Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti? 5 utili consigli

Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti

Come condurre una riunione con i tuoi dipendenti

Ti chiedi spesso come condurre una riunione con i tuoi dipendenti per ottenere la massima produttività? Rimani sveglio la notte pensando ai troppi meeting del giorno dopo? Se presenti tali sintomi, questo articolo è la cura che stavi cercando.

Chiunque abbia lavorato in ufficio sa bene quanto sia controproducente riunire il team ogni due ore in una sala conferenze per un aggiornamento sulla situazione, per discutere di una mail già inviata o per fare gli auguri di compleanno a un collega.

Potresti pensare, “che male fanno delle breve riunioni di 30 minuti spalmate sull’arco della giornata? D’altronde, cosa dovremmo fare, non comunichiamo tra di noi?”

Risponderemo più avanti alla seconda domanda, ma rispetto al danno causato da tante brevi riunioni di 30 minuti in un giorno, tieni presente quanto segue quando pensi a come organizzare un meeting.

Secondo uno studio del 2017 condotto dalla Harvard Business Review (in inglese) su 180 alti dirigenti è emerso che:

  • Il 65% degli interpellati sostiene che i meeting rallentano il loro lavoro.
  • Il 71% ritiene che i meeting siano improduttivi e inefficienti.
  • Il 64% pensa che i meeting impediscano di riflettere in modo più ampio sulle questioni.

Questi incontri di lavoro improduttivi costano all’economia della tua azienda svariate migliaia di euro all’anno.

Ma quindi chi è il responsabile di tutte queste noiose riunioni che fanno solo perdere tempo e denaro?

Tieniti forte perchè non ti piacerà: sei tu il responsabile.

In qualità di project manager e piccolo imprenditore, sei la prima linea di difesa contro le riunioni inutili che minacciano la produttività del tuo team. Prima di organizzarla, devi pensare bene a come condurre una riunione produttiva con i tuoi dipendenti. Ma per quanto possano a volte essere un motivo di distrazione, alcuni meeting sono necessari quando le circostanze li impongono.

I piccoli imprenditori e i project manager possono rinunciare ad alcuni meeting e confermarne altri in modo da ridurre drasticamente il tempo speso inutilmente nelle sale riunioni e aumentare così l’efficienza del personale.

Quindi, ricapitoliamo, siamo davvero sicuri che le riunioni siano inutili? O forse è solo questione di capire come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e come organizzare un meeting in modo time e cost saving?

Di seguito ti illustro come organizzare un meeting in modo da ottimizzare la produttività.

Cinque domande a cui devi rispondere prima di programmare un meeting

I team devono poter comunicare, ma troppi meeting riducono l’efficienza dei dipendenti, che è cruciale per la crescita delle piccole imprese.

Per evitare questo impatto negativo, ti consiglio di prenderti del tempo per rispondere a queste cinque domande prima di fissare una riunione sul calendario:

1. Perché dobbiamo fare questo meeting?

Se non hai stabilito chiaramente come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e quello che ti aspetti, come fissare un obiettivo chiave o rispondere a una domanda specifica, non dovresti fare la riunione.

Se lo scopo del meeting è, ad esempio, fare un annuncio o condividere l’aggiornamento sulla situazione o l’esperienza sul campo non organizzare un meeting. Ci sono modi più efficaci e più rapidi per raggiungere questi obiettivi, come inviare una mail o utilizzare un software di project management pensato per la collaborazione in azienda.

Se non puoi determinare un obiettivo concreto per il tuo meeting, cancellalo o sostituiscilo.

2. Questo meeting potrebbe essere sostituito da una mail?

Pensare a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti e riunire più persone in una stanza, o in una video call, richiede tempo e organizzazione. D’altro canto, ci vuole meno di un minuto per inviare un’email con cui puoi ottenere gli stessi risultati.

Di seguito descriviamo alcune situazioni comuni in cui è meglio inviare un’email (o un messaggio istantaneo) anziché fissare una riunione:

    • Hai bisogno del feedback del tuo team

    Supponiamo che tu abbia rivisto un progetto o una proposta e vuoi sentire il parere del tuo team. Cosa ti sembra più efficiente: richiedere un feedback specifico su determinate questioni utilizzando un software collaborativo o riunirsi intorno a un tavolo e leggere distrattamente dei fogli stampati? Oppure immaginiamo che tu stia pensando a come organizzare un meeting per sapere cosa pensano di un neoassunto. In questo caso è più opportuno inviare le domande via mail.

    • Devi fare una comunicazione di routine

    Se devi presentare un nuovo team leader, o annunciare le dimissioni di un impiegato di lunga data, non stare ore a pensare a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti. La risposta è semplice: ci vuole uno stand-up meeting, ovvero una brevissima riunione faccia a faccia. Se invece devi comunicare soltanto una piccola modifica alla policy aziendale per le password o la data del picnic estivo, un’email è sufficiente. Se hai paura che la tua mail si perda nei meandri di caselle di posta in cui regna il disordine, chiedi al tuo team di confermare l’avvenuta ricezione, così sai chi l’ha letta e chi devi avvisare.

    • Hai bisogno di un aggiornamento da parte del tuo team

Vent’anni fa, riunirsi per “stabilire quello che si sarebbe fatto durante la settimana” era la normalità in un ufficio. Era più un’occasione per sedersi a bere un caffè per mettersi in pari con i colleghi che un necessario scambio di informazioni. Per questo motivo è sempre bello fare un incontro di aggiornamento, ma non è affatto una necessità. Una riunione faccia a faccia alla settimana può essere la norma, ma se i tempi stringono, allora è meglio creare un gruppo di discussione dedicato usando un groupware o software collaborativo. Puoi persino impostare i promemoria automatici.

Riassumendo, non ossessionarti per capire come organizzare un meeting. Se con la mail o la chat puoi ottenere lo stesso risultato che avresti potuto ottenere con un meeting, sostituisci il meeting con un messaggio.

3. Questi meeting possono essere accorpati?

È domenica sera e stai iniziando ad avvertire i primi sintomi dell’ansia che ti assale pensando alla settimana che sta per cominciare. Per vedere quello che questa settimana di lavoro ha in serbo per te, apri il calendario e vedi un’agenda fitta di impegni per i prossimi cinque giorni.

Per fortuna, puoi ridurre il numero di appuntamenti cercando di capire come condurre una riunione con i tuoi dipendenti, il motivo per cui hai bisogno di avere questi incontri e se possono essere sostituiti da email.

Infine, chiediti anche se ci sono meeting che possono essere accorpati.

Ad esempio, lunedì mattina devi vedere rapidamente due capi progetto per parlare di costi e mercoledì pomeriggio devi rivedere queste stesse due persone per scegliere la data della riunione sul lancio del progetto successivo. Perché non fai diventare questi due meeting da 20 minuti in un meeting da 30 minuti?

Se hai due riunioni con le stesse persone nella stessa settimana e il fattore-tempo gioca a tuo favore, puoi accorparle.

Non hai neanche bisogno di una corrispondenza al 100%. Se il Meeting Uno coinvolge le parti A, B e C, e il Meeting Due ha solo bisogno di B e C, prendi da parte B e C dopo il Meeting Uno e cerca di eliminare il Meeting Due.

4. Chi deve partecipare a questo meeting?

In qualità di manager, potresti essere tentato a pensare che più teste lavorano su un problema e maggiori sono le probabilità di successo. È una supposizione plausibile, ma tenere una riunione con tutte queste teste per un brainstorming di un’ora potrebbe non essere la cosa migliore da fare.

In un mondo ideale, puoi pensare di ricevere un suggerimento prezioso da ogni membro della tua impresa su ogni problema.

Ma per questo motivo hai a tua disposizione dei software collaborativi e un ambiente di lavoro moderno dove tutti gli impiegati non hanno problemi a condividere le loro idee con il management, evitando di riunirsi continuamente con tutti i colleghi.

Se qualcuno non può contribuire direttamente al raggiungimento di un obiettivo prefissato o rispondere a domande che potrebbero sorgere durante la riunione, non dovrebbe parteciparvi.

E non confondere l’interesse per l’esito di un meeting con un motivo per essere nel meeting. Il diretto interessato potrebbe essere entusiasta di una decisione presa durante una riunione, ma ciò non significa che debba perdere un’ora del suo tempo facendo da spettatore al processo decisionale. Con un’email che dice, “Questo è quello che abbiamo deciso” ottieni lo stesso risultato in una frazione di secondo.

Come nella prima domanda, chiediti come organizzare un meeting efficiente e il motivo per cui vuoi che ogni singolo individuo partecipi a un meeting. Se per qualcuno non trovi una ragione valida, restituiscigli 30 minuti della sua giornata lavorativa escludendolo dalla lista degli invitati.

5. Quanto tempo deve durare questo meeting?

Quando pensi a come condurre una riunione con i tuoi dipendenti, concentrati su un punto importante: non è che siccome hai prenotato la sala riunioni per un’ora, allora tutti devono stare seduti lì dentro per un’ora intera. I tuoi dipendenti preferirebbero passare il loro tempo libero a casa in famiglia, con i propri animali domestici su comodi divani.

Sarà capitato anche a te di stare in riunioni in cui dopo 30-40 minuti si sono esauriti gli argomenti ma si deve restare seduti per altri 20 minuti aspettando che qualcuno trovi qualcosa da dire per rompere quel silenzio imbarazzante, solo perché il meeting deve durare un’ora.

Se hai messo in programma un meeting di un’ora e dopo 30 minuti hai toccato tutti gli argomenti di cui dovevi parlare, puoi concludere la riunione e lasciare che il tuo team torni a casa.

Se più tardi hai qualcosa da aggiungere, puoi sempre avvisare il team inviando una mail o un messaggio. Ma non potrai mai ridare loro i 20 minuti dove li hai obbligati a stare seduti quando sarebbero potuti tornare alle loro postazioni e portarsi avanti col lavoro.

Come condurre una riunione utile con i tuoi dipendenti

Ora che abbiamo visto come ridurre il numero di appuntamenti in agenda, segui queste tre importanti linee guida che ti consentiranno di organizzare i meeting che devi tenere nel modo più accurato ed efficiente:

Tre consigli su come organizzare i meeting in una piccola impresa

1. Invia il materiale di riferimento per tempo.

Le riunioni servono per scambiarsi le idee su decisioni commerciali, non per parlare delle cifre di vendita dell’ultimo mese. Come regola generale, se non hai bisogno che qualcuno dica la propria opinione in merito alle informazioni che vuoi condividere, inviale tramite email.

2. Formula un programma preciso per la riunione.

Un ordine del giorno molto fitto può ostacolare il dialogo tra tutte le parti; tuttavia, stabilire chiaramente quando iniziare a trattare un argomento da discutere e quando passare al successivo può aiutare la concentrazione.

3. Ricorda che ci saranno altri meeting.

Il fatto che qualcuno offra un importante spunto di riflessione non significa che tu debba trattare la questione nell’immediato istante. L’argomento può essere trattato durante il meeting successivo, tramite e-mail o anche semplicemente ignorato. Se hai fissato un programma per la riunione, segui il programma.

Qual è il tuo segreto per ridurre il numero degli appuntamenti di lavoro e aumentare la produttività? Puoi svelarcelo lasciando un commento, e la produttività mondiale te ne sarà grata!

Get resources under control with the cost and resource planning Excel template

How many employees do I need to complete the project on time? Am I on budget with procurement? What are the unplanned costs of my project? In order to be able to answer these and other questions, a cost management plan is carried out in projects to determine the best actions. 

First, let’s start with a definition of the term ‘resource’. The resource is a generic term that can refer to either employees, material or financial resources within a project. And exactly these resources need to be planned as efficiently and effectively as possible in the interest of project success. 

In order to help your company, we have created a free cost and resource planning Excel template for you. 

What has to be considered when planning costs and resources?

Before planning costs and resources, a work breakdown structure needs to be created for the Gantt chart and bring the individual processes into a sequence. It’s important, however, to estimate the processing effort for each process. 

As soon as the effort has been estimated, the resources and/or team members can be assigned to the individual processes. This is best carried out by the project manager together with the team. Once this is done for the next planning stage (e.g. milestone or sprint), you should take a closer look at each resource’s exposure profile. 

Is a machine accidentally used in parallel or has a team member been over- or under-scheduled? If this is the case, they will need to adjust your planning or reconsider your resource allocation. 

Capacity here is the keyword – the availability of a resource, including the available volume. For example, if an employee is scheduled for more than 100% of his or her capacity, this is referred to as overload. If this overload occurs because the person is dispatched for two competing or parallel operations, it is a resource conflict.

Resource conflicts can also arise across project boundaries. Is the employee still needed for tasks or do other projects in the company want to access the same resource at the same time? Another frequently used term in this context of project resource planning is the bottleneck resource. This is a resource that is only available in certain cases due to limited capacity or multiple loads. 

The use of cost and resource planning tools

In practice, the project manager uses a tool for cost and resource planning. Project management software or Excel templates offer the possibility of carrying out work packages including resource management electronically. 

The cost and resource planning Excel template can be used for small projects. As the project grows or it becomes more complex with many work packages, it’s advised to switch to project management or project planning software

The great advantage of software programs is that they automatically detect conflicts related to resourcing and help resolve them using data analysis. In addition, the software automatically generates a Gantt chart including all dependencies. 

How does the cost and resource planning Excel template work? 

The cost and resource planning Excel template is a simple form to give you a quick overview of the costs incurred in your project. The template contains three tabs, the first tab Basic Data is used to enter your project-specific framework data. Here you can enter the general project data and the cost types (from internal and external personnel costs to material and license costs). Then you can assign the appropriate types, units and costs to project members, services and materials in the Resources area. 

Under Types, you can differentiate between internal and external costs, whether the units are hourly rates (for persons) or lump sums. While the hourly rates are fixed for the duration of the project, the flat rates differentiate between planned costs and change costs.

In the second tab Overview plan you can enter all the work packages of your work breakdown structure. Name the corresponding work package, assign it to the corresponding WBS element, and assign the corresponding resource. However, you can only select resources that you have stored in the basic data. After, you will be able to enter the forecast quantity in the green area called ‘Planned costs’ and the corresponding price will be calculated automatically. If you need to make any modifications to the costs due to changes, then note their quantity in the red area ‘unplanned costs’. The field ‘Release on’ only affects the unplanned costs.

With cost and resource planning, we end our series of downloadable Excel templates to provide your company with a free alternative for planning small projects.

You can find our other free templates here:

The Gantt-Chart Excel Template for easy project planning

The Burn Down Diagram – Efficient Tool for Agile Teams

 

Online Buchungssysteme liegen voll im Trend

online buchungssysteme header

Teste jetzt die besten und günstigsten Tools kostenlos

Anwälte, Ärzte, Friseure, Handwerker, Eventorganizer und viele mehr – in vielen Branchen ist die Terminvereinbarung/Buchung einer der ersten Schritte in der Kundenbeziehung. Läuft hier etwas schief, verliert man Kunden, bevor man sie überhaupt kennengelernt hat. Eine neue und spannende Möglichkeit, diesen grundlegenden Businessprozess zu organisieren, sind Online Buchungssysteme.

online buchungssysteme header

Daher haben wir letztes Jahr eine Kundenumfrage zum Thema durchgeführt. Hier ein Ergebnis der Umfrage: Über 70 % der Befragten würden sich bei der Suche nach einem neuen Dienstleister für den entscheiden, der eine Online-Terminvergabe anbietet.

70 % für Onlinebuchungen!!! Das ist Wahnsinn!!!

Dass sich 70 % aller Befragten in einer Sache einig sind, ist extrem selten. Und auch alle anderen Ergebnisse unserer Studie weisen darauf hin, dass Online Buchungssysteme einer der großen kommenden Trends sind (z. B. der Vergleich mit dem US-Markt). Daher haben wir uns verschiedene Tools angesehen und empfehlen hier unsere Top 5. Alle fünf Tools erfüllen diese Kriterien:

  • Sie lassen sich kostenlos testen
  • Preis unter 50 €/Monat
  • Integrierbar in eigene Website & Design
  • Entwickelt in der DACH-Region und DSGVO-konform mit deutschem Kundendienst

Los geht’s: Unsere Top 5 der Online Buchungssysteme

Appointmind

Appointmind ist ein schlankes, übersichtliches Tool, dass dir und deinen Kunden die Terminverwaltung direkt im Browser ermöglicht. Das Herzstück ist eine übersichtliche Kalenderansicht, die je nach Bedarf unterschiedlich konfiguriert werden kann – Restaurants ziehen vermutlich eine Tages- oder Wochenansicht vor, während Ferienwohnungen und -häuser ihre Besucher eher mit einer Monatsansicht begrüßen. Die Kunden können sich außerdem via E-Mail und/oder SMS an anstehende Termine erinnern lassen und bei der Reservierung Kommentare hinterlassen. Kurz: Appointmind bietet alle wichtigen Features, über die ein Online Buchungssystem verfügen muss.

Auch sehr gelungen ist die Integration des Buchungstools in die eigene Website, die sich mit ein paar Zeilen HTML-Code bewerkstelligen lässt. Easy Peasy! Ausprobieren lässt sich das Tool umsonst, zudem gibt es eine 30-Tage-Geld-Zurück-Garantie nach dem Kauf. Das Preismodell ist ein klassisches Monatsabo, die Höhe der Gebühr richtet sich nach der Anzahl der Kalender, die betrieben werden sollen. Los geht es mit 15/€ für einen Kalender; für 150 €/Monat gibt es dann schon 25 Terminkalender.

 

bookingkit

bookingkit kommt mit einem überzeugenden Paket an Extrafeatures, die sich sehen lassen können. Neben der Integration des Tools in das Design der eigenen Website steht vor allem die Kooperation mit großen Internet-Vertriebsplattformen im Mittelpunkt. Mit bookingkit kannst du Onlinebuchungen deiner Leistungen direkt auf großen Vertriebsplattformen wie tripadvisor, viator oder mydays anbieten. Zudem ermöglicht es bookingkit, alle Buchungen in einem Tool zusammenzuführen und zu verwalten – unabhängig davon, wo und wie der Verkauf und die Bezahlung erfolgen (online, offline, Kreditkarte, Bargeld etc.). Dass diese Fähigkeit mit einer ganzen Reihe an Reportingtools, ERP-Funktionen und praktischen Dashboards abgerundet wird, versteht sich da fast von selbst.

Preislich liegt bookingkit dafür am oberen Ende der hier vorgestellten Online Buchungssysteme. Das StarterKit fällt mit 49 €/Monat gerade noch in unsere Vorgaben, kommt dafür aber schon mit all den besprochenen Features. Die darauffolgenden Pakete (BusinessKit und ProKit) richten sich an zunehmend größere und komplexere Unternehmen mit höherem Individualisierungsbedarf. Zu den Paketpreisen kommen zudem Online-Buchungsgebühren und Ticketgebühren hinzu.

 

Cituro

Cituro fokussiert sich auf die wesentlichen Aufgaben eines Online Buchungssystems – und das sehr erfolgreich. Aufgeräumt. Übersichtlich. Funktioniert. Es ist alles vorhanden, was man erwartet. Übersichtliches Interface? Check. Integration in die eigene Website? Check. Erinnerungsmanagement? Check. Dashboard mit den wichtigsten Metriken? Check. Was Cituro darüber hinaus sehr gut löst, ist die Verwaltung der eigenen Mitarbeiter und die entsprechende Schichtplanung. Das macht das Tool besonders interessant für alle, bei denen Kunden einen Termin bei konkreten Mitarbeitern buchen wollen (z. B. Friseure, Ärzte, Physiotherapie oder Massage). Dieses Feature wird zudem unterstützt durch die Möglichkeit, An- und Abwesenheiten des eigenen Teams direkt in Cituro zu verwalten.

Was Cituro kostet, hängt von der Zahl der Kalender ab, die verwaltet werden sollen. Los geht es bei 19,95 €/Monat für einen Kalender. Jeder zusätzliche Kalender kostet 5 €/Monat extra. Für unsere hier verwendete Obergrenze von 50 €/Monat lassen sich also immerhin schon sieben Kalender verwalten. Wer mehr als 15 Kalender benötigt, kann ein individuelles Angebot erfragen.

Edoobox

Edoobox ist eine Lösung für Onlinebuchungen, die speziell auf Veranstaltungen wie Seminare, Kurse und Events zugeschnitten ist. Dafür wird die Basisfunktion Onlinebuchung um Features zur Teilenehmer- und Referentenverwaltung erweitert. Auch Kursmaterialien und weitere Infos zu Veranstaltungen können über das System verteilt werden. Praktisch ist auch, dass Kontrollfunktionen für den Kurserfolg direkt integriert sind (z. B. Präsenzlisten). Wie die anderen vorgestellten Tools lässt sich auch Edoobox problemlos in das Design deiner eigenen Website integrieren.

Edoobox kommt in zwei Paketen. Ein Paket nennt sich Limited und ist ab 19 €/Monat zu haben. Der Preis steigt, je mehr Veranstaltungen und Teilnehmer gleichzeitig verwaltet werden sollen (der Startpreis bezieht sich auf eine Veranstaltung mit bis zu 25 Teilnehmern). Das zweite Paket nennt sich Business. Hier sind weder die Zahl der Veranstaltungen noch die Teilnehmer limitiert. Das Paket kostet nur 9 €/Monat, dafür fallen Gebühren für jede Buchung an (1 % pro Buchung bzw. mindestens 1 €). Zusätzlich gibt es eine Enterprise-Version für größere Anbieter. Diese verhandeln ihr Preismodell individuell mit Edoobox (etwa ab 100 gleichzeitigen Veranstaltungen mit 250+ Teilnehmern).

 

Planyo

Du hast schon verschiedene Online Buchungssysteme ausprobiert und irgendwas hat immer nicht gepasst? Probier mal Planyo. Planyo bewirbt sich selbst als das flexibelste Online Buchungssystem auf dem Markt – und das könnte hinkommen. Veranstaltungslängen können für Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen eingestellt werden, das integrierte Bezahlsystem akzeptiert mehr als 70(!) Zahlungswege und ermöglicht die Umsetzung auch der komplexesten Preismodelle. Zudem lässt sich das Tool in 30 Sprachen einsetzen und bietet mehr als 100 Schnittstellen zu anderen Systemen (die erwähnten 70+ Zahlungsportale, Google Calendar & Analytics, Mailing-List-Manager, CRM- und Buchhaltungssysteme etc. etc. etc.). Eine offene API rundet die Möglichkeiten ab. Anpassbarkeit, Integration in andere Systeme und Individualisierung werden bei Planyo also großgeschrieben.

Das Planyo Pro Paket gibt es ab 19,00 €/Monat. Alternativ kann auch das Paket Planyo Pro-COMM gebucht werden, bei dem keine feste Monatsgebühr anfällt, sondern eine Provision von 0,5 % – 1,5 % auf Kundenbuchungen. Die Seite mit den Preisinfos bietet einen praktischen Rechner, der es ermöglicht abzuschätzen, welches Paket mehr Sinn für dich ergibt.

Fazit: Jetzt mit machen!

Wenn Termine in der Beziehung zwischen dir und deinen Kunden eine große Rolle spielen, gibt es wahrscheinlichen keinen guten Grund, mit der Einführung eines Online Buchungssystems zu warten. Die Kunden wollen es und es gibt mittlerweile eine breite Auswahl an ausgereiften, kostengünstigen, tollen Tools, die an die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen und Branchen angepasst sind. Außerdem gehen wir davon aus, dass es schon in wenigen Jahren Standard sein wird, ein solches System anzubieten. Warum dem Trend hinterherhecheln, wenn man ihn auch setzen kann? Unsere Empfehlung: Nimm dir ein paar Momente Zeit, die kostenlosen Versionen der hier vorgestellten Tools auszuprobieren. Es ist fast sicher ein System dabei, mit dem du deinen Kunden eine tolle neue Möglichkeit bieten kannst, einen Termin bei dir zu buchen.

Bist du auf der Suche nach Online Buchungssystemen? Dann wirf einen Blick auf unsere Liste der besten Reservierungssysteme & Online Buchungssysteme! 

Quels sont les logiciels essentiels pour créer sa startup ?

outils startup

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Vous créez votre startup et souhaitez connaître les meilleurs outils pour bien démarrer cette belle aventure entrepreneuriale ? Avant de vous pencher sur l’un des autres défis que représente la gestion de projets, nous vous avons préparé une sélection de logiciels et de solutions en ligne incontournables afin de démarrer du bon pied et de mettre toutes les chances de réussite de votre côté.

Lorsque l’on démarre, le développement de son activité est l’une des principales préoccupations : on cherche alors à optimiser son temps, à devenir plus productif ou encore à améliorer sa communication. Pour y parvenir, il existe de nombreux outils sur le marché qui répondent à différents besoins tels que créer un site web, faciliter la collaboration interne, gérer sa comptabilité, communiquer sur les réseaux sociaux… entre mille autres choses.

Les outils cités ont été choisis selon les critères suivants :

  • Outil disponible en français
  • Gratuit ou petit budget
  • Note globale minimum de 4/5 par GetApp

Créer son premier site web avec WordPress

La base de toute communication digitale est la présence en ligne : posséder un site web vous permettra d’avoir votre “vitrine” sur Internet et de porter vos produits et services à la connaissance de tous. La meilleure solution pour y parvenir est le fameux WordPress, une plateforme open source qui permet de créer un site de A à Z sans connaissances en développement. En fonction du thème que vous choisissez, vous pouvez mettre sur pied un site responsive, animé et comprenant de nombreuses fonctionnalités comme une boutique en ligne grâce à l’extension WooCommerce. Certains thèmes proposent déjà un site préconstruit et vous n’avez alors plus qu’à modifier le texte, les images et l’apparence afin de l’habiller aux couleurs de votre marque.

Vous pouvez également créer une landing page sur laquelle arriveront les personnes qui auront cliqué sur vos annonces publicitaires en ligne (Google Ads, Facebook Ads, etc.), un blog pour communiquer régulièrement sur votre marque ou encore mettre en place une stratégie de marketing de contenu.

Faciliter sa comptabilité avec QuickBooks Online

Si vous n’êtes pas un grand adepte des chiffres et que vous souhaitez un outil facile à prendre en main pour gérer votre comptabilité, nous vous conseillons de jeter un œil à QuickBooks Online. Parmi les fonctionnalités pratiques de l’outil, on retrouve un plan comptable intégré avec gestion automatique de la TVA, le pilotage commercial grâce à la génération et l’envoi de devis et factures, le suivi des paiements en cours et le rapprochement bancaire automatique.

Très utilisé aux États-Unis, QuickBooks est aujourd’hui déployé partout dans le monde et compte plus de 4,5 millions d’utilisateurs.

Une collaboration interne fluide grâce à Microsoft Teams

Vous disposez d’une équipe autour de vous qui vous aide à développer votre startup ? Pour la garder soudée et faire en sorte que vous regardez tous dans la même direction, il est indispensable d’avoir une excellente communication interne.

Pendant des années, l’e-mail a été le moyen de communication principal au sein des équipes de travail et a facilité les échanges entre services. Aujourd’hui, on trouve des outils bien plus poussés et surtout bien mieux adaptés aux échanges rapides, à la transmission de documents ou encore aux discussions plus informelles concernant la pause déjeuner. Slack est une bonne solution très complète au design attractif mais qui reste plutôt coûteuse pour les petites structures. Ainsi, nous vous proposons de jeter un œil à Microsoft Teams, un outil de messagerie instantanée qui permet de communiquer, d’échanger des informations, de transmettre des documents, de partager des vidéos, etc. On retrouve bien évidemment une version mobile, une version logicielle et une version en ligne pour ceux qui souhaitent ne rien installer sur leur ordinateur. Avec Microsoft Teams, vous avez aussi la possibilité de passer des appels en visioconférence et de conserver un historique des échanges si vous avez besoin de retrouver un message ou un document.

Enfin, le gros avantage de la plateforme de Microsoft est l’intégration de toute la suite Microsoft Office 360 mais aussi d’outils externes comme Trello.

La trilogie essentielle pour le marketing et les réseaux sociaux : HootSuite, Mention, MailChimp

Une fois que vous avez lancé votre entreprise, vous devez communiquer à l’extérieur, auprès de vos potentiels clients. Le meilleur canal pour faire de la publicité, relayer vos actualités ou entrer en contact avec des prospects est celui des réseaux sociaux. Mais cette activité peut rapidement devenir chronophage et, en tant qu’entrepreneur, vous avez mille autres tâches à gérer en même temps.

Pour gagner en efficacité, nous vous recommandons d’utiliser HootSuite qui permet de gérer les profils, groupes et pages de Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, ou encore YouTube. Vous pourrez également faire de la veille, programmer certains posts et mesurer le ROI de vos actions grâce à des rapports détaillés sur l’engagement, les clics, la portée, etc. HootSuite est donc une solution indispensable pour optimiser votre présence en ligne et augmenter votre visibilité.

Toujours dans le domaine du marketing, nous vous invitons à essayer Mention, un outil de veille socialeGrâce à cet outil,  vous pouvez suivre l’occurrence de mots-clés, de votre marque ou de vos concurrents sur le web tout en construisant des tableaux de bord d’analyse. Un système d’alertes et de reporting en temps réel vous envoie directement des notifications sur votre boîte mail en cas de mention !

Enfin, pour conclure cette partie dédiée aux outils du marketing, comment ne pas évoquer MailChimp, la référence des solutions emailing ? Elle vous offre la possibilité d’envoyer des e-mails marketing à partir de modèles préétablis mais aussi de mettre en place une véritable stratégie de marketing automation pour convertir plus facilement vos leads en prospects, puis en clients.

Gérer sa clientèle avec Bitrix24

Pour bien gérer votre portefeuille clients et suivre votre activité commerciale, un logiciel de CRM est indispensable. Nous vous invitons à essayer Bitrix24 qui est un outil très complet. À la base pensé comme un outil de gestion de projet lors de son lancement en 2012, Bitrix24 s’est considérablement développé et embarque désormais des fonctionnalités indispensables telles que les suivantes :

    • Un CRM avec entonnoir de ventes, rapport de vente, ventes répétées ou encore logiciel de facturation intégré
    • Un gestionnaire de tâches
    • Une messagerie instantanée
    • Un outil de création de site
    • Et bien d’autres !

Bitrix24 est proposé en mode SaaS ou en version auto-hébergée sur les serveurs de l’utilisateur.

Petite startup deviendra grande…

Vous disposez désormais de tous les outils indispensables au lancement de votre activité. Au fur et à mesure que celle-ci va croître, vous aurez besoin de logiciels de plus en plus poussés et dédiés à un service en particulier, comme par exemple un outil de ressources humaines, ou à tout autre aspect inhérent aux entreprises de taille moyenne. Cela fera l’objet d’un futur article !

CRM-Onderzoek: 42% van Nederlandse MKB gebruikt CRM-systeem

crm voor mkb

Steeds meer organisaties gebruiken CRM-software (van Customer Relationship Management) om hun klant- en contactgegevens centraal op te slaan en hun salesprocessen en klantenservice te verbeteren. CRM-systemen zijn zelfs zo succesvol dat de CRM-markt inmiddels bijna een kwart van de totale zakelijke softwaremarkt inneemt, berekende Gartner onlangs.

In het midden- en kleinbedrijf (mkb) van ons land wordt CRM-software ook volop ingezet. GetApp onderzocht hoeveel mkb-bedrijven in Nederland gebruik maken van CRM-systemen en welke voordelen het hen brengt. Wat zijn de grootste uitdagingen van CRM-gebruikers en hebben bedrijven die geen CRM inzetten andere problemen dan CRM-gebruikers?

Voor dit onderzoek stelden we vragen hierover aan medewerkers van het mkb. Alle respondenten zijn enigszins, nauw of uiterst betrokken bij het klantrelatiebeheer van hun organisatie. Onze volledige methodologie staat onderaan het artikel. Dit zijn de resultaten van het CRM-onderzoek van GetApp:

crm voor mkb

Belangrijkste resultaten het CRM-onderzoek

  • 42% van het Nederlandse mkb gebruikt een CRM-systeem. 
  • Het grootste voordeel van CRM-software is kostenbesparing (42%) en een verbeterde bedrijfsvoering (32%).
  • Bijna de helft van de bedrijven met 10 tot 49 medewerkers (46%) gebruikt geen CRM-systeem.
  • 22% van de bedrijven zonder CRM weet niet van het bestaan van CRM-software af.

Bijna de helft van het Nederlandse mkb gebruikt een CRM-systeem

42% van het midden- en kleinbedrijf gebruikt CRM-software om hun klanten en contacten te beheren.  

Gebruik CRM mkb

Binnen de groep microbedrijven, met 2 tot en met 9 medewerkers, gebruikt slechts 25% een CRM-systeem. Daarentegen gebruikt de overgrote meerderheid van de middelgrote bedrijven (50-250 medewerkers) wel een CRM (72%). Bij het kleinbedrijf met 10-49 medewerkers is de toepassing van CRM veel lager. Bijna de helft van deze groep (46%) heeft geen CRM-systeem om het klantbeheer te ondersteunen. 

CRM per bedrijfsgrootte

Matig gebruik van CRM bij het kleinbedrijf (10-49 medewerkers)

Hoe beheert die 56% van het kleinbedrijf die geen CRM gebruikt hun klantdata? De meerderheid antwoordt dat ze andere programma’s gebruiken. Wellicht gaat het hier om andere bedrijfssoftware zoals een ERP-systeem, projectmanagement tools, emailmarketingsoftware of salessoftware. Deze softwareprogramma’s dekken echter niet alle aspecten van klantrelatiebeheer zoals een CRM-systeem dat doet. CRM-software is namelijk primair gericht op sales en customer service. De basisfuncties van CRM zijn verkoopautomatisering, contactbeheer, interactiebeheer en leadmanagement. Ander zakelijke software is daar niet in dezelfde mate gespecialiseerd in.

Excel blijft ook nog steeds populair onder het kleinbedrijf om klantdata te beheren. 17% van de respondenten gaf aan Excel&Google sheets, Word en PowerPoint te gebruiken voor hun klantrelatiebeheer. Verder is het opvallend dat 31% van de respondenten antwoordt dat ze niet bekend zijn met CRM-software. Dat is een hoger percentage dan het gemiddelde in het mkb (22%). Er liggen dus nog kansen in dit segment van de markt voor CRM-aanbieders. Aan het budget ligt het niet zozeer. Uit de antwoorden blijkt dat budget bij het kleinbedrijf en bij middelgrote bedrijven een minder grote rol speelt dan bij microbedrijven. 

CRM-systeem aanschaffen?

De vraag is nu of bedrijven die nu nog geen CRM gebruiken plannen hebben om binnenkort een CRM aan te schaffen.

CRM aanschaffen

Meer dan de helft weet niet of ze een CRM gaan aanschaffen. De meeste twijfelaars zijn afkomstig uit microbedrijven. 38% van de respondenten uit het microbedrijf dat geen CRM-systeem gebruikt, geeft aan niet te weten of ze in de komende 1 à 2 jaar een CRM gaan aanschaffen. Ook binnen het kleinbedrijf weten veel bedrijven het nog niet (28%). 

CRM onderzoek Nederland

Met CRM versus zonder CRM: uitdagingen

GetApp onderzocht welke uitdagingen bedrijven hebben bij het beheer van hun klantdata en interacties. We vergeleken de niet CRM-gebruikers met de CRM-gebruikers. Zijn er grote verschillen?

Het belangrijkste verschil tussen CRM-gebruikers en niet-CRM gebruikers zit hem in de problemen die niet CRM-gebruikers ervaren met het bijhouden van contactinformatie en hun salesactiviteit. Daarbij gaat het niet alleen om het correct registreren van contactinformatie, maar ook om het bijhouden van de interacties met prospects en klanten en het (tijdig) opvolgen van verkoopkansen. Niet-CRM-gebruikers geven aan dat dat hun belangrijkste uitdagingen zijn. 

Contactbeheer is een van de kernfunctionaliteiten van een CRM-systeem. Het CRM-systeem legt namelijk alle contactmomenten vast. Met wie er contact is geweest, wanneer, waarover en via welk kanaal. Daarmee stelt het systeem bedrijven in staat grip te houden op hun salesflow door aan contacten statussen toe te kennen in de verkooptrechter, vervolgacties te definiëren en in te plannen (timemanagement), en verkoopprocessen te bewaken (workflowmanagement). Zo kunnen alle betrokken partijen, verkopers, customer service, administratie, marketing en managers samenwerken met geactualiseerde informatie. Bijzonder handig en essentieel voor de constante wisselingen van contactpersonen in de verkooptrechter. 

De 3 grootste uitdagingen mét en zonder CRM

 

uitdagingen crm software

Met CRM: omnichannel sales en service zijn een uitdaging

Waar CRM-gebruikers vooral veel moeite mee hebben is met het volgen van de interacties van leads en klanten vanuit verschillende kanalen. Leads en klanten komen natuurlijk allang niet meer uit één kanaal. Of het nu gaat om e-mail, telefoon, live chat of sociale media, van bedrijven wordt verwacht dat ze meerdere kanalen tegelijk bedienen. Omnichannel CRM biedt een geschikte oplossing voor deze omnichannel sales en omnichannel klantenservice. Uit de resultaten blijkt echter dat CRM-gebruikers nog maar zeer weinig gebruik maken van deze mogelijkheden. Slechts 7% van de respondenten gaf bijvoorbeeld aan omnichannel CRM te gebruiken. Dat verklaart wellicht waarom het beheren van interacties vanuit al die verschillende kanalen nog een uitdaging is. 

Met CRM: rapportage en analyse een struikelblok

45% van CRM-gebruikers hebben moeite met rapportage en analyse. Het is opvallend dat dit als een van de grootste uitdagingen naar voren komt, terwijl er toch volop gebruik wordt gemaakt van de analysemogelijkheden die CRM biedt (45% gebruikt rapportage- en analysefunctionaliteiten van hun CRM). Hoe zou dit komen?

Het kan zijn dat er geen goed overzichtelijk dashboard is gecreëerd in het CRM-systeem. Een goed dashboard bevat alleen de kerngetallen en de belangrijkste grafieken, zodat het in één oogopslag duidelijk is of doelstellingen worden behaald. Het kan ook zijn dat er te veel rapportages zijn, verspreid over meerdere dashboards, waardoor het overzicht lastig is. Een goede inrichting van het CRM-systeem speelt ook een rol. Rapportage is alleen mogelijk als de gegevens in het CRM-systeem geordend zijn volgens gestandaardiseerde stappen in het salesproces en opportunities een duidelijke kwalificatie krijgen toegewezen. Alleen dan wordt het mogelijk resultaten te analyseren en bijvoorbeeld te achterhalen waarom een prospect in een bepaalde fase verloren is gegaan. 

Op de vierde plaats (21%) van de uitdagingen van CRM-gebruikers staat het bijhouden van sales-activiteiten, wat ook bij niet CRM-gebruikers naar voren kwam. Dat is best verrassend, aangezien CRM juist bedoeld is voor het beter beheren van salesactiviteiten. CRM-gebruikers hebben wellicht moeite met het invoeren van gegevens in het systeem. Dat geven ze ook aan als een van de belangrijkste problemen van hun CRM. 18% zegt dat er te veel handmatige taken bij het gebruik van een CRM-systeem komen kijken en 17% vindt het systeem niet gebruiksvriendelijk. voordelen problemen crm

Overstappen op een andere CRM-aanbieder?

Veel CRM-gebruikers ervaren dus problemen met het gebrek aan automatisering en de gebruiksvriendelijkheid. Zijn CRM-gebruikers dan eigenlijk wel tevreden met hun huidige systeem. Is overstappen naar een andere aanbieder een optie?

overstappen-ander-crm

41% van de CRM-gebruikers is geïnteresseerd in overstappen op een ander CRM-systeem. Dat is aanzienlijk. Dit zegt wat over de mogelijkheden tot verschuivingen van leveranciers. De meerderheid van deze bedrijven (26%) geeft aan dat een nieuw CRM-systeem tussen de € 11 en € 25 of tussen de €25 en € 50 per gebruiker per maand mag kosten. 

De voordelen van CRM-software

De belangrijkste voordelen van CRM die genoemd worden zijn kostenbesparing en een verbeterde bedrijfsvoering. 

Binnen een CRM-systeem werken alle medewerkers van het bedrijf samen in één systeem. Zo documenteert iedereen klantkennis op dezelfde manier, wat de kans op fouten aanzienlijk vermindert. Ook kunnen gebruikers klantvoorkeuren of kritische opmerkingen noteren. Daardoor wordt een persoonlijke benadering mogelijk. Met goed gebruik van een CRM-systeem besparen bedrijven kosten, omdat processen zijn geautomatiseerd en er minder organisatorische taken overblijven en dan is er wellicht meer tijd voor commerciële taken. Andere voordelen die worden genoemd zijn verbeterde klanttevredenheid (25%), verbeterde verkoopcijfers (17%), verbeterde marketing (11%) en meer upselling/crosselling (10%). 

Daarnaast geeft een derde van de respondenten aan dat hun klantenservice is verbeterd dankzij het gebruik van CRM. Specifieke functionaliteiten voor klantenservice binnen CRM zijn bijvoorbeeld het eerdergenoemde omnichannel CRM. Hiermee kunnen klanten vanuit meerdere kanalen worden bediend. Ook een klantenportaal draagt bij aan de verbetering van de customer service. De klant kan inloggen op het portaal en zijn gegevens inzien en bewerken (handig om aan de AVG-wetgeving te voldoen!). Daarnaast vereenvoudigt CRM de klachtenafhandeling dankzij een ticketsysteem. Al deze functionaliteiten die specifiek zijn voor het verbeteren van de klantenservice staan in de top 10 meest gebruikte features van CRM:

functionaliteiten crm

Documentbeheer staat bovenaan de lijst. 52% van de bedrijven met CRM maakt hier gebruik van. De voordelen van documentbeheer zijn uitgebreid. Denk hierbij aan een doorzoekbare database, overal toegankelijkheid van documenten via een webbrowser, inzage- en wijzigingsbeperkingen op basis van functiescheiding en workflow ondersteuning. 

Rapportage en analyse staat op nummer 2. Met deze veel gebruikte functionaliteit kunnen bedrijven bijvoorbeeld de rentabiliteit van leadbronnen analyseren. Met de rapportage-tools van een CRM-systeem zijn gegevens over het conversiepercentage van leads per kanaal eenvoudig naar boven te halen zodat je veel gerichtere marketingcampagnes kunt lanceren.

Zowel respondenten mét als zonder CRM kregen de vraag of zij weten welke leadbronnen het meest rendabel zijn. 73% van de CRM-gebruikers weet geheel of gedeeltelijk welke leadbronnen het meest rendabel zijn tegenover 54% van de niet CRM-gebruikers.

conversie per kanaal
Voor marketeers zijn de analysemogelijkheden van CRM de sleutel tot een succesvol leadbeheer. Nu veel CRM-software ook gegevens uit meerdere kanalen faciliteert wordt een betere marketing- en verkoopcoördinatie mogelijk. 

Het CRM-onderzoek laat zien dat mkb-bedrijven grote voordelen uit CRM-software halen. CRM levert vooral kostenbesparing op en een verbeterde bedrijfsvoering. De productiviteit neemt toe en de klantenservice verbeterd. CRM-gebruikers hebben hun klantdata goed geordend, maar hebben nog moeite met omnichannel CRM en rapportage. Bedrijven zonder CRM ervaren eerder problemen met het bijhouden van contactinformatie en de sales-activiteit.   

Op zoek naar een CRM-systeem dat goed bij jouw onderneming past? Bekijk dan de lijst met CRM-software op GetApp. Gebruik de filters om je resultaten te beperken en het systeem te vinden dat jij nodig hebt.

 


Methodologie:

Aan dit onderzoek deden 224 deelnemers mee die enigszins (69), nauw (87) of uiterst (68) betrokken zijn met het klantrelatiebeheer van hun organisatie. De respondenten zijn afkomstig uit het MKB in Nederland, onderverdeeld in zzp’ers (44), microbedrijven met 2 tot 9 medewerkers (48), kleine bedrijven met 10 tot 49 medewerkers (75) en middelgrote organisaties met 50 – 250 medewerkers (57). Aan het panel is het ISO certificaat 26362 toegekend.

 

Payroll processing: What Is It? And How To Get Set Up

monthly payroll processes

Payroll processing refers to the steps taken to pay employees for each pay cycle. It takes into account the employee’s salary, working hours, bonuses, benefits, and tax remittance. 

On the surface, that may sound quite straightforward. In reality, payroll can be a complex process—especially for someone with little to no finance background. In this article, we cover the basics of payroll processing and highlight the technology you’ll need to begin.

monthly payroll processes

Who should handle payroll within a small business?

According to ABS data, there are approximately 781,908 businesses with 19 or fewer employees in Australia. That’s around 36.8% of Australian businesses. In most cases, these companies don’t have in-house finance management. 

For a small business that doesn’t have a dedicated payroll administrator, payroll processing often falls to the business owner. There is a lot to consider when filing multiple payroll records.

With that in mind, it’s worth investigating the option of payroll software, third-party outsourcing, or a combination of both.

Why businesses need an efficient payroll process

Your employees are your best resource, so it makes sense to look after them and their remuneration. Beyond perks and benefits, the first thing businesses have to ensure is:

  • Employees receive an accurate pay rate
  • Salaries get paid on time
  • Management of annual leave (and other types of leave) is correct
  • Commissions and bonuses are honoured.

These processes should be smooth, seamless and without any major issues. As a business grows, technology can help an organisation to handle multiple employee salaries at once.

In-house payroll vs outsourcing: which should you choose?

Inhouse vs outsourcing payroll process

A big choice you need to make before investing in any software is whether to keep the function in-house or outsource it to a third-party. The decision is crucial and could save your business thousands of dollars. 

Let’s look at the benefits and challenges of each:

Outsourcing payroll

Benefits:

Here are a few ways a company might benefit from outsourcing the payroll process:

  • Time-saving: The main benefit of outsourced payroll processing is the amount of time saved from the endless hours spent calculating pay, deductions and keeping track of income tax withholdings.
  • Avoid mistakes: With payroll comes workplace agreements and EBAs. When a mistake happens, it can be costly. Third-parties ensure the minimum standards are adhered to.
  • Focus on core business activities: By outsourcing payroll to a third-party, organisations can focus on the functions that generate revenue and drive growth.
  • Security: A good payroll processing service will have robust payroll systems that are fully secure. Sensitive information is therefore protected by the company.
  • Peace of mind: The hassle and pain often associated with payroll processing are mitigated through the help of experts. 

Challenges:

Outsourcing also has its shortcomings. It costs more than software, and even though you’re putting the process in the hands of specialists, there is still potential for human error. 

In-house payroll management

Benefits:

Here are just a few reasons to bring the payroll process in-house:

  • Cost: The upfront cost may be larger initially because you’ll need to purchase and implement software. However, the processing of payroll is extremely cost-effective in the medium to long term.
  • Data control: Sensitive information, such as salaries, benefits and work status remains in-house. The data remains on a secure database owned and managed by you, giving you greater control. 
  • Flexibility: Changes, such as deductions or salary increases, are easy and quick to apply.
  • Employee empowerment: Payroll platforms should include the option to self-service. This means employees have access to the platform and can take responsibility for keeping their data up to date.
  • Fee transparency: The price of payroll technology is consistent and transparent. A third-party may provide extra fees for activities such as changes, or adding overtime.

Challenges: 

In-house payroll processing is the less expensive option, but there are some extra costs that businesses may need to consider. 

Even if a business has 19 or fewer employees, by law they’ll still need to purchase a single touch payroll software. This is because the Australian Government requires businesses to report payroll information to the Australian Taxation Office (ATO).

However, don’t view the requirement as a punishment. Payroll platforms make the process significantly more manageable. Instead of administrators having to manually calculate and pay salaries, wages, taxes and super, they can simply automate it.

How much does payroll software cost?

In a recent poll that we put out to 250 Australian customers, we discovered than 98% of people will read through reviews and compare a product, service or software before buying. When we asked which piece of information within a product listing was most vital, 85% of people cited pricing.

So, how much will payroll technology set you back? Some common factors determine the cost. These include:

  • The pay cycle
  • The total number of employees
  • How many states your employees reside in
  • Whether you require direct deposit
  • Demand for additional tax filing-services.

Most payroll programs have a per-employer or per-paycheck fee, on top of the base account fee. The base fee varies per software, but you can expect to pay anything between AUD$20 to $100 per month. 

Additional fees, such as a one-off set up fee, may also apply. Before committing, it’s worth exploring payroll software that offers free trials

What are the features of a payroll system? 

Here are five features you should pay attention to when investigating software platform options: 

Setup and support

When you first use the software, you’ll need to enter your company’s and employee’s information. Guidance from the software company will make it easier to transition your current payroll system to a software program. They will also help with any teething issues you face and provide some basic training.  

Payrolling processing

The platform you choose should automatically calculate the pay for individual employees every pay period. The system takes into account updates to wage rates, hours worked, overtime, holiday pay, and taxes. It will also factor in relevant deductions.

The platform then automatically makes the payments to employees by direct deposit, prepaid debit cards or a paper check. 

File and pay payroll taxes

Taxes are the most challenging aspect of the process, which is why the Australian Tax Office insists that small businesses should submit reports through single-use payroll software. The program calculates taxes for you, and some file and deposit payroll taxes for you too.

Ensure the platform you select stays up to date with changing payroll laws and tax rates. A cloud-based platform should apply these updates automatically for you. 

Multiple payment options

Payroll software allows you to pay employees electronically—one option is via direct deposit. You can pay the employee’s wages directly into their bank. This way, there’s no need to print and distribute paychecks. 

Other payment options include:

  • Digital payments: Send salary to platforms, such as PayPal. 
  • Paper checks: A system that doesn’t get used often today, but could be useful for companies with very few employees.
  • TransferWise: A useful option for those who have employees abroad.
  • Prepaid Debit Cards: This method is similar to direct deposit, but exists for workers without bank accounts.

Having these alternatives allows employees to be flexible to those who don’t want to be bound to traditional banking.

Employee self-service portal

Allowing staff to log into the portal and update their paperwork is a useful feature for payroll administrators. They can also review and download their payroll history.

This aspect also works well with time-tracking. Employees pay will automatically update according to the data. 

How to choose payroll software

When it comes to exploring what options are available to you, refer to this article as a checkpoint. We’ve included all the crucial aspects you’ll need to decide which solution will suit your needs best, the expected budget, and the benefits you’ll see in return. 

Ready to purchase payroll software? Check out Capterra’s software buyers guide to selecting payroll software today. 

Las oportunidades del comercio móvil para pymes

Comercio móvil en México

Comercio móvil en México

Las compras por internet en México se han disparado en los últimos años y han cambiado completamente el hábito de los consumidores. Esto, sumado al uso cada vez mayor de los dispositivos móviles como smartphones y tablets, han impulsado el comercio móvil entre los compradores mexicanos.

De hecho, el comercio móvil en México se ha convertido en una tendencia de compra y de venta que, al mismo tiempo, representa una gran oportunidad de negocio para las pymes del país, que además, cuentan con un gran número de software de comercio electrónico que impulsan su desarrollo. 

Qué es el comercio móvil y qué importancia tiene

El comercio móvil o m-commerce es una modalidad de comercio que se basa en la venta de productos y servicios a través de plataformas de comercio electrónico optimizadas para dispositivos móviles (celulares, tablets, etc.)

De acuerdo con el estudio privado “El Comercio Móvil en México” elaborado por la consultora Euromonitor, a petición de PayPal, el m-commerce creció en promedio anual un 46% entre 2013 y 2018, y generó 505 mil millones de pesos en beneficios.   

Con estos datos se puede decir que el comercio móvil se ha convertido en una parte esencial de la vida en México, ya que es una forma segura y simple de manejar el dinero y realizar las compras del día a día. 

Qué compran los mexicanos vía comercio móvil

Estas son las categorías de productos que más adquieren los mexicanos desde el celular: 

  • Boletos de espectáculos de entretenimiento;
  • Ventas al por menor;
  • Transportación;
  • Hospedaje;
  • Pagos de cuentas;
  • Comida a domicilio;
  • Contenidos bajo demanda.

Está claro que en México hay consumo y cada vez mayor cultura de comercio móvil. Pero ¿esto qué representa para las pequeñas y medianas empresas del país?

Ventajas del comercio móvil para pymes en México

  • Mayor audiencia: el comercio móvil permite llegar a una audiencia más amplia, a potenciales clientes que de otra forma no los encontrarías; a tener presencia en Internet y aumentar la visibilidad de marca;
  • Aumento de las ventas: internet no tiene horarios ni días festivos, por lo que los consumidores pueden comprar a cualquier hora y desde cualquier lugar del mundo. El negocio aumenta sus posibilidades de venta;
  • No es necesaria una gran inversión: la infraestructura y el personal para llevar una tienda online es menor que el requerido por un punto de venta físico;
  • Mejora la imagen del negocio: el comercio móvil mejora la imagen de las pymes porque otorgará a la empresa una apariencia más moderna y actual. 

Herramientas digitales que se necesitan para que un negocio tenga un comercio móvil

Para que un negocio tenga un comercio móvil, se requieren una serie de herramientas digitales. Éstas son las responsables de que la tienda online no solo luzca perfecta, sino que también sea funcional y útil para los posibles clientes.

Más conocidas como plataformas de comercio electrónico, son las que permiten a las empresas:

  • Publicar catálogos de productos con categorías y opciones de búsqueda, añadir carrito de compra online, entre otros;
  • Posibilidad de realizar seguimiento de pedidos y soporte para catálogos de artículos;
  • Añadir cuentas de cliente e inicio de sesión;
  • Realizar transacciones de bienes y servicios de forma total o parcial a través de internet;
  • Conocer el comportamiento de los usuarios: saber cuánto tiempo pasan en cada página, cuáles son las más visitadas, cuáles han abandonado, etc.
  • Enviar newsletter a potenciales clientes con promociones o novedades sobre la marca.

Cualquier solución de comercio electrónico, tiene el objetivo de ser el escaparate de los productos de las empresas y la plataforma para que los consumidores puedan a un clic, adquirir sus artículos.  

Qué deben tener en cuenta las pymes al implementar un comercio móvil en México

Estos son algunos de los aspectos a tener en cuenta para las pymes mexicanas antes de implementar una estrategia de comercio móvil:

  • Determinar la inversión: es muy importante determinar cuánto puedes invertir en el comercio móvil y planificar un presupuesto para posibles contingencias;
  • Definir el tipo de negocio: puede ser B2B (Business to Business, de empresa a empresa) o B2C (Business to Consumer, de empresa a consumidor). Es decir, puede ser un negocio orientado a vender un producto o servicio a otros negocios o a consumidores individuales;
  • Definir el modelo de tienda online: el comercio online puede ser Brick and Click, un sistema de negocio que combina la venta online con la offline o 100% Click, es decir, online, con presencia y canal de venta únicamente virtual.
  • Delimitar el alcance geográfico: según los productos o servicios, definir el mercado local o internacional. Este es un aspecto fundamental de cara a la logística, el área que se encarga de que los envíos de los pedidos de tus clientes lleguen justo a tiempo y en perfecto estado.
  • Buena usabilidad y navegación fácil por parte de los usuarios: clave para el éxito del comercio móvil. Es importante optar por una estructura sencilla de navegación que reduzca los pasos del proceso de compra, facilite la decisión de compra y mejore la experiencia del usuario.
  • Variedad de métodos de pago: Incluir tarjeta de crédito y débito y depósitos bancarios. Es imprescindible certificar el sitio web para que la conexión sea cifrada mediante tecnología SSL.
  • Generar tráfico al sitio web: A través de herramientas de publicidad de publicidad de pago como Adwords o Facebook Ads y mediante redes sociales. Pide asesoramiento a agencias de marketing y comunicación digital para atraer clientes.

El comercio móvil en México es una realidad: es la opción de compra preferida por los mexicanos. Sin embargo, implementar este tipo de comercio no es instantáneo ni automático. Es todo un reto para las empresas, por lo que, hay que valorar la puesta en marcha de este modelo de negocio.  

El éxito dependerá de la posibilidad del negocio para abastecer los pedidos que se generen, enviarlos a los clientes a tiempo y garantizar un buen servicio al cliente.

Conheça a metodologia OKR e saiba como aplicá-la

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A metodologia OKR ajuda a definir melhor os objetivos dos trabalhadores e a avaliá-los de forma mais eficiente. Quer saber tudo sobre OKR? Explicamos neste post.

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A cena é comum em muitas empresas mundo afora: uma vez por ano acontece a avaliação de desempenho dos trabalhadores, os objetivos do ano anterior são revistos pelo chefe e pelo funcionário, novas metas são definidas e a performance do período passado é avaliada. Dependendo do resultado, pode haver promoções, bônus, etc.

Há, no entanto, muitas críticas com esse tipo de avaliação. Entre as razões principais estão:

1. Frequência: no mundo complexo de hoje é praticamente impossível enxergar o que passará em um ano e definir metas significativas para os funcionários. E se os objetivos ficarem obsoletos no meio do caminho? Eles serão cancelados ou avaliados de forma neutra? Além disso, as metas de longo prazo, muitas vezes extensas, tendem a causar incerteza, porque o trabalhador geralmente não sabe como desenvolvê-las por um período tão longo.

2. Objetividade: todo gerente quer avaliar seus funcionários de maneira justa. Entretanto, infelizmente, isso só é possível na teoria, porque erros de julgamento fazem parte da natureza do ser humano. As avaliações são feitas com base na experiência pessoal, nos valores e a partir de influências externas.

3. Bilateralidade: a avaliação de desempenho ocorre, geralmente, entre o funcionário e seu superior. A transparência dentro de uma equipe ou mesmo de toda a organização costuma não ser promovida pelos gerentes. Muitas vezes, os chefes definem sozinhos os objetivos de seus funcionários, o que pode limitar a influência do trabalhador.

A liderança moderna, que promove aspectos como responsabilidade pessoal, co-decisão, transparência e liberdade, torna cada vez mais difícil encaixar as avaliações de desempenho clássicas em um mundo de tendências ágeis, abordagens enxutas, digitalização e afins. 

É por isso que a metodologia OKR, adotada por os pioneiros da Internet como Google, LinkedIn e Apple, ganha popularidade.

O que é OKR: o básico

OKR, sigla em inglês para objetivos e principais resultados, é uma metodologia para medição de objetivos e metas. Foi desenvolvida em 1970 pelo co-fundador da Intel Andrew Grove, que visualizou os “resultados-chave” usando etapas cronologicamente estruturadas. Isso tornou os objetivos a serem alcançados transparentes e visíveis. Em meados da década de 1990, o Google desenvolveu ainda mais o método, definindo prazos fixos e concentrando-se nos tópicos de reflexão e co-decisão.

Como o nome sugere, a metodologia OKR é baseada em dois elementos centrais. As metas visionárias abstratas (os objetivos) e os resultados-chave, que são os pequenos passos que podem ser medidos em direção a esse objetivo.

Objetivos são metas qualitativas que não podem ser medidas. Eles apoiam a missão da empresa e, portanto, são definidos em certa medida pela direção. Geralmente, representam 40% do total. As metas restantes são originárias do nível operacional do funcionário.

Após a determinação dos objetivos, são definidos os resultados-chave associados, que descrevem como esses objetivos devem ser alcançados. Depois que essa definição é feita, repete-se o processo um nível hierárquico abaixo na empresa. Isso continua até que cada funcionário tenha seus objetivos pessoais e os resultados-chave definidos. Esses objetivos são então tornados públicos.

Tal transparência completa evita rumores e fornece uma visão geral na empresa de quem está trabalhando em quê. Sinergias potenciais podem ser identificadas e, assim, a cooperação pode ser melhorada. Com isso, é possível derivar OKRs de equipe para as iterações seguintes.

Em função da dinâmica do mundo atual, os objetivos e, consequentemente, os resultados-chave associados a eles são determinados iterativamente a cada três ou quatro meses. Isso permite que a empresa reaja com flexibilidade às mudanças.

Outro aspecto do OKR é o princípio pull. O próprio funcionário escolhe os objetivos apropriados ou os define, uma vez que geralmente está em uma posição mais adequada para avaliar a melhor forma de apoiar os objetivos da empresa. A implementação dos resultados-chave ocorre de maneira independente. Um aspecto positivo dessa responsabilidade pessoal é a promoção da motivação do funcionário.

O foco é outro aspecto central da metodologia OKR. Não se trata de alcançar o maior número de objetivos no menor tempo possível, mas de se concentrar nos objetivos essenciais. O número de resultados-chave por objetivo não deve ser maior do que cinco, por exemplo.

Como funciona o OKR

Visite nossa seção de softwares OKR e saiba como essas ferramentas podem ajudá-lo a trabalhar resultados e objetivos na sua empresa!

O OKR é uma estrutura ágil. Isso significa que, por um lado, possui um marco  fixo de orientação, mas que, por outro, é flexível o suficiente para ser adaptado às necessidades específicas da sua empresa. Dentro da estrutura fixa, existem os conceitos do OKR master, dos eventos definidos e da lista OKR:

  • OKR master

O OKR master é responsável pelo processo e sua conformidade. Ele atua em dois níveis: como facilitador, ensina e explica processos e modera as reuniões de OKR; como responsável, remove obstáculos no processo e dá segurança aos funcionários que têm dúvidas sobre o processo.

  • Eventos

Existem três tipos de eventos: workshops, revisões e retrospectivas.

O workshop serve para definir os OKRs e, geralmente, ocorre em três níveis: da empresa, da equipe e do funcionário. Os diferentes níveis se relacionam entre si. Primeiro, as metas são definidas no nível de empresa para os três ou quatro meses seguintes. No workshop de equipe, cada grupo analisa como podem apoiar esses OKRs com seus próprios objetivos e resultados-chave. O mesmo procedimento é repetido mais adiante no nível de funcionário, em uma entrevista entre o OKR master, o gerente e o próprio funcionário.

A reflexão é uma parte importante do OKR. Por esse motivo, cada equipe se reúne pelo menos uma vez por mês para uma revisão, a fim de verificar até que ponto os objetivos foram alcançados e se o caminho percorrido foi adequado.

As revisões são a avaliação do OKR. Para poder verificar no final de uma iteração se os OKRs foram alcançados, as revisões são parte institucionalizada da estrutura. Durante o ciclo, há também revisões regulares para verificar se o caminho está correto. Essas revisões ocorrem em todos os níveis da empresa. No final de um ciclo, os resultados finais são registrados na última reunião de revisão do OKR.

A retrospectiva tem como objetivo uma melhoria contínua. O foco dessa reunião é o exame crítico do processo. Os pontos fracos do último ciclo são analisados e anotados em uma lista de medidas a serem aprimoradas.

  • Lista OKR

A lista OKR é a coleção de todos os OKRs, comparando-se a um backlog no Scrum (saiba mais sobre Scrum aqui). Ela mapeia todos os OKRs em todos os níveis, de forma transparente, para todos os funcionários. Os fatores decisivos para o sucesso de uma lista são sua atualidade, integridade e clareza.

Por fim, a lista OKR funciona tanto como um instrumento de gestão e controle quanto como um registro de riscos. Se estiver claramente estruturada, as sinergias também poderão ser identificadas. O OKR master é responsável por administrar a lista OKR.

Considerações sobre a introdução do OKR

Uma vez que traz uma mudança em padrões já estabelecidos, a introdução de procedimentos ágeis (como o OKR) é, como qualquer processo de mudança, acompanhada de dificuldades. Os funcionários devem mudar posturas anteriores, portanto espere resistência, rejeição e muitas críticas.

Para que a mudança seja bem-sucedida, você pode se basear em um processo de oito etapas desenvolvido pelo professor americano de Harvard John P. Kotter:

1. Primeiro, deixe clara a urgência da mudança. Então, discuta as vantagens em todos os níveis e descreva os cenários possíveis se qualquer mudança ocorrer.

2. Forme uma forte equipe de suporte com as áreas mais diversas possíveis e, o mais importante, ganhe o apoio da direção.

3. Desenvolva e dissemine uma visão clara, incluindo uma estratégia precisa sobre como atingir o objetivo.

4. Seja persistente e repita essa visão continuamente para que ela fique guardada na cabeça de todos.

5. Observe os processos e estruturas existentes em sua empresa que dificultam a implementação e remova-os.

6. Execute as etapas para alcançar os objetivos no prazo mais curto possível, porque o sucesso motiva as pessoas.

7. Reflita após cada etapa.

8. Fixe as conquistas alcançadas em sua cultura de trabalho.

Ao implementá-las, lembre-se de experimentar novos métodos e procedimentos: se você deseja introduzir algo ágil, seja ágil você também. 

Exemplo prático

Para ilustrar como a metodologia OKR pode ser usada para definir uma meta estratégica no nível de equipe, primeiro precisamos imaginar uma empresa hipotética da indústria de software que enfrenta um alto nível de rotatividade de clientes. Um possível objetivo poderia ser, portanto, reduzir a flutuação de clientes.

Para tornar esse objetivo quantitativamente mensurável, são definidos os resultados-chave associados. Nesse caso, eles poderiam ser: melhoria da avaliação da empresa no Google em 0,5 ponto, melhoria das avaliações de atendimento ao cliente em 25% e redução pela metade de falhas no sistema. Esses objetivos e resultados-chave corporativos são herdados por outras equipes.

A equipe de marketing está agora tentando apoiar esses OKRs definindo o objetivo de “desenvolver e promover uma forte identidade de marca”. Os possíveis resultados-chave derivados mensuráveis podem incluir a melhoria da pontuação de SEO do site em 20% e a diminuição do tempo de resposta dos comentários na internet para menos de duas horas.

A próxima iteração ocorre no nível de funcionário, para que cada um possa apresentar seus OKRs pessoais e começar a processá-los. O progresso é relatado e os ajustes necessários são feitos nas datas de revisão. Se a pontuação de SEO melhorou devido a um novo algoritmo do Google, é necessário verificar se o objetivo deve ser corrigido para cima ou se pode ser considerado concluído.

Conclusão

A metodologia OKR promove a participação e a reflexão de cada funcionário, o que geralmente leva a um aumento da motivação individual. Além disso, garante mais transparência em toda a empresa e incentiva o trabalho coletivo com uma visão comum. 

Mas lembre-se de que o OKR não pode ser introduzido num piscar de olhos. Trata-se de um processo demorado que precisa ser continuamente otimizado. Pense também nos gerentes da sua empresa. Alguns deles certamente sentirão uma perda de poder e controle. Resta saber se eles irão se adaptar às novas circunstâncias, enxergando-as como progresso, ou dar as costas à empresa.

Busca soluções que lhe ajudem a aplicar de maneira mais fácil a metodologia OKR? Confira a lista de softwares OKR disponível no Capterra!

SEO Trends 2020: Was du in Sachen Suchmaschinenoptimierung wissen musst

header image - SEO Tipps für 2020

Die Suchmaschinenoptimierung ist ein Prozess, der ständigen Änderungen unterworfen ist. Grund dafür sind vor allem die laufenden Anpassungen der Algorithmen der Suchmaschinen – allein Google verändert jedes Jahr 300 – 400 Dinge an seinen Algorithmen. Auf dem Laufenden zu bleiben und den SEO Trends 2020 zu folgen, ist wichtiger denn je. Mit den folgenden Tipps bist du in diesem Jahr gut aufgestellt.

header image - SEO Tipps für 2020

SEO Trend 1: Strukturierte Daten

Google will Inhalte auf Websites besser verstehen. Dafür hilft es, der Suchmaschine Inhalte nicht nur als Text, sondern auch in strukturierter, maschinenlesbarer Form bereit zu stellen. Dafür hat sich das System schema.org etabliert. Dabei handelt es sich um eine gemeinsame Initiative, die von Google, Microsoft, Yahoo und Yandex ins Leben gerufen wurde – eben mit dem Ziel, ein einheitliches System zur Auszeichnung von Inhalten zu schaffen, das eine Suchmaschine problemlos interpretieren kann.

Mit diesen schema.org-Daten können unterschiedlichste Inhalte (zusätzlich zu den auf der Website sichtbaren Inhalten) für Suchmaschinen besser lesbar gemacht werden. Und das Tolle: manche dieser Auszeichnungen werden in den Google-Suchergebnissen mit zusätzlichen Features belohnt, z.B. einer auffälligeren Darstellung des Suchmaschinentreffers.

Zu den strukturierten Daten, die bei Google besonders dargestellt werden, gehören:

  • Event (Auszeichnung von Terminen, Veranstaltungen etc. – führt zu drei zusätzlichen Zeilen im Suchtreffer)
  • Aggregated Rating oder Review (Auszeichnung von Produktbewertungen, führt zu Sternen in den Suchergebnissen)
  • FAQ (Auszeichnung von Fragen und Antworten, führt zu weiteren Zeilen im Suchtreffer)
  • Article (Angaben bei Blogbeiträgen oder Artikeln, führt zu einer auffälligeren Darstellung in der mobilen Suche)

screenshot SEO ergebnis
Beispiel-Suchtreffer mit Rating-Sternen und Event-Auflistung

Für die Einbindung dieser schema.org-Daten benötigst du einen Programmierer, der dir das in der Website integriert. Idealerweise solltest du das Ganze aber so einrichten (lassen), das direkt beim Eintragen von Inhalten ins CMS schema.org-Daten generiert werden. Wenn du also zum Beispiel einen Messetermin zu deiner Website hinzufügst, sollte das System daraus auch direkt den passenden schema.org-Event-Code generieren. So musst du dich nie mehr darum kümmern, wenn das System einmal eingerichtet ist.

Übrigens: Ein relativ neuer schema.org-Code namens „speakable“ befindet sich aktuell noch in der Beta-Testphase. Mit diesem Code kannst du zukünftig (wenn alles so übernommen wird) auf deiner Website auszeichnen, welche Inhalte sich besonders gut für Vorlese-Assistenten und Sprachsuche (wie Alexa, Siri, Google Home oder Cortana) eignen.

SEO Trend 2: E-A-T

Seit einigen Jahren legt Google verstärkten Wert auf die Vertrauenswürdigkeit nicht nur von Websites, sondern auch der Informationen auf diesen Websites. Google arbeitet intern mit den so-genannten E-A-T-Faktoren. Diese drei Buchstaben stehen für „Expertise, Authority und Trust“. Zusammengefasst lässt sich dieses Prinzip mit der Frage beantworten: Bist du für dieses Thema eine echte und vertrauenswürdige Autorität von höchster Reputation? Denn falls nein – warum sollte Google dich dann weit oben listen?

Das Thema Vertrauen und Expertise spielt nicht in allen Themen die gleiche Rolle. In einigen Gebieten (Google nennt das „YMYL“ was für „Your Money, Your Life“ steht) ist Trust und Autorität besonders wichtig, nämlich immer dann, wenn es um Themen geht, die das eigene Leben tiefgreifend berühren. Wie schlimm ist es, wenn ein Strickmuster einen fachlichen Fehler enthält? Wohl verkaftbar. Was aber, wenn die Informationen auf einer Krebsvorsorge-Seite falsch sind? Das könnte fatale Auswirkungen haben.

Bei Themen wie Gesundheit, Geld, Versicherungen, Sicherheit etc. legt Google deutlich strengere Regeln an als z.B. bei Hobby, Haustieren oder Hochzeitsspielen. Ist die Website eine anerkannte Autorität in diesem Gebiet? Wurden die Inhalte von einer respektablen Person verfasst? Sind die Inhalte mit Belegen und Quellenangaben untermauert?

Egal in welcher Branche du aktiv bist, du solltest in den Aufbau einer echten Expertenmarke investieren. Dazu gehören dann auch Maßnahmen, die SEO wenn überhaupt nur am Rande betreffen, aber eben zur Steigerung der Reputation und Bekanntheit beitragen, wie:

  • Pressearbeit
  • Kooperationen mit anerkannten Autoritäten
  • Aufbau einer Social Media Community
  • usw.

SEO Trend 3: Optimierung für diverse Suchsysteme

In diesem Artikel stand Google als Suchmaschine im Vordergrund. Dabei gibt es noch viele andere Suchsysteme, in denen Auffindbarkeit extrem wertvoll sein kann. Sich nur auf Google zu verlassen, ist sträflich und kann schnell ins Aus führen, wenn das nächste Google-Update den Traffic einbrechen lassen sollte.

Welche Suchsysteme sind es denn nun, die so wichtig sind? Bing, Yahoo und Co. sind damit nicht gemeint – die kamen über 1-3% Marktanteil nie wirklich hinaus. Stattdessen geht es um spezifischere Suchsysteme, in denen Suchmaschinenoptimierung für eine bessere Auffindbarkeit verschafft. Die genauen Systeme und Plattformen unterscheiden sich je nach Plattform, aber generell gilt:

  • Wer Videos hat, sollte auf YouTube auffindbar sein (YouTube gilt nach Google übrigens als zweitgrößte Suchmaschine der Welt).
  • Wer Produkte verkauft, sollte auf Amazon (und vielleicht Ebay) sichtbar sein.
  • Wer Apps oder digitale Produkte anbietet oder Podcasts produziert, für den lohnt sich die Sichtbarkeit bei iTunes und im Playstore.
  • Wer im Reise- und Freizeit-Bereich tätig ist, kommt um Sichtbarkeit bei Instagram und Pinterest nicht herum.
  • Lokale Unternehmen müssen sich bei Plattformen wie der lokalen Google-Suche, aber auch Yelp und ähnlichen Diensten hervortun.
  • Ärzte sollten auf Jameda sein.
  • Verkäufer von selbstgemachten Produkten müssen sich bei Etsy platzieren.
  • Berater sollen bei XING und LinkedIn sichtbar sein, usw.Das Jahr 2020 sollte im Zeichen besserer Sichtbarkeit stehen – und das nicht nur im Google-Universum. Viel Erfolg!
Bist du auf der Suche nach SEO Tools? Dann wirf einen Blick auf unsere Liste der besten SEO Tools!

Über den Autor: 
Felix Beilharz ist seit 2001 als selbständiger Online-Marketing-Unternehmer aktiv. Seit 2007 gibt er seine Expertise in Beratungsprojekten, Seminaren, Vorträgen, Hochschul-Lehraufträgen, Konferenzen, Büchern und Artikeln weiter. Seit 2008 wohnt der Social Media Experte in Köln – um von dort aus weltweit aktiv zu werden.

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¿Qué es el Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD)?

Qué es el desarrollo rápido de aplicaciones

Qué es el desarrollo rápido de aplicaciones

Si estás tratando de encontrar un método de desarrollo de aplicaciones más rápido, seguramente buscas alejarte de la metodología de cascada, en la que es necesario ceñirse a un programa planificado que no permite las iteraciones continuas y que te obliga a partir desde cero en el proceso de desarrollo cada vez que el cliente pide que se realicen modificaciones.

En lugar de este método, es buena idea tener en cuenta el desarrollo rápido de aplicaciones (RAD) que ideó James Martin en 1991. Aunque no es un método novedoso, la metodología RAD ha calado en gran medida entre aquellos que buscan técnicas ágiles de desarrollo de aplicaciones para poder seguir el ritmo de una empresa en continuo crecimiento y de las necesidades de los clientes.

¿Qué es el desarrollo rápido de aplicaciones y qué ventajas aporta?

El modelo de desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, por sus siglas en inglés) es una técnica ágil de desarrollo de software que da prioridad a las entregas e iteraciones rápidas de prototipos. A diferencia de la metodología de cascada, RAD tiene más en cuenta el uso del software y la opinión del usuario que la planificación rigurosa y el registro de los requisitos.

Estas son algunas de las ventajas que ofrece el desarrollo rápido de aplicaciones:

  • Aumenta la versatilidad y la adaptabilidad, dado que los desarrolladores pueden hacer los ajustes necesarios de forma inmediata durante el proceso de desarrollo.
  • Las iteraciones rápidas reducen el periodo de desarrollo y agilizan la entrega.
  • Se fomenta la reutilización del código, por lo que se reduce la programación manual y, en consecuencia, disminuyen tanto la posibilidad de cometer errores como los periodos de prueba.
  • Se incrementa la satisfacción del cliente gracias al alto nivel de colaboración y de coordinación entre las partes implicadas, como los desarrolladores, los clientes y los usuarios finales.
  • Existe una mejor gestión de riesgos, dado que las personas implicadas cuentan con la capacidad de debatir y abordar las diferentes vulnerabilidades sin necesidad de que se detengan los procesos de desarrollo.
  • Se reduce el factor sorpresa, ya que, a diferencia de la metodología de cascada, en el desarrollo rápido de aplicaciones existen integraciones en las fases más tempranas de los procesos de desarrollo de software.

5 pasos del desarrollo rápido de aplicaciones

Paso 1: Definir y concretar los requisitos del proyecto

Durante esta fase, las partes implicadas deben trabajar juntas para definir y concretar los requisitos del proyecto, como los objetivos, las expectativas, los plazos y el presupuesto. Una vez que se hayan establecido y definido claramente todos los aspectos de los requisitos del proyecto, es el momento de pasarlos a la dirección para que los aprueben.

Paso 2: Comenzar a diseñar los prototipos

En cuanto se haya terminado de definir el alcance del proyecto se puede comenzar la fase de desarrollo. Los diseñadores y desarrolladores trabajarán estrechamente con los clientes con el objetivo de crear y mejorar los prototipos que ya están en marcha hasta que el producto final esté preparado.

Paso 3: Recopilación de las opiniones del usuario

En esta fase, los prototipos y los sistemas beta se convierten en modelos de trabajo. Entonces, los desarrolladores recogen la información que proporcionan los usuarios para corregir y mejorar los prototipos y crear un producto con la mayor calidad posible.

Paso 4: Pruebas, pruebas y más pruebas

En esta fase en necesario poner a prueba el producto de software y asegurarse de que todos los engranajes funcionan juntos sin problemas para satisfacer las expectativas del cliente. Se sigue incorporando la opinión del cliente a medida que el código se pone a prueba una y otra vez hasta que su funcionamiento sea impecable.

Paso 5: Presentación del sistema

Esta es la fase anterior al lanzamiento del producto terminado. En ella se integran la conversión de datos y la formación del usuario.

¿Crees que tu equipo está preparado para implementar el desarrollo rápido de aplicaciones?

Te proponemos una lista de comprobaciones que te ayudará a saber si tu equipo está preparado para adoptar esta metodología:

  • ¿Necesitas desarrollar productos de software dentro de un lapso corto de tiempo (de dos a tres meses)?
  • ¿Cuentas con un equipo experimentado de desarrolladores, programadores y diseñadores que pueda llevar a cabo el trabajo en los plazos establecidos?
  • ¿Tu cliente está dispuesto a adoptar el desarrollo rápido de aplicaciones? O lo que es lo mismo, ¿crees que el cliente estará disponible para colaborar durante todo el proceso de desarrollo del software?
  • ¿Cuentas con la tecnología y las herramientas necesarias para implementar el desarrollo rápido de aplicaciones?

Próximos pasos

A la hora de adoptar nuevos procesos, es necesaria la participación de todas las personas implicadas, entre ellas de tu equipo y del cliente. Si has decidido que la metodología de desarrollo rápido de aplicaciones es adecuada para tu empresa, aquí están los pasos que debes seguir a continuación:

  • Asegúrate de que todos los miembros del equipo están dispuestos a ponerse manos a la obra. Coméntales las ventajas de la nueva metodología, escucha sus inquietudes y resuelve cualquier duda que puedan tener.
  • Comprueba que todas las partes implicadas están dispuestas a cumplir los plazos del proyecto.
  • Analiza los software para desarrollo de apps y las herramientas que pueden ser útiles. Invierte en aquellos que se adapten a las necesidades y al presupuesto de la empresa para poder adoptar esta metodología de manera eficaz.
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