Consigli per organizzare lo smart working nel 2021

Consigli per organizzare lo smart working nel 2021

Consigli per organizzare lo smart working nel 2021

Il 2020 sarà ricordato non solo come l’anno della pandemia del Covid-19 ma anche come il primo esperimento massivo di smart working a livello nazionale. Tanto le grandi aziende quanto le piccole organizzazioni hanno dovuto riorganizzarsi velocemente per garantire il proseguimento delle attività anche con una parte o la totalità del personale lavorando a distanza.

Ora che il 2021 è alle porte e che questa nuova modalità di lavoro è ormai pratica diffusa, è bene pensare a come organizzarsi al meglio per garantire la massima efficienza.

Per approfondire questo argomento, Capterra ha intervistato 1.538 dipendenti italiani – dal personale con profilo junior fino ai dirigenti e ai proprietari di PMI – per indagare in merito alla loro esperienza di smart working durante questo 2020.

Il campione include intervistati di vari profili e settori professionali, che stanno attualmente svolgendo smart working o che si recano in ufficio, per permetterci di esplorare le differenze nelle risposte. La metodologia completa è disponibile alla fine di questo articolo.

Smart working o lavoro da remoto? Ecco le differenze

Durante il 2020, abbiamo sentito parlare molte volte sia di smart working sia di lavoro da remoto. Prima di avventurarci nell’analisi dei risultati e presentare le conclusioni del nostro studio, è bene chiarire le differenze.

Il lavoro da remoto è considerato da molti il predecessore dello smart working: si tratta del lavoro a distanza che implica lavorare in un luogo definito e stabile diverso dall’ufficio e, soprattutto, con un orario definito. In altri termini, parliamo di svolgere il proprio mestiere da una qualsiasi postazione piuttosto che dal classico luogo di lavoro come potrebbe essere un ufficio. Nella maggior parte dei casi tutto quello che serve è un computer e una connessione internet veloce.

Secondo la definizione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (contenuta nella Legge n. 81/2017) “Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

La definizione pone dunque l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ora che abbiamo le idee più chiare e sappiamo di cosa si tratta, possiamo analizzare la situazione ad oggi nel nostro Paese.

Al 60% degli italiani intervistati è stato chiesto di lavorare in smart working

Dall’inizio della pandemia, più della metà dei lavoratori intervistati sono stati invitati a non recarsi in ufficio e a lavorare da casa per garantire la loro sicurezza e, nello stesso tempo, la continuità operativa dell’attività aziendale.

Lavoratori in smart working dall'inizio della pandemia del Covid-19

Mentre il 10% degli intervistati operava già in questo modo prima della pandemia, il 50% si è adeguato alle nuove disposizioni aziendali lavorando a distanza full-time o part-time.

Consiglio: introdurre una politica di lavoro flessibile

I dati raccolti dimostrano che lavorare con una forza lavoro distribuita tra ufficio e casa è possibile. Di conseguenza, è probabile che nel 2021 molte aziende cercheranno di rimodellare il loro punto di vista sul lavoro a distanza.

Inoltre, dal punto di vista dell’attrazione e del trattenimento dei talenti, una politica di lavoro flessibile offre alle aziende un vantaggio competitivo.

I software di time-tracking aiutano le organizzazioni a gestire i propri dipendenti in maniera centralizzata, favorendo il tracciamento del tempo (ore lavorate, ferie, permessi, straordinari) e la contabilizzazione delle attività svolte.

L’85% degli intervistati dichiara di essere altrettanto (o più) produttivo a casa rispetto all’ufficio

All’inizio del lockdown dello scorso marzo, molti manager e imprenditori erano comprensibilmente nervosi per il passaggio allo smart working. Le loro priorità immediate all’epoca comprendevano il mantenimento del personale e la garanzia di poter rimanere produttivi mentre si lavorava da casa.

A distanza di molti mesi dall’inizio della pandemia, i dati dimostrano che l’esperimento è riuscito: il 90% degli intervistati dichiara di aver mantenuto – o addirittura incrementato – il proprio livello di produttività:

Produttività dei lavoratori in smart working a causa del Covid-19

Volendo indagare a fondo il fenomeno della produttività, abbiamo specificamente chiesto agli intervistati di comparare la loro produttività a casa rispetto a quella in ufficio. Le loro risposte sono state chiare:

Produttività in smart working vs in ufficio

Mentre la metà degli intervistati dichiara di mantenere lo stesso livello di produttività sia in ufficio sia a casa, è interessante osservare come il 35% si senta maggiormente produttivo quando si trova ad operare in smart working.

Consiglio: stabilire obiettivi chiari e definiti nel rispetto della flessibilità

Garantendo le risorse adeguate, il personale può essere tanto produttivo in un ambiente digitale quanto lo è in un ufficio fisico. L’importante è definire in modo chiaro e trasparente gli obiettivi e i KPIs di ogni dipendente. Non conta se si trova in ufficio o a casa sua, è importante prendere in considerazione una disposizione più flessibile che consenta al personale di prosperare in tutti gli ambienti. Come? Ad esempio, offrendo orari di lavoro flessibili o consentendo ai dipendenti di lavorare da casa per un certo numero di giorni alla settimana.

I software per il monitoraggio dei dipendenti sono utili per monitorare la produttività e garantire un uso corretto delle risorse aziendali.

Il 37% degli intervistati ritiene che dovrebbe avere più libertà

Abbiamo chiesto a tutti gli intervistati, in smart working o meno, di valutare il livello di gestione e controllo a cui si sentono sottoposti da parte delle loro aziende. I risultati non evidenziano grandi differenze: mentre solo una piccola parte degli intervistati (7%) dichiara di sentirsi estremamente controllata, la maggior parte sente di disporre di molta libertà e di potersi organizzare in maniera autonoma.

Livello di gestione e controllo dei dipendenti in azienda smart working vs ufficio

È interessante però notare come il 37% degli intervistati che lavorano in smart working, pur non essendo sottoposta a controllo eccessivo, auspichi comunque ad avere più libertà. La stessa percentuale tra i lavoratori non in smart working scende al 30%.

Consiglio: introdurre politiche per la gestione dello smart working

È dovere di un buon manager manager assicurarsi che il proprio team possa lavorare al massimo della produttività ma è complicato stabilire il limite tra supporto e controllo eccessivo, soprattutto nel caso dei lavoratori in smart working.

Sfortunatamente, non esiste una formula prestabilita per ottenere questo risultato, soprattutto perché ogni dipendente è diverso. Tuttavia, è possibile stabilire delle politiche aziendali per regolare lo smart working ed evitare così di abbandonare i lavoratori a sé stessi o, al contrario, cadere nell’eccessivo micro-management dei propri collaboratori. Ecco alcuni esempi:

  • Usare la webcam nelle videoconferenze
  • Rispondere ai messaggi entro 24 ore
  • Avvisare i colleghi quando si va in pausa
  • Aggiornare sempre il proprio status nella live chat aziendale per informare i colleghi della propria disponibilità

La comunicazione dovrebbe sempre essere la preoccupazione organizzativa numero uno. Quando si lavora a distanza, è difficile mantenere alto il livello di comunicazione e pertanto bisogna investire in strumenti di team collaboration per gestire i flussi di lavoro in maniera ottimale.

La presenza di politiche comuni riduce la necessità di controllo da parte di manager e dirigenti e, di conseguenza, lo stress dei dipendenti che vengono così informati del comportamento che devono tenere durante il lavoro a distanza.

Per organizzare lo smart working nel 2021 è importante trovare il giusto equilibrio e accogliere le nuove sfide

Anche se viviamo tempi incerti, il 2020 ci ha dato un’opportunità per ripensare, resettare, reinventarci a livello aziendale e individuale. Lo smart working è la nostra nuova realtà e, se fatto bene, può aiutare le aziende ad essere più produttive, competitive e consapevoli.

La nuova modalità di lavoro porta con sé sfide importanti in termini di organizzazione aziendale ma apre anche le porte a nuove opportunità come, ad esempio, la possibilità di accedere ad un pool di talenti disponibili in tutto il mondo.

Con le nuove culture lavorative, appariranno nuove opportunità di business e coloro che saranno in grado di reinventarsi avranno maggiori possibilità di prosperare e sopravvivere a situazioni estreme come quella che stiamo vivendo ora.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di software per lavoro a distanza


Metodologia

Per la raccolta di questi dati, Capterra ha intervistato 1.538 professionisti suddivisi tra 1.256 dipendenti (posizioni intermedie e di middle management) e 282 profili senior (dirigenti e imprenditori).

Gli intervistati hanno più di 18 anni, risiedono in Italia e lavorano per aziende di diversi settori a tempo pieno (80%) o a tempo parziale (20%).

Il 60% degli intervistati lavora attualmente in smart working mentre il 40% non effettua lavoro a distanza.

Il sondaggio è stato condotto dal 13 al 17 novembre 2020.

 

 

 

Wat is inbound marketing? Een uitgebreide handleiding

Veel mensen die zich bezighouden met SEO en marketing zijn wel bekend met het begrip inbound marketing. Slechts weinig mensen kennen echter de exacte definitie van inbound marketing. Zeker als je een onderneming start, is het belangrijk om je in dit concept te verdiepen, aangezien inbound marketing een doorbraak teweegbracht in de wereld van de marketing. Als je het goed begrijpt en toepast, kan de strategie een ware boost voor je succes betekenen en veel nieuwe klanten opleveren – in het ideale geval zelfs op eigen kracht. Hoe dat in detail werkt en wat inbound marketing precies is, daar lees je hier alles over.

Wat is inbound marketing? Een uitgebreide handleiding

wat is inbound marketing

1. De definitie van inbound marketing

Inbound marketing omvat drie onderdelen:

Marketing volgens de inbound methode

Het doel van inbound marketing is om klanten zelf naar het bedrijf te laten komen, in plaats van ze actief (en soms zelfs opdringerig) te benaderen en te werven. Om dit te bereiken dien je de buyer journey van potentieel geïnteresseerde klanten (prospects) te verrijken. Hierdoor wek je vertrouwen en stimuleer je hen uiteindelijk om producten te kopen.

De bedoeling van deze methode is om een connectie te maken met geïnteresseerden en ze op die manier tot een langdurig enthousiaste klant te maken. Met dat doel voor ogen worden steeds oplossingen voor hun problemen of andere relevante informatie aangeleverd, zodat vanuit een behoefte een concreet voornemen ontstaat. Preciezer gezegd, betekent dit dat de klant door de inbound methode vanzelf het bedrijf of de persoon als de ideale partner voor zijn doel of behoeften gaat zien, aangezien daar precies die antwoorden vandaan komen die hij zoekt.

Klantenservice volgens de inbound methode

Heeft de klant behoefte aan advies of zijn er vragen over een product, dan is inbound klantenservice een bijpassende optie. Vervelende reclamecalls behoren met deze methode tot het verleden. De klant krijgt bijvoorbeeld op de website een chatvenster, een telefoonnummer of een e-mailadres aangeboden om contact op te nemen met een medewerker. Zo blijft het initiatief bij de klant en kan het vertrouwen en de bereidheid tot een aanschaf vanzelf groeien.

Dat laatste heeft ermee te maken dat ondernemingen die niet werken met klassieke reclametelefoontjes, maar de klant aantrekkelijke opties bieden om zelf contact op te nemen simpelweg serieuzer en klantgerichter overkomen. Niemand wil het gevoel hebben gepusht te worden tot een aankoop of slechts als geldkraan te worden gezien. Klantenservice volgens de inbound methode brengt waardering voor de klant en zelfbeschikking over, hetgeen essentieel is voor een goede band.

Verkoop volgens de inbound methode

De overgang van inbound marketing naar inbound verkoop verloopt vloeiend. We kunnen dat het beste als volgt uitleggen. Stel, een lezer vindt in de blog van een bedrijf interessante informatie over SEO en contentmarketing. Hij is onder de indruk van de meerwaarde en de onderbouwde kennis. Als het bedrijf nu in de blog een passend product aanbiedt dat de klant verder helpt en aansluit bij de gewaardeerde content, dan is de kans op een aankoop groot. Niet omdat het product dominant werd aangeprezen, maar omdat de klant al overtuigd was door de kwalitatief hoogwaardige bijdragen die het bedrijf leverde.

2. Wat is inbound marketing en wat is het verschil met outbound marketing?

Inboud marketing

Inbound marketing volgt het principe dat de klant door aantrekkelijke content vanzelf de weg vindt naar de onderneming. De methode laat directe reclame en actief werven achterwege. In plaats daarvan komt content aan de orde die de potentiële klant vooruithelpt, hem of haar bijstaat bij het oplossen van problemen, relevante informatie verstrekt of simpelweg veel entertainment biedt.

Outbound marketing

Advertenties, e-mails met aanbiedingen, reclamecalls, posters: outbound marketing is erop gericht de klant te benaderen en om zijn gunsten te strijden. Deze methode probeert klanten voor zich te winnen door het aanbod aantrekkelijk te presenteren. De lijn tussen tevreden klanten en geïrriteerde klanten die zich overrompeld of lastiggevallen voelen, kan dun zijn. Bedrijven moeten er daarom goed op letten dat hun outbound marketing niet te agressief overkomt, aangezien dit potentiële klanten juist zal afschrikken.

Wat is het verschil tussen inbound en outbound marketing

Inbound marketing en content marketing lijken op elkaar, maar zijn niet hetzelfde

Inbound marketing en content marketing streven vergelijkbare doelen na en worden daarom weleens door elkaar gehaald. Een nadere beschouwing laat echter zien dat er kleine, doch belangrijke verschillen bestaan. Beide methoden dienen meerwaarde te leveren aan de klant en hem of haar op die manier naar de onderneming toe te halen. Echter staat bij content marketing eerder het aantrekken van geïnteresseerden naar het bedrijf centraal, terwijl bij inbound marketing het hoofddoel is om een duurzame relatie op te bouwen met klanten en ze te begeleiden bij hun customer journey.

De content is binnen beide strategieën relevant en interessant, maar inbound marketing kijkt meer naar het grote geheel. Dat houdt in dat de methode zich richt op een langdurige relatie van klanten met het bedrijf. Bij content marketing draait het meer om de vlotte implementatie en het snelle effect van een campagne.

3. Inbound marketing in detail – Hoe werkt de methode?

Inzicht in de definitie van inbound marketing is een mooie start om de strategie te begrijpen. Maar om echt de diepte in te duiken voldoet enkel een definitie niet. Exact weten hoe de methodiek werkt, laat pas goed de uitwerking en relevantie voor ondernemingen en de marketingwereld zien.

De vier fases van inbound marketing

Inbound marketing kun je indelen in vier fases. Elk daarvan verdient de volle aandacht, want het concept werkt alleen, als alle fases als vanzelf in elkaar grijpen. Het is net als de versnellingen die een machine laten draaien, blijft er een steken, dan komen alle andere ook tot stilstand.

  1. Attract (aantrekken)

In deze eerste stap moet je de klant aan zien te trekken. Krachtige en aantrekkelijke content werkt als een magneet en wekt interesse. Een mooie mix uit duidelijke meerwaarde en goed ingezette SEO-strategieën zorgen ervoor dat de klant zijn of haar weg naar het bedrijf vindt en het aanbod kan bekijken. De zoekmachineoptimalisatie speelt hierbij een centrale rol, aangezien de meeste mensen te maken hebben met zoekmachines, sociale media, fora en andere platforms. De aangeboden content kan nog zo goed zijn, als niemand hem vindt, blijft hij nutteloos. Kort gezegd gaat het er in deze fase om, om via hoogwaardige content én SEO (Search Egine Optimization) verkeer naar het aanbod te genereren.

  1. Convert (converteren)

De tweede stap is converteren, dat betekent traffic veranderen in leads. De klant wordt dus niet alleen aangetrokken, maar zet al een voet tussen de deur van het bedrijf en houdt zich ermee bezig. Doorgaans gebeurt dit via een formulier waarop hij of zij zich registreert. Belangrijk hierbij is dat de klant zijn vertrouwen en contactdata geeft. Een bedrijf moet deze wel zien te verdienen. Het beste doe je dat via het implementeren van downloads met een praktisch nut (checklists, e-books, whitepapers), e-mail cursussen, CTA-buttons, webinars en landing pages. Als de klant een goede reden ziet om zijn of haar gegevens op te geven, dan is een lead niet ver weg meer.

  1. Close (afsluiten)

Dat een persoon gegevens achterlaat en zich bijvoorbeeld heeft geregistreerd voor een e-mail nieuwsbrief, betekent nog niet dat hij of zij een klant of koper wordt. In deze fase draait alles om ‘lead nurturing’. Deze derde fase wordt daarmee ook wel de ‘hot fase’ genoemd, waarin je klanten via de aangeboden content steeds weer moet zien te overtuigen. ’Lead nurturing’ wordt niet voor niets zo genoemd: de klant wordt gevoed, en wel met content die hem aanspreekt en datgene biedt waarnaar hij of zij op zoek is. In plaats van de potentiële klant te overrompelen met aanbiedingen, ontvangt hij of zij als dank voor het vertrouwen kwalitatief hoogwaardige content die hem stap voor stap richting een aankoop leidt.

  1. Delight (inspireren en enthousiasmeren)

Zijn zowel de content als het eindproduct top en een inspiratie voor de klant, dan kan er iets gebeuren waar alle bedrijven naar streven: dat de klant zelf ambassadeur wordt voor de onderneming, doordat hij of zij de producten aanbeveelt aan anderen.

Reclame van klant naar klant komt zeer onafhankelijk en serieus over en overtuigt andere geïnteresseerden nog sneller van het aanbod. De vierde fase is er dus voor bedoeld om ook na de aanschaf zo goed voor de klant te zorgen dat hij of zij zich optimaal bediend voelt. Deze fase bepaalt of de klant een vaste klant wordt die zelfs als wandelend reclamebord voor de onderneming functioneert.

Voor wie is inbound marketing geschikt?

In principe is inbound marketing geschikt voor iedereen die op sympathieke en niet-opdringerige wijze een groot aantal nieuwe klanten wil binnenhalen. Wie op zoek is naar een methode die volop traffic en leads kan genereren, zit bij inbound marketing precies goed. Extra aantrekkelijk is de methode echter voor bedrijven uit het B2B segment. Dat komt, doordat deze klanten doorgaans op zoek zijn naar wat duurdere producten, waar ze zich van tevoren graag goed over willen informeren.

Wat zijn de voordelen en nadelen van inbound marketing?

De voordelen van inbound marketing zijn:

  • Moderne marketing met meerwaarde;
  • Komt serieus en klantgericht over;
  • Inbound marketing is effectief en duurzaam (mits goed ingezet);
  • Goedkoper dan veel andere reclame-uitingen;
  • In het ideale geval werft de enthousiaste klant nieuwe klanten;
  • Geven en nemen (interactie) in plaats van vervelende reclame (zenden);
  • Risicoarm;
  • Individueel, authentiek en schaalbaar;
  • Bevordert een goede reputatie en de rol van Thought Leadership.

De nadelen van inbound marketing zijn:

  • Inbound marketing is geen wondermiddel dat vanzelf werkt. Het vereist veel vakkennis, werk en toewijding;
  • De inbound methodiek is zeer uitgebreid en heeft daarom tijd nodig om vruchten af te werpen;
  • Er zijn veel tools voor nodig.

Welke meetbare kernbegrippen zijn belangrijk bij inbound marketing?

Of het concept van inbound marketing succesvol is, kun je goed meten. De volgende kernbegrippen vormen de belangrijkste factoren om informatie over het succes van de strategie te verstrekken:

  • Bezoekers
  • Leads
  • Conversion-rate, ofwel hoeveel procent van de traffic leads wordt
  • Klanten
  • Omzet
  • Kosten
  • Bereidheid van klanten om de content te delen en te verspreiden
  • Aanbevelingen aan anderen

Welke tools zijn nodig voor succesvolle inbound marketing?

Om inbound marketing goed en efficiënt in te kunnen zetten, heb je een aantal tools nodig:

  1. Succesvolle inbound marketing: voorbeelden van geniale implementatie van de methode

Als kers op de taart stellen we hier drie bedrijven voor, van wie de inbound marketing concepten ongekende hoogten bereikten. Want succesverhalen laten zien dat de methode echt werkt!

1. Chip.de

Chip.de is een van de meest succesvolle en meest bezochte websites binnen het Duitstalige internet. Het platform biedt zijn bezoekers en klanten hoogwaardige informatie aan in de vorm van artikelen, video’s en meer. Dit zorgde voor een ongekende reikwijdte voor het techniek- en consumentenportal binnen het vakgebied. Door de gefundeerde vakkennis en begrijpelijke presentatie vertrouwen bezoekers het platform en downloaden programma’s het liefst via deze website.

2.Airbnb

Airbnb heeft zich ontwikkeld tot een echte hoogvlieger. Via de website kunnen mensen uit de hele wereld hun huis aan reizigers verhuren of zelf een geschikt verblijf vinden. De digitale nomaden in het bijzonder hebben eraan bijgedragen dat Airbnb wereldwijd zo succesvol werd. Vandaag de dag kennen extreem veel mensen de naam en het logo van het bedrijf, aangezien steeds meer enthousiaste klanten reclame maken voor de website. Aanbevelings-marketing door vaste klanten – beter kan inbound marketing niet lopen.

3.Shopify

De meest uiteenlopende dingen kopen voor een gunstige prijs of zelf een drop-shipping-bedrijf openen – het is mogelijk met Shopify. Deze e-commerce software heeft bekendheid gekregen onder kopers en verkopers en heeft zich sinds de oprichting in 2006 tot het paradepaardje van succesvolle inbound marketing ontwikkeld. In 2019 behaalde het Canadese bedrijf 1,58 miljard dollar omzet.

Wil je meer weten? Bekijk dan onze SEO software gids om meer producten te ontdekken.

Il 43% delle PMI italiane utilizza strumenti di controllo e monitoraggio dei dipendenti

Il 43% delle PMI italiane utilizza strumenti di controllo e monitoraggio dei dipendenti

Il 43% delle PMI italiane utilizza strumenti di controllo e monitoraggio dei dipendenti

Lo scorso marzo 2020, quando l’Italia entrò in lockdown a causa del Covid-19, non era chiaro come le aziende avrebbero affrontato la situazione. Per molti professionisti, lavorare a tempo pieno da casa era un concetto completamente nuovo. Tra le altre, le preoccupazioni principali erano rivolte al modo in cui manager e supervisori avrebbero gestito il loro personale a distanza, senza essere fisicamente presenti sotto lo stesso tetto.

Molte piccole e medie imprese (PMI) in Italia sono state costrette a compiere un balzo in avanti in termini di trasformazione digitale nel corso di questo 2020. In particolare, molte organizzazioni hanno dovuto apprendere come lavorare e coordinarsi a distanza con una forza lavoro che opera da casa dotandosi di software specifici per il monitoraggio dei dipendenti e altri per agevolare il lavoro da remoto.

Capterra ha voluto indagare se e come il passaggio massivo allo smart working abbia avuto un impatto sui rapporti di lavoro all’interno delle PMI nostrane. Abbiamo intervistato 1.538 professionisti italiani in merito alla gestione delle relazioni lavorative in generale e al controllo dei dipendenti a distanza in particolare, all’interno della loro azienda; nel presente articolo analizzeremo le risposte fornite da dipendenti e middle manager, mentre nel prossimo ci concentreremo su dirigenti e imprenditori.  La metodologia dettagliata dello studio è presentata alla fine dell’articolo.

Cos’è il monitoraggio dei dipendenti?

Per cominciare, è importante chiarire cosa si intende per monitoraggio dei dipendenti. La sorveglianza sul posto di lavoro consiste nell’ottenere l’accesso ai dati generati da un dipendente sulle attrezzature aziendali (il più delle volte attraverso un computer e le applicazioni utilizzate) o nel filmare uno spazio di lavoro attraverso la videosorveglianza. La raccolta di tali dati può essere utilizzata, per garantire la sicurezza dell’azienda e/o della sua forza lavoro, per monitorare il tempo di presenza o per valutare la produttività di un individuo.

A livello normativo,  la disciplina del controllo a distanza è stata modificata dal D. Lgs 151/2015 (Jobs Act) che ha riscritto l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. Nella sua formulazione originaria la norma sanciva un espresso divieto dell’uso “di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori”.  Il Jobs Act del 2015, stabilisce invece che gli impianti e gli strumenti audiovisivi dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati solo per determinate finalità (esigenze organizzative, produttive e di tutela del patrimonio aziendale) e possono essere installati solo previo accordo con le associazioni sindacali o previa autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

In sostanza, il Jobs Act ha introdotto un regime diverso a seconda del tipo di strumento utilizzato prevedendo che:

– per gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti che consentono il controllo a distanza del lavoratore permane il divieto di installazione salvo esigenze specifiche e l’accordo sindacale/l’autorizzazione dell’INL;

– per gli strumenti di lavoro e per gli strumenti di registrazione di accessi e presenze non opera alcun divieto e alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’INL;

– sia per i primi che per i secondi il datore ha l’obbligo di fornire ai dipendenti adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli nonché l’obbligo di rispettare la normativa sulla privacy nella raccolta e nel trattamento dei dati.

Quando si tratta di sorveglianza sul posto di lavoro, dunque, i diritti e i doveri dei dipendenti e dei datori di lavoro devono essere attentamente considerati e deve essere sempre garantita la trasparenza e l’informazione.

Mentre molte aziende utilizzavano già strumenti specifici – ad esempio il controllo online delle presenze o l’accesso alla cronologia della navigazione – l’improvvisa introduzione del telelavoro può aver spinto altre PMI a ricorrere a strumenti di monitoraggio a distanza per controllare le presenze dei dipendenti.

Prima delle considerazioni tecniche come scelta e implementazione del miglior software, è necessario riflettere in modo etico sulla questione: la raccolta dei dati è davvero giustificata? Quali sono i benefici per l’azienda e i dipendenti? Come vengono gestiti i dati personali per garantire la privacy?

Capterra ha voluto conoscere l’opinione dei dipendenti italiani su queste considerazioni.

Il 43% dei dipendenti intervistati è sottoposto a monitoraggio sul posto di lavoro

Su 1.256 dipendenti intervistati, il 43% dichiara di lavorare in un’azienda che utilizza strumenti di monitoraggio dei dipendenti. Di questi, il 22% dice che tale monitoraggio è iniziato dopo la crisi del Covid-19, un dato che può essere ricondotto all’avvento massivo del telelavoro come risposta alla pandemia.

43% degli intervistati lavorae in un'azienda che utilizza strumenti di monitoraggio dei dipendenti

Il gruppo degli intervistati monitorati include il 38% di manager e senior manager e il 62% di dipendenti con profilo junior o senior ma senza report diretti. Il tema della sorveglianza, dunque, sembra riguardare indistintamente ogni livello in termini di posizione aziendale.

Gli aspetti che più vengono monitorati

La supervisione si applica ad aspetti molto concreti della vita lavorativa.  Di seguito sono riportati gli aspetti per i quali gli intervistati sottoposti a supervisione hanno dato esplicitamente il proprio consenso:

Controllo produttività dipendenti: aspetti più monitorati

Come si può osservare, gli aspetti più monitorati riguardano le attività del computer e le presenze. Ma cosa significa concretamente? Per maggiore chiarezza, indichiamo dettagliatamente quali elementi vengono controllati per ognuno degli aspetti sopra elencati:

  • Attività del computer: monitoraggio delle ore, navigazione sul web, movimenti del mouse, registrazione dei tasti premuti (l’azione di registrare i tasti premuti su una tastiera).
  • Presenze: ora di login/logout, ore lavorative, straordinari.
  • Postazione lavorativa: videosorveglianza mediante webcam, scatti in time lapse o screenshot.
  • Comunicazioni digitali: e-mail, chat istantanee, videoconferenze.
  • Carico di lavoro: gestione del tempo, elenchi di azioni, pianificazione del lavoro, obiettivi e indicatori KPI (Key Performance Indicators).
  • Social media: utilizzo di account personali.
  • Conversazioni audio: utilizzo del telefono.
  • Posizione fisica: GPS e tracciabilità dei veicoli.

Trasparenza e consenso: l’etica della sorveglianza

Ricordiamo che, quando un’azienda decide di impiegare uno strumento di controllo e monitoraggio, ha l’obbligo per legge di notificarlo e dettagliarne gli estremi ai propri dipendenti. Ma cosa avviene nella realtà? L’88% dei dipendenti sottoposti a monitoraggio dichiara di aver ricevuto e approvato un documento che li informava dettagliatamente in merito agli aspetti sorvegliati. Il rimanente 12% dichiara invece di non essere stato informato e di aver dovuto cercare da solo le informazioni di cui aveva bisogno.

Qual è lo stato d’animo dei dipendenti monitorati?

Quando si parla del monitoraggio e sorveglianza, bisognerebbe tener conto dei risvolti psicologici ed emotivi che simili pratiche possono avere sui dipendenti.

Essere a conoscenza di essere controllato sotto certi aspetti può portare principalmente a due risultati tra loro opposti:

  1. Può contribuire ad aumentare la motivazione e la produttività
  2. Può portare ad un senso di ansia e preoccupazione che intorpidiscono il regolare svolgimento delle attività lavorative.

Volendo indagare a fondo ogni aspetto del fenomeno studiato, abbiamo posto agli intervistati domande in merito a come valutano il livello di gestione e di controllo a cui sono sottoposti in azienda. Queste sono le loro risposte:

Controllo dipendenti: livello di gestione e controllo dei dipendenti da parte delle aziende

Come si può osservare, poco meno della metà degli intervistati, nonostante auspichi ad un po’ più di libertà, ritiene di non essere sottoposta ad un controllo eccessivo.

A conferma di questo dato, il 64% degli intervistati sottoposti a sistemi di vigilanza si sente comunque abbastanza a proprio agio nel prendersi pause durante l’orario di lavoro e nel terminare la propria giornata lavorativa nell’ora stabilita dal proprio contratto (66%).

Se avesse la possibilità di scegliere, la metà dei dipendenti sorvegliati sceglierebbe comunque di essere monitorata

Analizzando i dati riportati sopra, sembra che la consapevolezza di essere sorvegliati e monitorati non incida in modo negativo sullo stato d’animo dei dipendenti. Ma avrebbero scelto di essere monitorati nel caso fosse stata data loro l’opzione di scegliere?

Se potessero scegliere, i dipendenti vorrebbero essere monitorati dal datore di lavoro

Su questo punto gli intervistati sorvegliati si sono dimostrati divisi, ma poco più della metà avrebbe comunque scelto di sua spontanea volontà di essere monitorato se ne avesse avuto l’opzione.

Tra le principali motivazioni addotte da questi dipendenti, troviamo la volontà di provare al datore di lavoro che non si ha nulla da nascondere e di dimostrare la produttività e il carico di lavoro a cui si è sottoposti, per il quale lo stipendio percepito è spesso giudicato insufficiente. Sono citate spesso anche la volontà di essere supportati e guidati e il desiderio di dimostrare la propria produttività per continuare a lavorare in smart working anche al termine della pandemia.

Coloro che invece, potendo scegliere, opterebbero per non essere monitorati lo fanno principalmente per questioni di privacy e perché ritengono che stima e fiducia sul posto di lavoro non si costruiscano con il controllo ma con un ambiente di lavoro basato su rispetto e credibilità.

Vantaggi e svantaggi del monitoraggio secondo i dipendenti

Come ogni pratica aziendale, il monitoraggio e controllo dei dipendenti e della loro produttività suscita opinioni discordanti nei lavoratori del Nostro Paese.

Per questa ragione, abbiamo chiesto a tutti gli intervistati – manager e dipendenti, sorvegliati e non – quali fossero secondo loro i principali vantaggi e svantaggi associati alla sorveglianza.

Principali vantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

Secondo gli intervistati, questi sono i maggiori vantaggi associati all’utilizzo di sistemi di sorveglianza:

Principali vantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

Come possiamo osservare, il controllo del carico di lavoro, delle ore lavorative e degli straordinari accumulati è molto sentito da parte dei dipendenti intervistati.

In seguito alla pandemia, con l’avvento massivo del telelavoro, è più che mai importante per le aziende riuscire a massimizzare la produttività dei lavoratori a casa nel rispetto dei vincoli contrattuali.  Non dovendosi recare in ufficio, i lavoratori rischiano di perdere il senso del tempo e finire per lavorare di più (o anche meno) del tempo stabilito dal loro contratto. I software per la gestione del tempo, possono venire in aiuto di aziende e lavoratori in quanto permettono di tenere traccia del tempo dedicato ad ogni progetto, monitorare le ore lavorative e calcolare gli straordinari di ogni dipendente.

Principali svantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

La maggiore visibilità in termini di ore lavorate, carico di lavoro e produttività porta con sé anche una serie di problemi. Questi sono, secondo i partecipanti al nostro studio, i principali svantaggi associati all’uso di strumenti di monitoraggio dei dipendenti:

Principali svantaggi dell’utilizzo di sistemi di controllo dei dipendenti

Come si può vedere, l’elenco dei possibili problemi derivanti dal controllo dei dipendenti riguardano per lo più aspetti intangibili che possono influenzare negativamente le relazioni umane all’interno degli uffici: fiducia, stress, mancanza di etica, riduzione della motivazione.

È importante ricordare che un’organizzazione non vive solo di KPI e produttività, ma anche di relazioni umane tra i vari stakeholders. E i dipendenti sono un asset fondamentale di ogni realtà aziendale.  Comunicazione, etica e trasparenza riguardo obiettivi e risultati sono pertanto fondamentali se si prende la decisione di introdurre strumenti di monitoraggio all’interno di un contesto aziendale. Inoltre, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), adottato nel marzo 2018, disciplina rigorosamente il trattamento dei dati personali da parte di aziende ed organizzazioni.

Verso un uso sereno della sorveglianza

Il monitoraggio dei dipendenti è positivo o negativo per l'azienda

Mentre il monitoraggio dei dipendenti è percepito come “positivo o molto positivo” dal 37% degli intervistati e come “negativo o molto negativo” dal 31% dei partecipanti allo studio, il 32% è indeciso sulla questione. Questa situazione rende più che mai necessario che le PMI forniscano spiegazioni chiare e non lascino spazio all’interpretazione nel caso in cui decidano di dotarsi di strumenti di monitoraggio dei dipendenti.

La raccolta dei dati deve essere etica e servire chiari interessi ma non può certo sostituirsi ad una corretta amministrazione in termini di gestione delle risorse e dei carichi di lavoro. Il riconoscimento dei propri dipendenti può essere agevolato dall’utilizzo di strumenti di sorveglianza ma questi non possono essere il criterio discriminante. La fiducia, il rispetto, la trasparenza e l’etica sono prioritari per garantire ambienti di lavoro sereni e produttivi.

Nella seconda parte del nostro studio presenteremo il punto di vista di dirigenti e imprenditori e vedremo se e come utilizzare la sorveglianza come strumento per un migliore riconoscimento dei dipendenti.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di strumenti di monitoraggio dei dipendenti per scoprire tutti i prodotti.

Metodologia

Per la raccolta di questi dati, Capterra ha intervistato 1.538 professionisti suddivisi tra 1.256 dipendenti (posizioni intermedie e di middle management) e 282 profili senior (dirigenti e imprenditori) . Il sondaggio è stato condotto dal 13 al 17 novembre 2020.

Gli intervistati hanno più di 18 anni, risiedono in Italia e lavorano per aziende di diversi settori a tempo pieno (80%) o a tempo parziale (20%). 

Il numero degli intervistati varia da una domanda all’altra a seconda delle risposte alle domande precedenti. Alcune posizioni rientrano nella categoria “supervisore” o “sorvegliato”, altre in entrambe le categorie contemporaneamente.

LGPD e GDPR: a importância de preparar seu negócio para a era da privacidade

lgpd e gdpr

Conhece as novas leis de proteção de dados? Confira com duas das principais, LGPD e GDPR, infuenciam o seu negócio e como se adaptar, inclusive com a adoção de sistemas de gestão de dados .

lgpd e gdpr

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) pode até ser uma novidade em terras brasileiras. Entretanto, na União Europeia, uma versão semelhante da legislação já vem sendo aplicada nos países do bloco. Trata-se da General Data Protection Regulation (GDPR), a LGPD da Europa, que inspirou a norma brasileira. 

A GDPR foi implementada em 2018 e substituiu a Diretiva de Proteção de Dados, de 1995, que foi criada em uma época em que big data e redes sociais não faziam parte do nosso vocabulário. Portanto, antes da GDPR, a legislação existente não abarcava as particularidades da economia digital moderna. 

O objetivo da GDPR foi dar aos cidadãos europeus mais controle sobre o uso de seus dados, reforçando o princípio de que essas informações pertencem às pessoas, não ao Estado nem às empresas. 

Em muitos aspectos, LGPD e GDPR coincidem: ambas definem, cada uma à sua maneira, diretrizes sobre a coleta e a privacidade de dados. 

No entanto, como a GDPR veio ao mundo antes, observa-se que a Europa está um passo à frente na consolidação da lei. No Velho Continente, por exemplo, a lei já fez algumas vítimas: é o caso da penalização de mais de 50 milhões de euros imposta ao Google pelo governo da França por descumprimento da norma.  Ainda que timidamente, a justiça brasileira também já começou a se basear na LGPD para multar empresas que compartilham os dados de clientes sem o seu consentimento.

Neste texto, o Capterra avalia as duas leis, especialmente com intuito de analisar o que poderemos esperar da LGPD nos próximos anos por aqui.  

LGPD e GDPR: semelhanças e diferenças entre cada legislação 

As duas legislações entram em consenso na definição do que são dados pessoais –ou seja, informações que podem identificar, direta ou indiretamente, uma pessoa– e são baseadas em uma lista de direitos fundamentais. 

Outro ponto de semelhança é a extraterritorialidade. LGPD e GDPR se aplicam a todas empresas que oferecem serviços aos proprietários de dados dentro de seus territórios, independentemente de onde elas estão sediadas. 

Mas, com exceção desses pontos, cada uma segue um caminho diferente. Às vezes, inclusive, uma é mais rigorosa que a outra. 

Um desses cenários está relacionado à função do DPO (sigla para Data Protection Officer), o profissional responsável pela proteção de dados dentro das empresas. 

Na Europa, a figura do DPO é necessária em casos específicos, como em organizações que processam dados em larga escala, por exemplo. 

Já no Brasil, a LGPD supõe que qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou volume de dados tramitado, deve nomear um DPO —há expectativa de exceções determinadas pela recém criada Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão responsável pela regulamentação e fiscalização da aplicação da LGPD. 

No quesito vazamento de dados, o texto brasileiro determina que a comunicação às autoridades deve acontecer dentro de um “prazo razoável”. É esperado que a ANPD regule qual será o período ideal. Na Europa, a GDPR especifica um prazo de 72 horas para que a organização comunique às autoridades de proteção sobre o vazamento de dados. 

Uma das maiores diferenças está em relação à penalização. A GDPR faz doer mais o bolso das empresas. No caso de violações da lei, a multa europeia pode chegar até 20 milhões (cerca de R$ 120 milhões) ou 4% da receita anual, o que for maior. 

Em território brasileiro, o descumprimento da lei acarreta uma multa de 2% do faturamento da empresa, com limite de R$ 50 milhões.   

Por fim, mais uma diferença está na resposta à solicitação de dados por parte dos proprietários. Na GDPR, as empresas têm 30 dias para responder ao pedido, enquanto a LGPD define 15 dias, sendo que os custos de solicitação são obrigatoriamente gratuitos –no caso da GDPR, há a possibilidade de cobrança de uma taxa para certos casos.

lgpd na europa diferenças GDPR

Na comparação entre a LGPD e a GDPR, sempre sucinta uma curiosidade: como os Estados Unidos tratam o tema? 

Por lá, não há nenhuma lei federal sobre o assunto –embora a Federal Trade Commission (FTC), que protege os consumidores, se encarregue quando necessário–, apenas legislações no âmbito estadual. 

Quatro estados já definiram algumas diretrizes para a proteção de dados: Maine, Nevada, Vermont e Califórnia. 

Este último, inclusive, é o que possui a legislação mais influente, a CCPA (sigla de California Consumer Privacy Act). Baseada na GDPR, entre alguns requisitos, ela se aplica a empresas que processam informações pessoais de mais de 50 mil consumidores californianos (conteúdo em inglês).  

Do ponto de vista do consumidor: como brasileiros e europeus encaram suas legislações de dados 

Um mês após a implementação da LGPD, o desconhecimento sobre o tema ainda era alto. Realizada em outubro de 2020, uma pesquisa do Capterra com consumidores de todas as regiões do Brasil apontou que 42% dos entrevistados não sabiam o que era a LGPD, enquanto 19% não tinham certeza. 

Apesar de muitos brasileiros ainda não estarem a par da legislação, um dado mostra otimismo e unanimidade. Para 96% dos entrevistados, é importante a aprovação de uma lei de proteção de dados no país. 

Quando se analisa o contexto europeu, o fato de a GDPR ser mais antiga parece refletir-se no conhecimento dos cidadãos sobre ela. 

Segundo a pesquisa Your rights matter: Data protection and privacy (conteúdo em inglês), feita pela Agência dos Direitos Fundamentais da União Europeia (FRA na sigla em inglês) em 27 países, 69% das pessoas entrevistadas declararam já ter ouvido falar da GDPR; por outro lado, 31% disseram desconhecer a lei. 

Para se aprofundar um pouco mais, o mesmo estudo buscou entender se os cidadãos estariam dispostos a compartilhar informações básicas, como endereço, nacionalidade e data de nascimento, para usar um serviço oferecido por uma empresa privada ou por um órgão público. 

Mais da metade dos entrevistados compartilharia endereço (63%), data de nascimento (62%) e nacionalidade (58%) com setores públicos. 

No entanto, observa-se uma grande redução para o caso de companhias privadas. Somente pouco mais de um terço dos entrevistados estão dispostos a fornecer dados como data de nascimento (38%), nacionalidade (37%) e endereço (36%) a agentes privados. 

Um dos motivos para que para as pessoas não se sintam confortáveis ao ceder dados a empresas pode estar relacionado à falta de conhecimento sobre o tratamento de dados e os seus direitos em relação ao acesso às informações. 

A preparação do negócio para a LGPD

Antes de tudo, é importante esclarecer que quando um negócio não está em sintonia com a legislação e a considera como um tema menor, corre os seguintes riscos: 

  • Penalizações por descumprimento
  • Perdas financeiras decorrente do vazamento de dados
  • Diminuição da confiança interna e externa
  • Perda de produtividade
  • Ameaça de ferir a reputação da marca

Fato é que, conforme os consumidores ficam mais cientes da LGPD, mais críticos e exigentes estarão sobre o tema. 

Por isso, as empresas devem ter urgência em criar procedimentos para o tratamento de dados —softwares de administração de dados e sistemas de gestão de dados podem ajudar nesta tarefa. 

Treinamentos de conscientização sobre o tema, especialmente envolvendo profissionais que trabalham diretamente com o tratamento de dados, são outras medidas para minimizar riscos. 

E, claro, é mandatório se comunicar sempre com os consumidores para esclarecer a qual tratamento suas informações estão expostas.

lgpd na europa informações

A proteção de dados nas empresas segundo brasileiros e europeus 

LGPD e GDPR não tratam apenas da relação entre empresa e consumidores, mas também de empresas e funcionários. Qual o departamento mais influenciado por esta dinâmica? O  de recursos humanos. 

Isso porque o RH lida com dados pessoais em todos os seus processos: pré-contratual, contratual e pós-contratual (o desligamento). 

O Capterra investigou, no Brasil, qual o panorama da LGPD por meio da pesquisa sobre a entrada em vigor da LGPD com trabalhadores de PMEs e ficou evidente que os funcionários do país ainda não estão muito exigentes sobre o tema. 

Quando questionados se já pediram informações nas suas empresas sobre a tramitação de seus dados, 15% disseram já terem feito solicitações antes da vigência da LGPD; após a entrada em vigor, apenas 9% afirmam ter feito este tipo de solicitação. 

Esta pesquisa foi replicada em outros mercados do Capterra, na Europa, para entender a percepção dos cidadãos europeus. 

Na França, 30% dos entrevistados disseram que já entraram em contato com a empresa em que trabalham para pedir informações sobre o uso de seus dados pessoais após a implantação da GDPR. 

Número igual ao da Holanda, onde também 30% dos entrevistados já fizeram este tipo de pedido e mais baixo na Itália e na Espanha, onde apenas 23% declararam terem pedido informações. 

Ao que parece, a questão não está avançada nem com a LGPD do Brasil nem com a LGPD na Europa. Afinal, há especialistas que são muito categóricos em dizer que a GDPR –o que tamém se aplica à LGPD– é um projeto de longo prazo. 

Entretanto, um dado chama a atenção. Em quase todos os países analisados, os funcionários confiam no armazenamento e na manipulação de dados realizados por suas empresas. 

A Holanda é o país em que os empregados têm a melhor percepção. Para 86% dos entrevistados, suas empresas armazenam e manipulam os dados corretamente. Na Itália, a percepção é parecida: 85% creem que suas empresas lidam de maneira correta com suas informações. No Brasil, a taxa se iguala a desses países europeus: 82% dos entrevistados pelo Capterra acreditam que as companhias em que trabalham tramitam os dados de forma segura. Os espanhóis são os mais desconfiados: 80% afirmam confiar em suas empresas. 

O único país que foge da linha é a França, onde a questão está bastante polarizada. Metade dos franceses afirmam que, sim, a empresa administra bem a questão, enquanto a outra parte afirma que não.

LGPD no RH: preocupação também deve existir 

Na mesma pesquisa citada acima, 60% dos trabalhadores brasileiros  disseram que a área de recursos humanos é a que mais os mantêm informados sobre o uso de seus dados. 

A tendência é que este setor seja cada vez mais cobrado para esclarecer as dúvidas sobre o tema. Para estar em linha com a legislação, o mais importante é que se analise quais dados a empresa coleta, gera, compartilha e armazena. 

A partir disso, é importante desenhar processos para ter controle de todo esse fluxo –mais uma vez, capacite os profissionais de recursos humanos sobre o tratamento de dados para que todos zelem pela segurança de informação.

Diferentemente da GDPR, que traz um artigo específico sobre o processamento de dados no âmbito laboral, a LGPD não trata especificamente do tema, mas diversos juristas e especialistas afirmam que isso não exclui as relações de trabalho do seu âmbito de aplicação.

lgpd rh

Não se adaptou? Está mais do que na hora 

A LGPD é recém-chegada no Brasil, portanto ainda falta muito tempo para a lei se consolidar. No entanto, isso não significa que sua empresa deva deixar toda adequação para depois. 

A tendência é que aumente a preocupação de funcionários e de consumidores sobre o tratamento de seus dados. 

No âmbito externo, é importante manter uma boa administração para evitar manchar a reputação da marca e produzir perdas financeiras. 

No âmbito interno, é importante manter uma boa gestão de dados para não criar desconfiança entre a equipe e manter a empresa longe de eventuais processos trabalhistas. 

Quanto antes sua empresa estiver adaptada, menor será a preocupação em curto e longo prazo.

Busca sistemas de gestão de bases de dados? Confira nosso catálogo!

Metodologia 

Para os estudos citados neste artigo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 2 e 15 de outubro em que ouviu 515 trabalhadores de empresas com entre 1 e 250 funcionários de todas as regiões do país e de diferentes setores de atuação. Os entrevistados não podiam estar envolvidos na gestão de dados pessoais dos trabalhadores das suas empresas. 

Para a parte referente aos consumidores, foram 531 entrevistados com entre 18 e 65 anos, de diferentes faixas de renda (até 1 salário mínimo, de 1 a 3, de 3 a 7, de 7 a 15, de 15 a 20 e mais de 20) e de todas as regiões do país. Os entrevistados eram trabalhadores em tempo integral ou parcial, freelancers/autônomos, estudantes em tempo integral, aposentados ou pessoas que perderam o emprego durante a crise. 

Para os estudos dos países europeus foram ouvidos os seguintes números de entrevistados: 1048 (Espanha), 1108 (França), 1002 (Holanda), 1085 (Itália). 

Os resultados são representativos das pesquisas, mas não necessariamente das populações como um todo. 


Nota: Este documento, embora tenha a intenção de informar nossos clientes sobre os atuais desafios de privacidade e segurança de dados experimentados pelas empresas de TI no mercado global, não se destina, de forma alguma, a fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um plano de ação específico. Para obter conselhos sobre sua situação específica, consulte seu consultor jurídico.

Qu’est-ce que le marketing automation ?

Des campagnes d’e-mailing aux publications programmées sur les médias sociaux, le marketing trouve de nombreux avantages dans l’automatisation. Les clients bénéficient alors d’une expérience plus personnalisée et les entreprises peuvent réaliser de conséquentes économies de temps et de ressources. Pour les entreprises à la recherche d’une solution de marketing automation adaptée à leurs besoins, de nombreuses offres sont disponibles sur le marché. 

Si vous êtes une petite ou moyenne entreprise et que vous essayez de comprendre comment l’automatisation s’intègre dans vos efforts de marketing, il y a de fortes chances que vous vous posiez des questions sur ce qu’implique cette automatisation et sur la façon de choisir l’outil qui convient à votre activité. 

Dans cet article, nous vous expliquons en quoi consiste un système de marketing automation classique et quels sont les éléments de base à prendre en compte lors de votre recherche.

Qu’est-ce qu’un logiciel de marketing automation ?

Un logiciel de marketing automation est un outil qui aide un spécialiste du marketing à rationaliser des processus tels que l’email marketing, la génération de leads, le nurturing de leads et le marketing de contenu. Il permet d’automatiser les tâches répétitives telles que l’envoi d’e-mails ou la publication sur les médias sociaux. Il permet également à un spécialiste du marketing de mesurer la performance des activités d’inbound marketing.

Il est important de comprendre que les outils de marketing automation ne remplacent pas l’élément humain du marketing. Au contraire, ils contribuent à rendre les processus plus faciles et plus efficaces. 

Voici quelques façons dont le marketing automation peut transformer votre équipe et vos processus de marketing :

Les outils d’automatisation du marketing expliqués

Divers aspects des outils de marketing automation doivent être évalués afin de déterminer leur efficacité au sein de votre entreprise. Nous vous expliquons ici les fonctionnalités communes, les intégrations importantes et les mesures de sécurité nécessaires ; ces trois éléments constituent le fondement de la relation entre le logiciel et vos processus organisationnels.

1. Les fonctionnalités des logiciels de marketing automation

Génération de leads

Cela consiste à trouver les prospects qui seraient prêts à acheter votre logiciel ou vos services.

Ces prospects incluent non seulement de potentiels clients intéressés par votre entreprise, mais aussi des clients existants auxquels vous auriez intérêt à proposer des services plus coûteux ou transversaux. La génération de leads regroupe des données au sujet de ces prospects issues de plusieurs sources et en alimente vos processus marketing.

  • Landing page : il s’agit d’une page de contenu web personnalisée pour correspondre à un lieu, un secteur d’activité ou un poste spécifique. Contrairement au contenu générique visible pour tous, une landing page renvoie vos visiteurs vers du contenu qui répond à leurs attentes et qui les poussent vers l’entonnoir de vente.
  • Formulaires : insérer des formulaires dans les landing pages, les microsites, les e-mails, les publications sur réseaux sociaux ou votre site web est un bon moyen d’ouvrir le dialogue avec des individus intéressés et d’obtenir leurs informations de contact. Certains outils proposent également du profilage progressif, qui fait appel à des formulaires intelligents pour reconnaître les visiteurs et poser des questions différentes pour construire le profil du lead au fil du temps. Les outils avancés proposent également du profilage de leads via connexion sur les réseaux sociaux et extraient des informations à partir de ces comptes.
  • Importation de leads : toutes les informations des leads n’ont pas besoin d’être générées à partir de zéro. Il se peut que certaines figurent déjà dans vos bases de données ou dans des outils tiers tels que des CRM. Les logiciels de marketing automation éliminent le besoin d’intervenir manuellement et capturent automatiquement les sources pour les intégrer dans vos flux de travail marketing. 

Gestion des leads

Cela désigne la gestion de l’avancée des prospects dans l’entonnoir marketing jusqu’à en faire des clients. 

Chaque lead se trouve à une position différente dans son parcours au sein de votre entreprise. Un lead pourrait bien déjà être séduit et n’avoir besoin que de rappels occasionnels, mais un autre nécessitera peut-être davantage d’arguments (ou de lead nurturing, comme l’appellent les experts en marketing).

Un bon outil de marketing automation prend en charge le parcours du lead au sein de l’entreprise et facilite sa conversion en client grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • Base de données : c’est là où sont consignés tous vos prospects. Il ne s’agit pas seulement de saisir leurs noms et adresses e-mail, mais aussi de garder trace de toutes leurs interactions avec votre entreprise.
  • Suivi des comportements : pour mieux comprendre l’intérêt d’un lead et où il se trouve dans le parcours d’achat, le suivi des comportements vous permet de surveiller sa réponse à vos e-mails et les pages de votre site web qu’il consulte, entre autres.
  • Qualification des leads : cela vous permet de déterminer si un lead correspond à votre profil client idéal et a une chance élevée d’être converti. Certains outils utilisent également des mécanismes de lead scoring pour ce faire.
  • Segmentation : grouper les leads selon des caractéristiques et des comportements communs vous aide à personnaliser le lead nurturing pour chaque segment, à l’inverse d’un message standard envoyé à chaque lead dans le cycle de vente.

E-mail marketing

L’e-mail marketing pousse doucement les leads vers l’entonnoir de vente, de l’intérêt à l’achat. Cela inclut plusieurs fonctions : s’assurer que les leads reçoivent les messages les plus adéquats, suivre leur réponse à vos e-mails et ajuster graduellement le contenu, le design et le timing de vos e-mails pour améliorer leur impact.

  • Design de l’e-mail : il est utile de savoir comment s’affiche un e-mail sur différents appareils (ordinateurs, tablettes ou smartphones) pour améliorer son efficacité. Ces fonctionnalités permettent aux utilisateurs d’affiner le design pour chaque appareil et de rendre les e-mails visuellement plus attractifs grâce à des éditeurs et modèles intégrés.
  • E-mails personnalisés : il suffit d’ajouter le nom du destinataire (et son titre dans certains cas) dans le corps de l’e-mail pour rendre le message plus personnel et établir une connexion personnelle avec le lecteur. L’automatisation des e-mails facilite la personnalisation en ajoutant ces informations au message, même quand vous envoyez des centaines d’e-mails simultanément.
  • Campagnes de drip marketing : les campagnes de drip marketing désignent de stratégies de communication qui envoient un ensemble d’e-mails préécrits aux prospects sur la durée. Vous pouvez planifier l’envoi de ces e-mails en prenant en compte les caractéristiques des leads tels que leur situation géographique, leur titre ou leurs comportements tels que la mise de produits dans le panier ou le taux d’ouverture de votre e-mail précédent. 

Gestion des réseaux sociaux

Il s’agit de cibler les leads et les prospects là où ils passent leur temps libre. 

Les fonctions de gestion des réseaux sociaux vous aident à concevoir et à créer des campagnes et à gérer divers profils de réseaux sociaux depuis un même tableau de bord centralisé. 

Cependant, les fonctionnalités de médias sociaux proposées par les outils de marketing automation sont limitées par rapport à celles offertes par les outils de gestion des réseaux sociaux. Si ces derniers sont plus ciblés sur la publication et le partage de contenus, les premiers sont plus axés sur l’analyse, la gestion et les publicités sur les réseaux sociaux.

Voici quelques-unes des fonctionnalités à privilégier : 

  • Gestion des campagnes : mesurer manuellement la réponse du public à chaque publication sur les médias sociaux en suivant les mentions “J’aime”, les commentaires, les réponses et les retweets peut s’avérer chronophage. Un outil de marketing automation compile automatiquement toutes ces informations et vous présente les résultats de l’analyse dans un tableau de bord.
  • Écoute ou monitoring des médias sociaux : vous ne pouvez évidemment pas passer en revue chaque mention de votre entreprise dans tous les commentaires, groupes ou plateformes pour vérifier quelle est la perception de votre marque. Les outils d’automatisation, par contre, surveillent les réseaux sociaux populaires pour identifier à chaque fois que votre marque, vos produits ou même vos concurrents et votre secteur d’activité sont mentionnés. Ils analysent ces conversations et découvrent des opportunités commerciales qui pourraient vous intéresser. 

Analytics et reporting

Il s’agit de mesurer les résultats de vos efforts marketing et d’analyser ce que vous faites correctement et ce qui pourrait être amélioré.

Savoir comment vos clients passent leur temps sur votre site web ou si vous devez affiner vos redirections de SEO est important pour assurer le succès de vos efforts marketing. Les fonctionnalités d’analytics et de reporting vous permettent d’analyser toutes vos données marketing et d’en tirer des informations utiles pour améliorer les processus. 

Un bon outil de marketing automation devrait fournir les fonctionnalités suivantes :

  • Web analytics : en analysant qui visite votre site web, quelles pages ils visitent et à quelle fréquence ils reviennent, cette fonctionnalité peut vous aider à affiner votre contenu web ou votre stratégie pour convertir davantage de ces visiteurs en leads.
  • Analytics de SEO : les logiciels de marketing automation surveillent votre classement en termes de mots-clés importants sur les moteurs de recherche majeurs et comparent vos performances à celles de vos concurrents. Cela vous aide à identifier les points à améliorer pour augmenter le trafic vers votre site web de façon organique.
  • Analytics des médias sociaux : les outils suivent toute votre activité sur les réseaux sociaux et fournissent des rapports granulaires de haute qualité sur vos performances. Cela vous révèle quels types de visiteurs partagent vos contenus, vos taux de conversion sociale et l’impact des réseaux sociaux sur vos bénéfices.
  • Reporting personnalisé : en plus des analytics web, SEO et réseaux sociaux, les outils peuvent créer des rapports granulaires de haute qualité selon vos critères spécifiques, tels que la mesure des leads par source, campagne ou moins, les performances des e-mails ou des landing pages, l’activité web, etc. 

Panneau administratif

Il s’agit de l’aspect plus administratif du processus où vous identifiez les flux de travail et qui dans l’équipe a accès à quel contenu. Il s’agit de s’assurer que chacun a accès à l’information dont il a besoin pour travailler, ni plus ni moins.

Un bon outil de marketing automation devrait fournir les fonctionnalités suivantes :

  • Rôles et permissions des utilisateurs : l’outil vous permet d’affecter des rôles et des permissions aux collaborateurs et de décider du niveau d’information et de contrôle auquel chacun peut accéder. Par exemple, vous pouvez affecter à un collaborateur un rôle pour créer des landing pages sans pouvoir les approuver, ou pour approuver une campagne sans pouvoir l’activer.
  • Espaces de travail : l’outil vous permet de donner aux utilisateurs l’accès à des ressources spécifiques comme des campagnes, des landing pages, des e-mails et des rapports. D’autres ressources peuvent être rendues publiques et accessibles à tous les collaborateurs.

2. Les intégrations des logiciels de marketing automation les plus importantes

Aucun outil de marketing automation ne peut fonctionner correctement en tant qu’écosystème isolé. Il doit servir de médiateur et d’administrateur entre plusieurs outils et plateformes, regroupant toutes les données et fonctions adéquates dans un seul et même endroit. Cela donne toute leur importance aux intégrations.

Pour vous aider à comprendre quelles sont les intégrations les plus utiles, voici des informations utiles sur les principaux types d’intégrations proposées :

  • Intégrations intégrées : cela désigne les intégrations fournies par les éditeurs. Elles permettent à un outil de se connecter à un autre sans avoir besoin d’un connecteur tiers. Par exemple, c’est comme ça que votre calendrier Google se synchronise avec votre calendrier iPhone.
  • Plateformes des médias sociaux : l’outil que vous choisissez doit s’intégrer avec tous les réseaux sociaux que vous souhaitez utiliser pour diffuser vos campagnes marketing, que ce soit Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn ou YouTube. Sans ça, vous devrez comparer manuellement des données entre les plateformes des médias sociaux et votre outil marketing, ce qui peut être chronophage et complexe.
  • Autres outils et plateformes tiers : votre logiciel de marketing automation doit échanger avec vos autres outils, tels que vos logiciels de gestion de la relation client (CRM), de comptabilité, de collaboration, d’automatisation de la force de vente et de gestion de projet. Si vous vendez des produits ou services en ligne, ce logiciel devra également se connecter à vos outils d’e-commerce.
  • Automatisation et plateformes d’intégration : il existe des plateformes d’automatisation et d’intégration tierces telles que ZapierMicrosoft Power AutomateIFTTT et Automate.io qui aident les outils à se connecter les uns aux autres. Ces logiciels s’avèrent utiles si vous avez deux outils qui ne s’intègrent pas directement les uns aux autres.

3. Les fonctionnalités de sécurité nécessaires aux logiciels de marketing automation

Quelles que soient les fonctionnalités que propose un outil, vous avez besoin d’un logiciel de marketing qui soit capable de protéger vos données.

Du règlement général sur la protection des données (RGPD) à la norme ISO 27001  en passant par la norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (Payment Card Industry Data Security Standard ou PCI DSS), il existe plusieurs standards de sécurité et de confidentialité que le logiciel doit respecter. La plupart des outils proposent des documents informatifs sur leurs politiques de confidentialité et de sécurité, mais le jargon juridique peut s’avérer complexe. 

À la place, vous pouvez vous concentrer sur ces trois paramètres :

  • Cryptage des informations sensibles au repos : de préférence réalisé via la norme de chiffrement avancé (Advanced Encryption Standard ou AES), un algorithme standard utilisé dans le monde entier pour chiffrer des données.
  • HTTPS pour toutes les pages : le protocole de transfert hypertextuel sécurisé (Hypertext Transfer Protocol Secure ou HTTPS) désigne un protocole qui sécurise les communications sur Internet. Il s’appuie sur la sécurité de la couche de transport (Transport Layer Security ou TLS) ou son prédécesseur, la couche de sockets sécurisée (Secure Sockets Layer ou SSL) comme protocole de chiffrement.
  • Options d’authentification à plusieurs facteurs : il s’agit d’un système d’authentification où les utilisateurs ont accès à l’outil seulement quand ils peuvent fournir au moins deux éléments prouvant leur identité et leur droit d’accès. 

Au-delà de ces trois aspects, vous pouvez aussi vous pencher sur la surveillance des serveurs système 24 x 7 x 365 et sur les sauvegardes hors site. Vérifiez également si le vendeur réalise des analyses automatisées des vulnérabilités dans le réseau, l’hôte et les applications, et s’il forme ses employés pour renforcer la sécurité et la communication.

Trouver un outil de marketing automation pour son entreprise

Maintenant que vous savez ce qu’est le marketing automation et comment cette automatisation peut améliorer votre stratégie de marketing, il est temps d’envisager de la mettre en œuvre. Sachez que les fonctionnalités, les intégrations et les mesures de sécurité ne sont pas les seules choses à prendre en compte. 

Comme point de départ pour identifier rapidement les produits spécifiques à vos besoins, essayez notre système de comparaison de logiciels. Celui-ci élimine toutes les options non spécifiques et vous permet de comparer jusqu’à quatre produits côte à côte afin d’affiner votre recherche et d’aboutir au meilleur choix.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de marketing automation pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Cómo organizar los mejores eventos virtuales

Cómo organizar eventos virtuales

Cómo organizar eventos virtuales

En esta completa guía te mostramos cómo organizar eventos virtuales con éxito y cómo te puede ayudar el software de eventos virtuales.

Planificar y organizar un evento en vivo es bastante estresante de por sí, pero cuando se trata de eventos virtuales, hay factores de estrés añadidos: puede que no sepas qué herramientas usar o cómo hacer que tu evento sea entretenido para los participantes.

En este artículo, repasaremos todo lo que necesitas saber sobre los eventos virtuales, entre lo que se incluye:

  • Beneficios de los eventos virtuales
  • Tipos de eventos virtuales
  • El software de eventos virtuales que necesitas
  • ¿Cuánto tiempo debe durar el evento virtual?
  • ¿Cómo promocionarlo?
  • ¿Cómo hacer que el evento virtual sea divertido y atractivo para los participantes?

Sigue leyendo esta completa guía para planificar tu próximo evento virtual y asegurarte de que sea un éxito.

¿Qué beneficios tienen los eventos virtuales?

Uno de los beneficios de planear un evento virtual o en línea es que no necesitas reservar un espacio físico, lo que implica que además ahorras dinero. Tampoco hace falta instalar mesas, sillas y equipos de presentación poco manejables, lo que supone más ahorro de tiempo y dinero.

También puedes beneficiarte de los datos adicionales y del seguimiento de la audiencia de tu plataforma de eventos virtuales. Con mejores análisis sobre la participación de los asistentes. ¿Durante cuánto tiempo sintonizaron los invitados antes de marcharse? ¿Qué sesión fue la más popular? Con esta información podrás planear mejor tu próximo evento.

Otro beneficio es que tiene el potencial de ampliar el alcance a nuevos lugares y compartirlo con una audiencia mayor. Por ejemplo, tu público ampliado puede incluir a personas que no pudieron asistir de manera simultánea (un evento sincrónico requiere que las personas estén en línea al mismo tiempo y que interactúen en tiempo real) y que desean ver tu contenido de manera asincrónica (las personas pueden participar en el mismo evento cuando les venga bien, en su propio huso horario, por ejemplo, cuando están en diferentes zonas horarias).

¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?

Con la mayoría de las plataformas es fácil grabar una reunión virtual y puedes ofrecer este vídeo de seguimiento gratis a los asistentes o como vídeo de pago a aquellos que no se habían registrado.

Elige el tipo de evento virtual

Al igual que los eventos en el mundo real, los eventos virtuales abarcan un amplio abanico en términos de tipo, duración y propósito. A continuación, te presentamos algunos de los principales tipos de eventos virtuales.

  • Conferencia virtual: Un evento en el que puedes tener varios ponentes durante unos días. Un programa suele tener discursos de apertura más largos una o dos veces al día, y sesiones más cortas cada hora a lo largo del día. Para estas sesiones va bien la funcionalidad de seminario virtual de la plataforma de eventos.
  • Feria de muestras virtual: Estos incluyen panelistas y ponentes al estilo de los seminarios web, pero también en expositores. Por lo general, se dirigen a un sector en particular. Con el software de eventos virtuales, puedes configurar cabinas virtuales que incluyan aplicaciones interactivas o vídeos para que los asistentes los exploren.
  • Festival virtual: Durante la pandemia, muchos festivales están trasladando los eventos del 2020 a la red, donde transmiten en vivo los presentaciones de charlas o los espectáculos musicales. Estos festivales virtuales pueden ir desde ferias del libro hasta festivales de arte y cultura.
  • Evento de networking virtual: Puede tratarse de un evento independiente, o parte de otro evento como una conferencia virtual o un evento de charla. Los asistentes conversan de forma informal a través de videoconferencias o mensajes, a menudo antes o después de una presentación más formal.
  • Evento de charla virtual: Los eventos de charlas virtuales van desde lecturas de autores en librerías locales hasta reuniones de desarrollo profesional. A menudo se celebran con la funcionalidad de transmisión en vivo o de videoconferencia del software de eventos virtuales.
  • Reunión interna virtual: Lo que antes eran reuniones presenciales de toda la empresa o de todo el departamento, ahora puede producirse en un entorno virtual. Estas también se conocen como asambleas donde los asistentes pueden interactuar con el ponente y hacer preguntas.

¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?

Cada herramienta de eventos virtuales tiene una serie de características y opciones diferentes, sigue leyendo para saber cómo elegir la que más se ajuste a tus necesidades.

Feria virtual de empleo en Brazen (Fuente)

Elige la herramienta idónea

La plataforma concreta que necesitas dependerá del tipo de evento virtual que estés organizando. Por ejemplo, dependiendo de la logística de tu evento, puede que necesites funciones de seminario web, integración de sesiones de chat o de grupos de discusión, una recepción virtual o un espacio para eventos donde se simule un entorno de feria de muestras o con capacidad de transmisión en vivo.

Es importante hacer un plan para tu evento primero y luego encontrar la plataforma de eventos virtuales con las características adecuadas para llevarlo a cabo.

 ¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?

En general, las herramientas de software para eventos virtuales te permiten transmitir eventos en línea e interactuar con los asistentes. Otra característica clave es que se pueda compartir información con los asistentes a través de un seminario web.
Algunos programas de eventos virtuales incluso permiten crear entornos virtuales completos con recepción de eventos, cabinas virtuales y avatares de los asistentes.

Echa un vistazo a nuestro catálogo de software de eventos virtuales para ver las comparativas de herramientas de software más populares y explorar las características. Puedes usar la herramienta de “filtros” de Capterra, disponible en cada directorio de software, para filtrar las opciones según las características que necesites. También puedes leer las opiniones de los usuarios de otras empresas sobre cómo califican cada plataforma.

Recepción del evento virtual en vFairs (Fuente)

Decidir la duración adecuada

Tal vez te preguntes cuánto tiempo debería durar un evento virtual. Una vez más, esto dependerá del tipo de evento que estés organizando. Puedes tomar como referencia los eventos presenciales, pero ten en cuenta que con un entorno en línea, puede ser más difícil mantener a un asistente atento y participativo. Por esta razón, posiblemente sea preferible que sea breve.

Como orientación, un evento virtual de mayor visibilidad como un festival virtual o una conferencia virtual podría durar de uno a cuatro días, dependiendo del número de conferenciantes y asistentes, con una programación oficial que podría durar toda la jornada laboral. Un evento único de desarrollo profesional virtual solo debería durar entre 45 minutos y una hora. También puedes reservar 15 minutos al final o al principio del tiempo programado para que los invitados se “conecten” a través del chat o la videoconferencia.

¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?
Muchas plataformas de software vienen con características como el chat en grupo o las opciones de encuestas en vivo. Estas características pueden ayudarte a hacer que tu evento sea más atractivo si incluyes minijuegos o fórmulas de networking.
Sesiones en grupo y encuestas en vivo en Accelevents (Fuente)

Promocionar tu evento

Para conseguir que tu evento virtual destaque entre la multitud, tienes que ser creativo.

A continuación, te presentamos algunas ideas para poner en marcha tu proceso creativo:

  • Envía un divertido gif animado como invitación al evento.
  • Ofrece a tus suscriptores de correo electrónico un descuento para asistir a su evento virtual.
  • Crea camisetas personalizadas, bolsas de tela o carteles que promocionen el evento (y haz que estén disponibles a través del comercio electrónico en el sitio web del evento, por supuesto).
  • Dona un porcentaje de la venta de entradas a una organización sin ánimo de lucro relacionada con el evento.
¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?
Algunas plataformas de software para eventos virtuales permiten la personalización de la marca, lo que permite que tu marketing destaque y se coordine con la marca del evento virtual para proyectar una imagen coherente. Por ejemplo, puedes crear páginas de aterrizaje con formulario de registro e inscripción personalizadas que tengan el mismo aspecto que la página de aterrizaje del evento en vivo.
Marca personalizada en las páginas de inscripción y registro de SpotMe Anywhere (Fuente)

Haz que sea divertido

Una vez tengas lista la promoción del evento, tienes que cumplir la promesa de diversión.

Tus invitados quieren aprender de ti y hacer contactos, pero también quieren pasar un buen rato. Aunque los eventos sean totalmente virtuales, puedes hacer que sean divertidos con ayuda de la plataforma de eventos virtuales.

¿Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales?

  • Muchas plataformas de software de eventos virtuales te permiten crear una recepción virtual para el evento. Invita a los proveedores y a los ponentes a montar expositores y deja que los invitados exploren de forma interactiva.
  • Fomenta el networking lanzando una pregunta para romper el hielo y haz que los invitados intervengan a través del chat.
  • Contrata a una banda de música para que actúe en línea a través de una transmisión en vivo antes de comenzar la sesión principal o la presentación del ponente.
  • Ofrece un regalo y que el presentador use una aplicación de sorteo para seleccionar un ganador.
  • Prueba con encuestas en vivo para dividir la presentación.
Sala de exposiciones virtual en EventTitans (Fuente)

Organiza un evento virtual con éxito y haz que los invitados vuelvan a por más

Aunque puede intimidar probar algo nuevo, tu próximo evento virtual puede tener tanto éxito como un evento presencial.

Ten en cuenta que este tipo de experiencia virtual puede ser nueva también para tus invitados, por lo que tienes la oportunidad de destacar entre los competidores con ideas nuevas y probando formas creativas para mantener a los invitados entretenidos.

¿Quieres saber más? Visita nuestro catálogo de software de eventos virtuales para descubrir más productos.
Nota: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una función dentro de un contexto y no tienen la intención de ser recomendaciones ni promociones de estas. Se han extraído de fuentes que se consideran fiables en el momento de publicación.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Ce post a été publié pour la première fois le 11 août 2014, puis mis à jour en décembre 2020.

Les entreprises de tous les secteurs, notamment les PME, sont souvent confrontées au défi majeur de la gestion optimale et intelligente des ressources. En effet, les entreprises exploitent pour leurs activités quotidiennes une variété de ressources qui peuvent être matérielles, financières, humaines et informationnelles.

L’utilisation rationnelle et harmonisée de ces ressources est essentielle à la bonne gouvernance et aux performances des organisations. Ces dernières, pour y parvenir, peuvent s’appuyer sur des logiciels ERP, c’est-à-dire des systèmes d’information qui centralisent les fonctions et les informations de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP et comment contribue-t-il à la performance de l’entreprise ?

Logiciel ERP : définition et caractéristiques

L’acronyme ERP signifie “Enterprise Resource Planning”, soit “logiciel de planification des ressources de l’entreprise”. En français, on utilise parfois l’appellation “progiciel de gestion intégrée”, abrégée PGI. Concrètement, cela désigne une solution informatique permettant de gérer l’ensemble des fonctions de l’entreprise au sein d’un système unique. Elle peut inclure les finances, la comptabilité, la production, les achats et ventes, le marketing, les stocks ou encore les ressources humaines.

Le logiciel ERP a ainsi vocation à traiter toutes les informations et opérations de l’entreprise dans une seule et même application. À ce titre, l’ERP représente la colonne vertébrale de l’entreprise, unifiant le système d’information en un outil unique qui couvre un large périmètre de gestion.

Par exemple, lorsqu’un vendeur renseigne les informations d’une vente dans son module ERP, le changement induit par cette vente est automatiquement appliqué aux autres modules tels que le stock, le journal de ventes, la comptabilité, etc.

Caractéristiques d’un progiciel de gestion intégré

Un logiciel ERP présente typiquement les caractéristiques suivantes :

  • Il peut prendre la forme d’une architecture client/serveur, d’un SaaS ou d’un cloud.
  • Il est conçu par un seul et même éditeur.
  • Il est modulaire, c’est-à-dire constitué de plusieurs modules indépendants correspondant aux différentes fonctions de l’entreprise.
  • Il emploie une base de données unique reliée aux différents modules.
  • Le changement opéré dans un module impacte tous les autres modules.
  • Il est adaptable, l’entreprise pouvant limiter l’utilisation à quelques fonctionnalités selon ses besoins.
  • Il est évolutif, l’entreprise ayant le choix d’étendre progressivement l’utilisation à tous les modules.
  • Il est extensible, ce qui signifie qu’il peut s’étendre à de nouveaux postes lorsque le parc informatique de l’entreprise s’agrandit.

Les avantages d’un ERP pour les entreprises

Grâce à ses modules interopérables et aux caractéristiques susmentionnées, notamment son mode de fonctionnement centralisé, le logiciel ERP optimise les processus de gestion de l’entreprise. Il apporte des performances accrues et un résultat amélioré.

Il s’agit d’une solution particulièrement avantageuse pour les PME qui peuvent, dès lors, mieux organiser leurs activités et gérer efficacement leurs ressources. Parmi les nombreux avantages qu’un fournisseur d’ERP peut proposer, on peut retenir :

  • un gain de temps et d’argent dans la gestion des opérations ;
  • une réduction des erreurs lors de la communication et de la saisie des informations ;
  • l’amélioration du suivi et de la traçabilité des données et opérations ;
  • l’unicité du système d’information qui élimine les risques de doublons ;
  • la flexibilité dans l’utilisation et la sécurisation des données ;
  • la célérité du traitement des données qui améliore la productivité et accroît le profit.

Les fonctionnalités d’un logiciel ERP

Un logiciel ERP intègre nativement de nombreuses fonctionnalités, comme le traitement des informations en temps réel, la gestion de la comptabilité, des achats, de la production, des stocks, des ventes, des ressources humaines, de la relation client, du marketing, des contacts et des projets.

Voici quelques explications concernant les divers aspects d’un PGI :

  1. Gestion de la comptabilité : ce module assure le suivi financier et l’automatisation des tâches comptables rébarbatives, avec la prise en charge intégrée de plusieurs devises.
  2. Gestion des achats : cette fonctionnalité permet l’importation de catalogues de produits ou de prestations, la gestion des fournisseurs, des demandes, ainsi que le suivi des factures et des bons de livraison.
  3. Gestion de la production : elle débute à la prise en charge des besoins de la clientèle pour aboutir à la réalisation des produits, en passant par le planning de la production.
  4. Gestion des stocks : il s’agit du suivi en temps réel des mouvements des stocks et de l’entreposage, avec un renseignement intelligent et automatisé des données.
  5. Gestion des ventes : cette fonctionnalité aide à la structuration du prix des articles, à la création et à l’émission de factures ou encore à la mémorisation de crédits de vente.
  6. Gestion des ressources humaines : ce module porte, entre autres, sur le planning du personnel, le suivi des heures de présence et du temps de travail, la gestion de la paie et celle des congés.
  7. Gestion de la relation client : le module traite du suivi des clients, de la supervision des réclamations, du service après-vente et de la conception d’actions commerciales.
  8. Gestion marketing : le module a pour fonction de faciliter la mise en œuvre de campagnes marketing, le ciblage et la segmentation client, les campagnes d’e-mailing, la gestion des leads, etc.
  9. Gestion des contacts : cette fonction particulièrement utile prend en charge la synchronisation des agendas et des contacts des collaborateurs, ainsi que la messagerie interne.
  10. Gestion de projets : la gestion des projets avec l’ERP comprend la planification des tâches et des ressources, le suivi des activités en temps réel, la mise en place de tableau de bord, etc.

Le PGI : une gestion intégrée et intelligente

Un ERP est un logiciel indispensable pour qui veut centraliser ses ressources et faciliter leurs gestion au sein d’un seul et même outil. Que vous ayez une petite ou moyenne entreprise, les modules ERP s’adaptent à vos besoins spécifiques. Toutefois, sa mise en place s’avère être un projet à part entière auquel il est nécessaire de consacrer du temps et dont il est utile d’étudier toutes les étapes. Enfin, n’oubliez pas de former vos équipes à son utilisation afin de garantir une intégration fluide dans votre organisation.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels ERP pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland – ein legitimes Instrument des Personalwesens?

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland

Bei der Mitarbeiterüberwachung handelt es sich um ein Instrument des Personalwesens, das von Arbeitnehmern eingesetzt wird, um ihre Mitarbeiter beziehungsweise deren Leistung und Verhalten zu kontrollieren. In erster Linie werden entsprechende Maßnahmen getätigt, um betriebliche Prozesse zu optimieren. Durch die Überwachung von Mitarbeitern ist es beispielsweise möglich, bestehende Arbeitskräfte effizient einzusetzen und bei Rekrutierungsprozessen im Rahmen von Praktika oder unbefristeten Arbeitsverträgen die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Mitarbeiterüberwachung in Deutschland

Methoden zur Mitarbeiterüberwachung

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung haben Unternehmen inzwischen eine Reihe von Möglichkeiten, um die Überwachung von Mitarbeitern durchzuführen. Eine vor allem bei Handelsunternehmen wie Baumärkten, Discountern und Kaufhäusern gängige Praxis ist die Videoüberwachung, die entweder offen oder verdeckt erfolgt und insbesondere dem Diebstahlschutz dient. Vergleichbar mit dieser Methode wäre die Kommunikationsüberwachung, da diese ebenfalls einen nicht unerheblichen Eingriff in die Privatsphäre darstellt und aus diesem Grund umstritten ist. Bei der Kommunikationsüberwachung werden beispielsweise von Mitarbeitern geschriebene E-Mails und geführte Telefonate erfasst, um anhand dieser mehr über die beruflichen Ansichten oder gar das Privatleben herauszufinden.

Neben diesen beiden grundlegenden Überwachungsmethoden gibt es noch weitere, die sich auf die Bereiche Leistungsmessung, Ortsbestimmung und Zeiterfassung konzentrieren. Wie die Mitarbeiterüberwachung hierbei im Spezifischen erfolgt, hängt maßgeblich von der Ursache für die Überwachung ab. Geht es beispielsweise um die Ortsbestimmung, welche beispielsweise bei Taxiunternehmen unerlässlich ist, um effizient arbeiten zu können, kann eine Ortung über ein im Taxi integriertes GPS-System erfolgen. Generell spielen digitale Lösungen, darunter auch Softwares, im Bereich der Mitarbeiterüberwachung eine zunehmende Rolle. Zuletzt gilt es noch den Einsatz von Detektiven zu nennen. Detektive werden meist dann von Unternehmen angeheuert, wenn ein Betrugsverdacht – beispielsweise wegen häufiger Krankmeldungen – besteht. Manchmal erfolgt der Einsatz von Detektiven jedoch auch aus anderen Gründen wie einem Leistungsabfall.

Vorteile der Mitarbeiterüberwachung

Die Überwachung von Mitarbeitern kann Unternehmen einige Vorteile bringen. Einer der wichtigsten ist dabei ohne Frage eine potenzielle Steigerung der Leistung. Mithilfe der Mitarbeiterüberwachung können Arbeitgeber leichter feststellen, wie ein bestimmter Mitarbeiter seine Aufgaben erfüllt, was er für eine Einstellung gegenüber dem Betrieb hegt und wie es generell bezüglich der Arbeitsmoral aussieht. Diese Erkenntnisse können nicht nur dabei helfen, ineffiziente Mitarbeiter zu identifizieren und auf ihr Fehlverhalten hinzuweisen oder gegebenenfalls direkt zu entlassen, sondern auch effiziente Mitarbeiter auszumachen, um diese verstärkt zu fördern. Beides kann dazu beitragen, die Leistung des Unternehmens zu steigern.

Bei einer offenen Überwachung ist zudem davon auszugehen, dass Mitarbeiter sich mehr anstrengen, da sie einem höheren Druck ausgesetzt sind und sich vor dem Arbeitgeber beweisen möchten. Dieses Bewusstsein kann auch der Kundenbetreuung zugutekommen. Schließlich kann die Arbeitsleistung der Mitarbeiter darüber entscheiden, ob eine Entlassung oder eine Beförderung erfolgt. Generell gehen mit der Mitarbeiterüberwachung einige Vorteile bezüglich der Optimierung von betrieblichen Prozessen einher.

Nachteile der Mitarbeiterüberwachung

Obwohl sich die Vorteile der Mitarbeiterüberwachung nicht leugnen lassen, kann diese auch einige Nachteile mit sich bringen. Diesbezüglich gilt es vor allem den erhöhten Druck zu nennen, der nicht immer positive Resultate erzielt. Bei manchen Mitarbeitern kann die Überwachung zu einem hohen Stresspegel führen, da sie befürchten, dass bereits kleinste Fehler ihren Job kosten könnten. Im schlimmsten Fall trägt das nicht zu einer besseren Arbeitsleistung, sondern zu einer geringeren Effizienz und höheren Fehlerquote bei. Ganz zu schweigen davon, dass der erhöhte Stresspegel sogar psychische Probleme begünstigen kann, was gegebenenfalls zu einem Ausfall von Mitarbeitern führt.

Ein weiteres Problem ist, dass nicht alle Arbeitnehmer eine Überwachung einfach so hinnehmen. Manche Mitarbeiter könnten die Maßnahmen als ein Zeichen von fehlendem Vertrauen sehen. Das wiederum kann zu Unzufriedenheit am Arbeitsplatz führen und ebenfalls die Arbeitsleistung beeinträchtigen. Das ist nicht gerade förderlich für die Arbeitsatmosphäre. Zumal sogar Kündigungen nicht komplett ausgeschlossen werden können. Zuletzt gilt es noch das Risiko von rechtlichen Problemen zu nennen, da die Überwachung von Mitarbeitern ein komplexes Thema und nicht immer legitim ist.

Ist Mitarbeiterüberwachung in Deutschland legal?

Grundsätzlich ist Mitarbeiterüberwachung in Deutschland legal, aber Arbeitgeber müssen aus rechtlicher Sicht einige Dinge beachten, um keine geltenden Gesetze zu verletzen. Andernfalls kann es im Zuge von Klagen zu hohen Strafen und Imageschäden kommen. Diesbezüglich gilt es den Schutz des Persönlichkeitsrechts – der sowohl im Arbeitsvertrag als auch im Grundgesetz verankert ist – sowie die Datenschutzgrundverordnung (DSVGO) zu nennen. Beides schränkt Unternehmen bei der Mitarbeiterüberwachung ein. Prinzipiell ist eine solche nur dann zulässig, wenn der Arbeitnehmer seine vorherige Zustimmung gegeben hat und die Überwachung auf Basis der gesetzlichen Vorgaben erfolgt.

Ein gutes Beispiel dafür wäre die Videoüberwachung. Während eine offene Videoüberwachung zulässig sein kann, sofern ein legitimer Grund vorliegt, sieht das bei einer verdeckten Videoüberwachung schon anders aus. Schließlich haben die Mitarbeiter nicht zugestimmt, was das Ganze aus rechtlicher Sicht problematisch macht. In wenigen Sonderfällen ist eine verdeckte Videoüberwachung aber dennoch möglich. Ein solcher Fall würde beispielsweise dann vorliegen, wenn ein berechtigter Verdacht auf eine strafbare Handlung wie Diebstahl vorliegt und die Überwachungsmaßnahme gerichtlich genehmigt wurde. Auch der Einsatz von Detektiven wäre nur bei einem tatsachenbasierten Straftatenverdacht zulässig, da solche Maßnahmen die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzen.

Skandale im Bereich der Mitarbeiterüberwachung

Trotz der strengen gesetzlichen Rahmenbedingungen gab es in der Vergangenheit bereits mehrere Skandale im Bereich der Mitarbeiterüberwachung. Einer der aktuellsten und spektakulärsten Fälle ist der des schwedischen Modeunternehmens H&M. Durch Nachforschungen konnte 2019 festgestellt werden, dass das Unternehmen in Deutschland bereits seit 2014 eine Führungskräften zugängliche Akte mit privaten Daten von mehreren Hundert Mitarbeitern angelegt hatte. Darin waren teilweise sensible Daten wie familiäre Probleme, religiöse Bekenntnisse, gesundheitliche Probleme und konkrete Urlaubserlebnisse enthalten – und das in einer erschreckenden Detailtreue. Problematisch war hier nicht nur das Ausspähen der Mitarbeiter, sondern auch die unzulässige Speicherung der Daten. Wegen beidem wurde H&M zu einem Bußgeld von 35,3 Millionen Euro verurteilt – dem bisher höchsten Bußgeld seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018. Solche Fälle zeigen, dass Unternehmen sich nicht immer an die rechtlichen Vorschriften bezüglich der Mitarbeiterüberwachung halten und das schwerwiegende Folgen haben kann.

Zeit für Plan B – wie Mitarbeiterüberwachung unproblematisch gelingen kann

Die Mitarbeiterüberwachung ist berechtigterweise umstritten. Zum einen gelten strenge rechtliche Rahmenbedingungen. Zum anderen kann sich eine offene Überwachung negativ auf die Arbeitsatmosphäre auswirken. Das heißt jedoch nicht, dass Unternehmen darauf verzichten sollten, denn es handelt sich berechtigterweise um ein wichtiges Instrument des Personalwesens. Arbeitgeber sollten lediglich versuchen, die Mitarbeiterüberwachung auf eine Art und Weise zu gestalten, die sowohl mit den geltenden Gesetzen als auch den Ansichten der Mitarbeiter vereinbar ist. Dafür gibt es zahlreiche Optionen und diese können im besten Fall die Arbeitsleistung und Motivation der Mitarbeiter steigern, ohne diese erhöhtem Stress auszusetzen. Einige Möglichkeiten wären tägliche Meetings, monatliche Feedbacks und regelmäßige persönliche Überprüfungen durch Manager.

Zudem bietet sich der Einsatz von Softwarelösungen wie Zeiterfassungssoftwares an. Entsprechende Lösungen bringen einige Vorteile mit sich und einer der entscheidenden ist, dass Anbieter für den deutschen Markt ihre Softwares so konzipiert haben, dass diese den geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen. Eine Erfassung von Arbeitszeiten hilft nicht nur bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern unterstützt Unternehmen auch bei der Optimierung von betrieblichen Prozessen. Mit der Zeiterfassung ist es beispielsweise möglich, die Produktivität von Mitarbeitern zu überprüfen und anschließend durch Analysen Maßnahmen zu treffen, um die Arbeit im Betrieb zu optimieren.

Die Mitarbeiterüberwachung birgt also trotz der Datenschutzgrundverordnung und anderen rechtlichen Hürden weiterhin ein enormes Potenzial. Unternehmen sollten das Instrument daher nicht außer Acht lassen, sondern zur Optimierung des Betriebs nutzen.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Zeiterfassungssoftware Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Como fazer um evento online de sucesso

como fazer um evento online

Com a pandemia do coronavírus, os eventos virtuais ganharam espaço. Confira um guia completo para saber como fazer um evento online de sucesso e veja quais softwares podem ajudá-lo.

como fazer um evento online

Planejar e hospedar um evento ao vivo já é estressante o suficiente, mas quando se trata de eventos online, outros fatores tornam o trabalho ainda mais complicado. Por exemplo, você pode não saber quais ferramentas usar ou como manter a atenção dos participantes.

Este artigo irá mostrar tudo o que você precisa saber sobre eventos online, incluindo:

  • Vantagens de um evento online
  • Tipos de eventos online
  • As plataformas de eventos online que você precisa
  • A duração ideal de um evento online
  • Como divulgar seu evento online
  • Como tornar seu evento online divertido e atrativo para os participantes.

Leia a seguir um guia completo para planejar seu próximo evento online e ter certeza de que ele será um verdadeiro sucesso.

Quais as vantagens de um evento online?

Uma das maiores vantagens de realizar um evento online –ou virtual– é que você não precisa reservar um espaço físico, o que significa economia de tempo e dinheiro, já que não é necessário gastar com mesas, cadeiras e pesados equipamentos de apresentação. Com a pandemia do coronavírus, muitos empresários tiveram de correr para se adequar à nova realidade de restrições a encontros presenciais e evitar perder receita.

Outro benefício de um evento virtual é que você tem acesso a dados adicionais e pode fazer um melhor seguimento do público dentro de uma plataforma de eventos online. Fica inclusive mais fácil planejar eventos subsequentes a partir das análises sobre o engajamento dos participantes, como, por exemplo, quanto tempo eles ficaram conectados ou qual sessão teve mais participação do público.

Outra vantagem está na possibilidade de estender seu alcance a novos locais e compartilhar o evento com um público maior. Esse público estendido, por exemplo, pode incluir pessoas que não puderam comparecer ao evento ao vivo, em tempo real, mas que gostariam de assistir ao seu conteúdo em outro momento.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

A maioria das plataformas de eventos online permitem que você grave facilmente uma reunião virtual e, assim, ofereça o conteúdo de forma gratuita para os participantes ou como um conteúdo pago para aqueles que não se inscreveram no evento.

Tipos de evento online: escolha o mais adequado

Assim como os eventos presenciais, os virtuais variam em função do tipo, da duração e da finalidade. Confira abaixo alguns dos principais tipos de eventos online:

  • Conferência online: trata-se de um evento em que pode haver vários palestrantes ao longo de alguns dias. Normalmente, a programação tem apresentações mais longas, uma ou duas vezes por dia, e sessões mais curtas intercaladas. Essas sessões funcionam bem com o recurso de webinar das plataformas de eventos online.
  • Feira online: inclui apresentadores e palestrantes no estilo de webinar, mas também estandes de expositores. As feiras geralmente são voltadas para um setor específico. Com plataformas de eventos online, é possível configurar estandes virtuais e incluir vídeos ou aplicativos interativos para os participantes explorarem.
  • Festival online: com a pandemia, muitos festivais estão promovendo eventos online em 2020, transmitindo palestras ou shows musicais ao vivo. Os festivais vão desde feiras de livros, como a Festa Literária Internacional de Paraty, a festivais de arte e cultura, como o Festival Cultural do Brasil, passando, claro, por festivais de música.
  • Evento de networking online: pode ser um evento independente ou parte de outro, como uma conferência online ou uma série de palestras. Os participantes conversam entre si informalmente por meio de videoconferência ou mensagem, geralmente antes ou depois de uma apresentação mais formal.
  • Palestras online: as palestras online variam de leituras de autores promovidas por livrarias a reuniões para desenvolvimento profissional. Geralmente, são feitas usando os recursos de transmissão ao vivo ou de videoconferência da plataforma de eventos online.
  • Reunião interna online: o que costumava ser uma reunião presencial para toda a empresa ou departamento, agora pode acontecer em um ambiente virtual. Apesar de serem online, seguem o modelo de debate, no qual todos têm a oportunidade de fazer perguntas e participar. Para esse casos, são usadas também muitas vezes softwares de videoconferência.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

Cada ferramenta de eventos online apresenta um conjunto diferente de recursos e opções. Abaixo, mostramos como escolher a ferramenta que melhor se adapta às suas necessidades.

brazen como fazer um evento online
Feira virtual de emprego no Brazen, focada em eventos de trabalho (Fonte)

Escolha a ferramenta certa

A plataforma específica que você precisa depende do tipo de evento online que será realizado. Por exemplo, dependendo da logística do seu evento, você pode precisar de recursos de webinar, bate-papo em tempo real, uma recepção virtual ou recursos de streaming ao vivo. Caso você busque ferramentas específicas para cada uma dessas necessidades, pode conferir opções de ferramentas de webinar, softwares de chat ao vivo e soluções de streaming.  

É importante primeiro desenvolver um plano para o seu evento para, então, encontrar a plataforma com os recursos certos para executar o trabalho.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

Em geral, as ferramentas de eventos online permitem que você transmita os eventos na internet e interaja com os participantes. Outro recurso importante é a capacidade de compartilhar informações com os participantes por meio de um webinar.

Algumas plataformas de eventos online ainda permitem que você crie ambientes virtuais completos com saguões e salas, estandes virtuais e avatares de participantes.

Confira o catálogo de plataformas de eventos online do Capterra para fazer comparações entre os softwares mais populares e explorar seus recursos. Você pode usar os filtros de recursos do site para restringir suas escolhas de acordo com as funcionalidades necessárias e também pode ler avaliações de usuários sobre cada plataforma.

vFairs como fazer um evento online
Saguão virtual de evento no vFairs, para eventos de todos os tamanhos (Fonte)

Fique atento na duração do evento

Você deve estar se perguntando qual a duração ideal de um evento online. Mais uma vez, isso dependerá do tipo de evento que você organiza. A duração dos eventos presenciais serve de base, mas lembre-se de que, em ambientes virtuais, pode ser mais difícil manter o público envolvido. Por isso, eventos online costumam ser mais curtos do que os da vida real.

Para ter uma referência, um evento virtual de maior visibilidade, como um festival ou uma conferência online, pode durar de um a quatro dias, dependendo do número de palestrantes e participantes, com a programação oficial ocupando diariamente todo o horário comercial. Um evento virtual mais limitado, para desenvolvimento profissional, por exemplo, pode durar de 45 minutos a uma hora. Você também pode deixar 15 minutos no final ou no início do horário agendado para os convidados fazerem networking.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

Muitas plataformas de eventos online incluem recursos como chat em grupo ou enquetes em tempo real. Recursos como esses podem ajudar a tornar seu evento mais envolvente, especialmente se você disponibilizar minijogos ou oportunidades de networking para os participantes. Se você busca soluções específicas, pode conferir opções de ferramentas de pesquisa

Accelevents
Reuniões em tempo real no Accelevents, voltado para diferentes tipos eventos (Fonte)

Divulgue seu evento

Para fazer seu evento online se destacar dos demais, é preciso criatividade.

Confira algumas ideias para dar o pontapé no seu processo criativo:

  • Faça um convite divertido, com animações
  • Ofereça desconto aos assinantes da sua newsletter
  • Produza material promocional –camisetas, bolsas ou pôsteres– personalizado do evento (que também deve estar disponível para compra online no site do evento, é claro)
  • Doe uma porcentagem do valor das inscrições para uma ONG relacionada ao evento

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

Algumas plataformas de eventos online permitem personalizar o visual com a sua marca, para que sua estratégia de marketing ganhe destaque e esteja em linha com o branding do seu evento e torne a experiência mais consistente. Usando esse recurso, você pode criar páginas de inscrição personalizadas que tenham o mesmo estilo das páginas do evento em si.

SpotMe-Anywhere
Personalização de marca nas páginas de inscrição e registro do SpotMe Anywhere (Fonte)

Diversão também faz parte

Depois de fazer a divulgação do seu evento, é hora de colocá-lo em prática.

Os participantes querem aprender e fazer contatos, mas também querem se divertir. Mesmo que tudo seja virtual, você ainda pode tornar seus eventos divertidos usando uma plataforma de eventos online.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

  • Muitas plataformas de eventos online permitem criar um lobby virtual para o seu evento. Convide fornecedores e palestrantes para montar estandes e deixe que seus convidados os explorem de forma interativa
  • Incentive o networking, compartilhando perguntas para quebrar o gelo, e motive os convidados a participarem das salas de bate-papo
  • Coloque uma banda para tocar virtualmente na transmissão ao vivo antes de iniciar a sessão de abertura ou a apresentação dos palestrantes
  • Ofereça brindes e peça ao apresentador para usar um gerador de nomes aleatórios para escolher os vencedores dos sorteios
  • Faça enquetes em tempo real para dar mais dinamismo às apresentações
EventTitans
Estande virtual no EventTitans, que possui versão de testes (Fonte)

Organize um evento virtual de sucesso e faça com que os participantes voltem

Embora possa ser intimidante tentar algo novo, seu evento online pode ter tanto sucesso como os seus eventos presenciais.

Tenha em mente que esse tipo de experiência virtual também pode ser nova para os participantes. Tente se destacar entre seus concorrentes, buscando maneiras criativas de manter seus convidados engajados.

Busca plataformas de eventos online? Confira nosso catálogo!

Observação: os aplicativos selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto apresentado. Não se tratam de endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.

3 HR-trends voor 2021 – Covid-19 heeft de toekomst van werk op 3 manieren blijvend veranderd

hr trends 2021

hr trends 2021

Als Covid-19 eindelijk onder controle is en we weer terug kunnen naar kantoor, zal het kantoor er dan nog wel zijn zoals we het kenden voor Covid-19? Moeten we dan weer acht uur opeenvolgend op kantoor zitten of kunnen we eerder weg om onze kinderen van school te halen en later nog wat uurtjes thuis doorwerken? Als je thuis blijft werken, hoe blijf je dan in de picture voor promoties ten opzichte van degenen die op kantoor zitten en veel zichtbaarder zijn? Dit zijn allemaal begrijpelijke zorgen van werknemers, die zich afvragen hoe de toekomst van hun werk eruit gaat zien. 

Zal alles weer worden zoals het vóór de pandemie was? Waarschijnlijk niet, de impact van Covid-19 zal de komende jaren blijven voortduren. In dit artikel belichten we 3 aspecten van werk die door Covid-19 blijvend zijn veranderd volgens onderzoek van Gartner (document beschikbaar voor klanten). We bespreken deze HR-trends met twee gedreven HR-deskundigen, Kim Van Petegem, HR business partner bij Fujitsu Belgium, en Sjoerd van den Heuvel, datawetenschapper en docent aan de HU University of Applied Sciences in Utrecht, met als doel organisaties voor te bereiden op de impact van deze veranderingen en hun organisatie goed te positioneren voor de toekomst. 

3 HR trends 2021

HR-trend 1 – Werken op afstand neemt wereldwijd toe tot 48%

Voor de pandemie voorspelde Gartner al dat de vraag naar werken op afstand flink zou toenemen met de intrede van Generatie Z (geboren tussen 1995 en 2010) op de arbeidsmarkt (volledig document beschikbaar voor klanten). De coronapandemie heeft deze trend enorm versneld omdat nu meer mensen ervaring hebben opgedaan met werken vanuit huis waardoor de vraag nu ook sterker van andere generaties komt. Gartner voorspelt nu dat 48% van de werknemers wereldwijd in het post coronatijdperk ofwel enkele dagen of geheel remote zal blijven werken (volledig document beschikbaar voor klanten). 

In 2019 werkte in ons land 39 procent van alle werkenden (incidenteel of gewoonlijk) thuis. Ook hier is dus een flinke stijging te verwachten. Kim Van Petegem, HR business partner bij Fujitsu België, bevestigt deze tendens en zegt dat er een duidelijke shift zal plaatsvinden. 

thuiswerken is een trend in HR

De gevolgen van telewerken

Deze trend zal een aantal gevolgen hebben. Ten eerste zijn er praktische consequenties. Zo zal er minder kantooroppervlakte nodig zijn of zal indeling van het kantoor ruimer opgezet kunnen worden om aan andere behoeften te voldoen. 

“Het klassieke concept van een kantoor gaat stilaan uitdoven of heel sterk verminderen. Er zullen kleinere ruimtes of hubs worden afgehuurd waar teams tijdelijk samenkomen om aan een specifiek project te werken. Grote kantoorruimtes als eigen eigendom zullen worden vervangen voor minder vierkante meters”, voorspelt Kim Van Petegem

Daarnaast kan de talentenmarkt die bedrijven in aanmerking nemen bij de werving en selectie van personeel verbreed worden. Talent kan ook buiten de regio of zelfs landsgrenzen worden geworven. Binnen de Europese Economische ruimte (EER) is er ten slotte geen werkvergunning nodig

Gevolgen van remote werken voor het management 

Het managen van teams op afstand is anders dan het managen van mensen op kantoor. Daarom vereist het aanpassingen in de manier waarop er leiding wordt gegeven. Ook moet er nagedacht worden over de manier waarop er leiding wordt gegeven aan deels thuiswerkende en deels op kantoor aanwezige teams.

managementstijl verandert door werken op afstand

Agile HR management om de fysieke afstand te overbruggen

Een Agile managementstijl sluit goed aan bij het leiden van een remote team, vertelt Van Petegem. De fysieke afstand kan gecompenseerd worden door een meer korte termijn aanpak. Door regelmatig check-up momenten in te plannen, afgestemd op de behoefte van werknemers, kunnen managers op continue basis evaluatie en feedback geven en snel bijsturen.

Peer feedback ondersteunt performance management

De manier waarop prestaties van werknemers gemeten worden en doelen worden bepaald verandert ook. Als er op afstand wordt gewerkt verliezen managers zicht op de werkzaamheden van hun team. Peer feedback, ofwel de feedback van collega’s meenemen in de evaluatie van je werknemers, zal daarom belangrijker worden. 

Daarnaast kan er ook nagedacht worden over Agile performance management.

Agile performance management

HR trend 2 –  grotere sociale en maatschappelijke rol van werkgever

Door de crisis en het telewerken zijn werknemers anders gaan denken over de reikwijdte van de employee experience. Doordat werk en privé steed meer verweven raken, zijn de grenzen van de employee experience verschoven.  

Tijdens de pandemie hebben werkgevers hun werknemers meer steun moeten bieden afhankelijk van hun persoonlijk situatie. Met ouders die thuis zaten met kinderen of met de zorg voor een ander werden belast, moest er overlegd worden wat voor hen de beste uren waren om te werken. Werkgevers moesten onderzoeken hoe zij hun medewerkers meer flexibiliteit konden bieden. Sommigen bedrijven hebben hun businessmodel zelfs omgezet om goederen te produceren of diensten te leveren om de pandemie te helpen bestrijden. 

Maatschappelijke en persoonlijke factoren zullen na de pandemie een sleutelrol blijven spelen in de werknemerservaring en organisatorische ondersteuning vanuit de werkgever zal steeds belangrijker en relevanter worden.  

Daarom zal er nagedacht moeten worden of traditionele strategieën voor welzijn met het accent op het financiële en fysieke welzijn nog wel zullen werken. Er zullen nieuwe manieren bedacht moeten worden om meer aan de emotionele en sociale verwachtingen van personeel te voldoen. Zoals de Britse zakenman Richard Branson zei: ‘Clients don’t come first, employees come first. If you take care of your employees, they will take care of your clients.’ 

“Wellbeing begint bij het onderhouden van de verbondenheid binnen je team en je organisatie en ook bij het zorgen voor een goede mentale gezondheid van je werknemers”, zegt Kim Van Petegem. “Als je in goede mentale gezondheid kan blijven werken, betekent dat ook dat je beter kunt focussen.” 

Een goed voorbeeld van iets wat de digitale werkdynamiek negatief beïnvloed is de wildgroei aan meetings. Omdat mensen elkaar niet meer persoonlijk kunnen aanspreken moeten alle fysieke contactmomenten nu ingepland worden. Hierdoor neemt de druk op de agenda toe wat de productiviteit verstoort.

“Daarom gaan wij en ook andere bedrijven nu verplichte focustijden inlassen. Collectief, aaneensluitend in het hele bedrijf tijd inlassen waarin geen meetings worden geaccepteerd. Dat is puur om te kunnen focussen op die taken waar meer aandacht voor nodig is en om stressvrij te kunnen werken”, vertelt Kim Van Petegem.

HR trend 3 – People analytics ondersteunt HR

Het meten van gegevens van werknemers over bijvoorbeeld verlof, verzuim en verloop is al jaren een standaard praktijk binnen HR. 70% van de organisaties brengt ook gegevens over medewerkerstevredenheid en betrokkenheid in kaart. Maar people analytics is nog geen gemeengoed. Sjoerd van den Heuvel, datawetenschapper en associate professor aan de HU University of Applied Sciences in Utrecht, is stellig overtuigd van de kracht van data in HR en van het nut voor zowel werkgevers als werknemers.

poeple analytics

Door Covid-19 en de fysieke afstand tussen werkgevers en werknemers staat people analytics nu hoger op de agenda. Dat zien we bijvoorbeeld aan een toename in het gebruik van employee monitoring software om de dagelijkse werkzaamheden van werknemers in de gaten te houden en de productiviteit te analyseren.

Ook voor performance management en talentmanagement neemt de interesse toe, bevestigt Van Petegem. 

“Je kunt ermee zien welke skills op welke plek zitten, wie er welk potentieel heeft. Op het moment dat er zich nieuwe challenges voordoen, kunnen we zien wie er eigenlijk het meest geschikt is om op die uitdaging geplaatst te worden of gevraagd te worden. Het is een enorme troef”, zegt Van Petegem.

Een troef én een vereiste, vindt van den Heuvel. Puur vanuit het feit dat wij mensen zijn en in al ons handelen worden beïnvloed door bias, zegt hij. Dat het rationele vermogen van de mens niet onfeilbaar is, is iets wat Nobelprijswinnaar Khaneman jaren geleden beschreef. Data helpt om het gebrek van rationaliteit in hoe mensen keuzes maken en beslissingen nemen te compenseren.  

Data ondersteunt HR

Ook voor Learning and Development (L&D) biedt people analytics oplossingen. Als je weet welke skills je in huis hebt, kun je opleidingen eraan gaan koppelen, zegt Van Petegem. Bovendien kunnen tekorten aan vaardigheden tijdig gedetecteerd worden. 

De ultieme doelstelling is predictive analyse, dat wil zeggen voorspellingen doen op basis van de verzamelde data.

“Als de data compleet is dan kun je vooruit gaan kijken. Trends ontdekken en gaan inspelen op uitdagingen vanuit de markt. Je gaat kunnen voorspellen hoe de trends zich zullen doorzetten in de toekomst en voorspellen hoeveel mensen je aan moet gaan nemen bijvoorbeeld,” licht Van Petegem toe.

Met predictive analytics software kunnen organisaties geaggregeerde gegevens benutten door modellen te maken voor toekomstige resultaten en mogelijk winstgevende actiepaden te ontdekken.

Uitdagingen bij people analytics

Dit klinkt makkelijker dan dat het is, want bij gebruik van data komt meer kijken dan alleen de juiste HR-analytics software implementeren. Simpelweg de meetinstrumenten overnemen die bij een ander bedrijf in een andere context resultaten opleveren is ook geen garantie voor succes.  

Sjoerd van den Heuvel raadt bedrijven aan te beginnen met de business uitkomst die je wilt realiseren. Eerst wat je wilt bereiken en dan pas de technologie.

“Je wil innovatie realiseren, de klanttevredenheid moet omhoog, er moet meer sales gegenereerd worden, als je dat niet helder hebt, weet je ook niet welk concept je daarvoor moet adresseren en dus moet meten of monitoren. Het hangt af van de context van elke organisatie wat de doelen zijn en dus wat je gaat meten,” zegt van den Heuvel. 

Ook de dynamiek van de context moet hierbij worden meegenomen. Wanneer en hoe vaak ga je meten? 

meten op moments that matter

Naast de context en het moment van meten is er nog een derde factor die meeweegt bij het inzetten van data en dat is hoe je datgene wat je wilt meten operationaliseert. Hoe maak je een concept meetbaar? 

“Je kunt op heel veel manieren iets meten, als je dat niet uitgedacht hebt, zul je besluiten gaan implementeren waarvan je op voorhand al kan weten dat ze niet effectief zullen zijn,” benadrukt van den Heuvel.

Zijn advies voor HR-professionals die data willen inzetten is dan ook de volledige keten doorlopen. 

data verzamelen op de juiste manier

Ethische principes bij gebruik van data

Als er beleid gemaakt gaat worden gebaseerd op people analytics (bijvoorbeeld als gegevens van invloed zijn op promoties of prestatiebeoordelingen) dan moeten bedrijfsleiders ervoor zorgen dat gegevens van werknemers op een verantwoorde, legale en ethische manier worden verzameld en moeten zij ook met hun personeel communiceren over hoe en waarom zij die gegevens verzamelen. 

Naast het formuleren en toezien op het naleven van ethische principes is ook ownership belangrijk. Een volgende stap in de acceptatie en het gebruik van people analytics is als werknemers zelf de inzichten kunnen gebruiken die uit data worden verworven. “Dat is pas een ommeslag”,  zegt van den Heuvel, “als mensen zelf in staat worden gesteld analyses over zichzelf te doen. Dat kan mensen helpen zichzelf leren kennen en de goede besluiten te nemen over hun carrière of opleiding bijvoorbeeld.” 

Van den Heuvel verwacht dat het verzamelen en analyseren van data in de toekomst ook op bedrijfsoverstijgend niveau zal plaatsvinden door Trusted Third Parties. 

“Dan krijg je pas prachtige businessmodellen! Kennisinstellingen en consultancies kunnen deze rol gaan vervullen. Het is een kwestie van tijd dat die derde partijen er gaan komen.”

En nu? Bekijk onze catalogus met HR-Analytics software om de juiste tool te vinden.

Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in het Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.