Gestión de inventarios en pymes: 5 técnicas que debes conocer

Gestión de inventarios en pymes

Gestión de inventarios en pymes

Cuando eres una pequeña o mediana empresa (pyme), administrar tu stock puede volverse abrumador y costoso. Por ello es esencial que la gestión de inventarios en pymes sea correcta.

Imagina que un envío que no esperabas hasta el próximo martes aparece en tu puerta y te encuentras con docenas de cajas de más de 22 kilos que no sabes dónde almacenar para que no entorpezcan al trabajo de tus empleados ni a las operaciones de logística que ya estaban ajustadas al detalle.

Los contratiempos en la gestión de inventarios pueden ocasionar aumentos de costes, deterioro de productos, encarecimiento de seguros, incremento de más horas extras de los empleados e incluso caos en la planta de producción.

No te estreses, siempre es posible gestionar mejor los problemas que surgen y evitar otros relacionados con el exceso de inventario.

Es imprescindible una mejor gestión de inventarios en pymes

Los propietarios de pequeños negocios que tienen un exceso de inventario tienen costes adicionales al año en comparación con las empresas que funcionan en niveles óptimos de inventario. Sigue estos cinco consejos para reducir los costes de tu pyme en los próximos dos años.

Técnicas de gestión de inventarios en pymes

5 consejos para una mejor gestión de inventarios en una pyme

1. Establece niveles mínimos de unidades

Los niveles mínimos de unidades se refieren a la cantidad mínima de producto que necesitas tener a mano en un momento dado. Establecer niveles mínimos de unidades te ayudará a aumentar de forma espectacular la eficiencia de tus operaciones de logística. Los niveles mínimos de unidades evitan que seas impulsivo, por lo que así no comprarás una tonelada de producto un mes para luego quedarte corto de inventario el siguiente.

Los niveles mínimos de unidades fijan un punto de referencia que hace que la decisión de pedir más inventario sea automática, en lugar de depender de suposiciones. Una vez que el inventario sea inferior de un cierto nivel mínimo, sabrás que es el momento de pedir más unidades para evitar tener muy pocas en el almacén.

Fijar niveles mínimos de unidades concretos requiere un análisis exhaustivo por tu parte; de lo contrario, serán simplemente reglas arbitrarias que no le servirán a tu negocio. Primero debes hacer la ardua tarea de investigación sobre qué nivel de inventario es ideal para cada producto.

¿Vendes 400 gadgets de media en marzo? Ese es un nivel mínimo de unidades que podrías establecer mensualmente. Si los clientes piden diez unidades de un tipo de gadget al día y recibes un envío semanal, plantéate establecer un nivel mínimo de unidades de 80, si, por ejemplo, sabes que los costes de almacenamiento son bajos y que algunas semanas tendrán más demanda que otras.

2. Elabora un plan B

Una regla básica sobre el negocio de gestión de inventarios en pymes, y en las grandes empresas también: espera lo inesperado. Tienes que tener un plan B para cuando las cosas vayan mal.

Pueden producirse muchas dificultades de todo tipo. Puede que agotes todas las existencias. Puede que recibas tarde una entrega enorme. Puede que te quedes sin liquidez temporalmente y no puedas pagar el producto. Puedes haber calculado mal y encontrarte corto de inventario.

Como mencionábamos antes, tienes que investigar primero para anticiparte a estas dificultades. Lo más probable es que los mismos contratiempos se repitan una y otra vez. Analiza en detalle tu historial de pedidos, flujo de caja y cambios importantes en el inventario e identifica dónde está tu talón de Aquiles.

Luego siéntate y elabora un plan B para cada área que identifiques. Involucra a tus empleados en el proceso; ellos sabrán mejor qué problemas surgen y serán los que lleven a cabo tu plan.

3. Dedica tiempo a las previsiones

Eres una persona ocupada y a veces eso implica que las previsiones se quedan pendientes por el camino. Sabemos que suele pasar. Evita que ocurra, es un factor clave en la gestión de inventarios en pymes.

Has de ir más allá de tratar de evitar los problemas y debes ser lo suficientemente proactivo como para invertir en previsiones, también conocidas como forescast. Las previsiones podrían ser sobre el área con la que más te atascas.

Las previsiones conllevan buscar tendencias en el mercado, vigilar las finanzas en general, trabajar con ventas garantizadas gracias a contratos y suscripciones a tu planes de servicios o producots. El forecast supone utilizar toda esta información para proyectar las ventas futuras.

Combinando los datos de ventas históricos con el rendimiento futuro que se espera, podrás darle un empujón al próximo año (o a los cinco próximos) alineando tu inventario para sacarle el máximo partido.

4. Implementa el comprobante de entrega para dispositivos móviles

Esta es una manera fantástica de aplicar tecnología a tus operaciones, especialmente si has sido reacio a hacerlo antes o has tenido dudas sobre cómo te puede ayudar.

El comprobante de entrega para dispositivos móviles es una función muy práctica para tus clientes y tus proveedores; proporciona alertas en tiempo real sobre dónde se encuentran los paquetes. Un repartidor puede hacer foto de una entrega y efectuar una actualización rápida en el sistema en segundos, lo que reduce tiempo e inversión en dispositivos de escaneo y seguimiento, además aumenta la productividad al permitir hacer más en menos tiempo.

También es importante demostrar que un producto se ha entregado correctamente. Si un producto se envía a la persona o empresa equivocada, esto supone verdaderos dolores de cabeza tanto para el proveedor como para el cliente y conlleva demoras cuantiosas en su operabilidad.

5. Encuentra nuevos productos de software de logística

Un buen software de logística puede agilizar las operaciones y ayudarte a identificar técnicas de ahorro que seguramente no conocías. Existen infinidad de software de logística y todos ellos tienen características únicas que pueden ayudar a la gestión de inventarios en pymes.

A continuación te mostramos algunos ejemplos de funcionalidades:

  • Algunas funcionalidades de software te permiten comparar, procesar, rastrear y analizar envíos de empresas de transporte, de modo que puedes identificar las mejores tarifas de transporte y procesar los envíos rápidamente.
  • Algunas opciones de software para empresas de transporte generan guías de embarque (BOL) y etiquetas de palés, sin necesidad de software especializado.
  • Y muchas características de software sincronizan los registros de clientes para que todos los datos de sus clientes estén en un solo lugar.

Consejos de gestión de inventarios en pymes

No dejes de consultar la categoría de software de logística de Capterra para encontrar la mejor opción para tu empresa. Utiliza la herramienta de filtrado para limitar los resultados según las características que desees y crear tu propia lista de selección de software.

O que é Agile: explicamos a gestão ágil de projetos

o que é agile

o que é agile

Em 2001, na estação de esqui Snowbird, em Utah (EUA), 17 desenvolvedores se reuniram para discutir métodos leves de desenvolvimento de software e produziram o inovador Manifesto Ágil (Agile Manifesto, em inglês). Quase 20 anos depois, o conceito está em todo lugar, mas você sabe realmente o que é Agile?

A declaração de princípios foi criada para otimizar o processo de desenvolvimento de software, desencorajando práticas ineficientes, como documentação pesada, excesso de reuniões e adesão rígida a processos.

Mas acabou tornando-se um chavão em todos os tipos de negócios, entrando para a seleta lista integrada por outros como “sinergia”, “disruptivo” e o famigerado “pensar fora da caixa”.

Hoje, em empresas do mundo inteiro, desde o grupo de diretores aos estagiários, se gabam de quem é mais ágil do que quem.

Método ágil: além do clichê

Sabe qual é a grande diferença entre o Agile e os demais clichês de gestão de projetos do passado? Ele propõe uma abordagem real da gestão de projetos acompanhada de uma definição real. Não dá para quantificar o “pensamento fora da caixa”, mas é possível aplicar a metodologia Agile em seus negócios se você souber o que ela  realmente é.

Dados recentes mostram os benefícios da sua aplicação. 

Segundo a auditoria PricewaterhouseCoopers, os projetos ágeis têm uma taxa de sucesso 28% maior do que os tradicionais.

De acordo com Edson Antonio de Lima, Agile coach da Meta, empresa de tecnologia que já trabalhou com clientes como Globo e Havan, um dos seus principais benefícios para as empresas é o ciclo de aprendizagem rápido que a metodologia proporciona, permitindo que se gaste pouco para validar propostas.

“Embora 70% do esforço das empresas seja para o dia a dia, os 30% utilizados em oportunidades e exploração precisam de um ciclo de aprendizagem rápido”, destaca Lima.

Para Lima, entender o que está por trás do conceito é muito importante na hora da sua aplicação, já que “a maioria das empresas continua tentando comprar o ágil sem tornar-se ágil”.

Ao entender o que a metodologia Agile realmente significa, você também estará melhor equipado para ajudar a implementar práticas ágeis em sua empresa e reconhecer situações que podem ser melhoradas com uma dose de Agile (como cancelar a reunião semanal de planejamento de reuniões).

Faça este teste rápido para descobrir quão ágil você é como gerente de projetos e onde você pode melhorar!

O que é Agile

A primeira —e talvez a mais pura—  definição de gestão de projetos Agile vem do próprio Manifesto Ágil:

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
  • Software em funcionamento mais que documentação abrangente
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano

Porém, é possível interpretar melhor esse resumo e chegar a uma definição mais concisa.

Afinal, o que é o gerenciamento ágil de projetos?

Gerenciamento ágil de projetos é uma metodologia de desenvolvimento iterativa que valoriza a comunicação e o feedback humano, adaptando-se às mudanças e produzindo resultados práticos.

Agora, vamos desmembrar isso.

  • O Agile é iterativo, o que significa que é feito em partes (chamadas sprints), com cada sprint construindo e melhorando as lições do sprint anterior. É aqui que o termo Scrum entra em jogo. O que é Scrum? A metodologia Scrum é uma estrutura de fluxo de trabalho composta de sprints e revisões usada para promover a gestão de projetos Agile.
  • Ao contrário do Scrum, que pode ser desmembrado em um processo passo a passo, o Agile é uma abordagem e uma mentalidade. Não é um livro, uma lista de instruções ou uma certificação. Na verdade, tentar transformar o Agile em um modelo preto no branco vai contra tudo o que o Agile é. Seria como tentar dar a alguém o passo a passo de como ser “legal” ou tocar jazz. Entretanto, existem ferramentas de gestão de projetos desenvolvidos especificamente para promover a agilidade.
  • A metodologia Agile tem tudo a ver com comunicação eficiente em substituição à documentação, longas conversas de email ou reuniões excessivas. Segundo um dos 12 princípios do Manifesto Ágil, “o método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face”. Se você pode se comunicar com uma conversa de 10 segundos em vez de um email, faça-o.
  • O Agile é sobre produzir resultados tangíveis e funcionais após cada iteração. De acordo com os 12 princípios: “Software funcionando é a medida primária de progresso.” Comparando a metodologia Agile ao processo editorial, você entrega um rascunho e depois o revisa com base nas sugestões do editor. Você não entrega a peça inteira de uma só vez no dia em que será impressa.

Método ágil está em constante mudança

Lembre-se que o gerenciamento ágil de projetos se baseia na comunicação entre as pessoas e na capacidade de adaptação a mudanças.

Além disso, ele está, por definição, em constante mudança e evolução. Por isso, fique sempre atento às novidades na área.   

Busca softwares de ferramentas de gestão de projetos? Confira nossa lista completa deste tipo de software, compare entre as opções e leia avaliações dos produtos.

Comment régler un problème de communication en entreprise

Ressuscitez vos projets en réglant vos problèmes de communication interne

Ressuscitez vos projets en réglant vos problèmes de communication interne

Entre 2007 et 2016, le ministère du Budget a dilapidé plus de 290 millions d’euros dans l’Opérateur National de Paye (ONP), un calculateur ambitieux qui devait gérer les fiches de paie de quelques 2,5 millions de fonctionnaires. Ce projet s’est révélé être un gouffre financier, la date butoire étant constamment repoussée. Il était alors estimé que les dépenses hors budget dépasseraient les 700 millions. 

La somme gaspillée n’a rien d’étonnant et le retour forcé à la case départ non plus. En effet, le Standish Group a découvert qu’entre 2003 et 2012, sur 3 555 projets ayant nécessité au moins 10 millions de dollars en coûts salariaux, seuls 6,4 % ont été considérés comme des réussites. Plus de 41 % ont totalement échoué et ont été complètement abandonnés ou sont repartis de zéro.

L’État français n’est pourtant pas le seul à se débattre pour gérer correctement ses projets informatiques. 

Les problèmes de communication en entreprise

La Brightline Initiative estime que, à l’échelle mondiale, les organisations gaspillent 1 million de dollars toutes les 20 secondes, soit 2 milliards chaque année, dans des projets mal gérés.

Il est impossible de déterminer précisément ce qui a fait capoter tous ces projets, mais les problèmes de communication en entreprise sont considérés comme une raison majeure de près d’un tiers des échecs (29 %).

Ce n’est donc pas une question de budget, de temps ou de ressources. Ce qui est en cause est une compétence que nous apprenons tous dès notre enfance et que nous ne cessons de travailler tout au long de notre vie.

Si près d’un tiers des projets échoue en raison d’un problème de communication, les entreprises capables de mener plus de projets à bien grâce à une communication renforcée par sont plus efficaces et peuvent donc se démarquer de leurs concurrentes.

Si vous êtes chef d’entreprise et gestionnaire de projet, vous êtes peut-être en train de vous dire : “Bon, pour sauver un tiers de mes projets, je dois juste apprendre à mieux communiquer avec mon équipe, c’est ça ?”

En théorie, oui.

Mais ce n’est pas aussi simple.

Une bonne communication exige une subtile association de technologie et de soft skills ainsi que l’adhésion de toutes les personnes impliquées. Les problèmes communicationnels ne se règlent pas en une nuit et leur résolution devra donc devenir votre priorité.

Le manque de communication peut ronger une entreprise de fond en comble, mais en y travaillant à l’échelle de toute l’organisation, on peut améliorer tous les autres aspects, des bénéfices aux parts de marché.

Suivez le guide.

Comment régler votre problème de communication en entreprise

Comme dans la plupart des cas, pour régler un problème communicationnel, il faut avant tout admettre qu’il y en a un.

Pour échouer lamentablement, rien de tel que de faire profil bas et prétendre que les choses vont s’améliorer d’elles-mêmes. Voici six soucis de communication répandus en milieu professionnel et les solutions que vous pourriez adopter pour y faire face dans votre entreprise.

Six problèmes de communication en entreprise courants

1. Les informations sont noyées dans un océan d’e-mails

PROBLÈME : certaines informations cruciales relatives aux projets (jalons, documentation, mises à jour du statut des tâches, etc.) sont bien diffusées, mais elles sont noyées dans un océan d’e-mails, associées à différents fils et parfois disséminées dans différentes boîtes mail.

Vous peinez à les retrouver lorsque vous devez vous rafraîchir la mémoire.

SOLUTION : arrêtez de communiquer par e-mail pour tout ce qui concerne vos projets. L’e-mail a révolutionné la manière dont les équipes échangeaient dans les années 1980, mais il a cessé d’être l’outil de communication projet par excellence depuis bien longtemps.

L’e-mail reste utile, notamment pour recevoir des demandes externes, envoyer des messages particuliers à de grands groupes de personnes ou s’abonner à des newsletters pour se tenir informé des évolutions d’un secteur. En revanche, il n’est pas du tout adapté à la communication interne.

Pour garder à portée de clic toutes les informations essentielles (calendrier, budget, documentation, etc.), utilisez plutôt un logiciel de gestion de projets et assurez la communication interne et la mise à jour du statut des tâches via un outil de collaboration.

2. Vos équipes décentralisées ne communiquent pas suffisamment

PROBLÈME : vos équipes décentralisées n’échangent pas.

Vous travaillez avec des équipes géniales dans le monde entier. Mais sont-elles capables de collaborer efficacement sur un projet ? Si elles ne parviennent pas à communiquer efficacement, vos projets empruntent rapidement la même voie.

Les e-mails envoyés dans des fuseaux horaires différents restent sans réponse pendant des heures et les échanges en face-à-face sont très rares.

SOLUTION : utilisez des outils de collaboration. Les logiciels dernière génération comme Asana, Basecamp et Slack incluent une interface de chat qui permet de communiquer en temps réel, même s’il est 9 h à New York et 14 h à Paris.

Et même s’il est 18 h à Montréal et minuit à Paris, l’équipe parisienne peut configurer l’outil de collaboration de sorte à recevoir dès la première heure toutes les notifications concernant les messages envoyés pendant la nuit plutôt que de devoir consulter une interminable suite de messages accumulés dans sa boîte e-mail.

En savoir plus : lisez nos conseils pour manager une équipe à distance et trouver votre équilibre avec des télétravailleurs.

3. Vos équipes utilisent trop de canaux différents

PROBLÈME : pour encourager vos collaborateurs à communiquer, vous leur avez proposé de passer par de nombreux canaux, de le-mail au téléphone mobile, des post-it fluo aux outils collaboratifs dernier cri suggérés par vos chefs de projets.

Vos collaborateurs communiquent donc, mais les informations sont distribuées sur de trop nombreuses plateformes. Tout le monde sy perd et personne ne trouve les données dont il a besoin.

SOLUTION : choisissez un seul canal de communication et nen utilisez pas dautre. En tant que chef de projet, vous devez fixer les règles.

Présentez votre plan de communication lors de la réunion de lancement du projet. Si, par la suite, quelquun partage des informations par un autre canal que celui qui a été sélectionné (disons quun membre de léquipe envoie un suivi de statut par e-mail alors que ses collègues passent par une chaîne dédiée sur votre outil de collaboration), rappelez-lui poliment dutiliser la bonne plateforme.

Si un message vous parvient par une autre voie, faites comme si vous ne laviez pas reçu, faute de quoi vous encouragez de mauvaises habitudes. Si quelquun envoie une information sur une plateforme différente, demandez-lui immédiatement de la communiquer par loutil privilégié. Même les plus réfractaires ne tarderont pas à adopter votre nouvel outil.

4. Vos chefs de projets communiquent des informations contradictoires

PROBLÈME : votre entreprise se développe et accueille de plus en plus de chefs de projets qui jouent un rôle actif dans la structure.

Plus les décisionnaires qui doivent sexprimer sur le déroulement dun projet sont nombreux, plus les risques dinterférences sont élevés et plus vos équipes sont susceptibles de recevoir des directives contradictoires. Comme le dit le proverbe, trop de cuisiniers gâtent la sauce…

SOLUTION : choisissez un responsable de projet qui sera le seul à pouvoir communiquer des directives. Si vous endossez ce rôle, réunissez-vous régulièrement avec votre équipe de direction et demandez-lui son avis tout en gardant en tête que vos équipes ont besoin de recevoir des messages univoques pour faire aboutir vos projets.

5. Vos collaborateurs clés ne vous informent pas de létat davancement des tâches

PROBLÈME : vous avez sélectionné un canal de communication et votre équipe de direction délivre des messages cohérents, mais vos collaborateurs clés ne suivent pas le mouvement.

Ils ne vous communiquent pas les informations dont vous avez besoin, quil sagisse dun retour sur une décision importante ou de la mise à jour du statut dun livrable crucial. Cest pourtant un ingrédient essentiel à la réussite dun projet.

SOLUTION : vous êtes peut-être timide ou vous vous sentez coupable davoir dépassé une échéance et vous espérez que personne ne sen rendra compte. Pourtant, en créant un environnement dans lequel vos collaborateurs sont encouragés à donner leur opinion et où les avis divergents sont bien accueillis, vous pourrez progressivement orienter votre culture dentreprise vers une communication plus ouverte.

Pour ce faire, vous pouvez programmer des mises au point hebdomadaires entre vos chefs de projets et vos collaborateurs. Si un membre de léquipe peine à respecter les échéances ou à respecter les standards de qualité, essayez de trouver comment vous pourriez laider à mieux gérer son temps et à planifier plus raisonnablement ses activités plutôt que de le réprimander.

Utilisez votre outil de collaboration pour simplifier les échanges dinformations sur le statut des tâches. Vous pouvez même programmer des rappels sur les chaînes de vos équipes pour automatiser le processus.

6. Vous multipliez les réunions mais vous ne progressez pas plus vite

PROBLÈME : plus de réunions = meilleure communication. Meilleure communication = plus de projets bouclés. Donc plus de réunions = plus de projets bouclés, non ?

Non. Cette logique se fonde sur lidée quon ne peut vraiment communiquer quen sinstallant autour dune table pendant une heure. Cest faux.

SOLUTION : avant de programmer une réunion, demandez-vous si cette réunion ne pourrait pas être réduite à un e-mail

En dautres termes, “Léquipe pourrait-elle gagner du temps si je transmettais cette information dans un bref message au lieu de rassembler tout le monde dans une salle de conférence et de couper la productivité des participants ?” Pour aller encore plus loin, essayez de déterminer si une mise à jour de statut hebdomadaire pourrait remplacer cette réunion.

Limportance des réunions varie grandement selon le rôle des collaborateurs. Les responsables ont besoin de se rencontrer pour planifier des activités et prendre des décisions. Les collaborateurs, en revanche, doivent pouvoir travailler sans interruption pour rester concentrés et productifs.

En règle générale, visez le moins de réunions possible. De cette manière, lorsque vous en organisez une, toutes les personnes impliquées savent quelle en vaut la peine. Votre collaboration nen sera que plus constructive et plus productive.

Méthode à suivre pour régler son problème de communication en entreprise

Il nest pas facile de communiquer correctement et cela ne sapprend pas du jour au lendemain.

Il faut que toute votre organisation simplique, que les responsables soient au diapason et que tout le monde suive un plan clair et précis.

Si certains de vos projets échouent parce que vos équipes ne retrouvent pas les informations importantes parmi des centaines de-mails, parce quelles ne parviennent pas à communiquer en raison de leur éloignement géographique, parce quelles nutilisent pas les bons canaux, ou encore parce que trop de cuisiniers veulent ajouter leur touche de sel, il est temps dadopter une nouvelle approche pour ranimer vos projets. Heureusement, vous pouvez toujours compter sur les outils de communication pour trouver une solution à votre problème de communication en entreprise ! 

The Ultimate Onboarding Checklist for SMEs in Australia

Calendar to show onboarding checklist for new starters

Calendar to show onboarding checklist for new starters

Have you ever had a nightmarish first day at work? Perhaps you accidentally broke the coffee machine or mistakenly ate someone else’s lunch. Maybe you missed your train and consequently arrived late (and completely drenched because it rained that day.) The first few days on the job are tough! Put your new hires at ease from the moment they walk through the door. In this article, we provide the ultimate onboarding checklist, made especially with SMEs in mind. 

The cost of a poor onboarding is expensive for SMEs. In addition to the time spent pouring over CVs and interviewing candidates, the cost to replace an employee is around 50-60% of their salary, according to the Society of Human Resource Management. As well as a staff turnover reduction, successful onboarding increases productivity and makes for a happier workplace.

This checklist sets your new-starters up for a winning, long-term collaboration with your business. We suggest you download it, share it, and use it alongside your onboarding software

 

Download: The Ultimate Onboarding Checklist for SME’s

The pre-boarding checklist

The Workplace Loneliness research into Australian workers revealed that a timely onboarding process further connects new hires with their team. It’s essential to prioritise social connectedness from the start—the process should begin from the moment you present the successful candidate with a job offer. 

Here are some ideas for pre-boarding communication:

  • Explain what to expect from the onboarding process
  • Introduce the new-starter to their team and the wider organisation
  • Say congratulations from the manager and/or most relevant member of senior management.

It’s also a good idea to gather paperwork for the employee. This might seem premature, but there is a lot of sensitive information to collect, which can confuse new hires and employers.

Below is a list of what you, the employer, should provide before the recruit starts:

  • An offer letter
  • A job description
  • An employment contract
  • An employee induction pack (or preview).

By law, Australian employers must also provide:

Using surveys as onboarding software

The 90-Day onboarding checklist

Make sure the schedule has been entered into the employee’s calendar, and use the checklist to tick off each task upon completion.  

Day One

Arguably, the staff member’s first day is the most important of the 90-day onboarding process. The goal is to make it memorable. You want them to feel excited and motivated. 

Here’s some suggested ground you could cover on day one of the onboarding-checklist:

The welcome

  • Send an all-staff message to introduce the employee to their colleagues 
  • Assign them with a workplace buddy (so they have someone to talk to during a nerve-wracking period!)
  • Have a welcome message displayed in a communal area, such as written on a blackboard or posted on a staff pinboard.

The tour

  • Show the staff seating plan (introduce people by names and teams)
  • Give an office and building tour
  • Point out fire exits.

The equipment

  • Provide a nameplate or staff ID
  • Necessary office equipment (including a computer and phone if appropriate)
  • Staff handbook
  • An employee induction pack.

Presentations

  • Welcome presentation
  • Employee perks & benefits
  • Culture overview.

You may be tempted to skip the culture overview if you’re short on time, but we’d strongly recommend that you don’t. A meta-analysis of 172 studies found that employees who are a good cultural fit are likely to be happier, more productive, and stay longer with the employer. What can we learn from this? Describe and define your unique culture to new employees—never just assume they’ll fit in without explanation.

Other first-day activities for new-starters:

  • Tie a balloon to the employee’s computer. People can introduce themselves when they walk past and make a new hire feel welcome.
  • Allow them to get to know your business better with some time to read through relevant websites, blogs and industry news.
  • Organise a lunch with their reporting line and team.

It’s also critical that the employee is on-boarded onto your team communication platforms, on their first day. It also gives managers an easy way to do quick, regular check-ins.

Month One

Weeks 1 – 2

Day two is essentially the first day of the rest of their career with you. The aim is to ease them into the job role they were hired to do.

The schedule for week one and two should include:

  • Meet and greets with leaders or members of other departments to understand their role within the business.
  • Training sessions.
  • Introductions to important tools.

The employee should review and agree to company policies during this period too. 

For these fiddly administrative steps, you could try implementing HR software where the process can be managed within one system. HR software is useful when coordinating several departments within a company. 

Weeks 3 – 4

By now, the employee should have built up some momentum within the job role and so you’ll want to harness that. Step back and encourage them to take more ownership of their responsibilities. 

If they’re required to represent and conduct themselves on behalf of the company, consider a communication workshop. Do you have guidelines for your company’s tone of voice? Now is the time to introduce it if so. You could display the information in a document, PDF or use data visualisation tools to create a visual representation.

It’s crucial in this stage that you build upon the trust you’ve already established. A great way to do this is to demonstrate your investment in their personal career goals. Discuss objectives (long and short-term) and set up sessions to focus on their learning and development. Ideally, training should be face to face but when this isn’t possible, there are plenty of virtual educational platforms and learning management software to help staff develop skills.

Month two

“Employees want to be stimulated by their job and have a clear career path,” says employer brand research company, Randstad. With that in mind, month two is a good point to give employees their first ‘big’ project. Not only does it create a focus, but it also moves them further towards self-reliance. 

Consider how you’ll check in with the employee to get this balance. One way is to break the project down into chunk-size pieces. Not only does this allow you to check in regularly without micromanaging, but each step completed is a chance for you to give encouragement and praise. 

And it doesn’t have to be limited to employer-employee. Make space for peer-to-peer appreciation too: Be it acknowledgement in meetings, whiteboard messages, kudos in employee engagement platforms or shout-outs in a dedicated Slack channel. 

Using Slack to show culture in the onboarding process
Screenshot of a Slack shout-out during the onboarding process.

Month three

In month three of the onboarding checklist, you should extend perks and benefits to the staff member if you haven’t done so already. If you offer flexible working, its best to allow the employee to test the process while they’re still on probation. Not only does it instil trust, but you’ll also be viewed as a modern employer. 

All going well, at the end of the onboarding process, the new hire should have passed their probation. Survey software can help gather relevant information ahead of the end-of-probation review meeting. The employee should also offer his or her feedback on their onboarding experience. Not only does it help improve the onboarding-process for their future colleagues, but it also lets the new hire know that their feedback matters. 

Ensure you send an email announcement to acknowledge the event and show recognition for their contributions so far. Why? The O.C. Tanner Institute’s 2018 Global Culture Report highlights the power of recognition in the workplace. The report found that employees within companies that demonstrated regular recognition had a 16% higher sense of personal well-being and a 20% increase in their connection to purpose. 

How to use the onboarding-checklist

Refer to our onboarding checklist for each person you employ. We’ve included all the crucial aspects within this article, but you can create a customised version for each hire case. If you decide to automate the process, have a look at Capterra’s selection of onboarding software.

 

Download: The Ultimate Onboarding Checklist for SME’s

Wat faalt er bij e-learnings voor security awareness?

Onnozele medewerkers valt niets te verwijten

Veel bedrijven en organisaties blijken kwetsbaar voor cybercrime omdat ze de medewerkers onvoldoende trainen. Je hoeft maar op een verkeerd linkje te klikken en een heel ziekenhuis, rechtbank of aluminiumfabriek ligt plat. De schade loopt vaak in de honderdduizenden euro’s, soms zelfs in de miljoenen en dat door slechts één verkeerd klikje.

Niet alles is te voorkomen, maar goede interactieve sessies over privacy en cybercrime maken wel indruk op medewerkers die vaak geen idee hebben dat de digitale wereld zo snel verandert. Ze schrikken zich rot door wat er allemaal mogelijk is. Het probleem is dat hun plotselinge alertheid na een tijdje weer wegzakt. Je kunt natuurlijk lezingen blijven organiseren, maar bij veel bedrijven en organisaties is dat omslachtig. Het is ook niet nodig, want er zijn perfecte manieren om kennis up to date te houden, bijvoorbeeld door middel van e-learnings voor security awareness. Ik heb de afgelopen tijd een stuk of dertig demo’s van e-learnings bekeken om ze te vergelijken.

e-learnings security awareness

8 e-learnings voor security awareness

Ik was verbaasd over de grote verschillen, zowel in prijs als in kwaliteit. Je hebt heel praktische security e-learnings van een paar euro per jaar en superslechte voor 55 euro per medewerker per jaar. Wat ik vooral met superslecht bedoel, is vragen naar definities. Daar leren de medewerkers niets van. Wat heb je eraan om te weten wat een botnet is of wat spear phishing is? Je moet zorgen dat je weet wat je moet doen om geen onderdeel te worden van een botnet of dat je een heel gerichte phishingmail (spear phishing) ook kunt herkennen. Maar dat staat dan net niet in de slechte e-learnings. Ik ga ze hier niet opsommen. Het is ook niet mogelijk om alle goede e-learnings op te noemen. Vraag diverse demo’s aan, dan merk je vanzelf welke goed zijn. Een paar goede wil ik wel even uitlichten om vooral de verschillen te laten zien.

1. BeOne Development: praktijkgerichte e-learning

BeOne Development is één van de grote aanbieders van e-learnings en levert in meer dan honderd landen. Ik heb enkele demo’s gedaan en dat waren trainingen met praktische vragen en een goede mix tussen privé en zakelijk. Wat ik in de demo’s miste, waren concrete voorbeelden. Als de medewerkers zien dat bedrijven of overheidsorganisaties op een bepaalde manier echt gehackt zijn, dan maakt dat meer indruk dan als je klikt op een antwoord dat zo’n situatie in theorie mogelijk is. Op andere gebieden loopt Be One Development duidelijk voorop. Zo onderga je een module over phishing niet als mogelijk slachtoffer, maar word je zelf de leerling van een meester-phisher.

2. BeveiligMij: up-to-date

Bij e-learnings op het gebied van cybersecurity is het heel belangrijk dat die constant bijgewerkt worden met nieuwe dreigingen, want de hackers staan niet stil. Een goed voorbeeld van een up-to-date training is die van BeveiligMij. Ze hebben ook elke week een gratis nieuwsbrief waarin de meest recente hacks en datalekken zijn opgenomen. Als je die lange lijst doorneemt, verbaas je je geregeld over de creativiteit van hackers en online fraudeurs, maar ook over de knulligheid waarmee veel medewerkers met vertrouwelijke gegevens van klanten omgaan.

3. Privacy Company en Arda Online: visuele elementen

 De training van Privacy Company is heel visueel, met filmpjes die onderbroken worden door vragen. De video’s van Arda Online zijn nog indrukwekkender. Het bedrijf regelt ook phishingsimulaties, zodat je kunt testen hoeveel procent van de medewerkers in een foute mail trapt. Dat is wat mij betreft een goede manier om de medewerkers wakker te schudden dat ze bij elke mail moeten blijven opletten.

4. SEP: didactische kwaliteiten e-learning

 Niet alle e-learnings voldoen als je ze op didactische kwaliteiten toetst. Die van SEP daarentegen is daar heel sterk in, opgebouwd uit ‘casus’, ‘interactieve lesstof’ en ‘kennistoetsen’. Alle vragen zijn voorzien van feedback, ook als je de vraag goed hebt, krijg je feedback. Dat is slim, want veel medewerkers gokken goed, terwijl ze hun antwoord niet goed kunnen uitleggen. Wat ook goed werkt: elke deelnemer kan zijn eigen leervorm kiezen, want de een wil liever lezen, de ander wil liever video’s bekijken en een derde wil vooral van de feedback op de toetsen leren.

Sector specifieke e-learnings

5. Edutrainers voor e-learning security awareness in het onderwijs

Sommige organisaties kiezen voor kleinschaligheid en expertise in een bepaalde sector. Zo richt Edutrainers zich alleen op het onderwijs met e-learnings op het gebied van AVG, digitale geletterdheid en effectief gebruik van bekende software. De vragen zijn heel praktisch. Mag je bijvoorbeeld een WhatsApp groep met alle leerlingen aanmaken of mag je een foto van een schooluitje naar alle leerlingen sturen? Het mooie aan deze e-learning is dat er niet alleen op kennis, maar ook op gedrag getoetst wordt: hoe gebruik je als leraar persoonsgegevens van leerlingen? Er zijn hierbij geen goede en foute antwoorden, je moet gewoon aangeven wat je echt doet. Daarna krijg je uitleg waarom dat wel of niet handig is.

6. Recourse voor e-learning security awareness voor gemeenten

Een andere aanbieder die heel bewust voor een bepaalde sector kiest, is Recourse. Ze hebben de wettelijke richtlijnen voor gemeenten omgezet naar kennis, houding en gedrag. Als je heel goed scoort op alle kennis-vragen, wil dat niet zeggen dat je het in de praktijk toepast. Er zijn veel concrete vragen over houding, bijvoorbeeld over integriteit, wat doe je als een collega iets doet wat niet mag? Hun tool levert een goede analyse op wat er in een gemeente verbeterd moet worden: kennis, houding of gedrag, ook per afdeling.

7. Redgrasp voor e-learning security awareness voor de zorgsector

Redgrasp is een aanbieder die zich op de zorgsector richt. De deelnemers krijgen elke dag een vraag via de e-mail binnen. Voor veel mensen is dat leuker dan 30 minuten achter elkaar vragen beantwoorden. Als je geen tijd hebt, gooi je de mail weg, een andere keer beantwoord je de vraag en dan ga je verder met werken. Als je de vragen interessant maakt, dan willen de medewerkers het antwoord weten en het kost nauwelijks tijd.

8. Janna: e-learning app

Ook de app Janna is een heel andere manier van e-learning. Je chat met Janna over privacy en cybersecurity via de app. Veel antwoorden zijn voorgeprogrammeerd, waardoor je simpel op ja of nee kunt klikken als je verder wilt gaan. Je kunt ook op ‘Ik wil meer weten’ klikken en dan krijg je bijvoorbeeld een filmpje of een artikel met meer uitleg over het onderwerp. Ik denk dat vooral jongere medewerkers deze manier van e-learning heel prettig vinden, maar ook voor ouderen is het een gebruiksvriendelijke app.

Niet interessant?

Het probleem van veel e-learnings is de desinteresse van veel medewerkers in de onderwerpen privacy en informatiebeveiliging. Hoe leg je deze medewerkers op een simpele manier uit wat voor enorme schade hacks en datalekken kunnen aanrichten?

Interesse stimuleren

Onder meer SEP en Recourse stimuleren deze interesse door live presentaties voorafgaand aan de e-learning. Na een ‘inspiratiesessie’ zijn de medewerkers eerder bereid om tijd te besteden aan e-learning.

Belangrijkste kenmerken van een goede e-learning

 Succesvolle security e-learnings zijn:

  • praktisch
  • aangepast aan de doelgroep

De meeste e-learnings missen voorbeelden uit de praktijk. Praktijkvoorbeelden maken meer indruk dan theorie. Voor goede resultaten dient het leerprogramma aangepast te zijn aan de specifieke branche. Zo bestaat er bijvoorbeeld speciale e-learning software waarmee bedrijven zelf aangepaste interactieve educatieve inhoud kunnen creëren.

Heb jij een e-learning nodig?

Om het digitale kennisniveau van je medewerkers te testen bestaat er bijvoorbeeld een cyberquiz per sector. Deze quiz is heel praktisch, met situaties die iedereen herkent en met voorbeelden van hacks en datalekken uit verschillende branches. Dan kan geen enkele medewerker zeggen dat het meevalt.

Er is ook een kinderversie van de cyberquiz beschikbaar die verassend genoeg door veel volwassenen al te moeilijk wordt gevonden.

Dan weet je dus dat je een e-learning nodig hebt, om het digitale kennisniveau van de medewerkers stukje bij beetje op te krikken. De cyberquiz is een aardig startpunt voor organisaties die geen of te weinig budget hebben voor e-learning, maar mijn advies is om niet alleen naar het geld te kijken. Als je een e-learning kiest die goed bij je organisatie past, kun je zo veel digitale ellende besparen dat het uiteindelijk veel meer oplevert dan het kost.

E-learning software aanbieders die ook op de site van Capterra willen staan kunnen hier een gratis listing aanvragen.


Maria Genova (1973) is onderzoekjournaliste en schrijfster van het boek ‘Komt een vrouw bij de h@cker’ en het kinderboek ‘What the h@ck!’. Ze ontving de Looijer Debutantenprijs voor haar debuut in 2007 voor haar boek Het idee voor Communisme, Sex en Leugens. In 2014 werd ze uitgeroepen tot Schrijfster van het Jaar. Maria werkt voor verschillende kranten en tijdschriften. Ze ontwikkelt e-learnings en cyberquizzen en is een van de meest gevraagde sprekers in Nederland op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Meer over Maria Genova op haar website of op Twitter: @genova2

 

Get more from your sales teams with CRM and machine learning

how can crm and machine learning improve sales for SMEs

There’s a famous saying in business that the customer is always right. Most companies strive to develop meaningful interactions with customers that lead to long, mutually beneficial relationships. But achieving this is not always easy, especially for small and medium-sized businesses (SMEs) with limited resources. Here, we look at CRM and machine learning, and how the latest techniques can improve the way your sales teams deal with clients.

how can crm and machine learning improve sales for SMEs

How can CRM software help my business?

CRM software helps you manage all interactions with clients to improve customer service, make your teams more productive, and lower the cost of sales. While many CRM products exist, all with different features, most act like a database with a record for each of your customers. That record contains a history of the customer, what they’ve purchased, what issues they’ve had and how your support teams solved them, when their products need servicing or replacing, as well as a complete history of interactions they’ve had with your sales teams.

With a CRM system, this data is centrally stored and accessible to those in your business who need it, not kept on various spreadsheets (which was the case at 32% of SMEs last year).

The number one benefit of CRM software is the ability to provide better customer service. You can automate much of the communication and management that sales teams have to do to maintain good customer relationships. More advanced packages exist that help you analyse customer data, which lets you automatically segment customers to target them with appropriate sales and marketing campaigns, for example.

The best CRM for small business

What is the best CRM for your small business? To get an idea of how small business have used CRM to increase sales and grow their business, take a look at these case studies.

Multideur is a Dutch company making industrial and garage doors. It replaced various manual processes – many still on paper – with a modern cloud-based CRM in Microsoft Dynamics. Now, larger clients have more confidence in Multideur’s ability to serve them, sales have increased, and the company has doubled its headcount.

Salespeople at Redsquid – a unified communications company – were storing customer information in online folders that were not always easy to access when on the road. Nor could teams easily report on customer activity. Redsquid found a solution in OpenCRM, which centralised documents, call records and previous sales to improve visibility across the organisation.

Machine learning: the next step for CRM

Machine learning is a hot topic in both computing and business right now. It describes techniques that let systems – like CRM – learn from data and make decisions based on what they find without being explicitly programmed to do so.

Large CRM providers have boasted machine-learning capabilities for several years now. Salesforce, the original cloud-based CRM, lets users score leads based on past sales or recommend products to customers depending on what interactions your employees have had with them.

Zoho has Zia – an AI-powered assistant – which, it claims, can spot whether your monthly sales targets are in danger and provide information to help you rectify the problem before it’s too late. It can even tell you when a prospect is most likely to pick up the phone.

How can SMEs benefit from machine-learning-powered CRM?

Machine learning helps humans spot patterns we’re not ‘programmed’ to see. Conventional CRM software can organise customer data, sync between systems, or log calls, but machine learning gives CRM systems the ability to find hidden insight in data.

benefits for crm and machine learning

Take customer segmentation. Traditional wisdom would have sales and marketing teams split customers into standard demographic groups: by age, income, the size of their business, or location. Machine learning can analyse data for unconventional groupings that let your small business run hyper-targeted marketing campaigns for the niche customer groups you never knew existed.

Lead nurturing is an area where most major CRMs have machine-learning capability. From the moment a customer first interacts with your business – by visiting your website for example – an intelligent CRM can develop a journey that funnels that customer towards a sale. It analyses their actions – what they clicked on, what they scrolled past, who they spoke to at an event, how they interacted with your business on social media – to serve the most appropriate content. This could be web or email marketing, sales calls, or custom offers, to turn a lead into a sale.

Machine learning and predictive analytics often go hand in hand. This gives SMEs the ability to more accurately predict the outcome of a bidding process, make more precise pipeline and revenue forecasts, and gauge how likely sales teams are to meet quarterly targets.

The benefits of intelligent CRM systems are compelling. According to Salesforce’s third Sate of Sales report, high-performing salespeople are nearly 5 times more likely to use AI-assisted selling than their less successful colleagues. They also consistently rank AI and machine-learning capabilities like intelligent forecasting, lead prioritisation, and opportunity insights as having more potential impact.

Whatever your size and requirements, you can find the right CRM for your business on our website

8 gratis en open source ERP-systemen – Enterprise Resource Planning

open source erp

Het oplossen van gecompliceerde problemen voor je bedrijf hoeft niet te betekenen dat je een astronomisch bedrag moet neertellen voor een Enterprise Resource Planning systeem (ERP). Exact en SAP mogen dan wel de sector domineren, maar er zijn genoeg gratis, open source ERP-opties om je bedrijf soepel te laten werken.

open source erp

Voordat we die opties gaan bekijken, is een waarschuwing op zijn plaats: het implementeren van een ERP-systeem is niet makkelijk. Soms gaan de implementaties het budget te buiten of nemen te veel tijd in beslag of doen niet wat ze beloven.

Een duidelijk plan, een duidelijk probleem en heldere doelen, dat is het recept voor een succesvolle ERP-implementatie. Maar zelfs een “gratis” ERP-systeem kost je bedrijf tijd en geld.

De verschillende opties worden in alfabetische volgorde weergegeven.

1. Dolibarr ERP

Dolibarr ERP is erg populair. Dit jaar alleen al is de tool wereldwijd 159.000 keer gedownload van SourceForge, waarvan 1466 keer in Nederland.

open source erp
Dolibarr in actie (Bron)

Dolibarr heeft alles wat een ERP-systeem nodig heeft, met modules voor boekhouding, CRM, HR en voorraadbeheer. Je kunt de functionaliteit uitbreiden tot in het absurde of met waanzinnig gespecialiseerde modules door gebruik te maken van apps die Dolibarr aanbiedt via de eigen Dolistore. Maar je kunt ook je eigen uitbreidingen maken.

Vanwege zijn populariteit wordt Dolibarr regelmatig bijgewerkt en er is een heel actief gebruikersforum voor het oplossen van problemen en voor discussies in het algemeen. Het programma is ook internationaal bijzonder populair, zodat het in verschillende Europese talen, waaronder Nederlands, verkrijgbaar is.

Dolibarr is een prima optie voor bedrijven met interne IT-teams en voor bedrijven die deel willen uitmaken van een grotere ERP-community.

Installatie in de cloud is mogelijk, maar misschien is het slimmer om de hosting te laten verzorgen door een van de partners van Dolibarr. Je kunt reviews lezen over Dolibarr op Capterra.

2. ERPNext

ERPNext is een open source erp-oplossing gericht op de moderne gebruiker. Het product is bedoeld voor het MKB en wordt aangeboden als een reeks apps. Het hele systeem is ontworpen met het oog op de technisch minder begaafden onder ons, wat zowel een zegen als een vloek is.

gratis erp systeem
Bron: ERPNext

Vanwege zijn eenvoud is ERPNext gemakkelijk te installeren met behulp van formulieren waarin je informatie invoert over je bedrijf en waarbij je in de bekende wizardstijl door het hele proces wordt begeleid. De tool voelt al snel vertrouwd aan vanwege de duidelijke en gebruikersvriendelijke opzet van het systeem.

Een minpunt komt naar voren wanneer het product moet worden uitgebreid vanwege specifieke behoeften waar grotere of complexere bedrijven naar op zoek zijn. Er zijn weliswaar ingebouwde tools voor het ontwerpen van specifieke formulieren en rapporten, maar voor het toevoegen van complexere elementen zul je dieper de code in moeten duiken.

ERPNext is gratis voor vijf gebruikers wanneer het programma online wordt gehost en gratis voor bedrijven van elke mogelijke grootte wanneer het op de servers van het bedrijf zelf wordt geïnstalleerd. Je kunt reviews lezen over ERPNext op Capterra

3. iDempiere

iDempiere is een volwaardig ERP-systeem en biedt alles van facturering en POS-integratie tot magazijnbeheer en prognoses. Ook al is iDempiere open source, het installeren van een ERP-programma is nooit helemaal gratis. ERP-specialist Chuck Boecking geeft als maatstaf 20.000 tot 100.000 euro uit te trekken voor bedrijven met een omzet van 10 tot 100 miljoen euro.

erp-systeem open source
Bron: iDempiere

Net zoals de meeste open source programma’s vertrouwt iDempiere op ondersteuning vanuit de community voor het oplossen van problemen. Bedrijven kunnen ook de hulp inroepen van specialisten die ervaring hebben met iDempiere.

De software biedt nagenoeg alles wat een ERP-systeem moet kunnen, met productplanning, magazijnbeheer, loonadministratie en tal van andere mogelijkheden.

Hoewel de installatie meer moeite kost dan bij enkele andere opties in deze lijst, is iDempiere een van de meest robuuste open source opties die verkrijgbaar zijn.

4. MixERP

MixERP is gratis en open source erp software, en draait op het ASP.net-framework. Bij de gratis versie beheer je zelf de hosting en het upgraden, maar toegang tot ondersteuning kost € 44 per probleem (in dollars). Dit is een mooie mix tussen doe-het-zelf en volledige uitbesteding.

open source erp-software Mixerp
Bron: MixERP

De gratis versie heeft alle toeters en bellen, zoals voorraadbeheer, verkoopbeheer, boekhouding en HR-tools om je bedrijf soepel draaiende te houden. Wel ontbreken er opties voor productie en salarisadministratie, dus zullen grotere bedrijven een van de betaalde cloud of on-premises versies moeten aanschaffen.

5. Odoo

Odoo biedt één gratis toepassing voor een onbeperkt aantal gebruikers wanneer het systeem online wordt gehost. Het toevoegen van extra apps kost vanaf € 12 per maand tot € 48 per maand, afhankelijk van de app. Maar als je de software on-premises installeert en onderhoudt, is Odoo volledig gratis.

Odoo onderscheidt zich van de andere producten doordat het hele systeem rond een verzameling apps draait. Deze apps verzorgen functies de variëren van magazijnbeheer, productie en verkoopkanalen, tot roosters, websites en inkoop.

gratis erp software
Bron: Odoo

Voor een maandelijks tarief krijg je toegang tot apps waarmee je een website kunt bouwen, e-commerceportals kunt installeren, een CRM-systeem kunt uitvoeren, enzovoort, enzovoort. Het voordeel hiervan is dat je niet met een overvol systeem komt te zitten wanneer je aan een compacte setup voldoende hebt.

Een duidelijk minpunt van Odoo is het beperkte aantal gratis apps. En net zoals bij andere open source software moet je voldoende technische kennis in huis hebben om het systeem zelf te installeren en uitvoeren. Daartegenover staat dat het toevoegen van meer apps niet onoverkomelijk duur is. Met zijn aanpak op schaal voor gebruikers en functies is Odoo een oplossing die mee kan groeien met je bedrijf.

6. Openbravo

Openbravo is een op de detailhandel gerichte ERP-oplossing op basis van een modulair systeem. Naar gelang de behoeften van je organisatie kun je kiezen uit drie verschillende versies van de software. Openbravo Community is de gratis, uitgeklede versie van de betaalde Enterprise- en Professional-versies. Deze laatste versies zijn voorzien van enkele premium, commerciële modules, zoals voor financieel beheer en voorraadbeheer, die veel bedrijven noodzakelijk vinden.

open source erp software
Bron: Openbravo

 

Aan het opschalen naar de Professional- of Enterprise-versie is een prijskaartje verbonden, dus vraag Openbravo om een offerte voordat je een definitief besluit neemt.

Net zoals bij Odoo biedt Openbravo’s combinatie van open source en commercieel product gebruikers een ondersteuningsplatform, naast alleen maar communityforums. Maar die ondersteuning is uiteraard niet gratis, wat een nadeel is van de goedkopere optie die open source vaak te bieden heeft.

7. VIENNA Advantage Community Edition

VIENNA Advantage is een open source ERP-oplossing uit Duitsland. Het kernproduct bestaat uit een ERP- en CRM-module waar de rest van de oplossing omheen draait. Het product heeft een online platform dat je vanaf verschillende apparaten kunt benaderen zodat je je niet hoeft bezig te houden met al die irritante compatibiliteitsproblemen waarmee kleine bedrijven nogal eens te maken hebben.

opnbravo open source erp systeem
Bron: Vienna Advantage

De Community eEdition is een gratis optie voor “ontwikkelaars, techbedrijven en micro-ondernemingen die een basisset aan functies willen implementeren”.

Deze editie heeft geen ingebouwde ondersteuning en je zult iemand met veel technische ervaring nodig hebben om het systeem goed geïnstalleerd te krijgen.

Maar is het systeem eenmaal geïnstalleerd, dan heb je toegang tot een flink aantal gratis modules, zoals voor documentbeheer, boekhouding en rapportage.

Als het product je bevalt en je het beheer ervan naar anderen wilt doorschuiven, biedt Vienna twee in de cloud gehoste oplossingen: een voor het MKB en een voor het grootbedrijf.

8. xTuple PostBooks

xTuple maakt een reeks ERP- en op productie gerichte producten, maar de kern van al die opties wordt gevormd door PostBooks. PostBooks beheert de centrale functionaliteit van ERP, die wordt aangevuld door de andere producten van xTuple.

gratis erp software
Bron: xTuple

PostBooks geeft vier gebruikers toegang tot nagenoeg alles wat er nodig is voor een bedrijf met één vestiging. Dat betekent voorraadbeheer voor één locatie, boekhouding, facturering, rapportage en andere verkooptools. Je kunt niet werken met meerdere locaties, geavanceerde MRP-tools of andere geavanceerde functies voor planning, maar die kun je later alsnog toevoegen met een van de betaalde versies.

PostBooks past uitstekend bij dienstverlenende bedrijven, omdat deze niet te maken hebben met de geavanceerde vereisten voor productie en voorraadbeheer waarvoor een upgrade nodig zou zijn. Ook voor een kleiner groothandelsbedrijf met één vestiging is PostBooks uitstekend geschikt. Houd er wel rekening mee dat de schaal beperkt is als je het alleen bij de gratis optie houdt.

Conclusie

Bij de hier vermelde open source ERP-opties zit zeker een oplossing voor bijna elk bedrijf. De implementatie is niet altijd even eenvoudig, maar met een duidelijk plan kan ERP je bedrijfsvoering enorm verbeteren.

Als je een uitgebreidere lijst met ERP-opties wilt zien, bekijk dan eens de volledige ERP-lijst van Capterra, compleet met reviews en functiebeschrijvingen.

La shadow IT et comment s’en servir

La Shadow IT et comment la gérer

La Shadow IT et comment la gérer

Qu’est-ce que la shadow IT ?

Selon la définition (en anglais) de Gartner, il s’agit des “logiciels, services ou appareils informatiques qui n’appartiennent pas au service informatique d’une organisation ou sont hors de son contrôle”.

Se rapportant plus spécifiquement aux technologies utilisées par les collaborateurs d’une organisation sans l’approbation du service informatique, le shadow IT (également appelé “informatique de l’ombre”, “informatique fantôme”, ou “shadow informatique”) peut inclure l’utilisation d’un service de streaming audio sur un ordinateur portable professionnel ou l’envoi de documents confidentiels par le biais d’un compte personnel de messagerie.

Il n’est donc pas surprenant qu’il divise l’opinion dans le monde de l’entreprise, comme vous pouvez le constater ci-dessous :

Les réponses face aux Shadow IT en image

Cet article nous permettra d’analyser chacune de ces opinions ainsi que leur signification plus en détail.

Pourquoi faut-il faire face au phénomène de “l’informatique de l’ombre” ?

Selon les prévisions de Gartner, dès 2020, un tiers des cyber-attaques réussies cibleront les données liées aux ressources de shadow IT (rapport disponible en anglais pour les clients de Gartner). Il est donc urgent pour les entreprises de définir une approche robuste leur permettant de gérer le shadow IT, afin de se protéger des risques auxquels elles devront faire face à l’avenir.

Compte tenu du manque d’attention porté à leur utilisation et aux conséquences y étant associées, les ressources de shadow IT sont naturellement moins sécurisées que les ressources approuvées par le service informatique d’une entreprise. N’étant pas normalement intégrées aux systèmes existants, elles offrent des capacités limitées de reporting et d’analytique.

La conception des processus informatiques traditionnels est leur principal atout, car elle tient compte de l’influence des appareils, applications et moyens de stockage autorisés sur la sécurité et le rendement de l’entreprise. Toutefois, les ressources de shadow IT peuvent également s’avérer productives et parfois même supérieures aux solutions existantes.

Généralement éprouvées et bien établies, les ressources approuvées par le service informatique n’ont rien d’original ou d’expérimental. L’informatique traditionnelle préfère parfois éviter les technologies basées sur le cloud, de peur de se retrouver, du moins partiellement, sous le contrôle d’un tiers. Cette résistance au changement peut entraîner l’utilisation de ressources non autorisées par des collaborateurs isolés ou des unités opérationnelles entières, sans demander la permission ou l’aide du service informatique de l’organisation.

Infographie sur les formes que prend la Shadow IT

L’Internet des Objets fantôme

Les entreprises d’aujourd’hui doivent faire face à de nombreuses menaces. Outre le shadow IT, elles doivent désormais gérer l’évolution rapide de I’Internet des Objets (IdO) fantôme. Les méthodes de collecte, de stockage et de partage des données se sont développées de telle sorte que nous passons de plus en plus de temps à gérer des interactions de données. C’est ainsi qu’à l’ère des données numériques, il est facile de négliger les risques potentiels associés à l’installation d’une machine à café connectée.

La priorité des technologies IdO étant d’intégrer des interactions humain-machine innovantes, les problèmes de sécurité sont parfois mis de côté. De plus, une fois les problèmes de sécurité identifiés, il est souvent difficile ou impossible de les résoudre à l’aide de correctifs.

Équipés de capteurs de collecte des données, les appareils IdO sont généralement connectés aux réseaux de l’organisation, où ils ont accès aux données sensibles. Les navigateurs de l’IdO (comme Shodan) peuvent facilement exploiter les appareils et donner lieu à des violations de données ou créer de nouveaux vecteurs non protégés augmentant les risques de cyberattaques.

Selon Armis, une société spécialisée dans la sécurité de l’IdO, près d’un demi-milliard d’appareils IdO sont vulnérables aux prises de contrôle à distance par le biais d’attaques DNS (article en anglais). Le rapport indique que l’utilisation d’appareils connectés (imprimantes, téléviseurs intelligents, caméras IP, etc.) rend les entreprises particulièrement vulnérables.

3 réponses à la question : comment gérer le phénomène du shadow IT ?

Réponse 1 

“C’est inadmissible. Il faut absolument se débarrasser de ce phénomène.”

Ceux qui soutiennent cet argument considèrent le shadow IT comme une véritable abomination. Apanage des collaborateurs peu scrupuleux qui se moquent de la sécurité des données ainsi que des programmes de conformité et de reporting, cette pratique fait fi des protocoles informatiques autorisés.

Face à cette attitude, il est difficile de vanter les mérites du shadow IT. Bien qu’il existe des politiques informatiques dont l’objectif principal est de protéger les entreprises et leur rendement, tenter d’éliminer l’ensemble des expositions potentielles au shadow IT implique de mettre en œuvre un verrouillage exhaustif des données. Cette approche nécessite de surveiller de près l’ensemble des transmissions de données, de révoquer les permissions et de fortement limiter l’accès à Internet. Elle exclut également les politiques permettant aux collaborateurs d’utiliser leurs appareils personnels à des fins professionnelles (de l’anglais BYOD, ou Bring Your Own Device), ce qui sous-entend des investissements exorbitants dans l’acquisition d’appareils appartenant à l’organisation. En cas de découverte de ressources de shadow IT, la réponse est rapide et radicale.

Par conséquent, les collaborateurs se sentent surveillés et ont peu d’égard pour les politiques de leur entreprise. Afin d’illustrer notre propos, admettons qu’un collaborateur lance l’impression de 500 copies d’un document par erreur. N’ayant pas les permissions nécessaires, il serait dans l’incapacité d’interrompre le processus. Le résultat : un collaborateur très mécontent ainsi qu’un gros gaspillage de papier.

Sans compter qu’en limitant strictement la marge de manœuvre des employés, l’organisation les privera des moyens et de la motivation nécessaires pour créer de nouvelles solutions susceptibles de lui bénéficier. De plus, aussi strict que soit le protocole de verrouillage des données utilisé par l’organisation, une seule capture d’écran suffira à compromettre des données sensibles.

Solution recommandée : accordez une amnistie aux utilisateurs du shadow IT.

Pour résoudre un problème, il faut d’abord le comprendre. En accordant une amnistie, même temporaire, votre organisation pourra entamer un dialogue autour des raisons qui poussent ses collaborateurs à utiliser des ressources de shadow IT, ce qui lui permettra de comprendre pourquoi les systèmes autorisés ne leur suffisent pas. La direction obtiendra ainsi des informations concernant les lacunes que les collaborateurs ont tenté de combler dans les processus et technologies existants.

Admettons que l’un de vos collaborateurs reconnaisse employer un outil de productivité non autorisé pour suivre la progression des tâches en cours ou organiser ses projets. Dans ce cas, la direction devrait envisager d’intégrer un produit offrant ces fonctionnalités aux systèmes et applications existants, sous l’égide du service informatique.

Capture d'écran du logiciel Asana pour sa gestion de projet informatique
Liste des tâches dans le logiciel de gestion des projets Asana (Source)

Réponse 2 

“Le shadow IT présente des avantages. Il favorise l’innovation et augmente la productivité des collaborateurs.”

Pour ceux qui soutiennent cet argument, l’informatique traditionnelle est un carcan bureaucratique dont “l’informatique de l’ombre” permet de sortir. Offrant davantage de flexibilité à ses utilisateurs, le shadow IT permet de contourner des processus informatiques dépassés et peu efficaces, qui n’encouragent pas l’innovation.

Le terme shadow IT sous-entend une pratique secrète et fondamentalement négative. Par conséquent, comment peut-il bénéficier à une organisation ? C’est très simple. Il suffit d’accepter les avantages présentés par ces ressources pour qu’elles ne soient plus dans l’ombre. Il s’agit tout simplement de méthodes utilisées par les collaborateurs pour faire leur travail.

Sans oublier qu’en autorisant les employés à s’adapter rapidement et à adopter de nouvelles technologies dès que l’occasion se présente, les entreprises se donnent les moyens de rester concurrentielles dans un paysage commercial en constante évolution. Aujourd’hui, les connaissances autrefois détenues par le service informatique proviennent de toute l’organisation. Les collaborateurs d’aujourd’hui sont férus de technologie et dépendent beaucoup moins des canaux informatiques traditionnels que la génération précédente.

Aujourd’hui, les non-techniciens peuvent créer des applications sans avoir à utiliser de code, à l’aide de services Platform-as-a-Service, ou PaaS. Ainsi, nombreux sont les collaborateurs qui disposent des connaissances et des capacités nécessaires pour participer, souvent de façon utile, au développement informatique de leur organisation.

Solution recommandée : créez un programme de sensibilisation aux risques associés au shadow IT

Si vous souhaitez assimiler le shadow IT à la culture de votre organisation, la sensibilisation aux risques est essentielle. Intégrez-le ainsi que l’IdO fantôme à des programmes de sensibilisation aux risques. Définissez un lien de causalité entre les appareils et applications non autorisés et les risques financiers qu’ils posent pour votre entreprise.

Les conséquences négatives du shadow IT incluent l’interruption des activités dues aux cyberattaques, les amendes pour violation des normes de conformité et l’exposition aux risques des informations exclusives. De tels événements peuvent affecter les bénéfices réalisés par votre entreprise et affecter négativement les augmentations de salaire et les avantages dont bénéficient les collaborateurs.

En expliquant clairement à vos collaborateurs que l’utilisation peu scrupuleuse du shadow IT peut les affecter, vous les encouragerez à se conformer de bon gré aux politiques de gestion des risques. Correctement sensibilisés, ils sont également plus susceptibles de parler ouvertement des raisons pour lesquelles une nouvelle solution serait plus adaptée aux besoins de l’organisation, au lieu d’utiliser des solutions non autorisées sans en informer le service informatique.

Réponse 3 :

“C’est inévitable. Si vous ne pouvez pas lutter, autant vous adapter.”

Ceux qui soutiennent cet argument ont accepté l’inéluctable : le shadow IT existe bel et bien. Tenter de l’éliminer par la force ne servira à rien. Si les collaborateurs veulent utiliser des applications et appareils non autorisés pour faire leur travail, la meilleure solution est de veiller à ce que l’organisation puisse réglementer ces activités.

Les collaborateurs modernes n’attendent plus que les processus informatiques et les mécanismes de gestion rattrapent le temps perdu. Plus autonomes, ils trouvent ou créent leurs propres solutions et ne se rendent pas toujours compte qu’ils utilisent des ressources non autorisées. C’est le cas, par exemple, lorsqu’ils téléchargent des documents sur le cloud pour continuer de travailler une fois rentrés chez eux.

Des plateformes de stockage sur le cloud aux applications SaaS, en passant par la foule d’appareils connectés à Internet, tout semble les encourager à utiliser le shadow IT au grand dam du service informatique qui ne sait plus où donner de la tête.

Solution recommandée : adoptez un courtier en sécurité d’accès cloud (CASB)

Pour lutter contre l’évolution rapide du shadow IT, les entreprises peuvent employer un courtier en sécurité d’accès cloud (de l’anglais Cloud Access Security Broker, ou CASB) qui contrôlera l’utilisation des applications cloud et analysera les pare-feux dans le but d’identifier les menaces à la sécurité. Ces informations permettront aux entreprises d’identifier les applications et sites Internet présentant des risques, afin de les bloquer ou de limiter l’utilisation qu’en font leurs collaborateurs.

Les systèmes CASB permettent également d’intégrer le classement des données et les politiques de sécurité, afin de filtrer automatiquement l’accès aux applications cloud et aux services de stockage. Donnant lieu à une approche moins stricte du shadow IT, ces fonctionnalités font obstacle à l’exfiltration des données et favorisent le respect des normes de conformité en vigueur. Bien qu’ils conviennent mieux aux entreprises de plus de 50 collaborateurs, les logiciels de CASB s’adaptent à de nombreux types d’organisation.

Capture d'écran du rapport d'anomalies sur Netskope
Rapport des anomalies dans le logiciel CASB Netskope (Source)

Et pour la suite ?

Loin de vouloir se montrer réfractaires, les collaborateurs qui utilisent des ressources de shadow IT cherchent généralement à augmenter leur productivité et à améliorer la collaboration au sein de l’organisation. Il est essentiel d’encourager le dialogue entre la direction et les collaborateurs de votre entreprise, afin d’identifier les outils dont ces derniers ont besoin pour travailler efficacement ainsi que pour éliminer l’utilisation d’outils non autorisés et préserver l’intégrité des systèmes informatiques.

Finalement, le shadow IT est-il une pratique inadmissible, avantageuse ou un fait accompli ?

Il s’agit sans doute un peu des trois.

Né d’un besoin évident, le shadow IT doit encourager les chefs d’entreprises à dialoguer et à trouver des solutions adéquates.

Vous trouverez d’autres solutions permettant de gérer le phénomène du shadow IT sur les pages du catalogue de GetApp, en utilisant les mots clés gestion de projets et sécurité informatique.

 

Mieux collaborer avec vos sponsors projet

Mieux collaborer avec vos sponsors projets header

Garder vos projets sur les rails à l’aide de votre sponsor

Mieux collaborer avec vos sponsors projets header

Comment votre sponsor projet réagirait-il si vous lui disiez que, malgré tous ses efforts, son soutien ne suffit pas ? Pouvez-vous vous exprimer franchement sur le sujet et parler des hauts et des bas de votre collaboration ?

Si vous grimacez rien qu’à l’idée de cette rencontre, vous devriez remettre en question votre capacité à gérer un projet avec cette personne. C’est en tout cas ce que conseille Michael Hanford, analyste chez Gartner (article complet en anglais disponible pour les clients Gartner).

“Le manque d’engagement de la part du sponsor d’un projet force l’équipe à fournir des efforts supplémentaires et à recommencer certaines tâches. Il peut aussi bloquer la prise de décisions applicables dans le temps imparti”, écrit Hanford.

Malgré l’importance du soutien d’un sponsor, de nombreuses entreprises ne maîtrisent pas bien cet aspect de la gestion de projets.

Le rôle de sponsor projet est crucial. C’est pour cette raison qu’en tant que responsable vous devez absolument pouvoir travailler avec différents profils de personnalités et savoir comment maintenir la motivation de vos sponsors et leur engagement dans vos projets.

Dans cet article, vous découvrirez les types de sponsors projet que vous êtes susceptibles de rencontrer ainsi que des conseils pour mieux gérer votre relation avec eux.

Rôle et responsabilités du sponsor projet

Si tant d’entreprises peinent à gérer le soutien de leurs sponsors projet, c’est d’abord parce que la définition du rôle et des responsabilités d’un sponsor n’est pas claire (ou pas fixe).

Cadres, chefs de projets, activités, secteurs… Chacun a sa propre idée de ce qu’implique ce statut.

Il y a peu, le PMI a décidé de définir quelques principes bienvenus afin de mieux cerner la question. Voici les éléments à retenir.

Rôle d’un sponsor projet

Le rôle de sponsor projet est attribué à un cadre (ou un autre responsable) qui répond globalement du bon déroulement d’un projet. Le sponsor est donc directement associé à la réussite d’une initiative. Il est attaché à un projet spécifique, dont il supervise tout le cycle de vie, depuis ses débuts jusqu’à son adoption.

Responsabilités d’un sponsor projet

Le sponsor projet est responsable du lancement, du suivi, de l’approbation, de la détermination de la vision, de la gestion et de la concrétisation de la valeur et des bénéfices d’un projet.

Quelques responsabilités d’un sponsor projet :

  • Informer et conseiller le chef de projet et l’équipe.
  • Porter le projet, notamment en le défendant et en obtenant le soutien de différents services.
  • Assurer la disponibilité des ressources ainsi que le financement des activités et communiquer les priorités liées au projet au sein de l’organisation.
  • Relayer les informations à la hiérarchie et contribuer à la résolution des problèmes qui dépassent les responsabilités du chef de projet.
  • Servir de premier point de contact pour les intervenants internes et externes (p. ex. équipe en charge du projet et clients).

Un sponsor projet engagé jette des ponts, élimine les obstacles et fait en sorte que les personnes impliquées dans un projet soient sur la même longueur d’onde pour que les projets aboutissent. Cependant, la plupart des responsables n’excellent pas immédiatement dans ce rôle. Il faut de l’expérience mais aussi avoir été formé et coaché pour acquérir les compétences nécessaires à tout bon sponsor projet.

Quel est le niveau d’engagement de votre sponsor projet ?

Nous avons demandé à des professionnels du management de partager leur expérience de collaboration avec différents types de sponsors afin d’en définir les caractéristiques essentielles.

Au cours de votre carrière, vous rencontrerez probablement l’un des quatre types de sponsors suivants :

1. Engagé et investi

Ce sponsor connaît son sujet et sait s’impliquer tout en laissant l’équipe prendre des décisions. Il offre un support adéquat et use de son influence pour éliminer activement les obstacles.

Son approche exige du temps et de l’expérience, mais il peut toujours bénéficier des conseils du chef de projet pour apprendre comment aider au mieux l’équipe.

2. Modérément engagé, mais demandeur d’informations

Ce sponsor veut être informé, mais il ne veut pas s’embarrasser des détails. Il fera remonter les problèmes et communiquera avec la hiérarchie sur l’avancement du projet, mais il peut négliger ou minimiser certaines responsabilités clés.

Cette approche est souvent adoptée lorsque le sponsor a d’autres priorités et ne se rend pas suffisamment disponible pour le projet.

3. Contrôlant et autoritaire

Ce sponsor essaie de tout contrôler et devient souvent un goulot d’étranglement pour les décisions importantes concernant le projet. En conséquence, de trop nombreuses actions nécessaires restent en suspens, ce qui peut bloquer certains aspects du projet, voire sa réalisation complète.

Cette approche découle souvent d’un manque de confiance ou d’une certaine incertitude, notamment en cas de mauvaise expérience par le passé, d’arrivée dans une nouvelle équipe ou de découverte du sujet.

4. Désengagé et indifférent

Ce sponsor n’est ni impliqué dans le projet ni investi dans l’équipe et il est difficile de lui demander des comptes. Souvent, il ne prend part au projet que lorsqu’un problème nécessite l’attention de ses supérieurs.

Cette approche peut être observée lorsque le sponsor ne comprend pas son rôle et ses responsabilités, a d’autres priorités ou dispose d’une expérience limitée du sujet.

Comment gagner et conserver le soutien d’un sponsor projet

Fixer les attentes

Selon Todd Williams, président d’eCameron, Inc., une société de conseil spécialisée dans l’audit, la reprise et la complétion de projets, la plupart des sponsors sont désengagés.

Cela se produit souvent lorsque leur rôle n’est pas bien défini et qu’ils ne sont donc pas certains de ce qu’ils sont censés faire (et la plupart des chefs de projets détestent devoir le leur dire).

“Je ne présuppose jamais que le sponsor d’un projet sait ce qu’il doit faire. C’est pour cette raison que j’essaie de former tous mes sponsors.”
Todd Williams, président d’eCameron, Inc.

Williams rencontre d’abord ses sponsors et parcourt avec eux un document qui définit leurs responsabilités ainsi que les attributions du chef de projet et celles du sponsor. Selon lui, ce processus est généralement très instructif.

“De nombreux sponsors en savent si peu sur la gestion de projets qu’ils sont choqués par la quantité de travail à abattre”, précise Williams. “S’ils pensent qu’une responsabilité ne leur incombe pas, nous en discutons immédiatement et nous essayons de déterminer qui pourra s’en charger et comment elle devrait être transférée à la hiérarchie.”

Établir un plan de communication

Il est essentiel que vous établissiez un plan de communication et le planning correspondant avec votre sponsor. Cette opération peut varier selon le type de sponsor avec lequel vous travaillez. Si vous ne parvenez pas à fixer ces éléments dès le départ, préparez-vous au désengagement de votre sponsor.

Chacun communique et interagit différemment. Vous devez donc veiller à vous adresser à chaque sponsor projet en utilisant le canal de communication qui lui convient.

Préfère-t-il discuter par e-mail ou par chat ? Utilise-t-il Google Sheets ou Excel ? A-t-il besoin d’un bilan quotidien ou hebdomadaire ?

“Les chefs de projets doivent être des caméléons et adapter constamment leurs techniques de management et de communication pour adopter des approches qui conviennent aux différents membres de l’équipe. Le sponsor d’un projet devrait toujours être pris en considération”, affirme Emily Meyers, consultante principale et practice lead chez Sparkhound, une société de gestion de services informatiques et de conseil commercial.

La meilleure manière de définir les besoins, les sources de motivation et le type de communication que votre sponsor projet préfère est de le rencontrer et de lui poser la question.

Astuce de pro

Si votre entreprise a pris part à un exercice sur les styles sociaux ou les profils de personnalité, c’est un excellent moyen d’apprendre à connaître vos sponsors et de découvrir leur style de communication privilégié.

De plus, selon Emily Meyers, vous pouvez interroger vos collaborateurs pour obtenir des conseils sur la communication avec un sponsor particulier. Pensez simplement à préciser que vous cherchez à savoir ce qui a fonctionné par le passé, pas à récolter des avis négatifs. Vous garantissez ainsi que les discussions restent constructives et professionnelles.

Résoudre les problèmes à la source

Si votre sponsor n’est pas engagé et investi, prenez le temps de comprendre pourquoi afin de pouvoir corriger le tir.

Par exemple, un sponsor qui essaie de contrôler un projet agit souvent ainsi parce qu’il ne fait pas suffisamment confiance à ses collaborateurs.

Meyers prévient qu’un sponsor peut devenir autoritaire s’il a vécu une mauvaise expérience sur un précédent projet, s’il ne maîtrise pas suffisamment la matière à son goût ou s’il intervient dans une toute nouvelle équipe.

Dans ce cas, plusieurs problèmes doivent être pris en considération : un besoin de connaître le moindre détail, une tendance à régenter les comportements de tous les collaborateurs, une propension à microgérer les membres de l’équipe ou encore une tolérance limitée pour les prises de décision collectives.

“Le défi avec ce type de sponsor consiste à canaliser son énergie pour la focaliser sur des activités productives afin de faire progresser le projet tout en lui permettant de sentir qu’il est aux commandes”, précise Meyers.

“Une fois la confiance établie, vous pouvez l’aider à convertir son énergie en atout. C’est le meilleur moyen d’aider toute l’équipe et de la voir avancer.”

Faire des bilans périodiques

Si votre sponsor commence à se désengager ou ne réagit plus, Williams conseille de prendre des mesures correctives. Vérifiez par exemple qu’il considère toujours le projet comme une priorité et déléguez les questions moins cruciales à d’autres personnes pour l’en décharger.

Ensuite, si un problème urgent se déclare et que votre sponsor n’y répond pas, faites remonter l’information pour faire face à ce manque de réponse. Enfin, si le problème persiste, Williams conseille de changer de sponsor de projet.

Conseils pour bien gérer le partenariat avec un sponsor

Les recommandations reprises dans cet article sont résumées dans une liste pratique de conseils à laquelle vous pourrez vous référer pour assurer le bon encadrement de vos projets. Gardez-la avec vous afin d’améliorer la collaboration avec votre sponsor lors de votre prochain projet.

Infographie de conseils pour mieux collaborer avec son sponsor projet

Un logiciel de gestion de projet pourrait grandement vous aider à organiser vos projets et donc améliorer vos relations avec vos sponsors. N’hésitez pas à comparer les différentes options qui s’offrent à vous !

Das Burn-Down-Diagramm – Ein Effizientes Tool für agile Teams

Inklusive kostenloser Excel Vorlage zum Download

Burn-Down-Chart

Schon klar! Agile Teams arbeiten nicht mit klassischen Milestones und Deadlines. Ein Punkt ist ja gerade, nicht alle Arbeitsschritte im Voraus durchplanen zu wollen. Dennoch ist es wichtig, den Projektfortschritt abschätzen zu können: Wie viel Arbeit steht im aktuellen Sprint noch an? Liegt dein Team im Plan oder arbeitet es zu langsam? Welche Ressourcen sind noch wie lange für welche Aufgabe gebunden? All dies sind häufig gestellte Fragen in agilen Projekten. Als Tool, um sie zu beantworten, hat sich in der agilen Welt das Burn-Down-Diagramm etabliert.

Erfahrene Projektteams sowie Teams, die viele Aufgaben zugleich bearbeiten, nutzen meist Scrum-Software. Kleinere Teams, die neu in der Welt des agilen Projektmanagements sind, müssen aber nicht sofort in eine umfangreichere Softwarelösung investieren. Das Burn-Down-Diagramm bietet solchen Teams alles, was sie brauchen, um ein Gefühl für die agile Arbeitswelt zu entwickeln, bevor sie diese Entscheidung treffen. Genau für diesen Zweck haben wir ein Excel Template erstellt. Damit kann dein Unternehmen (oder ein einzelnes Team) agile Luft schnuppern, ohne gleich ein Commitment für den dauerhaften Umstieg machen zu müssen. Die Vorlage enthält Erklärungen, die dir zeigen, wie du die einzelnen Felder ausfüllst. Außerdem sind auch schon alle Formeln enthalten, um nach der Dateneingabe das Diagramm mit dem verbleibenden Arbeitsumfang zu erzeugen.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels wird Folgendes vorgestellt:

  • Wichtigste Merkmale agiler Projekte
  • Die häufigste agile Methode Scrum
  • Vorteile und Nutzung des meistgenutzten Scrum-Tools ein: das Burn-Down-Diagramm

Der König im agilen Projektmanagement: Scrum

Scrum und Kanban sind agile Methoden, die in aller Munde sind. Das Ziel des agilen Projektmanagements ist es, einen Rahmen zu definieren, in dem Teams möglichst effektiv arbeiten können. Dabei zeichnen sich agile Methoden durch Flexibilität und Transparenz aus. Es geht nicht darum, im Voraus einen exakten Plan zu erarbeiten – in agilen Projekten ist zu Beginn oft sogar das Projektziel nur in Umrissen erkennbar. Stattdessen kommt es darauf an, sich in iterativen Zyklen immer näher an ein Endergebnis hinzuarbeiten, das die Kundenwünsche erfüllt (die unter Umständen auch erst im Projektverlauf klar herausgearbeitet werden). Dies zeigt auch, warum Übersicht und Transparenz so wichtig sind. Wenn nicht zu 100% klar ist, wo es hingehen soll, ist es um so wichtiger, zumindest zu wissen, wo man gerade steht und wie die nächsten Schritte aussehen. Kanban erzeugt die nötige Übersicht mithilfe des sogenannten Kanban Boards, das den Workflow im Projekt visualisiert. In Scrum Projekten dienen kurze Feedbackschleifen in täglichen Standup Meetings dem gleichen Zweck. Außerdem setzt Scrum auf das Burn-Down-Diagramm zur Visualisierung.

Rund 50 Prozent der deutschen Unternehmen setzen mittlerweile auf agile Methoden. Die Gründe hierfür sind meist die gleichen. Agile Methoden werden als schneller, flexibler und somit erfolgreicher wahrgenommen. Knapp 40 Prozent der befragten Unternehmen gaben zudem an, dass ihre Mitarbeiter durch die gesteigerte Verantwortung und Selbstorganisation motivierter seien. Wie einer Studie der Bitkom Research aus dem September 2019 zu entnehmen ist, setzt ein Großteil der Unternehmen auf Scrum.

Burn-Down-Chart 2.png

Was macht die beliebte Scrum-Methode aus und wie wird sie genutzt?

Scrum im Überblick

Anwendung

Scrum ist eine Methode zum agilen Arbeiten, die in der Softwareentwicklung entstanden ist. Sie eignet sich besonders gut zur Entwicklung komplexer Lösungen und Produkte und kommt daher vor allem in den Bereichen IT und Engineering zur Anwendung. Scrum setzt auf einen fortwährenden und erfahrungsbasierten Ansatz der Verbesserung, mit dem Ziel Durchlaufzeiten zu verkürzen und Verschwendung zu minimieren.

Arbeitspakete

Um diese Ziele zu erreichen, setzt Scrum bei der Abarbeitung der zu bewältigenden Arbeiten auf das Pull-Prinzip. Das Team bestimmt demzufolge, welche und wie viele Arbeitspakete es in der nächsten Zeit durchführt. Hierfür holt sich das Team selbstständig Aufgaben aus einem Pool unerledigter Arbeiten. Anschließend schätzt das Team den relativen Aufwand pro Arbeitspaket unter Berücksichtigung der Komplexität und des damit verbundenen Risikos. Dieser Aufwand wird für eine Sprintdauer aufaddiert und ergibt somit eine teamabhängige Geschwindigkeit. Nachdem sich ein Team eingependelt hat, also verlässlich schätzt und ähnliche Durchschnittsgeschwindigkeiten pro Sprint abliefert, wird diese Messgröße für folgende Sprints als Richtwert herangezogen.

Sprints

Scrum setzt auf sogenannte WIP („Work in progess“) – Limits. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl von Arbeitsaufträgen pro Arbeitsabschnitt durchgeführt werden können. Die Zahl der Arbeitspakete wird in Scrum-Projekten durch die Dauer eines Sprints, in der Regel 1-4 Wochen, begrenzt.

Rollen

In jedem Scrum-Projekt sind die drei Rollen Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam fest vorgeschrieben und haben zugewiesene Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Tools

Scrum-Teams können entweder auf Excel-Vorlagen, agile Projektmanagementsoftware oder auf spezielle Scrum-Software zurückgreifen. Welches Tool am besten für dein Unternehmen geeignet ist, hängt von dem Umfang der Aufgaben ab.

In großen Scrum-Projekten müssen die Aufgaben in eine Vielzahl an Teilaufgaben (Storypoints) heruntergebrochen werden, damit der Aufwand realistisch geschätzt werden kann. Dies führt dies zu einer hohen Menge an Anforderungen, die am besten in einer fortgeschrittenen Software verwaltet werden. In kleineren Scrum-Projekten oder zum Einstieg in die agile Arbeitswelt können IT-Teams das kostenlose Excel-Template von Capterra einsetzten.

Auch für die Anwendung des Excel Templates ist es wichtig, mit der Idee der Storypoints vertraut zu sein und zu wissen, was ein Burn-Down-Diagramm eigentlich leisten soll. Daher gehen wir auf diese Konzepte noch einmal näher ein.

Das Burn-Down-Diagramm – Visualisierung leicht gemacht

Eines der wichtigsten Tools in Scrum-Projekten ist das Burn-Down-Diagramm. Dieser visualisiert, wie viel Arbeit zum aktuellen Zeitpunkt noch zu erledigen ist.

Dafür gibt das agile Team zum Start eines Sprints an, welche Aufgaben es in diesen Sprint erledigen will. Zudem schätzt es, welche dieser Aufgaben wie viele Storypoints wert sind. Je nach Komplexität der Aufgabe werden die Storypoints geschätzt. Die Schätzung beginnt mit 1 für „sehr einfach“ und setzt sich fort mit 2 für „einfach“, 3 für „schwieriger“, 5 für „noch schwieriger“ usw. Fun Fact: Die Zahlenfolge für diese Bewertung entspricht der Fibonacci-Folge. Der sprunghafte Anstieg der Zahlenfolge soll sicherstellen, dass die steigende Unsicherheit bei steigender Komplexität adäquat berücksichtigt wird.

Die Summe aller Storypoints wird dann im Burn-Down-Diagramm für Tag 0 eingetragen (X-Achse = Tage, Y-Achse = verbleibende Storypoints). Am Ende jedes Tages wird geprüft, welche Stories (Aufgaben) abgeschlossen wurden. Die verbleibenden Storypoints werden im Diagramm für den entsprechenden Tag eingetragen.

Verbindet man alle eingetragenen Punkte, ergibt sich die Kurve, die den realen Projektverlauf zeigt (Dunkelblau im Diagramm unten). Verbindet man die Storypoints an Tag 0 mit der X-Achse für den letzten Tag des Sprints, ergibt sich die sogenannte Ideallinie (Gelb im Diagramm unten). Liegt der reale Verlauf unter der Ideallinie, schließt das Projektteam Aufgaben schneller als geschätzt ab. Steigt der reale Verlauf über die Ideallinie, gerät das Team in Verzug.

Burn-Down-Chart 1

Quelle: Burn-Down-Diagramm Excel-Template Capterra

Hat man einmal verstanden, wie das Burn-Down-Diagramm funktioniert, lässt er sich sehr einfach anlegen, pflegen und verstehen. Das macht ihn zu einem einfachen, aber sehr wichtigen Tool der agilen Projektverwaltung, mit dem Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam stets den Überblick darüber haben, ob Projektanforderungen und Fristen eingehalten werden können. Somit dient das Burn-Down-Diagramm auch dem Risikomanagement und als Frühwarnsystem. Probleme, Engpässe sowie Abweichungen von geschätzten Storypoints und tatsächlicher Umsetzung werden schnell erkannt. Auch können die Informationen aus dem Diagramm für die Kommunikation mit Kunden verwendet werden. Gerade Kunden, die noch nicht an die agile Umsetzung von Projekten gewöhnt sind, haben manchmal Schwierigkeiten damit, keine festen Zusagen für feste Deadlines zu erhalten. Schnell entsteht der Eindruck, es würde irgendwie vor sich hingearbeitet, ohne dass etwas Konkretes dabei herumkommt. Das Burn-Down-Diagramm kann hier ein tolles Hilfsmittel sein, das Projektfortschritte visualisiert und greifbar macht. Die Fähigkeit, Fortschritte jederzeit aufzuzeigen, zeigt dem Kunden, dass das Team professionell und verlässlich arbeitet.

Einfach mal ausprobieren

Der Umstieg auf agiles Arbeiten ist kein ganz kleiner Schritt. Und einfach mal auf Verdacht, ein neues Tool für agiles Projektmanagement einzuführen, kann unnötig Zeit (und Geld) verschlingen. Unsere Empfehlung: Zumindest kleinere Teams können einfach unser Template für das Burn-Down-Diagramm herunterladen und damit losexperimentieren. Am besten wählen du und dein Team dafür ein Projekt aus, das nicht zu neuartig und relativ einfach zu erledigen ist. So könnt ihr euch darauf konzentrieren, was für einen Unterschied die agile Methode für das Projekt macht, und ihr wisst immer, dass ihr zur Not auf alte Routinen zurückgreifen könnt, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Hier nochmal der Link zum kostenlosen Download des Capterra Templates.

 

Bist du auf der Suche nach einer Scrum Software? Dann wirf einen Blick auf unsere Liste der besten Scrum-Tools!