely

As of November (2020), 64% of employees working for a small or medium-sized business in Australia are working remotely full-time or part-time. This statistic is up from 57% since March 2020 (when the country originally went into a lockdown and Capterra first surveyed Australian employees about remote working circumstances).

remote employees 2020 in australia
Infographic 1: Remote working statistics in Australia for 2020.

While 21% of respondents said they have always been a remote worker, 43% were new to the concept this year.

How to apply this into a flexible work policy?

This year has proven that working with a distributed workforce is possible. As a result, it makes sense that many companies will be looking to relax their viewpoints toward remote working.

From a talent attraction and retainment perspective, a flexible work policy provides companies with a competitive edge. Capterra’s remote working survey found that 87% of employees would like to continue working remotely after the lockdown ends.

2. 78% of staff say they’re just as (or more) productive at home

At the beginning of the lockdown, employers were understandably nervous about transitioning to a remote working environment. Their biggest concerns and immediate priorities at the time included retaining staff and ensuring they could remain productive while working from home.

Fortunately, the majority of staff said they’ve been able to work well in a home-office environment. Just 4% of employees surveyed said they’re less productive since working from home, and only 1% said they’re struggling.

productivity levels Australia remote working
Infographic 2: Productivity levels of Australian employees since COVID-19

Taking aside the disruptions and distractions of the pandemic, Capterra was keen to understand which environment sets employees up for greater productivity. 38% of employees surveyed said they’re just as productive at home while 44% said they’re more productive at home. Combined, these figures indicate that working outside of the office has its benefits.

productivity levels remote vs home office
Infographic 3: Staff productivity levels at home vs the office

How to apply this to a flexible work policy

With the correct resources in place, staff can be productive in a digital environmentas proven this year. However, it’s important to note that around one in five staff members (18%) said they are less productive at home. The office may not be as critical to a business’s productivity levels as it was viewed at the start of this year, but it still has a place.

Instead of a one-size-fits-all approach to remote working, consider a more flexible arrangement that allows staff to flourish in all environments, at any given time. For example, by offering flexible working hours or allowing employees to work from home for a certain amount of days per week.

3. 31% of remote staff say they feel they could be less managed

Capterra asked remote and non-remote staff to put themselves on a scale with regards to how well they feel they’re managed. There was only a small minority of respondents feeling extremely unsupported or extremely micromanaged. The rest (88%) sat somewhere in the middle.

However, there were some key differences between the answers of remote vs non-remote respondents.

Management styles Australia
Infographic 4: Management styles in Australia

More than half (56%) of employees who are working in the office say they’re managed just right. This is slightly less for remote employees at 43%.

Remote employees are also more likely to feel their manager could loosen the reins. Around a third (31%) of them said they believe they could be ‘left more to their own devices,’ compared to just 20% of non-remote employees.

How to apply this to your remote work policy

As a manager, it’s your duty to ensure your team can work at peak productivity, but in a remote setting, it can be tricky to provide the right amount of support without interfering.

Unfortunately, there isn’t a one, set formula for getting this rightprimarily because every employee is different. However, if managers are worried about staff slipping into bad habits when out of the office, set some ground rules. Here are five examples:

  1. Get dressed before starting work
  2. Work from a desk or table (where possible)
  3. Remove distractions (where possible)
  4. Respond to messages within an hour
  5. Let your team know when you’re going on breaks.

Remote working policies provide an ideal opportunity for companies to establish how they expect staff to operate while working from home. By including these ground-rules, it instantly puts everyone on the same page.

4. 27% of remote staff feel very comfortable taking entitled breaks

Just over a quarter (27%) of remote staff said they’re very comfortable to take their entitled breaks; compared to more than a third (35%) of non-remote staff.

work life balance for staff in australia
Infographic 5: Work-life balance for remote vs non-remote staff in Australia

Additionally, there is a 10% decrease in remote staff feeling very comfortable to finish work at the end of their workday. This suggests that remote workers haven’t settled into a healthy work-life balance yet.

How to apply this to your remote work policy

Employers must keep an eye on how many hours their staff members are working to prevent issues, such as burnout. One way to monitor this is through time-tracking software. However, businesses should use their remote working policy to explain the reasons why they’ve chosen to use monitoring tools. Not doing so can negatively impact trust and lead to employees feeling policed rather than supported.

5. Use of employee monitoring tools increased by 15% during COVID-19

Since COVID-19 restrictions came in, 15% more business leaders within small and mid-sized businesses are using employee monitoring software. However, 44% said they were already using it.

Capterra asked business leaders and employees to give their stance on whether they believed employee monitoring software is generally positive or negative for businesses: 73% said it was positive. However, this number changes depending on whether the respondent is operating in the office or at home.

78% of remote leaders think employee monitoring tools are positive, compared to 51% of non-remote leaders.

employee monitoring tools impact on business
Infographic 6: Employee monitoring tools impact on business (business leaders)

Those in the office are also more likely to say the software has no impact on the business. This indicates that business leaders see less of a need for the software when operating in an office structure.

The employee perspective

In general, employees are significantly less enthusiastic about tracking tools in comparison to their leaders. However, similar to above, remote employees tended to see more value in employee monitoring tools than those who are office-based.

staff opinion employee monitoring tools impact on business
Infographic 7: Employee monitoring tools impact on business (employee perspective)

How to apply this to your remote work policy

The majority of employees said they feel employee monitoring could negatively impact the businesswhile the remaining few didn’t believe it would have any impact at all. With this in mind, business leaders should work to win the buy-in of employees to justify the use of tracking software. Otherwise, they risk amplifying anxiety and concerns.

Find the right balance when creating remote work policies

A large amount of successful remote working arrangements is founded on trust. However, establishing a remote working policy puts everyone on the same pagewhich should save you some headaches later on from discovering people have a different perception of what ‘flexible’ means.

If this your first flexible remote working policy, you may want to consider involving your staff in the conversation. Start by defining the type of arrangement that will enable your employees to thrive. For example, what tools do they need to be successful? With their perspective, you’re more likely to create a policy that keeps employees happy.

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Remote Working Statistics: Survey methodology:

Capterra ran a survey to highlight the most important remote work statistics from 2020, to allow companies to make better-informed decisions around remote working policies.

The survey ran during October 2020 and had 1,400 respondents take part. To qualify for this survey, respondents had to be employees of an Australian small or medium-sized business.

Kostenloser Live Chat: Unsere Top 12 Live Chat Software

Kostenloser Live Chat

Kostenloser Live Chat, gibt’s das wirklich? In diesem Artikel stellen wir euch 12 hervorragende kostenlose Live Chat Tools vor. 

Kostenloser Live Chat

Deine Website erfüllt viele Aufgaben: Sie macht potenzielle Kund*innen neugierig, informiert sie über deine Produkte und gibt ihnen oft die Möglichkeit, den Kauf auch direkt abzuschließen. Aber was, wenn jemand von deinem Produkt noch nicht hundertprozentig überzeugt ist und Fragen hat, die auf deiner Website nicht beantwortet werden? An dieser Stelle macht es einen großen Unterschied, wenn diese Person ohne Zeitaufwand nachfragen kann, eine direkte Antwort bekommt und persönlich beraten wird, ohne die Website auch nur verlassen zu müssen. Genau diesen Zweck erfüllt Live Chat Software: Kunden können in Minutenschnelle deinen Kundenservice oder dein Support-Team kontaktieren, relevante Informationen angeben und direkt ins Gespräch kommen. So lässt sich ein langes Hin und Her per E-Mail oft vermeiden, deine Kunden sind zufriedener und deine Support- und Vertriebsteams haben es leichter.

In dieser Liste möchten wir verschiedene Optionen für kostenlose Live Chat Software vorstellen. Wir haben Tools ausgewählt, die auf Capterra mit mindestens 4,5 Sternen bewertet wurde und mindestens 30 Nutzerbewertungen erhalten hat. Alle Tools bieten eine kostenlose Version (nicht nur eine kostenlose Testversion, sondern eine dauerhaft nutzbare Gratisversion) und einen multilingualen Live Chat, der auch auf Deutsch genutzt werden kann.

Kostenloser Live Chat: Unsere Top 12 Live Chat Software

1. Chatra

Gesamtbewertung: 4,8 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 426

Kostenloser Live Chat Chatra

Mit Chatra kannst du dich unkompliziert mit Nutzer*innen auf deiner Website in Echtzeit unterhalten oder ihnen im Messenger-Modus per E-Mail oder App in deinem eigenen Tempo antworten. Die Nutzer*innen bekommen angezeigt, ob gerade jemand im Chat verfügbar ist. Wenn sie die Seite bereits verlassen haben, bekommen sie deine Antwort per E-Mail zugestellt. Deine Unterhaltungen verwaltest du über das Agenten-Dashboard im Browser oder in einer mobilen App oder Desktop-App.

Preise:

Chatra ist für einen Agenten kostenlos verfügbar. Die Essential-Version für unbegrenzt viele Agenten kostet bei jährlicher Zahlung 15 € pro Agent und Monat und bietet neben den Basisfunktionen unter anderem einen E-Mail-Helpdesk, eine Facebook Messenger-Integration, einen Chatbot, Chatnotizen und interne Team-Chats. Die Pro-Version für 23 € pro Agent und Monat bietet zusätzlich u. a. die Möglichkeit, Geschäftszeiten für deinen Chat einzustellen, Agentengruppen, Chatbewertungen, Exportfunktionen und weitere Integrationsmöglichkeiten.

Multilinguale Funktionen:

Die Website von Chatra ist auf Deutsch verfügbar. Das Agenten-Dashboard gibt es ist bisher nur auf Englisch, doch es ist möglich, das Widget (also das Chatfenster), über das deine Kund*innen dir schreiben, auf Deutsch umzuschalten.

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2. Comm100 Live Chat

Gesamtbewertung: 4,7 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 100

Comm100 Live ChatDer Live Chat von Comm100 unterstützt Umfragen sowohl vor als auch nach dem Chat, um mehr über deine Kund*innen zu erfahren und sie zu fragen, wie zufrieden sie mit dem Chat waren. Chats können als Audio- oder Videoanrufe fortgeführt oder in Tickets umgewandelt werden. Comm100 Live Chat ist DSGVO- und CCPA-konform und mit E-Mails, SMS, Facebook, WhatsApp for Business und WeChat nutzbar. Das Chatfenster kann an dein Corporate Design angepasst und auch über Mobilgeräte genutzt werden. Comm100 bietet außerdem ein Ticketverwaltungs- und Messaging-System, das mit dem Live Chat verknüpft werden kann.

Preise:

Die Gratisversion von Comm100 Live Chat bietet unbegrenzt viele Chats für beliebig viele Nutzer*innen. Die Team-Version für 29 € pro Agent und Monat bietet u. a. ein Echtzeit-Monitoring für Besucher*innen und Agenten, den Upload von Screenshots und Dateien, Reporting-Funktionen und eine einjährige Datenspeicherung, in der Business-Version für 49 € pro Agent und Monat gibt es zusätzlich u. a. mehrsprachige Chats, eine Weiterleitung an verschiedene Abteilungen und einen anpassbaren Besucherfilter. Die Enterprise-Version (Preis auf Anfrage) bietet außerdem u. a. eine Besuchersegmentierung, dynamische Chat-Kampagnen, SSO und erweiterte Analysen.

Multilinguale Funktionen:

Comm100 bietet 13 integrierte Sprachpakete für die besucherseitige Chatoberfläche, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und mehr, sodass du das Chatfenster an die Sprache deiner Website anpassen kannst. Die Texte der Oberfläche kannst du außerdem nach Belieben anpassen.

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3. Crisp

Gesamtbewertung: 4,5 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 63

Crisp

Mit der Team-Inbox-Lösung von Crisp können Anfragen im Team beantwortet werden. Crisp Triggers ermöglichen es, automatisierte Nachrichten an potentielle Leads zu senden, statt darauf zu warten, dass sie die erste Nachricht schreiben, um so die Konversionsraten zu erhöhen. Dank integriertem Helpdesk können die Benutzer*innen direkt im Chat auf Hilfeartikel zugreifen und wenn du nicht gleich antworten kannst, können sie sich mit dem Spiel CrispyBird die Zeit vertreiben. Du kannst das Kunden-Onboarding mit einem Bot automatisieren, GIFs und Videos verschicken und den Live Chat mit sozialen Netzwerken verbinden.

Preise:

Die kostenlose Basisversion von Crisp bietet einen einfachen Live Chat mit Team-Posteingang und mobilen Apps. Die Pro-Version für 25 $/Monat pro Website bietet u. a. einen unbegrenzten Nachrichtenverlauf, vorgefertigte Antworten, Antworten aus Slack, eine interne Suche und die Möglichkeit, Facebook Messenger, Twitter, Telegram und E-Mail zu integrieren. In der Unlimited-Version für 95 $/Monat pro Websites gibt es eine Knowledge Base, Chat-Erinnerungen, automatische Antworten, einen Chatbot, automatisierte Kampagnen und mehr.

Multilinguale Funktionen:

Du kannst auswählen, ob die Chatbox automatisch in der Sprache des Browsers der Person angezeigt werden soll, die deine Website besucht (dabei werden über 50 Sprachen unterstützt), oder ob du eine bestimmte Sprache festlegen möchtest. So kannst du Crisp auf Wunsch mehrsprachig benutzen. 

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4. Customerly

Gesamtbewertung: 4,5 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 50

Kostenloser Live Chat CustomerlyDas Dashboard von Customerly vereint Nachrichten aus dem Live Chat, Facebook Messenger und Support-E-Mails an einem zentralen Ort. Du kannst das Aussehen des Live Chats anpassen, eine Wissensdatenbank integrieren, automatisch Fragen stellen und Videochats starten. Über die Tippvorschau kannst du Fragen deiner Kund*innen schneller sehen und beantworten. Customerly bietet Apps für iOS und Android und verschiedene sofort einsatzbereite Integrationen, beispielsweise für WordPress, Zapier und Google Analytics.

Preise:

Die Basisversion für ein bis zwei Personen ist kostenlos und bietet den Live Chat inklusive Wissensdatenbank und benutzerdefinierter Segmentierung. Für Teams bis 5 Personen bietet sich die Startup-Version für 24 $/Monat an, die u. a. eine eigene Domain, anonyme Chats, eine Tippvorschau und E-Mail-Weiterleitungen bietet. Die Pro-Version für 10 Personen (79 $/Monat) bietet zudem u. a. Videoanrufe, Umfragen und intelligente Zuweisungen, größere Teams erhalten ab 129 $/Monat mit der Enterprise-Version zusätzliche Funktionen wie Kampagnen und Funnel.

Multilinguale Funktionen:

Customerly wird automatisch in der Browsersprache deiner Website-Besucher*innen angezeigt, wobei neben anderen Sprachen auch Deutsch verfügbar ist. 

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5. Drift

Gesamtbewertung: 4,5 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 151

DriftMit Drift kannst du in Echtzeit mit Interessent*innen chatten, direkt aus dem Chat einen Telefonanruf oder eine Videokonferenz starten oder – falls gerade niemand von deinem Team online ist – über einen Chatbot die Option bieten, einen Termin für ein Meeting zu buchen. Du kannst mehrere Drift-Inboxes erstellen, um verschiedene Arten von Gesprächen zu verwalten, beispielsweise für Support und Vertrieb oder für verschiedene Regionen. Über interne Notizen kannst du noch während des Gesprächs mit anderen aus deinem Team sprechen und über die Live View-Funktion siehst du, wer gerade deine Website besuchst.

Preise:

Drift kann kostenlos genutzt werden, doch die kostenpflichtigen Versionen bieten zahlreiche zusätzliche Funktionen wie benutzerdefinierte Chatbots, gespeicherte Antworten, ein eigenes Branding, den Wechsel zu Anrufen oder Zoom-Konferenzen und benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen. Die Preise sind auf Anfrage verfügbar.

Multilinguale Funktionen:

Das Admin-Panel und die meisten Funktionen von Drift sind bisher nur auf Englisch verfügbar, doch das Tool wird nach und nach lokalisiert und die Sprache des Widgets lässt sich ändern, sodass deine Kund*innen den Chat auf Deutsch nutzen können.

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6. LiveAgent

Gesamtbewertung: 4,7 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 987

Kostenloser Live Chat LiveAgent

Der Live Chat von LiveAgent wird als besonders schnell beworben. Aktuelle Website-Besucher*innen können in einer Liste angezeigt (inklusive Details wie ihrem Land und der Zeit, die sie bereits auf einer Seite verbracht haben) und automatisch zum Chat eingeladen werden. Die intelligente Weiterleitung leitet Fragen an die Teammitglieder, die sie am besten beantworten können. Auch LiveAgent bietet eine Echtzeit-Tippvorschau.

Preise:

Im Vergleich zur Gratisversion bietet die für 29 € pro Agent und Monat erhältliche Version „Ticket+Chat“ umbegrenzt viele Chat-Schaltflächen (statt einer) und E-Mail-Ticketing für unbegrenzt viele E-Mail Adressen (statt einer Adresse), vorgefertigte Antworten, Kontakte und Gruppen, Zufriedenheitsumfragen und mehr. Die All-inclusive-Version für 39 € bietet außerdem u. a. einen unbegrenzten Ticketverlauf und Funktionen zur Anrufverwaltung.

Multilinguale Funktionen:

LiveAgent unterstützt aktuell 43 Sprachen einschließlich Deutsch. Wenn du in verschiedenen Regionen aktiv bist, kannst du die Sprachen der Website-Widgets entsprechend anpassen und so mehrsprachigen Support bieten. Auch die Website von LiveAgent ist auf Deutsch verfügbar.

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7. Olark

Gesamtbewertung: 4,5 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 455

Olark

Mit Olark kannst du in Echtzeit mit Kund*innen chatten, Notizen und Chatprotokolle in Olark oder in deinem CRM speichern und Kundeninformationen vor dem Chat mit Formularen abfragen. Du kannst einrichten, dass bestimmte Ereignisse das Senden eines Vorschlags oder Angebots auslösen, und die Besucher*innen können auch dann Nachrichten hinterlassen, wenn du offline bist. Dashboards, Berichte und die Google Analytics-Integration liefern hilfreiche Statistiken und Zusammenfassungen.

Preise:

Die Gratisversion ermöglicht bis zu 20 Chats pro Monat, danach wechselt das Chatfenster in den Offlinemodus. Unbegrenzt viele Chats sowie Berichts- und Anpassungsoptionen bietet die Vollversion ab 19 $/Monat. Unternehmen erhalten auf Anfrage die Version Olark Pro inklusive Schulungen für das Supportteam, Compliance-Unterstützung, API-Zugriff, Website- und CRM-Integrationen und Priority-Support.

Multilinguale Funktionen:

Die Sprache des Chatfensters ist anpassbar und auch Deutsch wird unterstützt. Wenn mehrere Sprachen unterstützt werden sollen, ist serverseitiger Code erforderlich, du brauchst also etwas Programmierkenntnisse. 

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8. ProProfs Chat

Gesamtbewertung: 4,8 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 47

ProProfs Chat

ProProfs Chat macht es möglich, Traffic-Muster und Website-Besucher*innen in Echtzeit zu verfolgen, um das Nutzererlebnis zu verbessern und zum richtigen Moment gezielt relevante Botschaften zu senden. Du kannst das Chatfenster und -symbol passend zu deinem Website-Design anpassen, über die CSS-Optionen ein eigenes Branding hinzufügen und die Begrüßungen sowie die Profile der Teammitglieder anpassen. Es gibt eine Rückrufunterstützung und die Möglichkeit, ein Chatlimit gemäß der Kapazität der einzelnen Mitarbeiter*innen einzurichten. Mobile Apps und eine Desktopanwendung sind verfügbar.

Preise:

Die Gratisversion kann von einer Person genutzt werden und unterstützt 100 Chats/Monat ohne Chatverlauf. Die Essentials-Version für 10 $ pro Person und Monat bietet neben unbegrenzten Chats einen einjährigen Chatverlauf, ein Ticketsystem, Bewertungen und Umfragen und Dateiübertragungen und ermöglicht die Erstellung von drei Abteilungen oder Gruppen. In der Premium-Version (15 €) erhältst du u. a. einen unbegrenzten Chatverlauf, unbegrenzt viele Gruppen, personalisierte Begrüßungen und Ankündigungen und das Umfragetool Survey Maker Premium.

Multilinguale Funktionen:

In den Spracheinstellungen kannst du aus mehr als 70 Sprachen wählen oder einstellen, dass die Sprache automatisch nach Standort festgelegt wird. So kannst du in verschiedenen Sprachen mit Interessent*innen kommunizieren.

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9. Tawk.to

Gesamtbewertung: 4,6 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 226

tawk.to

Der Live Chat von tawk.to bietet ein Add-on für Video- und Audioanrufe, Bildschirmfreigabefunktionen, detaillierte Berichte, Dateiübertragungen, chatinterne Zahlungen (im Beta-Stadium) und Nachrichtenfilter. Eine integrierte Wissensdatenbank und vorformulierte Nachrichten helfen beim schnellen Antworten. Es gibt Apps für iOS und Android.

Preise:

tawk.to ist vollständig kostenlos nutzbar. Für 19 $/Monat wird der Schriftzug „Powered by tawk.to“ aus dem Chatfenster entfernt.

Multilinguale Funktionen:

tawk.to ist in 45 Sprachen nutzbar.

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10. Tidio

Gesamtbewertung: 4,8 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 190

kostenloser live chat tidio

Der Live Chat von Tidio ist in verschiedene CRM-, E-Commerce- und E-Mail-Marketingplattformen integrierbar und zeigt an, wer gerade auf der Website aktiv ist und woher die Besucher*innen kommen. Die Chats können mit KI-Unterstützung automatisiert werden und das Chatfenster lässt sich farblich anpassen. Tidio kann im Browser sowie in mobilen Apps und in einer Desktopanwendung genutzt werden.

Preise:

Die Gratisversion bietet einen grundlegenden Live Chat mit bis zu 100 Besucher*innen/Monat, einen Chatbot und Mailing-Funktionen für kleine Unternehmen. Die „Chatbots“-Option (ab 18 €/Monat) bietet u. a. unbegrenzte aktive Chatbots und Chatbot-Vorlagen, die „Communicator“-Option (ebenfalls 18 €) u. a. eine Live-Besucherliste, eine Tippvorschau und die Nutzung durch mehrere Mitarbeiter*innen.

Multilinguale Funktionen:

Du kannst aus verschiedenen Sprachen für das Chatfenster auswählen und die Texte bei Bedarf anpassen. Tidio erkennt die Browsersprache der Nutzer*innen und auch in der Gratisversion ist die Nutzung mit mehreren Sprachen möglich.

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11. Userlike

Gesamtbewertung: 4,6 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 633

userlike

Userlike wird in Deutschland entwickelt und gehostet: Die Server stehen in Deutschland, Userlike ist DSGVO-konform und es stehen viele Datenschutzoptionen zur Verfügung. So kann beispielsweise ein Link zur Datenschutzerklärung direkt ins Chatfenster eingebunden werden. Supportmitarbeiter*innen können auf Wunsch anonym auftreten. Mit Userlike kannst du über verschiedene Kanäle wie deine Website, Facebook oder Telegram erhaltene Nachrichten zentral beantworten und wer zusätzliche Sicherheit möchte, kann über Threema kommunizieren. Dank Operatorengruppen können die Kund*innen selbst wählen, mit welcher Abteilung sie sprechen möchten.

Preise:

Die Gratisversion bietet alle Kernfunktionen und den Website-Messenger sowie ein Widget und einen Operatorenplatz. Zusätzliche Kanäle, Widgets und Operatorenplätze sowie je nach Version zahlreiche weitere Funktionen wie Analysen, Live-Übersetzung, API-Zugriff, einen Chatbot und Audioanrufe bieten die kostenpflichtigen Versionen mit Pauschalpreis im Jahresabo für 90 €/Monat (Team-Version), 290 €/Monat (Corporate-Version) bzw. 720 €/Monat (Business-Version inklusive Business Intelligence).

Multilinguale Funktionen:

Die Website und der Blog von Userlike sind vollständig auf Deutsch verfügbar. Das Userlike-Dashboard und das Chatfenster können in sieben Sprachen genutzt werden: Englisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch. Du kannst deine Teammitglieder verschiedenen Gruppen zuweisen, die für bestimmte Sprachen zuständig sind, und eingehende Nachrichten entsprechend weiterleiten lassen. 

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12. Zoho SalesIQ

Gesamtbewertung: 4,5 Sterne auf Capterra

Anzahl an Nutzerbewertungen: 72

Zoho SalesIQ

Zoho SalesIQ bietet einen personalisierten Chat, interaktive E-Mail-Kampagnen und die Möglichkeit, Besucher*innen auf der Website zu verfolgen und neue und wiederkehrende Besuche zu erkennen. So kannst du Chats auf Grundlage der Besucheraktivitäten zu starten und per automatischer Lead-Bewertung priorisieren, welche Leads besonders vielversprechend sind. Chatbots mit natürlicher Sprachverarbeitung unterstützen die Website-Besucher*innen, wenn gerade keine Teammitglieder online sind, und können auf Artikel mit häufig gestellten Fragen verweisen. SalesIQ lässt sich mit Zoho CRM verbinden, um genauere Analysen anzustellen und Follow-up-Aktionen zuzuweisen.

Preise:

Die Gratisversion unterstützt eine Website pro Portal, 2 Bediener*innen und bis zu 5.000 Besucher*innen monatlich. Für größere Unternehmen eignen sich die kostenpflichtigen Versionen: Basic (17 € monatlich für 3 Bediener*innen, plus Chatbot und Audioanrufe), Professional (53 € monatlich für 5 Bediener*innen, plus Berichte und Apple TV-Apps) sowie Enterprise (116 € monatlich für 10 Bediener*innen, plus Chat-Übersetzung).

Multilinguale Funktionen:

Die Sprache des Live Chats kann flexibel angepasst werden. Zoho SalesIQ bietet eine deutsche Website.

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Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Live Chat Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Methodik der Tool-Liste

Die in diesem Artikel vorgestellten Tools wurden auf Capterra mit mindestens 4,5 Sternen bewertet und erhielten mindestens 30 Nutzerbewertungen. Alle Tools bieten eine kostenlose Version (nicht nur eine kostenlose Testversion, sondern eine dauerhaft nutzbare Gratisversion) und einen multilingualen Live Chat, der auch auf Deutsch genutzt werden kann.

Best free 3D CAD software options for 2021

best free 3D CAD software

Whether you’re a stage director, an architect, or just a hobbyist 3D modeller, 3D CAD software helps plan and develop 3D designs for manufacturing, engineering, and 3D printing. However, it can be tricky to know which is the best free 3D CAD software for your needs.

best free 3D CAD software

Some tools come in the form of native apps available for desktop and mobile, which makes it easy to design without requiring an internet connection. However, cloud-based SaaS solutions offer significantly more processing power to help with advanced simulations of 3D models.

Whichever one is most useful to you will depend on your specific needs and what you are looking for. Read on to discover and help you choose the best free 3D CAD software to design your next project without having to pay a premium for it.

Best free 3D CAD software for 2021

The best free 3D CAD software available in 2021 allows users to easily design and model virtually anything, whether it be drone parts to be 3D printed or architectural sketches and models to show clients. Different modelling software tends to specialise in a particular area, whether that be offering easy tools to turn 3D models into 2D plans and blueprints, or offering advanced physics simulations like heat transfer and fluid simulation. This list has been curated based on a number of factors, including having a free-forever version available to users. (*For the full methodology we used to create this list, skip to the bottom of the page.)

SketchUp

Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.4/5

Customer service: 4.2/5

About SketchUp

SketchUp is a  3D CAD software package that is suitable for professionals and hobbyists alike. Its primary focus is on designing and modelling buildings, and it offers a range of features aimed at this. SketchUp supports a wide variety of platforms, which include desktop Windows and Mac versions, as well as native iOS and Android apps and a cloud-based SaaS solution. The multi-platform nature of SketchUp makes it very user-friendly and easy-to-use, regardless of device.

In addition to providing an extensive suite of 3D modelling tools, it also includes features that make it easy to turn your 3D models into 2D blueprints and design documents. It additionally supports third-party extensions that allow the user to add new features.

Price to upgrade: SketchUp offers a free version and a free trial. A premium version starts at $119 USD.

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ANSYS SpaceClaim

Overall rating: 4.6/5

Ease of use: 3.9/5

Customer service: 4.2/5

About ANSYS SpaceClaim

ANYSYS was founded in 1970 and provides professional software solutions for everything from fluid dynamics to optics and 3D CAD. SpaceClaim is a 3D modelling CAD software aimed at professionals, with a specific focus on providing advanced simulation physics and features. It also includes full-featured 3D modelling software that works well with a range of CAD file formats and supports model editing, model de-featuring and can repair translated CAD files. ANSYS SpaceClaim focuses on the simulation-driven design and supports a range of tools that allows for 3D modelling, reverse engineering and manufacturing of a wide variety of 3D components, from cars and oil rigs to buildings and rockets.

Price to upgrade: ANSYS SpaceClaim offers a free version, pricing for a premium version is available by request.

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SimScale

Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.2/5

Customer service: 4.6/5

About SimScale

SimScale was founded in 2012, offering a SaaS engineering-simulation and 3D modelling app. It supports a wide variety of industry-standard file types. The cloud-based nature of its toolkit means that it is accessible from anywhere. It supports solid and fluid dynamic simulation for free, with paid versions offering parallel simulations that take advantage of the cloud to deliver results for different prototypes quickly, making it very useful for computationally-intensive simulations. SimScale provides up to 3,000 core hours (CPU/GPU) absolutely free with its community edition, with premium versions including access to live support with simulation experts.

Price to upgrade: SimScale offers a free version and a free trial. Pricing is available by request.

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Choosing the best free 3D CAD software

Many of the best free CAD software available are suitable for designing and developing 3D models for 3D printing or drafting designs. Advanced features like solid and fluid dynamics and other simulation features are available as part of premium versions. For most hobbyist level 3D design, modelling and printing requirements, the non-premium features are perfectly suitable.


Methodology

In order to make this tool list, tools had to be:

  • Free (offer a free trial for a free-forever version for users)
  • At least 90 real-users reviews exist on Capterra website
  • At least an overall rating of 4 / 5 on the Capterra website
  • A high number of monthly searches for the brand name in Australia at the time of writing the article (December 2020)

 

Cycle en V ou projet agile : que choisir ?

Ce post a été publié pour la première fois en février 2020, puis mis à jour en mars 2021.

Faut-il préférer la méthode de gestion de projet agile au traditionnel modèle en cascade, aussi appelé “cycle en V” ? Tendance très actuelle, la méthode agile ne convient pourtant pas à tous les projets. Dans certains cas, votre petite entreprise obtiendra de meilleurs résultats avec le modèle de gestion de projet en cascade. Pour cette raison, la question à poser est plus complexe : quelle est la méthode la mieux adaptée à différents types de projets ?

cycle en v projet

D’après un rapport PMI datant de 2018 (disponible en anglais), près de 44 % des projets utilisent une approche prédictive (le modèle en cascade), 30 % utilisent une approche agile et 23 % emploient une approche hybride. En d’autres termes, les entreprises utilisent les deux modèles (et parfois même simultanément) pour mener leurs projets à bien.

En tant que gestionnaire de projets, vous devrez identifier l’approche la mieux adaptée à chaque projet pour en optimiser la performance, sous peine de subir des pertes en termes de temps et d’argent investis.

Dans cet article, nous comparons les deux approches populaires de la gestion de projet. Nous analysons les caractéristiques qui les rendent uniques et donnons des exemples de logiciels de gestion de projet adaptés à chaque type d’approche, afin de vous aider à prendre la bonne décision pour votre entreprise.

Modèle en cascade/cycle en V : pour les projets plus simples, à court terme

Approche linéaire de la gestion de projet, ce modèle divise le processus en plusieurs étapes distinctes. Les clients ne voient que le produit fini.

Privilégiez le cycle en V, nommé ainsi pour la forme que dessinent le flux descendant et le flux ascendant, pour les projets nécessitant une conception ou une analyse à grande échelle, où tout changement peut avoir des conséquences importantes, ainsi que pour les projets qui dépendent d’équipes polyvalentes.

Caractéristiques principales du modèle de gestion de projet en cascade

  • Repose sur un flux de travail séquentiel et une seule livraison finale : cette approche divise le projet en plusieurs tâches séquentielles plus digestes. Les tâches sont affectées aux membres de l’équipe ainsi que les délais prévus. Une fois les tâches achevées, le produit final est présenté au client.
  • Fournit des exigences claires et détaillées, dès le départ : les exigences du client sont partagées avec les acteurs du projet du début à la fin. De plus, les membres de l’équipe connaissent les exigences en matière de développement et de conception avant de commencer la programmation et la conception, ce qui facilite la tâche des gestionnaires de projets chargés de planifier les ressources, le calendrier et les budgets dès le départ.
  • Prohibe les changements continus au cours du cycle de vie du projet : lorsqu’un projet géré selon le cycle en V est prêt à livrer, le code fait l’objet de tests pour identifier les problèmes. Si la conception et le développement ne sont pas complémentaires et nécessitent un travail supplémentaire, le budget augmentera, indiquant que les exigences du client ont été mal comprises. Par conséquent, le nombre de changements possibles au cours du cycle de vie du projet sera d’autant plus limité.
  • Offre un rôle limité aux clients après la phase initiale : au départ, les acteurs du projet regroupent et organisent les exigences du client pour créer la stratégie produit. Une fois cette étape terminée, la participation du client prend fin jusqu’à la livraison du produit final.
  • Exige une documentation exhaustive : pour réduire le risque lié au roulement des collaborateurs, les projets en cascade reposent sur l’élaboration d’une documentation méticuleuse et d’une planification à toute épreuve, tout au long du projet. Un autre gestionnaire de projets ou développeur peut intégrer le projet à tout moment, sans interrompre le workflow. En outre, le volume et l’exhaustivité des documents nécessaires permettent aux gestionnaires de projets de répéter le processus sans changements conséquents, voire sans aucun changement.

À qui le modèle de gestion de projet en cascade convient-il le mieux ?

Dans le contexte des petites entreprises, cette approche peut intéresser les gestionnaires de projets informatiques plus courts, plus simples et de plus petite envergure.

Présentant clairement les exigences liées au projet dès le départ et limitant les changements possibles au cours du cycle de vie du projet, elle convient également bien aux équipes à distance. En effet, l’approche d’un projet selon le cycle en V simplifie la gestion des équipes à distance et permet de veiller à ce que chaque tâche soit achevée dans les temps.

Elle est parfaitement adaptée aux projets régis par des exigences et normes strictes, dans des industries hautement réglementées (p. ex., l’aviation, la médecine ou la construction).

Quel outil de gestion de projet correspond le mieux au modèle en cascade ?

projectmanager.com diagramme de gantt

Diagramme de Gantt de ProjectManager.com (source)

Outil de gestion de projet basé sur le cloud, ProjectManager.com est conçu pour s’adapter aux projets en cascade. Grâce à ses graphiques Gantt, les gestionnaires de projets peuvent présenter le cycle de vie du projet sous forme de graphique.

L’outil leur permet également de créer des tâches et de les affecter aux membres de l’équipe. Ayant connaissance des différents aspects de chaque tâche, l’équipe peut gérer l’ensemble de la tâche dans les délais. Le tableau de bord en temps réel permet aux gestionnaires de projets de suivre la progression des tâches individuelles durant chaque phase. Complets, les graphiques illustrent clairement la progression réelle et la comparent à la progression prévue.

Le logiciel offre également des capacités illimitées de stockage des fichiers en ligne, ce qui permet de documenter l’ensemble du projet en cascade et de stocker tous les documents y ayant trait.

Méthode agile : pour les projets complexes, à long terme

Appliquée à la gestion de projet, la méthode agile privilégie la livraison itérative et incrémentale des projets. Les équipes agiles développent des produits et services en cycles courts de développement, également appelés “sprints”. Avant chaque sprint, les équipes organisent une réunion scrum pour discuter de la marche à suivre.

Utilisez l’approche agile pour les nouveaux projets nécessitant une approche créative. Vous pourrez ainsi laisser le projet mûrir et se développer, tout en le gérant avec efficacité. L’inconvénient de cette méthode est qu’elle peut s’avérer stressante pour les membres de l’équipe qui travaillent sur plusieurs projets, car les itérations et les retours des clients et d’autres acteurs peuvent arriver à tout moment.

Caractéristiques principales de la gestion de projet agile

  •  Elle privilégie une livraison incrémentale et itérative : un projet agile est conçu et visualisé dans son ensemble. Projet conséquent, il est divisé en plusieurs tâches, appelées itérations. La durée de chaque itération est comprise entre deux et huit semaines, chacune ayant un objectif unique. À la fin de chaque itération, l’équipe se penche sur la livraison de l’objectif concerné. Le projet est considéré comme réussi une fois que toutes les itérations ont été livrées au client.
  •  Les acteurs collaborent à l’analyse d’exigences complexes dans le cadre du projet : dans le cadre d’une collaboration ayant pour but de développer un produit spécifique, l’équipe analyse les exigences du projet agile. Tout au long du cycle de vie du projet, ses acteurs emploient une approche orientée équipe pour contribuer au développement du produit.
  •  Elle permet l’intégration de retours et de changements : une équipe agile livre une partie du produit avec chaque itération. Ainsi, le produit final est constamment repensé et peaufiné. Les acteurs du projet évaluent chaque itération sur la base de ses exigences commerciales, de ses fonctionnalités et des erreurs rencontrées. Les retours des clients et des acteurs sont incorporés à l’itération suivante pour assurer l’amélioration continue du produit. Ce système permet d’identifier les problèmes dès que possible et de trouver des solutions.
  •  Elle privilégie la satisfaction client : les projets de développement basés sur la méthode agile offrent la possibilité de tester la version bêta du logiciel à la fin de chaque sprint. Ces tests permettent de recueillir des retours sur le produit et de mettre en œuvre les changements nécessaires. L’utilisateur et le client participent activement au processus de développement du produit et leurs attentes sont gérées avec efficacité.
  •  Elle ne nécessite pas de documentation exhaustive : la gestion de projet agile repose sur une documentation exhaustive, continue et concise. Les équipes agiles doivent documenter l’architecture du projet, les scénarios utilisateurs, les supports de formation du personnel de soutien, les risques et d’autres informations connexes.

À qui la gestion de projet agile convient-elle le mieux ?

Dans le contexte des petites entreprises, cette approche peut intéresser les gestionnaires de projets informatiques plus complexes, dont les exigences sont vagues et indéfinies. En raison de son workflow permettant aux clients de s’impliquer pleinement dans le processus, la méthode agile convient également aux projets confiés par des clients plus proactifs.

Quel est l’outil de gestion de projet qui correspond le mieux à l’approche agile ?

gestion projet agile sprint

Sprints dans JIRA (source)

Destiné aux équipes agiles, JIRA est un outil de gestion de projet basé sur le cloud. Son tableau Scrum Jira permet de planifier les sprints et le développement itératif. Les membres de l’équipe peuvent consulter le tableau de bord à tout moment. Celui-ci permet d’améliorer la communication et la collaboration au sein de l’équipe.

Il offre également des extensions dont le but est d’augmenter l’agilité du projet. À titre d’exemple, les cartes agiles permettent d’imprimer les scénarios utilisateurs à partir du tableau Scrum Jira, afin d’informer le scrum quotidien et la planification des sprints. L’extension de gestion des modèles de projets permet aux utilisateurs de créer des projets Jira à l’aide de modèles personnalisés.

Offrant également d’autres fonctionnalités (tableaux Kanban, reporting agile, etc.), JIRA convient parfaitement aux projets agiles.

Comparaison du modèle en cascade/cycle en V et de la gestion de projet agile

Comparons les aspects les plus importants de chaque approche :

cycle v agile

Gestion de projet agile ou projet en V : que choisir ?

Ce n’est pas une décision facile à prendre. Toutefois, nous espérons que ce guide vous aura donné une idée des avantages et des inconvénients de chaque approche. Il ne vous reste plus qu’à les comparer à vos besoins.

Voici quelques aspects dont vous pourrez tenir compte avant de prendre votre décision.

  • Identifiez les failles de vos projets passés et actuels : une fois les failles en question identifiées, essayez de déterminer comment y remédier en modifiant votre approche actuelle de la gestion de projet. Choisissez le modèle qui vous convient le mieux en examinant les besoins de votre projet et de votre entreprise.
  • Consultez votre équipe : il est crucial que les membres de votre équipe vous soutiennent dans votre décision de changer votre modèle de gestion de projet. Leurs commentaires vous permettront d’en savoir plus sur les difficultés auxquelles ils font face dans ce domaine.

Formez votre équipe et offrez-lui un soutien adéquat

Avant de changer de modèle de gestion de projet, veillez à ce que votre équipe sache qu’elle bénéficiera d’un soutien supplémentaire durant la période de transition. Ce faisant, vous mettrez fin aux objections, tout en permettant à votre équipe de maximiser sa productivité lors de l’implémentation des nouveaux workflows.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue d’outils de gestion de projet agile pour découvrir davantage de produits.

Cos’è un password manager e perché la tua azienda dovrebbe usarne uno

Cos'è un password manager

cos'è un password manager

Secondo uno studio di Capterra sulle abitudini di utilizzo delle password nelle piccole e medie imprese italiane nel 2020, il 34% degli utenti usa la stessa password su vari siti web. Questo comportamento comporta un notevole rischio in termini di vulnerabilità dei dati personali e aziendali.

Per proteggere adeguatamente ogni account, ciascuno di essi deve disporre di una password unica e sicura per ridurre la possibilità di attacchi degli hacker. Ma con tutte le applicazioni che usiamo ogni giorno, è impossibile ricordare a memoria tutte le password create. A questo proposito, un password manager può essere la soluzione ideale. Vediamo insieme di cosa si tratta.

Che cos’è un password manager?

Un password manager è un sistema di sicurezza informatica, un programma che permette di creare password uniche per ogni singolo account, conservarle in un luogo sicuro e accedere ad esse attraverso un’estensione del browser o una app, sia da un computer che da un dispositivo mobile come tablet o smartphone.

In azienda, un gestore di password ti permette di condividerle in modo sicuro con i dipendenti, senza doverle annotare su biglietti sparsi o documenti, o ancora inviarle per email, evitando così che finiscano nelle mani sbagliate.  

Misure di sicurezza fornite dai password manager

Ora che sai che cosa sono i gestori di password, vediamo quali misure di sicurezza offrono a livello aziendale.

  • Attacchi di forza bruta: si tratta di attacchi in cui un hacker usa diverse tecniche per decifrare la password, quindi più una password è lunga e complessa, più sarà difficile decifrarla. L’uso di un gestore di password protegge dagli attacchi di questo tipo generando password forti composte da una sequenza di caratteri casuali.
  • Iniezione di codice in un database: questi attacchi si dirigono ad aziende che gestiscono un notevole numero di utenti e che pertanto conservano molte combinazioni di indirizzi email e password nei propri database. Lo scorso agosto, la società spagnola Freepik è stata vittima di uno di questi cyberattacchi, subendo il furto dei dati di milioni di utenti. Un password manager ti avverte nel caso tu stia usando la stessa password più di una volta e ti permette di cambiarla facilmente nel caso la sua sicurezza sia compromessa.
  • Password rubate: una password annotata su un biglietto, in un blocco note sul computer o in un altro formato rischia di finire nelle mani di malintenzionati. Secondo lo studio realizzato da Capterra sulla sicurezza informatica nelle PMI, il 16% degli utenti conserva le proprie password in documenti o fogli elettronici. Questo rischio per la sicurezza viene meno con un gestore di password, che le custodisce in un luogo sicuro e cifrato.

Smart working e sicurezza: l’importanza di usare password forti

A causa della pandemia da COVID-19, molte aziende sono passate allo smart working, e ciò ha fatto emergere non poche difficoltà per quanto riguarda la sicurezza delle connessioni remote tra la società e gli utenti. Per questo motivo è fondamentale affidarsi a strumenti per la sicurezza che permettano di proteggere le connessioni e di evitare vulnerabilità nel sistema.

Inoltre, le aziende dovrebbero adottare una politica di gestione delle password incentrata sulla creazione di password forti. Un password manager facilita questo aspetto.

Lo studio di Capterra sulla sicurezza informatica nelle PMI che adottano lo smart working, di cui abbiamo parlato poco sopra, rivela che soltanto il 20% delle piccole e medie imprese usa un gestore di password. Nel 16% dei casi, gli utenti annotano le password su di un foglio, mentre il 12% le condivide con i colleghi. Questi dati sono piuttosto preoccupanti, poiché dimostrano che la maggior parte delle aziende non attribuisce la dovuta importanza alla gestione delle password, esponendosi a possibili violazioni della sicurezza.  

Le funzioni di un password manager

Oltre a sapere che cos’è un password manager e che cosa fa, è importante anche saper scegliere quello che meglio si adatta alle esigenze della tua azienda. Per questo, devi assicurarti che presenti le seguenti caratteristiche:

  • Capacità di tracciare l’uso delle password e creare report: questa funzione permette di monitorare aspetti come chi ha effettuato l’accesso a determinati account, da quale indirizzo IP e per quanto tempo.
  • Autenticazione a due fattori: per verificare l’accesso dell’utente al gestore di password usando almeno due tipi di verifica.
  • Connessione VPN inclusa: crittografando la comunicazione, questa funzione aggiunge un ulteriore livello di sicurezza quando si usa il password manager attraverso connessioni remote. Anche in questo caso esistono  software specializzati in questo tipo di sicurezza.
  • Verifica delle password: funzionalità del software che individua le password deboli e suggerisce di modificarle.

Ora che sai che cos’è un password manager e quali vantaggi presenta per le aziende, ti starai chiedendo se sia uno strumento affidabile.

Posso fidarmi di un password manager?

Sebbene non proteggano al 100% dagli attacchi informatici, i password manager presentano comunque molti vantaggi. Di seguito ti diamo due motivi per i quali puoi fidarti di questo tipo di strumenti:

  • Evitano gli attacchi legati al riutilizzo delle stesse password. Infatti, nel caso un hacker entri in possesso di una delle tue password, non potrà usarla per accedere agli altri account, dal momento che il software ti impedisce di usare la stessa password in più account.
  • Proteggono dal phishing, una delle tecniche più diffuse, che rappresenta un rischio per molti utenti. In questo tipo di attacchi, il malintenzionato crea siti web o email molto simili a quelli dell’azienda per la quale vuole farsi passare, ai quali l’utente viene re-direzionato per inserire i suoi dati di accesso. Se rileva un attacco di questo tipo, il password manager ti avvisa e ti impedisce di inserire i tuoi dati.

Qualsiasi informazione presente su internet potrebbe potenzialmente subire un attacco informatico e l’installazione di un password manager non implica necessariamente che le nostre password siano sempre sicure. Ciononostante, il suo uso è maggiormente consigliato rispetto ad altre soluzioni, poiché fornisce ai dati aziendali uno o più livelli di sicurezza aggiuntivi. Un’azienda che non dispone di un password manager può correre un rischio maggiore di violazione della sicurezza, con le importanti perdite che ne derivano.

Vuoi saperne di più? Visita il nostro catalogo completo di software di password management.

 

 

 

 

Télétravail et productivité : 7 informations à retenir des employés canadiens 

Productivité et télétravail

Depuis le début de la pandémie, les employeurs tout comme les employés se demandent quel est l’impact du travail à distance sur la productivité. Nous avons interrogé plus de mille employés canadiens pour obtenir leur avis sur la question et mieux comprendre la façon dont ils utilisent les outils de collaboration, de réunion et de visioconférence

Productivité et télétravail

Nous allons également aborder les compétences qu’ils ont acquises pendant la pandémie ainsi que l’évolution des processus de recrutement et d’intégration pour ces rôles changeants.

Voici ce qu’on peut en retenir :

  • Les employés sont partagés : 34 % d’entre eux pensent que travailler à la maison les rend plus productifs, contre 33 % qui pensent qu’ils sont moins productifs.
  • 44 % des employés au Canada ont développé au moins une nouvelle compétence pendant la pandémie.
  • 21 % des employés ont changé de travail depuis le début de la pandémie.

Productivité et télétravail

1. Est-on plus productif quand on travaille depuis son domicile?

Les résultats de notre enquête révèlent que plus d’un tiers (34 %) des employés ayant commencé à travailler de la maison pendant la pandémie considèrent qu’ils sont plus productifs chez eux qu’au bureau. 33 % d’entre eux se déclarent plus productifs quand ils travaillent sur site, tandis que le tiers restant n’a observé aucune différence en termes de productivité.

Parmi les employés qui se déclarent plus productifs depuis chez eux, la raison invoquée à 71 % est l’absence de distractions par rapport à un environnement professionnel. Les autres raisons de cette hausse de productivité sont imputées aux horaires flexibles à 68 % et enfin l’absence de trajet quotidien jusqu’au bureau à 66 %.

2. Les distractions de la vie domestique

Cela peut sembler curieux, voire contradictoire, mais pour les personnes interrogées, les distractions excessives sont à l’origine de la baisse de productivité, un aspect cité à hauteur de 52 %. Parmi les facteurs secondaires, on peut inclure la charge de travail à gérer (45 % des réponses) et un manque d’interaction en personne avec les responsables (45 %).

Il est évident que les distractions provoquent une baisse critique de la productivité, mais chacun semble les vivre différemment. Par exemple, les familles monoparentales qui ont dû s’occuper de l’enseignement de leurs enfants pendant la pandémie ont bien plus tendance à préférer travailler sur site pour être productives (55 %) si on les compare aux personnes en couple, avec ou sans enfants à charge (33 %). Une fois la pandémie enrayée, il faudra que les employeurs soient conscients de la situation personnelle de leurs collaborateurs au moment d’élaborer des stratégies de travail à distance.

3. 52 % des personnes interrogées utilisent des outils numériques pour gérer leur charge de travail

Logiquement, le bon outil peut avoir un impact notable sur la productivité. Les employés canadiens ont adopté une sélection de logiciels pour les accompagner pendant la pandémie.

Étant donné que bon nombre des personnes interrogées ont eu du mal à gérer leur charge de travail, 52 % d’entre elles ont opté pour des méthodes numériques. Parmi les outils les plus couramment utilisés, on peut citer : les calendriers électroniques (tels que les calendriers inclus dans les logiciels de courrier électronique, utilisés par 19 % des personnes interrogées), les outils de gestion de tâches (15 %), les logiciels de gestion de projets (11 %) et les feuilles de calcul (7 %). Cependant, 30 % des employés canadiens préfèrent malgré tout utiliser du papier et un crayon, et 17 % se passent d’outils et se fient à leur mémoire pour garder trace des tâches à réaliser.

73 % des personnes interrogées ont adopté un outil de stockage ou de transfert de fichiers. Autant d’entre elles (73 %) s’appuient sur des outils de communication tels que des logiciels de visioconférence, de communication interne, ou de VoIP. Ces familles de logiciels ont gagné en popularité pendant la pandémie en raison de la prédominance du travail à distance et s’avèrent nécessaires pour entretenir de bonnes relations professionnelles et, de ce fait, de bons niveaux de productivité.

4. Le choix de logiciels affecte la productivité

Les résultats de notre enquête révèlent que certains outils sont tout simplement moins populaires que d’autres. Seules 37 % des personnes interrogées utilisent un logiciel de management des idées tandis que 44 % ont opté pour un logiciel de gestion de projets. Ces statistiques se reflètent dans les comptes rendus des employés sur leur propre productivité. En outre, 33 % de ceux qui se sentent moins productifs déclarent qu’en raison du travail à distance, « il est plus difficile d’exprimer sa créativité et d’organiser des sessions de brainstorming ».

En dépit du large éventail d’outils disponibles, 56 % des employés ayant commencé à travailler de chez eux à cause de la pandémie signalent qu’ils étaient mieux installés sur leur lieu de travail. Cela varie selon le secteur d’activité : 66 % des employés en comptabilité révèlent qu’ils étaient mieux installés au bureau, tandis que 53 % des employés du secteur de la fabrication préfèrent leur environnement domestique. 

Une fois que la pandémie sera enrayée et que les entreprises se seront adaptées à de nouvelles façons de travailler, la meilleure configuration pour chaque type d’employé et leur emplacement sera un élément clé à prendre en considération par les employeurs.

5. 44 % des employés ont développé au moins une nouvelle compétence pendant la pandémie

La pandémie de COVID-19 a été une source de perturbations de taille dans tous les secteurs. Par conséquent, de nombreux employés ont dû acquérir de nouvelles compétences de travail à domicile pour respecter les pratiques sanitaires, s’adapter aux nouvelles réalités économiques ou parce que leur travail a changé de façon significative.

Au Canada, 44 % des employés ont développé au moins une nouvelle compétence pendant la pandémie. Pour 54 % d’entre eux, c’est l’employeur qui leur a proposé de recevoir une formation. Les deux compétences les plus couramment développées reflètent l’expansion du travail à domicile et la situation sanitaire actuelle : 33 % des employés ont développé des compétences informatiques et logicielles. La santé et le bien-être arrivent en deuxième position avec 18 % des votes.

Parmi les autres compétences numériques populaires, on peut citer : le développement de sites Web et d’applications (16 %), la cybersécurité (16 %), l’analyse de données (13 %) et les réseaux sociaux (13 %).

6. Un employé sur cinq a changé de travail

Alors que le COVID-19 a généré bien des inquiétudes économiques, 21 % des employés canadiens interrogés ont changé de poste. Cependant, certains groupes de travailleurs dévient de la moyenne : par exemple, 35 % des directeurs d’entreprises ont trouvé un nouveau poste, tout comme 31 % des employés du secteur hôtelier. 17 % des employés de ce secteur ont été licenciés ou mis au chômage technique contre 6 % dans l’ensemble. Les employés dont le revenu annuel ne dépasse pas 25 000 $ par an (12 % des personnes interrogées) et les travailleurs à mi-temps (11 %) ont aussi été plus affectés. Les jeunes travailleurs ont également ressenti ces perturbations. En effet, 39 % des 18 à 25 ans et 29 % des 26 à 35 ans ont changé de poste pendant la pandémie.

7. Le processus d’embauche est dominé par le numérique

Parmi ceux qui ont changé de poste, 75 % d’entre eux ont indiqué que certains aspects du processus de recrutement et d’intégration s’étaient déroulés en ligne. Dans l’ensemble, 25 % d’entre eux révèlent que le processus d’intégration pour leur nouveau poste s’est entièrement effectué en personne, mais ce chiffre peut être faussé par des cas particuliers, comme les foyers gagnant moins de 25 000 $ par an, où ce chiffre atteint 46 %. À l’inverse, pour les employés de bureau, ce chiffre n’est que de 6 %. 

Parmi les éléments numériques les plus courants, on peut citer le processus de dépôt de candidature (46 %), puis la sélection et l’entretien d’embauche (40 %) et la préparation de la documentation du nouvel arrivant (31 %).

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Méthodologie

L’enquête Capterra « HR: a New Era » 2021 a été menée en janvier 2021.

Au Canada, 1 012 employés âgés de 18 à 65 ans ont répondu à notre enquête.

Nous avons interrogé des employés de petites entreprises comptant 2 à 250 collaborateurs dans les pays suivants :

  • Allemagne (1 098 réponses)
  • Royaume-Uni (1 050 réponses)
  • Canada (1 012 réponses)
  • France (1 001 réponses)
  • Italie (1 000 réponses)
  • Espagne (999 réponses)
  • Brésil (994 réponses)
  • États-Unis (922 réponses)
  • Pays-Bas (883 réponses)

Les réponses fournissent un échantillon représentatif, par âge et par genre, de la population de chaque pays. Les questions ont été rédigées de façon claire et simple afin que chaque participant puisse les comprendre pleinement.

 

Productivity when working from home: 7 insights from Canadian employees 

Since the pandemic started, employers and employees have been debating productivity when working from home. We surveyed over 1,000 Canadian employees to hear their insights on the matter and understand more about their use of collaboration, online meeting and video conferencing software. 

productivity when working from home in Canada

We also explore the skills they have acquired during the pandemic and see how the recruitment and hiring process looks for those switching roles. Key takeaways include:

  • Employees are split on whether working from home makes them more productive (34% yes vs. 33% no)
  • 44% of employees in Canada picked up at least one new skill during the pandemic
  • 21% of employees changed jobs since the pandemic began

#1 – Is working from home more productive?

The results of the survey show that over a third (34%) of those who began working from home during the pandemic say they are more productive at home. 33% say they were more productive at the worksite, while the rest say that their productivity hasn’t changed significantly.

71% of those who claim their productivity has gotten better say that it’s because of fewer distractions compared with the workplace. 66% say that getting rid of their commute has boosted productivity, while 68% attribute it to more flexible work hours.

#2 – Homelife also has distractions

Conversely, and perhaps confusingly, the main reason cited for lower productivity at home was also “too many distractions”, reported by 52% of respondents. Secondary factors include juggling workload (“I have a hard time staying on top of everything”, 45%) and a lack of in-person time with managers (45%).

 

 

It’s clear that distractions are a major drain on productivity – but different workers experience them differently. Single parents, for example, who have had to juggle home-schooling alone at points during the pandemic, are much more likely to favour the workplace for productivity (55% compared to 33% overall). Employers must be aware of their employee’s differing home stops when devising remote working strategies after the pandemic is over.

#3 – 52% use digital tools to manage workload

The proper tools can have a big impact on productivity, and Canadian employees have adopted a range of software to help them during the pandemic.

Given the difficulty many home-workers have in managing workload (see above), 52% have turned to digital methods. The most common choices are calendars (such as those found in popular email software, used by 19%), dedicated to-do tools (15%), project management tools (11%), and spreadsheets, (7%). However, the most popular single method is still pen and paper, favoured by 30% overall, and 17% simply keep a mental log.

73% use file storage or file transfer software. The same proportion (73%) use online communication tools such as video conferencing software, internal chat tools, or voice calling software. These software types have seen a spike in usage because of home working, and are key to maintaining good working relationships and, consequently, good productivity levels. 

#4 – Software choices affect productivity

The results of the survey show that some tools are less popular. Just 37% use ideation software, while 44% use project management software. These figures seem to be reflected in the employee’s own accounts of their productivity. While 33% of those who feel less productive claim that homeworking brings “less room for creativity and brainstorming sessions”, only 37% (of employees overall) use ideation software.

Despite the range of tools available for remote working, 56% of employees who began working from home because of COVID-19 say that their work setup was better in the workplace. This varies by industry: 66% of employees working in accounting saying their setup was better in the office, while 53% of workers in manufacturing say theirs is better at home. 

Once the pandemic is over and companies settle into new working patterns, the correct setup for various types of worker and their location will be a key consideration for employers.

#5 – 44% of employees picked up at least one new skill during the pandemic

The COVID-19 pandemic has caused significant disruption to all industries. Many employees have consequently had to acquire new skills to work from home to enable COVID-safe working practices, to account for new economic realities, or because their previous job has changed so much.

In Canada, 44% of employees picked up at least one new skill during the pandemic. The majority of these (54%) were offered the training by their employer. The two most common skills reflect the widespread nature of home working and the fact that we are in a global pandemic: 33% of those who developed a new skill reported computer and software skills, with healthcare and wellbeing coming in second at 18%.

Other digital skills were popular, including website and app development (16%), IT security (16%), data analytics (13%), and social media (13%).

#6 – 1 in 5 employees changed jobs

While COVID-19 created economic uncertainty, a significant proportion of employees changed roles. Overall, this was true for 21%, but certain groups report notable deviations: 35% of company directors, for example, found a new job, while in hospitality 31% did the same. 17% in this industry were fired, furloughed, or laid off compared with 6% overall. This fate also disproportionately affected employees whose household income is under $25,000 (12%) and part-time employees (11%). Younger workers also saw more job turbulence, with 39% of 18–25-year-olds and 29% of 26–35-year-olds switching roles.

#7 – The hiring process is overwhelmingly digital

Of those who did move, 75% reported at least some digital aspects to the recruitment and onboarding process. Overall, 25% say that the recruiting and onboarding process for their new job was done entirely in person, but this figure may be skewed by some outliers, such as in households earning less than $25,000 a year, where the figure is 46%. For office workers, for example, the figure is just 6%. 

The most common digital elements are the application itself (46%) followed by the screening and interview process (40%), and the filling out of new hire paperwork (31%).

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Survey methodology

The Capterra HR in the New Era Survey 2021 was conducted in January 2021.

In Canada, 1,012  employees aged 18–65 responded to our survey

We surveyed workers at small businesses with 2-250 employees in the following countries:

  • Germany (1,098 responses)
  • United Kingdom (1,050 responses)
  • Canada (1,012 responses)
  • France (1,001 responses)
  • Italy (1,000 responses)
  • Spain (999 responses)
  • Brazil (994 responses)
  • United States (922 responses)
  • Netherlands (883 responses)

The responses are a representative sample (by age and gender) of each country’s population. We worded the questions to ensure that each respondent fully understood the meaning and the topic at hand.

Tipps zur Mitarbeiterbindung in Krisenzeiten: Ein Drittel der Mitarbeiter mögen ihren Arbeitgeber durch die Krise mehr

Mitarbeiter binden in Krisenzeiten

Die Pandemie hat so einiges auf den Kopf gestellt. Während wenige Mitarbeiter während der Krise den Job wechselten, besteht jedoch die Gefahr, dass es nach Krisenzeit zu einer höheren Mobilität der Arbeitskräfte kommt. Mehr denn je kommt es jetzt auf die richtigen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung an, um dies zu vermeiden. 

Mitarbeiter binden in Krisenzeiten

Krisenzeiten sind herausfordernd für Arbeitgeber und Manager. Sie können jedoch auch genutzt werden, um eine tiefere Mitarbeiterbindung aufzubauen. Eine ehrliche und offene Kommunikation, kontinuierliche Weiterbildung sowie die Bereitstellung der wichtigen Tools, wie Team-Kommunikation Software und Sicherheitssoftware sind in Krisenzeiten besonders wichtig. 

Um mehr darüber zu erfahren, wie sich die Sicht auf Arbeitgeber in der Krise verändert hat, welche neuen Fertigkeiten in der Krise erlernt wurden und welche Faktoren bei der Jobwahl am wichtigsten sind, führten wir eine Studie mit über 7900 Mitarbeitern aus kleinen und mittelständischen Unternehmen durch. Die Teilnehmer kommen aus Deutschland, Frankreich, den Niederlanden, Spanien, Italien, dem Vereinigten Königreich, den USA, Kanada und Brasilien. Davon wurden 1098 Teilnehmer aus Deutschland befragt.

Mitarbeiter binden in Krisenzeiten Studienergebnisse

Unternehmen, die in der Krise richtig reagiert haben, konnten Mitarbeiter binden 

Arbeitgeber, die in der Krise gut reagiert und ihr Team unterstützt haben, konnten viele Pluspunkte sammeln und Mitarbeiter binden. 33 % der Mitarbeiter geben an, dass die COVID-19-Pandemie ihre Ansicht zu ihrem aktuellen Job positiv verändert hat und sie ihren Job und Arbeitgeber jetzt mehr schätzen.

13 % der Mitarbeiter schätzen ihren Job und Arbeitgeber jetzt weniger. Als Hauptgrund dafür wird angegeben, dass der Arbeitgeber hat nicht zufriedenstellend auf die Pandemie reagiert (45 %). Für 35 % der Mitarbeiter ist ihr Job seit der Pandemie eintönig, langweilig oder repetitiv geworden und für 21 % hat der Job durch die Krise seine Bedeutung verloren.

Im internationalen Vergleich schneidet Deutschland jedoch mit nur 13 % an Mitarbeitern, die ihren Arbeitgeber durch die Krise weniger schätzen, gut ab.

Mitarbeitersicht auf Arbeitgeber

Wir haben 5 Tipps für Unternehmen, wie sie Mitarbeiter in Krisenzeiten binden können. 

5 wichtige Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung 

1. Mitarbeiter binden mit flexiblen Arbeitsstrukturen

Die Möglichkeit remote zu arbeiten ist der 3. wichtigste Faktor bei der Jobwahl

21 % der Mitarbeiter wollen nach der Krise ihren Job wechseln. Davon planen 13 % einen neuen Job in der gleichen Branche zu suchen und 8 % suchen nach einem Job in einer anderen Branche. Was sind die wichtigsten Faktoren bei der Jobwahl?

Wichtige Faktoren bei der Jobwahl zur Mitarbeiterbindung

Im internationalen Vergleich fällt auf, dass Deutschen besonders wichtig ist, eine Arbeit zu tun, die sie begeistert und für ein Unternehmen zu arbeiten, das sinnvolle Arbeit leistet. Besonders Letzteres ist für den internationalen Durchschnitt weniger wichtig. 

Auch die Möglichkeit remote zu arbeiten wurde von 30 % als einer der wichtigsten 3 Faktoren bei der Jobwahl gewählt. Nur 9 % der befragten Mitarbeiter wollen nach der Krise täglich an die Arbeitsstelle zurück. Für Arbeitgeber wird es daher entscheidend in Zukunft flexible Arbeitsmodelle einzurichten, die Remote-Arbeit ermöglichen. 

Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten werden viel geringer als im internationalen Vergleich bewertet. In Deutschland haben die wenigsten Mitarbeiter während der Krise Schulungen erhalten. 

2. Mitarbeiter binden mit kontinuierlicher Weiterbildung 

70 % haben keine neuen Fertigkeiten für Ihren Beruf erworben 

Im internationalen Vergleich haben Deutsche am wenigsten Schulungen erhalten bzw. neue Fähigkeiten erlernt. Die Aneignung neuen Wissens, um sich anzupassen oder weiterzuentwickeln, bringt ebenso viel für das Wohlbefinden des Mitarbeiters wie für das Wachstum des Unternehmens.

Neu erlernte Fertigkeiten in der Krise

Lediglich 30 % haben sich selber Schulungen gesucht oder erhielten Trainings von ihrem Arbeitgeber/der Regierung. Dabei sind die meisten neu erlernten Fertigkeiten zu den Themen: 

  • IT-Kenntnisse wie Programmieren oder Cybersicherheit (24 %) 
  • Finanzen und Administration (18 %)
  • Vertrieb (17 %)
  • Gesundheit und Wohlbefinden (16 %) und
  • Persönliche Produktivität (16 %)

3. Mitarbeiter binden mit Schulungen zum Thema Gesundheit & Wohlbefinden 

Nur 16 % erhielten Schulungen zum Thema Gesundheit und Wohlbefinden.

Schulungen zu Gesundheit und Wohlbefinden sind in Zeiten von COVID-19 und Home-Office wichtig und sollten unbedingt von jedem Arbeitgeber angeboten werden.

Der Übergang zum Arbeiten von zu Hause aus hat dazu geführt, dass sich viele Mitarbeiter mehr denn je überarbeiten. Der Druck der Dauererreichbarkeit stellt eine große Belastung für Mitarbeiter dar. Eine ausgewogene Balance zwischen Arbeits- und Privatleben zu finden gestaltet sich häufig schwierig. Die Fernarbeit geht oft zulasten des Privatlebens. So erleben 44 % der Angestellten zu einem gewissen Grad einen Burnout, seit sie im Home-Office arbeiten. Schulungen und Hilfestellungen zum Thema Gesundheit und Wohlbefinden sind daher besonders wichtig, um Mitarbeiter zu unterstützen und ihre Produktivität zu fördern. 

Was können Arbeitgeber tun, um das Burnout-Risiko ihrer Mitarbeiter zu verringern:

  • Du solltest wissen, wie die Symptome von Burnout aussehen. Nicht jedes Anzeichen von Burnout ist offensichtlich. Wenn du in der Lage bist, Burnout früh genug zu erkennen, kannst du intervenieren, bevor es schlimmer wird.
  • Implementiere mehrere Möglichkeiten für Mitarbeiter, über Probleme zu sprechen. Mitarbeiter fühlen sich nicht immer wohl dabei, ihre psychische Gesundheit mit ihrem Vorgesetzten zu besprechen. Richte verschiedene Möglichkeiten für Mitarbeiter ein, Burnout-Probleme anzusprechen (Einzelgespräche, anonyme Umfragen, Hilfsprogramme für Mitarbeiter usw.). 
  • Um den Stress der Dauererreichbarkeit von den Mitarbeitern zu nehmen ist es wichtig, dass du Regelungen zu Arbeitszeiten sowie zur konkreten Erreichbarkeit festlegst. In Kernarbeitszeiten müssen Mitarbeitende erreichbar sein. Außerhalb der Kernarbeitszeiten muss damit gerechnet werden, dass auf Anfragen am nächsten Tag geantwortet wird.

4. Mitarbeiter binden mit der Bereitstellung der wichtigsten Tools

43 % nutzen keine digitalen Tools für die Cybersicherheit

Die Bereitstellung der wichtigsten Tools für produktives Remote-Arbeiten stellt einen wichtigen Faktor der Mitarbeiterbindung dar. Die meisten Tools werden für die Übertragung und Speicherung von Dateien verwendet, für die Onlinekommunikation und die persönliche Organisation mit Task-Managern oder To-Do-Listen.

Anzahl an verwendeten Tools

Es fällt jedoch gleich der Mangel an Software für die Cybersicherheit ins Auge. 43 % der Mitarbeiter nutzen kein einziges Sicherheits-Tool.

26 % der Mitarbeiter in KMU waren bereits Opfer einer Phishing-Attacke. Ein Drittel dieser Angriffe bezogen sich auf das Coronavirus. Cyberkriminelle nutzen gerade die Krise und die niedrigen Sicherheitsbedingungen der remote arbeitenden Belegschaft für ihre Angriffe. Viele Cyberattacken lassen sich mit relativ einfachen Mitteln deutlich reduzieren und Mitarbeiter dadurch entlasten.

Was können Arbeitgeber tun, um die IT-Sicherheit im Home-Office zu verbessern:

  • Alle Mitarbeiter sollten Antivirussoftware und Firewalls auf allen privaten und Firmen-Geräten (Laptops, Tablets, Smartphones) installieren, mit denen auf Unternehmensdaten zugegriffen wird. Auch der Einsatz von VPNs, Passwortmanagern und E-Mail-Sicherheits-Software ist stark empfohlen. E-Mail-Sicherheitslösungen sortieren schädliche E-Mails aus und verringern das Risiko eines Phishing-Angriffs deutlich. 
  • Neben dem Einsatz der richtigen Sicherheitssoftware solltest du den Schwerpunkt auf die Schulung deiner Mitarbeiter legen, damit sie gängige Hacker-Strategien wie Phishing erkennen und wissen, an wen sie sich im Falle eines IT-Notfalls wenden können. 
  • Erstelle einen Geschäftskontinuitätsplan, um auf Risiken vorbereitet zu sein und im Notfall richtig zu reagieren. Ein Geschäftskontinuitätsplan (auch Business Continuity Plan) umfasst unter anderem Strategien, um den IT-Betrieb unter Krisenbedingungen sicherstellen sowie IT-Prozesse nach einem Ausfall wiederherzustellen.

Die meisten Mitarbeiter (79 %) geben an nicht oder wenig von der Anzahl an verwendeten Tools überfordert zu sein. Unternehmen sollten sich daher nicht scheuen mehr Tools, vor allem für die IT-Sicherheit in ihrem Unternehmen, einzuführen. 

5. Mitarbeiter binden durch den richtigen Einstellungs- und Onboardingprozess

47 % bevorzugen einen persönlichen Bewerbungs- und Onboardingprozess

Bereits bei dem Einstellungsprozess und dem Onboarding von Mitarbeitern kann die Basis zur Mitarbeiterbindung gelegt werden. Ein erfolgreiches Onboarding spielt eine entscheidende Rolle für die Bindung und Motivation der Angestellten und schafft von Anfang an Sicherheit und Vertrauen in das Unternehmen.

Nur 7 % der befragten Mitarbeiter in Deutschland haben während der Krise ihren Job gewechselt. Davon haben 4 % freiwillig gewechselt, 3 % wurden entlassen. Wir wollten wissen welche Teile des Recruiting- und Onboarding-Prozesses für den neuen Job digital durchgeführt wurden. 

Digitales Recruiting und Onboarding

In Deutschland (sowie weltweit) laufen die meisten Bewerbungsprozesse noch analog ab. Die Krise hat jedoch dazu geführt, dass virtuelle Bürobesuche und Treffen mit den Kollegen stattfinden. Auch ein Viertel der Jobinterviews sind während der Krise remote geschehen. 

Einer Studie von recruitee zufolge, hat die Anzahl an Video-Job-Interviews um 200 % zugenommen. Die Dauer der einzelnen Gespräche ist jedoch sehr viel kürzer (15 Minuten im Durchschnitt).

47 % der Mitarbeiter geben an, dass sie die persönliche Variante des Einstellungs- und Onboardingprozesses bevorzugen. Lediglich 24 % gefällt das Remote-Recruiting besser, 29 % bewerten analog und digital gleich gut. 

Unternehmen sollten die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen und gegebenenfalls vor dem Einstellungsprozess fragen, ob die persönliche oder digitale Variante bevorzugt wird. Auch die Dauer der Interviews sollte länger sein. In 15 Minuten wird den Kandidaten wohl kaum genügend Zeit gegeben, um ihre Fähigkeiten und Persönlichkeit zu präsentieren.

Bewerber sollten sich jedoch vor Augen halten, dass bei einem Video-Interview zahlreiche nonverbale Eindrücke fehlen (wie ein Händeschütteln, Sitzhaltung, Etikette), die manchen Recruitern vermeintlich Aufschluss über den Charakter eines Kandidaten geben. Das Fehlen dieser Eindrücke bei Remote-Interviews ist meiner Meinung nach aber eher ein positiver Effekt und führt zu mehr Fairness im Bewerbungsprozess.

Gemischte Gefühle beim digitalen Wandel des Personalbereichs

Der digitale Wandel im Personalwesen wird mit gemischten Gefühlen betrachtet. Auch wenn Mitarbeiter gerne von zu Hause arbeiten und das auch in Zukunft wollen, haben sie doch mit Problemen wie Burnout im Home-Office zu kämpfen. Mitarbeiter sind nicht von den eingesetzten Tools überfordert und viele schätzen ihren Arbeitgeber durch die Krise mehr. Generell haben wenig Mitarbeiter ihren Job gewechselt. Auf der anderen Seite wurden wenig Möglichkeiten genutzt sich in der Krise weiterzubilden. Weder die Arbeitgeber haben Schulungen angeboten, noch die Mitarbeiter selbst nach Weiterbildungsmöglichkeiten gesucht. 

Für KMU ist es unerlässlich, Mitarbeiter in ihrer Karriereentwicklung zu unterstützen, sowohl um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, als auch für das Wohlbefinden der Angestellten.

Lesetipps:

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser HR Software oder Recruiting Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Methodik der Umfrage

Die Capterra “Personalwesen im Zeitalter von Home-Office und Wohlbefinden” Umfrage wurde im Januar 2021 durchgeführt. Wir befragten Mitarbeiter in Unternehmen mit 2-250 Mitarbeitern in den folgenden Ländern:

  • Deutschland (1098 Antworten)
  • Frankreich (1001 Antworten)
  • Italien (1000 Antworten)
  • Spanien (999 Antworten)
  • Niederlande (883 Antworten)
  • UK (1050 Antworten)
  • Kanada (1012 Antworten)
  • USA (922 Antworten)
  • Brasilien (994 Antworten)

Die Antworten stellen eine repräsentative Stichprobe (nach Alter und Geschlecht) der Bevölkerung der einzelnen Länder dar.