5 Apps mit Spitzenbewertungen für die Projektzeiterfassung im Team

5 Apps zur Projektzeiterfassung

5 Apps zur Projektzeiterfassung

Die Stunden, die man mit seinem Team an einem Projekt arbeitet, manuell zu berechnen, ist nicht unmöglich, aber auch nicht ohne Risiko: Schlimmstenfalls verrechnet man sich und sendet dem Kunden eine falsche Zahl. Ist sie zu niedrig, verliert man Geld. Ist sie zu hoch, muss man eine Übersicht einreichen und Rechenschaft über die eigene Projektzeiterfassung ablegen. Und möglicherweise bekommt der Projektmanager Ärger.

Solche Situationen schädigen die Beziehungen und das Vertrauensverhältnis zu den eigenen Kunden. Schlimmstenfalls verliert man sogar einen.

Jedes kleine Unternehmen, das etwas auf seinen Ruf gibt, sollte alles daran setzen, Fehler bei der Projektzeiterfassung zu vermeiden. Jedoch erfassen immer noch 62 Prozent der kleinen Unternehmen mit Mitarbeiter*innen auf Stundenbasis die Projektzeit auf Papier oder mithilfe von Tabellenkalkulationen, die ein hohes Fehlerrisiko mit sich bringen.

Wer der Konkurrenz einen Schritt voraus bleiben und teure Fehler vermeiden will, benötigt Projektmanagement-Software zur Projektzeiterfassung. Dadurch wird nicht nur der Workflow gestreamlined, sondern auch genau festgehalten, wie viele Stunden an einem Projekt gearbeitet wurden. Ungenauigkeiten kosten letztendlich Geld und schaden dem Ruf und der Beziehung zu Kunden.

Wir haben eine Liste der fünf am höchsten bewerteten Apps zur projektbezogenen Zeiterfassung zusammengestellt (in alphabetischer Reihenfolge basierend auf GetApp-Nutzerbewertungen), damit Unternehmen nicht in die Zeitfalle geraten. Weitere Informationen zu unserer Vorgehensweise stehen am Ende des Artikels.

ActiveCollab: Stundensätze festlegen und Zeit erfassen

ActiveCollab ist ein Projektmanagement-Tool mit Funktionen zur Aufgabenverwaltung und -planung, zur Zusammenarbeit sowie zur Zeit- und Budgetverfolgung. Nutzer*innen können Anfangsdaten, Deadlines, Labels und mehr hinzufügen und so sicherstellen, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.

So funktioniert die Projektzeiterfassung mit ActiveCollab:

  • Über die Registerkarte „Time“ können die Arbeitszeit und eine Beschreibung der Aufgabe hinzugefügt werden. Wird diese Registerkarte über das Dashboardmenü geöffnet, werden alle gespeicherten Einträge angezeigt, anhand derer korrekte Rechnungen geschrieben werden können.
  • Die Timer-App für Projekte und Arbeit kann jederzeit gestartet, pausiert oder angehalten werden. Die App funktioniert wie eine Stoppuhr und läuft im Hintergrund. Alle Aufgaben werden in einer Liste zusammengefasst, die auch angezeigt wird, ohne dass man sich bei der Haupt-App von ActiveCollab anmelden muss.
  • Die Zeiterfassung wird in alle Projekte umfassenden Berichten festgehalten, in denen die abrechenbaren Zeiten hervorgehoben werden können. Weiterhin gibt es Berichte für abgeschlossene und laufende Projekte sortiert nach Tag, Woche, Monat oder Jahr.
  • Aufgrund des geschätzten Arbeitsaufwands für ein Projekt kann ein Kostenvoranschlag erstellt werden. Nach Beginn des Projekts lässt sich diese Schätzung in ein Projekt umwandeln, ohne dass die ganzen Angaben erneut eingegeben werden müssen.
  • Anhand der einsehbaren noch nicht in Rechnung gestellten Stunden lässt sich der Effektivverdienst berechnen: Eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiter zu motivieren, da sie so den tatsächlichen Wert ihrer Zeit erfahren.

Projektzeiterfassung mit ActiveCollab

 

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen gefällt die Desktop-App zur Zeiterfassung, in der zugewiesene Aufgaben an einem Ort aufgelistet werden und sie deren Zeitaufwand festhalten können.
  • Sie berichten positiv, dass sie für jedes Projekt Stunden eingeben, die Projekte visuell im Kalender nachverfolgen sowie Kosten und Stunden überprüfen können.
  • Einige Nutzer*innen finden, dass die App langsam lädt und sie deswegen Zeit verlieren. Weiterhin wünschen sie sich eine Verbesserung der Benachrichtigungsfunktion, sodass sie daran erinnert werden, wenn ein Projekt sich dem Ende nähert.
  • Andere Nutzer*innen würden gerne erweitere Funktionen zur Berichterstellung sehen, da es zurzeit schwierig ist, die Zeit für einen Kunden in einem Bericht zusammenzufassen.

Wer sollte ActiveCollab nutzen?

ActiveCollab eignet sich am besten für Außendienstmitarbeiter*innen, da sie unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Arten von Aufträgen eingeben können. Sie haben die Möglichkeit, die erbrachte Zeit für einzelne Aufgaben festzuhalten, um so korrekte Zahlungen basierend auf den Standardpreisen eines Unternehmens zu erhalten.

 

Weiterhin passt die Lösung auch zu kleinen, kreativen Unternehmen, die z. B. Jobs in den Bereichen Design, Texten und Werbung an Selbstständige auslagern. Diese wiederum können mühelos ihre Zeiten erfassen und ihre Budgets verwalten.

Everhour: Zeitlimits für Projekte festlegen und Budgetüberschreitungen vermeiden

Everhour ist eine cloudbasierte Software zur Zeiterfassung, die das Projektmanagement im gesamten Projektlebenszyklus unterstützt. Es gibt Funktionen für Aufgabenverwaltung, Budgetierung, Ressourcenplanung, Ausgabenüberwachung und Rechnungsstellung. Teams können den Projektfortschritt überwachen und mit einem Blick feststellen, wie das Projekt voranschreitet.

Funktionen zur Zeiterfassung in Everhour:

  • Die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit kann in jedem Browser festgehalten werden (z. B. Safari, Chrome, Firefox). Dafür muss man einfach den Timer starten und die verbrachte Zeit einem Projekt hinzufügen. Dies ist möglich, ohne zwischen verschiedenen Apps zu wechseln.
  • Mit nur einem Klick kann auf Basis abrechenbarer Zeit eine Rechnung erstellt werden. Auch an den Kunden können fehlerfreie elektronische Rechnungen geschickt werden.
  • Über das Live-Dashboard lässt sich jederzeit feststellen, wer seine Zeit nicht festgehalten hat und wer wann an welchem Projekt arbeitet. In den Mitgliederprofilen sieht man, woran jedes Mitglied gearbeitet hat, sowie Details zu den einzelnen Zeiteinträgen.
  • In der Projektübersicht können die aufgewendete Zeit und die Kosten angezeigt werden. Hier kann der Gewinn berechnet werden, genau wie die Zeit, die jedes Mitglied bis zum Abschluss einer zugewiesenen Aufgabe aufgewendet hat. Mithilfe dieser Informationen können u. U. Schritte zur Verbesserung und Optimierung einzelner Mitglieder unternommen werden.
  • Vergisst ein Mitglied, vor dem Wechsel zu einer neuen Aufgabe seinen Timer anzuhalten und dann neu zu starten, wird eine Benachrichtigung versendet. Weiterhin wird eine automatische Erinnerung verschickt, wenn ein Timer für ein Projekt nicht gestartet wird.
  • Um zu vermeiden, dass das Budget überschritten wird, kann ein Zeitlimit für einen Nutzer, ein Projekt oder einen Kunden festgelegt werden.
  • Mithilfe von Filtern für Zeitspannen, Projektnamen und Teammitglieder ist es möglich, auch individuell angepasste Berichte zu erstellen. Zur besseren Lesbarkeit lassen sich die Zeiten zum nächsten Wert runden. Die Daten sollten jederzeit aktualisiert werden, sodass das Tool für das Projektmanagement immer auf dem neusten Stand ist.
Projektzeiterfassung mit Everhour
Manuelle Zeiterfassung in Everhour

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen gefällt die Integration von Everhour in Asana, wobei der Timer eingebettet wird und die Zeit für einzelne Projekte so jederzeit einfach festgehalten werden kann.
  • Nutzer*innen haben den Eindruck, dass ihre Zeit korrekt aufgezeichnet wird, was sie bei der Rechnungsstellung unterstützt. Weiterhin gefällt ihnen die Funktion zur Schätzung des Zeitaufwandes und somit der Kosten.
  • Einige Nutzer*innen wünschen sich einen Eintrag für eine Pauschale.
  • Einige wünschen sich eine Version für Einzelpersonen, die ihre Zeit erfassen und die Arbeitszeit in Echtzeit überblicken möchten.

Wer sollte Everhour nutzen?

Everhour eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, die mit Freiberuflern und Auftragnehmern arbeiten. Das Tool bietet die Möglichkeit, eine Obergrenze für die Zeit festzulegen, die Nutzer*innen oder ein Team an einem Projekt verbringen dürfen, sodass bei zeitlich gebundenen Projekten und Projekten mit kleinem Budget die Kosten nicht überschritten werden.

Mavenlink: Zeiten von Teammitgliedern in Projekten erfassen

Mavenlink ist eine SaaS-basierte Software für das Projektmanagement und die Ressourcenplanung, die auch Funktionen für Projektabrechnung, Teamzusammenarbeit und Analyse umfasst.

Folgende Zeiterfassungs-Features in der App erleichtern das Projektmanagement:

  • Über die Registerkarte „Track Time“ im Header „Menü“ kann die Zeit für ein Projekt erfasst werden. Diese kann während der Arbeit an einem Projekt oder am Ende des Tages/der Woche eingegeben werden.
  • Anhand von Stundenzetteln erhalten Nutzer*innen eine Tabellenübersicht über die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden einer Woche. Diese Übersicht kann auch dem Kunden vor der Rechnungsstellung zum Einverständnis vorgelegt werden. Einträge in den Stundenzettel können jederzeit gelöscht, geändert und gespeichert werden.
  • Über die Funktion zur Berichterstellung sehen Nutzer*innen die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, die Gesamtzeiten einzelner Personen, die tatsächlich verbrachte Zeit im Vergleich zur geschätzten, die projektübergreifende Internetauslastung (vorteilhaft für die Optimierung der Bandbreite) und weiteres. So kann auch festgestellt werden, wer geschätzte Zeiten überschritten hat, damit zukünftige Projekte entsprechend angepasst werden.
  • Mithilfe der „Rate Cards“, auf denen Stundensätze für einzelne Aufgaben basierend auf dem Marktstandard verzeichnet sind, können Abrechnungssätze über Rollen und Währungen hinweg standardisiert werden. Durch die Zeiterfassung behält man die Ausfallquote für das Projekt im Blick und hilft Mitarbeitern, ihren Gewinn zu berechnen.
  • Wenn die Projektleitung zustimmt, können zusätzliche Mitglieder zu einem Projekt hinzugefügt werden.
Projektzeiterfassung mit Mavenlink
Geschätzte und tatsächlich aufgewendete Arbeitszeit in Mavenlink erfassen

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen wissen den Bedienkomfort von Mavenlink zu schätzen, genau wie die einfache Erstellung von Rechnungen und die Unterstützung bei der Lohnabrechnung.
  • Nutzer*innen mögen auch die Zeiterfassung über das Chrome-Plug-in. Sie müssen so nicht die Website der Software besuchen und können trotzdem ihre Stundenzettel ausfüllen und Zeiten für bestimmte Aufgaben hinzufügen.
  • Einige Nutzer*innen wünschen sich einen mehrstufigen Genehmigungsprozess für den Stundenzettel. Weiterhin sollte der Button für die Zeiterfassung größer und besser sichtbar sein.
  • Andere Rezensenten würden gerne die Zeit an einem Projekt pausieren und zu einem anderen Projekt wechseln können, d. h. die Zeit für mehrere Projekte separat festhalten.

Wer sollte Mavenlink nutzen?

Mavenlink ist ideal für global verteilte Teams oder Personen, die ständig unterwegs sind (z. B. im Vertrieb oder Support). Projektleiter*innen oder Manager*innen können Stunden für Teammitglieder hinzufügen. So ist das Projekt immer auf dem neusten Stand, ohne dass einzelne Mitglieder ihre Stunden eingeben müssen (besonders, wenn sie unterwegs sind).

Teamwork Projects: Tags zur visuellen Kategorisierung

Teamwork Projects ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Lösung mit einem Dashboard, über das Teams ihren Fortschritt und ihre Deadlines nachverfolgen, ihre Aufgaben planen und mithilfe von Chats, Nachrichten und Kalendern zusammenarbeiten können. Das Tool hat auch Funktionen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung basierend auf protokollierten Stunden.

Teamwork Projects bietet folgende Features zur Zeiterfassung:

  • Die Zeit für jedes Projekt kann geschätzt werden, um den Ressourcenbedarf zu planen. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, wird die tatsächlich aufgewendete Zeit manuell eingegeben. Über die Option „Billable hours“ nutzt das System die eingegebene Zeit zur Abrechnung. Die hinterlegten Zeiten können unterteilt nach Projekt angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden.
  • Der Timer arbeitet im Hintergrund über den Browser und kann jederzeit pausiert werden. Es ist möglich, mehrere Timer für verschiedene Projekte zu haben, jedoch läuft immer nur einer, um die Zeit für ein bestimmtes Projekt festzuhalten und abzuspeichern. Der Timer pausiert automatisch, wenn sich der Computer im Ruhezustand befindet.
  • Den erfassten Zeiten können Tags hinzugefügt werden, sodass sie einfach zu identifizieren und nach Aktivitäten zu sortieren sind.
  • Übersichten zu Kunden geben Einblick in den Zeitaufwand, den ein einzelnes Teammitglied oder ein gesamtes Team für ein Projekt geleistet hat. Diese Berichte können als CSV- oder PDF-Datei exportiert und mit den Teammitgliedern geteilt werden.
Projektzeiterfassung mit Teamwork Projects
Feature zur automatischen Pausierung in Teamwork Projects

Trends beim User-Feedback

  • Die Teamwork Projects-Funktionen für die Zeiterfassung werden als benutzerfreundlich angesehen und zeigen für jede Aufgabe auch die geschätzten Stunden an. Nutzer*innen können in einer umfassenden Übersicht alle ihre Projekte anzeigen und ihren Fortschritt im Auge behalten.
  • Rezensenten gefallen die anpassbaren Berichte zu ihrer Zeit und ihrem Arbeitspensum. Sie erhalten so einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben und können ihre Ressourcen gezielt einsetzen.
  • Beim Feature zur Zeiterfassung wünschen sich Nutzer*innen detailliertere Daten, benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten und eine bessere visuelle/grafische Darstellung.
  • Die Abrechnungs- und Kalenderfunktionen werden als nicht hilfreich und benutzerunfreundlich empfunden. Weiterhin sollten die Stunden nach Abrechnungen aufgeteilt werden können.

Wer sollte Teamwork Projects nutzen?

Teamwork Projects eignet sich hervorragend für Teams mit mehreren Projekten. Mithilfe der Funktion zur Zeiterfassung kann ein Projektmanager das Projekt von Anfang bis Ende betreuen.

Auch kleine Unternehmen auf der Suche nach einer Projektmanagement-Suite sollten Teamwork Projects in Betracht ziehen. Sie können damit Kosten sparen, da sie nicht in verschiedene Tools für die Projektzeiterfassung und die einzelnen Aspekte des Projektmanagements investieren müssen.

Wrike: Zeit erfassen und mehrere Projekte leicht verwalten

Wrike ist eine Projektmanagement- und Kollaborationslösung, mit der Projekte in einem zentralen Arbeitsbereich organisiert werden. Nutzer*innen können Projektaktualisierungen über den Activity Feed für Gruppen anzeigen, wichtige Dateien mit ihren Teams teilen und eine Übersicht über alle Aufgaben erhalten sowie die Zeit für Projekte erfassen, um die termingerechte Lieferung sicherzustellen.

In Wrike bietet das Feature zur Zeiterfassung folgende Möglichkeiten:

  • Einträge können manuell hinzugefügt, Stunden oder Minuten eingetragen und eine kurze Beschreibung der ausgeführten Aufgaben hinterlassen werden. Alle Einträge werden in Aktivitätenstreams aufgezeichnet, die in einer Timelog-Ansicht zur Verfügung stehen. In dieser Ansicht werden auch alle Einträge den Aufgaben oder Unteraufgaben zugeordnet.
  • Zeit wird automatisch mit dem Timer erfasst. Dieser kann pausiert, gestartet und angehalten werden, sobald das Projekt/die Aufgabe abgeschlossen ist. Wird zu einer anderen Aufgabe gewechselt, pausiert der Timer die aktuelle Aufgabe und erfasst dann die neue.
  • Der Report-Generator erstellt benutzerdefinierte Berichte für die einzelnen Projekte basierend auf den eingetragenen Zeiteingaben. Berichte können nach Bedarf geteilt, bearbeitet und gelöscht werden.
Projektzeiterfassung mit Wrike
Manuelle Zeiterfassung in Wrike

Trends beim User-Feedback

  • Einige Nutzer*innen erwähnen die Zeitleiste, in der der Projektfortschritt angezeigt wird. Hier können die Projektzeitleisten angepasst und, basierend auf vorhandenen und möglichen Problemen, die Gesamtzeit geschätzt werden.
  • Anderen Nutzer*innen gefällt, dass sie die Stunden für interne und externe Teammitglieder verwalten und die Aufgabenansicht nach Stunde benutzerdefiniert anpassen können.
  • Positiv hervorgehoben wird, dass in Berichten die Zeit für Einzelpersonen und Teams getrennt festgehalten werden kann. Jedoch wünschen sich manche, dass ihre Angestellten die Zeit erfassen können, ohne dass sie mit ihnen die Lizenz zum Erstellen oder Bearbeiten von Aufgaben teilen müssen.
  • Einige Nutzer*innen merken an, dass die Zeiterfassung einfacher sein könnte und es eine Weile dauert, bis man sich an die Benutzeroberfläche gewöhnt hat. Weiterhin würden sie gerne die Zeit ändern können, die einer Aufgabe hinzugefügt wurde, ohne alles zu löschen und von vorne anfangen zu müssen.

Wer sollte Wrike nutzen?

Die Funktionen für die Zeiterfassung sind beschränkt, jedoch verfügt Write über umfassende Funktionen für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit. Es eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen und wachsende Teams, die ein Tool mit Grundfunktionen bei der Zeiterfassung und umfassender Funktionalität im Projektmanagement benötigen.

Nächste Schritte bei der Projektzeiterfassung

Die Zeiterfassung ist eine äußerst wichtige Komponente für den Erfolg eines Projekts. Unternehmen sollten daher sorgfältig ein Tool für die projektbezogene Zeiterfassung auswählen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden effizient nutzen.

Bei der Wahl einer Software zur Projektzeiterfassung empfiehlt es sich, auf folgende Punkte zu achten:

  • Zuerst sollten Informationen über verschiedene Lösungen eingeholt und dann zwei bis drei Optionen in die engere Auswahl genommen werden, um diese vor dem Kauf mit den Stakeholdern zu besprechen. Demos, kostenlose Test- und Freemium-Versionen geben Einblick in die einzelnen Produkte und zeigen Vor- und Nachteile auf.
  • Sind einige Softwarelösungen in der engeren Auswahl, muss auch unbedingt noch ein Blick auf die Preismodelle erfolgen, sodass nach dem Kauf keine unerwarteten Kosten auftreten. Installationskosten müssen hierbei genauso berücksichtigt werden wie die Skalierbarkeit des Produkts. (Insidertipp: Hierauf unbedingt achten, die Lösung sollte skalierbar sein.)
  • Es ist von Vorteil, wenn das neue Tool sich in vorhandene Software integrieren lässt. So spart man Zeit, da beim Arbeiten nicht zwischen verschiedenen Apps gewechselt werden muss und die Synchronisation der Daten automatisch verläuft.
  • Auch für Training und Support fallen weitere Kosten an und es gibt eine Vielzahl an Angeboten, z. B. 24-Stunden-Support über Telefon, Chat oder E-Mail. Je steiler die Lernkurve, desto mehr Zeit und Geld müssen investiert werden. Hier muss in Betracht gezogen werden, welchen Bedarf das Unternehmen hat und welche Mittel dafür zur Verfügung stehen.

VORGEHENSWEISE

Die in diesem Artikel vorgestellten Lösungen sind Softwaresysteme für das Projektmanagement mit Funktionen zur Zeiterfassung. Zum Zeitpunkt der Entstehung dieses Artikels (die Woche vom 4. Dezember 2018) hatten sie von allen rezensierten Produkten die besten Bewertungen erhalten. Die Liste der am höchsten bewerteten Apps wurde folgendermaßen zusammengestellt:

  • Es wurde nach Projektmanagement-Produkten gefiltert, die über Funktionen zur Zeiterfassung verfügen. Die Liste der 50 Produkte wurde dann in absteigender Reihenfolge sortiert, d. h. die Produkte mit den meisten Rezensionen standen oben. Von den 10 Produkten mit der höchsten Anzahl an Bewertungen wurden die fünf mit den besten Rezensionen in die engere Auswahl genommen.
  • Der in diesem Artikel für jedes Produkt erwähnte Abschnitt „Trends beim User-Feedback“ basiert auf der Analyse der Reviews, die Nutzer*innen des Produkts bei GetApp hinterlassen haben.
  • Weitere Informationen in diesem Artikel wurden auf den Websites der Anbieter und, wo erwähnt, über sekundäre Quellen gesammelt.

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Bei der Veranstaltungsplanung dreht sich alles um die Kunst, so viele Kosten zu sparen wie möglich, ohne dabei auf Qualität zu verzichten. Betrachtet man alle Kosten, auch indirekte Kosten, Personalkosten oder Kosten für Event-Management-Software, wird klar: Sparen ist bares Geld. Gerade bei Software lässt sich bei genauerem Hinsehen viel Geld sparen, vor allem bei den weniger geschäftskritischen Programmen – und dazu gehören unter anderem Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner. Videos werden in der Werbung immer wichtiger, Eventpräsentationen kommen kaum noch ohne aus.

Vier kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Facebook, Snapchat und Twitter räumen Videos in letzter Zeit eine höhere Priorität ein, das kannst du für die Bewerbung deiner Veranstaltungen prima nutzen. Die Plattform eMarketer hat eine Umfrage durchgeführt, derzufolge 83 % der befragten Marketingspezialist*innen davon ausgehen, dass Facebook ihnen Traffic bringt, und immerhin 67 % glauben von Instagram dasselbe.

Glücklicherweise gibt es vernünftige Freeware, mit der sich kostenlos Videos erstellen lassen. Ich habe hier eine Liste mit 4 Video-Editoren zusammengestellt, mit denen sich alle möglichen Inhalte für deine Veranstaltungen erstellen lassen.

Kostenlose Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner

Bei der Auswahl habe ich verschiedene Kriterien zugrundegelegt. Zum einen wollte ich sowohl anfängerfreundliche als auch fortgeschrittene Lösungen präsentieren, aus beiden Bereichen stelle ich hier je zwei Lösungen vor.

Zum anderen wollte ich neben den Standardfunktionen solcher Video-Editoren (zum Beispiel Trimmen, Tonabmischung, Titel, Übergänge usw.) erweiterte Funktionalitäten einbeziehen. Deshalb verfügt jedes vorgestellte Programm über mindestens eine der folgenden Zusatzfunktionen: Bearbeitung in 4K, mobile Videobearbeitung, Social-Media-Schnittstellen oder einen offenen Quellcode.

Die Liste ist in alphabetischer Reihenfolge gehalten.

1. iMovie

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - iMovie
iMovie auf Mac, iPad und iPhone (Bildquelle: Apple)

Seit den Tagen mit dem QuickTime-Layout, den simplen Übergängen und wenigen verfügbaren Effekten hat sich viel getan. Heute bietet iMovie alle grundlegenden Funktionen wie Beschneiden, Übergänge und Filter und dazu noch fortgeschrittene Editierfunktionen wie Soundbearbeitung, hochwertige Videovorlagen oder die Möglichkeit, Videos mit 4K-Auflösung zu bearbeiten.

Mit iMovie wird der Editiervorgang im Grunde zu einer Plug & Play-Anwendung. Titel, Übergänge, Videoclips und Tonspuren können per Drag & Drop verschoben werden. Das ist äußerst praktisch und spart bei der Erstellung von Werbematerialien, Präsentationen und mehr Zeit.

Ebenso fix lassen sich die fertigen Sequenzen direkt aus der Anwendung auf Social-Media- und Videokanälen hochladen. Schnittstellen gibt es unter anderem für Facebook, YouTube und Vimeo. Damit entfällt das lästige Exportieren und Hochladen über den Browser. Zu guter Letzt ist iMovie sogar für iPhone und iPad verfügbar, wo es viele derselben Features bietet.

Der einzige Nachteil: iMovie steht nur Apple-Nutzern zur Verfügung. Aber wer einen Mac, ein iPad oder ein iPhone hat, hat die Software vermutlich sogar schon auf dem Gerät vorinstalliert.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Bearbeitung von 4K-Material
  • Hochladen auf soziale Netzwerke wie Facebook, YouTube oder Vimeo
  • Videovorlagen
  • Apps

Anspruch an den Nutzer: Einsteiger

2. Movie Maker

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - Movie Maker
Movie Maker von V3TApps (über Microsoft)

Heißt Movie Maker, hat aber mit dem Movie Maker von früher im Grunde nichts zu tun: Der Movie Maker, mit dem wir aufgewachsen sind, wurde im Januar 2017 von Microsoft eingestellt. Dieser neue Movie Maker ist von V3TApps und präsentiert sich als der geistige Nachfolger der kostenfreien Microsoft-Videobearbeitungslösung.

Er umfasst alle Standardfunktionen und bietet damit Dinge wie Trimmen, Übergänge, Zusammenführen von Videos, Filter und Titel. Er erkennt die häufigsten Videoformate (wie zum Beispiel .avi, .flv oder .mp4), kann aber kein 4K-Material bearbeiten.

Genau wie iMovie ausschließlich für Apple verfügbar ist, läuft Movie Maker nur auf Windowsgeräten – und das auch auf Mobilgeräten für das schnelle Editieren unterwegs.

Was Movie Maker leider nicht kann, ist, Videos direkt auf soziale Medien oder YouTube-Kanäle hochzuladen.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Apps

Anspruch an den Nutzer: Einsteiger

3. OpenShot Video Editor

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - OpenShot
Videospuren in OpenShot (Bildquelle: OpenShot)

OpenShot ist eine kostenlose, plattformübergreifende Open-Source-Lösung. Egal ob Windows, Mac oder Linux: OpenShot ist für alle da.

Zwar ist die Oberfläche weniger ansprechend als bei iMovie oder Movie Maker, dafür ist der Quellcode von OpenShot aber frei zugänglich. Mit dem nötigen Hintergrundwissen kann man den Code also so anpassen, dass er genau den eigenen Bedürfnissen entspricht und bestimmte Eigenschaften implementieren, die ursprünglich nicht im Produktumfang enthalten sind.

Neben dieser Anpassbarkeit bietet OpenShot alles, was man sich von einer Videobearbeitungssoftware erwartet: Trimmen, Audiomischen und -bearbeiten, Übergänge, animierte Titel und Effekte, Filter, Wasserzeichen und Videovorlagen.

Mir persönlich gefällt am besten, dass man unbegrenzt viele Bildspuren hinzufügen kann. Damit lassen sich in einem Frame mehrere Videos gleichzeitig abspielen, zum Beispiel nebeneinander oder ineinander verschachtelt. Und wer hochauflösende Videos bearbeiten möchte, findet in OpenShot eine Lösung, die mit 4K-Auflösung umgehen kann.

Der einzige Nachteil von OpenShot ist das Fehlen von mobilen Versionen und Schnittstellen zu den sozialen Netzwerken.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Quelloffen/anpassbar
  • Mehrere Bild- und Tonspuren
  • Bearbeitung von 4K-Material

Anspruch an den Nutzer: Mittelstufe

4. Shotcut

Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner - Shotcut
Bearbeitung einer Videospur (Bildquelle: Shotcut)

Genau wie bei OpenShot können Nutzer auf den Quellcode von Shotcut zugreifen und ihn bei Bedarf anpassen. Für Leute mit den entsprechenden Programmierkenntnissen ist die damit einhergehende Flexibilität unbezahlbar.

Natürlich bietet auch Shotcut alle Standardfunktionen für die Videobearbeitung: Trimmen, Tonspurbearbeitung, Titel, Übergänge und Filter. Auffällig sind bei Shotcut insbesondere die große Zahl an Dateiformaten und die Möglichkeit zur Bearbeitung von 4K-Videos.

Leider steht demgegenüber ein gewisser Mangel an praktischen Features wie Social-Media-Uploads, Apps und Videovorlagen für Plug & Play-Projekte.

Besonders nützliche Funktionen:

  • Bearbeitung von 4K-Material
  • Quelloffen/anpassbar
  • Große Bandbreite an Dateiformaten

Anspruch an den Nutzer: Mittelstufe

Andere kostenlose Software

Der Trick mit der Freeware lässt sich natürlich problemlos auch auf andere Softwarekategorien übertragen. So haben wir an anderer Stelle bereits Listen mit Freeware für bestimmte Zwecke zusammengetragen, von denen einige mit Sicherheit auch für dein Geschäft hilfreich sind.

Weitere Informationen findest du zum Beispiel hier:

Kennst du noch andere gute Videobearbeitungsprogramme für Veranstaltungsplaner? Erzähl es uns in den Kommentaren! Du suchst noch nach Software für das Event-Management? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Event-Management-Lösungen!

¿Buscas un administrador de tareas gratis?

Encuentra un administrador de tareas gratis

Encuentra un administrador de tareas gratis

Nos cuesta organizarnos la vida, no seamos ilusos. Sería fantástico tener un equipo de secretarios que supieran qué y cuándo tenemos que hacer cada cometido. ¡Seguiremos soñando! Hasta que llegue ese momento, nosotros vamos a ejercer de Mary Poppins del orden, al menos en el ámbito laboral. Porque cada vez existen más software que ejercen de administrador de tareas y muchos de ellos, como los que presentamos a continuación, tienen además una versión gratuita con la que podrás ahorrar costes además de tiempo.

Si tienes una pequeña empresa, o simplemente un proyecto en mente que te gustaría llevar a cabo con cierta organización, continúa leyendo. Hemos seleccionado quince software que utilizan diagramas de Gantt, tableros Kanban y la posibilidad de compartir, en algunos casos, con usuarios ilimitados. Además, los que disfrutan -o están obligados- a llevar el trabajo allá donde van, agradecerán que muchas de las soluciones de este listado cuenten con aplicaciones de planificación para Android e iOS.

Nota: las herramientas incluidas en la lista se encuentran entre las soluciones de gestión de tareas gratuitas más recomendables según la metodología que encontrarás al final del texto y se presentan en orden alfabético. Las fortalezas y debilidades de cada una de ellas deben examinarse en su conjunto y según las necesidades específicas (en lugar de comparar las herramientas entre sí). El lector deberá buscar las funciones más importantes para su caso concreto y considerar las necesidades de negocio y los objetivos que se pretenden cumplir con la implementación del software antes de tomar una decisión.

Descubre el mejor administrador de tareas gratis

Los mejores software de gestión de proyectos gratis

Agantty: herramienta de Gantt visualmente atractiva

Agantty es un software de planificación de proyectos gratuito (no una herramienta de pago que ofrece un plan gratuito), así que no hay niveles de producto ni costes de actualización. Todas las funcionalidades nativas son gratis para todos.

Incluye tareas, proyectos y usuarios ilimitados y permite configurar equipos y permisos de usuario. En la vista compartida de diagrama de Gantt, los usuarios pueden crear y ordenar tareas. También tienen un panel individual que muestra la asignación de tareas y proyectos.

Esta herramienta de diagramas de Gantt es perfecta para pequeñas y medianas empresas que buscan algo más allá de la mera gestión de tareas, pero no necesitan una solución completa de gestión de proyectos con funciones de creación de informes o gestión de recursos.

Organiación de tareas con Agantty
Vista del panel de Agantty (Fuente)

Ventajas: el proveedor es flexible en cuanto a su hoja de ruta del producto e informa de las funciones en desarrollo que pretende incorporar, como una aplicación nativa para móviles y seguimiento del tiempo.

La aplicación también cuenta con un botón de comentarios para que los usuarios informen de errores. Así puedan resolverse cuanto antes.

Desventajas: no es posible invitar a clientes o usuarios externos a colaborar en un proyecto de Agantty. Cada colaborador, ya sea interno o externo, debe crear una cuenta en el proveedor. Agantty permite configurar los permisos de usuario, pero es necesaria una supervisión del gestor de proyectos que asegure que clientes e invitados no tienen acceso a información que no les compete.

Precio de actualización: no aplicable

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: equipos pequeños que busquen una herramienta fácil de diagramas de Gantt y basada en el navegador, que ayude en la planificación de proyectos y gestión de tareas.

Airtable: flexible y polivalente

Airtable es una solución relativamente nueva en el mercado de gestión de proyectos, pero cuenta con altas valoraciones de los usuarios de Capterra. La herramienta ofrece un amplio conjunto de funciones y una interfaz personalizable para visualizar los flujos de trabajo de los proyectos.

La versión gratuita permite crear proyectos ilimitados (conocidos como “bases”), seguir hasta 1200 tareas (llamadas “registros”) por proyecto, añadir hasta 2 GB de archivos por base y comentar en las tareas.

Administrador de tareas Airtable
Gestión de tareas en Airtable (Fuente)

Ventajas: Airtable destaca como herramienta que ayuda monitorizar todo tipo de datos y además tareas. Diseñada como una hoja de cálculo, permite crear bases de datos con información como detalles de proyecto, cuentas de cliente y presupuestos de equipos. Es un software de fácil personalización en el que las tareas se pueden ver bien como listas en una hoja de cálculo o como tarjetas en un tablero Kanban o campos de datos en un calendario.

Desventajas: el principal inconveniente de Airtable es su curva de aprendizaje. Los nuevos usuarios pueden encontrar la solución abrumadora debido a sus muchas funcionalidades. Además, la versión móvil está limitada; por ejemplo, no permite ver múltiples tareas.

Precio de actualización: 10 dólares mensuales por usuario la versión Plus (unos 9 euros), y 20 dólares mensuales la versión Pro (unos 17 euros).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que necesitan una herramienta de gestión de tareas personalizable.

Asana: herramienta repleta de funciones

Asana es una herramienta de gestión de proyectos muy popular, con una puntuación promedio de 4.5/5 estrellas por parte de los usuarios de Capterra. Ofrece funciones como planificación de proyectos, intercambio de archivos, gestión de tareas y colaboración de equipos.

La versión gratuita permite crear tareas y proyectos ilimitados, pero con un máximo de 15 miembros por proyecto. Ciertas funciones, como la creación de dependencias de tarea o los proyectos privados, no se incluyen en el plan gratuito.

Asana. Software para la administración de tareas
Panel de resumen de proyecto en Asana (Fuente)

Ventajas: Asana permite al usuario crear hojas de ruta de productos, conocer las dependencias de tarea y colaborar con un equipo deslocalizado. Además, ofrece integraciones de terceros con seguimiento del tiempo, comunicación y creación de informes.

Desventajas: al ser una herramienta repleta de funciones, es más adecuada para usuarios avanzados. Los usuarios de Capterra indican un exceso de texto y falta de imágenes en la solución, por lo que los equipos que busquen una herramienta fácil de usar e intuitiva pueden encontrarla abrumadora.

Precio de actualización: 9.25 euros mensuales por usuario la versión Premium, y 18.75 euros mensuales la versión Business.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que trabajen en múltiples proyectos a la vez.

Easynote: gestor de tareas sencillo

Easynote es una solución de gestión de tareas básica que ayuda a los usuarios a organizar su lista de tareas. El plan gratuito incluye usuarios, tareas y proyectos ilimitados, así como 1 GB de espacio de almacenamiento de archivos por usuario.

Se puede elegir entre seis aplicaciones para añadir a los proyectos: calendario, actividad, subtareas, comentarios, urgencia y estadísticas. En la siguiente captura de pantalla, por ejemplo, puedes ver las pestañas de actividad y calendario. En la tarea “Implementar Google Calendar” hay un menú desplegable para indicar el estado de urgencia.

Aunque no cuenta con muchas reseñas en Capterra, los usuarios elogian la simplicidad y facilidad de uso de Easynote y le otorgan una valoración de 4.5/5 estrellas.

Captura de pantalla de las tareas en Easynote
Resumen de tareas en Easynote (Fuente)

Ventajas: las cuentas gratuitas incluyen atención al cliente por correo electrónico en un plazo de 48 horas, un soporte poco frecuente en el software gratuito. Para cuestiones menos urgentes, los usuarios pueden consultar la base de conocimiento y la documentación de ayuda de Easynote.

Desventajas: la solución es muy básica, sobre todo en el plan gratuito. Por ejemplo, puedes crear tareas y proyectos ilimitados, pero tienes que actualizar a una cuenta de pago para incluir fechas de entrega. Añadir comentarios es gratis, pero es necesaria la actualización para recibir notificaciones.

Además, no cuenta con aplicación móvil para iOS, lo cual puede ser problemático para usuarios de Apple.

Precio de actualización: 11.10 euros mensuales (Premium), 18.75 euros mensuales (Business).

Aplicaciones móviles: Android

Adecuado para: equipos pequeños que necesiten un gestor de tareas sencillo.

Hibox: gestión de tareas y colaboración

Hibox es ideal para equipos que necesiten una herramienta de gestión de tareas y colaboración. Los permisos basados en roles permiten designar administradores, gestores, usuarios básicos y usuarios externos. Después, los miembros del proyecto pueden crear flujos de trabajo para equipos y proyectos específicos.

En cada flujo de trabajo, los usuarios crean listas de tareas para ver los elementos de acción y distribuir responsabilidades. La versión gratuita de Hibox ofrece usuarios ilimitados, así que no tendrás que cambiar de herramienta si el equipo de proyecto crece.

Hibox, una aplicación para organizarse
Flujo de trabajo de Hibox (Fuente)

Ventajas: Hibox es ideal para equipos de proyecto no técnicos que necesiten una herramienta para colaborar y priorizar tareas. Es muy valorada por los usuarios de Capterra que trabajan con clientes, ya que pueden crear compartimentos en Hibox para cada uno.

Algunos usuarios de Capterra afirman que Hibox ha mejorado su comunicación tanto con equipos como con clientes, ya que permite gestionar tareas en diferentes grupos y estar al tanto de los mensajes fácilmente.

Desventajas: las funciones del plan gratuito de Hibox son limitadas. Es posible añadir usuarios, pero no ofrece mucho almacenamiento. La gestión de tareas y la asistencia en línea son muy básicas. Para integraciones con aplicaciones externas y videoconferencias, o gestionar tareas más avanzadas, es necesario contratar los planes Pro y Enterprise. Hibox tampoco tiene diagramas de Gantt ni ofrece la posibilidad de crear informes personalizados.

Precio de actualización: 4 dólares mensuales (unos 3 euros) por usuario la versión Pro y 8 dólares mensuales (unos 7 euros) la versión Enterprise.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos que necesiten un gestor de tareas gratuito para muchos usuarios.

Hitask: aplicación intuitiva para autónomos y empresas unipersonales

Hitask es principalmente una herramienta de gestión de tareas, pero no creas que es una aplicación más para hacer listas con funciones limitadas. Ha sido desarrollada basándose en la metodología Getting Things Done (“hacer las cosas”) e incluye colaboración, seguimiento del tiempo y calendario compartido.

Hitask, programa para organizar las tareas
Pestaña de proyecto de Hitask (Fuente)

Ventajas: si tienes que organizar un proyecto en equipo, pero te aterra la idea de aprender a usar una complicada herramienta de gestión empresarial, Hitask puede ser la elección perfecta. Es lo suficientemente sencilla como para empezar a usarla de inmediato; todo lo que necesitas está en una pantalla. El software lleva más de una década perfeccionándose y mejorando con nuevas funciones como almacenamiento de documentos, tareas repetitivas y etiquetas. Es una herramienta estable y fiable que crecerá con tu equipo.

Desventajas: Hitask es, básicamente, un gestor de tareas. Si intentas usarla para organizar simultáneamente tres proyectos millonarios con múltiples equipos y organizaciones, es posible que te decepcione. La versión gratuita incluye medio giga de almacenamiento, adecuado solo para proyectos extremadamente sencillos. Cuenta con asistencia básica mediante correo electrónico (muy básica según algunos usuarios), preguntas frecuentes, formularios en línea y foro de la comunidad. El soporte prioritario solo está disponible para los clientes de pago.

Precio de actualización: 4 dólares mensuales (unos 3.50 euros) para cuentas individuales y 25 dólares mensuales (unos 22 euros) para equipos.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: individuos y pequeños equipos que necesiten una aplicación de gestión de tareas con algunas funciones de gestión de proyectos.

KanbanFlow: herramienta Kanban para consultores y grandes equipos

KanbanFlow, solución del desarrollador sueco CodeKick, es una excelente herramienta de gestión de tareas para fanáticos de los tableros Kanban. Si no eres ese tipo de persona será mejor que continúes tu búsqueda.

Modelo KanbanFlow de organizar tareas
Interfaz principal de KanbanFlow (Fuente)

Ventajas: con usuarios, tareas y tableros ilimitados en su versión gratuita, KanbanFlow puede adecuarse hasta al mayor de los equipos. Es una excelente elección para consultorías que trabajan con grupos de distintos tamaños en sus proyectos. La versión gratuita también incluye subtareas y tareas recurrentes.

Desventajas: KanbanFlow no cuenta con aplicación nativa, por lo que la interfaz puede verse algo tosca en dispositivos móviles. El proveedor afirma tener una “aplicación web móvil”, pero solo es un atajo móvil a su versión web.

Si necesitas funciones importantes como diagramas de carril, archivos adjuntos, búsquedas e integraciones, tendrás que actualizar a una cuenta de pago.

Precio de actualización: 5 dólares mensuales por usuario (unos 4 euros).

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: consultorías y grandes equipos.

MeisterTask: herramienta Kanban para la gestión visual de tareas

MeisterTask es una solución visual de gestión de tareas que ayuda a los equipos a organizar su trabajo en un tablero compartido de estilo Kanban. Los usuarios también cuentan con un panel individual que muestra un resumen de sus tareas y proyectos activos.

En el espacio de trabajo del proyecto, las tareas se presentan en tarjetas y columnas que representan las distintas etapas del flujo de trabajo. En la tarjeta de una tarea, los usuarios pueden añadir archivos, dividir el trabajo en una lista de tareas y colaborar con otros compañeros de equipo.

Es perfecta para quienes quieran agrupar las tareas relacionadas en un espacio de trabajo centralizado y no necesiten funciones avanzadas de seguimiento o planificación de proyectos (como creación de informes y analíticas). La versión gratuita de MeisterTask incluye tareas, proyectos y colaboradores internos ilimitados, espacios de trabajo de proyecto personalizados, almacenamiento ilimitado y la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 20 MB.

Software administrador de tareas MeisterTask
Lista de tareas en MeisterTask (Fuente)

Ventajas: la versión gratuita no limita el número de tareas, proyectos o colaboradores internos. Los usuarios de Capterra valoran la simplicidad del producto y afirman que es fácil de usar para los nuevos usuarios.

Desventajas: aunque la mayor parte de las funciones de gestión de tareas son gratuitas, la automatización de flujos de trabajo (creación de tareas recurrentes) y la búsqueda de texto completo en tareas y proyectos archivados son funciones de pago. El soporte prioritario y el acceso para invitados también se limitan a los planes de pago.

Precio de actualización: 8.25 euros mensuales por usuario (Pro) y 20.75 euros mensuales por usuario (Empresas).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: pequeñas empresas que necesiten funciones básicas de gestión de tareas y deseen organizarlas en tableros de estilo Kanban.

Pipefy: galardonada solución de gestión de operaciones

Pipefy es una herramienta de gestión de operaciones para equipos de proyecto de hasta diez usuarios. Permite crear flujos de trabajo personalizados y emplearlos en la gestión de proyectos. Pipefy ha sido muy elogiada por los usuarios de Capterra y ha ganado los premios Capterra a “Mejor valor” y “Mayor facilidad de uso” en 2018.

Cómo organizar los trabajos con Pipefy
Tarjetas Kanban en Pipefy (Fuente)

Ventajas: la interfaz limpia de Pipefy facilita su uso tanto con clientes como con equipos internos. Los usuarios de Capterra afirman que es fácil delegar y supervisar las tareas después de configurar flujos de trabajo personalizados. La capacidad de automatizar y personalizar las plantillas de correo electrónico es otra ventaja significativa.

Desventajas: Pipefy carece de función de seguimiento de tiempos y de integraciones con herramientas populares, entre ellas Slack. No es la mejor opción si necesitas una herramienta de gestión de flujo de trabajo con una sólida aplicación para iOS; los usuarios de Capterra e iTunes indican que la aplicación está muy limitada y no favorece la productividad. Muchas reseñas afirman que Pipefy carece de las funciones de automatización de algunos de sus competidores; el mantenimiento de flujos de trabajo y procesos es altamente manual.

Precio de actualización: 9 dólares mensuales por usuario (unos 8 euros) el plan Professional y 18 dólares mensuales (unos 16 euros) el plan Business.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto de hasta diez usuarios que necesiten una solución gratuita de gestión de flujos de trabajo.

Podio: gestión de flujos de trabajo personalizables

Podio cuenta con una base de usuarios de más de medio millón de organizaciones, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Es un espacio compartido que facilita la colaboración de equipos de todos los tamaños, permitiendo desde el envío de gráficas hasta la supervisión de proyectos.

Podio, para administrar tareas
Proyectos en Podio (Fuente)

Ventajas: los usuarios de Capterra valoran mucho las posibilidades de personalización de Podio y lo fácil que es de configurar sin necesidad de contar con un departamento de TI. También destacan la capacidad de seguir el progreso de tareas individuales en relación con los objetivos de proyecto compartidos.

Desventajas: el plan gratuito de Podio ofrece funciones limitadas. Los equipos de hasta cinco empleados pueden acceder a la gestión de tareas, las aplicaciones y los espacios de trabajo. Si se necesitan más funciones, como flujos de trabajo automatizados, acceso para usuarios externos o informes visuales, la versión gratuita de Podio se quedará corta. Los usuarios de Capterra indican que la herramienta carece de funciones cruciales de planificación de proyectos, como la capacidad de supervisar sprints e hitos.

Precio de actualización: 9 dólares (unos 8 euros) mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto de cinco o menos personas que necesiten una solución de gestión de tareas gratuita.

Process Street: gestión de procesos y flujos de trabajo

Process Street es una herramienta de gestión de flujos de trabajo que ayuda a equipos y empresas a estructurar y organizar tareas relacionadas con un procedimiento (o proceso) específico en una plantilla. Dicha plantilla se usará para crear listas de verificación cada vez que el equipo necesite seguir un determinado proceso.

Puedes elegir una plantilla de la biblioteca del proveedor o crear una propia mediante su editor de tipo arrastrar y soltar. Cuando quieras comenzar un proceso, “ejecuta” una lista de verificación de la plantilla, asigna elementos de la lista a los usuarios y marca las fechas límite. Podrás supervisar el progreso en el panel de resumen de plantilla.

El informe de actividad en la lista de verificación creará un registro de actividad con los comentarios y tareas completadas.

La versión gratuita de Process Street incluye usuarios ilimitados, cinco listas de verificación activas, cinco plantillas activas, función básica de creación de informes y asistencia por chat y correo electrónico.

Process Street, herramienta para ordenar tareas
Resumen de plantilla en Process Street (Fuente)

Ventajas: las listas de verificación y plantillas archivadas no cuentan en el total de listas activas de la versión gratuita. Es decir, puedes crear y archivar tantas plantillas como quieras siempre que tengas activas cinco o menos.

Además, Process Street reconoce dos tipos de usuario: los miembros (usuarios de pago) y los invitados (colaboradores gratuitos). El plan gratuito permite tener invitados ilimitados, que solo podrán acceder a la lista de verificación a la que hayan sido asignados.

Desventajas: si necesitas crear flujos de trabajo para un pequeño número de procesos sencillos, el plan gratuito será suficiente. Sin embargo, si tienes más de cinco procesos, deberás actualizar al plan Business. Para determinar el orden de las tareas (por ejemplo, que la tarea B no se pueda comenzar hasta haber completado la tarea A), hay que actualizar al plan Business Pro.

Precio de actualización: 12.50 dólares mensuales (unos 11 euros) por usuario (Business) y 25 dólares mensuales (unos 22 euros) por usuario (Business Pro).

Aplicaciones móviles: no aplicable

Adecuado para: equipos pequeños en sectores que deban estructurar cinco o menos procesos simultáneamente (estos procesos deben ser relativamente sencillos y no tener que realizarse en un orden específico).

Quire: un enfoque jerárquico de la gestión de tareas

Quire emplea una estructura de árbol para dividir los objetivos de proyecto en tareas organizadas según su importancia. Así, los usuarios pueden realizar las tareas según sus respectivas estrategias en el proyecto.

Quire. Programa de gestión de tareas.
Jerarquía de tarea de Quire (Fuente)

Ventajas: la facilidad de uso de Quire es su principal activo. Algunos usuarios de Capterra afirman que la estructura de árbol de la herramienta es la mejor forma de comprender las tareas del proyecto. Esta jerarquía es especialmente útil para autónomos que trabajen en proyectos para distintos clientes. Los usuarios también alaban la configuración de prioridad de Quire y la capacidad de pasar tareas de un proyecto a otro. Para aquellos gestores de proyectos que no paran en la oficina, las aplicaciones de Quire para iOS y Android ofrecen una experiencia similar.

Desventajas: la vista de lista de tareas de Quire puede no ser suficiente para los equipos que deseen visualizar su trabajo mediante diagramas de Gantt o tableros Kanban. Además, Quire carece de gestión de cartera, planificación de proyectos y creación de informes detallados. Si ordenas las tareas por fecha límite, será complicado saber las subtareas que corresponden a cada tarea. Esto puede ser problemático para equipos que trabajen en varios proyectos al mismo tiempo.

Por último, el límite preestablecido de Quire es de 30 miembros. Esta herramienta puede ser una buena elección para equipos de proyecto pequeños, pero los equipos más grandes deberán buscar otra solución.

Precio de actualización: la aplicación es gratuita, aunque Quire ha dejado entrever que en la segunda mitad de 2019 lanzarán versiones de pago.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos de proyecto con menos de 30 miembros que deseen gestionar sus tareas con un enfoque jerárquico.

Streamtime: herramienta de gestión de trabajo colaborativa para agencias creativas

Streamtime es una solución de gestión de trabajo diseñada para autónomos, equipos creativos y agencias que trabajan para clientes. La plataforma cuenta con cuatro módulos principales: el plan de trabajo, la lista de tareas, el calendario y los informes.

En el plan de trabajo, los usuarios pueden crear nuevos proyectos, añadir tareas y colaboradores y estimar el número de horas necesarias para completar el trabajo. Streamtime obtiene información de salarios y calcula el coste total estimado para el trabajo, que puede exportarse al presupuesto para entregar al cliente.

La lista de tareas muestra con tarjetas qué tiene asignado cada usuario. El tamaño de la tarjeta representa el tiempo que tardará en completarse.

El calendario presenta las tareas y proyectos del equipo y ayuda a realizar un seguimiento de la carga de trabajo, disponibilidad y asignación. A través de los informes se ve el estado actual de todos los trabajos.

Los cuatro módulos están incluidos en el plan gratuito de Streamtime, limitado a cinco trabajos activos y 50 archivados.

Organizar tareas con Streamtime
Tarjeta de tarea en Streamtime (Fuente)

Ventajas: Streamtime es transparente en cuanto a la hoja de ruta del producto (en inglés). El equipo informa de lo que se está desarrollando en la actualidad (por ejemplo, la capacidad de presupuestar y facturar trabajos en múltiples monedas e idiomas) y de los cambios propuestos para futuras versiones.

El proveedor anima a los usuarios a votar las funciones que desean ver en próximas versiones, así que, si te mantienes activo en el foro de hoja de ruta, quizá veas tus deseos cumplidos. Los usuarios de Capterra indican que el proveedor responde rápidamente e incorpora los comentarios de los usuarios a su hoja de ruta.

Desventajas: los usuarios encuentran confuso el lenguaje empleado en las funciones de “seguimiento del tiempo” y “hojas de tiempo” de Streamtime. Además, Streamtime no ofrece seguimiento del tiempo automático mediante un temporizador en la aplicación, ni hojas de tiempo tradicionales. En lugar de ello, las tareas se configuran con una estimación que puede actualizarse manualmente. Cuando pasas el elemento de “pendiente” a “hecho”, se registra el tiempo real del trabajo. Los usuarios pueden crear, sin embargo, informes equivalentes.

Precio de actualización: 12.60 euros mensuales por usuario (Standard), 16.20 euros mensuales por usuario (Standard+) y 25.20 euros mensuales por usuario (Premium).

Aplicaciones móviles: iOS

Adecuado para: autónomos y pequeños equipos creativos que desarrollen hasta cinco trabajos simultáneamente y necesiten enviar presupuestos y facturas a sus clientes.

Trello: tablero Kanban sencillo y fácil de usar

Trello ofrece tableros Kanban para la creación y el seguimiento de tareas. Puedes asignar tareas a los miembros del proyecto con tarjetas digitales. Los miembros pueden añadir comentarios, adjuntar archivos, asignar fechas límite y mucho más.

No existe límite en el número de proyectos que puedes crear en la versión gratuita, pero será necesario actualizar si deseas controlar quién puede acceder a los proyectos, adjuntar archivos de más de 10 MB o acceder a integraciones avanzadas con herramientas como Jira, Bitbucket, Slack o Salesforce.

Ordena el trabajo con tarjetas con Trello
Vista de las tarjetas en un tablero Kanban de Trello (Fuente)

Ventajas: los tableros de Trello permiten seguir las tareas de forma visual, con un estilo parecido al de las notas adhesivas en una pizarra blanca. Aunque la herramienta fue ideada para gestionar proyectos de manera sencilla, su adquisición por parte de Atlassian en 2017 la ha convertido en una solución ampliable para negocios en crecimiento. Estos negocios pueden pasar a una solución de gestión de proyectos más avanzada (como Jira) cuando sea necesario sin la necesidad de migrar datos.

Desventajas: Trello facilita el seguimiento de tareas de unos pocos proyectos; para las empresas que trabajen en muchos proyectos simultáneamente, puede resultar complicado comprobar de un vistazo todas las tareas en curso. La herramienta también carece de funcionalidades como diagramas de Gantt para planificación de grandes proyectos, seguimiento del tiempo de empleados o sistema de contabilidad integrado.

Precio de actualización: 9.99 dólares por usuario al mes (unos 8 euros) la versión Business Class y 20.83 dólares (unos 18.42 euros) la Enterprise.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: equipos pequeños que busquen una herramienta sencilla de gestión de proyectos.

Wrike: seguridad sólida para equipos muy pequeños

La experiencia de Wrike permite a los usuarios trabajar con tableros Kanban en tablas parecidas a las hojas de cálculo. Si buscas una herramienta con grandes capacidades de seguridad, que se encuentre justo en el límite entre las soluciones de gestión de tareas más completas y la gestión de proyectos fácil, Wrike es una excelente opción.

Herramienta Kanban Wrike
Diagrama de Gantt en Wrike (Fuente)

Ventajas: Wrike no limita el número de proyectos activos en las cuentas gratuitas. Además, su almacenamiento de 2 GB es muy atractivo para autónomos y equipos de dos personas.

Las aplicaciones de Wrike están muy bien valoradas (solo en Google Play, tiene una valoración de 4.3/5 estrellas y más de 5000 reseñas). Wrike ofrece una sólida protección: la seguridad física de sus centros de datos es conforme a SSAE 16 de Tipo II, ISAE 3402 e ISO 27001 y cuenta con AES 256 y cualificación HIPAA.

Wrike es una herramienta excepcional cuando pasas a una cuenta de pago. Es una solución elegante e intuitiva que ofrece multitud de características sin abrumar al usuario, sea cual sea su nivel de experiencia en gestión de proyectos.

Desventajas: por desgracia, la versión gratuita de Wrike está tan limitada que solo es adecuada para equipos muy pequeños de hasta cinco usuarios y que compartan el espacio de almacenamiento, de 2 GB. Así, el generoso límite de 500 MB de subida que ofrece este software se convierte en un lastre para la comunicación y la supervisión. Las agencias creativas con grandes activos digitales (que conforman una gran parte del mercado al que se dirige Wrike) no sacarán mucho partido de la versión gratuita. En el caso de grandes empresas, esta versión solo es válida como entorno de prueba.

Precio de actualización: 9.80 dólares mensuales por usuario (unos 8.50 euros). Se vende con suscripción anual para grupos de cinco, diez o quince usuarios. La versión business, para entre 5 y 200 usuarios, cuesta 24.80 dólares al mes (unos 22 euros).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para: individuos o equipos de hasta cinco personas.


La metodología aplicada

Productos gratuitos o freemium

En la primera fase de esta investigación, se evaluaron los productos del directorio de software de gestión de proyectos de Capterra para determinar si existen versiones gratuitas y si estas cumplen los criterios de inclusión.

A continuación, se ordenaron los productos admitidos según su categoría: gestión de tareas y gestión de proyectos.

La evaluación final califica cada producto según su experiencia en el sector, tendencias del mercado y capacidades específicas del software.

1. ¿Es gratuito y cumple estos criterios de oferta gratuita?

En este artículo se clasifica un producto como gratuito si:

  • Ofrece una versión gratuita e independiente del software.
  • No es una versión de prueba de un software que, tras un determinado período de tiempo, debe adquirirse.

Cuando la herramienta se clasifica como gratuita, se analiza según los siguientes criterios:

  • Cuenta como mínimo con tres reseñas verificadas en la web de Capterra.
  • Admite al menos tres usuarios independientes en el plan gratuito.
  • Es identificada como aplicación “segura” en la tienda de Google Play.
  • Su proveedor no envía más de diez correos electrónicos de marketing durante la primera semana de registro.

2. ¿Es un software de gestión de proyectos o de gestión de tareas?

Los productos que cumplen los criterios anteriores se evalúan según esta definición de software de gestión de proyectos:

El software de gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar y entregar proyectos a tiempo, según el presupuesto y dentro del alcance establecido. Estas herramientas ayudan a dirigentes de pequeñas empresas, equipos de proyecto y partes interesadas a planificar, supervisar y controlar sus proyectos.

Esta comprobación verifica las capacidades básicas de gestión de proyectos y su idoneidad para la categoría.

Los productos se clasifican como software de gestión de proyectos si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Gestión de tareas: creación de tareas, establecimiento de plazos y asignación de tareas a los usuarios. Supervisión del progreso de cada tarea hasta su finalización.
  • Funciones de colaboración: suministro de un espacio de trabajo centralizado que permite a múltiples usuarios comunicarse, debatir y coordinar.
  • Gestión de documentos/intercambio de archivos: capacidad de intercambio de archivos y almacenamiento en un repositorio central, con seguimiento de versiones e historial de cambios.
  • Planificación de proyectos: configuración de criterios de alcance, presupuesto y plazo. División de proyectos en hitos y tareas individuales. Definición de camino crítico e identificación de dependencias, limitaciones y recursos clave.
  • Creación de informes/paneles: capacidad de mostrar gráficos, tablas, presentaciones de datos y flujos de actividad. Seguimiento de estimaciones reales y previstas de tiempo y costes.

Muchas pequeñas empresas necesitan este software únicamente para gestionar tareas y colaborar entre grupos reducidos. Por ello, si un software no cumple esa definición de gestión de proyectos, se evalúa según la siguiente definición de software de gestión de tareas:

El software de gestión de tareas ayuda a individuos y equipos a organizar, gestionar y completar tareas. Estas herramientas permiten a los usuarios crear tareas, seguir los progresos de las mismas y colaborar.

Los productos se clasifican como software de gestión de tareas si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Creación de tareas: creación de tareas, asignación a usuarios y establecimiento de plazos. Posibilidad de añadir descripciones a las tareas y de designarlas como parte de un proyecto.
  • Seguimiento de progreso de tareas: visualización de historial y progresión de tareas.
  • Colaboración: posibilidad de comentar en las tareas y adjuntar archivos.
  • Especialización de asignación de tareas: posibilidad de añadir etiquetas a las tareas, mostrar su estado y marcar prioridades.
  • Notificaciones: configuración de notificaciones por correo electrónico o en la aplicación para distintos elementos de acción o recordatorios basados en la ubicación.
  • Posibilidad de mover o editar tareas: posibilidad de mover tareas arrastrándolas, y de elegir o designar nuevos estados.

3. Evaluación final

La evaluación final de los productos restantes combina siete factores específicos junto con el conocimiento del sector de los analistas, la experiencia con las herramientas y la comprensión de las tendencias y necesidades de los negocios en el panorama del software de gestión de proyectos.

Los factores de revisión final incluyen:

  • Capacidades nativas: conjuntos de funciones indicados en las definiciones de mercado de gestión de proyectos y gestión de tareas.
  • Móvil: disponibilidad para dispositivos de todo tipo (iOS, Android, Windows), puntuaciones generales de reseñas en tiendas de aplicaciones.
  • Atención al cliente: asistencia en el producto (temas de ayuda, preguntas frecuentes, comunidad), soporte por correo electrónico/texto, disponibilidad (24 horas, limitada, solo en EE. UU. o global).
  • Seguridad: cualificación ISO/IEC 27001, HIPAA, SP 800-53 y/o DIACAP Nivel 2, AES, TLS/SSL y 2FA.
  • API: disponibilidad, retrocompatibilidad.
  • Facilidad de uso.
  • Alcance de mercado.

Todas las soluciones se puntuaron en una escala de diez puntos para seleccionar los mejores  productos, que se enumeran en este artículo en orden alfabético.

En esta investigación se contó con la colaboración adicional de Anthony Bradley, Rachel Burger y Laura Clymer.

E-mail marketing : les 7 meilleures alternatives à MailChimp pour les PME

E-mail marketing 7 alternatives à MailChimp

Mailchimp est à l’e-mail marketing ce que Kleenex est au mouchoir : le représentant le plus visible de son marché et un quasi-synonyme du produit qui lui est associé. Mais ces marques bien connues ne sont pas forcément adaptées à tous les consommateurs (pour ma part, je préfère les Lotus, plus résistants). Certains mouchoirs séduisent certains nez comme certaines solutions d’e-mail marketing séduisent certaines PME.

E-mail marketing 7 alternatives à MailChimp

Dans cet article, vous découvrirez les meilleurs équivalents Lotus du marché des logiciels d’e-mail marketing, sept alternatives à MailChimp qui pourraient convenir à votre PME. Les produits repris dans la liste présentent tous des fonctionnalités similaires à celles de MailChimp, associées à des catégories et à des critères de sélection dans le répertoire de logiciels d’e-mail marketing de Capterra.

Critères d’inclusion :

  • Testing A/B
  • Répondeurs automatiques
  • Conformité CAN SPAM
  • Campagnes drip
  • Envois selon déclencheurs (triggers)
  • Bibliothèque d’images
  • Gestion de liste d’envoi
  • Rapports/analyses
  • Inscription/désinscription
  • Gestion des modèles
  • Éditeur e-mail WYSIWYG
  • 250 avis utilisateurs au minimum.

Dans le répertoire de logiciels d’e-mail marketing de Capterra, sept solutions répondaient à tous ces critères (elles sont présentées par nombre décroissant d’avis utilisateurs dans cet article).

infographie des meilleures alternatives a mailchimp

Voici les sept meilleures alternatives à MailChimp pour les PME

Dans cet article, vous trouverez un aperçu des fonctionnalités clés ainsi qu’un résumé des avis des utilisateurs Capterra concernant notamment l’ergonomie, le service client et les options de reporting de chaque solution.

Les éditeurs ont tendance à décrire leur produit comme convivial et facile à prendre en main, en ajoutant que le service client est excellent et que les rapports générés par l’outil sont détaillés et très lisibles.

Cependant, mieux vaut savoir ce que les utilisateurs d’un logiciel en pensent vraiment avant de débourser une somme importante pour s’équiper d’un nouveau système. Pour gagner du temps et faire de belles économies, pensez donc à consulter les avis d’utilisateurs. Comme chaque minute compte, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans cet article.

1. HubSpot Marketing

plateforme du logiciel marketing hubspot
Tableau de bord d’équipe de HubSpot Marketing (source)

Fonctionnalités clés

HubSpot offre une formation approfondie en inbound marketing via HubSpot Academy. Les vidéos et les documents fournis contiennent tout ce qu’il vous faut pour apprendre à utiliser le logiciel et à adopter les meilleures pratiques marketing. Les utilisateurs estiment que ces cours en ligne sont très digestes et permettent de se former réellement à la méthodologie de l’inbound marketing.

Avis utilisateurs

Points forts : les utilisateurs Capterra saluent la qualité de l’équipe du service client de HubSpot Marketing. Selon eux, le service est réactif, rapide et même proactif. L’interface utilisateur du système et les flux de travail sont également appréciés des clients, qui vantent la facilité d’utilisation du logiciel.

Ils ne cachent pas non plus leur enthousiasme quant aux fonctionnalités de suivi et d’analyse de HubSpot. Ils adorent l’aperçu du RSI de toutes leurs actions marketing et la lisibilité du tableau de bord de reporting du système. Les utilisateurs soulignent également la qualité des rapports générés : HubSpot Marketing permet de suivre les sources des leads, le trafic web et les performances marketing des blogs et des e-mails, le tout sur une seule plateforme.


Points faibles :
certains utilisateurs mentionnent que la personnalisation des e-mails et des landing pages nécessite souvent des connaissances en CSS (le mode glisser-déposer ne suffit pas). Par ailleurs, les mises à jour fréquentes peuvent interrompre le travail des utilisateurs. Certains clients, qui ont opté pour une solution concurrente, avertissent que le transfert de données vers un autre logiciel n’est pas évident.

Les griefs concernent majoritairement le prix d’HubSpot. En effet, le coût global de la solution peut gonfler rapidement lorsqu’on additionne tous les éléments payants (suivi de campagnes et contacts supplémentaires, notamment). De plus, tout abonnement doit être contracté pour une durée minimale d’un an et, en cas de dépassement de la limite de contacts d’une version, le passage au forfait supérieur est automatique.

2. Marketing 360

plateforme du logiciel marketing360
Tableau de bord publicitaire de Marketing 360 (Source)

Fonctionnalités clés

Marketing 360 est un logiciel hybride destiné aux PME, la combinaison d’une agence de marketing et d’un logiciel de marketing.

Avis utilisateurs

Points forts : les utilisateurs Capterra adorent le service client de Marketing 360 et les responsables marketing dédiés. Ils ne tarissent pas d’éloge à leur sujet, soulignant qu’ils sont proactifs, jamais à court de suggestions et toujours prêts à prendre le temps de connaître chaque entreprise et de l’aider à développer un plan marketing sur-mesure.

Ils apprécient également le tableau de bord de reporting de Marketing 360, qui rassemble des données précises et faciles à comprendre sur les performances de chaque activité et permet de repérer en un coup d’œil les canaux les plus rentables.


Points faibles :
selon certains clients, la configuration et la prise en main du logiciel sont un peu plus complexes que pour d’autres alternatives à MailChimp. Plusieurs utilisateurs notent par ailleurs que l’expérience client varie selon la personne en charge du compte. Ils dénoncent la négligence de certains intervenants et le manque de clarté dans la communication des attentes avec l’équipe de vente. Pour tirer le meilleur parti du logiciel, ils conseillent de convenir par écrit de la possibilité de changer d’interlocuteur en cas de problème.

3. Infusionsoft

plateforme du logiciel marketing infusionsoft
Plateforme Infusionsoft (source)

Fonctionnalités clés :

Infusionsoft est un logiciel de marketing automation destiné aux PME. Avec son slogan (“We help Small Businesses Succeed”), l’éditeur se positionne en partenaire de la réussite des petites entreprises. Le système rassemble des fonctionnalités correspondant à de nombreuses solutions logicielles :

Avis utilisateurs

Points forts : les utilisateurs Capterra sont globalement très satisfaits d’Infusionsoft. Ils apprécient ses nombreuses fonctionnalités (vitrine en ligne et panier d’achat personnalisables, notamment) ainsi que les formulaires intégrables à un site web externe. Étant donné que tous les logiciels mentionnés ci-dessous sont intégrés dans un seul système, l’historique client est automatiquement associé au profil client correspondant dans le CRM.

Les utilisateurs adorent l’outil de création de campagnes puissant et flexible d’Infusionsoft, qui permet de concevoir des campagnes répondant aux comportements des utilisateurs sur le site web de l’entreprise. Infusionsoft automatise entre autres l’envoi de lettres ou de cartes aux clients ainsi que de notifications push aux étapes clés du pipeline de vente et d’exécution (fulfillment).

Les clients apprécient la versatilité d’Infusionsoft, qui peut prendre en charge à peu près n’importe quelle tâche grâce à ses nombreuses intégrations à des logiciels tiers, ainsi qu’à sa large communauté d’utilisateurs, très active.


Points faibles :
les intégrations ont beau être nombreuses, elles ne sont pas toujours faciles à utiliser. Certains utilisateurs se plaignent d’avoir dû demander de l’aide à des développeurs externes pour les faire fonctionner. De plus, le service client d’Infusionsoft récolte plus de critiques que de compliments ; les agents semblent peu serviables et manquent manifestement de réactivité.

Par ailleurs, selon les utilisateurs, le logiciel est tellement complet que son implémentation et sa prise en main peuvent prendre du temps. Cependant, ils reconnaissent que le jeu en vaut la chandelle.

Enfin, les règles anti-spam d’Infusionsoft compliquent, pour certains utilisateurs, la bonne distribution des e-mails. Par exemple, les envois aux 2 000 abonnés d’une liste peuvent être bloqués si seulement l’un d’entre eux marque un message comme spam.

4. Constant Contact

plateforme du logiciel marketing constantcontact
Plateforme de Constant Contact (source)

Fonctionnalités clés

Constant Contact occupe la deuxième place du classement des logiciels d’e-mail marketing les plus appréciés. Ses fonctionnalités de répondeur automatique permettent non seulement de programmer des réponses à des triggers de transactions, mais aussi d’automatiser l’envoi de messages à l’occasion des anniversaires des clients ou des dates clés dans leurs relations avec la marque. Petit bonus : le logiciel vient juste d’être équipé d’une fonctionnalité de testing A/B.

Avis utilisateurs

Points forts : contrairement à MailChimp, HubSpot Marketing, Marketing 360 et Infusionsoft, Constant Contact n’est pas un outil de marketing automation. Les utilisateurs Capterra le décrivent comme une puissante plateforme d’e-mail marketing.

Ils apprécient la simplicité de segmentation des listes ainsi que la fusion des contacts dupliqués, qui permet d’éviter les doublons. Le logiciel permet aussi de programmer des événements et de gérer les inscriptions.

Les utilisateurs adorent les fonctionnalités d’analyse de Constant Contact. Ils indiquent que les rapports sur le nombre d’e-mails ouverts, l’identité des lecteurs, les clics et les désinscriptions permettent d’évaluer très facilement les stratégies en place. L’obtention de certaines données (dont les taux d’ouvertures et de clic par groupes de destinataires ou encore les comparaisons de mots-clés et de moments d’envoi) doit cependant être codée manuellement.


Points faibles :
les utilisateurs sont mitigés quant à la simplicité d’utilisation de la plateforme. Certains marketeurs trouvent sa prise en main très simple tandis que d’autres considèrent que l’outil est tout sauf intuitif. La plupart indiquent qu’aucune connaissance en CSS ou en HTML n’est nécessaire pour envoyer des e-mails professionnels, mais les modèles disponibles ne font pas l’unanimité et sont parfois considérés comme datés. Ils ne sont pas difficiles à modifier, mais les possibilités d’adaptation sont restreintes. Si vous voulez créer un modèle sur-mesure, vous risquez de rencontrer des problèmes pour placer et redimensionner vos images ; pour certains utilisateurs, cette fonctionnalité est tout bonnement rigide.

Le service client suscite aussi des avis partagés. Certains clients sont enchantés par les agents, d’autres les trouvent incompétents. De nombreux utilisateurs considèrent que le logiciel vaut son prix, mais certains le trouvent cher par rapport à ses concurrents.

Dernière remarque : lors du téléchargement d’une nouvelle liste d’abonnés, Constant Contact exige des preuves de la méthode d’abonnement employée (preuves à télécharger dans le logiciel en cas d’abonnement via une liste papier, par exemple). Cette mesure de sécurité peut être problématique lorsqu’on ne possède plus les informations associées à des listes anciennes.

5. iContact Email Marketing

plateforme du logiciel marketing icontact
Capture d’écran de l’outil de création d’e-mail d’iContact (source)

Fonctionnalités clés

iContact occupe la septième place du classement des logiciels d’e-mail marketing les plus appréciés. Le système permet à ses utilisateurs de copier des modèles d’e-mail pour les utiliser dans différents comptes.

Avis utilisateurs

Points forts : les utilisateurs Capterra attribuent de très bonnes notes à l’interface utilisateur d’iContact, qu’ils trouvent facile à prendre en main et à utiliser avec ses flux de travail d’automatisation et son outil de création d’e-mails. Ils estiment que le logiciel comprend un bel éventail de modèles, pour la plupart associés aux ventes.

Ils vantent la qualité de son tableau de bord de reporting, qui leur permet de garder un œil sur les e-mails envoyés et en attente tout en accédant à des informations détaillées. De plus, iContact gère automatiquement la déduplication des listes.

Mais c’est le service client d’iContact qui remporte tous les suffrages. Les qualificatifs ne manquent pas pour décrire les agents : sympathiques, serviables, réactifs, créatifs et patients. Aucun client ne se plaint de son coût et certains trouvent même le rapport qualité/prix excellent.


Points faibles :
les intégrations ne convainquent pas les utilisateurs d’iContact. Certains aimeraient qu’elles soient plus nombreuses et que les connexions avec les réseaux sociaux et les CRM soient améliorées.

De plus, même s’il est possible de personnaliser ou de créer des modèles d’e-mails “save the date” ou d’annonces d’événements, notamment, il faut de bonnes bases de CSS et d’HTML pour y parvenir.

6. Robly

plateforme du logiciel marketing robly
Capture d’écran du site web de Robly (source)

Fonctionnalités clés

Robly occupe la neuvième place du classement des logiciels d’e-mail marketing les plus conviviaux et c’est, à notre connaissance, le seul outil de cette catégorie qui garantit une croissance de 50 % des ouvertures à ses clients.

Plus impressionnant encore : les utilisateurs confirment l’augmentation de leurs taux d’ouverture, de clic et d’abonnements grâce à Robly, ainsi qu’une réduction des désinscriptions. Le logiciel s’appuie sur la science des données pour envoyer des e-mails au moment où les destinataires sont les plus susceptibles de les ouvrir et il renvoie les e-mails non ouverts en modifiant leur objet.

Avis utilisateurs

Points forts : les utilisateurs Capterra adorent les fonctionnalités intelligentes d’envoi de Robly ainsi que sa simplicité d’utilisation. Ils n’ont aucun souci à le faire adopter par leurs collègues, quel que soit leur niveau d’expertise technique. L’interface en glisser-déposer permet de créer et de programmer rapidement des e-mails professionnels. De plus la stabilité et l’absence de bugs et de pépins techniques ravissent les utilisateurs. Les fonctionnalités d’analyse séduisent également les clients, qui apprécient la facilité d’obtention des informations.

Par ailleurs, les avis concernant le service client sont très largement positifs : les utilisateurs indiquent que les agents sont directement accessibles grâce au chat et qu’ils sont serviables, voire proactifs puisqu’ils prennent des nouvelles de leurs clients et demandent même comment ils peuvent s’améliorer.

Si certains utilisateurs se plaignent du coût de l’outil, les clients satisfaits sont bien plus nombreux : ils apprécient le rapport qualité/prix et ils affirment avoir fait des économies depuis qu’ils utilisent le logiciel.

 

Points faibles : les modèles proposés par Robly sont modernes et élégants. Cependant, ils ne sont pas suffisamment nombreux (en particulier ceux adaptés).

De plus, selon les utilisateurs, la modification et la création de modèles ne sont pas insurmontables, mais elles pourraient être simplifiées, notamment parce que les images doivent actuellement être redimensionnées manuellement.

Certains se plaignent en outre de ne pas pouvoir créer et enregistrer leurs propres palettes préréglées de polices, de couleurs, d’interlignes, etc. De plus, contrairement à d’autres logiciels repris dans cette liste, Robly n’envoie pas encore automatiquement d’e-mails à l’occasion des anniversaires des clients ou des dates clés de leur relation avec la marque.

Les intégrations laissent également à désirer. Enfin, si vous travaillez en équipe, sachez que Robly n’inclut pas de connexions distinctes pour les utilisateurs multiples d’un même compte.

7. AgileCRM

plateforme du logiciel marketing agileCRM
Capture d’écran d’un flux de travail dans AgileCRM (source)

Fonctionnalités clés

AgileCRM est un outil équipé de solutions de marketing. Il comprend donc toutes les fonctionnalités e-mail de MailChimp, auxquelles viennent s’ajouter, entre autres, le lead scoring et la possibilité de suivre les affaires du pipeline de vente.

Avis utilisateurs

Points forts : les utilisateurs Capterra sont ravis par la diversité des fonctionnalités de CRM et de marketing d’AgileCRM, qui permettent d’utiliser le logiciel pour de très nombreuses tâches, depuis la gestion des tickets de support technique jusqu’à la création de landing pages pour les campagnes publicitaires.

Ils apprécient également la possibilité de consulter le profit potentiel des leads et de suivre et prévoir les ventes en quelques clics. Pour chaque affaire en cours, le système affiche les jalons en colonnes sur une seule page, ce qui permet de connaître facilement le statut de chaque transaction dans le pipeline.

L’outil de création de campagne est apprécié car il permet d’associer les comportements des visiteurs du site web aux triggers de campagnes. Les utilisateurs sont également convaincus par la fonctionnalité de marketing automation et par l’outil de création de landing pages. Ils estiment que le système est intuitif et facile à prendre en main. De plus, AgileCRM propose gratuitement un webinaire de formation et les services d’une équipe d’aide au démarrage.

Les utilisateurs sont ravis par le service client, l’équipe d’accueil et les agents du support technique. Ils ont l’impression que tous se préoccupent vraiment de leur cas et sont à leur écoute, ce qui leur permet d’implémenter des modifications en fonction des retours client.

Les intégrations natives très nombreuses enchantent aussi les utilisateurs.

Le prix de l’outil récolte des évaluations plutôt positives puisque les nombreuses intégrations donnent aux utilisateurs l’impression d’en avoir pour leur argent. Les clients apprécient aussi la possibilité d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires en achetant des modules plutôt qu’en étant forcé de passer à une version supérieure une fois la limite de clients atteinte.


Points faibles :
certains utilisateurs se plaignent du nombre réduit de modèles, mais ils indiquent qu’il est possible d’importer des modèles HTML existants ou d’utiliser l’éditeur WYSIWYG pour créer des modèles personnalisés.

Par ailleurs, les intégrations connaissent quelques pépins techniques. Certains utilisateurs ont notamment remarqué que les autorisations d’accès aux réseaux sociaux sont parfois demandées à plusieurs reprises. Enfin, l’interface utilisateur peut radicalement changer d’une journée à l’autre car les développeurs mettent très souvent le système à jour. 

Quelle alternative à MailChimp pour votre PME ?

Si vous avez besoin d’excellentes fonctionnalités de suivi et d’un bon service client tout en étant disposé à confier l’hébergement de votre site web à l’éditeur de votre logiciel,  HubSpot Marketing  est une excellente option. Sans frais supplémentaires, vous avez accès à une formation approfondie à l’utilisation de son logiciel et aux meilleures pratiques d’inbound marketing. Cependant, n’oubliez pas que tout cela a un prix.

Comme la plupart des PME, vous avez probablement une vision du développement de vos activités, mais pas le personnel pour la concrétiser. Si c’est votre cas,  Marketing 360  devrait vous convenir puisqu’il combine logiciel et équipe de marketing. Son tableau de bord de reporting est excellent et son service client mérite le même qualificatif.

Infusionsoft vise les PME, mais il table sur sa palette de fonctionnalités plutôt que sur des conseillers marketing dédiés. Optez pour ce système si vous avez besoin d’un logiciel d’e-mail marketing et d’un CRM avec vitrine et panier d’achats personnalisables.

Constant Contact  est convivial et apprécié de ses utilisateurs. Il présente des fonctionnalités d’e-mail marketing différentes des options standard de ses concurrents. Ce n’est pas la solution idéale si vous avez besoin d’un logiciel de marketing automation pur et dur ou d’un service client d’exception (ce qui n’a pas vraiment d’intérêt pour la plupart des PME) mais l’outil est idéal pour les PME qui ont besoin d’analyses de qualité

iContact  est facile à utiliser et apprécié de ses utilisateurs. Cette solution à prix doux est idéale pour les PME qui recherchent des outils de reporting et un service client solide, mais ne sont pas intéressées par les intégrations.

Robly  est idéal pour les PME qui cherchent à améliorer leurs taux d’ouverture, de clic et d’abonnements tout en réduisant le nombre de désinscriptions. Il lui manque quelques fonctionnalités (notamment l’envoi automatique d’e-mails et des modèles supplémentaires), mais il est très abordable et facile à prendre en main selon ses utilisateurs, qui apprécient aussi son excellent support client.

Si vous avez vraiment besoin d’un CRM, d’un logiciel de marketing automation et d’une tonne d’intégrations, vous ferez le bon choix en adoptant  AgileCRM . L’outil, tout-en-un, s’accompagne d’un très bon support client et l’équipe d’aide au démarrage de l’éditeur facilitera grandement vos premiers pas.

Vous n’avez pas encore trouvé votre Kleenex des logiciels d’e-mail marketing disponibles sur le marché ? Faites un tour sur notre répertoire de logiciels d’e-mail marketing, filtrez les options disponibles selon vos critères et comparez les produits à votre disposition.

Si vous cherchez un outil gratuit, n’hésitez pas à lire notre article sur les 10 solutions gratuites d’E-mailing marketing pour les PME.


AVERTISSEMENT : cet article reflète les opinions et les points de vue exprimés par des utilisateurs ; il n’est pas représentatif de l’opinion de Capterra.

Archivage et sauvegarde des données : comment faire le bon choix pour votre PME

Archivage et sauvegarde des données

Archivage et sauvegarde des données

On confond souvent archivage avec sauvegarde de données et inversement. Pourtant, il s’agit de deux tâches bien distinctes qui répondent à des besoins différents et sont prises en charge par des logiciels différents.

Archivage : certaines réglementations comme la MiFID II imposent l’archivage des données pour une durée de cinq à sept ans. Les logiciels d’archivage assurent la préservation des données durant cette période pour un coût bien plus faible que les outils de sauvegarde ou de stockage. Ils permettent de libérer de l’espace de stockage en déplaçant les données anciennes vers des solutions de longue durée.

Sauvegarde : les logiciels de sauvegarde permettent de prévenir les pertes de données. Ils stockent une copie des données et assurent leur récupération, ce qui permet de ne pas interrompre trop longuement les activités en cas de sinistre. Une étude a démontré que 50% des entreprises n’effectuent pas de sauvegarde de leurs données.

La confusion entre archivage et sauvegarde des données empêche les PME de garantir la conformité de leur structure aux exigences réglementaires et de se prémunir contre la perte de données. Faute de s’équiper des logiciels adéquats, elles s’exposent à la fois à des amendes et à des rançons.

Il ne s’agit pas de faire un choix entre la sauvegarde et l’archivage de données, mais bien de déterminer comment associer les deux approches dans une politique cohérente d’archivage ou de sauvegarde pour se préparer à faire face aux reprises sur sinistre et aux exigences réglementaires.

Cet article vous aidera à comprendre les similitudes et les différences entre l’archivage et la sauvegarde en ligne de données et à déterminer le ou les logiciels dont vous avez besoin.

Logiciels d’archivage vs logiciels de sauvegarde

Logiciels d’archivage de données

L’archivage de données consiste à déplacer des données anciennes ou qui ne sont plus activement utilisées vers un espace de stockage à long terme. Il permet de conserver des données pour une période étendue à des fins d’archivage et de conformité réglementaire.


L’archivage présente plusieurs caractéristiques essentielles :

  • Les données archivées ne sont pas activement utilisées : les données archivées sont des données d’historique ou des informations qui n’ont plus d’utilité pour les activités opérationnelles.
  • Les données archivées sont des originaux et non des copies : les données archivées sont des originaux déplacés vers un nouveau lieu de stockage permettant d’assurer leur conservation pour une période plus importante
  • Les données archivées doivent rester inchangées : l’authenticité des données est l’une des clés de l’archivage. Les données doivent donc rester inchangées et enregistrées sous leur format d’origine ; elles ne peuvent être ni modifiées ni altérées.
  • Les archives permettent de stocker, d’organiser et de retrouver des données : le but premier de l’archivage est de stocker et d’organiser des données anciennes et non pas de récupérer des données en cas d’urgence ou de sinistre. Par ailleurs, les données archivées doivent pouvoir être retrouvées via un outil de recherche.

Les solutions logicielles d’archivage permettent de stocker des données d’historique pendant une durée importante sans influencer leur authenticité.


Les logiciels d’archivage doivent présenter quelques fonctionnalités clés :

  • Gestion de la conservation : un logiciel d’archivage permet de créer des flux de travail basés sur des règles de déplacement des données anciennes vers des plateformes de stockage à bas coût, de définition des périodes de conservation pour certains types de données et d’application d’exceptions.
  • Prise en charge de plusieurs types de données : aujourd’hui, les données sont partout (serveurs, bureaux, appareils mobiles, sites de réseaux sociaux, applications cloud et même dispositifs IoT). Un logiciel d’archivage doit pouvoir reconnaître, récolter et stocker ces différents types de données.
  • Fonction de recherche : la possibilité de retrouver des informations est essentielle dans les logiciels d’archivage. Les utilisateurs doivent pouvoir effectuer des recherches par type de données, date, auteur ou n’importe quel autre paramètre. Les fonctions de recherche doivent faciliter la localisation des données parmi d’importants volumes d’archives.
  • Contrôles de sécurité : une bonne politique d’archivage permet de définir des autorisations et des règles d’accès. Il existe d’autres fonctionnalités de sécurité nécessaires comme le cryptage des données (pour protéger l’authenticité des données) et les options de suivi des audits (pour consigner les actions des personnes qui ont accès aux données).
  • Optimisation de stockage : les techniques d’optimisation de stockage permettent de réduire le volume global de données stockées et donc les coûts de stockage. Elles passent notamment par l’utilisation d’un moteur de déduplication pour empêcher la création de copies multiples ou encore par la compression des données.

Logiciels de sauvegarde de données

La sauvegarde ligne de données consiste à créer une copie des données pour assurer leur récupération en cas de perte de données suite à une erreur humaine ou à une catastrophe naturelle. Cette activité est essentielle à toute stratégie de business continuity.


La sauvegarde de données présente quelques caractéristiques clés :

  • Les sauvegardes sont des copies : la sauvegarde de données est le papier carbone de l’informatique. Elle permet de créer une copie des données originales, ce qui permet de continuer à travailler sur les données tout en enregistrant automatiquement toutes les modifications apportées dans une copie de sauvegarde.
  • Les sauvegardes sont utiles pour la récupération des données : les copies de sauvegarde des données permettent de récupérer rapidement un fichier écrasé ou une base de données corrompue. Elles ne sont généralement pas utilisées à des fins de vérification ou de conformité.
  • La vitesse de sauvegarde et de récupération des données est essentielle : en matière de sauvegarde et de récupération de données, il est crucial que les changements soient enregistrés en continu ou, à défaut, aussi rapidement que possible afin de réduire le laps de temps qui s’écoule entre les modifications apportées aux données originales et celles sauvées dans la copie de sauvegarde.
  • Les sauvegardes sont conservées pour une durée limitée : la plupart des sauvegardes sont conservées pendant une période de temps assez courte, par exemple quelques jours ou quelques semaines, jusqu’à ce que les nouvelles versions écrasent les précédentes.

Les solutions de sauvegarde de données permettent de créer rapidement des copies des données qui seront facilement récupérables en cas de perte de données.


Tout logiciel de sauvegarde doit présenter quelques caractéristiques incontournables :

  • Programmation de sauvegardes automatiques : un logiciel de sauvegarde doit automatiquement se lancer à heures fixes pour créer des copies des données. Les sauvegardes incrémentales sont plus rapides que les sauvegardes traditionnelles puisqu’elles ne concernent que les modifications.
  • Compression des données : l’espace de stockage nécessaire est un facteur déterminant dans le prix d’un logiciel de sauvegarde. Les fonctionnalités de compression des données permettent de réduire la taille des fichiers, d’optimiser l’espace de stockage et de réduire les coûts.
  • Récupération des données et reprise après sinistre : la perte de données maximale admissible (RPO) et la durée maximale d’interruption admissible (RTO) prises en charge par un logiciel doivent être adaptées au fonctionnement de chaque entreprise. Les processus de copie fastidieux et chronophages sont de l’histoire ancienne : les nouvelles technologies incluent le récupération en un clic.
  • Contrôles de sécurité : les contrôles de sécurité assurent la protection des données sauvegardées. Le cryptage des données, les restrictions d’accès et la protection antivirus, entre autres, sont des fonctionnalités importantes.
  • Vérification des sauvegardes : en cas de perte de données, le pire scénario consiste à découvrir que les données à récupérer en urgence sont corrompues. La vérification des sauvegardes permet de contrôler l’intégrité des données et de garantir que les sauvegardes ne contiennent pas d’erreur.
  • Intégration avec des applications tierces : les outils de sauvegarde doivent prendre en charge les bases de données, les échanges par e-mail et d’autres applications particulières. L’intégration avec des logiciels tiers facilite la configuration, la sauvegarde et la récupération des données entre systèmes.

Dans le graphique ci-dessous, vous trouverez un résumé des différences entre les logiciels de sauvegarde et d’archivage de données.

graphique différence logiciel de stockage et logiciel archivage

Outils disponibles

Les logiciels de sauvegarde et d’archivage de données présentent certaines fonctionnalités similaires (comme la compression des données et les contrôles de sécurité renforcés) et peuvent être accessibles en cloud ou en local.

Ils sont pourtant très différents.

  • L’intégrité des données et la vitesse de récupération sont essentielles pour les logiciels de sauvegarde.
  • Pour les logiciels d’archivage, en revanche, ce sont les fonctionnalités de recherche et le maintien de l’authenticité des données qui priment.

Par ailleurs, certains types de données (brouillons de documents, notamment) n’ont pas besoin d’être archivés et peuvent être supprimés rapidement une fois qu’ils ne sont plus utiles. D’autres, en revanche (échanges avec les clients ou les partenaires, par exemple) doivent impérativement être archivés. Les PME doivent donc clairement identifier leurs besoins en matière d’archivage et de sauvegarde avant de choisir une solution.

Ci-dessous, vous trouverez une brève description de quelques logiciels incluant des fonctionnalités d’archivage et/ou de sauvegarde en ligne des données. Pour en savoir plus sur les critères de sélection de ces outils, rendez-vous à la fin de cet article.

Attention : certains éditeurs centralisent fonctionnalités d’archivage et de sauvegarde dans un seul et même logiciel tandis que d’autres proposent des produits distincts. N’hésitez pas à faire le point avec chaque éditeur pour comprendre en détail les règles d’archivage et/ou de sauvegarde, les RTO et RPO (pour les outils de sauvegarde) et le prix des espaces de stockage.

Logiciels d’archivage de données

ArcTitan Email Archiving

ArcTitan est un logiciel d’archivage de données qui permet d’archiver les e-mails. Il présente de nombreuses fonctionnalités : preuve électronique, compression des données, accès à distance aux e-mails archivés et intégration avec Office 365 pour améliorer la recherche et le stockage des données.

ArcTitan inclut également un outil de recherche qui permet de localiser et de récupérer rapidement des e-mails archivés (200 par seconde). Le logiciel sécurise les e-mails via cryptage et il est conforme à différentes réglementations, dont le RGPD.

plateforme logiciel archivage de données ArcTitan


CloudBerry

CloudBerry est avant tout un outil de sauvegarde qui inclut également des fonctionnalités d’archivage. Il permet de sauvegarder et d’archiver des données depuis des fichiers, des dossiers, des paramètres système et des serveurs. Les fonctions d’archivage ne sont assurées que dans la dernière version de l’outil, CloudBerry Backup 5.9.

CloudBerry n’inclut pas d’espace de stockage propre, mais il s’associe à des grands noms du stockage en cloud comme Amazon Web Services, Google Cloud, Oracle, OpenStack, VMware et ConnectWise. Il assure le support d’archivage pour Azure, Google, Oracle et B2.

La compression des données permet de réduire le volume des données stockées et le cryptage AES 256 bits et les protocoles SSL assurent leur protection.

plateforme logiciel archivage de données cloudbery


FileHold

FileHold est un logiciel de stockage de documents qui inclut des fonctionnalités d’archivage. Ses options de gestion des dossiers permettent de mieux gérer les documents électroniques en définissant des règles d’archivage et en éliminant les données inactives. Les règles d’élimination donnent la possibilité de programmer la suppression automatique de vos documents après un certain laps de temps.

FileHold fournit des rapports d’élimination qui rassemblent toutes les informations relatives aux règles d’archivage, aux types de documents et aux archives actives et inactives. L’outil offre également des fonctions de gestion du flux de travail documentaire, de numérisation et d’imagerie des documents.

plateforme logiciel archivage de données filehold


SolarWinds

SolarWinds est un logiciel de sauvegarde et d’archivage de données. L’outil sauvegarde automatiquement les données enregistrées sur fichiers et serveurs et les archive après un certain laps de temps que l’utilisateur peut déterminer lui-même.

SolarWinds offre également des options d’archivage d’e-mails. La solution déplace les e-mails de votre serveur pour les stocker ailleurs. Les fonctionnalités de recherche permettent de localiser et de récupérer les e-mails et les fichiers stockés. Le logiciel sécurise les données via le cryptage AES et les protocoles de communication TLS (Transport Layer Security).

plateforme logiciel archivage de données solarwinds

Logiciels de sauvegarde

Acronis Backup

Acronis Backup est une solution de sauvegarde et de récupération des données qui permet de reproduire des données extraites de fichiers, de dossiers et de serveurs. Il inclut la sauvegarde locale et en cloud ainsi qu’un moteur de déduplication, la restauration granulaire, une console de gestion web centralisée, des tableaux de bord personnalisables, les restrictions d’accès selon les rôles utilisateurs et le reporting.

Le logiciel présente également des fonctionnalités de sécurité comme le cryptage AES 256 bits, une protection contre les logiciels rançonneurs basée sur l’IA et le machine learning ou encore la vérification de conformité. Acronis propose des versions adaptées aux utilisateurs individuels et aux petites entreprises.

plateforme logiciel archivage de données acronis


CloudAlly

CloudAlly est un logiciel de sauvegarde qui simplifie la copie de données depuis Office 365, SharePoint, OneDrive, G-Suite, Salesforce, Box et d’autres applications. L’outil inclut la recherche granulaire par item et des options de récupération ainsi que des sauvegardes quotidiennes programmées et des rapports.

CloudAlly peut détecter les nouveaux utilisateurs de votre réseau et automatiquement sauvegarder les données depuis leur compte Office 365 ou d’autres applications. Il présente en outre des fonctionnalités d’archivage et permet aux utilisateurs de décider dans quelle zone géographique ils souhaitent que leurs données soient stockées.

plateforme logiciel archivage de données cloudally


CrashPlan

CrashPlan permet de sauvegarder et de récupérer des fichiers depuis n’importe quel dispositif, disques durs externes inclus. Il se décline sous plusieurs versions, CrashPlan for Small Businesses, conçue pour les PME, les consultants IT et les managers IT.

Cet outil permet de programmer des sauvegardes automatiques et de vérifier la qualité des copies de fichiers pour éviter la perte et la corruption de données. Il conserve en outre des copies de différentes versions des fichiers. Il prend également en charge l’ajout de règles de conservation.

CrashPlan inclut un espace de stockage illimité et fournit des rapports automatiques et des tableaux de bord en ligne pour vérifier le statut des sauvegardes en temps réel. Parmi les fonctionnalités de sécurité de l’outil, on peut mentionner le cryptage des données, la récupération des données jusqu’à la dernière version et la conformité au RGPD.

plateforme logiciel archivage de données crashplan


GoodSync

GoodSync est une solution de sauvegarde et de synchronisation des données qui inclut la reproduction automatique en temps réel des données. Elle s’appuie sur des techniques de sauvegarde incrémentale et vérifie les copies de fichier en comparant l’ensemble des corps de fichiers pour réduire le risque d’erreur.

Parmi les autres fonctionnalités de l’outil, on peut citer le contrôle de version, le reporting, les filtres d’inclusion ou d’exclusion de fichiers lors de la synchronisation et la récupération de fichiers. GoodSync résout automatiquement les conflits entre différentes versions de données et assure que les flux de travail parallèles sont bien synchronisés.

Les fonctionnalités de sécurité du logiciel incluent le cryptage AES 256 bits, les permissions d’accès utilisateurs et la limitation de bande passante pour garantir de meilleures performances réseau.

plateforme logiciel archivage de données goodsync

Pour aller plus loin

Comme nous l’avons vu, les logiciels d’archivage et de sauvegarde de données partagent certaines fonctionnalités mais sont bien distincts.

  • Les logiciels de sauvegarde de données conservent une copie de celles-ci tandis que les outils d’archivage les déplacent pour les stocker ailleurs.
  • Les logiciels de sauvegarde de données contribuent à leur récupération tandis que ceux d’archivage permettent d’assurer la conformité réglementaire.
  • Les logiciels de sauvegarde sont basés sur la rapidité de copie et de récupération ainsi que sur l’intégrité des données (pas d’erreurs dans les données copiées) alors que les outils d’archivage donnent la priorité à l’authenticité des données et aux fonctionnalités de recherche.

Les logiciels d’archivage et de sauvegarde de données sont mutuellement exclusifs et répondent à des besoins différents.

Si vous êtes à la tête d’une PME en tout début de parcours, vous devriez prioritairement investir dans un logiciel de sauvegarde de données. À mesure que le volume de vos données augmentera, vous pourrez ajouter une solution d’archivage à votre arsenal pour libérer votre espace de stockage et garder une trace de vos données d’historique.

Pour obtenir une liste complète des logiciels disponibles sur le marché dans différentes catégories, consultez les répertoires spécialisés de GetApp :

Pour aller plus loin, découvrez les 4 prédictions de sécurité informatique que les entreprises doivent savoir pour 2019


Critères de sélection

Les applications reprises dans cet article ont été sélectionnées selon plusieurs critères : définition actuelle du marché, note globale moyenne et taille des clients cibles.
Dans le cadre de notre démarche de sélection, nous avons développé une série de définitions sur lesquelles se base l’ensemble du contenu associé à chaque catégorie. Ces définitions déterminent l’adéquation des applications aux catégories en question. Lorsqu’aucune définition formelle de catégorie n’existait, l’analyste a fait appel à son expérience de terrain et à ses connaissances pour évaluer les produits.
Après ce premier crible, les applications ont été analysées à la lumière des classements GetApp, établis selon les avis utilisateurs, les intégrations, l’existence de versions mobiles, la présence dans les médias et les fonctionnalités de sécurité des produits. Faute de classement par catégorie, les applications ont été sélectionnées sur la base de leur note moyenne, de leur pertinence sur le marché et de leurs fonctionnalités.
Enfin, les applications ont été filtrées selon la taille de leurs clients cibles grâce au filtre de GetApp pour ne retenir que les produits adaptés aux entreprises employant jusqu’à 500 personnes.

Apprentissage mobile : 3 grandes tendances pour 2019

3 grandes tendances pour 2019 apprentissage mobile

Depuis l’explosion de l’utilisation d’Internet sur les appareils mobiles, l’expérience d’apprentissage mobile, autrefois secondaire, est devenue essentielle dans les programmes de formation des PME.

Pour encourager leurs employés à se former, les entreprises doivent aujourd’hui leur proposer des expériences exceptionnelles (surtout lorsqu’on sait que trois français sur quatre utilisent Internet depuis leurs smartphones).

Cependant, l’amélioration de nombreuses expériences sur téléphone mobile (achats en ligne, jeux, memojis, etc.) a fait grimper le niveau de qualité attendu par les utilisateurs.

3 grandes tendances pour 2019 apprentissage mobile

Les PME ne peuvent donc plus se contenter d’adapter leurs formations aux petits écrans et de prétendre que ce sont des formations mobiles. Plus que jamais, les entreprises doivent rester informées des dernières tendances pour garantir une expérience employé convaincante.

Que vous réserve 2019 ? À quels changements devez-vous vous attendre en matière d’apprentissage mobile ? Dans cet article, vous découvrirez les trois tendances majeures annoncées pour 2019 en termes de formation mobile ainsi que quelques conseils pour en profiter.

1. Le coaching mobile deviendra incontournable

application mobile veelo
Les travailleurs peuvent s’enregistrer et faire réviser leurs performances par leurs coaches dans Veelo (source)


Qu’est-ce que le coaching mobile ?

Le coaching mobile permet à vos collaborateurs de toujours avoir un expert dans la poche. Avant une réunion importante il leur suffit de lancer une appli de coaching mobile sur leur portable pour profiter des conseils de dernière minute d’un mentor ou d’un formateur via chat vidéo. Rien de mieux pour booster leur confiance.

Aucun référent n’est joignable ? Pas de problème : l’appli comprend une bibliothèque de vidéos qui permettent de rafraîchir ses connaissances en quelques minutes. Les employés peuvent même se filmer lorsqu’ils s’entraînent pour une présentation ou une réunion, envoyer la vidéo à leurs mentors ou à leurs coaches et recevoir une note et un retour.


Pourquoi cette tendance en 2019 ?

Aujourd’hui, l’importance des programmes de mentorat est indéniable.
Plus de 71 % des entreprises du Fortune 500 ont adopté cette approche aux bienfaits indiscutables. Une enquête menée auprès de 5 000 membres de la génération Z a démontré que 77% des répondants français aimeraient avoir un mentor.

Le regain d’importance de ce type de programme se produit en parallèle d’une augmentation du nombre de travailleurs à distance, qui entraîne une dispersion géographique plus importante des employés. Les PME ont donc besoin des bons outils technologiques pour connecter leur personnel avec des mentors de manière régulière. Elles doivent aussi offrir plus de possibilités de formation en temps réel et adaptées au contexte selon les besoins de leurs collaborateurs. C’est tout l’intérêt des plateformes de coaching, qui vont décoller en 2019.

Actuellement, ces applications sont principalement utilisées par les équipes de vente en déplacement et par les techniciens déployés sur le terrain. Mais les jeunes de la génération Z veulent plus de mentorat, ce qui devrait pousser les PME à adopter le coaching mobile à tous les types de postes.


Comment surfer sur la tendance

Si vous n’avez pas encore de programme de mentorat, il est temps d’en créer un.
Dressez d’abord la liste de tous les seniors et responsables de votre entreprise motivés à l’idée de jouer les mentors, puis complétez, si nécessaire, l’équipe en trouvant des ressources dans d’autres entreprises ou dans des écoles.

Ensuite, demandez à chaque intervenant d’enregistrer de courtes vidéos informelles à propos de scénarios professionnels récurrents dans leur domaine d’expertise. Rassemblez toutes les vidéos pour bâtir une bibliothèque de contenus sur votre plateforme de coaching.

2. Les micro-évaluations mobiles vont renforcer le maintien des connaissances

application mobile conveyour
Les employés peuvent passer des micro-évaluations depuis leur mobile grâce à ConveYour (source)


Que sont les micro-évaluations mobiles ?

Les micro-évaluations mobiles permettent de prolonger la formation des employés. Les formateurs peuvent créer des évaluations très brèves de deux ou trois questions et programmer leur envoi aux employés (quelques jours, semaines ou mêmes mois après la fin d’une formation) pour tester le maintien de leurs connaissances.

Certaines plateformes permettent même aux employés de passer ces tests par textos, sans même devoir se connecter à une application ou à un système en cloud.


Pourquoi cette tendance en 2019 ?

Le maintien des connaissances est une préoccupation majeure dans le domaine des programmes de formation professionnelle. On sait en effet qu’un travailleur oublie jusqu’à 60 % de ce qu’il a appris dans la journée et 80 % dans le mois suivant la fin d’un cours. Ces résultats sont alarmants, en particulier lorsque la formation porte sur des sujets cruciaux pour le fonctionnement des entreprises comme la sécurité des mots de passe.

Pourtant, il est délicat de demander aux employés de sacrifier une partie de leurs heures de travail pour réviser certaines matières dans votre système de gestion des apprentissages (LMS) (surtout car ces outils ne sont généralement pas simples à utiliser). Les formateurs en entreprise doivent ruser pour rafraîchir la mémoire de leurs apprenants d’une manière qui ne soit ni trop chronophage, ni trop exigeante.

Les micro-évaluations mobiles ont de nombreux avantages :

  • Brièveté : une micro-évaluation sous forme de questions à choix multiple ne prend que quelques minutes. Les employés peuvent la boucler rapidement et reprendre aussitôt leurs activités.
  • Commodité : de plus en plus de travailleurs utilisent leur téléphone mobile au travail. L’effort demandé pour réaliser une micro-évaluation par textos n’est donc pas insurmontable.
  • Effet de surprise : les employés qui pensent être tranquilles une fois déconnectés du LMS de l’entreprise ne peuvent pas échapper à une micro-évaluation signalée par e-mail ou par texto. De plus, une limite du temps de passation peut les forcer à se reposer uniquement sur leurs connaissances personnelles plutôt qu’à rechercher des informations en ligne.
  • Données exploitables : à partir des résultats des micro-évaluations, vous pouvez évaluer quels sujets nécessitent un rappel et modifier vos contenus ou y ajouter d’autres matières.

À mesure que les PME continuent d’explorer les techniques de micro-apprentissage pour décomposer des blocs de cours trop massifs en petites sections intéressantes et abordables, les micro-évaluations s’imposeront comme la suite logique de cette démarche et permettront d’assurer l’entretien des connaissances des employés.


Comment surfer sur la tendance

L’ajout de logiciels de microapprentissage aux LMS gagne du terrain car ces outils permettent de proposer des formations courtes et informelles sur appareils mobiles. Si votre LMS n’inclut pas les fonctionnalités nécessaires pour assurer des micro-évaluations, pensez à investir dans une solution de ce type.

Une fois le logiciel installé, passez en revue tous vos cours pour créer des questions et élaborer des choix de réponse adaptés au format.

N’hésitez pas à discuter avec vos managers de la fréquence des évaluations (rien ne sert d’inonder vos collaborateurs de tests intempestifs).

3. De plus nombreuses PME s’équiperont d’outils d’aide à la performance basés sur la réalité augmentée (RA)

outil aide a la performance
Les employés peuvent utiliser des fonctionnalités de réalité augmentée sur leurs smartphones pour se former sur le terrain (source)


Que sont les outils d’aide à la performance en RA ?

Les outils d’aide à la performance existent depuis plusieurs années sous diverses formes : PDF, infographies, graphiques, vidéos… Les entreprises n’ont que l’embarras du choix. Ces supports reprennent tous les contenus de formation auxquels les employés ont accès dans le cadre de leurs activités.

Le passage à la réalité augmentée (RA) leur donne une tout autre dimension. En effet, grâce aux outils d’aide à la performance en RA, les employés peuvent viser n’importe quel objet avec leur téléphone et obtenir en temps réel des informations leur permettant d’orienter leurs actions.


Pourquoi cette tendance en 2019 ?

Malgré les efforts des formateurs, les employés acquièrent 70 % de leurs connaissances et de leurs compétences directement sur le terrain. Essayer et apprendre de par ses erreurs a du bon, mais les entreprises n’ont souvent pas une marge d’erreur suffisante pour se le permettre.

C’est pour cette raison que Boeing, Airbus et AGCO, notamment, ont déjà déployé leurs propres applications en RA afin d’offrir à leurs employés l’aide nécessaire lors de l’assemblage de moteurs, de missions de réparation ou de recherche de pièces dans un entrepôt géant.

En 2019, les plus petites entreprises pourront aussi bénéficier de cette technologie.
Les smartphones sont de plus en plus perfectionnés et Apple et Google ajoutent sans cesse de nouveaux outils à leurs kits de développement RA. Davantage de PME vont donc pouvoir déployer leurs propres expériences RA sur les appareils mobiles de leurs employés (adieu casques encombrants et lunettes intelligentes).

Selon une enquête de Capterra sur les tendances technologiques menée en 2018 (en anglais), jusqu’à 46 % des PME américaines pourraient bénéficier de la RA d’ici 2020.

graphique previsions realité augmentée des PME

Il est donc temps d’envisager sérieusement l’adoption d’outils d’aide à la performance en RA dans votre PME pour offrir à vos employés ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.


Comment surfer sur la tendance

Les outils de RA n’ont un intérêt pour votre PME que si vous en faites bon usage. Si vous pouvez clairement envisager l’utilité de la RA dans vos activités, commencez par rencontrer des développeurs pour définir l’allure que pourrait prendre une application adaptée à votre entreprise. En revanche, si vous comptez utiliser la RA juste pour le plaisir, sachez qu’elle ne vous sera pas d’une grande utilité.

Le passage à la RA est aussi une occasion de dépoussiérer votre matériel d’aide à la performance. Revoyez dans le détail votre base de connaissances avec les cadres de votre PME pour vous assurer que chaque processus est associé à une documentation précise et à jour.

Quelles autres innovations d’apprentissage mobile vont marquer 2019 ?

D’ici 2020, le marché mondial des logiciels de formation mobile devrait atteindre les 37 milliards de dollars (soit environ 33 milliards d’euros). Cela laisse présager de l’apparition de nouveaux outils et de nouveaux éditeurs intéressants, ainsi que le développement d’un potentiel énorme pour les PME.

Cela signifie aussi que tout peut arriver. Le coaching mobile, les micro-évaluations mobiles et les outils d’aide à la performance en RA feront particulièrement parler d’eux en 2019, mais le marché devrait connaître d’autres transformations.

D’après vous, quelles seront les tendances majeures dans le domaine de l’apprentissage mobile en 2019 ? Partagez votre avis en commentaire. Si vous avez besoin d’un nouveau système de formation mobile, découvrez ici les options les plus appréciées pour trouver la plateforme idéale pour votre entreprise.


Information sur l’enquête menée par Capterra sur les tendances technologies au sein des PME :

Capterra a mené cette enquête en juin et juillet 2018 auprès de 715 PME installée aux États-Unis employant plus d’une personne et dont le CA annuel ne dépasse pas 100 millions de dollars à l’exclusion des sociétés à but non lucratif. Les répondants étaient des chefs d’entreprise ou des décisionnaires en matière d’achats technologiques.

Attention : l’information contenue dans cet article provient de sources considérées comme fiables. Les applications présentées illustrent certaines fonctionnalités dans un contexte précis. Leur sélection n’indique en aucun cas une marque d’adhésion ou une recommandation.

Vous avez besoin d’un logiciel de formation ? Jetez un œil à la sélection Capterra des meilleures solutions de formation.

Las 5 mejores herramientas de gestión de adquisiciones para automatizar compras

Herramientas de gestión de adquisiciones

Herramientas de gestión de adquisiciones

Seleccionar e incorporar proveedores, negociar contratos o aprobar órdenes de compras y adquisiciones. Los procesos de gestión de adquisición suelen ser largos, engorrosos y caóticos, sobre todo si hay muchas partes implicadas. Los equipos de adquisiciones se enfrentan a la tarea no solo de gestionar, sino también de simplificar el proceso para reducir los gastos y conseguir resultados con prontitud. Si tu equipo pierde el tiempo peleando con complejos flujos de trabajo manuales, las herramientas de gestión de compras y adquisiciones pueden ser la solución automatizada que marque la diferencia.

¿Qué hacen las herramientas de gestión de adquisiciones?

Las herramientas de gestión de adquisiciones ayudan a quienes participan en los procesos de compra a gestionar requisitos complejos de manera rápida y sencilla. En lugar de probar muestras individuales de cada proveedor para garantizar la conformidad y el rendimiento, las herramientas de gestión de adquisiciones permiten al usuario mejorar las tareas y flujos de trabajo internos.

En último término, estas herramientas emplean la automatización para racionalizar el trabajo de los departamentos de compra. Entre sus funciones se incluyen las siguientes:

  • Emisión y aprobación de órdenes de compra
  • Mantenimiento de inventario
  • Incorporación y gestión de proveedores
  • Recepción y combinación de facturas y pedidos

¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de adquisiciones para tu empresa?

La mejor solución de gestión de adquisiciones para tu empresa será la que mejor se adecue a las funciones que necesitas. Esta lista presenta las cinco mejores herramientas de gestión de adquisiciones según sus funciones y las reseñas de los usuarios.

Precoro

La herramienta de gestión de adquisiciones Precoro incluye seguimiento de presupuestos, envío de aprobación de órdenes de compra e incorporación de proveedores en una plataforma repleta de funciones que racionaliza el ciclo de vida del proceso de adquisición.

  • Los usuarios pueden crear informes personalizados con gastos y analíticas y asignar automáticamente los centros de coste (que pueden importarse a un sistema ERP).
  • Los catálogos personalizables de bienes y servicios y la capacidad de generar “formularios gratis” permiten al usuario añadir detalles específicos a las solicitudes de compra.
  • Las notificaciones aseguran que los usuarios estén al tanto de posibles sobrecostes.

Precoro. Programa para compras y adquisiciones.

Un usuario opina:

“Llevo dos años usando Precoro y, honestamente, puedo decir que ofrece un servicio inigualable a mi pequeña empresa. Nunca volveré a usar Excel. Gracias a Precoro tengo más tiempo para pensar en nuevas ideas que hagan crecer mi negocio”.

Precios:

Todos los planes de Precoro incluyen:

  • Creación y envío de órdenes de compra
  • Facturación
  • Análisis de datos de gasto
  • Flujo de trabajo de aprobación
  • Elaboración de presupuestos en tiempo real
  • Gestión de proveedores
  • Gestión de catálogo
  • Triple concordancia
  • Recepción

Los planes tienen un precio por usuario. El small, para hasta 5 usuarios, por 29 dólares al mes (unos 25 euros); el Medium, para entre 6 y 20 usuarios, por 24 dólares al mes (unos 21 euros); y el Large, para entre 21 y 50 usuarios, por 19 dólares al mes (unos 16 euros). El plan Enterprise es el más completo e incluye integraciones personalizadas y un equipo dedicado al éxito del cliente. Para conocer los precios, pide presupuesto directamente a Precoro.

Coupa

La herramienta de gestión de adquisiciones Coupa administra todo el ciclo de vida del proceso de adquisición e incluye flujos de trabajo de aprobación, gestión de inventarios y gestión de presupuestos.

  • Los usuarios pueden gestionar las aprobaciones por correo electrónico y mediante la aplicación móvil.
  • Coupa se integra con sistemas ERP como Netsuite y SAP Business One.
  • También permite visualizar las facturas en los procesos de aprobación y pago.

Coupa. Software de gestión de compras.

Un usuario opina:

“Nuestra empresa estaba atada a un anticuado sistema en papel para realizar el seguimiento de gastos indirectos. Al principio era suficiente, ya que los gerentes podían gestionar sin problemas sus tareas de aprobación. Con el paso del tiempo la empresa creció, los gerentes abandonaron esta responsabilidad y las facturas empezaron a entrar sin orden de compra o aprobación alguna. Era hora de un cambio. Estudié muchos software de gastos indirectos y proceso de compras hasta decidirme por Coupa. Estamos muy satisfechos con esta herramienta. Además de haber devuelto la responsabilidad a los solicitantes y encargados de la aprobación, nuestro contable ahorra tiempo que puede dedicar a tareas más importantes”.

Precios:

Contacta con Coupa para obtener un presupuesto personalizado.

Promena e-Sourcing

Promena e-Sourcing es una plataforma de adquisición y abastecimiento que trata de facilitar el proceso de compra. Esta herramienta puede gestionar solicitudes de información (RFI), solicitudes de oferta (RFP) y solicitudes de presupuesto (RFQ) y también cuenta con un módulo de adquisición electrónica.

  • Desde el panel principal, los usuarios pueden gestionar actividades de compras, abastecimiento y transacciones.
  • La herramienta de gestión de relaciones con los proveedores (SRM) de Promena permite a los usuarios cotejar información del proveedor, obtener asistencia en la gestión de riesgos y crear subastas inversas y tradicionales en línea.

Software de gestión de aprovisionamiento Promena e-Sourcing.

Un usuario opina:

“Al principio nos pareció complicado llevar a cabo la adquisición logística mediante una plataforma de subastas en línea. El equipo de Promena nos convenció y nos motivó con su amplia experiencia, su conocimiento y su base de datos de proveedores cualificados. Desde 2009 hemos realizado varias sesiones de subasta electrónica de transporte terrestre, marítimo y aéreo. Esto nos ha permitido ahorrar tiempo y reducir los costes”.

Precios:

Contacta con Promena e-Sourcing para obtener un presupuesto.

eBuyerAssist Procurement

eBuyerAssist Procurement es una solución de adquisiciones modular que ofrece RFQ, RFI, conciliación de facturas, control de inventarios y mucho más. Los usuarios también pueden gestionar almacenes, contratos y abastecimiento estratégico con eBuyerAssist Procurement.

  • Es posible elegir y pagar solamente los módulos necesarios, como por ejemplo portales de solicitud o proveedor.
  • eBuyerAssist Procurement se integra con la solución de contabilidad QuickBooks y con la solución ERP Microsoft Dynamics AX.
  • Los usuarios pueden evaluar la gestión de riesgos de sus proveedores mediante auditorías.

eBuyerAssist Procurement. Programa para adquisiciones.

Un usuario afirma que eBuyerAssist fue “el mejor sistema de adquisiciones” que encontró. En sus propias palabras:

“Nos pareció el mejor de todos. Cuenta con un módulo de solicitud excelente y las aprobaciones permiten gestionar cadenas complejas con múltiples niveles distintos. La incorporación de proveedores nunca ha sido tan sencilla; a ellos les encanta el portal, ya que pueden entrar directamente a presentar sus RFQ. Nuestros gerentes de línea valoran mucho poder gestionar sus aprobaciones fácilmente en sus dispositivos móviles”.

Precios:

eBuyerAssist Procurement ofrece su solución desde 19.50 dólares mensuales (unos 17 euros) por usuario en la versión Small Business. También está disponible la edición Professional, por 29.50 dólares al mes (unos 26 euros) por usuario. Para informarte sobre el precio de la versión Enterprise, para más de 20 usuarios, contacta con la empresa.

WorkPlace Requisition and Procurement

WorkPlace Requisition and Procurement es una solución de adquisiciones adecuada para organizaciones de cinco a 4000 usuarios. La plataforma incluye cálculo de costes de trabajo, presupuestos y creación de informes, así como un portal de autoservicio para proveedores.

  • Los usuarios tienen a su disposición un sistema de aprobación de proyectos y un sistema avanzado de elaboración de presupuestos para validar en tiempo real los presupuestos de contabilidad general.
  • El software se integra con los sistemas ERP Sage Intacct y Microsoft Dynamics GP.

WorkPlace Requisition and Procurement para gestión de compras.

Un usuario opina:

“WorkPlace es una solución web de adquisiciones sólida y repleta de funciones. Permite a los usuarios crear solicitudes de compra que pueden procesar o dejar en espera. Una vez procesadas, los responsables se encargan de aceptarlas o rechazarlas. Por último, las compras aceptadas se envían al usuario que emitió la solicitud. Una función que nos gusta es la elaboración de presupuestos agrupados, que nos envía alertas si hemos superado el presupuesto de nuestras cuentas en conjunto y no solo de cada cuenta individual”.

Precios:

Contacta directamente con WorkPlace Requisition and Procurement para solicitar un presupuesto.

¿Buscas más herramientas de gestión de adquisiciones?

Los 5 mejores software de gestión de inventarios gratis y de código abierto

Software de gestión de inventarios gratis y open source

Software de gestión de inventarios gratis y open source

Una gestión eficaz del inventario puede suponer la diferencia entre conseguir una venta o dársela a la competencia. Si no cuentas con un buen control del almacén, si no sabes lo que tienes o dónde encontrarlo, será difícil que puedas venderlo.

Por otra parte, mantener un buen sistema de control y gestión de stock puede hacer que un negocio deje de malgastar dinero y funcione de forma más eficaz. Quizás te interese saber que los pequeños empresarios que no tienen un buen programa de gestión gastan un 30 % más que las compañías que optimizan sus niveles de stock.

Un buen software de gestión de inventario puede arreglar este problema y además optimizar el estado de tu stock, manteniéndote al día de tus existencia y sabiendo qué pedidos tienes que hacer en cada momento. Te recomendamos encontrar una solución en los próximo meses para que no pierdas cientos, incluso miles, de euros en ingresos.

Afortunadamente, no necesitarás llegar a números rojos para mejorar. Hay productos gratuitos que te pueden ayudar a gestionar tu inventario y no te costarán un céntimo.

Los mejores software gratis y de código abierto de gestión de inventario

Sinceramente, hacer una lista de software de gestión de inventario donde aparezcan productos gratis y de open source es peliagudo, ya que no existen demasiados. A continuación proponemos cinco que, aun siendo de pago, tienen una opción gratuita y de código abierto.

ABC Inventory

ABC Inventory es el retoño de Almyta Control System. Su versión gratuita, para un usuario, te permite gestionar múltiples almacenes, números de serie, garantías y muchos otros datos relacionados con el stock. Aunque no hay límite de estaciones de trabajo en los que poder instalar el software, la versión gratuita no permite sincronizar los datos entre ellas.

ABC Inventory. Gestión de inventarios

Al igual que en la mayoría de opciones gratis, la solución no ofrece asistencia, aunque podrás echar mano de los foros si encuentras algún problema. ABC Inventory ha sido ideado para pequeñas y medianas empresas que no necesitan todas las funciones y posibilidades de las grandes soluciones.

Canvus

Canvus es un software de gestión de inventarios dirigido específicamente a pequeñas empresas. Su sistema de gestión de inventarios, llamado Stockpile, ofrece al usuario la posibilidad de aceptar devoluciones, registrar ventas y artículos dañados y supervisar la rotación de productos.

Software de control de inventarios Canvus.
Panel de “gestión de fabricantes” de Stockpile (Fuente).

Stockpile es totalmente gratuito y ofrece usuarios, ubicaciones y artículos ilimitados, además de asistencia gratuita.

Los desarrolladores planean añadir funciones adicionales como módulos de gestión de clientes y escaneo de códigos de barras, entre otras. Se espera que estas funciones añadidas sean de pago. También es probable que Stockpile introduzca publicidad en algún momento, según fuentes de la propia empresa, para poder costear el sistema de asistencia.

Delivrd

Delivrd es una solución de gestión de inventarios y ejecución de pedidos basada en la nube que presentó su primera versión oficial a finales de 2016. Ofrece dos planes: uno gratuito y otro de pago, con un precio de 50 dólares mensuales (unos 44 euros). El plan gratuito ofrece una ubicación y 25 SKU, o códigos de referencia. Es una excelente opción para empresas con un nicho de mercado limitado, como comercios online o minoristas de productos especializados.

Gestión de almacenes con Delivrd.

Si ya usas WooCommerce o Shopify, Delivrd cuenta con integración directa para ambos, lo que facilita mucho la organización de la tienda. Si usas otra plataforma de comercio electrónico, tendrás que transferir los datos manualmente.

Delivrd también genera códigos de barras, prepara pedidos y crea algunos informes financieros. El nivel de pago admite ubicaciones y productos ilimitados y ofrece funciones adicionales de gestión de ventas y pedidos.

Odoo Inventory

No es la primera vez que se habla de Odoo en esta web, y es que tiene muchos aspectos positivos. Odoo es gratuito para dos personas que usen la solución en línea. Si descargas la versión de código abierto y la alojas en el servidor, Odoo es gratis para cualquier número de usuarios, aunque no contarás con asistencia.

Programa de getión de stock Odoo.

Odoo ha sido ideada como solución ERP, pero gracias a su diseño de aplicación con complementos puedes adaptarla a las necesidades de tu negocio, por pequeñas o grandes que sean. Si necesitas gestionar el inventario, puedes aprovechar su solución de gestión de almacén y, quizá, la solución de compras o punto de venta.

Al ser un ERP, todos los datos se combinan en el backend, por lo que puedes transmitir directamente las compras al inventario y a la contabilidad. La versión en línea de Odoo es una solución fantástica de código abierto para pequeñas empresas. Para empresas grandes resultará más útil el software completo y autoinstalado.

RightControl Lite

RightControl Lite ofrece gestión de inventarios para diez líneas de producto. También incluye herramientas de creación de facturas y recibos perfectas para autónomos y pequeñas empresas. A excepción de la limitación de líneas de producto, la versión Lite ofrece todas las funciones de sus hermanos mayores de la serie RightControl.

Herramienta para gestionar el inventario, RightControl.

El usuario puede configurar recordatorios automáticos para realizar pedidos antes de que se agote el stock, imprimir etiquetas para almacenamiento e integrar la solución con un sistema de códigos de barras. Si necesitas introducir más de diez productos o quieres dar acceso a más usuarios, puedes suscribirte a los planes de pago Solo, Pro o Workgroup. Sus precios respectivos son de 0,99 libras (aproximadamente 1.15 euros), 4.99 libras (unos 6 euros) y 19.99 libras (unos 23 euros). Cada nivel permite gestionar un mayor número de productos.

Consideraciones finales

Todas estas soluciones pueden gestionar los principales requisitos de inventario de las pequeñas empresas y muchas de ellas ofrecen flexibilidad para seguir contigo a medida que tu empresa crece. Odoo puede ser la mejor opción para grandes empresas establecidas, pero los bajos precios de sus competidoras ofrecen multitud de posibilidades para todos los bolsillos.

Si buscas más opciones de software de gestión de inventarios, consulta la lista completa de Capterra. ¿Conoces otros software de inventarios? Deja un comentario a continuación.

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para iPhone e iPad

Aplicaciones de gestión de proyectos para iPhone y iPad

Aplicaciones de gestión de proyectos para iPhone y iPad

Existen multitud de buenas aplicaciones de gestión de proyectos con base en la nube, pero no todas cuentan con versiones para iPhone o iPad.

La posibilidad de ver tus proyectos, hacer contribuciones, organizarlos y editarlos con un iPhone o iPad es vital para cualquier empresa que emplee software de gestión de proyectos. Esto es especialmente importante con el auge de tendencias como la política BYOD (siglas en inglés de Bring Your Own Device; en español Trae tu propio dispositivo), que permite a los empleados usar sus teléfonos particulares para acceder a datos del trabajo. Por suerte, muchas de las mejores soluciones de planificación y gestión de proyectos cuentan con aplicaciones para iOS (y también para Android) que facilitan, más que nunca, mantenerse al tanto de lo que ocurre en los proyectos sin tener que pisar la oficina.

A continuación encontrarás algunas de las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para iPhone e iPad que proporcionan una experiencia similar a la de escritorio, pero en tu dispositivo iOS.

Aplicaciones para iPhone y iPad de gestión de proyectos

Wrike

La popular herramienta de colaboración y gestión de proyectos Wrike ha rediseñado su aplicación nativa para iOS, que ahora dispone de casi tantas funciones como su versión de escritorio. En su espacio centralizado podrás crear y asignar tareas, unirte a los debates y adjuntar fotos y archivos almacenados en tu dispositivo. Incluso podrás tomar fotografías de las tareas y compartirlas de inmediato con tus compañeros. Sus funciones de mensajería directa aseguran que siempre estés al tanto de las conversaciones.

Aplicación para iOS Wrike

Wrike también está optimizado para iPad, tal como demuestra su interfaz cómoda y fácil de usar.

PRECIOS

La versión gratuita de Wrike, disponible para equipos de hasta 5 miembros, otorga acceso básico a las listas de tareas compartidas y a la aplicación para iOS. Si buscas una solución completa de colaboración y planificación, el precio del plan más asequible es de 9.80 dólares mensuales (unos 8.60 €) por usuario para equipos de hasta 15 personas. Los planes de precios más altos ofrecen funciones adicionales, como gestión de trabajo y creación de informes ejecutivos.

Asana

Esta herramienta de productividad, creada por el cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero Justin Rosenstein, salió al mercado con mucho bombo. Tiempo después Asana, que pretende incluso sustituir al correo electrónico, ha demostrado ser una de las mejores herramientas de gestión de proyectos y productividad para iOS gracias a su facilidad de uso.

Asana. Project Management para iPhone

La aplicación nativa para iPhone de Asana, de diseño minimalista, permite crear y editar tareas fácilmente, añadir notas, establecer fechas límite y mantener conversaciones con el equipo. Una de sus mejores funciones es la lista de notificaciones de la pantalla de inicio, que muestra un resumen del trabajo que hay que realizar durante el día.

PRECIOS

Puedes acceder a la aplicación de Asana para iOS con una cuenta básica de Asana, gratuita para equipos de hasta 15 usuarios. Los planes de pago, con funciones más avanzadas, se encuentran disponibles desde 11.10 € según el número de usuarios.

Basecamp

Si buscas un formato algo más libre que te permita seguir tus proyectos cómodamente, Basecamp es una buena opción. La última versión de Basecamp, con aplicaciones para iPhone e iPad, ha sido completamente rediseñada e incluye multitud de funciones nuevas, como los chats de grupo “Campfire”, las alertas de mensajes directos o instantáneos, una sección independiente para los comentarios del cliente e incluso una función de “aplausos” que valora la contribución de los miembros del equipo a un determinado proyecto o conversación.

Aplicación de gestión de proyectos Basecamp

Lo más importante es que podrás seguir accediendo a todos tus archivos de proyecto, documentos y comentarios desde la versión web de la aplicación.

PRECIOS

Basecamp ofrece una tarifa plana independientemente del número de usuarios. Por un precio de 99 dólares mensuales (unos 87 €) obtendrás acceso a la web, a la aplicación para iOS y a todas sus funciones.

Trello

Las capacidades organizativas de Trello, famosa por su sistema de tarjetas y tableros, se extienden al entorno móvil con su aplicación para iOS. Al igual que en la versión de escritorio, puedes mover tarjetas de un tablero a otro para reflejar el progreso de las tareas hasta su finalización. El diseño visual te permite ver exactamente las tareas que realizar y la aplicación ofrece flexibilidad para configurar y organizar los tableros.

Trello. PM para iOS

Las funciones adicionales incluyen avatares que muestran quién está haciendo qué, listas de tareas y la posibilidad de añadir archivos adjuntos a las tarjetas, como fotos y documentos.

PRECIOS

La web y la aplicación para iOS de Trello son gratuitas, aunque la actualización al plan “Business”, con un precio de 9.99 dólares mensuales (unos 9 €) por usuario, ofrece funciones adicionales. Entre otras, la agrupación de tableros, mayor seguridad y asistencia personalizada.

Monday.com

Monday.com es una solución de gestión de proyectos creada para fanáticos de los entornos visuales y su aplicación de iOS para iPad e iPhone ofrece un diseño similar. Puedes visualizar tus sprints actuales, saber quién es responsable de cada tarea y chatear con los miembros del equipo sobre los próximos proyectos. También incluye un tablón de noticias que permite ver un resumen de quién ha hecho qué a medida que progresa el proyecto.

App de Monday.com para iPhone y iPad

Además, puedes crear una base de conocimiento del proyecto, que contendrá toda la información del mismo. Encuentra rápidamente tareas, imágenes o interacciones del equipo.

PRECIOS

La web de Monday.com (y su aplicación para iOS) ofrece un sólido plan de precios según el número de usuarios. El precio del plan Lite es de 25 € mensuales para 5 usuarios. Si necesitas más funcionalidades, como almacenamiento ilimitado, puedes pasar a los planes de precio superior.

Podio

Este software de gestión de proyectos es bien conocido por su flexibilidad, así que no resulta sorprendente que sea esa la mayor ventaja de la aplicación móvil de Podio para iOS. frece multitud de opciones para organizar y personalizar tus proyectos maximizando la productividad. Organiza tus proyectos en “espacios” y personalízalos tanto como quieras. Comunícate fácilmente mediante los flujos de conversación, que reducen la carga de correo electrónico.

Podio. App de gestión de proyectos.

Si quieres ampliar la productividad aún más, puedes usar Podio para gestionar otras áreas de negocio, como las ventas. También ofrece integración con aplicaciones como Dropbox y Google Drive; si ya las usas en tu iPhone o iPad, su utilidad se multiplica.

PRECIOS

El plan básico de Podio, con gestión de tareas y controles de usuario, tiene un precio de 9 dólares mensuales (unos 8 €). Los siguientes niveles, de 14 (unos 12 €) y 24 dólares (unos 21 €) ofrecen más funcionalidades. Existe además la opción gratuita, disponible para hasta 5 empleados.

¿Cuál es tu aplicación favorita de gestión de proyectos para iPhone?

¿Eres usuario de Android? Si es así, echa un vistazo a las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para Android.