5 astuces pour créer une présentation PowerPoint professionnelle parfaite

présentation powerpoint professionnelle

présentation powerpoint professionnelle

J’ai assisté il y a peu à une présentation PowerPoint organisée dans le cadre d’une célèbre conférence de gestion de projets. L’expérience était étonnante, mais pas dans le bon sens du terme.

L’orateur avait des dizaines d’années d’expérience, un message fort et une remarquable présence sur scène, mais son diaporama était atroce. Ses diapos étaient bourrées d’animations clip art, de photos tirées de banques d’images et de GIF qui donnent le mal de mer. Avec toutes ces informations visuelles étourdissantes, je n’ai rien retenu du propos de l’intervention. En revanche, j’en ai tiré d’excellentes leçons sur la présentation PowerPoint professionnelle. Ce puissant instrument de communication est un incontournable de la boîte à outils logiciels de tout bon chef de projet.

Vous ne parvenez pas à créer des diaporamas dignes de ce nom ? Vous avez besoin d’idées neuves pour donner un coup de jeune à vos présentations ? Voici quelques astuces tirées du site Web de Microsoft et de la chaîne YouTube d’Office 365 (en anglais) qui vous aideront à composer un PowerPoint professionnel dans Office 365.

1. Intégration de vidéos YouTube accrocheuses

Saviez-vous que, chaque jour, plus d’un milliard d’heures de vidéo sont visionnées sur YouTube ? Cisco prédit même que, d’ici 2021, la vidéo comptera pour plus de 80 % de tout le trafic Internet.

Quel que soit le sujet que vous abordez, vous devriez trouver une bonne vidéo associée sur YouTube.

Pourquoi forcer votre public à s’épuiser les yeux sur de longs textes ou d’ennuyeux graphiques alors que vous pouvez lui simplifier la vie en agrémentant vos présentations de vidéos ? Votre public est déjà consommateur de ce type de contenus.

Comment faire :

  • Copiez le code HTML de la vidéo à intégrer.
  • Dans le menu Insérer de PowerPoint, cliquez sur Vidéo > Vidéo en ligne.
présentation powerpoint professionnelle
Intégration d’une vidéo YouTube à une présentation PowerPoint
  • Collez le code que vous aviez copié ou cherchez la vidéo correspondante directement depuis PowerPoint.
  • Déplacez et redimensionnez la vidéo dans votre diapo, puis prévisualisez le résultat.

2. Passez d’une diapo à l’autre en un clin d’œil

Avant, vous ne pouviez passer d’une diapo à l’autre que dans un ordre prédéfini, clic par clic.

Aujourd’hui, il y a Zoom.

Zoom vous permet d’aller de diapo en diapo dans l’ordre qui vous plaît sans devoir cliquer sur chaque slide.

Si vous avez envie de revenir brièvement à votre première diapo puis de reprendre le cours de votre présentation, utilisez Zoom. Si vous avez un GIF rigolo (à utiliser avec modération) qui devrait faire mouche à plusieurs reprises, utilisez Zoom. Si vous voulez afficher une vue d’ensemble de toutes vos diapos pour obtenir une sorte de sommaire visuel, Créez un Zoom de résumé.

Zoom pour PowerPoint

 Comment faire :

  • Dans le menu Insérer, cliquez sur Zoom.
  • Zoom de résumé vous donne une vue d’ensemble de toutes vos diapos ; Zoom de diapositive vous permet de passer d’une diapo à n’importe quel point de votre présentation ; Zoom de section vous permet d’afficher un groupe de diapos spécifique.
  • Vous pouvez ensuite aller encore plus loin avec les Outils du zoom (accessibles dans la barre d’outils lorsque la diapo zoom est sélectionnée) pour personnaliser les transitions et les arrière-plans.

3. Épatez votre public avec Morphose

Au début des années 1990, le public était cloué devant les écrans de cinéma et de télévision, subjugué par une nouvelle technique de graphisme informatique : le morphing. C’est grâce à ce procédé que le T-1000 de Terminator 2 changeait fluidement de forme, passant d’une flaque de mercure à une forme humaine ou que nous pouvions mieux visualiser à quel point nous sommes tous semblables grâce au clip de Black or White de Michael Jackson.

À l’époque, le morphing coûtait des millions de dollars et n’était accessible qu’aux plus grands studios hollywoodiens. Aujourd’hui, tout le monde peut créer des animations fluides pour passer aisément d’une diapo à l’autre grâce à la fonctionnalité Morphose de PowerPoint.

En d’autres termes, Morphose vous permet de réaliser plus facilement et plus rapidement ce que vous pourriez faire avec l’onglet Animations.

Comment faire :

  • Dans l’onglet Transitions, cliquez sur Morphose.
  • Les deux diapos que vous allez associer doivent avoir au moins un objet en commun : texte, forme, image ou graphique, par exemple.
  • Pour vous simplifier la vie, vous pouvez dupliquer un slide puis modifier ce qui doit l’être en déplaçant les objets, en ajoutant ou en supprimant du texte, etc.
  • PowerPoint animera automatiquement ces changements.

4. Utilisez les Idées de conception pour créer des diapos élégantes

Quand vous étiez enfant, vous aviez tendance à colorier sans vous préoccuper des contours ? Lorsque vous suivez un cours de peinture, vous préférez ignorer les instructions pour créer des chefs-d’œuvre à votre façon ? Alors, l’outil Idées de conception n’est probablement pas fait pour vous.

En revanche, si vous savez quels textes et quelles images vous voulez intégrer à une diapo, mais que vous manquez de temps ou de talent pour les disposer élégamment, les Idées de conception devraient vous plaire. Elles sont un peu les architectes d’intérieur des présentations PowerPoint. Ajoutez des textes et des images, le logiciel les arrange pour vous. Comme l’explique Heather Ackmann, une des spécialistes désignés par Microsoft, “l’outil vous relooke une présentation en un clic”.

Ne vous inquiétez pas, vous restez à la manœuvre : si vous n’aimez pas les propositions, vous pouvez demander au logiciel d’en créer de nouvelles. L’outil Idées de conception ne veut que votre bonheur.

Introduction aux fonctionnalités Idées de conception et Morphose de PowerPoint 2016.

 Comment faire :

  • L’outil Idées de conception a ceci de fantastique qu’il fonctionne automatiquement en arrière-plan pendant que vous créez votre présentation.
  • À partir du menu Insérer, il vous suffit d’ajouter des images et des graphiques pour que le logiciel commence à afficher des suggestions. Il transforme même les bonnes vieilles listes à puces en graphiques séquentiels élégants.
  • Notez que le générateur ne fonctionne que lorsque vous êtes connecté à Internet et que vous utilisez l’un des thèmes intégrés à PowerPoint.
  • Vous devez activer Idées de conception la première fois que vous utilisez PowerPoint, mais vous pouvez aussi passer par l’onglet Création ou par Fichier > Préférences > Général.

5. Utilisez votre smartphone comme pointeur

Avez-vous déjà assisté à une présentation durant laquelle l’orateur perd le fil de sa démonstration et se rapproche dangereusement de son PC, qu’il malmène sans pitié pour parvenir à pointer sa souris sur un élément intéressant ou pour sélectionner laborieusement une autre diapo ?

L’expérience serait nettement plus agréable pour le public si le présentateur sortait son smartphone de sa poche et tapotait tranquillement l’écran pour progresser dans son diaporama ou pour indiquer nonchalamment sur l’écran les informations essentielles avec une classe digne de James Bond.

Eh bien, vous pouvez vous aussi impressionner votre public en transformant votre téléphone en télécommande ou en pointeur.

 Comment faire :

  • Téléchargez d’abord l’application PowerPoint sur votre appareil Android, votre iPhone ou votre téléphone Windows.
  • Connectez simplement votre téléphone au projecteur avec un câble HDMI ou par Wi-Fi (via AirPlay ou ChromeCast, par exemple).
  • Magie de la technologie, vous voici dans la peau de James Bond.
  • D’un glissement de doigt, vous pouvez même créer et partager des présentations dans l’application PowerPoint puis y revenir une fois installé devant votre ordinateur.

Vous connaissez d’autres astuces ?

Les mauvaises présentations PowerPoint sont excellentes pour les zygomatiques, mais le public serait plus reconnaissant si elles étaient toujours parfaitement esthétiques et maîtrisées. Les astuces décrites dans cet article devraient vous aider à atteindre cet objectif.

Vous êtes un as de PowerPoint ? N’hésitez pas à partager vos trucs en commentaires ou sur Twitter @Capterra_FR.

Pour découvrir plus d’astuces de présentation, vous pouvez aussi consulter l’article suivant :

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projets ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion de projets établie par Capterra.

 

¿Agile, Kanban, Scrum, Cascada…? Cómo elegir el enfoque de gestión de proyectos adecuado

Agile-Kanban-Scrum-Cascada-gestión-de-proyectos-adecuado

Agile-Kanban-Scrum-Cascada-gestión-de-proyectos-adecuado

Si quieres que tus proyectos se cumplan en plazo y sin sobrecostes, deberás elegir un modelo de gestión de proyectos adecuado que encaje con tus necesidades y contexto. Por desgracia, al igual que en casi todo, es más fácil decirlo que hacerlo. Existen muchos métodos distintos para la gestión de proyectos y ninguno puede aplicarse de manera universal. Para lograr una administración eficaz, también deberás elegir un software de gestión de proyectos adecuado al enfoque seleccionado. ¡Sigue las instrucciones para salir del laberinto!

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Panel de proyecto de la herramienta Intervals

Breve historia de la gestión de proyectos

A continuación descubrirás cómo surgieron los diferentes modelos. Cada uno de ellos se creó para satisfacer una necesidad concreta de gestión de proyectos y la transformación de las expectativas del mercado y de los usuarios generó nuevos enfoques. Dos de los más conocidos son:

  • Cascada. Este modelo de gestión de proyectos “tradicional” se emplea desde los años 70. En primer lugar se definen las especificaciones del proyecto, el cual se realiza por fases hasta generar un resultado final (por ejemplo, un edificio, un barco, una aplicación de software, etc.).
  • Ágil. Es más una actitud que un método propiamente dicho. En este enfoque, el equipo del proyecto aplica cambios o actualiza las especificaciones del proyecto con frecuencia. También puede describirse como un “descontrol gestionado” en el que el aumento descontrolado de la escala del proyecto (imprevistos que han de añadirse a las especificaciones) se considera parte natural del mismo.
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Hitos de cartera de la herramienta Workfront (anteriormente AtTask)

Ejemplos concretos de metodologías más recientes

  • Scrum. El Scrum, que comenzó a emplearse en 1995, ejemplifica una metodología ágil. Emplea un enfoque iterativo para diseñar y crear un producto o servicio y permite que este producto final se adapte constantemente a los objetivos comerciales o a las demandas cambiantes del mercado.
  • Programación extrema (XP). Influye en la gestión de proyectos, puesto que ciertas actividades deben llevarse a cabo en un orden específico, al menos en los proyectos de TI. Un ejemplo típico es el desarrollo de software basado en pruebas, ya que la XP requiere que se elaboren las pruebas antes de crear el propio código (aunque suene a paradoja, es algo bastante factible).
  • Gestión de proyectos sin pérdidas (metodología Lean). Quizá hayas oído hablar de la fabricación ajustada o “lean”, en la que la mayor prioridad es la eficiencia y se evita a toda costa el desperdicio de recursos. La gestión de proyectos Lean adopta un enfoque similar y toma prestadas técnicas de los entornos ágiles (como incentivar la comunicación de los miembros del equipo o contar con un buen moderador o mediador).
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Función Scrum-Kanban de JIRA

Herramientas de gestión de proyectos aplicables a todos los modelos

  • Diagramas de Gantt. Básicamente, son gráficos de barras horizontales dispuestos en dos ejes: el horizontal se corresponde con la cronología y el vertical, con las actividades del proyecto. Las actividades se indican con barras; sus respectivas fechas de inicio y fin determinan su longitud. Es una herramienta útil para detectar posibles conflictos temporales; por ejemplo, una actividad que debe comenzar antes de que otra finalice o actividades que dependen de otras para poder realizarse.
  • Diagrama de Burn-down. Muestra cuánto trabajo queda (eje vertical) y de cuánto tiempo se dispone (eje horizontal) para finalizar un proyecto, fase o ciclo. La línea de ejecución resultante suele ser una diagonal que va de la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha. Si no es así, ¡tu proyecto tiene un gran problema! Para estimar una fecha de finalización aproximada, estudia la velocidad a la que desciende la línea para saber en qué momento cruzará el eje horizontal. Las gráficas de ejecución pueden usarse en cualquier proyecto y son muy populares en entornos Scrum.
  • Kanban. La gestión de proyectos mediante “tableros”, ideada en Japón, se inspiró en visionarios de la fabricación como Toyota. Empezó a usarse formalmente en el desarrollo de software ágil en 2003, pero también puede aplicarse a enfoques Scrum, Cascada y XP. Básicamente, se trata de un sistema visual que muestra el estado de las tareas a lo largo de sus distintas fases hasta la finalización. También es una herramienta de gestión Lean, ya que fomenta la entrega puntual y las cargas de trabajo equilibradas para todos los miembros del equipo.
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Diagrama de Gantt en Wrike

¿Cómo aplicar estos conceptos?

Para no complicar las cosas, se pueden definir dos situaciones generales: la gestión de proyectos formal o intensa, que utiliza métodos de tipo Cascada, y la gestión de proyectos informal o relajada, que emplea métodos ágiles.

Emplea un enfoque formal de tipo Cascada cuando:

  • Las especificaciones del proyecto sean fijas y no se vayan a realizar cambios en la versión inicial; por ejemplo, el proyecto de construcción de un edificio de oficinas.
  • Tu equipo y tú tengáis amplia experiencia trabajando con este enfoque y podáis garantizar unos resultados de alta calidad (cumpliendo siempre plazos y presupuestos).
  • El proyecto se realice para un cliente que insiste en adoptar un enfoque de gestión de proyectos formal.

Emplea un enfoque informal de tipo ágil cuando:

  • Las especificaciones del proyecto puedan cambiar rápidamente (por ejemplo, en aplicaciones de software para móviles) y esto se considere una parte normal del proceso.
  • No tengas preferencia por ningún estilo concreto de gestión de proyectos o tu equipo y tú no tengáis experiencia en la gestión de proyectos.
  • Tu cliente (ya sea interno o ajeno a la empresa) no desee imponer ningún enfoque de gestión de proyectos concreto.
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Gestión de proyectos social de Clarizen

Aplicaciones de gestión de proyectos para los distintos enfoques

Dependiendo del tamaño y tipo del proyecto y de su estilo de gestión, deberás elegir uno o varios tipos de aplicaciones de gestión de proyectos.

  • Aplicaciones fáciles de usar y orientadas a la agilidad. Wrike, por ejemplo, se ha diseñado como una extensión natural del correo electrónico para la gestión de proyectos y tareas sencillas, mientras que Clarizen adopta un enfoque social en la gestión de proyectos.
  • Extensiones para trabajar en contextos específicos. JIRA también está orientada a la gestión ágil y cuenta con funciones Kanban que son ideales para proyectos de software y actividades de servicio técnico o centro de atención. Zoho Projects también ofrece seguimiento de errores y cuenta con sólidas funciones para el trabajo en equipo.
  • Aplicaciones que se integran con otras aplicaciones de negocios. Clarizen ofrece integración con Salesforce, la popular aplicación de CRM en la nube. Mavenlink se sincroniza con Google Apps.
  • Grandes proyectos corporativos. Si la gestión de proyectos se convierte en un trabajo en sí mismo, puedes usar otras aplicaciones como Microsoft Project. Intervals y otras aplicaciones de gestión de proyectos mencionadas en este artículo te permitirán gestionar un mayor número de proyectos complejos.
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Integración con Google Apps de Mavenlink

Prueba tú mismo las aplicaciones de gestión de proyectos

Si te has saturado un poco con tanta información, ¡no te preocupes! Para empezar tu camino en el mundo de la gestión de proyectos, comienza identificando el tipo de proyectos que vas a realizar y el estilo de trabajo con el que te sientes más cómodo. En segundo lugar, haz una pequeña lista con aquellas aplicaciones de gestión de proyectos que mejor se adapten a tu forma de trabajar. La categoría de Software para gestión de proyectos de GetApp te servirá mucho para encontrar el método de gestión de proyectos adecuado.

Diese HR-Startups könnten den Recruiting Markt verändern

Recruiter steht mit Lupe vor Lebensläufen

Recruiter steht mit Lupe vor Lebensläufen

Der Recruitingmarkt verändert sich momentan schnell und stetig. Dinge, die vor einigen Jahren noch erfolgversprechend galten, sind heutzutage schon längst überholt. Oder wer versucht heute noch bei Googe+ aktiv zu sein? Zu erkennen, wenn ein Trend nicht mehr aktuell oder erfolgsversprechend ist, ist schon schwierig genug. Dann aber auch noch zu antizipieren, welcher Trend als nächstes erfolgreich sein könnte, ist eine echte Herausforderung. Eine bewährte Methode dazu werde ich im Folgenden genauer beleuchten.

Viele Veränderungen, die heute den Recruiting Markt prägen, haben ihren Ursprung in Startups oder vergleichbaren Organisationsformen, wie internen Inkubatoren von größeren Unternehmen. Da es jedoch in den letzten Jahren eine wahre Gründungswelle an Recruitment Startups gab, ist es schwieriger denn je, einen halbwegs verlässlichen Überblick zu bekommen. Im Folgenden werde ich ein paar dieser deutschen Startups hervorheben, die in den letzten Monaten Aufmerksamkeit erzielt haben und sich interessanten Themen beschäftigen, die Einfluss auf Recruiting haben können. Unterteilt habe ich die Liste der Startups nach Themen, damit es übersichtlicher ist.

Recruiting Analytics

Der Bereich Recruiting Analytics beschäftigt sich in erster Linie damit, Recruiting messbar zu machen und mit den dadurch gewonnen Zahlen das eigene Recruiting zu optimieren. Dabei gibt es zwei verschiedene Ausrichtungen.

  1. Zusätzliche Daten erfassen: Es gibt erfahrungsgemäß viele Prozessschritte im Recruiting, wo wir überhaupt keine Daten erheben aus verschiedensten Gründen. Entweder, weil das interne Know-How fehlt oder weil wir nicht wissen, dass es dort einen Mehrwert bringen könnte oder schlichtweg, weil gewisse Prozesse noch analog sind und dort eine Erfassung häufig zu komplex ist. Insbesondere im Bereich der Recruiting-Kanäle hat in den letzten 1-2 Jahren die Firma HRI Solutions aus Hamburg von sich reden gemacht. Sie bieten einen Komplettservice an, in dem sie individuell Recruitingkanäle auswerten und mit den Daten aus dem jeweiligen Bewerbermanagementsystem verknüpfen. Dadurch bekommt man dann Auswertungen darüber, wie viele Bewerbungen über welchen Kanal in welcher Zeit zu welchen Kosten eingegangen sind und wie erfolgreich diese waren. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass man einen großen Wettbewerbsvorteil bekommt durch genauere Steuerungsmöglichkeiten. Außerdem wird man mit seinen Jobbörsen in eine komplett andere Verhandlungssituation gebracht. Hierfür hat die HRI Solutions mit einer ihrer Lösungen auch den HR Excellence Award 2018 in der Kategorie Data & Tech gewonnen für ein gemeinsames Projekt mit dem Kunden BearingPoint.
  2. Aus bestehenden Daten mehr ableiten: Manchmal ist die Herausforderung jedoch eine andere. Wir haben relativ viele Daten, die jedoch nicht einmal ansatzweise genutzt werden. Beispielsweise die Rohdaten aus dem Bewerbermanagementsystem. Oder man hat Daten in verschiedenen Quellen, die nicht mit einander verbunden werden, wie beispielsweise Daten aus dem Bewerbermanagementsystem und Daten aus späteren Performance-Messungen der Mitarbeiter. In diesem Kontext empfehle ich die Firma functionHR aus München, welche 2017 auch mit dem HR innovation award ausgezeichnet wurde in der Kategorie Software & Hardware.

Bots

Bots sind Programme, die automatisiert und dadurch autonom Befehle durchführen. Populäre Beispiele sind Chatbots, bei denen eine Person via Texteingabe mit einem Programm interagiert. Es gibt noch eine gewisse Skepsis von Arbeitgebern und teilweise auch Bewerbern gegenüber Bots, wie beispielsweise Chatbots. Dies liegt häufig daran, dass es an Transparenz mangelt oder auch daran, dass nicht jeder Chatbot sinnvoll eingesetzt wird.  Neben den klassischen Chatbots gibt es auch Lösungen durch Sprachassistenten, wie Alexa oder Siri. Ein HR-Startup, welches in diesem Umfeld sehr aktiv ist und daher sicherlich in den kommenden Jahren noch einige prägende Use-Cases zeigen wird, ist die Firma Jobpal, die sich auf (Chat-)bots im Recruiting-Kontext spezialisiert hat.

Mitarbeiterempfehlungen

Kaum ein erfolgreicher Arbeitgeber kann es sich heutzutage noch leisten, kein eigenes Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu haben. Die Vorteile sind zu naheliegend und der Aufwand in der Regel überschaubar. Die meisten Unternehmen nutzen jedoch noch relativ altertümliche Prozesse, Methoden und Tools in diesem Kontext. Deswegen gab es in den letzten Jahren im deutschsprachigen Raum insbesondere zwei junge Unternehmen, die davon profitieren konnten und von denen ich in den kommenden Jahren noch sehr viel erwarte. Firstbird aus Österreich und das Münchener HR-Startup Talentry sind diese beiden Firmen. Beide Unternehmen haben sich der Digitalisierung des Themas Mitarbeiterempfehlung verschrieben und bieten neben Tools auch viel Expertise an, wie man die eigenen Programme zeitgemäß optimieren sollte.

Ich kann auf jeden Fall empfehlen, sich mit beiden Firmen auseinander zu setzen. Da beide noch einige Pfeile im Köcher haben und immer höhere Marktanteile bekommen, werden sie das Thema Mitarbeiterempfehlungen in den nächsten Jahren prägen.

Etabliertere Firmen auf die man ein Auge werfen sollte

Neben den genannten HR-Startups gibt es auch ein paar etablierte Recruiting-Tech-Companies, die sehr innovativ auf dem Markt agieren und meiner Einschätzung nach noch einige Veränderungen in den Markt einbringen werden. Dabei ist hier der Vorteil, dass diese Firmen durch ihre Größe und ihr Vertriebsnetz schneller in der Lage sind, einen Markt mit neuen Ideen zu erschließen und die kritische Masse für den Erfolg von neuen Ideen zu erreichen.

1. LinkedIn: Das globale soziale Business-Netzwerk ist längst deutlich mehr, als nur ein einfaches Business-Netzwerk. Es bietet mittlerweile eine Vielzahl von Recruiting-Produkten an und wird in den kommenden Jahren insbesondere mit einer stärkeren Nutzung des wahren Schatzes an Daten auf dem sie sitzen für Aufmerksamkeit sorgen. Schon heute gibt es Drittanbieter, die die Wechselwahrscheinlichkeit von Kandidaten voraussagen auf Grund der Analyse von LinkedIn-Daten. Diese Informationen könnten, wenn man sie systematisch nutzt, extrem spannend im Kontext von Werbeausspielung sein. Aber nicht nur.

2. Indeed: Indeed ist die weltweit größte Jobsuchmaschine und mittlerweile auch schon mit sehr großem Marktanteil in Deutschland erfolgreich. Indeed hat einen wesentlichen Trend gestartet, der meiner Auffassung nach den Jobbörsen-Markt nachhaltig verändern wird. Mit dem sogenannten pay-for-performance gewinnt gerade ein fundamental anderer Ansatz an Bedeutung als es die Anbieter von laufzeitbasierten Stellenanzeigen über Jahrzehnte in Deutschland etabliert haben. Wir können davon ausgehen, dass pay-for-performance als Geschäftsmodell im Recruiting deutlich an Stellenwert gewinnen wird und dabei ist Indeed der Marktteilnehmer, der den größten Einfluss hat. Dadurch, dass Unternehmen immer häufiger Methoden und Tools aus dem Bereich Recruiting Analytics nutzen, können Sie die Leistung von Kanälen besser einschätzen und wollen dem entsprechend auch nur für Leistung zahlen. Die Zeit von post-and-pray wird bald vorbei sein.

Pay-for-Performance

Laufzeitbasierte Stellenanzeigen

·       Man zahlt für eine fest definierte Leistung – wenn keine Leistung erfolgt, dann entstehen keine Kosten

·       In Deutschland ist bisher das Cost-per-Click-Modell am weitesten verbreitet.

·       In Zukunft werden hier auch andere Modell wichtiger werden, wie Cost-per-Candidate oder Cost-per-Hiring.

·       Man zahlt pro Zeitintervall, unabhängig von der tatsächlichen Leistung

·       In Deutschland werden monatliche Intervalle am häufigsten genutzt.

 

Daneben gibt es natürlich noch viele weitere interessanten HR-Startups und andere Technologie Firmen, die den Recruiting Markt weiter prägen werden. Hier zum Abschluss noch ein paar Tipps, wo man eine gute Auswahl solcher Firmen finden und kennenlernen kann und innerhalb eines Tages einen guten Überblick über aktuelle Trends und Entwicklungen bekommen kann.

  1. Zukunft Personal Europe: Einmal jährlich findet diese Messe in Köln statt und dort gibt es seit wenigen Jahren ein eigenes Areal, welches voller HR-Startups ist.
  2. HR TEC Night: Die HR Tec Night tourt das komplette Jahr durch Deutschland und ist ein explizit niedrigschwelliges Angebot, bei dem man sehr günstig 2-3 Referenten zu einem spezialisierten Thema anhören kann aus dem HR Tech Umfeld.
  3. HR Tech Europe: Jedes Jahr an einem anderen europäischen Standort findet die HR Tech Europe statt – in diesem Jahr in Berlin. Hier findet man das Who-is-Who der europäischen HR Tech Szene inklusive vieler interessanten HR-Startups, die jetzt oder zukünftig auch in den deutschen Markt expandieren werden.

Halten Sie die Augen offen nach neuen Ideen von interessanten Unternehmen, denn die Ideen von heute sind die Veränderungen von morgen.

8 leichtgewichtige Projektmanagement Instrumente und Methoden

Menschen stehen vor einem Bord miit Grafiken aus dem Projektmanagement

Menschen stehen vor einem Bord miit Grafiken aus dem Projektmanagement

Gantt-Charts, Meilensteine, Projektstrukturpläne, Statusberichte und Ist-Soll-Analysen sind nur einige von vielen Werkzeugen, die regelmäßig Einsatz in Projekten erfahren. In diesem Blogartikel möchte ich dir acht Projektmanagement Instrumente und Methoden aus unterschiedlichsten Bereichen des Projektmanagements vorstellen. Diese Werkzeuge sind nicht unbedingt dem Mainstream zuzuordnen, können aber gleichwohl sehr hilfreich für deine Projektarbeit sein.

1.      Projektmanagement Instrument: Stacey Matrix

Zu Beginn eines jeden Projektes stellt sich die Frage der Vorgehensweise. Sollte das Vorhaben eher agil, oder klassisch oder doch mithilfe eines hybriden Mix durchgeführt werden? Die von Ralph D. Stacey erfundene Matrix schafft bei dieser Entscheidungsfindung Transparenz für Projektmanager und hilft, die passende Herangehensweise zu finden.

Darstellung des Projektmanagement Instruments: Stacy-Matrix

Die Stacey Matrix gleicht einem kartesischen Koordinatensystem. Auf der y-Achse wird die Klarheit des Projektgegenstandes beschrieben auf der x-Achse die Gewissheit hinsichtlich der anzuwendenden Projektmethodik. Wenn du nun versuchst dein Projekt oder die wichtigsten Aufgaben deines Vorhabens in diese Matrix einzuordnen, kannst du daraus die erfolgversprechendste Projektmethodik ableiten. Hierzu ein Beispiel: Ordnest du dein Projekt im Bereich links unten ein, solltest du die Aufgabe mit den gängigen, klassischen Werkzeugen des Projektmanagements meistern können. Es handelt sich um ein kompliziertes Projekt. Solltest du dein Projekt im Bereich der Komplexitätszone platzieren, bedeutet dies, dass dein Projekt weder vollständig planbar ist und sich die Anforderungen im Laufe des Projektes ändern können. In diesem Falle solltest du agile Frameworks wie Scrum den klassischen, sequenziellen Projektmanagement-Vorgehen vorziehen. Befindet sich dein Projekt im chaotischen Bereich, wirst du es schwer haben, das Projekt erfolgreich abschließen zu können. Nutze Methoden wie Design Thinking, um mehr Klarheit zu erhalten und das Projekt in den komplexen Bereich „zu ziehen“.

2.      Projektmanagement Instrument: Context Map

Ein weiteres hilfreiches Tool für den Projektbeginn ist die Context Map. Diese Alternative zur klassischen Umfeldanalyse ist intuitiv verständlich, fördert den Austausch im Team und hilft Risiken und Schwachstellen im Projekt schnell zu erkennen. Die Context Map ist ein Instrument aus dem Bereich Graphic Facilitation. Es erlaubt dir Input-Faktoren, Rahmenbedingungen und Trends jedweder Art zu dokumentieren. Dies können Kundenwünsche, Technologien, Unsicherheiten, Wettbewerber, Gesetze und Regularien, Umwelteinflüsse und vieles mehr sein.

Darstellung des Projektmanagement Instruments: Context MapIch empfehle dir die Context Map im Team zu erstellen, da unterschiedliche Blickwinkel und Erfahrungswerte helfen den Kontext klarer zu definieren. Zudem erzielst du während der Ausarbeitung ein gemeinsames Verständnis im Team. Du kannst die Context Map ganz einfach selbst erstellen, indem du sechs Flipcharts mit den Themenbereichen:

  • Mein Projekt,
  • Umfeldfaktoren,
  • Trends,
  • Kundenwünsche,
  • Unsicherheiten und
  • Technologie

anfertigst.  Diese kannst du dann um das zentrale Projekt platzieren und erhälst so einen schnellen und umfangreichen Überblick hinsichtlich des Kontextes deines Projektes. Alternativ kannst du aber auch die Templates von Bernhard Schloss oder von „Design a better Business“ benutzen und diese mit deinen Inhalten befüllen.

3.     Projektmanagement Instrument: Role Model Canvas

Ein eindeutige Rollenklärung ist für ein erfolgreiches Teamwork essenziell. Mithilfe des Role Model Canvas können Rollen im Projekt einfach definiert und überprüft werden. Das Werkzeug aus dem Bereich Graphic Facilitation ist intuitiv verständlich und fördert den Austausch im Team ohne großen organisatorischen Aufwand. Zusätzlich ermöglicht es Schnittstellen und Beziehungen zwischen Rollen transparent zu machen und somit den Projektbeteiligten die Kommunikationswege im Projekt aufzuzeigen.

Darstellung des Projektmanagement Instruments: Role Model Canvas

Die Handhabung ist simpel: Drucke pro zu definierender Rolle ein Rollen-Canvas (am besten im Format A0 aus) und hänge es auf. (). Versorge die Teilnehmer deines Workshops mit Haftnotizen und Zetteln und beginne das Canvas sukzessive mit deinen Inhalten zu füllen. Mit welchem Feld du beginnst, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer ihren Input liefern. Nach dem initialen Anbringen der Zettel, wird das Ergebnis vor dem Board Feld für Feld diskutiert. Hierbei kann das Team selbstverständlich neue Zettel anbringen oder obsolete entfernen. Nach kurzer Zeit wrist du ein gemeinsames Rollenverständnis im Team erzielt haben. Du kannst das Role Model Canvas übrigens kostenfrei auf der Webseite von Visual Braindump herunterladen.

4.      Projektmanagement Instrument: Liberating Structures

Wer kennt sie nicht – endlose und ineffektive Meetings. Gerade in Projekten hetzen die Beteiligten oft von einer Besprechung in die Nächste. Allerdings sind die Ergebnisse dieser Meetings häufig wenig zielführend und energieraubend. Dabei wünschen sich die Projektmitarbeiter häufig mehr gegenseitiges Verständnis, engere Zusammenarbeit sowie mehr Verbundenheit und gegenseitige Unterstützung. Nur eben nicht so. Wenn du die üblichen Meeting-Muster bestehend aus klarer Agenda und vorgegebener Struktur einmal durchbrechen möchtest, empfehle ich dir die Liberating Structures. Liberating Structures ist eine Sammlung von ca. 33 Instrumenten, die miteinander verbunden werden können, um komplexe Probleme mithilfe von Gruppenintelligenz zu lösen. „Liberating“ steht im Deutschen für „befreiend“ und genau das sollen diese leichtgewichtigen kleinen Tools auch sein. Sie sollen Einschränkungen wie, z.B.: Hierarchiedenken eliminieren. Um dir ein Gefühl für diese einfachen Werkzeuge zu geben, möchte ich dir kurz „1-2-4-all“ vorstellen:

  1. Im ersten Schritt bringt jeder Teilnehmer seine Gedanken zu Papier.
  2. Dann teilt er seine Gedanken mit einem Partner. Anschließend wählt das Paar die besten Ideen aus und verfeinert diese.
  3. In einer weiteren Runde wird das Paar zur Vierergruppe und das Prozedere wiederholt sich.
  4. Im letzten Schritt stellt dann die Vierergruppe Ihre präferierte Idee dem restlichen Team vor.

Probier es aus und lass dich auf der Webseite https://www.liberatingstructures.de inspirieren.

5.      Projektmanagement Instrument: Gut – Schlecht – Behalten

Das klassische Lessons Learned ausschließlich am Ende eines Projektes hat langsam aber sicher ausgedient. Immer mehr Projektleiter sehen den Sinn von regelmäßigen Reflexionen im Projekt. Denn: Gemeinsames Lernen des Teams ist wichtig. Ebenso wie ein stetiger Austausch zu Dingen, die in der jüngeren Vergangenheit liefen, um als Team daraus seine Lehren zu ziehen. Eine einfache Methode, diese Ereignisse zu visualisieren ist die Gut-Schlecht-Behalten-Technik. Ziel dieser Methode ist es, Ereignisse, Prozesse, Fehler und Erfahrungen jeglicher Art in die drei zuvor genannten Kategorien einzuteilen.

Darstellung des Projektmanagement Instruments: Gut-Schlecht-Behalten

Bilde kleine Gruppen und lasse diese auf vorgefertigten Flipcharts oder Whiteboards Dinge notieren, die gut liefen, schlecht liefen und die beibehalten werden sollten. Anschließend clustern die Teilnehmer die Ergebnisse und präsentieren diese. Nach Abschluss aller Präsentationen kann die Gruppe gemeinsam Handlungen für die Zukunft ableiten. Du kannst diese Kategorisierung auch zeitlich durchführen. Dies hilft gerade bei längeren Zeiträumen Entwicklungen sichtbar machen (in der Illustration nahmen die schlechten Aspekte über den Zeitverlauf ab).

6.      Projektmanagement Instrument: Aus Rot mach Grün

Auch im Bereich des Projektcontrollings hätte ich eine eher unkonventionelle Methode für dich. Das simple Konzept der „aus Rot mach Grün“-Methode beruht darauf, Arbeitspakete mit Farben zu visualisieren. Zu Beginn einer Iteration oder eines Meilensteines werden alle Arbeitspakete eines Teams in Form von rot markierten Feldern in einer Matrix dargestellt.

Darstellung des Projektmanagement Instruments: Rot-Grün-Methode

Zum wöchentlichen JourFixe Meeting, werden erledigte Arbeitspakete grün markiert und dem Team präsentiert. Das Ziel ist es, zum Ende einer Iteration alle Felder grün zu bekommen. Das Schöne an dieser Methode ist, dass die Visualisierung mit den Farben rot und grün einen Wettkampf unter den Teams entfacht. Besonders dann, wenn man zum Abschluss einer Iteration ein Meeting mit dem Kunden macht, bei dem sich nur die Teams äußern müssen, die nicht alle Kacheln grün geschalten haben. Aber du musst beim Einsatz einer solchen Methode auch vorsichtig sein. Denn nur wenige Organisationen können einen roten Status aushalten, ohne das sämtliche Eskalationsmechanismen losgetreten werden.

7.      Projektmanagement Instrument: Delegation Poker

Richtige Delegation und das damit verbundene Vertrauen ist entscheidender Erfolgsfaktor bei der Führung von Projektteams. Um sich das Thema Delegation spielerisch in einer Gruppe zu erarbeiten hat Jürgen Appelo das Spiel Delegation Poker entwickelt. Das Spiel hat drei primäre Lernziele:

  1. Delegation ist keine binäre Entscheidung. Das bedeutet, dass es beim Delegieren oft mehr Zustände als „Ich mache es“ oder „Du machst es“ gibt.
  2. Delegation ist ein schrittweiser Prozess. Dies bedeutet, dass einem Mitarbeiter sukzessive mehr Verantwortung übertragen werden kann.
  3. Delegation ist situationsabhängig. Es muss immer der Kontext in Erwägung gezogen werden. Alles zu delegieren, kann auch über das Ziel hinausschießen.

Hierzu hat Appelo sieben Stufen der Delegation auf Karten symbolisiert. Die einzelnen Stufen lauten wie folgt:

  • Stufe 1: Der Chef trifft Entscheidungen alleine und weist die Mitarbeiter an.
  • Stufe 2: Der Chef verkauft seine Entscheidung. Das heißt, er trifft die Entscheidung, versucht aber sein Team von der Korrektheit der Entscheidung zu überzeugen.
  • Stufe 3: Auch hier entscheidet der Chef. Er holt sich aber die Meinung des Teams ein.
  • Stufe 4: Hier treffen Chef und Team gemeinsam die Entscheidung.
  • Stufe 5: Der Chef wirkt als Berater. Das Team aber trifft die Entscheidung.
  • Stufe 6: Der Chef wird informiert, nachdem das Team die Entscheidung getroffen hat.
  • Stufe 7: Der Chef delegiert vollständig und wird auch nicht aktiv über das Ergebnis informiert.

Wenn du das Spiel durchführst, erhält jeder Teilnehmer ein Kartenset mit den oben beschriebenen 7 Karten. Nachdem ein Teilnehmer ein Arbeitspaket vorgestellt hat, wählen die Teilnehmer aus ihrem Kartenstapel die ihnen als adäquat erscheinende Delegationsstufe für diese Aufgabe und legen diese umgedreht vor sich auf den Tisch. Wenn alle Teilnehmer gewählt haben, werden die Karten gleichzeitig umgedreht. Sollte eine einhellige Meinung bzgl. der Delegationsstufe vorherrschen, wird dieses Arbeitspaket oder Aufgabe mit diesem Delegationslevel umgesetzt. Sollte eine große Diskrepanz in der Gruppe herrschen, erklären die Teilnehmer mit dem höchsten und niedrigsten Delegationswert, weshalb sie diesen gewählt haben. Anschließend wird das Prozedere so lange wiederholt, bis sich die Teilnehmer annähern und ein Konsens in der Gruppe erzielt wird.

8.      Projektmanagement Instrument: Werkzeuge für das Projektmarketing

Auch bei der Auswahl der besten Instrumente für das Projektmarketing kannst du ein einfaches Schema anwenden. Ordne die Werkzeuge nach Ihrer Reichweite, Ihrer Wirkung, Ihrem Einbindungsgrad und dem Aufwand, der mit der Durchführung der Maßnahme verbunden ist. Um dir dies zu veranschaulichen, habe ich einmal die beiden Marketing-Instrumente Workshop und Newsletter gegenübergestellt.

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Während der Newsletter eine deutlich größere Reichweite aufweist und ohne großen Aufwand zu erstellen ist, hat der Workshop seine Stärken bei der Wirkung und dem Einbindungsgrad. Nutze dieses einfache Diagramm, um deine Projektmarketingstrategie zu überprüfen und diese stakeholder-gerecht zu gestalten.

Du siehst, es gibt nicht nur die schwergewichtigen, komplizierten Tools und Werkzeuge, sondern auch einfache und leicht anzuwendende Instrumente, die du in deinem aktuellen oder neuen Projekt einmal ausprobieren solltest.

Formation et LMS : comment choisir le bon logiciel ?

LMS formation

LMS formation

La digitalisation de la formation commencée il y a plus de 20 ans est désormais devenue incontournable avec la rapidité des changements auxquels les entreprises doivent faire face. Les connaissances et compétences ne peuvent plus être seulement absorbées par les formations présentielles classiques, mais nécessitent de pouvoir disposer d’outils spécifiques. Les logiciels de Learning Management System permettent à la fois de gérer les différentes offres de formation, de diffuser des contenus, de suivre les courbes d’apprentissage et offrent bien d’autres fonctionnalités au service des professionnels de la formation et des apprenants.

Mais si ces outils de learning management sont devenus indispensables aux entreprises, les critères sur lesquels elles peuvent s’appuyer pour choisir leur solution LMS ne sont pas toujours évidents.

Nous vous donnons dans cet article les éléments clés afin de faciliter votre choix de plateforme de formation en ligne, en insistant sur cinq critères qui nous paraissent décisifs.

À quels besoins répond un LMS ?

Un LMS répond à la fois à des besoins des entreprises, des responsables de la formation mais aussi des apprenants afin de rendre l’expérience formation plus fluide sur l’ensemble du parcours.

En effet, ces systèmes permettent de gérer la montée en puissance de l’offre de formation de manière homogène et réactive. Ils offrent un suivi de la performance et du parcours de chaque utilisateur (employé, collaborateur, permanent ou non). Ils permettent en outre de former rapidement beaucoup de monde à un coût faible par apprenant.

Pour les employés, c’est la possibilité de ne plus avoir à attendre l’accord de son manager pour définir des dates parfois si lointaines qu’elles retirent l’intérêt même de cette formation. Un LMS permet d’accéder n’importe quand, n’importe où, à un contenu très large, et offre ainsi aux salariés la possibilité de construire leur parcours de formation et leur parcours professionnel en toute autonomie, en fonction de leurs besoins.

En effet, les postes et les intitulés voient leurs frontières s’élargir par une nécessité de polyvalence et d’adaptabilité aux évolutions des missions, et nécessitent de former les employés en temps réel.

5 critères essentiels dans le choix d’un LMS

LMS formation

1. Les fonctionnalités

Les fonctionnalités d’un LMS sont nombreuses ; voici les plus importantes à prendre en compte au moment de choisir votre solution LMS.

  • Gestion : ces fonctionnalités vont permettre de gérer à la fois les cours, les inscriptions à ces derniers, ainsi que les différents rôles dans l’outil (enseignant ou apprenant).
  • Diffusion et création des contenus : permet de diffuser plusieurs contenus, d’interagir avec ceux-ci en fonction des rôles, et de les afficher sur des supports variés (ordinateur, tablette, smartphone) ; permet également de créer des contenus originaux pouvant prendre la forme de parcours de formation organisés, d’évaluations de type QCM ou bien de cours avec importation et création de document.
  • Personnalisation : chaque apprenant doit pouvoir disposer de son espace personnel, d’un suivi de ses activités avec reporting et agenda, et d’une personnalisation de son espace.
  • Outils de communication : ils permettent d’animer le LMS et d’assurer un lien avec les apprenants, ce qui amène de nombreux LMS à adopter les mêmes outils que les réseaux sociaux et plateformes collaboratives.
  • Reporting : les LMS doit son succès à sa capacité de mobilisation des apprenants. Le système doit donc permettre de connaître rapidement le nombre d’apprenants, leur progression, leur taux de satisfaction, le pourcentage de formations suivies jusqu’au bout…

2. La taille de l’entreprise

Une PME devra s’orienter vers des solutions qui facilitent au maximum le travail du responsable du LMS car celui-ci sera souvent le responsable formation. Il est préférable de sélectionner des systèmes reprenant les standards du marché comme les contenus de type SCORM, ainsi que le mode cloud qui simplifie la mise en place. Un outil comme TalentLMS est un bon exemple d’un tel logiciel.

Une entreprise de taille intermédiaire aura le choix entre l’hébergement en interne de la solution ou celui d’un mode cloud. Ses ressources lui permettront de travailler plus finement sur les aspects graphiques et l’intégration de solution aux outils de formation existants pour les centraliser.

Une grande entreprise doit aborder le choix d’un LMS comme un projet informatique majeur avec une équipe dédiée. Elle devra en outre gérer les problématiques de reprise de l’outil existant et d’interface avec le SIRH, rendre les contenus disponibles en plusieurs langues, et garantir la sauvegarde et protection des données. Ce projet devient souvent le fer de lance de la transformation digitale de l’entreprise avec un soutien fort de la direction, mais également des hautes exigences de réussite. Seuls les LMS ayant des expériences réussies avec d’autres grandes entreprises ou groupes seront susceptibles de pouvoir répondre à ces attentes.

3. Les modes d’utilisation

Les modes de travail ont fortement évolué : les moyens d’accéder à la formation, les lieux et les supports sont désormais d’une grande diversité.

Lorsque l’on parlait de formation en ligne il y a quelques années, on s’imaginait les salariés suivant les cours à leur poste de travail pendant leur pause, ou bien lors d’heures de formation prévues avec leur manager.

Ce temps est révolu et de plus de plus de salariés suivent ces formations de chez eux, que ce soit en dehors des heures de travail ou en télétravail, ce dernière pratique étant de plus en plus courante.

La véritable révolution est l’usage du mobile comme appareil à tout faire. Il suffit de voir que 64 % des Français surfent depuis leur mobile pour comprendre cette révolution et la prendre en compte lors du choix de votre LMS. Si vous avez un nombre important de salariés en télétravail, jeunes ou avec des temps de transport importants, la compatibilité de votre LMS avec un usage par mobile est importante et votre LMS devrait être conçu dès le départ comme “mobile friendly”.

Il peut ainsi être intéressant d’avoir un LMS permettant les consultations hors ligne après téléchargement, une orientation ludique en responsive design des contenus et un chargement en ligne rapide avec une navigation fluide.

4. Les langues

Ce point est d’autant plus important si votre entreprise est implantée à l’international afin de permettre le plus large accès aux apprenants sans discrimination par rapport à la langue. Le choix de votre LMS sera alors fortement influencé par ses capacités en formations multilingues avec une interface disponible dans plusieurs langues.

Vous aurez certainement intérêt à préférer une solution dans le cloud plutôt qu’un hébergement sur vos propres serveurs pour des raisons de disponibilité et de capacité à gérer des interfaces multiples et des problèmes de sécurité.

Qui dit multilingue dit aussi multiculturel avec un travail sur les contenus corporate afin de ne pas utiliser des images pouvant être mal perçues dans certains pays. Ce souci de compréhension doit aussi s’appliquer aux principes de navigation comme au choix des boutons de navigation et pictogrammes.

Enfin vous pouvez vérifier si le LMS affiche par défaut une langue en fonction de la géolocalisation de l’apprenant, ce qui peut faciliter son accès tout en s’assurant que le changement de langue reste aisé.

5. Le budget

Calculer le budget de la mise en place d’un LMS et de son exploitation sur plusieurs années demande une bonne appréciation de l’ensemble des coûts à chaque étape.

Parmi tous les LMS disponibles, vous allez trouver des outils gratuits avec des versions basiques, des outils payants aux fonctionnalités avancées, d’autres avec une licence à vie ou mensuelle, ou encore proposant une facturation en fonction du nombre d’apprenants pour les solutions dans le cloud. Vous devrez estimer le budget nécessaire pour votre propre LMS, assurer sa maintenance, ainsi que son approvisionnement en nouveaux contenus.

  • Si votre LMS est hébergé dans votre entreprise :

Le choix d’héberger son LMS dépend, d’une part, de vos ressources internes en informatique, mais aussi du coût des serveurs dédiés, des équipes qui devront assurer le back office et les mises à jour, ainsi que les interfaces avec votre SIRH.

Vous aurez alors le choix entre un outil en open source avec tous les aléas de la gratuité apparente, ou de prendre une licence et disposer ainsi d’une garantie de suivi, de maintenance et de support professionnel.

Cette licence peut être à durée limitée ou illimitée. Le premier choix sera réservé aux entreprises qui sont certaines de maintenir le même LMS durant plusieurs années, alors que le second permettra une plus grande souplesse et une capacité d’adaptation en fonction de la progression du nombre d’apprenants.

  • Si votre LMS est dans le cloud :

Une fois la phase de déploiement passée, vous pourrez choisir différentes options pour avoir accès à votre plateforme.

Vous pourrez opter pour une tarification basée sur le coût par apprenant et souvent par paliers de nombres d’utilisateurs avec des tarifs dégressifs.

Les droits par utilisateur de la solution dans le cloud peuvent sembler élevés, mais ils sont aussi le prix de la tranquillité, de la disponibilité et du support lors de problème. Il faut être vigilant sur la définition de ce qu’est un utilisateur pour votre fournisseur, en particulier s’il fait une différence entre utilisateur enregistré et utilisateur actif.

Il existe aussi la tarification basée sur le coût d’utilisation. Le budget mensuel dépend alors des inscriptions et du suivi des cours, ce qui le rend plus juste, mais aussi plus difficile à évaluer et donc parfois moins intéressant si son utilisation s’annonce importante.

Dans tous les cas, lors des comparaisons entre les offres, vous devrez exiger la plus grande lisibilité sur leur grille tarifaire, avec une définition des termes employés, l’ensemble des coûts dans la durée du projet. Stipuler contractuellement à ne pas avoir à supporter des coûts cachés.

Les clés du succès des LMS

LMS formation

Le LMS répond au besoin d’autonomie des salariés, en particulier des plus jeunes, et à celui de pouvoir se former où ils le désirent et quand ils le veulent. Les formations présentielles ont bien entendu des avantages mais sont compliquées à organiser et demandent du temps ; il est tellement plus facile de sortir son mobile sur le trajet du travail.

À l’heure où les entreprises sont en permanence amenées à s’adapter, les salariés doivent acquérir de nouvelles compétences, et la formation en ligne à l’aide d’un LMS répond particulièrement bien à la nécessité d’acquisition rapide de soft skills. Vous pouvez bien entendu proposer des programmes spécifiques au leadership ou à la collaboration, mais ce qui est intéressant dans le LMS, c’est que l’outil par lui-même permet aux salariés qui l’utilisent de développer de nouvelles compétences. Ils doivent parfois utiliser les outils de partage et de collaboration afin de suivre leur parcours de formation ; celui-ci peut être évalué par leur manager pour mesurer l’acquisition de nouvelles soft skills.

Les LMS peuvent apporter de nouvelles approches de la formation : gamification,  puissance de la vidéo ou du virtuel, couplés à des questionnaires dynamiques afin de créer une expérience immersive. On améliore ainsi largement le suivi des formations et l’engagement des salariés.

Enfin, les LMS proposent des badges ou la reconnaissance des acquis par certification. Cela  permet aux salariés de construire un portefeuille de compétences validées qu’ils peuvent utiliser dans leur parcours professionnel, pour prétendre à un nouveau poste ou de nouvelles missions.

La formation à portée de main

Les LMS constituent une révolution douce et digitale de la formation car ils sont faciles à utiliser, personnalisables, attractifs et accessibles.

Ce sont des outils puissants pour les salariés à qui ils permettent de suivre des formations en fonction de leurs centres d’intérêt et de leur disponibilité, ainsi que d’accéder à de nombreux contenus et de gérer leur parcours à l’aide d’un tableau de bord personnel. Les LMS sont des outils essentiels et efficaces pour évoluer, se réinventer et s’adapter.

L’expérience positive de l’apprenant qui utilise un LMS renforce l’expérience salarié et améliore sa productivité comme son engagement.

Le choix du LMS devra correspondre à la taille de l’entreprise, à son implantation (locale ou à l’étranger), et bien entendu à son budget afin de lui offrir les plus grandes chances de réussite. Comme nous l’avons vu, les LMS se sont pas réservés aux grandes entreprises, à condition de bien identifier ses objectifs d’utilisation prioritaires.

À PROPOS DE L’AUTEUR

 

 

 

 

 

Vincent Berthelot a été enseignant associé au CELSA dans les Masters RH à l’ESG, responsable formation, puis chargé des relations sociales dans un grand groupe français. Auteur de divers ouvrages, il est actuellement responsable de la veille stratégique à l’Observatoire des réseaux sociaux d’entreprise et intervenant auprès des entreprises dans les domaines du management, de l’expérience salarié et de la performance sociale. Retrouvez-le sur LinkedIn et sur Twitter : @VinceBerthelot

Die 3 Geheimnisse von Führungskräften, die ihre Mitarbeiter motivieren können

Mitarbeiter motivieren

Mitarbeiter motivieren

Das Thema Wohlbefinden am Arbeitsplatz ist ein weites Feld und die berufliche Motivation gehört zweifelsohne zu den wichtigsten Aspekten. Entsprechend viele Manager und Führungskräfte stehen immer wieder vor genau dieser Frage: Wie motiviere ich Mitarbeiter? So einfach die Frage auch scheint, so kompliziert ist die Antwort. Es gibt eine Menge Theorien zu dem Thema, aber wie können Führungspersonen in der Praxis ihre Mitarbeiter motivieren, damit sie auch gute Leistungen erbringen? Auch wenn man kein Team zu leiten hat, bleibt das Problem im Grunde dasselbe: Wie motiviere ich mich selbst, als mein eigener Chef? In diesem Artikel stelle ich drei Geheimnisse von Führungskräften vor, die bei der Mitarbeitermotivation Erfolg haben.

Die Selbstbestimmungstheorie und ihre Bedeutung für die Mitarbeitermotivation

Seit Jahrzehnten gehört das Thema Motivation zu den wichtigen Forschungsgebieten in Psychologie, Soziologie, Wirtschaftswissenschaften, Betriebswesen und anderen Fachbereichen. Dabei sind zahlreiche Theorien entstanden und besonders die Selbstbestimmungstheorie der amerikanischen Psychologieprofessoren Edward L. Deci und Richard M. Ryan hat sich einen Namen gemacht. Dieser Theorie zufolge hängt die Motivation eines Individuums stark vom Grad seiner Selbstbestimmung ab. Eine selbstbestimmte Motivation hat außerdem weitere positive Auswirkungen auf die Person, beispielsweise auf ihr Wohlbefinden, Engagement, Leistung und mehr. Wer selbstbestimmt motiviert ist, fühlt sich frei in seinen Entscheidung, während Personen mit „kontrollierter“ Motivation das eigene Verhalten als Ergebnis von äußerem Druck wahrnehmen.

Man kann sich also denken, wie stark es sich auf die Mitarbeitermotivation auswirkt, wie Menschen Ziele erreichen und auf Ergebnisse hinarbeiten: Fühlen sie sich bei ihren (privaten wie beruflichen) Projekten frei oder fühlen sie sich von anderen eingeschränkt?

Die Selbstbestimmungstheorie geht von drei Haupt-Motivationstypen aus, die stufenweise betrachtet werden können:

Berufliche Amotivation

Amotivation ist der völlige Mangel an Motivation. Warum gilt sie also als Typ der Motivation? Die Amotivation betrifft alle automatischen Verhaltensweisen und Gewohnheiten, mit denen Menschen eine Aufgabe bearbeiten. Sie ist quasi die Nulllinie, wenn es darum geht, wie nützlich jemand eine Aufgabe findet oder wie groß sein Interesse an ihrer Durchführung ist. Das ist das klassische Beispiel eines Angestellten, der roboterhaft die ihm zugeteilten Aufträge ausführt und dabei glaubt, seine Bemühungen seien nutzlos und er würde die gesetzten Ziele nie erreichen, da sie ohnehin viel zu hoch seien oder er nicht die nötigen Fähigkeiten besitzt. Amotivation kann schnell entstehen, wenn eine Mitarbeiter alle Kontrolle entzogen wird und er oder sie die Folgen des eigenen Handeln nicht mehr voraussehen kann.

Extrinsische berufliche Motivation

An dieser Stelle reden wir de facto von Zuckerbrot und Peitsche: Beides sind extrinsische Motivationsfaktoren. Diese Art Motivation kommt ins Spiel, wenn wir eine Aufgabe durchführen, weil wir etwas aus unserer Umgebung erhalten oder vermeiden möchten.

Das kann eine Belohnung sein oder etwas, das uns Befriedigung oder Anerkennung verschafft, wie eine Beförderung, ein sozialer Status oder eine gute Note in der Schule. Aber auch das Vermeiden von Strafen, Sanktionen oder Zurechtweisungen ist eine extrinsische Motivation.

Wenn du beispielsweise

  • mit Hochdruck daran arbeitest, eine wichtige Angelegenheit vor Ablauf der Frist abzuschließen, weil dich bei Erreichen dieses Ziels ein Bonus erwartet, ist deine Motivation extrinsisch.
  • Wenn du langsamer fährst, weil auf der Autobahn ein fest installierter Blitzer angekündigt wurde, ist deine Motivation ebenso extrinsisch.

Intrinsische berufliche Motivation

Diese Art der Motivation geht mit dem höchsten Grad an Selbstbestimmung einher. Intrinsisch motivierte Personen erfüllen eine Aufgabe nur aus Freude an der Aufgabe selbst – freiwillig, ohne externen Druck und ohne, dass sie eine irgendwie geartete Belohnung erwarten können.

Meist ist es die intrinsische Motivation, die Sportler dazu bringt, beim Training zu „leiden“, Künstler sich stundenlang in die Vollendung eines Werks vertiefen lässt und Ehrenamtliche zur aktiven Arbeit in einer Vereinigung bringt. Allen ist ein Gefühl der Kontrolle über das, was sie tun, gemeinsam, und auch die Ergebnisse können sie beeinflussen. Sie nutzen ihre Fähigkeiten voll aus und sehen einen Sinn in ihrem Handeln.

Die drei Geheimnisse von Führungskräften, die wissen, wie man Mitarbeiter motiviert und welche Werkzeuge dabei helfen, basieren genau auf diesen drei Faktoren. Ihnen gemeinsam ist die Erfüllung dreier grundlegender Bedürfnisse im Unternehmen:

  • Das Bedürfnis nach Autonomie
  • Das Bedürfnis nach Kompetenz
  • Das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit

Mitarbeitermotivation durch Autonomie

Bei der Autonomie geht es kurz gesagt um das Bedürfnis, sich als Urheber des eigenen Handelns zu empfinden.

Warum ist das Bedürfnis nach Autonomie so wichtig dafür, wie man Mitarbeiter motiviert?

Führungskräfte, die die Autonomie ihrer Mitarbeiter fördern, zeigen ihnen damit auch Anerkennung für ihr Verantwortungsbewusstsein, ihre Kreativität und ihre Bedeutung für das Unternehmen. Diese drei Elemente basieren auf einem der Grundpfeiler aller privaten und professionellen Beziehungen: dem Vertrauen.

Wie erfüllt man das Bedürfnis nach Autonomie der Mitarbeiter?

Initiativen fördern

Mitarbeiter sind umso motivierter, ihre Aufgaben zu erfüllen, je stärker sie selbst die Initiative ergreifen können. Ihre Kreativität wird angeregt und sie nehmen sich selbst als bedeutend für die positive Entwicklung des Unternehmens wahr. Zu den größten Feinden der beruflichen Motivation gehört das Gefühl, ein Bauer auf dem Schachbrett zu sein.

Vertrauen stärken

Vertrauen hat eine fast magische Eigenschaft: Es vermehrt sich, wenn man es teilt. Wenn im Zentrum der Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern das Vertrauen steht, entsteht fast automatisch eine Aufwärtsspirale.

Fehler zulassen

Wenn Autonomie fehlt, liegt das manchmal nur daran, dass Mitarbeiter sich gehemmt fühlen. Eine Unternehmensführung, die auf immer perfekte Ergebnisse abzielt und jegliche Fehler bestraft, ist in Bezug auf die berufliche Motivation zum Scheitern verurteilt. Die Strategie kann zwar kurzfristig funktionieren, aber langfristig bietet sie keinerlei Vorteile. In seinem hervorragenden Buch „Les décisions absurdes: Comment les éviter“ (leider bisher nur auf Französisch erhältlich; zu Deutsch etwa: „Absurde Entscheidungen“) spricht Christian Morel in diesem Zusammenhang von der Nichtbestrafung unbeabsichtigter Fehler.

Mitarbeitermotivation durch Kompetenz

Das Bedürfnis nach eigener Kompetenz ist erfüllt, wenn Mitarbeiter sich befähigt fühlen, Aufgaben unterschiedlicher Schwierigkeitsgrade kompetent und zielsicher auszuführen.

Warum ist das Bedürfnis nach Kompetenz so wichtig dafür, wie man Mitarbeiter motiviert?

Indem Führungskräfte ihren Angestellten die Möglichkeit bieten, tatsächlich kompetent und eigenständig zu handeln, ermöglichen sie ihnen damit auch ein Flow-Erleben bei der Arbeit. Der Flow wurde ursprünglich vom ungarischen Psychologieprofessor Mihály Csíkszentmihályi beschrieben und bezeichnet das glückliche Gefühl, sich in eine Tätigkeit zu vertiefen und voll und ganz in ihr aufzugehen.

Wenn etwas für jemanden eine große persönliche Herausforderung darstellt und die Person gleichzeitig über alle nötigen Fähigkeiten für die Aufgabe verfügt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie bei der Erledigung der Aufgabe diesen optimalen mentalen Zustand erreicht.

Wie erfüllt man das Bedürfnis nach Kompetenz der Mitarbeiter?

Gib deinen Mitarbeitern Aufgaben, bei denen das Verhältnis zwischen der Schwierigkeit der Aufgabe sowie den für die Lösung vorhandenen Kompetenzen ausgewogen ist.

Wenn die Herausforderung für die Betreffenden zu groß ist, besteht das Risiko, dass sie sofort in eine Stresssituation geraten, nervös werden und dadurch jegliche Motivation verlieren.

Wenn die Herausforderung hingegen zu gering ist und nicht den wahren Fähigkeiten entspricht, werden sie sich wahrscheinlich langweilen – und auch dann ist die Motivation schnell gleich null.

Mitarbeitermotivation durch soziale Zugehörigkeit

Der Mensch hat das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit und danach, sich von anderen unterstützt und mit ihnen verbunden zu fühlen. Das gilt natürlich auch für Kollegen, Vorgesetzte und Untergebene.

Warum ist das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit so wichtig dafür, wie man Mitarbeiter motiviert?

Schon Aristoteles hat den Menschen als soziales Wesen bezeichnet. Wer den Zusammenhalt zwischen seinen Mitarbeitern stärkt, sorgt dafür, dass sie sich über ihre alltäglichen Aufgaben hinaus miteinander verbunden fühlen und einander vertrauen. Sie entwickeln einen gewissen Stolz darauf, einer Gruppe zuzugehören, mit der sie bestimmte Werte teilen.

So wie wir schon vor unserer Geburt mit unserer Mutter verbunden waren und von ihr genährt wurden, entwickelt sich diese grundlegende, primäre Bindung im Laufe unseres Lebens weiter und nimmt in unseren Verbindungen mit anderen neue Formen an. Die Beziehungen innerhalb eines Unternehmens bilden da keine Ausnahme. Auch sie nähren unsere sozialen Bedürfnisse.

Wie erfüllt man das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit?

Integrationsrichtlinien erstellen

Schon der Moment der Ankunft eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen spielt für die soziale Zugehörigkeit eine Rolle. Begleite den neuen Mitarbeiter während seiner ersten Wochen, sodass er sich nicht alleingelassen, sondern von anderen wahrgenommen und unterstützt fühlt. Nach und nach findet er so einen Platz im Unternehmen, der auch von anderen als sein Platz wahrgenommen wird. Das Gefühl, am richtigen Platz zu sein, ist für die eigene Lebenszufriedenheit von grundlegender Bedeutung.

Schaffe Übereinstimmung zwischen transportierten und gelebten Werten

Sich zu einem Unternehmen zugehörig zu fühlen bedeutet auch, dass wir mit ihm die Werte teilen, die uns selbst wichtig sind. Angestellte, deren eigene Werte mindestens teilweise mit denen des Unternehmens übereinstimmen, sind in der Arbeit für das Unternehmen gleich viel motivierter.

Dazu können Unternehmen beispielsweise beitragen, indem sie Mitarbeiter über soziale Netzwerke dazu einladen, mitzuteilen, hinter welchen Werten und Informationen sie stehen – am besten organisiert mit der passenden Software. Auch Intranet-Software kann nützlich sein, um alle Mitarbeiter zu Neuigkeiten und Werten, die sie betreffen, auf dem Laufenden zu halten.

Einer der größten Fehler, den Unternehmen begehen können, besteht darin, bestimmte Werte öffentlich zur Schau zu stellen, aber intern genau das Gegenteil zu tun. So etwas sorgt garantiert dafür, dass Motivation verloren geht oder die Angestellten sich sogar am Arbeitsplatz unwohl fühlen. Sie nehmen die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit wahr und verlieren das Vertrauen in ihr Unternehmen – und wie wir bereits gesehen haben, lässt sich Motivation ohne gegenseitiges Vertrauen nicht lange aufrechterhalten.

Interaktionen schaffen

Plane Info-Veranstaltungen, Momente des Austauschs und Events, die den Zusammenhalt stärken. So kannst du die Interaktion zwischen deinen Mitarbeitern zu fördern und ein Gefühl sozialer Zugehörigkeit zu schaffen. Nur durch regelmäßige Interaktionen auch abseits der eigentlichen Arbeitsaufgaben können sich stabile Bindungen zwischen den Mitarbeitern entwickeln. Die beinahe sprichwörtliche Plauderei an der Kaffeemaschine ist ein perfektes Beispiel für kleine, aber wichtige Augenblicke des Austauschs im Arbeitsalltag. Auch wenn man das Ganze nicht zu utilitaristisch angehen sollte, können auch Softwarelösungen zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit durchaus nützlich sein.

Auch wenn es von der Unternehmensleitung gefördert werden sollte, fällt die Schaffung eines Zusammengehörigkeitsgefühls natürlich auch in den Verantwortungsbereich der Mitarbeiter. Wer sich als Einzelgänger gibt und Interaktionen mit anderen vermeidet, wird länger brauchen, um sich im Team zu integrieren. Jede Beziehung ist schließlich wie ein Band, das auf beiden Seiten von Menschen gehalten wird. Jede Person ist für die eigene Seite verantwortlich – und nicht dafür, dass das Gegenüber seine nicht loslässt.

Mitarbeiter motivieren: Ein Fazit

Die Motivation im Beruf ist ein sehr vielfältiges Themenfeld, das schon unter den unterschiedlichsten Gesichtspunkten erforscht wurde. Seit der industriellen Revolution sind zahlreiche Theorien entstanden und Führungskräfte interessieren sich immer stärker für die Frage, wie sie Mitarbeiter motivieren können.

Die Selbstbestimmungstheorie von Deci und Ryan zeigt dabei, wie wichtig die Selbstbestimmung des Einzelnen für die Motivation ist: Wer über eine hohe Selbstbestimmung verfügt, die von internen Stimuli genährt wird (wie Autonomiegefühl, Mobilisierung von Fähigkeiten, sozialer Zugehörigkeit und der Erledigung sinnvoller Aufgaben), profitiert von intrinsischer Motivation. Wenn der Grad der Selbstbestimmung niedriger ist und von externen Stimuli geleitet wird (Belohnungen, Gehalt, Strafen oder Kritik), sprechen wir von extrinsischer Motivation. Wenn nahezu gar keine Selbstbestimmung vorhanden ist und Mitarbeiter nur noch wie ein Roboter „funktionieren“, wobei sie unter ständiger Kontrolle sind und keinen Sinn in ihren Aufgaben sehen („bullshit jobs“), kann ein Zustand der Amotivation eintreten.

Führungskräfte, die erfolgreich ihre Mitarbeiter motivieren, wissen um die Bedeutung der internen Motivation und tun alles, um die drei wichtigsten Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zu erfüllen:

  • Autonomie: Sich als Urheber des eigenen Handelns empfinden.
  • Kompetenz: Sich befähigt fühlen, Aufgaben unterschiedlicher Schwierigkeitsgrade kompetent und fähig auszuführen.
  • Soziale Zugehörigkeit: Sich von anderen unterstützt und mit ihnen verbunden fühlen.

Und du? Weißt du, warum du tust, was du tust? Woher gewinnst du deine berufliche Motivation? Wenn du selbst Führungskraft bist: Wie förderst du die Motivation deiner Mitarbeiter? Wenn du freiberuflich arbeitest: Wie motivierst du dich selbst im Alltag?

Erzähl es uns in den Kommentaren!


ZUM AUTOR

Christophe Peiffer ist leidenschaftlicher Unternehmer und in zahlreichen Gebieten bewandert: Seit 1997 Krankenpfleger in der Psychiatrie, seit 2009 professioneller Coach und seit 2011 Autor eines Blogs zu zwischenmenschlichen Beziehungen. Sein ungewöhnlicher Werdegang ermöglicht es ihm, heute andere dabei zu begleiten, ihr Leben (wieder) selbst in die Hand zu nehmen, insbesondere nach einem Burnout.

 

¿En qué se diferencian el CRM y el software de automatización de marketing?

automatización-de-marketing

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¿Sabías que el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es distinto al software de automatización de marketing?

A primera vista, ambos parecen lo mismo. Sin embargo, sus funciones son muy distintas.

Los responsables de marketing y ventas deben comprender la diferencia entre estos dos tipos de software para así poder seleccionar el más adecuado para sus equipos y mejorar los procesos empresariales.

Un sistema incorrecto puede ralentizar o degradar el embudo de una empresa y afectar a sus beneficios.

Veamos las diferencias que existen entre el CRM y el software de automatización de marketing (o marketing automation) para descubrir cuál de ellos es el que necesita tu empresa.

¿Cuáles son las principales diferencias entre el CRM y el software de automatización de marketing?

Una de las mayores diferencias entre estos dos tipos de software es su función.

El CRM está enfocado principalmente en las ventas, mientras que el software de automatización de marketing se centra, como su propio nombre indica, en el marketing.

El proveedor de software de automatización de marketing Marketo, líder del sector, describe este tipo de software como un sistema que “permite a las empresas racionalizar, automatizar y cuantificar las tareas y flujos de trabajo de marketing”.

Más abajo en el embudo de marketing, el proveedor líder de software de CRM Salesforce define este tipo de software como “una estrategia para gestionar todas las interacciones de la empresa con clientes actuales y potenciales”.

Un sistema CRM guarda información del cliente como direcciones, nombres o números de teléfonos y registra también sus interacciones con la empresa.

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Ejemplo de embudo de software de gestión de relaciones con los clientes
y automatización de marketing

Profundicemos un poco en las diferencias que existen entre el CRM y el software de automatización de marketing.

Software de automatización de marketing

Estos programas permiten realizar un seguimiento de las actividades del cliente potencial en la parte superior del embudo; sabrás, por ejemplo, cuándo visitan la página web, abren un correo electrónico, acceden al blog o cumplimentan un formulario.

Los técnicos de marketing suelen utilizar el software de automatización de marketing para planificar y seguir sus campañas, sobre todo aquellas realizadas por correo electrónico y las comunicaciones masivas dirigidas al cliente.

Ventajas del software de automatización de marketing

  • La capacidad de segmentar a los clientes potenciales en distintas listas de correo según sus anteriores interacciones con la empresa o según sus intereses y preferencias.
  • Funciones de lead nurturing (o creación de relaciones con clientes potenciales), que permiten enviar correos electrónicos en el preciso instante en que el cliente está más interesado en el producto o servicio. También puedes planificar una serie de correos electrónicos en campaña de goteo (también conocido como drip campaign) para que los clientes potenciales no se olviden de tu empresa.
  • Una vez finalizada la campaña, el sistema genera analíticas que permiten evaluar su éxito.

El software de automatización de marketing ayuda a convertir a los clientes potenciales en reales antes de que el equipo de ventas pase a la acción. Una vez que el cliente potencial ha descendido a la parte inferior del embudo para convertirse en una posible venta cualificada —y, en último término, en un cliente—, las empresas comienzan a seguir su actividad mediante un CRM.

Señales que indican que tu empresa necesita un software de automatización de marketing

  • La lista de clientes es demasiado grande como para gestionarla manualmente. ¿Tienes la suerte de tener una lista de correo electrónico con miles de contactos? ¡Eso es fantástico! ¿Pero cómo gestionas todos esos correos? Necesitas un software de automatización de marketing para asegurarte de que cada contacto pasa por las etapas correctas del embudo de marketing. Así conseguirás un buen cliente potencial para el equipo de ventas.
  • La lista de clientes es demasiado pequeña. Si tienes que conseguir más clientes potenciales para el equipo de ventas —y seamos francos: ¿qué técnico de marketing no querría generar más clientes?—, es fundamental que empieces a usar automatización de marketing para homogeneizar el alcance social.
  • Cuentas con un contenido excelente, pero no tienes forma de presentárselo a los clientes. ¿Quieres dar a conocer a tus clientes potenciales un blog fabuloso o una investigación impresionante? El software de automatización de marketing puede poner tu contenido ante los ojos del público adecuado mucho más rápido.

¿Estás listo para buscar la solución de automatización de marketing perfecta para tu pequeña empresa? Consulta en nuestro directorio Software para Automatización de marketing las mejores soluciones.

Software de gestión de relaciones con los clientes

Los CRM almacenan diferentes tipos de información sobre los clientes, como por ejemplo, el tiempo que un contacto lleva siendo cliente, historiales de compras pasadas, fechas y notas de conversaciones telefónicas con un contacto concreto o un registro de correos electrónicos enviados a los equipos de ventas y atención al cliente.

Según los últimos datos del Eurostat el 28% de las empresas españolas utilizan sistemas de CRM, solamente siendo superadas por Chipre y los Países Bajos.

Los equipos de ventas y atención al cliente emplean datos de CRM para optimizar las interacciones personales entre los clientes y la empresa y aumentar así las ventas y la satisfacción del cliente.

Ventajas del CRM

  • El personal de ventas puede consultar en qué parte del proceso se encuentra un cliente para facilitar el cierre de la venta.
  • La empresa puede ofrecer material promocional específico para fomentar y apoyar la venta y crear una buena relación con el cliente.
  • Cuando contactes con un cliente, sabrás exactamente quién es y cuál es su historial con la empresa. Así, la conversación será lo más personalizada y exitosa posible.
  • Muchos CRM también pueden sincronizarse con las redes sociales para extraer información de las interacciones. Así sabrás qué redes atraen más tráfico y qué dice la gente sobre tu empresa.
  • Los CRM pueden enviar notificaciones internas cuando haya una llamada programada o cuando un cliente deba renovar su cuenta. Incluso pueden avisar a los equipos de ventas o atención al cliente cuando se acerque el cumpleaños del cliente.

En pocas palabras, los sistemas CRM ayudan a asegurar las ventas, ya que permiten personalizar el proceso para cada cliente.

Señales que indican que tu empresa necesita un CRM

  • Reclamaciones por una atención al cliente inadecuada. Tus clientes han notificado interacciones poco agradables con el personal de ventas y atención al cliente. Un mal servicio al cliente puede acabar con una empresa.
  • Los clientes se pierden. Es difícil seguir la pista a los clientes si estos deben dirigirse a distintos departamentos durante el proceso. El CRM registra todas las interacciones para optimizar la experiencia del cliente.
  • La empresa ha crecido tanto que el sistema de seguimiento de clientes potenciales ya no sirve. Si tienes tantos clientes potenciales que no es viable gestionarlos con una hoja de cálculo, es hora de adquirir un CRM para almacenar sus datos.

¿Estás listo para buscar el CRM perfecto para tu pequeña empresa? Consulta en nuestro directorio Software para gestión de relaciones con los clientes el mejor CRM para tu empresa.

¿Tu pequeña empresa necesita soluciones independientes de CRM y automatización de marketing?

Si dudas entre adquirir un software de CRM, uno de automatización de marketing o los dos, estudia tu embudo de ventas para saber dónde se encuentran los principales desafíos. Esto te ayudará a tomar una decisión.

Las diferencias entre los sistemas CRM y de automatización de marketing son las que realmente aportan valor a los equipos.

Normalmente, las pequeñas empresas comienzan adoptando un CRM para optimizar la parte inferior de su embudo y cerrar más ventas. A medida que crecen e invierten en marketing, seleccionan una solución de automatización de marketing que pueda integrarse con su CRM.

La mayoría de soluciones de automatización de marketing permiten sincronizar los datos con el CRM, por lo que es posible acceder a todas las interacciones del cliente potencial desde una única solución.

Las empresas pueden sincronizar la información por ambas vías. Así, el equipo de marketing sabe lo que ocurre en el ámbito comercial y los equipos de ventas y atención al cliente conocen el historial de marketing de cada cliente actual o potencial.

Muchas empresas de CRM han desarrollado o adquirido software de automatización de marketing, así que existen varias opciones que integran ambas soluciones.

¿Buscas un software de gestión de relaciones con los clientes? Consulta la lista de los mejores software de gestión de relaciones con los clientes elaborada por Capterra.

Malgré les nouveaux outils de communication, améliorer la communication au travail reste un défi

améliorer la communication au travail

Lundi matin, le réveil sonne. Je me prépare, consulte mes e-mails, passe en revue mes comptes sur les réseaux sociaux (Twitter, Instagram et Facebook) et survole les infos.

9 h, j’arrive au bureau et allume mon ordinateur. Ding ! Ah, voilà déjà 3 nouveaux e-mails ! Le premier semble très urgent, comme le révèlent son objet et ses trois points d’exclamation. On dirait que mon chef attend ma réponse avec impatience… Je réponds donc à cette liste de diffusion de 20 personnes et lui envoie le rapport que j’ai préparé. Les deux autres e-mails ne semblent pas… Ding ! Ma tendre moitié m’envoie un message sur WhatsApp pour me demander de ramener des tablettes de lave-vaisselle ce soir. “Pas de problème”, lui dis-je, avant de retourner à mes e-mails. Ding ! “Sophie Dubois voudrait vous ajouter comme contact”. Je ne me souviens plus, qui était-ce encore… ? Allons voir son profil. Ah oui, elle travaille au contrôle clients. Parfait, j’accepte son invitation. Et maintenant, je vais pouvoir… Ding ! Une réponse de mon chef. Il voudrait davantage de détails sur le graphique en page 5. Je m’exécute rapidement.

améliorer la communication au travail

Avant de me replonger dans mes autres e-mails, je décide de faire une pause café. Blip ! Cette fois-ci, la notification vient de mon téléphone. C’est un message Twitter : quelqu’un a commenté ma publication. J’y jette un œil. Zut, au même moment, un rappel s’affiche à l’écran : “Appel avec Mélanie dans 15 minutes.” De retour à mon bureau avec mon café, mon téléphone vibre dans ma poche. Encore ! Ah, c’est mon ami Chris qui me propose sur Messenger d’aller boire une bière ce soir. Je lui envoie un pouce bleu. Ding ! Une, non, trois nouvelles publications dans notre canal Slack. La communication directe, c’est tellement pratique, il ne faut répondre qu’une seule fois ! Ding ! “N’oublie pas l’assouplissant !” “C’est noté !” C’est l’heure de la vidéoconférence avec Mélanie. J’ouvre Skype, qui lance une mise à jour. Zut. Heureusement, elle est plutôt rapide.

Mélanie, Mélanie… Je cherche dans mes contacts, mais impossible de la retrouver. Bon, elle utilise Google Hangouts, non ? Je vérifie l’invitation, il me reste encore 2 minutes. Raaah, ça m’énerve ! Ah, voilà : “vidéoconférence via Bluejeans”. Jamais entendu parler. Plus qu’une minute. Vite, je télécharge Bluejeans et je lance l’installation. Heureusement que j’ai les droits d’administrateur. Quel stress ! 5 minutes plus tard, tout est sous contrôle : je discute enfin avec Mélanie. Mais sans l’image, parce que je n’ai pas réussi à faire fonctionner la webcam dans un délai aussi court. Après 30 minutes de vidéoconférence sans vidéo, je jette un œil à mon smartphone : 10 likes pour ma publication Instagram de la veille. Pas mal ! Il est l’heure de la prochaine réunion, un appel Skype avec 4 collègues. Au moins, la webcam fonctionne.

Un monde à deux vitesses

La communication peut être synchrone ou asynchrone. Dans le premier cas, l’échange a lieu en direct, alors que dans le second cas, il se déroule en différé. On pourrait aussi décrire la communication asynchrone comme liée à la lecture/écriture, alors que la communication synchrone repose sur la vision/audition. Cela signifie que les e-mails et les services de messagerie (comme WhatsApp ou Telegram) figurent dans la catégorie des moyens de communication asynchrones, alors que le téléphone ou les vidéoconférences sont des canaux de communication synchrones.

“Il y a plus dans la vie que d’augmenter sa vitesse.” Gandhi

Aujourd’hui, nous avons cependant tendance à utiliser les moyens de communication asynchrones comme des canaux synchrones. Pour ce faire, on écrit par exemple “URGENT” dans l’en-tête d’un e-mail ou on pose une question à répétition sur WhatsApp pour obtenir une réponse. Dans les entreprises, la règle tacite devient presque la suivante : vitesse de réponse = degré d’appréciation de la personne. Chaque collaboratrice ou collaborateur se trouvera donc face à un dilemme à un moment ou à un autre : faut-il s’adapter à cette vitesse nouvelle ou ne rien changer à son comportement ?

Des e-mails en (sur)abondance

Le courrier électronique reste le moyen de communication préféré des Français. 1,4 milliard d’e-mails sont envoyés chaque jour en France, hors spams. Et pourtant, je n’ai jamais vu personne sauter de joie en recevant de nouveaux e-mails… probablement parce qu’ils sont souvent source de conflit ou de perte de temps. La principale raison, c’est que les e-mails ne contiennent aucune information non verbale, contrairement aux conversations personnelles. Les messages peuvent donc être mal interprétés. En d’autres termes, nous transmettons des informations à notre destinataire en supposant que nous avons été compris, mais nous sommes dans l’incapacité de le vérifier. D’ailleurs, il est souvent beaucoup plus facile de refuser quelque chose par e-mail que de dire “non” lors d’un face-à-face.

Voici quelques conseils pour traiter correctement vos e-mails et éviter l’avalanche :

  • Demandez-vous s’il est vraiment nécessaire d’inclure tous ces collègues la prochaine fois que vous créez une liste de diffusion. Après tout, pendant la pause de midi, vous ne parlez pas nécessairement à tout le monde.
  • Adoptez la même attitude qu’un manager du CAC 40 : lorsque vous recevez un e-mail pour lequel vous êtes en CC, répondez tout de suite “Pourquoi suis-je en CC ?” Vous verrez vite le nombre de vos CC diminuer.
  • À votre retour de vacances, supprimez tous vos courriers non lus (ou déplacez-les dans vos archives). Il est apparu que dans les 1 000 e-mails que vous avez reçus, seuls 4 ou 6 étaient importants. Et on vous les a renvoyés.

Le choix des outils

De nouveaux outils et logiciels de communication sortent tous les jours. Mais quels sont les meilleurs ? Comment trouver ceux qui vous conviennent ? Faut-il nécessairement faire la distinction entre les outils pour la sphère privée et la vie professionnelle ? Les solutions numériques fonctionnent-elles sur votre infrastructure, votre ordinateur ou votre téléphone ? Combien coûtent ces outils ? Vos collègues les utilisent-ils ? Ce sont des questions auxquelles il convient d’apporter une réponse quand on fait appel à une nouvelle app ou à un logiciel dans le cloud. Tout le monde s’accorde à dire que la technologie doit nous faciliter la vie. Mais il existe tellement de solutions qu’il est parfois très fastidieux de se frayer un chemin dans cette jungle d’outils…

améliorer la communication au travail

Prenons l’exemple des services de messagerie. Pratiquement tout le monde les utilise dans un cadre privé, que ce soit pour un rendez-vous rapide, une demande express ou comme canal d’informations. Dès lors, pourquoi ne pas les transposer à votre environnement professionnel ? Mais là encore, des questions reviennent à la charge :

  • Quels outils mes collègues utilisent-ils ? Si nous utilisons des solutions différentes, laquelle doit prévaloir ? Et qu’adviendra-t-il des anciennes applications déjà intégrées ?
  • Qu’en est-il de la protection des données ? Un élément non négligeable, surtout depuis fin mai 2018, date d’entrée en vigueur de la nouvelle réglementation européenne sur la protection des données. Une mise en garde a par exemple été lancée contre l’utilisation de WhatsApp au travail, car l’application essaie automatiquement d’accéder à tous vos contacts.
  • Quelle quantité de données et de batterie l’application consomme-t-elle ? Les services de messagerie sont gourmands en énergie, mais en plus, la synchronisation constante avec les serveurs peut également entraîner une consommation importante de données.

Slack et les autres

À l’heure actuelle, des outils tels que Slack, Microsoft Teams ou Google Hangouts sont sur toutes les lèvres. Ils s’engagent à apporter un peu de lumière dans l’obscurité, en somme, à offrir une alternative aux e-mails. À première vue, ces outils en ligne, qui allient communication synchrone et asynchrone, sont des systèmes de chat modernes. Mais ce n’est pas tout. Slack pourrait par exemple être décrit comme un centre de communication, au sein duquel tous les messages et informations intéressants sont triés par sujets, tâches ou équipes.

Les participants peuvent rechercher, commenter ou s’abonner à ces canaux ou domaines en fonction de leurs besoins. Slack organise tout de manière intelligente (en mettant notamment en évidence les sujets qui font l’objet de discussions intensives) pour aider à canaliser le flot d’informations. Il est encore possible de télécharger des fichiers ou d’intégrer des services comme Dropbox, Trello ou Twitter.

Certes, toutes ces évolutions semblent positives, mais ces outils vont-ils réellement améliorer la communication au travail et en dehors ? Honnêtement, je ne pense pas. Peut-être que certaines situations seront plus faciles à gérer. Ces outils mèneront peut-être à l’élimination du courrier électronique à long terme. Mais la communication restera malgré tout une épreuve de haute lutte dans notre vie professionnelle, outils de communication ou non.

L’article original a été écrit par Christian Botta et adapté pour le blog français de Capterra.

Wasserfall vs agil: Welche Projektmanagement-Methode sollten kleine Unternehmen wählen?

Frau zeigt agile Methoden an einem Bord

Frau zeigt agile Methoden an einem Bord

Was ist besser: traditionelles Wasserfall-Projektmanagement oder agile Methoden?

Die Debatte „Wasserfall vs agil“ ist alles andere als neu. Auch wenn „agil“ heute zum Buzzword geworden ist, müssen agile Vorgehensweisen nicht für jedes Projekt zwangsläufig das Richtige sein. Tatsächlich gibt es Projekte, deren Ergebnisse mit einer herkömmlichen Wasserfallstruktur sogar besser werden könnten.

Die richtige Frage lautet also: „Welche Methode sollte man für welches Projekt einsetzen?“, aber die Antwort ist gar nicht so einfach.

Einem PMI-Report zufolge werden in etwa 44 Prozent der Projekte lineare Ansätze verfolgt (wie das herkömmliche Wasserfall-Projektmanagement), in 30 Prozent agile Methoden und in 23 Prozent hybride Ansätze. Insgesamt lassen sich also mit beiden Methoden – und manchmal auch einer Kombination aus beidem – erfolgreich Projekte abschließen.

Projektmanager*innen stehen vor der Aufgabe, herauszufinden, welche Projekte agil und welche traditionell gemanagt werden sollten, um die optimale Performance zu erbringen. Wer die falsche Projektmanagementmethode nutzt, verschwendet eine Menge Geld, nämlich ungefähr 9,9 % von jedem investierten Dollar.

In diesem Artikel möchten wir zwei beliebte Projektmanagementmethoden einander gegenüberstellen: Wasserfall vs agil. Wir geben Einblick in ihre jeweiligen Funktionsweisen und zeigen Beispiele für Projektmanagement-Software, die für die jeweilige Methode geeignet ist. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Methode in welchem Fall besser passt.

Wasserfall-Methode: Für kleinere, kurzzeitige Projekte

Wasserfalldiagramme bilden einen linearen Projektmanagement-Ansatz ab, bei dem das Projekt in einzelne, aufeinander folgende Phasen aufgeteilt wird, die der Reihe nach abgearbeitet werden. Erst das finale Produkt wird dem Kunden übermittelt.

Wasserfall-Methoden bieten sich an, wenn ein Projekt einen großen Design- oder Analyseaufwand erfordert und Änderungen während des Prozesses tiefgreifende Folgen haben. Für Projekte, an denen verschiedene Teams unabhängig voneinander arbeiten wollen und sollen, sind sie gut geeignet. So lässt sich sicherstellen, dass sie nicht aufeinander Rücksicht nehmen müssen.

Hauptmerkmale des Wasserfall-Projektmanagements

Die Arbeitsabläufe bauen aufeinander auf und es erfolgt eine einmalige, finale Lieferung: Das Gesamtprojekt wird in mehrere kleinere, aufeinanderfolgende Aufgaben heruntergebrochen. Die Aufgaben werden einzelnen Teammitgliedern zugewiesen und mit erwarteten Lieferterminen versehen. Sobald alle Aufgaben abgeschlossen wurden, geht das Endprodukt an den Kunden.

Die Anforderungen sind von Anfang an klar festgelegt: Die Stakeholder sind sich von Anfang bis Ende der Erwartungen des Kunden bewusst. Die Teammitglieder kennen die Erwartungen an Entwicklung und Design, bevor sie damit beginnen. So können Projektmanager*innen unkompliziert von Anfang an Ressourcen, Zeit und Budget planen.

Kontinuierliche Änderungen im Projektlebenszyklus sind nicht vorgesehen: In Wasserfallprojekten wird der Code auf Fehler getestet, sobald das Endprodukt zur Veröffentlichung bereit ist. Der Vorteil: Im Gegensatz zu agilen Ansätzen, bei denen Design und Entwicklung einander ergänzen und häufig ein Redesign erforderlich ist, steigen die Kosten nicht unkontrolliert an. Wenn hier etwas neu gemacht werden muss, weist das darauf hin, dass die Kundenanforderungen falsch verstanden wurden. Dadurch sinkt auch der Umfang der Änderungen während des Projektlebenszyklus.

Kunden sind nach der Anfangsphase wenig beteiligt: Die Stakeholder erfassen die Kundenanforderungen und erstellen zu Beginn eine Produkt-Roadmap. Nach dieser Phase sind Kunden nicht mehr am Projekt beteiligt, bis ihnen das fertige Endprodukt geliefert wird.

Die Dokumentation ist umfangreich und ausführlich: Per Wasserfalldiagramm geplante Projekte erfordern in jeder Phase eine detailgenaue Planung und Dokumentation. So wird das Risiko durch Mitarbeiterfluktuation verringert. Zu jedem Zeitpunkt könnte mitten im Projekt ein neuer Projektmanager oder eine neue Entwicklerin einsteigen, ohne dass es die Arbeitsabläufe durcheinanderbringt. Die umfangreiche Dokumentation macht es Projektmanager*innen außerdem möglich, den Prozess mit nur geringen oder gar keinen Änderungen zu wiederholen.

Wer sollte das Wasserfall-Projektmanagement nutzen?

IT-Projektmanager*innen in kleinen Unternehmen sollten diese Methode für das Management eher kleiner, kürzerer und unkomplizierter Projekte in Betracht ziehen.

Auch für Remote-Teams, die sich von Anfang an über die Projektanforderungen im Klaren sind und deren Projekte im Verlauf wenig Raum für Veränderungen haben, funktioniert sie gut. Remote-Mitarbeiter*innen können so einfacher einbezogen und die rechtzeitige Fertigstellung der einzelnen Aufgaben überwacht werden.

Wasserfall-Methoden eignen sich gut für Projekte mit strengen Anforderungen und Standards, beispielsweise in der stark regulierten Luftfahrtbranche, im Gesundheitswesen oder im Bauwesen.

Welche Projektmanagement-Tools sind für Wasserfall-Methoden geeignet?

Gantt Diagramm in Projectmanager.com

Gantt-Diagramm in ProjectManager.com (Quelle)

ProjectManager.com ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das sich wunderbar für Wasserfallprojekte eignet. Projektmanager*innen können den Projektlebenszyklus mithilfe von Gantt-Diagrammen visualisieren.

Außerdem lassen sich Aufgaben erstellen und Teammitgliedern zuweisen. Teams können Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben überblicken und die Gesamtaufgabe so erfolgreich pünktlich abschließen. Über ein Echtzeit-Dashboard können Projektmanager*innen den Fortschritt jeder Aufgabe in jeder Phase nachverfolgen. Umfassende Diagramme bieten eine Übersicht über das Geplante und den aktuellen Fortschritt.

Außerdem bietet die Software einen unbegrenzten Online-Dateispeicher, was es einfacher macht, die Dokumentation in Wasserfallprojekten zu verwalten.

Agile Methoden: Für komplexe, langfristige Projekte

Beim agilen Projektmanagement werden Projekte iterativ und inkrementell (also schrittweise) durchgeführt und geliefert. Agile Teams entwickeln Produkte und Dienstleistungen in kurzen Entwicklungszyklen, die auch als Sprints bezeichnet werden. Vor jedem Sprint organisieren die Teams ein Scrum-Meeting, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Agile Ansätze sind empfehlenswert, wenn es um neue Projekte geht, die Kreativität erfordern. Sie können auf effiziente Weise entwickelt, erweitert und verwaltet werden. Für Teammitglieder, die an mehreren Projekten arbeiten, können agile Methoden allerdings stressig sein, da die Iterationen und das Feedback zu jedem Zeitpunkt erfolgen können.

Hauptmerkmale agiler Projektmanagement-Methoden

Die Lieferung erfolgt inkrementell und iterativ: Agile Projekte werden als Ganzes konzipiert und visualisiert. Das große Projekt wird anschließend in kleinere Aufgaben aufgeteilt, die als Iterationen bezeichnet werden. Jede Iteration ist zwei bis acht Wochen lang und hat ein eindeutiges Ziel. Das Team konzentriert sich darauf, dieses bestimmte Ziel am Ende jeder Iteration zu liefern. Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn alle Iterationen erfolgreich an den Kunden geliefert wurden.

Die Stakeholder analysieren gemeinsam die grundlegenden Anforderungen an das Projekt: Das Team bespricht in einem agilen Projekt die Anforderungen an die Produktentwicklung gemeinschaftlich. Während des gesamten Projektlebenszyklus gehen die Stakeholder teamorientiert vor und tragen gemeinsam zur Produktentwicklung bei.

Kontinuierliches Feedback und Änderungen sind möglich: Agile Teams liefern bei jeder Iteration einen Teil des Produkts. Das Gesamtprodukt wird ständig weiterentwickelt und es werden immer neue Prioritäten gesetzt. Die Stakeholder überprüfen jede Iteration auf ihre Vereinbarkeit mit den geschäftlichen Anforderungen, Funktionen und Bugs. Feedback von Kunden und Stakeholdern wird in der nächsten Iteration miteinbezogen, um das Produkt kontinuierlich zu verbessern. So können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Die Kundenzufriedenheit steht im Mittelpunkt: Bei agilen Entwicklungsprojekten können nach jedem Sprint Beta-Tests der Software erfolgen. Dabei entsteht wertvolles Feedback, auf dessen Grundlage eventuell gewünschte Veränderungen eingearbeitet werden. Die Nutzer*innen bzw. Kund*innen sind stark in den Entwicklungsprozess involviert und die Nutzererwartungen werden effektiv umgesetzt.

Eine umfangreiche Dokumentation ist nicht nötig: Das agile Projektmanagement erfordert eine fortlaufende und umfassende, aber dafür recht kurz gefasste Dokumentation. Agile Teams dokumentieren beispielsweise die Projektarchitektur, User Stories, Schulungsmaterialien für Supportmitarbeiter*innen, Risiken und Ähnliches.

Wer sollte das agile Projektmanagement nutzen?

IT-Projektmanager*innen in kleinen Unternehmen sollten diese Methode für die Verwaltung komplexer Projekte mit nicht festgelegten oder vagen Anforderungen in Betracht ziehen. Auch für Projekte von aktiven Kunden bieten sich agile Methoden an, da die Kunden im agilen Projektablauf während des ganzen Projektlebenszyklus zur Entwicklung beitragen können.

Welche Projektmanagement-Tools sind für agile Methoden geeignet?

Screenshot der Sprints in Jira

Sprints in Jira

Jira ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool für agile Teams. Mit Scrum-Boards können Sprints und die iterative Entwicklung geplant werden und alle Teammitglieder haben jederzeit Zugriff auf die Boards. Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team werden so verbessert.

Erweiterungen sorgen für noch mehr Agilität: So gibt es im Jira Scrum Board beispielsweise Karten für User Stories, die für die tägliche Scrum- und Sprintplanung genutzt werden können. Eine andere Erweiterung bietet Vorlagen zum Erstellen benutzerdefinierter Jira-Projekte.

Zahlreiche weitere Funktionen wie Kanban-Boards und agile Berichterstellungsoptionen machen Jira für agile Projekte gut geeignet.

Wasserfall vs agil: Vergleich beider Methoden

Die folgende Aufstellung fasst die wichtigsten Aspekte beider Methoden zusammen:

Ein Vergleich von Wasserfall vs agil

Wasserfall vs agil: Wofür soll ich mich entscheiden?

Auch wenn diese Entscheidung nicht einfach ist, hat dieser Artikel hoffentlich ein paar erste Einblicke in die Vor- und Nachteile beider Methoden gegeben. Jetzt liegt es an dir, diese Faktoren mit deinen Anforderungen abzugleichen.

Die folgenden Überlegungen können dir dabei helfen:

  • Identifiziere Lücken und Problembereiche in aktuellen und vergangenen Projekten: Sobald du Bereiche ermittelt hast, die Verbesserungen erfordern, kannst du überlegen, was du durch Veränderungen deiner Projektmanagement-Methoden erreichen kannst. Wähle anhand deiner Projekt- und Geschäftsanforderungen eine Projektmanagement-Methode, die dazu passt.
  • Hole die Meinung deines Teams ein: Dein Team muss unbedingt hinter dir stehen, wenn du die Projektmanagement-Methode ändern willst. Durch sein Feedback erhältst du Einblick in die individuellen Herausforderungen beim Projektmanagement.
  • Biete deinem Team Unterstützung und Schulungen an: Noch bevor du deine Projektmanagement-Methoden änderst, solltest du dein Team wissen lassen, dass du während des Übergangs zusätzliche Unterstützung bereitstellst. So kannst du möglicher Skepsis begegnen und hilfst deinen Mitarbeiter*innen, trotz veränderter Arbeitsabläufe produktiv zu bleiben.

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Comment créer une base de connaissances informatique efficace ?

base de connaissances informatique

Ce post a été publié pour la première fois en novembre 2011, puis mis à jour en avril 2019.

base de connaissances informatique

Créer une base de connaissances informatique efficace n’apporte que des avantages. Cela facilite la vie de vos clients et leur donne la liberté de résoudre leurs problèmes par eux-mêmes, quand ils le veulent. Et pour vous, cela ne représente qu’un coût minime et, si cela est fait correctement, vous permet d’éviter des dépenses superflues en assistance. Alors, qu’attendez-vous ?

Qu’est-ce qu’une base de connaissances informatique ?

Par définition, le but premier d’une base de connaissances est de proposer à vos clients des réponses à leurs questions les plus fréquentes. Il leur suffit de consulter la réponse directement en ligne, ce qui évite de faire perdre un temps précieux à vos équipes de service client. La base de connaissances peut s’apparenter à une FAQ, mais elle contient en général des informations plus avancées, dans un format plus clair.

Pourquoi en avez-vous besoin pour votre entreprise ?

D’abord et avant tout pour aider vos clients sans mobiliser trop de ressources. En créant une base de connaissances, vos clients pourront accéder à l’information dont ils ont besoin par eux-mêmes sans avoir à contacter votre service client. Ils obtiendront facilement et rapidement les réponses aux doutes les plus fréquents, comme par exemple “Comment cela fonctionne ?” ou “Comment s’inscrire ?”. Ils seront satisfaits, et vos employés n’auront pas perdu de temps.

Comment créer une base de connaissances ?

Si vous vous interrogez sur la nécessité d’une base de connaissances, c’est que vous êtes certainement la personne la plus à même de la mettre en place.

À petite échelle, une base de connaissances peut prendre la forme d’une FAQ que vous avez vous-même conçue et simplement ajoutée à votre site web. Cependant, il y a deux problèmes à cela. Tout d’abord, vous aurez sûrement trop d’informations à ajouter et votre FAQ deviendra rapidement désorganisée, encombrée d’informations parfois inutiles. D’autre part, l’aspect des FAQ n’est pas toujours très engageant. Si vous avez une petite entreprise en ligne, une FAQ peut être suffisante, mais si la taille de votre société est conséquente, vous aurez besoin d’une solution plus professionnelle.

La création d’une base de connaissances complète n’est pas difficile, mais demande du temps et de la patience. Toutefois, vous obtiendrez un outil bien plus performant qu’une simple FAQ statique. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser un logiciel de base de connaissances. La bonne nouvelle est que, sans le savoir, vous possédez sans doute déjà ce logiciel : votre outil de CRM inclut très probablement des fonctions de création de base de connaissances. Il ne vous reste plus qu’à en tirer parti.

Par quoi commencer ?

La première étape est facile, tout dépend du logiciel de CRM que vous utilisez. Certains d’entre eux comme Freshdesk et Zendesk incluent un module de base de connaissances, ce qui rendra votre tâche plus aisée. Toutefois, le plus compliqué reste à venir : créer, compiler et catégoriser les connaissances.

Mettez-vous à la place de votre utilisateur type

Internet regorge d’informations sur la création d’une base de connaissances, mais si elles ne sont pas adaptées à votre secteur d’activité, ces informations ne vous seront d’aucune utilité. Gardez bien en tête le profil de votre utilisateur type et concevez votre base de connaissances en fonction de cela.

Collectez le maximum d’informations (guide d’utilisateur, FAQ, etc.)

Envisagez toutes les sources d’informations. Collectez-les auprès de ceux qui sont en première ligne et parcourez votre site web de fond en comble, afin de trouver la moindre petite information. Choisissez ensuite les informations les plus pertinentes à mettre à disposition de vos utilisateurs.

Expliquez de façon simple

Si vous rencontrez des problèmes lors de la création du contenu, envisagez de demander conseil aux utilisateurs de vos produits ou de requérir l’aide d’un spécialiste pour ce travail.

Portez une attention particulière à la catégorisation et au marquage

Une fois que votre base de connaissances est en ligne, il est important que sa structure et sa hiérarchisation soient pertinentes et fonctionnelles. En créant une base solide et des catégories claires et précises, vous permettrez à vos utilisateurs de trouver facilement les réponses à toutes leurs questions.

Ajoutez des liens à votre contenu

Les liens permettent à vos utilisateurs d’obtenir plus d’informations et d’illustrations pour résoudre un problème, alors ne vous en privez pas !

Révisez fréquemment votre base de connaissances

Toute connaissance a une durée de vie limitée. Faites en sorte de recueillir les feedbacks de vos clients et mettez à jour votre contenu régulièrement. Si un contenu n’est plus utile, archivez-le au lieu de le supprimer. Vous pourriez très bien être amené à l’utiliser à nouveau. Certains logiciels de base de connaissances offrent aux utilisateurs la possibilité de noter la pertinence des informations qu’ils trouvent via un système d’étoiles. Si vous disposez de cette fonction, utilisez-la : elle vous aidera à décider si conserver ou non une information.

Si vous envisagez de vous procurer un logiciel de CRM ou de support client, assurez-vous qu’il peut également vous permettre de créer une base de connaissances efficace.

Voici quelques-unes de ces solutions :

Freshdesk

base de connaissances informatique

Freshdesk est un service cloud d’assistance à la clientèle hautement personnalisable. Ce logiciel vous permet d’améliorer la satisfaction client grâce à un système efficace de gestion des tickets, d’automatisation des tâches et de synchronisation de vos équipes, entre autres. Il contient tous les outils nécessaires pour fournir une assistance de qualité aux clients : fonctions multicanaux, outil d’amélioration de la productivité des agents, automatisation intelligente, portail en libre service, forums communautaires, etc.

Il est possible d’utiliser la base de connaissances de Freshdesk pour répertorier les questions fréquentes et les problèmes récurrents, et ainsi constituer une base de réponses communes. Vous pouvez y inclure des vidéos YouTube, des présentations Slideshare et d’autres widgets intégrables dans les articles de votre base de connaissances.

Avantages :

  • Portail en libre-service et outil de base de connaissances
  • Widgets et vidéos intégrables dans la base de connaissances
  • Enquêtes de satisfaction intégrées
  • Personnalisation de la mise en page client
  • Support via réseaux sociaux (Twitter, Facebook)
  • Suivi des tickets, création de rapports élémentaires et avancés

Prix :  version gratuite disponible, puis abonnement à partir de 15 € par mois et par utilisateur, facturé annuellement.

Zendesk

base de connaissances informatique

Zendesk est une application vous permettant de gérer votre service client dans le cloud. Elle s’intègre de façon transparente à l’ensemble de vos canaux de support, notamment e-mail, web, chat et réseaux sociaux.

Zendesk est une solution cloud de service client multicanal : elle prend en charge les messages de clients à travers votre site Web, vos e-mails, Facebook, votre téléphone et votre chat, et les transforme en tickets accessibles par votre équipe de support sur une plateforme centralisée. L’interface est simple d’utilisation : elle est facile à organiser grâce à un système de gestion de contenus toujours à jour et facile à partager. Vous pouvez automatiser certaines tâches comme faire remonter les tickets, modifier les assignations ou encore envoyer des notifications aux utilisateurs et aux agents.

La solution comprend aussi un système de communication en interne qui permet de collaborer plus efficacement : messages privés avec autant de participants souhaités, échanges plus globaux avec d’autres départements ou collaborateurs externes, partage de tickets, etc.

Avantages :

  • Gestion des tickets
  • Base de connaissance
  • Réponses prédéfinies (macros)
  • Règles métiers (automatisations)
  • Champs personnalisés

Prix :  version gratuite disponible, puis abonnement à partir de 5 € par mois et par utilisateur en facturation annuelle ou 9 € par mois et par utilisateur en facturation mensuelle.

Vous voulez en savoir plus ? Venez comparez les différentes applications de base de connaissances sur GetApp !