Die Top 30 kostenlosen bzw. Open Source-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen

Die Top 30 kostenlosen bzw. Open Source-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen

Update 31.01.2019: Der Artikel wurde aktualisiert und umfasst nun eine größere Zahl an Projektmanagement-Tools sowie aktualisierte Informationen.

 

Im Bereich der kostenlosen Projektmanagement-Tools ist der Wettbewerbsdruck sprunghaft angestiegen.

Als wir 2014 zum ersten Mal über die beste kostenlose Projektmanagement-Software geschrieben haben, gab es etwa 50 konkurrierende Tools, zehn davon waren richtig gut und sechs landeten am Ende auf unserer Liste.

Mittlerweile umfasst unsere Projektmanagement-Software-Liste 775 Tools, von denen immerhin 297 kostenlos sind. In diesem Artikel möchten wir ganze 30 gratis nutzbare bzw. Open-Source-Lösungen vorstellen. Nur etwa 4 % der Tools aus unserem Verzeichnis haben es somit auf diese Liste geschafft.

Es gibt also noch viel mehr Auswahl da draußen und wir haben nur die Tools aufgenommen, die wir wirklich herausragend fanden.

Die Top 30 kostenlosen bzw. Open Source-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen

Der hart umkämpfte Markt der Projektmanagement-Tools

Wenn du ein kleines Team (mit weniger als fünf Leuten) und ein kleines Budget hast und bereit bist, auf manche Funktionen zu verzichten, könnte ein Gratisprodukt das Richtige für dich sein.

Aber auch kostenpflichtige, kommerzielle Projektmanagement-Tools mit einer Gratisoption („Freemium“) können eine budgetfreundliche Alternative für kleine Teams darstellen. Wenn du feststellst, dass du zusätzliche Funktionen oder Benutzer benötigst, kannst du immer noch das Upgrade auf eine Bezahlversion durchführen.

Bei den meisten hier aufgeführten Tools sind die Upgrades recht kostengünstig, sodass sie dein Budget nicht sprengen sollten.

Es war keine einfache Aufgabe, die lange Liste der Tools auszuwerten (am Ende des Artikels haben wir beschrieben, wie wir vorgegangen sind). Unser Ziel ist es, mit dieser Liste eine umfassende und nützliche Hilfe für die Auswahl kostenloser Projektmanagement-Tools bereitzustellen.

Du findest hier zahlreiche kostenlose Softwaretools von der grundlegenden Aufgaben- und Teamverwaltung bis hin zu voll ausgestatteter Software mit Planungsfunktionen, Gantt-Diagrammen und agilen Funktionalitäten.

Wir haben die Tools in drei Kategorien zusammengefasst: kostenlose Projektmanagement-Software, kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware und Open-Source-Projektmanagement-Software.

Außerdem findest du hier eine grafische Übersicht aller 30 Produkte.

Hinweis: Die nachfolgende Liste ist alphabetisch geordnet. Alle Tools haben eigene Stärken und Schwächen und sollten jeweils mit deinen eigenen Anforderungen verglichen werden (und nicht nur miteinander). Vor einer Kaufentscheidung solltest du überlegen, welche Funktionen dir am wichtigsten sind, welche geschäftlichen Anforderungen und Ziele hinter dieser Softwareanschaffung stehen und was du dir davon versprichst bzw. damit erreichen möchtest.

Die besten kostenlosen bzw. Open-Source-Projektmanagement-Tools für dein Kleinunternehmen

 

Die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

Bitrix24: Business-Management-Software für kleine und mittlere Unternehmen

Bitrix24 ist eine für die gemeinsame Nutzung gedachte Business-Management-Lösung, die CRM (Customer Relationship Management), Projektmanagement, Personalverwaltung und Workflow-Automatisierung in einer zentralen Plattform zusammenführt.

Die Gratisversion bietet 12 Nutzer, 5 GB Onlinespeicher und zahlreiche integrierte Funktionen. Dazu gehören im CRM Lead- und Kontaktmanagement, E-Mail-Marketing und Sales-Automatisierung. Für die Personalverwaltung gibt es ein Mitarbeiterverzeichnis, einen Mitarbeiter-Self-Service-Bereich und Gamification-Funktionen.

Die kostenlosen PM-Funktionen umfassen eine unbegrenzte Zahl an Aufgaben und Projekten, Zeiterfassung, Checklisten, Gantt-Diagramme und eine Dokumentenverwaltung. Dazu gibt es diverse Kommunikationsfunktionen wie soziale Netzwerke, Chats und Videokonferenzen.

Die zusätzlichen CRM- und Marketingfunktionen machen Bitrix24 zur idealen Option für Sales-Teams und professionelle Dienstleistungsunternehmen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Bitrix24
Die Aufgabenansicht in Bitrix24 (Quelle)

Vorteile: Die Zahl der verfügbaren Aufgaben und Projekte ist auch in der Gratisversion von Bitrix24 nicht begrenzt. Im Vergleich mit den anderen Gratistools auf dieser Liste ist das Tool besonders funktionsreich. Zudem ist es auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Den Capterra-Rezensenten sind zwei bedeutende, artverwandte Nachteile aufgefallen: Einerseits könnte der technische Support besser sein und andererseits wünschen sie sich angesichts des Funktionsreichtums mehr Schulungsmaterialien.

Für Unternehmen, die die Gratisversion nutzen, ist unter Umständen problematisch, dass der Kundensupport nicht inklusive ist. Neue Nutzer haben zunächst eine steile Lernkurve vor sich, sodass du dich auf eine gewisse Einarbeitungszeit einstellen musst, bevor dein Team das Tool wirklich beherrscht.

Upgrade-Kosten: Für die cloudbasierte Version: 39 $ (35 €) monatlich für 24 Nutzer (Plus); 99 $ (89 €) monatlich für 50 Nutzer (Standard) und 199 $ (179 €) monatlich für unbegrenzt viele Nutzer (Professional).

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine und mittlere Unternehmen mit einem Fokus auf Dienstleistungen, Beratung oder Vertrieb, die eine leistungsfähige Business-Management-Lösung mit Projektmanagement-Anteil suchen.

Clubhouse: Ein hochfunktionales Scrum-Tool

Clubhouse ist schlanker als andere Tools und für Teams gedacht, die an Softwareprojekten arbeiten. Der reduzierte Funktionsumfang ist für manche Projektteams eventuell nicht ausreichend, aber wer Software mit grundlegenden Scrum-Funktionen sucht, könnte hier fündig werden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Clubhouse
Kumulatives Flussdiagramm in Clubhouse (Quelle)

Vorteile: Der größte Vorteil von Clubhouse liegt in seiner passgenauen Ausrichtung auf eine Nische. Das Tool versucht nicht, alle Bereiche des Projektmanagement-Markts abzudecken, sondern richtet sich speziell an Teams, die Softwareprojekte mit Scrum managen. Du kannst Beziehungen zwischen Stories und Epics aufzeigen und mit einem Kanban-Board mit automatischen Team-Updates arbeiten. In mehreren Reviews auf Capterra wird erwähnt, dass das schlichte Dashboard von Clubhouse im Vergleich mit anderen, weniger intuitiven Tools für frischen Wind sorgt.

Clubhouse sichert die Nutzerdaten, indem alle zehn Minuten Backups an Amazon S3 und AWS gesendet werden. Außerdem gibt es SSL-Logins und HTTPS.

Sympathisch ist auch die Nonprofit-Version von Clubhouse: Gemeinnützige Organisationen, die die Kriterien von Clubhouse erfüllen, erhalten das Tool kostenlos.

Nachteile: Die Gratisversion von Clubhouse kann von maximal drei Personen genutzt werden, danach kostet das Tool 10 $ pro Nutzer und Monat. Die kostenpflichtige Version bietet Priority-Support und eine Beobachterrolle.

Auch wenn der minimalistische Charakter von Clubhouse viele Nutzer anspricht, ist es für manche Projektteams möglicherweise nicht umfassend genug. Clubhouse kann in andere Tools integriert werden, doch es mangelt an darüber hinausgehenden Speicheroptionen und auch andere Funktionen, die sonst oft zum Standard gehören – wie Team-Chat, Kundenportal und Zeiterfassung – fehlen bisher.

Clubhouse bietet eine iOS-App, die manchen Bewertungen zufolge allerdings nicht so gut ist wie das Tool selbst.

Upgrade-Kosten: 10 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOS

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen oder kleine Entwicklungsteams mit bis zu drei Personen, die Projekte agil leiten.

Freedcamp: Unbegrenzt viele Nutzer und Projekte

Freedcamp bietet viele seiner zahlreichen Funktionen kostenlos an und bietet somit in der Freemium-Version mehr Projektplanungsfunktionen als viele Wettbewerber, darunter Dateifreigabe und -bearbeitung, Diskussionsforen, Projektvorlagen und Rechnungen. Mehrere Capterra-Rezensenten loben Freedcamp für die einfache Einrichtung und den schnellen Kundenservice.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Freedcamp
Eine To-Do-Liste in Freedcamp (Quelle)

Vorteile: Nutzer können Projekten Aufgaben zuweisen, Meilensteine hinzufügen und die Zeit erfassen. Außerdem bietet das Tool Kanban-Boards zur Visualisierung des Fortschritts und ermöglicht es, persönliche Aufgaben privat zu halten.

Nachteile: Die Gratisversion von Freedcamp ist zwar umfassender als die mancher Konkurrenten, aber sie hat dennoch ihre Beschränkungen. Um Projektberichte zu nutzen, müssen die Nutzer mindestens auf die Business-Version upgraden. Auch Unteraufgaben können in der Gratisversion nur eingeschränkt genutzt werden.

Upgrade-Kosten: Upgrades sind ab 1,49 $ pro aktivem Nutzer und Monat verfügbar.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die Software mit unbegrenzten Projekten, Nutzern und Speicherplatz benötigen.

Hygger: Komplettes agiles Projektmanagement-Tool für das Portfoliomanagement

Du möchtest Kanban-Boards, Scrum oder eine Kombination aus beidem nutzen? Da könnte Hygger das Richtige für dein Team sein. Das Unternehmen ist erst seit 2017 tätig, hat aber in dieser Zeit auf Capterra bereits mehr als 70 Bewertungen mit durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen erhalten.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hygger
Ein Kanban-Board in Hygger (Quelle)

Vorteile: Eine der größten Stärken von Hygger ist es, dass Nutzer mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten können, ohne sich zu verzetteln. Zudem lassen sich Projekte nach bestimmten Kriterien zu Sammlungen zusammenfassen. Auch das Layout von Hygger ist sehr flexibel: Ob Sprints, Kanban-Boards, Swimlane-Ansichten, Backlogs, Burndown-Charts oder Roadmaps, alles ist da. In der Gratisversion stehen alle Funktionen zur Verfügung, doch der Speicherplatz ist auf 100 MB und 50 Aufgaben beschränkt.

Nachteile: Hygger ist ein vergleichsweise junges Produkt. Einigen Nutzerbewertungen zufolge treten gelegentlich noch Bugs auf und einige Funktionen der Desktop-Version sind noch nicht in den mobilen Apps verfügbar. Manche Nutzer sagen auch, dass der Wechsel zwischen Layouts – z. B. Kanban-Boards und Backlog – nicht reibungslos verläuft, sodass Daten von einem Layout ins andere kopiert werden müssen.

Upgrade-Kosten: 7 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Wachsende agile Teams, die eine komplette Projektmanagement-Lösung benötigen.

Pivotal Tracker: Ein rundes PM-Tool für kleine Technikteams

Mit dem agilen Tool Pivotal Tracker wird das Projektmanagement angeblich „fast so einfach wie ein Knopfdruck“.

Das Tool wurde von Pivotal Software entwickelt, die im Rahmen der EMC-Fusion im Jahr 2016 von Dell übernommen wurde und somit zu einem der größten Technologieunternehmen der Welt gehört. Mit anderen Worten: Bei Pivotal Tracker steckt viel dahinter.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Pivotal Tracker
Projektsuche im Arbeitsbereich von Pivotal Tracker (Quelle)

Vorteile: Pivotal Tracker bietet eine Menge Funktionen und ist viel mehr als nur eine etwas coolere Checkliste oder Zeiterfassung. Es verfügt über erweiterte Funktionen wie eine automatisierte Sprint-Planung, Arbeitsbereiche für mehrere Projekte, mehr als 100 Integrationen und detaillierte Analysefunktionen. Projekte werden der Agile-Terminologie gemäß in „Stories“ zerlegt. Native Anwendungen sorgen dafür, dass Pivotal Tracker auf jedem Gerät reibungslos funktioniert. Die Gratisversion ist auf zwei Projekte gleichzeitig beschränkt. Projekte können unter bestimmten Voraussetzungen für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden und fallen dann nicht unter die mengenmäßige Beschränkung für Projekte und Mitarbeiter. Bildungseinrichtungen erhalten eine Gratisversion mit unbegrenzt vielen Projekten, auch gemeinnützige Organisationen können derartige Gratisversionen beantragen.

Nachteile: Die kostenlose Version ist auf drei Nutzer, zwei gleichzeitige Projekte und 2 GB Speicherplatz beschränkt. Außerdem wurde Pivotal Tracker für die agile Softwareentwicklung geschaffen und ist daher für alle, die nicht zumindest ein wenig mit dieser Welt vertraut sind, möglicherweise nicht das Richtige.

Upgrade-Kosten: 150 $ für bis zu fünf Mitarbeiter pro Jahr.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine IT-Teams mit bis zu drei Personen.

Redbooth: Aufgabenverwaltung und schlichte PM-Lösung für gemeinsame Arbeitsbereiche

Redbooth ist eine kollaborative Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Lösung, mit der Teams ihre Arbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich besser organisieren können.

Die User können innerhalb eines Arbeitsbereichs Aufgaben, Gespräche, Notizen und Dateien nutzen und von einem Arbeitsbereich zur Dashboard-Ansicht wechseln, um alles zu überblicken, was ihnen zugewiesen wurde.

Die Gratisversion für bis zu 2 Nutzer und 2 aktive Projekte (Arbeitsbereiche) bietet 2 GB Speicherplatz. Sie bietet belastbare Funktionen zur Aufgabenverwaltung sowie grundlegende Projektmanagementfunktionen. So sind beispielsweise Gantt-Diagramme auch in der Gratisversion verfügbar, die Berichterstellungsfunktionen sind allerdings eingeschränkt.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Redbooth
Gantt-Diagramm in Redbooth (Quelle)

Vorteile: Redbooth bietet auch in der Gratisversion eine solide Aufgabenverwaltung, die es Nutzern ermöglicht, Aufgaben zu importieren, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, Aufgaben in Unteraufgaben zu unterteilen sowie Anwender und Fälligkeitsdaten zuzuweisen.

Die kostenlose Version ist auf zwei aktive Projekte beschränkt, wobei archivierte Projekte nicht angerechnet werden. Sobald ein Projekt beendet wurde, kann man es also archivieren und dann ein neues Projekt anlegen.

Nachteile: Die Gratisversion von Redbooth unterstützt keine Gastnutzer, was es Teams erschwert, mit Kunden oder Nutzern außerhalb ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten.

Auch der Speicherplatz in der Gratisversion ist mit 2 GB eher knapp bemessen, sodass auch kleine Teams vermutlich von der Integration von Google Drive oder Dropbox Gebrauch machen müssen.

Upgrade-Kosten: 12 $ (Pro) bzw. 18,75 $ (Business) pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Sehr kleine Teams mit höchstens 2 Nutzern, die Aufgaben verwalten müssen und für eine kleine Anzahl interner Projekte grundlegende Projektplanungsfunktionen benötigen.

Targetprocess: Für agile Teams entwickelt

Targetprocess ist ein spezialisiertes Projektmanagement-Tool, das sich gut für agile Ansätze wie Kanban-Boards und Scrum eignet. Es bietet unter anderem Funktionen für benutzerdefinierte Workflows, Teamkapazitätsplanung, Zeiterfassung und Problemmanagement.

In der Gratisversion können bis zu 1000 Elemente (wie Projekte, Bugs oder Iterationen) erstellt werden und den Nutzern steht ein Basis-Support per Live-Chat und eine Wissensdatenbank zur Verfügung.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Targetprocess
Sprintplanungs-Dashboard in Targetprocess (Quelle)

Vorteile: Targetprocess ist ideal für Software-Entwicklungsteams, die maßgeschneiderte Workflows zum Planen von Sprints oder für User Stories und Product Backlog benötigen. Auch die Berichts- und Tracking-Funktionen des Tools sind erstklassig: Im Dashboard lassen sich der Projektfortschritt, die von Projektmitgliedern für Aufgaben aufgewendete Zeit und sogar detaillierte Berichte, beispielsweise zu Fehlertrends pro Feature-Release, auf einen Blick erfassen.

Nachteile: Wer nach einem schlichten Projektmanagement-Tool sucht, wird mit Targetprocess nicht unbedingt glücklich. Das Tool richtet sich an einen Nischenmarkt und verfügt dementsprechend über spezielle Funktionen, die für nicht-technische Teams unwichtig sein könnten, aber die Komplexität erhöhen. Auch die Benutzeroberfläche ist nicht ganz einfach zu bedienen und neue Nutzer könnten eine Weile brauchen, um herauszufinden, wie man Boards einrichtet und auf Berichtsdetails zugreift.

Upgrade-Kosten: 25 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Software-Entwicklungsteams.

Teamweek: Ein robustes Tool für Teams

Teamweek war ursprünglich ein intern genutztes Nebenprodukt zur bekannten Zeiterfassungssoftware Toggl und wurde 2017 als eigenständiges Tool veröffentlicht, das sehr nützliche Funktionen für die Zusammenarbeit im Team bietet.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Teamweek
Die mobile App von Teamweek (Quelle)

Vorteile: Der Name verrät bereits die größte Stärke von Teamweek, nämlich die Förderung der Zusammenarbeit im Team. Es bietet einen Großteil der Funktionen, die man von Projektmanagement-Software erwartet: Zeitpläne, einen ansprechenden Kalender, gemeinsame Ressourcen und Meilensteine. Dazu gibt es eine Vielzahl von Integrationen mit Tools wie Slack, Github und Chrome sowie Funktionen zur Kapazitätsplanung im Team.

Nachteile: In der Gratisversion fehlt eine grundlegende Funktion, nämlich die Projekt-Roadmap. Bei kurzen Projekten, die komplett mit einem Gantt-Diagramm geplant werden können, braucht man die nicht unbedingt, aber bei großen Projekten, bei denen man von einer höheren Ebene aus den Überblick behalten muss, sieht das anders aus.

Auch wer ein natives Hosting wünscht, muss sich für eine Bezahlversion entscheiden und Teams, die mit vielen verschiedenen Dateien hantieren, werden sich möglicherweise daran stören, dass man in Teamweek keine Dateien an Aufgaben anhängen kann.

Die Gratisversion ist von bis zu 5 Personen nutzbar. Auch kleineren Teams bietet ein Upgrade neben der Roadmap weitere Vorteile, nämlich benutzerdefinierte Farben und eine Jahresansicht, die allerdings von vielen kleinen Unternehmen nicht benötigt werden.

Upgrade-Kosten: 39 $ für zehn Nutzer pro Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die ein schlichtes, Gantt-basiertes Planungstool suchen.

 

factro: Aufgaben- und Projektmanagement in der Cloud

Die cloudbasierte Projektmanagement-Software factro bietet unterschiedliche Projektansichten, zwischen denen Nutzer per Klick wechseln können: Neben Tabellenansicht, Kanban-Board und Gantt-Diagramm (mit Meilensteinen und Vorgänger/Nachfolger-Beziehungen) gibt es auch einen Projektstrukturbaum. Nutzer können Aufgaben filtern, sortieren, gruppieren und miteinander verknüpfen. Es gibt Checklisten mit Fortschrittsbalken, eine Deadline-Ampel und Funktionen zur Zeit- und Leistungserfassung sowie für die Verwaltung von Kunden, Benutzern und Berechtigungen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools factro
Projektübersicht in factro (Quelle)

Vorteile: Die übersichtliche Webplattform ist ohne Einarbeitung intuitiv bedienbar, außerdem stehen Videoanleitungen und kostenlose Webinare zur Verfügung. Im Best Practice Store erhalten Nutzer Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu verschiedenen unternehmensrelevanten Themen sowie von Experten entwickelte Projektvorlagen. Für die ortsunabhängige Zusammenarbeit ist es möglich, externe Partner in einzelne Aufgaben oder Projekte einzubinden. Benachrichtigungen informieren in Echtzeit und ohne E-Mails über Änderungen und Nutzer sehen im zentralen Dashboard auf einen Blick, welche Aufgaben aktiv, welche in Planung und welche bereits abgeschlossen sind. Anpassbare Vorlagen beschleunigen das Erstellen zukünftiger Projekte und Aufgaben. Der Kalender kann mit Outlook synchronisiert werden und Daten lassen sich als CSV-Datei exportieren.

Alle Server befinden sich in Deutschland, es gelten also für alle Daten die deutschen Datenschutzrichtlinien und das Tool ist zu 100 % DSGVO- und BDSG-neu-konform. Benutzeroberfläche und Website sind deutsch und auch die Entwicklungs- und Support-Teams sitzen in Deutschland. Auf Anfrage wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung gestellt.

Nachteile: factro verfügt bisher nicht über Schnittstellen zu Tools von Drittanbietern. Daher kann es umständlich sein, Daten beim Wechsel von zuvor genutzten Projektmanagement-Lösungen zu factro zu migrieren.

Upgrade-Kosten: Für factro stehen vier verschiedene Preispakete zur Auswahl. Der kostenlose Basic-Tarif ist für kleine Teams mit maximal 10 Nutzern geeignet und bietet alle grundlegenden Funktionen zur Aufgabenverwaltung. Das Team-Paket für kleine bis mittelgroße Teams (7,99 € pro Nutzer und Monat) bietet außerdem Funktionen wie Echtzeit-Benachrichtigungen und ein Rechtesystem zur Vergabe von Lese- und Bearbeitungszugriffsrechten. Im Business-Paket (19,99 € pro Nutzer und Monat) stehen ein persönliches Dashboard mit Echtzeit-Newsfeed, anpassbare Vorlagen, Gantt-Diagramme und mehr zur Verfügung. Die Professional-Version (29,99 € pro Nutzer und Monat) dient der Verwaltung größerer Teams und eignet sich damit auch für Abteilungen oder ganze Unternehmen und bietet u. a. Funktionen für Leistungserfassung und Controlling sowie einen Kalender mit Outlook-Synchronisation.

Mobile Apps: factro bietet mobile Apps für iOS und Android.

Am besten geeignet für:

Das skalierbare SaaS-Tool mit flexibler Preisgestaltung ist für Unternehmen aller Größen und Branchen geeignet, insbesondere für die Unternehmensbereiche Marketing, Produktion, Fertigung und Beratung.

 

Die besten kostenlosen Aufgabenverwaltungstools

Agantty: Optisch ansprechendes Gantt-Tool

Agantty ist eine kostenlose Projektplanungssoftware (völlig kostenlos, nicht etwa die Gratisversion eines kostenpflichtigen Tools), es gibt also keine Upgrade-Kosten und du kannst alle Funktionen von Anfang an nutzen. Dazu gehören unbegrenzt viele Aufgaben, Projekte und Nutzer sowie die Möglichkeit, Team- und Nutzerberechtigungen festzulegen. In der gemeinsam genutzten Gantt-Diagrammansicht lassen sich Aufgaben erstellen und sortieren. Nutzer können in individuellen Dashboards die ihnen zugewiesenen Aufgaben und Projekte einsehen.

Der Hersteller arbeitet an Erweiterungen, die gegen eine geringe Gebühr erworben werden können. Obwohl alle nativen Funktionen kostenlos bleiben, könnten Nutzer aus Nischenbereichen Agantty damit zukünftig besser auf ihre branchenspezifischen Bedürfnisse zuschneiden.

Das Gantt-Diagramm-Tool ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die mehr als nur eine Aufgabenverwaltung brauchen, aber keine umfassende Projektmanagement-Lösung mit Berichts- oder Ressourcenverwaltungsfunktionen benötigen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Agantty
Die Dashboard-Ansicht von Agantty (Quelle)

Vorteile: Der Hersteller legt seine Produkt-Roadmap offen dar und listet die Funktionen auf, die aktuell geplant sind, beispielsweise eine native mobile App und Zeiterfassungsfunktionen.

Ein Feedback-Button in der App ermöglicht es, Bugs zu kennzeichnen und eine schnelle Behebung zu erleichtern.

Nachteile: Es ist nicht möglich, externe Kunden oder Nutzer zur Zusammenarbeit an einem Projekt in Agantty einzuladen. Jeder interne oder externe Mitarbeiter muss sich für ein eigenes Konto registrieren. Agantty bietet die Möglichkeit, Nutzerberechtigungen festzulegen, aber Projektmanager sollten dabei gut aufpassen und sicherstellen, dass Gäste und Kunden keinen Zugriff auf Aufgaben und Projekte haben, die sie nicht sehen sollten.

Upgrade-Kosten: N/A

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine Teams, die ein schlankes, browserbasiertes Gantt-Tool für eine leichtere Projektplanung und Aufgabenverwaltung suchen.

Airtable: Flexibel und vielseitig einsetzbar

Airtable ist relativ neu auf dem Projektmanagement-Markt, steht aber bei Capterra-Nutzern als funktionsreiches Tool zur Visualisierung von Projektabläufen mit anpassbarer Nutzeroberfläche hoch im Kurs.

In der Gratisversion lassen sich unbegrenzt viele Projekte (die hier Bases heißen) erstellen. Pro Base kann man bis zu 1.200 Aufgaben (Records genannt) und 2 GB an Dateien hinzufügen sowie Aufgaben kommentieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Airtable
Aufgabenverwaltung in Airtable (Quelle)

Vorteile: Airtable ist nicht nur zur Verwaltung von Aufgaben, sondern für alle möglichen Arten von Daten sehr hilfreich. Das wie eine Tabellenkalkulation konzipierte Tool macht es möglich, Datenbanken mit Informationen zu Projektdetails, Kundenkonten oder Teambudgets aufzubauen. Man kann es unkompliziert anpassen und sich Aufgaben unter anderem als Listen in einer Tabelle, Karten auf einem Kanban-Board oder Daten in einem Kalender anzeigen lassen.

Nachteile: Der größte Nachteil von Airtable ist die steile Lernkurve. Anfänger finden das Tool mit seinen vielen verschiedenen Funktionalitäten möglicherweise zunächst etwas überwältigend. Demgegenüber stehen  Funktionseinschränkungen in der mobilen Version, so sind beispielsweise weniger Aufgabenansichten verfügbar.

Upgrade-Kosten: 12 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Teams, die ein anpassbares Aufgabenverwaltungstool suchen.

Asana: Vielfältige Funktionen

Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool und hat auf Capterra eine Durchschnittsbewertung von 4,5 von 5 Sternen. Es bietet Funktionen für Projektplanung, Dateifreigabe, Aufgabenverwaltung und Teamzusammenarbeit.

In der kostenlosen Basic-Version kann man unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte erstellen, aber die Zahl der Projektmitglieder ist auf 15 beschränkt und es ist nicht möglich, Aufgabenabhängigkeiten oder private Projekte zu erstellen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Asana
Projektübersichtsdashboard in Asana (Quelle)

Vorteile: Mit Asana kann man Produkt-Roadmaps erstellen und mit einer über verschiedene Standorte verstreuten Belegschaft zusammenarbeiten. In der Bezahlversion lassen sich Aufgabenabhängigkeiten aufzeigen und außerdem sind Drittanbieter-Integrationen mit Zeiterfassungs-, Kommunikations- und Berichtstools verfügbar, sodass auch Intensivnutzer auf ihre Kosten kommen.

Nachteile: Asana ist ein funktionsreiches Tool für technisch versierte Nutzer. Einige Capterra-Rezensenten finden die Software textlastig und wünschen sich mehr visuelle Elemente, die die Bedienung intuitiver machen.

Upgrade-Kosten: 9,25 € pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Checkvist: Checklisten-Tool für Freelancer

Wie der Name schon sagt, verzichtet Checkvist zugunsten der guten alten Checkliste auf Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere stylishe Designspielereien. Solche Listen werden meist eher von Einzelpersonen genutzt, da es schnell unübersichtlich wird, wenn ganze Teams Elemente zu einer Checkliste hinzufügen. Dementsprechend ist das Produkt für Einzelpersonen und sehr kleine Teams am besten geeignet.

 

Checkvist-Tutorial (Quelle)

Vorteile: Wer eine schlichte und unkomplizierte Checklisten-App zur Aufgabenorganisation benötigt, findet in Checkvist ein nützliches Hilfsmittel. Checkvist unterstützt unbegrenzte Hierarchien innerhalb von Listen, du kannst also nach Belieben ins Detail gehen. Das Upgrade auf die Premium-Version für 3,90 $ pro Nutzer und Monat bietet zusätzliche Funktionen wie bis zu 1 GB große Anhänge oder die Wiederholung von Aufgaben und Erinnerungen.

Nachteile: Sobald dein Team mehr als zwei oder drei Mitglieder umfasst, wird die Organisation per Checkliste schnell unübersichtlich. Checkvist ist webbasiert, wobei man auch offline Listen einsehen und bearbeiten kann (sie werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung verfügbar ist). Außerdem gibt es ein mobiles Portal (also leider keine richtige native App), das dem Anbieter zufolge für Chrome optimiert wurde.

Upgrade-Kosten: 3,90 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Freiberufler und sehr kleine Teams.

Easynote: Einfache Aufgabenverwaltung

Easynote ist ein grundlegendes Aufgabenverwaltungstool. Die Gratisversion bietet unbegrenzte Nutzer, Aufgaben und Projekte sowie 1 GB Dateispeicher pro Person.

Bei Bedarf lassen sich sechs Apps (Kalender, Aktivität, Unteraufgaben, Kommentare, Dringlichkeit und Statistiken) zu Projekten hinzufügen. Im nachstehenden Screenshot sind beispielsweise Registerkarten für Aktivität und Kalender zu sehen und zur Aufgabe „Implement Google Calendar“ gibt es ein Status-Dropdown-Menü, das die Dringlichkeit anzeigt.

Easynote hat erst wenige Reviews auf Capterra erhalten, aber dafür bereits durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen und Lob für seine einfache Handhabung.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Easynote
Aufgabenübersicht in Easynote (Quelle)

Vorteile: E-Mail-Anfragen an den Kundenservice werden bei kostenlosen Konten innerhalb von 48 Stunden beantwortet, was bei Gratis-Software selten ist. Hilfe bei weniger dringlichen Problemen findet man in der Wissensdatenbank und den Hilfe-Dokumenten von Easynote.

Nachteile: Das Tool ist besonders in der Gratisversion stark abgespeckt. So kann man beispielsweise unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte anlegen, aber keine Projekt-Deadlines bestimmen, ohne zuvor ein Upgrade zu erwerben. Die Kommentar-App ist kostenlos, aber erst nach einem Upgrade sind auch Benachrichtigungen verfügbar.

Außerdem gibt es keine mobile App für iOS, was für Apple-Nutzer ein Problem sein könnte.

Upgrade-Kosten: 5 $ (Business) bzw. 10 $ (Extended) pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: Android

Am besten geeignet für:

Kleine Teams, die eine unkomplizierte Aufgabenverwaltung brauchen.

Hibox: Aufgabenverwaltung und Kollaboration

Hibox ist ideal für Projektteams, die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung auf einmal organisieren wollen. Mit rollenbasierten Berechtigungen kann man Administratoren, Manager, Basisnutzer und externe Nutzer zuweisen. Anschließend können Projektteams Arbeitsbereiche für bestimmte Teams und Projekte erstellen.

In jedem Arbeitsbereich können Nutzer Aufgabenlisten anlegen und anzeigen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Die Gratisversion kann von bis zu 10 Personen genutzt werden und ist für kleine Teams somit ausreichend.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hibox
Ein Hibox-Arbeitsbereich (Quelle)

Vorteile: Hibox ist ideal für nicht-technische Projektteams, die ein Tool zur Zusammenarbeit und zur Priorisierung von Aufgaben suchen. Das Tool wird von Capterra-Rezensenten gelobt, die eng mit externen Kunden zusammenarbeiten, insbesondere wegen der Möglichkeit, Bereiche für einzelne Kunden zu erstellen.

Capterra-Reviewer geben an, dass die Nutzung von Hibox ihre Kommunikation mit Teams und Kunden gleichermaßen verbessert hat, da sie damit unkompliziert gruppenübergreifende Aufgaben verwalten und Nachrichten verfolgen können.

Nachteile: Die Funktionen der Gratisversion sind begrenzt. Es stehen zehn Nutzer, 2 GB Speicherplatz, grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen und ein Basis-Onlinesupport zur Verfügung. Für eine erweiterte Aufgabenverwaltung, unbegrenzte Suchen, externe App-Integrationen und Videokonferenzen ist die Pro- oder Enterprise-Version erforderlich. Außerdem fehlt es Hibox an einigen Projektplanungsfunktionen wie Gantt-Diagrammen und benutzerdefinierten Berichten.

Upgrade-Kosten: 4 $ pro Nutzer und Monat

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die eine kostenlose Aufgabenverwaltung für bis zu 10 Nutzer suchen.

Hitask: Eine intuitive Aufgabenverwaltungs-App für Freelancer und Einzelunternehmer

Hitask ist zunächst einmal ein Aufgabenverwaltungstool, doch es kann viel mehr als nur To-Do-Listen anlegen. Das Tool wurde mit der „Getting Things Done“-Methode im Hinterkopf entwickelt und beinhaltet Kollaborationsfunktionen, eine Zeiterfassung und einen gemeinsamen Kalender.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Hitask
Der Projekt-Tab in Hitask (Quelle)

Vorteile: Wer Projekte im Team zu organisieren hat, aber ungern den Umgang mit einem umfangreichen Portfoliomanagement-Software für Unternehmen erlernen möchte, könnte mit Hitask gut bedient sein. Alles, was man braucht, findet sich in einer zentralen Ansicht und man kann sofort loslegen. Die Software wird seit mehr als zehn Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen versehen (zum Beispiel Dokumentenspeicherung, sich wiederholende Aufgaben und Tags), ist stabil und zuverlässig und wächst mit deinem Team.

Nachteile: Hitask ist im Kern ein Aufgabenverwaltungstool. Wenn du versuchst, damit drei millionenschwere Projekte mit mehreren Teams und Unternehmen gleichzeitig zu verwalten, wirst du wahrscheinlich enttäuscht. Die Gratisversion bietet 500 MB Dateispeicher, was nur für sehr einfache Projekte ausreichen dürfte. Der Basis-Support ist über E-Mail, FAQs, Online-Formulare und ein Community-Forum verfügbar, Priority-Support gibt es nur für zahlende Kunden. Einige Benutzer geben an, ein persönlicher Support sei für Nutzer der Gratisversion praktisch nicht vorhanden.

Upgrade-Kosten: 4 $ pro Monat für Einzelpersonen; 5 $ pro Nutzer und Monat in der Business-Version für Teams bzw. 20 $ pro Nutzer und Monat in der Unternehmensversion.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen und kleine Teams, die eine Aufgabenmanagement-App mit einzelnen PM-Funktionen benötigen.

KanbanFlow: Kanban-Tool für Berater und große Teams

KanbanFlow ist ein Produkt des schwedischen Entwicklers CodeKick und eine klasse Wahl für Kanban-Board-Fans. Wer sich nicht dazuzählt, wird mit KanbanFlow wahrscheinlich nicht zufrieden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools KanbanFlow
Die Hauptansicht in KanbanFlow (Quelle)

Vorteile: In der Gratisversion von KanbanFlow kann man unbegrenzt viele Nutzer, Aufgaben und Boards anlegen, sodass selbst große Teams sie gut nutzen können. Auch Beratern, die von Projekt zu Projekt mit Gruppen unterschiedlicher Größe arbeiten, kommt dies entgegen. Unteraufgaben und wiederkehrende Aufgaben sind ebenfalls verfügbar, man kommt also nicht allzu schnell an die Grenzen der Gratisversion.

Nachteile: Da KanbanFlow keine native App anbietet, kann die Nutzeroberfläche auf mobilen Geräten etwas unpraktisch sein. Die vom Anbieter angegebene „mobile Web-App“ ist eigentlich nur ein Shortcut zur Web-App.

Für wichtige Funktionen wie Swimlane-Ansichten, Dateianhänge, die Suche und Integrationen muss man bezahlen.

Upgrade-Kosten: 5 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Berater und größere Teams.

MeisterTask: Kanban-Tool zur visuellen Aufgabenverwaltung

MeisterTask ist eine visuelle Aufgabenverwaltungslösung, mit der Teams ihre Arbeit mit einem gemeinsam genutzten Kanban-ähnlichen Board organisieren können. Individuelle Dashboards bieten eine Übersicht über aktuelle Projekte und Aufgaben.

Die Aufgaben werden in den Projekt-Workspaces als Karten dargestellt, die Spalten zeigen verschiedene Phasen im Workflow an. In den einzelnen Aufgabenkarten kann man Dateien hinzufügen, Aufgaben in To-Do-Listen aufteilen und mit anderen Nutzern zusammenarbeiten.

MeisterTask ist perfekt für Teams, die zusammenhängende Aufgaben in einem zentralen Projektarbeitsbereich gruppieren möchten, aber keine erweiterte Projektplanung oder -verfolgung benötigen (wie Berichte und Analysen). Die Gratisversion bietet unbegrenzte Aufgaben, Projekte und interne Mitarbeiter, anpassbare Projekt-Workspaces, unbegrenzten Speicherplatz und Dateianhänge von bis zu 20 MB.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools MeisterTask
Eine To-Do-Liste in MeisterTask (Quelle)

Vorteile: Die Anzahl der Aufgaben, Projekte und internen Projektmitglieder ist in der Gratisversion nicht beschränkt. Capterra-Reviewer loben die Einfachheit des Produkts und geben an, auch neue Nutzer kämen schnell mit dem Programm zurecht.

Nachteile: Auch wenn die meisten Aufgabenverwaltungsfunktionen gratis verfügbar sind, ist dies bei der Workflow-Automatisierung (Erstellung wiederkehrende Aufgaben) und der Volltextsuche in archivierten Aufgaben und Projekten nicht der Fall. Wie auch der Priority-Support und Gastzugänge sind diese Funktionen auf kostenpflichtige Versionen beschränkt.

Upgrade-Kosten: 8,25 € (Pro) bzw. 20,75 € (Business) pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die eine grundlegende Aufgabenverwaltung brauchen und Aufgaben auf einem Kanban-ähnlichen Board organisieren möchten.

Pipefy: Preisgekröntes Operations Management

Pipefy ist ein Operations-Management-Tool für Projektteams mit bis zu fünf Nutzern, das es ermöglicht, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und zur Projektverwaltung zu nutzen. Unter Capterra-Nutzern ist Pipefy sehr beliebt und wurde 2018 in den Kategorien „Best Value“ und „Best Ease of Use“ ausgezeichnet.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Pipefy
Kanban-Karten in Pipefy (Quelle)

Vorteile: Durch seine schlichte, intuitive Benutzeroberfläche ist Pipefy für Kunden und interne Teams einfach zu verwenden. Capterra-Reviewern zufolge lassen sich Aufgaben nach der Einrichtung benutzerdefinierter Workflows unkompliziert delegieren und überwachen. Auch die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen zu automatisieren und nach Wunsch anzupassen, ist ein großer Vorteil.

Nachteile: Pipefy fehlt es an Zeiterfassungsfunktionen und Integrationsmöglichkeiten mit gängigen Tools wie Slack. Auch wer sein Workflow-Management-Tool über eine iOS-App verwenden möchte, ist mit Pipefy eventuell nicht gut bedient, da die Funktionen der App einigen Capterra- und iTunes-Rezensenten zufolge für wirkliche Produktivität noch zu begrenzt sind. Viele Bewertungen erwähnen, dass die in manchen Konkurrenzprodukten enthaltenen Automatisierungsfunktionen in Pipefy fehlen. Workflows und Prozesse werden weitgehend manuell organisiert.

Upgrade-Kosten: Ab 12 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams, die eine kostenlose Workflow-Verwaltung für bis zu 5 Nutzer suchen.

Podio: Anpassbares Workflow-Management

Podio verfügt über eine große Nutzerbasis von mehr als einer halben Million Unternehmen von klein bis groß. Das Tool will Teams jeder Größe einen Raum zur Zusammenarbeit bieten und ermöglicht alles vom Teilen von Grafiken bis hin zur Überwachung von Projekten.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Podio
Projekte in Podio (Quelle)

Vorteile: Capterra-Rezensenten nennen die Anpassbarkeit von Podio als großes Plus. Das Tool wurde hauptsächlich für nicht-technische Teams entwickelt, sodass man es umstandslos auch ohne eine IT-Abteilung konfigurieren kann. Auch die Möglichkeit, einzelne Aufgaben anhand gemeinsam gesetzter Projektziele zu verfolgen, wird von vielen geschätzt. Als Ableger aus dem Hause Citrix hat es außerdem einen soliden Hintergrund.

Nachteile: Die Gratisversion von Podio bietet begrenzte Aufgabenverwaltungsfunktionen, dazu Apps und Workspaces für Teams von bis zu fünf Personen. Projektteams, die Funktionen wie automatisierte Arbeitsabläufe, Zugriff für externe Nutzer oder visuelle Berichte brauchen, werden diese Funktionen in der Gratisversion vermissen. Capterra-Rezensenten erwähnen, dass dem Tool wichtige Funktionen für die Projektplanung fehlen, beispielsweise die Möglichkeit, Sprints und Meilensteine nachzuverfolgen.

Upgrade-Kosten: Ab 9 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams mit fünf oder weniger Mitgliedern, die eine kostenlose Aufgabenverwaltung benötigen.

Process Street: Workflow- und Prozessmanagement

Das Workflow-Management-Tool Process Street hilft Teams und Unternehmen, auf bestimmte Verfahren bzw. Prozesse bezogene Aufgaben zu strukturieren und als Vorlagen zu organisieren. Die Vorlagen können anschließend als Checklisten ausgeworfen werden, sobald das Team den entsprechenden Prozess erneut durcharbeiten muss.

Zusätzlich zu den Vorlagen aus der Vorlagenbibliothek des Anbieters kann man auch per Drag-and-Drop-Editor eigene Vorlagen erstellen. Sobald man bereit ist, einen Prozess zu starten, führt man eine Checkliste aus der Vorlage aus, weist Elemente den betreffenden Nutzern zu und plant Fälligkeitsdaten. Anschließend kann man im Dashboard den Fortschritt anhand der Vorlagenübersicht überwachen.

In einem Aktivitäts-Feed für Checklisten werden Aktivitäten, Kommentare und erledigte Aufgaben angezeigt.

Die Gratisversion von Process Street kann von unbegrenzt vielen Nutzern verwendet werden und bietet fünf aktive Checklisten, fünf aktive Vorlagen, grundlegende Berichtsfunktionen sowie Chat- und E-Mail-Support.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Process Street
Übersicht in Process Street (Quelle)

Vorteile: Archivierte Checklisten und Vorlagen gelten nicht als aktiv und zählen somit nicht zu den fünf, die in der Gratisversion erlaubt sind. Du kannst also beliebig viele Vorlagen erstellen und archivieren, solange du darauf achtest, dass immer höchstens fünf gleichzeitig aktiv sind.

Process Street unterscheidet zwischen zwei Nutzertypen: Mitglieder (zahlende Nutzer) und Gäste (nicht-zahlende Nutzer, z. B. externe Mitarbeiter). In der Gratisversion kannst du unbegrenzt viele Gäste haben, die nur auf die Checkliste zugreifen können, zu der sie eingeladen bzw. zugewiesen wurden.

Nachteile: Für das Erstellen von Workflows für eine kleine Zahl unkomplizierter Prozesse reicht die Gratisversion aus. Für mehr als fünf Prozesse ist jedoch die Business-Version erforderlich. Auch um die Reihenfolge festzulegen, in der Aufgaben erledigt werden müssen (z. B. wenn Aufgabe B zwingend erst nach Beendigung von Aufgabe A starten kann), wird ein Upgrade auf die Business Pro-Version benötigt.

Upgrade-Kosten: 15 $ pro Nutzer und Monat (Business) bzw. 30 $ pro Nutzer und Monat (Business Pro).

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine branchenübergreifende Teams, die höchstens fünf relativ einfache Prozesse gleichzeitig organisieren müssen, die nicht in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen.

Quire: Hierarchisch organisierte Aufgabenverwaltung

Quire teilt Projektziele mit einer Art Baumstruktur in Aufgaben auf, die nach ihrer Wichtigkeit geordnet sind, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und Aufgaben zu priorisieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Quire
Aufgabenhierarchie in Quire (Quelle)

Vorteile: Der größte Vorteil von Quire ist seine Benutzerfreundlichkeit. Mehrere Capterra-Rezensenten nennen die baumartige Struktur des Tools als bestens geeignet, um Projektaufgaben zu überblicken. Besonders für Freelancer, die an Projekten für verschiedene Kunden arbeiten, ist die hierarchische Darstellung nützlich. Auch die Prioritätseinstellungen und die Möglichkeit, Aufgaben zwischen Projekten zu verschieben, werden gut bewertet. Die iOS- und Android-Apps von Quire bieten Nutzern unterwegs eine ähnliche Benutzeroberfläche. Außerdem ist Quire auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Projektteams, die ihre Arbeit anderweitig – beispielsweise über Gantt-Diagramme und Kanban-Boards – visualisieren möchten, werden mit der Aufgabenliste in Quire nicht glücklich. Auch Funktionen für Portfoliomanagement, Projektplanung und eine umfassende Berichterstellung fehlen. Wenn Aufgaben nach Fälligkeitsdatum sortiert werden, ist nicht leicht zu erkennen, welche Unteraufgaben zu welchen Aufgaben gehören. Für Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann das ziemlich störend sein.

Quire hat ein Standardlimit von 30 Mitgliedern und 80 Projekten. Für kleine Projektteams kann es also eine gute Wahl sein, aber große Teams sollten besser woanders weitersuchen.

Upgrade-Kosten: Quire ist vollständig kostenlos. Möglicherweise werden im Laufe des Jahres 2019 Bezahlversionen hinzukommen.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Projektteams mit bis zu 30 Mitgliedern, die eine hierarchisch organisierte Aufgabenverwaltung benötigen.

Streamtime: Kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool für Kreativagenturen

Streamtime ist eine Arbeitsmanagement-Lösung für Freelancer, Kreativteams und Agenturen, die Auftragsarbeiten für Kunden durchführen. Die Plattform besteht aus vier Hauptmodulen: Arbeitsplanung, To-Do-Liste, Zeitplan und Berichte.

Im Planungsbereich lassen sich Projekte erstellen, Aufgaben und Beteiligte hinzufügen und schätzen, wie viele Stunden für die Arbeit benötigt werden. Mithilfe der angegebenen Stundensätze berechnet Streamtime die geplanten Gesamtkosten für den Auftrag, die anschließend in ein Angebot für den Kunden übernommen werden können.

Die To-Do-Liste zeigt Nutzern in Form von Karten die ihnen zugewiesenen Aufgaben an. Die Größe der Karte gibt an, wie lange es voraussichtlich dauern wird, sie zu bearbeiten.

Im Zeitplan werden alle Aufgaben und Projekte des Teams in einem Kalender angezeigt, sodass Workloads, Verfügbarkeiten und Zuweisungen gut überblickt werden können.

Die Berichte zeigen eine Momentaufnahme des aktuellen Status aller Aufträge und lassen sich nach zahlreichen Kriterien filtern.

Die Gratisversion von Streamtime umfasst alle vier Module, die Nutzer sind allerdings auf 5 aktive und 50 archivierte Jobs beschränkt.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Streamtime
Aufgabenkarte in Streamtime (Quelle)

Vorteile: Streamtime informiert transparent über seine Pläne für die Zukunft, aktuelle Entwicklungen (so sind beispielsweise Vorhersageanalysen und Funktionen zum Erstellen wiederkehrender Aufgaben geplant) und Änderungen, die für zukünftige Versionen in Betracht gezogen werden.

Die Nutzer werden dazu eingeladen, im Roadmap-Forum aktiv über gewünschte Funktionen abzustimmen. Capterra-Rezensenten zufolge wird das Nutzerfeedback schnell beantwortet und in die Roadmap integriert.

Nachteile: Einige der Begrifflichkeiten in Streamtime könnten für manche verwirrend sein, beispielsweise wenn es um Time Tracking und Timesheets geht. Streamtime bietet keine automatische Zeiterfassung mit integriertem Timer und auch keine herkömmlichen Stundenzettel. Stattdessen werden die Aufgaben mit einer geschätzten Zeit versehen und können manuell an die tatsächliche Arbeitszeit angepasst werden. Sobald man Elemente von „To Do“ nach „Done“ zieht, wird die tatsächliche Zeit gespeichert. Man kann einen Bericht erstellen, der einem Stundenzettel entspricht, indem man die Filter entsprechend anpasst oder den vordefinierten Bericht „My time this week“ im „Favorites“-Tab nutzt.

Upgrade-Kosten: 14 € pro Nutzer und Monat (Standard); 18 € pro Nutzer und Monat (Standard+); 28 € pro Nutzer und Monat (Premium).

Mobile Apps: iOS

Am besten geeignet für:

Freelancer und kleine Kreativteams, die bis zu fünf Aufträge gleichzeitig bearbeiten und Kundenangebote und Rechnungen erstellen müssen.

Trello: Schlichtes und einfach zu nutzendes Kanban-Board

Trello ermöglicht das Erstellen und Nachverfolgen von Aufgaben mithilfe von Kanban-Boards. Über digitale Karten lassen sich Projektmitgliedern Aufgaben zuweisen. Sie können Kommentare hinzufügen, Dateien anhängen, Fälligkeitsdaten festlegen und vieles mehr.

In der Gratisversion können unbegrenzt viele Boards erstellt werden, doch nur die Bezahlversionen bieten die Möglichkeit, Dateien von mehr als 10 MB anzuhängen, den Zugriff auf Projekte zu kontrollieren und erweiterte Integrationen mit Tools wie Jira, Bitbucket, Slack oder Salesforce zu nutzen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Trello
Karten in einem Kanban-Board in Trello (Quelle)

Vorteile: Mit Trello-Boards lassen sich Aufgaben auf optisch ansprechende Weise verfolgen, ähnlich wie Haftnotizen auf einem Whiteboard. Auch wenn das Tool zunächst fürs einfache Projektmanagement gedacht war, entwickelte es sich nach der Übernahme durch Atlassian Anfang 2017 zu einer skalierbaren Lösung für Unternehmen mit wachsenden Anforderungen. Bei Bedarf ist für größere Unternehmen auch der Umstieg auf erweiterte Projektmanagementlösungen wie Jira kein Problem. Trello ist auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Mit Trello lassen sich zwar die Aufgaben für eine kleine Zahl an Projekten wunderbar überblicken, aber Unternehmen mit vielen gleichzeitig laufenden Projekten werden Probleme damit haben, schnell alle aktuellen Aufgaben zu erfassen. Auch Funktionen wie Gantt-Diagramme für eine umfassende Projektplanung, eine Zeiterfassung für Mitarbeiter oder integrierte Buchhaltungssysteme fehlen.

Upgrade-Kosten: Ab 9,99 $ pro Nutzer und Monat.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Teams auf der Suche nach einem schlichten Projektmanagement-Tool.

Wrike: Starke Sicherheit für sehr kleine Teams

Wrike bietet Kanban-Boards, interaktive Gantt-Diagramme und zahlreiche weitere Funktionen, um Aufgaben zu organisieren und im Team zusammenzuarbeiten. Wer etwas zwischen einem umfangreichen Aufgabenverwaltungstool und einer unkomplizierteren Projektmanagementlösung sucht und dabei Wert auf Sicherheit legt, ist mit Wrike gut bedient.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools Wrike
Gantt-Diagramm in Wrike (Quelle)

Vorteile: In der Gratisversion können unbegrenzt viele Projekte erstellt werden und es stehen 2 GB Speicherplatz zur Verfügung, was das Tool zu einer guten Option für Einzelpersonen oder Zwei-Personen-Teams macht.

Die Apps sind allgemein beliebt: Allein bei Google Play hat die Wrike-App eine Bewertung von 4,3 von 5 Sternen (bei über 5.000 Bewertungen). Workspace-Daten und Anhänge sind standardmäßig verschlüsselt und eine weitere Verschlüsselungsebene lässt sich hinzufügen. Es ist möglich, Konten auf Wrikes Rechenzentrum in Europa migrieren zu lassen.

Insbesondere in den kostenpflichtigen Versionen ist Wrike ein außergewöhnliches Tool: Es ist schlank, intuitiv und bietet zahlreiche Funktionen, die auch Endnutzer mit wenig Erfahrung im Projektmanagement nicht überfordern. Außerdem ist es auf Deutsch verfügbar.

Nachteile: Die Gratisversion von Wrike ist leider relativ eingeschränkt und nur für sehr kleine Teams interessant. Sie ermöglicht nur bis zu 5 Nutzer, die sich 2 GB Speicherplatz teilen müssen. Dass Dateien von einer Größe von bis zu 500 MB hochgeladen werden können, wird somit eher hinderlich. Kreative Agenturen mit großen digitalen Ressourcen – eine zentrale Zielgruppe von Wrike – haben daher nicht viel von der Gratisversion. Für größere Unternehmen ist sie ohnehin nur zum Testen interessant.

Upgrade-Kosten: $ 9,80 pro Nutzer und Monat, in Gruppen von 5, 10 oder 15 Nutzern verfügbar (jährliche Abrechnung).

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Einzelpersonen oder Teams von bis zu fünf Personen.

Open-Source-Projektmanagementsoftware

GanttProject: Etabliertes Projektplanungstool

Das 2003 entwickelte Tool GanttProject gehört zu den etablierteren Lösungen auf unserer Liste. Es hat in den letzten 15 Jahren viele Versionsveröffentlichungen durchlaufen und wurde zuletzt im August 2018 aktualisiert (GanttProject 2.8.9).

GanttProject kann beim Anbieter oder über ein Code Repository wie GitHub oder SourceForge heruntergeladen werden.

Es ist ideal für kleine Unternehmen, die Projektplanungs-, Ressourcen- und Aufgabenverwaltungsfunktionen benötigen und über ein IT-Team verfügen, das sich um die Implementierung kümmern und Probleme beheben kann.

GanttProject ist in Java geschrieben (Java RunTime ist erforderlich) und mit den Betriebssystemen Windows, OSX und Linux kompatibel.

Das Tool bietet Funktionen für Aufgaben- und Ressourcenmanagement sowie Projektplanung und hilft mit Gantt- und PERT-Diagrammen. Die Nutzer können Daten als CSV-Dateien exportieren und zusammenfassende PDF-Berichte erstellen.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools GanttProject
Gantt-Diagramm in GanttProject (Quelle)

Vorteile: Die Software ist ziemlich umfassend. Weil sie kostenlos ist, geht der Anbieter auch offen damit um, was sie kann und was nicht. In den FAQ wird beispielsweise klargestellt, dass GanttProject keinen Ressourcenabgleich durchführen kann. Diese offene Kommunikation über die Möglichkeiten und Grenzen des Produkts zeigt, wie wichtig es den Entwicklern ist, den Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden.

Zusätzlich zu den FAQs werden diverse Support-Ressourcen angeboten, beispielsweise von Nutzern erstellte Video-Tutorials und ein Support-Forum.

Nachteile: Es ist nicht möglich, die Aufgabendauer in Stunden statt in Tagen zu messen. Diesen Nachteil gibt es auch bei anderen Projektmanagement-Tools, aber für Teams mit kleineren Projekten, bei denen einzelne Aufgaben eher weniger Zeit in Anspruch nehmen, kann das sehr unpraktisch sein.

Upgrade-Kosten: N/A

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Kleine und mittlere Unternehmen, die größere Projekte planen und über IT-Personal verfügen, das sich um Hosting, Serverwartung und Software-Updates kümmern kann.

OpenProject: Robuste Projektmanagement-Lösung

OpenProject ist eine leistungsstarke Projektmanagementlösung, die in Ruby on Rails geschrieben und mit Linux-Betriebssystemen kompatibel ist.

Zu den Gratisfunktionen gehören Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Zusammenarbeit im Team, Projektplanung mit Gantt-Diagrammen, Budgetverwaltung und Berichterstellung. Auch das agile Projektmanagement wird unterstützt und es gibt Taskboards, Backlogs, Bug-Tracking und Roadmap-Funktionen.

Wer OpenProject in der Cloud oder als Unternehmen nutzen möchte, benötigt dafür eine kostenpflichtige Lizenz. Die Bezahlversionen bieten zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten, Sicherheitsfunktionen und Support.

OpenProject wurde 2012 veröffentlicht und bringt mindestens einmal im Monat eine neue Version raus.

Die Software kann direkt beim Anbieter heruntergeladen oder erworben oder über ein Code Repository wie GitHub oder SourceForge heruntergeladen werden.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools OpenProject
Sprint-Übersicht in OpenProject (Quelle)

Vorteile: Die Gratisversion von OpenProject umfasst sämtliche Projektmanagementfunktionen.

Auch das Upgrade auf OpenProject Cloud oder Enterprise ist bezahlbar und bietet zusätzliche Anpassungsoptionen, Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und professionellen Support.

Nachteile: Die OpenProject-Community bietet abgesehen von den Nutzerhandbüchern nur minimalen Support. Wie bei jeder selbst installierten Desktop-Lösung muss man zudem entweder technisch versiert genug sein, um Probleme selbst zu beheben, oder über IT-Personal verfügen, das die Installation und Systemwartung übernehmen kann.

Zudem wird Windows nicht unterstützt und man muss eine Entwicklungsumgebung einrichten, um OpenProject auf OSX ausführen zu können. Auch wenn Linux das bevorzugte Betriebssystem vieler Entwickler ist, wird Windows zweifelsohne häufiger genutzt. Die fehlende Windows-Version kann somit für viele Unternehmen problematisch sein.

Upgrade-Kosten: 4,95 € pro Nutzer und Monat für OpenProject Cloud (Minimum 5 Nutzer); 5,95 € pro Nutzer und Monat für OpenProject Enterprise (Minimum 20 Nutzer). Fixpreis ab 200 Nutzern.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Etablierte kleine Unternehmen, die eine starke Projektmanagementlösung suchen und technisch versiertes IT-Personal haben, das mit Linux OS vertraut ist und Hosting, Software-Updates und Serverwartung übernehmen kann.

OrangeScrum: Grundlegende Aufgabenverwaltung für kleine Unternehmen

Das Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Tool OrangeScrum ist als kostenlose Open-Source-Desktop-App „OrangeScrum Community“ oder als kostenpflichtige cloudbasierte oder selbst gehostete Software erhältlich. OrangeScrum ist in CakePHP geschrieben und läuft unter Windows, OSX und Linux.

Zu den kostenlosen Standardfunktionen gehören die Aufgabenverwaltung mit Listen oder Kanban-Boards, Ressourcenplanung sowie Aufgaben- und Ressourcenberichte und Analysen. Premiumfunktionen kann man entweder als Add-ons für die Gratisversion erwerben oder gleich auf eine Bezahlversion upgraden. Dazu gehören Zeiterfassung, wiederkehrende Aufgaben, Gantt-Diagramme, Projektvorlagen, Kundenverwaltungsfunktionen und die Verwaltung von Benutzerrollen. Schulungen und Support beim Onboarding sind gegen Aufpreis möglich.

Die Open-Souce-Version wurde 2014 entwickelt und ist beim Anbieter und auf GitHub erhältlich.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools OrangeScrum
Benachrichtigungen auf dem Nutzer-Dashboard von OrangeScrum (Quelle)

Vorteile: Ein globales Forum und die Online-Dokumentation bieten OrangeScrum-Nutzern Hilfe bei der Lösung von Problemen. Außerdem sind ein Installationsleitfaden sowie Support per E-Mail, Telefon und Skype verfügbar. Capterra-Rezensenten verleihen dem Kundenservice durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen.

Nachteile: Die Informationen zu den unterschiedlichen OrangeScrum-Versionen können erst mal verwirrend sein, da die Open-Source-Version und die Bezahlversionen den gleichen Namen tragen. Wenn man auf Google nach „OrangeScrum“ sucht, findet man „orangescrum.com“ (die kostenpflichtigen Versionen) und „orangescrum.org“ (die Open-Source-Version) und es wird nicht gleich klar, dass es sich um dasselbe Produkt handelt.

Außerdem ist nicht deutlich ersichtlich, welche Funktionen kostenlos und welche nur als Add-on verfügbar sind. So wird auf orangescrum.org unter „Features“ als Erstes „Time Tracking“ angezeigt, die Zeiterfassung ist jedoch eine Premium-Funktion, für die bezahlt werden muss.

In dieser Vergleichstabelle werden die Unterschiede zwischen den Versionen deutlich.

Upgrade-Kosten: Für die cloudbasierte Version: 9 $ für 10 Nutzer pro Monat (Startup), 29 $ für 20 Nutzer pro Monat (Basic), 49 $ für 35 Nutzer pro Monat (Standard), 89 $ für 60 Nutzer pro Monat (Professional), 109 $ für unbegrenzt viele Nutzer pro Monat (Corporate).

Die selbst gehostete Version wird in ähnlichen Paketen verkauft, beginnend mit einer Einmalzahlung von 259 $ für 10 Nutzer (ohne Gebühren für Wartung und Support), 969 $ für 50 Nutzer, 1789 $ für 100 Nutzer und 4999 $ für unbegrenzt viele Nutzer.

Mobile Apps: iOSAndroid

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die eine selbst gehostete Aufgabenverwaltungslösung suchen, die sie an ihre Bedürfnisse anpassen können und die über ein eigenes IT-Team verfügen, das Hosting, Software-Updates und Serverwartung übernehmen kann.

ProjectLibre: Open-Source-Tool für Gantt-Diagramme

ProjectLibre ist ein beliebtes Open-Source-Projektmanagement-Tool und wurde bereits über drei Millionen Mal heruntergeladen. Gantt-Diagramme helfen dabei, Aufgaben zu erstellen und gleichzeitig kritische Pfade in einem zentralen Dashboard zu visualisieren.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools ProjectLibre
ProjectLibre in Aktion (Quelle)

Vorteile: Capterra-Rezensenten geben ProjectLibre durchschnittlich 4,5 von 5 Sternen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören neben den Gantt-Diagrammen zur Visualisierung von Aufgabenabhängigkeiten auch Tabellenkalkulationen zum Berechnen von Projektkosten und Überblicken der Ressourcenverfügbarkeit.

Laut Capterra-Nutzern ist das Tool außerdem mit Microsoft Project kompatibel, sodass Gantt-Diagramme und Dateien migriert werden können.

Nachteile: Wer mit Microsoft Project und ähnlichen Tools nicht vertraut ist, wird die Nutzeroberfläche möglicherweise wenig ansprechend finden.

Auch der Support ist etwas schwer zu finden: Es gibt ein altes, 35-seitiges Google-Dokument von 2014 mit einem Nutzerleitfaden und ein mäßig aktives Nutzerforum. Das bedeutet: Wer mit ProjectLibre Probleme bekommt, hat möglicherweise keine andere Wahl, als es selbst irgendwie auf die Reihe zu kriegen.

ProjectLibre ist mit OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Project 2003, 2007 und 2010 kompatibel, wurde aber noch nicht für neuere Versionen von Microsoft Project aktualisiert.

Upgrade-Kosten: Bisher gibt es ProjectLibre nur als kostenlose Version. Eine kostenpflichtige Cloud-Version ist derzeit in Entwicklung und soll bald veröffentlicht werden.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Nutzer auf der Suche nach einem kostenlosen Open-Source-Tool für Gantt-Diagramme.

ProjeQtOr: Open-Source-Projektmanagement-System mit umfangreichen Funktionen

Das 2009 vom französischen Entwickler Pascal Bernard veröffentlichte Open-Source-Tool ProjeQtOr wurde im Laufe der Jahre von Dutzenden Mitwirkenden aktiv weiterentwickelt und zu einem umfassenden Projektmanagementsystem mit einer schwindelerregenden Zahl von Funktionen ausgebaut, darunter Portfoliomanagement, Bug-Tracking, Risikomanagement und Budgetmanagement.

In einer Online-Demo kann man alles ausprobieren. Neben den fest installierten Versionen ist das Programm auch direkt im Browser nutzbar.

kostenlose und Open Source Projektmanagement-Tools projeqtor
Die Nutzeroberfläche von ProjeQtOr (Quelle)

Vorteile: ProjeQtOr ist völlig kostenlos. Der Entwickler verdient mit dem Projekt Geld, indem er kostenpflichtig das Hosting des Systems, Premium-Support (Basis-Support ist über das Community-Forum verfügbar), professionelle Schulungen und die Entwicklung kundenspezifischer Funktionen anbietet. Außerdem können Nutzer im Forum Feature-Requests stellen und den Prozess durch „Sponsoring“ der Anfrage beschleunigen.

Das System wird regelmäßig aktualisiert: Mehrmals im Monat erscheinen neue Patches und etwa alle zwei Monate wird ein größeres Update mit neuen Funktionen und Bugfixes veröffentlicht. Auch das Community-Forum ist sehr aktiv. Bernard (im Forum „babynus“ genannt) hat an dem Tag, an dem wir es besucht haben, ganze zehn Themen im Forum beantwortet.

Nachteile: Der obige Screenshot zeigt: Bei ProjeQtOr ist viel los. Für neue Nutzer kann das schnell überwältigend sein und auch auf der Website heißt es: „ProjeQtOr kann auf den ersten Blick einschüchternd wirken. Nach der Installation sind so viele Menüsymbole verfügbar, dass es erst mal extrem komplex scheint.“

Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass nicht benötigte Schaltflächen deaktiviert werden können.

Upgrade-Kosten: Das Tool ist völlig kostenlos, außer man möchte den oben erwähnten kostenpflichtigen Support nutzen.

Mobile Apps: N/A

Am besten geeignet für:

Nutzer auf der Suche nach einem Projektmanagementsystem mit zahlreichen Funktionen, die keinen Wert auf eine schlanke Benutzeroberfläche legen und wenig Support benötigen.


Unsere Methodik

Kostenlose Tools und Open-Source-Lösungen

Tools, die als Open-Source-Software in diesem Artikel aufgeführt sind, legen ihren Quellcode offen, sodass jede*r ihn begutachten, verändern und verbessern kann.

Weitere Auswahlkriterien waren:

  • Der Quellcode wurde innerhalb der letzten 12 Monate (vor Erscheinen der englischen Version dieses Artikels) aktualisiert (neue Version oder mindestens Bugfixes).
  • Die Nutzerbewertungen des Tools auf der Capterra-Website ergeben einen Durchschnitt von mindestens 3,5 von 5 Sternen.
  • Die Software unterstützt mindestens eines der Betriebssysteme Windows, Mac und Linux.

Gratis-/Freemium-Produkte

Wir haben zunächst die Produkte im Projektmanagement-Softwareverzeichnis von Capterra daraufhin untersucht, ob sie eine Gratisversion bieten und den genannten Kriterien entsprechen.

Anschließend haben wir die in Frage kommenden Produkte in Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Tools eingeteilt.

Zuletzt haben wir jedes Produkt anhand von Branchen-Know-how, Markttrends und spezifischen Softwarefunktionen beurteilt.

1. Ist das Tool kostenlos bzw. entspricht es unseren Kriterien für ein kostenloses Angebot?

In diesem Artikel definieren wir Produkte als kostenlos, die …

  • eine eigenständige Gratisversion der Software anbieten
  • eine Gratisversion bieten, die keine Testversion der Software ist, bei der man nach gewisser Zeit eine kostenpflichtige Version erwerben müsste

Sobald wir ein Tool als gratis eingestuft haben, haben wir es nach den folgenden Kriterien analysiert:

  • Das Tool hat mindestens drei verifizierte Reviews auf der Capterra-Website.
  • Die Gratisversion umfasst mindestens drei unabhängige Nutzer.
  • Die App ist im Google Play Store als „sicher“ identifiziert.
  • Der Anbieter sendet in der ersten Woche nach der Registrierung nicht mehr als zehn Marketing-E-Mails.
2. Geht es um Projektmanagement- oder Aufgabenverwaltungssoftware?

Die Produkte, die die obigen Kriterien erfüllen, wurden anschließend anhand unserer Definition für Projektmanagement-Software ausgewertet:

Projektmanagement-Software hilft Organisationen, Projekte pünktlich, im Rahmen des Budgets und im Rahmen des geplanten Projektumfangs zu verwalten und abzuschließen. Geschäftsleitung, Projektteams und Stakeholder können mit diesen Tools Projekte planen, überwachen und steuern.

Tools, auf die diese Definition passt, bieten grundlegende Projektmanagementfunktionen und passen somit in unsere Kategorie „Projektmanagementsoftware“.

Wir haben Produkte als Projektmanagement-Software eingeordnet, wenn sie alle folgenden grundlegenden Funktionen bieten:

  • Aufgabenverwaltung – Aufgaben erstellen, Fälligkeitsdaten planen und Nutzern Aufgaben zuweisen. Den Fortschritt jeder Aufgabe bis zum Abschluss nachverfolgen.
  • Funktionen für die Zusammenarbeit – Ein zentraler Arbeitsbereich, in dem mehrere Nutzer kommunizieren, sich absprechen und planen können.
  • Dokumentenverwaltung/Dateifreigabe – Dateien freigeben, an einem zentralen Ort speichern und Versions- und Änderungsverlauf nachverfolgen.
  • Projektplanung – Orientierungswerte für Projektumfang, Budget und Zeitplan festlegen. Projekte in Meilensteine und Einzelaufgaben aufteilen. Den zentralen Projektpfad darlegen und Abhängigkeiten, Hindernisse und wichtige Ressourcen identifizieren.
  • Berichte/Dashboards – Diagramme, Tabellen, Präsentationen von Daten und Aktivitäts-Streams anzeigen. Tatsächliche vs. geschätzte Zeit und aufgelaufene Kosten nachverfolgen.

Viele kleine Unternehmen brauchen lediglich eine Software für die Aufgabenverwaltung und die Zusammenarbeit in kleinen Teams. Wenn Produkte nicht unserer Projektmanagement-Software-Definition entsprachen, haben wir sie anhand unserer Definition für Aufgabenverwaltungssoftware betrachtet:

Aufgabenverwaltungssoftware hilft Einzelpersonen und Teams beim Organisieren, Verwalten und Erledigen von Aufgaben. Sie ermöglicht es, Aufgaben zu erstellen, den Aufgabenfortschritt nachzuverfolgen und zusammenzuarbeiten.

Wir haben Produkte als Aufgabenverwaltungssoftware eingeordnet, wenn sie alle folgenden grundlegenden Funktionen bieten:

  • Aufgabenerstellung – Aufgaben erstellen, Nutzern zuweisen und Deadlines festlegen. Aufgabenbeschreibungen hinzufügen und jede Aufgabe einem Projekt zuordnen.
  • Nachverfolgen des Aufgabenfortschritts – Aufgabenverlauf und Bearbeitungsfortschritt anzeigen.
  • Zusammenarbeit – Aufgaben kommentieren und Dateianhänge hinzufügen.
  • Aufgabenspezialisierung zuweisen – Etiketten/Tags zu Aufgaben hinzufügen, Status anzeigen, Prioritäten zuweisen.
  • Benachrichtigungen – Für verschiedene Tätigkeiten Benachrichtigungen per E-Mail oder in der App sowie standortbasierte Erinnerungen einrichten.
  • Aufgaben verschieben/bearbeiten – Aufgaben per Drag and Drop verschieben oder Status und Bezeichnung ändern.
3. Abschließende Bewertung

Zum Schluss haben wir die verbleibenden Produkte im Hinblick auf heutige Geschäftsanforderungen und Projektmanagement-Trends anhand von sieben weiteren Faktoren untersucht:

 

  • Integrierte Funktionen – Der in den Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungsdefinitionen festgelegte Funktionsumfang.
  • Mobile Nutzbarkeit – Verfügbarkeit für alle Gerätetypen (IOS, Android und Windows); Gesamtbewertung in den App Stores.
  • Kundendienst – Produktinterne Unterstützung (Hilfethemen, FAQ, Communities), Support per E-Mail oder SMS, Verfügbarkeit (rund um die Uhr, zeitlich beschränkt, nur in den USA oder global)
  • Sicherheit – ISO/IEC 27001-Qualifizierung, HIPAA, SP 800-53 und/oder DIACAP Level 2, AES, TLS/SSL und 2FA.
  • API – Verfügbarkeit, Abwärtskompatibilität
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Marketing

Wir gaben den Produkten eine relative Bewertung von 0–10 Punkten und wählten anschließend die Gewinner aus, die hier in alphabetischer Reihenfolge vorgestellt werden.

An dieser Untersuchung waren auch Anthony Bradley, Rachel Burger und Laura Clymer beteiligt.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen. Eine umfassende Liste mit Aufgabenverwaltungssoftware findest du hier.

Cloud-Sicherheit, IoT und aktive Bedrohungserkennung: Die wichtigsten IT-Sicherheitsprognosen für 2019

Cloud-Sicherheit Titel

Cloud-Sicherheit Titel

In der Welt der Cyberrisiken sieht man sich ständig mit neuen Herausforderungen konfrontiert, beispielsweise bei der Cloud-Sicherheit, durch Botnets oder durch Malware zum Schürfen von Kryptowährungen.

Umso wichtiger ist es, IT-Sicherheitstrends zu kennen und zu verstehen – nicht nur, um diese neuen Sicherheitsproblemen bewältigen zu können, wenn und falls sie auftauchen, sondern auch, um im eigenen Cybersicherheitsbudget für 2019 ausreichende Mittel bereitzustellen.

Unsere Untersuchungen deuten darauf hin, dass immer mehr Unternehmen in sicherheitstechnische Lösungen investieren, um sich vor Cyberangriffen zu schützen. Es wird erwartet, dass Cyberkriminalität, beispielsweise in Form von gezielten Ransomware-Angriffen, Spear Phishing oder Krypto-Jacking, 2019 weiter zunimmt. Unternehmen drohen Milliardenverluste durch Einnahmeausfälle, Lösegeldzahlungen und Schadensbegrenzung.

Um die Kosten für Datensicherheitsverletzungen zu minimieren und das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner zu stärken, müssen auch kleine Unternehmen verstehen, wie sich Bedrohungslandschaft, Datenschutztechnologien und sicherheitsrelevante Gesetze und Vorschriften verändern.

Wir gehen davon aus, dass IoT-Risiken im Jahr 2019 stärker in den Vordergrund treten und gleichzeitig die Investitionen in den Datenschutz in der Cloud und in Technologien zur aktiven Bedrohungserkennung zunehmen werden. Die Sicherheit wird auch als Geschäftsfunktion an Bedeutung gewinnen.

In diesem Artikel möchten wir vier IT-Sicherheitstrends behandeln, die kleine Unternehmen kennen sollten, und aufzeigen, wie sie sich rüsten können.

 

Investitionen in Cloud-Datenschutztechnologien werden deutlich steigen

Unseren Vorhersagen zufolge werden kleine Unternehmen 2019 verstärkt in die Sicherung von Cloud-Daten investieren, beispielsweise in Technologien für Verschlüsselung, Data Loss Prevention, Autorisierung und Ähnliches. Zahlreiche kleine Unternehmen werden sich für die Verwaltung von Kundendaten mit vertrauenswürdigen, zuverlässigen Drittanbietern zusammentun, die im Bereich Datensicherheit über mehr Know-how verfügen als sie selbst. Wer sein Unternehmen schützen möchte, sollte sich diesem Trend nicht entziehen:

Dem Gartner-Bericht „Predicts 2018: Security Solutions“ zufolge (der gesamte Bericht steht Gartner-Kunden auf Englisch zur Verfügung) werden bis 2020 über 60 Prozent der Unternehmen in mehrere parallele Datensicherheitstools investieren. Zum Vergleich: 2017 waren es noch nur 35 Prozent.

Unsere Umfrage unter kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) ergab außerdem, dass 47 Prozent der kleinen Unternehmen Datenschutztechnologien 2019 in ihrem Budget einplanen.

Zu steigenden Ausgaben für die Cloud-Datensicherheit führen u. a. folgende Faktoren:

Strengere Umsetzung von Datenschutzbestimmungen

Neue Gesetze und Vorschriften wie die DSGVO sowie die Angst vor hohen Bußgeldern, die bei einem Verstoß drohen könnten, bringen viele kleine Unternehmen dazu, in Datenschutzmaßnahmen und -tools zu investieren.

Durch die neuen Vorschriften bekommen Kund*innen eine direktere Kontrolle darüber, wie ihre Daten erhoben, gespeichert und verwendet werden. Um diesen neuen Vorgaben entsprechen zu können, sind Unternehmen zu Neuanschaffungen gezwungen.

Ein Großteil der Daten wird in der Cloud gespeichert

Die meisten kleinen Unternehmen speichern ihre Daten in der Cloud. Entsprechend kritisch wird es für die Gewährleistung der Datensicherheit sein, auch Cloud-Infrastrukturen zu sichern. 62 Prozent der kleinen Unternehmen speichern Finanzdaten ihrer Kunden in der Cloud und 54 Prozent speichern sensible medizinische Daten – und das oft ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen.

Empfohlene Maßnahmen

1. Datenschutztechnologien einsetzen

Kleine Unternehmen müssen sicherstellen, dass in der Cloud gespeicherte vertrauliche Daten gut geschützt sind. Dazu kommen verschiedene Technologien zum Einsatz, beispielsweise für die Verschlüsselung (sowohl während der Speicherung als auch bei der Übertragung der Daten), mehrstufige Authentifizierung und Zugangskontrollen. Kleine Unternehmen, die Cloud-Services nutzen, sollten außerdem Investitionen in Cloud Access Security Broker (CASB) in Betracht ziehen, um die Sicherheit der in der Cloud gespeicherten Daten zu verbessern.

2. Datensicherungs- und Wiederherstellungspläne erstellen

Kleine Unternehmen dürfen nicht übersehen, wie wichtig es ist, Daten regelmäßig zu sichern. Tools für kontinuierliche Backups helfen dabei, die eigene Arbeit zu sichern und bei Bedarf wiederherzustellen. Auch Investitionen in die Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery) sowie Tools für die Geschäftskontinuität (Business Continuity) sind unverzichtbar, um im Falle von Unglücken oder Naturkatastrophen die Arbeit mit den gesicherten Daten wiederaufnehmen zu können.

3. Sich im Voraus auf gesetzliche Neuerungen vorbereiten

Datenschutzvorschriften werden ständig weiterentwickelt. Neue Regeln werden hinzugefügt, bestehende geändert. Unternehmen müssen sich vor Ablauf der Frist darauf vorbereiten, all diese Vorschriften einzuhalten. Wichtigstes Beispiel ist aktuell zweifellos die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die DSGVO trat bereits im Mai letzten Jahres in Kraft, doch in Umfragen gaben zum Jahreswechsel nur rund 20 % der Unternehmen an, die Vorgaben bereits vollständig umgesetzt zu haben. Wer keine Strafen riskieren will, sollte sich lieber schon im Voraus genau mit neuen Gesetzesanforderungen auseinandersetzen und die nötigen Maßnahmen in die Wege leiten.

 

Bei der IoT-Sicherheit stehen 2019 und 2020 neue Herausforderungen bevor

 Wir erwarten, dass 2019 die Zahl der IoT-Angriffe auf 300.000 steigt und mehr als 30 Prozent aller Cyberangriffe ausmacht.

2017 zielten 50.000 Cyberangriffe auf IoT-Geräte ab, was gegenüber dem Vorjahr einen Anstieg von 600 Prozent darstellte. Im Jahr 2018 gab es bereits über 121.000 IoT-getriebene Malware-Angriffe.

Immer mehr ungeschützte IoT-Geräte sind mit IT-Netzwerken verbunden und es ist zu erwarten, dass uns zukünftig immer häufiger größer dimensionierte Cyberangriffe bevorstehen, die von IoT-Botnetzen gesteuert werden.

Allmählich werden sich die Besitzer von IoT-Geräten der Bedrohungen durch ungesicherte IoT-Geräte immer deutlicher bewusst. Es ist zu hoffen, dass Verbraucher und Hersteller in den nächsten Jahren zunehmend Maßnahmen ergreifen, um Sicherheitskontrollen wie Authentifizierung, Verschlüsselung und Anti-Malware-Systeme in IoT-Geräten zu implementieren.

Faktoren, die diesen Trend deutlich machen, sind u. a.:

Die schnelle Verbreitung von (ungeschützten) IoT-Geräten

Schätzungen von Gartner zufolge werden bis 2020 mehr als 20 Milliarden IoT-Geräte mit dem Internet verbunden sein. Kleine Unternehmen verbinden viele ungeschützte physische Objekte mit ihren IT-Netzwerken, beispielsweise intelligente Schließ- und Beleuchtungssysteme, HLK-Systeme (Heizung, Lüftung und Klima), Überwachungskameras und mehr.Dabei entstehen ernsthafte Sicherheitsrisiken: Angreifer können IoT-Geräte unter ihre Kontrolle bringen und nutzen, um Malware zu verbreiten oder groß angelegte Distributed-Denial-of-Service-Angriffe (DDoS) durchzuführen. Trotz alledem haben 54 Prozent der Nutzer*innen für ihre IoT-Geräte keinerlei Sicherheitsmaßnahmen (wie Passwörter oder eine Verschlüsselung).

Verbesserte IoT-Sicherheitsfunktionen

Viele Softwareanbieter versehen IoT-Sicherheitstechnologien mit erweiterten Funktionen wie Analytik und künstlicher Intelligenz (KI). Außerdem werden IoT-Geräte bereits mit integrierten Sicherheitsfunktionen entwickelt und produziert. Auch Technologien für Netzwerkschutz, Authentifizierung, Patch-Management und Systementwicklung, die zur Lösung von IoT-Sicherheitsproblemen erforderlich sind, werden verbessert, um eventuell bevorstehenden Sicherheitsproblemen entgegenzutreten.

Empfohlene Maßnahmen

1. Einen IoT-Sicherheitsplan erstellen

Überprüfe dein IoT-Netzwerk und entwickle einen Plan oder eine Strategie zum Schutz deiner IoT-Systeme. Dabei sind technische Lösungen wie intelligente Firewalls und Authentifizierungssysteme genauso zu berücksichtigen wie Standardverfahren und -prozesse für die Installation vernetzter Geräte. Nimm Anbieter von IoT-Sicherheitssoftware in die engere Wahl, deren Lösungen nicht nur aktuell passend sind, sondern auch Upgrade-/Update-Optionen bieten.

2. Die Sicherheit in der IoT-Entwicklungs- und Implementierungsphase einbeziehen

IoT-Geräte kommen in unterschiedlichster Gestalt daher und sind oft schwer als solche zu erkennen, da es sich praktisch um jedes physische Gerät handeln kann. Wer denkt schon daran, dass ein Toaster oder eine Glühbirne möglicherweise ein Sicherheitsrisiko für das Netzwerk ist? Wer plant, IoT-Geräte zu installieren, sollte daher ihre Sicherheitsmerkmale mit Experten besprechen und die notwendigen Vorkehrungen treffen, beispielsweise indem schon bei der Entwicklung und Implementierung auch eine Firewall oder Anti-Malware-Software eingebunden wird.

3. Vorhandene IoT-Geräte mittels Softwarelösungen sichern

Kleine Unternehmen müssen auf bestehende Sicherheitstechnologien zurückgreifen, beispielsweise erweiterte Antivirus-Lösungen, intelligente Firewalls, Zugriffskontrollsysteme (Privileged Access Management) und Anti-Malware-Systeme für vernetzte Geräte. Auch die Investition in IoT-Sicherheitslösungen mit Funktionen zur Geräteerkennung oder zur Verhinderung von Brute-Force-Angriffen lohnt sich, um IoT-Geräte und andere Endgeräte zu schützen.

 

Mehr kleine Unternehmen werden in aktive Sicherheitsmaßnahmen investieren, die bei der Bedrohungserkennung helfen

 „Vorsicht ist besser als Nachsicht“: Dieses Motto wird 2019 maßgeblich sein, was Sicherheitsvorfälle betrifft. Kleine Unternehmen werden in aktive Sicherheitstechnologien wie die Bedrohungserkennung investieren, um Risiken frühzeitig zu erfassen und zu minimieren.

Für kleine Unternehmen mit begrenztem IT-Personal bietet sich die Zusammenarbeit mit Drittanbietern für Managed Detection and Response (MDR) an, die Netzwerkdaten analysieren, um Anomalien zu erkennen und auf Bedrohungen zu reagieren.

Passive vs. aktive Sicherheit

Die passive Sicherheit ist der Startpunkt und die Grundlage jeder Sicherheitsinfrastruktur. Dazu gehört der Einsatz von Antivirusprogrammen, Anti-Spam-Software und Firewalls, um die Anwendungs- und Netzwerknutzung zu überwachen und zu kontrollieren.

Bei der aktiven Sicherheit geht es darum, Anomalien im IT-System zu erkennen, auf sie zu reagieren und Cyberangriffe zu unterbinden, bevor sie ernsthaften Schaden anrichten. Dabei sollten erfahrene Sicherheitsexpert*innen einbezogen werden, die Informationen sammeln und neuralgische Punkte durch geeignete Abwehrmechanismen schützen können.

Diesen Trend treiben u. a. folgende Marktbedingungen voran:

Bedrohungen müssen abgewehrt werden, bevor es zu Datensicherheitsverletzungen kommt

Eine Datensicherheitsverletzung kostet kleine Unternehmen in den USA durchschnittlich 117.000 $, in Deutschland dürfte die Zahl kaum niedriger sein. Derartige Verluste können kleine Unternehmen schnell in Bedrängnis bringen.Sie setzen daher zunehmend aktive Sicherheitsmaßnahmen ein und nutzen beispielsweise Dienste und Technologien zur Bedrohungserkennung, um die Zahl der Sicherheitsvorfälle zu verringern.

Der Markt für Software zur Bedrohungserkennung wächst

Marketsandmarkets zufolge wird der Markt für Bedrohungserkennungssysteme voraussichtlich von 48 Mrd. $ im Jahr 2015 auf 119 Mrd. $ im Jahr 2022 wachsen. Gartner erwartet, dass Investitionen in Software zur Erkennung und Reduzierung von Bedrohungen bis 2020 bei Käufer*innen ganz oben auf der Liste stehen werden.

„Der neue Fokus auf Früherkennungs- und Reaktionsmöglichkeiten umfasst Personen, Prozesse und Technologien gleichermaßen. In den nächsten fünf Jahren wird er einen Großteil des Wachstums des Sicherheitsmarkts darstellen“, sagt Sid Deshpande, leitender Forschungsanalytiker bei Gartner.

Empfohlene Maßnahmen

1. Aktive Sicherheitstechnologien einsetzen

Investiere in Technologien, die Bedrohungen frühzeitig erkennen und automatisch reagieren. Die durch einen Sicherheitsvorfall entstehenden Kosten sind viel höher als die Präventivausgaben – ganz zu schweigen von den damit verbundenen Ausfallzeiten und der Rufschädigung. Es gibt zahlreiche Sicherheitslösungen, die dazu beitragen können, aktive Abwehrmechanismen zu verbessern, beispielsweise SIEM (Security Information and Event Management), Intrusion-Prevention-Systeme und Sicherheitsanalysetools. Auch Tools zur Bedrohungserkennung mit KI- und Machine-Learning-Funktionen sollten gegebenenfalls geprüft werden, auch wenn sie noch in der Entwicklung befindlich und entsprechend nicht weit verbreitet sind.

2. Das Personal schulen und qualifizierte Sicherheitsanalyst*innen einstellen

Zu einer aktiven Sicherheitsstruktur gehört nicht nur der Einsatz von Software, sondern auch von geschultem Personal, das Systeme aktiv überwacht und darauf trainiert, Bedrohungen zu erkennen und zu minimieren. Je nach Budget kannst du eigene IT-Teammitglieder in der Bedrohungserkennung weiterbilden oder qualifizierte Fachleute einstellen.

 

Wachsende Bedeutung der Sicherheitslage bei der Auswahl von Geschäfts- und Fusionspartnern

 Ab 2019 werden Unternehmen von Partnerfirmen, Lieferanten und Zwischenhändlern strengere Sicherheitskontrollen verlangen. Sicherheitsprüfungen und -ratings werden als objektive Indikatoren für die Sicherheitslage eines Unternehmens genutzt werden. Auf dieser Grundlage wird bewertet, wie es bei potentiellen Anbietern, Fusions- und Übernahmepartnern, Kunden und allgemein in der Wertschöpfungskette um die Sicherheit bestellt ist.

Diesen Trend begünstigen u. a. folgende Marktbedingungen:

Hacker haben es auf kleinere Unternehmen abgesehen, um Zugang zu größeren Partnerfirmen zu erhalten

Kleine Unternehmen sind für Angreifer ein attraktives Ziel, weil sie sich über diese Zugang zu deren größeren Geschäftspartnern und schlecht gesicherten vertraulichen Daten verschaffen können oder wollen.Nicht wenige berüchtigte Sicherheitsverletzungen bei Großunternehmen wurden durch unzureichende Sicherheitsvorkehrungen bei Lieferanten und Partnern verursacht.

  • So konnte beispielsweise ein Hacker Zugriff auf Zahlungsdaten von Kunden des US-Einzelhandelsgiganten Target erlangen, indem er die Zugangsdaten eines HLK-Vertragspartners des Unternehmens ausnutzte.
  • Vertrauliche Daten von Fahrern des amerikanischen Einzelhandelsunternehmens Lowe‘s, darunter Sozialversicherungs- und Lizenznummern, wurden kompromittiert, als eine Sicherheitsfirma unabsichtlich ein Backup auf einem ungesicherten, mit dem Internet verbundenen Server erstellte.
  • Auch das Kassensystem der Baumarktkette Home Depot wurde über die Zugangsdaten eines Drittanbieters gehackt, der Diebstahl von Kreditkartendaten von Kunden war die Folge.

Entstehung und Wachstum von Sicherheitsrating-Services

Das Bewerten der Sicherheitslage von Unternehmen wird als Konzept immer beliebter, ganz ähnlich wie Bewertungen zur Kreditwürdigkeit, die die finanzielle Stabilität von Personen und Firmen beurteilen.

Im Gartner-Bericht „Innovation Insight for Security Rating Service“ heißt es (eigene Übersetzung, Original für Gartner-Kunden auf Englisch verfügbar):

Bis 2022 werden Cybersicherheitsratings genauso wichtig wie Bonitätsprüfungen, wenn es darum geht, das Risiko von Geschäftsbeziehungen zu beurteilen.“

Gartner gibt außerdem an, Cybersicherheitsbewertungen würden in den nächsten sechs Jahren zu einer zwingenden Voraussetzung für die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen, die sich sogar auf die Kosten der Cyberversicherung auswirkt.

Empfohlene Maßnahmen

1. Bei Unsicherheit in Bezug auf Sicherheitsstrategien mit einem Managed Security Service Provider zusammenarbeiten

Wer eingeschränkte Sicherheitsmaßnahmen implementiert hat und unsicher ist, wie die Sicherheitslage bewertet oder weiter verbessert werden kann, sollte die Dienste eines Managed Security Service Providers (MSSP) in Anspruch nehmen. MSSPs sind Drittanbieter, die Unternehmen beim Überwachen und Verwalten von Sicherheitsfunktionen wie Bedrohungsüberwachung, Risikobewertung, Bereitstellung von Technologielösungen und Intrusion Management unterstützen. Wähle bekannte MSSPs, die Erfahrung mit kleinen Unternehmenskunden in deiner Branche haben.

2. Regelmäßige Sicherheitsbewertungen und Penetrationstests durchführen

Regelmäßige Sicherheitsbewertungen durch interne Teams oder externe Anbieter helfen, neue Schwachstellen zu erkennen und schneller zu beheben. Sicherheitsbewertungen und Penetrationstests bieten ein umfassendes Bild der Sicherheitslage im Unternehmen.

3. Sicherheitskompetenz werbewirksam nutzen

Stelle im Gespräch mit potentiellen Kunden deine Kompetenz in Sicherheitsfragen heraus, um sie davon zu überzeugen, dass du die Vertraulichkeit und Integrität ihrer Daten gewährleisten kannst. Natürlich muss auch die Einhaltung aller wichtigen gesetzlichen Vorschriften garantiert sein. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner zu gewinnen.

 

Eine verbesserte Sicherheitslage als guter Vorsatz fürs Jahr 2019

Je mehr sich Angreifer neuer Technologien wie KI und Botnets bedienen und Unternehmen aller Größen ins Visier nehmen, desto stärker muss die Sicherheit für alle Unternehmen im Fokus stehen. Weltweit führen Regierungen stärkere Datenschutz- und Cybersicherheitsvorschriften ein, um Nutzer zu schützen.

Kleine Unternehmen müssen stärker in die IT-Sicherheit investieren und sie als strategische Geschäftsfunktion betrachten, bei der alles funktionieren muss – sonst steht die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel.

Cloud-Sicherheit Trends Empfehlungen

Du suchst nach zusätzlichen Ressourcen, um die IT- und Cloud-Sicherheit im Griff zu behalten? In unserem Softwareverzeichnis findest du die verschiedensten sicherheitsrelevanten Softwarelösungen, beispielsweise Antivirus- und Anti-Spam-Lösungen, Tools für Cloud-Sicherheit, Verschlüsselung und mehr. Lies dir die Bewertungen durch und vergleiche unterschiedliche Produkte, um eine fundierte Kaufentscheidung zu treffen.


Unsere Daten entstammen einer von Juli bis September 2018 online unter 715 Inhabern kleiner Unternehmen in den USA durchgeführten Umfrage. Die Befragten waren als Manager*innen oder in höheren Positionen tätig und wurden danach ausgewählt, inwieweit sie in Kaufentscheidungen für Unternehmenssoftware involviert sind. Die ausgewählten Unternehmen haben 2 bis 249 Angestellte und einen Umsatz von weniger als 100 Millionen US-Dollar.

Microsoft Planner vs Trello vs Asana: Kollaborations-Apps für kleine Unternehmen im Vergleich

Trello vs Asana vs Microsoft Planner

Trello vs Asana vs Microsoft Planner

Microsoft Planner ist eine Software zum Planen, Steuern und Überwachen von Projekten und Teil von Office 365, sodass es für Abonnenten definitiv einen Blick wert ist. Mit Planner stellt Microsoft eine intuitives Tool für die Projektzusammenarbeit bereit, das auf dem Kanban-Managementprinzip basiert, das durch andere Tools für die Projektzusammenarbeit wie Trello und Asana bekannt wurde.

Planner scheint die Lösung für Leute zu sein, denen Microsoft Project zu komplex und Excel nicht komplex genug ist. Viele haben sich Tools wie Trello und Asana zugewandt, um eine einfache Lösung für die Projektzusammenarbeit und Organisation zu nutzen. Wie steht Microsoft Planner aber im Vergleich zu diesen visuell ansprechenden Projektmanagement-Apps dar? Im folgenden Artikel besprechen wir die Arbeitsweisen und Unterschiede von Microsoft Planner vs Trello vs Asana.

 

Microsoft vs Trello vs Asana: Wie schlagen sie sich im Vergleich?

Wir betrachten einige der Kernelemente, Funktionalitäten und die Nutzererfahrung bei Microsoft Planner, Trello und Asana, um die folgenden Fragen zu beantworten:

  • Registrierung: Wie einfach kann man sich bei der Software registrieren und wie viel kostet es?
  • Dashboards: Wie sieht das Projekt-Dashboard aus und wie funktioniert es?
  • Projekte aufsetzen: Wie einfach werden Projekte in Microsoft Planner vs Trello und Asana aufgesetzt?
  • Aufgaben: Wie sieht das Aufgabenmanagement in diesen Apps für die Projektzusammenarbeit aus?
  • Fälligkeitsdaten: Wie werden Deadlines in einem Kalender festgelegt und die einzelnen Schritte eines Projekts verfolgt?
  • Zusammenarbeit: Welche Funktionen stehen für Unterhaltungen, Filesharing und Benachrichtigungen zur Verfügung?

 

Registrierung

Registrierung bei Microsoft Planner

Um auf Planner zuzugreifen, benötigst du ein Office 365-Konto (mehr Infos weiter unten). Wenn du eins hast, klick einfach auf der Office 365-Startseite oben links in die Ecke und wähle dann den Button für Microsoft Planner aus.

Microsoft Planner vs Trello

Planner ist Teil der Office 365-Suite, sodass du dich nicht auf der Website eines Drittanbieters anmelden musst, um auf deine Projekte zuzugreifen. Die Kehrseite ist hierbei jedoch, dass du dich in einem geschlossenen System befindest. Möchtest du Teammitglieder hinzufügen (und das solltest du, schließlich handelt es sich hier um ein Tool für die Zusammenarbeit), müssen auch sie über ein Office 365-Konto verfügen. Sie erhalten über Outlook eine Einladung, an „Plänen“ mitzuwirken, zu denen du sie hinzugefügt hast.

Registrierung bei Trello

Bei Trello benötigst du kein Abonnement, um auf die App zuzugreifen. Du registrierst dich einfach über Google oder mit deiner E-Mail-Adresse für ein kostenloses Konto. Die Gratisversion von Trello ist besonders für kleine Unternehmen interessant, für größere Firmen eignet sich wahrscheinlich ein kostenpflichtiges Konto eher.

Trello bietet zwei verschiedene Preiskategorien (beide in USD) an: Die Business Class kostet 9,99 USD pro Benutzer und Monat für bis zu 100 Nutzer. Enterprise kostet 20,83 USD pro Nutzer und Monat und ist für Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern gedacht. Jede Option verfügt über Integrationsmöglichkeiten in andere Tools, Dateianhänge bis zu einer Größe von 250 MB, Sicherheitskontrollen und Premium-Support.

Mitglieder können per Einladung über ein Trello-Board hinzugefügt werden, auch wenn sie kein Trello-Konto haben.

Registrierung bei Asana

Teams mit bis zu 15 Personen nutzen Asana kostenlos. In dieser Option können unbegrenzt Aufgaben und Projekte angelegt und Unterhaltungen geführt werden. Die Premium-Version kostet 9,25 EUR pro Nutzer und Monat und enthält Features wie unbegrenzte Dashboards und Adminfunktionen. Zudem gibt es noch die Versionen Business und Enterprise für größere Unternehmen.

Sowohl Trello als auch Asana können in verschiedene andere Apps integriert werden und beide verfügen über öffentliche APIs. Microsoft Planner ist außerhalb der Office-Suite nicht nativ integrierbar, aber mithilfe der Office 365 API kann die Projektmanagementlösung mit anderen Apps synchronisiert werden.

 

Dashboards

Microsoft Planner-Dashboard

Das Design von Microsoft Planner ist schlicht und minimalistisch und fügt sich somit gut in jedes Unternehmen ein. Das Tool ist ideal für alle, die sich eine Lösung wünschen, die ihre Aufgaben erfüllt, und kein schickes Design oder coole Features benötigen.

Microsoft Planner vs Asana

Mit dem Dashboard hast du eine Übersicht über deine favorisierten Pläne und den Status von Aufgaben.

Trello-Dashboard

Das Dashboard von Trello bietet einen kurzen Überblick über deine Boards, wobei deine Favoriten oben angezeigt werden. Eine Übersicht über die Aufgaben ist leider nur in zahlungspflichtigen Konten enthalten.

Trello vs Asana Dashboard

Asana-Dashboard

Ähnlich wie bei Microsoft Planner hast du im Dashboard von Asana einen grundlegenden Überblick über deine gesamten Projekte sowie den Status von Aufgaben.

Asana vs Trello Dashboard

 

Projekte einrichten

Projekte in Microsoft Planner erstellen

Um in Microsoft Planner ein neues Projekt anzulegen, erstellst du einen „Plan“ und gibst ihm einen Projekttitel, z. B. „Content-Kalender“.

Microsoft Planner vs Trello Neues Projekt

Du kannst eine E-Mail-Adresse für den Plan erstellen, die mit Konversations-Threads in Outlook verknüpft ist (dazu später mehr), den Plan öffentlich oder privat schalten und eine Beschreibung hinzufügen. Weiterhin kannst du Teammitglieder hinzufügen, indem du ihre Symbole per Drag & Drop in den Plan ziehst.

„Pläne“ ist praktisch eine Pinnwand und agiert als das übergeordnete Projekt, an dem du arbeitest. Angeheftet an die Pläne sind To-Do-Listen oder „Buckets“, wie sie in Microsoft Planner genannt werden.

Trello vs Asana To-Do-Liste erstellen

Projekte in Trello erstellen

Auch Trello arbeitet mit „Boards“ und sie werden ziemlich genau so erstellt wie in Microsoft Planner. Der Unterschied ist hier, dass du keine Beschreibung eingeben und keine E-Mail-Adresse erstellen kannst. Teammitglieder werden dem Board hinzugefügt, indem du ihre Namen eingibst und ihnen eine E-Mail sendest.

Trello vs Asana Board erstellen

Projekte in Asana erstellen

„Projekte“ werden in Asana supereinfach erstellt: Klick im Dashboard-Menü neben „Projekte“ einfach auf „+“. Auch hier werden Teammitglieder hinzugefügt, indem du ihre Namen eingibst und ihnen eine E-Mail sendest. Weiterhin kannst du festlegen, ob das Projekt für ein Team gedacht ist oder privat gehalten werden soll.

Trello vs Asana Projekt erstellen

Genau wie bei „Plänen“ und „Boards“ nimmt „Projekte“ die Funktion einer Pinnwand ein, an der du deine „Listen“ anheftest.

 

Aufgaben

Aufgaben in Microsoft Planner

In allen drei Apps werden Aufgaben genutzt, um bei Projekten in die Tiefe zu gehen.

In Microsoft Planner erstellst du Aufgaben, heftest sie an Buckets an und weist sie Personen zu. Der Status der Aufgaben wird als „In Bearbeitung“, „Verspätet“ oder „Abgeschlossen“ angezeigt. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, das Symbol eines Mitarbeiters per Drag & Drop in eine Aufgabe zu verschieben und sie ihm so zuzuweisen.

Microsoft Planner vs Trello E-Mail-Kampagne

Aufgaben in Trello

Trello arbeitet mit „Karten“. In jeder Karte kannst du einer Aufgabe mehrere Personen zuweisen und einen Projektleiter ernennen (in Microsoft Planner ist nur eine Person zulässig). Trello hat auch einen Bot herausgebracht, der dich automatisch beim Aufräumen und Organisieren deines Boards unterstützt. Weitere Informationen zu diesem Feature findest du hier.

Trello vs Asana Website-Analyse

Aufgaben in Asana

Auch die Aufgaben von Asana verfügen über tolle Features. Du kannst Teammitgliedern und natürlich dir selbst Aufgaben zuweisen, aber darüber hinaus können Aufgaben mithilfe von Tags zu einer Gruppe zusammengefügt werden. Nachdem du einer Person eine Aufgabe zugewiesen hast, kann eine Checkliste hinzugefügt werden. Oder du erstellst eine Unteraufgabe und weist sie mehreren Personen zu. Aufgaben sind auch als vollständig oder unvollständig markierbar.

Asana vs Trello Aufgaben erstellen

In allen drei Tools für das Projektmanagement lassen sich Notizen, Links, Dateien und farbliche Tags hinzufügen und Checklisten erstellen. Aufgaben in Asana können auch in verschiedene Listen verschoben und To-Do-Listen von Karten kopiert werden. Gerade Letzteres ist ein großer Vorteil bei sich wiederholenden Aufgaben.

Ein weiteres interessantes Feature ist das Zusammenschließen von doppelten Aufgaben, wobei Tags, Herzen und Follower zu der ausgewählten Aufgabe verschoben werden.

 

Fälligkeitsdaten

In allen der Tools ist das Festlegen von Fälligkeitsdaten möglich, wobei Aufgaben in Microsoft Planner und Asana auch als abgeschlossen markiert werden können. Die Aufgaben werden archiviert, indem sie nach ihrem Abschluss versteckt werden. Wenn du ein Kästchen markierst, sind sie wieder sichtbar.

In Planner und Trello wird angezeigt, wie viele Aufgaben aus der Checkliste, der Aufgabe oder von der Karte bereits abgeschlossen wurden.

Fälligkeitsdaten in Microsoft Planner

Planner geht noch einen Schritt weiter als Trello, indem eine Vorschau der Aufgaben auf dem Deckblatt angezeigt werden kann. Wenn du in der Checkliste das Kästchen „Als Vorschau festlegen“ markierst, wird dir auf dem Planungs-Board im Aufgabenbereich diese Checkliste angezeigt. In diesem Fall kannst du Aufgaben als vollständig markieren, ohne die Aufgabenkarte zu öffnen.

Microsoft Planner vs Trello Deadlines

Fälligkeitsdaten in Trello

Power-Ups helfen dir, Trello an deinen Bedarf anzupassen. So können Karten beispielsweise „altern“, nachdem sie ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben. Mithilfe des Kalender-Power-Ups wird dir eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind.

Trello vs Asana Kalender

Wenn sie nicht länger relevant sind, kannst du das Fälligkeitsdatum entfernen oder bearbeiten. Abgeschlossene Aufgaben können auch archiviert werden.

Fälligkeitsdaten in Asana

Asana zeigt im Projektboard neben einer Aufgabe eine Übersicht der Fälligkeitsdaten an. Dieselbe Übersicht siehst du auch auf der Aufgabenkarte selbst.

Microsoft Planner vs Asana Deadlines

Im Kalender wird ein Überblick aller Deadlines gegeben.

Trello vs Asana Kalender in Asana

 

Fortschrittsübersicht

Fortschrittsübersicht in Microsoft Planner

Microsoft Planner bietet zwei Optionen zur Ansicht einer Fortschrittsübersicht. Im „Planner-Hub“ erhältst du von deinen favorisierten Plänen eine Übersicht aus der Vogelperspektive, in der der Aufgabenstatus in einem farblichen Donut-Diagramm dargestellt wird. Gelb steht für noch nicht gestartete Aufgaben, Rot für überfällige Aufgaben, Blau für aktuelle und Grün für abgeschlossene Aufgaben.

Microsoft Planner vs Asana Planung

Eine Übersicht über alle eigenen Aufgaben sortiert nach Plan erhält man, indem man auf den Plan und dann auf „Diagramme“ klickt. Dort werden nun das Donut- und ein Balkendiagramm für jedes Teammitglied angezeigt.

Microsoft Planner vs Asana Planung 2

Als Vorteil von Microsoft Planner lässt sich erwähnen, dass der Fortschritt bei den einzelnen Aufgaben schnell zu sehen ist, genau wie wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde. Auch überfällige Aufgaben lassen sich gut im Auge behalten. Sollten ähnliche Aufgaben häufiger nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, kann man neu beurteilen, ob sie anders umgesetzt oder einer neuen Person zugeteilt werden sollen.

Weiterhin sieht man, wie viele Aufgaben den einzelnen Teammitgliedern zugeteilt sind, und kann so eine ausgeglichene Arbeitslast sicherstellen.

Microsoft Planner vs Trello Content-Kalender

Fortschrittsübersicht in Trello

In Trello erhält man die Übersicht über sämtliche Aufgaben nur in den kostenpflichtigen Versionen, in denen „Power-Ups“ aktiviert werden müssen. Bei der kostenlosen Version muss man auf die einzelnen Projekte klicken und sie individuell anzeigen, um den Status zu erhalten. Das einzig verfügbare Update ist eine fortlaufende Liste, die rechts im Board im Aktivitätsbereich angezeigt wird.

Fortschrittsübersicht in Asana

Eine Fortschrittsübersicht für alle Projekte im Dashboard kann in Asana schnell angezeigt werden. Dieselbe Information steht auch in jedem Projekt unter der Registerkarte „Fortschritt“ zur Verfügung. Man kann einen Updatestatus einrichten und eine Erinnerung, dass der Status beispielsweise jeden Freitag aktualisiert werden soll. Weiterhin können Updates so festgelegt werden, dass andere Teammitglieder automatisch benachrichtigt werden.

Asana vs Trello Fortschrittsanzeige

 

Unterhaltungen, Filesharing und Benachrichtigungen

Zusammenarbeit in Microsoft Planner

Microsoft Planner verfügt über ein Dropdownmenü für Benachrichtigungen, das einen über Änderungen in den Plänen informiert.

Microsoft Planner vs Asana Zusammenarbeit

Weiterhin ist es nativ in die Office 365-Suite integriert, sodass man auch Benachrichtigungen zu eigenen Plänen über Outlook erhält. Wenn du beispielsweise einem Plan hinzugefügt wurdest, wird automatisch eine Benachrichtigung an dein Outlook-Konto versendet.

Außerdem kannst du über Outlook an Unterhaltungen zu Plänen teilnehmen, an denen du arbeitest. Mitglieder können Aufgaben hinzufügen, darauf reagieren, Links, Dateien oder Bilder hinzufügen oder einfach eine Aufgabe oder einen Plan „liken“.

Zusammenarbeit in Trello

In Trello kannst du Karten kommentieren und so eine Unterhaltung über Aufgaben führen. Rechts im Board gibt es auch einen Aktivitätsbereich, in dem alle Änderungen an einer Karte sowie neue Kommentare aufgeführt werden.

Sowohl in Asana als auch in Trello sind Benachrichtigungen per E-Mail und mobile Lösungen möglich. Um diese beiden Apps jedoch in ihrem vollen Umfang zu nutzen, solltest du integrierte Lösungen verwenden. Trello und Asana können beide in andere Kommunikations-Apps wie Slack integriert werden, sodass Benachrichtigungen dorthin gesendet werden.

Trello vs Asana Zusammenarbeit

Trello in Slack

Über den Slack-Chat ist sogar die Verwaltung von Trello-Boards und Asana-Projekten möglich. Einige Features sind hierbei das Hinzufügen von neuen Karten/Teammitgliedern/Boards, das Zuweisen von Aufgaben, das Festlegen von Fälligkeitsdaten und das Kommentieren auf Karten.

Trello verfügt auch über Integrationen mit  Dropbox und Google Drive, während Asana mit Box und Google Drive integriert werden kann, sodass Dateien leicht gespeichert und geteilt werden können.

Trello Slackbot

Zusammenarbeit in Asana

Genau wie Planner verfügt auch Asana über eine Funktion für Unterhaltungen. Du kannst dort direkt auf dem Desktop Nachrichten eingeben oder von deiner E-Mail-Adresse Nachrichten an die projektbezogene E-Mail-Adresse senden, die Asana der Unterhaltung zuteilt.

Zusammenarbeit in Asana

 

Fazit: Trello vs Asana vs Microsoft Planner

Asana, Trello und Microsoft Planner verfügen alle über eine intuitive Benutzeroberfläche. Wenn du mit Webanwendungen vertraut bist, eignest du dir die Tools schnell an, was für die Benutzerfreundlichkeit spricht.

Das Design von Microsoft Planner spricht tendenziell Minimalisten und sogenannte „Power-User“ von Office 365 an. Microsoft Planner hat im Vergleich zu Trello den Vorteil, dass du auf einen Blick eine Übersicht über mehrere Projekte erhältst, wobei auch noch nicht abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden. Das Tool eignet sich in den Punkten Unterhaltungen und Filesharing hervorragend für die Zusammenarbeit.

Es bringt jedoch keine revolutionären Neuerungen mit sich und wenn man Office 365 nicht bereits nutzt oder ohnehin erwirbt, gibt es keine Vorteile über die tiefgehende Integration hinaus. Im Gegenteil, solltest du Office 365 nicht nutzen, kannst du dieses Tool mit keiner anderen Lösung integrieren. Die Stärken von Asana und Trello zeigen sich in der nativen Integration und den öffentlichen APIs, mit deren Hilfe du die Lösungen flexibel an den Bedarf deines Unternehmens anpassen kannst.

 

Der nächste Schritt

Microsoft Planner, Trello und Asana sind natürlich nicht die einzigen Softwarelösungen für das Projektmanagement. Auf dem Markt gibt es Dutzende von Tools für dein Team und ein Vergleich lohnt sich. Hier einige nützliche Ressourcen:

  • Im Softwarevergleich von GetApp kannst du Microsoft Planner mit anderen Projektmanagement-Tools vergleichen.
  • Lies dir Kundenstimmen zu Trello vs Asana durch, um mehr über die Meinung der GetApp-Community herauszufinden.

Sag uns deine Meinung! Hast du Microsoft Planner schon ausprobiert? Teile uns unten im Kommentarfeld mit, wie es im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools abschneidet.

 

Étude sur les utilisateurs de logiciels de gestion de la relation client dans les PME en France

Capterra, comparateur en ligne de logiciels professionnels, vient de publier une nouvelle étude sur les utilisateurs de logiciels de gestion de la relation client (GRC) afin de mieux comprendre les méthodes, les défis et les tendances de la gestion de la relation client dans les PME françaises.

Voici quelques données clés de cette enquête :

– 73 % des PME interrogées n’utilisent pas encore de logiciels de CRM (Customer Relationship Management) pour gérer leur relation client (autre que Excel ou Outlook)
– 1 entreprise sur 4 utilise son logiciel de gestion de la relation client comme un carnet d’adresses
– 75 % des PME prêtes à investir dans une solution CRM déclarent être prêtes à le faire jusqu’à 50 € par utilisateur et par mois
– Environ 3 PME sur 4 préfèrent utiliser un logiciel CRM en français

Capterra a également développé dans cette étude des graphiques lisibles que vous pouvez consulter sur la page de l’étude détaillée : Enquête sur les logiciels CRM dans les PME françaises en 2019.

Enquête sur les logiciels CRM dans les PME françaises en 2019

logiciels CRM PME françaises

Quelles sont les tendances au niveau des solutions CRM au sein des petites et moyennes entreprises de l’Hexagone ? C’est la question que nous nous sommes posée avant de conduire une nouvelle enquête auprès des principaux intéressés. Selon le sondage* que nous avons mené, les outils CRM sont parmi les logiciels les plus employés par les PME de France. Nous avons donc souhaité en savoir plus sur les enjeux qui attendent les éditeurs de logiciels français en nous penchant sur la manière dont les entreprises françaises gèrent actuellement la relation client, sur leur utilisation des logiciels CRM et sur l’intérêt qu’elles portent à ce type d’outil. Vous retrouverez dans cet article une analyse de leurs réponses ainsi que des pistes pour un avenir qui semble tout à fait prometteur pour les éditeurs de logiciels CRM.

Les logiciels CRM, des outils essentiels pour les entreprises

Qu’est-ce qu’un logiciel CRM ?

Un logiciel CRM est un outil dans lequel les professionnels peuvent encoder une multitude de données relatives à leurs prospects, leads ou clients. Ils peuvent ainsi analyser, puis optimiser les relations qu’ils entretiennent avec leurs clients. Ce type de solutions est devenu tout simplement incontournable dans le monde de l’entreprise moderne. Nous vous avions d’ailleurs préparé un guide pour intégrer parfaitement votre outil CRM à votre workflow !

Quels sont les avantages des logiciels CRM ?

Pas besoin d’être devin pour comprendre toute la valeur ajoutée que peut apporter un logiciel CRM dans une entreprise. Si vous en êtes encore au stade des feuilles de calcul Excel, vous savez à quel point il peut être chronophage d’encoder chaque interaction avec votre client (quand vous n’oubliez pas de le faire !).

Les plateformes CRM centralisent toutes les informations concernant votre client : historique des achats, interactions, problèmes et solutions trouvées, plaintes, etc. Elles vous permettront en outre de standardiser vos procédures et de gagner un temps précieux. Dernier grand avantage qu’il convient de souligner : elles vous donnent accès à des analyses poussées afin que vous puissiez plus facilement prendre des mesures auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé sans ces outils CRM !

À l’heure de l’expérience client toute puissante, les entreprises ont donc tout intérêt à investir dans ce type de technologie si elles veulent assurer la satisfaction permanente de leur clientèle et avoir une vision à 360° des interactions.

Les résultats de l’enquête

logiciels CRM PME françaises

Nous avons interrogé 435 PME françaises actives dans des secteurs aussi différents que la restauration, la communication, le domaine juridique ou encore le service public. Nos questions portaient notamment sur leur gestion de la relation client, leur utilisation de logiciels CRM et leur volonté d’investir dans ce type de technologie. Pleins feux sur les résultats !

73 % des PME interrogées n’utilisent pas encore de CRM pour gérer leur relation client

Lorsqu’on leur demande quel outil elles utilisent pour garder une trace de leurs interactions avec leurs clients, une grande majorité (73 %) ne mentionne pas le CRM. Environ un tiers (32 %) des entreprises déclarent se contenter d’un système de messagerie. C’est notamment le cas de plusieurs entreprises actives dans le secteur du bâtiment et proposant des services à la personne. Les sempiternelles feuilles de calcul Excel sont, elles aussi, bien représentées : environ 1 entreprise interrogée sur 4 (24 %) s’en sert encore. Ces données sont toutefois à contraster par un chiffre positif : 27 % des entreprises ayant participé à notre enquête affirment avoir adopté un logiciel CRM.

enquête CRM gérer ses clients

1 entreprise sur 4 utilise son logiciel CRM comme un carnet d’adresses

Quelles fonctionnalités des logiciels CRM sont les plus utilisées ? Triste constat : 25,5 % des entreprises interrogées se servent uniquement de leur logiciel CRM pour gérer leurs contacts. Ironique, lorsque l’on sait qu’un peu moins d’une entreprise sur 3 souffre de l’obsolescence et de l’inexactitude des coordonnées de ses clients. Rappelons que le logiciel CRM permet aux entreprises de vérifier et de mettre à jour les informations des clients très facilement et de manière centralisée.

Toutefois, les PME mettent aussi en avant d’autres fonctionnalités : 11,5 % des interrogés indiquent utiliser la fonction de calendrier et de rappels, alors que 11 % d’entre eux utilisent le suivi des interactions. 10 % des interrogés se servent de leur CRM pour analyser les résultats et créer des rapports, et 9 % affirment utiliser la fonctionnalité d’email marketing. Des chiffres toutefois mineurs par rapport à la fonction de gestion de contacts, qui reste la plus exploitée. Ces fonctionnalités gagneraient donc à être découvertes par la majeure partie des répondants.

enquête CRM gérer ses clients

Données clients obsolètes : le problème de 29 % des entreprises

Quelle est la principale difficulté en matière de gestion des clients ? 29 % des PME signalent avoir des problèmes d’exactitude des coordonnées des clients. Un problème qui peut coûter cher : pour faire fructifier sa relation avec un client, il faut le contacter et, par conséquent, disposer de coordonnées (téléphone, e-mail…) à jour. Ici aussi, utiliser un CRM est clé : il permet de centraliser les données clients et de retrouver le téléphone d’un client en un clin d’oeil.

Par ailleurs, une des difficultés communément admises serait que plus l’équipe est grande, plus il est difficile de contrôler ce que chacun fait. Dans notre enquête, c’est le cas pour près de 21 % des PME, qui soulignent le manque d’informations sur les interactions avec les clients ou prospects. Elles ne savent ni quand elles ont lieu ni qui leurs clients ont pour interlocuteur. Là encore, les logiciels CRM sont la solution tout indiquée à leur problème, car ils permettent de simplifier les procédures internes de réponse et d’enregistrer le nom des collaborateurs avec lesquels les clients ont été en contact.

En matière de difficultés rencontrées, les troisième et quatrième places sont en rapport à la gestion des prospects ou “leads”. 25 % des PME déclarent que le suivi des leads est un problème : 14 % signalent avoir des difficultés à planifier les interactions de suivi avec les leads, alors que 11 % mentionnent plutôt des complications au niveau des rappels de suivi. D’autre part, 11,5 % des interrogés indiquent que l’envoi de matériel promotionnel est trop chronophage.

enquête CRM difficulté gestion clients

Plus de la moitié des PME se déclarent prêtes à investir dans un logiciel CRM

Bonne nouvelle : s’ils n’ont pas encore adopté de technologie CRM au sein de leur organisation, 32,5 %
des répondants affirment qu’ils sont disposés à le faire
. On peut donc en déduire qu’une véritable prise de conscience s’est opérée vis-à-vis des difficultés rencontrées à ce niveau et des solutions que peut apporter ce type d’outil aux PME. Par ailleurs, 24 % des répondants utilisent déjà un CRM, mais souhaiteraient passer à un autre système, signe qu’ils sont convaincus par cette technologie, mais qu’ils n’ont pas encore trouvé la perle rare. Au total, plus de la moitié des interrogés sont prêts à investir, qu’il s’agisse d’un premier achat ou d’un renouvellement d’outil.

enquête CRM investissement logiciel gestion relation client

Lorsque l’on aborde la question du budget, même si 12,5% des PME admettent ne s’intéresser qu’aux outils gratuits, 75 % d’entre elles déclarent être prêtes à dépenser jusqu’à 50 € par utilisateur et par mois, ce qui correspond tout à fait aux prix des logiciels CRM les mieux notés sur notre plateforme.

Si ces chiffres sont positifs, il faut tout de même préciser que près d’un quart (24,5 %) des PME ont répondu qu’elles ne sont ni intéressées ni disposées à réaliser cet investissement. Les éditeurs de logiciel CRM ont donc encore du pain sur la planche pour faire évoluer les mentalités.

enquête CRM dépense

Environ 3 PME sur 4 préfèrent utiliser un logiciel CRM en français

La langue du logiciel a-t-elle de l’importance ? La réponse est oui ! 72 % des entreprises que nous avons interrogées privilégient un logiciel en français si elles ont le choix : pour 35 % d’entre elles, ce critère est même très important. En ce sens, sur le marché français, les éditeurs de logiciels made in France auront un avantage sur les autres, qui devront s’assurer de traduire leur outil et probablement de fournir des ressources de formation et un service client dans la langue de Molière.

CRM en francais

Perspectives pour les éditeurs de logiciel CRM

Les résultats sont clairs : il reste encore une grande part de marché à conquérir pour les éditeurs de logiciel CRM. Alors que 32 % des PME se cantonnent encore et toujours à leur boîte mail pour gérer leur clientèle, et qu’un tout petit quart des entreprises utilisent actuellement un CRM, les éditeurs peuvent encore mettre en place des campagnes de communication pour inciter les PME les plus récalcitrantes à investir dans cette technologie (intégrations plus faciles à mettre en place, solutions plus rapides à installer, etc.). Par ailleurs, les éditeurs peuvent également trouver le moyen de convaincre les entreprises qui n’exploitent pas encore tout le potentiel de leurs outils en proposant, par exemple, des formations sur les fonctionnalités les plus avancées (entonnoirs de vente, analyse des données, etc.).

En outre, les difficultés rencontrées par les PME en termes de relation client sont claires : inexactitude des coordonnées des clients, manque d’informations sur les interactions de l’entreprise avec les clients, problème de suivi des leads… En mettant l’accent (en termes de promotion, formation ou encore développement) sur les fonctionnalités qui pourraient aider les PME à résoudre ces problèmes, les éditeurs de logiciels ont tout à gagner.

Enfin, alors que les nouvelles tendances comme la Business Intelligence (BI) ou le Big Data ont fait leur entrée dans le monde professionnel, les relations clients doivent se moderniser et le logiciel CRM devient indispensable. Les éditeurs de logiciels devront alors surfer sur cette vague de la digitalisation des relations clients afin d’attirer les 73 % de PME qui n’ont pas encore de CRM.

Quoi qu’il en soit, avec 56,5 % de professionnels prêts à investir dans un logiciel CRM, les chiffres laissent présager un avenir plus que prometteur pour les éditeurs de logiciels de CRM en général, et français en particulier !

infographie faits sur les CRM


 

* Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre novembre et décembre 2018. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Le sondage a été envoyé à 900 personnes, sur lesquels 435 participants se sont qualifiés au moyen de questions de sélection. Les participants qualifiés occupent un emploi (à temps plein, à temps partiel ou à leur compte) et travaillent dans une PME ou une ETI (1 à 250 employés). Ils sont issus de divers secteurs d’activité.

Software für die Personaleinsatzplanung richtig auswählen: Eine Checkliste

GetApp Checklists Software für die Personaleinsatzplanung

GetApp Checklists Software für die Personaleinsatzplanung

Schon in kleinen Unternehmen ist es gar nicht so einfach, die Zeitpläne einzelner Teammitglieder aufeinander abzustimmen. Natürlich kann man sich da von Software für die Personaleinsatzplanung helfen lassen, aber die will sorgfältig ausgewählt sein. Deshalb haben wir hier eine praktische Checkliste zusammengestellt, in der wir darlegen, wie man die passende Lösung findet und auf welche Funktionen und Eigenheiten man achten sollte.

Worauf man beim Kauf von Planungssoftware achten sollte

Diese Liste ist ein Werkzeug, um all jenen zu helfen, die für ihr Unternehmen eine passende Softwarelösung suchen. Wer sie sorgfältig abarbeitet, einmal Rücksprache mit den betreffenden Kollegen hält und sich ggf. die Zeit nimmt, eine Testversion auszuprobieren und zu evaluieren, sollte eine passende Lösung finden, mit der auf längere Zeit alle Beteiligten gut zurechtkommen.

Eine Checkliste mit Erwartungen an Software für Personaleinsatzplanung.Eine Checkliste mit grundlegenden Überlegungen bezüglich  Software für Personaleinsatzplanung.Fortsetzung der Checkliste mit grundlegenden Überlegungen bezüglich  Software für Personaleinsatzplanung.Eine Checkliste mit grundlegenden Funktionen bezüglich  Software für Personaleinsatzplanung.

Nächste Schritte

Viele Unternehmen haben ihre Personaleinsatzplanung bereits mithilfe von Software umgestellt – und ihre Erfahrungen bieten eine wunderbare Grundlage für die Auswahl. Mit den Bewertungen von GetApp-Nutzer*innen für Software für die Personaleinsatzplanung kann man sich einen guten Überblick verschaffen und erfährt schnell, was sich in welchen Unternehmen bewährt hat – und was vielleicht auch nicht.

Lass dir Alternativen anzeigen, vergleiche verschiedene Programme miteinander und erstelle so eine Vorauswahl an Lösungen, die infrage kommen.

Erzähl uns in den Kommentaren, worauf dein Unternehmen besonders Wert legt und welche Lösung sich für euch am besten bewährt hat.

Auto-entrepreneurs : les 10 meilleurs outils de suivi du temps et des dépenses

logiciels freelance

Ce post a été publié pour la première fois le 17 octobre 2014, mis à jour en avril 2016, puis mis à jour une nouvelle fois en janvier 2018.

Freelancer qui travaille devant son poste de travail

En tant que freelancer, vous avez probablement beaucoup à faire. Il y a le travail en lui-même, mais aussi les dossiers à éplucher, l’interaction avec les clients et puis l’organisation de votre espace de travail (ce qui n’est pas une mince affaire). Ajoutez à cela le fait que vous devez surveiller votre temps et vos dépenses, envoyer des factures et collecter les paiements.

Et c’est à ce niveau que les auto-entrepreneurs rencontrent souvent des difficultés. La facturation en elle-même demande du temps, ce qui conduit beaucoup de freelancers à procrastiner. Et les tâches continuent à s’accumuler : garder une trace des factures impayées, traquer les comptes en souffrance, faire la déclaration de revenus… Ça n’en finit pas ! C’est tout le côté rébarbatif du métier de freelancer, et pourtant, il faut passer par là ! Des recherches récentes ont révélé qu’un tiers des entreprises utilisent encore des feuilles de calcul pour garder une trace de leurs dépenses, ce qui est loin d’être le moyen le plus efficace.

Mais des solutions existent ! Découvrez notre liste des meilleurs logiciels de suivi du temps et des dépenses pour freelancers (les logiciels sont classés par ordre alphabétique). Elle contient des applications destinées à vous aider à garder une trace de tous ces ennuyeux documents, des factures aux notes de frais.

Clio

clio software

Voici une application pour les avocats qui travaillent en solo. Clio vous permet de facturer plus précisément vos clients en fournissant une pointeuse que vous faites fonctionner à partir de votre ordinateur, téléphone ou tablette. Vous pouvez ensuite convertir les données en facture, directement depuis l’application. Clio offre également toute une série d’autres fonctionnalités qui vous permettent de mieux gérer votre cabinet, notamment le traitement des documents, la prise de rendez-vous, la comptabilité et l’archivage des dossiers.

Prix

À partir de 39 € par mois

Fonctionnalités phare

  • Suivi intuitif du temps
  • Version mobile
  • Technologie sécurisée basée sur le cloud

FreshBooks

freshbooks software

Très populaire, FreshBooks est une plateforme de gestion des factures et des dépenses qui a pour particularité de fonctionner sur la base des échéances des impôts. Outre ses nombreuses options de personnalisation, l’outil permet également d’envoyer facilement des rappels au bout de 30, 60 ou 90 jours aux clients qui n’ont pas encore payé leur facture. Il dispose par ailleurs d’un chronomètre grâce auquel vous pourrez effectuer le suivi du temps passé sur vos différents projets. Vous pouvez envoyer les factures et les devis en français.

Prix

À partir de 15 $ (environ 13 euros) par mois

Fonctionnalités phare

  • Création et gestion des factures en ligne
  • Rapports sur le temps et les dépenses
  • Paiement en un clic

Harvest

harvest software

Outre son interface simple et intuitive qui rend la gestion du temps plus simple et la facturation plus rapide, Harvest comprend un large éventail d’intégrations avec des applications tierces, comme Xero, PayPal et QuickBooks Online, parmi d’autres. Cet outil propose une représentation visuelle des projets très simple à comprendre afin d’aider les collaborateurs à voir l’avancée du travail. Il met également en avant les projets qui sont à la limite de dépasser le budget. Dites adieu à vos problèmes de gestion du temps et de comptabilité !

Prix

À partir de 12 $ (environ 10 euros) par mois

Fonctionnalités phare

  • Chronomètre intégré
  • Intégration avec les principaux outils de productivité
  • Graphiques visuels

Hubstaff

hubstaff software

Si vous êtes à la recherche d’une solution mobile pour vos problèmes de gestion du temps et des dépenses, Hubstaff est une excellente option. Vous pouvez notamment faire le suivi de vos heures de travail et les enregistrer de manière précise, où que vous soyez dans le monde. Il arrête automatiquement le chronomètre s’il détecte une inactivité, et vous permet aussi d’ajouter des notes et des commentaires à toute tâche terminée, directement à partir de l’application.

Prix

À partir de 5 $ (environ 4 euros) par mois

Fonctionnalités phare

  • Suivi des activités
  • Automatisation de la paie
  • GPS

Paydirt

paydirt software

Paydirt est vendue comme une solution de gestion du temps qui est développée par et pour des freelancers, et on peut dire que ses créateurs y ont consacré beaucoup de temps et de réflexion ! Avec les extensions Firefox et Google Chrome, vous recevez des notifications vous rappelant de faire le suivi de votre temps. Un bouton de démarrage du suivi s’affiche même lorsque vous êtes sur des sites web liés à vos clients ou lorsque vous leur écrivez des e-mails, pour garder trace de chacune de vos actions.

Prix

À partir de 10 $ (environ 8,50 euros) par mois

Fonctionnalités phare

  • Chronomètre intégré
  • Extensions de suivi du temps
  • Personnalisation des factures

Planzone

planzone software

Planzone a une promesse : vous simplifier la tâche. Et le moins que l’on puisse dire, c’est qu’il la tient ! En plus de faciliter le travail d’équipe grâce à des Wikis collaboratifs, cet outil made in France permet également de suivre l’avancée du travail en tenant à jour les tâches accomplies et les tâches en retard liées à un projet spécifique. Cerise sur le gâteau, il se synchronise avec les documents déposés dans le Google Drive et s’intègre avec différents calendriers.

Prix

Différents tarifs à partir de 16 € par utilisateur par mois

Fonctionnalités phare

  • Synthèse de suivi des projets
  • Vue personnalisée pour les utilisateurs
  • Nombreuses intégrations avec des outils en ligne

Rydoo

rydoo software

Rydoo est une application disponible en français qui facilite la gestion des dépenses pour les auto-entrepreneurs. La fonctionnalité la plus cool de cette application ? La numérisation des reçus ! Plus besoin de garder vos notes de frais dans un vieux classeur : Rydoo les conserve toutes et peut même les exporter vers votre application de comptabilité pour créer des rapports financiers à grande échelle.

Prix

À partir de 5 $ (4 euros) par mois

Fonctionnalités phare

  • Flux automatisé et en temps réel
  • Gestionnaire des notes de frais
  • Intégration avec les principaux logiciels de comptabilité

Synchroteam

synchroteam software

Synchroteam, c’est l’outil qui vous permet de gérer les interventions de vos techniciens de maintenance en un clin d’œil. La plateforme permet de planifier et d’assigner des interventions aux utilisateurs ou d’effectuer le suivi du temps consacré à une mission. Son avantage ? L’intégration de la géolocalisation grâce à laquelle les trajets des techniciens peuvent être considérable réduits et optimisés. Qui plus est, Synchroteam est un outil français.

Prix

22 $ (environ 19 euros) par mois

Fonctionnalités phare

  • Géolocalisation
  • Intégration avec de nombreux outils
  • Réassignation des interventions

Timesheets.com

timesheets software

Timesheets.com est une alternative web et mobile à la fiche de présence. C’est aussi simple que d’activer une pointeuse, la pointeuse en moins ! Timesheets.com est très extensible : vous pouvez suivre le temps au niveau global tout en limitant les heures supplémentaires des individus. Cela en fait un logiciel de gestion du temps et des dépenses très avantageux pour les travailleurs indépendants.

Prix

À partir de 4,50 $ (environ 4 euros) par mois

Fonctionnalités phare

  • Suivi des statuts en temps réel
  • Limite automatique des heures supplémentaires
  • Suivi du temps par projet

TriNet Expense

trinet expense software

TriNet est une application qui permet de gérer le temps sur chacun de vos projets. Disponible en versions Android, iOS et Cloud, il vous permet de numériser et d’importer des notes de frais depuis vos appareils mobiles, pour garder le contrôle de vos dépenses à tout moment. Cette application comporte également quelques intégrations utiles avec des solutions comptables telles que NetSuite, QuickBooks et Sage Intacct, mais aussi avec des applications mobiles telles que TripIt.

Prix

À partir de 8 $ (environ 7 euros) par mois

Fonctionnalités phare

  • Suivi du kilométrage
  • Prise en charge de plus de 20 000 cartes de crédit
  • Intégration avec de nombreux outils en ligne

Quels sont les meilleurs outils de suivi du temps et des dépenses pour mon activité ?

Vous cherchez à connaître davantage de logiciels de gestion du temps et des dépenses  ? La plateforme GetApp regorge de fiches produits consacrées à ce type d’outils. N’hésitez pas à les consulter !

Los 8 mejores software de helpdesk gratuitos y de código abierto

Software de helpdesk gratuitos

Software de helpdesk gratuitos

El centro de ayuda necesita ayuda.

Tickets que se extravían, infracciones de SLA, clientes frustrados o que se van; todo ello señala la necesidad de mejorar la solución. El problema es que quizá la situación económica de la empresa no permita gastar 100 o 200 euros mensuales en software de helpdesk.

Para empezar sin necesidad de invertir dinero, aquí se presentan varias soluciones de software de asistencia técnica gratuitas y de código abierto.

(Se enumeran en orden alfabético).

Software de helpdesk gratuitos y freemium

1. C-Desk

C-Desk

C-Desk es un sistema de centro de ayuda completamente gratuito que incluye gestión de solicitudes de servicio entre equipos, administración manual de activos, base de conocimientos, galería de imágenes, tablón de noticias y libro de registro.

Características destacadas

  • A diferencia de la mayoría de opciones gratuitas, C-Desk admite un número ilimitado de usuarios y técnicos.

Las opiniones de Capterra sobre C-Desk son muy positivas e indican que, aunque la configuración puede ser algo complicada, la instalación es sencilla y la experiencia de uso agradable. Es una solución flexible y los usuarios destacan características como el servidor FTP, que permite compartir documentos. Uno de ellos indica: “lo mejor de esta empresa es que tiene una atención al cliente excelente y siempre responden a tus solicitudes en una hora”.

Desventajas

Los usuarios de Capterra no expresan muchas quejas. Puede que la lista de características de este software de asistencia técnica no sea la más completa, pero C-Desk ofrece multitud de funciones.

Información general

El gestor de TI Rupesh Medhekar indica que “C-Desk es una aplicación muy fácil de usar, con distintos conjuntos de funciones”.

Además de todo lo descrito, C-Desk ofrece también gestión de tareas, gestión de proyectos, encuestas, sondeos y función de chat. C-Desk, como la mayoría de soluciones de centro de ayuda, redirige cada solicitud al técnico más adecuado. Un usuario de Capterra afirma que la función de formularios de C-Desk es más avanzada que la de Google.

2. Freshdesk

Freshdesk

Freshdesk ocupa la cuarta posición en la lista de Capterra de los 20 mejores proveedores de software de helpdesk (información en inglés). Su opción gratuita ofrece funciones limitadas y admite hasta tres agentes.

Características destacadas

  • Prioriza fácilmente a ciertos clientes según las políticas de SLA.
  • Convierte de forma sencilla correos electrónicos y tickets en artículos de base de conocimientos.
  • Soporte para 33 idiomas.
  • Acceso mediante aplicaciones móviles.

Freshdesk ofrece, además, una buena solución en caso de aumento temporal de la demanda. Por un precio de 2 a 4 dólares, es posible añadir agentes adicionales que trabajen durante un día en labores atrasadas sin tener que cambiar de plan. Puedes adquirir estos pases diarios con antelación y usarlos cuando sea necesario.

El nivel gratuito también ofrece asistencia telefónica 24 horas, 5 días a la semana y por correo electrónico en horario ininterrumpido. Un usuario de Capterra afirma que la atención al cliente es “increíble”.

Desventajas

La característica más atractiva de Freshdesk puede ser su capacidad de ludificar la atención al cliente. Para fomentar el ánimo y la implicación del empleado del centro de atención, el sistema ofrece puntos y recompensas a aquellos que prestan un servicio excelente.

Sin embargo, esta caracteristica no se encuentra disponible en el nivel gratuito de Freshdesk.

Además, algunos usuarios de Capterra se quejan de que su interfaz es poco intuitiva. Entre otras razones, porqueañadir nuevos contactos o empresas a partir de tickets es “un poco raro a veces”. Otro afirma que “la instalación y configuración son algo confusas”.

Pero otro usuario asegura que “todas las funciones de administración necesarias están en una única pestaña. Es muy fácil configurar la solución y personalizarla (formularios, correos electrónicos, etc.). Se puede poner en marcha en cuestión de minutos”.

Información general

En el fondo, la ludificación solo resulta útil en entornos de trabajo con mucho personal; para que funcione de verdad es necesario que los agentes compitan. Sin embargo, el resto de funciones serán útiles para entornos con hasta tres empleados. La opción gratuita, que permite cierto crecimiento, puede ser una buena idea para empresas unipersonales.

3. ngDesk

ngDesk

ngDesk es un software gratuito de gestión de tickets que no ofrece planes de pago. Todas sus funciones se encuentran disponibles de manera gratuita para un número ilimitado de agentes.

Características destacadas

ngDesk ofrece todo lo que necesitas e incluye respuestas predefinidas, chat privado entre agentes y horarios de guardia. Las políticas personalizadas de derivación automática permiten decidir de antemano cuándo escalar los tickets, así como los intervalos de tiempo entre derivaciones, para garantizar que los casos no resueltos sigan derivándose hasta que alguien del equipo responda.

El panel de ngDesk muestra la carga de trabajo, los informes de SLA, los días de mayor actividad y el estado de los clientes más importantes en tiempo real.

Los agentes pueden trabajar sobre la marcha gracias a las aplicaciones móviles y recibir notificaciones y actualizaciones de tickets por teléfono, correo electrónico o SMS.

ngDesk también permite definir los SLA y supervisiones que se ejecutan en todos los tickets del centro de ayuda, compararlos con los SLA de la empresa a intervalos predefinidos y recibir notificaciones sobre SLA en riesgo de incumplimiento o vencimiento.

Desventajas

El mayor inconveniente es el desconocimiento. Su página web no ofrece mucha información sobre la atención al cliente que puede esperar el usuario. Según un usuario de Capterra, ngDesk es perfecto por contar con tantas funciones gratuítas, pero a largo plazo llega a saturar tanta información y puede ser algo confuso.

4. Spiceworks

Spiceworks

La versión gratuita de Spiceworks, al contrario de lo habitual, se aloja, gestiona y respalda en el servidor de tu empresa. El alojamiento en servidores propios suele ser un servicio prémium que incluye soporte y actualizaciones de producto, pero Spiceworks es mucho más sencillo: descargar, instalar y listo.

Características destacadas

  • Gratuito para un número ilimitado de agentes
  • Sincronización de directorio activo/LDAP
  • Integración móvil
  • Soporte para múltiples sitios
  • Instalación rápida y fácil en Windows
  • Funciones de supervisión de servidor

Desventajas

El mayor inconveniente de Spiceworks es, precisamente, el alojamiento en servidores propios. Un usuario de Capterra indica que “lo más difícil es configurar la versión de servidor en comparación con la nube”.

Esto significa que debes instalarlo, configurarlo, alojarlo y actualizarlo tú mismo. La instalación puede resultar difícil en Linux, Unix o VMWare. Es gratuito, claro, pero el alojamiento y los conocimientos no lo son.

Información general

Los usuarios de Capterra echan de menos actualizaciones más periódicas. Si no te importa alojar en tu servidor un producto que no recibe actualizaciones regulares de sus desarrolladores, esta puede ser una buena solución. En cualquier caso, tenlo en cuenta.

Otros software de asistencia técnica gratuitos y freemium

SysAid, ManageEngine y Zoho ofrecen servicios gratuitos que merece la pena probar.

Opciones de código abierto

Las versiones gratuitas del software de centro de ayuda suelen estar limitadas tanto en número de usuarios como en funciones, pero el software de código abierto es completamente funcional para todos los consumidores. También es altamente personalizable; sin embargo, debe ser el usuario quien se haga cargo de la instalación y configuración del software. Para adaptarse a las distintas necesidades, casi todas las empresas que desarrollan software de código abierto para centros de ayuda ofrecen una versión preconfigurada o instalación y soporte de pago.

1. Bugzilla

Bugzilla

Bugzilla no es sofisticado: no permite calificar los tickets según su importancia, ni diferenciarlos con códigos de color. Pero esa ausencia de funciones también lleva aparejada una interfaz limpia, sencilla y fácil de usar. Posee algunas funciones avanzadas como la de búsqueda, que recuerda búsquedas anteriores o los perfiles de usuario editables. También ofrece funciones completas de preferencias de correo electrónico y permisos de errores.

Características destacadas

  • Búsqueda avanzada
  • Recuerda las búsquedas

Desventajas

  • La instalación puede resultar algo confusa para aquellos que no sean administradores de Linux/UNIX.
  • La solución no es personalizable.
  • Difícil de instalar en servidores Ubuntu.

Información general

Bugzilla es una fantástica elección si tus necesidades son básicas y buscas un software fácil de usar.

2. Mantis Bug Tracker

Mantis Bug Tracker

Mantis Bug Tracker, empleado comúnmente para el seguimiento de defectos en el software, también es una buena solución de código abierto para centros de ayuda. Es altamente configurable y permite a los agentes decidir las notificaciones que quieren recibir por correo electrónico, por ejemplo, definiendo filtros de gravedad mínima para la notificación. Es posible otorgar distintos niveles de acceso a los usuarios y las modificaciones en los tickets se almacenan en registros de auditoría.

Características destacadas

  • Permite definir niveles de acceso según proyecto y rol
  • Seguimiento de problemas resueltos mediante fuentes RSS
  • Control de revisión de campos de texto y notas
  • Gráficas de relaciones entre problemas

Desventajas

  • La configuración es “todo un reto” para los no expertos y requiere editar manualmente archivos PHP.

Información general
Lo mejor de Mantis Bug Tracker es su sistema de complementos. La organización de más de 50 complementos MantisBT-plugins en GitHub posibilita, por ejemplo, el envío de notificaciones por Twitter cuando se resuelve un problema, el envío de mensajes SMS o la actualización de estados en sistemas de gestión de proyectos externos. 

3. osTicket

osTicket

osTicket permite asociar los SLA a temas de ayuda, departamentos o filtros de ticket y establecer alertas y notificaciones de vencimiento cuando se incumplen los plazos. Desde el portal del cliente se puede acceder a todas las solicitudes de ayuda y sus respuestas.

Características destacadas

  • Permite añadir logotipo, imágenes y videos a los tickets.
  • Es posible añadir notas en todas las acciones de los tickets.
  • Acuerdos de SLA ilimitados.

Desventajas

  • La asistencia de la comunidad es sólida, pero los problemas importantes pueden tardar tiempo en resolverse.

Información general

osTicket cuenta con la mayoría de las funciones de un software de centro de ayuda completo, incluida una herramienta de filtrado de tickets que redirige los casos recibidos por correo electrónico, formularios web y llamadas telefónicas al agente más adecuado. La función de respuesta automática permite establecer flujos de trabajo según el tipo de ticket. También ofrece respuestas predefinidas y creación de informes de panel.

4. OTRS Free

OTRS Free

OTRS Free ofrece notificaciones por correo electrónico cuando se crean y modifican tickets. Estos pueden organizarse según su estado (por ejemplo, nuevos, abiertos, en seguimiento, derivados, pendientes, en proceso) o por prioridad, tiempo de derivación, SLA, servicio o tipo. El sistema puede elaborar informes sobre el número de tickets y el tiempo de procesamiento.

Características destacadas

  • Disponible en 34 idiomas.
  • El bloqueo de ticket evita que dos agentes trabajen en un mismo caso a la vez.
  • Función de “fuera de la oficina” y visualización de agentes ausentes.
  • Sugerencias automáticas de búsqueda.

Desventajas

  • El manual del administrador tiene más de 300 páginas.

Información general

Su mayor ventaja es la capacidad de automatizar cada vez más solicitudes, lo que reduce los errores y optimiza la eficacia de los agentes. OTRS Free lo llama “módulo de gestión de procesos”. Una vez estandarizados los procesos, como pedidos o facturación, los árboles de decisión guían al agente y al cliente a través del proceso. Los flujos de trabajo configurables son gratuitos y permiten que muchos tickets se gestionen de manera casi automática.

Conclusión

Si es el momento de implementar una solución mejor, pero no hay presupuesto para ello, las opciones aquí presentadas te permitirán mejorar tu flujo de trabajo de atención al cliente. Cuando decidas que es hora de realizar una inversión, compara las opciones disponibles en el directorio de software de centro de ayuda de Capterra.

¿Has usado alguno de estos productos? ¿Qué te parecen? ¿Conoces alguna otra solución de centro de ayuda gratuita o de código abierto que merezca estar en la lista? Añádela en los comentarios.

Négociation commerciale : 5 techniques pour convaincre vos acheteurs potentiels

négociation commerciale techniques pour convaincre vos acheteurs potentiels

négociation commerciale techniques pour convaincre vos acheteurs potentiels

On le sait, le monde de l’entreprise est de plus en plus compétitif. De nouveaux produits toujours plus innovants et techniques voient le jour au quotidien. Face à cette rude concurrence, les commerciaux des PME ont tout intérêt à maîtriser les techniques de négociation commerciale avec leurs acheteurs potentiels s’ils veulent conclure des contrats plus avantageux et rentables.

Capterra vous propose 5 conseils sur les techniques de négociation en entreprise pour mener de main de maître ce processus parfois redouté et ainsi réussir à convaincre vos clients potentiels à opter pour votre offre.

5 techniques de négociation commerciale avec vos acheteurs potentiels

1. Soyez préparé

Avant de vous réunir avec votre acheteur potentiel, faites vos devoirs. Il est impératif d’obtenir des informations clés sur son profil. Quel objectif souhaite-t-il réaliser en achetant votre produit ? Quel est son budget ? Quelles sont ses limites ? En ayant une meilleure idée de sa situation, vous pourrez mieux prendre position et sortir des arguments qui ne manqueront pas de le convaincre. Vous pouvez bien sûr exploiter les fonctionnalités des logiciels d’aide à la vente tels que Teamgate, qui vous permettent d’encoder de nombreuses données sur vos leads et de suivre l’évolution de votre relation avec celui-ci. Monday.com et Airtable sont d’autres logiciels CRM qui ont fait leurs preuves.

Enfin, veillez à ne pas entrer à la table des négociations sans avoir fait le point en interne. Les questions que vous vous posez sur votre client s’appliquent également à votre équipe.

2. Accordez de l’importance aux émotions

Loin du cliché des négociations impitoyables en entreprise, portez de l’attention à votre interlocuteur. Ses émotions peuvent considérablement influencer le déroulement des pourparlers et changer rapidement la donne. Soyez à son écoute : prenez en compte ses appréhensions, ses inquiétudes ou encore ses questionnements. Négocier, ce n’est pas forcer l’autre à adhérer à son propre point de vue. Face à votre réceptivité, votre acheteur potentiel sera plus susceptible de se confier sur ses attentes et ses blocages et d’être moins sur la défensive.

Les théories sur la communication gestuelle ne manquent pas. Les mouvements de votre interlocuteur et la posture qu’il adopte pendant les discussions sont révélateurs de ses pensées, parfois à mille lieues de ce qu’il laisse entendre. Observez-le : a-t-il les bras croisés ? Fronce-t-il les sourcils ? Ou se penche-t-il plutôt vers vous, l’air avenant ? Connaître la signification de cette gestuelle peut constituer un véritable atout, car elle vous donne une longueur d’avance sur le négociateur. À vous de l’utiliser à votre avantage !

Enfin, mettez-vous à la place de l’acheteur. Il est très enrichissant d’inverser les rôles et de voir la situation sous un autre regard. Vous pourrez ainsi comprendre les réponses de votre interlocuteur, mais aussi les analyser pour mieux vous y adapter. Que feriez-vous si vous étiez de l’autre côté de la table ? Comment réagiriez-vous à telle ou telle proposition ? Dans toute communication, l’empathie est votre alliée. Elle l’est d’autant plus au cours des négociations commerciales.

3. Instaurez la confiance

C’est ce que n’importe quel vendeur recherche : la confiance de ses prospects et de ses clients. Personne n’achète un produit à une marque ou à une entreprise à laquelle il ne fait pas confiance.

Favorisez le mimétisme. Calquez-vous sur votre interlocuteur : choisissez le même code vestimentaire, la même gestuelle… Votre acheteur potentiel doit avoir l’impression d’entrer en territoire connu (et non en territoire hostile !).

Montrez à votre client que vous êtes fiable. Partagez votre expérience. À titre personnel, prouvez-lui que vous avez les compétences nécessaires pour l’aider. Au sens plus large, mentionnez les clients qui ont déjà fait confiance à votre entreprise et qui sont satisfaits du service fourni.

Autre technique : ne soyez pas avare en conseils. Le prospect en conclura que vous avez ses intérêts à cœur et vous verra comme un véritable expert. Il sera donc deux fois plus disposé à vous écouter !

4. Soyez persuasif et maîtrisez les techniques d’influence

La persuasion consiste à présenter les avantages d’un achat sans manipuler l’autre. Il existe une pléthore de techniques pour influencer l’interlocuteur à se rallier à votre point de vue. Le recours à des vérités universelles est par exemple un bon moyen d’ancrer son argumentation. Même les négociateurs plus méfiants auront plus de difficultés à contester des faits largement admis.

Faites un pas vers votre interlocuteur. Face à ce geste gratuit, l’acheteur potentiel aura un sentiment d’endettement envers vous et il voudra immédiatement rétablir l’équilibre de la situation en faisant de même. C’est ce qui s’appelle la règle de la réciprocité. L’essentiel, au final, est de trouver un terrain d’entente qui convient à tout le monde.

De nombreux logiciels de coaching commercial peuvent vous aider à uniformiser la formation de vos commerciaux aux techniques de vente et de négociation en entreprise. Pensons notamment à vPlaybook ou encore à WorkRamp.

5. Dépassez les blocages liés au prix

Notre enquête sur les attentes des acheteurs le montre, le prix est très souvent le sujet qui fâche. Votre acheteur potentiel n’est pas prêt à dépasser un certain budget pour votre produit ou ce qu’il pense qu’il va lui apporter.

Pour aller au-delà du prix, il convient d’adopter une autre approche. Soulignez la valeur ajoutée associée à ce que vous vendez. Imaginons que vous commercialisez une plateforme de gestion du temps. Votre prospect est intéressé par votre solution, car elle centralise plusieurs fonctionnalités qui sont actuellement éparpillées dans son entreprise. En lui prouvant par A + B que la plateforme l’aidera également à gagner du temps, à découvrir les tâches les plus chronophages et à optimiser son organisation, vous lui apportez des informations nouvelles auxquelles il n’aurait peut-être pas pensé, mais qui le pousseront peut-être à se décider.

En derniers recours, soyez prêt à faire des concessions (tout en connaissant vos limites, comme nous l’avons dit plus haut). C’est l’essence même d’une négociation : chaque partie souhaite obtenir le plus de valeur possible en faisant le moins de sacrifices.

Les techniques de négociation commerciale, des armes redoutables sur le marché actuel

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Vous l’aurez compris, la négociation en entreprise, ça ne s’improvise pas ! Pour mener à bien une négociation avec votre acheteur potentiel, il faut être bien préparé, vous concentrer sur les émotions du négociateur adverse, trouver les bons arguments pour instaurer la confiance et influencer les décisions, au-delà des préoccupations liées au prix. Un savant mélange de compétences qui fera mouche et qui vous permettra de vous distinguer de la concurrence, moyennant une bonne dose de patience !

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Vous voulez en savoir plus sur la négociation ? Parcourez notre article qui explique comment gérer les objections de vos prospects avec un outil de CRM ou bien lisez nos prévisions sur l’avenir des relations client.

 

Mehr Reichweite und Verkäufe mit Social Media Marketing-Software

Social Media Marketing-Software

Social Media Marketing-Software

Es ist noch nicht lange her, da galt Social Media als der wichtigste Kanal für Unternehmen, die ihre Reichweite erhöhen wollten. Aber nicht immer stellte sich trotz makelloser Konzepte und zugkräftiger Influencer der gewünschte Erfolg ein. Heute ist Social Media Teil des Alltags vieler Menschen und auch für Unternehmen liegen mittlerweile fundierte Forschungsdaten vor. Wie aber kann Social Media Marketing-Software dabei helfen, noch mehr Menschen auf den sozialen Plattformen auf Unternehmen und Produkte aufmerksam zu machen? Und was hat es mit Social Media Monitoring-Software auf sich? Dieser Beitrag zeigt, was Unternehmen im social web noch erfolgreicher macht.

Warum ist Social Media so beliebt?

Kaum eine Frage ist komplexer, denn Social Media trifft den Nerv eines Urbedürfnisses aller Menschen: Sich auszutauschen, sich zu gemeinsamen Interessen zu vernetzen und schöne Momente zu teilen kennzeichnet den Menschen als soziales Wesen und ist heute durch die Technologie in Form von sozialen Netzwerken noch einfacher und globaler möglich. Daneben gibt es aber auch eine biochemische Komponente, die ebenfalls für die Beliebtheit der sozialen Medien sorgt. Die Mechanismen von Social Media, bei denen Nutzer unvorhergesehen mit neuen Informationen versorgt werden, sorgen im Gehirn für die Ausschüttung von Dopamin, das als wirksame Belohnung fungiert und positiv verstärkend dazu führt, dass der Nutzer stets nach einem neuen Informations-„Kick“ sucht. Social Media-Nutzer freuen sich also über den stetigen Strom an neuen Informationen.

Perfekt konstruierbare Selbstpräsentation

Während es in persönlichen Gesprächen unmöglich ist, eine Fassade dauerhaft aufrechtzuerhalten, ist dies in Social Media-Posts kein Problem. Beim Erstellen von Postings haben Nutzer schließlich genau das, was es in persönlichen Gesprächssituationen nicht immer gibt, nämlich ausreichend Zeit. Jedes Detail des Postings kann vom erstellenden Nutzer in Ruhe so lange manipuliert werden, bis es dem gewünschten Außenbild entspricht. Es ist ein zutiefst verwurzeltes soziales Bedürfnis, persönliche Informationen mit anderen zu teilen, nicht zuletzt, um mit anderen Menschen in Kontakt zu bleiben. Positive Feedbacks von anderen Nutzern wirken dabei als Bestätigung für das Selbstbild und verbessert das Selbstwertempfinden. Unternehmen, die ihre Zielkunden aufmerksam für die Erstellung von Personas sondieren, erhalten hier einen authentischen Blick auf die Wünsche ihrer zukünftigen Leads.

Was dies für Unternehmen bedeutet:

Social Media-Plattformen eignen sich allein schon deswegen als Kanal für das Online-Marketing, weil die darauf aktiven Nutzer nicht nur eine hohe Eigenmotivation zur Selbstdarstellung und Interaktion mitbringen, sondern auch gezielt nach Produkten oder Dienstleistungen suchen. Gerade in Form von Likes, Sharing, Markierungen oder Ähnlichem verbreiten sich die zur Kampagne gehörenden Inhalte wie von selbst durch die Hand der Nutzer. Denn die Freude am Interagieren besitzen die Nutzer, weil sie Beziehungen aufrechterhalten oder vertiefen möchten. Auch die Reziprozität von Aktionen sollte von Unternehmen bedacht werden, denn die meisten Nutzer fühlen sich verpflichtet, jemandem, der ihnen eine Direktnachricht schreibt oder ein Like vergibt, dies zurückzugeben. Unternehmen profitieren hier, wenn diese Gegenleistung beispielsweise mit dem Eintragen in eine E-Mail-Liste verbunden wird.

Warum eine Social Media-Software?

Dies meisten Social Media-Plattformen besitzen ein übersichtliches, extrem benutzerfreundliches Backend, warum also eine gesonderte Software zur Verwaltung des Unternehmensprofils beschaffen? Wer gleich auf mehreren Plattformen interessante Zielkunden identifiziert, spart mit einer Social Media-Software viel Verwaltungsaufwand. Die meisten Produkte erlauben das Verwalten mehrerer Accounts unterschiedlicher Plattformen und sogar noch mehr. Unternehmen, die ihre Social Media-Profile per Redaktionsplan füllen, können alle im festgelegten Zeitraum zu erscheinenden Posts bereits im Voraus für mehrere Mitarbeiter erstellen und dann per Software zum Wunschtermin ausliefern. Dies spart nicht nur viel Zeit, sondern erleichtert auch das einheitliche Gestalten von Kampagnen.

Soziale Medien dienen trotz allem nicht nur dem Online-Marketing, sondern ermöglichen nicht zuletzt die direkte Kommunikation mit dem Kunden. Allein deswegen sollten Unternehmen beispielsweise einen LinkedIn-Account nutzen, denn die Reaktionszeit ist auf sozialen Kanälen nochmals geringer als bei E-Mails. So lassen sich Fragen noch schneller beantworten.

Was kann Social Media Marketing-Software?

Das Spektrum an Features ist breit: Vom Social Media-Kalender, der die Redaktionsplanung an einem Ort zusammenführt, bis zur umfassenden Verkaufs-Suite mit Fokus auf Social Media steht Unternehmen eine riesige Produktvielfalt zur Auswahl. Egal, ob ein Bild, ein Podcast, ein Video oder ein anderes Format gepostet werden soll, eine Social Media Marketing-Software kann je nach Produkt eine Vielzahl von Formaten handhaben.

Weil auch die Kommentare und weitere vom Nutzer durch die Interaktion zustande gekommenen Daten von der Social Media Marketing-Software gesammelt werden können, erhalten Unternehmen hier noch mehr Einblick in die Zielkunden. Hinzu kommt, dass zahlreiche Produkte bereits eine Monitoring-Funktion besitzen und damit mehr über Verhalten und Interessen der Nutzer erfahren können. Gerade für Unternehmen, die ihr Social Marketing erst beginnen, reichen diese Analysemöglichkeiten oft bereits aus und können zu einem späteren Zeitpunkt durch eine Social Monitoring-Software ersetzt werden. Ähnlich interessant sind auch Produkte mit Social Listening-Funktion, mit denen die Entwicklung von Trends beobachten lassen. Wer noch mehr über seine Zielkunden wissen möchte, findet ausgewiesene Social Monitoring-Software, die solche Analytik nicht nur plattformübergreifend bietet, sondern sogar Online- und Offline-Kanäle miteinander verbinden kann.

Soziales Verkaufen im Internet individuell angepasst

Dass Verkäufe vor allem auf Basis persönlicher Beziehungen zustande kommen, hat sich auch mit der Verbreitung des Internets nicht geändert. Aber diese neuen Kommunikationsstrukturen erhalten durch soziale Plattformen ganz neue Möglichkeiten.

Social Selling richtet sich als Strategie weniger an Marketingabteilungen als an Sales, wo per Social Media potentielle Kunden persönlich gepflegt werden. Diese Herangehensweise kann nur dann erfolgreich sein, wenn entsprechende Interessenten auf sozialen Plattformen gefunden werden, die auch gepflegt werden können. Hier stehen die persönlichen Interessen und Herausforderungen des einzelnen Zielkunden im Fokus – und verlangen nach einer ebenso individuellen Kommunikation. Heute schon steht eine große Zahl an Social-Selling-Softwarelösungen bereit, die leistungsstarke Funktionen gleich mit an Bord haben.

Welche Software ist die Richtige?

Ohne Frage gehört Social Media heute in die Online-Marketingstrategie eines jeden Unternehmens. Eine effiziente Organisation kommt jedoch nicht ohne eine geeignete, auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Social Media Marketing-Software aus. In der Fülle der möglichen Produkte die Wahl zu treffen ist daher denkbar schwierig. Eine gute Struktur sowie der Vergleich mehrerer infrage kommender Produkte sind dabei entscheidend.