I 6 migliori software di gestione database gratis e open source

I 6 migliori software di gestione database gratis e open source

Sei alla ricerca di un software di gestione database gratis e open source? Questo è l’articolo che fa al caso tuo.

Come sai, esistono numerose soluzioni tecnologiche in grado di aiutare un’azienda a raggiungere i suoi obiettivi annuali di crecita. Ma per incanalare questa spinta propulsiva servono i giusti strumenti di appoggio, e questi te li può dare soltanto un ampio database.

Come fare a costruirlo? Puoi iniziare proprio da un software per la gestione del database. Questo tipo di strumento consente di registrare, gestire e consultare dati organizzativi per usarli poi in altri programmi.

In questo articolo scopriremo i sei migliori software di gestione database gratuiti e open source che puoi iniziare a usare fin da subito!

Ma che cosa significa “migliori”? Per ognuno dei sei strumenti presentati di seguito, la valutazione complessiva ricevuta dagli utenti di Capterra è superiore alla media rispetto ad altri prodotti della stessa categoria. Puoi consultare la metodologia alla fine di questo articolo.

I 6 migliori software di gestione database gratis e open source

I 6 migliori software di gestione database gratis e open source


  1. Airtable
  2. GraphDB
  3. MariaDB
  4. PostgreeSQL
  5. QuintaDB
  6. Sonadier

1.Airtable

Airtable è un software per database basato sul cloud le cui funzionalità includono: tabelle di dati in cui raccogliere e visualizzare informazioni, il controllo degli accessi per la gestione del database e la capacità di archiviare e condividere file con tanto di cronologia delle versioni dei documenti.

Con questo strumento è inoltre possibile gestire e monitorare le attività attraverso bacheche Kanban, calendari integrati e fogli di calcolo.

La versione gratuita di Airtable permette di creare database illimitati (tabelle di dati) e offre 1200 record per database, 2 GB di spazio per gli allegati per ogni database e fino a 2 settimane di cronologia delle revisioni e degli snapshot.

Aitable open source database software

Vista dei record di Airtable (Fonte)

 Vantaggi: secondo gli utenti il software permette di apprendere facilmente i primi passi grazie ai template di database predefiniti per diverse tipologie di business, come lead management, bug tracking e gestione delle candidature.

 Inconvenienti: gli utenti ritengono che il programma offra funzionalità limitate per quanto riguarda i database relazionali, che rendono difficile collegare record presenti in molteplici tabelle.

 Costo di aggiornamento: Airtable è disponibile in tre piani a pagamento: Plus, Pro ed Enterprise (tariffazione su misura). È disponibile uno sconto con l’abbonamento annuale.

 App disponibile per: iOS e Android.

 Indicato per: team di piccole dimensioni i cui membri hanno abilità di programmazione limitate e che cercano un software per aggiungere, eliminare e modificare dati in modo semplice.

 Molto apprezzato da: l’81% delle recensioni degli utenti di Airtable rilasciate su Capterra nel corso dello scorso anno proviene da dipendenti di piccole aziende all’interno di svariati settori. I cinque principali sono marketing e pubblicità, software, istruzione superiore, design e non-profit.

Leggi le recensioni degli utenti di Airtable

2. GraphDB

GraphDB è un database grafico che offre la possibilità di lavorare sia sul cloud che in locale e include funzionalità quali repository di dati, analisi di dati testuali e knowledge graph.

Con questo strumento è possibile taggare ed effettuare un’analisi semantica dei dati testuali in base a keyword, argomenti o concetti. I dati taggati possono così essere visualizzati come knowledge graph per cercare e individuare le relazioni tra un gruppo eterogeneo di dati.

Le funzionalità offerte dalla versione gratuita di GraphDB includono il supporto SPARQL (linguaggio di interrogazione) completo, lo scripting JAVA e un plugin API. Per usufruire dei servizi completi di questo software nonché degli SLA commerciali è necessario passare ad un piano a pagamento.

GaphhDB software

Vista knowledge graph di GraphDB (Fonte)

 

Vantaggi: secondo gli utenti il programma è semplice da installare e presenta un’interfaccia user-friendly che consente ai principianti di approcciarvisi facilmente.

 Inconvenienti: gli utenti considerano che il software risponda in modo lento quando vengono importati file di dimensioni importanti.

 Costo di aggiornamento: GraphDB è disponibile in due piani a pagamento con tariffazioni su misura. Il primo piano, GraphDB Standard, include tutte le funzionalità della versione gratuita, nonché il supporto per una gestione di volumi ad alte prestazioni, query, inferenza e SLA commerciali. Il secondo piano a pagamento, GraphDB Enterprise, offre una gestione completa dei servizi e la ricerca full-text avanzata.

 App disponibile per: il software non dispone di app per dispositivi mobili, ma supporta l’accesso da browser web grazie alla versione basata sul cloud.

 Indicato per: business che devono analizzare notevoli volumi di dati in formato visivo, come knowledge graph.

 Molto apprezzato da: il 40% delle recensioni degli utenti di GraphDB rilasciate su Capterra nel corso dello scorso anno proviene da dipendenti di piccole aziende, il 20% da medie imprese e il 40% da grandi aziende. La maggior parte delle recensioni è fornita da utenti nel settore delle biotecnologie, seguiti da player dell’ambito istruzione, servizi finanziari e settore sanitario e ospedaliero.

Leggi le recensioni degli utenti di GraphDB

3. MariaDB

MariaDB è un database relazionale open source pensato per l’archiviazione dei dati, l’inserimento in tabelle, la modifica e la consultazione degli stessi. Trattandosi di una soluzione open source, è disponibile gratuitamente e per iniziare a scoprirla è sufficiente scaricare il software sul proprio computer.

MariaDB software gratis

Uso della riga di comando per backup e ripristino dei dati con MariaDB (Fonte)

 

Vantaggi: gli utenti apprezzano il fatto che la community open source di MariaDB sia formata da membri attivi che rilasciano periodicamente patch e aggiornamenti del software.

 Inconvenienti: secondo gli utenti, allo strumento manca un’interfaccia utente grafica, per cui l’uso del software è possibile soltanto mediante l’interfaccia a riga di comando.

 Costo di aggiornamento: sebbene MariaDB sia un software open source, esiste una versione commerciale con licenza. Le aziende possono inoltre acquistare una versione completa dal costo personalizzabile, per la quale il fornitore si occupa dell’installazione, del backup e della manutenzione.

 App disponibile per: al momento lo strumento non è supportato sui dispositivi mobili.

 Indicato per: freelance e team con conoscenze di programmazione e dei linguaggi di interrogazione.

 Molto apprezzato da: il 53% delle recensioni degli utenti di MariaDB rilasciate su Capterra nel corso dello scorso anno proviene da dipendenti di piccole aziende, il 27% da medie imprese e il 20% da grandi aziende. La maggior parte delle recensioni è fornita da utenti nel settore dei software, seguiti dai servizi informatici, dall’educazione superiore e dai servizi bancari di investimento.

Leggi le recensioni degli utenti di MariaDB

4. PostgreSQL

PostgreSQL è un database open source dotato di funzionalità quali l’indicizzazione dei dati, impostazioni di configurazione utente, import/export dei dati e monitoraggio delle versioni.

Oltre ad essere un database relazionale, PostgreSQL consente inoltre di creare database NoSQL con linguaggi di programmazione quali Python e JSON.

PostgreSQL gestione database

Creazione di un backup del database in PostgreSQL

Vantaggi: gli utenti apprezzano l’ampia community open source dello strumento, che ha creato diversi plugin che ne migliorano le funzionalità. 

Inconvenienti: secondo gli utenti, l’installazione e la configurazione del software sono piuttosto lunghe.

 Costo di aggiornamento: trattandosi di una soluzione open source, PostgreSQL è disponibile gratuitamente. Tuttavia, gli utenti devono occuparsi personalmente del backup dei dati e assicurarsi di aggiornare manualmente lo strumento con i nuovi patch rilasciati dai membri della community.

 App disponibile per: attualmente non esistono applicazioni mobile per questo software.

 Indicato per: business che cercano un database relazionale in grado di archiviare i dati in NoSQL per evitare problemi di ridimensionamento dei dati.

 Molto apprezzato da: il 56% delle recensioni degli utenti di PostgreSQL rilasciate su Capterra nel corso dello scorso anno proviene da dipendenti di piccole aziende, il 15% da medie imprese e il 29% da grandi aziende. La maggior parte delle recensioni è fornita da utenti nel settore dei software, seguiti dai servizi informatici, da quelli finanziari e dal settore delle telecomunicazioni.

Leggi le recensioni degli utenti di PostgreSQL

5. QuintaDB

QuintaDB è un database relazionale dotato di funzionalità quali form builder (generazione moduli), configurazione delle autorizzazioni, import/export dei dati, calendari dei team e notifiche e-mail/SMS.

La versione gratuita di QuintaDB consente di generare moduli (fino a 5) e record nel database (fino a 1000) e di condividere e archiviare file fino a 500 MB.

QuintaDB software open source

Configurazione di un database relazionale con QuintaDB (Fonte)

 

Vantaggi: secondo gli utenti, lo strumento offre una certa flessibilità per quanto riguarda le impostazioni delle autorizzazioni, consentendo un uso collaborativo del database tra più membri con diversi livelli di autorizzazione.

 Inconvenienti: gli utenti ritengono che l’offerta dei template di database predefiniti e dei moduli web sia limitata – la progettazione autonoma di tabelle mediante CSS richiede tempo.

 Costo di aggiornamento: QuintaDB è disponibile in sei piani a pagamento: Standard, Professional, Enterprise, Standard Express, Professional Express ed Enterprise Express. È disponibile uno sconto con l’abbonamento semestrale o annuale.

 App disponibile per: attualmente non sono disponibili applicazioni mobile. Tuttavia, è possibile accedere allo strumento dal browser web dei dispositivi mobile.

 Indicato per: i team che cercano un database che permetta di configurare le autorizzazioni con facilità, dando così la possibilità a molti utenti di controllare e modificare i dati.

 Molto apprezzato da: il 33% delle recensioni degli utenti di QuindaDB rilasciate su Capterra nel corso dello scorso anno proviene da dipendenti di piccole aziende, il 42% da medie imprese e il 25% da grandi aziende. Il maggior numero di recensioni appartiene a utenti nel settore dei software, seguiti da marketing e pubblicità, sport e settore dell’istruzione.

Leggi le recensioni degli utenti di QuintaDB

6. Sonadier

Sonadier è una soluzione per la creazione di database e moduli web basata sul cloud. Le sue funzionalità includono la generazione di moduli mediante un’interfaccia drag&drop, la gestione dei file, l’autorizzazione agli utenti di condividere dati, l’import/export dei dati e il controllo delle versioni dei dati.

La versione gratuita di Sonadier consente l’archiviazione di file e la creazione di moduli fino a un massimo di 10.000 operazioni. Le versioni a pagamento permettono di aggiungere più di 5 utenti e di sbloccare funzionalità avanzate come il numero di operazioni, domini personalizzati, cronologia delle versioni, gruppi personalizzati e autenticazione singola.

Sonadier sfotware per gestione database

Configurazione autorizzazioni in Sonadier (Fonte)

 Vantaggi: gli utenti apprezzano l’interfaccia chiara del software, che facilita e velocizza la creazione di database e moduli.

 Inconvenienti: secondo gli utenti, l’attesa per la correzione dei bug da parte dell’assistenza clienti è piuttosto lunga.

 Costo di aggiornamento: Sonadier offre due piani a pagamento – un piano Team e un piano Enterprise con tariffazione su misura. Propone inoltre funzionalità “add-on”, come script analitici e di sviluppo, a un costo mensile aggiuntivo.

 App disponibile per: attualmente non sono disponibili applicazioni mobile. Tuttavia, è possibile accedere allo strumento dal browser web dei dispositivi mobile.

 Indicato per: team di piccole dimensioni che cercano uno strumento di facile utilizzo per creare database e moduli web.

 Molto apprezzato da: il 9% delle recensioni degli utenti di Sonadier rilasciate su Capterra nel corso dello scorso anno proviene da dipendenti di piccole aziende, il 18% da medie imprese e il 73% da grandi aziende. Il maggior numero di recensioni appartiene a utenti nel settore bancario, seguiti da software, edilizia e cibi e bevande.

Leggi le recensioni degli utenti di Sonadier


Metodologia

Nel presente articolo consideriamo un prodotto come gratuito se:

  • Offre una versione gratuita e stand-alone del software (non si tratta di una versione di prova che induce l’utente all’acquisto del prodotto in seguito a un determinato periodo di tempo).
  • Risponde alla nostra definizione di mercato di software di database.

I software che rispondono alla definizione di mercato necessitano inoltre di almeno 10 recensioni pubblicate dagli utenti tra il 1° maggio 2018 e il 1° maggio 2019 e vantano una valutazione complessiva degli utenti superiore alla media.

  • I “migliori” strumenti gratuiti e open source hanno ottenuto un punteggio generale degli utenti di almeno 4,5/5 stelle.

Nota: i contenuti del presente articolo riportano opinioni e punti di vista dei singoli utenti e non rappresentano l’opinione di Capterra.

27/05/2019: il presente articolo è stato aggiornato per includere nuove soluzioni gratuite di software di database e fornire informazioni aggiornate sulle soluzioni proposte anteriormente.

Les 3 meilleurs logiciels pour centre d’appel omnicanal

logiciel centre d'appel

logiciel centre d'appel

Rien de plus important aujourd’hui pour une entreprise que de pouvoir être en mesure de répondre aux besoins d’assistance ou d’information de ses clients de n’importe où dans le monde, sur n’importe quel réseau de communication. Les canaux de communication sont multiples, d’autant plus si l’on s’adresse à un public international. Un logiciel de centre d’appel, ou centre de contact omnicanal, parvient à centraliser ces faisceaux et à faciliter la relation des entreprises avec leur clientèle. L’objectif est d’offrir aux agents confort et efficacité et, par conséquent, la meilleure expérience client possible.

Nous vous présentons plus bas dans cet article 3 logiciels de centre d’appel pour PME répondant à ces problématiques.

En quoi consiste un logiciel de centre d’appel ?

Souvent également repris dans les catégories de helpdesk ou de centre d’assistance, un logiciel de centre d’appel permet de réunir en une seule interface les canaux de communication que sont le téléphone, l’e-mail, la messagerie instantanée et les SMS. Ceux-ci servent alors à recevoir des demandes de la part des clients (renseignements, assistance en ligne) mais aussi à prospecter et trouver de nouveaux leads.

Une telle solution sert donc à gérer des appels entrants et sortants, à traiter des courriers électroniques et des messages en ligne, mais ses fonctionnalités vont encore beaucoup plus loin : mise en attente et création automatique de tickets lorsqu’un agent n’est pas disponible, organisation des tâches dans un esprit collaboratif ou encore reporting sont ainsi synonymes de confort et d’efficacité pour les employés.

Que l’on soit prestataire d’un tel service ou que l’on l’intègre en interne, les logiciels de call center permettent d’utiliser des numéros de téléphone locaux, nationaux ou internationaux, afin d’offrir une authentique expérience localisée, quelle que soit la région où l’on se trouve.

Les outils présentés ici sont les 3 plus populaires dans les résultats de recherche du catalogue GetApp selon les critères suivants :

  • Note globale minimum de 4 étoiles sur 5 sur GetApp
  • Plus grand nombre d’avis sur GetApp
  • Version française disponible
  • Volume de recherche élevé en France

Les logiciels sont ici classés par ordre alphabétique.

Freshdesk

  • Note globale : 4,5/5 (2 146 avis)
  • Essai gratuit disponible
  • Version gratuite disponible
  • À partir de 15 € par mois (formule annuelle)

Capture d’écran de Freshdesk (source)

Freshdesk est un logiciel d’assistance basé sur le cloud qui regroupe au même endroit les informations recueillies sur les divers canaux et permet ainsi aux informations disséminées d’être centralisées.

Outre les fonctionnalités classiques de gestion des appels, Freshdesk pousse la logique du service client en intégrant un aspect social à ses fonctionnalités écrites : les pages Twitter et Facebook sont directement accessibles depuis la plateforme. D’autre part, une question posée sur le forum communautaire sera transformée en ticket et ajoutée à la liste des requêtes à traiter.

La possibilité de fusionner les problèmes similaires et d’enregistrer des réponses prédéfinies à des questions récurrentes offre une gestion intelligente des tickets. La base de connaissances est également là pour regrouper les réponses aux problèmes connus.

Freshdesk est disponible en version gratuite avec les fonctionnalités de base pour un nombre d’agents illimités. Il est ensuite disponible à partir de 15 € par mois en abonnement annuel ou de 19 € par mois en abonnement mensuel.

Zendesk

  • Note globale : 4,4/5 (2 344 avis)
  • Essai gratuit disponible
  • À partir de 5 € par mois (formule annuelle)

Capture d’écran de Zendesk Talk (source)

Zendesk Talk est une solution basée sur le cloud permettant de gérer tous les aspects de l’assistance téléphonique : messages d’accueil personnalisables, routage des appels hors des heures ouvrées, création automatique d’une file d’attente… La solution permet également de répartir équitablement le volume d’appels au sein d’une équipe afin d’éviter la surcharge pour un même agent. Les fonctions de reporting vont quant à elles offrir une visibilité des performances sous forme de tableaux de bord.

Zendesk Talk s’associe aux modules Zendesk Chat et Zendesk Support afin de couvrir tous les aspects du service client à 360 degrés.

Zendesk Talk démarre à 5 € par agent par mois en facturation annuelle, et à 9 € par agent par mois en facturation mensuelle, ce qui en fait l’outil idéal pour les petites structures. Les prix s’échelonnent ensuite pour proposer des abonnements pour toutes les tailles d’entreprise et tous les budgets. Le logiciel est également disponible sur mobile sur Android et iOS pour un accès permanent aux requêtes, même en déplacement.

Zoho Desk

  • Note globale : 4,5/5 (1 598 avis)
  • Disponible en français
  • Essai gratuit : oui
  • Version gratuite disponible
  • À partir de 12 € par mois (abonnement annuel)

Capture d’écran de Zoho Desk (source)

Zoho Desk se présente comme “le premier logiciel helpdesk sensible au contexte du secteur d’activité”, c’est-à-dire personnalisable en fonction de ses besoins. Il est ainsi possible d’agencer la plateforme afin que les modules correspondent exactement à ce dont se servent les agents au quotidien. L’interface peut être également adaptée en fonction du client, dans le cas d’une plateforme d’assistance multimarque.

Côté téléphone, la fonction IVR permet au client d’atteindre rapidement vers l’agent qui saura au mieux répondre à sa demande. Les appels entrants et sortants sont enregistrés et archivés afin de permettre d’y revenir ultérieurement, dans le cas d’une analyse qualité ou de la recherche d’une solution éprouvée.

Zoho Desk regroupe évidemment tous les autres canaux typiques du centre de contact omnicanal : e-mail, chat, réseaux sociaux. Un self-service permet aux utilisateurs de trouver eux-mêmes les réponses aux problèmes communs, sans passer par un agent.

Zoho Desk est disponible gratuitement en version basique (jusqu’à 3 agents), puis à partir de 12 € par mois en facturation annuelle, et 18 € par mois en facturation mensuelle. Zoho Desk existe aussi en version mobile, Android et iOS.

Vous cherchez une fonctionnalité en particulier ?

Il existe de nombreux logiciels pour tous les budgets qui peuvent répondre aux besoins les plus spécifiques des centres d’appel. Parcourez notre catégorie de logiciels pour call center dans le catalogue GetApp et utilisez les filtres pour affiner votre recherche.

Quatre solutions nouvelles à vos problématiques de gestion des talents

problématique gestion des talents

Plongées dans le bain de la quatrième révolution industrielle, les entreprises sont en pleine transformation numérique et organisationnelle. Les emplois et les compétences suivent le même chemin. Selon une recherche de Dell et de l’Institut of the Future (en anglais), 85 % des emplois de 2030 ne sont pas encore connus. De plus, un écart grandissant entre l’offre et la demande d’emplois rend certaines compétences rares. Des métiers spécialisés sont tout simplement mal connus alors qu’ils offrent d’étonnantes perspectives d’emploi.

Les problématiques de gestion des talents sont parfois si criantes qu’elles vont jusqu’à compromettre les opérations clients comme celle d’ouvrir un magasin ou d’effectuer une livraison à un client. Aujourd’hui, les entreprises sont au pied du mur pour attirer et développer autrement des talents diversifiés et opportunistes.

Aidée par les nouvelles technologies de gestion des talents et hautement priorisée dans les stratégies des comités de direction, la notion même de talent fait peau neuve. Voici quatre grandes étapes du cycle de vie et de l’expérience du talent.

1. Mobiliser les managers à engager des conversations “talent” avec leurs collaborateurs

Comment démontrer que la culture d’entreprise mise activement sur le talent ?

L’attitude du manager est l’indicateur vivant de la culture de développement d’une entreprise. Les conversations initiées par les managers sont tellement parlantes qu’elles influencent la décision des candidats de se joindre à une équipe. Un salarié sera davantage enclin à rester dans une équipe avec un manager stimulant l’apprentissage et le développement personnel et professionnel. Former les managers à apprécier et à développer les talents est crucial. Les conversations “talent” améliorent l’attraction et la fidélisation bien au-delà des promesses de la marque employeur. Pour les aider, des solutions de gestion de la performance dites “conversationnelles” ont vu le jour.

 C’est le cas de Zest qui favorise les conversations et l’introspection sur les forces du collaborateur, ses besoins de développement et ses objectifs pour la prochaine période. On ne cherche plus seulement à évaluer le talent, on cherche à l’écouter, à identifier son potentiel et à l’accompagner : un changement profond de culture et de philosophie de management s’opère.

2. Offrir une expérience unifiée entre toutes les activités de gestion des talents

Comment unifier les processus talents qui demeurent des silos informationnels et décisionnels ?

Trop souvent, la gestion des talents a du mal à exister car l’expérience repose sur des processus séparés. Les nouveaux parcours d’expérience donnent vie à une gestion fluide des talents. Les suites intégrées de gestion des talents font bien plus que relier toutes les activités de développement des talents entre elles. Ces suites permettent notamment de préparer un plan d’accueil et un plan de développement en fonction de l’évaluation lors de l’embauche. Elles relient très bien toutes les activités d’apprentissage (formation en ligne, coaching, co-développement, etc.) avec les objectifs définis dans le plan de développement. Ces liaisons sont visibles en un coup d’œil lors d’une conversation sur la performance et l’évolution du collaborateur.

 Des suites intégrées de gestion des talents comme Saba Cloud, TalentSoft ou Cornerstone Talent Management vous aident ainsi à mettre en musique de multiples activités. Elles organisent de grandes quantités de données talent, qu’elles soient organisationnelles, individuelles, qualitatives ou quantitatives. Sans cette unification des données du talent, le retour sur investissement est difficilement mesurable.

3. Rendre visibles et actionnables les opportunités de développement et de mobilité interne

Comment faciliter à grande échelle la mobilité et la gestion de carrière ?

Le développement des talents et la mobilité ont trop souvent été réservés à quelques profils à haut potentiel, par ailleurs très volatiles, et les conseillers RH ne peuvent faire de la gestion de carrière et de la personnalisation avec tous. C’est pourquoi les places de marché d’emploi et de carrières ont le vent en poupe. Elles visent à démocratiser et à engager tous les talents dans la lecture de leur profil. Elles les rapprochent des opportunités internes de développement et de mobilité (promotion ou transfert). Disponibles en mode libre-service et sur mobile, elles suggèrent aux collaborateurs des activités et des programmes de développement mais aussi des emplois en fonction de leur profil.

InnerMobility, 15Five ou HumanIntelligence offrent une place de marché. Elles mettent en adéquation les profils et les emplois. Elles interpellent les collaborateurs et les préparent à de prochaines opportunités internes. Ces plateformes inédites s’étendent aussi aux collaborateurs externes dit contingents (contractuels, consultants, freelancers, etc.). Ces ressources étendues peuvent dans certains secteurs d’activité représenter 15 à 20 % de vos bassins futurs de recrutement et de succession.

4. Laisser ses collaborateurs s’autoévaluer et oublier la laborieuse gestion des compétences

Comment accompagner les programmes de mise à niveau des compétences sans devoir administrer des référentiels et des mesures d’écart de compétences jamais à jour ?

La gestion des talents se limite au temps que peuvent leur accorder les conseillers RH pour les accompagner. Trop souvent accaparés par une gestion administrative des postes et par les mesures d’écarts, de nouvelles approches s’offrent maintenant aux professionnels RH pour se consacrer davantage au développement des talents.

Les nouvelles solutions, dites Talent Intelligence Platform (TIP), cherchent à dynamiser et à personnaliser les conseils et les prochaines étapes à l’échelle de tous vos collaborateurs en interprétant de multiples sources de données. C’est ce que propose la solution 365 Talents. Les collaborateurs ajoutent de l’information à leur profil de salarié au fil d’activités de déclaration personnelle ou de courtes questions sur leurs préférences et leurs accomplissements. La solution propose aussi aux collègues et aux managers d’apprécier les compétences d’un collaborateur inférées par l’intelligence artificielle. Les profils s’enrichissent donc de multiples points de données talent. À mesure que les collaborateurs interagissent avec les suggestions de formations proposées par la plateforme, les écarts et les parcours de développement s’affinent.

Les entreprises qui connaissent le plus de succès sont celles qui investissent significativement et autrement dans la gestion des talents. Mais c’est grâce à une conception résolument centrée sur le talent que nous assistons à l’émergence de solutions inédites.


À propos de l’auteur

Jean-Baptiste AudrerieJean-Baptiste Audrerie est psychologue organisationnel depuis 25 ans et titulaire d’un Executive MBA de l’Université Paris-Dauphine. Il aide les directions ressources humaines à apprivoiser les nouvelles capacités technologiques à leur portée. Il les aide également à transformer leur modèle de service et les parcours d’expérience des talents. Auteur du blog Futurs Talents, il est analyste des tendances en gestion des talents et en technologies RH.

6 stappen om je customer journey map effectief te gebruiken

Het maken van een customer journey map is niet je einddoel. Dit is nog maar het begin van jouw traject om de klantervaring te verbeteren.

customer journey map

Hallo kaartenmaker! Je bent in de schoenen van je klanten gaan staan en je hebt hun klantreis in kaart gebracht. Je hebt topografische nuances toegevoegd. En dan?

Je customer journey map is niet bedoeld als decoratie aan de muur of als een vaste route waar je niet vanaf mag wijken. Veel bedrijven weten niet zo goed hoe ze een journey map effectief moeten gebruiken als ze die eenmaal hebben.

Uit onderzoek van Gartner blijkt dat 30% van de marketing managers die verantwoordelijk zijn voor customer journey mapping of die dit proces ondersteunen, het moeilijk vindt om deze maps effectief toe te passen om concrete stappen voor verbetering van de klantervaring (CX) te identificeren en te prioriteren (volledig artikel beschikbaar voor klanten van Gartner).

Maar jij hoeft niet bij die 30% te horen. Een customer journey map is bedoeld om gebruikt te worden – effectief gebruikt – en niet alleen om naar te kijken.

Hieronder laten we zien hoe jij jouw map kunnen gebruiken om pijnpunten bij klanten te identificeren, die pijnpunten aan interne processen te koppelen en zo de klantervaring te verbeteren.

6 stappen om je customer journey map effectief te gebruiken

Vraag jij je ook af wat je nu moet doen als je naar je journey map kijkt? In de stappen hieronder lees je hoe je die map in de praktijk inzet.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een customer journey map (de kaart waarin je de klantreis hebt vastgelegd) en je company journey map (waarin je die eerste kaart aan jouw interne processen koppelt).

Hiervoor kijken we naar een fictief scenario tussen een klant en een reisbureau. De klant wil een rondreis maken door de VS en het reisbureau wil hem graag een van hun reisproducten verkopen.

1. Valideer je map

Begin met het valideren van je customer journey map. Met andere woorden: zorg ervoor dat dit een goede weergave is van je klantervaring. Dit validatieproces moet bevestigen dat de echte klantreis waarin je geïnteresseerd bent, goed wordt weergegeven door de map.

Het is belangrijk om bij het maken van de map kwantitatieve en kwalitatieve informatie te combineren. Als dat nog niet is gebeurd, voeg je nu nog data toe die je in eerste instantie buiten beschouwing hebt gelaten. Het gaat erom een totaalplaatje te krijgen.

Gebruik bijvoorbeeld waardevolle contextuele informatie uit enquêtes, interviews en focusgroepen om ervoor te zorgen dat je geen stappen overslaat of verkeerd weergeeft. Let erop dat je deelnemers gebruikt die representatief zijn voor je bestaande of beoogde klanten.

Welke methodologie je ook gebruikt, het validatieproces is bedoeld om het volgende te identificeren of verifiëren:

  • Contactpunten die ontbreken in de map
  • Wat klanten willen bereiken en/of voelen in elke fase van hun reis
  • In hoeverre klanten hun doel ook bereiken in elke fase
  • Wat volgens klanten de belangrijkste momenten zijn in hun reis

Als je via het validatieproces hebt bevestigd dat je customer journey map juist is en/of eventuele ontbrekende informatie hebt toegevoegd, ben je klaar voor de volgende stap.

2. Identificeer pijnpunten binnen de klantreis

Een goede customer journey uitleg beschrijft niet alleen welke specifieke stappen klanten nemen van begin tot eind. Het gaat er ook om het gevoel en de acties tijdens hun hele reis duidelijk te krijgen.

Let daarbij ook op de huidige successen. Dat zijn de gebieden waar de klant blij en tevreden is tijdens de reis. Bij een customer map gaat het echter vooral om het identificeren en oplossen van problemen op momenten waarop klanten zich ontevreden of gefrustreerd voelen.

Bellen veel klanten de klantenservice met dezelfde problemen? Is er iets met je website of product dat niet optimaal functioneert? Leiden wachttijden voor een bepaalde service tot frustratie bij de klant en zelfs tot vertrek van de klant? Verloopt de overstap van het ene kanaal naar het andere niet helemaal soepel voor de klant?

Hier volgt een voorbeeld van een klant en zijn customer journey bij het boeken en maken van een rondreis via een reisbureau. Er waren een paar pijnpunten voor de klant waarvan het bedrijf zich bewust was dankzij hun customer journey mapping:

  • De klant vond het moeilijk om de specifieke rondreis die hij zocht, te vinden op de website van het reisbureau. De site had namelijk geen goede filtermogelijkheden om zoekresultaten te filteren op land, prijs of aantal dagen.
  • Nadat hij de gewenste reis had gevonden en geboekt, verwachtte hij een e-mail te ontvangen met de routebeschrijving en andere belangrijke informatie over de reis. Die e-mail kreeg hij echter niet. Hij moest inloggen bij zijn account op de website om alle praktische informatie te krijgen die hij nodig had.

Customer journey map

Gebruik je kwalitatieve data om echt naar je klanten te luisteren en te begrijpen wanneer ze hun doelen in een bepaalde fase niet halen of wanneer de emotionele ervaring bij een contactpunt kan worden verbeterd.

Als je de pijnpunten die je wilt aanpakken eenmaal hebt geïdentificeerd en geprioriteerd, kun je deze aan je company journey (interne processen) koppelen om aan een oplossing van de problemen te werken.

3. Koppel de externe reis aan interne processen

Denk eraan: bij je customer journey map gaat het om de ervaring van je klant, niet van je bedrijf. Het is een kijkje van buitenaf naar jouw product of dienst.

Om je customer journey te verbeteren, moet je de zaken echter ook omkeren en van binnen naar buiten kijken. Je moet een extra laag toevoegen om naar buiten gerichte contactpunten te verbinden met interne systemen, teams en processen.

Stel, je bedrijf stuurt elke week een nieuwsbrief via e-mail. Het openen van de e-mail, het lezen van de nieuwsbrief en het klikken op een link naar je website zijn allemaal contactpunten in je customer journey map. Als het goed is, is dit voor je klanten een naadloze ervaring van de e-mail naar de webpagina.

Intern zijn die contactpunten gekoppeld aan het platform en de server voor nieuwsbriefmarketing, je marketingteam, de verkoopafdeling, webmasters en misschien nog wel anderen.

Waarom is dat belangrijk? Door de klantreis te verbinden met je bedrijfsreis krijg je inzicht in alle mensen en kanalen die je nodig hebt om een probleem op te lossen.

We gaan weer even terug naar ons reisbureau. Het bureau weet dat de pagina met pakketreizen een bron van frustratie is. Klanten willen opties kunnen filteren en niet door een lange lijst bladeren. Het probleem? Het reisbureau heeft zelf geen webmaster die een filtermechanisme kan implementeren voor de webpagina.

Het bedrijf twijfelt of de huidige websiteserver en hun platform de benodigde veranderingen aankan. Een webmaster zou de website kunnen evalueren en een filtermechanisme kunnen implementeren, maar zou ook de hulp van andere teams nodig hebben voor het taggen van de verschillende reizen. Er komen dus meerdere belanghebbenden bij kijken om dit probleem op te lossen.

4. Verfijn je doelen bespreek de oplossingen met alle belanghebbenden

Bij de customer journey uitleg komen vaak meerdere pijnpunten aan het licht. Als je eenmaal weet waardoor klanten aan de buitenkant gefrustreerd raken, kun je bepalen wie dit probleem aan de binnenkant kan oplossen.

Eerst moet je echter bepalen welke oplossingen de hoogste prioriteit moeten krijgen. Dan ga je met de relevante teams aan de slag om oplossingen te vinden. Om de ervaring te leveren die de klant wil, is vaak een samenwerking tussen verschillende afdelingen nodig. Daarbij kan er ook een overlap zijn tussen systemen, kanalen of processen.

Het belangrijkste pijnpunt bij het reisbureau is de klacht over de ontbrekende filtermogelijkheden op de website. Intern zijn daar verschillende belanghebbenden bij betrokken: HR (om een webmaster in te huren), het team dat op dit moment de website beheert (voor de selectie en onboarding van de webmaster) en het team dat de reizen plant (om de tagginginformatie te verstrekken die de webmaster nodig heeft voor de filters).

Als er eenmaal een website-expert aan boord is, moet de webmaster samenwerken met het digitale team, het team dat de reizen plant en de marketing- en designafdeling om te bepalen hoe de nieuwe pagina het beste kan worden ingericht zodat klanten gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken.

5. Houd key performance indicators bij

Na het brainstormen over oplossingen voor CX-problemen die de hoogste prioriteit hebben, moet je bepalen met welke KPI’s (Key Performance Indicators) de verbeteringen het beste kunnen worden gemeten.

Definieer het gewenste resultaat voor elk contactpunt en bepaal hoe je de klantervaring in de loop van de tijd kunt meten en optimaliseren. Ook hiervoor moet je meestal blijven samenwerken, omdat andere teams de data kunnen hebben die jij nodig hebt om de prestaties te volgen.

Hoe vaak je je KPI’s moet bijhouden, hangt af van het project. Het is echter wel belangrijk dat je de prestaties regelmatig controleert.

We gaan weer even terug naar ons reisbureau. Stel, het bureau heeft besloten om een programma voor automatische e-mails te implementeren, zodat klanten voorafgaand aan hun reis e-mails ontvangen met belangrijke informatie. Volgens de betrokken stakeholders vormen het aantal geopende e-mails en de clickratio de belangrijkste succesindicatoren. Het marketingteam dat de e-mails verzorgt, gaat die cijfers wekelijks bekijken.

6. Werk je maps bij

Je klantreis blijft niet altijd hetzelfde. Nieuwe kanalen (zoals opkomende social media platforms) veranderen het digitale landschap en zijn van invloed op hoe klanten jouw bedrijf vinden en er de interactie mee aangaan.

Aan statische en verouderde maps heb je dan niks. Als je de problemen die in je eerste customer journey map aan het licht zijn gekomen hebt opgelost, moet je de map bijwerken. Je ziet dan wat er is verbeterd en je kunt vervolgens focussen op andere prioriteiten voor de klantervaring.

Nu is het niet altijd gemakkelijk om te weten wanneer en hoe vaak je de customer journey map moet updaten. Je kunt dat bijvoorbeeld op een vast moment doen, maar je kunt hiervoor ook customer journey mapping software gebruiken.

Overweeg het gebruik van customer journey software

Als je geen cartograaf zoals Mercator bent, kun je ook customer journey mapping software gebruiken om betere mogelijkheden te krijgen voor visualisatie en samenwerking.

Met sommige programma’s kun je bovendien verklarende analyses uitvoeren op veelvoorkomende afwijkingen van het traject of pijnpunten van klanten. Dit is bijvoorbeeld nuttig om helder te krijgen welke CX-problemen de hoogste prioriteit moeten krijgen. Ook zijn er oplossingen die verbeteringen kunnen bijhouden en aangeven wanneer je map moet worden bijgewerkt.

Welk doel je ook voor ogen hebt met je customer journey mapping, de bovenstaande stappen zullen je zeker helpen jouw pad naar succes in kaart te brengen!

Bekijk de lijst van Capterra met tools voor customer journey mapping

Op zoek naar customer experience software? Bekijk de lijst van Capterra met de beste customer experience software.

O que é um projeto e como ele se diferencia de outros trabalhos?

o que é um projeto

o que é um projeto

Este é um cenário comum: você já está saturado de usar planilhas e cansado de tentar colaborar por e-mail.

Já foi atrás do Google para buscar uma ferramenta automatizada que o ajudasse, mas, em vez de encontrar uma solução, descobriu páginas e mais páginas com listas de programas anunciados como ferramentas de gestão de projetos, com uma grande variedade de funcionalidades e preços.

Todos eles servem para a mesma coisa? Como saber que tipo de ferramenta você realmente precisa? A resposta está em saber diferenciar projeto de trabalho.

Isso permite que você entenda melhor suas próprias necessidades e avalie os produtos pelo que eles realmente são, e não em função do que os fornecedores divulgam.

Iremos dividir esta explicação em duas partes. Neste artigo, você entenderá a diferença entre projetos e trabalhos e aprenderá quando deve usar uma ferramenta de gestão de projetos e quando é melhor um software de gestão de trabalho.

Este outro artigo entra mais a fundo na gestão do trabalho e elucida como escolher a ferramenta certa para as suas necessidades.

O que veremos neste artigo:


  • O que é um projeto (E o que é trabalho)
  • Por que é importante distinguir entre projetos e outros esforços de trabalho?
  • Quando usar uma ferramenta de gestão de projetos x um software de gestão de trabalho?
  • Como encontro as ferramentas certas para minhas necessidades?

O que é um projeto (e o que é trabalho)

Projetos são empreendimentos com prazo determinado (que têm um fim), que produzem uma saída/entrega única e que são executados sob alguns limites acordados previamente, como escopo, cronograma e orçamento/recursos.

O restante é trabalho, mas não um projeto. Isso inclui:

  • Atividades comuns de trabalho (por exemplo, responder e-mails, tarefas diárias, trabalhos em andamento)
  • Comunicação/colaboração com colegas 
  • Solicitações ad-hoc que requerem pouco esforço
  • Gestão de processos

Apesar desse trabalho não rotineiro não ser um projeto, ele também precisa ser gerenciado.

Por que é importante distinguir entre projetos e outros esforços de trabalho?

Agora que temos uma definição de projeto, é importante diferenciá-lo de trabalhos por alguns motivos principais:

  • Para saber o grau de controle, de supervisão e de processos de gestão de projetos que se deve aplicar à iniciativa.
  • Para saber que tipo de ferramenta dá melhor suporte aos seus esforços.

Unidades de trabalho pequenas e de baixo esforço não exigem o mesmo rigor e aplicação de processos que projetos. Sobrecarregá-las com um alto grau de supervisão e controle pode causar gargalos desnecessários, prazos prolongados e excesso de pressão nos principais recursos.

Além disso, se você não sabe a diferença entre ferramentas de gestão de projetos e de gestão do trabalho, corre o risco de pagar por recursos desnecessário que nunca usará. 

Por exemplo, se você descarta o uso de funcionalidades como o gráfico de Gantt em um software de gestão de projetos, é provável que um programa de gestão de trabalho seja suficiente para suprir suas necessidades.

Aqui começa a confusão: na falta de uma palavra melhor, o termo “projeto” é usado livremente para designar a maioria dos esforços de trabalho, sejam eles uma iniciativa de negócios estratégicos de alto risco e alto retorno ou um esforço colaborativo discreto que concorre com as responsabilidades do dia a dia.

Isso é problemático por dois motivos:

1. O termo “projeto” tem significados diferentes para pessoas diferentes, especificamente entre os profissionais de negócios técnicos e aqueles dedicados a áreas não técnicas (por exemplo, um gerente de projetos e um líder de equipe de vendas). Essa diferença pode gerar confusão e falha na comunicação. Em outras palavras, o líder de equipe pode escutar a palavra “projeto” e pensar logo em gerentes de projeto, contratos, avaliações de risco, stakeholders e mais uma infinidade de complexidades. Em vez disso, é necessário olhar com mais calma e profundidade para descobrir se a iniciativa é ou não um projeto de verdade.

2. Com o termo “projeto” sendo usado para descrever a maioria dos esforços de trabalho, as ferramentas de gestão de projetos passaram a ter um conceito muito amplo: referem-se a uma variedade de soluções, desde ferramentas mais leves de gestão de tarefas/trabalho até softwares robustos de gestão de portfólios. De fato, muito do que é comercializado como “software de gestão de projetos” não foi projetado para gerenciar projetos reais (iniciativas com cronograma, escopo e orçamento/recursos definidos). Ao contrário, a maioria é projetada para gerenciar tarefas, agendas e equipes agrupadas para executar um trabalho colaborativo não rotineiro.

Ferramenta de gestão de projetos x software de gestão de trabalho

Use um verdadeiro software de gestão de projetos quando estiver gerenciando um projeto real, porque você precisa de uma ferramenta capaz de gerenciar e controlar o escopo, a linha do tempo e as restrições de orçamento e recursos. Você deve monitorar e relatar essas restrições às partes interessadas e é difícil fazer isso com precisão se a ferramenta que você está usando não oferece essas funcionalidades.

Se não é necessário monitorar essas três restrições, não se trata de um projeto verdadeiro. Sendo assim, você pode usar qualquer tipo de software de gestão de trabalho que atenda às suas necessidades, desde listas pessoais de tarefas a ferramentas de gestão de tarefas compartilhadas e softwares de colaboração.

Aqui estão três maneiras de diferenciar os softwares de gestão de projetos dos de gestão do trabalho:

  • Como ele é usado e para o que foi projetado
  • Funcionalidades
  • Público-alvo  

É importante observar que muitas vezes há sobreposição de funcionalidades entre os dois tipos de ferramentas. Entretanto, se uma ferramenta específica não oferece planejamento de projeto (especificamente em torno da gestão de orçamento e recursos), não é uma solução formal de gestão de projetos e entra na categoria de gestão de trabalho.

gráfico o que é um projeto

Como encontro as ferramentas certas para minhas necessidades?

Primeiro, lembre-se de que o mercado de gestão de projetos está em constante evolução e que a terminologia para descrever os esforços modernos de trabalho e as categorias de software não tem acompanhado essa evolução.

Basta pensar que, há 20 anos, os projetos eram iniciativas estratégicas de negócios formais, executadas quase exclusivamente por gerentes de projetos certificados, que seguiam uma metodologia tradicional de cascata.

Atualmente, quando o termo “projeto” é usado livremente para descrever praticamente qualquer esforço de trabalho, usuários de áreas não técnicas são incumbidos de liderar iniciativas com a mesma frequência  —ou talvez até maior— que os gerentes de projeto certificados. Desde a primeira publicação do Manifesto Ágil em 2001, os métodos ágeis ou híbridas ganham força nas organizações.

Os fornecedores não estão sendo maliciosos ao se referirem a seus produtos como “ferramenta de gestão de projetos” quando, na verdade, não se tratam de soluções projetadas para gerenciar projetos reais corretamente. O que acontece é que a maioria fica entre a cruz e a espada na hora de categorizar o software pelo que ele realmente é ou em função do que grande parte dos usuários comerciais não técnicos procura online.

Então, como se livrar da confusão de termos e encontrar as ferramentas certas para suas necessidades?

Siga estes passos para encontrar a melhor ferramenta para você


1. Analise as necessidades do usuário final e separe as funcionalidades entre obrigatórias e opcionais. Com base nos recursos necessários, você deve responder à pergunta: “Preciso gerenciar projetos ou trabalho?”

2. Crie uma pequena lista de produtos com base na funcionalidade e nos requisitos da equipe (baseado na nuvem, ferramentas de colaboração, gestão de recursos, etc.). No diretório de ferramentas de gestão de projetos do Capterra, existe a possibilidade de filtrar a lista de programas segundo os recursos que você procura.

3. Descubra mais sobre os softwares perguntando aos fornecedores quem é o público-alvo e se os programas oferecem os recursos indispensáveis que você precisa.

4. Reduza sua lista para o máximo de cinco produtos. Depois, faça testes e dê uma pontuação para cada um.

5. Invista na ferramenta que ficar na primeira posição.

Confira a lista de ferramentas de gestão de projetos listadas no Capterra e escolha a que melhor se adapte às suas necessidades. 

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

Si pasas el tiempo suficiente en cualquier oficina moderna, seguro que oirás estas dos siglas: CRM frente a ERP. Estos conceptos a menudo se utilizan en tándem porque los dos se refieren en general a lo mismo: sistemas de software empresarial que contribuyen a ganar eficiencia y rentabilidad.

En cambio, cuando profundizamos en la discrepancia entre estos dos términos, verás que hay algunas diferencias muy importantes entre software CRM y software ERP. 

En este artículo, analizaremos las diferencias. A continuación, te ayudaremos a decidir qué sistema necesitas y cómo encontrar el CRM o ERP adecuado, o ambos, para tu empresa. 

¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP? 

Para ayudarte a entender la diferencia entre estos dos sistemas, vamos a ver qué hace cada uno.

Similitud y diferencia entre CRM y ERP

¿Qué es el ERP? 

ERP es la sigla en inglés de “Enterprise Resource Planning” o Planificación de recursos empresariales. Las empresas utilizan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para agilizar las operaciones empresariales en diversos departamentos internos. Para muchas empresas, una de las ventajas del ERP es que se encuentra en el corazón del negocio. Ayuda a los distintos equipos de una misma empresa a gestionar una amplia variedad de tareas y operaciones. 

Un buen sistema ERP agiliza y estandariza la información que tu empresa necesita para prosperar. Facilita que los empleados avancen con sus tareas diarias sin que se atasquen por los procesos manuales. 

Un sistema ERP organiza y centraliza: 

  • La contratación y la información de bienvenida.
  • Los datos de gestión de la cadena de suministro. 
  • Los datos de recursos humanos, como las nóminas y la información de los empleados.
  • Los procesos de pedidos.
  • La gestión de cuentas internas.
  • La gestión de inventarios.
  • La planificación y creación de informes financieros.
  • La información de estrategia interna.
  • Los procesos de fabricación. 

¿Qué es el CRM?

CRM es la sigla en inglés de “Customer Relationship Management” o Gestión de relaciones con los clientes. Similar a un ERP, ayuda a las empresas a organizar la información, pero se centra en las relaciones con los clientes (como su nombre indica). 

Si se piensa en un ERP como la gestión de procesos y datos internos, se puede pensar en un CRM como la gestión de procesos y datos externos. Aunque un CRM puede resultar útil para distintas áreas de tu negocio, los departamentos de ventas, marketing y servicio de atención al cliente son los que más utilizan este software. 

Con el CRM idóneo en marcha, usarás el software para: 

  • La gestión de campañas de marketing (incluido el marketing por correo electrónico, gestión de redes sociales y estrategias de marketing de contenidos). 
  • Gestión de clientes potenciales y seguimiento. 
  • El servicio de asistencia de ventas al cliente. 
  • Los sistemas de confirmación y procesamiento de pedidos.
  • Los datos de los clientes, incluidas sus tendencias de compra. 
  • Los programas de fidelización del cliente. 
  • La gestión de embudo de ventas. 

¿Necesitas un ERP, un CRM o ambos? 

Ahora que ya sabes la diferencia entre un CRM y un ERP, ¿cómo saber cuál necesitas? 

La mejor manera de responder a esta pregunta es analizando dónde estás experimentando fricción o falta de comunicación en tu negocio en estos momentos. 

Empieza haciendo una lista de tus procesos internos y aquellos de cara al cliente. Entrevista a los jefes de los diferentes departamentos de tu empresa y pregunta dónde se encuentran los puntos de fricción dentro de las tareas diarias de tus equipos. 

Una vez que tengas esta lista, empieza a separarlos en dos columnas: una para los procesos internos (que se gestionarían con un ERP), y otra para los procesos de cara al cliente (que se gestionarían con un CRM). Ahora que tienes toda esta información frente a ti, podrás ver dónde necesitas más ayuda y tomar tu decisión desde ese lugar. 

¿Cómo funcionan juntos el ERP y el CRM? 

Hay muchas empresas que se beneficiarían tanto de una plataforma ERP como de una CRM. Por ejemplo, un gran minorista puede necesitar un ERP para ayudarle con tareas como la gestión de almacenes y la cadena de suministro, y un CRM para gestionar sus estrategias de marketing y ventas. 

Si crees que tu negocio necesita ambos, tendrás que buscar sistemas que se complementen entre sí. Puede que haya datos recopilados en un sistema que necesites adaptarse al otro. 

Volvamos al ejemplo de la venta al por menor que mencionamos antes. Un buen sistema de planificación de recursos empresariales basado en la venta al por menor tendrá un sistema de gestión de inventarios. Lo ideal sería que estos datos se integraran en el CRM, ya que saber qué artículos están todavía en stock y cuáles están saliendo de las estanterías es información muy valiosa para el equipo de ventas. 

Por suerte, muchos ERP incluyen algunos de los elementos más importantes de un sistema de CRM, por lo que puede que encuentres un ERP completo que reúna todo lo que necesitas. Si no es así, verás que la mayoría de los ERP pueden sincronizarse bien con los CRM de terceros, con lo que podrías conseguir implementar dos sistemas que abarquen todas tus necesidades. 

Cómo encontrar el software ERP o CRM idóneo

Ya conoces la diferencia entre CRM y ERP y también sabes, después de hacer tu lista, en qué tareas de tu negocio necesitas ayuda para su gestión, por lo tanto ha llegado el momento de elegir el software adecuado. Gran parte de la decisión se basará en los aspectos únicos de tu negocio y de tu presupuesto. 

Muchas opciones ofrecerán pruebas gratuitas o versiones de nivel básico, lo que significa que podrás echarles un vistazo antes de decidirte por una. 

Dar con el software ERP o software CRM puede llevar algún tiempo. Sin embargo, una vez que tengas la opción idónea en marcha, podrás contar con una oficina mucho más agilizada y libre de estrés. 

Come diventare un social media manager: 10 consigli dai professionisti

Come diventare social media manager

Come diventare social media manager

Sei uno studente universitario attivo sui social e ti stai chiedendo come diventare social media manager, oppure sei già inserito nel mondo del lavoro ma non sei pienamente soddisfatto dell’attività a cui ti dedichi?

Abbiamo una buona notizia per te! Quello del social media manager è un percorso di carriera del tutto fattibile.

Ma come si passa da semplice dilettante appassionato a professionista presso un’azienda affidabile e potendo vivere di questa passione?

Vuoi sapere come diventare un social media manager? Ecco le risposte che cerchi

Abbiamo chiesto il parere di alcuni esperti di social media di diversi settori a livello internazionale e abbiamo stilato un totale di 10 consigli. Scopriamoli insieme!

10 consigli utili per diventare social media manager:


  1. Valuta la possibilità di frequentare un corso di laurea in comunicazione o marketing
  2. Mantieniti aggiornato sulle tecnologie e gli strumenti del settore
  3. Cerca ovunque le tue opportunità per lavorare con i social
  4. Ricorda che sei sempre osservato
  5. Non smettere mai di imparare e di adattarti
  6. Impara a lavorare e a formarti (anche) in modo autonomo
  7. Trova brand che ammiri e seguili
  8. Costruisci un portfolio online
  9. Consolida il tuo CV con attività di volontariato
  10. Dimostra di saper gestire bene il tempo

1. Valuta la possibilità di frequentare un corso di laurea in comunicazione o marketing

… ma sappi che non è un requisito fondamentale.

Alice Fuller, ex produttrice televisiva e attualmente social media strategist di fama internazionale, consiglia di iniziare studiando ed esercitandosi in tutti i modi possibili:

Se il tuo desiderio è davvero quello di diventare un buon social media manager, studia innanzitutto le basi del marketing e della scrittura. Studia più che puoi, quindi metti in pratica quanto appreso per i tuoi progetti personali. In questo modo potrai arricchire il tuo CV con vere esperienze.

I professionisti con cui abbiamo parlato hanno seguito una formazione in ambiti diversi, da scienze politiche a fashion design, psicologia o vendite nel settore farmaceutico. Non è quindi un requisito fondamentale l’aver frequentato un corso per diventare social media manager: puoi benissimo imparare da autodidatta o seguire alcuni corsi veloci (anche erogati da enti privati) che ti diano le basi!

Spesso i social media manager devono sintetizzare in una sola figura moltissime competenze diverse, che difficilmente possono essere racchiuse in un solo corso di laurea. Pensa solamente alla gestione delle campagne ads sui social o alla gestione di una community: sono task che richiedono competenze ed un’attitudine molto diverse!

2. Mantieniti aggiornato sulle tecnologie e gli strumenti del settore

Indipendentemente dal fatto che tu abbia o meno intenzione di intraprendere un percorso formativo in marketing, uno dei requisiti per diventare social media manager è mantenersi al passo con gli strumenti e i gli ultimi “trucchi” del mestiere in ambito social media.

Una buona gestione dei social implica anche delle conoscenze specifiche che vanno oltre l’aspetto creativo e di community engagement. Per una campagna di successo, è necessario saper maneggiare gli strumenti analitici e usare a proprio vantaggio gli insight e i dati raccolti per raggiungere un pubblico più vasto.

Il modo migliore per farlo è rimanere aggiornati sui migliori e più diffusi software di social media management. Molti di questi prodotti forniscono una versione di prova gratuita e sono quindi una ghiotta opportunità per esplorarne le funzionalità e scoprire cosa possono offrire in termini di analisi social e monitoraggio dei contenuti.

3. Cerca ovunque le tue opportunità per lavorare con i social

Poco importa a cosa ti stia dedicando attualmente, c’è sicuramente l’occasione perfetta per iniziare a costruire il profilo social legato alla tua attività. Parla con il tuo team di marketing o con la direzione aziendale per vedere se c’è la possibilità di promuovere i vostri prodotti o servizi sui social media.

E non dimenticarti di sfruttare le opportunità legate ai social nella tua vita privata. Tra i membri del tuo team ci sono sicuramente diversi colleghi che usano i social media per qualsiasi cosa, dal book fotografico dei loro animali domestici alla promozione dei propri gruppi di lettura e servizi di dog-sitting.

Promuovere i tuoi hobby su Instagram non ti farà forse trovare il lavoro dei tuoi sogni, ma servirà sicuramente a dare un valore aggiunto al tuo curriculum e portfolio professionale perché ti permetterà di sfoggiare le tue abilità nel gestire una campagna social di successo.

4. Ricorda che sei sempre osservato

Anche se stai soltanto gestendo un account personale, se sei capace di esprimerti con  uno stile incisivo, di creare uno storytelling efficace e di pubblicare contenuti coerenti sei già a metà strada per diventare social media manager. Ma lo stesso concetto vale anche in chiave contraria: se la tua reputazione sui canali social è negativa, ciò che scrivi o pubblichi potrebbe – e lo sarà molto probabilmente – essere usato contro di te.

Ricorda che internet non dimentica. Non è mai una cattiva idea verificare e controllare personalmente i tuoi profili pubblici e rimuovere eventuali post imbarazzanti. Permettiti di sbagliare. Anche i professionisti fanno degli errori.

5. Non smettere mai di imparare e di adattarti

Dieci anni fa tutti conoscevano MySpace. Poi è arrivato Snapchat. Oggi TikTok è il trend del momento. I social network vanno e vengono, per questo uno dei requisiti per diventare social media manager è mantenersi informati e sviluppare una certa flessibilità. Ciò vale non solo per i social, ma anche per le altre discipline del marketing.

La social media manager Lauren Mallett ha iniziato con il design tessile per poi passare al fashion design, al graphic design e al marketing prima di dedicarsi al suo ruolo attuale.

Quando lavori maneggiando le diverse discipline del marketing, prima o poi ti troverai maggiormente coinvolto in una che ti attira in particolar modo. Devi concentrarti sui dati senza però che ne risenta la tua creatività. A quanto pare i migliori social media manager sanno lavorare su diverse cose contemporaneamente.

6. Impara a lavorare e a formarti (anche) in modo autonomo

I social media manager collaborano direttamente con esperti di marketing, blogger, venditori, ecc. Il loro lavoro è – per definizione – sociale. Ma la comunicazione diretta e quella digitale non sono la stessa cosa: talvolta la vita di un social media manager può essere piuttosto solitaria.

Un social media manager deve essere a suo agio a lavorare come un “team individuale”. Per sopravvivere in questo ruolo, è consigliabile utilizzare un software per social media marketing e documentarsi su tutto ciò che abbia a che fare con il marketing, dalla SEO al graphic design, al web design fino alle campagne di link building, Google Ads, WordPress e Facebook Ads.

7. Trova brand che ammiri e seguili

Stila un elenco delle aziende e dei brand che ammiri e con cui ti piacerebbe lavorare e tieni d’occhio le loro pagine delle opportunità lavorative. Se hai già iniziato a costruire un profilo social che lascia il segno, quando arriverà l’occasione giusta avrai più probabilità di conseguire un tirocinio o addirittura il lavoro tanto sognato.

Il lavoro dei tuoi sogni nel campo dei social media non è necessariamente presso un colosso aziendale. Potrebbe essere per qualsiasi società dotata di uno stile comunicativo divertente e innovativo sui social oppure un brand che hai a cuore e che ha bisogno di te per sviluppare quell’approccio.

Quando ti presenti a una azienda, ricorda che, come spiega Greta Lomaestro di Digital360, “il professionista dei social ha, generalmente, un’anima sia creativa che strategica, conosce a fondo le caratteristiche tecniche dei diversi canali, si tiene aggiornato, sa declinare il contenuto in modo differente e sa relazionarsi con l’audience in maniera corretta, con l’obiettivo finale di trasformare i fan in clienti e, successivamente, trasformare i clienti in veri ambassador del brand.

8. Costruisci un portfolio online

Il responsabile marketing Drew Henry ha ottenuto il suo ruolo nell’ambito dei social media non per la sua esperienza nella gestione PR e social per diversi ristoranti, ma grazie a un lifestyle blog fondato con degli amici.

In sostanza, il mio blog amatoriale è ciò che mi ha dato la visibilità e la possibilità di ottenere un lavoro full-time come social media manager“, spiega Henry, che consiglia inoltre di mostrare i dati analitici dei tuoi profili e blog personali.

Morale della favola: se non hai niente di concreto da mostrare e non ti sei costruito per conto tuo un’esperienza con i social media, non ti assumeranno. Penserai forse che un blog personale non c’entri molto in un curriculum, ma in questo caso può solo valorizzarlo.

9. Consolida il tuo CV con attività di volontariato

Valuta la possibilità di fare del volontariato occupandoti dei profili social di una scuola, un’organizzazione non profit o un ente che hai a cuore. È un ottimo modo per accumulare preziosa esperienza contribuendo al contempo alla diffusione del messaggio dell’organizzazione.

Il lavoro che svolgi per una buona causa potrebbe essere il trampolino di lancio verso il tuo lavoro ideale come social media manager.

10. Dimostra di saper gestire bene il tempo

È risaputo che i social media sono una fonte di distrazione che distoglie l’attenzione dagli impegni. Un social media manager corre infatti il rischio collaterale – come capiterebbe al commesso di una pasticceria che ha un debole per i dolci – di rimanere ipnotizzato dai canali che gestisce.

Può capitare a tutti di dover rispondere velocemente a un messaggio su Twitter o dedicare cinque minuti nel weekend a controllare le menzioni, ma è bene applicare la regola generale di non eccedere l’orario di lavoro salvo per eccezioni particolari.

Sei un social media manager?

Siamo curiosi di sapere il tuo punto di vista su come diventare social media manager.

Quali consigli daresti a chi sta cercando di farsi strada in questo ambito? Raccontaci la tua esperienza nei commenti!

Sei alla ricerca di un software per il social networking? Consulta l’elenco delle migliori soluzioni di software per creare una  community

 

Single Touch Payroll Reporting: The Key Points For Australian SMEs 

Single touch payroll reporting

It’s been six months since the hard deadline for businesses with nineteen or fewer employees to switch to single touch payroll reporting. Since then, more than 462,000 firms have signed up for STP-enabled software

However, adopting a new process can be a little tricky, and with the end to the financial year fast approaching, businesses need to make sure they’re in line with the Australian Tax Office (ATO) requirements. In this article, we break down the key points that small businesses need to know about for single touch payroll reporting, as well as how to provide information to the ATO.

Single touch payroll reporting

What is Single Touch Payroll reporting?

Single Touch Payroll (STP) is the new, official way for Australian employers to report information about tax to the ATO. As of July 2019, small businesses must use STP compliant software to lodge their employee’s salary, wage tax and superannuation information, as well as pay as you go (PAYG) withholding. 

Do micro employers need to use STP-enabled software?

Micro employers need to use STP-enabled software to lodge tax reports. Even if the business has less than four members of staff employed, it is still a requirement to follow the ATO’s new process. 

There are plenty of low-cost or no-cost payroll solutions available for businesses of this size that include the basic requirements for tax reporting. 

When should small businesses be STP ready?

Employers with 5-19 employees should start reporting through STP-enabled payroll software immediately. ATO released a reporting checklist to help businesses adapt to the new process. In the case that a business needs extra time to fully-transition over, they can use the online form to apply for a deferral

If a business operates in an area with intermittent or no internet connection, they (or their agent) can apply for an exemption

What are the main changes?

The main change for small business tax reporting is that employers must now submit this information during the payroll process. Businesses must also lodge the information digitally using STP-enabled software. 

Previously, businesses reported this information once a year, and many employers would lodge their information via paper or manual submission.

Here are a few other noteworthy changes:

  • Employers aren’t required to give their staff a payment summary or income statement for the information reported through STP. They must, however, provide employees with information that isn’t reported through STP.
  • Employees who no longer receive a payment summary or income statement can find the information needed to complete their tax return via through myGov via ATO Online
  • Businesses don’t need to submit a payment summary annual report (PSAR) anymore for the information reported through STP.

What are the main benefits of moving to STP?

Payroll reporting STP

Employers will benefit from Single Touch Payroll reporting in several ways:

1. Less room-for-error

The ATO pre-fills several fields in the reporting forms. It pre-fills PAYG withholding payroll fields W1 and Q2 in the BAS, making it easier and quicker to complete.

2. Fewer steps in the process

Employers are no longer required to provide payment summaries to staff members because the information is available to them on the myGov website. Real-time information, such as year-to-date payments and contributions made to the ATO, is instantly accessible and employees don’t need to wait for a payment summary.

3. Quicker onboarding of new staff

Instead of manually filling out paper forms, employers can onboard new starters through an online commencement form, including Tax File Number Declaration and SuperChoice.

4. Time-saving

The new process is much more manageable because it coincides with payroll. Instead of submitting a sizable report once a year in July, employers submit reports during every pay run. This enables them to gain back valuable time around the end of the financial year.

What are SMEs required to report?

According to the Government of Western Australia, single touch payroll requirements include monthly (or quarterly) business activities and instalment activity statements. It also includes financial year-end reporting.

Below, we cover the need-to-knows for each type of report:

Business activity statement (BAS) 

The business activity statement (BAS) provides critical tax information and enables businesses to pay:

  • Goods and services tax (GST)
  • Pay as you go (PAYG) instalments
  • PAYG withholding tax
  • Any other relevant tax obligations.

The ATO automatically sends businesses a BAS when it’s time for them to lodge, as long as they’re registered with an Australian business number (ABN) and GST. All businesses registered for GST must submit a BAS before the due date.

Instalment activity statement (IAS) 

The IAS report is similar to the BAS report. The difference is that it is without GST and some other taxes. If a business isn’t registered for GST, they’ll submit an IAS to pay PAYG instalments.

Financial year-end

The financial year reporting for tax purposes runs from 1st July to 30th June. Businesses must lodge an income tax return to cover this period. Sole traders can declare their business income as part of their personal income tax return.

Common mistakes to watch out for

STP tax errors

James O’Halloran, the deputy commissioner of ATO, revealed in a recent speech he made at PwC’s payroll managers forum that the majority of small companies (82%) correctly lodge STP reports on time. 

However, some common errors have emerged since the hard-deadline for STP adoption. This includes:

  • Incorrect electronic fund transfer codes (these enable BPAY).
  • Multiple identification numbers being provided. 
  • Late tax reports. 

Ultimately, ATO is unable to accept these records. However, O’Halloran said the ATO is looking to offer extra support to SME during their transition over to the new process:

“We’re working through the data and gaining insights that help us identify when employers are falling behind with their PAYG withholding or SG obligations. We’re also using the insights and learnings from health checks to support a range of stakeholders who report through STP. We do this by working directly with software and solution providers to validate the information being received.” 

 

Looking for an STP solution to report payroll? Check out Capterra’s directory of payroll software and accounting software platforms today. 

El análisis de datos en Marketing, Ventas y Servicio al cliente es indispensable para las pymes

Análisis de datos en Marketing, Ventas y Servicio al cliente

El análisis de datos en Marketing, Ventas y Servicio al cliente en las pymes

Analizar datos; últimamente, este concepto está muy presente en el ámbito de los negocios. Especialmente ahora que está al alcance de todo tipo de empresas: tanto las grandes organizaciones como las pequeñas y medianas tienen acceso a la tecnología que lo hace posible, ya sea a través de un software especializado en análisis de datos o mediante uno no especializado que tenga esa funcionalidad, como, por ejemplo, un software CRM. El análisis de datos puede llevarse a cabo con varios objetivos en mente, pero principalmente se busca mejorar u optimizar procesos, productos, servicios o cualquier otro aspecto interno y externo de la empresa.

Los departamentos de Marketing, Ventas y Servicio al cliente son algunos de los que más partido sacan de esta práctica. Por este motivo, GetApp llevó a cabo una encuesta a empleados de estos tres departamentos*. La finalidad del estudio era conocer los procesos y los objetivos que entraña esta práctica, así como la percepción que se tiene de ella en cuanto a si beneficia o no al negocio.

Entender al cliente, el objetivo principal

Los departamentos de Marketing, Ventas y Servicio al cliente tienen algo en común: el recorrido del cliente, desde su descubrimiento como oportunidad de venta hasta su conversión y su posterior retención. Durante este largo proceso, los tres departamentos recogen mucha información debido a la constante comunicación e intercambio de detalles. El uso de estos datos es esencial para mejorar cualquier aspecto del negocio.

Un 62 % de los encuestados indica que entender al cliente es el principal motivo por el que estos departamentos realizan análisis de datos, seguido por la intención de mejorar el producto o servicio (58 %) y la de mejorar la experiencia del cliente (41 %).

¿Por qué se hace el análisis de datos en Marketing?

Entender mejor al cliente es útil para conocer y trazar perfiles específicos (buyer persona) o descubrir nuevos nichos de consumidores a los que puede apuntar el negocio.

La mejora del producto o servicio es una actividad constante en cada empresa, por lo que utilizar datos contribuye a revelar los puntos débiles que se deben cambiar o los puntos fuertes que es necesario explotar.

Mejorar la experiencia del cliente es vital para la retención: uno puede convertir muchas oportunidades, pero retenerlas requiere mucho esfuerzo y atención y, en ocasiones, los detalles clave se pierden si no se estudian de forma metódica.

Esta información conduce a la siguiente pregunta: ¿en qué fase del embudo de ventas se hace el análisis? El 43 % de los participantes señala que en todas las fases se realizan análisis de datos. Para ser más específicos, principalmente una vez que son Clientes (34 %), cuando se trata de Leads aprobados por Marketing (16 %) y cuando son Leads aprobados por Ventas (13 %).

Las pymes son conscientes de que deben recoger y analizar datos correctamente

Antes de analizar los datos es necesario recolectar. Desde esta etapa tan temprana, las pymes ya eligen cuidadosamente las herramientas y los métodos que usan. El estudio indica que el 44 % emplea software especializado en recopilar datos, un 23 % cuenta con una herramienta propia para esta función y el 13 % obtiene información mediante encuestas y formularios online.

En cuestión de análisis las respuestas no difieren mucho. La encuesta muestra que se utiliza principalmente software especializado (42 %), seguido por una herramienta propia (29 %), una empresa externa (17 %) y un software no especializado (12 %).

Herramientas para el análisis de datos en Marketing, Ventas y Servicio al cliente

El hecho de que las principales respuestas indiquen el uso de software especializado de terceros y de una herramienta propia señala la importancia que le dan las pymes a los productos diseñados específicamente para realizar esta actividad y obtener resultados de calidad.

Esta idea se refuerza con la decisión de externalizar el análisis; del segmento que recurre a terceros para llevar a cabo el análisis de datos, el 45 % apunta que la calidad que ofrece la empresa externa es mayor.

Por lo tanto, las pymes son conscientes de la importancia de invertir bien sus recursos para llevar a cabo esta actividad.

Google Analytics es la plataforma que más se utiliza para analizar datos

En el caso del grupo de encuestados que utiliza software especializado o no especializado (de terceros) para analizar los datos, ¿qué tipo de producto emplean? El estudio presenta los siguientes resultados:

En primer lugar está Google Analytics, una opción viable y recurrente, ya que, al ser un servicio en la nube, las pymes ahorran recursos en infraestructura al tiempo que los empleados pueden acceder desde cualquier ubicación. La variedad de tutoriales disponibles la convierten en una herramienta práctica de implementar y, si hace falta, se puede profundizar mucho en ella.

En segundo lugar está el software de análisis de datos, un producto también especializado en esta función. Invertir en él indica un interés en aprovechar al máximo la información que se analiza, ya que sus funciones y maneras de representar los datos pueden ser muy detalladas. Las pymes que invierten en este tipo de software buscan resultados específicos y la posibilidad de profundizar en ellos.

En tercer lugar están las herramientas de redes sociales, esto puede ser tanto las funciones que incorporan las mismas redes o un producto que está especializado en ellas. Estos productos están diseñados específicamente para medir comportamientos e interacciones en este tipo de medios. Hoy en día, toda pyme debe tener perfil en redes y a veces la información que se recoge en ellas es suficiente para optimizar el negocio. Por lo tanto, es lógico que estas herramientas estén entre las que más se usan.

En cuarto lugar se encuentran las herramientas de análisis de datos de marketing: los software diseñados para recopilar, analizar y gestionar actividades específicas de este departamento. Son sumamente útiles si solo se busca aprovechar la información en este ámbito. Por ejemplo, en campañas de email marketing o realizar campañas publicitarias.

Los siguientes en la lista son los software de servicio al cliente y software CRM, productos no especializados pero que tienen la funcionalidad de analizar información. Existen algunos cuyas funciones de este tipo son bastante completas y presentan informes detallados de la interacción, dificultades y estatus de los clientes a fin de solucionar los problemas u optimizar el servicio o producto.

Marketing y Ventas son los encargados de analizar los datos

Los integrantes de los departamentos de Marketing y Ventas son quienes principalmente realizan el análisis de datos (38 %). No deja de ser lógico si se tiene en cuenta que los productos que se emplean no son complejos de usar, ya que suele tratarse de análisis sencillo de datos, también conocido como small data. Además, tiene sentido porque estos mismos departamentos son los que utilizarán posteriormente los resultados del análisis.

El tema de la seguridad de datos es harina de otro costal: es un aspecto muy sensible y regulado por el RGPD. En cuanto a la protección de los datos que recopilan y analizan los departamentos de Marketing, Ventas y Servicio al cliente en las pymes, suele estar en manos de un especialista interno (44 %), en las del departamento de TI (22 %) o se encarga a una empresa externa (14 %). Estas respuestas dejan claro que las pymes se toman en serio este tema.

¿Aún no realizas análisis de datos en marketing, ventas y servicio al cliente? ¿A qué estás esperando?

Si aún te estás preguntado si deberías analizar o no datos con el objetivo de optimizar o potenciar los procesos, funciones y resultados de tus departamentos de Marketing, Ventas o Servicio al cliente, la respuesta es fácil: sí, deberías hacerlo.

 El 82 % de los participantes respondió que el análisis de datos se ha vuelto indispensable para la empresa. 

Y en caso de que el dato anterior no sea suficiente para convencerte, mira el siguiente: el 94 % de los encuestados señala que nota algún tipo de beneficio en el negocio gracias al análisis de datos, ya sea totalmente (39 %), mucho (26 %) o en cierta medida (29 %).

Las pymes notan beneficios del análisis de datos

De hecho, el análisis de datos es una tendencia tecnológica en las pequeñas y medianas empresas que estará en alza durante los próximos dos años. Si decides no seguir esta tendencia, piensa que tu competencia sí lo hará.

Como has visto en este artículo, no hace falta tener un departamento especializado en análisis de datos ni la inversión en productos es desproporcionada en comparación con los resultados que se obtienen. La variedad de herramientas disponibles permitirá que encuentres una que encaje con las necesidades de tu negocio.

No te quedes atrás y consulta nuestro catálogo de herramientas de análisis de datos, las específicas para marketing o cualquiera de las que hemos mencionado anteriormente. Es posible que encuentres entre ellas un software que ya utilizas y que cuenta con la funcionalidad de analizar datos como, por ejemplo, un software ERP. En nuestra plataforma podrás filtrar productos, comparar características y precios y encontrar el software adecuado para tu pyme.

Infografía sobre análisis de datos en Marketing, Ventas y Servicio al cliente en pymes

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* Metodología de la encuesta: para recopilar los datos de este informe hemos llevado a cabo una encuesta en línea. Las respuestas provienen de una muestra del mercado español. El cuestionario se envió a 1153 personas, entre las que se seleccionaron 243 para participar. Los participantes cualificados están empleados (a jornada completa o parcial) en una pequeña o mediana empresa y trabajan en el departamento de Marketing, Ventas o Servicio al cliente de una pequeña o mediana empresa (entre 1 y 250 empleados) que realiza análisis de datos. Todos provienen de diferentes sectores empresariales.

 

On-premise vs cloud: which option is better for your company?

on premise vs cloud

Take our test below and find out!

 

Last Saturday Tyson Fury beat Deontay Wilder, winning the World Boxing Council (WBC) heavyweight crown. Boxing is a more complex sport than it looks like – behind every punch, there is a carefully crafted strategy to beat the opponent. 

on premise vs cloud

If you have ever watched a boxing match you will understand how it feels when you have to choose software for your company for the first time – when you are looking to make a decision for the first time it can feel a bit like being in a boxing match, two opponents in the ring looking to win.

You then find yourself having to make a decision between software-as-a-service (SaaS) and on-premise, and most of the time don’t understand what each does – or which one is more suited to your business.  Do I need it to be hosted in the cloud or in my premise? Do I want to pay a one-off fee or a subscription? Do I want to have full control over it or should it be handled for me? 

Implementing new software is not an easy task. Today there are a number of options available in the market, both on-premise and SaaS, and can get a bit overwhelming when deciding which one is better suited for your business. In this article, we’ll look at both and examine the advantages and disadvantages of each one. 

On-premise vs cloud: What are the differences?

SaaS is defined by Gartner as “the software that is owned, delivered and managed remotely by one or more providers.” 

This means that the software is not physically at your office and is hosted in the cloud. The software provider offers users the infrastructure and the applications that they will need to perform the work. In a nutshell, you only need an internet connection to log in and access the applications needed (CRM, ERP, etc) via the internet. This option is normally subscription-based (usually 12 months).

On-premise software is installed on a company’s on-site servers and requires the company to purchase the license to use it, normally this is a one time fee. A good example of this is Microsoft Office, you can purchase the license to use it and store it on your internal servers. Traditionally this was the only option you had but a few years ago, Microsoft launched Office 365, the cloud version of the Office package, giving customers two options.

If you are still unsure of what software is best for your company, take our test below:

The right option for your business

As previously mentioned, when looking to implement new software, this being CRM, ERP or any other, there are normally the SaaS and the on-premise options. It’s important to be aware of the advantages and disadvantages of each one before making a decision. As it will depend on the needs of your business as well as the longer-term usability.

Below we have listed the main factors to take into consideration when deciding between on-premise and SaaS.

Implementation 

Both differ greatly in how they are installed and the resources needed. For example, the implementation of cloud-based software is faster since there isn’t hardware to be installed and you just need an internet connection. You only need to pay a monthly subscription and you are practically ready to go since the support and the hosting is provided by the vendor.

Installing on-premise software is a long process as you need to make sure it is installed and in all the company computers – this also means it can’t be normally accessed outside the company grounds.  

It’s worth taking into consideration the long term implications, for example, if you’ll need to access applications outside the office, a cloud-based option is a better choice as it can be accessed outside the office by many devices.

Maintenance

Typically, on-premise software installation requires an internal IT team that can take care of the installation and maintenance of the software, something that is not needed with the SaaS option as this is handled by the provider and included in the subscription. 

 It’s important to take into account your company’s internal resources, as it will directly affect the installation and maintenance of the software.

Cost

Perhaps one of the most decisive factors when choosing software. The key differences are that with SaaS you will be paying a 12-month subscription fee as opposed to a one-off fee to purchase a license for on-premise software. 

Security

This is linked to hardware access since on-premise software could be breached through physical means such as people breaking into your offices or through digital techniques such as phishing.

With SaaS, this is managed by the provider at the cloud. Both on-premise and SaaS options can be vulnerable to attacks, but cloud providers take strict measures to ensure that data is not just in one place. Cloud providers such as Amazon Web Services (AWS), Google or Microsoft don’t have its data centres in just one place, they spread them in different locations, called regions. This means that within those regions they have a number of data centres, ensuring that the client data is not just in one location.

So if this was a ‘SaaS vs On-Premise’ match, you know that the ultimate goal is to make a decision but you need to be very strategic in each round to make sure you win the round and the match by choosing the right software for your company.

Choosing software can be a daunting decision, and there are many factors to take into account such as your resources and also your long term goals. We have over 800 software categories on our site, from CRM to ERP Systems and HR software.

What has been your experience so far when choosing software? Leave a comment below or tweet me at @SoniaNM55, I look forward to receiving your questions!