Planification d’itinéraire : les avantages pour les PME

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planifier un trajet

Les entreprises de transport et autres services de livraison sont confrontés à un double défi à savoir la célérité du service et l’optimisation des coûts de gestion. Ainsi doivent-ils rechercher en permanence des solutions permettant de conjuguer rapidité et efficacité économique. Cet exercice se base sur plusieurs variables, dont la distance, la durée du parcours ainsi que les contraintes et frais afin de déterminer le trajet idéal. Mais une question demeure : comment accéder à ces données et les analyser convenablement en un temps record ? La solution se trouve dans l’utilisation des logiciels de planification d’itinéraire, outil indispensable à l’optimisation des coûts de transport.

Qu’est-ce que la planification d’itinéraire ?

La planification d’itinéraire est un procédé consistant à calculer l’itinéraire le plus rapide et le plus économique pour un trajet, notamment un parcours à arrêts multiples. Un outil de gestion de parc automobile destiné aux entreprises de transports et de logistique peut en outre compléter celui d’optimisation d’itinéraire pour celles du secteur de la distribution et de la livraison. Il s’agit généralement d’un logiciel ou d’une plateforme en ligne personnalisable selon les besoins de chaque entreprise.

Pour planifier un trajet, l’outil de planification prend en compte une série de paramètres tels que le temps de conduite, la distance maximale, les temps d’arrêt, la charge des véhicules, le nombre de colis, les routes à péage, les restrictions routières, les délais de livraison, le temps de travail, etc. Le logiciel calcule non seulement la durée du parcours, mais aussi les coûts de transport incluant les péages. Sur la base des différentes données, le logiciel génère de manière intelligente le plan d’itinéraire le plus avantageux.

Quels sont les objectifs et avantages de planifier un itinéraire pour les PME ?

D’un point A à un point B le plus efficacement possible

La planification d’itinéraire contribue essentiellement à la rentabilité des activités de transport et à la satisfaction du client. Elle permet en effet aux entreprises de livraison et de distribution de minimiser les kilomètres parcourus et les temps d’acheminement, ce qui réduit inéluctablement les coûts de transport : frais de carburant, paiements d’heures supplémentaires, nombre de véhicules à exploiter. La conséquence directe est l’accroissement de la productivité de l’entreprise et de ses profits.

Aussi, le planificateur d’itinéraire assure un calcul précis des temps de livraison, ce qui permet à l’entreprise de communiquer aux clients des délais de livraison raisonnables et de les respecter. De plus, grâce au suivi du parcours pris en charge par le système, les clients peuvent recevoir régulièrement des notifications fiables concernant leur commande.

Pour les entreprises de divers secteurs assurant également la livraison de leurs produits, l’application de planification d’itinéraire est intégrable aux outils existants. Ainsi, les adresses listées sur une feuille Excel peuvent être directement converties en itinéraire et permet de libérer les collaborateurs pour d’autres tâches. L’outil s’adapte à des secteurs aussi divers que la distribution de courrier, les entreprises de construction et de collecte de déchets, les compagnies d’assurances et de leasing, etc.

Pour les prestataires, la planification d’itinéraire est une solution garantissant une meilleure productivité et une gestion performante des opérations de livraison. Elle permet de gérer des flottes de plusieurs centaines de véhicules, en distribuant intelligemment les tâches. Planifier les trajets est le moyen pour les prestataires d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi de mieux répondre aux attentes de la clientèle.

Pour les clients, l’outil d’optimisation de trajet garantit une expérience client satisfaisante, avec notamment le suivi des commandes, l’information régulière par notification et la réception des produits dans les délais.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de planification d’itinéraire

Les outils de planification d’itinéraire intègrent tout ou partie des fonctionnalités suivantes :

  • Le calcul rapide du meilleur itinéraire et l’affectation intelligente des tâches.
  • Le suivi de la progression des véhicules sur la carte en temps réel.
  • La gestion des livraisons : statut de l’état de livraison, réception de preuve de livraison, quantités livrées.
  • L’information client : suivi de commande, notifications instantanées.
  • L’enregistrement des heures d’arrivée et  de départ sur chaque site.
  • Les mises à jour des cartes et de trajets en temps réel.
  • La communication par messagerie et les appels entre les membres de l’équipe, mais aussi avec les clients.
  • La recherche par filtre et l’analyse intelligente des rapports d’activité.
  • Navigation avec guidage vocal.
  • La réception de feedback, de commentaires et de notation du chauffeur.

Économie et fiabilité, mots clés de la planification

Grâce à une planification intelligente, les services de distribution et de livraison peuvent éviter des kilomètres superflus, économiser du carburant, et gagner en temps et en productivité. De plus, une livraison réussie est synonyme de clientèle satisfaite : tout le monde y gagne !

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de planification d’itinéraire pour trouver l’outil qu’il vous faut.

5 softwares de vendas para você usar no seu negócio

software de vendas

software de vendas

Em um estudo recente, a Gartner analisou 575 avaliações de empresas para identificar o que elas fariam de diferente na implementação da automação de vendas se pudessem começar tudo de novo (link do artigo completo para clientes da Gartner).

Uma das principais conclusões é que as empresas devem encaixar os processos, necessidades e expectativas atuais do negócio ao produto antes de contratar um fornecedor. Os entrevistados também desaconselharam a pressa no processo de implementação, que pode resultar na necessidade de trocar o software de vendas mais à frente.

A verdade é que escolher um sistema do tipo pode ser um processo complicado. Existem dezenas de alternativas no mercado, cada uma com um conjunto de recursos próprios. Encontrar a ferramenta mais adequada depende inteiramente do que sua empresa precisa.

Para ajudá-lo a avaliar melhor, preparamos esta lista com cinco das principais soluções do mercado. Explicaremos seus recursos e funcionalidades e mostraremos o que os usuários dessas ferramentas dizem sobre elas. No final, você ainda encontrará algumas dicas sobre como selecionar a ferramenta de automação de vendas mais adequada.

5 sistemas de força de vendas

(em ordem alfabética)


EngageBay

Freshsales

Pipedrive

Pipeliner

Salesforce

Antes de começar, como chegamos a este lista? Antes de tudo, cada uma das cinco ferramentas recebeu uma classificação geral mínima de 4 de 5 no diretório de softwares do Capterra no último ano. Para ver saber mais sobre a seleção dos programas, veja a metodologia completa no final do texto.

1. EngageBay

Classificação geral:  4.6/5

Avaliações: 53

O EngageBay é uma ferramenta baseada na nuvem que fornece um módulo focado em vendas chamado “Sales Bay”. Este módulo oferece uma visão completa de cada interação feita com um lead e acompanha todas as alterações em andamento ou futuras.

Você pode configurar um pipeline de várias transações ou criar pipelines separados com base em diferentes parâmetros, como produtos, categorias ou localidades. Você também pode automatizar campanhas de geração de leads e fazer o seguimento de leads por meio do funil de vendas.

pipeline engagebay
Pipeline de vendas  multi-transacional do EngageBay, que possui versão grátis (Fonte)

Alguns dos destaques do EngageBay:

  • Rastreamento de e-mail: seja notificado quando um lead abrir seu e-mail ou clicar em um link dentro dele. Automatize as etapas subsequentes, como a chamada ou o e-mail de seguimento, com base nessas ações e garanta que você não irá perder nenhum lead em potencial.
  • Chamadas diretas: ligue para os leads diretamente de dentro do sistema do EngageBay, sem a necessidade de hardware ou software adicional.

O EngageBay também oferece um pacote completo que reúne seus recursos de automação de vendas com recursos de marketing e serviços.

Veja o que os usuários do Capterra dizem sobre o EngageBay:

Prós: a ferramenta é fácil de gerenciar e de navegar e possui uma interface de usuário simples.

Contras: o recurso de design de e-mail da ferramenta precisa de mais customização.

Saiba mais

2. Freshsales

Classificação geral:  4.7/5

Avaliações: 448

O Freshsales,  software de vendas baseado na nuvem da Freshworks Inc., tem alguns de seus recursos bastante semelhantes aos do EngageBay, incluindo um sistema telefônico embutido e o rastreamento de e-mail para atualizações em tempo real. 

O programa também oferece um pipeline visual de vendas para você acompanhar o andamento de cada negociação, a capacidade de agendamento para configurar tarefas e reuniões, relatórios detalhados sobre suas negociações e seus processos de vendas e campanhas automatizadas de geração de leads.

freshsales print screen
Visão 360 graus no Freshsales, que tem funções  de segmentação automática  (Fonte)

Alguns dos destaques do programa:

  • Lead scoring: atribua valores numéricos aos leads de acordo com o valor que eles podem ter para seus negócios. A ferramenta calcula a pontuação automaticamente com base no engajamento e nas características de cada lead.
  • Segmentação de leads segundo comportamento: o Freshsales segmenta os leads automaticamente com base em suas atividades e características e projeta campanhas de geração de leads separadas para cada segmento.

Veja o que os usuários do Capterra dizem sobre o Freshsales:

Prós: a ferramenta é fácil de usar e oferece flexibilidade em termos de alteração de campos nos perfis de leads, sincronização de e-mails de acordo com o histórico de leads e exibição de detalhes completos de um lead na barra de pesquisa.

Contras: a configuração do software pode ser demorada. Além disso, a grande quantidade de recursos da ferramenta pode dificultar a compreensão dos usuários.

Saiba mais

3. Pipedrive

Classificação geral:  4.6/5

Avaliações: 2.214

O Pipedrive é uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e gerenciamento de pipeline de vendas baseada na nuvem que pode ajudar você a automatizar sua força de vendas.

O software ajuda a simplificar os processos de vendas por meio de uma visão geral mais visual, a gerar e rastrear leads e a gerenciar atividades e objetivos de vendas.

software de vendas pipeline vendas Pipedrive
Gestão do pipeline de vendas no Pipedrive, que não possui versão gratuita (Fonte)

Alguns dos destaques do programa:

  • Relatórios de vendas: obtenha métricas detalhadas do seu pipeline de vendas com relatórios visuais e veja suas vendas separadas por produto. Além disso, personalize o painel definindo seus próprios filtros para medir a conversão e o desempenho da equipe.
  • Previsão de vendas: projete receitas futuras usando as datas esperadas de fechamento de negociações e direcione sua equipe de vendas a fim de priorizar negócios de maneira adequada.

Veja o que os usuários do Capterra dizem sobre o Pipedrive:

Prós: flexibilidade para criar fluxos de vendas personalizados e relatórios detalhados para monitorar o desempenho. A funcionalidade de arrastar e soltar do Pipedrive facilita seu uso.

Contras: a pesquisa de informações de leads poderia ser melhor organizada e mais acessível dentro do layout. Alguns usuários também acham que a ferramenta pode ser limitante quando se trata de organizar grandes equipes de vendas e é mais adequada para empresas de pequeno e médio porte.

Saiba mais

4. Pipeliner

Classificação geral:  4.7/5

Avaliações: 161

O Pipeliner é uma ferramenta de CRM que pode funcionar como um sistema de automação de vendas. Ele fornece recursos típicos de um software de vendas, como gerenciamento de contatos e de leads, gestão de oportunidades e atividades, exibição do pipeline, relatórios e gestão de tarefas de vendas.

software de vendas painel pipeliner
Painel de vendas no Pipeliner, CRM com funções de automação de vendas (Fonte)

Alguns dos destaques do programa:

  • Vendas em redes sociais: fique de olho nos perfis das redes sociais dos seus leads (como Facebook, Twitter e LinkedIn) com a ajuda de um feed gerado automaticamente. Além disso, execute ações diretamente do próprio programa, como curtir ou comentar publicações.
  • Metas dinâmicas: mantenha as metas de suas equipes de vendas em primeiro plano, com uma meta visível mostrada na visualização principal do pipeline, que pode ser escolhida entre cinco visualizações diferentes: meta de vendas não ponderada, meta de vendas ponderada, meta classificada, meta equilibrada e meta real.

Veja o que os usuários do Capterra dizem sobre o Pipeliner:

Prós: os usuários elogiam a capacidade de realizar várias tarefas dentro do próprio programa, bem como a visualização dinâmica de atividades, processos e do pipeline de vendas.

Contras: excluir oportunidades e leads indesejados do sistema pode ser complicado.

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5. Salesforce

O Salesforce é uma ferramenta de CRM que pode muitas vezes funcionar como um software de vendas completo. Trata-se da ferramenta de força de vendas mais conhecida no mercado e oferece gerenciamento de contatos, gestão de oportunidades e de leads, relatórios e previsão de vendas.

software de vendas visualização painel salesforce
Painel no Salesforce, uma das ferramentas mais conhecida no mercado (Fonte)

Alguns dos destaques do programa:

  • Processos: use a interface de apontar e clicar do Salesforce para automatizar processos e criar alertas automáticos por e-mail para transações de um determinado tamanho e para atribuir tarefas automaticamente à medida que a transação avança por diferentes estágios.
  • Aprovações: automatize aprovações, como descontos, viagens e relatórios de despesas. As solicitações podem ser incluídas no sistema e aprovadas pelos envolvidos, por chat ou e-mail.

Veja o que os usuários do Capterra dizem sobre o Salesforce:

Prós: obter relatórios de vendas detalhados e encontrar informações dos clientes é fácil. Os usuários também gostam da boa integração com outras ferramentas, incluindo clientes de e-mail, calendários e gerenciadores de tarefas.

Contras: a curva de aprendizado da ferramenta é um pouco alta e leva algum tempo para os usuários entenderem e conseguirem usar todos os recursos oferecidos.

Saiba mais

Como escolher o melhor software de vendas para o seu negócio

Conhecer as melhores ferramentas do mercado é uma coisa, encontrar a mais adequada para o seu negócio é outra. Você precisa levar vários pontos em consideração ao explorar as opções. Para ajudar, dividimos algumas considerações mencionadas pela Gartner em três pontos (o artigo completo está disponível para clientes):

  • Verifique se a equipe que avalia as ferramentas inclui funcionários operacionais, técnicos e da linha de negócios. Isso garantirá que haja um entendimento adequado dos usos da ferramenta, considerações apropriadas sobre as necessidades da equipe de vendas, além de garantir que a perspectiva do usuário final será suficientemente incorporada.
  • Vincule o processo de seleção à estratégia mais ampla de tecnologia de vendas da sua empresa. É necessário entender que nenhum fornecedor oferece todos os recursos igualmente bem. Portanto, verifique primeiro quais recursos são mais importantes para o seu negócio e, então, avalie as ferramentas com base nisso.
  • Aproveite bem as apresentações porque, independentemente do tempo de duração delas, nunca é o suficiente para ver todos os recursos que a ferramenta oferece. Portanto, crie uma agenda dedicada a garantir que a demonstração atenda às suas necessidades e objetivos. Apresente aos fornecedores as cinco principais e mais complexas aplicações e peça a eles para destacarem o impacto que a ferramenta pode ter em cada um desses casos.
Busca um software de vendas? Confira nosso catálogo!

Metodologia de seleção 

Para serem considerados para este artigo, os programas precisavam atender aos seguintes critérios:

  • Ter mais de 10 avaliações entre 20 de novembro de 2018 e 20 de novembro de 2019.
  • Ter uma classificação geral mínima de 4 sobre 5.
  • Apresentar recursos como: gerenciamento de contatos, gestão de leads/oportunidades, gestão de fluxo de trabalho/pipeline e relatórios.

Note que, se uma ferramenta teve destacados recursos como lead scoring ou previsão de vendas, isso não significa necessariamente que as outras da lista não ofereçam os mesmos recursos ou recursos semelhantes. As funcionalidades destacadas são apenas uma amostra dos recursos da ferramenta.

Isenção de responsabilidade: os prós e contras listados são derivados dos recursos apresentados no site do produto e nas avaliações de usuários nos domínios da Gartner Digital Markets (Capterra, GetApp e Software Advice) e não representam nem constituem um endosso das opiniões por parte do Capterra ou de suas empresas afiliadas.

Suggerimenti per vendere su internet e far fronte alla crisi

Vendere su internet

Vendere su internet

Nessuna previsione sulla digitalizzazione delle aziende di piccole e medie dimensioni avrebbe mai ipotizzato un’inversione di tendenza del commercio online così repentina, per di più causata da una crisi sanitaria.

Numerose aziende interessate all’inserimento nel mercato digitale, ma che ancora non avevano intrapreso le azioni necessarie, si sono viste costrette a vendere su internet non solo per mantenere attiva la propria attività, ma soprattutto per trarne profitto. Ecco come progetti pensati per il futuro prossimo sono diventati immediatamente necessità del presente.

Il passaggio al mondo digitale non ha rappresentato una novità soltanto per chi stava dietro al bancone: molti consumatori, resistenti o indifferenti al commercio online, si sono visti costretti a prendere in mano la propria carta di credito e a completare i propri acquisti mediante un pulsante.

In base ai dati di una recente ricerca condotta da Agi, dall’inizio del 2020 a oggi i nuovi consumatori online in Italia sono 2 milioni, (per un totale di 29 milioni), 1,3 milioni dei quali sono da attribuire all’impatto dell’emergenza sanitaria COVID-19. Tra le categorie più popolari figurano la vendita di prodotti alimentari, di prodotti per gli animali e di quelli per la cura della casa e della persona.

Se è tempo di cambiare le abitudini dei consumatori, è anche tempo di guardare alle opportunità, abbracciarle e scommettere sulle vendite online il prima possibile.

Non tutti i mali vengono per nuocere

Prima di leggere avidamente tutti i consigli sull’e-commerce per poter vendere su Internet, ti suggeriamo di creare una solida struttura alla base che ti permetta di trarre il massimo dei benefici.

Per organizzare le tue operazioni e il lavoro del tuo team, dovrai innanzitutto apportare miglioramenti alla qualità dello smart working offerto. Un’indagine recente condotta da Capterra ha rivelato che per il 59% dei dipendenti di aziende di piccole e medie dimensioni che oggi lavorano da casa, prima della pandemia lo smart working non era considerato un’opzione. Per questo motivo è del tutto normale che possano insorgere complicazioni.

Se la tua azienda si sta addentrando per la prima volta in questo settore, dovrai basarti su tecnologie che ti permettano di avere una modalità di lavoro più organizzata, tra cui software per la gestione della comunicazione aziendale, per la produttività e per l’assistenza clienti.

Dopo questa prima strutturazione, per poter vendere su internet dovrai analizzare in dettaglio la tua attività e identificare i prodotti in grado di soddisfare le esigenze dei consumatori nel momento in questione.

Supponi, ad esempio, che la tua azienda venda articoli sportivi. Le palestre  registreranno un numero ridotto di clienti nel periodo estivo e post-pandemia. Anche nel caso in cui le attività vengano svolte regolarmente, numerosi utenti avranno comunque paura di varcare la soglia di una struttura sportiva. Per poter svolgere una normale attività fisica, i clienti dovranno quindi acquistare l’attrezzatura necessaria e allenarsi dal proprio soggiorno!

Se ad esempio vendi manubri che possono essere utilizzati per l’esercizio fisico da casa, promuovi questo tipo di prodotto nelle tue vendite online. Oltre a metterli in evidenza nella pagina principale del tuo sito, considera l’implementazione di sconti, consegne gratuite e ogni altra azione che apporti benefici alla tua attività e ai tuoi clienti.

Dopo aver eseguito queste azioni preliminari, scopri come organizzare ciascuna fase del tuo futuro negozio online.

Vendere su internet: come strutturare ciascun settore delle operazioni online

Che si tratti di un negozio fisico con anni di esperienza alle spalle oppure semplicemente di un’idea ancora in cantiere, la modalità da adottare rimane la stessa: senza una solida struttura logistica alle spalle non esiste alcun negozio online che possa reggere.

Decora la tua vetrina virtuale

La procedura per fare business online potrebbe sembrare complessa in apparenza. Tuttavia, anche se non disponi di conoscenze di programmazione previe, non c’è nulla di cui preoccuparsi.

Esistono tre modalità per iniziare a creare una pagina di e-commerce: dovrai soltanto scegliere quella che meglio si adatta alle tue esigenze.

Modalità per avviare una pagina di e-commerce

Vendere su internet presenta modalità nettamente diverse rispetto alle vendite in uno spazio fisico. Ricorda pertanto che ogni pagina dovrà essere progettata tenendo sempre presente l’esperienza del cliente, ad esempio per la scelta delle immagini e del contenuto, in quanto guideranno il consumatore durante la fase di acquisto.

Gestione dell’inventario: il backstage è il protagonista

La quantità delle tue vendite non è connessa soltanto alla promozione dei tuoi prodotti, ma anche al controllo delle scorte. Una gestione dell’inventario non efficiente potrebbe infatti comportare l’assenza di un determinato prodotto proprio nel momento in cui viene maggiormente richiesto dai clienti e, pertanto, compromettere seriamente la tua reputazione e l’immagine del tuo marchio.

Lo stesso principio viene applicato anche alla logistica: la qualità delle consegne non dipende soltanto dalla puntualità con cui il tuo corriere recapita i tuoi prodotti. Se la preparazione degli ordini richiede troppo tempo a causa di problemi associati alle scorte, il risultato sarà un aumento dei reclami e clienti estremamente frustrati.

Un grande problema che accomuna le aziende di piccole e medie dimensioni che decidono di vendere su internet è la mancanza di spazio per l’immagazzinamento. Se questo problema riguarda anche la tua realtà, ti consigliamo di implementare un modello sostitutivo adatto allo spazio di cui disponi. Considera l’adozione di una modalità di sostituzione continua, la quale consente di aumentare la frequenza d’acquisto dei beni e di ridurne, allo stesso tempo, l’immagazzinamento.

L’utilizzo della tecnologia è inoltre essenziale per una gestione ottimale delle scorte. L’implementazione di tool appositi ti consentirà di monitorare la quantità dei prodotti e di mantenere il tuo inventario costantemente aggiornato in tempo reale.

Suggerimento: nel caso in cui fosse impossibile individuare un metodo per migliorare la disposizione delle tue scorte, l’affitto di un box presso una società di self-storage potrebbe rappresentare la soluzione ideale. Queste strutture dispongono di magazzini e offrono diverse rate mensili e opzioni di affitto in base alle esigenze dei clienti. Oltre ad occuparsi dell’infrastruttura dello spazio, garantiscono anche la sorveglianza della merce custodita.

In tempi di crisi sanitaria, come nel caso del Covid-19, sarà necessario adottare alcune importanti misure preventive igienico-sanitarie. Nel caso in cui il magazzino sia gestito da addetti ai lavori, accertati che i vestiti vengano cambiati non appena entrati nell’apposita area e fornisci loro materiali protettivi come guanti, maschere e gel idroalcolico. Prima di ogni spedizione, accertati inoltre che i prodotti vengano disinfettati con una percentuale di alcool etilico non inferiore al 70%.

Stabilisci una comunicazione genuina con i tuoi clienti

L’interazione con i tuoi clienti dovrà rispecchiare il tone of voice del tuo marchio: informale, serio, informativo, etc. Sta a te determinarne l’essenza in relazione alla comunicazione, la quale dovrà riflettersi in tutti i settori, dal servizio di assistenza ai clienti alle promozioni pubblicitarie.

È fondamentale che la tua azienda assuma una posizione genuina, autentica e trasparente. Dopotutto, le persone desiderano entrare in contatto con le aziende con cui si identificano e di cui condividono i valori.

Durante il periodo di lockdown, alcuni marchi hanno promosso azioni di supporto alle piccole imprese, mentre altri hanno optato per la destinazione di parti del ricavato delle vendite ad enti caritatevoli o a strutture sanitarie.

Campagna pubblicitaria di Levissima durante la pandemia

Campagna di Levissima durante la pandemia (Fonte)
Finché il Covid-19 continuerà a rappresentare un problema nella nostra società, sarà fondamentale trattare questo tema in ripetute occasioni e, di conseguenza, apportare notizie rilevanti e pertinenti. Il tuo marchio ha il potere di fare la differenza e di lasciare il segno nella vita delle persone.
Consigli per una comunicazione autentica con i clienti
Accertati di non commettere errori di comunicazione e presta la massima attenzione. I consumatori osservano le azioni delle aziende e non esitano a esporre o rendere virali comportamenti incongruenti con le esigenze del momento, determinando di conseguenza perdite incalcolabili. Ti consigliamo pertanto di prendere in considerazione la creazione di un piano di comunicazione per le situazioni di crisi.

Utilizza più canali di contatto

Così come un negozio fisico non avrebbe successo senza i banner e i volantini pubblicitari, allo stesso modo un negozio online non sopravvivrebbe senza i post sui social network. Del resto il tuo obiettivo principale è che la tua attività funzioni, giusto? Quindi, se non avevi mai considerato l’idea di implementare i social media nella tua attività commerciale, ora più che mai è fondamentale renderli parte integrante delle tue vendite online.

Si stima che gli italiani trascorrano in media due ore al giorno sui social network . Si tratta di una cifra destinata ad aumentare a causa delle regole imposte dal distanziamento sociale. Inoltre, le abitudini acquisite in questa fase anomala continueranno ad essere adottate anche nei mesi a venire: l’emergenza Covid-19 ha implicato comportamenti nuovi con cui la nostra società dovrà imparare a convivere.

La tua azienda dovrà essere presente sul maggior numero di canali social media esistenti: Instagram, Twitter, Facebook, WhatsApp, Google My Business, etc. Questi canali ti permetteranno di promuovere i tuoi prodotti, i tuoi servizi e il tuo marchio, nonché di offrire sconti, instaurare e mantenere rapporti con i clienti ed infine condividere informazioni e notizie aggiornate sulla tua azienda.

Esempio di attività commerciale con informazioni aggiornate su Google, come ad esempio l’aggiunta delle opzioni di asporto o di consegna a domicilio

Esempio di attività commerciale con informazioni aggiornate su Google (Fonte)
Una pratica abbastanza comune dell’e-commerce consiste nella pubblicazione di foto o video da dietro le quinte. Attualmente, le persone sono particolarmente preoccupate per la salute e l’igiene: se decidi pertanto di mostrare il backstage della tua azienda, accertati che le norme sanitarie vengano sempre rispettate e metti in evidenza le azioni intraprese per evitare la diffusione del virus.Per poter vendere su internet, la gestione dei social media rappresenta un’operazione fondamentale che, tuttavia, richiede del tempo. Per risolvere questo problema, sul mercato sono disponibili software per social media management per la gestione automatica delle attività, le cui funzionalità consentono di creare calendari editoriali, automatizzare le pubblicazioni e centralizzare il servizio di assistenza ai clienti.

Mantieni buone relazioni con i fornitori

Poter contare su fornitori affidabili è fondamentale per evitare l’insorgere di problemi futuri. Una buona relazione con i tuoi partner commerciali è sinonimo di percezione positiva del tuo marchio da parte dei consumatori, sia per quanto riguarda la qualità dei prodotti che per la loro disponibilità in magazzino e i tempi di consegna.

Durante la fase di scelta dei tuoi fornitori, ti consigliamo di tenere in considerazione i seguenti punti:

  • Ricerca partner che offrano prezzi equi e buona qualità dei prodotti.
  • Analizza l’attendibilità e la velocità del fornitore nella fase di consegna dei beni.
  • Verifica l’esistenza di certificazioni e la conformità alle norme di sicurezza.
  • Definisci i requisiti che dovranno essere soddisfatti dalle parti in questione.
  • Mantieni una relazione cordiale che ti permetta di essere aperto alle negoziazioni, se necessarie.

In casi eccezionali, come in quello dell’attuale crisi sanitaria, il valore di alcuni prodotti potrebbe improvvisamente aumentare a causa dell’elevata richiesta. Sarà quindi più importante che mai poter negoziare. Ti consigliamo di proporre ai fornitori un aumento del volume delle merci acquistate a cambio del mantenimento del loro prezzo.

In caso di difficoltà finanziarie, è importante rinegoziare i debiti e i pagamenti in modo che vengano stabilite condizioni eque per entrambe le parti. In periodi di crisi come l’attuale, stabilire un rapporto duraturo, affidabile e fondato sulla fiducia con i fornitori riveste un’importanza ancora maggiore.

Metodi di pagamento: scegli la versatilità

La pandemia ha inciso e continua ad incidere profondamente sul potere d’acquisto dei consumatori. L’alto tasso di disoccupazione, unito a una riduzione delle entrate, rappresenta una realtà per numerose persone. Perché, quindi, non concentrarsi su piccole azioni in grado di incentivare il consumo da parte dei tuoi clienti?

La possibilità di vendere su internet consente di implementare un sistema di pagamento in grado di offrire al cliente diversi metodi, tra cui carte di credito, fatturazioni, PayPal, bonifici online, contante, etc.

Maggiore sarà il numero di metodi di pagamento offerti ai tuoi clienti, più probabilità avrai di incrementare il tuo giro d’affari online. Adotta inoltre metodi flessibili e, nei limiti del possibile, condizioni speciali o termini di pagamento più lunghi.

Affidati ai migliori corrieri per la vendita su internet

La logistica rappresenta un punto centrale e allo stesso tempo sensibile dell’e-commerce. Dopo tutto, il ritardo nella consegna dei prodotti è uno dei principali motivi di reclamo da parte degli acquirenti online. Come fare quindi a garantire una logistica ottimale se si tratta di un’attività al di fuori del tuo controllo?

Innanzitutto dovrai individuare un buon partner per la gestione logistica. Prima di firmare qualsiasi contratto con l’operatore da te scelto, analizza la sua area di copertura, le condizioni del parco veicoli e il tasso di consegna puntuale. Questi fattori ti aiuteranno a individuare la qualità del servizio fornito.

Un altro modo per migliorare le prestazioni del settore logistico consiste nell’automazione dei dipartimenti. L’impiego di software per la logistica o di software per delivery (Delivery Management Software) consente di tenere traccia delle consegne, calcolare i costi di spedizione, organizzare il magazzino e stampare le etichette. È inoltre fondamentale tenere ben presenti le best practice aziendali in termini di igiene e sicurezza dei dipendenti.

Numerosi negozi online si sono serviti delle piattaforme di consegna a domicilio per soddisfare le esigenze logistiche del momento. L’impiego di queste piattaforme si rivela solitamente vincente, sia nel caso di ristoranti che nel caso di aziende che vendono articoli di piccole dimensioni.

Tuttavia, oltre a non avere più controllo sul processo, molte aree non sono servite da queste applicazioni, il che limita notevolmente il potenziale delle tue consegne. Se scegli comunque di appoggiarti a questi servizi, accertati di collaborare con un’azienda che offra prezzi competitivi e che dia importanza alla sicurezza dei propri corrieri.

Vuoi saperne di più? Consulta il nostro catalogo di piattaforme e-commerce per scoprire altri prodotti.

¿Qué es una data room virtual? Consejos para configurar una sala de datos virtual

Qué es dataroom virtual

Qué es data room virtual

Mientras la crisis del coronavirus continúa, una gran parte de los empleados están teletrabajando desde casa. Algunos emprendedores están empezando a ser conscientes de que no es posible acceder por Internet a todos los datos necesarios. La causa puede ser que los datos sean confidenciales o que no estén almacenados en un servidor centralizado. Una buena opción puede ser contar con una data room virtual, en la que todo se puede guardar sin perder seguridad. También puede ser interesante para tu empresa dado que el trabajo en la nube sin duda seguirá siendo habitual una vez termine la crisis del coronavirus.

¿Qué es una data room virtual (VDR)?

Una sala de datos o data room virtual es un archivo en línea con excelentes medidas de seguridad en el que se pueden almacenar documentos. Puede servir para guardar documentos confidenciales, como los relativos a transacciones financieras, documentos de seguros, patentes y otros documentos de diligencia debida. En una VDR se almacenan todos los documentos importantes para la empresa y el funcionamiento del negocio. Actualmente, las data room virtuales se utilizan cada vez más en el caso de:

  • Bancos, compañías de seguros y otras instituciones financieras.
  • Abogados, asesores y empresas de contabilidad.
  • Empresas de mediación y comercialización inmobiliarias.
  • Empresas grandes y pequeñas que quieren compartir documentos confidenciales con sus trabajadores, colaboradores o clientes.

Data room virtual: la seguridad es crucial

Las ventajas más importantes que aporta la VDR son la seguridad y la disponibilidad centralizada. Las enumeramos:

  • Procedimientos multinivel de autenticación avanzados que evitan que los hackers puedan acceder a los documentos.
  • Cifrado avanzado para la transferencia y el almacenamiento de datos.
  • Seguridad de los documentos. Derechos de acceso que se pueden establecer a nivel de documento y que definen quién está autorizado a realizar acciones específicas.
  • Eficacia: todo se encuentra en una ubicación centralizada a la que se puede acceder de forma ininterrumpida desde cualquier lugar.
  • Gestión de documentos: se registran las modificaciones en los documentos, así como el autor, el cambio realizado y el sello con la hora, y se informa sobre ellas.

Intercambio de información en las VDR

Es posible compartir los documentos que se encuentran en la VDR con personas que trabajan en la empresa y con personal externo. El administrador se encarga de establecer qué documentos se pueden compartir y con quién. También define si se tienen derechos de acceso, como los permisos que permiten leer un documento, modificarlo, cargarlo, descargarlo, etc. Es algo muy útil para gestores y empleados cuando se trabaja en la nube, pero también para los clientes. Por ejemplo, pueden visualizar sus propios contratos y las condiciones de entrega.

Data room virtual temporal

Una data room virtual no tiene por qué configurarse de forma indefinida. Es posible alquilar de forma temporal una sala de datos, por ejemplo, en el caso de proyectos especiales, negociaciones de contratos con grandes clientes o durante auditorías. Ahorra los costes relacionados con el desplazamiento y el alojamiento de documentos y cada parte puede compartir documentos directamente, modificarlos y negociar con total confidencialidad. Si además se combina con un software para conferencias web, las posibilidades son infinitas.

Diferencias entre VDR y almacenamiento en la nube

Actualmente todo el mundo utiliza el almacenamiento en la nube (gratuito). Por ejemplo, los más conocidos son OneDrive, Dropbox, Google Drive o iCloud. Las tres diferencias principales entre el software de almacenamiento genérico en la nube y las VDR son:

  1. Las VDR son las que ofrecen mayores medidas de seguridad. Las posibilidades de acceder al tráfico de datos y robarlos son (casi) nulas. El cifrado avanzado y las claves de bit se utilizan durante la transferencia de datos y el almacenamiento. Únicamente las personas autorizadas pueden leer los archivos. Todas estas medidas de protección no están disponibles en el almacenamiento en la nube.
  2. Las VDR contienen software de gestión de documentación. Todas las acciones que se llevan a cabo en un documento se registran y se comunican.

Pasos para configurar una data room virtual

El primer paso a la hora de configurar una data room virtual es hacer un inventario de los datos que se quieren trasladar a la sala de datos. Hacerlo te da la perspectiva general del tamaño que debe tener la sala de datos. A continuación, es necesario comenzar a buscar un proveedor. Además del precio, hay que tener en cuenta otros aspectos:

  • Seguridad. Elige un proveedor que cuente con un nivel alto de cifrado, como mínimo un procedimiento de autenticación de dos pasos.
  • Gestión y control de documentos. ¿Qué funcionalidad ofrece la VDR? ¿Cuáles son las opciones que suministra para registrar las autorizaciones para las personas y los documentos? ¿Qué posibilidades de elaboración de informes proporciona?
  • Facilidad de uso y accesibilidad. ¿Es posible acceder desde un smartphone o una tablet? ¿Qué ocurre cuando hay varios usuarios intentando trabajar con los mismos documentos a la vez?
  • Asistencia. Una asistencia ininterrumpida suele ser útil cuando la empresa trabaja de forma internacional.

Para mayor comodidad, puedes utilizar la lista de comprobaciones de GetApp que aparece a continuación:

Listado de características de un virtual data room

Cinco data room virtuales para principiantes y expertos

Para ayudarte, hemos seleccionado cinco salas de datos excelentes. Los software de data room virtuales están basados en la nube, de forma que no es necesario instalar absolutamente nada: basta con tener conexión a Internet. Las cinco herramientas de salas de datos que proponemos cumplen las siguientes condiciones básicas:

  • Se ajustan a las necesidades de las PyMES y están disponibles en Europa.
  • Están basadas en la web, pero también se puede acceder a ellas a través de smartphone y de tablet (Android y iOS).
  • Cuentan con unas medidas de seguridad que incluyen, al menos, procedimientos de autenticación de dos pasos.

iDeals Virtual Data Room

Esta opción es una data room virtual completa y profesional con una amplia gama de funcionalidades, entre ellas la protección de documentos frente a las capturas de pantalla y las fotos. La configuración de esta sala de datos lleva muy poco tiempo. No es necesario tener conocimientos de TI para gestionarla y iDeals se encarga de formar a los usuarios (con los paquetes más caros). Es posible trabajar con iDeals data room desde 98.00 $ al mes (si la facturación es anual) y por este importe ofrecen:

  • Prueba gratuita de 30 días.
  • Espacio máximo de almacenamiento de 500 MB.
  • Un límite de 10 usuarios, 2 administradores y una sala de proyectos.
  • Función de arrastrar y soltar para mover los archivos a la sala de datos fácilmente y con agilidad.
Dataroom virtual iDeal
iDeals Virtual data room (Fuente)

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Clinked

Una herramienta sencilla y ágil para configurar una plataforma profesional con un panel de control organizado que ofrece información directa sobre las actividades de (proyectos) grupos y cuentas. Puedes hacer un seguimiento de los archivos importantes a través de las notificaciones por correo electrónico. Una herramienta atractiva para trabajar con diferentes equipos en la nube. La sala de datos más económica de Clinked tiene un coste de 83 € al mes y ofrece:

  • Periodo de prueba de 10 días y 10 usuarios.
  • Espacio de almacenamiento de 100 GB.
  • Un máximo de 100 usuarios con una cantidad ilimitada de usuarios invitados.
  • Es posible integrarlo con Zapier para ampliar su utilidad y también con otras plataformas.
Clinked sala de datos virtual
Clinked VDR (Fuente)

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Box

Box es una alternativa de software algo más «sencilla», pero proporciona posibilidades más que suficientes para trabajar en salas de datos y con ellas. En ocasiones surgen algunos problemas con la velocidad de carga, pero con la versión más económica de pago es posible alquilar una data room virtual por 4.50 € al mes por usuario. Por este precio ofrecen las siguientes funciones:

  • Un periodo de prueba de 14 días.
  • Espacio de almacenamiento de 100 GB.
  • Cantidad máxima de 10 usuarios (45.00 €).
  • Box es gratuito siempre con la opción de un solo usuario, por lo que puede ser muy buena opción para los profesionales autónomos.
Box sala de datos virtual
Box virtual data room (Fuente)

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Onehub

Esta data room es capaz de diferenciar entre los usuarios gratuitos y los de pago. Los usuarios gratuitos únicamente pueden visualizar, imprimir o descargar y es posible llegar a un máximo de 200. La sala de datos está integrada con Microsoft Online y Google Drive. Un panel de control organizado ofrece al usuario de inmediato una perspectiva general sobre todas las acciones que se pueden llevar a cabo en el espacio de trabajo virtual. El plan más económico tiene un precio de 15.00 $ al mes (12.70 € aprox.) y ofrece:

  • Un periodo de prueba de 14 días.
  • Una cantidad máxima de 3 usuarios de pago (y más de 200 usuarios gratuitos) con un límite de 50 espacios de trabajo.
  • Espacio máximo de almacenamiento de 1 TB.
  • OneHub ofrece un 20 % de descuento a las instituciones sin fines de lucro y a los colegios.
Onehub VDR
OneHub VDR ( Fuente )

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Koofr

Con Koofr es posible conectar todas las cuentas que ya tienes a los diferentes espacios de almacenamiento online como OneDrive o Google Drive. Si cuentas con la aplicación Koofr en el smartphone o en el ordenador, puedes sincronizar automáticamente todos los documentos y las fotos con la sala de datos. Es una data room con bastantes limitaciones, pero puede ser buena opción para ir experimentando. Existe una versión gratuita que ofrece un espacio de almacenamiento de 2 GB. La versión de pago más sencilla tiene un coste de 6 € al año y ofrece las siguientes funciones:

  • Espacio de almacenamiento de 10 GB.
  • Intercambio ilimitado de enlaces y documentos (protegidos mediante contraseña).
  • Tamaño de archivos ilimitado.
Koofr virtual data room
Koofr virtual data room (Fuente)

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¿Quieres saber más? Consulta nuestro catálogo de software de datos de sala virtual

Metodología
Las herramientas que se han enumerado anteriormente se han elegido en función de los siguientes criterios:
  • Disponibles en Europa
  • Se ajustan a las necesidades de las PyMES.
  • Valoración de 4.5 estrellas o superior por parte de los clientes en GetApp.
  • Disponible para Android y iPhone.
  • Basada en web.
  • Cuenta con aplicación web para móvil.

5 Digital Onboarding Best Practices For New Remote Employees

Digital onboarding best practices

As the world continues to fight the coronavirus, Australia is advising businesses to allow staff to continue working from home where appropriate. To help businesses that are hiring while remote, we share five digital onboarding best practices to set new staff up for success. 

Digital onboarding best practices

What is digital onboarding?

Digital onboarding is the process of familiarising a new employee with a business (their new employer). It also refers to the welcoming of that person, ensuring they feel comfortable and able to establish positive working relationships with their colleagues.

Digital onboarding covers everything included in traditional onboarding. However, as the name suggests, the main difference is the former is executed online. Rather than holding an introductory meeting with their manager face-to-face, for example, the employee would meet them over video conferencing software instead.

Why is digital onboarding important?

Most of us have or know of someone who has a tale about being left to ‘sink or swim’ in a new job. Cases like this normally happen when the employer overestimates an employee’s ability to feel their way through a role without the relevant training. However, reality tends to be that the recruit is left feeling overwhelmed and unsupported. In a home office, where an employee won’t be surrounded by the buzz of an office, onboarding is even more important.

A report by Gartner says that successful onboarding can increase an employee’s discretionary effort by more than 20%. From a business perspective, digital onboarding boosts and accelerates a new employee’s ability to positively impact the company’s bottom line.

Read on to discover our five digital onboarding best practices. 

Interested in downloading an onboarding template, check out Capterra’s ultimate onboarding checklist.

Digital onboarding best practices for remote employees 

1. Complete paperwork ahead of their first day

Pre-boarding refers to the activity that takes place before a person officially joins the company. In this stage, it is a good idea to tackle administrative tasks such as signing contracts and completing payroll enrolling—all of which can be managed through online platforms. 

The advantage of handling paperwork online, and before the recruit’s start date, means their first day in work can be much more impactful and memorable. The day will revolve around them meeting colleagues and learning about the business, rather than reading through a pile of paperwork.

Handy tools for handling paperwork remotely:

  • Document management software allows HR managers to automate the process of collecting and storing digital paperwork. 
  • Digital signature software enables HR professionals to obtain signed paperwork from new employees electronically. Using the software, the employee can capture an image of their signature and attach it to the relevant documents.
  • Employee onboarding software works well for HR professionals looking for an end-to-end solution to handle elements such as contract generation, payroll setup, and paperwork automation.

2. Make day one memorable

Like the paperwork, managers should ensure the new employee has the relevant technology to create an at-home work station before their first day. This means having the physical technology available (such as a company laptop) as well as accounts to appropriate software. With those elements taken care of, new employees can jump straight into immersing themselves into the business. 

It’s important to consider ways a person may miss out on an in-person welcome. For example, meeting them at reception when they first arrive at the office is a nice touch. Being taken out for lunch is another first-day ritual people tend to look forward to because it gives them a chance to bond on a personal level with colleagues. 

These may be a little trickier to replicate digitally, but there are ways managers can make remote employees feel welcome:

Virtual meet-and-greets

Start their day with a one-on-one video call to greet them ‘face-to-face.’ Later in the day, and using the same software, managers can replace the in-person introductions with a virtual team-building activity. Using video can help to offer the new hire a warmer reception than a telephone or digital conversation. 

Handy tools for replicating remote meet-and-greets:

  • Video conferencing software is, as the name suggests, a technology that enables employees to host one-on-one or team meetings through video and audio display. 

Full-company introductions

Giving the hire a shout-out on an internal communication tool also helps create a sense of culture and togetherness. It gives colleagues who may not work directly with the new hire every day an opportunity to say hello and introduce themselves in an informal setting. To help kick off the conversations, try collecting some facts about the employee before they start so that you can share it in their welcome message.

Handy tools for virtual company introductions:

  • Survey software allows HR staff to share a pre-prepared fact-gathering questionnaire with new starters. Most platforms allow users to set up their survey so that the answers are automatically emailed to the relevant person.
  • Internal communication software enables colleagues to share information internally and have continuous interaction with each other. For this reason, it’s a suitable platform to post a welcome message to new members of the company.

The buddy system

A Capterra survey of 500 Australian millennials found that almost half (48%) of this age group appreciates people in the onboarding process over a completely automated version of it. A third (33%) of women would not like an AI involved in their onboarding at all, compared to 24% of men. 

A good solution for employers and new employees is to implement a buddy system—in other words, a colleague that the recruit can lean on for support and knowledge sharing.

Handy tools for buddy-systems:

3. Automate administrative tasks to reduce repetition

All new hires need the necessary team introductions and check-ins, as well as information on processes and tools. To make the most of the employees time, prepare and provide them with an agenda for their first day. This could extend to a full week, month, or probation period if necessary. 

For HR professionals, this aspect of onboarding can prove to be especially administration-heavy. Therefore, it’s worth managers considering tools that could reduce the time spent on this task so that their department can focus on tasks that require uniquely human skills. 

Handy tools for automating digital onboarding:

  • Project management tools can come in useful when it comes to creating a process as it allows users to lean on readily created templates—some even provide pre-made onboarding templates as part of their service. HR professionals can tailor the templates to suit their needs, attaching all of the relevant forms, instructions, and documents. 
  • Scheduling software gives staff access to a shared calendar, providing HR professionals with a real-time view of when the new employee’s team is available for onboarding meetings.

4. Set clear goals & objectives

After the new hire has had time to settle in, it’s important to introduce some expectations and goals to them. This step is a fundamental component in the process and helps provide them with a purpose in the business.

Goal setting should always come with a lot of clarity. For every objective, there should be a clear set of guidelines that explains how the employee can reach them. The objectives should be attainable and accessible. This may include participating in training modules or connecting them with a support network (such as internal experts).

Handy tools for setting goals & objectives:

  • HR software tends to include performance features that allow HR staff to create, assign, and track progress with set goals. Some platforms also automatically send reminders when performance review dates are coming up.

5.  Consider digital training methods

Ongoing training is essential in a person’s career. At the beginning of a new job, however, online training plays a pivotal role in the making or breaking of that person’s success within a company. 

Digital onboarding can sometimes be confused with orientation.  The latter handles the basics of a new hire’s role, office policies, and equipment usage. Online training, on the other hand, provides them with the software tools, resources, and knowledge that will allow them to be productive from the offset.

Hint! Thinking about holding an online staff training session? Check out our best practices for training remote employees.

Handy tools for training remote employees

  • Learning management software (LMS) helps to formalise online training in the onboarding process—such as the agenda, timeline, and training material. This makes onboarding a defined and scalable process.
  • Video conferencing software allows training facilitators to host live, interactive video presentations by sharing their screen with virtual attendees. The host could also, for example, walk through a tool as well have group discussions.

Defining your own digital onboarding best practices

Using automation technology to create a digital onboarding process helps to reduce repetitive task-handling. However, a one-size-fits-all program may not be the most impactful approach. Every new hire’s needs are different, which is often role and experience-dependent. 

What technology can do is centralise process flows and event triggers. By doing this, HR professionals can focus on creating a truly personalised experience for every hire.

Looking for employee onboarding software? Check out our catalogue.

Mit Multiprojektmanagement-Software mehrere Projekte gleichzeitig verwalten

Multiprojektmanagement-Software und Tipps

Mit Multiprojektmanagement-Software behältst du Umfang, Zeitpläne und Ressourcen mehrerer Projekte gleichzeitig im Griff.

Auch wenn wir es uns anders wünschen: Kaum ein Projekt verläuft völlig reibungslos. Und wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwalten musst, tauchen wahrscheinlich gleich mehrere Dinge auf, die die geplanten Abläufe stören.

Ob ein Projekt erfolgreich ist, hängt jedoch nicht davon ab, ob es Probleme gibt, sondern davon, wie du mit diesen Problemen umgehst.

In diesem Artikel geht es um drei Bereiche des Projektmanagements, die beim Managen mehrerer Projekte besonders herausfordernd sein können. Wir stellen bewährte Strategien und Multiprojektmanagement-Software vor, die helfen, Probleme schnell zu bewältigen..

Multiprojektmanagement-Software und Tipps

3 Herausforderungen beim Multiprojektmanagement

Umfang, Zeitrahmen und Ressourcen/Budget sind die drei Faktoren, die Projekte beschränken. Wenn einer davon verändert oder erhöht wird, muss das zwangsläufig auch für die anderen Faktoren gelten.

Schon bei einem einzelnen Projekt können diese Punkte für Frustration sorgen und mehrere Projekte, die deine Aufmerksamkeit in verschiedene Richtungen lenken, machen die Sache nicht einfacher. Das ist keine Überraschung: Ein Rückschlag bei einem Projekt kann schnell auch zu Problemen bei den anderen führen und das gesamte Portfolio gefährden.

Im Folgenden soll es darum gehen, welche Herausforderungen durch die drei beschränkenden Faktoren entstehen und mit welchen Tools du projektübergreifend Umfang, Zeitpläne und Ressourcen im Griff behältst.

1. Scope Creep bei gleichzeitigen Projekten vermeiden

Was ist das Scope Management bzw. Inhalts- und Umfangsmanagement? Der Projektumfang bezeichnet alle innerhalb der gesteckten Projektgrenzen erforderlichen Arbeiten. Beim Inhalts- und Umfangsmanagement werden zunächst die Anforderungen gesammelt und das Ausmaß eines Projekts definiert. Anschließend wird die Durchführung überwacht und kontrolliert, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben – und ausschließlich die erforderlichen Aufgaben – abgeschlossen werden.

Bei der Arbeit an Projekten ist oft wenig Spielraum: Zeit, Budget und Ressourcen werden so knapp kalkuliert wie möglich.

Von Scope Creep oder der schleichenden Erweiterung des Projektumfangs spricht man, wenn Stakeholder die Projektaufgaben ändern oder ausweiten wollen, aber nicht wissen oder zugeben, dass damit auch Zeitrahmen und/oder Budget erweitert werden müssen.

Es ist nicht einfach, Scope Creep zu vermeiden, vor allem, wenn die Bitte oder Forderung von einer Führungsperson kommt, der du nicht so gerne Nein sagst (und die es vielleicht gar nicht gewohnt ist, dass ihr widersprochen wird).

Wenn du jetzt auch noch mit mehreren Anfragen von mehreren Stakeholdern unterschiedlicher Projekte umgehen musst, kommst du mit deinen Zeit- und Budgetplänen schnell in die Bredouille.

So behältst du den Umfang mehrerer Projekte im Griff:  Mache den Projektstrukturplan (PSP) zum wichtigen Teil jedes Projektplans und nutze ihn, um Scope Creep entgegenzuwirken.

Während der Planung stellst du die Projektanforderungen in einer Inhalts- und Umfangsbeschreibung zusammen und erstellst daraus den Projektstrukturplan. Der PSP bricht die Projektanforderungen in einzelne Leistungen auf, beschreibt die zur Erbringung dieser Leistung erforderlichen Aufgaben, gibt die schätzungsweise für die Aufgaben nötige Zeit an und legt Reihenfolge und Vorgehensweise fest.

Mit einem PSP kannst du aufzeigen, wie sich eine vorgeschlagene Änderung des Umfangs auf den Zeitplan und die Projektressourcen auswirkt. Und, noch wichtiger: Du kannst deutlich machen, was das für die anderen Projekte bedeutet, die du gleichzeitig managst.

Ein Beispiel: Du verwaltest Projekt A und Projekt B. Beide erfordern die Arbeit einer Softwareentwicklerin. Wenn dieselbe Entwicklerin in einer Woche Projekt A und in der folgenden Woche Projekt B eingeplant hat, aber eine Erweiterung des Umfangs von Projekt A vorgeschlagen wird, kann sich das auf verschiedene Weise auswirken:

  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird genehmigt. Projekt B wird pausiert, bis die Entwicklern Projekt A abgeschlossen hat. Dadurch wird Projekt B später abgeschlossen und voraussichtlich ändert sich der Budget- und Ressourcenbedarf.
  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird genehmigt. Projekt B wird eine andere Entwicklerin zugewiesen, damit der ursprüngliche Zeitplan eingehalten wird.
  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird nicht genehmigt. Die Entwicklerin erledigt die Arbeit an Projekt A im ursprünglich vereinbarten Umfang und fährt in der folgenden Woche wie geplant mit Projekt B fort.

So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Empfehlenswert ist Multiprojektmanagement-Software mit robusten Planungsfunktionen wie Gantt-Diagramme, mithilfe derer du den Projektstrukturplan erstellen kannst.

Gantt-Diagramme stellen den Projektablauf grafisch dar, mit dem Umfang auf der y-Achse und dem Zeitrahmen auf der x-Achse. Wenn du im Gantt-Diagramm Änderungen vornimmst, werden automatisch auch die darauffolgenden Aufgaben angepasst (eine Funktion, die auf den Websites von Softwareanbietern oft als „dynamische Zeitachse“ bezeichnet wird).

So siehst du sofort, ob eine Änderung den Zeitrahmen verschiebt oder mit den geplanten Ressourcen in Konflikt steht. Wenn du Aufgaben oder Ressourcen abrechenbare Stunden zugewiesen hast, siehst du auch mögliche Auswirkungen auf das Projektbudget.

Beim Managen mehrerer gleichzeitiger Projekte bieten Gantt-Diagramme einen Überblick über Umfang, Zeitplan und Ressourcen jedes Projekts, sodass du alles im Blick behältst.

Multiprojektmanagement-Software Wrike
Änderung der Aufgabenreihenfolge und kaskadierende Änderungen in einem Gantt-Diagramm in Wrike (Quelle)

2. Mehrere Projektzeitpläne im Griff behalten

Was ist das Zeitplanmanagement? Der Projektzeitplan ist die geschätzte Zeit, die erforderlich ist, um alle Aufgaben innerhalb des Projektumfangs zu erledigen. Der Prozess des Zeitplanmanagements läuft ähnlich ab wie das Umfangsmanagement: Zuerst werden Anforderungen gesammelt, dann der Projektstrukturplan erstellt und anschließend die Durchführung der Aufgaben und die Einhaltung des Zeitplans überwacht und kontrolliert.

Die zweitgrößte Herausforderung, mit der Projektteams umgehen müssen, sind einer kürzlichen Umfrage von Capterra zufolge Falscheinschätzungen der für Aufgaben benötigten Zeit.

Probleme entstehen in diesem Bereich aus zwei Hauptgründen:

1. Menschen neigen dazu, die für die Erledigung von Aufgaben nötige Zeit zu unterschätzen (unabhängig von früheren Erfahrungen), sodass Zeiteinschätzungen meist bestenfalls optimistisch sind.

2. Oft werden Zeitpläne von Personen festgelegt, die nicht aktiv an der Projektarbeit beteiligt sind und daher unrealistische Erwartungen an die Fertigstellung haben.

Ob aufgrund zu optimistischer Zeitschätzungen oder unrealistischer Erwartungen, es wird immer wieder dazu kommen, dass die angepeilten Zeiten überschritten werden. Deshalb müssen Zeiteinschätzungen für Aufgaben immer als genau das behandelt werden: als Schätzwerte.

Wenn Projektpläne auf ungenauen Schätzungen basieren, bringt die erste Aufgabe, die länger dauert als erwartet, gleich den ganzen Plan aus dem Gleichgewicht oder macht es erforderlich, neue Personen zum Projekt hinzuzuziehen, um die verlorene Zeit aufzuholen.

Beim Multiprojektmanagement kann sich eine Verzögerung in einem Projekt schnell auch auf den Zeitplan und/oder die Ressourcen der anderen auswirken.

So verwaltest du die Zeitpläne mehrerer Projekte:  Plane Pufferzeiten und größere Zeitfenster in die Projektpläne ein, die mögliche Fehlberechnungen abfangen.

Dazu reicht es schon, Schätzwerte für Aufgaben um einen bestimmten Faktor zu erhöhen, beispielsweise indem du fünf Tage für alle Aufgaben einplanst, die vermutlich drei Tage in Anspruch nehmen. Wenn du weißt, dass Ad-hoc-Anfragen 20 % der Zeit deines Teams beanspruchen, kannst du ihre Zeit für Aufgaben um 20 % erhöhen.

Ein solcher Puffer macht es möglich, trotz der fast unvermeidlichen Verzögerungen und Änderungen im Ablauf den Projektplan einzuhalten – und vor allem zu verhindern, dass sich Verzögerungen in einem Projekt auch auf die anderen auswirken.

Wenn ein QA-Team beispielsweise in einer Woche Projekt A und in der folgenden Woche Projekt B eingeplant hat, aber Projekt A sich um einige Tage verzögert, gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Die Prüfung von Projekt A wird verschoben, bis Projekt B geprüft wurde. Damit wird A erst zwei Wochen später abgeschlossen als geplant.
  • Sowohl Projekt A als auch Projekt B werden um eine Woche nach hinten verschoben und sind somit erst eine Woche später fertig.
  • Wenn in den Zeitplänen beider Projekte ein Puffer eingeplant wurde, benötigt das QA-Team nicht die ganze Woche für seine Arbeit und kann die verlorene Zeit aufholen, sodass gar kein Zeitplan geändert werden muss.

So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Mit Tools mit Zeiterfassungsfunktionen kannst du nachverfolgen, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben in Anspruch nehmen, und damit die Genauigkeit deiner Schätzungen drastisch verbessern. Außerdem kannst du analysieren, an welchen Stellen und weshalb Zeitvorgaben überschritten wurden und bei welchen Aufgaben zukünftig mehr oder weniger Puffer eingeplant werden sollte.

Auch für das Risikomanagement bietet die Zeiterfassung Vorteile: Du kannst Warnmeldungen ausgeben lassen, wenn Zeitüberschreitungen den Zeitplan zu gefährden drohen. Diese frühe Risikoerkennung ist für ein effektives Portfoliomanagement unverzichtbar, damit Probleme bei einem Projekt sich nicht auf die anderen auswirken.

Multiprokektmanagement-Software Mavenlink
Zeiteingaben für ein Projekt in Mavenlink (Quelle)

Mehrere Projekte mit demselben Personal abdecken

Was ist das Ressourcenmanagement? Die Projektressourcen sind alle an der Projektarbeit beteiligten Personen. Beim Ressourcenmanagement wird analysiert, welche Fähigkeiten und Rollen in einem Projekt benötigt werden und wie viele Personen dafür schätzungsweise erforderlich sind. Diese Personen werden den Projekten zugewiesen und der Arbeitsfortschritt kontrolliert, damit Hindernisse aus dem Weg geräumt werden können und alles läuft wie geplant.

Wenn kein transparenter Überblick über die Arbeitsbelastung der Angestellten und damit ihre optimalen Einsatzmöglichkeiten besteht, wird das effektive Ressourcenmanagement zur Herausforderung.

Untersuchungen zeigen, dass nur 40 % der Arbeitswoche von Angestellten aus tätigkeitsspezifischen Aufgaben bestehen, während der Rest der Zeit für Meetings, E-Mails, administrativen Aufgaben, Arbeit außerhalb von Projekten usw. aufgewandt wird. Dennoch gehen viele Führungskräfte davon aus, dass Angestellte 100 % ihrer Zeit einem Projekt widmen können und werden. Daraus entstehen zwangsläufig falsche Zeiteinschätzungen und Zeitpläne.

Viele Führungskräfte wissen oder akzeptieren außerdem nicht, dass die optimale Auslastung von Angestellten bei 70 bis 80 Prozent liegt, keinesfalls bei 100 %. Projektteams mit einer Auslastung von über 80 % verlieren an Produktivität und kosten das Unternehmen Zeit und Geld.

So verwaltest du die Beteiligten mehrerer Projekte:  Investiere in Ressourcenmanagement-Software, um einen Überblick über die Arbeitsbelastung aller Personen zu erhalten.

Wenn du mehrere Projekte mit demselben Personalpool abdecken musst, benötigst du vermutlich ähnliche zentrale Rollen für jedes Projekt (z. B. einen Designer und eine Entwicklerin). Beachte nicht nur die Abhängigkeiten der Aufgaben, sondern auch die Arbeitslast jeder beteiligten Person, wenn du Projektzeitpläne erstellst und Aufgaben priorisierst.

Die Entwicklerin kann beispielsweise nicht zur gleichen Zeit an Projekt A und Projekt B arbeiten. Auch wenn sie erst mit ihrer Arbeit beginnen kann, wenn der Designer seine Aufgabe abgeschlossen hat, muss das im Projektplan berücksichtigt werden.

Tabellenkalkulationen reichen einfach nicht aus, um die Teams mehrerer Projekte gleichzeitig zu verwalten. Du brauchst ein Tool, mit dem du die Fähigkeiten der verschiedenen Personen überblicken, den Bedarf prognostizieren, „Platzhalter-Ressourcen“ einplanen und Planänderungen in Echtzeit einpflegen kannst und das dich warnt, wenn Beteiligte an ihre Kapazitätsgrenze geraten.

 So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Es gibt unterschiedliche Tools, die dich beim Ressourcenmanagement für mehrere Projekte unterstützen können, darunter:

Eine Software mit durchdachtem Ressourcenmanagement ist beim Verwalten gleichzeitiger Projekte unverzichtbar. Achte also beim Produktvergleich darauf, dass du nicht nur Personen Aufgaben zuweisen kannst, sondern auch Fähigkeiten eintragen, den Bedarf verwalten, Prognosen treffen und die Ressourcenkapazität planen.

Multiprojektmanagement-Software GanttPro
Ressourcenmanagement in GanttPro (Quelle)

Probleme beim Multiprojektmanagement vermeiden

Beim Umgang mit mehreren Projekten gilt es, die drei beschränkenden Faktoren Umfang, Zeit und Ressourcen bzw. Budget besonders genau im Blick zu behalten.

Achte besonders auf folgende Punkte:

  • Erstell bei der Projektplanung einen durchdachten Projektstrukturplan (PSP).
  • Plane Pufferzeiten für jedes Projekt ein.
  • Verschaffe dir eine transparente Übersicht über die Arbeitsbelastung deines Personals und optimiere die Aufgabenzuteilungen mit Ressourcenmanagement-Tools.

Ganz wichtig ist, genau wie bei allen Einzelprojekten: Kommuniziere alle Probleme zeitnah, klar und häufig mit allen Stakeholdern.

Informiere den leitenden Auftraggeber schon bei den ersten Anzeichen von Schwierigkeiten und teile mit, was du kurzfristig geplant hast, um die Probleme zu beheben. Vereinbart einen weiterführenden Eskalationsplan, wenn der kurzfristige Plan das Problem nicht löst, und halte den Auftraggeber in kurzen Abständen auf dem Laufenden, damit er oder sie Bescheid weiß, wenn eine Eskalation nötig ist.

Probleme dürfen niemals heruntergespielt oder nicht erwähnt werden, in der Hoffnung, dass man sie schon rechtzeitig in den Griff kriegen wird, bevor es jemand bemerkt. Wenn dann doch alles schiefgeht, hast du sonst alles Vertrauen deiner Stakeholder verspielt.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Projektmanagement-Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

Easy steps to help with your business continuity planning

business continuity planning

Coronavirus had already caused an 11.5% economic slump in the UK by early 2020 – businesses have closed offices and switched to remote work, but many have had to reduce their short-term staffing numbers. In this article we will look at business continuity planning, what is it and the key steps to follow. 

business continuity planning

A recent Capterra study found that over a third of companies (39%) didn’t have a business continuity plan in place before the COVID-19 crisis. 

As a result, 51% of SMEs have had to make an investment in software in response to the pandemic.

Gartner  sees the response to the COVID-19 pandemic businesses  into three main stages:

  • Respond
  • Recover
  • Renew

As businesses push beyond the recover phase, the third one, renew, becomes the core focus. With so many businesses lacking the resources to cover their usual needs, their strategic response to reorganisation will decide which will rise and which will fall.

Renew: A closer look

The renew phase is divided into two parts:

  1. Executing a durable recovery strategy across your business
  2. Using the lessons of your response and recover phases to build a new foundation for business continuity. This phase requires a reset to create a new form of resilience.

A crucial part of this process is looking back at what has been lost. Ascertain which strategies and tools have been working over the crisis-these are the foundations of the new business continuity planning.

A successful business continuity plan is one of the most important strategic plans for a company, so a dedicated team is a necessity, and existing employees can be your best advisors. You may need to build location independence into your model, rescale your employee complement, or undergo R&D to start a product line that’s more suited to pandemic life. Maybe your operating model needs to shift online.

Any of those moves can cause bleeding, so rescaling will be a part of most plans. A nimbler scale will prepare you for another unexpected crisis.

How to Create a Renew Strategy

Businesses are building new models by, for example, launching delivery services, online events, and mobile services. 

No continuity plan is alike, but all must keep your brand in the spotlight. 

Business continuity planning should take into consideration these five steps for better planning:

  1. Look back and assess in order to move forward (to see what has failed in the past and plan for a better one)
  2. Identify the critical parts of the business that need to be  included in the plan
  3. Create a dedicated team (probably the heads of the departments involved in the plan) 
  4. Be flexible: make sure the plan can be adjusted depending on the situation. Is advisable to revisit it once or twice a year.
  5. Communicate: make sure all employees are involved and are aware of the plan by providing training when needed (for example IT security e.g phishing)

Risk finding and contingency

You can’t triage your business continuity plan until you’ve assessed your risk profile. This should include hazards that touch on your logistics, human resources, COVID-19 transmission risks, and regulatory framework. 

Your buildings and stock may also be exposed to risk, whether through cancelled product lines, imports, or transport. Supplier risks are built out of lost supply routes, supply disruptions, and new societal intolerance.

Sometimes, your competitors might be your best collaborators, so consider forming partnerships that can increase your equipment scope and limit your stock loss. 

The fuel of every continuity plan is an opportunity. The more you can find in today’s challenging environment, the more resilient you’ll become.

Focusing on Software

Before the pandemic, the business world had already shifted into a more globalised landscape linked by the cloud, remote workers, and the web. It’s unsurprising, then, that software has become the hero of the post-COVID world. 

Digital transformation is becoming a reality for every business, and it will fuel growth for you no matter how the world changes after the coronavirus threat has evaporated.

Added digital revenue streams can dig your business out of the ashes and send it into a brave new world of profitability, but to leverage it, you’ll need solid digital infrastructure and a recovery strategy.

That might require a new service provider. Your vendors should provide:

  • Data security
  • Strong backup policies and software
  • Protection against digital threats
  • Dedicated 24/7 support and security services
  • A strong history without frequent breaches

In addition, you’ll need to extract as many returns as possible from your software. Your digital tools are, after all, replacing your entire office and retail infrastructure, so you’ll have to create a comprehensive software alternative for everything from your meetings and collaborations to your retail space and time tracking systems.

Britain’s most adaptive businesses are driving a massive digital migration, with half of SMEs investing in software to improve future continuity. The software has never been more important than it is today. 

A business continuity plan can focus these efforts and help you to find new life in an uncertain landscape. 

Want to know more? Check out our catalogue of Backup Software to discover more products.

Qu’est-ce qu’une dataroom virtuelle ? Définition, outils et conseils

dataroom

dataroom

Comme la crise du COVID-19 perdure, une grande partie des travailleurs officient depuis leur domicile. Mais de nombreux entrepreneurs se rendent compte qu’ils n’ont pas accès à toutes les données nécessaires de chez eux. Dans certains cas, parce qu’elles sont confidentielles. Dans d’autres, parce qu’ils ne les ont pas enregistrées sur un serveur centralisé.

Une dataroom virtuelle est une solution à valeur ajoutée qui permet aux entreprises d’enregistrer leurs données en toute sécurité dans un seul et même endroit afin de gérer la dispersion de la main-d’œuvre.

Qu’est-ce qu’une dataroom virtuelle ?

Une dataroom virtuelle est une archive en ligne hautement sécurisée où l’on stocke des documents, comme des documents confidentiels tels que des transactions financières, des documents d’assurance, des brevets, et d’autres documents de due diligence. Une dataroom virtuelle abrite principalement tous les documents importants de votre entreprise.

Aujourd’hui, les datarooms virtuelles sont de plus en plus utilisées par :

  • les banques, les compagnies d’assurance et autres établissements financiers ;
  • les cabinets d’avocat, les agences de conseil et les bureaux comptables ;
  • l’immobilier, le commerce et les entreprises de courtage ;
  • les grandes et petites entreprises qui souhaitent partager des documents confidentiels en ligne avec leurs employés, partenaires commerciaux ou clients.

Quels avantages une dataroom virtuelle peut-elle apporter aux PME ?

Les principaux avantages sont la sécurité et la disponibilité centralisée garanties par :

  • des procédures avancées d’authentification multifacteur pour empêcher les hackers d’accéder à vos documents ;
  • le chiffrement avancé pour le transfert et le stockage des données ;
  • les droits d’accès qui déterminent les membres du personnel qui sont autorisés à réaliser certaines actions ;
  • l’accès à tous les documents en un seul et même endroit (disponible pour le personnel à tout moment et de n’importe où) ;
  • l’enregistrement et le signalement des modifications apportées aux documents (qui a modifié quoi et quand).

Partage des informations

Grâce à une dataroom virtuelle, vous pouvez partager des documents avec des personnes internes et externes à l’entreprise. L’administrateur détermine les documents qui peuvent être partagés, et à qui ils peuvent être transmis. Il définit également les droits d’accès déterminant les personnes autorisées à lire, modifier, mettre en ligne ou télécharger les documents. Une distinction utile pour la direction et les employés qui travaillent dans le Cloud, mais qui peut l’être aussi pour les clients. Ces derniers peuvent ainsi consulter leurs contrats et les conditions de livraison.

Datarooms virtuelles temporaires

Une dataroom électronique ne doit pas forcément être éternelle. Vous pouvez louer une dataroom temporaire pour notamment négocier un contrat avec un gros client, réaliser un audit ou travailler sur un projet spécifique. Elle permet d’économiser les frais de déplacement et de logement étant donné que les différentes parties peuvent travailler sur les documents et se les échanger de manière directe et confidentielle.

Quelles sont les grandes différences entre une dataroom virtuelle et le stockage dans le Cloud ?

Les entreprises disposent aujourd’hui d’un grand choix de solutions (gratuites) de stockage dans le Cloud, telles que OneDriveDropboxGoogle Drive et iCloud.

Les trois différences principales entre une solution générique de stockage dans le Cloud et une dataroom virtuelle sont :

  • Les datarooms virtuelles sont conformes aux normes de sécurité les plus strictes. Le risque que des cybercriminels volent les données est nul (ou presque). Le logiciel utilise un chiffrement avancé et des clés chiffrées pendant le transfert et le stockage des données. Les fichiers peuvent uniquement être lus par les personnes autorisées. Les solutions génériques de stockage dans le Cloud ne proposent pas ces types de protection.
  • Les datarooms virtuelles intègrent un logiciel de gestion des documents. Ce dernier enregistre et signale toutes les actions que subit un document.

Étapes pour installer une dataroom virtuelle

L’installation d’une dataroom virtuelle nécessite de réaliser un inventaire complet des données que vous souhaitez y inclure. Vous vous ferez ainsi une bonne idée de la taille qu’elle doit faire. Vous pourrez ensuite commencer à chercher un fournisseur.

Outre le prix, voici quelques facteurs à prendre en compte :

  1. La sécurité : optez pour un fournisseur qui propose un chiffrement de haut niveau, c’est-à-dire au moins une procédure d’authentification à deux facteurs.
  2. La gestion et le contrôle des documents : quelles fonctionnalités la dataroom virtuelle propose-t-elle ? Quelles sont les options pour consigner les autorisations liées aux utilisateurs et aux documents ? Quelles sont les options de signalement ?
  3. La facilité d’utilisation et l’accessibilité : pouvez-vous également y accéder à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette ? Que se passe-t-il si plusieurs utilisateurs souhaitent travailler en même temps ?
  4. L’assistance : l’assistance 24 h/24 et 7 j/7 est particulièrement utile si vous êtes actif sur des marchés internationaux.

5 datarooms virtuelles que les PME doivent connaître

Les logiciels pour datarooms virtuelles sont basés dans le Cloud, de sorte que vous ne devez pas les installer : une connexion à Internet suffit. Vous trouverez notre méthodologie complète à la fin de cet article. Les logiciels sont présentés ici par ordre alphabétique.

Box

vdr virtual data room
Aperçu de Box (source)

Note globale : 4,3/5

Box est un logiciel plus léger que ceux présentés dans cet article, mais dont les fonctionnalités sont amplement suffisantes pour profiter des datarooms. Certains utilisateurs signalent un problème de vitesse de mise en ligne des fichiers, mais la version la plus basique vous permet de louer une dataroom virtuelle pour 4,50 € par mois et par utilisateur, facturés annuellement.

À ce prix, vous aurez accès aux fonctionnalités suivantes :

  • une période d’essai de 14 jours ;
  • 100 Go de stockage ;
  • maximum 10 utilisateurs ;
  • Box est toujours gratuit avec un utilisateur, ce qui convient parfaitement aux freelances.

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Clinked

dataroom
Capture d’écran de Clinked (source)

Note globale : 4,7/5

Clinked est une plateforme unique rapide à installer, offrant un tableau de bord clair qui donne des informations instantanées sur les activités des groupes (de projets) et des comptes. Vous restez informé sur les fichiers importants à l’aide de notifications envoyées par e-mail. La dataroom de Clinked est disponible à partir de 71 € par mois (facturés annuellement) et propose :

  • un essai de 10 jours avec 10 utilisateurs ;
  • 100 Go de stockage ;
  • jusqu’à 100 utilisateurs et un nombre illimité d’”utilisateurs secondaires” ;
  • Une intégration à Zapier est possible pour agrandir la dataroom et l’intégrer à d’autres plateformes.

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iDeals Virtual Data Room

dataroom électronique
Capture d’écran de iDeals Virtual Data Room (source)

Note globale : 4,8/5

Dotées de nombreuses fonctionnalités, cette dataroom offre une protection contre la prise de captures d’écran et de photos des documents. Cette dataroom électronique peut être installée sans nécessiter de connaissances informatiques poussées. En outre, iDeals propose à ses utilisateurs une formation gratuite avec les packs Pro et Business. Vous pouvez travailler avec la dataroom iDeals à partir de 88 € par mois (facturation annuelle) et ainsi avoir accès à :

  • un essai gratuit de 30 jours ;
  • 500 Mo de stockage maximum ;
  • 10 utilisateurs, 2 administrateurs et une room dédiée à un projet maximum ;
  • la fonctionnalité glisser-déposer pour déplacer facilement et rapidement des fichiers dans la dataroom.

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Koofr

dataroom électronique
Capture d’écran de Koofr (source)

Note globale : 4,6/5

Grâce à Koofr, vous pouvez connecter vos comptes existants à différents espaces de stockage en ligne tels que Microsoft OneDrive ou Google Drive. Vous avez l’application Koofr sur votre smartphone ou votre ordinateur de bureau ? Vous pourrez alors automatiquement synchroniser tous les documents et les photos. Bien qu’elle soit limitée, cette dataroom est idéale pour un premier essai. La version gratuite vous propose 2 Go de stockage. La version payante la plus simple coûte 6 € par an et propose les fonctionnalités suivantes :

  • 10 Go de stockage ;
  • partage illimité de liens (protégés par un mot de passe) vers des documents ;
  • taille de fichier illimitée.

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Onehub

vdr virtual data room
Aperçu de Onehub (source)

Note globale : 4,5/5

Onehub fait la distinction entre les abonnements payants et gratuits. Les utilisateurs ayant souscrit un abonnement gratuit peuvent uniquement consulter, imprimer et télécharger jusqu’à 200 documents. La plateforme s’intègre à Microsoft OneDrive et à Google Drive. Le tableau de bord donne aux utilisateurs un aperçu clair des actions effectuées dans leur espace de travail virtuel. Le plan le plus basique coûte 12,50 $ (environ 11 €) par mois, facturés annuellement, et comprend :

  • une période d’essai de 14 jours ;
  • minimum 3 utilisateurs avec abonnement payant (+200 utilisateurs à abonnement gratuit) avec un maximum de 50 espaces de travail ;
  • 1 To de stockage maximum ;
  • 20 % de remise pour les associations sans but lucratif et les écoles.

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Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre catalogue de logiciels de datarooms virtuelles pour découvrir davantage de produits.

Méthodologie

Les cinq outils ont été choisis selon les critères suivants :

  • adaptés aux PME ; 
  • disponibles à partir d’un navigateur web, mais également sur smartphone ou tablette (Android et iOS) ;
  • utilisation d’un système de sécurité doté d’une procédure d’authentification d’au moins deux étapes.
  • ayant reçu une note globale minimum de 4 sur 5 sur GetApp.fr au moment de l’écriture de l’article

Bereid je kantoor voor op de 1,5 meter economie – werken en samenwerken op 1,5 meter afstand

Zurück ins Büro - Sicherheit am Arbeitsplatz gewährleisten

Om je bedrijf te openen ten tijde van de 1,5 meter economie moet je een plan bedenken om je kantoor veilig te maken en verspreiding van Covid-19 te voorkomen. Dat betekent de richtlijnen van het RIVM volgen en overal op kantoor 1,5 meter afstand houden, grondige maatregelen voor hygiëne en je medewerkers beschermen tegen het risico van besmetting. Geen eenvoudige taak. De anderhalvemetersamenleving zal waarschijnlijk nog lang van kracht blijven. Je zult dus maatregelen moeten treffen die niet alleen nu, maar ook op de langere termijn werken. Hoog tijd dus om eens na te denken over hoe jouw kantoor eruit gaat zien. 

1,5 meter economie

De 1,5 meter economie

Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Moeten we eigenlijk wel terug naar het kantoor zoals we het nu kennen of is dit hét moment om je kantoor permanent te veranderen? Hierover spraken we Eduard Schaepman, de CEO van Tribes, aanbieder van flexibele kantoorruimtes, en Angelique Schouten, Chief Commercial Officer en lid van het bestuur van Ohpen, een cloudgebaseerd core banking platform.

  • De basis van je 1,5 meter kantoor: je medewerkers
  • Je oude kantoorconcept aanpassen aan het nieuwe normaal
  • Een nieuwe kantoorconcept bedenken
  • Samenwerking op afstand met collega’s, klanten en nieuwkomers

De basis van je 1,5 meter kantoorplan: je medewerkers

Voordat je meteen je plattegrond pakt om uit te rekenen hoeveel bureau’s er in je pand passen en het internet induikt op zoek naar spatschermen en temperatuurmeters, denk eerst eens na wat de behoeftes van jouw organisatie zijn. 

Hoeveel ruimte heb je nodig? Vraag je eerst af hoeveel medewerkers er eigenlijk terug naar kantoor moeten en willen. Misschien heb je met minder werkplekken wel genoeg. Angelique Schouten van Ohpen, zegt

“Voer een enquête uit onder je personeel om te peilen wat zij willen. Het advies is thuiswerken tot 1 september, maar wat willen jullie?”

Onderzoek wijst uit dat een derde van het kantoorpersoneel ervoor zou kiezen om altijd thuis te werken. Voor een andere groep geldt precies het tegenovergestelde, zij willen zo snel mogelijk terug naar kantoor, omdat hun thuissituatie niet ideaal is. Voor deze groep zou je het kantoor al eerder kunnen openen. 

quote 1.5 meter economie Schouten

Tip: Gebruik planningssoftware voor de intekenlijst om de bezetting van je kantoor eenvoudig te beheren. 

Je huidige kantoorconcept aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’

Nu je weet voor hoeveel werknemers er minimaal plek moet zijn, kun je je kantoor gaan aanpassen. Welke oplossingen kun je inzetten om je kantoor veilig te maken? Eduard Schaepman van Tribes heeft 23 kantoorpanden moeten aanpassen in verschillende landen als gevolg van Covid-19.

1,5 meter kantoor

Schaepman vertelt welke maatregelen je allemaal kunt nemen om 1,5 meter afstand te houden:

  • Tafels uit elkaar zetten 
  • Rondom elke werkplek de 1,5 meter zone aangeven met stickers
  • Doorzichtige spatschermen van plexiglas rondom de werkplekken plaatsen om werknemers te scheiden. Omdat ze doorzichtig zijn blijft samenwerken mogelijk. 
  • Wegwerpbare papieren ‘desk pats’ op de bureau’s plaatsen om het lichamelijk contact met de tafel te beperken en besmetting via objecten te vermijden. 
  • Eenrichtingsverkeer creëren op kantoor door looproutes aan te geven met pijlen zodat  je elkaar niet kruist.
  • Sensoren in de hoeken van alle algemene ruimtes plaatsen die de afstand tussen personen meten en met een geluids- of rood lichtsignaal aangeven dat mensen te bij elkaar staan. “Dit is handig omdat sommige mensen zich bezwaard voelen er iets van te zeggen, dus dan doet de apparatuur het voor je”, zegt Schouten hierover.

Het handhaven van de regels is ook een uitdaging. Schouten vertelt dat mensen heel enthousiast zijn om hun collega’s weer te zien waardoor de aandacht voor de maatregelen kan verzwakken.

terug naar kantoor

Om mensen aan het ‘nieuwe normaal’ te herinneren kun je bijvoorbeeld banners ophangen of informatie op digitale schermen plaatsen. 

coronamaatregelen op kantoor herinneren

Maatregelen voor de bescherming van de gezondheid en hygiëne

De richtlijnen van het RIVM vragen ook om specifieke maatregelen voor de bescherming van de gezondheid van werknemers. Hierbij kun je denken aan zaken als:

  • Temperatuurmeting bij binnenkomst. Dit kan met thermische infrarood camera’s voor koortsdetectie, met een thermometer ‘pistool’ of bijvoorbeeld met een polschecker, zodat mensen zelf hun temperatuur kunnen meten, een minder invasieve methode vertelt Schaepman. Tribes heeft alvorens met temperatuurmeting te beginnen de Autoriteit Persoonsgegevens geraadpleegd om ervoor te zorgen dat hun nieuwe veiligheidsmaatregelen in overeenstemming zijn met de privacywetgeving.
  • Een ander aandachtspunt is de ventilatie op kantoor: 

ventilatie tegen corona

  • Contactloos toegang geven tot het gebouw en ruimtes. Zo vertelt Schouten van Ohpen dat zij hun toegang met fingerprint gaan vervangen voor een iris scanner.  
  • Het beschikbaar stellen van handgel en mondkapjes.
  • Extra schoonmaken.

Een nieuwe kantoorconcept bedenken

Als je veel werkplekken moet opheffen, dan kies je er wellicht voor om een vergaderruimte of een sportruimte om te bouwen in een werkruimte. Misschien voldoet jouw pand of kantoor dan echter niet meer aan wat jij je werknemers wilt bieden. Als dit het geval is dan kun je ook out of the box denken en je huidige kantoorconcept kritisch bekijken en vernieuwen. Dat doet Schouten van Ohpen:

“Daar waar je vroeger aan een kantoor dacht als ‘je komt samen en het is een werkplek’, wat ik nu wil doen, naar de toekomst toe, is functies ondersteunen. Ik wil behoeftes ondersteunen, het pand veranderen naar zones, er zijn bijvoorbeeld mensen die stilte willen hebben, er zijn mensen die juist het sociale aspect willen hebben, of het natuuraspect, ik wil gaan kijken hoe ik die behoeftes kan weergeven.”

Het kantoor gaat dus permanent veranderen sinds de 1,5 meter economie van kracht is volgens Schouten. En dat betekent wellicht een andere ruimte huren. 

1,5 meter samenleving

Ook thuiswerken hoeft vanaf nu niet meer op dezelfde manier. De keuze was meestal je werkt een volle dag op kantoor of een volle dag thuis. Sinds de lockdown volgen mensen veel meer hun eigen ritme. 

“In de ochtend wil ik een douche, een kop koffie en focus. In de middag ga ik naar kantoor. Misschien moet het kantoor wel 7 dagen open zijn in de toekomst.”

Slimme tip voor thuiswerkers van Schouten: Gebruik een strijkplank met verschillende hoogtes om een sta-tafel na te bootsen. 

Tips voor samenwerken in de 1,5 meter economie

Ongeacht hoe je kantoor er uit gaat zien, het nieuw normaal zal ook van invloed blijven op de manier van werken. Vergaderen, met klanten afspreken, een teamuitje organiseren of een sollicitatiegesprek voeren, als er sprake is van sociaal contact zullen we voor een langere periode behoedzaam moeten blijven. De kans bestaat dat er een nieuwe besmettingsgolf komt waardoor iedereen weer thuis zit. Je kunt je dus maar beter voorbereiden op regelmatig gebruik van digitale samenwerkingstools. Daarbij moet ook worden gedacht aan oplossingen voor het onboarden van nieuwe medewerkers en het ontmoeten van klanten en prospects. 

Onboarding van nieuwe medewerkers in de 1,5 meter economie

Sollicitatiegesprekken voeren via videocalls en een interactief onboarding programma maken, het kan allemaal digitaal. “On-boarding van nieuwkomers kan ook via de webcam, mission briefing noemen wij dat. Normaal vliegen wij iedereen over naar het hoofdkantoor, doen we een rondje langs de oude panden waar Ohpen begonnen is. Nu hebben wij dit alles digitaal gemaakt, een virtual tour”, aldus Schouten.

Met video interview software kun je nieuwe medewerkers interviewen zonder dat ze naar je kantoor hoeven te komen. Met virtuele tour software kunnen recruiters sollicitanten een 360 graden virtuele tour geven van het kantoor en de installaties. 

Afspreken met klanten

Ook afspreken met klanten en prospects is een uitdaging in het ‘nieuwe normaal’. Afspraken kunnen wel persoonlijk op kantoor met social distancing, maar misschien voel jij of je klant zich wel niet op zijn gemak in een gesloten ruimte. Om ongemak te voorkomen kun je natuurlijk via de webcam afspreken, maar hoe houdt je de aandacht van je prospect vast?  

“Je kunt het met filmpjes doen of een inspirerende spreker uitnodigen. Een gemiddelde afspraak kost je dan wel twee keer de tijd die het normaal kostte. Je wilt de ladder hoger leggen, energie erin houden om niet in te kakken achter een webcam,” vertelt Schouten.

Tip van Schouten: Om thuis een professionele indruk te wekken bij klanten zou je banners met het bedrijfslogo achter je stoel kunnen zetten of green screens waarop je afbeeldingen of video’s kunt afspelen.

Een ander goed idee is om buiten af te spreken. Niet alleen veiliger maar ook gezonder om wat extra te bewegen.

social distancing

Het 1,5 meter kantoor is dan misschien wel een uitdaging, maar het is ook een kans om te innoveren. Nu is hét moment om veranderingen door te voeren waar je wellicht al langer over na zat te denken en je werkplek beter af te stemmen op de nieuwe realiteit. Als je het zo bekijkt klinkt het nieuwe normaal helemaal zo gek nog niet!

En nu? Bekijk onze catalogus met planningssoftware om de juiste tool te vinden

Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over bedrijfsgerelateerde zaken in Nederland. Het is op geen enkele wijze bedoeld om juridisch advies te geven of om een specifieke handelswijze te onderschrijven. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.

Mit einem durchdachten Businessplan für Onlineshops zum Erfolg

Mit einem durchdachten Businessplan für Onlineshops zum Erfolg

Ohne gute Vorbereitung geht schnell etwas schief, wenn man einen neuen Onlineshop ins Leben ruft oder einen für ein bisher lokales Geschäft erstellt. Damit alles gut geht, braucht man einen Businessplan für Onlineshops – und zwar einen, der auch wirklich funktioniert.

In der Coronavirus-Pandemie haben viele kleine Unternehmen erstmals den E-Commerce in ihre Geschäftsstrategie aufgenommen. Einer kürzlichen Umfrage zufolge bieten 34 % der kleinen Unternehmen jetzt mindestens ein Produkt oder eine Dienstleistung online an. Einige von ihnen berichten bereits von positiven Ergebnissen.

Manche Unternehmen haben durch den unfreiwilligen Weg in die Welt der Onlineshops ganz neue und überraschend erfolgreiche Vertriebskanäle entdeckt.

Doch trotz aller Vorteile gilt es, überlegt vorzugehen: Bevor der Shop online gehen kann, müssen Logistik, Marketingstrategie, Finanzen und einiges mehr durchdacht werden, damit nichts Wichtiges vergessen wird. Hier kommt der Onlineshop-Businessplan ins Spiel.

Er spielt eine zentrale Rolle im gesamten Prozess von der Finanzierung bis zum ersten Verkauf.

Mit einem durchdachten Businessplan für Onlineshops zum Erfolg

Was ist ein Businessplan für Onlineshops?

Im Businessplan wird das gesamte Konzept für den Onlineshop festgehalten. Welcher Markt wird angesprochen? Wo liegt der Break-even-Point? Welche Vision und Mission verfolgt das Unternehmen? Wie soll der Shop aussehen und funktionieren?

Diese detailgenaue Planung kann eine ziemliche Herausforderung sein, vor allem wenn man sie alleine angeht. Deshalb soll dir dieser Artikel genau dabei helfen.

In 6 Schritten zum Businessplan für Onlineshops

Schritt 1: Executive Summary verfassen (Kurzbeschreibung der Geschäftsidee)

Als Allererstes formulierst du klar und eindeutig, was das Unternehmen ist (oder sein wird) und in welche Richtung es sich entwickeln soll. Wenn du bereits einen funktionierenden Onlineshop hast, kannst du einen Überblick über das Geschäftskonzept, das Team, den aktuellen Betrieb und zukünftige Ziele geben. Wenn du ganz neu im E-Commerce bist, formulierst du deine Vision und beschreibst das Gründungsteam und die Geschäftsstrategie.

Diese Informationen sind sowohl für Investoren als auch für Stakeholder wichtig und geben dir außerdem selbst einen klareren Blick auf dein Geschäft.

Achte beim Schreiben der Executive Summary auf folgende Aspekte:

  • Nenne alle wichtigen Informationen über dein Unternehmen: Beschreibe dein Geschäftskonzept, Ziele, Visionen und Vorhaben ebenso wie deine Unterscheidungs- und Alleinstellungsmerkmale.
  • Erwähne betriebliche Aspekte:Gib einen kurzen Überblick über den Zielmarkt, Marketing- und Vertriebsplan, die aktuelle Finanzlage (falls du bereits Umsätze erzielst), den angestrebten Gewinn und gewünschte Investitionen.
  • Stelle das Team vor: Gib einen Überblick über die wichtigen Personen im Unternehmen. Bei einem bereits aktiven Unternehmen sind das beispielsweise Geschäftspartner und Führungskräfte. Wenn das Unternehmen gerade erst gegründet wird, gehören die Gründungsmitglieder dazu.

FAQ: Wie lang sollte die Executive Summary im Businessplan sein?

Antwort: Jede Geschäftsidee ist einzigartig und damit können auch Executive Summaries ganz unterschiedlich lang sein, abhängig davon, wie lang der gesamte Businessplan und wie komplex die Geschäftsidee ist. Üblich sind ein bis vier Seiten: So kann die Executive Summary als ein- oder zweiseitige Broschüre ausgedruckt und an die Stakeholder verteilt werden.

Schritt 2: Marktanalyse durchführen

In diesem Schritt machst du dich mit der Branche und dem Zielpublikum vertraut. Die Analyse ist grundlegend wichtig, denn sie bestimmt, wie dein Endprodukt aussehen wird. Sie besteht aus zwei Schritten:

  • Die Branche analysieren: Identifiziere die Branche, in der du tätig sein wirst. Wenn du verpackte Lebensmittel vertreibst, ist das zum Beispiel die FMCG-Branche (fast moving consumer goods, also Verbrauchsgüter des täglichen Bedarfs). Wenn du innerhalb dieser Branche einen bestimmten Markt bedienen willst (z. B. für kalorienarme Snacks), hast du deinen Zielmarkt gefunden.
  • Das Zielpublikum identifizieren: Lege fest, welche Eigenschaften die Personen haben sollen, die deine Produkte oder Dienstleistungen später nutzen sollen. Bei kalorienarmen Snacks könnten das beispielsweise gesundheitsbewusste Personen mit Internetzugang sein, die finanziell gut gestellt sind und für gute Ernährung gerne etwas mehr ausgeben.

Weitere Faktoren könnten Wohnort, Altersgruppe, Geschlecht oder Beruf sein.

FAQ: Wie berechne ich die Größe meines Zielmarktes?

Antwort: Die Marktgröße muss kein Bestandteil deines Geschäftsplans sein, aber es ist gut, wenn du sie kennst, denn sie spielt eine grundlegende Rolle beim Planen der Geschäftsstrategie. Die Marktgröße ist der maximale Umsatz, den du durch den Verkauf eines Produkts erzielen kannst.

Berechnungsgrundlage sind eine konservative Schätzung des bedienbaren Marktes, den du angesichts der Marktkonkurrenz erreichen kannst, deine Ressourcen und Vertriebskanäle und die Produktpreise.

Schritt 3: Das Produkt definieren

In diesem Schritt legst du die wichtigsten Eigenschaften, Variationen und Unterscheidungsmerkmale des Produkts klar dar. Damit können auch Investoren und Stakeholder genauer nachvollziehen, worin dein zentrales Angebot besteht. Gehe dazu folgendermaßen vor:

  • Identifiziere die Produktkategorien: Erstelle eine grobe Übersicht über die Kategorien, in die deine Produkte passt. Bei den kalorienarmen Snacks könnten das beispielsweise kalorienarme Proteinriegel, Backwaren, Getränke und Chips sein.

Halte die Kategorien so allgemein, dass noch Unterkategorien berücksichtigt werden können. Zu den kalorienarmen Backwaren können beispielsweise kalorienarme Kekse und Muffins gehören.

  • Definiere die Produktmerkmale: Beschreibe weitere Aspekte deines Produkts: Wie lang ist es haltbar? Was sind seine wichtigsten Unterscheidungsmerkmale? Wie wirst du es herstellen bzw. woher wirst du es beziehen? Wie wird es aufbewahrt?

FAQ: Wie kann ich meine Produkte von denen der Konkurrenz unterscheiden?

Antwort: Mögliche Unterscheidungsmerkmale sind besondere Eigenschaften (z. B. glutenfrei), Produktgrößen (z. B. extragroß), Herstellungsprozesse (z. B. vollständig handgefertigt) oder Inhaltsstoffe (z. B. rein pflanzlich oder vegan). Auch das Design oder Branding kann ein Unterscheidungsmerkmal sein, wie man beispielsweise am Design der Crocs oder der Heckflosse des Cadillacs sieht.

Schritt 4: Eine Marketingstrategie entwickeln

Sobald Markt und Produkt definiert sind, solltest du die Strategie entwerfen, mit der du Kunden in deinen Onlineshop bringen willst. Wichtig ist, die richtigen Kanäle zu identifizieren, mit denen deine Kundenakquise erfolgreich wird. Je nach Art der angebotenen Produkte und Dienstleistungen

kannst du eine Kombination der folgenden Kanäle in deinen Marketingplan aufnehmen:

  • Organisch: Organisches Marketing zielt darauf ab, Kunden über Ergebnisse in Suchmaschinen, Social-Media-Beiträge oder Blogartikel neugierig zu machen. Du bewirbst oder verkaufst deine Produkte über diese Kanäle nicht explizit, aber trägst dazu bei, Vertrauen zu schaffen.

Folgende Fragen helfen dir, zu überblicken, wie du diese Kanäle nutzen kannst:

Wie kann ich meine Social-Media-Beiträge so gestalten, dass sie mehr Interaktionen bekommen?

Welche Art von Blogbeiträgen findet mein Zielpublikum interessant? 

Wie kann ich meine Webseiten für Suchmaschinen optimieren?

  • Bezahlt: In diesem Fall zahlst du einen bestimmten Betrag dafür, dass deine Inhalte über verschiedene Kanäle an dein Zielpublikum beworben werden. Beispiele sind Pay-per-Click-Marketing per Google Shopping (oder ähnliche Werbearten, bei denen du nach Anzahl der Klicks oder Konversionen oder der Anzeigehäufigkeit zahlst), Anzeigen in sozialen Medien, Affiliate Marketing, Influencermarketing und mehr.

Mit diesen Fragen findest du heraus, wie du diese Art von Marketing am besten nutzen kannst:

Welche Social-Media-Kanäle nutzt meine Zielgruppe häufig?

Welche Affiliate-Marketing-Kanäle könnten bei meiner Zielgruppe beliebt sein?

Welche Influencer in sozialen Medien passen zu meinem Produkt oder meiner Dienstleistung?

Auch Marketingsoftware kann sehr nützlich sein, um verschiedene Aspekte deiner Marketingstrategie zu managen und zu optimieren.

FAQ: Wie viel sollte ich für das Anwerben eines Kunden ausgeben?

Antwort: Um die angemessenen Kosten für die Kundenakquise zu ermitteln, musst du zuerst herausfinden, wie viel jemand in seinem Lebenszyklus als Kunde oder Kundin bei dir ausgeben könnte. Wenn dein Unternehmen noch jung ist, kann das schwierig sein, weil noch wenig analysierbare Kundendaten vorhanden sind. Hier empfiehlt sich eine konservative Schätzung.

Wenn eine Person beispielsweise während ihrer Zeit als Kundin vermutlich zehn Lebensmittelprodukte für insgesamt 200 € bei dir kauft, ziehst du von dieser Summe die Produktionskosten ab (z. B. 100 €.) Die verbleibenden 100 € sind die Obergrenze dessen, was die Akquise der Kundin kosten darf. Je nach gewünschter Gewinnspanne und Marketingziel kannst du also einen Betrag zwischen 0 und 100 € festlegen.

Schritt 5: Die Logistik planen

An dieser Stelle überlegst du, wie du deine Produkte beschaffen, versenden, aufbewahren und/oder herstellen wirst. Für die Suche nach Investoren ist das vielleicht noch nicht so relevant, aber es ist wichtig, damit du selbst eine Vorstellung davon hast. Betrachte jede Phase des logistischen Ablaufs genau:

  • Produktion: Lege fest, von welchen Anbietern du Rohmaterialien und Ausrüstung für die Fertigung beziehst. Versuche abzuschätzen, wie lang die Produktions- und Lieferzeit sein werden und wie du mit plötzlichen Nachfragesteigerungen umgehen kannst.
  • Speicherung: Ermittle, welche Mengen an Rohmaterialen und fertigen Produkten für welche Zeit gelagert werden müssen. Plane außerdem dafür, allen eingehenden und ausgehenden Bestand nachzuverfolgen.
  • Lieferung: Überlege, ob du die Produkte selbst ausliefern oder diesen Bereich auslagern wirst. Davon hängt auch ab, wie viel Personal du benötigst und ob du Ressourcen wie Verpackungsmaterialien beschaffen musst.

FAQ: Sollte ich die Lieferung intern verwalten oder auslagern?

Antwort: Sowohl ein intern geregelter Versand als auch das Outsourcing haben eigene Vor- und Nachteile. Wenn du die Lieferung intern übernimmst, hast du mehr Kontrolle über die Servicequalität, während du beim Outsourcing Vorlaufkosten reduzierst und von der Erfahrung des externen Anbieters profitieren kannst. Berücksichtige bei einer internen Option auch eventuelle Rücksendekosten, die ziemlich hoch werden können.

Schritt 6: Die Finanzen planen

Die Finanzplanung ist einer der wichtigsten Teile deines Businessplans. Dazu gehst du folgendermaßen vor:

  • Identifiziere die Betriebskosten:Berechne die anfallenden Kosten, beispielsweise für gemietete Büro- und Lagerflächen, Transportwege, Marketing, Website-Hosting und Transaktionsgebühren für die Zahlungsmethoden.
  • Stelle Gewinn- und Verlustprognosen an: Berechne die Differenz zwischen deinen prognostizierten Umsätzen und Ausgaben. Die Ausgaben umfassen alle möglichen Kosten von der Produktion bis zum Verkauf eines Produkts. Berechne auch mögliche Verkaufsschwankungen im Laufe der Zeit, Rabatte und Sonderangebote und kostenlosen Versand mit ein und bedenke, dass nicht zwangsläufig der gesamte Bestand verkauft wird.
  • Ermittle den Break-even-Point: An diesem Punkt entspricht dein Umsatz den gesamten für dein Unternehmen getätigten Ausgaben – in anderen Worten: Ab dann wird dein Geschäft profitabel. Besonders wichtig ist das für Start-ups, deren Investoren wissen wollen, wie bald das Unternehmen, in das sie investieren, profitabel wird und Erträge abwirft.

FAQ: Wie ermittle ich den Break-even-Point meines Unternehmens?

Antwort: Teile die gesamten fixen Ausgaben (wie Miete und IT) durch den Deckungsbeitrag, d. h. die Differenz zwischen dem Verkaufspreis pro Einheit und den variablen Kosten (wie Transaktionsgebühren und die Kosten von Rohmaterialien).

Was sonst noch wichtig in Sachen Businessplan für Onlineshops ist

Einen detaillierten Businessplan für Onlineshops zu erstellen ist nicht immer einfach, aber der Aufwand lohnt sich in jedem Fall. Ein paar Tipps helfen dir zusätzlich, den meisten Mehrwert herauszuholen:

  • Mach Notizen:Beim Entwerfen deines Businessplans wirst du über die unterschiedlichsten Möglichkeiten nachdenken, dich genau mit den Dingen auseinandersetzen, Klarheit gewinnen und auch einiges wieder verwerfen. Notiere auch Ideen oder mögliche Geschäftsbereiche, die es nicht in deinen Businessplan schaffen, aber vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt noch mal sehr nützlich sein können.
  • Gehe nicht allzu sehr ins Detail:Erwarte nicht, dass dein gesamter Businessplan in der Realität auch wirklich haargenau so umsetzbar ist, wie du es dir vorgestellt hast. Etwas Improvisation wird immer nötig sein. Nicht selten sind beispielsweise die Verkaufszahlen ganz anders als die Prognosen oder eine Saison ist deutlich profitabler als andere. Geh also nicht zu sehr ins Detail. Eine grobe Vorstellung kann ausreichen.
  • Überarbeite deinen Plan: Ein Businessplan muss kein Schriftstück sein, das einmal verfasst wird und dann in der Schublade verschwindet. Du kannst (und solltest) ihn immer wieder überarbeiten, während dein Unternehmen wächst. So sorgst du dafür, dass er auch langfristig relevant und nützlich ist.
  • Lass dir von Software helfen: In Onlineshops lässt sich so einiges mit der richtigen Software automatisieren, beispielsweise in den Bereichen Finanzberichterstattung, Marketing, Versand und Lagerhaltung. Außerdem gibt es Softwarepakete, mit denen du den gesamten Onlineshop über eine zentrale Plattform managen kannst.
Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser E-Commerce Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.