Quatre tâches commerciales dont l’Intelligence Artificielle va vous débarrasser en 2019

intelligence artificielle en 2019

intelligence artificielle en 2019

L’intelligence artificielle (IA) a un profond impact sur le fonctionnement des équipes de vente. Si la technologie ne peut évidemment pas remplacer un directeur commercial, elle permet cependant d’automatiser les tâches les plus répétitives, de la prospection au suivi des clients. Élimination de l’encodage de données, détection de leads, réduction du temps passé à rédiger des e-mails… L’IA s’occupe de tout.

Malheureusement, les PME peinent à intégrer l’intelligence artificielle dans leur processus de vente pour causes budgétaires. De plus, il n’est pas toujours évident de déterminer dans quel logiciel investir (pour obtenir le meilleur RSI) quand on ne maîtrise pas suffisamment l’IA pour savoir ce qui est intéressant et ce qui ne l’est pas.

Pour se lancer, le plus simple est d’adopter des solutions de vente équipées de fonctionnalités IA intégrées. De nombreux logiciels de CRM et de vente exploitent désormais l’IA ou le machine learning et permettent aux PME de se familiariser avec l’exploitation de l’intelligence artificielle dans le processus de vente.

Et mieux vaut suivre la tendance dès maintenant, car les prédictions publiées par Statista indiquent une croissance constante des revenus générés par l’intelligence artificielle. On estime que les activités CRM associées à l’IA généreront 396 milliards de dollars (soit environ 350 milliards d’euros) d’ici 2021 aux États-Unis, et il y a fort à parier que l’Europe et la France suivront cette tendance. Si vous voulez une part du gâteau, vous devez dès à présent commencer à incorporer l’IA dans la gestion de votre clientèle et de votre processus de vente.

Dans cet article, nous allons aborder les types d’intelligence artificielle utilisés dans la vente, décrire les tâches commerciales automatisables grâce à l’IA et expliquer le rôle que peuvent avoir les directeurs commerciaux pour encourager son usage.

Types d’IA utilisés dans la vente

Gartner définit l’intelligence artificielle comme une technologie qui “imite les performances humaines”. (Rapport complet en anglais disponible pour les clients.)

Pour être plus précis, l’IA “apprend, tire ses propres conclusions, semble comprendre des contenus complexes, dialogue naturellement avec des individus, améliore les performances cognitives humaines ou remplace les exécutants de tâches non routinières”.

L’IA a de nombreuses applications et concerne potentiellement tous les secteurs. Dans les technologies logicielles comme les CRM, elle se décline souvent sous deux formes principales : le machine learning (ML) et le traitement automatique du langage naturel (NLP).

  • Machine learning : le ML est une branche de l’IA qui se base sur d’énormes quantités de données et d’interactions antérieures pour effectuer des tâches ou établir des prédictions. Les processus dépendent de la quantité et de la qualité de données dont l’IA peut se nourrir : plus les données sont bonnes, plus l’IA est efficace.
  • Traitement automatique du langage naturel : il s’agit de faire évoluer l’IA à partir d’interactions humaines. Les chatbots des services client sont représentatifs du fonctionnement du NLP : plus on soumet de questions à un chatbot, plus les réponses qu’il fournit sont variées.

L’intelligence artificielle va plus loin que l’automatisation puisqu’elle apprend à utiliser des données pour établir des prédictions et tirer des conclusions autrement hors de portée.

Dans le commerce, l’IA peut vous simplifier la vie à quatre niveaux : la prévision des ventes, la rédaction d’e-mails, le lead management et la gestion des performances.

Prévision des ventes

Pour prédire les futures ventes d’une entreprise et aider les équipes à allouer correctement leurs ressources, il faut s’appuyer sur l’historique commercial de la société et prendre en compte les résultats mensuels des ventes ainsi que les variations saisonnières.

Traditionnellement, c’est le directeur commercial qui se charge de cette tâche en interprétant les résultats de périodes précédentes pour prévoir les prochains cycles de vente. Sans l’aide de la technologie, c’est une tâche chronophage et fastidieuse.

  • Avantages de l’IA : l’intelligence artificielle allège considérablement le travail prévisionnel, car elle extrait les données tirées du CRM de l’entreprise pour établir des prévisions basées sur des algorithmes complexes. Ces prévisions sont bien plus précises que celles qu’un directeur commercial pourrait élaborer. Cette analyse prédictive permet d’obtenir un aperçu dynamique des prévisions établies sur la base des données les plus récentes (parfois même celles obtenues la veille). L’IA contribue ainsi à la planification des ventes et à l’allocation des ressources.
Clari logiciel IA
Le logiciel Clari utilise l’IA pour établir des prévisions sur la base de l’historique des ventes

Rédaction d’e-mails

Les e-mails font partie intégrante du processus de vente et constituent un excellent moyen d’établir un lien avec des prospects et de suivre des affaires en cours. Malheureusement, les commerciaux passent beaucoup trop de temps à s’en occuper.

Or, les entreprises peuvent gagner gros en diminuant la proportion de temps consacrée aux tâches qui ne génèrent pas de profits directs.

L’automatisation permet d’envoyer des e-mails selon l’activité (ou l’inactivité) des prospects, mais il faut d’abord configurer correctement les fonctionnalités associées et cela prend du temps.

  • Avantages de l’IA : les e-mails basés sur l’IA permettent aux commerciaux de cibler plus efficacement leurs prospects grâce à des messages mieux conçus. En effet, en exploitant les données tirées d’interactions antérieures enregistrées dans le CRM, l’IA personnalise les messages selon l’historique de chaque cible. Certains outils vont jusqu’à prendre en compte des résultats de certaines recherches sectorielles (tendances, statistiques, etc.) pour renforcer la personnalisation des e-mails. De nombreuses solutions intégrant l’intelligence artificielle proposent également des suggestions intelligentes sur la manière la plus appropriée et le moment le plus propice pour contacter des prospects en fonction d’éléments stratégiques et personnalisés.
    Selon une étude publiée dans le magazine Forbes, l’IA révolutionnera très prochainement le mailing et facilitera le travail des commerciaux.
Nova logiciel IA
Nova utilise l’IA pour aider à créer des e-mails personnalisés et à analyser leur impact

Lead management

La génération de leads hautement qualifiés est encore prise en charge manuellement dans la plupart des équipes de vente. Elle exige de parcourir les réseaux sociaux, de programmer des alertes Google et de définir quelles entreprises et quels prospects sont les plus prometteurs et valent la peine d’être contactés.

Une fois que le pipeline est suffisamment alimenté, les commerciaux doivent observer le parcours des leads dans le cycle de vente pour déterminer ceux qui doivent être suivis et ceux qui sont susceptibles de convertir. C’est ce qu’on appelle le lead scoring, un processus qui implique la consultation continue du CRM pour découvrir les perles rares dans un océan de consommateurs et de clients potentiels.

  • Avantages de l’IA : les outils basés sur l’IA peuvent fouiller le web pour vous dans le but de dénicher les meilleures opportunités tout en vous fournissant une liste de prospects intéressants et susceptibles de convertir. Vous pouvez automatiser le processus en définissant le type de profils que vous recherchez.
    Pour obtenir des leads, un CRM exploitant l’IA se base sur les informations pertinentes qu’il possède (ainsi que celles issues des outils marketing) pour faire le tri entre les leads susceptibles de convertir et ceux qu’il faut abandonner. L’analyse prédictive permet d’identifier les cibles les plus prometteuses sur la base des interactions antérieures, de l’activité sur les réseaux sociaux ou encore du statut du contact ou de l’entreprise. Le logiciel peut également vous aider à dénicher les meilleures opportunités de ventes incitatives ou croisées à partir des données pertinentes.
Cognism logiciel IA
Cognism utilise l’IA pour identifier les leads les plus prometteurs

Gestion des performances

La gestion des performances est l’une des tâches les plus rarement automatisées dans les entreprises. En effet, elle repose sur les encouragements du directeur commercial et sur sa manière d’encadrer son équipe. Pour savoir quels collaborateurs sont sur le pointde conclure une affaire, le manager doit tenir compte de l’historique des ventes et des résultats actuels de chaque commercial, considérer les leads disponibles dans le pipeline et surveiller l’évolution des affaires en cours.

  • Avantages de l’IA : l’analyse prédictive contribue encore une fois à l’efficacité du processus de vente : les outils basés sur l’IA permettent aux directeurs commerciaux de gagner du temps en effectuant les calculs nécessaires et en assurant le suivi des appels de prospection.
    Ils peuvent non seulement enregistrer le contenu des conversations, mais aussi contribuer à l’établissement de conclusions grâce aux informations récoltées. À partir des leçons tirées des performances antérieures, des tendances passées de chaque client et de l’historique de la progression des ventes, l’IA peut repérer des opportunités d’amélioration et avertir les managers pour qu’ils puissent eux-mêmes encourager les commerciaux à agir au bon moment et à conclure la vente. Selon la phase dans laquelle se trouve le client, l’action peut consister à envoyer un e-mail, passer un coup de fil supplémentaire ou programmer une réunion.

Le responsable doit donc toujours gérer son équipe, mais il peut confier la surveillance des performances et le repérage des améliorations potentielles à l’IA.

Chorus logiciel IA
Le logiciel Chorus utilise l’IA pour enregistrer les appels de prospection et repérer des motifs récurrents afin d’améliorer les démarches commerciales

Les directeurs commerciaux ont un rôle clé à jouer dans l’adoption de l’IA

Malgré les progrès récents, l’IA en est toujours à ses débuts. Comme le remarque Gartner (recherche complète en anglais disponible pour les clients), l’intelligence artificielle est hypermédiatisée, mais elle a encore du chemin à faire avant de devenir un atout incontournable des CRM et des solutions de vente. Les problèmes actuels alimentent le scepticisme des décideurs et les découragent d’adopter ou d’utiliser un outil basé sur l’IA.

Il est donc important d’assurer, au sein de l’entreprise, la présence d’un référent capable de défendre l’intérêt de l’intégration d’un brin d’IA dans une stratégie de gestion de la relation client. Les directeurs commerciaux sont les ambassadeurs idéaux pour ce type de mission, car ils peuvent s’appuyer sur leurs connaissances, leur expérience et leur jugement pour démontrer les avantages de l’adoption rapide de l’IA.

Leur rôle est essentiel pour convaincre les actionnaires, les cadres et les employés.

  • Actionnaires : les actionnaires peuvent rechigner à investir dans une technologie qui n’est pas encore tout à fait mûre. Pour les convaincre, le directeur commercial peut mettre en avant le retour sur investissement que pourrait générer l’adoption précoce de l’IA ainsi que l’accessibilité de cette technologie via des outils logiciels abordables comme les CRM.
  • Cadres : les cadres craignent les défis posés par l’implémentation d’une nouvelle technologie. Le directeur commercial peut leur montrer que les fonctionnalités IA sont parfaitement intégrées dans les systèmes de CRM et ainsi apaiser leurs craintes concernant les barrières technologiques potentielles.
  • Employés : les employés craignent que l’IA ne les remplace. Le directeur commercial peut leur montrer que la technologie ne vise pas à les éliminer, mais plutôt à leur faciliter la tâche et à améliorer les processus dans lesquels ils sont impliqués.

À l’avenir, l’IA va jouer un rôle de plus en plus prépondérant dans les processus de vente. Il est donc important que les directeurs commerciaux défendent son adoption précoce pour assurer leur avance sur les progrès qui s’annoncent et pour se familiariser dès que possible avec cette technologie à fort potentiel.

Internationalisation des PME : comment vendre ses logiciels en Allemagne et aux États-Unis en 2019

Internationalisation des PME comment vendre logiciels Allemagne États Unis en 2019

Nous sommes en 2019. Et 2019, c’est le futur. La technologie est devenue indissociable de notre quotidien : commandes en un clic, support client basique assuré par des robots… D’ailleurs, les premiers touristes de l’espace pourraient bien être envoyés en orbite au cours des prochains mois.

2019, c’est aussi le futur de votre PME. L’heure est venue d’assurer son internationalisation en passant les frontières. Pourquoi ne pas tenter l’aventure en Allemagne, voisin proche, ou même aux États-Unis, notre voisin outre-Atlantique ?

Internationalisation des PME comment vendre logiciels Allemagne États Unis en 2019

De nombreuses PME qui cherchent à se développer à l’international ne disposent pas des ressources nécessaires pour étudier la taille, la portée et les opérations des acheteurs étrangers. Et cette absence d’informations peut entraver l’efficacité de leur marketing.

En analysant les données démographiques des PME d’autres pays, les entreprises françaises se feront une meilleure idée de l’identité de leurs clients potentiels ainsi que du budget dont ils disposent.

Pour cette raison, nous avons interrogé* 270 entreprises françaises, 270 entreprises allemandes et 700 entreprises américaines pour connaître leur budget en matière de logiciels professionnels pour 2019-2020, ainsi que les types de solutions qu’elles ont l’intention d’acheter.

Les États-Unis tout comme l’Allemagne ont depuis de nombreuses années donné la priorité au développement de nouvelles technologies et bénéficient d’un climat propice à l’adoption d’innovations. L’examen des plans budgétaires en matière de technologie de ces deux pays peut donner une vision plus claire de leurs principaux intérêts technologiques.

Dans cet article, nous allons comparer les PME européennes et américaines, nous intéresser aux secteurs les plus réceptifs à l’expansion internationale et découvrir comment utiliser ces données pour l’expansion de votre PME à l’international.

Tout d’abord, l’internationalisation est-elle faite pour vous ?

Avant de décider qu’il est temps de grandir, vous devez vous assurer d’être prêt. Pour le savoir, répondez à ces quatre questions :

  1. Avez-vous l’infrastructure nécessaire pour votre internationalisation ?
    Si non, renforcez d’abord vos équipes de vente, de production et de service clientèle pour répondre à une demande beaucoup plus forte.
  2. Avez-vous les ressources financières nécessaires pour votre internationalisation ?
    Si non, construisez-vous d’abord une clientèle en France. Certains conseils de cet article vous concernent également, donc lisez la suite !
  3. Avez-vous les compétences linguistiques nécessaires pour votre internationalisation ?
    Si non, engagez des talents natifs, et formez-vous à la langue et à la culture des pays dans lesquels vous souhaitez vous implanter. Nous reviendrons sur ce point essentiel plus loin dans l’article !
  4. Savez-vous de quel budget vous disposez dans les pays en question ?
    Si non, lisez la suite !

Où se trouve l’argent en France, en Allemagne et aux États-Unis ?

Intéressons-nous aux trois graphiques suivants. Pour chacun de ces pays (France, Allemagne et États-Unis), nous présentons les trois types de logiciels les plus convoités, déclinés selon la taille des entreprises qui y investissent, afin d’étudier leur niveau d’investissement.

Voici la situation en France :

enquete france

… en Allemagne :

enquete allemagne

… et aux États-Unis :

enquete etats-unis

Pourquoi ces types de logiciels arrivent-ils en tête du classement ?

Les logiciels de sécurité des données et des informations ainsi que les logiciels de cloud computing se classent dans le top 3 de chaque pays étudié.

Le cloud computing, comprenant les logiciels-en-tant-que-service (SaaS), les plateformes-en-tant-que-service (PaaS) et les infrastructures-en-tant-que-service (IaaS), est devenu partie intégrante des opérations, surtout dans les entreprises qui nécessitent davantage d’espace de stockage et des fonctions de coordination entre plusieurs bureaux et plusieurs sites.

La France et l’Allemagne, quant à elles, prévoient d’adopter les logiciels de sécurité des données et des informations sans doute parce qu’elles sont membres de l’Union européenne, qui a mis en place en mai 2018 la réglementation RGPD, visant à renforcer la protection des données pour les individus.

Autre point à remarquer : les États-Unis et l’Allemagne s’intéressent aux logiciels de
finance/comptabilité, tandis que la France penche plutôt pour les logiciels de gestion de la relation client. Cela peut s’expliquer par le fait que les États-Unis et l’Allemagne ont des rôles très semblables sur leur part respective du marché mondial. Ces pays sont à la pointe du commerce, de la fabrication et du transport, des secteurs dans lesquels les PME ont besoin d’un logiciel de finance/comptabilité pour survivre.

Interpréter les différences en matière d’investissement : 3 choses à retenir

1. Les grandes entreprises américaines investissent plus fréquemment que leurs homologues français et allemands

Observez les taux d’investissement sur les graphiques plus haut.

Outre celles qui gagnent moins de 5 millions de dollars par an, les PME américaines investissent plus fréquemment que leurs homologues européens de taille similaire.

Prenons un exemple : 53 % des grandes entreprises américaines ont pour projet d’investir dans un logiciel de sécurité des données et des informations, pour 31 % en France et pour 37 % en Allemagne.

Il y a donc un marché à prendre aux États-Unis.

Mais attention, si les grandes entreprises ont un plus gros portefeuille, la concurrence est rude : une kyrielle d’autres entreprises essaient de s’intercaler et de remporter la mise. Il faudra donc être bien préparé pour obtenir les faveurs de ces PME américaines.

expansion pme etats unis

2. Vendez votre technologie innovante aux grandes PME allemandes

Si vous développez des technologies innovantes comme le blockchain, la réalité virtuelle/augmentée, l’Internet des Objets (IoT) et l’intelligence artificielle, ciblez les PME allemandes de plus grande taille.

De fait, les entreprises allemandes utilisent ou prévoient d’utiliser des logiciels et des technologies innovantes à un taux incroyablement élevé. Les PME dont le chiffre d’affaires est entre 10 et 50 millions de dollars et celles dont le chiffre d’affaires dépasse les 100 millions de dollars ont pour projet d’utiliser l’IoT à des taux respectifs de 54 et de 66 % au cours des deux prochaines années.

Ainsi, pour accéder à cet énorme marché au très gros portefeuille, vous devez commencer vos campagnes de marketing au début du processus d’expansion pour faire connaître davantage votre marque et vous ériger en expert.

Toutefois, au vu du caractère innovant de cette technologie, votre entreprise doit avoir l’air fiable et experte en la matière si elle souhaite s’épanouir. Votre produit doit être consolidé, et votre discours bien rodé.

3. Adaptez-vous au marché que vous ciblez

Que vous choisissiez d’exporter votre logiciel aux États-Unis ou en Allemagne, chacun de ces pays a des spécificités dont il faut tenir compte dans votre stratégie d’expansion.

L’Allemagne est connue pour l’importance qu’elle accorde à la qualité de ses produits. Cela explique l’existence de réglementations très strictes auxquelles les entreprises françaises qui souhaitent s’y exporter devront se conformer. En plus de respecter les normes internationales et européennes, les entreprises étrangères devront également observer les normes DIN de l’Institut allemand de normalisation.

Dans de nombreux contextes, internationalisation rime avec localisation (notamment localisation du logiciel et localisation du site web). En effet, les utilisateurs étrangers seront beaucoup plus réceptifs à votre logiciel s’ils peuvent en disposer dans leur langue et dans une version qui est adaptée à leur réalité. N’oubliez pas non plus de traduire votre site web et de proposer une assistance dans la langue du pays. Un logiciel de gestion de traductions peut être un bon point de départ vers l’internationalisation de votre entreprise.

Que pouvez-vous faire avec toutes ces informations ?

Selon l’omniprésence ou la nouveauté de votre technologie, vous devez trouver comment adapter votre prix et votre production à la taille des entreprises que vous ciblez.

La connaissance du paysage financier et de votre pays cible vous donnera une meilleure idée de la façon dont vous devez vendre votre produit, du chiffre d’affaires que vous pouvez espérer et du temps qu’il vous faudra pour créer une entreprise internationale stable.

 

expansion pme

Vous recherchez un logiciel de gestion d’entreprise ? Consultez la liste de Capterra des meilleurs logiciels de gestion d’entreprise.


* Méthodologie de l’enquête : Capterra a conduit cette enquête en juin et en juillet 2018 auprès de 540 PME françaises et allemandes et 715 PME des États-Unis, toutes de plus d’un employé et au chiffre d’affaires de moins de 100 millions de dollars. L’enquête ne concernait pas les organismes sans but lucratif. Les répondants qualifiés sont des décisionnaires ou des personnes qui ont une grande influence sur les décisions liées aux achats de technologies dans l’entreprise.

¿Debe tu empresa monitorizar las conversaciones de Skype?

¿Debe tu empresa monitorizar Skype?

¿Debe tu empresa monitorizar Skype?

Monitorizar los mensajes de trabajo ya no parece una oscura fantasía salida de una distopía orwelliana. La pregunta es hasta qué punto y con qué frecuencia deben vigilarse las comunicaciones. Como empresario, probablemente te preguntes si puedes y si debes hacerlo; como empleado, dudarás sobre qué decir y qué no a través de las herramientas de comunicación en el trabajo. Sobre Skype, una de las soluciones más populares de comunicación y VoIP, han surgido preguntas acerca de la posibilidad (y legalidad) de monitorizar conversaciones. También con Slack o Stride (anteriormente conocida como HipChat).

Supervisar conversaciones en Skype es un tema recurrente en el mundo empresarial, tanto si perteneces a una pequeña empresa en la que se usa Skype para chatear con los compañeros como si trabajas en una gran corporación en la que las reuniones se llevan a cabo a través de Skype for Business.

¿Quieres empezar a cotillear qué hacen y dicen tus empleados? ¿Dudas hasta qué punto es posible? Te presentamos algunos factores a tener en cuenta a la hora de tomar una decisión, pero antes de todo ¿sabes qué es Skype?

  • Skype es una herramienta de comunicación y VoIP gratuita para usuarios domésticos aunque, según recomienda Microsoft, también se recomienda para empresas de hasta 25 empleados.
  • Skype for Business es la versión de Skype para empresas que antes conocíamos como Lync. Microsoft adquirió Skype en 2011 y en 2014 renombró Lync como Skype for Business. La solución cuenta con dos versiones:
    • Skype for Business Online: versión basada en la nube del paquete Microsoft Office 365.
    • Skype for Business Server: versión para instalación local que se implementa en los servidores de la empresa y va dirigida a grandes organizaciones.
    • Skype Empresarial: aplicación en línea gratuita para llevar a cabo reuniones —este artículo no entrará en detalles sobre dicha solución—.

¿Es seguro Skype?

Lo primero es lo primero: seguro que quieres saber qué seguridad ofrece Skype para mantener a salvo las conversaciones de los empleados. Skype y Skype for Business son dos herramientas diferentes, así que ofrecen distintos estándares y funciones de seguridad.

Como herramienta ideada para el uso doméstico, Skype cifra las conversaciones entre sus usuarios. Los mensajes instantáneos, llamadas y archivos transferidos se encriptan mediante cifrado AES de 256 bits, un estándar del sector que también emplea el gobierno de EE. UU.

En las llamadas entre usuarios de Skype y líneas telefónicas de redes fijas o móviles (conocidas como RTC), solo se cifra la conversación. Los ajustes de privacidad permiten configurar quién puede ver la información de perfil, gestionar el historial de conversaciones y bloquear contactos.

Skype for Business, dirigida a grandes empresas que han de actuar conforme a legislaciones más estrictas, ofrece estándares de seguridad más sólidos que la versión para uso doméstico.

Skype for Business Online ofrece el mismo estándar de seguridad que los productos en la nube de Microsoft Office 365. Entre sus funciones se incluyen cifrado en reposo y en tránsito, gestión de amenazas o supervisión de seguridad.

Skype for Business Server ofrece las mismas funciones, o incluso más, e incluye opciones de seguridad relativas al servidor, como almacenamiento en central de gestión, autenticación de servidor a servidor, control de acceso basado en roles y herramientas de planificación y diseño.

¿Se puede supervisar el uso de Skype?

La respuesta es sí: tanto Skype como Skype for Business ofrecen distintos grados de supervisión.

Skype Manager es el centro de control de Skype que permite a la empresa monitorizar el uso de la aplicación con datos como horas, fechas, duración y destino de llamadas y conversaciones. Los administradores pueden ver la actividad de los miembros, aunque estos deben dar su permiso de acceso a los datos anteriormente mencionados. Si no cuentan con este permiso, los administradores solo verán el balance de crédito de los miembros.

Las capacidades de supervisión de Skype for Business son mucho más amplias y pueden satisfacer las necesidades más específicas de grandes empresas y corporaciones.

Con Skype for Business Online los datos se almacenan en los servidores de Microsoft, por lo que quizá no sea necesario supervisar la solución tan exhaustivamente como si esta se encontrara instalada en los servidores de la empresa. La supervisión con Skype for Business Online incluye datos de participantes en conferencias o informes de usuarios activos y bloqueados. También ofrece la opción de activar el Panel de calidad de llamada.

La supervisión de llamadas mediante Skype for Business Server suele realizarse desde el punto de vista del control de calidad, con procesos y pasos detallados para su configuración. Al igual que la versión en la nube, Skype for Business Server ofrece informes de actividad punto a punto, que incluyen datos similares a los de Skype Manager, pero con mayor detalle. La grabación de datos de llamada también registra información sobre el uso y diagnóstico en todas las comunicaciones realizadas mediante Skype for Business Server, incluidas la mensajería instantánea, la transferencia de archivos y las llamadas VoIP.

¿Dónde se almacenan las conversaciones de Skype?

Si usas Skype, las conversaciones se almacenan en el disco duro durante un período de tiempo determinado. Los usuarios de Windows y Mac pueden acceder a las conversaciones desde una carpeta en el disco duro; Skype solo conserva en la nube el historial de conversación de los últimos 30 días. Por tanto, si inicias sesión desde otro dispositivo, solo podrás ver las conversaciones más recientes.

Skype for Business Online solo almacena las conversaciones en carpetas de Microsoft Exchange, de lo que se quejan muchos de sus usuarios. Esta carpeta se llama “Conversaciones” y aparece en el Outlook del empleado. El mayor problema que encuentran las empresas con esta función es que los trabajadores pueden desactivar el guardado del historial de conversaciones en Outlook (que no se guardarán en ningún otro sitio).

La única forma de almacenar automáticamente el historial de conversaciones fuera de Microsoft Exchange es usando Skype for Business Server. Con esta versión, las conversaciones se almacenan en el servidor, por lo que es más fácil el acceso al historial de conversaciones de los trabajadores que usen Skype for Business desde sus dispositivos móviles. Si tras leer esto, quieres cambiar la configuración, sigue estas instrucciones (información en inglés).

El veredicto sobre la supervisión de conversaciones de Skype

Dadas las características descritas en este artículo, queda claro que Skype for Business ofrece más funciones para supervisar las conversaciones que su versión para uso doméstico; además, la versión Server es más sólida que la versión Online.

Skype no menciona explícitamente la posibilidad de registrar o acceder al historial de conversación, ni la capacidad de supervisar llamadas, aunque existen herramientas de terceros que afirman poder hacerlo. Si tu empresa usa Skype deberá, en teoría, acceder físicamente al dispositivo del empleado para consultar su historial de conversaciones.

Skype for Business ofrece más posibilidades para supervisar las conversaciones, así como para solicitar y visualizar datos relacionados con las mismas sin necesidad de acceder físicamente al dispositivo. Sin embargo, existe un importante y posible problema: la ley.

Técnicamente, las conversaciones de Skype pueden supervisarse, pero esta posibilidad dependerá de las políticas de tu empresa y de las leyes de privacidad de tu país. La supervisión y monitorización de las comunicaciones empresariales suele estar sujeta a excepciones, por ejemplo, que la empresa posea y administre los dispositivos que se usan para la comunicación y funcionamiento de la red. La clave está en informar a los trabajadores de la posibilidad de que sus conversaciones se monitoricen y de asegurarse de no infringir ninguna política de RR. HH. o legislación de privacidad local.

Si necesitas (o quieres) supervisar las conversaciones de Skype con frecuencia, las soluciones (legales) más adecuadas para ello son Skype for Business Online o Server. Si quieres comparar Skype for Business con otros software, encuentra las alternativas. 

Lean PPM : comment garder une vision claire de la gestion de portefeuille projet

Lean PPM garder une vision claire de la gestion de portefeuille projet

Lean PPM garder une vision claire de la gestion de portefeuille projet

Soyons honnêtes : si vous lisez cet article, c’est probablement parce que vous êtes, de près ou de loin, impliqué dans la gestion de projets. Vous connaissez donc certainement cette impression désagréable d’avoir perdu le fil… Le problème vient peut-être de cet imprévu dans le planning. Ou des trois nouveaux projets qui sont soudainement arrivés, vous obligeant à bouleverser tous vos plans. Quelle que soit la raison, une chose en a entraîné une autre et voilà : vous avez des sueurs froides et vous ne savez plus où donner de la tête. Votre collègue Éric devait s’occuper du module A du projet X cette semaine, mais c’est aussi le seul à pouvoir assurer le débogage du projet Y. Rien ne va, c’est tout simplement impossible. Mais comment se fait-il que vous ayez deux projets de priorité 1 en phase critique à gérer en même temps ? “Ai-je commis une erreur ?”, vous demandez-vous. Et surtout, que faire ?  

Tous ces projets vous dépassent, vous ne savez plus où vous en êtes ? Vous en faites des cauchemars ? Pourquoi ne pas essayer la gestion de portefeuille de projets ?

C’est une situation que nous connaissons tous. Et la bonne nouvelle, c’est qu’elle n’a rien de dramatique. On ne fait pas d’omelettes sans casser des œufs, n’est-ce pas ? Vous avez beau faire des pieds et des mains, il y a toujours quelque chose qui se passe mal. C’est d’ailleurs ce qui fait les meilleures anecdotes, qu’on se raconte encore trois ans plus tard: “Tu te souviens quand on avait confié en même temps le projet X et le projet Y à Éric ? On l’a échappé belle !”. En revanche, il est anormal que ces problèmes reviennent tout le temps, parce que cela signifie qu’ils sont d’ordre systémique et qu’ils peuvent détruire votre entreprise à terme.

Gestion de projets et gestion de portefeuille de projets : envisager d’autres critères

Quand une entreprise constate qu’elle est confrontée à des problèmes systémiques, elle commence évidemment par améliorer sa gestion de projets (PM). Et c’est une approche qui peut fonctionner. Mais la MANIÈRE dont vous gérez vos projets n’est peut-être pas optimale. Il est donc logique de se poser la question et, au besoin, de mettre en place des améliorations. Nous sommes cependant convaincus qu’en se demandant “comment”, on occulte d’autres questions importantes. Il est en effet essentiel de savoir aussi QUELS sont les projets que vous lancez et QUAND, pas seulement COMMENT vous les gérez. Et malheureusement, la gestion de projets ne sera que peu utile pour répondre à cette question. Quand vous avez le temps, réfléchissez aux informations dont un responsable de projet a besoin pour mener à bien un projet typique à votre entreprise. Identifiez ensuite les informations nécessaires pour décider de lancer un projet ou non. Vous remarquerez vite que ce sont deux questions radicalement différentes, même si certains points se recoupent.  

La question de savoir QUEL projet lancer et QUAND porte aussi un nom : la gestion de portefeuille projet, ou PPM. Toutes les entreprises font appel à ce procédé par la force des choses, mais dans de nombreuses sociétés, il s’est aussi spontanément développé en même temps que l’entreprise en question. Les problèmes qui en découlent sont généralement exacerbés parce que le PPM est optimisé avec des outils qui appartiennent au domaine de la gestion de projets. Le résultat ? Des processus flous et des responsables de projets noyés dans des détails sur les projets en cours. Dans le doute, on accepte des projets et des délais serrés, ce qui engendre beaucoup d’heures supplémentaires, des dépassements de deadlines, des problèmes de qualité et de l’insatisfaction chez les clients comme dans votre équipe.

Si la situation vous semble familière, nous vous recommandons de vous pencher systématiquement sur le PPM. La bonne nouvelle, c’est qu’un nombre incalculable d’entreprises ont déjà été confrontées à la question avant vous, et qu’il existe toutes sortes de méthodes et d’approches qui fonctionnent. Celle que nous vous conseillons s’appelle le lean PPM.

Qu’est-ce que le lean PPM ?

Reprenons d’abord le concept de PPM : la gestion de portefeuille projet est une méthode permettant aux entreprises de décider sur quel projet travailler, à quel moment et qui y affecter. Mais alors, dans le lean PPM, qu’est-ce que le “lean” ? C’est très simple : le lean PPM vise simplement à réduire la complexité. Un minimum de réunions, de rôles et de domaines de fonction. Recueillir et traiter uniquement les informations nécessaires. C’est dans la relation entre le lean PPM et la gestion de projets qu’on le constate le plus clairement. Plusieurs méthodes globales cherchent à regrouper la gestion de projets et le PPM en un seul système. Le lean PPM adopte une autre approche : qu’importe les méthodes et les outils que vous utilisez pour votre gestion de projets. D’ailleurs, si les équipes ne travaillent pas toutes de la même manière, ça ne pose pas de problème. Certaines optent pour la méthode Agile, alors que d’autres choisissent des approches plus traditionnelles ? En lean PPM, c’est loin d’être problématique. Les équipes transmettent uniquement les informations nécessaires pour prendre des décisions ou affectant votre portefeuille. Ce faisant, votre équipe gagne en flexibilité, mais vous évitez aussi de diluer votre PPM avec des informations inutiles ou non pertinentes, qui doivent être collectées pour chaque projet.  

Le lean PPM se traduit par un processus de PPM allégé, qui ne concerne que le PPM et rien d’autre. Vous disposez ainsi de la clarté nécessaire pour prendre des décisions stratégiques de portefeuille sur la base de critères clairement définis.

D’accord, mais comment fonctionne le lean PPM ?

Le lean PPM comprend quatre domaines d’action : Stratégie, Rassemblement, Décision, Exécution. En voici une brève explication sans rentrer dans les détails.

lean ppm

La partie Stratégie consiste à lister les critères qui serviront à évaluer et à classer les projets par la suite. Ce sont des critères qui doivent correspondre à votre stratégie entrepreneuriale, par exemple le retour sur investissement ou l’importance stratégique des clients. La capacité à classer les projets selon des critères clairement définis figure au cœur de cette méthode.

La phase Rassemblement, quant à elle, correspond au moment où les idées de projet sont rassemblées et traitées. Il est essentiel de concevoir un processus qui, dès le départ, soit prévu pour recueillir les informations pertinentes et les préparer pour les personnes chargées de prendre la décision. Dans la phase Décision, les projets potentiels leur sont présentés lors d’une réunion appelée le Portfolio Board Meeting. À ce stade, tous les projets ont déjà fait l’objet d’une évaluation préliminaire, leur réalisation est donc clairement compréhensible et abordable. C’est le moment où les idées sont évaluées et classées, et où les projets retenus se voient attribuer des ressources en fonction de leur priorité. Enfin, la partie Exécution correspond à la phase de concrétisation du planning de portefeuille.

C’est là que réside l’interface de liaison avec la gestion de projets, c’est-à-dire que l’état des projets en cours se répercute dans le PPM. Les comités de pilotage, tels qu’on les appelle, passent de la gestion de projets au PPM, filtrent les informations et décident de ce qui est réellement utile pour le PPM. C’est dans ces comités que l’on aborde et résout les conflits de ressources et les autres problèmes. La situation n’est soumise au PPM que si les problèmes ne peuvent être réglés au niveau de la gestion de projets et qu’ils ont un impact réel sur le portefeuille.

Prenons un exemple : l’un de vos collaborateurs, Éric, tombe malade. Il dispose de la compétence X, ce qui est seulement le cas de quelques autres collaborateurs. Vous êtes donc confrontés à la disparition d’une ressource clé. Stéphanie possède elle aussi cette compétence, mais elle travaille déjà sur un autre projet. Le comité de pilotage s’entretient avec les différents responsables de projets. Tous les projets ont été clairement évalués et priorisés, ce qui aide tout le monde à décider où Stéphanie doit être affectée en premier. Le comité peut donc adapter relativement facilement le planning du projet et trouver une solution qui convient à chacun. Il n’y a pas de raison de soumettre ce problème au PPM parce que la situation est sous contrôle. Deux jours plus tard, Stéphanie appelle pour dire qu’elle a eu un accident de voiture : elle va bien, mais elle sera malheureusement absente pendant au moins 4 semaines. Éric, de son côté, vient de prolonger son congé maladie. Le comité de pilotage s’aperçoit rapidement que les écueils sont désormais importants et soumet le projet au PPM pour qu’il soit présenté lors du prochain Portfolio Board Meeting. On parlera alors des retombées sur le portefeuille et non de questions opérationnelles, comme de savoir quel collaborateur se chargera de quelle tâche.

Avec le lean PPM, toutes les personnes impliquées savent toujours exactement de quoi il retourne. S’agit-il de PPM ou de gestion de projets ? Quel est le projet qui arrive en tête et pour quelles raisons ? Quelles sont les informations pertinentes ? Et les informations inutiles ? De manière générale, vous bénéficiez d’une vue globale plus claire sur ce qui se passe dans votre société, depuis les premières idées de planning jusqu’à la concrétisation, en passant par la gestion de la crise.

Top 7 des applications de gestion de projet et de planification pour Android

Top 7 des applications de gestion de projet pour Android

Ce post a été publié pour la première fois le 20 août 2014, mis à jour en avril 2017, puis mis à jour une nouvelle fois en février 2019.

De plus en plus d’’employés apportent leurs appareils mobiles au travail.  Il est dès lors inévitable que les plateformes de gestion de projet les plus connues développent et intègrent des applications de gestion de projet et de planification pour Android (ou iPad et iPhone).

Aujourd’hui, les affaires ne se concluent pas toujours dans un bureau. Le BYOD (Bring Your Own Device, “apportez vos appareils personnels”) est devenu la norme et tout le monde a toujours un smartphone à portée de main, ou presque. De ce fait, il faut des outils qui permettent de suivre l’avancement des projets hors du bureau. Voici quelques-unes des meilleures applications de gestion de projets pour Android (présentées par ordre alphabétique).

Top 7 des applications de gestion de projet pour Android

Wrike

Capture wrike

Wrike comporte un grand nombre de fonctionnalités impressionnantes, et beaucoup d’entre elles sont intégrées dans l’application Android. Hormis les options de gestion de tâches standard, les diagrammes détaillés de Gantt et les listes de tâches dynamiques, Wrike pour Android intègre des options telles qu’une fonction de caméra qui vous permet de joindre des photos et une gestion simplifiée des fichiers. Un autre avantage de Wrike : vous avez la possibilité de personnaliser l’outil pour que celui-ci s’adapte aux méthodes actuelles de travail de vos équipes et qu’il évolue selon leurs besoins

Prix
Une version gratuite du logiciel est disponible jusqu’à 5 utilisateurs. Ensuite, le prix varie en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités. La version professionnelle coûte 9,80 $ par mois par utilisateur (soit environ 8,70 €) jusqu’à 15 utilisateurs et 24,80 $ (environ 21,95 €) pour la version Business intégrant jusqu’à 200 utilisateurs. Les plus grandes entreprises peuvent avoir des tarifs sur-mesure.

screenshot wrike

Asana

Permettant de combiner parfaitement gestion de projet et collaboration d’équipe, Asana est une solution appréciée des utilisateurs Android. Ses fonctionnalités de gestion des tâches vous permettent d’organiser, d’ajouter et de finaliser des tâches sur votre appareil Android, tandis que ses fonctions de gestion de projets sont idéales pour la collaboration des membres de l’équipe sur des tâches ou des projets partagés. La possibilité d’ajouter des photos et des fichiers à chaque tâche garantit que tout le monde est au diapason. Et en cas de doute, les fonctionnalités de commentaire, d’annonce et de question permettent aux utilisateurs de communiquer.

Prix
Une version gratuite du logiciel est disponible jusqu’à 15 utilisateurs. Son prix varie ensuite selon le nombre d’utilisateurs. La version premium coûte 9,25 € par utilisateur par mois. Pour les entreprises désirant plus de sécurité et de contrôle, des tarifs sur-mesure sont disponibles. Toutes les options tarifaires incluent un nombre illimité de projets et de tâches, mais les versions premium comprennent les projets privés, un nombre illimité de tableaux de bord, des fonctionnalités avancées de reporting et un support client prioritaire.

Zoho Projects

Zoho Projects pour Android offre un ensemble puissant de fonctionnalités de suivi, de collaboration, de création de diagrammes et de génération de rapports qui vous aident à coordonner les projets avec beaucoup de contrôle et d’efficacité. L’application Android comprend également des fonctionnalités de communication entre équipes, de notification (pour obtenir des informations en temps réel sur l’avancement d’un projet), de gestion du temps (pour enregistrer le temps consacré aux tâches), et bien d’autres encore. Dans le cadre de la suite de logiciels Zoho, c’est une bonne option pour quiconque utilise déjà d’autres produits Zoho.

Prix
La première version de Zoho Projects est gratuite pour 2 projets et jusqu’à 5 utilisateurs. Pour les petites entreprises, une version payante existe à 20 € par mois pour 10 projets et 10 utilisateurs avec 5 Go de stockage. Le tarif Premium revient à 85 € par mois, avecun nombre illimité de projets et 100 Go de stockage

Trello

Trello et sa solution populaire de tableaux est disponible sur Android afin de vous aider à organiser toutes vos tâches et équipes. Vous pouvez accéder à tous vos tableaux Trello, déplacer des cartes pour prioriser les tâches, ajouter des “to-do lists” que vous pouvez désélectionner lorsque vous avez terminé, et même attacher des fichiers à partir de systèmes cloud tels que Google Drive et Dropbox. Si vous utilisez Android Wear, Trello dispose d’une application qui vous aidera à effectuer le travail encore plus rapidement, avec l’option de créer des cartes ou de répondre aux commentaires depuis votre smartwatch compatible avec Android.

Prix
Trello est gratuit pour les équipes qui veulent un outil d’organisation et de collaboration simple. Le tarif Business coûte 9,99 $ (environ 8,85 €) par utilisateur et par mois ; il est destiné aux entreprises qui recherchent davantage de fonctionnalités. Des tarifs sur-mesure sont disponibles pour les grandes entreprises (à partir de 20 utilisateurs).
Toutes les options tarifaires incluent un nombre illimité de projets et de listes de tâches.

Podio

Podio est une autre application de gestion de projet pour Android conçue pour la collaboration et idéale pour les chefs de projet constamment occupés. Elle possède toutes les fonctionnalités essentielles d’une application mobile de gestion de projets : suivi de l’état d’un projet, partage de fichiers et collaboration en temps réel avec les collègues. Une interface simple vous permet d’accéder à toutes vos tâches, votre calendrier, vos contacts et vos espaces de travail dans un menu latéral facilement accessible. Vous pouvez également voir la dernière activité effectuée sur vos projets.

Prix
Une version gratuite de Podio est disponible jusqu’à 5 utilisateurs. Ensuite, les tarifs varient en fonction du nombre de fonctionnalités disponibles, allant de 9 $ (environ 7,99 €) jusqu’à 25 $ (soit environ 21,30 €) pour la version Premium.
Chaque version payante dispose d’un nombre illimité d’utilisateurs.

screnshot podio

Wimi

Wimi est une bonne option si vous recherchez une solution de gestion de projet moderne pour Android. Son interface intuitive vous permet de naviguer entre les projets en cours, d’organiser vos documents et tâches par priorité, ainsi que de prendre des notes et de suivre les avancements d’un projet en direct. Vous pouvez également créer des espaces de travail pour inviter les clients à collaborer, ainsi que définir des autorisations pour vous assurer que seules les personnes concernées ont accès au projet.

Prix
L’avantage principal de l’outil Wimi est qu’il ne coûte pas cher. Vous avez gratuitement accès à 8 projets et 10 Go d’espace de stockage, pour 3 utilisateurs. Pour partager plus de fichiers et intégrer plus d’utilisateurs, vous devrez payer 9 € par utilisateur par mois. Et le tarif Entreprise ne vous coûtera jamais plus de 18 € par utilisateur par mois. Il comprend des intégrations complètes, un nombre illimité de projets et d’utilisateurs, ainsi que 500 Go de stockage.

Smartsheet

Si vous êtes plus classique et que vous préférez utiliser des feuilles de calcul pour organiser vos projets, Smartsheet pour Android est l’application faite pour vous. C’est un logiciel facile à maîtriser pour quiconque utilise déjà n’importe quel type de feuilles de calcul pour suivre ou gérer ses projets. Flexible, il permet d’obtenir un très bon aperçu de tous vos projets, avec différentes vues pour les listes, les feuilles de calcul ou les diagrammes de Gantt. Vous pouvez créer une nouvelle feuille dans l’application, en utilisant des modèles prédéfinis ou en ajoutant une feuille vierge, puis donner accès à toute personne de l’organisation, pour une visibilité et une collaboration maximales

Prix
La première version de Smartsheet coûte 14 $ par utilisateur et par mois (environ 12,40 €) jusqu’à 10 utilisateurs ; 10 feuilles maximum peuvent être créées. Une version Business est disponible pour 25 $ par mois et par utilisateur (environ 22,20 €), offrant un nombre illimité de projets et d’utilisateurs. Des forfaits sur-mesure sont aussi disponibles pour les grandes entreprises ayant besoin de plus de fonctionnalités.

Les applications de gestion de projet pour Android sont là pour durer

Il y a de plus en plus d’applications de gestion de projet mobiles natives, et il est difficile de trouver la bonne. Si vous êtes à la recherche d’une solution, notre liste vous aidera à choisir le bon outil pour organiser vos projets en cours.

Processus de recrutement : 8 techniques que tout bon recruteur doit adopter

processus de recrutement techniques a adopter

De nombreux recruteurs débutants pensent qu’il suffit de publier une offre d’emploi en ligne pour que les meilleurs candidats se présentent d’eux-mêmes. Malheureusement, ce n’est pas aussi simple. D’après une étude de Manpower, en France, 23 % des employeurs ont des difficultés à recruter, et la principale raison est le manque de candidats disponibles.

processus de recrutement techniques a adopter

Pour être un bon recruteur et embaucher les meilleurs éléments, il faut être bien préparé et utiliser notamment un système de suivi des candidatures (ATS) pour gérer plus efficacement le processus d’embauche de bout en bout ainsi que les ressources utiles à chaque étape.

En définitive, comme dans n’importe quel domaine, la qualité du travail du recruteur dépend de celle des outils qu’il utilise. Voici 8 techniques que les meilleures équipes de recrutement utilisent pour embaucher les talents les plus intéressants.

1. Définir des profils

Un bon recruteur sait exactement ce qu’il recherche. Il établit, en collaboration avec toute l’équipe RH, des profils idéaux pour chaque poste. Ces descriptifs détaillent les responsabilités et les critères de réussite associés à chaque fonction.

Lorsqu’il faut recruter un nouvel employé pour endosser un rôle précis, il suffit à l’équipe de consulter le profil correspondant pour déterminer quelle expérience et quelles compétences le candidat idéal doit avoir.

2. Disposer d’un organigramme

Les recruteurs travaillent avec les gestionnaires RH pour intégrer les différents profils des employés à l’organigramme de l’entreprise. Cela simplifie la compréhension des structures de chaque équipe et de toute la hiérarchie de la société.

Un organigramme a bien des avantages, mais il est particulièrement utile lorsqu’il faut confier le recrutement d’un poste disponible à un responsable, programmer des entretiens ou déterminer quelle rémunération proposer. Microsoft Office a publié un organigramme sur lequel vous pouvez vous baser pour construire celui de votre PME.

3. Planifier le recrutement des effectifs

La planification des effectifs est cruciale pour les jeunes entreprises en croissance. La société(et plus particulièrement l’équipe de recrutement)devrait avoir une vision claire des postes à pourvoir dans les 12 prochains mois.

Si votre entreprise a des projets de développement, mais pas de plan de recrutement, construisez-en un avec votre équipe dirigeante. Chaque responsable de service devra vous communiquer ses objectifs et ses futurs besoins en ressources humaines.

4. Utiliser des échelles de rémunération

Trop d’entreprises ne pensent pas suffisamment au salaire et aux avantages lorsqu’elles proposent une offre d’emploi. Cette négligence peut compliquer les négociations et entraîner un manque de cohérence des rémunérations.

Tout bon recruteur garde en tête une fourchette salariale équitable tout au long du processus d’embauche. Il se base sur un document définissant les échelles de rémunération et reprenant les salaires de chaque employé pour savoir exactement ce qu’il peut proposer. Pensez à réviser les rémunérations tous les 6 à 12 mois pour vous assurer qu’elles sont comparables à celles proposées par d’autres entreprises. Il serait dommage de perdre un excellent collaborateur parce qu’il se sent sous-payé.

5. Disposer d’un modèle de description de poste

Votre processus de recrutement gagnera en efficacité si vous parvenez à gagner un peu de temps sur certaines tâches récurrentes. C’est pour cette raison que les bons recruteurs utilisent des modèles de description de poste préremplis avec les coordonnées de l’entreprise et les avantages offerts aux employés. Il ne leur reste plus qu’à intégrer les détails spécifiques à une offre avant de publier le document dans les petites annonces.

Ceci dit, une description de poste avec une touche de personnalité et d’humour convient mieux à certaines fonctions. Ne vous sentez donc pas toujours obligé d’utiliser les modèles et n’oubliez pas de les mettre à jour et de les modifier au besoin.

6. Être présent sur les réseaux sociaux

Il y a 10 ans, lorsque les réseaux sociaux ont commencé à gagner en popularité, de nombreuses personnes craignaient que certaines de leurs publications sur ces plateformes ne leur coûtent leur emploi. Mais les professionnels les plus habiles ont commencé à utiliser LinkedIn, Facebook ou Twitter pour exposer leurs compétences et leurs parcours. Les autres n’ont pas tardé à suivre le mouvement. Ces sites débordent aujourd’hui de candidats et représentent une plateforme idéale pour les recruteurs, qui ne s’y trompent pas et savent qu’ils doivent se former à l’usage des réseaux sociaux

Les membres de la Génération Y (les Millennials) et les jeunes nés après 2005 (les Homelanders) sont le futur de la population active et un bon recruteur doit savoir comment se connecter avec eux en ligne.

7. Utiliser un système d’évaluation des compétences

Vous devez impérativement vous assurer que vos candidats ont bien les compétences nécessaires pour assurer leurs futures fonctions. Malheureusement, ce n’est pas toujours évident, en particulier pour les postes techniques.

La clé est de créer un test qui permette d’estimer rapidement les capacités du candidat. Les chercheurs d’emploi sont très occupés et n’ont probablement pas envie de se soumettre à une longue évaluation lorsqu’ils n’ont aucune certitude d’embauche, mais ils seront sans doute enclins à réaliser un test rapide.

8. Évaluer les candidats dans un document

Dans un processus de recrutement, il vaut toujours mieux impliquer plusieurs membres de l’entreprise dans les entretiens pour récolter différentes opinions sur chaque candidat.

Les meilleurs recruteurs demandent aux évaluateurs participants de compléter un document standardisé après l’entretien, ce qui les encourage à fournir un retour détaillé plutôt qu’une simple appréciation. Votre logiciel de suivi des candidatures (ATS) peut vous aider à créer un questionnaire post-interview et à le partager avec les membres de l’équipe qui vont rencontrer et évaluer les candidats.

Mettez votre entreprise sur la bonne voie

Un processus de recrutement long et inefficace peut ralentir la productivité de vos équipes et coûter de l’argent à votre PME. De plus, si vous n’assurez pas un bon suivi, vous risquez de laisser filer un candidat qui aurait pu faire la différence. Pour être un bon recruteur, pensez donc à utiliser les technologies et les ressources disponibles, pour que votre entreprise puisse trouver, attirer et engager les meilleurs talents.

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion des talents ? Consultez la liste des meilleures solutions de gestion du personnel établie par Capterra.

5 kostenlose PowerPoint-Alternativen für hochwertige Präsentationen

Kostenlose Powerpoint-Alternativen

Viele etablierte Unternehmen haben die Microsoft Office-Suite bereits auf den Computern ihrer Angestellten installiert. Kein Wunder, dass MS PowerPoint standardmäßig von Führungskräften, Forschern, Managern und so ziemlich jedem gewählt wird, der Wissenswertes präsentiert. Die Beliebtheit des Standard-Branchentools mit seiner großen und vertrauten Auswahl an Funktionen zum Erstellen von visuell ansprechenden ist immer noch ungebrochen. PowerPoint ist jedoch nicht für jedermann die beste Lösung: Kleine Unternehmen und Freelancer können und wollen sich Microsoft Office nicht immer leisten und suchen daher kostenlose PowerPoint-Alternativen.

Kostenlose Powerpoint-Alternativen

Darüber hinaus benötigen viele Fachkräfte, wie z. B. Projektmanager, nicht die gesamte Kapazität von MS PowerPoint. Stattdessen brauchen sie eine benutzerfreundliche Lösung, mit der sie ihrem Team den Projektumfang und das Budget vorstellen und so erfolgreich ein Kickoff-Meeting starten können.

Kleine Unternehmen müssen beim Softwarekauf Faktoren wie die Gesamtkosten, die verfügbaren Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Sonst geraten sie an unnötig teure oder zu komplexe Lösungen für ihre Geschäftszwecke.

Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich also, sich nach Alternativen umzusehen und sich einen besseren Übersicht über den Markt für Präsentationssoftware zu verschaffen, um die für sie richtige Lösung zu finden.

Im folgenden Artikel werfen wir einen Blick auf die fünf kostenlosen PowerPoint-Alternativen, die von Capterra-Nutzern am häufigsten empfohlen werden. Das Produkt muss dabei den folgenden Kriterien entsprechen:

  • Umfasst Vorlagen und Funktionen zum Erstellen von Folien/Bildern sowie Funktionen zum Erstellen und Veröffentlichen von Dokumenten
  • Verfügt über eine Version, die immer kostenlos zugänglich sein wird
  • Über 20 Nutzerrezensionen auf Capterra

Nachdem wir die Funktionen analysiert und sichergestellt haben, dass jedes Tool über eine kostenlose Version verfügt, haben wir uns die Bewertungen von Capterra-Nutzern angesehen. Auf diese Weise kam eine Liste mit fünf kostenlosen Präsentationsprogrammen zustande, die nachfolgend alphabetisch aufgeführt sind.

Canva: Präsentationen schnell und mit minimalistischen Vorlagen erstellen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Canva
Gebrauchsfertige Vorlage auf Canva

Canva eignet sich für Nutzer, die bei der Erstellung von Präsentationen noch recht unerfahren sind. In der kostenlosen Version sind über 8.000 Vorlagen enthalten, sodass sogar Anfänger professionell aussehende Folien erstellen können.

Die minimalistischen Funktionen der Lösung sind hervorragend für Einsteiger, die ein benutzerfreundliches Tool benötigen. Experten werden jedoch einige PowerPoint-Funktionen wie „Übergänge“ vermissen, mit der Nutzer den Wechsel von einer Folie zur nächsten gestalten können.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Nutzer mögen die große Auswahl an gebrauchsfertigen Layouts, mit denen Folien schnell und einfach erstellt werden können.
  • Vielseitige Anwendungsszenarien bieten Nutzern die Möglichkeit, nicht nur Präsentationen, sondern auch Briefköpfe, eBooks, Broschüren und Infografiken zu erstellen.
  • Neue Nutzer finden sich dank benutzerfreundlichem Design und einem Video-Tutorial für Anfänger schnell in das Tool ein.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Das Hinzufügen von Elementen (Formen/Tabellen) sollte einfacher sein, da Nutzer wohl eine ganze Weile scrollen müssen, bis sie etwas Passendes finden.
  • Bilder müssten besser zu beschriften und zu taggen sein, damit Nutzern schnell nach den hochgeladenen Bildern suchen können.
  • Erweiterte Designoptionen wie Textaussparungen, runde Vorlagen und 3D-Texte müssten hinzugefügt werden.

Kosten

Es gibt zwei kostenpflichtige Preismodelle: Canva for Work für 12,95 USD pro Teammitglied/Monat und Canva für Unternehmen, bei dem die Kosten direkt bei Canva erfragt werden können. Diese beiden Bezahlversionen verfügen über Funktionen wie eine unbegrenzte Anzahl von Ordnern, unbegrenzten Speicherplatz, Teamfunktionen und vieles mehr, was nicht in der kostenlosen Version enthalten ist.

Google Slides: Präsentationen mit mehreren Personen in Echtzeit designen

Kostenlose PowerPoint-Alternativen Google Slides
Eine Präsentation mit Google Slides beginnen

Google Slides bietet integrierte Funktionen zur Zusammenarbeit, sodass verschiedene Personen gemeinsam und gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten können. Auf das Tool kann über einen Browser oder die iOS- oder Android-Apps zugegriffen werden. So kann man eine Präsentation auf dem Handy bearbeiten und dann drahtlos über Chromecast oder Apple Airplay übertragen.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Die Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen mehreren Nutzern das Erstellen, Bearbeiten und Überprüfen von Präsentationen.
  • Nutzer loben die Funktion zur Versionskontrolle, mit der auf ältere Versionen zugegriffen werden und Änderungen über verschiedene Dokumente nachverfolgt werden können.
  • Das Hinzufügen von YouTube-Videos und Google Photos ist dank der Integration in die G Suite nahtlos möglich.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Weitere Vorlagen und Grafikelemente für visuell ansprechende Präsentationen müssten hinzugefügt werden.
  • Bessere Übergänge und Animationen wie 3D-Elemente und Reflexionen wären für interaktive Präsentationen nützlich.
  • Die Software sollte zusätzliche Stile und Gestaltungsmöglichkeiten, Aufzählungspunkte und Schriftarten für größere Flexibilität beim Design bieten.

Kosten

Google Slides steht kostenlos zur Verfügung, solange man über ein Gmail-Konto verfügt. Unternehmen können sich auch für die G Suite für 4 EUR pro Nutzer und Monat entscheiden. Geschäftliche E-Mails erhalten so den Domänennamen des Unternehmens und erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Prezi: Ansprechende Präsentationen sorgen für lebhafte Diskussionen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Prezi
In Prezi-Folien kann man rein- und rauszoomen

Prezi lässt den Nutzer in seine Folien rein- und rauszoomen, anstatt sie wie z. B. in PowerPoint nacheinander anzuzeigen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du wichtige Punkte wie eine Statistik oder ein Zitat hervorheben möchtest.

In der aktuellen Version von Prezi können bis zu zehn Nutzer gemeinsam und in Echtzeit an einer Präsentation arbeiten. Somit eignet sich das Tool ideal für Freiberufler, die mithilfe von Kommentaren nötige Änderungen anzeigen möchten.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Mit dem dynamischen Design-Tool können Nutzer visuell ansprechende Präsentation erstellen, in die man rein- und rauszoomen kann.
  • Nutzer mögen auch die Funktion zum Zusammenarbeiten, die eine Versionskontrolle überflüssig macht.
  • Prezi setzt eine Analysefunktion ein, um zukünftige Präsentationen zu verbessern. Der Nutzer erfährt, welche Folien am häufigsten angesehen und welche übersprungen wurden.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Nutzer wünschen sich eine intuitivere Oberfläche, sodass das Tool schnell und leicht erlernt werden kann.
  • Eine verbesserte Performance würde Probleme wie langsam landende Übergänge und Systemabstürze beim Bearbeiten von Bildern verhindern.
  • Mehr Kontrolle seitens der Präsentationsfunktionalität würde dazu führen, dass Nutzer beim Rein- und Rauszoomen nicht überfordert sind oder ihnen sogar schwindlig wird.

Kosten

Prezi bietet drei Preismodelle, wobei die Standard-Option bei 7 EUR/Monat liegt, Plus bei 19 EUR/Monat und Premium für Geschäftsleute bei 59 EUR/Monat. Zudem gibt es noch eine kostenlose Basic-Version, mit der Präsentationen in einem browserbasierten Tool erstellt werden können. Hier fehlen jedoch Funktionen wie Privatsphäre, Offline-Zugriff und die zuvor erwähnte Analyse.

Renderforest: Videopräsentationen erstellen und übertragen

Kostenlose Powerpoint-Alternative Renderforest
Eine Folie in Renderforest bearbeiten

Renderforest ist die einzige Software in dieser Liste, die ausschließlich für Videopräsentationen einzusetzen ist. Das Tool verfügt über einen vereinfachten Workflow, über den Videopräsentationen in drei Schritten erstellt werden: Folie bearbeiten, Farben anpassen, Musik auswählen.

Nutzer können das Video anschließend direkt auf Facebook oder YouTube veröffentlichen, den Link in verschiedenen sozialen Netzwerken teilen oder das Video als MP4-Datei herunterladen.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Einfach zu verwendende und intuitive Funktionen ermöglichen den Nutzern, Videopräsentationen schnell zusammenzustellen.
  • Dank der großen Auswahl an Videovorlagen entstehen qualitativ hochwertige Präsentationen in HD-Qualität.
  • Nutzern gefallen die Videotutorials, mit denen auch Anfänger schnell in das Thema Videopräsentationen einsteigen.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Nutzer würden gerne jeder Folie eigene Musik hinzufügen, statt einen Song für die gesamte Präsentation auszuwählen.
  • Das Rendern dauert zu lange.
  • Eine vereinfachte Preisstruktur würde es Nutzern ermöglichen, die Kosten genau zu errechnen.

Kosten

Renderforest bietet zwei Preisstrukturen, zum einen Abonnements und zum anderen die Zahlung pro Produkt.

Bei den Abonnements geht es bei 14 USD pro Monat los, bei den Bezahlungen pro Produkt bei 9,99 USD für einen Export. Der Preis variiert jedoch basierend auf der Qualität bzw. der Anzahl an HD-720-Videos, der Länge der Videos, der Anzahl der Songs und der Größe.

In der kostenlosen Variante können unbegrenzt viele Videopräsentationen erstellt werden, jedoch fallen hier zusätzliche Kosten für Branding, höhere Videoqualität, Speicherplatz von mehr als 500 MB, Videos länger als drei Minuten sowie Musik an.

Visme: Design-Dashboards für Anfänger mit Drag & Drop-Funktion

Design-Dashboard in Visme

In Visme können Präsentationen dank der Design-Dashboards mit Drag & Drop-Funktion schnell erstellt werden. Es bietet Zugriff auf mehr als 6.000 Symbole und Tabellen.

Das Tool ist cloudbasiert und generiert automatisch eine URL, die geteilt werden kann. Auf diese Weise müssen Nutzer die Präsentation nicht erst in einem Cloud-Speicher hochladen, wie es bei PowerPoint der Fall ist.

Was Capterra-Nutzern an dem System gefällt

  • Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Anfängern das Erstellen von interaktiven Präsentationen.
  • Nutzern gefällt die Auswahl an gebrauchsfertigen Vorlagen, Clipart und Archivfotos.
  • Schriftarten und Farben lassen sich für ein eigenes Branding anpassen.

Von Kunden gewünschte Verbesserungen

  • Eine App würde es ermöglichen, von iOS- und Android-Geräten auf das Tool zuzugreifen.
  • Die Performance müsste in einigen Bereichen verbessert werden, z. B. beim Visual Editor, der zurzeit hängen oder abstürzen kann.
  • Größere Speicherkapazitäten sind wünschenswert, da Nutzer mit vielen Dateien und Dokumenten diese lokal speichern müssen.

Kosten

Das Tool bietet verschiedene Preisoptionen für Einzelpersonen, Unternehmen und Bildungseinrichtungen. Die unterste Stufe für Firmen beginnt bei 25 USD pro Monat und enthält Funktionen wie Privatsphäre-Einstellungen und 10 GB Speicherplatz, die in der kostenlosen Version nicht enthalten sind.

Welche kostenlose PowerPoint-Alternative eignet sich am besten für kleine Unternehmen?

Wenn du nicht viel Zeit oder wenig Ressourcen für eine Präsentation hast, könnte Canva die ideale Lösung sein. Mit der großen Auswahl an Vorlagen erstellst du schnell Präsentationen, Infografiken, Posts für soziale Medien, eBooks und mehr.

Verteilte Teams, wie sie sich häufig bei Freiberuflern und Telearbeitern finden, entscheiden sich oft für Google Slides, da es über Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit verfügt.

Prezi wurde für kleine und mittlere Unternehmen geschaffen, die kreative Präsentationen benötigen. Mit dem dynamischen Designtool kannst du zudem auch den Impact auf deine Zielgruppe analysieren.

Wenn du Teil eines kleinen Unternehmens bist und Videopräsentationen erstellen möchtest, ist Renderforest deine Wahl.

Verfügt dein Team über wenig Erfahrung und ihr benötigt eine benutzerfreundliche Lösung, solltet ihr mit Visme arbeiten.

Möchtest du mehr über kostenlose PowerPoint-Alternativen erfahren? In unserem Verzeichnis für Präsentationssoftware kannst du Produkte anhand ihrer Funktionen, des Preises, der durchschnittlichen Bewertung und vielen weiteren Kriterien vergleichen.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.

 

La gestion des congés : de l’acte administratif à l’expérience salarié

la gestion des conges

la gestion des conges

Une brève histoire entre fiches en carton et tableaux Excel

Depuis l’adoption de la loi sur les congés payés en 1936, la gestion des congés est devenue un élément central de la gestion du personnel, jusqu’à nécessiter de développer des outils pour en avoir un suivi.

On peut se rappeler qu’il y a encore quelques décennies, les congés étaient moins nombreux, moins fractionnés et souvent les dates étaient imposées par la direction et non librement choisies.

Jusqu’à l’arrivée de la bureautique dans les années 80, on se servait de formulaires dont on assurait la traçabilité par des doubles et par l’inscription dans les cahiers ou les fiches du personnel. On avait aussi, par commodité, de grands tableaux montrant les congés de l’équipe afin de s’organiser et développer la responsabilité de chacun.

Les logiciels sont venus peu à peu remplacer ces premiers outils, sous forme d’outils SIRH (ou système d’information ressources humaines) avancés, ou plus simplement par le biais de tableaux Excel plus ou moins partagés.

Il a fallu attendre le déploiement des self-services RH pour voir apparaître de nouvelles solutions plus légères, ergonomiques et pratiques.

Les innovations en technologie numérique et mobile facilitent le déploiement de cette nouvelle offre en matière de gestion des congés et permettent de répondre à la multiplication des types de congés (parentaux, RTT, récupération, etc.) et mieux manager les conflits éventuels.

Un changement de paradigme

La gestion des congés, auparavant process bureaucratique, est devenu un outil de plus vers l’autonomie du salarié en lui permettant de poser ses congés à tout moment et de suivre les étapes de validation en toute transparence. Bien entendu, certaines entreprises ou services publics encadrent la prise de congés de règles précises, parfois en termes de priorité selon l’ancienneté, d’effectif minimum ou d’alimentation du compte de congés, par exemple.

La différence ? Ces vérifications sont désormais effectuées par l’outil lui-même qui alerte le salarié en temps réel si un conflit se présente dans sa demande de congé.

Les congés qui ont pendant longtemps été « en même temps et pour tout le monde » (certaines entreprises fermaient tout le mois d’août, par exemple) sont désormais individualisés et pour ainsi dire à la carte.

Ce passage du collectif à l’individuel est général en matière de gestion du personnel et entraîne une complexification de la gestion comme du suivi qui a renvoyé la gestion des congés par fiches cartonnées aux livres d’histoire des ressources humaines.

La gestion des congés comme nouvelle facette de l’expérience salarié

De la fiche en carton jalousement conservée par le chef du personnel, nous sommes désormais passés à des outils en ligne qui permettent au salarié d’accéder à son planning à partir de son ordinateur, tablette ou mobile. Il peut alors vérifier combien il lui reste de temps, que ce soit en congé annuel ou en jours de repos compensateurs octroyés dans le cadre de l’aménagement et de la réduction du temps de travail (ARTT) et autres droits à congés spécifiques.

Le salarié peut alors poser ses congés en toute connaissance de cause et les envoyer d’un clic à son manager ou au responsable ressources humaines pour qu’il les valide. Le logiciel de gestion des congés lui permet de choisir plusieurs périodes, de mixer différents type de congés pour une même demande et de préciser la nature de sa demande de congé (vacances, raisons personnelles…). Tout cela peut se faire à distance et la validation lui arrivera par une notification sur son smartphone ou sur son mail.

Il pourra aussi vérifier l’avancée de sa demande grâce à un workflow transparent.

Cette autonomie s’accompagne d’une responsabilisation des salariés avec une transparence des règles de gestion des congés pour tous.

Comment choisir sa solution de gestion des congés ?

Le choix d’un outil de gestion de congé devient un élément important pour l’entreprise et son RH, car ce process revient fréquemment dans l’expérience salarié. Si l’application n’est pas ergonomique, rapide et simple, elle peut vite devenir un irritant pour les salariés qui passeraient trop de temps à poser leurs congés.

Le pire étant bien entendu les systèmes développés en interne qui souffrent de bugs et qui peuvent altérer la confiance des salariés dans la justesse de leurs comptes.

Le choix est tout à la fois informatique pour la sécurité des données, la rapidité et la fiabilité des traitements, mais doit aussi prendre en compte l’expérience utilisateur, en particulier dans l’ergonomie et les fonctionnalités offertes.

L’entreprise doit identifier les différents acteurs, leurs rôles et leurs droits dans l’application et procéder à la rédaction des besoins fonctionnels (validation, visualisation, saisie…) comme non fonctionnels (vitesse de traitement des données, ergonomie, sécurité…)

Toutefois, il faut garder à l’esprit qu’un outil ne peut pas intégrer toute la réglementation de gestion des congés dans ses moindres détails, issus parfois de la convention collective ou des branches. L’entreprise devra continuer à confier certaines questions très précises aux équipes RH afin que l’utilisation de l’outil ne devienne pas rebutante car trop complexe.

Le paramétrage doit être adapté à tous, même aux utilisateurs les plus novices en informatique ou les plus réticents à remplir en ligne leur demande (au lieu de simplement les transmettre à leur manager par écrit).

Quelques solutions de gestion de congés adaptées aux PME et aux professionnels PRE (planification des ressources de l’entreprise)

Pour vous aider à trouver une solution qui pourrait vous convenir, nous vous proposons de découvrir quelques outils pour mieux appréhender les qualités recherchées lors du choix.

Figgo est un très bon exemple d’une application web de gestion des congés ergonomique mais complète et pensée pour une utilisation sur mobile. Cette solution, qui a séduit des enseignes connues comme Hitachi, Deezer et Babyliss, peut-être reliée à la paie et paramétrée pour prendre en comptes les spécificités de votre entreprise jusqu’aux dispositions de votre convention collective.

Figgo a aussi travaillé l’aspect international par une interface ergonomique et multilingue.

Pour bénéficier de l’ensemble de ces fonctionnalités, il faudra bien entendu prévoir une partie intégration, puis déploiement, car le plug and play n’est envisageable que pour des petites structures désirant une solution de gestion des congés indépendante de la paie.

figgo

Payfit va plus loin qu’un simple outil de gestion des congés puisque c’est un SIRH, mais le fait qu’il soit en mode cloud avec un prix accessible par utilisateur permet de relier la gestion des congés et des absences à la paie et aux autres process RH, vous donnant ainsi la possibilité de disposer d’un outil de gestion RH transversal et intégré.
On retrouve les caractéristiques habituelles de gestion des droits pouvant vous permettre de donner la possibilité à vos employés de saisir eux-mêmes leurs demandes de congés, quelles que soient leurs natures, et aux managers d’avoir une vue d’ensemble des absences de son équipe sur une base hebdomadaire et mensuelle.

Payfit a aussi l’avantage d’intégrer automatiquement les Indemnités journalières de sécurité sociale, allégeant ainsi le travail des équipes RH.

payfit

Enfin, on peut aussi citer JOUROFF, solution de gestion des temps et activités qui propose une version gratuite de base de son logiciel de congé pour les entreprises de moins de 15 personnes.

Même dans cette version gratuite, JOUROFF permet un paramétrage des types de congés : Congés payés, RTT, Congés maladie, Congés pour évènements familiaux, Jours de fractionnement, Jours de récupération, Compteur Epargne Temps.

jouroff

Comme vous avez pu le constater, le choix de votre solution de gestion des congés doit aborder de nombreux points pour améliorer le process, mais aussi tenir compte de l’expérience salarié.
Le choix de l’outil se fera en fonction de la taille de votre entreprise et de votre préférence : avoir une solution intégrée en mode SIRH ou GTA (gestion des temps et activités), ou bien utiliser une application simple et indépendante permettant de gérer les calendriers d’activités ainsi que les demandes et le suivi des congés.

Le choix aura plus de chances de répondre à ces différents critères si vous montez une équipe projet représentant les utilisateurs autour de la maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre. Le cahier des charges qui sera rédigé par la maîtrise d’ouvrage doit s’appuyer sur les besoins de l’entreprise comme des utilisateurs et prendre en compte les spécificités organisationnelles et fonctionnelles de l’entreprise. Ce support doit permettre de trier les offres en fonction de leur niveau de couverture des besoins exprimés et de l’estimation budgétaire.

Nous vous conseillons de ne pas traiter ce dossier sous l’angle uniquement informatique (c’est-à-dire avec une équipe de projet seulement technique), car finalement ce sont les employés avant toute chose qui adopteront l’outil et s’en feront les ambassadeurs au sein de l’entreprise.


 

À PROPOS DE L’AUTEUR

Vincent Berthelot

Vincent Berthelot a été enseignant associé au CELSA dans les Masters RH à l’ESG, responsable formation, puis chargé des relations sociales dans un grand groupe français. Auteur de divers ouvrages, il est actuellement responsable de la veille stratégique à l’Observatoire des réseaux sociaux d’entreprise et intervenant auprès des entreprises dans les domaines du management, de l’expérience salarié et de la performance sociale. Retrouvez-le sur LinkedIn et sur Twitter : @VinceBerthelot  

Recruitment Analytics: Mehr Effizienz im Recruiting-Prozess

Recruitment Analytics

Recruitment Analytics

Beginnen wir doch mit einer kleinen Geschichte: Stellen Sie sich vor, Sie gehen zum Arzt, weil Sie einen stechenden Schmerz im Rücken haben. Der Arzt schaut Sie kurz an und gibt Ihnen ohne weitere Untersuchung ein Medikament. Sie würden den Arzt mit hoher Wahrscheinlichkeit fragen, wie er denn zu dem Ergebnis käme, dass genau dieses Medikament das Richtige für Ihre Schmerzen sei. Der Arzt würde Ihnen entgegnen: „Ich hatte schon viele Patienten mit diesen Problemen und da hat sich noch niemand beschwert über dieses Medikament.“ – „Sie wissen also gar nicht, ob das Medikament bei meinen Beschwerden überhaupt hilft?“ – „Doch, natürlich. Wir haben ganz viele Daten dazu, dass dieses Medikament auch wirkt.“– „Aber auch bei meinen Beschwerden?“ – „Hmm… wissen Sie, sowas ist gar nicht so einfach nachzuweisen. Aber dafür bekommen Sie jetzt auch noch 10 % Rabatt von mir auf das Medikament. Na, sind wir im Geschäft?“

So abstrus dieses Beispiel beim Thema Medikamente auch scheint, so alltäglich ist dieses Thema im Bereich Recruiting. Gehen Sie mal zu einer Medienagentur oder einer Jobbörse und fragen Sie dort, ob es statistisch relevante Aussagen über die Wirkung der Stellenausschreibungen gibt. Wie viele Bewerbungen können Sie denn erwarten, wenn Sie dort eine definierte Stelle ausschreiben? Wie viel Klicks wird es geben? Was wäre eine vertretbare Conversion-Rate? Sie werden sich schnell an die oben genannte Geschichte erinnern: Es wird ausgewichen, es werden nicht-relevante Informationen genannt und vielleicht werden Sie noch für Ihre Fragen mit einem Rabatt zu besänftigen versucht. Übrigens sieht es häufig im Recruiting auch ähnlich aus, wenn der Fachbereich mit denselben Fragen an die Recruiting-Abteilung herantritt. Fragen wie „Was kostet mich eigentlich eine Bewerbung über Stepstone?“, „Über welchen Kanal kommen denn für die Stelle die besten Bewerbungen?“ oder „Was können wir denn noch an der Stelle oder den Kanälen optimieren, um mehr Bewerber zu bekommen?“ sind auch dort an der Tagesordnung und ließen sich mit der gleichen Lösung beheben: Einem Recruitment Analytics System.

Was genau ist Recruitment Analytics?

Recruitment Analytics bezeichnet alle Maßnahmen zur Messung und Analyse von Daten im Recruiting-Kontext, häufig basierend auf Methoden des Online-Marketings sowie E-Commerce. In diesen Disziplinen ist es selbstverständlich, minutiöse Analysen über die Werbewirksamkeit durchzuführen und die genauen Kosten pro Besucher, pro Kampagne etc. zu berechnen. Nicht umsonst spricht man vom gläsernen Kunden. Vom gläsernen Bewerber sind wir hingegen noch sehr weit entfernt – aber das muss nicht sein. Die genaue Analyse der Recruiting-Kanäle gehört zu den Basisfunktionen, die ein gutes Recruitment Analytics System abbilden sollte.

Dienstleister wie die HRI Solutions GmbH bieten schon heute maßgeschneiderte Lösungen an, die Online-Kanäle, beliebige weitere Datenquellen und Bewerbermanagement-Software miteinander vernetzen, damit man genau die Kennzahlen berechnen kann, die man zur Steuerung der Recruiting-Kanäle benötigt. Was kostet mich eine Bewerbung pro Kanal? Wie viele Bewerbungen benötige ich pro Kanal für ein Interview oder für eine Einstellung? Was ist der beste oder schlechteste Kanal für eine Stelle? Allein mit diesen Kennzahlen pro Kanal, pro Stelle oder pro Jobfamilie bekommt man einen komplett anderen Blick auf die eigenen Recruiting-Kanäle. Man kann evidenzbasiert agieren und hat eine komplett andere Diskussionsgrundlage bei Budgetverhandlungen oder bei der nächsten Verhandlung mit seinen Jobbörsen beziehungsweise Medienagenturen.

Was kann Recruitment Analytics darüber hinaus?

Die Basis einer guten Recruiting-Analytics-Lösung ist immer die Auswertung der Recruiting-Kanäle. Jedoch gibt es noch deutlich mehr Einsatzszenarien, die einen offensichtlichen Mehrwert für die tägliche operative oder strategische Recruiting-Arbeit ermöglichen können. Grundsätzlich kann Recruitment Analytics überall dort relativ einfach einen Mehrwert bringen, wo wir schon Daten und/oder digitale Prozesse haben. Zusätzliche Daten führen immer zu zusätzlichen Analysemöglichkeiten, die man gegebenenfalls sogar mit den bisherigen Daten zusammenführen kann. Analysieren Sie doch beispielsweise die Ergebnisse Ihrer Online-Assessments oder anderer Auswahlprozesse. Vielleicht erkennen Sie, welcher Ihrer Auswahlschritte überflüssig ist oder sogar eine besonders hohe prädiktive Validität hinsichtlich des späteren Berufserfolg hat. Oder Sie analysieren Bewerbermerkmale, welche Sie über ein CV-Parsing-Modul auslesen. So könnten Sie beispielsweise genau analysieren, wie erfolgreich Bewerber Ihrer Zielhochschulen im Bewerbungsprozess im Vergleich zu Bewerbern von anderen Hochschulen sind, um die Personalbeschaffung zu optimieren.

Worauf muss ich bei der Suche nach einer Recruitment Analytics-Lösung achten?

Das Thema HR Analytics ist noch nicht besonders etabliert und in Deutschland gibt es erste seriöse Anbieter erst seit wenigen Jahren. Achten Sie in erster Linie darauf, dass der Anbieter einer solchen Lösung neutral ist und kein Eigeninteresse daran hat, dass die Daten in eine spezielle Richtung ausschlagen. Dies wäre beispielweise der Fall, wenn er Provisionen für Vermittlung beziehungsweise Empfehlungen von Jobbörsen bekommen würde oder finanziell von Jobbörsen abhängig ist.

Der zweite wichtige Punkt: Achten Sie darauf, dass der Dienstleister technologisch unabhängig arbeitet. Die angebotene Lösung sollte also unabhängig davon funktionieren, welche Bewerbermanagement-Software oder welche Web-Analytics-Lösung Sie nutzen.

Der dritte wichtige Punkt: Achten Sie darauf, dass Sie keine Lösung von der Stange kaufen. So verlockend Plug-and-Play-Lösungen klingen, sie funktionieren in diesen komplexen Themenblöcken nicht. Jeder Recruiting-Prozess ist unterschiedlich und jede Zahl, jede Ableitung und jede Lösung muss individuell auf Sie abgestimmt werden. Seriöse Anbieter sind sich dessen bewusst und bieten auf Sie maßgeschneiderte Lösungen an.

Der vierte wichtige Punkt: Achten Sie auf die Kosten-Nutzen-Relation. Insbesondere beim Thema der Analyse der Recruiting-Kanäle sollte sich die Lösung schon im ersten Jahr zu größten Teilen amortisieren, sofern das Ziel Einsparungen sind.

Der letzte wichtige Punkt: Lassen Sie sich genau erklären, wie die Lösungen technisch funktionieren. Wenn ein Anbieter es nicht schafft, Ihnen zu erklären, wie seine Recruiting-Analytics-Lösung genau funktioniert, dann werden Sie auch nicht aussagefähig sein, wenn der Fachbereich Sie dazu ausfragen wird.

Zusammenfassung

Diejenigen Firmen, die bereits in ein gutes Recruitment-Analytics-System investiert haben, haben aktuell noch einen immensen Wettbewerbsvorteil, weil sie ihre Kanäle viel effizienter steuern und Verschwendungen sehr schnell erkennen und abschalten können. Dies ist jedoch nur der Beginn, denn es gibt noch eine Vielzahl an weiteren Einsatzszenarien, die in den nächsten Monaten und Jahren umgesetzt werden. Insbesondere bei der Steuerung der Recruiting-Kanäle ist eine solche Lösung unabdingbar und auch schon allmählich bei mehr und mehr Unternehmen etabliert. Wer hier nicht nachzieht, verpasst eine gute Chance, sich gegen seine Konkurrenz zu positionieren. Ob Sie dies wollen, liegt an Ihnen. Ob dies sinnvoll ist, steht jedoch schon bereits fest.

Mit den „7P der Kundenzentrierung“ Ihr Team strategisch für das „Zeitalter des Kunden“ ausrichten

Kundenzentrierung

Kundenzentrierung

Klein-Klein statt strategischer Überblick

In den letzten Jahren wurde „kundenzentriertes“ Arbeiten in Marketing, Service- und Produktentwicklung oft gleichgesetzt mit der Einbindung von „Tools“ und Arbeitsweisen wie Datenerhebung, Design-Thinking und Testing. All diese Faktoren spielen bei der Kundenzentrierung eine Rolle. Für mich ist Kundenzentrierung aber vor allem eines: Leadership. Arbeit am Menschen. Und mit Menschen. Es ist die Art und Weise, wie Unternehmen gemeinsam mit ihren Mitarbeitern die Beziehung zu ihren Kunden gestalten. Oder auch nicht.

Dabei ist wichtig zu verstehen: Kundenzentrierung trägt auch zur Mitarbeitermotivation bei. Bei einem Customer Experience „Leader“ arbeiten 80 % der Belegschaft gern, während bei denen mit durchschnittlicher CX nur 50 % engagiert zur Arbeit gehen (Temkin Group 2016). Die holländische Bank ING hat bereits 2010 die Kundenzentrierung als festen Bestandteil der Mitarbeiterziele verankert – und damit alle Mitarbeiter motiviert, Produkte und Services mit agil-iterativen Prozessen den gemessenen Kundenwünschen immer weiter anzunähern. Mit beeindruckendem Ergebnis: Seit 2014 hat sich der Stamm der Primärkunden um 25 % erhöht. Die Frage ist also, wie kann diese Begeisterung gezielt strategisch für ein Unternehmen genutzt werden? Das System, das ich Ihnen vorstellen möchte, heißt „ Die sieben P der Kundenzentrierung“. Die sieben P geben der Leadership und Zusammenarbeit im Zeitalter des Kunden einen konkreten Rahmen.

Die 7P der Kundenzentrierung nach Ceh © Carolin Peters

1. Paradigmen- und Perspektivwechsel

Customer Experience ist ein Paradigmenwechsel und damit ein strategisches Thema, das Zeit braucht. Es braucht Zeit, die Muskeln von Empathie, vernetztem Denken usw. zu trainieren. Gönnen sie sich und Ihren Teams bewusst Zeit und immer wieder Training für die neuen Perspektiven. Fördern Sie den internen Erfahrungsaustausch hierzu.

Erinnern Sie sich und Ihre Teams stets daran: Customer Experience betrifft nicht nur das Marketing und die Kommunikation Ihres Unternehmens. Es betrifft die digitale Transformation und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Wenn es etwas gibt, das Sie von Start-Ups und zukunftsfähigen Unternehmen lernen können, dann dass diese Unternehmen die Zugänge zu ihren Kunden, Mitarbeitern und Ressourcen fortlaufend radikal optimieren.

Arbeiten Sie mit Business Intelligence daran, Daten über Ihre Kunden und Wettbewerber zur Entscheidungsfindung stets aktuell als Insights aufbereitet zu haben. Sofern interne Daten hierfür nicht zugänglich sind, empfiehlt sich der Einsatz von „Social Listening“ für Erstinformationen, um diese schrittweise auszubauen. Je besser Sie Ihre Kunden verstehen, umso gezielter können Sie diesen begegnen.

2. Personas

Fassen Sie die Erkenntnisse über Ihre Zielgruppen in Profilen wie Personas zusammen und stellen Sie diese der gesamten Organisation vor, z. B. auch dadurch, dass solche Profile in Büros aufgehängt und regelmäßig besprochen werden. Customer Experience betrifft die gesamte Firma. Wenn geschäftliche Herausforderungen besprochen werden, hilft es, diese Profile als Bezugspunkt des Gesprächs dabei zu haben.

Fragen Sie sich im Zuge von Entscheidungsfindungen stets gemeinsam im Team:

  • Was würde der Kunde denken?
  • Was würde der Kunde machen?
  • Was würde der Kunde wertschätzen?
  • Was kann ich für ein besseres Kundenerlebnis tun?
  • Würde ich das mit meiner Mutter machen?

3. Promotoren

Nominieren Sie in Ihren Teams „Kundenbotschafter“. Mitarbeiter, welche besonders dialogfähig sind. Den Kundenkontakt vorleben. Sowohl auf Social Media als auch im Büro. Nicht, weil diese Mitarbeiter besser sind, sondern weil es entlastet, jemanden zu haben, von dem man lernen kann und der vorlebt.

Suchen Sie bei Entscheidungen bewusst den Rat anderer Mitarbeiter. Gerne auch aus ganz anderen Bereichen. Blicken Sie gemeinsam auf die Herausforderung und empathisch auf den Kunden. Die Blickwinkel ergänzen sich. Gemeinsam lösen sich Herausforderungen leichter.

4. Prozesse

Suchen Sie aktiv nach Möglichkeiten, Silos im Sinne des Kunden zu überbrücken und fördern Sie diese! Growth bezeichnet beispielsweise eine agile Methode, bei der die Daten aus unterschiedlichen Quellen im Sinne des Kunden zusammengelegt und verglichen werden, um Hebel für ein besseres Kundenerlebnis und Wachstum zu erzielen. Solche Initiativen brauchen Management-Rückendeckung und -Begleitung.

Fördern Sie das abteilungsübergreifende Lernen voneinander. Je besser Menschen verstehen, worauf Ihre Arbeit abzielt und dass Sie für gemeinsame Ziele und Kunden arbeiten, umso mehr ergibt Ihre Arbeit Sinn.

Setzen Sie auf exzellenten Content. Extern und intern. Inhalte, welche Ihren Kunden und Mitarbeitern auf Augenhöhe wirklich weiterhelfen. Damit ist keine klassische PR gemeint. Sondern das bewusste Eingehen auf Bedürfnisse. Einen Schritt voraus sein. So ist es beispielsweise sinnvoll, beim Zusammenlegen von Bereichen die Fachabteilungen relevante Fragen wie „An wen kann ich mich bezüglich meines Umzugs wenden“ gut vorbereiten und aufbereiten zu lassen. Mitarbeiter sind auch Kunden und wissen kundenzentrierte Maßnahmen, die ihnen bei Herausforderungen helfen, sehr zu schätzen.

5. Plattformen

Räumen Sie Ihr CRM auf: In Zeiten der DSGVO ist es wichtiger denn je, sauber und klar zu haben, welche Kunden ich wie kontaktieren darf. Für ein kundenzentriertes Handeln und ein zukunftsfähiges Geschäftsmodell wie Abos benötigen Sie ein stabiles CRM. Wer als Unternehmer mit der DSGVO in Berührung war, weiß entlastende Werkzeuge zu schätzen.

Sehen Sie die DSGVO als Chance! Dafür, sich auf die Menschen zu fokussieren, welche bereits aktiv Interesse an Ihrem Unternehmen gezeigt haben. Studien zeigen, dass Unternehmen bis zu 95 % ihres Marketing-Budgets dafür verbrauchen, Menschen von ihrem Unternehmen überzeugen zu wollen, die noch gar kein Interesse daran gezeigt haben. Ein weiter, anstrengender Weg. Menschen, die dagegen bereits Interesse gezeigt haben, wissen eine bewusste wertschätzende Kontaktaufnahme zu schätzen.

Nutzen Sie ein aufgeräumtes CRM und ein tragfähiges DSGVO-Fundament dann auch als Ausgangspunkt für das Weiterdenken Ihrer Kunden-Plattformen aus Kundenperspektive. Mit welchem Service können Sie die Problemlösungen Ihrer Kunden auch über den Core-Service hinaus insbesondere digital umfassend unterstützen (Informationsbedürfnis, Interaktion, …)?

6. Performance

Prüfen Sie den Einsatz von Marketing, Vertriebs- und Kommunikationsmaßnahmen nach den folgenden Kriterien:

Inwiefern hilft uns diese Maßnahme im bewussten Kontakt zu diesen Menschen wirklich weiter?

Gibt es bei aller Technologie- und Methoden-Begeisterung vielleicht einen einfacheren Weg, unsere Kunden zu begeistern? Denn: Manchmal ist ein ehrlich gemeinter Anruf „Danke, dass Sie bei uns gekauft haben“ effektiver als jede E-Mail oder Kampagne.

Nehmen Sie Kundenzufriedenheit als KPI für die Bewertung der Arbeit Ihrer Teams mit auf. Gegebenenfalls muss dieser bei einzelnen Teams situativ gewichtet werden. Wenn es jedoch Ihr übergreifendes Unternehmensziel ist, den Kundenkontakt zu optimieren, muss dies auch zu einem Erfolgsfaktor werden.

7. Purpose

Das Herzstück der Beziehung ist Purpose. Sinn. Wertschätzung. Leadership bedeutet in diesem Zusammenhang die Klarheit, dass Mitarbeiter und Kunden in keiner Konkurrenz zueinander stehen. Sie nehmen einander nichts weg, werten einander nicht ab. Im Gegenteil: Sie befruchten sich gegenseitig. Wer begeisterte Kunden will, braucht begeisterte Mitarbeiter – und versteht Mitarbeiter als Kunden. Und als lebendiges Gesicht im Kundenkontakt. Umso wichtiger sind der bewusste Kontakt zu den Mitarbeitern und den Kunden. Der bewusste Einsatz von Ressourcen. Ein #What4. Ein Zweck. Ein Sinn. Ein Rahmen, in dem die Aktivitäten und Ressourcen Sinn machen.

Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Kunden gegenüber die Serviceversprechen wirklich einlösen und fortlaufend optimieren.

Jeder Kunde vergleicht innerlich den Service eines Unternehmens mit dem „One-Click Dash Button“ von Amazon. Und stellt unterbewusst die Frage: „Wo hast du Unternehmen XYZ meinen Dash Button? Wo muss ich draufdrücken?“. Kaum ein Unternehmen kann diesen Vergleich rein über Prozesse aufnehmen. Amazon ist zu perfektioniert darin. Deshalb muss die Parole lauten: Ja, wir arbeiten auch an den prozessualen Vereinfachungen ähnlich eines Dashbuttons. Für unsere Mitarbeiter. Und unsere Kunden. Aber: Wir machen den entscheidenden Unterschied im Service. Face to Face. Liefern. Mit Freude. Am Menschen.

Kundenzentrierung CXM CRM


Johannes Ceh

Über den Autor: Johannes Ceh unterstützt Unternehmen, Digitalisierung an Kunden und Mitarbeitern auszurichten. Kundenzentrierung, neue Formen der Zusammenarbeit und digitale Verantwortung waren bereits während seiner Zeit bei Springer & Jacoby, Jung von Matt, Ogilvy, Sport1, Sky, BMW und Daimler Schwerpunkte seiner Arbeit. Heute gibt Johannes Ceh seine Erfahrungen als Berater und Autor weiter, unter anderem für das Marktforschungsunternehmen Gartner.