L’88% delle PMI italiane pensa sia necessario raccogliere e rispondere alle recensioni entro pochi giorni

Studio come rispondere alle recensioni secondo le PMI italiane

Raccogliere e rispondere alle recensioni è necessario secondo le PMI italiane

Man mano che lo shopping online cresce e diventa sempre più comune tra gli utenti italiani ed europei, aumenta anche la rilevanza delle recensioni online su un prodotto o servizio, sia per i consumatori che per le aziende. In un precedente studio di Capterra, infatti, è emerso che il 90% degli italiani legge opinioni online prima di acquistare un prodotto o un servizio.

Non è strano, dunque, che raccogliere e rispondere alle recensioni stia acquisendo sempre maggiore importanza nel mondo del business, tanto nelle grandi aziende come nelle piccole e medie imprese (PMI).

Dopo aver indagato il fenomeno delle recensioni online dal lato dei consumatori, Capterra ha voluto analizzarlo anche dal punto di vista imprenditoriale. In particolare, ci siamo chiesti come le PMI raccolgano, rispondano e gestiscano le recensioni online, che uso ne facciano, se utilizzino strumenti specifici per la gestione delle recensioni e, in generale, se e come traggano vantaggio dalla raccolta di questi dati.

Abbiamo dunque condotto uno studio con 3.056 partecipanti provenienti da Italia, Germania, Olanda, Francia, Regno Unito e Spagna. Gli intervistati sono manager, direttori o proprietari di una PMI che sono coinvolti o conoscono il processo di raccolta e gestione delle recensioni online nella loro azienda. La metodologia completa dello studio è presentata alla fine di questo articolo.

Punti principali dello studio


  • Il 76% delle PMI italiane pensa che valga la pena investire tempo per raccogliere e rispondere alle recensioni, soprattutto per migliorare la propria offerta e il servizio clienti.
  • L’88% delle PMI risponde sempre o spesso alle recensioni entro pochi giorni e per farlo utilizza uno specifico protocollo.
  • ll 95% delle PMI italiane si avvale si software o strumenti esterni per raccogliere e gestire le recensioni dei clienti.
  • Il 92% % delle aziende intervistate utilizza le recensioni a scopo promozionale e di marketing.

Il 76% delle PMI italiane pensa che valga la pena investire tempo nella gestione delle recensioni

Sebbene raccogliere e rispondere alle recensioni online sia sicuramente un’attività dispendiosa in termini di tempo e denaro, la gran maggioranza (76%) delle PMI italiane intervistate ritiene che sia utile per la crescita del proprio business. Il dato è in linea con la media europea – calcolata in base ai dati raccolti negli altri Paesi che hanno preso parte allo studio – del 73%.

A conferma dell’importanza attribuita alla gestione delle opinioni online, il 74% delle PMI italiane  intervistate  – e il il 78% di quelle europee – dichiara di avere in azienda una persona o addirittura un team dedicato alla raccolta e gestione delle recensioni.

Ma quali sono i principali benefici che le PMI italiane ottengono dalla gestione delle recensioni online?

Perché é importante raccogliere e rispondere alle recensioni online secondo le PMI

Il miglioramento dell’offerta commerciale e un incremento nella gestione del servizio di attenzione al cliente sono tra i benefici più importanti secondo le PMI. Le recensioni, dunque, costituiscono una preziosa fonte di informazione riguardo i clienti e un importante strumento per misurare il loro livello di soddisfazione riguardo un determinato prodotto o servizio.

È importante ricordare anche che, secondo quanto emerso dal precedente studio effettuato sui consumatori, il 63% degli italiani intervistati si fida più delle recensioni online che dell’opinione degli esperti o delle raccomandazioni degli amici. L’importanza della gestione delle recensioni, dunque, è giustificata dai bisogni del mercato di riferimento.

Per concludere segnaliamo un altro dato interessante: il 21% degli intervistati ritiene che la corretta gestione delle recensioni possa aumentare i ricavi e i profitti aziendali. Le opinioni e i commenti positivi, dunque, sembrerebbero un potente catalizzatore in grado di attrarre nuove vendite.

La corretta gestione delle recensioni inizia con una risposta rapida e personalizzata secondo l’88% delle PMI italiane

Il 67% delle PMI italiane intervistate dichiara di rispondere spesso o addirittura sempre alle recensioni riguardo al proprio prodotto o servizio. Il dato è leggermente al di sopra della media europea del 64%.

Rispondere rapidamente è un buon inizio nella corretta gestione delle recensioni online. Soprattutto in caso di recensioni negative, che potrebbero arrivare a costituire un problema in futuro, una risposta rapida dimostra impegno e professionalità e può compensare la brutta esperienza del cliente. In linea con questo pensiero, l’88% delle PMI italiane dichiara di rispondere alle recensioni il giorno stesso o entro pochi giorni:

Rispondere subito alle recensioni è importante secondo le PMI italiane

Che tipo di risposte ricevono i consumatori che lasciano una recensione online? Praticamente tutti gli intervistati (96%) dichiarano di avere un protocollo per rispondere alle recensioni online: linee guida che indicano chi deve rispondere, come rispondere (tono e stile) e quanto velocemente.

Dallo studio emerge anche che il 72% delle PMI italiane intervistate non utilizza template ma fornisce una risposta personalizzata per ogni cliente. Ci troviamo decisamente al di sopra della media europea del 60% e il dato è molto significativo soprattutto considerato il fatto che più della metà (52%) delle PMI italiane intervistate ha tra le 20 e le 500 recensioni.

Come rispondere alle recensioni secondo le PMI italiane

Come anticipato, le recensioni negative sono un tasto dolente in quanto, se non gestite correttamente, posso portare ad un danno di immagine e ad un possibile calo delle vendite per le aziende che le ricevono. Tuttavia, Il 79% delle PMI italiane ed europee intervistate dimostra di saperle maneggiare in modo corretto. Le aziende infatti si scusano, cercano soluzioni e spiegano il problema. Le recensioni negative, dunque, sono prese molto seriamente e il dato è in linea con le aspettative dei consumatori: il 54% dei clienti, infatti, afferma di dare molta importanza al fatto che le risposte delle aziende contengano una spiegazione al problema.

Il 96% delle PMI italiane intervistate si adopera attivamente per raccogliere le recensioni

Dai risultati dello studio emerge che il 96% delle PMI nostrane si adopera attivamente per raccogliere le recensioni. Quali sono i metodi più utilizzati?

Come raccogliere attivamente recensioni online secondo le PMI italiane

Utilizzare i momenti di contatto con i clienti (telefonate, chat ed e-mail), inviare una richiesta subito dopo l’acquisto di un prodotto o servizio, un link sul sito web che indirizza i clienti alla pagina dove possono lasciare una recensione sono le tattiche più usate anche dalle PMI europee per raccogliere attivamente le opinioni dei consumatori.

Quali sono gli strumenti più utilizzati per raccogliere e rispondere alle recensioni?

ll 95% delle PMI italiane intervistate dichiara di utilizzare software o strumenti esterni per raccogliere e gestire i feedback dei clienti. Il dato è al di sopra della media europea che si attesta sull’88%. In particolare, gli strumenti più utilizzati dalle aziende nostrane sono:

– Tool specifici come i software per la gestione delle recensioni o software per la gestione della reputazione online (37%)

– Software con funzioni di raccolta delle recensioni, come CRM o software per helpdesk (33%)

– Social media e tool per analisi social (25%)

Le PMI che non utilizzano strumenti esterni sono solite raccogliere e analizzare le recensioni attraverso il proprio sistema/sito web o a mano, ad esempio con un foglio di calcolo, ma il 30% di loro vorrebbe passare ad un sistema più professionale di controllo delle opinioni.

Il 92% delle PMI italiane utilizza le recensioni raccolte per promuovere il proprio business e immagine di marca

Le recensioni sono spesso il fattore decisivo nella scelta tra il prodotto o servizio di un’azienda o quello del suo concorrente. Per questo motivo, le aziende cercano di sfruttare al massimo il loro potenziale: il 92% delle PMI italiane intervistate utilizza le recensioni per il marketing e la promozione.

Le PMI utilizzano le recensioni dei clienti per il marketing e la promozione

Le PMI pubblicano recensioni positive sul loro sito web e le condividono sui social media per far sapere ai loro potenziali clienti quanto sono bravi in quello che fanno. Una testimonianza da parte di un cliente aumenta la credibilità e le possibilità di un potenziale cliente di scegliere una determinata azienda o un prodotto.

Alcune organizzazioni inseriscono addirittura recensioni positive dei clienti nel piè di pagina delle loro campagne di e-mail marketing o le utilizzano come argomento di vendita.

Raccogliere e gestire le recensioni online è fondamentale per rimanere competitivi nel mercato attuale

Come si evince dai risultati dello studio, le informazioni fornite dalla raccolta e dalla gestione delle opinioni online sono molto utili per le PMI. Grazie al feedback degli utenti, infatti, le aziende possono implementare le loro strategie di marketing, aumentare il livello di attenzione al cliente e incrementare le proprie vendite.

Per questo motivo, quasi tutte le PMI hanno un team dedicato e investono in appositi strumenti per il monitoraggio, la raccolta e la gestione delle recensioni online.

La recente pandemia e il conseguente aumento dello shopping su Internet hanno portato ad un ulteriore incremento del valore delle opinioni online. Le PMI che ancora non stanno investendo in questo aspetto dovrebbero correre ai ripari quanto prima per costruire o mantenere una solida reputazione online e rimanere competitive nel mercato attuale.

Vuoi saperne di più? Scopri il nostro elenco di strumenti di gestione e controllo delle opinioni online.

Metodologia  

Capterra ha voluto capire il comportamento delle PMI italiane in merito alla raccolta, gestione e utilizzo delle recensioni online di prodotti e servizi.

Il panel per questo sondaggio è composto da 405 manager, direttori o proprietari di PMI fino a 250 dipendenti che sono coinvolti o conoscono il processo di raccolta e gestione delle recensioni online nella loro azienda. Gli intervistati hanno i seguenti profili professionali:

  • Proprietario/CEO: 34%
  • Alta direzione/posizione di direzione: 35%
  • Middle Management: 31%

Il 34% delle aziende intervistate offre prodotti e il 66% si occupa di servizi. 

Per il confronto con altri Paesi europei sono stati utilizzati i risultati della stessa indagine. Di seguito si declina il numero di intervistati per ogni Paese, selezionati sulla base degli stessi criteri:

  • Germania: 402
  • Regno Unito: 1004
  • Spagna: 422
  • Francia: 513
  • Paesi Bassi: 310

Lo studio si è svolto tra il 12 e il 19 ottobre 2020.

 

Wie sieht das Review-Management in deutschen Unternehmen aus?

Review-Management in deutschen KMU

Nutzerbewertungen entscheiden über die Online-Reputation eines Unternehmens, das Vertrauen in eine Marke und beeinflussen die Verkäufe und den Umsatz. Laut unserer Studie führen Online-Reviews für 25 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen zu Umsatz- und Gewinnsteigerungen. Wie sieht das Review-Management in deutschen Unternehmen aus, was wird gut gemacht, wo gibt es Aufholbedarf? 

Das und vieles mehr schauen wir uns in der Anschlussstudie mit über 2000 Managern und Inhabern aus kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Spanien und Italien an. Nachdem wir die Wichtigkeit von Nutzer-generierten Reviews für Kunden untersucht haben, wollen wir uns nun die Unternehmensseite anhören. Im Artikel gehen wir auf die Ergebnisse der 402 Teilnehmer aus Deutschland ein.

Highlights der Studie: 

  • Für 25 % der Unternehmen führen Online-Reviews zu Umsatz- und Gewinnsteigerungen.
  • 64 % finden, dass der Mehrwert von Reviews den zeitlichen und finanziellen Aufwand sie zu sammeln und zu verwalten wert ist.
  • 7 % der Unternehmen löschen negative Reviews.
  • Es gibt einen Widerspruch zwischen Kunden und Unternehmen was die Häufigkeit der Antworten auf Reviews angeht.

Review-Management in deutschen KMU

Was ist Review-Management? 

Review-Management ist der Geschäftsprozess der Überwachung, Analyse, Beantwortung und Generierung von Kundenbewertungen über mehrere Online-Review-Plattformen hinweg. Das Ziel von Review-Management ist, die Marketingstrategie eines Unternehmens zu unterstützen und die Geschäftsleistung des Unternehmens zu verbessern.

Review-Management beinhaltet: 

  • Das aktive Sammeln von Reviews: Kunden darum bitten, Bewertungen zu hinterlassen.
  • Das Antworten auf Reviews: Für ein erfolgreiches Review-Management ist das Reagieren auf negative sowie positive Bewertungen entscheidend. 
  • Die Bewertungen für Marketingzwecke zu nutzen: Unternehmen profitieren von Reviews, indem sie mit ihnen werben und ihre Reputation verbessern. 

Wie deutsche Unternehmen von Reviews profitieren und wie sie in Sachen Review-Management abschneiden, wollen wir uns im Folgenden anschauen. 

Wie Unternehmen von Reviews profitieren

Kundenbewertungen sind Feedback von echten Nutzern zu Unternehmen und ihren Produkten und Dienstleistungen. Unternehmen nutzen das Feedback, um ihren Kundenservice, ihr Angebot und ihr Image zu verbessern. 

Nutzen von Reviews

Daneben führen Online-Reviews für 25 % der Unternehmen in Deutschland zu Umsatz- und Gewinnsteigerungen. Dieser Wert liegt in Deutschland und den Niederlanden am höchsten. In Frankreich, Spanien und Italien werden zwischen 19 und 21 % an Umsatzsteigerungen festgestellt.

Die Hälfte der Unternehmen werben mit Reviews auf ihrer Webseite

Rezensionen sind oft der entscheidende Faktor bei der Entscheidung zwischen dem Produkt eines Unternehmens oder des Konkurrenten. Die befragten Verbraucher vertrauen Online-Reviews mehr als Empfehlungen von Freunden und Bekannten. 95 % der Konsumenten lesen vor einem Kauf Bewertungen. 

Unternehmen nutzen das Potenzial von Rezensionen und verwenden die Kundenmeinungen für Marketingzwecke, um auf der Webseite oder in sozialen Medien damit zu werben. Eine Kundenrezension erhöht die Glaubwürdigkeit und die Chance, dass sich ein potenzieller Kunde für dein Unternehmen oder Produkt entscheidet. Einige Unternehmen setzen positive Kundenbewertungen sogar in die Fußzeile ihrer E-Mails oder nutzen sie als Verkaufsargument. 

Wie Unternehmen mit Reviews werben

Wie sammeln Unternehmen Reviews?

Unternehmen in Deutschland sind sich den Vorteilen von Reviews bewusst und sammeln aktiv Kundenbewertungen. Lediglich 9 % geben an, nicht aktiv Kundenbewertungen zu sammeln. 40 % senden ihren Kunden eine Bitte zur Bewertung, nachdem sie ein Produkt/eine Dienstleistung erworben haben, während 35 % ihre Kunden nach einem Anruf oder einer Mail auffordern, eine Bewertung zu hinterlassen.

Hier kann Marketing-Automation-Software helfen. E-Mails können automatisch nach einem Kauf versendet werden, mit der Bitte nach einer Bewertung. Das Timing ist entscheidend. Direkt nach Besuch eines Restaurants oder eines Friseurs sind Eindrücke noch frisch und die Bereitschaft eine Rezension zu verfassen höher. Bei Produkten, die erst einmal getestet werden müssen, empfiehlt sich die Bitte nach einer Bewertung nach ca. einer Woche. Anreize wie Gutscheine auf künftige Käufe können bei der Motivation der Kunden weiter nachhelfen. 

Kunden wünschen sich personalisierte Antworten 

58 % der Unternehmen nutzen hauptsächlich personalisierte Antworten auf Reviews. Sie schreiben also eine auf den Kunden und seine Bewertung angepasste Antwort. 26 % nutzen vorwiegend Standardantworten und 16 % eine Mischung aus beidem. Standardantworten sind nicht personalisierte Texte, die jedem Kunden (unabhängig davon, was er geschrieben hat) geschickt werden.

Mit einer Standardantwort zu antworten ist die schnellere Methode, vor allem wenn Unternehmen viele Bewertungen erhalten. Unsere Untersuchungen zeigen jedoch, dass sich Kunden eine personalisierte Antwort wünschen. Für Kunden sind die wichtigsten Elemente in Antworten auf negative Bewertungen eine persönliche Begrüßung, gefolgt von der Erläuterung des Problems. 

7 % der Unternehmen löschen negative Reviews

Wir wollten wissen, wie Unternehmen mit negativen Nutzerbewertungen umgehen. 7 % der Unternehmen geben zu, negative Reviews zu löschen bzw. als Spam zu markieren. 

8 % der Unternehmen meinen, dass im Falle der meisten negativen Bewertungen das Produkt/die Dienstleistung nicht richtig verwendet wurde und erklären deshalb, was die Person falsch gemacht hat.

Der Großteil der Unternehmen reagieren jedoch richtig. 59 % entschuldigt sich bei dem Kunden und reagiert auf die Beschwerde beispielsweise durch Weiterleiten an das zuständige Team.

Schauen wir uns Deutschland im europäischen Vergleich an, löscht neben den Niederlanden (auch 7 %) kein anderes Land so viele negative Bewertungen. In Spanien werden 2 % der negativen Reviews gelöscht, in Frankreich 4 % und in Italien 5 %. 

Widerspruch zwischen Kunden und Unternehmen

38 % der Kunden sagen, dass sie noch nie eine Reaktion auf ihre Bewertungen erhalten haben. Lediglich 2 % der Unternehmen dagegen geben an, dass sie nie auf Reviews antworten. Mehr als die Hälfte der Unternehmen antworten anscheinend oft bzw. immer. 

Widerspruch zwischen Kunden und Unternehmen

Dieser große Unterschied ist doch verwunderlich. Vor allem, wenn man bedenkt, dass 91 % der Kunden Antworten auf Reviews lesen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Antwort des Unternehmens auf ihre Bewertung übersehen haben ist daher eher gering.

Antworten Unternehmen nur auf negative Reviews und geben daher eine hohe Antwortquote an? Auf positive Reviews kann man ebenfalls reagieren. Wenn ein Kunde dem Einzelhändler in einem physischen Geschäft seine Zufriedenheit ausdrückt, würde er sich dann nicht auch beim Einzelhändler für das Kompliment bedanken? Sollte ein Rezensent nicht die gleiche Behandlung erhalten wie ein Kunde, der in einem Geschäft steht?

Ein weiterer Faktor in der widersprüchlichen Meinung könnte im Unterschied in der Wahrnehmung des Terms “oft” liegen. Unternehmen denken oft bzw. oft genug zu antworten. 46 % der Konsumenten finden jedoch, dass Kundenbewertungen nicht genug von Unternehmen beachtet werden.

Schauen wir uns die Ergebnisse unserer Nachbarländer an, finden wir den gleichen Widerspruch. Auch in Frankreich, Spanien, Italien und den Niederlanden gibt es einen Widerspruch bei der Häufigkeit der Antworten auf Reviews zwischen Konsumenten und Unternehmen. 

Die meisten von uns befragten Unternehmen in Deutschland haben unter 100 Reviews. Bei einer solchen Anzahl an Bewertungen sollte es Unternehmen möglich sein, auf alle Reviews zu antworten und nicht nur auf die Negativen. 

93 % der KMU geben an, glücklich damit zu sein, wie sie Online-Reviews verwalten. Die 7 %, die nicht zufrieden sind, möchten auf mehr Bewertungen reagieren können und Bewertungen genauer verfolgen und lesen.

Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend

Unsere Untersuchungen zeigen, dass mehr als die Hälfte der Konsumenten glaubt, dass 50 % und mehr der Bewertungen gefälscht sind. Suchplattformen wie Amazon haben mit den meisten Problemen von Fake-Reviews zu kämpfen. Die Wahl der richtigen Plattform, auf der Reviews gesammelt werden, ist daher entscheidend. Unternehmen können ihre Kunden aktiv um Bewertungen auf unabhängigen Plattformen bitten und mit diesen werben. 

Auf diesen Plattformen können Nutzer Bewertungen zu Unternehmensprodukten hinterlassen:

  • Suchplattformen wie Amazon, Google (56 %)
  • Unabhängige Bewertungsplattformen wie Trustpilot (44 %)
  • Soziale Medien (38 %)
  • Branchenspezifische Bewertungsplattformen wie Capterra für Software, Booking.com für Reisen (37 %)
  • Website des Herstellers/Verkäufers (15 %)
  • Foren (8 %)

Unabhängige sowie branchenspezifische Plattformen, die ein System zur Überprüfung von Reviews haben, sind Unternehmen stark zu empfehlen. Auf Trustpilot beispielsweise schützt eine speziell entwickelte Software zur Betrugserkennung und ein Compliance-Team Konsumenten vor gefälschten Bewertungen. Auch bei Capterra verfügen wir über ein Team, das für die Überprüfung der Reviews verantwortlich ist. 

Welche Software kann bei der Auswertung von Kundenbewertungen helfen? 

Das Sammeln, Überwachen und Reagieren auf Bewertungen kann schnell unübersichtlich werden. Besonders, wenn die Reviews aus verschiedenen Quellen kommen, wie es bei den meisten Unternehmen der Fall ist. Es gibt verschiedene Programme, die Unternehmen zur Unterstützung einsetzen können: 

  • Review Management Tools helfen Unternehmen bei der Erfassung von Nutzerbewertungen, bei der Reaktion auf negative Rückmeldungen und bei der Verbesserung der Kundenwahrnehmung des angebotenen Produkts oder der Dienstleistung. Immerhin 22 % der befragten Unternehmen haben Interesse daran, eine Bewertungsmanagement-Software zu nutzen. 45 % der Manager sind sich über die Vorteile und die Funktionen einer solchen Software nicht bewusst.
  • Online-Reputation-Tools helfen Unternehmen, darüber auf dem Laufenden zu bleiben, was in verschiedenen Blogs, sozialen Netzwerken und Medien über sie und ihre Produkte gesagt wird und unterstützt auch hierauf zu antworten.
  • Weiterhin haben viele Programme wie Helpdesk oder CRM-Software integrierte Funktionen zum Erfassen und Verwalten von Bewertungen.

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein wachsender Trend in der Analyse von Kundenbewertungen. In Enterprise E-Commerce Unternehmen wird KI bereits für die Auswertung der Kundenmeinungen genutzt. Produktverbesserungen und Innovationen können dadurch auf analytische Entscheidungen gestützt werden, was sie erfolgversprechender macht. KI lohnt sich im Moment nur für Unternehmen mit einer sehr hohen Anzahl an Kundenbewertungen. 

KI-Funktionalitäten werden jedoch in immer mehr Programmen angeboten (wozu auch Helpdesk und CRM gehört). KI wird dadurch auch für kleine Unternehmen zugänglich und gehört auf jeden Fall zu den kommenden top Trends, wenn es um die Auswertung von Online-Bewertungen geht.

Online-Shop Bewertungen sind besonders wichtig

28 % der Deutschen Online-Shopper sind schon einmal oder mehrfach einem Betrug eines Online-Shops zum Opfer gefallen. Die Betrugsfälle steigen in der Krise weiter an. 

Dass Online-Shops Bewertungen sammeln ist durch die Krise entscheidender denn je. 42 % der Konsumenten lesen Kundenbewertungen über Online-Shops auf Websites von Drittanbietern, um deren Sicherheit zu überprüfen.

Sternebewertungen in Suchergebnissen 

Unternehmen können Online-Bewertungen nutzen, um in den Google Suchergebnissen höher zu erscheinen und das Klickverhalten der Nutzer positiv zu beeinflussen. So können Sternebewertungen durch sogenannte Rich Snippets in die organische Suche eingebunden werden. Rich Snippets gibt es nicht nur für Produkte, sondern auch für Veranstaltungen, Rezepte, lokale Einrichtungen usw.

Beispiel für Sternebewertungen in den Google Suchergebnissen

Reviews können auch in den lokalen Suchergebnissen (“Local Pack”) angezeigt werden, beispielsweise für ein Restaurant in der Nähe. Für eine lokale Bewertung benötigen Unternehmen einen Eintrag bei Google My Business. Im Local Search Ranking Factors Report von Moz wird berichtet, dass Nutzerbewertungen als einer der drei wichtigsten Faktoren mitbestimmen, ob Unternehmen im Local Pack gelistet werden.

Review-Management braucht Richtlinien

Eine schlechte Antwort kann dem Image des Unternehmens schaden. Eine Überprüfungsrichtlinie für das Antworten auf Reviews sollte daher in Unternehmen implementiert werden. Diese kann als Bezugsrahmen für eine korrekte Handhabung der Bewertungen dienen. Die Hälfte der Unternehmen haben eine Richtlinie dazu, wie geantwortet wird. Das bedeutet, dass Regeln darüber aufgestellt wurden, was in der Antwort enthalten sein sollte oder welcher Ton und Stil zu verwenden ist. 

Dies sind wichtige Dos und Don’ts beim Antworten auf negative Reviews, die deinem Unternehmen helfen können. 

Review-Management: Wie Unternehmen auf Reviews antworten sollten

Das wichtigste ist jedoch, die Kritik nicht als Anlass zu nehmen, um an sich zu zweifeln. Sieh das Feedback als Chance, deine Angebote zu verbessern und künftige Kunden glücklicher zu machen. 

Zur korrekten Umsetzung einer Richtlinie werden auch die richtigen Personen benötigt. Unternehmen sollten eine Person zur Leitung des Review-Managements in ihrem Unternehmen ernennen. Zumindest wird in jedem Unternehmen eine Person benötigt, deren Aufgabe die Überwachung von Online-Bewertungen ist. 

Review-Management in Unternehmen: Übersicht Studienergebnisse

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Review Management Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Methodik:

Die Studie wurde im Oktober 2020 durchgeführt. Für die Studie befragten wir über 2000 Manager und Inhaber aus den Ländern Deutschland, Frankreich, Italien, Spanien und den Niederlanden. Aus Deutschland wurden 402 Manager befragt.

Für diese Umfrage haben sich folgende Teilnehmer qualifizierte:

  • Manager und Inhaber (Mittleres Management / hohes Management/abteilungsübergreifende Tätigkeit / Inhaber*in/Geschäftsführung) aus einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen (1-250 Mitarbeiter)
  • Erhalten und Überwachen Online-Bewertungen für ihre Produkte/Dienstleistungen
  • Sind am Prozess der Verwaltung und Überwachung von Kundenbewertungen für Ihr Unternehmen beteiligt bzw. eine andere Person ist verantwortlich, aber der Prozess ist ihnen bekannt.

Hinweis: Für einige Grafiken standen mehrere Antwortmöglichkeiten zur Verfügung, sodass die Summe der Prozentsätze 100 % übersteigt.

5 Best Free VPN Software 2021 That Are Ideal For Small Businesses

Best Free VPN Australia

The Internet is a great tool for small businesses to connect with customers from all over the world. However, that also increases your level of exposure. From snoopers to hackers, there are plenty of bad actors online that are looking to rip off small businesses. VPN software can help provide security and privacy. To find the best free VPN in Australia, read on.

Best Free VPN Australia

What is VPN software?

VPN software is a popular way to maintain privacy and security whenever you connect to the internet. It masks the connection between a client device and server by routing it through a VPN (Virtual Private Network), which hides information from both the connecting server and any snoopers. It allows businesses to have more control over their network when external devices try to connect and it can help maintain data privacy, which is important for both your business and your clients.

Why use VPN software?

When accessing a website or external server without using a VPN, your device makes a direct connection to the server. That connection exposes certain information about your device, which may include your location and IP address. This can be used as part of other malicious behaviours to gain access to private data. In the wake of COVID, cybercrime has soared and small businesses are a popular target because they often have fewer resources to reduce exposure and respond to malicious attacks.

The best free VPN in Australia

A free VPN is an easy way to help mitigate your small business’ digital exposure and vulnerability. Below, we have put together a selection of the best free VPN in Australia for small businesses. All of the listed VPNs have been selected based on a range of factors, including having a high overview rating, showing at least 30 real-user reviews, and specifically targeting the Australian market.

1. TunnelBear

TunnelBear VPN
TunnelBear’s VPN offers over 32 locations [Source: Capterra]
Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.7/5

Customer service: 4.4/5

About TunnelBear

TunnelBear for Teams is a VPN service built specifically for small to medium-sized businesses. It works across desktops, tablets, and mobile phones, including Windows, Mac and Android devices and uses AES 256-bit encryption as standard. TunnelBear has some unique features, such as proactive warnings when attempting to connect to unsafe networks.

Price to upgrade: TunnelBear offers both a free version and a free trial, with the ability to upgrade to a paid version with a starting price of $5.75 USD a month.

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2. OpenVPN Access Server

OpenVPN
OpenVPN screenshot for user permissions [Source: OpenVPN]
Overall rating: 4.5/5

Ease of use: 4.1/5

Customer service: 4.1/5

About OpenVPN Access Server

OpenVPN Access Server is a private network solution built for small and medium-sized businesses by OpenVPN. It provides the same VPN services with features added specifically for businesses, such as enterprise network management capabilities and private cloud storage and self-hosted software options. OpenVPN supports the following operating systems:

  • Windows
  • Mac
  • Linux
  • iOS
  • Android

Price to upgrade: OpenVPN is free to use for business users, but with restrictions, such as a maximum of 2 simultaneous connections. A minimum plan of 10 simultaneous connections starts at $75 AUD per month.

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3. Windscribe

Windscribe
The Windscribe extension [Source: Windscribe]
Overall rating: 4.6/5

Ease of use: 4.8/5

Customer service: 4.4/5

About Windscribe

Windscribe was founded in 2015 as a desktop application and browser extension that is built to make VPN as easy to use as a single click. It is built for individual users and professional teams and comes with a unique feature they’ve called R.O.B.E.R.T. This is a customisation feature that automatically blocks ads and trackers, as well as prevents access to websites identified as infected with malware. Categories of websites, such as pornography, gambling and social media can be filtered at a button press. 

Additionally, completely custom blocklists and whitelists can be configured. Windscribe supports major desktop operating systems (Mac, Windows, Linux) and iPhone, but does not offer an Android version.

Price to upgrade: Windscribe offers a free version and a free trial. Small businesses may upgrade to access all locations, unlimited data and advanced configuration options. It offers Team Accounts for $3 USD per user per month.

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4. HideMyAss

HMA VPN
HideMyAss setup [Source: PCMag]
Overall rating: 4.3/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.2/5

About HideMyAss

HideMyAss is a VPN provider that was founded in 2005. It supports both private and business users and comes with a range of other privacy-based tools built up over its relatively long time in the market. Features, such as a kill switch for your entire system and a smart kill switch, automatically turn on VPN for apps that present a privacy risk. HideMyAss works across devices and operating systems, including Mac, Windows, Linux, iOS and Android.

Price to upgrade: HideMyAss does not offer a free version, but it does offer a free trial. Business pricing plans start from $14.99 AUD for up to 10 simultaneous connections.

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5. VyprVPN

VyprVPN
VyprVPN connection [Source: PC Mag]
Overall rating: 4.3/5

Ease of use: 4.6/5

Customer service: 4.5/5

About VyprVPN

VyprVPN is run by Golden Frog, a software development company founded in 2009 to help businesses increase internet performance and protect the privacy of their connection. VyprVPN for Business provides an easy-to-use cloud VPN for employees to connect to. Its unique selling point is the diversity and variety of platforms that it supports, which includes:

  • Windows
  • Mac
  • iOS
  • Android
  • TV
  • Routers
  • Blackphone
  • QNAP
  • Anonabox

Price to upgrade: VyprVPN offers a free version and a free trial. It also offers plans tailored for business customers, starting from $299 USD per year.

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VPN software is crucial for defending against cybercrime

No matter whether you use a free VPN or a paid service, having one is crucial for defending your small business from cybercriminals. Having a VPN provides an extra layer of privacy and security to you and your employees when you use the internet. In addition to that, many VPN providers offer additional VPN storage and networking facilities, so that your employees can safely and securely access company resources from anywhere in the world, without compromising the security of your company’s data.

Looking for free VPN software? Check out our catalogue

 


Best free VPN in Australia: Tool list selection methodology:

Capterra chose tools for scheduling software based on the following criteria:

  • At least 30 real-user reviews on the Capterra website
  • A high search volume (using SEO tools) in Australia
  • At least an overview rating of 3 / 5 stars
  • Offers a free trial or free version.
  • An Australian market.

5 Remote Working Statistics To Consider For 2021 Remote Work Policies

Remote working statistics from 2020 in australia

Despite COVID-19 bringing a year of immense disruption, technology like digital workplace software has meant many office-based businesses were able to survive. But as 2020 begins to wrap up, and a vaccine could be on the horizon, business leaders may be reconsidering their remote working policies.

To make this decision, it’s important to look at 2020 as a case study and ask: Is remote working effective? Are employees more productive under the watchful eye of managers?

Remote working statistics from 2020 in australia

To explore this topic, Capterra surveyed 1,400 Australian employees (from junior staff through to leadership teams and business owners) to ask how they would rate their productivity throughout the year.

Respondents were from a mixture of remote and non-remote-settings to allow us to explore differences in answersa full methodology is available at the bottom of this article. Read on to discover the five most important statistics for businesses to consider when building their flexible remote working policies for 2021.

5 remote working statistics from 2020

  1. Around two-thirds of Australian employees are working remotely

As of November (2021), 64% of employees working for a small or medium-sized business in Australia are working remotely full-time or part-time. This statistic is up from 57% since March 2020 (when the country originally went into a lockdown and Capterra first surveyed Australian employees about remote working circumstances).

remote employees 2020 in australia
Infographic 1: Remote working statistics in Australia for 2020.

While 21% of respondents said they have always been a remote worker, 43% were new to the concept this year.

How to apply this into a flexible work policy?

This year has proven that working with a distributed workforce is possible. As a result, it makes sense that many companies will be looking to relax their viewpoints toward remote working.

From a talent attraction and retainment perspective, a flexible work policy provides companies with a competitive edge. Capterra’s remote working survey found that 87% of employees would like to continue working remotely after the lockdown ends.

2. 78% of staff say they’re just as (or more) productive at home

At the beginning of the lockdown, employers were understandably nervous about transitioning to a remote working environment. Their biggest concerns and immediate priorities at the time included retaining staff and ensuring they could remain productive while working from home.

Fortunately, the majority of staff said they’ve been able to work well in a home-office environment. Just 4% of employees surveyed said they’re less productive since working from home, and only 1% said they’re struggling.

productivity levels Australia remote working
Infographic 2: Productivity levels of Australian employees since COVID-19

Taking aside the disruptions and distractions of the pandemic, Capterra was keen to understand which environment sets employees up for greater productivity. 38% of employees surveyed said they’re just as productive at home while 44% said they’re more productive at home. Combined, these figures indicate that working outside of the office has its benefits.

productivity levels remote vs home office
Infographic 3: Staff productivity levels at home vs the office

How to apply this to a flexible work policy

With the correct resources in place, staff can be productive in a digital environmentas proven this year. However, it’s important to note that around one in five staff members (18%) said they are less productive at home. The office may not be as critical to a business’s productivity levels as it was viewed at the start of this year, but it still has a place.

Instead of a one-size-fits-all approach to remote working, consider a more flexible arrangement that allows staff to flourish in all environments, at any given time. For example, by offering flexible working hours or allowing employees to work from home for a certain amount of days per week.

3. 31% of remote staff say they feel they could be less managed

Capterra asked remote and non-remote staff to put themselves on a scale with regards to how well they feel they’re managed. There was only a small minority of respondents feeling extremely unsupported or extremely micromanaged. The rest (88%) sat somewhere in the middle.

However, there were some key differences between the answers of remote vs non-remote respondents.

Management styles Australia
Infographic 4: Management styles in Australia

More than half (56%) of employees who are working in the office say they’re managed just right. This is slightly less for remote employees at 43%.

Remote employees are also more likely to feel their manager could loosen the reins. Around a third (31%) of them said they believe they could be ‘left more to their own devices,’ compared to just 20% of non-remote employees.

How to apply this to your remote work policy

As a manager, it’s your duty to ensure your team can work at peak productivity, but in a remote setting, it can be tricky to provide the right amount of support without interfering.

Unfortunately, there isn’t a one, set formula for getting this rightprimarily because every employee is different. However, if managers are worried about staff slipping into bad habits when out of the office, set some ground rules. Here are five examples:

  1. Get dressed before starting work
  2. Work from a desk or table (where possible)
  3. Remove distractions (where possible)
  4. Respond to messages within an hour
  5. Let your team know when you’re going on breaks.

Remote working policies provide an ideal opportunity for companies to establish how they expect staff to operate while working from home. By including these ground-rules, it instantly puts everyone on the same page.

4. 27% of remote staff feel very comfortable taking entitled breaks

Just over a quarter (27%) of remote staff said they’re very comfortable to take their entitled breaks; compared to more than a third (35%) of non-remote staff.

work life balance for staff in australia
Infographic 5: Work-life balance for remote vs non-remote staff in Australia

Additionally, there is a 10% decrease in remote staff feeling very comfortable to finish work at the end of their workday. This suggests that remote workers haven’t settled into a healthy work-life balance yet.

How to apply this to your remote work policy

Employers must keep an eye on how many hours their staff members are working to prevent issues, such as burnout. One way to monitor this is through time-tracking software. However, businesses should use their remote working policy to explain the reasons why they’ve chosen to use monitoring tools. Not doing so can negatively impact trust and lead to employees feeling policed rather than supported.

5. Use of employee monitoring tools increased by 15% during COVID-19

Since COVID-19 restrictions came in, 15% more business leaders within small and mid-sized businesses are using employee monitoring software. However, 44% said they were already using it.

Capterra asked business leaders and employees to give their stance on whether they believed employee monitoring software is generally positive or negative for businesses: 73% said it was positive. However, this number changes depending on whether the respondent is operating in the office or at home.

78% of remote leaders think employee monitoring tools are positive, compared to 51% of non-remote leaders.

employee monitoring tools impact on business
Infographic 6: Employee monitoring tools impact on business (business leaders)

Those in the office are also more likely to say the software has no impact on the business. This indicates that business leaders see less of a need for the software when operating in an office structure.

The employee perspective

In general, employees are significantly less enthusiastic about tracking tools in comparison to their leaders. However, similar to above, remote employees tended to see more value in employee monitoring tools than those who are office-based.

staff opinion employee monitoring tools impact on business
Infographic 7: Employee monitoring tools impact on business (employee perspective)

How to apply this to your remote work policy

The majority of employees said they feel employee monitoring could negatively impact the businesswhile the remaining few didn’t believe it would have any impact at all. With this in mind, business leaders should work to win the buy-in of employees to justify the use of tracking software. Otherwise, they risk amplifying anxiety and concerns.

Find the right balance when creating remote work policies

A large amount of successful remote working arrangements is founded on trust. However, establishing a remote working policy puts everyone on the same pagewhich should save you some headaches later on from discovering people have a different perception of what ‘flexible’ means.

If this your first flexible remote working policy, you may want to consider involving your staff in the conversation. Start by defining the type of arrangement that will enable your employees to thrive. For example, what tools do they need to be successful? With their perspective, you’re more likely to create a policy that keeps employees happy.

Looking for remote work software? Check out our catalogue.

Remote Working Statistics: Survey methodology:

Capterra ran a survey to highlight the most important remote work statistics from 2020, to allow companies to make better-informed decisions around remote working policies.

The survey ran during October 2020 and had 1,400 respondents take part. To qualify for this survey, respondents had to be employees of an Australian small or medium-sized business.

A Guide To Launching A Click And Collect Model: Tips, Tricks & Tools

Click and collect model australia

The modern consumer expects to receive instantaneous customer service and prompt deliveries. Retail chains must function according to those demands or watch their competitors capture their market share. The pandemic has transformed that trend into a titanic version of its former self, and one logistics system is helping to drive the change: The click and collect model.

Click and collect model australia

Today, many software and automation tools are suitable for the needs of small to medium-sized businesses, including, inventory management software—a tool that allows retailers or wholesalers to monitor inventory levels for optimal production and distribution of their goods. Retail management software (RMS) broadens that functionality by incorporating your larger point of sale and customer relationship management tools.

In this article, GetApp runs through the basics of how to successfully launch a click and collect model. But first, what exactly is a click and collect model?

What is the click & collect model?

The click & collect business model is a system in which buyers shop online but fetch their products in-store. Look past the skin of it, however, and you uncover a profound strategic process that touches the roots of your value proposition. 

The click & collect model not only allows consumers to save on delivery costs, but it also creates another layer of convenience for those who would prefer to pick up their products in person. For some, it can remove the headache of delivery drivers not being able to find a tricky address, or purchases getting lost in the post. 

How to drive a successful ‘buy online, pick up in-store’ strategy

To drive a successful ‘buy online, pick up in-store’ strategy, you’ll need to begin with an online shop. If you haven’t already set this up, you’ll want to make use of eCommerce software. Once you have your website, you can focus on the first steps to click and collect success.

Below, we’ve listed a few key aspects to consider when launching a ‘buy online, pickup in-store strategy:

1. Communication

Without communication, your click and collect system will disintegrate. A transparent process tells your customers when to collect their orders and what paperwork to produce when they do. 

Purchase order confirmations need automated triggering and comprehensive data on pickup requirements. Update tracking adds transparency, and that translates into happy buyers.  

2. Cross-selling

The click and collect model integrates your brick-and-mortar and eCommerce operations, and your customers will thank you by letting you upsell when they arrive to collect their products. 

According to Supply Chain Game Changer, 49% of buyers are likely to buy a new product when they pick up their online order. That’s not a number to sniff at, and you can drive it even higher by merchandising for impulse sales right at your collection counter.

3. Convenience

In the same report by Supply Chain Game Changer, 60% of shoppers who have a poor click and collect experience move to a new store. If your store is especially busy, and in-store pickup customers are forced to wait in long queues with other paying customers, you may lose their patience. Collections need to be convenient, so create a dedicated pickup point with pre-sorted orders and knowledgeable service staff.

4. Commercial holiday opportunities

Click and collect allows retailers to collect customer information and contact details. When the holiday season arrives, turn that data into a marketing opportunity by distributing targeted email campaigns and loyalty programmes.

Best software for implementing a click and collect strategy

Standard on-premises inventory management solutions organise your barcoding, costs, orders and count sheets. However, if you’re looking to have one system to also process sales, schedule staff, and even create actionable real-time data, retail management software is a suitable solution. 

Whichever platform you opt for, choose a comprehensive system that keeps a beady eye on your stock so that you can avoid stock-outs where desired. Your software also needs to interface with your daily website management.

It’s worth sourcing a platform that provides data insights. When you understand the supply and demand of your company and have access to your metrics, your understanding of your business grows. The more you learn, the more capable your business is at being profitable. 

Looking for retail management software? Check out our catalogue

Tips voor geslaagd projectmanagement – deadlines en budget struikelblok

projectmanagement tips

Helaas, bijna geen een project verloopt helemaal vlekkeloos. Als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen kunnen er zelfs meerdere brandhaarden tegelijk zijn. 

De echte graadmeter van projectsucces is hoe je met die problemen omgaat.

In dit artikel, gebaseerd op een onderzoek onder 219 fulltime en parttime mede- en eindverantwoordelijken voor het uitvoeren van projecten binnen hun organisatie, bekijken we 5 veelvoorkomende problemen bij projectmanagement. We belichten hoe deze problemen ontstaan en hoe ze voorkomen kunnen worden. Hierbij vroegen we Eelkje Visser, een ervaren agile projectmanager en product owner, om toelichting. Ook bespreken we hoe project managament tools als hulpmiddel kunnen worden ingezet om een aantal problemen effectief op te lossen. 

De volledige onderzoeksmethodologie staat onderaan het artikel.

projectmanagement tips

5 uitdagingen bij projectmanagement

De in dit onderzoek gebleken uitdagingen bij het uitvoeren van projecten zijn problemen met deadlines, een slechte organisatie van taken, een gebrek aan middelen en goed kostenbeheer en te weinig wendbaarheid. Al deze factoren hangen nauw met elkaar samen, want als een van deze factoren wordt gewijzigd of uitgebreid, geldt hetzelfde onvermijdelijk voor de andere factoren.

Hieronder belichten we hoe bovenstaande problemen ontstaan en hoe deze voorkomen kunnen worden. 

1. Onhaalbare deadlines – 28% zwoegt om deadlines te halen

Deadlines zijn een terugkerend probleem tijdens de uitvoer van projecten. 28% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat dit een belangrijke oorzaak is voor problematische projecten.

Slecht 8% van de ondervraagde bedrijven rondt alle projecten dan ook exact binnen de geplande tijd af. 36% haalt de deadline voor 80-100%. Een grote groep (57%) zit onder de 80% en haalt regelmatig de deadline niet.

halen deadlines projectmanagement

Het halen van deadlines is niet perse een garantie voor projectsucces. 76% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat ze tevreden zijn over het projectresultaat onafhankelijk van tijds-, budgets- of functionele overschrijdingen. 

Toch meten de meeste opdrachtgevers projectsucces wel deels op basis van tijd en budget en blijven deze factoren dus belangrijk.

Er zijn twee soorten deadlines bij projecten. De deadline voor het opleveren van het hele project en de tussenliggende deadlines voor de verschillende taken.

Opleveringstermijn vastleggen is een kwestie van “refinen”

Voor de opleveringstermijn geldt overpromised = underdelivered. Ofwel, wat verkocht is moet wel haalbaar zijn. Een opdrachtgever kan niet altijd goed inschatten hoeveel tijd een project of release kost en verwacht meer dan mogelijk. Dat is al helemaal zo bij IT-projecten waarbij de opdrachtgever soms zelf geen kennis van softwareontwikkeling heeft. 

Daarom is het belangrijk dat de projectleider al in de beginfase bij het project wordt betrokken om als nodig de verwachtingen van de klant bij te stellen. Dan kan er overeenstemming worden bereikt over wat het minimale haalbare is binnen een bepaalde tijd. De projectleider draagt dus actief bij bij een goed opdrachtgeverschap. 

Tips projectmanagement deadlines halen

Deadlines van deliverables

Vervolgens moeten alle taken in het juiste tijdsbestek geplaatst worden. Het plannen van het taak-tijdschema is problematisch omdat mensen vaak de neiging hebben om de tijd die nodig is om taken uit te voeren te onderschatten (ongeacht hun ervaring uit het verleden). Ook zijn er altijd onvoorziene zaken, van binnenuit of buitenaf, die de planning onverwacht kunnen beïnvloeden.

Als een projectschema op onnauwkeurige taak-tijdinschattingen is gebaseerd, zal de eerste taak die langer duurt dan verwacht meteen tot het uitlopen van de hele planning leiden. Hierdoor kunnen dan weer extra middelen vereist zijn om te helpen bij het inhalen van de verloren tijd.

Tips voor het halen van deadlines

Hoe bepaal je dan de juiste tijdsplanning? Creëer een buffer van tijd voor eventuele calculatiefouten of onvoorziene zaken.

Het komt erop neer dat je de taak-tijdsinschattingen met een bepaald percentage verhoogt. Dus plan bijvoorbeeld alle driedaagse taken in voor vijf dagen. Of, als je weet dat ad-hoc verzoeken 20% van de tijd van je team in beslag nemen, verhoog dan hun taak-tijdsinschattingen met 20%.

Als je tijdens de planning een beetje speling in het projectschema’s hebt ingebouwd, blijf je ondanks onvoorziene tegenslagen toch binnen je deadlines.  

Tools voor tijdsplanning

Er zijn project management tools met functionaliteit voor tijdsregistratie, zodat je kunt bijhouden hoe lang het duurt om bepaalde taken uit te voeren. Je kunt ook bijhouden wanneer en waarom er sprake is van uitloop in tijd, zodat je inzichtelijk maakt welke taken in toekomstige projecten meer of minder tijd nodig hebben.

Uit ons onderzoek blijkt dat de groep die projectmanagement software gebruikt minder problemen heeft met het organiseren van taken dan de groep die geen projectmanagement software gebruikt. 29% van de niet-gebruikers geeft aan dat het organiseren van taken een oorzaak van het falen van projecten is, tegenover 21% van de groep die wel project management software gebruikt. 

Op Capterra kun je project management tools filteren op de feature ‘tijd en onkosten bijhouden’, dan krijg je een lijst te zien met tools die deze functie hebben. 

2. Te weinig resources beschikbaar – 27% bedrijven worstelt hiermee

Resources of middelen zijn de mensen die het projectwerk doen. Het effectief beheren van resources is een uitdaging voor 27% van de ondervraagde bedrijven. Dit probleem doet zich vaak voor wanneer er aan meerdere projecten tegelijk wordt gewerkt. 

Een van de redenen kan zijn dat er een gebrek aan transparantie is in de werklast van werknemers en dus een gebrek aan inzicht in een optimaal gebruik van de middelen.

Uit onderzoek blijkt dat slechts 40% van de werkweek van een medewerker wordt besteed aan functiespecifieke taken – de overige 60% wordt gevuld met vergaderingen, e-mails, administratieve taken, niet-projectmatig werk, etc. Desondanks plannen veel leidinggevenden nog steeds projecten in de veronderstelling dat medewerkers 100% van hun tijd kunnen en zullen besteden aan het project. Dit leidt tot onnauwkeurige taak-tijd schattingen.

Ten tweede weten veel leiders niet of accepteren ze niet dat het optimale gebruik van de middelen tussen 70% en 80% ligt – niet 100%. 

Tips voor het beheren van middelen

Wanneer je meerdere projecten vanuit dezelfde resourcepool bemant, is de kans groot dat je voor elk project vergelijkbare rollen nodig hebt, bijvoorbeeld een ontwerper en een ontwikkelaar. Dan moet je rekening houden met de werklast van iedere resource en met taakafhankelijkheid. De ontwikkelaar kan niet tegelijkertijd aan project A en B werken. En de designer kan pas beginnen met zijn werk als het werk van de ontwikkelaar af is. 

Met Excel is het onbegonnen werk om projectmiddelen in meerdere projecten tegelijkertijd te beheren. Daar heb je een speciale toepassing voor nodig die in staat is de aankomende beschikbaarheid te bekijken, behoeften te voorspellen en ‘placeholders’ in te plannen, alsmede om real-time updates en wijzigingen in de planning weer te geven en je te waarschuwen wanneer medewerkers overbelast raken of zijn. Je kunt hiervoor speciale resource planning software gebruiken of projectmanagementsoftware met mogelijkheden voor projectplanning en resourcemanagement.

tijd- taak inschattingen maken
Team tijdlijn in PM planning tool Toggle (bron)

3. Niet goed organiseren van verschillende taken – 24% komt hierdoor in de knoop

De organisatie van de verschillende taken is het volgende knelpunt op de lijst. Dit begint allereerst bij een goede voorbereiding van hele praktische zaken als de werkwijze. Hoe vaak zijn er meetings, welke tools worden er gebruikt, bijvoorbeeld voor de chat, om te meeten, voor ideation en de planning.  

project management tips Eelkje visser

Tips voor het organiseren van taken

Voor het organiseren van taken is het nuttig om een een Work Breakdown Structure (werkschema) te maken. Dit is een ontbinding van het project in deelprojecten die op hun beurt weer worden uitgesplitst in deeltaken net zo lang totdat er duidelijk hanteerbare taken te definiëren zijn. Met een WBS kun je zien hoe veranderingen in de scope (en de daarop volgende tijdlijn en middelen) je project zullen beïnvloeden.

Tools voor het organiseren van taken

Project management tools met robuuste planningsmogelijkheden, zoals Gantt-grafieken, kunnen helpen bij het maken van een WBS. Een Gantt-diagram is een grafische weergave van een project, waarbij de scope op de y-as wordt weergegeven ten opzichte van het schema op de x-as. Het maken van wijzigingen in de scope op een digitale Gantt-grafiek (ook wel een “dynamische tijdlijn” genoemd) zal automatisch veranderingen in de volgende taken weergeven.

sorting order pm
Herordenen van taken in een Gantt-grafiek in Wrike (bron)

4. Gebrekkig kostenbeheer – 54% ondervraagde bedrijven overschrijdt regelmatig budget.

Gebrekkig kostenbeheer is nauw verbonden met het overschrijden van deadlines. Want als deadlines niet worden gehaald dan moeten er meer uren gedraaid worden en daar zitten extra kosten aan verbonden. 46% van de ondervraagde bedrijven blijft goed binnen hun budget. 80% tot 100% van hun projecten wordt binnen het geplande budget afgerond. 54% van de bedrijven overschrijdt echter regelmatig het budget. Minder dan 80% van hun projecten wordt binnen het geplande budget afgerond. 

gebrekkig kostenbeheer project management

Oorzaken van budgetoverschrijding kunnen bij een verkeerde planning liggen, maar ook bij het oplopen van vertraging tijdens de uitvoer van het project. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat er halverwege een project een verkeerde technische keuze is gemaakt en iets over moet. Ook grote veranderingen in omstandigheden zoals corona kunnen een bedreiging vormen voor de kosten. 

Nu vanwege Corona duurden veel dingen langer. Klanten deden er langer over om te antwoorden, mensen waren niet bereikbaar en projecten vielen stil waardoor de planning uitliep. Hierdoor was veel flexibiliteit nodig om het project af te maken. Opdrachtgever en opdrachtnemer moesten elkaar tegemoet gekomen.

Eelkje Visser, Product Manager/Product Owner

 

Als het een commerciële klant is zit er wellicht wel wat speling in het budget en kan er extra geld vrijgemaakt worden. Of je kunt elkaar tegemoet komen en de extra kosten fifty-fifty delen met de klant. Als het een overheidsproject is dan wordt het echter heel erg lastig. Overheidsinstanties werken met vaste jaarlijkse budgetten en zijn niet flexibel. 

Tips voor budgetbeheersing

Om deze en andere risico’s beter in te schatten en de resultaten van een project beter te beheersen wordt risicomanagement toegepast. Potentiële bedreigingen van een project, bijvoorbeeld veroorzaakt door uitloop van planning of budget, worden opgenomen in een risicoanalyse. Een risicoanalyse zet alle risico’s van een project op een rijtje om de kans dat het risico optreedt te verkleinen en de gevolgen van het risico te beperken. Daarbij worden ook de bijpassende beheersmaatregelen vermeld.  81% van de ondervraagde bedrijven voert risicomanagement bij projecten uit, blijkt uit ons onderzoek

Risicomanagement is een constant proces, dat zich na elke projectfase herhaalt. Uit ons onderzoek blijkt dat bedrijven die vóór en tijdens het project risicomanagement uitvoeren minder problemen hebben met kostenbeheer dan bedrijven die alleen voor of alleen tijdens het project risicomanagement uitvoeren. 

Risicomanagement software helpt organisaties de blootstelling aan bedrijfs- en operationele risico’s te verminderen, de kwaliteit te verbeteren en verliezen te minimaliseren door beter gegevensbeheer. 

5. Moeite met reageren op onverwachte problemen – oorzaak van mislukking voor 19%

Wat gebeurt er echter als de opdrachtgever tijdens het project een aanpassing vraagt? Of wat gebeurt er als de omstandigheden veranderen en de eisen niet meer overeenkomen met de realiteit zoals tijdens corona kon gebeuren? 13% van de ondervraagde bedrijven zegt dat slecht beheerde wijzigingen in de scope de oorzaak zijn van het mislukken van projecten. 19% zegt dat niet goed reageren op onverwachte problemen oorzaak van mislukking is.   

Dit is vooral het afgelopen jaar relevant geweest vanwege de coronacrisis. De noodzaak van projecten veranderde, mensen hadden opeens andere dingen aan hun hoofd en prioriteiten verschoven. De scope of doelgroep van het project veranderde ook plots. 

Eelkje Visser

Tips voor wendbaarheid

Als er Agile gewerkt wordt kan er soepeler met veranderingen worden omgegaan. Niet alles staat namelijk al van te voren vast zoals bij de klassieke waterval-aanpak. In het projectplan is juist ruimte voor aanpassingen gelaten en er wordt wendbaar gewerkt in kleine multidisciplinaire teams die vooral experimenterend tot oplossingen komen.

voordelen agile projectmanagement

19% van de ondervraagde bedrijven gebruikt agile methoden. De respondenten uit ons onderzoek komen uit verschillende sectoren en functiegebieden van het midden- en kleinbedrijf van Nederland. Onder de respondenten uit de IT-sector ligt het percentage dat agile werkt een stuk hoger (52%). 

Het grootste voordeel van agile, zo blijkt uit het State of Agile 2020, een internationaal onderzoek onder 1.121 professionals uit de softwarebranche van Organize Agile in samenwerking met de Hogeschool Utrecht, is het aanpassingsvermogen bij veranderende prioriteiten (aangegeven door 70%). Door met frequente kleine releases te werken kunnen bedrijven tijdig tegemoet komen aan de veranderende behoeften van klanten en dat is in crisistijd belangrijker dan ooit. Agile werkt trouwens niet alleen voor IT-afdelingen, maar voor alle onderdelen van de organisatie. 

En nu? Bekijk onze online catalogus met agile projectmanagement tools

Onderzoeksmethodologie

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van een online enquête uitgevoerd onder 219 full time en part-time medewerkers uit het midden en kleinbedrijf in Nederland,  freelancers of eenmanszaken uitgesloten, onder verschillende sectoren.  Alle deelnemers zijn mede- of eindverantwoordelijk voor de uitvoer van projecten binnen hun organisatie en hebben het afgelopen jaar op z’n minst één project uitgevoerd. Het onderzoek liep in Maart 2020.

LGPD no RH: 45% das PMEs não informam sobre coleta de dados pessoais

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Muito discutida no âmbito das relações entre consumidores e empresas, a nova lei de proteção de dados brasileira (LGPD), que entrou em vigor no último dia 17 de setembro, influenciará igualmente como os negócios lidam com os dados dos seus trabalhadores. Boas práticas no uso de softwares, como os de recursos humanos, por exemplo, também terão de ser adotadas. 

Diferentemente da lei europeia sobre a questão (a GDPR), que traz um artigo específico sobre o processamento de dados no âmbito laboral, a LGPD não trata especificamente do tema. 

O que não exclui as relações de trabalho do seu âmbito de aplicação, como destacam diversos juristas e especialistas na legislação

O que é a LGPD?

Segundo a lei, controladores, pessoas físicas ou empresas que tratam os dados para fins próprios, e operadores, que realizam o tratamento de dados pessoais em benefício de outra empresa, terão de seguir uma série de controles na hora de coletá-los e tratá-los para garantir a segurança da informação dos titulares. 

Neste post, o consultor e colaborador do Capterra Pedro Leal Fonseca, especialista na área de tecnologia, explica os principais pontos técnicos da LGPD. Entre eles, o quem é quem da lei (titulares, controladores e operadores dos dados) e como deverá agir cada um desses atores.

Por esse motivo, o Capterra entrevistou 515 trabalhadores de pequenas e médias empresas (PMEs) de todo o país para saber se seus locais de trabalho estão atentos às mudanças trazidas pelas LGPD. Os entrevistados não podiam estar diretamente envolvidos na gestão de dados pessoais dos trabalhadores (veja a metodologia completa no final de texto).

Confira abaixo os principais dados da pesquisa e questões relacionadas ao tema a que sua empresa precisa estar atenta.  

LGPD no RH: quase metade dos trabalhadores não recebem informações sobre seus dados

Segundo o estudo, quase metade (45%) dos entrevistados afirmam que sua empresa não os mantém informados sobre a coleta e o tratamento dos seus dados pessoais.

Um número considerável de entrevistados (13%) afirmam que passaram a receber informações sobre o tema depois da aprovação da nova lei. 

O dado pode indicar um aumento da preocupação dos empresários com a questão da privacidade dos dados dos seus funcionários, possivelmente sob a influência das recentes discussões ao redor da LGPD.

Vale lembrar que em março, apenas seis meses antes do início da vigência do texto, um quarto das PMEs afirmavam nem sequer conhecer a LGPD, segundo outro levantamento do Capterra.

lgpd funcionários informam

Maioria dos trabalhadores confia na gestão de dados da sua empresa

Ainda que um número significativo de trabalhadores não tenha informações sobre o tratamento dos seus dados, oito de cada dez entrevistados (82%) pelo Capterra creem que suas empresas armazenam e manipulam seus dados de forma segura.

O dado se reflete em um baixo interesse dos trabalhadores em consultar seus superiores sobre questões relacionadas ao tema. 

Do total de entrevistados, somente 15% afirmam ter solicitado informações relacionadas aos seus dados pessoais antes da entrada em vigor da LGPD e apenas 9% afirmam tê-lo feito depois do dia 17 de setembro deste ano.

O interesse dos trabalhadores sobe, no entanto, nas empresas mais preocupadas com a privacidade (veja gráfico abaixo). 

Entre aqueles negócios que mantêm os funcionários informados sobre a questão, 22% dos trabalhadores dizem ter solicitado algum tipo de informação sobre seus dados antes da vigência da LGPD e 15% depois do início da sua entrada em vigor. 

Nos negócios que não informam sua equipe sobre o tema, as porcentagens caem para 7% e 3% respectivamente.

lgpd rh buscam dados

Com relação à confiança na gestão de dados das empresas, é possível observar índices semelhantes tanto entre os trabalhadores que buscam informações sobre o tema com os superiores como entre os que não o fazem (veja gráfico abaixo).

O dado pode indicar um número alto de funcionários que apoiam a estratégia de privacidade da empresa sem conhecê-la em profundidade.

lgpd funcionários confiança

Trabalhadores temem que dados sejam acessados sem sua autorização

Ainda que 55% dos entrevistados afirmem que suas empresas os mantêm informados sobre a manipulação das suas informações pessoais e 82% confiem na gestão de dados que elas aplicam, o medo a possíveis vazamentos  é uma realidade. 

Segundo o estudo, 68% dizem que sua maior preocupação com respeito ao armazenamento e à manipulação das suas informações é que elas sejam acessadas sem o seu consentimento; 62% temem que elas sejam compartilhadas sem a sua autorização.

preocupações lei de proteção de dados pessoal

Como destacam especialistas, são diversas as ocasiões em que os empregadores se deparam com situações em que devem coletar e tratar os dados fornecidos pelos empregados nas diferentes fases da relação trabalhista, seja antes da contratação, durante o contrato ou após a sua finalização. 

Abaixo, destacamos algumas dessas situações e mostramos como a tecnologia pode ser uma aliada para evitar contratempos:

Fase pré-contratual

Trata-se do momento em que a empresa estabelece os primeiros contatos com aquele que poderá ser seu futuro funcionário. 

Nessa etapa de seleção, são coletados dados de identificação, currículo, cartas de recomendação, referências, etc.  

Como podemos observar, ainda que nenhum contrato tenha sido assinado, é grande a quantidade de informação que o candidato precisa fornecer à empresa antes da sua potencial admissão.

Utilize a tecnologia a seu favor

Certifique-se de que sua ferramenta de recrutamento e seleção esteja adaptada (ou em vias de adaptar-se) à nova norma. 

Se você ainda não adota uma ferramenta do tipo, esse pode ser o momento mais adequado, já que as ferramentas já adaptadas à LGPD lhe ajudarão a evitar deslizes na manipulação dos dados dos candidatos. Antes de buscar soluções e de fechar qualquer compra, garanta que os softwares que você está analisando estejam em conformidade com a lei.

Fase contratual 

Trata-se do momento em que já foi estabelecido o vínculo empregatício entre empresa e trabalhador. 

Nessa etapa são coletados a maioria dos dados, como os bancários (para pagamento de salários), aqueles relativos à saúde (como exames ocupacionais e atestados médicos) e outros, como filiação sindical.

Aqui cabe a máxima atenção, já que alguns dos dados fornecidos pelos funcionários podem ser considerados sensíveis e exigem cuidados especiais por parte da empresa, que passa a ser a controladora, de acordo com a LGPD.

Utilize a tecnologia a seu favor

Softwares de recursos humanos podem ajudá-lo a manter toda a informação dos seus funcionários em um só lugar e de maneira organizada. A simples perda de um documento, por exemplo, pode ser evitada com a adoção de plataformas do tipo.  

lei de proteção de dados areas empresa

Fase pós-contratual

Trata-se do momento da rescisão do contrato com o funcionário. 

Aqui, a empresa precisa estar atenta principalmente a questões ligadas ao armazenamento dos dados para questões relacionadas a eventuais ações trabalhistas e que por lei devem ser mantidos pela empresa após o desligamento do funcionário por diferentes períodos de tempo.

Utilize a tecnologia a seu favor

Além dos já mencionados softwares de recursos humanos, os sistemas de gestão de documentos podem ser grandes aliados das empresas na hora de manter bem arquivadas as informações de todos os funcionários, inclusive daqueles que deixaram a empresa.

LGPD e funcionários: questão está no centro das atenções

A maioria dos trabalhadores das PMEs entrevistados pelo Capterra não conhece (61%) ou não tem certeza (16%) se sabe o que é a LGPD.

Isso não impede que a imensa maioria (95%) considere importante a aprovação de um lei para proteger os dados dos cidadãos. 

Trata-se de números semelhantes observados em pesquisa sobre a LGPD feita pelo Capterra com a população em geral

De acordo com o estudo, 68% dos entrevistados afirmam que pretendem iniciar ou aumentar as consultas referentes aos seus dados pessoais no trabalho levando em conta que há uma nova lei tratando do tema. 

Dados que mostram a importância de os negócios não perderem tempo no processo de conformidade com a lei.

Busca softwares de recursos humanos? Confira nosso catálogo!

Metodologia:

Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 2 e 15 de outubro em que ouviu 515 trabalhadores de empresas com entre 1 e 250 funcionários de todas as regiões do país e de diferentes setores de atuação. Os entrevistados não podiam estar envolvidos na gestão de dados pessoais dos trabalhadores das suas empresas. Para a parte referentes aos consumidores, foram 531 entrevistados com entre 18 anos e 65, de diferentes faixas de renda (até 1 salário mínimo, de 1 a 3, de 3 a 7, de 7 a 15, de 15 a 20 e mais de 20) e de todas as regiões do país. Os entrevistados eram trabalhadores em tempo integral ou parcial, freelancers/autônomos, estudantes em tempo integral, aposentados ou pessoas que perderam o emprego durante a crise. Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.


Nota: Este documento, embora tenha a intenção de informar nossos clientes sobre os atuais desafios de privacidade e segurança de dados experimentados pelas empresas de TI no mercado global, não se destina, de forma alguma, a fornecer aconselhamento jurídico ou endossar um plano de ação específico. Para obter conselhos sobre sua situação específica, consulte seu consultor jurídico.

Comment créer une base de connaissances informatique efficace ?

base de connaissance

Ce post a été publié pour la première fois en novembre 2011, puis mis à jour en avril 2019 et en novembre 2020.

Créer une base de connaissances informatique efficace n’apporte que des avantages. Cela facilite la vie de vos clients et leur donne la liberté de résoudre leurs problèmes par eux-mêmes, quand ils le veulent. Et pour vous, cela ne représente qu’un coût minime et, si cela est fait correctement, vous permet d’éviter des dépenses superflues en assistance. Alors, qu’attendez-vous ?

Qu’est-ce qu’une base de connaissances informatique ?

Par définition, le but premier d’une base de connaissances est de proposer à vos clients des réponses à leurs questions les plus fréquentes. Il leur suffit de consulter la réponse directement en ligne, ce qui évite de faire perdre un temps précieux à vos équipes de service client. La base de connaissances peut s’apparenter à une FAQ, mais elle contient en général des informations plus avancées, dans un format plus clair.

Pourquoi en avez-vous besoin pour votre entreprise ?

D’abord et avant tout pour aider vos clients sans mobiliser trop de ressources. En créant une base de connaissances, vos clients pourront accéder à l’information dont ils ont besoin par eux-mêmes sans avoir à contacter votre service client. Ils obtiendront facilement et rapidement les réponses aux doutes les plus fréquents, comme par exemple “Comment cela fonctionne ?” ou “Comment s’inscrire ?”. Ils seront satisfaits, et vos employés n’auront pas perdu de temps.

Comment créer une base de connaissances ?

Si vous vous interrogez sur la nécessité d’une base de connaissances, c’est que vous êtes certainement la personne la plus à même de la mettre en place.

À petite échelle, une base de connaissances peut prendre la forme d’une FAQ que vous avez vous-même conçue et simplement ajoutée à votre site web. Cependant, il y a deux problèmes à cela. Tout d’abord, vous aurez sûrement trop d’informations à ajouter et votre FAQ deviendra rapidement désorganisée, encombrée d’informations parfois inutiles. D’autre part, l’aspect des FAQ n’est pas toujours très engageant. Si vous avez une petite entreprise en ligne, une FAQ peut être suffisante, mais si la taille de votre société est conséquente, vous aurez besoin d’une solution plus professionnelle.

La création d’une base de connaissances complète n’est pas difficile, mais demande du temps et de la patience. Toutefois, vous obtiendrez un outil bien plus performant qu’une simple FAQ statique. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser un logiciel de base de connaissances. La bonne nouvelle est que, sans le savoir, vous possédez sans doute déjà ce logiciel : votre outil de CRM inclut très probablement des fonctions de création de base de connaissances. Il ne vous reste plus qu’à en tirer parti.

Par quoi commencer ?

La première étape est facile, tout dépend du logiciel de CRM que vous utilisez. Certains d’entre eux comme Freshdesk et Zendesk incluent un module de base de connaissances, ce qui rendra votre tâche plus aisée. Toutefois, le plus compliqué reste à venir : créer, compiler et catégoriser les connaissances.

Mettez-vous à la place de votre utilisateur type

Internet regorge d’informations sur la création d’une base de connaissances, mais si elles ne sont pas adaptées à votre secteur d’activité, ces informations ne vous seront d’aucune utilité. Gardez bien en tête le profil de votre utilisateur type et concevez votre base de connaissances en fonction de cela.

Collectez le maximum d’informations (guide d’utilisateur, FAQ, etc.)

Envisagez toutes les sources d’informations. Collectez-les auprès de ceux qui sont en première ligne et parcourez votre site web de fond en comble, afin de trouver la moindre petite information. Choisissez ensuite les informations les plus pertinentes à mettre à disposition de vos utilisateurs.

Expliquez de façon simple

Si vous rencontrez des problèmes lors de la création du contenu, envisagez de demander conseil aux utilisateurs de vos produits ou de requérir l’aide d’un spécialiste pour ce travail.

Portez une attention particulière à la catégorisation et au marquage

Une fois que votre base de connaissances est en ligne, il est important que sa structure et sa hiérarchisation soient pertinentes et fonctionnelles. En créant une base solide et des catégories claires et précises, vous permettrez à vos utilisateurs de trouver facilement les réponses à toutes leurs questions.

Ajoutez des liens à votre contenu

Les liens permettent à vos utilisateurs d’obtenir plus d’informations et d’illustrations pour résoudre un problème, alors ne vous en privez pas !

Révisez fréquemment votre base de connaissances

Toute connaissance a une durée de vie limitée. Faites en sorte de recueillir les feedbacks de vos clients et mettez à jour votre contenu régulièrement. Si un contenu n’est plus utile, archivez-le au lieu de le supprimer. Vous pourriez très bien être amené à l’utiliser à nouveau. Certains logiciels de base de connaissances offrent aux utilisateurs la possibilité de noter la pertinence des informations qu’ils trouvent via un système d’étoiles. Si vous disposez de cette fonction, utilisez-la : elle vous aidera à décider si conserver ou non une information.

Si vous envisagez de vous procurer un logiciel de CRM ou de support client, assurez-vous qu’il peut également vous permettre de créer une base de connaissances efficace.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de base de connaissances pour trouver l’outil qu’il vous faut.

De 7 beste platforms voor het opzetten van jouw online community

Beste 7 online community software

Wat leeft er onder jouw klanten, leden of medewerkers? Je zou je graag wat meer bij je klanten of partners willen betrekken, ze een ruimte willen geven om als groep of netwerk met elkaar in contact te komen en kennis met elkaar te delen. Zeker in deze coronatijd groeit de behoefte naar contact met ‘peers’. en zoek je als organisatie manieren om de band met relaties levend te houden. Social media is een optie, maar een online community platform kan hiervoor wellicht een betere tool zijn.

Beste 7 online community software

Wat is community software?

Community software stelt organisaties in staat contact te maken met hun klanten of partners door een ruimte te creëren voor het delen van ideeën, het verzamelen van meningen, het opslaan van vraag- en antwoordgegevens en interactie met andere klanten en bedrijfsvertegenwoordigers.

Voordelen van je eigen online community

Jij hebt je eigen doelgroep en wilt die graag op een plek bij elkaar brengen die past bij jouw organisatie en doelgroep.

Community software kun je beschouwen als sociale media specifiek voor jouw organisatie. Een ontmoetingsplek voor je klanten, leden of partners onderling, en een bron van informatie voor jouw organisatie; ‘brand to user’ en ‘peer to peer’.

Een aantal voordelen van community software op een rijtje:

  • Fully branded: je kunt het platform de “look and feel” geven van jouw organisatie.
  • Kies de functionaliteiten die het best bij jouw klanten, producten en organisatie passen.
  • Alle content op één platform: website, forum, tools, data, handleidingen, video’s, afbeeldingen et cetera.
  • Versterk de betrokkenheid van de klant door klanten informatie te laten uitwisselen in een forum.
  • Controle over ­­de data: an­alyse tools maken inzichtelijk wat er leeft binnen jouw klantenkring.
  • Mogelijkheden tot het genereren van inkomsten.

Top 7 online community software

Elke gemeenschap is anders en misschien vind je wel andere opties die beter passen bij jouw specifieke gemeenschap. Maar dit zijn de 7 platforms die gebruikers het best beoordelen op Capterra (van een totaal van 157 tools). Onder best beoordeeld worden alle tools met een sterrenscore van minimaal 4,4 op 5 en minimaal 60 reviews bedoeld. De lijst staat in alfabetische volgorde en de volledige methodologie staat onderaan het artikel.

Top online community platforms

Brilliant Directories

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 563

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,7
Gebruiksgemak: 4,5
Klantenservice: 4,8
Functies: 4,6

opzetten gemeenschap met platform Brilliant directories
Organiseer evenementen voor jouw klanten via de community in Brilliant Directories (bron)

Een alles-in-één oplossing geschikt voor zowel verenigingen als clubs, non-profit organisaties, B2C en B2B. Met drag-and-drop kan de community snel worden opgezet. Bevat onder andere ledenadministratie, betaalmogelijkheden en een website builder.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Gebruikers zijn zeer tevreden over de uitgebreide functionaliteiten en mogelijkheden van het platform. Ook de servicedesk laat niets te wensen over.

Als minpunt noemen gebruikers de (te) extensieve instructievideo’s welke niet altijd aangepast zijn aan de meest recente software releases.

Prijs vanaf $145 per maand voor het volledige pakket.

Meer informatie

Higher Logic Online Community

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 93

sterrenscore reviews

Totaalscore: 4,4
Gebruiksgemak: 4,1
Klantenservice: 4,1
Functies: 4,2

Klantenbinding via een community pagina in Higher Logic.

Klantenbinding via een community pagina in Higher Logic (bron)Higher Logic Online Community richt zich op het bedrijfsleven: verbeteren van de customer service, experience en engagement. Het platform verwerkt ruim 2,4 miljard community interacties per jaar en biedt ondersteuning bij het opzetten van de community en migratie van data. Meer dan 40 integratiemogelijkheden met andere zakelijke softwaresystemen.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Gebruikers vinden het vrij gemakkelijk te implementeren en ook de eenvoud van het customizen van pagina’s is een pluspunt. Er is een zeer actieve Higher Logic User Group (HUG).

Nadeel is dat het platform geen meerdere talen ondersteunt.

Prijs is op aanvraag bij de leverancier.

Meer informatie

Influitive

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 222

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,7
Gebruiksgemak: 4,5
Klantenservice: 4,8
Functies: 4,5

kennis delen in online gemeenschap Influitive
Customer engagement: uitdagingen voltooien bij Influitive (bron)

Influitive zet in op customer advocacy. Klanten kunnen meedoen aan uitdagingen en een bonus krijgen als de uitdaging voltooid is. De filosofie is om niet enkel klanten, maar ook personeel actief te betrekken in de community. Zo kan de community een smeltkroes worden van innovatieve ideeën. Influitive mag bedrijven als IBM, Oracle en Cisco tot haar klantenkring rekenen.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Gebruikers van het platform zijn zeer tevreden over het gebruikersgemak en de service desk. Gebruikers zijn het minst tevreden over de rapporteringsmodule.

De prijs is op aanvraag bij de leverancier.

Meer informatie

Glue Up

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 73

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,6
Gebruiksgemak: 4,5
Klantenservice: 4,7
Functies: 4,4

Bijhouden activiteit gebruikers community
Voorbeeld van het rapportage dashboard van Glue UP (bron)

Glue Up is is meer dan 50 landen over de hele wereld aanwezig. De spil van de Community Management Suite van Glue Up is een CRM module die integreert met de modules voor community, email en nieuwsbrieven en een module voor facturatie en betalen. Glue Up kan onder andere gekoppeld worden met Salesforce en Zoom en er zijn nog vele andere mogelijkheden.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Klanten zijn zeer tevreden over de eenvoud van het opzetten en gebruik. De evenementpagina’s worden vaak geprezen.

Gebruikers melden dat de facturatie- en betalingsfunctionaliteiten niet geheel naar wens zijn.

De prijzen zijn op aanvraag bij de leverancier.

Meer informatie

Tribe

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 65

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,7
Gebruiksgemak: 4,8
Klantenservice: 4,8
Functies: 4,5

vragen en antwoord in gemeenschap op Tribe
Vraag & antwoord, advies of aanbevelingen onder leden van een gemeenschap op Tribe (bron)

Het cloudgebaseerde communityplatform Tribe is een no-code platform en dus volledig aanpasbaar. Bedrijven als Decathlon en Google Educators Group gebruiken het. Tribe is een white label platform. Gebruikers kunnen er volgen, vragen stellen, discussies en polls starten, stemmen, opmerkingen plaatsen en verschillende soorten content delen.

Voor en nadelen volgens gebruikers

De mogelijkheden voor maatwerk, de grote verscheidenheid aan features en gebruiksvriendelijkheid wordt door vele gebruikers geroemd.

Een minpunt is dat voor totale integratie van de community in de look en feel van de onderneming wel technische it-kennis nodig is.

Tribe heeft een gratis versie en een 14-daagse proefperiode voor de betaalde versies, welke verkrijgbaar zijn vanaf $85 per maand.

Meer informatie

Website Toolbox

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 104

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,5
Gebruiksgemak: 4,4
Klantenservice: 4,5
Functies: 4,2

Forums en dsicussiegroepen op Website toolbox
Forums en discussiegroepen op Website Toolbox (bron)

Dit is ook een no-code platform voor het creëren van een forum dat gemakkelijk in een website geëmbed kan worden. Website Toolbox mag onder andere Samsung, Whirlpool en Greyhound tot haar klanten rekenen. Het platform bedient ruim 50.000 forums wereldwijd. Het platform is eenvoudig te personaliseren met je eigen logo, kleuren en opmaak.

Voor en nadelen volgens gebruikers

De klantenservice, prijs en het gebruiksgemak worden door gebruikers als pluspunten aangemerkt.

Gebruikers missen echter een app-versie.

Website Toolbox heb je vanaf $39 per maand.

Meer informatie

Vanilla

Gebruikers geven deze tool de volgende scores op een maximaal van 5 sterren:

Totaal aantal reviews: 62

sterrenscore reviewsTotaalscore: 4,4
Gebruiksgemak: 4,3
Klantenservice: 4,8
Functies: 4,2

 

Forums opzetten met online community platform vanilla
Productinformatie beschikbaar via de community pages (bron)

Vanilla heeft 2 versies: een business versie met uitgebreide functionaliteiten als SaaS-oplossing (met meer dan 3 miljard discussies per jaar) en een open source versie, on-premise en geschikt voor kleine ondernemingen. De open source versie heeft enkel ondersteuning van de open source community. De business versie integreert met vele applicaties, waaronder Salesforce, Zendesk en Mailchimp.

Voor en nadelen volgens gebruikers

Gebruikers zijn zeer tevreden over de intuïtieve interface en beschikbare templates.

Minpunt is dat de beschikbare API niet alle gewenste functionaliteit biedt.

Prijs is op aanvraag.

Meer informatie

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan community software.

Methodologie

Om deze top 7 te maken hebben we 157 community software producten geanalyseerd op Capterra. Hieruit hebben we de top 5 producten gekozen op basis van de volgende criteria:

  • Het product voldoet aan de volgende definitie van community software: Community software stelt bedrijven in staat contact te maken met hun klanten door het creëren van een ruimte voor het delen van ideeën, het verzamelen van meningen, het opslaan van vraag- en antwoordgegevens en interactie met andere klanten en bedrijfsvertegenwoordigers.
  • Het product heeft functionaliteit voor discussieforums en groepenbeheer.
  • Het product heeft een gebruikersbeoordeling van minimaal 4,4 sterren.
  • Het product heeft ten minste 60 reviews waarvan de laatste 10 niet ouder zijn dan van april 2019.

Projektmanagement-Werkzeuge: Wie du den richtigen Projektmanagement-Stack für dein Unternehmen aufbaust

Projektmanagement-Werkzeuge für deinen Projektmanagement-Stack

Der erste Schritt hin zu einem effizienten Projektmanagement-Team ist die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Werkzeuge.

Projektmanagement-Werkzeuge: Wie du den richtigen Projektmanagement-Stack für dein Unternehmen aufbaust

Jedes Projekt ist anders, und das gilt auch für Projektteams: Jedes hat seine eigenen Arbeitsweisen, Prozesse und Kommunikationsstile.

Agile Projektteams sind sehr kommunikativ und arbeiten mit häufigem Feedback und Revisionen. Teams, die nach der Wasserfallmethode arbeiten, kommunizieren tendenziell weniger, aber konzentrieren sich stark auf die Planung und stellen sicher, dass die Erwartungen von Anfang an klar sind.

Selbst zwischen Teams, die dieselbe Projektmanagement-Methode einsetzen, kann es große Unterschiede geben, beispielsweise Vorlieben für Kanban oder Scrum.

Daher kann kein Projektmanagement-Tool als Universallösung für alle Teams dienen. Unternehmen sollten ihren eigenen Projektmanagement-Stack aufbauen, der sich nahtlos in die Prozesse und Arten der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams einfügt.

Was ist ein Projektmanagement-Stack?

Beim Projektmanagement-Stack handelt es sich um die Zusammenstellung verschiedener Projektmanagement-Werkzeuge, mit denen Teams Projekte effektiv managen. Diese Softwarelösungen können für einen reibungslosen Datenaustausch miteinander integriert werden. So verschwenden die Teams keine Zeit mit repetitiven Datenerfassungsaufgaben und können sich auf strategischere Projektanforderungen konzentrieren.

Gut zusammengestellte Projektmanagement-Werkzeuge können zahlreiche typische Probleme von Projektteams verhindern, beispielsweise eine schlechte Planung, Kommunikationsverzögerungen oder Fehlschläge aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements.

Vor dem Zusammenstellen eines geeigneten Projektmanagement-Stacks gilt es, die aktuelle Unternehmensgröße zu analysieren (Angestellte und Umsatz), die Komplexität der Projekte zu betrachten und sich einen strategischen Überblick über die am Markt verfügbaren Projektmanagement-Werkzeuge zu machen.

Dieser Artikel soll bei den ersten Schritten helfen und die wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl aufzeigen.

Die Themen dieses Artikels:

  • Projektmanagementprozesse evaluieren
  • 3 Grundlagen für einen soliden Projektmanagement-Stack
  • Wie arbeiten die Tools zusammen?
  • Überlegungen beim Vergleich von Projektmanagement-Software

Projektmanagementprozesse evaluieren

Bevor du deinen Projektmanagement-Stack näher planen kannst, musst du zunächst die Projektmanagement-Anforderungen deines Teams überblicken.

Dabei kann die folgende Übung helfen:

Organisiere ein Meeting mit dem Projektmanagement-Team, um über die bestehenden Projektmanagementprozesse und -werkzeuge zu sprechen. Notiere auf einem Whiteboard (oder einem digitalen Whiteboard bei Remote-Teams) und auf Haftnotizen und Flowcharts (wie im Beispiel unten) jeden einzelnen Schritt und visualisiere die Prozessabläufe.

Visualisierte Projektpläne auf einem digitalen Whiteboard in MyDraw
Visualisierte Projektpläne auf einem digitalen Whiteboard in MyDraw (Quelle)

Bitte anschließend deine Teammitglieder, die Schritte und Arbeitsabläufe zu nennen, bei denen sie vor Herausforderungen stehen. So kannst du Engpässe identifizieren, die der Effizienz deines Teams schaden, beispielsweise manuelle Prozesse oder ineffektive Kommunikationsabläufe.

Auf die Lösung genau dieser Herausforderungen solltest du dich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software konzentrieren.

3 Grundlagen für einen soliden Projektmanagement-Stack

Zur Kategorie der Projektmanagement-Software gehören zahlreiche unterschiedliche Lösungen, zum Beispiel Tools für das Anforderungsmanagement oder Remote-Arbeitssoftware. Verschaffe dir einen Überblick und wähle die richtigen Projektmanagement-Werkzeuge, indem du dich auf drei Kernbereiche konzentrierst: Planung, Überwachung und Zusammenarbeit.

  1. Planung

In dieser Anfangsphase kalkuliert die Projektleitung die Zeit, das Budget und die menschlichen Fähigkeiten, die zur Projektdurchführung benötigt werden. Hierfür braucht sie Projektplanungstools, mit denen wichtige Aufgaben priorisiert und den richtigen Personen zugewiesen werden können.

Dafür werden zwei Arten von Projektmanagementlösungen benötigt: Projektplanungssoftware und Ressourcenmanagement-Software.

 Was ist Projektplanungssoftware?

Mit Projektplanungssoftware kann das Projektteam die kritischen Projektpfade aufzeichnen. Dabei werden Projekte in eine Abfolge von Aufgaben aufgeteilt und die nötige Zeit für deren Erledigung abgeschätzt.

Häufig umfasst die Software Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kalender, Ressourcenplanung und Kommunikationstools. Zusätzlich kann es Funktionen für die Aufgabenverwaltung, Budgetierung und Ausgabenverfolgung geben.

Wobei hilft Projektplanungssoftware?

  • Die Zeitachse des Projekts auf einem Kalender visualisieren
  • Aufgabenprioritäten und abhängige Aufgaben identifizieren
  • Risiken und Engpässe erkennen
  • Mit Teammitgliedern über Projektzeitpläne kommunizieren

Wann benötigst du Projektplanungssoftware?

Dein Unternehmen sollte über Projektplanungssoftware nachdenken, wenn dein Team ein Tool zum Verwalten von Aufgabenprioritäten sucht, damit Projekte rechtzeitig und im Rahmen des verfügbaren Budgets fertig werden.

Darstellung zentraler Projektabläufe mit Gantt-Diagrammen in Wrike
Darstellung zentraler Projektabläufe mit Gantt-Diagrammen in Wrike (Quelle)

Weitere Informationen zu Projektplanungssoftware:

Was ist Ressourcenmanagement-Software?

Mit Ressourcenmanagement-Software können Unternehmen die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit von Angestellten effektiv verwalten. Die Software dient dazu, die Zuteilung von Personen (Ressourcen) zu einem Projekt zu planen und zu optimieren. Zentrale Funktionen sind Mitarbeiterplanung, Qualifikationsabgleich, Personalprognosen und Stundenzettel-Management.

Wobei hilft Ressourcenmanagement-Software?

  • Personalzuweisung zu Projekten planen
  • Vorhandenes oder noch benötigtes qualifiziertes Personal überblicken
  • Von Angestellten zur Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit verfolgen

Wann benötigst du Ressourcenmanagement-Software? 

Dein Unternehmen sollte über Ressourcenmanagement-Software nachdenken, wenn deine Teammitglieder an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und mit Arbeit überhäuft werden. Mit der Software kann die Projektleitung Engpässe und Konflikte bei der Arbeitszuweisung erkennen.

Aufgaben und zeitliche Einteilung von Angestellten in ProWorkflow
Aufgaben und zeitliche Einteilung von Angestellten in ProWorkflow (Quelle)

Weitere Informationen zu Ressourcenmanagement-Software:

  1. Überwachung

Die kontinuierliche Überwachung von Projektmeilensteinen und -zielen ist unverzichtbar, wenn Projektpläne erfolgreich umgesetzt werden sollen. Mit Projektüberwachungstools kannst du alle wichtigen Ergebnisse im Blick behalten.

Besonders entscheidend sind Projekttracking-Software und Software für die Zeit- und Spesenerfassung.

 Was ist Projekttracking-Software?

Mit Projekttracking-Software können Unternehmen verschiedene Bereiche eines Projekts nachverfolgen, beispielsweise Zeitplan und Budget. Die Software bietet fortgeschrittene Berichtsfunktionen, um Daten zu visualisieren und Projekt-KPIs zu messen.

Wobei hilft Projekttracking-Software?

  • Den Status von Projektzeitplänen und Meilensteinen im Blick behalten
  • Die Ressourcenauslastung visualisieren
  • Entscheidungen anhand von Erkenntnissen aus der früheren Projekt-Performance treffen

Wann benötigst du Projekttracking-Software? 

Dein Unternehmen sollte über Projekttracking-Software nachdenken, wenn deine Projektmanager*innen Scope Creep feststellen, also eine schleichende Erweiterung des Projektumfangs oder -budgets. Mit der Software können wichtige Projektmetriken kontinuierlich überwacht und die bisherige Performance analysiert werden, um zukünftige Projektpläne zu optimieren.

Projektberichte in einem Analyse-Dashboard in Clarizen
Projektberichte in einem Analyse-Dashboard in Clarizen (Quelle)

Weitere Informationen zu Projekttracking-Software:

 Was ist Software für die Zeit- und Spesenerfassung?

Software für die Zeit- und Spesenerfassung wird genutzt, um die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit und die projektbezogenen Kosten zu verfolgen. Sie bietet Funktionen wie Zeiterfassungstools, Ausgaben-Tracking und projektbasierte Buchhaltung, um Rechnungen für Kunden zu erstellen und unnötige Projektkosten zu identifizieren.

Wobei hilft Software für die Zeit- und Spesenerfassung?

  • Arbeitszeiten der Angestellten im Blick behalten
  • Material- und Reisekosten im Zusammenhang mit Projekten nachverfolgen
  • Die Auslastung von Angestellten über Berichte analysieren

Wann benötigst du Software für die Zeit- und Spesenerfassung? 

Dein Unternehmen sollte über Zeit- und Spesenerfassungstools nachdenken, wenn dein Team an Kundenprojekten beteiligt ist, die auf Stundenbasis abgerechnet werden.

Zeiterfassung und Spesenmanagement in Hubstaff 
Zeiterfassung und Spesenmanagement in Hubstaff (Quelle)

Weitere Informationen zu Software für die Zeit- und Spesenerfassung:

  1. Zusammenarbeit

Der Erfolg eines Projekts hängt stark davon ab, wie effektiv die Teammitglieder zusammenarbeiten. Spezielle Software für die Zusammenarbeit kann dabei einen großen Unterschied machen. Wenn du Software für die Zusammenarbeit zu deinem Projektmanagement-Stack hinzufügen willst, achte darauf, dass du kein Geld für unnötige Software ausgibst: Es gibt unzählige verschiedene Lösungen von Community-Software bis hin zu Social-Networking-Software.

Unten haben wir zwei grundlegende Tools für Projektzusammenarbeit, Teamkommunikation und Dokumentenverwaltung aufgeführt.

 Was ist Software für die Teamkommunikation?

Software für die Teamkommunikation hilft Teams, Verzögerungen in der Kommunikation zu vermeiden, die zu verpassten Deadlines führen könnten. Zu den üblichen Funktionen gehören Privat- und Gruppenchats, Anrufe und Videoanrufe, Bildschirmfreigaben und Dateiübertragungen.

Wobei hilft Software für die Teamkommunikation?

  • Nachrichten und Dateien an Einzelpersonen und Gruppen senden
  • Bildschirme und Präsentationen übertragen
  • Anrufe und Videoanrufe über Computer oder mobile Apps tätigen

Wann benötigst du Software für die Teamkommunikation? 

Dein Unternehmen sollte über Kommunikationstools nachdenken, wenn dein Team von verschiedenen Orten aus arbeitet (beispielsweise im Homeoffice) oder an Projekten beteiligt ist, die eine ständige Kommunikation erfordern, um Zweifel zu klären, Ideen zu brainstormen oder Neuigkeiten mitzuteilen.

Team-Chat in Slack 
Team-Chat in Slack (Quelle)

Weitere Informationen zu Kommunikationssoftware:

 Was ist Dokumentenmanagementsoftware?

Dokumentenmanagementsoftware unterstützt Unternehmen dabei, eine durchsuchbare und organisierte Ablage mit projektbezogenen Dokumenten und Aufzeichnungen zu erstellen. Mit Funktionen wie Indexierung, Berechtigungsverwaltung und Dokumentenveröffentlichung können Unternehmen Dokumente erstellen, bearbeiten und verschiedene Versionen in organisierten digitalen Bibliotheken speichern.

Wobei hilft Dokumentenmanagementsoftware?

  • Eine digitale Ablage für Dokumente erstellen
  • Sensible Informationen in einem sicheren Portal aufbewahren
  • Den Benutzerzugriff auf Projektinformationen kontrollieren

Wann benötigst du Dokumentenmanagementsoftware? 

Dein Unternehmen sollte über Dokumentenmanagementsoftware nachdenken, wenn dein Team mit vielen sensiblen Informationen umgeht. Die Software hilft dabei, eine sichere und zentralisierte Online-Bibliothek für Dokumente zu erstellen.

Dokumentenmanagement-Dashboard in eFileCabinet 
Dokumentenmanagement-Dashboard in eFileCabinet (Quelle)

Wie arbeiten diese Projektmanagement-Werkzeuge zusammen?

Üblicherweise können die Tools im Projektmanagement-Stack über native Integrationsmöglichkeiten, Drittanbieter-Plattformen oder offene APIs miteinander integriert werden. So können Teams Projektinformationen schneller abrufen und austauschen und effizienter arbeiten.

Wenn beispielsweise Änderungen an der Zeitleiste für Aufgaben in einem Projekttracking-Tool erfolgen, können diese augenblicklich über die Teamkommunikationslösung an alle Teammitglieder gesendet werden.

Auch die Einblicke aus Zeit- und Kostenverfolgungstools können in die Projektplanungs- oder Ressourcenzuweisungssoftware einfließen und so zu einer besseren Planung zukünftiger Projekte beitragen.

Überlegungen beim Vergleich von Projektmanagement-Software

Dieser Artikel soll als erste Hilfe für den Start dienen und nennt die grundlegendsten Tools für einen Projektmanagement-Stack. Um alle Anforderungen deines Unternehmens abzudecken, solltest du auch weitere Projektmanagement-Lösungen evaluieren und deine spezifischen Anforderungen analysieren.

Integrationen: Ideal sind Tools, die bereits native Integrationsmöglichkeiten bieten. Wenn das nicht der Fall ist, solltest du überprüfen, ob Integrationen über Drittanbieter wie Zapier, IFTTT oder Automate.io verfügbar sind.

Falls nicht, finde heraus, wie einfach du Daten von einem Tool zum anderen übertragen kannst. Sieh beispielsweise nach, ob die Software unterschiedliche Dateiformate für den Download von Berichten unterstützt.

Branchen- oder prozessspezifische Software oder Software für bestimmte Unternehmensgrößen: Deine Branche, die Größe deines Unternehmens und deine Projektmanagementprozesse sind wichtige Faktoren bei der Auswahl von Projektmanagement-Tools.

Projektplanungstools wie eigenständige Lösungen für Gantt-Diagramme sind beispielsweise ideal für kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen laufenden Projekten, während Projektportfoliomanagement-Software sich für Großunternehmen mit einer Vielzahl an Projekten anbietet.

Genauso gibt es Projektmanagementlösungen, die für bestimmte Branchen konzipiert wurden. Softwareunternehmen nutzen häufig Bug-Tracking-Tools für ihre Entwicklungsteams, während Firmen im Bauwesen ihre Projektkosten und -ressourcen mit Berechnungssoftware für Baumaterialien analysieren.

Peer-Review: Die Vor- und Nachteile einer Software findest du besonders schnell heraus, indem du nachliest, was bisherige Nutzer*innen über die Software denken. So kommst du deutlich schneller zu einer Entscheidung und wirst möglicherweise vor einem Fehlkauf bewahrt.

Empfehlenswert sind Drittanbieter-Plattformen mit verifizierten Softwarebewertungen. Wirf gerne einen Blick auf unsere eigene Plattform: Hier kannst du Nutzerbewertungen nach Kriterien wie der beruflichen Position oder der Unternehmensgröße des Reviewers filtern.

Langlebigkeit der Software: Zu guter Letzt gilt es zu betrachten, wie die Software langfristig genutzt werden soll. Hole dazu wichtige Stakeholder (wie das IT-Team oder Business-Analytiker*innen) mit ins Boot und analysiert, ob das Tool auch langfristig einen Mehrwert bringen wird.

Hier findest du weitere Informationen zur Softwareauswahl:

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.