Backup, Verschlüsselung und Blockchain: Diese drei Technologien sind für den Datenschutz unverzichtbar

Technologien im Datenschutz

Technologien im Datenschutz

Daten sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Ob Kundendaten, geistiges Eigentum der Firma oder Informationen über Wettbewerber: All diese Daten und Ressourcen sind für Unternehmen unverzichtbar.

Doch je stärker die Masse der Daten, ihre Vielfalt, ihr Wert und die Geschwindigkeit ihrer Verarbeitung wachsen, desto größer werden auch die Sicherheitsrisiken bei ihrer Speicherung und gemeinsamen Nutzung. Obwohl Datensicherung wie Datensicherheit entsprechend von großer Wichtigkeit sind, haben 47 Prozent der kleinen Unternehmen eigenen Angaben zufolge nicht ausreichend Zeit und Ressourcen, um ihre diesbezüglichen Praktiken zu verbessern.

Bei Verstößen drohen hohe Bußgelder, gerade hat es British Airways erwischt. Entsprechend wichtig ist es für kleine wie große Unternehmen, kritische Daten ordnungsgemäß zu sichern, zum Beispiel mithilfe von Verschlüsselung, einem Datensicherungsprogramm und anderen Datenschutztechnologien.

In diesem Artikel werden verschiedene Datenschutztechnologien vorgestellt, die kleine Unternehmen recherchieren und einsetzen sollten.

Daten-Backup und -Wiederherstellung sind bei Datenverlusten und Sicherheitsverletzungen der Rettungsanker

Wie bereits erwähnt, sind Daten die wichtigste Ressource von Unternehmen. Sie sind so wichtig, dass 70 Prozent der kleinen Firmen, die einen großen Datenverlust erleiden, innerhalb eines Jahres ihr Geschäft aufgeben müssen. Und das nur, weil sie kein Backup ihrer Daten erstellt und keine ausreichenden Vorsorgemaßnahmen zur Notfallwiederherstellung getroffen hatten.

Bei Backups geht es darum, eine zusätzliche Kopie der Daten sicher aufzubewahren. Mithilfe von Datenwiederherstellungstechniken kann diese Kopie im Falle eines Datenverlusts hervorgeholt und mit ihr gearbeitet werden, um Ausfallzeiten zu verringern.

Die meiste Software für das Daten-Backup verfügt über integrierte Optionen zur Datenwiederherstellung, was gerade für kleine Unternehmen ideal ist. So bekommen sie die beiden kritischen Datenschutztechnologien Backup und Notfallwiederherstellung im Paket zu einem günstigeren Preis.

Statistik zu Datenschutz und Datenverlust

Aus einem Small Business Trends-Report (Quelle)

Viele Firmen nutzen noch immer USB-Sticks und externe Festplatten für das Backup von Daten. Auch wenn Daten schnell von ihnen wiederhergestellt werden können, stellen USB-Sticks jedoch eine Sicherheitsbedrohung dar. Hacker und böswillige Angestellte können mit ihnen Malware verbreiten oder Daten stehlen, außerdem besteht immer das Risiko, die Datenträger zu verlieren. Deshalb empfiehlt sich ein Blick auf Daten-Backup- und Wiederherstellungstechnologien, die helfen können, diese Fehlerquelle auszumerzen.

Im Laufe der Jahre haben Daten-Backup-Technologien zahlreiche Verbesserungen erfahren: Die Kopiergeschwindigkeit ist gestiegen, genau wie RPO (Recovery Point Objective bzw. maximal tolerierbarer Datenverlust) und RTO (Recovery Time Objective bzw. die Zeit, die ein System oder Geschäftsprozess maximal ausfallen darf). Zu den neueren Daten-Backup-Technologien gehören die folgenden:

  • Cloud-Backup:Bei Cloud- bzw. Online-Backups wird eine Kopie der Daten remote oder offsite auf einem Backup-Server gespeichert. Je nachdem, wo sie gespeichert sind, kopiert man die lokalen Daten in die Cloud oder entscheidet sich für ein Cloud-to-Cloud-Backup. Diese Technologie ist deutlich billiger als viele On-Premises-Speicheroptionen. Sie bietet Funktionen zur Notfallwiederherstellung und ist somit für kleine Unternehmen eine gute Option. Mit Cloud-Backup-Software lassen sich auch Daten von Mobilgeräten sichern. Hier ist nur bei der Auswahl des Dienstes Vorsicht geboten: Nicht alle sind vollständig DSGVO-kompatibel.
  • Software-Defined Storage:Diese Software verwaltet Datenspeicherressourcen und -funktionen unabhängig von der zugrundeliegenden physischen Speicherhardware. Software-Defined Storage-Tools können auf physischen Servern oder virtuellen Maschinen gehostet werden, von denen aus Nutzer mehrere Speicherressourcen kontrollieren können. Außerdem bieten sie Funktionen zur Verwaltung von Datenspeicherungsrichtlinien beispielsweise zu Replikationen, Snapshots und Backups.
  • Festplatten und Solid State Drives:Festplatten sind eine schnelle und zuverlässige Methode zur lokalen Speicherung. Festplattenlaufwerke (HDD bzw. Hard Disk Drive) werden so häufig verwendet, weil problemlos mehrere Terabyte an Daten auf ihnen gespeichert werden können und sie zudem kostengünstiger sind als Cloud-Speicher. Sie bieten allerdings keine Optionen zur einfachen Wiederherstellung und könnten verloren gehen oder zerstört werden. Solid State Drives sind technisch fortgeschrittener und gleichzeitig teurer: Sie unterstützen das schnellere Kopieren von Daten, haben eine längere Lebensspanne und niedrigere Ausfallraten.

Die 3-2-1-Backup-Strategie

Um den Verlust von Daten auszuschließen, empfiehlt es sich, eine Kopie in der Cloud und eine weitere auf einem lokalen Speichergerät zu speichern. Bewährt hat sich die 3-2-1-Backup-Strategie. Dabei speichert man:

  • 3 Kopien der Daten (einschließlich der Originalversion)
  • 2 lokale Kopien auf unterschiedlichen Speichersystemen
  • 1 Offsite-Backup auf Cloud-Servern

Zentrale Merkmale von Daten-Backup und Wiederherstellung

Daten-Backup-Technologien verfügen über zahlreiche Funktionen, die kleinen Unternehmen große Vorteile bieten:

  • Kontinuierliches/automatisches Daten-Backup:So wird sichergestellt, dass Änderungen an Dateien zeitgleich auch an den Backup-Speicherort kopiert werden. Auf diese Weise können auch kürzlich erfolgte Änderungen bei einem Datenverlust wiederhergestellt und somit das Recovery Point Objective gesenkt werden.
  • Inkrementelle Backups:Bei inkrementellen Backups werden nur die Änderungen kopiert, nicht die gesamten Dateien. Dies reduziert die für das Kopieren erforderliche Zeit, ohne die Arbeit selbst zu verlangsamen.
  • Instant Recovery:Mit dieser Funktion kann ein Backup-Snapshot temporär auf einem sekundären Speicher ausgeführt werden, um die Downtime einer Anwendung zu reduzieren.
  • Datendeduplikation:Bei der Deduplikation werden redundante Datenblöcke identifiziert und eliminiert, bevor die Daten auf den Backup-Speicher übertragen werden. So werden die Netzwerklast und der erforderliche Speicherplatz reduziert.
  • Fehlerfreie Kopien:Daten-Backup-Software stellt sicher, dass die von einer Quelle kopierten und auf einem Backup-Server gespeicherten Daten identisch sind und keine Fehler enthalten.

Vorteile von Cloud-Backups

Cloud-Backup-Tools bieten zahlreiche Vorteile, beispielsweise ihre Zugänglichkeit, die Möglichkeit, beschädigte Dokumente zu reparieren sowie Wiederherstellungsfunktionen. Die Hauptvorteile solcher Datensicherungsprogramme sind in der nachstehenden Grafik dargestellt.

Vorteile von Cloud Backups für Datensicherheit

Relevanz für kleine Unternehmen: HOCH

Menschen erzeugen jeden Tag etwa 2,5 Trillionen Bytes an Daten, wobei 90 Prozent aller Daten weltweit allein in den letzten zwei Jahren generiert wurden.

Selbst wenn kleine Unternehmen nur einen Bruchteil zu diesen Datenmengen beitragen, ist das dennoch eine riesige Menge Informationen. Umso wichtiger ist es, diese Daten vor Verlust und Beschädigung zu schützen und die richtigen Backup-Tools dafür zu verwenden.

80 Prozent der Unternehmen planen Umfragen zufolge, bis 2020 ihre Daten in der Cloud zu sichern.

Wer nicht ins Hintertreffen geraten möchte, sollte mithilfe der folgenden Schritte eine robuste Daten-Backupstrategie aufbauen.

Empfohlene Maßnahmen für das Daten-Backup in kleinen Unternehmen

Es empfiehlt sich, in folgender Reihenfolge vorzugehen:

  • Einen Daten-Backup-Plan vorbereiten:In diesem ersten Schritt identifiziert man kritische Datenressourcen, die kontinuierlich gesichert werden müssen. Es wird entschieden, welche Daten in der Cloud und welche lokal gesichert werden sollen. Besonders kritische Daten wie Systeminformationen, auf die im Katastrophenfall schnell zugegriffen werden muss, werden am besten vor Ort auf Laufwerken gespeichert.
  • Einen Daten-Backup-Anbieter auswählen:Sobald die Backup-Strategie entwickelt wurde, ist es an der Zeit, Backup-Anbieter zu recherchieren, die den eigenen Anforderungen an Speicherplatz, Geschwindigkeit, RPO, RTO und Kosten sowie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Die besten Daten-Backup-Anbieter nach durchschnittlicher Nutzerbewertung auf GetApp (Stand Februar 2019)

CrashPlan

Logo Crashplan

Cloudberry Backup

Logo Cloudberry

IntelligenceBank Digital Asset Management

Logo IntelligenceBank

Acronis Backup

Logo Acronis

GoodSync

Logo Goodsync

Eine ausführlichere Liste von Daten-Backup-Anbietern findet sich im Verzeichnis von Backup-Software von GetApp. Dort lassen sich Anbieter nach Funktionen, Budget, Ort, Bereitstellungsmodell und mehr filtern.

Technologien für den Cloud-Datenschutz sind unverzichtbar

Zwei Drittel aller Unternehmen nutzen Cloud-Technologien für das Ausführen von Anwendungen und das Speichern von Daten. Dabei setzen immer mehr Unternehmen auch Public-Cloud-Lösungen ein, was Maßnahmen zum Datenschutz noch wichtiger macht.

Technologien für den Cloud-Datenschutz stellen sicher, dass Daten bei der Übertragung und Speicherung in der Cloud nicht gehackt, manipuliert oder gestohlen werden. Gleichzeitig helfen diese Tools dabei, gesetzliche Anforderungen wie beispielsweise die DSGVO und andere Datenschutzgesetze einzuhalten.

Es gibt eine Vielzahl an unterschiedlichen Cloud-Datenschutztechnologien, die verschiedene Schutzebenen und -arten bieten. Im Folgenden wollen wir einige der wichtigsten Merkmale von Technologien für den Cloud-Datenschutz näher betrachten.

Zentrale Funktionen von Cloud-Datenschutztechnologien

Auf die folgenden Funktionen sollten kleine Unternehmen bei Technologien für den Cloud-Datenschutz nicht verzichten. Viele Cloud-Diensteanbieter (CSPs) bieten mindestens einige dieser Funktionen und es empfiehlt sich, genau zu vergleichen, wie stark die jeweiligen Funktionen sind und gegebenenfalls eigene Sicherheitskontrollen für einen zusätzlichen Schutz zu implementieren.

  • Verschlüsselung:Eine umfassende Verschlüsselung der Dateien ist das A und O aller Cloud-Sicherheitsmaßnahmen. Selbst wenn der Anbieter die gespeicherten Daten verschlüsselt, sollte eine zusätzliche Verschlüsselung erfolgen, damit die Daten beim Upload in die Cloud nicht ausgelesen werden können. Daten müssen sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung verschlüsselt sein, um das Risiko von Datensicherheitsverletzungen und -verlusten zu minimieren.
  • Tokenisierung:Bei diesem Vorgang wird ein sensibles Datenelement durch ein nicht sensibles Äquivalent ersetzt, was als Token bezeichnet wird. Der Token fungiert als Platzhalter, während die sensiblen Daten an einem anderen Ort gespeichert werden. Im Gegensatz zur Verschlüsselung kann die Tokenisierung nicht rückgängig gemacht werden. Sie wird primär zur Speicherung sensibler finanzieller Daten verwendet. Aufsichtsbehörden wie der PCI Security Standards Council betrachten die Tokenisierung als sicherere Form des Datenschutzes.
  • Endpunktsicherheit:Für den Zugriff auf cloudbasierte Ressourcen genutzte Endgeräte müssen gesichert werden, damit sie nicht zum Ziel von Hackerangriffen werden. Firewalls und Antivirenlösungen tragen zum Schutz von Endnutzergeräten bei, mit denen IaaS-, SaaS- oder PaaS-Tools genutzt werden.
  • Authentifizierung und Zugriffskontrollen:Diese Tools stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriffs- und Änderungsrechte für Cloud-Daten haben. So wird die Integrität der Daten gewahrt und das Risiko eines Datendiebstahls reduziert. Tools zur Verwaltung von Zugriffsberechtigungen (Privileged Access Management) verifizieren die Nutzeridentität und erlauben es nur autorisierten Personen, Daten einzusehen oder zu ändern.

Zusätzlich zu einigen der hier beschriebenen Funktionen können Cloud-Diensteanbieter auch begrenzte Daten-Backup- und Wiederherstellungsfunktionen anbieten. Vor dem Kauf zusätzlicher Cloud-Sicherheitstools lohnt es sich daher, die angebotenen Sicherheitsfunktionen zu recherchieren.

Hinweis: Einige der oben genannten Technologien sind möglicherweise auch als eigenständige Lösung verfügbar.

Vorteile von Cloud-Sicherheitssoftware

Die Hauptvorteile dieser Lösungen liegen in der verbesserten Datensicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und einer erhöhten Transparenz von Datenschutzmaßnahmen. Zusammengefasst sind sie noch einmal in der folgenden Grafik dargestellt:

Vorteile von Cloud Sicherheitstechnologie für den Datenschutz

Relevanz für kleine Unternehmen: HOCH

Es ist zu erwarten, dass schon 2020 mehr Daten in der Cloud als auf lokalen Geräten gespeichert werden und immer mehr Unternehmen den Großteil ihrer Anwendungen in die Cloud verlagern. Kleine Unternehmen, die im Alltagsbetrieb auf die Cloud setzen, müssen in die Cloud-Sicherheit investieren, um nicht ein hohes Risiko einzugehen, dass Hacker ihre wertvollen Daten stehlen oder manipulieren.

SaaS-Anwendungen werden zunehmend zur Speicherung kritischer Unternehmensdaten genutzt, was die Bedeutung von Technologien für den Cloud-Datenschutz immer schneller ansteigen lässt.

Empfohlene Maßnahmen für kleine Unternehmen

  • Sicherheitsfunktionen von Cloud-Anbietern verstehen:Viele Anbieter bieten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Anti-Malware-Tools mit Datenspeicheroptionen. Vor der Entscheidung für ein Tool sollte man genau herausfinden, wie (und wie gut) es funktioniert, wie die Nutzungsbedingungen aussehen und ob beim Zugriff auf die Sicherheitsfunktionen des Cloud-Anbieters zusätzliche Kosten entstehen. Sicherheitsexpert*innen können dabei unterstützen, die richtigen Cloud-Sicherheitstools für das eigene Unternehmen zu finden.
  • In Cloud-Sicherheitslösungen investieren:Cloud-Anwendungen lassen sich unkompliziert in andere Anwendungen integrieren und unterstützen Datenübertragungen. Um mögliche Maßnahmen für den Schutz von gespeicherten und übertragenen Daten zu ermitteln, sollten Fachleute zu Rate gezogen werden. Unser Verzeichnis mit Cloud-Sicherheitssoftware bietet einen guten Anhaltspunkt für den Vergleich verschiedener Softwaretools. Die Produkte lassen sich nach Funktionen, Preis, Abomodellen usw. filtern und Nutzerbewertungen geben Aufschluss darüber, wie sich die Tools im realen Einsatz bewährt haben.

Blockchain ist die neue Technologie für mehr Datensicherheit

Blockchain ist eine revolutionäre Technologie, die das Potential hat, die Datensicherheit, -integrität und -authentizität zu verbessern. Die Art und Weise, auf die Daten gespeichert und kontrolliert werden, wird komplett verändert und ist nahezu unmöglich zu manipulieren.

Eine Blockchain ist eine Kette von aneinandergereihten Datensätzen, die Zeitstempel und Verweise auf die vorherigen Einträge enthalten. Alle Datensätze in einer Blockchain sind kryptographisch gesichert und jedes Mitglied des Netzwerks verifiziert die Richtigkeit der Daten mithilfe privater und öffentlicher Schlüssel. Sobald Daten zur Blockchain hinzugefügt wurden, können sie nicht mehr verändert oder manipuliert werden.

Die Technologie klingt vielversprechend, ist aber noch nicht im Mainstream angekommen. Wer sich bereits mit den Funktionsweisen und Vorteilen der Blockchain vertraut macht, kann sein Unternehmen jetzt schon darauf vorbereiten, die Technologie reibungslos einzuführen, sobald sie ausgereifter ist.

Wichtige Funktionen der Blockchain-Technologie

Blockchain ist aufgrund folgender Funktionen nützlich für den Datenschutz:

  • Dezentralisierung:Daten werden nicht auf einen Cloud-Server hochgeladen oder an einem einzigen Ort gespeichert, sondern auf ein Netzwerk von Computern verteilt. Jeder Computer oder Knoten im Netzwerk verfügt dabei über eine Kopie der Daten. Durch diese Vielzahl von vergleichbaren Kopien ist es kaum möglich, Daten in der Blockchain zu manipulieren.
  • Verschlüsselung:Die in einem Blockchain-Netzwerk gespeicherten oder hinzugefügten Daten sind verschlüsselt. Die Technologie nutzt Kryptographiemethoden wie öffentliche Schlüssel, um die Identität der Nutzer*innen zu schützen und Transaktionen zu sichern.
  • Validierung:Aufgrund des dezentralen Charakters des Blockchain-Modells können die gespeicherten Daten einfach überprüft werden. Dateisignaturen können in allen Registern auf allen Netzwerkknoten abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass keine Daten geändert wurden.

Vorteile der Blockchain-Technologie

Die Technologie bietet zahlreiche Datenschutzvorteile, beispielsweise Zuverlässigkeit, manipulationssichere Daten und Transparenz.

Vorteile von Blockchain für Datensicherheit

Relevanz für kleine Unternehmen: NIEDRIG

Die Blockchain-Technologie wird bisher noch für verschiedene Anwendungsfälle in Unternehmen getestet. Die für den Betrieb eines Blockchain-Netzwerks erforderlichen leistungsstarken Computerressourcen machen es kostenintensiv. Außerdem kann es bei der Implementierung zu technischen oder andersartigen Problemen kommen, beispielsweise wenn Anwendungen nicht kompatibel sind oder rechtliche Bedenken auftreten.

Für die Einführung in kleinen Unternehmen ist die Blockchain bisher kaum geeignet. Dem Hype Cycle for Data Security von Gartner zufolge (Bericht nur für Gartner-Kunden verfügbar) wird die Blockchain für die Datensicherheit innerhalb der nächsten 5 bis 10 Jahre ausgereift sein und weite Verbreitung finden.

Empfohlene Maßnahmen für kleine Unternehmen

Blockchain-Anwendungsfälle studieren. Viele Datensicherheitsanwendungen haben Blockchain-Technologien integriert. Auch einige Großunternehmen experimentieren mit den Möglichkeiten der Blockchain für den Datenschutz. Kleinen Unternehmen empfehlen wir, sich zunächst einmal durch die Beschäftigung mit Anwendungsfällen und Machbarkeitsstudien mit den Prinzipien und Funktionsweisen der Blockchain vertraut zu machen.

 

 

Nächste Schritte: Daten klassifizieren und Angestellte schulen

Mit den folgenden Schritten lassen sich die Datenbestände kleiner Unternehmen zusätzlich sichern:

  1. Daten klassifizieren: Auch wenn sie bereits 2018 in Kraft getreten ist, sind noch längst nicht alle kleinen Unternehmen mit der DSGVO bzw. Datenschutzgrundverordnung und ihren Anforderungen vertraut – und das sollte sich schleunigst ändern. Die Auseinandersetzung mit der DSGVO bietet eine gute Gelegenheit, um die eigenen Daten in unterschiedliche Datentypen aufzuteilen, die gegebenenfalls mit verschiedenen Datenschutztechnologien geschützt werden sollten.
  2. Die nötigen Technologien für den Datenschutz einführen: Hier sind beispielsweise Tools zur mehrstufigen Authentifizierung und der Verwaltung von Zugriffsberechtigungenzu nennen. In Zusammenarbeit mit dem IT-Team oder mit Sicherheitsexpert*innen sollte ermittelt werden, welche Datenschutztechnologien für welche Datenklasse am besten geeignet sind.
  3. Angestellte schulen: Ein großer Teil der Datensicherheitsverletzungen in kleinen Unternehmen wird durch riskantes Verhalten von Angestellten verursacht. Alle Mitarbeiter*innen sollten zu Datenschutzrichtlinien und Best Practices für die Sicherheitshygiene geschult werden, beispielsweise zur Identifizierung von Phishing-Versuchen, der Nutzung von sozialen Medien und der Arbeit mit Datenschutztechnologien beispielsweise zu Backup und Notfallwiederherstellung.

Bereit für den Vergleich verschiedener Softwarelösungen?

Unser Verzeichnis mit IT-Sicherheitssoftware hilft weiter.

 

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Wenn du im Internet nach dem Schlagwort Ressourcenplanung suchst, wirst du allein in Deutschland knapp eine halbe Million Treffer landen. Schaust du dir dann die Ergebnisse genauer an, wirst du primär folgende Informationen finden:

  • Ein passendes Tool für dein Projekt, mit dem du diese Planung durchführen kannst,
  • Ein Best Practice Ansatz, der dir erklärt, was du bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement genau zu beachten hast oder,
  • Eine Anleitung zur bestmöglichen Ausnutzung von menschlichen Kapazitäten in deinem Projekt.

Das werdet Ihr in diesem Artikel primär nicht finden. Vielmehr möchte ich euch für das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement sensibilisieren und besonders die Rolle des Faktor Mensch in den Vordergrund rücken. Blicken wir aber zunächst einmal auf die Projektmanagement-Standards und Ihre – sich sehr ähnelnden – Definitionen zum Begriff Ressource. Exemplarisch sei die DIN 69901 genannt. Laut ihr bezeichnet eine „Ressource“ im Projektmanagement ein für die Durchführung einer Aufgabe notwendiges Mittel. Dabei ist „Ressource“ ein Oberbegriff sowohl für Mitarbeiter als auch für Sachmittel oder Finanzmittel. Und genau diese Ressourcen bzw. Einsatzmittel gilt es nun im Sinne des Projekterfolges möglichst effizient und effektiv zu planen.

Menschen sind keine Ressourcen

Aber halt! Möchtest du als Ressource bezeichnet werden? Oder verschlimmbessert als Humanressource? Wohl kaum. Allerdings hat sich diese unmenschliche Rhetorik in Projekten immer mehr durchgesetzt. Menschen werden zu Humankapital (übrigens das Unwort des Jahres 2004) reduziert und lediglich als betriebswirtschaftliche Größe betrachtet. Frei nach dem Motto:

Ein Mitarbeiter wurde als Mensch eingestellt, dann zur Ressource und heute ist er lediglich noch ein Asset.

Menschen werden also aus betriebswirtschaftlichem Blickwinkel häufig mit anderen Sachmitteln gleichgestellt. Und das ist ein Problem! Betrachten wir nur einmal den Aspekt Leitung. Bei Maschinen kann ich sehr genau vorhersagen, wie viel sie pro Zeiteinheit leisten werden (vorausgesetzt sie gehen nicht kaputt). Aber bei Menschen? Menschen können krank werden und weisen nicht jeden Tag die gleiche Leistungsfähigkeit auf. Auch kann ich Menschen nicht einfach austauschen. Denn Menschen haben aufgrund ihres Werdegangs und ihrer Sozialisation eine unterschiedliche persönliche Reife: Denkt nur an Aspekte wie Mündigkeit, Selbstorganisation, Selbstbestimmung, Empathie, Teamfähigkeit oder Erfahrung. Um es also ganz klar zu sagen. Die Planbarkeit von Menschen bzw. die Planung ihrer Leistungsfähigkeit wird immer ein Blick in die Glaskugel sein. Das soll nicht heißen, dass Ihr Einsatz nicht abgestimmt werden muss, aber eben mit Bedacht und stets mit dem Bewusstsein, dass weiche Faktoren wie Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle spielen.

Sachmittel, Finanzmittel und Wissen

Maschinen, Ausrüstungen, Materialien und Güter sind Sachmittel. Bei dieser Art von Ressourcen können wir unterscheiden, ob wir sie verbrauchen oder ob diese beständig vorhanden sind. Betrachten wir einen Hausbau als Beispielprojekt. Während Zement und Ziegel Verbrauchsmaterialien darstellen, wird der Betonmischer nur als temporäres Hilfsmittel benötigt werden.

Finanzmittel sind in der Regel Investitionen, die im Rahmen eines Projektes getätigt werden müssen. Hierbei gilt es zu unterscheiden ob die Investitionen für die Projektdurchführung benötigt werden oder im Hinblick auf den Lebenszyklus der Lösung.

Die dritte Art von Ressourcen sind intellektueller Natur. Informationen, Wissen und Dokumentationen sind gerade bei komplexen Projektvorhaben essenziell.

Schätzen und Planen

Nachdem wir jetzt wissen, was Ressourcen sind und was nicht, gilt es diese zu für unser Projekt einzuplanen. Vorab haben wir uns bereits überlegt, was wann zu tun ist. Beispielsweise haben wir hierfür einen Projektstrukturplan erstellt und die einzelnen Vorgänge in eine Ablaufreihenfolge gebracht. Nun gilt es für jeden Vorgang den Bearbeitungsaufwand zu schätzen. Hierfür stehen dir verschiedene Methoden zur Verfügung:

  • Den Aufwand mit den Aufwänden aus ähnlichen Vorgängerprojekten vergleichen,
  • Experten befragen oder Schätzklausuren durchführen,
  • Parametrische Verfahren (sprich: Formeln) anwenden,
  • Komplexere Varianten, wie die Function Point Methode oder das Constructve Cost Model (COCOMO) anwenden oder,
  • Auf Methoden aus der agilen Welt, wie Planning Poker, oder das Team Estimation Game zurückgreifen.

Wichtig an dieser Stelle ist nur, dass sie den Aufwand nicht mit der Dauer eines Vorgangs verwechseln. So führt beispielsweise ein Arbeitsaufwand von 10 Personentagen zu einer Dauer von 20 Tagen, wenn die entsprechende Person nur mit einer Kapazität von 50 % zur Verfügung steht. Allerdings ist auch hier Vorsicht und Fingerspitzengefühl geboten. Denn eine Aufgabe lässt sich nicht zwingend beschleunigen, wenn man mehr Mitarbeiter darauf ansetzt. Denn du willst ja nicht einer der Projektmanager sein, die glauben, dass 9 Frauen ein Baby in einem Monat zur Welt bringen können. Übrigens sind solch prozentuale Schätzungen in der Praxis ohnehin schwierig, denn häufig wird davon ausgegangen, dass es sich bei einem Arbeitstag um acht Stunden Netto-Arbeitszeit handelt. Meetings, Abstimmungen oder Reisezeiten werden häufig bei der Schätzung vergessen.

Kapazität und Auslastung

Sobald die Aufwände abgeschätzt sind, können Ressourcen und/oder Teammitglieder den einzelnen Vorgängen zugeordnet werden (im besten Falle als gemeinsamer Akt zwischen Projektleiter und Team). Sobald dies für den nächsten Planungsabschnitt (z. B. Meilenstein oder Sprint) durchgeführt ist, solltest du dir das Belastungsprofil einer jeden Ressource genauer ansehen. Wird eine Maschine versehentlich parallel eingesetzt, oder wurde ein Teammitglied zu viel oder zu wenig eingeplant? Falls dies der Fall sein sollte, musst die Deine Planung anpassen, bzw. Deine Ressourcenzuordnung überdenken. Das entscheidende Schlagwort hier heißt Kapazität. Als Kapazität wird die Verfügbarkeit einer Ressource einschließlich des verfügbaren Volumens bezeichnet. Wird beispielsweise ein Mensch für mehr als 100 % ihrer Kapazität eingeplant, spricht man von Überlast. Entsteht diese Überlast, weil die Person für zwei konkurrierende oder parallele Vorgänge eingeplant ist, handelt es sich um einen Ressourcenkonflikt.

Ressourcenkonflikte können aber auch über Projektgrenzen hinweg entstehen. Wird der Mitarbeiter noch für Aufgaben in der Linie benötigt oder wollen andere Projekte des Unternehmens auf die gleiche Ressource zur gleichen Zeit zugreifen? Ein ebenfalls häufig verwendeter Begriff in diesem Kontext der Projekt-Ressourcenplanung ist der, der Engpassressource. Hierbei handelt es sich um eine Ressource, die aufgrund von begrenzter Kapazität oder Mehrfachbelastung zum gewünschten Zeitpunkt nur eingeschränkt zur Verfügung steht. Ferner kann ihre Kapazität nicht einfach erweitert werden, besonders unter Berücksichtigung der Rendite des Projektes.

A Fool with a Tool

In der Praxis macht kein Projektleiter diese Schritte händisch. Projektmanagement-Software, wie Microsoft Project, Merlin oder Excel-Vorlagen, bieten die Möglichkeit, Arbeitspakete inklusiver Ressourcenverwaltung elektronisch durchzuführen. Alle Ressourcen werden hierfür in Einheiten wie Stunden, Kilogramm oder Meter gemessen und direkt mit den jeweiligen Kosten verbunden. Die Software erkennt automatisch Ressourcenkonflikte und kann bei der Auflösung mithilfe von Analysedaten helfen. Zudem generiert die Software einen Gantt-Chart inklusiver aller Abhängigkeiten. Der Projektplan ist fertig und kann an die Auftraggeber und Stakeholder kommuniziert werden.

Aber auch hier gilt: VORSICHT! Überlege dir genau, wann du wie detailliert einen Projektplan kommunizierst. Leider Gottes werden Pläne oft als Versprechen interpretiert und Projektleiter an der Einhaltung ihrer Pläne gemessen. Willst du wirklich zu Beginn eines Projektes alles bis zum Ende durchplanen, obwohl du selbst noch nicht wirklich Klarheit hinsichtlich der Umsetzung hast? Willst du Dich immer wieder für einen Plan rechtfertigen, von dem du selbst weißt, dass er zum Großteil auf Annahmen beruht? Oder willst du Personen bereits Monate vor deren Einsatz stundengenau verplanen, obwohl du keine Ahnung hast, ob diese Personen zu diesem Zeitpunkt überhaupt noch im Unternehmen tätig sind?

Keine Angst, ich rate dir nicht ab, diese Tools einzusetzen, aber setze sie mit Bedacht ein. Denk an das Thema Planungstiefe, lasse Dich nicht zu Aussagen hinreißen, von denen du ohnehin weißt, dass sie falsch sein werden und denke stets an den Faktor Mensch, mit all seinen Überraschungen.

Zusammenfassung & Anregung

Ressourcenplanung mit Sach- und Finanzmitteln ist in der Regel nicht allzu komplex und kann mithilfe des Einsatzes von Projektmanagement-Software gut erledigt werden. Wenn es aber zu der Planung auf menschlicher Ebene kommt, wird es schwierig. Klassische Planungsansätze versagen häufig, wenn es zu „menscheln“ beginnt. Wird ein Team gut funktionieren oder gestaltet sich die Zusammenarbeit als schwierig? Habe ich eine konstante Teamzusammensetzung oder eine hohe Fluktuation? Für all diese dynamischen und daher nicht vorhersehbaren Faktoren sind klassischen Planungsmethoden nicht tauglich. Vielmehr sind schwer greifbare Skills wie, Empathie, Intuition und Pragmatismus gefragt.

Konzentriert euch auf die Qualifikationen und Talente Eurer Mitarbeiter. Bindet diese aktiv in Euren Planungsprozess ein und gebt Verantwortung ab. Die Bereitschaft eines Mitarbeiters, eine Aufgabe termingerecht zu erfüllen, wird größer sein, wenn er die Aufgabe selbst gewählt und spezifiziert hat. Denn es ist etwas anderes sich um „sein Baby“ zu kümmern, als eine Aufgabe vorgesetzt zu bekommen. Verinnerlicht das Pareto-Prinzip und konzentriert euch auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Priorisiert laufend mit Eurem Team die zu verrichtenden Aufgaben. Achtet auf Engpässe und Abhängigkeiten. Denkt an das Schlagwort Belastungsprofil und beutet eure Teammitglieder nicht aus. Denn wie sagte schon Tom DeMarco in seinem Buch „Der Termin“: „Projekte mit einem aggressiven Terminplan werden (meist) später abgeschlossen, als das mit einem vernünftigen Terminplan der Fall gewesen wäre!“.

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Quelles sont les différences entre un LMS, une LEP et une LXP ?

learning experience platform

Conçues autour des communautés et de l’apprenant, les solutions LEP-LXP (connues sous les noms de Learning Engagement Platform et Learning Experience Platform) font, à l’image de Netflix ou d’Amazon, la part belle aux micro-contenus, aux vidéos et aux suggestions personnalisées. Ces nouvelles solutions sont tellement convaincantes que beaucoup se posent la question s’ils ne devraient pas envoyer leur bon vieux LMS ou plateforme d’apprentissage aux oubliettes. 

learning experience platform

Mais basculer vers des interfaces engageantes, légères et décentralisées répond-il à toutes vos obligations ? Il faut bien comprendre le changement de philosophie profond qui explique l’émergence des LEP-LXP. Plus que la substitution, les LEP-LXP s’ajoutent en surcouche à votre arsenal numérique de développement des compétences et des carrières.

Qu’est-ce qui différencie les LEP-LXP des LMS ?

Les LEP-LXP offrent une interface entièrement centrée sur l’apprenant

L’expérience est pensée avec et pour l’apprenant. Elle est mobile et intuitive. On peut passer de son ordinateur de bureau à son smartphone sans avoir de rupture d’expérience avec la formation que l’on est en train de compléter en ligne. Les activités d’apprentissage se trouvent à portée de main.

Pour susciter l’adoption par les collaborateurs, des LEP-LXP comme 360Learning ou MySkillCamp cherchent la simplicité de navigation que chacun vit avec un Spotify ou un Instagram. Les apprenants trouvent des vidéos à la façon d’une conférence TED. Les micro-contenus de type podcast, videocast (réunion informative capturée en vidéo) ou slidecast (présentation PowerPoint capturée en vidéo) sont facilement visualisés, commentés et partagés. Pour les apprenants, CoorpAcademy ou SkillSoft Percipio sont aussi conviviales que Facebook ou YouTube.

Une dynamique d’apprentissage décentralisée et collaborative

Les communautés d’apprenants et leurs experts métiers trouvent, analysent et valorisent les contenus. S’ils ne les trouvent pas, ils peuvent les concevoir. Ils peuvent créer des parcours d’apprentissage (learning path) en assemblant des contenus variés dans une séquence qu’ils partagent à leurs collègues.

Dans un LEP-LXP, ce sont les apprenants qui font remonter les contenus qui feront ensuite autorité pour la communauté, alors qu’un LMS administre des règles d’affaires (business rules). Les scripts dirigent l’inscription, l’autorisation, la participation, l’attestation ou le renouvellement pour des catégories d’apprenants prédéterminées.

Une organisation de contenus internes et externes totalement décloisonnée

À la manière d’un Google Search ou d’un fil d’actualité Facebook, les LEP-LXP s’appuient sur l’océan des contenus écrits, vidéo, audio et web pour regrouper et organiser en un seul lieu les contenus pertinents à un groupe d’apprenants. Les LEP-LXP sont un pont entre les contenus corporatifs, lourds et coûteux à produire et l’abondance de contenus informels et formels, prêts-à-consommer gratuits ou payants. MySkillCamp, Pathgather ou edCast sont de bons exemples de collections étendues de contenus.

Une personnalisation de l’expérience basée sur les données et l’automatisation

Les LEP-LXP s’appuient sur l’apprentissage machine pour affiner les recommandations d’activités et de contenus à mesure que les apprenants interagissent. Le niveau d’engagement des apprenants est largement amélioré. Ils participent plus et ils complètent mieux les activités d’apprentissage. Certaines LEP-LXP proposent même l’approche question-réponse en langage naturel du chatbot pour augmenter l’interactivité.

À l’instar de Valamis, l’affichage des contenus de formation pertinents et les recommandations personnalisées prennent en compte le profil du collaborateur, ses comportements d’apprenant et l’indexation intelligente de contenus proches ou complémentaires. 

Le segment des LEP-LXP a moins de 5 ans : il est encore très jeune. Ces plateformes sociales de diffusion de contenu assurent rarement l’administration centralisée des cours en salle et des programmes assignés. Elles sont donc simples à déployer. Mais pour livrer toutes leurs promesses, plusieurs caractéristiques organisationnelles et culturelles doivent être réunies. 

digital learning LEP LXP

Quand considérer une LEP-LPX ?

Sans une culture bien vivante de l’apprentissage social et collaboratif et un besoin fort d’échanger et de créer de la connaissance, toute implantation de LEP-LXP ne sera qu’un ajout purement matériel. Les LEP-LXP sont adoptées par les apprenants et carburent à l’apprenant. 

Pour choisir une LEP-LXP, certaines conditions doivent donc être réunies :

  1. Vous avez un faible pourcentage de formations obligatoires et réglementaires à gérer.
  2. Vos achats de formation sont majoritairement de la formation en ligne, des MOOC (Coursera ou Udemy par exemple), des webinaires ou des activités sociales en ligne.
  3. Vos contenus de formation en ligne (leadership, comportements, techniques de vente et de négociation, etc.) ne nécessitent pas ou peu de développement sur mesure.
  4. Votre organisation dénombre l’usage de plateformes de type Slack, Microsoft Teams, Workplace by Facebook, de groupes WhatsApp ou de sites SharePoint. C’est l’indicateur que votre LMS ne suffit peut-être plus à répondre aux besoins de nouvelles formes d’apprentissage.
  5. Vos spécialistes métiers produisent régulièrement des connaissances sous forme d’articles et de présentations qui sont dignes d’intérêt pour les autres, à l’interne comme à l’externe.

Penser son écosystème apprenant

Les LEP-LXP sont une première réponse aux attentes des travailleurs du savoir qui veulent un environnement apprenant à la fois social, continu, sans rupture entre les systèmes et presque invisible.

Beaucoup d’organisations choisissent donc d’hybrider leur architecture SIRH. Elles recherchent les fonctionnalités LEP-LXP dans un LMS complet pour avoir le meilleur des deux mondes. Certains systèmes intégrés de gestion des talents comme Cornerstone On Demand, Saba, ou TalentSoft et des plateformes LMS dédiées comme Docebo ont très vite adopté certaines caractéristiques des LEP-LXP, mais avec des nuances propres à chacun.

D’autres organisations choisissent de lancer un pilote LEP-LXP auprès d’un groupe de travailleurs du savoir qui sera plus naturellement porté à alimenter la curation et à interagir socialement.

À propos de l’auteur

Jean-Baptiste AudrerieJean-Baptiste Audrerie est psychologue organisationnel depuis 25 ans et titulaire d’un Executive MBA de l’Université Paris-Dauphine. Il aide les directions des ressources humaines à apprivoiser les nouvelles capacités technologiques à leur portée. Il les aide également à transformer leur modèle de service et les parcours d’expérience des talents. Auteur du blog Futurs Talents, il est analyste des tendances en gestion des talents et en technologies RH. 

Le marché des technologies LMS et LEP-LXP est internationalisé et très dynamique. Cet article ne prétend pas à l’exhaustivité des fournisseurs cités. (NDLA)

Como montar uma loja virtual em 5 passos simples

como montar uma loja virtual

como montar uma loja virtual

Abrir um e-commerce é muito mais fácil do que se pensa. Após decidir o produto, o nicho de mercado e o sistema de produção e de compras, só restam alguns poucos detalhes para começar o negócio. 5 passos, para ser mais específico. Abaixo mostramos como montar uma loja virtual sem complicações.

1. Escolher uma plataforma 

Trata-se do passo mais difícil.

Primeiramente, é necessário escolher em qual tipo de plataforma construir o negócio. A decisão aqui depende, em grande parte, do nível de conhecimento em TI de cada um.

Existem três opções:

Opção A: Comprar um domínio e codificar o site a partir do zero

Esta é voltada aos engenheiros da área de informática. Aqui a imaginação é o limite, já que a programação dá o controle absoluto de todo o processo.

A maior desvantagem: ter de construir todas as integrações uma a uma.

Opção B: Comprar um domínio e usar uma plataforma de comércio eletrônico de código aberto

Esta é uma boa opção para engenheiros da computação que preferem trabalhar com um esqueleto preexistente ou para aqueles com conhecimento médio ou alto em informática que estão atrás de uma loja altamente customizável. As melhores soluções de código aberto, como o Magento, trazem muitas integrações já prontas para o uso.

plataforma web para lojas virtuais

Opção C: Comprar uma solução de comércio eletrônico já hospedada – o domínio vem integrado

Esta é uma solução ótima para os que têm pouco conhecimento de TI ou que simplesmente não querem ter todo o trabalho de codificar sua própria loja.

As soluções hospedadas oferecem modelos prontos e um editor WYSIWYG que ajuda a acelerar a criação. As melhores soluções de comércio eletrônico também têm centenas de integrações com todo o necessário para construir uma loja. 

O Shopify, por exemplo, oferece suporte completo aos empresários sem conhecimentos em informática e dá acesso a diferentes tipos de ferramentas de UX (User Experience ou Experiência do Usuário em português), comercialização, vendas, entre várias outras. 

Portanto, ao optar pelas opções B ou C, é necessário fazer uma pesquisa sobre o que as diferentes plataformas oferecem. Os seguintes detalhes ainda devem ser levados em consideração:

  • Facilidade de uso
  • Integrações
  • Aparência dos templates

Há centenas de soluções de comércio eletrônico a considerar. No Capterra, é possível encontrar um repertório abrangente e interativo, que  ajuda os empreendedores a conhecer a fundo o que há no mercado, com acesso a milhares de opiniões de usuários.

Para as seções seguintes, nos concentraremos na opção C, uma solução hospedada, embora elas também se apliquem às opções A e B com pequenas modificações.

2. Decidir sobre a marca

O branding (ou gestão de marcas) é uma grande área do marketing à qual algumas pessoas dedicam carreiras inteiras. Para os que têm interesse em saber mais sobre a sua abrangência (algo que deve ser considerado em algum momento), basta uma rápida pesquisa no Google. Já para a criação de uma loja, o importante é concentrar-se estritamente na estética da marca.

Em resumo, deve-se levar em consideração o perfil dos compradores (buyer persona na expressão em inglês) e decidir a roupagem do negócio. Seja do tipo elegante, moderno ou arrojado, deve-se escolher alguns adjetivos que descrevam claramente do que se trata o negócio. 

Para configurar uma loja online, basta uma ideia geral dos propósitos do negócio, já que uma única fonte para a marca e duas ou três cores são suficientes. Neste momento também pode ser decidido como serão as fotografias dos produtos em exibição. Depois de terminar isso tudo, vem o seguinte passo:

3. Escolher o template

templates para sites de lojas online

Os templates são geralmente usados com soluções hospedadas, embora existam modelos próprios para algumas das maiores soluções de comércio eletrônico de código aberto. Em geral, é possível escolher entre algumas versões gratuitas ou pacotes pagos ao usar soluções hospedadas. Quando se trata de código aberto, os templates são quase sempre pagos. 

Deve-se escolher um modelo que se ajuste à estética da loja para divulgar a marca de maneira adequada. Abusar dos espaços em branco e usar as cores como realce dá ao site um toque moderno. Uma fonte única em todo o site também pega bem.

4. Configurar as páginas da loja

Quatro páginas são necessárias para dar início a uma loja virtual:

  • Uma página inicial
  • Uma página de produtos com os links para as páginas individuais com os detalhes de cada produto.
  • Uma página de contato
  • Uma página com o “sobre nós” ou “nossa história”.

As demais podem ser adicionadas mais tarde. Neste ponto, é hora de carregar os produtos com as fotos. Se elas ainda não foram tiradas e trabalhadas, este é o momento. Com isso, uma loja online básica está montada. 

É claro que há mais coisas que devem ser feitas antes ou logo depois do lançamento do site. A seguir detalhamos algumas dessas providências.

5. Adicionar extensões

Algumas das extensões que podem ser adicionadas assim que se inicia uma loja virtual são:

  • Um anúncio de frete grátis (é preciso decidir qual o limite mínimo para o envio gratuito).
  • Um gerador de descontos
  • Uma conta de e-mail de marketing integrada ao site. Uma boa opção pode ser o MailChimp, que oferece uma versão gratuita e se integra facilmente à maioria das soluções de comércio eletrônico.
  • Algumas integrações para ajudar a gerenciar o SEO (ou Otimização para Mecanismos de Busca, em português). O Shopify, por exemplo, traz aplicativos que permitem a configuração de um gerador dinâmico do texto alternativo (texto de descrição das imagens).
  • Uma plataforma de comentários. O Yotpo, por exemplo, é gratuito através do Shopify.

O que vem a seguir?

Depois de seguir estes passos, a loja estará pronta para entrar de cabeça no mercado!

Busca um software de e-commerce? Confira a lista completa de soluções para e-commerce do Capterra!

Cómo llevar a cabo un proceso de onboarding perfecto en 90 días

Proceso onboarding jefe empleado

Proceso onboarding jefe empleado

¿Por qué es vital ofrecer a los nuevos empleados un proceso de onboarding excelente? Porque si consigues que sea una experiencia interesante y memorable para el trabajador, se sentirá enormemente comprometido con la empresa.

Por el contrario, si el proceso de plan de acogida para nuevos empleados es aburrido, estresante y va acompañado de montañas de papeleo, es posible que el empleado esté dispuesto a cambiar de trabajo en cuanto tenga una oportunidad que le parezca mejor. Esto te situará de nuevo en el punto de partida, es decir, de vuelta al proceso de selección y todos los gastos que este implica.

Las empresas pequeñas pueden reducir de forma muy significativa su coeficiente de rotación de personal si desarrollan un plan estructurado que organice los primeros 90 días de trabajo de los nuevos empleados. Para ello pueden utilizar un software de onboarding, el cuál ayuda de forma significativa a gestionar los primeros meses de la nueva incorporación.

Plan para un proceso de onboarding perfecto 

A continuación, presentamos cómo llevar a cabo un exitoso proceso de acogida de nuevos empleados, dividido en las etapas clave.

La semana previa a la incorporación: bienvenida, asignación de tutor y papeleo 

Si decides esperar al primer día de trabajo del empleado para comenzar el proceso de onboarding, estarás cometiendo el primer error.

Intenta ponerte en la piel del nuevo trabajador. Llega a una oficina nueva que no conoce, con un nuevo trabajo que no domina y se encuentra rodeado de personas desconocidas. Es una situación que puede alterar los nervios de cualquiera y está en tus manos mitigarla antes de que llegue ese crucial primer día.

Una semana antes de que empiece a trabajar deberías enviar un correo electrónico al nuevo empleado para: 

  • Darle la bienvenida a la empresa.
  • Entregarle la programación de su primera semana.
  • Ponerte a su disposición para resolver cualquier duda que le surja.

Esta pequeña orientación previa a la llegada del nuevo trabajador puede ser muy significativa a la hora de allanarle el camino hacia el éxito.

También deberías asignar un tutor, que ya trabaje en la empresa, a cada nuevo empleado. Lo ideal es que sea alguien con más experiencia y que ocupe un puesto parecido. Puedes poner en contacto a ambos a través de una llamada de teléfono o un correo electrónico.

Con un software para gestionar el proceso de onboarding es posible sacar el máximo partido al tiempo del nuevo empleado durante la primera semana, una vez que han quedado atrás todos los trámites necesarios antes de su primer día.

Sistema plan acogida nuevos empleados
Incorporación de personal automática de un nuevo empleado en Namely

El día previo a la incorporación: crea un espacio de trabajo acogedor

¿Cómo te sentirías si tu empresa no se molestase ni en limpiar tu nuevo espacio de trabajo antes de tu llegada? Sería una primera impresión intensa, pero no del todo buena.

Plan onboarding correcto
“Bueno, pues esta es tu mesa… Oye, ¿a dónde vas?”

Las primeras impresiones son importantes. Por este motivo, es necesario que el día anterior a la incorporación de un nuevo empleado te esfuerces en crear un espacio de trabajo que le sorprenda.

 A continuación, te ofrecemos algunos consejos para que lo consigas:

  • Deshazte de cualquier objeto que haya dejado el trabajador que se ha marchado. Asegúrate de que el nuevo empleado empieza de cero y de que no quede ni rastro del trabajador anterior.
  • Proporciónale todo el equipo que pueda necesitar. Comprueba que el espacio de trabajo cuenta con todo lo necesario: un ordenador, un teléfono, material de oficina, sus credenciales, el directorio de la empresa, etc.
  • No escatimes en regalos. Arrasa el almacén y llévate cualquier objeto con el logotipo de la empresa: camisetas, tazas, bolígrafos y otros detalles. Regálaselo todo al nuevo empleado. Si eres capaz de personalizarlos, todavía ganarás más puntos. 
  • Consigue que los compañeros le den una agradable bienvenida. Si un nuevo empleado recibe mensajes de sus compañeros animándole, su primer día será mucho más especial.

Día 1: que sea memorable, sin monotonía

Si existe una fase en la que no se deberían escatimar esfuerzos en la planificación, es el primer día de un empleado. Es la oportunidad perfecta para generar una gran impresión. Se debe planificar al milímetro. El objetivo es conseguir que el nuevo trabajador salga por la puerta pensando: “Me encanta este trabajo”.

Asegúrate de que hay alguien que lo reciba a su llegada, a ser posible su tutor o su responsable. Es sorprendente la cantidad de empresas que dejan a sus nuevos trabajadores esperando. Deja que coloque sus cosas, llévale una taza de café o un aperitivo y enséñale la oficina.

Comunica a toda la empresa por correo electrónico su incorporación y no olvides incluir el puesto que va a desempeñar, quién es su responsable e incluso una breve información biográfica sobre él. Llévatelo a comer con algunos de sus compañeros e invítalos.

Es probable que ya te hayas dado cuenta de la meta: tu objetivo es que el primer día de tu nuevo empleado sea memorable. Para que así sea, hay que olvidarse de los trámites de papeleo, que ya debería haberse solucionado de antemano, y de la formación. En las semanas posteriores va a tener tiempo de sobra para esto último.

Días 2 al 10: formación, seguimiento, planteamiento de objetivos y opiniones iniciales

Una vez que el primer día quede atrás, es el momento de empezar a trabajar. Ahora ya puedes programar las sesiones de formación iniciales para que pueda manejar las herramientas y los procesos más importantes. Siéntate con el nuevo empleado y explícale con mayor detalle cuáles son sus funciones y sus responsabilidades, además, deberías dedicar un tiempo para describir la historia de la empresa, su cultura y sus valores.

Cuando los empleados encajan perfectamente con la cultura, se sienten más felices, son más productivos y se quedan en la empresa más tiempo. El gran descubrimiento: no des por hecho que el nuevo empleado va a entender y a encajar de inmediato con la cultura tan exclusiva de tu empresa, enséñale cómo hacerlo.

No ahogues a la nueva incorporación en formaciones. Durante esta etapa, te ofrecemos algunos consejos que deberías poner en práctica:

  • Haz que el nuevo empleado acompañe y observe las funciones de trabajadores de distintos departamentos. Haciéndolo contribuirás a que entienda no solo cómo funciona toda la empresa de forma interna, sino también cómo encaja su puesto dentro de la visión global. Además, puede fomentar la colaboración entre los distintos departamentos en el futuro.
  • Define y comunica los objetivos a corto y largo plazo. Para el nuevo empleado es importante tener conversaciones con su responsable y que se le comunique cuáles son sus objetivos de rendimiento.
  • Envíale una encuesta para que te facilite información sobre cómo va el proceso de incorporación hasta ese momento. Es posible que vayas demasiado rápido. Quizá el nuevo empleado todavía tiene dudas sobre algunas de las normas o de las políticas. No serás consciente si no le das la oportunidad de decírtelo. Esta información también puede contribuir a mejorar el plan de acogida para nuevos empleados.

Existen varias plataformas de software de encuesta con las que fácilmente puedes recopilar esta información. También es posible invertir en una herramienta de interacción para empleados con una función de encuesta, que permite recibir y analizar de forma periódica los comentarios de toda la plantilla.

Encuesta a nuevos empleados proceso incorporación
Diseño de una encuesta sobre percepciones de Honestly

Días 11 al 30: más formación, seguimientos y el comienzo de la normalidad

Cuando vaya a finalizar el primer mes, el empleado debería tener una idea más concreta sobre la empresa y sobre su puesto, de forma que pueda incorporarse a los entresijos del trabajo de un día normal. Aunque no contribuya en gran medida, el nuevo empleado debería comenzar a asistir a las reuniones habituales del equipo de trabajo para que vaya estableciendo su propia rutina.

Una vez que el nuevo trabajador haya asimilado los puntos básicos y se haya generado la confianza suficiente como para suponer que no se va a marchar a la competencia con información confidencial, es el momento de levantar el telón y darle a conocer los principios básicos de la estrategia de la empresa y de su posición en el mercado.

No intentes ofrecer esta formación mediante un PowerPoint o a través de un curso de formación e-learning. Todo esto debería comunicarse en persona y de manos de un responsable o de un miembro de la directiva a quien el nuevo empleado pueda preguntar el montón de dudas que le vayan surgiendo.

Finalmente, si no lo hecho anteriormente, deberías planificar seguimientos semanales tanto con el responsable del nuevo empleado como con su tutor para ofrecerle apoyo. Es muy posible que la nueva incorporación se sienta más cómodo con un compañero que con su responsable a la hora de comentar los problemas que le van surgiendo.

Las conversaciones personales con su responsable deberían continuar una vez transcurrido el periodo de incorporación, pero no es necesario mantener el seguimiento con su tutor una vez hayan pasado los primeros 90 días.

Días 31 al 60: colaboración, reconocimiento y planificación de la carrera profesional

 Es el momento de que el nuevo trabajador comience a contribuir, aunque sea con limitaciones. No olvides que un nuevo empleado puede tardar de 12 a 15 meses en pasar a ser completamente productivo. Todavía no es el momento de dejarlo a su suerte por completo.

Durante el segundo mes deberías asignarle su primer proyecto importante. Una opción es que colabore con algún compañero en un proyecto que ya esté en marcha y la otra, que se enfrente a uno nuevo con ayuda de su tutor o de otro compañero. Sea cual sea la opción elegida, siempre debe haber alguien supervisando y comprobando su trabajo de forma periódica.

Si su rendimiento es bueno, no olvides darle el reconocimiento que merece por sus logros.

Si utilizas un correo electrónico o una reunión de empresa para dar este reconocimiento a los trabajadores y estás buscando una forma más interactiva, oportuna y que se pueda ampliar, consulta las herramientas de reconocimiento al trabajo de los empleados. Estos sistemas, parecidos a los de las redes sociales, animan a los compañeros a pasar a la acción y a acumular los reconocimientos, e incluso cuentan con funciones de gamificación que fomentan la participación.

Proceso acogida nuevos empleados motivación
En Bonusly, la plantilla puede canjear los puntos que ha ganado al acumular reconocimientos por premios reales

Es también el momento de comenzar la planificación a largo plazo. Los responsables deberían sentarse con su nuevo empleado para hablar de sus planes en cuanto a la carrera profesional y establecer su posible trayectoria dentro de la empresa. Estos planes pueden modificarse, pero el hecho de mantener una conversación sobre ellos puede contribuir de forma muy significativa a que el nuevo empleado se implique mucho más.

Los responsables pueden registrar toda esta información en sistemas de software para los planes de sucesión, de forma que se pueda tener en cuenta al nuevo empleado en los futuros ascensos o cuando haya que encontrar a alguien si aparece una vacante relacionada con el puesto que tiene en mente.

Proceso onboarding nuevos trabajadores
Plan de sucesión de TalentGuard

Días 61 al 90: autonomía, evaluación de rendimiento y opinión final

Si todo ha ido como la seda en el primer proyecto colaborativo del nuevo empleado, es el momento de quitar la red de seguridad y asignarle su primer proyecto en solitario. No olvides repasar los objetivos y comunicarle de forma muy clara cuáles son los factores que definen el buen resultado del proyecto. No puede existir ningún tipo de ambigüedad.

Una vez hayan transcurrido los 90 días, lleva a cabo la primera evaluación de rendimiento del nuevo empleado. Estas evaluaciones son el momento perfecto para hablar de todo lo que ha funcionado durante el proceso de onboarding y lo que no, y en qué puntos debe centrarse el nuevo empleado para mejorar en lo sucesivo. Esto no es un monólogo, es una conversación bilateral. El nuevo trabajador debería ofrecer también una opinión definitiva sobre aquellos aspectos del proceso de acogida que han funcionado y los que no.

¿Qué pasa si el empleado no está funcionando? En ese caso, no dudes en prescindir de él. Los costes que generará su reemplazo pueden ser altos, pero nunca tanto como los que conllevaría tener un empleado que no encaja.

La única lista del proceso de onboarding que necesitas

A continuación, una completa lista del plan de acogida para nuevos empleados, personalízala y utilízala en tu empresa.

Lista proceso onboarding checklist

¿Estás buscando un software de recursos humanos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software de recursos humanos.

Best rated salon software: 3 popular options in the UK

salon software

Most challenges faced by salon owners lie in daily management: it’s difficult to juggle administrative tasks, marketing the business and provide services. Technology making our lives easier has been extended to (nearly) every aspect of our lives – and hair and beauty salons are no exception. Gone are the days when pen and paper ruled the lives of salon owners. 

Imagine this scenario: the phone rings while you are in the middle of washing your client’s head. What do you do? If the answer is running towards the phone because you are scared you will miss a client, carry on reading this article.

Salon software can have a significant impact on performance and long term success by keeping track of bookings and client data, managing customer relationships, sending appointment reminders and email marketing.

salon software

Most popular salon software

These are the three most popular salon software solutions in Capterra’s directory listed in alphabetical order chosen by:

  • Rated 5 stars by users on Capterra
  • High search volume in the UK
  • Based in the UK and with an offering in the UK

Phorest

Rate: 5/5

Ease of use: 5/5

Customer service: 5/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Demo available: Upon request

phorest salon software
Phorest

Phorest offers three solutions to salon owners depending on the needs: Basic, executive and complete advantage. With the basic option you get access to a number of core features such as calendar management, waiting list, online booking via the website, mobile apps and social media integration, and the option to charge for no-shows. This version also includes marketing tools (including SMS reminders to clients) and email marketing.

The basic version offers a number of features which should be enough for someone who’s using salon software for the first time. The executive and complete advantage versions offer features designed to help users build their brand.

For example, businesses can brand the booking button with their logo. Users can also reply to reviews on Google and Yelp, increasing rating and visibility. Phorest can send SMS messages to clients that are due to rebook.

Phorest offers calendar booking via the website or the app. It also uses machine learning to optimise the space in the team’s calendar daily.

Reviewers wrote about Phorest’s customer service, noting the support to new clients and training. Phorest offers support to its clients through its website, with a number of resources such as guides, ebooks, podcasts and events for salon owners.

Shedul

Rate: 5/5

Ease of use: 5/5

Customer service: 5/5

Pricing: Free version with a paid option to upgrade to Fresha Plus 

Free trial available: 14 days for the upgrade to Fresha Plus

salon software shedul
Shedul

Shedul is a good option if you’re looking for a solution to help manage your salon without having to make a large investment.

Shedul keeps all the information in one dashboard, making it easy to access information such as staff availability, inventory, sales data, client database (including cancellations and completed appointments). 

The free version also includes a tab with staff members working and their availability, providing an overview of staff availability for the day/week.

A key feature of Shedul is analytics, with an overview and visualisations of sales, performance, number of bookings,  and client retention. 

Shedul offers a paid upgrade, Fresha Plus, for 1.29% + £0.20 per online booking. With this version, customers can add online booking features by joining Fresha, a marketplace created by Shedul, where clients can sign up and manage their bookings in one place from website or mobile app.

Other features include integrated card payments with no show protection that protect salon owners by charging penalty fees and sending messages to clients to remind them of appointments. 

Shedul offers support 24/7 and has a number of educational videos on its YouTube channel to help salon owners.

Treatwell Connect

Rate: 5/5

Ease of use: 5/5

Customer service: 4.5/5

Pricing: From £15/month (plus a £99 sign-up fee)

Free version available: No 

Demo available: Yes

Salon software Treatwell Connect
Treatwell Connect

Treatwell Connect provides salon owners with a software solution to manage their daily activity and also a platform to grow and expand their business. 

Treatwell Connect also offers a mobile app (for both iOS and Android) where staff can access the calendar and have visibility of the whole team for the day. Reporting features  provide an overview of daily sales and how many of your clients are returning, which helps assess return rate.  

Plans start from £15 per month and include a commission of 35% for new customers and 2% for returning customers. The entry plan includes access to 24/7 booking, and all the features on Treatwell Connect (including marketing tools). The Plus (£30/month) and Premium (£50/month) plans don’t have the 2% fee for returning customers and the Premium Plan also offers POS system to salons.

Users also praised Treatwell’s customer service, noting the Treatwell Academy, where they can find educational resources such as tutorial videos and insights from industry experts.

If you are interested in learning more about salon software options in the UK, visit our full list here.

Mit Digital Signage für jedes Event gut aufgestellt

Mann steht vor Smartphone

Mit diesen kostenlosen Softwarelösungen für digitale Anzeigetafeln wird deine nächste Veranstaltung noch besser

Mann steht vor digitaler Anzeigetafel

Für Eventmanager*innen gibt es nichts Schöneres als stetig wachsende Teilnehmerzahlen.

Aber es ist nicht einfach, Leute von einem Event zu überzeugen. In einer Umfrage hat Eventbrite herausgefunden, dass 56 % der Organisatoren in den USA und Kanada sich schwer damit tun, auf neue Teilnehmer*innen zuzugehen. In Deutschland dürfte es kaum anders aussehen.

Aber diese potenziellen Kund*innen sind nicht die Einzigen, die sich vielleicht für deine Veranstaltungen interessieren. Diejenigen, die an deinen derzeitigen Veranstaltungen teilnehmen, solltest du bei deinen Bemühungen nicht vergessen. Wenn von dir organisierte Events für die Teilnehmer*innen zum unvergesslichen Erlebnis werden, erhöhst du nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass sie wieder bei dir auftauchen, sondern du setzt auch darauf, dass sie dich weiterempfehlen und dadurch deine Reichweite vergrößern.

Wie also hinterlässt man einen bleibenden Eindruck? Achte auch auf die Kleinigkeiten. Dabei kann zum Beispiel Digital Signage-Software helfen.

Das ist die Software, die digitale Anzeigetafeln bespielt. Und die können bei einem Event erstaunlich vielseitig eingesetzt werden. Zum Beispiel dazu, Teilnehmer*innen in Echtzeit Social-Media-Feeds anzuzeigen, mit Google Maps Wegbeschreibungen zu verbreiten, Werbung für deine Sponsoren zu schalten oder auf kurzfristige Programmänderungen aufmerksam zu machen. Und das alles mit einem einzigen Bildschirm.

Wenn die erforderliche Software noch dazu kostenlos ist, kann selbst die kleinste Veranstaltung von einer statischen zu einer digitalen Beschilderung wechseln.

Für den Anfang stellen wir hier in alphabetischer Reihenfolge drei Gratislösungen vor. Alle drei Lösungen wurden von Nutzer*innen unserer Liste mit Digital Signage-Systemen überdurchschnittlich gut bewertet, nämlich mit 4,5 von 5.

Grafik zu den besten Lösungen für digitale Werbetafeln

Die 3 besten Programme für digitale Anzeigetafeln

  1. Intuiface

Intuiface bietet drei verschiedene Module, mit denen Inhalte erstellt und auf verschiedenen Geräten abgespielt sowie die Nutzerinteraktionen mit diesen Inhalten analysiert werden können, den Composer, den Player und Analytics.

Schon in der Gratisversion sind alle 3 Module verfügbar, wenn auch nicht ganz uneingeschränkt. Designs können für verschiedene Geräte erstellt und dort auch abgebildet werden, allerdings werden sie mit dem Wasserzeichen von Intuiface versehen. Außerdem gibt es nur ein einziges Dashboard für Reporting und Analysen und das Tool ist offline nicht verfügbar.

 Vorteile  Nachteile
Anwender*innen gefällt das Composer-Modul, mit dem interaktive Designelemente erstellt werden können. Nutzer*innen zufolge ist die Einarbeitung eher komplex.

Upgradekosten: Intuiface hat für die drei Module ein Abomodell im Angebot: Der Composer geht bei 50 € im Monat los, der Player bei 24 € pro Gerät und Analytics bei 125 €, die Abrechnung erfolgt jeweils jährlich.

Apps: iOS, Android

Am besten geeignet für: Kreative Designer*innen mit CSS-Erfahrung, die interaktive Präsentationen für Touchscreens gestalten möchten.

Gut bewertet von: Bis dato kommen alle Bewertungen von Intuiface in unserem Softwareverzeichnis aus kleinen Unternehmen, die in sehr unterschiedlichen Branchen tätig sind. Am häufigsten sind Marketing und Werbung, Software, Design, Unterhaltungsindustrie und der Bereich Maschinen/Anlagen.

Screenshot des Digital signage Tools Intuiface

Das Composer-Modul von Intuiface (Quelle)

 

  1. NoviSign

NoviSign ist eine cloudbasierte Lösung für digitale Anzeigetafeln mit Features fürs Erstellen von Inhalten, aber auch Zeitplanungs- und Analysefähigkeiten.

Mithilfe von Drag-und-Drop-Widgets lassen sich interaktive Inhalte erstellen, auch mit Bildern und Videos. Diese Inhalte können dann mit dem dazugehörigen Player auf vielen Geräten wiedergegeben werden. Dieser läuft auf Chrome OS, Windows und Android-Systemen. Außerdem lässt sich festlegen, zu welchem Zeitpunkt welche Inhalte gezeigt werden sollen.

Die kostenlose Version von Novisign kann wie gesagt Inhalte erstellen und anzeigen, hat aber verschiedene technische Begrenzungen. Die Speicherkapazität liegt bei 80 MB, die Dateigröße für den Upload ist auf 16 MB beschränkt und es können bis zu zwei Dateien konvertiert werden. Nach einem 30-tägigen Testzeitraum werden deinen Inhalten Werbung und das NoviSign-Logo hinzugefügt.

 Vorteile  Nachteile
Unseren Nutzer*innen gefällt, dass die mitgelieferten Vorlagen, Drag-und-Drop-Widgets, Videos und Slideshows die Erstellung von Inhalten zum Kinderspiel machen. Weniger gut kommt das Fehlen von 3D-Vorlagen an, auch das automatische Ausrichten von Bildern und eine Rückgängig-Funktion fehlen.

Upgradekosten: NoviSign bietet zwei Bezahlversionen: Business für 20 USD pro Bildschirm und Monat und eine Partnerversion mit speziell zugeschnittenen Preisen.

Apps: Android

Am besten geeignet für: Unternehmen auf der Suche nach einer nutzerfreundlichen Lösung für das Erstellen und Ausrollen von interaktiven Inhalten.

Gut bewertet von: Heute sind 58 % der NoviSign-Bewertungen bei Capterra aus kleinen Unternehmen, 29 % aus mittleren und 13 % aus großen. Die meisten sind von Nutzer*innen aus dem Bereich Bildungsmanagement, danach aus der elektrischen Fertigung, dem Gesundheitswesen und dem Einzelhandel.

Screenshot des Digital signage Tools NoviSign

Ein NoviSign-Widget (Quelle)

  1. Yodeck

Eine weitere webbasierte Lösung für digitale Werbetafeln ist Yodeck. Auch hiermit lassen sich interaktive Inhalte wie Videos, Bilder und Präsentationen erstellen. Für das Programm ist der Raspberry Pi-Player erforderlich. Im Jahresabo ist er enthalten, in der kostenlosen und der monatlichen Version nicht.

Mit dem Gratis-Angebot von Yodeck lassen sich Playlisten mit Inhalten für verschiedene Dateitypen erstellen, auch die Abspielzeit kann festgelegt werden.

 Vorteile  Nachteile
Nutzer*innen empfinden die Software als leicht einzurichten. Einige erwähnen, dass sie gern mehr Widgets zur Verfügung hätten.

Upgradekosten: Yodeck bietet 3 verschiedene Abomodelle an: Standard, Pro und Enterprise. Das Standardmodell kostet pro Bildschirm und Monat 7,99 USD. Die Jahresabos umfassen, wie erwähnt, den Raspberry Pi-Player.

Apps: Die Software ist über mobile Browser steuerbar, native iOS- oder Android-Apps gibt es nicht.

Am besten geeignet für: Unternehmen auf der Suche nach einer bezahlbaren Lösung, die idealerweise über Zugriff auf und Erfahrung mit dem Raspberry Pi haben.

Gut bewertet von: Derzeit stammen 62 % der Yodeck-Bewertungen bei Capterra von kleinen Unternehmen, 26 % von mittleren und 13 % von großen. Die meisten Nutzer*innen sind im Bereich IT-Services tätig, danach folgen Bildungsmanagement, Bauwesen und Verbraucherdienstleistungen.

Screenshot des Digital signage Tools Yodeck

In Yodeck ein Video hinzufügen (Quelle)

 

Anmerkung: Wir haben diesen Artikel am 21. Juni 2019 mit neuen Programmen versehen und Lösungen entfernt, die inzwischen nicht mehr unserer Definition entsprechen oder keine kostenlose Version mehr anbieten.

Methodik

Wir haben die am 3. Juni 2019 im Capterra-Verzeichnis für Digital Signage-Software enthaltenen Programme dahingehend ausgewertet, ob sie eine Gratisversion anbieten und ob sie unsere Aufnahmekriterien erfüllen.

Kostenlose Software

Für diesen Artikel haben wir ein Programm als kostenlos eingestuft, wenn es:

  • Eine eigenständige, kostenlose Version der Software bietet
  • Keine Testversion ist, bei der nach Ablauf einer gewissen Zeit ein Kauf getätigt werden muss
Kriterien

Tools, die dieser Definition entsprechen, haben wir anschließend wie folgt aussortiert:

  • Es hat mindestens 10 Bewertungen auf Capterra
  • Es entspricht unserer Definition von Digital Signage-Software
Ist es Digital Signage-Software?

Die verbleibenden kostenlosen Programme mit mindestens 10 Bewertungen haben wir dann mit unserer Definition abgeglichen:

Mit Digital Signage-Software können Unternehmen Bildschirme remote entwerfen und bespielen sowie Zeitpläne festlegen, um Bildschirme für die interne und externe Nutzung zu bespielen.

So haben wir grundlegende Funktionalitäten und die Angemessenheit für diese Softwarekategorie sichergestellt.

Produkte galten uns dann als Digital Signage-Lösungen, wenn sie über alle folgenden Features verfügen:

  • Zeitplanerstellung für Inhalte: Es können Content-Queues erstellt und ihr Veröffentlichungs- oder Anzeigezeitpunkt festgelegt werden
  • Medienbibliothek: Verschiedene Dateitypen wie Grafiken, Fonts und Bilder im Tool speichern und auf verschiedenen Anzeigetafeln verwenden
  • Mehrere Gerätetypen: Nachrichten auf vielen Bildschirmtypen anzeigen, zum Beispiel Fernsehgeräte, Laptops und Mobilgeräte
  • Remotesteuerung der Anzeigen: Angezeigte Inhalte können auch aus der Ferne angepasst werden
Disclaimer

Die enthaltenen Inhalte beruhen auf Meinungen und Aussagen von Nutzer*innen und spiegeln nicht die Meinung und Aussagen von Capterra wider.

Die ausgewählten Anwendungen zeigen beispielhaft Features und stellen keine Empfehlungen dar. Die verwendeten Quellen erschienen uns zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als vertrauenswürdig.

Du suchst Software fürs Eventmanagement? Schau in Capterras Liste mit den besten Lösungen fürs Eventmanagement.

Wat is PSD2 en wat betekent de wet voor jouw onderneming

Heb je de term PSD2 al eens gehoord? De nieuwe Europese richtlijn voor betaaldiensten die sinds 19 februari 2019 in werking is getreden? Vast wel, maar misschien realiseer jij je nog niet dat je er als ondernemer ook direct mee te maken krijgt. Wat is PSD2 precies en wat betekent het voor jouw onderneming? En kan je bijvoorbeeld PSD2 voor apps en betalingsverwerkers weigeren? In deze blog zullen we je alles over de PSD2-wetgeving uitleggen en deze en andere vragen beantwoorden.

wat is PSD2?

Wat is PSD2?

De afkorting PSD staat voor Payment Service Directive. De PSD2 is geen nieuwe wet, zoals veel mensen denken. Het is een verbetering van de PSD1, een eerdere regulering van elektronische betalingsdiensten in de Europese Unie die door de snelle groei van nieuwe kaart-, internet- en mobiele betalingsproducten achterhaald is geraakt. De invoering van PSD1 leidde tot de toetreding op de markt van “third party service providers” (tpp’s) zoals iDeal, CCV, Mollie, Apple Pay en Adyen, die betaaldiensten aan consumenten mogen aanbieden onder een vergunning zonder dat ze een bank zijn.

Door de opkomst van talrijke andere innoverende nieuwe betalingsproducten of -diensten die buiten het toepassingsgebied van de PSD1-wetgeving vallen, was er noodzaak tot een verbeterde regulering die potentiële veiligheidsrisico’s in de betalingsketen en rechtsonzekerheid voorkomt: de PSD2. De wetgeving is geldig in de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein).

De Third Party Service Providers – TPP

Wat de meeste mensen al hebben gehoord is dat PSD2 banken verplicht om derden toegang te geven tot hun bankrekeningen. Dat klopt. PSD2 maakt het mogelijk om via een derde partij je bankrekening te benaderen voor zogenaamde betaalinitiatiediensten (PISP – Payment Initiation Service Provider) en rekeninginformatiediensten (AISP’s – Account Infomation Service Provider).

Oftewel, deze derde partijen bieden de mogelijkheid tot betalen en inzage in je rekeningen buiten je bank om. Het idee erachter is dat jij zelf eigenaar wordt van je bankrekening in plaats van dat banken dat zijn en dat je gebruik kan maken van nieuwe onafhankelijke toepassingen op het gebied van betalen en rekeninginformatie.

Om dit veilig te maken, zijn er een aantal regels opgesteld. Zo moet zo’n tpp een vergunning hebben van de Nederlandse Bank of een andere toezichthouder uit de EU. Bovendien wordt er in veel gevallen tweestapsverificatie vereist.

PSD2-wetgeving

Waarom PSD2?

Het doel van PSD2 is om de markt voor betalingsverkeer op een veilige manier open te gooien. We staan nu dan ook aan het begin van een revolutie in de betalingsmarkt! De gedachte hierachter is dat wanneer banken meer concurrentie krijgen er meer innovatie in de bankensector zal komen, wat de consument weer ten goede komt. Technologische bedrijven krijgen met PSD2 namelijk de kans om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen. De verwachting is dan ook dat er onder de PSD2 veel nieuwe innoverende diensten zullen ontstaan.

Voor wie geldt PSD2?

Wie krijgt er met PSD2 te maken? Zowel consumenten, bedrijven als financiële dienstverleners. Bedrijven en consumenten zullen diensten gaan afnemen die onder de PSD2 wetgeving vallen maar alleen de derde partijen zullen door de wet worden gereguleerd.

PSD2 voor ondernemers

Maar wat heb jij als ondernemer nou eigenlijk aan PSD2? Dit wordt het beste duidelijk aan de hand van een aantal voorbeelden.

Al je rekeningen in een app

Het inzien van rekeningen wordt makkelijker gemaakt doordat er bijvoorbeeld apps kunnen worden ontwikkeld die al je rekeningen bij elkaar in één overzicht tonen. Dus ook wanneer je rekeningen hebt bij verschillende banken. Op die manier krijg je heel snel een beeld van je cashflow en hoef je dus niet meer zelf informatie op te halen van al je rekeningen en uit te rekenen hoeveel geld je onderneming eigenlijk bezit.

Zelf kredietcontrole uitvoeren

Het vrijgeven van rekeninginformatie aan derde partijen zal snel tot de ontwikkeling van nieuwe zakelijke toepassingen leidden zoals kredietcontrolediensten. Als ondernemer kan je toegang vragen tot de zakelijke betaalrekening van je klant. Dit maakt het mogelijk om te controleren of de klant over voldoend krediet beschikt op zijn rekening om voor jouw product of dienst te betalen. Bij- en afschrijvingen tot 18 maanden terug kunnen worden opgevraagd.

Real-time informatie in je boekhoudsysteem

Als je op dit moment een automatische koppeling tussen je bankrekening en boekhoudsysteem hebt, is het je vast wel opgevallen dat je de af- en bijschrijvingen op je rekening altijd pas een dag later in je boekhoudsysteem kan zien. Dit komt doordat banken de informatie moeten doorsturen en dit over het algemeen maar een keer per dag doen. Door je boekhoudsysteem toegang te geven tot je bankrekeningen, kan je de transacties op je rekening in realtime zien. Een andere toepassing is direct vanuit je boekhoudsysteem betalen. Altijd fijn om weer met een systeem minder te kunnen werken, toch? En wellicht dat boekhoudsystemen zelfs zo kunnen innoveren dat de betalingen die je doet automatisch kunnen worden weggeboekt.

Geen toeslag meer voor debit- en creditcardbetalingen

Bij overboekingen binnen de EER (EU-landen + Noorwegen, IJsland, Liechtenstein) kunnen de kosten alleen nog gedeeld worden (SHARED). De optie om de begunstigde of de opdrachtgever te laten betalen verdwijnt. Bovendien mogen bedrijven zoals webwinkels geen toeslag meer rekenen voor debit- en creditcardbetalingen (zoals Mastercard en Visa).

Kan je de PSD2 weigeren?

De rekeninghouder is ten alle tijden baas over zijn eigen rekeningen en kan PSD2 dus altijd weigeren. Banken mogen alleen inzage geven in rekeningen of betalingen laten maken door derde partijen na uitdrukkelijke toestemming van de klant. Alleen betaalrekeningen vallen onder deze wet, geen beleggingsrekeningen bijvoorbeeld.

Kan je een machtiging voor PSD2 weer intrekken?

Je kan je machtiging voor PSD2 intrekken wanneer je maar wilt. Dit doe je bij de rekeninginformatie- of betaalinitiatiedienstverlener zelf. Verder is het ook zo dat je voor rekeninginformatie elke 90 dagen opnieuw toestemming moet verlenen en voor betaaldiensten bij élke betaling apart toestemming moet geven.

Waar moet je op letten als je toestemming voor PSD2 geeft?

Allereerst, een belangrijke waarschuwing: geef nooit je pincode aan een derde partij. Je pincode is puur en alleen nodig om betalingen met je betaalpas te doen. Om je rekeningen in te zien of betalingen te doen via een derde partij, is de pincode niet nodig.

Een app of betalingsverwerker heeft een banklicentie nodig om toegang te mogen vragen tot rekeningen. De banklicentie kan door de Nederlandse Bank worden afgegeven of een andere nationale toezichthouder binnen de EER. Pas dus wel op met toegang verlenen tot je bankrekening aan een niet-Europese partij want derden die buiten de EER zijn gevestigd vallen niet onder de PSD2 wetgeving en worden dus ook niet gecontroleerd door een reguliere toezichthouder.

Betaaldienstverleners moeten zich uiteraard ook houden aan de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vandaar ook dat uitdrukkelijke toestemming voor de toegang tot persoonsgegevens geldt en dat de dienstverleners maatregelen moeten treffen om de veiligheid van de gegevens te waarborgen. De wet geeft je bovendien het recht om ‘vergeten te worden’, wat inhoudt dat een bedrijf alle klantgegevens moet vernietigen als de kant daarom vraagt.

PSD2 kan ondernemen een stuk makkelijker maken maar raadpleeg wel altijd het register van de DNB voordat je een derde partij toegang tot je rekening geeft. Als het gaat om een partij uit een ander Europees land, controleer dan of die partij een banklicentie heeft via de nationale toezichthouder van het betreffende land.

Met deze 4 innovatieve HR-praktijken kunnen bedrijven hun medewerkers motiveren

In HR en talent management zijn veranderingen troef. Vooral de kleine bedrijven en start-ups hebben het zwaar met al die nieuwe trends. Elk nieuw idee wordt gelijk als de beste “innovatie” in HR bestempeld, of het nu gaat om nieuwe manieren om talent aan te trekken, medewerkers te motiveren, nieuwe software voor talentmanagement of manieren om de arbeidsvoorwaarden van het bedrijf optimaal in te zetten.

Hoe weet je nu welke ideeën ook écht de beste zijn, welke überhaupt innovatief zijn en wat gewoon nieuwe wijn in oude zakken is?

medewerkers motiveren

 

De goeie herken je aan de werkelijke impact die ze hebben in de praktijk.

Kunnen bedrijven die nieuwe HR-praktijken implementeren concrete resultaten laten zien? En worden deze resultaten ondersteund door wetenschappelijk bewijs?

Hieronder bekijken we vier vernieuwende HR-praktijken die écht wat opleveren en die makkelijk toepasbaar zijn voor kleine bedrijven.

Ook kleine bedrijven kunnen hun medewerkers motiveren met deze 4 innovatieve HR-praktijken

1. Geef medewerkers dezelfde status als klanten

Hoe werkt deze HR-trend: Het begon allemaal met merkambassadeurs en met het idee dat medewerkers zó tevreden zijn om bij jouw bedrijf te werken dat hun enthousiasme de promotie wordt die andere bedrijven aanspoort om zaken met jou te doen. Dat idee is verder uitgegroeid tot de opvatting dat medewerkerstevredenheid net zo essentieel is als de aandacht die aan klanten wordt besteed.

Wie doet het: Airbnb boekte indrukwekkende resultaten door in 2015 een “Global Head of Employee Experience” aan te stellen om de tevredenheid van zijn medewerkers te vergroten. Het bedrijf schoot door naar de top van de Glassdoor-lijst met de 50 beste bedrijven om voor te werken. Een bedrijf dat medewerkers motiveert en stimuleert en waardering voor zijn medewerkers toont, krijgt hier niet alleen tevreden medewerkers voor terug die beter presteren, maar trekt ook veel nieuw gekwalificeerd personeel.

Waarom werkt het: Als werknemers betrokken zijn bij je bedrijf, is de kans groot dat ze blijven. Medewerkers die zich niet gesteund voelen of vinden dat ze niet genoeg vertrouwen krijgen kijken al gauw verder.

Medewerkers motiveren is belangrijk voor het succes van je bedrijf. Een medewerker die je net de huid hebt vol gescholden, gaat niet twee minuten later zijn beste beentje voorzetten bij een klant om je bedrijf vooruit te helpen. Als jij je mensen laat weten hoe waardevol ze zijn, gaan ze jou en je bedrijf waarderen, waardoor ze jouw bedrijf oprecht aan de buitenwereld kunnen verkopen.

2. Hackathons

Hoe werkt deze HR-trend: Hackathons werden oorspronkelijk gebruikt door computerprogrammeurs die complexe problemen moesten oplossen. Het zijn samenwerkingssessies van meerdere dagen waarin een groep medewerkers bijeenkomt om een vraagstuk op te lossen, iets nieuws te leren of iets nuttigs te maken.

Wie doet het: De rijksoverheid organiseerde afgelopen maart een hackathon om oplossingen te bedenken en uit te werken voor de datachallenges van de Tweede Kamer. De KNVB en Engie gingen in februari 24 uur ‘hacken’ om de 65 kiloton CO2-uitstoot die het Nederlandse voetbal per jaar veroorzaakt omlaag te krijgen.

Deze manier van werken biedt veel voordelen. Hackathons bevorderen de loyaliteit binnen het team, zorgen ervoor dat mensen meer risico’s durven te nemen en leiden tot belangrijke werkplek- en productontwikkelingen.

Waarom werkt het: Je wilt dat je medewerkers goed met elkaar samenwerken. Je wilt een creatief team dat buiten de bestaande kaders denkt. Je wilt een team dat gemotiveerd is om je bedrijf van binnenuit te verbeteren. Maar wie heeft de tijd of de knowhow om dat allemaal voor elkaar te krijgen?

Met hackathons geef je mensen de tijd hiervoor. Het bevordert de creativiteit en helpt om problemen op te lossen én het kost je niet veel meer dan wat catering. Als het bevalt, maak je er een integraal deel van je bedrijfscultuur van.

3. Verplicht betaald verlof

Hoe werkt deze HR-trend: Bij technologiebedrijven en start-ups is het tegenwoordig al best normaal om onbeperkt betaald verlof te kunnen nemen. Verplicht betaald verlof zorgt ervoor dat het personeel van bedrijven beter uitgerust is en minder risico loopt op een burn-out.

Wie doet het: Trainings- en adviesbureau UPD geeft zijn werknemers sinds vorig jaar ongelimiteerd vakantiedagen, met een verplicht minimum van twintig dagen.

“Het vrije gevoel als ondernemer baas te zijn over je eigen planning, wilden we ook onze medewerkers meegeven”, vertelt HR-manager Chantal van der Lelie.

Het techbedrijf Bynder voerde in 2016 al onbeperkte vakantiedagen in en daar steeg het opgenomen verlof met 27 procent tot gemiddeld 25 dagen per jaar.

Waarom werkt het: Wanneer je mensen verplicht om hun betaalde verlof ook op te nemen zijn werknemers tevredener, zitten ze beter in hun vel, worden ze creatiever en de productiviteit gaat omhoog. De mensen zijn beter uitgerust, ze voelen zich niet schuldig als ze vakantiedagen opnemen en hun werk wordt er beter van.

4. High fives als het nieuwe schouderklopje

Hoe werkt deze HR-trend: High fives? Jawel, we hebben het hier echt over de handenklap! Even een snelle blijk van waardering tijdens het werk kan de band tussen teamleden versterken en dat komt jouw bedrijf dan weer ten goede.

Wij zijn in Nederland niet zo van het aanraken. Dat kan de impact van deze praktijk juist versterken. Het is heel eenvoudig en kosteloos te implementeren. Je kunt bijvoorbeeld in je maandelijkse bedrijfsbijeenkomst een “Vandaag gaat de high five naar…!” invoeren. Roep de verkoper van de maand naar voren en laat hem een rondje high fives met alle collega’s doen terwijl hij naar voren loopt. Je zal zien hoeveel er wordt gelachen en de sfeer ervan opleeft.

Wie doet het: Het Amerikaanse bedrijf WP Engine gebruikt deze high five praktijk. Aan het einde van de inwerkperiode van nieuw personeel gaat iedereen in een rij staan om nieuwe collega’s een high five te geven.

Deze eenvoudige traditie zorgt ervoor dat nieuwe personeelsleden zich welkom voelen. Bovendien kunnen ze op die manier even kort persoonlijk contact maken met de anderen op kantoor.

Waarom werkt het: Fysieke aanraking is essentieel om een band te scheppen tussen mensen. In Nederland hebben we daar echter moeite mee. In zuidelijke landen is het de gewoonste zaak van de wereld om zelfs collega’s op de wang te zoenen bij een eerste kennismaking. Dat gaat misschien een beetje te ver, dus dan zijn high fives een goed alternatief. High fives kunnen de band met collega’s net even extra versterken zonder dat je collega’s te dichtbij komen. Zie het als de verbeterde versie van het schouderklopje, minder intiem nog, want je raakt alleen elkaars handpalm.

Onderzoek laat zien dat high fives ertoe bijdragen dat teams beter functioneren en teamleden zich onbaatzuchtiger gedragen. Kijk maar eens naar deze video over high fives en de National Basketball Association (NBA):

Je zult verrast zijn met wat je kan bereiken met een simpel klapje op de hand!

Welke HR-praktijken gebruik jij om medewerkersbetrokkenheid te vergroten?

Heb je wel eens een hackathon gehouden of overwogen mensen verplicht met betaald verlof te sturen? Heb je misschien je eigen innovatieve HR-truc ontwikkeld? Laat het ons weten in de opmerkingen hieronder.

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4 tableaux de bord RH qui s’appuient sur les données

4 tableaux de bord RH basés sur les données pour les PME

4 tableaux de bord RH basés sur les données pour les PME

Aujourd’hui, les tableaux de bord jouent un rôle essentiel dans les services RH qui utilisent les données. Ils permettent non seulement d’accéder à un aperçu instantané des informations essentielles, mais aussi de consulter rapidement les indicateurs RH nécessaires pour gérer aux mieux les talents grâce à des outils comme la visualisation des données.

Vous vous noyez dans vos données ? Vous aimeriez trouver un tableau de bord RH pour vous aider à mettre de l’ordre dans tout ça ? Vous avez de la chance : actuellement, la plupart des logiciels de RH incluent des tableaux de bord et ne sont plus réservés aux spécialistes de la business intelligence.

Les outils disponibles sont tellement nombreux qu’il n’est pas toujours facile de déterminer quels tableaux de bord peuvent renforcer votre processus décisionnel et quels logiciels risquent de vous compliquer encore plus la vie.

Pour sélectionner les solutions adaptées à votre entreprise, rien de tel que de consulter les avis d’utilisateurs de tableaux de bord RH.

Dans cet article, vous trouverez quatre parmi les meilleurs logiciels de RH selon une analyse d’avis utilisateurs réels publiés sur Capterra.

Les utilisateurs de ces produits ont particulièrement apprécié leurs fonctionnalités de tableau de bord RH. Les logiciels présentés respectent évidemment le RGPD et sont présentés par ordre alphabétique.

1. BambooHR

Caractéristiques générales : BambooHR est une suite de gestion des ressources humaines pour PME dont les applications couvrent des activités de base comme le recrutement, la gestion du personnel ou le suivi des heures et des présences. Le logiciel répond aussi à des besoins stratégiques plus particuliers comme la gestion des performances ou l’évaluation de l’engagement des collaborateurs.

Les informations concernant les employés sont enregistrées dans une base de données unique centralisée. Les administrateurs de BambooHR peuvent surveiller une série d’indicateurs généraux ou spécifiques à un groupe de collaborateurs grâce à des tableaux de bord et des rapports types.

Pour des questions comme le taux de renouvellement des employés (voir exemple ci-dessous), les données sont automatiquement décomposées en différents facteurs comme les causes de fin de contrat, les responsables d’équipe, ou l’ancienneté. Les spécialistes en RH comprennent ainsi chaque situation dans le détail.

Les employés ont accès à leur propre tableau de bord, qui reprend les annonces de l’entreprise, les anniversaires, les prochaines formations et les congés payés.

Bamboo HR, logiciel RH
Capture d’écran de BambooHR (source)

Note globale : 4,5/5

Facilité d’utilisation : 4,5/5

Service client : 4,5/5

2. Dayforce

Caractéristiques générales : Dayforce, édité par Ceridian, est une suite logicielle robuste de GRH adaptée aux entreprises de toutes tailles. Ses utilisateurs peuvent y gérer tous les aspects des RH : personnel, paies, avantages sociaux et talents.

Les utilisateurs bénéficient de toutes les fonctionnalités classiques de tableau de bord, mais ils peuvent aussi créer leurs propres tableaux grâce à un ensemble de paramètres et de filtres. La fonctionnalité “Quick View” permet notamment de lancer une recherche (p. ex. “nombre d’employés par tranche d’âge”) et d’importer les résultats dans un tableau de bord.

Vous avez besoin de présenter rapidement des indicateurs RH clés ? Un simple clic suffit pour exporter les tableaux de bord Dayforce dans une présentation PowerPoint.

Tableau de bord Dayforce logiciel RH
Tableau de bord des effectifs dans Dayforce (source)

Note globale : 4,5/5

Facilité d’utilisation : 4/5

Service client : 4/5

3. Gusto

Caractéristiques générales : Gusto est un logiciel de GRH taillé pour les PME. Simple plateforme de gestion des paies à l’origine, Gusto s’est récemment étoffé de fonctionnalités de gestion des avantages sociaux, de l’onboarding, de suivi des congés payés et de sondage éclair des avis employé.

Gusto ne se contente pas de représentations visuelles traditionnelles : les tâches les plus urgentes sont affichées sous forme de post-it sur le tableau de bord central. En cliquant sur un post-it, on accède directement à l’écran qui permet de traiter la tâche concernée. Les autres tâches et informations s’affichent en pop-up sur un panneau latéral.

La fonctionnalité de reporting permet de consulter des données plus détaillées et des tableaux de bord simples reprenant des informations sur la gestion des paies, des taxes, des avantages sociaux et des congés payés.

Tableau de bord Gusto, logiciel RH
Tableau de bord principal dans Gusto (source)

Note globale : 4,5/5

Facilité d’utilisation : 4,5/5

Service client : 4,5/5

4. UltiPro

Caractéristiques générales : conçu pour les entreprises qui comptent au minimum 100 collaborateurs, UltiPro (édité par Ultimate Software) est une solution de GRH dont les fonctionnalités répondent à de nombreux besoins spécifiques, dont le recrutement, l’onboarding, la gestion des paies et des avantages sociaux, le suivi des heures et des présences, la gestion des apprentissages et celle des performances.

L’outil d’analytics et de tableaux de bord d’UltiPro, Workforce Intelligence, permet d’extraire des données de toutes les fonctions d’UltiPro pour obtenir rapidement un aperçu global des informations concernant le personnel. À partir des tableaux de bord d’UltiPro, on accède à des données d’historique, mais aussi à des prévisions concernant notamment la fidélité des collaborateurs et l’évolution de leurs performances grâce à des fonctionnalités d’analyse prédictive.

Sur la base de sondages menés auprès des employés, UltiPro peut aussi générer une analyse de sentiment pour fournir rapidement aux responsables RH des informations sur le niveau de satisfaction des employés à un temps T.

Tableau de bord ultipro, logiciel RH
Tableau de bord de suivi des heures et des présences dans UltiPro (source)

Note globale : 4/5

Facilité d’utilisation : 4/5

Service client : 4/5

Derniers conseils

Tous les tableaux de bord RH ne se valent pas. Pour trouver le logiciel qui vous convient, vous devez savoir quelles fonctionnalités vous permettront d’obtenir facilement des informations détaillées.

Ceci dit, même avec le meilleur outil du monde, vous n’irez pas loin sans données correctes. Pensez donc à évaluer, nettoyer et organiser vos données actuelles. Demandez aussi aux éditeurs de vous présenter leurs services d’intégration des données pour découvrir dans quelle mesure ils pourront vous aider à adapter et transférer vos données dans leur outil.

Les spécialistes RH sont les premiers à reconnaître qu’ils ne sont pas encore tout à fait au point en matière de science des données et d’analytics. Un bon tableau de bord RH est un premier pas dans la bonne direction.

Vous avez besoin d’un logiciel de ressources humaines ? Consultez la liste des meilleures solutions RH établie par Capterra.