7 kostenlose E-Commerce-Tools für den Erfolg deines Onlineshops

Kostenlose E-Commerce-Tools

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Der Boom des Onlinehandels ist ungebrochen, Verbraucher schätzen die Bequemlichkeit. Daraus ergeben sich tolle Vertriebsmöglichkeiten für kleinere Erzeuger und Manufakturen. Egal, ob Kunsthandwerk, Gebrauchtwaren oder reines Online-Business: Der Onlinehandel steht inzwischen so gut wie jedem offen, der Zugang zum Internet und einem Laptop hat.

Kostenlos nutzbare Marktplätze und Marketing-Instrumente machen es möglich, ganz einfach und beinahe völlig risikolos einen Onlineshop einzurichten. Was Kunden wirklich wollen, wie man den richtigen Markt ermittelt oder Aufgaben am besten verwaltet: Für alles gibt es hilfreiche Tools. Hier haben wir ein paar zusammengestellt, um die Aufgabe noch weiter zu vereinfachen und zu vergünstigen.

1. Toggl

Jeder Unternehmer, jede Unternehmerin weiß: Zeit ist Geld. Eine vernünftige Zeiterfassung erlaubt es einem, das tägliche Arbeitspensum zu strukturieren. Am besten geht das mit Zeiterfassungshelfern wie Toggl. In der kostenlosen Variante kann man Projekte anlegen, den Zeitaufwand im Blick behalten und sogar einfache Berichte erstellen. Mit Toggl sieht man ganz einfach, welche Aufgaben die wahren Zeitfresser sind und kann später, wenn das Unternehmen wächst, effizienter delegieren. Auch wenn Toggl aktuell nur auf Englisch verfügbar ist, ist es so intuitiv, dass sich daraus eigentlich keine Probleme ergeben sollten.

Kostenlose E-Commerce-Tools Toggl

2. Buffer

Für Onlineshops und Ladengeschäfte gilt gleichermaßen: Sie können nur dann erfolgreich sein, wenn ihre Kunden sie auch finden. Social-Media-Plattformen wie Twitter, Facebook oder Instagram sind perfekte Multiplikatoren, über die Firmen ihre Zielmärkte gezielt ansprechen können. Das Geheimnis einer erfolgreichen Social-Media-Präsenz ist, dass sie ihre Follower bei der Stange hält. Dafür muss man aktiv sein – und natürlich interessant. Man kann sich selbstverständlich regelmäßig von seinem Kalender daran erinnern lassen, dass man bitte schön neuen Content zu erstellen hat. Oder man macht es sich leicht und nutzt eine Lösung wie Buffer, um Posts vorzubereiten und automatisiert zu veröffentlichen. Der Wermutstropfen: Es ist leider nur auf Englisch verfügbar. Dafür ist Buffer aber für Einzelpersonen kostenlos, also nichts wie ran und einfach mal ausprobieren.

3. Hubspot CRM

Ganz sicher braucht nicht jedes kleine Unternehmen ein CRM. Aber wenn die Geschäfte erst Fahrt aufnehmen, steigt die Zahl der Kunden, Lieferanten und Partner plötzlich sprunghaft an. Branchenführer im Bereich der CRM-Systeme ist Salesforce, für kleine E-Commerce-Firmen ist das aber, als würde man mit Kanonen auf Spatzen schießen. Und dann muss man die Kanonen auch erst noch kaufen. HubSpot CRM ist ein Google Partner-Plugin mit einem kostenlosen, intuitiv nutzbaren CRM. So ist das Verwalten aller Interaktionen ein Kinderspiel und es geht keine Gelegenheit mehr in den Wirren des Alltags unter.

Kostenlose E-Commerce-Tools Hubspot CRM

4. LastPass

Schon im Privatleben häufen wir alle Unmengen an Passwörtern an, im Online-Vertrieb gilt das gleich doppelt und dreifach: Buchungs-Apps, Verkaufsplattformen, Marketing-Tools, Social-Media-Kanäle und wer weiß, was noch alles. Das kann man einerseits nicht sicher alles im Kopf behalten, andererseits sollte man es aber auch nicht einfach in einer digitalen Notiz irgendwo abspeichern. LastPass ist eine zentrale, sichere Ablage, in der alle Passwörter mit einem Masterpasswort hinterlegt werden können. Das ist nicht nur sicher, es beschleunigt auch noch das Einloggen. Sogar die Stiftung Warentest ist überzeugt.

Kostenlose E-Commerce-Tools LastPass

5. SendinBlue

Für den Erfolg eines Online-Handels ist es von grundlegender Bedeutung, sich von der Konkurrenz abzusetzen. Es gibt buchstäblich Millionen von Wettbewerbern. Eine hohe Kundenloyalität ist da für ein profitables Unternehmen unerlässlich. Das E-Mail-Marketing ist ein guter Weg, die Beziehungen persönlicher zu gestalten. Mit zielgerichteten Kampagnen lässt sich Content an den Mann oder die Frau bringen, der die angesprochenen Kund*innen tatsächlich interessiert. Das aus Frankreich stammende Tool SendinBlue erlaubt schon in der kostenlosen Version unbegrenzt viele Kontakte und den täglichen Versand von bis zu 300 Mails.

6. Bitly

Social Media-Posts sollten keine endlos langen Links enthalten. Dann finden Leser*innen sich nicht zurecht und das elegante Textbild ist dahin. Bitly verkürzt die unhandlichen Strings in kurze Blöcke, die sich stilvoller einfügen lassen. So werden persönliche Nachrichten persönlicher, E-Mails leichter erfassbar und das Nutzererlebnis noch ein Stück runder. Und sie passen sogar in Tweets.

7. Feedly

Ganz allgemein ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, und sei es nur, um beim Glühwein mit den Nachbarn auch mitreden zu können. Betreibt man einen Onlineshop, gewinnt das noch weiter an Bedeutung: Was trendet zurzeit, wie entwickelt sich meine Branche, welche Themen beschäftigen meine Kund*innen? Feedly ist eine hilfreiche App, die Nachrichten und Google Alerts organisiert und mit schlichter Nutzerfreundlichkeit glänzt. So lassen sich Branchentrends beobachten und durch die Erstellung von relevanten Inhalten die Reichweite verbessern.

Kostenlose E-Commerce-Tools Feedly

Mit welchen kostenlosen Tools betreibst du dein Online-Business?

Das Internet ist voll von Ressourcen, die einem das Leben erleichtern und gleichzeitig die Kosten minimieren. Wir haben hier gezielt Gratislösungen vorgestellt, mit denen das finanzielle Risiko minimiert werden kann. Alle genannten Lösungen sind auf Deutsch verfügbar, es sei denn, wir haben in der jeweiligen Beschreibung etwas anderes ausdrücklich erwähnt. (Das betrifft Toggl und Buffer).

Jetzt wollen wir wissen: Welche Tools erleichtern dir den Alltag? Welche Anwendungen willst du nicht mehr missen? Gibt es kostenlose E-Commerce-Tools, von denen du ganz besonders überzeugt bist? Wofür bezahlst du gerne gutes Geld, ganz einfach, weil der Mehrwert stimmt? Erzähl es uns in den Kommentaren.

Weitere Informationen über kostenlose E-Commerce-Tools

Neben den hier vorgestellten kostenlosen Lösungen gibt es natürlich noch eine Menge Software, mit der man seine Prozesse vereinfachen, Kunden anziehen und binden oder ein attraktives „Schaufenster“ gestalten kann. Hier auf GetApp finden sich weitere Informationen, die von großem Nutzen sein könnten:

  • Unser Verzeichnis für E-Commerce-Software stellt die beliebtesten Anwendungen in dem Bereich vor.
  • Unter anderem finden sich dort auch Nutzerbewertungen, sodass du die Katze nicht im Sack kaufen musst. Hilfreich, oder?

Comment améliorer l’expérience employé : 3 techniques inspirées de l’expérience client

expérience employé

expérience employé

Alors que le taux de turnover des employés (à savoir, le taux de rotation du personnel d’une entreprise) est à la hausse ces dernières années, les PME ont de plus en plus de mal à gérer leurs talents, et les rémunérations et les avantages génériques ne sont pas la réponse à leurs problèmes.

Plus que jamais, les PME doivent réfléchir sérieusement à la façon dont elles peuvent offrir une expérience employé (EX en anglais) de qualité et cohérente avec leur image, pour convaincre les employés actuels de leur rester fidèles, mais aussi motiver d’autres collaborateurs à les rejoindre.

En d’autres mots, les PME doivent repenser l’expérience employé.

Bien sûr, c’est plus facile à dire qu’à faire… En effet, cette approche requiert d’associer la culture, les processus et les technologies propres à une entreprise dans un éventail de solutions personnalisées proposées aux points clés de la vie des employés. Le tout dans une vision à long terme.

Heureusement, il existe un modèle à suivre, une tactique bien établie mise en œuvre depuis des années par les équipes de vente, de marketing et de service client : l’expérience client (CX en anglais).

3 techniques inspirées de l’expérience client pour améliorer l’expérience employé

1. Renforcez le feedback de vos collaborateurs avec la “voix de l’employé”

Pour offrir une expérience optimale à vos collaborateurs, vous avez besoin de connaître leur avis. Vous devez donc récolter régulièrement des feedbacks honnêtes et complets donnés à chaud.

N’espérez pas construire une bonne stratégie EX à partir des résultats d’un sondage annuel adressé à l’ensemble de votre personnel, car les priorités et les sentiments des travailleurs changent régulièrement. Il est essentiel de collecter les opinions à des moments précis : elles refléteront mieux la réalité de votre entreprise.

Et pour mieux analyser ces changements d’opinion et gérer les frustrations qu’elles peuvent engendrer,  les équipes de marketing et de vente recourent à ce que l’on appelle en anglais voice of the customer, ou “voix du client”, aussi appelée VOC.

Pour Gartner, la VOC recouvre la collecte, l’enregistrement et l’analyse des retours clients directs, indirects et inférentiels.

En ressources humaines, cette approche est devenue voice of the employee (VOE), ou “voix de l’employé” en français : elle fonctionne de la même manière, mais s’applique au sein d’une entreprise. Selon Gartner, la VOE exige de récolter quatre types de feedback auprès des employés. À partir des résultats obtenus, on peut créer une stratégie d’expérience employé adaptée (étude complète disponible pour les clients Gartner).

Les grandes sociétés sont déjà convaincues par la VOE : Gartner prévoit que 35 %  des entreprises employant plus de 5 000 personnes auront adopté cette approche en 2022 (résultats complets disponibles pour les clients Gartner). Vous pouvez dès à présent suivre le mouvement en récoltant du feedback en temps réel pour améliorer la stratégie de motivation de votre personnel et, par la même occasion, l’expérience employé.

Les 4 types de retours nécessaires pour entendre la VOE

Motivation des collaborateurs

Si vous ne mesurez pas encore l’engagement de vos employés par des sondages, vous êtes à la traîne. Commencez par vous doter d’un bon outil et pensez à collecter trois types de retours : direct, indirect et inférentiel.

Feedback direct

Qu’ils s’agissent de rapides sondages en fin de mois ou d’entretiens individuels réguliers, vous avez besoin d’un système de récolte et d’enregistrement des retours que vos employés vous donnent à différents moments de l’année (semaine, mois, année).

Feedback indirect

Pensez à tous les canaux par lesquels vos collaborateurs peuvent communiquer leur ressenti professionnel : e-mails ou Slack en interne, réseaux sociaux et Glassdoor partout ailleurs. Vous devez absolument être à l’écoute des sentiments de vos équipes et détecter les changements d’opinion sur ces canaux. Envisagez d’investir dans un outil d’écoute des réseaux sociaux pour commencer.

Feedback inférentiel

Le retour inférentiel recouvre tout ce que vous pouvez comprendre à partir des actions de vos collaborateurs plutôt que sur la base de leurs paroles ou de leurs écrits. Pour récolter ces informations, vous devez garder à l’œil la motivation de vos employés via vos applications métiers ou analyser les tendances des tickets de support techniques, par exemple.

expérience employé

2. Segmentez votre public cible en définissant les personas de vos collaborateurs

Chacun de vos collaborateurs est unique, mais faites-vous en sorte qu’ils se sentent uniques dans votre structure ? Probablement pas.

De l’accueil au bilan des performances en passant par les promotions, vos travailleurs passent sans doute tous par les mêmes étapes clés durant leur parcours au sein de votre entreprise. C’est le cas dans la plupart des sociétés. Malheureusement, cette approche généraliste ne fonctionne pas pour construire une expérience employé véritablement personnalisée.

C’est ici que le concept de “persona” entre en jeu.

Développé à l’origine dans le cadre de l’expérience client, le persona est un instantané des comportements, des motivations, des émotions, des intérêts et des valeurs d’un groupe d’individus. Ce profil est déterminé à partir d’une série d’informations sur ces individus. Les entreprises utilisent les personas pour comprendre comment différents groupes de clients interagissent avec elles.

En utilisant toutes les données que vous avez rassemblées grâce aux retours de vos collaborateurs, vous pouvez définir une série de personas correspondant à différents types d’employés pour mieux comprendre comment adapter l’expérience employé à chacun.

expérience employé
Exemple de persona (source)

Selon Gartner, pour créer des personas précis et aller au-delà des simples intitulés de poste, les responsables RH devraient se poser 7 questions à propos des employés d’une entreprise (étude complète disponible pour les clients Gartner) :

  • Comment voient-ils leur travail ? (p. ex. “vivre pour travailler” ou “travailler pour vivre”)
  • Quelle est la nature de leur environnement de travail ? (p. ex. intervenants de première ligne et travailleurs à domicile)
  • Quel type de travail exécutent-ils ? (p. ex. routinier ou varié, collaboratif ou individuel)
  • Quelle est leur attitude envers la technologie et quelles sont leurs aptitudes dans le domaine ?
  • Quelle est leur attitude envers les changements organisationnels ?
  • Quel est leur niveau d’influence organisationnelle ? (p. ex. cadres vs stagiaires)
  • Qu’est-ce qui les pousse à agir, à se dépasser, à évoluer personnellement ?

Prenez le temps de répondre à ces questions au sujet de vos collaborateurs. Les réponses devraient vous permettre de définir au moins 3 à 5 personas employés.

Par exemple, vous pourriez découvrir un profil d’anticonformiste indépendant, très à l’aise avec la technologie et capable de trouver ses propres solutions lorsque l’entreprise ne lui en propose pas. Ou bien un profil de sceptique, qui pose énormément de questions et résiste fortement au changement.

En établissant et en exploitant des personas bien définis, vous pourrez concevoir des expériences employé plus adéquates et mieux anticiper les réactions et les comportements de chacun des segments de collaborateurs de votre entreprise.

3. Établissez le parcours employé pour cibler les points à améliorer

Les spécialistes des RH connaissent bien le concept de cycle de vie de l’employé, c’est-à-dire les phases par lesquelles chaque collaborateur passe depuis son repérage ou son recrutement jusqu’à son départ.

Mais quelles sont les étapes précises dans votre entreprise ? Quel est le ressenti de vos collaborateurs par rapport à ces jalons ? Ces étapes se recoupent-elles ou se chevauchent-elles d’une manière cohérente ? Les réponses à ces questions sont souvent assez floues.

Pourtant, en déterminant le parcours employé (par analogie au parcours client) dans votre entreprise, vous pouvez identifier les points à travailler pour améliorer leur expérience.

Pour commencer, identifiez les phases clés par lesquelles chaque collaborateur passe dans votre entreprise. En voici un exemple :

  1. Repérage et recrutement
  2. Préparation de l’accueil
  3. Accueil
  4. Rémunération et avantages sociaux
  5. Formation continue et développement
  6. Motivation, communication et implication
  7. Récompenses et reconnaissance
  8. Planification, évaluation et bilan des performances
  9. Progrès et promotion
  10. Retraite, fin de contrat ou démission

Ensuite, pour chaque phase identifiée et pour chaque persona précédemment défini, déterminez : 1) le résultat visé et 2) les écarts entre l’expérience actuelle et l’expérience idéale.

Les résultats de cet exercice pourraient vous surprendre. Vos nouvelles recrues veulent peut-être plus d’information sur ce à quoi s’attendre avant leur premier jour de travail. Ou alors, vos outils de formation et de motivation sont peut-être détestés de vos collaborateurs, qui les évitent comme la peste.

Quoi que vous découvriez, mettez un point d’honneur à améliorer en priorité les éléments qui empêchent vos employés de bien exécuter leurs tâches et donc de générer de la valeur pour votre entreprise. Ensuite, efforcez-vous de créer des expériences naturelles, ou même qui passent inaperçues, plutôt que de tabler sur des actions surfaites et trop flagrantes.

Il faut traiter vos employés comme de bons clients

Vous l’aurez compris : vos employés sont tout aussi importants que vos clients (voire plus !) et vous devez en prendre soin, et ça passe par l’amélioration de l’expérience employé et de la satisfaction du personnel. Des outils sont même à votre disposition pour vous aider dans cette démarche.

Appuyez-vous sur les meilleures pratiques tirées de l’expérience client pour mieux comprendre vos collaborateurs et déterminer quelles actions auront le plus d’impact sur leur vécu au sein de votre entreprise. En définitive, si toutes les leçons tirées de l’expérience client sont utiles pour l’expérience employé, c’est parce qu’elles ont un point commun : elles concernent des personnes.

Wie misst man den Projekterfolg? Kriterien zum Einhalten von Zeitplan und Budget

Projekterfolg Titel

Wenn du fünf Leute danach fragst, wann ein Projekt ihrer Definition nach fehlgeschlagen ist, wirst du vermutlich fünf unterschiedliche Antworten erhalten. Das Scheitern eines Projekts ist subjektiv und hängt davon ab, welche Kriterien für den Projekterfolg angelegt und welche Messgrößen verwendet werden, um seine Performance während und nach der Durchführung zu beurteilen.

Ein Projekt kann als Erfolg gewertet werden, wenn der geplante Zeitrahmen eingehalten wird, ein anderes, wenn das ursprüngliche Budget nicht überschritten wird, und ein drittes, wenn der Projektumfang klar umrissen bleibt und sich nicht schleichend erweitert (Scope Creep). Doch wenn jemand anderes den Erfolg nach der mit Projekten zusammenhängenden Kundenzufriedenheit wertet und die Erwartungen der Kunden nicht erfüllt wurden, könnte jedes dieser Projekte auch als Fehlschlag bezeichnet werden.

Weil Misserfolge subjektiv sind, ist es umso wichtiger, Erfolgskriterien für einen Projektplan festzulegen. Noch wichtiger ist es, dass alle Beteiligten sich auf eine Erfolgsdefinition einigen und mit ihr vertraut sind.

Alles andere kann zu Missverständnissen, Unzufriedenheit und letztendlich der Aufspaltung von Teams in isolierte Fraktionen führen – ein Rezept für Ineffektivität.

Wenn jedoch alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten und sich einig sind, wo die Prioritäten liegen, kann jedes Projekt einen Mehrwert liefern.

Projekterfolg Titel

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit fünf Kriterien für den Projekterfolg, die üblicherweise genutzt werden, um den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts zu messen, sowie Tools zur Performance-Beurteilung vorstellen.

So misst du den Projekterfolg

1. Inhalt und Umfang

Bei Inhalt und Umfang eines Projekts geht es um die erwarteten Ergebnisse und um die Arbeit, die notwendig ist, um diese Ergebnisse zu erzielen: Welche spezifischen Ziele, Produkte, Arbeitsergebnisse oder Funktionen soll ein Projekt liefern? Welche Aufgaben, Deadlines und Kosten sind dazu erforderlich?

Falls Inhalt und Umfang zu Beginn des Projekts noch nicht vollständig definiert sind, sollten sie nicht dein primäres Erfolgskriterium sein. Vergiss nicht: Ein Hauptmerkmal von Agile ist das Fehlen vollständig definierter Anforderungen vor dem Projektstart, also sollten agile Projekte auch andere Messgrößen nutzen.

Wenn du den Umfang eines Projekts erweiterst, musst du auch das Budget und/oder den Zeitrahmen erweitern. Häufig erweitert sich der Projektumfang schleichend, wenn Beteiligte Anforderungen während der Projektdurchführung hinzufügen möchten, ohne an anderer Stelle auf etwas zu verzichten.

DAS RISIKO:  Das Project Management Institute (PMI) gab in der Studie „Pulse of the Profession“ 2018 bekannt, dass im vergangenen Jahr 52 % der Projekte vom Scope Creep betroffen waren.

 So kannst du Projektumfang und -inhalt kontrollieren: Erstelle während der Projektplanung in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten einen Projektstrukturplan, der …

  • alle Projektanforderungen identifiziert
  • Anforderungen in kleinere Leistungen unterteilt
  • aufschlüsselt, welche Aufgaben (und zentralen Ressourcen*) zum Erreichen von Zielen erforderlich sind
  • die zur Erfüllung jeder Aufgabe benötigte Zeit abschätzt
  • den kritischen Pfad des Projekts festlegt

* Ressourcen spielen eine wesentliche Rolle, um den Umfang deines Projekts festzulegen. Du musst die Verfügbarkeit deines Teams, die Nutzung wichtiger Ressourcen und den Einfluss von Vergütungssätzen auf das Budget kennen.

Sobald der kritische Pfad feststeht und du weißt, wie Ressourceneinschränkungen den Projektplan beeinflussen, kannst du das Projekt mithilfe von Gantt-Diagrammen visualisieren.

Wenn das Projekt visuell in einem Kalender angezeigt wird, können alle Beteiligten den Umfang gut überblicken und sehen, welche Zeit und welches Budget für bestimmte Anforderungen zugewiesen wurden.

Gleichzeitig dienen Gantt-Diagramme auch als Tracking-Tool für das Projekt: Manager können mit ihnen die Performance im Blick behalten und sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Projekterfolg Projektzeitplan und das Budget einhalten

Ein Wrike-Gantt-Diagramm zur Einführung einer Naturkosmetikserie (Quelle)

2. Zeitplan

Die Zeitleiste für dein Projekt umfasst nicht nur das Abschlussdatum (beziehungsweise den Termin für die Produkteinführung), sondern auch wichtige Meilensteine und Aufgaben-Deadlines, die zum Gelingen erforderlich sind.

Der häufigste Grund dafür, dass Projekte den ursprünglichen Zeitrahmen überschreiten, sind überarbeitete Mitarbeiter. Du solltest nicht erwarten, dass sich Mitarbeiter zu 100 % einem Projekt widmen, sondern Gartner zufolge realistischerweise einschätzen, dass sie etwa 33 % ihrer Zeit für Projekte aufwenden können.

In „Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk“ (Gartner-Kunden steht der vollständige Bericht zur Verfügung) schreiben die Analysten Robert Handler und Mbula Schoen:

„Andere zu zwingen, zu hohe Verpflichtungen zu übernehmen und von einer Aktivität zu einer anderen, davon unabhängigen Aktivität zu springen, kostet 20 Minuten bis zu zwei Stunden, was die Effizienz und Effektivität der Projektarbeit betrifft.“

Um zu verhindern, dass dein Zeitrahmen überschritten wird, musst du Pufferzeiten einplanen.

Wenn der Zeitplan der wichtigste Erfolgsfaktor ist und du merkst, dass ihr allmählich nicht mehr im Zeitrahmen liegt, musst du das Budget erhöhen und weitere Mitarbeiter engagieren, um den Zeitverlust auszugleichen, oder den Projektumfang senken, um so viel wie möglich bis zur Deadline zu erreichen.

DAS RISIKO:  Das Project Management Institute (PMI) erwähnt in der Studie „Pulse of the Profession“ 2018, dass im vergangenen Jahr 48 % der Projekte nicht im ursprünglich angedachten Zeitrahmen abgeschlossen wurden.

 So überwachst du den Zeitplan: Es gibt zahlreiche Tools, die dir dabei helfen können, den Projektzeitplan zu verfolgen, beispielsweise Gantt-Diagramme und Kalender. Dabei darf nicht vergessen werden, dass du auch Ressourcenbeschränkungen überwachen muss.

Zu den Leistungskennzahlen, mit denen du den Projektfortschritt kontrollieren kannst, gehören:

  • Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben
  • Überfällige Projektaufgaben
  • Verpasste Meilensteine
  • Performance-Index für Zeitpläne: Fertigstellungswert (Earned Value, EV) / Planwert (Planned Value, PV)

Projekterfolgskriterien: Den Projektzeitplan und das Budget einhalten

Anzeige von Aufgaben und Ressourcenauslastung in TeamGantt (Quelle)

3. Budget

Dein Budget sind die Kosten deines Projekts. Was wirst du für den geplanten Arbeitsaufwand voraussichtlich ausgeben? Welche Geldmittel investierst du in das Projekt?

Wenn Projekte ihr ursprüngliches Budget überschreiten, liegt das fast immer an schlechter Planung. Du musst jede mögliche Ausgabe identifizieren (Löhne, Materialien, Design, Tests usw.), die Kosten für jeden Einzelposten abschätzen und auch die Möglichkeit einplanen, dass etwas schief läuft.

Um Budgetüberschreitungen zu vermeiden, ist es wichtig, Reserven in deinem Budget einzuplanen, nicht nur für den Fall, dass unvorhergesehene Kosten auftreten, sondern auch, falls deine Schätzungen sich als ungenau erweisen.

Die meisten Experten empfehlen Rücklagen in einer Höhe von 10–30 % des Projektbudgets. Falls es sich um ein besonders wichtiges Projekt handelt, ist es ratsam, ein zusätzliches Budget zur Risikobewältigung hinzuzufügen.

Das Budget hängt mit den anderen genannten Erfolgskriterien auf komplexe Weise zusammen. Wenn es der größte beschränkende Faktor ist (wie häufig der Fall ist) und deine tatsächlichen Kosten allmählich die geplanten Ausgaben überschreiten, musst du Kompromisse bei Zeitplan, Projektumfang und/oder Kundenzufriedenheit eingehen, um die Kosten auszugleichen.

DAS RISIKO:  Im vergangenen Jahr wurden laut der Studie „Pulse of the Profession“ 2018 vom Project Management Institute (PMI) 43 % der Projekte nicht im Rahmen des ihnen ursprünglich zugedachten Budgets vollendet.

 So überwachst du das Budget: Um Budgets genau zu überwachen, brauchst du automatisierte Tools und keine Tabellenkalkulationen. Überlege, eine Ausgabendatenbank zu erstellen, um Projektkosten zukünftig genauer einzuschätzen.

Zu den Leistungskennzahlen, mit denen du das Budget deines Projekts kontrollieren kannst, gehören:

  • Planwert
  • Istkosten
  • Fertigstellungswert
  • Kosten-Performance-Index: Fertigstellungswert (Earned Value, EV) / Istkosten (Actual Cost, AC)

Projekterfolgskriterien: Den Projektzeitplan und das Budget einhalten

Anzeige von Performance-Analysen zu Zeit und Materialien in Mavenlink (Quelle)

4. Erreichen von Geschäftszielen

Beim Erreichen von Geschäftszielen geht es darum, wie gut dein Projekt im Vergleich zum Business Case abschneidet. Hat es die erwarteten Vorteile geschaffen (materiell und immateriell)? Wurde die erhoffte Rendite erzielt (ROI)?

Die Digitalisierung hat zu so schnellen und häufigen Veränderungen geführt, dass geschäftliche Probleme oder Ziele, die ursprünglich der Auslöser für ein Projekt waren, sich im Laufe der Zeit verschieben oder sogar ganz verschwinden. Überflüssige Projekte verschwenden Zeit, Geld und Ressourcen und bieten deinem Unternehmen keinerlei Mehrwert.

DAS RISIKO:  Das Project Management Institute (PMI) gibt in der Studie „Pulse of the Profession“ 2018 an, dass im vergangenen Jahr 31 % der Projekte nicht ihre ursprünglichen Geschäftsziele und geschäftlichen Absichten erfüllten.

 So überwachst du das Erreichen von Geschäftszielen: Vermutlich hast du eine Reihe von Projekten, die darauf warten, dass jemand den Startschuss gibt. Bevor du für eines davon grünes Licht gibst, sollte ein abteilungsübergreifender Ausschuss den Business Case überprüfen, um sicherzustellen, dass er noch immer mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

Dabei sollten unter anderem die folgenden Fragen gestellt werden:

  • Ist das Projekt einzigartig?
  • Wo steht das Projekt im Verhältnis zu den Geschäftszielen? (Hat es eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität?)
  • Was ist das Rendite-Risiko-Profil? (Hohes Risiko, hohe Rendite, niedriges Risiko, niedrige Rendite)

Sobald das Projekt gestartet wurde, solltest du die Ziele regelmäßig mit den Geschäftsanforderungen abgleichen, um sicherzustellen, dass das Projekt letztlich einen Mehrwert liefern wird.

Kennwerte für den Projekterfolg

Beispiel-Matrix mit nach Geschäftsziel priorisierten Projekten

5. Kundenzufriedenheit

Die Kundenzufriedenheit bezieht sich darauf, inwieweit Projektergebnisse die Erwartungen erfüllen – oder übertreffen. Dies umfasst die Qualität der Ergebnisse, das allgemeine Kundenerlebnis, den Kundenservice sowie die Kommunikation zwischen internen und externen Beteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus.

Dieses Kriterium für den Projekterfolg ist enorm wichtig und wird dennoch häufig am stärksten vernachlässigt. Spielt es eine Rolle, ob du um einen oder 100 Punkte vorne liegst, wenn beides den Sieg bedeutet? Das kommt auf das Projekt und die anderen angelegten Erfolgskriterien an.

Vergiss dabei jedoch nicht, dass 52 % der Kunden im vergangenen Jahr aufgrund von schlechtem Kundenservice einen Anbieter gewechselt haben, wie die Global Consumer Pulse-Umfrage von Accenture herausfand – und nach einem solchen Wechsel kehren 68 % nicht zum ursprünglichen Anbieter zurück.

 DAS RISIKO:   Laut Gartners Bericht „IT Key Metrics Data 2018“ (für Kunden von Gartner verfügbar) haben 26 % der internen Projektteilnehmer (vom Vorstand bis hin zum IT-Personal) nicht den Eindruck, die Kundenerwartungen angemessen erfüllt zu haben. Sie bewerten ihre Wahrnehmung der Kundenzufriedenheit als „Erwartungen nicht erfüllt“ oder „etwas enttäuschend“.

 So überwachst du die Kundenzufriedenheit: Es gibt mehrere Methoden, um Feedback von deinen Kunden zu erhalten und zu analysieren. Dazu gehören:

  • Social Media Listening
  • Kundenumfragen (einschließlich offener Fragen mit freier Antwortmöglichkeit, nicht nur Bewertungen nach Zahlen)

Projekterfolgskriterien: Den Projektzeitplan und das Budget einhalten

Eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit in Nextiva erstellen (Quelle)

Fazit

„Schnell, günstig oder gut – du darfst zwei davon wählen.“

Dieser Spruch über das bekannte Dilemma ist nicht ohne Grund so beliebt. Er trifft genauso zu (wenn nicht gar mehr als zuvor), wenn die Zufriedenheit der Stakeholder und das Erreichen der Geschäftsziele als zusätzliche Faktoren miteinbezogen werden.

Identifiziere schon frühzeitig während der Planung die einschränkenden Faktoren, die dir bei deinem Projekt am wichtigsten sind, und lege diese als deine Erfolgskriterien fest.

Am wichtigsten ist: Sorge dafür, dass alle Beteiligten gleichermaßen das Ziel verfolgen, in diesem Punkt erfolgreich zu sein, und sich auch aktiv dafür einsetzen.

Nutzt du noch andere Methoden, um den Projekterfolg zu messen? Gibt es andere Erfolgskriterien, mit denen du die Performance auswertest? Erzähl es in den Kommentaren!

 

4 logiciels pour gérer son entreprise à distance

gerer son entreprise a distance

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Le management à distance ? Le rêve de beaucoup d’entrepreneurs qui souhaitent lever le pied une fois que leur business marche bien ! Pourtant, ce rêve peut vite tourner au cauchemar : même si vous déléguez votre affaire à une équipe de gestion à laquelle vous faites confiance, vous risquez d’être hanté par des doutes qui pourraient bien vous gâcher la vie. L’équipe que vous avez choisie est-elle à la hauteur ? Vos finances sont-elles bien tenues ? Vos collaborateurs sont-ils satisfaits ?

Heureusement, il existe de nombreux outils cloud qui vous permettent de faire face à vos doutes et aux défis qui pourraient se poser si vous décidez de prendre vos distances. Dans cet article, nous vous présentons 4 logiciels incontournables gérer son entreprise à distance et prendre soin du recrutement, du planning du personnel, de l’évaluation des performances et de la comptabilité, le tout en coulisses.

Recrutement : Breezy HR

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Breezy HR est un outil RH puissant qui comprend un éventail de fonctionnalités de gestion ainsi que de belles options de recrutement pour vous assurer de toujours engager la meilleure équipe. L’application inclut la gestion des candidatures, la publication d’offres d’emploi, le repérage de candidats et la vérification automatique des références.

Elle vous permet de créer votre propre pipeline de recrutement pour garder un œil sur le parcours de chaque postulant. Vous pouvez envoyer des e-mails, programmer des entretiens et même transmettre vos propositions d’embauche via Breezy HR. Grâce à ses options de publication d’annonces sur des plateformes gratuites et généralistes comme Glassdoor ainsi que sur des sites premiums spécialisés comme LinkedIn, vous pouvez élargir votre recherche de candidats en un seul clic.

Breezy HR propose une option de réunion vidéo pour interviewer les candidats à distance et, grâce à son extension Chrome Extension vous pouvez importer des profils de candidats depuis LinkedIn, Xing, AngelList, Dribbble ou Github. Son analyseur de CV pourrait vite pour devenir indispensable puisqu’il transforme les documents non formatés en profils interrogeables, clairs et complets.

Les applis pour iPhone et Android vous permettent de consulter et de gérer toutes les communications avec vos équipes et vos candidats ou encore de suivre le parcours des postulants depuis votre appareil mobile.

Les petits plus pour gérer son entreprise à distance : la possibilité d’interviewer les candidats par vidéoconférence et les applis iPhone et Android associées.

Intégrations : Twitter, BambooHR, G Suite, LinkedIn, Google Analytics, Facebook, Microsoft Outlook, Google Calendar, Slack, Gmail, Zapier, 1Password et Namely, notamment.

Prix : la version gratuite est accessible à un seul utilisateur, mais prend en charge un nombre illimité de candidats. La version de base revient à 49 $ (un peu plus de 40 €) pour un nombre illimité d’utilisateurs et trois offres d’emploi actives.

Comparez Breezy HR à d’autres logiciels de recrutement

Planning du personnel : TSheets

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TSheets vous aide à vérifier que vos employés se concentrent sur les bonnes tâches au bon moment. L’application gère les heures de travail, les lieux de travail, les codes tâches, les vacances et les mises à jour des projets. Elle permet aussi à vos employés de créer et de modifier leurs propres feuilles de temps par simple message texte.

Vous voulez connaître les heures cumulées de votre équipe ? Utilisez l’appli Crew associée au logiciel. TSheets prend aussi en charge les congés maladie, les vacances et les congés payés. Atout non négligeable, l’option TSheets Scheduling assure le suivi des heures. Vous pouvez créer et revoir les emplois du temps de vos collaborateurs ainsi que leur envoyer des messages, des e-mails et des notifications push en cas de changement. Vous recevez en outre des alertes automatiques lorsque quelqu’un ne s’est pas enregistré pour une tâche assignée.

TSheets pour iPhone et Android permet à vos employés de pointer, de transmettre leurs feuilles de temps, d’enregistrer leurs pauses et bien plus à partir de leurs appareils mobiles. De plus, la fonctionnalité de tracking GPS vous permet de savoir en permanence qui se trouve à quel endroit – pratique, non ?

Les petits plus pour gérer son entreprise à distance : le suivi des heures à distance, les alertes automatiques et les applis iOS et Android.

Intégrations : Expensify, Xero, QuickBooks Online, Gusto, Microsoft Outlook, Google Calendar, QuickBooks, etc.

Prix : La version freemium autorise un utilisateur et un nombre illimité de projets. Pour la version payante de base, il faut compter 20 $ (environ 17 €) de redevance mensuelle + 5 $ (un peu plus de 4 €) pour chaque utilisateur.

Comparez TSheets avec d’autres logiciels de planning du personnel

Évaluation des performances : Trakstar

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Trakstar est un outil cloud d’évaluation des performances des employés qui contient tout ce dont vous avez besoin pour apprécier efficacement la productivité de vos collaborateurs. Parmi ses fonctionnalités de base, on compte le feedback à 360°, la gestion des dossiers des employés, un éditeur de processus d’évaluation, un générateur de rapports de partialité et bien plus encore.

Grâce à l’outil de mesure de la partialité des évaluateurs, vous pouvez améliorer l’objectivité et la précision de vos évaluations. Par ailleurs, la fonctionnalité de rapports en temps réel vous permet de récolter facilement des informations et d’analyser en toute simplicité les performances de vos employés et de repérer les profils les plus intéressants. L’application vous permet en outre de créer des formulaires d’évaluation personnalisés. Avec Trakstar, vous pouvez également établir des objectifs SMART pour vos équipes et créer des flux de travail flexibles. De plus, les responsables et les équipes peuvent (s’ils le souhaitent) ajouter des objectifs à leurs évaluations et suivre leurs propres progrès.

Enfin, l’éditeur de processus d’évaluation de Trakstar vous donne indique votre stade actuel dans un cycle d’évaluation.

Les petits plus pour gérer son entreprise à distance : rappels automatiques par e-mail et reporting

Intégrations : Okta Identity Management, OneLogin et G Suite, notamment.

Prix : selon le nombre d’employés (à consulter). Pas de version gratuite.

Comparez Trakstar avec d’autres logiciels de gestion des performances

Comptabilité : Zoho Books

gerer son entreprise a distance

Zoho Books est un logiciel de comptabilité en ligne conçu pour aider les entreprises à gérer leurs finances partout et à tout moment. Cette application enregistre vos dépenses et vous donne un aperçu clair de l’état de vos finances en distinguant les frais facturables et non facturables. Zoho Books enregistre également les factures, les devis et les notes de crédit, et vous pouvez convertir n’importe quel devis en facture d’un simple clic.

L’une des fonctionnalités les plus intéressantes du logiciel est son intégration avec des passerelles de paiement comme PayPal, Stripe, Braintree, Authorize.Net et autres, ce qui permet de recevoir instantanément le paiement des factures en ligne. Vous pouvez aussi associer Zoho Books à vos comptes bancaires et à vos cartes de crédit pour surveiller l’ensemble de vos transactions (acomptes, transferts de fonds, etc.). Pour les transactions internationales, il vous suffit d’ajouter les devises locales et les taux de change à votre compte.

À partir de l’application Zoho Books pour iPhone et appareils Android, vous pouvez envoyer des devis et des factures à vos clients directement depuis votre mobile. Grâce à votre GPS, vous pouvez aussi calculer vos trajets et les frais associés. Si vous voulez ajouter une image à une note de frais, attachez-la simplement à la dépense correspondante à partir de votre mobile.

Les petits plus pour gérer son entreprise à distance : les applis iOS et Android associées qui permettent de presque tout faire sur un smartphone

Intégrations : avec un grand nombre de plateformes de paiement dont PayPal, Authorize.Net, Braintree, Forte et WorldPay.

Prix : la version de base coûte 9 € par mois (pour 2 utilisateurs). La version la plus utilisée (3 utilisateurs et davantage de fonctions) revient à 19 € par mois. Pas de version freemium disponible.

Comparez Zoho Books à d’autres logiciels de comptabilité

Retour client : pourquoi il faut analyser et exploiter les avis clients

Analyser et exploiter les avis clients

Analyser et exploiter les avis clients

Enfant, vous avez sans doute bricolé un téléphone avec un bout de ficelle et deux boîtes de conserve vides. Le principe était simple : si la cordelette était bien tendue, alors le téléphone fonctionnait et vous pouviez comprendre ce que votre camarade vous disait à l’autre bout du fil.

La communication avec vos clients fonctionne un peu de la même manière : elle ne peut être établie que si le lien qui vous unit est solide. Ce lien, ce sont les avis clients.

Mais attention : pour que le message passe correctement, vous ne pouvez pas vous contenter de récolter des commentaires. Il faut surtout les décortiquer, les analyser et les exploiter.

Et si vous ne réceptionnez pas bien le message (ou si vous refusez tout simplement de l’entendre), vous risquez de rater de belles occasions et de mettre en péril le développement et le succès de votre produit.

Le retour client est important, et plus particulièrement s’il vient de professionnels, car ces derniers savent ce qu’ils veulent en terme de qualité et consultent leurs collaborateurs avant de formuler un avis.

Si vous ne faites rien des commentaires que vous récoltez, vos clients finiront par se tourner vers la concurrence. Dans cet article, nous vous expliquons quelles données récolter régulièrement et comment les analyser ce retour client pour améliorer votre positionnement stratégique et prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.

Quel type de données collecter ?

L’identité de l’auteur d’un commentaire a autant d’importance que son avis.

Ses données démographiques vous permettent de comprendre qui il est réellement et quels sont les problèmes qu’il rencontre. À partir de ces informations, vous pouvez à terme mieux catégoriser les commentaires reçus et déceler des corrélations entre certains profils de clients.

Voici quelques types de données démographiques qui pourraient vous aider à classer les retours clients :

  • Secteur d’activité
  • Taille de l’entreprise
  • Budget consacré à vos produits et services
  • Moments des achats
  • Identité du rédacteur de l’avis
  • Utilisation de vos produits ou services

En codifiant et en catégorisant vos clients selon différents critères, vous donnez aux informations plus de poids. Elles prennent plus de sens lorsqu’elles sont associées, ce qui vous permet de mieux les interpréter et donc de mieux les exploiter.

En classifiant les données, vous pouvez par exemple envisager les informations récoltées selon la taille des entreprises et déceler des tendances parmi les TPE-PME ou les plus grosses sociétés.

Vous pouvez aussi déterminer s’il vaut mieux concentrer vos efforts marketing sur un secteur en particulier, ou encore identifier les responsables des achats et déchiffrer ce qu’ils pensent de votre logiciel.

3 façons de tirer profit des avis clients

Vous pouvez exploiter le retour client de bien des façons. Voici trois méthodes :

1. Adapter ses stratégies marketing

Écoutez ce que vos clients ont à dire

Il existe une infinité de manières d’utiliser les avis utilisateurs pour orienter une stratégie marketing. En effet, les commentaires que vous récoltez intéressent beaucoup de monde : selon une récente enquête sur les avis clients, 85 % des consommateurs se fient autant aux opinions publiées en ligne qu’aux recommandations personnelles.

Consacrez une page aux recommandations d’utilisateurs

Les témoignages de clients vous permettent d’entretenir une image positive de votre entreprise et d’inspirer confiance à vos prospects. Même si nous avons déjà vu dans un autre article que les avis négatifs n’étaient pas toujours mauvais en soi, il est certain qu’une image de marque se forge sur des retours clients positifs. Vous devez donc les exploiter.

La page de témoignages du logiciel pour assistance téléphonique Zendesk est un bon exemple de mise en avant des avis clients. Les informations peuvent y être filtrées selon une série de critères démographiques, ce qui permet aux leads de faire le tri et de voir directement ce que leurs concurrents pensent du produit.

Zendesk

 

La page de recommandations de Zendesk avec son système de filtre (Source)

Communiquez sur vos progrès

Si vous décidez de modifier vos produits ou vos services sur la base de commentaires que vous avez reçus, profitez de vos mises à jour pour en informer vos clients. Présentez les améliorations comme des réponses à leurs demandes, elles n’en auront que plus de valeur à leurs yeux.

Sachez qui dit quoi

En rassemblant les données démographiques, vous pouvez savoir sur quels marchés vous avez du succès (ou pas), mais aussi connaître la taille des entreprises et le genre de sociétés sur lesquelles vous avez le plus d’impact.

Sur cette base, vous pourrez ajuster au mieux votre stratégie. Si vos résultats ne sont pas brillants dans un secteur, vous pouvez lancer une campagne marketing ciblée pour y conquérir de nouveaux leads.

Les commentaires sur votre logiciel ont un intérêt comparable. Si le produit que vous proposez est mieux évalué comme solution de discussion instantanée que comme outil de partage de fichiers, mais que vous le présentez généralement comme un outil de partage de fichiers, vous allez devoir réorienter votre stratégie marketing. Vous pouvez soit changer de cap et vous centrer sur les fonctionnalités de chat de votre logiciel, soit retravailler vos arguments de vente actuels à propos des fonctionnalités de partage.

2. Prendre des décisions plus éclairées

Le croisement des données démographiques et du contenu vous permet de prendre de meilleures décisions pour l’avenir de votre entreprise.

Repérez les tendances

Les avis émis par vos clients vous donnent des indications très précises sur les mesures à prendre. En les couplant aux données démographiques, vous aurez une vision claire de l’orientation à donner à votre entreprise.

Toutes ces informations devraient dicter vos stratégies marketing, mais aussi vos décisions commerciales.

Pour revenir sur l’exemple du logiciel de discussion instantanée/partage de fichiers, une analyse approfondie des données permettrait de découvrir ce qui doit être amélioré du point de vue du partage des documents pour conserver les parts de marché associées tout en boostant le service client pour répondre aux problèmes rencontrés par les utilisateurs.

Appuyez-vous sur les avis positifs

Les retours positifs soulignent vos forces et vous renseignent sur la manière dont elles sont perçues et appréciées par vos clients. Ils vous aident à mieux comprendre ce qui vient à l’esprit des utilisateurs lorsqu’ils pensent à votre produit ; vous pourrez alors consacrer plus de ressources au renforcement de vos fonctionnalités les mieux évaluées.

3. Améliorer le client nurturing

En cas de retour négatif, vous n’avez pas forcément envie de répondre à vos clients. Cette “corvée” est pourtant nécessaire et bénéfique pour votre entreprise. Pour savoir comment faire, n’hésitez pas à consulter notre livre blanc sur les avis clients qui propose une check-list pour répondre au mieux à des commentaires négatifs.

La meilleure manière d’aborder un retour client négatif est tout simplement d’entamer la discussion. Votre client et vous êtes des partenaires, et votre solution logicielle est censée l’aider à atteindre ses objectifs.

Un avis négatif signifie qu’il est en position délicate ; votre réponse est donc cruciale.

L’échange a plusieurs effets :

  1. Vous obtenez des informations supplémentaires sur les défis qui se posent à votre client.
  2. Vous lui montrez que vous travaillez dans son intérêt.
  3. Vous en profitez pour consolider votre partenariat.

Une fois le problème résolu, poursuivez la conversation et suscitez un retour positif que vous pourrez inclure dans vos futurs supports marketing.

Comment analyser les données récoltées ?

Selon les ressources dont vous disposez, vous pouvez analyser de différentes manières les informations tirées des avis utilisateurs.

Si vous êtes une petite entreprise, analysez vous-même les données :

  1. Récoltez les commentaires de vos utilisateurs et leurs données démographiques.
  2. Étudiez la moindre information pour identifier des corrélations et des tendances.

Si vous en avez les moyens, optez pour un outil d’analyse des avis clients :

  1. Choisissez un logiciel et laissez-le faire le travail pour vous.
  2. Consacrez vos ressources à la réponse qui va suivre cette analyse.

En outre, Gartner dispose d’un outil d’analyse propre que vous pouvez découvrir sur simple demande par e-mail ou en contactant votre représentant si vous êtes déjà client.

Was ist eine Learning Experience Plattform und wird sie das klassische LMS ersetzen?

Traditionelle Lernplattformen bzw. Lernmanagementsysteme (Learning Management Systems, kurz LMS) kommen immer mehr aus der Mode. Sie werden den Anforderungen heutiger Arbeits- und Lernweisen nicht mehr gerecht und ihre Technologie ist oft veraltet und entspricht nicht mehr dem, was Angestellte abseits ihres Arbeitsplatzes gewohnt sind.

Laut George Elfond, dem Mitgründer und CEO der Intelligent Workforce Engagement-Lösung Rallyware, haben die unterschiedlichsten Faktoren zu diesem Trend beigetragen:

  • Zunehmend dezentral arbeitende Belegschaften
  • Die Verbreitung mobiler Technologien
  • Ein Generationenwechsel unter den Arbeitskräften, z. B. durch Millennials, die an digitale Lernmethoden gewöhnt sind und diese auch zunehmend nutzen möchten.

An dieser Stelle kommen „Learning Experience“-Plattformen (LXP) ins Spiel, neuartige Lösungen, die parallel zu einem LMS eingesetzt werden können und Lernangebote für Unternehmen in einer Art Netflix-Stil präsentieren.

Wir haben uns mit einigen E-Learning- und Lernmanagement-Experten unterhalten, um mehr darüber zu erfahren, welche Probleme es aktuell mit LMS gibt und wie Lernerfahrungsplattformen das Lernen im Arbeitsumfeld wieder attraktiver gestalten können.

Frage: Sind traditionelle Learning Management Systems für das Lernen in Unternehmen noch geeignet und wenn nein, warum nicht?

Elfond: „Traditionelle LMS erzwingen durch bestimmte Mechanismen in hochstrukturierten Umgebungen und Lernprozessen die Teilnahme. Der Ablauf ist dabei immer derselbe: Nach einem langatmigen Tutorial folgt ein Quiz, um das Verständnis zu überprüfen.“

John Findlay, Mitgründer des Schulungsunternehmens Launchfire und der Lernplattform Lemonade: „Eine der häufigsten Beschwerden von Experten und Bereichsleitern lautet: Das LMS ist nicht attraktiv genug, um Angestellte dazu zu bringen, auch nicht obligatorische Schulungen zu machen. In vielen Fällen kann die Personalabteilung das LMS nicht wechseln, da sie sich durch hohe Ausgaben an ein langfristiges Angebot gebunden hat. Geschäftsinhaber und Fachleute müssen also versuchen, ihre Geschäftsziele mit einem Tool zu erreichen, das nicht richtig funktioniert.“

Mika Kuikka, Inhaber des Unternehmens für digitale Lerntechnologie Valamis: „Herkömmliche LMS setzen Angestellten oft eine riesige Menge an Inhalten vor, was es schwierig macht, wirklich relevante Inhalte zu finden. Das verschlechtert das Nutzererlebnis erheblich und die Angestellten sind kaum motiviert, sich mit Inhalten zu beschäftigen, solange sie nicht als verpflichtend präsentiert werden oder für Compliance-Zwecke erforderlich sind.“

Tara O’Sullivan, Chief Creative Officer (CCO) beim E-Learning-Anbieter Skillsoft: „Lernmanagementsysteme können wichtige Aufgaben der Mitarbeiter zusammenführen und verfolgen, die für das Personalmanagement erforderlich sind, um die Fertigkeiten ihrer Angestellten und Teams zu optimieren. Dabei geht es um die unterschiedlichsten Fähigkeiten von der Rekrutierung bis zur Buchhaltung. Damit ein LMS erfolgreich ist, muss es die Lücken zwischen den Fertigkeiten und Kompetenzen schließen, die die Betreffenden brauchen, um besser in ihrem Job zu werden, und zwar jeweils vor dem Hintergrund dessen, was aktuell erreicht werden soll. Die Aufgabe besteht darin, Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten und die Performance messbar zu verbessern.

Frage: Welche neuen Learning Experience-Modelle entstehen (oder werden entstehen), die herkömmliche Lernmethoden und LMS ersetzen können?

Elfond: „Wer neue Lernmodelle entwickelt, muss genau verstehen, wie moderne Angestellte lernen und mit ihren Unternehmen interagieren. Zum wirklichen Lernen gehört aktive Beteiligung, nicht bloß passive Teilnahme. Die Lernenden von heute müssen die Möglichkeit haben, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und selbst aus verschiedenen Lernmodulen und spaßigen Übungen auszuwählen. Anstelle von langatmigen Trainingsmodulen, die immer mit einem Quiz enden, sollten die Trainingsmodule auf Mikrolernaktivitäten basieren, kleinen, verständlichen Informationshäppchen, die die Motivation fördern.“

Zvi Guterman, CEO bei CloudShare, sagt: „In Zukunft werden Unternehmen allen Angestellten eine persönliche Lernerfahrung bieten, die sich nach Bedarf aus unterschiedlichen Schulungsarten und -formaten zusammensetzt, angepasst an den Zeitpunkt, das Dienstalter, der Hintergrund und die Erfahrung der entsprechenden Personen. Wir können davon ausgehen, dass dies durch die Einführung von künstlicher Intelligenz vereinfacht wird, die beobachtet und lernt, was jeder Angestellte braucht und worauf sich jeder konzentrieren sollte.“

O’Sullivan: „In der vielbeschäftigten Welt von heute wollen Lernende Inhalte schnell finden, Themen in unter 5 Minuten abschließen und zu ihrem Kurs zurückkehren, wo und wann auch immer sie wollen. Wir nennen das Mikrolernen: Lerneinheiten von 3-5 Minuten. In manchen Bereichen, zum Beispiel bei digitalen Fertigkeiten, braucht man sogar noch weniger Zeit. Wer herausfinden will, wie man in Excel eine Pivot-Tabelle erstellt, braucht keine 5 Minuten, sondern eher 20 gut genutzte Sekunden. Genau das nennt man Nano-Lernen: Auf kleinste Häppchen reduzierte Videos, die Schulungen in zielgerichtete Informationshappen verpacken und an den Empfänger bringen. Diese Videos sollten auf jedem Gerät verfügbar sein, auf dem Online-Schulungsvideos angezeigt werden können. So können Mitarbeiter Qualifizierungslücken schließen, ihre Leistung verbessern, ihre Karriere flexibler gestalten und Führungsqualitäten aufbauen – genau dann, wenn sie es brauchen.“

Greg Rose, Head of Growth beim Lernplattform-Anbieter Intellum: „Das Ziel besteht darin, ein motivierendes Lernerlebnis zu schaffen, und der Schlüssel zur Motivation ist die Personalisierung. Lernende, die sich in einer Lösung anmelden, die genau auf sie zugeschnitten scheint, fühlen sich den Inhalten, der Lernumgebung und der dahinterstehenden Marke stärker verbunden und entsprechend motivierter.“

Frage: Was sorgt für eine motivierende Lernerfahrung?

Rose: „Es gibt derzeit eine Annäherung zwischen formellen und informellen Inhalten, traditionellen und nicht-traditionellen Lernerfahrungen sowie zwischen den beruflichen und persönlichen Lernprozessen. Schulungsanbieter müssen traditionelle Elemente und Inhalte wie SCORM-Kurse und modernere Lernmöglichkeiten wie TED Talks und Blogartikel, die auch als Microlearning-Initiativen bezeichnet werden, miteinander kombinieren, aufeinander abstimmen, nachverfolgen und darüber berichten.

Die Lernenden sollten nicht nur auf erforderliche Inhalte verwiesen werden, sondern auch dazu angeregt, neue Inhalte zu entdecken, die sie wirklich interessant und nützlich finden: 89 Prozent der Angestellten glauben, dass sie selbst für ihr Lernen und ihre Entwicklung verantwortlich sind. Aktuell wird viel darüber geredet, wie man diese große Vielfalt an Inhalten über eine „Netflix-artige“ Lernoberfläche vermitteln könnte. Darin wären die Lernressourcen und -optionen in horizontal durchlaufenden Reihen gruppiert, die es Lernenden einfacher machen, zu finden und zu nutzen, was sie als wichtig empfinden. In diesem Punkt können wir nur zustimmen.“

Frage: Was ist eine Learning Experience Platform und wie wird sie zum Entstehen neuer Lernmodelle beitragen?

Kuikka: “Learning Experience Platforms nutzen Experience API, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Daten zu sammeln und vom Lernenden abhängige personalisierte Inhalte zu kuratieren, unabhängig davon, wo der oder die Betreffende sich gerade befindet.“

Findlay: Gute Plattformen verfügen über leistungsstarke Analysen, die umfangreiche Informationen über den Lernprozess Einzelner und den Gesamterfolg von Programmen liefern können. Die besten Plattformen finden sogar heraus, wo bei Einzelpersonen und in Unternehmen Wissenslücken bestehen.“

Guterman: „LXPs machen es ihren Nutzern bzw. Nutzerinnen einfach, Schulungsinhalte zu entdecken, zu nutzen und zusammenarbeiten. Man kann die unterschiedlichsten Arten von Inhalten aus internen und externen Quellen hinzufügen. Dabei darf man nicht vergessen, dass eine richtige Learning Experience Platform kein alleinstehendes System ist, das alles für einen tut. Man benötigt eine Reihe von Tools, Inhaltstypen und Methoden, um die Inhalte unters Volk zu bringen, in den meisten Fällen sind das wohl Cloud-Dienste.“

Frage: Woher kommen die Inhalte?

Rose: „Wie in so vielen Bereichen der Arbeit und des Lebens gibt es auch bei der Content-Frage keine Patentlösung. Heutzutage erwarten die Leute personalisiertere Lernumgebungen, in denen sie etwas entdecken können und die den Erfahrungen entsprechen, die sie in ihrer Freizeit mit anderen Marken machen. Schulungsanbieter müssen heute also mit einer Mischung aus modern und traditionell, formell und informell, entdeckendem und zielgerichtetem Lernen jonglieren und gleichzeitig ihre Zielgruppen motivieren und unterstützen. Es gibt bereits sehr gute Ressourcen (Degreed, Lynda.com, OpenSesame usw.), aber die meisten Schulungsanbieter haben erkannt, dass ihr breit gefächertes Lernpublikum (unterschiedliche Lernziele, Vorlieben verschiedener Generationen usw.) auch breitgefächerte und abwechslungsreiche Inhalte erfordert, einschließlich informeller Methoden und Microlearning-Initiativen.“

Frage: Worin unterscheidet sich eine Learning Experience Platform von einem LMS?

Guterman: „Die LMS der Vergangenheit konzentrierten sich hauptsächlich auf die Anforderungen des Personalmanagements und wurden geschaffen, um formale und compliancebezogene Schulungen zu verwalten. Ein zentrales Unterscheidungsmerkmal von Learning Experience Platforms ist ihr Fokus auf das Bereitstellen von effektiven Verwaltungs- und Management-Tools sowie der Möglichkeit, den ROI von Lern- und Schulungsinitiativen zu ermitteln. Unternehmen können Angestellten, Kunden und Partnern mithilfe von LMS und Learning Experience Platforms und deren modernen Mikro- und Makro-Methoden praktische Lerninhalte bereitstellen und diese gleichzeitig verwalten und nachverfolgen.“

Frage: Was sind die Vorteile einer Learning Experience Platform?

Findlay: „Learning Experience Platforms ermöglichen bereicherndere, interaktivere Inhalte, da sie nicht durch die strikten Protokolle beschränkt werden, die die meisten LMS einsetzen. Einige Plattformen können sogar zusätzlich zu einem LMS eingesetzt werden, sodass Unternehmen ihr aktuelles System nicht ersetzen müssen, sondern es einfach für bestimmte Projekte umgehen können.“

Frage: Worauf sollten Unternehmen bei einer Learning Experience Platform achten?

Kuikka: „Eine LXP sollte keine „Lernbibliothek“ und kein „Kursverzeichnis“ sein. Es geht um eine intelligente Methode, um Lernenden kontextabhängig gezielt Inhalte bereitzustellen. Dabei sollte man sich auch das soziale Lernen zunutze machen, indem man Lernerfahrungen mit anderen teilt, die dieselben Fertigkeiten erwerben möchten, ebenso wie das adaptive Lernen, bei dem man selbst entscheidet, auf welchem Weg man eine Fähigkeit erlernen möchte.“

O’Sullivan: „Unternehmen sollten bei der Wahl einer Learning Experience Platform sicherstellen, dass die Lösung das Lernen mit den Geschäftszielen verknüpft. Arbeitgeber wollen darauf vertrauen können, dass ihre Lernenden Zugriff auf gute, sorgfältig ausgewählte, breit gefächerte und tiefgehende Ressourcen haben, die die gewünschten Lernziele erreichen und die Lernenden befähigen, ein erstklassiges Unternehmen aufzubauen und zu unterhalten. Gleichzeitig wollen sie talentierte Köpfe anziehen, fördern und belohnen. Führungskräfte wollen sicherstellen, dass die Lernergebnisse dazu beitragen, fundierte Geschäftsstrategien zu entwickeln und den ROI zu steigern. Die Mitarbeiter selber wollen wissen, dass ihr Unternehmen ihnen sowohl Karrieremöglichkeiten bietet als auch die nötigen Schulungen, um diese zu ergreifen.“

Rose: „Das Learning Experience Management scheint alles abzudecken, von Content-Anbietern wie Degreed bis hin zu Nischen-Lösungsanbietern wie Edcast. Die Beliebtheit des Begriffs geht auf die Annahme zurück, Lernmanagement-Lösungen könnten kein modernes Lernerlebnis schaffen und Schulungsanbieter müssten ihre Strategien mit zusätzlichen Tools neben LMS aufpeppen. Das sehen wir anders. Was Schulungsanbieter brauchen, ist ein LMS, das ein modernes, motivierendes Lernerlebnis bietet und die allgegenwärtige Content-Frage löst, um somit die beiden oben genannten Probleme effektiv anzugehen. Schulungsanbieter brauchen keine ‚neue Art‘ Lerntool, sondern eines, das wirklich funktioniert.“

Nächste Schritte

Wer sich näher mit Learning Experience Platforms beschäftigen möchte, findet in unserer Liste von Lernmanagement-Software auch diverse Tools, die Funktionen für soziales Lernen, Blended Learning und Content Management bieten. Außerdem freuen wir uns, in den Kommentaren von den Softwaretipps und Erfahrungen unserer Leser zu hören!

 

Die durchschnittliche B2B-Konversionsrate: So vergleichst du deine Performance mit der deiner Konkurrenz

„Was ist eine gute Konversionsrate für meine Kampagne zur Lead-Generierung?“

Diese Frage wird uns bei Capterra oft gestellt. Die Konversionsrate oder Conversion Rate bezeichnet den Prozentsatz der Website-Besucher, die ein Formular ausfüllen und so zum Lead werden. Sie ist ein sehr nützlicher Hinweis darauf, wie erfolgreiche eine Kampagne ist – kein Wunder also, dass alle ihre Konversionsraten mit denen der Mitbewerber oder einem angeblichen universellen Durchschnitt vergleichen.

Wie bei allen Messwerten muss man natürlich auch bei Konversionsraten darauf achten, nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen, und manchmal vergleicht man plötzlich Äpfel mit Tennisbällen. Konversionsraten können sich zwischen verschiedenen Branchen, Produkten und Werbekanälen enorm unterscheiden.

Im Bereich Business-Software bewegen sich die Konversionsraten hingegen in einem vergleichsweise einheitlichen Bereich. Wir haben auf Grundlage unserer eigenen Zahlen und Umfragen sowie externer Informationen einige Orientierungswerte zusammengestellt, anhand derer du die Performance deiner Kampagnen einschätzen kannst.

Durchschnittliche Konversionsraten in der Softwarebranche

Da Capterra ein Werbekanal für Business-Software ist, kann unsere durchschnittliche Konversionsrate ein ziemlich genaues Bild der Lead-Generierung in der Branche liefern.

Die Konversionsraten auf Capterra unterscheiden sich je nach Anzeigen-Ranking und je nachdem, um welches unserer mehr als 300 Softwareverzeichnisse es sich handelt. Im Durchschnitt verzeichnen unsere PPC-Werbekunden eine Conversion Rate von 7 %.

Wie bei allen anderen Werbekanälen ist natürlich auch hier die Konversionsrate Veränderungen unterworfen. 7 % sind ein guter Wert und wir raten Werbetreibenden üblicherweise, zwischen 5 und 10 % anzupeilen. Einige Marketingteams konnten auf unserer Website jedoch sogar Konversionsraten von über 20 % erreichen.

Die 7 % finden sich auch in einer Studie zu Website-Konversionsraten von MarketingSherpa wieder:

Durchschnittliche Konversionsrate bei Software-Websites

Die durchschnittliche Website-Konversionsrate für Software bzw. SaaS übertrifft die Hälfte der anderen in dieser Studie vertretenen Branchen.

Gleichzeitig betont MarketingSherpa allerdings, dass es auch sehr darauf ankommt, wie „Konversion“ in den jeweiligen Branchen definiert wird. So kann beispielsweise im Bereich der Finanzdienstleistungen vielleicht schon eine neu erfasste E-Mail-Adresse als Konversion gelten, während es im Einzelhandel um alles, von Name und Anschrift bis hin zu den Kaufgewohnheiten, geht.

Damit der Erfolg gemessen werden kann, ist es außerdem wichtig, die Konversionsraten in jeder Phase des Verkaufsprozesses zu betrachten. So sieht das bei den Kampagnen zur Lead-Generierung für Softwareprodukte auf Capterra aus:

Durchschnittliche Konversionsrate bei Capterra

Es dürfte wenig überraschen, dass es deutlich schwieriger ist, Top-of-Funnel-Besucher zu überzeugen als diejenigen, die sich bereits in einer späteren Phase des Kaufprozesses befinden. Das zeigt sich schon in der Tatsache, dass nur 7 % des Web-Traffics zu Leads konvertiert wurden, während wiederum 36 % dieser Leads zu einer Verkaufsgelegenheit führten.

Das Ganze ist jedoch relativ zu sehen: Sobald du diese entscheidenden Kontaktdaten erhalten hast und nutzen kannst, arbeitest du mit jemandem, der von dir hören und mehr über dein Produkt erfahren will. Und es ist natürlich sehr viel einfacher, einen bekannten Kaufinteressenten erfolgreich an das Vertriebsteam weiterzuleiten, als einen unbekannten Besucher dazu zu bringen, ein Formular auszufüllen.

Hauptsache, du vergleichst deine Branche nicht einfach unreflektiert mit anderen, denn es kann gut sein, dass du ganz andere Ziele bei der Lead-Generierung verfolgst. Als Softwareunternehmen brauchst du möglicherweise mehr oder weniger Informationen als eine gemeinnützige Organisation. Es ist wichtiger, die nötigen Informationen zu erfassen, um einen Lead zu identifizieren, als zu versuchen, die unrealistisch hohe durchschnittliche Konversionsrate einer völlig anderen Branche zu erreichen.

7 % sind ein guter Vergleichswert für die Konversionsrate von Software-Websites, aber je nach Werbekanal kann dieser Wert auch ganz anders aussehen. Ein Beispiel bietet eine von WordStream durchgeführte Analyse der B2B-Konversionsraten von Tausenden Google AdWords-Konten.

Sie fanden heraus, dass die durchschnittliche Konversionsrate für B2B-Werbetreibende lediglich bei 2,23 % lag, wohingegen die erfolgreichsten Werbetreibenden 11,7 % erreichten. Zwischen 2 und 12 Prozent liegt eine ganz schön weite Spanne! Außerdem sind beide Werte deutlich geringer als die Durchschnittswerte, die ich für die Softwarebranche genannt habe. Teilweise kann man diese Abweichung damit erklären, dass WordStream alle Arten von B2B-AdWords-Konten betrachtet hat, nicht nur diejenigen aus der Softwarebranche.

Großteils liegt diese Abweichung jedoch an den abweichenden Werbekanälen und der sich deutlich unterscheidenden Qualität des Datenverkehrs bei AdWords-Kampagnen und Besuchen auf Software-Websites.

Finden Besucher auf deiner Landing Page die Infos, die sie aufgrund des Anzeigentexts und des verwendeten Keywords erwarten? Gibt es ein vielversprechendes Angebot, das für sie Grund genug ist, ihre Kontaktdaten anzugeben? Wenn du viele Klicks bekommst, aber eine niedrige Konversionsrate hast, ist es vermutlich Zeit für ein paar Veränderungen an deiner Landing Page.

Was du vermeiden solltest

Wenn man sich zu viele Zahlen anschaut, fällt es schwer, die eigene Kampagne nicht mit anderen zu vergleichen und danach zu beurteilen. Dabei solltest du aber unbedingt im Blick behalten, wie viele verschiedene Faktoren die Konversionsrate ausmachen.

Dass die durchschnittliche Konversionsrate von Capterra höher ist als bei anderen Kanälen, könnte beispielsweise darauf zurückzuführen sein, dass wir uns an Softwarekäufer richten. Es kommen also von vornherein mehr Leute zu uns, die bereits ein bestehendes Kaufinteresse haben. Daher ist die Zahl der Web-Besucher, die sich durchklicken und sich als Interessenten anmelden, entsprechend höher als bei AdWords. Das heißt nicht, dass die Performance deiner AdWords-Kampagnen schlecht sei. Es zeigt lediglich, dass es Unterschiede beim Datenverkehr und den Leads gibt, die sich auch in den Daten widerspiegeln.

Beurteile die Performance deiner Kampagnen auf Grundlage deiner Erfolgskriterien und Ziele, nicht anhand der Zahlen und Durchschnittswerte in deiner Branche. Ich will dir mit diesen Daten eine Vorstellung davon vermitteln, wie die Zahlen bei ähnlichen Kampagnen aussehen. Das ist aber keine Antwort auf die Frage nach der Performance deiner Kampagne. Das kannst nur du selbst beurteilen.

Tipps zum Verbessern deiner Konversionsrate

Wenn du mit der Performance deiner Kampagne unzufrieden bist oder glaubst, dass es noch Verbesserungspotential gibt, lohnt es sich, ein paar A/B-Tests durchzuführen, um deine Konversionsrate zu erhöhen.

  • Formularlänge: Zu viele Eingabefelder können abschreckend auf Besucher wirken, die ihre Daten eingeben sollen, wodurch du Verkaufschancen verpasst. Wir empfehlen ein Maximum von 3–5 Eingabefeldern, aber du solltest selbst testen, wann deine Konversionsraten am besten sind.
  • Call to Action: „Gratisdemo“ oder „Gratis-Testversion“? „Jetzt kaufen“ oder „Jetzt anmelden“? Dein CTA spielt bei der Konversion eine große Rolle, denn er bestimmt letztendlich, was deine potentiellen Kunden sich von diesem Klick erwarten. Teste unterschiedliche Angebote, um herauszufinden, was die höchste Konversionsrate ergibt. Aber versprich dabei auf keinen Fall etwas, was du nicht halten kannst: Wenn du keine Testversion hast, kannst du natürlich auch keine anbieten!
  • Vertrauensfaktoren: Zunächst: Wenn du noch keine vertrauensbildenden Elemente wie Testimonials oder Kunden-Logos auf deiner Website hast, wird es höchste Zeit, das zu ändern! Anschließend kannst du testen, wie sie sich auf deine Konversionsraten auswirken und wo du sie am besten platzieren solltest. Neben dem Formular? Oben oder unten auf der Seite? Nur mithilfe von Tests findest du heraus, wie du Kundenstimmen optimal einsetzen kannst.

Was sagst du dazu?

Kennst du andere Studienergebnisse zu durchschnittlichen Konversionsraten? Hat dein Unternehmen diese Daten bereits für Kampagnen zur Lead-Generierung genutzt? Lass uns in den Kommentaren an deinen Gedanken und Erfahrungen teilhaben.

 

Die 5 wichtigsten Fähigkeiten fürs erfolgreiche Projektmanagement

Erfolgreiche Projektmanager

Du arbeitest im Projektmanagement?

Dann weißt du, dass es noch lange nicht damit getan ist, Listen anzulegen, die dein Team entlang eines Gantt-Diagramms abarbeitet. Es geht nicht nur darum, Fehler zu erkennen, agile Methoden zu erlernen oder mit einer neuen PMP-Zertifizierung anzugeben.

Im Gegenteil. Erfolgreiche Projektmanager*innen brauchen viele verschiedene Fertigkeiten. Welche genau, hängt immer auch ein wenig von der jeweiligen Branche ab. Hier sagen wir dir, welche Fähigkeiten du brauchst, um in den Olymp der gutbezahlten PMs aufzusteigen – und auch, wie du in dem Beruf überhaupt Fuß fassen kannst.

Erfolgreiche Projektmanager

Egal, ob du derzeit mit einem Kurs deine Effizienz steigern, deinen Lebenslauf polieren oder eine erste Stelle im Projektmanagement ergattern willst oder im Gegenteil vor der Aufgabe stehst, einen qualifizierten PM für dein Unternehmen zu finden: Mit diesen Fähigkeiten kommst du definitiv ans Ziel.

1. Kommunikationsfähigkeit

Kommunikationstalent ist wichtig für erfolgreiche Projektmanager und Projektmanagerinnen

Kein Zweifel: Kritikfähigkeit (sowohl beim Erhalten konstruktiver Kritik als auch beim Geben von Feedback), ein kommunikativer Umgang mit den Stakeholdern und die sorgfältige Beantwortung von E-Mails sind eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche (und zufriedene!) Projektmanager*innen. Die meisten Projekte scheitern infolge mangelhafter Kommunikation.

Mit einer gewissen Umsicht lässt sich das gut vermeiden, denn es geht tatsächlich um Kommunikation, nicht um Charme. Natürlich hilft ein gewisses Charisma dabei, dein Team anzuspornen oder deinen Stakeholdern eure Prozesse näherzubringen, aber wichtig ist vor allem, dass alle Beteiligten sämtliche für sie wesentlichen Informationen erhalten. Im Projektmanagement lässt sich „Kommunikation“ darauf herunterbrechen, dass Ziele klar formuliert, Erwartungen sorgfältig erfasst und angesprochen und quantifizierbare Ergebnisse zügig weitergegeben werden.

Also: Klare, sorgfältige und zeitnahe Kommunikation – das kriegst du hin.

2. Organisationstalent

Organisationstalent als erfolgreiche Projektmanager

Natürlich ist es kein Problem, wenn dein Schreibtisch nach Arbeit aussieht und du dreckiges Geschirr nicht sofort wegräumst. Wenn du aber vergisst, wo du grundlegende Informationen für das aktuelle Projekt abgelegt hast, sieht die Sache schon ganz anders aus.

Gute Projektmanager*innen sind in der Lage, Ordnung zu halten. Da Projekte so eng an den Kalender gebunden sind, ist es natürlich verlockend, nach Abschluss einfach alle Unterlagen zu entsorgen. Fragt man erfahrene Kollegen, tut das aber so gut wie keiner: Was für ein Projekt funktioniert hat, lässt sich vielleicht für ein anderes wiederverwenden. Es gibt keinen guten Grund, das Rad jedes Mal neu zu erfinden.

Überhaupt: Im Projektmanagement gibt es jeden Tag eine Vielzahl von Berichten, Deadlines, Aufgaben, Meetings, Risikobewertungen und Qualitätsproblemen. Ohne Organisationstalent verliert man als Projektmanager*in schnell den Überblick über das tägliche Aufgabenmanagement.

Aus gutem Grund verlassen sich viele Projektmanager*innen auf Projektmanagement-Software, um die Kontrolle über ihre To-Do-Listen zu behalten. (Zu den beliebtesten Lösungen gehören Microsoft Project Online, Jira von Atlassian, Podio, Wrike und Basecamp.) Mit diesen Programmen können sie alle Projekte gleichzeitig im Blick behalten, Berichte erstellen, mit Teams und Kunden kommunizieren, Tickets verwalten, Gantt-Diagramme erstellen und sogar stundengenau abrechnen.

3. Verhandlungsgeschick

Verhandlungsgeschick für erfolgreiche Projektmanager

Nicht nur zu Beginn eines neuen Projektes ist Verhandlungsgeschick gefragt, sondern auch im weiteren Verlauf. Glaubt man der Association for Project Management, werden „klassische Verhandlungen meist mit Lieferanten geführt, wenn es zum Beispiel um Vertragsbedingungen geht. Informelle Verhandlungen dienen der Lösung von Konflikten oder der internen Beschaffung von Ressourcen.“ Anders ausgedrückt: Wer mit Menschen arbeitet und eine gewisse Entscheidungsbefugnis hat, muss verhandeln können.

Eine gute Verhandlungsführung beruht auf vier Grundpfeilern:

  • Respektiere dein Gegenüber. Hitziges Diskutieren oder zu schnelles Abtun anderer Meinungen sorgt nur für schlechte Stimmung. Wenn du mit deinem Team kommunizierst, tue das sachlich, aufmerksam und freundlich.
  • Versuche nicht, zu „gewinnen“. In einer Verhandlung geht es darum, dass hinterher alle ihre Interessen wiederfinden, nicht um Sieg oder Niederlage.
  • Fördere Offenheit. Man kann nur schlecht über etwas verhandeln, wenn man nicht alle Variablen kennt. Leichter geht es, wenn du „Regeln“ festlegst, oder vielleicht eher Ziele: „In diesem Meeting wollen wir eine Lösung für die nächste Bereitstellung finden“ zum Beispiel, oder „Über das Qualitätsproblem von Montag reden wir hier heute nicht“.
  • Habe keine Scheu, Dritte einzubeziehen. Egal ob es um Probleme mit einem Teammitglied oder mit einem Kunden geht: Bringe ruhig jemanden aus der Personalabteilung, den Chef der IT oder einen anderen Dritten als Vermittler mit an den Tisch. Das kann Wunder wirken.

4. Führungsqualitäten

Führungsqualitäten für erfolgreiche Projektmanager

Ich habe schon viel über „servant leadership“ geschrieben, aber manches kann gar nicht oft genug gesagt werden.

Was ist wichtiger: Das Unternehmen oder das Team? Ohne Unternehmen würde es das Team gar nicht geben, aber kein Unternehmen wäre ohne sein Team lebensfähig. Entsprechend solltest du beide in deinen Entscheidungen ungefähr gleich stark gewichten. Gelegentlich muss das Team Vorrang vor kurzfristigen Unternehmensentscheidungen haben, manchmal ist es aber auch andersherum. Zu viele Projektmanager*innen glauben, sie wären nur dem Umsatz verpflichtet. Was ihnen nicht bewusst ist: Dieser Umsatz beruht auf der langfristigen Unterstützung aller Beteiligten.

Also fördere dein Team und dein Unternehmen gleichermaßen. Wenn ein Teammitglied einen Fehler macht, schau zuerst, was du tun kannst, um ihm oder ihr zum Erfolg zu verhelfen. Ist der Fehler systemimmanent, ist es an dir, dich schützend vor deine Leute zu stellen und für sie zu sprechen. Übernimm Verantwortung für die Entwicklung deines Teams und dein Leben im Projektmanagement wird unendlich viel einfacher.

5. Technische Fähigkeiten

Technische Fähigkeiten für erfolgreiche Projektmanager

Selbst wenn du nicht in der IT arbeitest, kommst du heute beruflich nicht mehr um ein gewisses technisches Verständnis herum. Wenn du tatsächlich technische Teams managst, steigt diese Notwendigkeit sprunghaft an.

CIO erklärt das mit den Worten von Bob Herman, dem Eigentümer der Tropolis Group: „Ein wirklich guter Projektmanager, eine wirklich gute Projektmanagerin braucht ausreichend technische Kenntnisse, um selbst einige der Projektaufgaben übernehmen zu können.“ Und weiter: „Wer sich einen Teil der Projektaufgaben selber zuweist und diese dann erfolgreich und pünktlich beendet, verschafft sich den für die Führung eines Projektteams nötigen Respekt.“

Wenn du genau weißt, was du von deinem Team brauchst und wie sie das (auch technisch) erreichen, bist du geradezu automatisch gut in deinem Job. Genauso, wie du als Scrum-Master Scrum gelernt hast, musst du als Projektmanager*in lernen, was du da eigentlich managst.

Du weißt noch mehr?

Diese Liste ist natürlich bei weitem nicht vollständig. Wenn dir noch andere Fähigkeiten einfallen, die du für erfolgreiche Projektmanager und Projektmanagerinnen für unerlässlich hältst, dann sag uns das in den Kommentaren!

Suchst du nach Software fürs Projektmanagement? Dann schau dir Capterras Liste für die beste Projektmanagementsoftware mit passenden Programmen an.

Diese Software haben kleine Unternehmen 2019 im Budget

Softwarebudget kleine Unternehmen 2019

Ganz klar: Jedes Unternehmen will erfolgreich sein. Wir könnten jetzt mit den üblichen Platitüden zum Thema Geschäftserfolg loslegen – man muss Geld ausgeben, um Geld zu machen, Investitionen zahlen sich aus undsoweiter – aber damit wäre dir in Wahrheit nicht geholfen. Mit solchen Ratschlägen erfährst du nicht, was du wirklich wissen musst.

Sie sagen dir nicht, wie du für Wachstum in deinem Unternehmen sorgst. Sie sagen dir nicht, was du tun musst, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie sagen dir nicht, wie du deinen Profit erhöhst.

Softwarebudget kleine Unternehmen 2019

Die Rentabilität ist natürlich in jedem Unternehmen ein wichtiges Thema, doch für kleinere Unternehmen sieht die Sache noch mal ganz anders aus. Wenn große Unternehmen Geld investieren und dadurch ihre Profitabilität sinkt, führt dies üblicherweise zu einem kleinen Verlust beim Shareholder-Value.

Profitabilitätsverluste bei kleinen Unternehmen sind dagegen viel persönlicher: Für den Inhaber oder die Inhaberin geht es möglicherweise direkt um die eigene Altersvorsorge, Ersparnisse für das Studium der eigenen Kinder oder sofort spürbare Einschnitte wie die Frage, ob noch genug Geld da ist, um eine monatlich fällige Hypothek zurückzuzahlen.

Die wichtigste Entscheidung, vor der Führungskräfte kleiner Unternehmen stehen, lautet entsprechend: Wie kann man knappe Geldmittel am effektivsten einsetzen? Der Spielraum für Fehler ist klein, weshalb Entscheidungen sehr sorgfältig bedacht werden müssen.

Ausgaben für Business-Software stehen auf deiner Wunschliste vermutlich nicht weit oben. Wenn du in deinem Markt wettbewerbsfähig bleiben willst, sind diese Investitionen jedoch unverzichtbar. Um nicht ins Hintertreffen zu geraten, musst du wissen, was deine Wettbewerber kaufen und wie viel sie investieren.

Bei deinen Softwarebudget-Entscheidungen können dir Binsenweisheiten wie die oben genannten wenig helfen – aber wir haben Informationen, die es vielleicht können:

Wir haben kürzlich bei Capterra mehr als 700 kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in den USA nach ihren Kaufabsichten und Budgets für Business-Software in den Jahren 2019 und 2020 befragt. Die Antworten zeigten einen eindeutigen Trend auf.

Kleine und mittelständische Unternehmen (2 bis 249 Angestellte) aller Branchen haben Business-Software aus vier Bereichen im Budget: Finanzen und Buchhaltung, Cloud Computing, Datensicherheit und digitales Marketing.

(Am Ende des Artikels findest du genauere Infos zu unserer Umfrage.)

Je nach Unternehmensgröße und Branche haben nicht immer dieselben Technologien Priorität, aber alle von uns befragten Unternehmen nannten diese vier Bereiche unter den wichtigsten Faktoren in ihrem Softwarebudget. Daraus folgt: Wer mit seinem kleinen oder mittleren Unternehmen konkurrenzfähig bleiben will, sollte ebenfalls Mittel und Investitionen für diese Software einplanen.

Softwarebudget Abbildung 1
Abbildung 1

Um dir bei der Entscheidung zu helfen, welche Software du in deinem eigenen Unternehmen priorisieren solltest, wollen wir diese vier Bereiche einmal genauer betrachten. Dabei beginnen wir mit Nummer 4 auf der Prioritätenliste und enden mit dem Bereich mit der höchsten Priorität. Unser Fokus liegt auf den Ausgaben und Softwarebudget-Trends nach Größe und Branche.

Softwaretechnologie Nr. 4: Digitales Marketing ist jetzt entscheidend für die Akquise von Neukunden

 Das sagen die Daten

Kleine Unternehmen haben erkannt, dass jedes Unternehmen ein digitales Unternehmen ist: 45 % der Umfrageteilnehmer aus KMU planen, in den nächsten zwei Jahren digitale Marketingkampagnen und erforderliche Tools im Budget unterzubringen (siehe Abbildung 1).

Online-Shopping ist ein wachsender und unumkehrbarer Trend sowohl für Privat- als auch im  Geschäftskundenbereich, der beträchtliche Auswirkungen auf alle Unternehmen hat.

Mittlerweile beginnt fast jeder Kauf online, zumindest was das Entdecken und Erkunden von Produkten betrifft. Immer mehr Verbraucher recherchieren vor Offline-Käufen im Internet, kürzlichen Studien zufolge sogar ganze 88 % der US-Verbraucher.

Gleichzeitig haben Internetsuchen und Online-Werbeanzeigen seit 2017 immer öfter einen lokalen Bezug.

Wenn dein Unternehmen keine Website oder Onlinepräsenz hat, werden Neukunden dich schlicht und einfach nicht mehr finden. Auch die Qualität deiner Webpräsenz kann den entscheidenden Unterschied zwischen einem neu gewonnenen Kunden und einem nach zwei Sekunden abgeschreckten Seitenbesucher machen.

Das digitale Marketing ist für kleine Unternehmen besonders wichtig, denn die müssen sich gegenüber Mitbewerbern durchsetzen, welche sich bereits einen Namen gemacht haben. Mit digitalen Marketing-Aktivitäten am richtigen Ort kannst du Aufmerksamkeit auf dich ziehen, die du sonst verlieren würdest. Dabei kannst du mit einer starken Webpräsenz dafür sorgen, dass du als ebenso bedeutend und fähig wahrgenommen wirst wie ein viel größeres und etablierteres Unternehmen.

Softwarebudget Abbildung 2
Abbildung 2

 Das sagen die Daten

Die Ausgaben für digitales Marketing steigen mit der Größe des Unternehmens, was darauf hinweist, dass die Unternehmen entweder stärker wachsen, je mehr sie in diesem Bereich ausgeben, oder mehr ausgeben, je größer sie werden (siehe Abbildung 2).

Softwarebudget Abbildung 3
Abbildung 3

 Das sagen die Daten

Im Medien- und Einzelhandelsbereich findet sich mit 60 bzw. 50 % der größte Anteil der kleineren Unternehmen, die in digitales Marketing investieren. Die meisten Branchen liegen zwischen 40 und 50 % (siehe Abbildung 3).

Auch wenn Unternehmen aller Größen und Branchen die Absicht, in digitales Marketing zu investieren, nahezu gleichermaßen teilen, kann sich die durchschnittliche Höhe der geplanten Ausgaben enorm unterscheiden.

Softwarebudget Abbildung 4
Abbildung 4

 Das sagen die Daten

Die Differenz zwischen dem Softwarebudget von Unternehmen mit einem Umsatz von unter 5 Mio. $ und denen mit einem Umsatz von 50–100 Mio. $ beträgt mehr als 40.000 $ (siehe Abbildung 4).

Auch zwischen den einzelnen Branchen unterscheiden sich die durchschnittlich geplanten Ausgaben stark.

Softwarebudget Abbildung 5
Abbildung 5

 Das sagen die Daten

Auch wenn nur relativ wenige Versicherungsunternehmen (gut 40 %, vgl. Abbildung 3) Ausgaben für digitales Marketing einplanen, planen diejenigen, die ein entsprechendes Softwarebudget haben, mit 45.000 $ die höchsten Ausgaben in dem Bereich (siehe Abbildung 5).

Fazit:

  • Wenn du Wachstumspläne für dein kleines Unternehmen hast, solltest du in digitales Marketing investieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben – besonders in den Branchen Medien und Einzelhandel.

Softwaretechnologie Nr. 3: Daten- und Informationssicherheit werden Mainstream

 Das sagen die Daten

Mehr als 47 % unserer Umfrageteilnehmer*innen haben Datensicherheitssoftware im Budget (siehe Abbildung 2).

Somit gehört Software für Daten- und Informationssicherheit auch für kleine und mittlere Unternehmen mittlerweile zu den drei wichtigsten Technologien.

Gesetze und behördliche Regulierungen zum Thema Datenschutz und Privatsphäre gelten schließlich für Kleinunternehmen genauso wie für große Konzerne.

Bei all dem Wirbel um die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist es wenig überraschend, dass Regierung und Verwaltung an der Spitze der Branchen stehen, die den Kauf von Datensicherheitssoftware beabsichtigen.

Auch Hackerangriffe treffen unbekannte wie bekannte Unternehmen gleichermaßen.

Untersuchungen aus den USA zufolge kosten Cyberangriffe kleine Unternehmen dort zwischen 84.000 $ und 148.000 $ pro Vorfall und 60 % der betroffenen KMU geben danach innerhalb von sechs Monaten ihr Geschäft auf.

Unsere Befragungen weisen darauf hin, dass sich kleine und mittlere Unternehmen der Bedeutung der Datensicherheit durchaus bewusst sind.

Softwarebudget Abbildung 6
Abbildung 6

 Das sagen die Daten

Es ist bemerkenswert, dass unseren Ergebnissen zufolge branchenübergreifend (mit einer Ausnahme) mindestens 40 % der Unternehmen in Datensicherheit investieren (siehe Abbildung 6).

Dabei scheint das Durchschnittsbudget für Datensicherheit je nach Unternehmensgröße gestaffelt zu sein, was durchaus zu erwarten war: Größere Unternehmen haben mehr Daten, mehr Kunden und mehr Angestellte und brauchen somit auch mehr Softwarelizenzen und Funktionen.

Ein Vergleich verdeutlicht das Gewicht dieser Zahlen: Die höchste geplante Durchschnittsausgabe für Daten- und Informationssicherheit liegt immer noch um 34.000 $ niedriger als die niedrigsten geschätzten Kosten für die Erholung von einem Cyberangriff.

Softwarebudget Abbildung 7
Abbildung 7

 Das sagen die Daten

Beim Budget für die Datensicherheit stehen Regierungs- und Verwaltungsorganisationen mit Durchschnittsausgaben von 49.000 $ an der Spitze (Abbildung 7).

Fazit:

  • Nicht erst seit Inkrafttreten der DSGVO ist die Datensicherheit ein großes Thema. Wer bei der Gelegenheit alles sorgfältig geprüft hat, sollte seine Systeme eigentlich auf einem aktuellen Stand haben. Trotzdem müssen eventuelle Zusatz- und Folgekosten im Softwarebudget berücksichtigt werden. Wer sich in der ersten Hälfte des Jahres 2018 erst einmal darauf konzentriert hat, die personenbezogenen Daten zu sichern, sollte vielleicht gleich im Anschluss nochmal über alle sicherheitsbezogenen Datenfragen drüberschauen, denn jetzt ist das Kontextwissen noch frisch. Dann sollte der zu erwartende Mehraufwand sich aber auch entsprechend im Finanzplan widerspiegeln.

Softwaretechnologie Nr. 2: Cloud Computing birgt große Chancen für kleine Unternehmen

Das Cloud Computing scheint geradezu wie für kleine Unternehmen geschaffen zu sein. Es stellt ihnen die ganze Rechenleistung und Infrastruktur von Amazon, Google und Microsoft zur Verfügung, ohne dass große Investitionen vonnöten wären. Stattdessen gibt es nutzungsorientierte Preismodelle und physische Implementierungen werden überflüssig. Es könnte kaum besser sein!

Software-as-a-Service-Modelle (SaaS) bieten kleinen Unternehmen Zugriff auf robuste Business-Lösungen und Datenspeicher-Technologien, die ganz ohne hohe Anfangsinvestitionen in Computing-Infrastruktur genutzt werden können.

Früher standen kleine Unternehmen häufig vor dem Problem, sich den Aufbau einer eigenen Infrastruktur nicht leisten zu können, während heute umgekehrt selbst aufgebaute Infrastrukturen eher unpraktisch sind und die Agilität reduzieren.

Somit ist es keine Überraschung, dass kleine und mittlere Unternehmen die Möglichkeiten der Cloud begeistert nutzen.

 Das sagen die Daten

Cloud-Software ist dieses Jahr die am zweitstärksten verbreitete Technologie: 47,8 % der befragten Unternehmen haben sie im Budget (siehe Abbildung 1).

Nahezu 50 % der befragten Unternehmen mit einem Umsatz von 5–100 Mio. $ investieren in Cloud Computing. Bei Unternehmen mit einem Umsatz von unter 5 Mio. $ liegt der Anteil mit 33,4 % deutlich niedriger (siehe Abbildung 2).

Allerdings ist denkbar, dass der tatsächliche Anteil hier höher liegt: Unsere Studien weisen darauf hin, dass viele sehr kleine Unternehmen Software kaufen, ohne sich der Tatsache bewusst zu sein, dass es sich dabei um cloudbasierte Anwendungen handelt. Sie erwerben Informationstechnologie, ohne dabei an komplexe IT-Umgebungen zu denken. Genau das macht den Reiz von Cloud Computing aus.

Softwarebudget Abbildung 8
Abbildung 8

 Das sagen die Daten

Zwischen 45 und 55 % der Befragten nahezu aller Branchen gaben an, Cloud-Software im Budget zu haben (siehe Abbildung 8).

Auch wenn Unternehmen verschiedener Größen und Branchen die gleichen Softwaretypen eingeplant haben, unterscheidet sich die Höhe der jeweiligen Budgets erheblich. Kleinere Unternehmen haben auch kleinere Softwarebudgets, deren Wachstum nahezu parallel zu dem der Unternehmensgröße verläuft.

Softwarebudget Abbildung 9
Abbildung 9

 Das sagen die Daten

Im Versicherungs- und Transportwesen sowie im öffentlichen Bereich werden durchschnittlich über 40.000 $ für Cloud Computing eingeplant (siehe Abbildung 9).

Fazit:

  • Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten kleinere und mittlere Unternehmen aller Branchen sich mit der Frage beschäftigen, ob und wie das Cloud Computing ihren Geschäftswert stärken kann.

Softwaretechnologie Nr. 1: Finanz- und Buchhaltungssoftware ist für KMU entscheidend

 Das sagen die Daten

Finanz- und Buchhaltungssoftware ist die Nummer 1 auf unserer Liste: 53,6 % der Befragten haben Software aus diesen Bereichen im Budget (siehe Abbildung 1).

Man sagt zwar, Menschen würden Unternehmer, um etwas von Wert zu erschaffen, nicht, um mit Zahlen zu jonglieren, aber das kann nur funktionieren, wenn auch die Zahlen erfolgreich verwaltet werden.

Besonders erfolgreiche kleine Unternehmen zeichnen sich üblicherweise durch eine erstklassige Buchhaltung aus. Eine mangelhafte Buchführung hingegen führt zu Liquiditätsproblemen, die ein Hauptgrund für das Scheitern kleiner Unternehmen sind.

Nur wenige von uns sind geborene Buchhalter. Wir brauchen Unterstützung. Verbindlichkeiten, Außenstände, Mehrwert- und Einkommenssteuer, Berichtswesen und Audits schaffen eine Komplexität, die auch eigentlich solide Unternehmen aus der Bahn werfen kann, wenn sie nicht richtig gehandhabt wird.

Buchhaltungssoftware sorgt nicht nur für mehr Effizienz, sondern hilft auch, Probleme zu vermeiden.

Wenn du in den nächsten zwei Jahren nur in eine einzige Softwaretechnologie investieren kannst, solltest du dich für Finanz- und Buchhaltungssoftware entscheiden. Unsere Umfrageergebnisse zeigen, dass kleine und mittlere Unternehmen das berücksichtigen (siehe Abbildung 1).

Softwarebudget Abbildung 10
Abbildung 10

 Das sagen die Daten

Bank- und Bauwesen stechen heraus: In diesen Branchen habe über 60 % der Unternehmen Finanz- und Buchhaltungssoftware im Budget (siehe Abbildung 10).

Die in den einzelnen Branchen geplanten Ausgaben unterscheiden sich überraschend stark.

Interessanterweise lässt sich innerhalb der jeweiligen Branchen kein Bezug zwischen der Höhe der geplanten Ausgaben und der Anzahl der Unternehmen feststellen, die für Finanz- und Buchhaltungssoftware budgetiert haben. So hat beispielsweise im Bauwesen und im Dienstleistungssektor ein relativ hoher Prozentsatz der Befragten ein Budget für Software, doch die Höhe der Ausgaben liegt in diesen Branchen mit 27.310 $ bzw. 25.820 $ am unteren Ende des Spektrums.

Softwarebudget Abbildung 11
Abbildung 11

 Das sagen die Daten

Im Transportwesen und im Großhandel sind die Durchschnittsausgaben für Finanz- und Buchhaltungssoftware mit 56.330 $ und 53.850 $ am höchsten (siehe Abbildung 11).

Fazit:

  • Finanz- und Buchhaltungssoftware ist für Unternehmen jeder Größe grundlegend wichtig und sollte zu den ersten Softwarelösungen gehören, die kleine und mittelgroße Unternehmen anschaffen.

Von der Konkurrenz lernen

Wir haben ausführlich dargelegt, welche Software kleine und mittlere Unternehmen in den USA in den nächsten beiden Jahren eingeplant haben und wie hoch ihr Softwarebudget für die verschiedenen Bereiche ist.

Heutzutage sind Softwaretechnologien für den Erfolg jedes Unternehmens unverzichtbar und es kann für Führungskräfte kleiner Unternehmen eine echte Herausforderung sein, zu entscheiden, worauf knappe Mittel verwendet werden sollen. Sie stehen vor der Aufgabe, in Technologien zu investieren und gleichzeitig alle Ausgaben sorgfältig abzuwägen. Wer dabei gut über die Investitionen anderer, vergleichbarer Unternehmen informiert ist, kann deutlich fundiertere Entscheidungen treffen.

Möchtest du wissen, welche Tools deine Konkurrenten kaufen? Lies die Nutzerbewertungen in den Capterra-Softwareverzeichnissen:

Klick auf einen Anbieter, um Reviews zu lesen und herauszufinden, welche Erwartungen und Anforderungen andere Unternehmen an ihre Softwarelösungen haben. Aus vielen Reviews geht auch die Größe des Unternehmens hervor, sodass du daraus lernen kannst, was andere KMU kaufen.

Informationen zur Capterra-Umfrage zu Top-Softwaretrends für KMU

Die Umfrage wurde von Capterra im Juni und Juli 2018 unter 715 US-amerikanischen KMU mit mehr als einem Angestellten und einem Jahresumsatz von weniger als 100 Millionen US-Dollar durchgeführt. Gemeinnützige Organisationen waren von der Teilnahme ausgeschlossen. Die qualifizierten Teilnehmer*innen waren Entscheidungsträger*innen oder haben einen großen Einfluss auf die Entscheidungen zum Softwarekauf in ihrem Unternehmen.

*Aufgrund der geringen Stichprobengröße sind die Daten zu Kommunikationswesen, Großhandel, Versicherungs- und Transportwesen eher richtungsweisend als statistisch repräsentativ.

Du suchst nach Software für die Budgetplanung? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Budgetierungssoftware.

Übrigens hat Capterra für den deutschen Markt eine ähnliche Studie durchgeführt. Hier sagen wir dir, wie deutsche Softwarekäufer entscheiden. Den deutschen SAAS-Markt haben wir hier noch einmal gesondert unter die Lupe genommen.

Budget formation : calculez vos dépenses pour 2019

Calculez vos dépenses pour 2019

Calculez vos dépenses pour 2019

Vous êtes responsable RH d’une PME ? Alors, vous devez déjà savoir que la formation de vos employés exige de sérieux investissements. L’expérience de vos collaborateurs au sein de votre entreprise dépend notamment de l’évolution de leurs compétences, et pour 54 % d’entre eux, l’entreprise n’accorde pas suffisamment d’importance à la transmission des savoirs. Vous vous devez donc de miser sur la formation si vous souhaitez que vos employés soient satisfaits.

Mais vous ignorez peut-être comment chiffrer les besoins en formation de votre entreprise. Et ça, c’est un sacré défi !

Vous n’avez sans doute pas vraiment envie de perdre du temps sur cette question. Pourtant, vous devriez vous y pencher dessus. En effet, les PME qui ne tiennent pas compte de la formation dans l’établissement de leur budget n’y consacrent que le surplus éventuel d’autres activités. Elles négligent ainsi un aspect essentiel de la motivation et de la fidélisation des employés.

Or, la somme que vous consacrez à la progression de vos collaborateurs montre à quel point votre entreprise s’engage pour eux et encourage leur évolution.

Dans cet article, nous passons en revue les frais de formation dont vous devez absolument tenir compte et nous vous proposons deux outils de calcul du budget de formation. Nous vous suggérons aussi quelques astuces pour vous aider à faire des économies.

Alors, si vous ne vous êtes pas encore penché sur le budget formation de vos employés pour cette année, il est temps de vous y mettre !

4 postes à intégrer dans votre budget formation

Pour les PME, la formation des employés est de plus en plus considérée comme un outil stratégique. Elle permet non seulement de développer des compétences et d’impliquer les travailleurs dans leurs activités, mais aussi d’attirer les meilleurs talents à la recherche d’entreprises orientées sur la progression de leurs employés.

Cet intérêt a entraîné un véritable boom des coûts de formation depuis deux ans.

Budget formation moyen des petites entreprises entre 2012 et 2017

Budget formation moyen des petites entreprises

Chiffres tirés du rapport “Annual Training Industry Report” de Training Magazine. Une entreprise employant 100 à 1 000 personnes est considérée comme une petite entreprise (source).

Les chiffres peuvent paraître faramineux. Où va donc tout cet argent ?

La réponse varie d’une entreprise à l’autre, mais, en général, les frais de formation sont répartis sur quatre postes budgétaires. Voici un exemple de budget de formation :

Budget formation standard

1. Personnel de formation (env. 50 %)

Que vous fassiez appel à un formateur externe ou à un spécialiste interne, quelqu’un doit bien se charger de former vos employés.

Cette personne ou cette équipe crée le matériel pédagogique, dispense les cours (en présentiel ou via un support de formation technologique) et vous tient informé des résultats de vos collaborateurs.

Il n’existe pas de chiffre absolu, mais mieux vaut s’assurer d’avoir au moins un formateur pour 50 employés. Ajoutez à cette équipe les informaticiens en charge du support technique, et voilà déjà la moitié de votre budget consacrée au poste “Personnel de formation” au sens large.

2. Outils et technologies de formation (env. 25 %)

En pratique, comment vos collaborateurs seront-ils formés ?

S’ils doivent assister en personne à des cours, vous allez probablement devoir créer ou louer un espace adapté équipé de chaises, de bureaux, d’un tableau, d’un vidéoprojecteur, etc. Si vous optez pour une formation à distance (l’e-learning étant spécialement adaptée aux PME), vous devrez recourir à une plateforme en ligne ou à une salle de classe virtuelle. Dans ce cas, il vous faudra aussi des ordinateurs, un  système de gestion de l’apprentissage (LMS) et un logiciel d’auteur e-learning. N’oubliez pas d’envisager les frais de maintenance et le support technique.

3. Contenu de formation (env. 20 %)

Dans une formation, le contenu est évidemment essentiel. Lorsque vous évaluez le budget à consacrer au contenu de votre formation, pensez à tous les sujets que vous comptez aborder durant l’année. Évaluez ensuite s’il est nécessaire de créer du contenu pour chaque sujet en interne (ce qui est plus coûteux, mais plus personnalisé) ou si des formations développées par des ressources externes (moins chères, mais moins ciblées) devraient suffire. Pour trouver la bonne formation externe, vous pouvez vous faire aider par des spécialistes comme Allsetfor.com.

Dans les formations en présentiel, votre contenu peut être présenté sous divers formats (papier, PowerPoint, vidéo…). Dans les formations en ligne, il devra être délivré sous forme de cours e-learning créé sur mesure en interne ou conçu par un éditeur tiers.

N’oubliez pas de prendre en compte les frais associé à la création de supports et aux évaluations, indispensables en cas de certification officielle.

4. Divers (env. 5 %)

Le dernier poste couvre toutes les dépenses inattendues qui pourraient vous tomber dessus en cours d’année :

  • Frais de déplacement et indemnités journalières pour des ateliers et des conférences
  • Remboursements de frais d’inscription
  • Honoraires d’experts
  • etc.

Les entreprises internationales doivent aussi envisager des frais de traduction et de localisation. C’est tout l’intérêt d’un poste “divers” : vous pouvez y inclure les dépenses propres à votre entreprise.

Deux méthodes de calcul rapide des frais de formation

Maintenant que vous avez une vision claire des différents points à intégrer à votre budget, il est temps de chiffrer tous ces éléments.

Si vous avez déjà préparé des budgets formation auparavant, basez-vous sur l’un d’eux. Comparez simplement les frais antérieurs au budget que vous avez fixé pour l’année prochaine et faites les adaptations nécessaires.

Vous partez de zéro ? Pas de panique ! Voici deux techniques qui vous permettront de calculer aisément et immédiatement votre budget formation*.

* Ces outils vous permettent de calculer un budget de base. Les estimations fournies doivent être adaptées à votre situation et à vos besoins.

Tableau de calcul des coûts de formation 1 : selon le coût salarial total

On conseille généralement aux entreprises de consacrer 1 à 5 % de leurs frais salariaux à la formation, selon l’importance qu’elles veulent lui donner.

Si connaissez le coût salarial total probable de l’année qui vient, vous pouvez assez simplement évaluer un budget formation fiable sur cette base.

Évaluez vos frais avec notre tableau de calcul des coûts de formation :

AVANTAGES :  en consacrant un pourcentage fixe de vos frais salariaux à la formation, vous êtes certain de ne pas dépenser trop. Cette méthode vous garantit aussi une certaine flexibilité et vous permet de consacrer un budget plus important à la formation de certains employés.

INCONVÉNIENTS :  lorsque vos frais salariaux totaux s’élèvent à quelques millions, la différence d’investissement entre 1 % et 5 % peut être vertigineuse. Or, lorsque votre personnel se renouvelle régulièrement, il est parfois difficile de prévoir précisément les dépenses salariales.

Tableau de calcul des coûts de formation 2 : selon le nombre d’employés

L’Annual Training Industry Report de Training Magazine (en anglais) a publié le coût moyen de formation d’un employé en 2017. Multipliez le chiffre associé à votre type d’entreprise (petite, moyenne…) par le nombre de collaborateurs que vous comptez former l’année prochaine pour obtenir une évaluation globale.

Évaluez vos frais avec notre tableau de calcul des coûts de formation :

AVANTAGES :  cette méthode vous permet d’associer un montant précis à chaque employé. Vous avez plus de chances de ne laisser personne de côté. Sur cette base, vous pouvez évaluer plus précisément le budget nécessaire par collaborateur.

INCONVÉNIENTS :  ce calcul implique que vous prévoyez d’investir la même somme pour la formation de chaque employé, ce qui n’est pas toujours réaliste (par exemple, vous risquez de consacrer un budget plus important à la formation des nouvelles recrues et des travailleurs spécialisés). De plus, le coût par employé est inversement proportionnel à la taille de l’entreprise ; les plus grosses sociétés devront donc revoir cette évaluation à la baisse.

Comment faire des économies

Et une fois le budget calculé ? Si vous avez de la chance, votre directeur financier le validera au premier coup. Sinon, il faudra voir comment réduire ce budget. Identifions les points sur lesquels vous pourriez faire des économies :

  • Tirez profit du contenu généré par les utilisateurs (UGC). Vos collaborateurs sont des puits de connaissances utiles à toute l’entreprise. En créant des formations s’appuyant sur le savoir de vos meilleurs employés, vous mettez en avant leurs compétences et vous réduisez les frais de création de contenu.
  • Lancez un programme de mentorat. Les programmes de mentorat sont devenus des méthodes de formation comme les autres. Ils constituent un bon moyen de former vos employés dans un cadre décontracté, tout en entretenant les compétences de leadership des collaborateurs.
  • Passez au mobile. Selon Gartner, d’ici 2022, plus de 75 % des smartphones utilisés en entreprise appartiendront aux employés (résultats complets disponibles pour les clients Gartner). Profitez-en pour tabler sur des formations accessibles depuis des appareils mobiles ; vos employés pourront ainsi se former à domicile et vous ferez des économies sur le poste technologies.

2019, l’année de la formation !

Nous l’avons vu : même dans les PME, il faut mettre en avant la formation des employés. Vous avez désormais tous les éléments en main pour préparer votre budget formation pour cette année. Alors ne ratez pas le coche et faites de 2019 l’année de la formation. Vos employés travailleront mieux, et cela aura un résultat positif sur vos résultats !