Gestion des talents et gestion des RH : quoi appliquer dans votre PME ?

Gestion des talents

Gestion des talents RH

Elles se ressemblent comme deux gouttes d’eau. Même air, même démarche, mêmes expressions… Pas facile de les distinguer, mais il ne faut pas les confondre.

Mais qui donc ? Eh bien, les fausses jumelles qui s’intéressent au personnel : gestion des ressources humaines et gestion des talents.

Elles sont si proches que, sur Capterra, de nombreux logiciels de gestion des talents sont aussi repris dans la catégorie des logiciels de RH.

Alors comment définir précisément la gestion des talents ? Comment la différencier des RH traditionnelles et mieux gérer vos équipes en fonction des besoins de votre entreprise ? Ces questions sont incontournables, car si vos méthodes de gestion du personnel ne sont pas adaptées à vos employés ni aux objectifs de votre société, vous risquez de perdre rapidement les pédales. En y répondant, vous pourrez en outre choisir le logiciel le plus adapté pour vous aider à atteindre vos objectifs.

Qu’est-ce que la gestion des talents ?

Wikipédia définit la gestion des talents comme “l’un des domaines de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) [qui] concerne les collaborateurs de l’entreprise dont le potentiel a été décelé et dont la présence au sein de l’organisation représente un intérêt majeur pour celle-ci”. Il s’agit d’anticiper les besoins d’une structure en termes de capital humain et de planifier la réponse à ces besoins.

En d’autres termes, le talent management, c’est une nouvelle façon de penser le recrutement, la formation et la rétention des meilleurs employés. Plutôt que de vérifier simplement l’adéquation d’un individu précis à un poste précis, on considère l’intégration du collaborateur dans la structure globale de l’entreprise et son évolution possible en son sein. La gestion des talents est donc une stratégie qui concerne votre entreprise dans sa globalité.

La gestion des talents est en quelque sorte la petite sœur des RH : elles ont de nombreux points communs, mais la gestion des talents est un peu plus jeune, un peu moins rodée, un peu plus sympa.

Qu’est-ce que la gestion des ressources humaines ?

La gestion des ressources humaines est une amie de longue date. Mature et responsable, elle ne suit pas vraiment les effets de mode. Elle est née bien avant le talent management et elle envisage les employés comme une ressource : qui convient le mieux à ce poste ? Comment allouer les ressources le plus efficacement possible ? Comment faire en sorte que les collaborateurs apportent le maximum à l’entreprise ?

En outre, la GRH s’inscrit dans une perspective opérationnelle. Elle vise à administrer et à organiser le personnel et les collaborateurs d’une entreprise : paiement des salaires, gestion des vacances, contrats…

Gestion des talents vs RH

En définitive, la gestion des talents et les RH sont deux manières différentes de répondre à une seule et même problématique : la gestion du personnel. Mais elles se distinguent sur plusieurs points :

  • Structure : un service RH centralise le recrutement, la formation et la rétention des employés. Le talent management, en revanche, implique la prise en charge de ces activités par des départements ou des comités actifs à différents niveaux de l’entreprise. Toute la structure est donc impliquée dans ces processus et les responsabilités sont partagées.
  • Responsabilités : les RH se centrent habituellement sur l’administratif (salaires, congés, avantages sociaux et réclamations). Le gestion des talents, elle, vise presque exclusivement à encourager l’évolution des meilleurs employés et l’amélioration de leurs compétences. Les deux approches concernent donc les collaborateurs, mais l’une est plus formelle, l’autre plus personnelle.
  • Mise en œuvre : la gestion des talents est avant tout stratégique. Elle est généralement étroitement associée avec les objectifs commerciaux d’une entreprise et appliquée dans un plan global à long terme. Les RH sont plus tactiques et orientées sur la gestion quotidienne du personnel.

Laquelle choisir ?

Tout dépend de votre situation. Les deux approches sont valables pour assurer une gestion optimale de votre personnel. Il peut même être intéressant de les associer pour atteindre vos objectifs de croissance et de développement.

Pour savoir laquelle convient à votre PME, demandez-vous quelle est la raison d’être d’un service en charge du personnel dans votre entreprise et sa place au sein de votre organisation et de votre culture d’entreprise.

Si vous penchez plutôt pour une approche détendue centrée sur l’évolution de vos employés, la gestion des talents devrait vous plaire. Si vous préférez une approche plus carrée menée par une équipe spécialisée responsable de tâches administratives récurrentes, les RH sont tout indiquées. Vous êtes tenté par une approche hybride ? C’est une autre possibilité !

Quel logiciel choisir ?

Les logiciels permettant de prendre en charge la gestion des talents ou des RH sont aussi différents que les deux approches.

Si vous adoptez une approche GRH, optez pour un logiciel orienté sur l’administratif. Étudiez ceux qui proposent des fonctionnalités de suivi des avantages sociaux, de planification et suivi des absences et de payroll compatibles avec la gestion du cycle de vie de vos collaborateurs.

Si vous optez pour une approche talent management, préférez un logiciel bien équipé pour le suivi des performances ou même un portail en self-service pour vos employés pour que le service de gestion du personnel se sente mieux intégré à la vie de vos collaborateurs.

Vous voulez combiner les deux approches ? Déterminez les fonctionnalités dont vous avez besoin et comparez les différents outils disponibles. Vous devrez analyser les deux catégories : logiciel de gestion des ressources humaines ET logiciel de gestion des talents

Vous avez déjà trouvé un logiciel qui vous convient ? Expliquez-nous dans les commentaires ce qui vous a séduit et comment vous l’avez implémenté !

Enquête 2018 : la gestion de projet dans les PME en France

outil gestion projet

Avec près de 750 logiciels répertoriés, la gestion de projet est l’une des catégories les plus fournies de notre catalogue de logiciels professionnels. Et cela se comprend : la gestion de projet est applicable dans tout secteur et tout type d’entreprise, de la TPE à la multinationale. Il est logique que les éditeurs de logiciels y voient un marché lucratif et tentent de développer de nouveaux produits.

Pour aller plus loin dans notre démarche de conseil, nous avons voulu savoir quelle était la situation réelle en France en lançant une enquête* sur l’usage des logiciels de gestion de projet dans les PME, qui peuvent avoir moins accès aux outils technologiques que les multinationales. Les logiciels de gestion de projet sont-ils réellement utilisés, et par qui ? Quelles sont les motifs qui poussent les professionnels à choisir ce genre d’outils et quelles sont les fonctionnalités recherchées ? Quelles opportunités pour les éditeurs de logiciels de gestion de projet ? Des réponses à ces questions et bien plus dans cet état des lieux sur le logiciel de gestion de projet en France.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet est essentiel

Mais d’abord, un outil de gestion de projet, c’est quoi ?

La gestion de projet, c’est notamment planifier et mettre en place les bons outils et les bonnes méthodes pour faire en sorte que les objectifs du projet soient atteints dans les délais et le budget impartis. Le logiciel de gestion de projets aide les entreprises à aller dans ce sens.

L’utilisation du bon outil de gestion de projet offre une meilleure vue d’ensemble et une meilleure transparence dans le projet. Les risques sont rapidement détectés par le logiciel, ce qui limite le risque d’échec du projet. La progression du projet est rendue plus efficace, et sa mise en œuvre plus rapide. En outre, le logiciel de project management améliore la communication et la collaboration entre équipes. Or, bien communiquer est essentiel pour réussir, car près d’un tiers des échecs d’un projet sont dus à une mauvaise communication.

Passons aux résultats de notre enquête.

outil gestion projet

Encore 35 % des professionnels n’utilisent pas de logiciel de gestion de projet spécialisé

Si 65 % des PME utilisent un ou plusieurs outils de gestion de projet, 35 % n’utilisent rien d’autre qu’Excel, Outlook ou une feuille de papier et un stylo.

outil gestion projet

Il est surprenant de voir que plus d’un tiers des professionnels utilisent encore des méthodes manuelles pour gérer leurs projets : en effet, 35 % des interrogés déclarent ne pas utiliser d’autres outils que les logiciels classiques (Excel, Outlook et similaires) pour gérer le temps, les projets ou les tâches. À l’inverse, près de la moitié (47,5 %) des interrogés utilisent un logiciel de gestion de projet ; une petite minorité (17,5 %) en utilisent même deux ou plus.

En outre, alors qu’il pourrait sembler logique que les logiciels de gestion de projet soient davantage utiles aux grandes équipes, ils sont plus répandus dans les petites équipes : parmi les personnes interrogées qui déclarent utiliser ce genre d’outils, 83 % travaillent dans des équipes de 15 personnes au maximum.

Par ailleurs, chose étonnante : 70 % des dirigeants d’entreprise ou de département utilisent un ou plusieurs outils de gestion de projet, ce qui signifie que près d’un tiers d’entre eux travaillent encore manuellement. C’est peut-être dû au fait que beaucoup de PME françaises sont des sociétés “à l’ancienne”, qui fonctionnent encore avec les mêmes méthodes et les mêmes outils d’avant, et qui ont du mal à changer leurs habitudes. Toutefois, selon la même enquête, en Allemagne, 54 % des professionnels en sont encore aux méthodes manuelles (contre 35 % en France). Les PME françaises semblent donc être un peu plus à la pointe de la technologie. 

Seul un tiers des logiciels utilisés sont des outils SaaS

Le SaaS (Software as a Service, logiciel en tant que service), aussi connu sous le nom de technologie cloud, est la mise à disposition d’outils logiciels par abonnement, accessibles par Internet, sans besoin de télécharger et d’installer le software sur l’ordinateur.

outil gestion projet

Tandis que le marché du cloud est en forte expansion, en France comme dans le monde, il ressort de notre enquête que plus de la moitié (53 %) des logiciels de gestion de projet utilisés par les professionnels en France sont des logiciels de bureau (c’est-à-dire, des logiciels installés sur l’ordinateur). 35 % des professionnels utilisent toutefois un outil SaaS et profitent des avantages du cloud. En comparaison, toujours selon notre enquête, l’Allemagne est à la traîne : seulement 17 % des logiciels de gestion de projet utilisés par les professionnels allemands sont des outils SaaS.

Pour en revenir à la France, il est à noter que 12 % des interrogés ne savent pas si les logiciels qu’ils utilisent sont des outils cloud ou des logiciels installés sur leur ordinateur. Il faut sans doute y voir ici une méconnaissance générale des technologies, certains utilisateurs ne faisant pas la différence entre cloud ou logiciel classique. On pourrait penser réduire ce pourcentage en favorisant la formation aux outils pour que les employés soient au fait des technologies qu’ils utilisent.

Les logiciels spécialisés répondent aux principales préoccupations des PME en termes de gestion de projet

Alors que la gestion de projet est applicable à tous les secteurs, quels sont les principaux défis auxquels sont confrontées les PME françaises quand il faut gérer un projet ? Selon notre enquête, “arriver à respecter les délais” est le défi majeur (pour 17 % des interrogés), suivi de près par “savoir réagir aux changements en cours de projet” (15 %). Viennent ensuite “savoir organiser et mettre en place les différentes tâches” (10 %), “ne pas dépasser le budget fixé” (9 %) et “pouvoir bien communiquer” (8 %). “Savoir réagir face à des risques inattendus” (7 %) ou encore “suivre de façon claire l’avancée du projet” (6 %) sont également des préoccupations fréquentes pour les professionnels. Dans l’ensemble, les éditeurs de logiciels ont donc compris ce qu’ils devaient proposer aux utilisateurs, puisque suivi du temps/planification, gestion des tâches, gestion du budget et communication/collaboration sont les fonctionnalités phares des outils de gestion de projet.

outil gestion projet

Mais dans la pratique, quelles fonctionnalités utilisent les professionnels ? Savent-ils faire bon usage de leur outil de gestion de projet ? La gestion du temps reste à 23 % la fonctionnalité la plus utilisée par les professionnels, suivie de la gestion des tâches (19 %). La gestion du budget et des dépenses arrive en troisième position (12 %), alors que la gestion des documents est signalée par 10 % des interrogés. Les professionnels savent donc utiliser les fonctionnalités classiques pour faire face à leurs plus grands défis : le temps, la gestion des tâches et le budget.

Par ailleurs, il semble logique que les fonctionnalités du logiciel soient conformes aux attentes de l’utilisateur : en effet, dans une autre étude menée par Capterra sur le comportement des acheteurs de logiciels, nous avions établi que les fonctionnalités du logiciel représentent le critère numéro 1 des professionnels au moment de choisir un logiciel métier, devant le prix et la facilité de mise en œuvre.

outil gestion projet

Toutefois, alors que “savoir réagir aux changements en cours de projet” et “savoir réagir face à des risques inattendus” arrivent respectivement en deuxième (15 %) et sixième (7 %) positions des défis majeurs pour les professionnels, il est surprenant que seuls 3 % des PME déclarent utiliser les méthodologies agiles. En effet, en mettant notamment l’accent sur l’adaptation au changement, les méthodes agiles permettent aux professionnels d’être plus flexibles et de savoir gérer tout changement inattendu de façon plus fluide. Consultez notre définition de la méthode agile pour en savoir plus. Ici aussi, on peut imaginer que cela est dû à une méconnaissance des technologies, le professionnel ne sachant peut-être pas qu’il utilise un tableau kanban et qu’il s’agit d’une méthode agile, par exemple.

Près d’un quart des professionnels français ne sont pas du tout intéressés par les logiciels de gestion de projets

Près d’un quart (23 %) des interrogés affirment n’utiliser aucun logiciel de projet et ne pas être intéressés par ce genre d’outils. Il peut s’agir d’un manque d’informations sur les bénéfices de ces outils ou d’une peur de changer de méthode. En tout cas, ce sont des clients réfractaires que les éditeurs de logiciels auront peut-être du mal à convaincre.

outil gestion projet

Cependant, la moitié des professionnels français (49 %) sont prêts à investir dans un logiciel de gestion, qu’ils en utilisent déjà ou bien qu’ils n’en utilisent pas encore. Un chiffre qui monte à 61 % chez les dirigeants de PME interrogés. Il y a donc une volonté certaine de connaître de nouveaux outils et de changer les processus de la part des décisionnaires.

Par ailleurs, 28 % des professionnels interrogés sont satisfaits par le logiciel de gestion de projet qu’ils utilisent et ne souhaitent pas en changer, sans doute parce qu’ils y trouvent les fonctionnalités dont ils ont besoin.

78 % des interrogés prêts à payer jusqu’à 50 euros par utilisateur par mois

Pour la plupart, les professionnels sont prêts à investir dans un outil de gestion de projet : en effet, une majorité est prête à payer jusqu’à 10 euros par utilisateur par mois (38 %), voire même entre 11 et 50 euros (40 %). Et, à en croire notre catalogue de logiciels, c’est justement la fourchette de prix dans laquelle se situent la plupart des logiciels de gestion de projet présents sur le marché. 11 % des professionnels interrogés sont même prêts à investir au-delà de 50 euros, preuve sans doute qu’ils souhaitent un outil de qualité.

outil gestion projet

Par ailleurs, les professionnels français ne cherchent pas à économiser et à acquérir un logiciel de gestion de projet gratuit, puisque seuls 11 % des interrogés sont intéressés uniquement par les logiciels gratuits. On peut en déduire que dans leur majorité, les professionnels sont conscients des limitations des logiciels gratuits et savent que pour disposer d’outils fiables et complets, il vaut mieux se tourner vers les logiciels payants.

Quelles opportunités pour les éditeurs de logiciels de gestion de projet ?

Le panorama actuel en France est très encourageant pour les éditeurs de logiciels de gestion de projet. En effet, avec 35 % des professionnels utilisant encore les outils classiques et non spécialisés tels qu’Excel et Outlook, le nombre de clients potentiels dans les PME est élevé. Un autre chiffre vient renforcer cet état de fait : 49 % des interrogés sont prêts à investir dans un outil de gestion de projet. Remarque : plus de deux tiers de ces professionnels prêts à investir dans un logiciel spécialisé en utilisent déjà un. Par conséquent, il s’agira surtout pour les éditeurs de logiciels de convaincre les utilisateurs de produits concurrents ou complémentaires.

Et que devront faire ces éditeurs pour attirer les professionnels ? Alors que les utilisateurs trouvent dans les logiciels spécialisés les fonctionnalités qui leur permettent de relever la plupart des défis majeurs (respect des délais, organisation, gestion du budget, collaboration), il semblerait que l’un des points noirs pour les professionnels reste de savoir comment réagir face aux changements et aux risques inattendus. Pour les éditeurs de logiciels, se concentrer sur le développement et surtout la promotion de fonctionnalités visant à résoudre ces problèmes pourrait aider à vendre mieux et plus auprès des PME de tout secteur. Ils devraient mettre en avant leurs fonctionnalités agiles, notamment, et s’assurer que les utilisateurs les comprennent, soient formés et sachent en faire usage.

Enfin, alors qu’à peine plus d’un tiers (35 %) des professionnels français utilisent des logiciels de gestion de projet SaaS, les éditeurs de logiciels spécialisés pourraient mettre en avant les avantages du cloud (accessibilité, flexibilité, partage simplifié, réduction des coûts…). Comme nous l’avons développé dans un article traitant de la gestion de projet dans le cloud, le SaaS a de beaux jours devant lui. Toutefois, il y a encore fort à faire en termes de vulgarisation du cloud en France, et pour capter les potentiels clients, les éditeurs pourraient miser sur les versions d’essai gratuites. Cette stratégie serait peut-être un moyen d’attirer et de convaincre les 51 % de professionnels déclarant ne pas s’intéresser du tout aux logiciels de gestion de projet.

gestion de projets PME françaises

 


* Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Le sondage a été envoyé à 753 personnes, sur lesquels 250 participants se sont qualifiés au moyen de questions de sélection. Les participants qualifiés occupent un emploi (à temps plein, à temps partiel ou à leur compte) et travaillent dans une PME ou une ETI (1 à 250 employés). Ils sont issus de divers secteurs d’activité.

Worauf man bei der Wahl der richtigen Bewerbermanagement-Software achten sollte – 5 Praxistipps

Bewerbermanagement-Software

Bewerbermanagement-Software

Die richtigen Kandidaten für sein Unternehmen zu begeistern ist eine Herausforderung. Neben externen Faktoren, wie dem demografischen Wandel, zeigt sich auch sehr deutlich, dass sich die Einstellung insbesondere von hochqualifizierten Bewerbern verändert hat.

War es früher noch ein schmeichelndes Privileg, von einem Personalberater angesprochen zu werden, so reagieren heute viele Bewerber nicht einmal mehr mit einem „Danke – kein Interesse“ auf die Massen an versendeten Anfragen.

Im Gegensatz zu früher sind Bewerber auch nicht mehr bereit, viel Zeit in Bewerbungsprozesse und -verfahren zu investieren. Sieht ein Bewerbungsformular zu komplex und unkomfortabel aus, dann bewirbt man sich eben bei der Konkurrenz. Sowohl die meisten Studien als auch unsere Auswertungen aus der Praxis zeigen sehr deutlich, dass rund jeder zweite Bewerber seine Bewerbung abbricht.

Die Wahl der richtigen Bewerbermanagement-Software wird hier zu einem sehr relevanten Faktor. Eine Bewerbermanagement-Software unterstützt Unternehmen während des gesamten Einstellungsprozesses. Die Software leistet bei der Stellenausschreibung, der Auswertung von eingegangenen Bewerbungsunterlagen und der Kommunikation mit den Bewerbern Unterstützung. Bewerber- und Jobinformationen werden in einer zentralen Datenbank verwaltet, so dass Verträge oder Personalakten direkt erstellt werden können. Ziel dieser Prozessvereinfachung ist ein effizienteres Management der Bewerberdaten und -kontakte.

Da der Markt mittlerweile überschwemmt wird von einer Vielzahl von komplett unterschiedlichen Lösungen, möchte ich hier die 5 wichtigsten Kriterien nennen, an denen Sie sich bei der Auswahl der geeigneten Bewerbermanagement-Software orientieren können. Ich habe innerhalb meiner Karriere dreimal die Einführung einer neuen Bewerbermanagement-Software begleitet und dort in mehr als zehn Jahren nahezu alle großen Lösungen und eine Vielzahl kleiner Lösungen testen können.

1.) Ihr Prozess muss passen

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Recruiting ist überall anders. In jedem Unternehmen und in jedem Land gibt es mal größere, mal weniger große Unterschiede in den Recruitingprozessen, vor allem in der gelebten Praxis. Jeder überflüssige Klick, jeder Workaround, der Ihren Prozess umläuft, führt dazu, dass Sie Mehraufwand betreiben. Ein einfaches Rechenbeispiel: Stellen Sie sich vor, Sie müssten durch eine neue Lösung jeden Bewerber 10 Sekunden länger bearbeiten, beispielsweise durch längere Wartezeiten. Klingt nicht viel – ist es aber. Bei rund 10.000 Bewerbern sind es 3,5 volle Arbeitstage, die für die Kompensation aufgebracht werden müssten.

2.) Einfaches Bewerber-Interface

Jeder zweite Bewerber springt durchschnittlich bei der Bewerbung ab – größtenteils weil es zu kompliziert wirkt, sich zu bewerben. Das ist die Zahl, die man sich vergegenwärtigen muss. Natürlich kann man theoretisch um jedes funktionierende System ein schönes Bewerber-Interface bauen. Jedoch sollte man bei der Auswahl einer geeigneten Bewerbermanagement-Software sehr genau darauf achten, welche Lösungen hier ohne zusätzliche Kosten möglich sind. Schauen Sie sich Beispiele an und lassen Sie sich bescheinigen, dass dies ohne weitere externe Anbieter oder zusätzliche Addons möglich ist.

3.) Gute Schnittstellen

Man muss sich von der Vorstellung frei machen, dass eine Lösung für alles passen wird und man nur noch diese eine Lösung benötigt. In der Praxis gibt es eine Vielzahl von Ergänzungen, die man am Frontend oder Backend anschließen kann und sollte. CV-Parsing, Analytics-Lösungen, Matching-Tools oder Schnittstellen zu anderen Systemen außerhalb des Recruitings sind da eindeutig Standard. Wer hier spart, wird sich im Nachhinein ärgern.

4.) Flexibilität

In den letzten Jahren hat sich sehr viel im Markt der Bewerbermanagement-Software getan. Es wurde deutlich, dass man eine Lösung benötigt, die in der Lage ist, sich den stetig neuen Anforderungen des Bewerbermarktes anzupassen. Das geht nur, wenn sowohl die Technik als auch die Bereitschaft des Providers flexibel genug sind, um auch kleine und individuelle Lösungen zu ermöglichen.

5.) Datenschutz

Ein wichtiges und gerne unterschätztes Thema ist der Datenschutz. Insbesondere, wenn Ihre Auswahl auf kleine Anbieter oder Anbieter außerhalb der EU fallen sollte, dann sollten Sie sich intensiv mit einem Datenschutzexperten zusammensetzen, um zu prüfen, wie und wo Bewerberdaten gespeichert und verarbeitet werden. Dies ist nicht zuletzt nach Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung ein relevanter Faktor.

Wenn Sie sich an diesen fünf Punkten orientieren, werden Sie relativ schnell die Vielzahl von Lösungen auf eine überschaubare Anzahl reduzieren können. Dann kommen natürlich noch wirtschaftliche Betrachtungen hinzu, wie die Kosten. Diesen Punkt würde ich jedoch nie als wichtiger einordnen als die oben genannten fünf Kriterien, da sich aus diesen Kriterien viele versteckte Folgekosten ableiten lassen, die man ansonsten auf den ersten Blick unterschätzt.

Zusammengefasst in wenigen Sätzen: Prüfen Sie, inwieweit sich der eigene Recruitingprozess durch die Bewerbermanagement-Software abbilden lässt. Prüfen Sie, ob Sie mit der potenziellen Lösung ein möglichst einfaches Bewerber-Interface ermöglichen können, ohne zusätzliche Addons oder externe Drittanbieter. Prüfen Sie, ob der potenzielle Anbieter offene und leicht zugängliche Schnittstellen hat und möglichst flexibel agiert, wenn es um individuelle Lösungen geht. Zu guter Letzt: Lassen Sie einen Datenschutzexperten die datenschutzrechtlichen Details prüfen und dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Aber der wichtigste Tipp nach mehr als zehnjähriger Erfahrung bei dem Thema: Lassen Sie sich auf keinen Kompromiss ein. Die Folgekosten werden Sie immer wieder einholen und Sie werden sich wünschen, dass Sie den Kompromiss nicht eingegangen wären.

In 6 einfachen Schritten ins Projektmanagement

Als Kinder wollen wir Astronaut werden, Cowboy oder Prinzessin.

In 6 einfachen Schritten ins Projektmanagement

Kaum erwachsen, stellt man fest, dass nur sehr wenige Leute tatsächlich ins Weltall fliegen können, Cowboys schlecht bezahlt werden und „Prinzessin“ gar kein Beruf ist.

Zum Glück gibt es trotzdem viele coole Tätigkeiten – beispielsweise als Projektmanager*in. Das Schöne daran: Man hilft dabei, Raumschiffe ins Weltall zu bringen, Hochhäuser zu bauen oder Apps zu entwickeln, die die Zukunft verändern können.

Was macht man als Projektmanager*in?

Projektmanager*innen planen, führen Teams, halten Projekte im Zeit- und Budgetrahmen und sind ganz insgesamt für ihren erfolgreichen Abschluss verantwortlich.

Das ist schon eine echt gute Sache.

Wie also stellt man es an, Projektmanager*in zu werden? Wie alles, was sich lohnt, erfordert das ein bisschen Geduld und Spucke. Aber am Ende dieses Projekts wird klar, wie man sich aufstellt und weiterbildet, um als Projektmanager*in in Betracht zu kommen.

Projektmanager*in werden: Der erste Schritt

Start im Projektmanagement

Wer gerne als Projektmanager*in arbeiten möchte, hat vermutlich bereits ein hohes Organisationstalent und Führungsqualitäten.

Das ist ein sehr guter Anfang. Damit kann die eigene Karriereplanung wie ein erstes, großes Projekt angegangen werden und ganz neben der zielstrebigen Umsetzung werden diese grundlegenden Fähigkeiten auch noch trainiert. Wie gesagt: eine gute Grundlage für den Weg ins Projektmanagement.

Die allerersten Schritte gelten im Grunde für jede Karriereplanung: Mit guten Noten, gesunder Ernährung, viel Bewegung und genug frischer Luft schaffst du gute Voraussetzungen, um fit für den Job zu sein. Selbstverständlich solltest du auch jegliche lächerlichen Social-Media-Posts vermeiden, die im Bewerbungsgespräch auftauchen und alles kaputtmachen können.

Schritt zwei: Private „Projektmanagement“-Erfahrung sammeln

Projektmanagement ist überall
Projektmanagement ist überall

Eigentlich ist es völlig klar: Projektmanagement lernt man nur, indem man Projekte managt. Glücklicherweise finden sich überall geeignete Projekte:

Wer mit offenen Augen durch die Welt geht, findet mühelos Gelegenheit, Organisationstalent und Führungsqualitäten einzubringen.

Ob beim Leiten von Jugendgruppen, der Koordination vom Sommerfest im Sportverein, der Organisation von Chorfahrten oder in der Obdachlosenhilfe: Im Ehrenamt geht es gar nicht ohne. Weniger formal, aber mindestens ebenso hilfreich wäre zum Beispiel die Betätigung in einer Gruppe, die Videospiele organisiert. Und hey: Die Spieleindustrie braucht viele, viele gute Projektmanager, da lassen sich nicht nur „allgemeine“ Fähigkeiten trainieren, die jeder Projektmanager braucht, sondern auch Branchenwissen erwerben und Kontakte knüpfen (und Kontakte sind das unausgesprochene höchste Gut des Projektmanagements). Gleiches gilt natürlich in allen anderen Branchen auch.

Der entscheidende Vorteil: Man kann sich so recht einfach in einen Bereich einarbeiten, in dem man hinterher tatsächlich arbeiten möchte. Und Spaß macht es auch.

Schritt drei: Soziale Kompetenzen steigern

Projektmanagement braucht soziale Fertigkeiten
Gute Projektmanager*innen arbeiten gerne (und gut!) mit anderen zusammen.

Ein Projektmanager oder eine Projektmanagerin kann nicht nur am Computer sitzen und Gantt-Diagramme erstellen und sich in Projektmanagement-Software vergraben.

Klar, auch so lassen sich sicher hier und da Projekte ganz ordentlich abschließen, aber normalerweise hat dann ein anderes Teammitglied die Aufgabe übernommen, all das Zwischenmenschliche im Projekt zu managen. Und vermutlich wird diese Person bei der nächsten Beförderungsrunde auch gegenüber eher distanzierten und wenig kommunikationsfreudigen Projektmanager*innen vorgezogen.

Denn klar ist: Projekte bestehen aus Menschen. Gute Projektmanager*innen müssen sich entsprechend bemühen, ihre Leute zu kennen und anzuleiten. Die Kommunikation im Team ist ebenso wichtig wie die praktische Seite.

Schritt vier: Projektmanagement-Tools beherrschen

Projektmanagement-Tools
Das richtige Werkzeug macht einen großen Unterschied – wenn man es zu nutzen weiß.

Mit Soft Skills kommt man ziemlich weit – vielleicht sogar bis auf die erste echte Stelle im Projektmanagement. Früher oder später braucht es aber auch ein paar technische Fähigkeiten.

Das klingt schwieriger, als es ist. Projektmanagement-Software ist dafür da, Projektmanager*innen und ihren Teams das Leben zu erleichtern, ob nun in den Bereichen Zusammenarbeit, Budgetierung, Zeitplanung oder mit etwas ganz anderem. Zu den beliebtesten Tools gehören Microsoft PPM, Jira und Basecamp, es gibt aber noch viele andere.

Natürlich muss man sich in jede neue Software erst einarbeiten, aber moderne Projektmanagement-Lösungen sind nutzerfreundlich und haben einen tollen Service. Außerdem findet man viele Informationen ganz einfach online. So bietet beispielsweise Microsoft eine große Zahl an Kursen zur Nutzung von Microsoft PPM.

Wir von Capterra haben eine Studie durchgeführt und dabei herausgefunden, dass Organisationen, die Projektmanagement-Software verwenden, ihre Projekte schneller, günstiger und besser abschließen. Entsprechend gut sieht es aus, wenn im Lebenslauf schon ein paar Tools auftauchen.

Schließlich würde man sich auch nicht als Buchhalter bewerben, ohne Programme wie Quickbooks, Freshbooks oder das gute alte Microsoft Excel zu beherrschen, oder?

Natürlich reichen Softwarekenntnisse nicht aus. Auch Fähigkeiten in den folgenden Bereichen sind nützlich:

  • Budgetplanung
  • Auftragsmanagement
  • Planung
  • Risikomanagement
  • Zeitplanerstellung

Schritt fünf: Zertifizierungen und Abschlüsse

Projektmanagement-Zertifikate

Das Projektmanagement ist bis heute eine Branche der Quereinstiege. Das ist in vielerlei Hinsicht auch sinnvoll: Wer aus einem anderen Bereich ins Projektmanagement hereinrutscht oder als ehemaliges Teammitglied in die Aufgabe hereinwächst, hat viel wertvolles Fach- und Hintergrundwissen.

Aber trotzdem kann ein „echter“ Abschluss nicht schaden. Inzwischen gibt es durchaus Studiengänge für Projektmanagement, in anderen Fächern und an Hochschulen ist es oft als Teil des Curriculums enthalten, häufig in Wirtschaftswissenschaften oder IT-lastigen Fächern.

Wer aus irgendwelchen Gründen nicht (noch einmal) studieren kann oder will, kann sich auch einfach zertifizieren lassen. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Anbietern. Die PMP-Zertifizierung (Project Management Professional) des Project Management Institute ist eine der bekanntesten Optionen.Dieses spezielle Zertifikat ist auf Menschen ausgerichtet, die bereits als Projektmanager*innen arbeiten und über viel Erfahrung verfügen, aber dasselbe Institut bietet auch den CAPM (Certified Associate in Project Management) an, der eher für Einsteiger ist.

Wir haben ein paar Kurse zusammengestellt, mit denen man sich prima auf die Zertifizierung vorbereiten kann (leider bisher nur auf Englisch).

Schritt sechs: Es geht los

Projektmanagement-Skills
Extratipp: Vorsicht vor fliegenden Schreibmaschinen.

Die Erfahrungen mit dem Management von (nicht beruflichen) Projekten sind gemacht, die sozialen Kompetenzen aufgearbeitet, die großen Projektmanagement-Tools bekannt und vielleicht sogar ein Zertifikat erworben: Es kann losgehen, Bewerbungen schreiben ist angesagt. Das ist immer heikel, ob man nun Tierpfleger im Zoo werden will oder Projektmanager*in. Wer Schritt 1–5 sorgfältig abgearbeitet hat, sollte aber mit einem gewissen Selbstbewusstsein zur Tat schreiten können.

Also ran an die Bewerbungsmappe, dann schnell noch den Anzug in die Reinigung bringen, die Bewerbungsgespräche stehen an.

Bonus: Wo finde ich Stellen für Projektmanager*innen? (Schritt fünfeinhalb)

Auf Monster.de standen in dem Augenblick, als dieser Artikel getippt wurde, ganze 10.727 Projektmanagement-Stellen in ganz Deutschland. Dazu kommen die oben bereits erwähnten Projektmanager*innen, die auf anderen Wegen an derartige Stellen kommen.

Gartner sagt zum Karriereverlauf von Projektmanager*innen:

„Ohne die Rolle bewusst angenommen zu haben, übernimmt jemand planende, führende, beaufsichtigende Aufgaben in einem Projekt. Vielleicht ist er oder sie dafür nicht ausgebildet oder hat nicht die nötigen Freigaben. Häufig spielt die Mundpropaganda eine große Rolle, wenn es darum geht, wer bereits Projekte koordiniert hat. Gegebenenfalls wird man also gebeten, das erneut zu tun. Von da aus ist man schnell an einem Punkt, wo ‚… und Projektmanager*in‘ an die Stellenbeschreibung angeheftet wird, zuerst inoffiziell, später auch auf dem Papier.“

(Aus dem englischsprachigen Text Project Manager Career Paths Are Critical to Strengthening Your PM Workforce von Matt Light.)

Ob man nun am ganz Anfang der Laufbahn oder mit beiden Beinen fest im Beruf steht, ob etablierte Baufirma oder Tech-Startup: Wichtiger als die Bezeichnung „Projektmanager*in“ sind die Fähigkeiten, die man mitbringt. Sind diese vorhanden, kommt der Zusatz „… und Projektmanager*in“ häufig bald von ganz allein.

Der letzte Schritt

Je mehr Zeit man mit dem Projektmanagement verbringt, desto häufiger hört man den Begriff „Agile“, der das Grundgerüst so gut wie jeden modernen Projektmanagements ist. Es heißt ganz einfach so viel „flexibel sein“, sich an sich verändernde Begebenheiten anpassen und in wiederkehrenden Phasen und Abläufen handeln.

Auch eine Laufbahn im Bereich Projektmanagement kann man agil angehen, indem man regelmäßig schaut, wie es in den hier aufgelisteten Bereichen derzeit aussieht. So behält man den Weg (und damit das Ziel) immer im Blick. Du hast in letzter Zeit zu viel in deinem eigenen Büro gehockt? Dann sollte man einmal beim eigenen Team vorbeischauen, wie es denen so ergeht. Deine neuen Mitarbeiter sprechen eine Sprache, bei der du kaum etwas verstehst – obwohl es Deutsch ist? Mach einen Kurs und lerne eine neue Software kennen, denke über eine neue Zertifizierung oder die Auffrischung einer alten nach.

Das Beste ist, dass jede der Fähigkeiten aus diesen sechs Schritten (möglicherweise mit Ausnahme der Zertifikate) in jedem Bereich nützlich sein kann, und zwar beruflich wie privat.

Zeitmanagement, Organisationstalent und Führungsqualitäten stehen einfach jedem gut zu Gesicht.

Du hast noch einen Tipp?

Als Projektmanager*in hast du bestimmt auch noch Tipps für Leute, die sich gerade in dem Bereich bewerben wollen. Schreib sie uns in die Kommentare oder sag es mir auf Twitter (@CapterraAC).

Suchst du nach Software fürs Projektmanagement? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Softwarelösungen für das Projektmanagement.

 

Guide : comment devenir une entreprise agile ?

Enterprise agile

entreprise agile

Le monde de l’entreprise actuel est ponctué d’innovations qui viennent perturber et déséquilibrer le marché. En effet, la technologie crée des opportunités qui transforment tous les secteurs : automatisation, intelligence artificielle, apprentissage machine… Les entreprises se voient donc contraintes de réagir plus rapidement et facilement à ces changements afin de maintenir la satisfaction de leurs clients, de rester compétitives et de pérenniser leur performance. C’est pourquoi un bon nombre d’entre elles ont décidé de se tourner vers un concept à mille lieues du management traditionnel et de devenir ce que l’on appelle une entreprise agile. Pourquoi pas la vôtre ?

L’agilité, kézako ?

L’agilité, c’est une philosophie de travail issue du Manifeste Agile créé en 2001 par un groupe d’experts de terrain américains, spécialistes en gestion de projets de développement logiciel. Elle a pour but de simplifier les processus de travail en minimisant certaines pratiques peu efficaces. Un vaste sujet auquel Capterra a consacré tout un article.

S’il fallait donner une définition de l’entreprise agile, il faudrait indubitablement mettre en avant l’aspiration à garantir la satisfaction des clients à travers des processus pensés dans ce sens. Une entreprise agile est en outre composée de collaborateurs très engagés devenus de véritables acteurs du changement. Elle est dotée d’un mode de fonctionnement spécifique qui lui permet de prendre des décisions très rapidement et d’être donc particulièrement réactive aux évolutions. Elle est disposée à apprendre continuellement au profit de l’excellence opérationnelle.

Les entreprises peuvent devenir agiles quel que soit le secteur dans lequel elles sont actives. Tout est une question de culture, et non de technologie. Toutefois, les entreprises auront plus de difficultés à adopter une méthode agile si leurs managers sont fortement ancrés dans le management directif, et si la direction a une aversion pour le risque. De fait, pour qu’une entreprise puisse devenir agile, le management doit permettre l’instauration d’un cadre propice à la mise à profit de l’intelligence collective et à l’auto-organisation des équipes – conditions nécessaires pour faire face aux circonstances complexes que peut rencontrer l’entreprise et pour susciter un haut niveau d’engagement au sein de son personnel.

Les avantages d’être une entreprise agile

En devenant agiles, les entreprises gagnent un double avantage. Grâce à leur capacité à innover, à accélérer le time to market et à fidéliser leurs clients, elles mettent toutes les chances de leur côté pour se développer et atteindre un haut niveau de compétitivité. De fait, le rapport Organizational Agility as a Competitive Factor : The Agile Performer Index indique que les entreprises agiles sont 2,7 fois plus performantes que les entreprises traditionnelles.

Elles parviennent en outre à mieux conserver leurs talents et à en attirer de nouveaux. En effet, elles offrent un environnement de travail stimulant et proposent des valeurs fortes et attrayantes pour les employés. L’entreprise agile répond aux besoins fondamentaux de l’être humain : être autonome, grandir en développant ses compétences et être traité d’égal à égal.

Mais trêve de théories. Prenons un exemple concret d’entreprise agile : Zappos, une boutique en ligne de vêtements et de chaussures. Dès ses premières heures, elle a appliqué des principes agiles. Avant d’investir dans le développement de sa structure, elle a d’abord vérifié que ses clients potentiels étaient prêts à acheter sur Internet les produits qu’elle proposerait. Elle a donc notamment pris en photo des chaussures dans un magasin avant de les proposer en vente sur son site. Aujourd’hui, cette entreprise connaît une croissance phénoménale. Elle est également porteuse de valeurs fortes et ses employés sont prêts à donner le meilleur d’eux-mêmes. Tant et si bien qu’elle a été rachetée par Amazon en 2009 tout en conservant son identité.

Les risques à prendre en compte

L’adoption d’une méthode agile peut complètement bouleverser la culture d’une entreprise et ne doit pas être prise à la légère. Ce changement de paradigme peut être profond et se répercuter à de multiples niveaux. Il faut donc s’attendre à une perte temporaire de productivité, le temps que les employés acceptent de se lancer dans l’inconnu et s’approprient de nouveaux repères.

Autre difficulté : l’insuffisance d’une formation unique, théorique et universelle. Un coach agile, ou à minima quelqu’un ayant déjà vécu cette transformation, doit en effet accompagner chaque équipe pour les aider à maîtriser cette nouvelle culture d’entreprise dans la pratique.

Dans le pire des scénarios, certains employés peuvent ne pas se retrouver dans ce nouvel état d’esprit et souhaiter quitter l’entreprise. Il convient donc d’anticiper cet éventuel passage à vide temporaire en mettant en œuvre des bonnes pratiques.

Devenir une entreprise agile : marche à suivre

Vos employés semblent réticents à cette transformation ? Cette réaction est naturelle, qu’elle soit consciente ou non. Tout changement implique de sortir de sa zone de confort et d’abandonner ses repères au profit de nouveaux. La solution consiste donc à instaurer un environnement de travail sécurisant pour les collaborateurs. Il doivent se sentir soutenus à travers par exemple un accompagnement ou des formations sur cette nouvelle façon de penser et de travailler, et savoir qu’ils ont le droit à l’erreur.

En amont de cette transition vers l’agilité, il faudra d’abord que l’entreprise réfléchisse sérieusement au “pourquoi”, à la raison pour laquelle elle souhaite entreprendre un tel changement. Pour ce faire, elle pourra mobiliser une équipe qui aura pour mission de trouver les réponses à cette question. Celles-ci doivent donner du sens à cette transformation, mais aussi fédérer les collaborateurs, les inspirer et leur donner de l’énergie. Cette équipe pourra tester ses premières réponses auprès de quelques employés pour voir si elles trouvent un écho chez eux et éventuellement les modifier en fonction des réactions.

Par la suite, l’équipe sera également chargée de planifier la stratégie de transformation en fonction du contexte et de la mettre en place. Selon les bonnes pratiques, cette équipe sera multidisciplinaire et composée de volontaires pas nécessairement issus exclusivement du management. Cela aura pour avantage de décloisonner les silos éventuellement présents et de créer une diversité verticale.

Vous l’aurez compris, devenir une entreprise agile, c’est aussi tester, apprendre et adapter. En passant par cette phase pilote primordiale, la transformation sera certes plus lente au début, mais elle sera ainsi plus sûre et plus durable.

L'entreprise agile

Et après ?

L’adoption de principes agiles est un processus de longue haleine qui se répercute à tous les niveaux de l’entreprise. Compter sur des employés disposés à s’investir dans une nouvelle façon de réfléchir et sur des processus transformés et plus flexibles ne suffit pas. C’est l’ensemble de l’entreprise qui doit être revu et repensé au profit d’une plus grande capacité à s’adapter au changement et aux innovations. Cette transformation n’est évidemment pas sans risques, mais l’on peut affirmer sans aucun doute que les avantages pèsent bien plus lourd dans la balance. Mieux : l’agilité est là pour durer, car elle permet aux entreprises agiles de mieux rebondir et de mieux se préparer à l’avenir. De nature, les entreprises agiles sont évolutives. Elles prendront donc la direction vers laquelle leurs clients et le marché les emmèneront, et ce avec davantage de sérénité et de plaisir au travail que les entreprises ancrées dans un mode de fonctionnement traditionnel.

Prêts à passer à une méthode agile ? Rejoignez-nous sur les réseaux sociaux pour retrouver d’autres conseils. Et n’hésitez pas à consulter le catalogue de logiciels de gestion de projet agile de Capterra si vous souhaitez vous munir d’un tel outil.

 


À PROPOS DE L’AUTEUR

Florent Lothon

Florent Lothon est expert en méthodes agiles qu’il découvre et met en pratique dès 2007. Très rapidement, il obtient de tels résultats sur ses projets, qu’à seulement 34 ans, on lui propose de créer et de prendre la responsabilité du département digital du service informatique de Swiss Life.

En parallèle, il transmet le fruit de son expérience via son site L’Agiliste, sa newsletter envoyée à des milliers d’abonnés et ses formations qui ont déjà séduit plusieurs centaines de personnes de tous secteurs. Il est également l’auteur du livre “Devenir une Entreprise Agile” avec Jérôme Carfantan.

PME : guide pour comprendre la Loi PACTE

Advantages du Loi Pacte

Advantages du Loi Pacte

Le ministre de l’Économie, Bruno Lemaire, l’a annoncé : le projet de Loi PACTE a pour but la simplification de la vie des PME et ETI. L’ambition principale de cette réforme économique est de donner aux entreprises les moyens d’innover, de grandir et de créer des emplois.

Loi PACTE 2018 : croissance et transformation

Le plan d’Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises (PACTE) est la réforme décidée par le gouvernement afin d’améliorer la performance des PME et TPE en France. Le ministère de l’économie affiche une réelle volonté de permettre aux PME de se développer et de croître pour avoir la capacité de s’exporter à l’international.

Si cette loi a déjà été adoptée en octobre 2018 par l’Assemblée Nationale, elle doit encore être validée par le Sénat. Cependant, certaines mesures vont pouvoir être appliquées en 2019 en étant transférées dans la Loi de Finance 2019. Parmi ces mesures, on retrouvera, selon les Echos, la suppression du forfait social pour les PME ou la révision du crédit d’impôt en cas de reprise d’une entreprise par ses salariés.

Les mesures phares de la loi PACTE

Avec 3,9 millions d’entreprises qui emploient 66 % de la population, cette Loi PACTE veut s’appuyer sur l’ensemble du tissu d’entreprises présentes sur le territoire français pour stimuler leur croissance et participer à leur développement notamment à l’international.

Faisons un tour d’horizon des mesures phares qui vont être mises en place pour simplifier la vie des entrepreneurs tout en augmentant leur productivité.

Démarches administratives simplifiées et dématérialisées

De la création à la rédaction du business plan, en passant par la gestion du budget au quotidien, les PME font face à de trop nombreuses obligations qui compliquent chaque étape de leur développement.

La Loi PACTE veut rapprocher les données des différents acteurs auxquels il fallait s’adresser auparavant suivant son secteur d’activité. Ainsi, les démarches seront simplifiées par la création d’un guichet unique pour la gestion des données propres à son entreprise et qui rassemblera les compétences de l’URSSAF, du Tribunal de Commerce ou encore de la Chambre de Commerce.

La mise en oeuvre de ce guichet unique qui est prévue pour 2021 sera accompagnée par l’apparition d’un registre unique qui évitera aux entrepreneurs de s’inscrire sur plusieurs registres provoquant donc un allégement des frais d’inscription.

Les PME pourront également réaliser des économies sur les frais d’annonces légales puisque la Loi PACTE prévoit d’ouvrir le marché de ces annonces aux acteurs en ligne. Ainsi, la digitalisation des entreprises représente un axe fort du PACTE qui leur permettra de gérer en ligne leur documentation administrative ou l’envoi de leurs factures.

Innovation protégée et financée

Avec son fonds dédié à l’innovation qui devrait être doté de 10 milliards d’euros, le gouvernement veut pouvoir stimuler la créativité et l’innovation de rupture. Ce fonds va donc donner l’opportunité à de nombreuses PME de financer leur innovation grâce au soutien de l’état ce qui donnera garantie et protection pour exploiter et commercialiser leur recherche.

Le PACTE facilitera l’accès à différents types de financement tels que le capital-investissement, le crowdfunding et les ICO en orientant aussi l’épargne des français pour financer la croissance. C’est donc avec un allégement des contraintes, en particulier pour les patrons de PME et TPE, que la Loi PACTE va permettre aux entreprises de stimuler et gérer leur innovation.  

PME et ETI : quels changements ?

Les PME et ETI sont les plus concernées par la loi PACTE. Cette loi a effectivement été pensée pour ces entreprises qui représentent un atout pour le tissu économique aussi bien au niveau régional que national puisque ce sont elles qui créent le plus d’emplois.

Une loi pensée pour les PME

Par rapport à ses voisins européens, la France ne compte que 124 100 entreprises exportatrices en 2016, majoritairement des PME, quand l’Allemagne en compte 310 000 et l’Italie 210 000. De plus, face au grands groupes, les PME ont souvent du mal à jouer le jeu de la concurrence. Nombreux sont les grands groupes qui peuvent pratiquer l’optimisation fiscale en bénéficiant de la protection de l’État par le jeu des lobbies.

Face à ce déséquilibre, les PME ne peuvent souvent pas rivaliser et ne peuvent pas impulser leur développement aussi facilement qu’elles le voudraient. La Loi PACTE veut donc apporter des solutions claires et pratiques aux problèmes rencontrés par les PME et TPE.

Gestion administrative des PME

Au cours de sa vie, une entreprise aura 199 obligations à respecter réparties sur 49 seuils d’effectif de salariés. De plus, à chaque dépassement de ces seuils, l’entreprise doit faire face à des délais trop courts pour y répondre. La principale conséquence est le frein à l’embauche pour ne pas subir les contraintes de ces seuils.

D’autre part, si la PME n’arrive pas à faire face à l’ensemble de ses obligations et qu’elle se retrouve contrainte d’ouvrir une procédure judiciaire, le délai moyen de clôture de la procédure est de 2 ans et demi. Délai pendant lequel l’entrepreneur ne peut pas créer de nouvelle entreprise.

À ces délais administratifs s’ajoute le manque de protection des PME françaises face aux investisseurs étrangers avec des sanctions qui sont à la fois insuffisamment souples et peu dissuasives face à la prise de contrôle du capital de certaines entreprises stratégiques.

Gestion financière et opérationnelle des PME

Un entrepreneur désirant transmettre sa PME gratuitement ou à ses salariés devra faire face à de nombreuses obligations et conditions pour que la transactions soit possible. Par conséquent, près de la moitié des dirigeants de PME ont plus de 65 ans et ne partent pas à la retraite.

Concernant la gestion de ses salariés, un patron de PME sera réticent à pratiquer l’intéressement étant donné le fort impact du forfait social. C’est d’autant plus visible dans les structures de plus de 50 salariés où seulement 20 % bénéficient de l’intéressement.

Les solutions apportées

La transformation économique des PME passent par la mise en oeuvre de différentes mesures qui vont servir à lever les freins à l’innovation et au développement. Pour y voir plus clair, voici une présentation des solutions apportées par la Loi PACTE pour répondre aux problèmes soulevés.

La gestion des seuils

Les niveaux de seuil vont évoluer et être simplifiés pour être regroupés sur 3 niveaux de 11, 50 et 250 salariés. Les entreprises auront dorénavant un délai de 5 ans pour répondre aux obligations afférentes à ces seuils. Ainsi, l’entreprise qui dépasse un seuil donné pendant 5 années consécutives sera concernée par la mise en application des obligations propres à chaque seuil.

Concernant les effectifs, le mode de calcul sera lui aussi simplifié pour ne correspondre qu’au calcul prévu par le Code de la Sécurité Sociale.

Stimulation de l’épargne salariale et de l’intéressement

Afin de récompenser le travail des salariés dans les PME, le chef d’entreprise aura plusieurs solutions à portée de main. Ainsi, en fonction du nombre de salariés, il ne devra plus s’acquitter du forfait social concernant les versements de l’intéressement ou de l’épargne salariale.

L’actionnariat salarié salarié sera également stimulé au sein des entreprises privées et à participation publique grâce à des mesures de simplification et des contraintes moindres au niveau fiscal.

La place des PME dans la société

Les PME pourront faire valoir leur utilité puisqu’elle pourront mettre plus facilement en avant leur projet entrepreneuriaux ayant un intérêt social et environnemental grâce à une modification du Code Civil et du Code du Commerce.

Ces modifications permettront aux entreprises de prendre en considération les enjeux sociaux et environnementaux inhérents à leur activité. Elles pourront définir une raison d’être dans leurs statuts afin de poursuivre un projet entrepreneurial répondant à un intérêt collectif.

Le droit à une seconde chance

La Loi PACTE prévoit une simplification de la procédure de rétablissement professionnel qui permet un effacement des dettes des entreprises sans salariés et avec moins de 5 000 € d’actifs.

Enfin la gestion des procédures de liquidation judiciaire sera simplifiée pour permettre une clôture dans un délai maximum de 9 mois si l’entreprise n’a qu’un salarié et si elle ne génère pas plus de 300 000 € de chiffre d’affaires. Cette procédure durera maximum 15 mois pour une entreprise ayant un chiffres d’affaires inférieur à 750 000 €.

Dynamiser la recherche

Cette mesure concerne principalement les fonctionnaires chercheurs qui seront plus facilement autorisés à créer ou participer à la vie d’une entreprise. Ils pourront plus facilement démarrer une activité et il auront la possibilité de consacrer 50 % de leur temps à l’entreprise quand le seuil était de 20 % auparavant.

Cette mesure qui dynamise la recherche permettra également au PME d’avoir plus facilement accès à des compétences en termes de recherche et d’innovation.

La transmission d’entreprise

Pour permettre une continuité dans la vie des PME, de nombreuses facilités seront mises en place. Le pacte Dutreil sera rénové pour bénéficier d’avantages fiscaux notamment lors de la transmission à titre gratuit.

Les salariés pourront plus facilement reprendre leur entreprise et le crédit-vendeur sera encouragé pour la reprise des petites entreprises.

L’épargne retraite

Les salariés seront mieux informés concernant leur produit d’épargne retraite et ils bénéficieront d’une portabilité de leur épargne s’ils quittent un employeur pour un autre avec une fiscalité harmonisée et attractive.

PME et export

Fer de lance de la Loi PACTE, la capacité d’exportation des PME sera dynamisée par la création d’un guichet unique de l’export. Les PME pourront également s’appuyer sur l’agence Business France, qui leur sera dédiée, pour un meilleur accompagnement.

Bpifrance sera l’unique interlocuteur de financement pour des projets internationaux, quelle que soit la taille de l’entreprise. Les PME seront encouragées à exporter grâce au dispositif “assurance-protection” qui sera renforcé via une avance de trésorerie.

Les PME pourront finalement s’appuyer sur une préparation à l’internationalisation élaborée pour répondre aux besoins des dirigeants afin de mieux appréhender les difficultés et mettre en évidence les compétences clés nécessaires avant de se lancer.

Protéger les entreprises

Face aux d’investissements étrangers, la Loi PACTE établit une liste de secteurs protégés élargie, ainsi qu’une procédure et des sanctions renforcées. Cette procédure d’autorisation préalable d’investissement étrangers en France (IEF) protégera donc d’avantage les secteurs stratégiques tels que le spatial, la sécurité nationale, l’intelligence artificielle ou encore le stockage de données.

En résumé : quels avantages pour les PME ?

On l’aura donc compris, la Loi Pacte veut permettre aux PME et TPE d’avoir les moyens de croître, d’innover et de se développer. En ce sens, plusieurs mesures vont être mises en place pour faciliter la vie des patrons de PME.

Advantages du Loi Pacte

Dans l’ensemble, ces mesures sont celles qui auront le plus d’impact sur le développement des PME. Toutefois, de nombreuses autres actions et articles sont prévus dans la Loi PACTE pour dynamiser l’économie et faire rayonner les PME. On pourra retrouver l’ensemble de ces mesures sur le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics.

 


À PROPOS DE L’AUTEUR

Antoine Dubois

Antoine Dubois est passionné d’entrepreneuriat, de technologie et de finance. Après s’être formé en audit et conseil au sein de grands cabinets, il est aujourd’hui freelance.
En tant que consultant, il accompagne les entreprises sur des problématiques stratégiques aussi bien liées à la performance qu’aux enjeux du digital. Efficacité opérationnelle, performance digitale, levée de fonds et mode de financement sont autant de sujets où il peut apporter sa vision globale de l’entreprise. Retrouvez-le sur
Twitter : @ATN_DBS

Nutzerstudie zu Projektmanagement Software in KMU

Capterra, die führende Online-Ressource für Unternehmenssoftware-Käufer, veröffentlicht eine Nutzerstudie zu Projektmanagement Software in deutschen KMU. Die Studie gibt einen umfassenden Einblick in die Methoden, Herausforderungen und Trends im Projektmanagement und zeigt die Hauptgründe, warum viele Firmen trotz Interesse und einschlägiger Vorteile noch keine PM-Software nutzen. Hier ein erster Blick auf die wichtigsten Ergebnisse:

  • Die Hälfte der Unternehmen ist bereit, in eine neue Projektmanagement Software zu investieren.
  • 54% der deutschen KMU verwenden keine Projektmanagement Lösung (außer Excel, Outlook) und arbeitet mit manuellen Methoden.
  • Knapp 60 % sind bereit, einen höheren Preis für Software aus Deutschland und Datenschutz nach deutschen Gesetzen zu bezahlen.

Die geringe Softwarenutzung in deutschen Unternehmen ist nicht nur auf mangelndes Fachwissen und Schwierigkeiten bei der Softwareauswahl und -implementation zurückzuführen, sondern auch auf fehlendes Bewusstsein und Unaufgeschlossenheit. In einigen Unternehmen würde die Prozessabbildung in einer Software viel Zeit in Anspruch nehmen. Auch aus diesem Grund ist häufig kein Interesse an einer PM-Lösung vorhanden.

Die vollständige Studie finden Sie unter: https://www.capterra.com.de/blog/407/nutzerstudie-wie-wird-projektmanagement-software-in-deutschland-genutzt

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

Capterra hat eine Studie zur Nutzung von Projektmanagement-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland durchgeführt, um einen tieferen Einblick in die Methoden, Herausforderungen und Trends im Projektmanagement in deutschen KMU zu gewinnen.

In der Nutzerstudie wurden 247 KMU befragt, um die Top Trends bei Käufern von Projektmanagement-Software zu identifizieren. Dabei ging es auch um die Frage, was die Hauptgründe dafür sind, dass die meisten Unternehmen trotz einschlägiger Vorteile noch keine Projektmanagement-Software nutzen. 

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

Highlights der Studie

  • Der Großteil der deutschen KMU verwendet keine speziellen Softwareanwendungen außer Excel, Outlook usw. für ihr Projektmanagement und arbeitet mit manuellen Methoden.
  • Die Hälfte der Unternehmen ist bereit, in eine neue Projektmanagement Software zu investieren.
  • Nur 13 % der in KMU eingesetzten Projektmanagement-Software ist Cloud-Software.
  • Knapp 60 % der Unternehmen sind bereit, einen höheren Preis für Software aus Deutschland und Datenschutz nach deutschen Gesetzen zu bezahlen. 

Warum Projektmanagement Software?

Ziel des Projektmanagements ist es, mit den richtigen Werkzeugen und Methoden Projekte so zu planen und zu steuern, dass Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden. Software ist für Unternehmen ein hilfreiches Werkzeug zur Umsetzung dieser Ziele.

Die Verwendung der passenden Projektmanagement-Software ermöglicht eine bessere Übersicht und Transparenz über das Projekt. Projektrisiken werden durch die Software schnell erkannt und dargestellt, was die Gefahr von Fehlschlägen in Projekten verringert. Der Projektverlauf wird effizienter gestaltet und die Projektumsetzung kann schneller erfolgen. Außerdem führt PM-Software zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Gute Kommunikationsmöglichkeiten sind erfolgsentscheidend, da mehr als ein Drittel der Fehlschläge bei Projekten auf eine mangelhafte Kommunikation zurückzuführen sind.

Nur die Hälfte der deutschen KMU verwaltet ihre Projekte mit Hilfe von Software

Weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen nutzen eine oder mehrere Softwareanwendungen zur Verwaltung ihrer Projekte.

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

Das Ergebnis ist erstaunlich: Ganze 54 % nutzen keine spezielle PM-Software, sondern arbeiten mit Excel, Outlook oder nutzen manuelle Methoden. In 30 % der Unternehmen wird nur eine einzelne Projektmanagement Softwarelösung eingesetzt, in 16 % werden zwei oder mehr Lösungen verwendet. Betrachtet man den Zusammenhang zwischen Unternehmensgröße und der Softwarenutzung, entsprechen die Ergebnisse dem Trend:  In Unternehmen mit 1–5 Mitarbeitern nutzen lediglich 33 % eine oder mehrere Softwareanwendungen, während es in Unternehmen mit 51–100 Mitarbeitern fast doppelt so viele sind.

Eine Studie von Capterra in Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Schmietendorf zeigte auf, dass angesichts ihrer hohen Bedeutung zumindest die Bereiche Kundenmanagement, Projektmanagement, Enterprise-Ressource-Management und Personalmanagement mit Software unterstützt werden sollten. Unternehmen, die noch keine PM-Software verwenden, werden Arbeit wahrscheinlich mit mehr Aufwand erledigen und dabei weniger Gewinn erzielen, da sie mit dem Jonglieren von kleinen Aufgaben Zeit verschwenden, anstatt sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Das Managen von Projekten in großen Unternehmen wäre ohne Software undenkbar. In kleinen Firmen können Projekte häufig ohne Software gemanagt werden. Dies führt jedoch zu großen Nachteilen, Zeitverlust, Kommunikationslücken und menschlichen Fehlern, die durch Software vermieden werden können.

Das Implementieren einer Projektmanagement-Software stellt für viele kleine Unternehmen eine Herausforderung dar. Unternehmensprozesse müssen in die Software übertragen und darin abgebildet werden. In kleinen Unternehmen gibt es häufig keine definierten Prozesse. Diese müssen erst einmal abgebildet und festgelegt werden, um die Software wirkungsvoll zu nutzen. Ebenso häufig fehlt es an Fachpersonal, das die Implementation vornehmen kann.

Hierfür stellt jedoch Cloud-Software eine Lösung dar. Aufgaben, die Kompetenz, Fachpersonal und Zeitaufwand fordern – wie Installation, Konfiguration, Software-Updates usw. – können ausgelagert werden. Wir fragten die Unternehmen, die Software für das Projektmanagement nutzen, ob die verwendete Anwendung eine Cloud-Lösung ist.

Cloud-Software gehört in Deutschland immer noch zur Minderheit

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

Lediglich 13 % der deutschen Unternehmen nutzen eine Projektmanagement-Lösung aus der Cloud. Dieser unerwartet geringe Anteil kann auf Datensicherheitsbedenken zurückgeführt werden. In knapp 44 % der Unternehmen wird On-Premises-Software genutzt. Fast genauso hoch ist der Anteil der Befragten, die nicht wissen, ob die im Unternehmen verwendete Lösung installiert oder Cloud-Software ist. Cloud-Technologien sind nichts Neues. Es ist erschreckend, wie wenig Arbeitnehmer in Deutschland über Software aufgeklärt sind. Die gleiche Umfrage wurde in Frankreich durchgeführt. Ein Vergleich der Ergebnisse zeigt, dass in Frankreich ganze 35 % der KMU Cloud-Software verwenden. 

Cloud-Software bringt für KMU viele Vorteile: Cloud-Lösungen sind je nach Bedarf des Unternehmens skalierbar. Sie sind dynamischer und flexibler und können an das Wachstum und die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Unternehmensdaten sind von überall aus verfügbar und mobiles Arbeiten wird unterstützt. Weiterhin haben KMU durch den Einsatz von Cloud-Software einen relativen Kostenvorteil, der dadurch zustande kommt, dass die Kosten für Cloud-Software auf einer monatlichen Basis entstehen. Eine einmalige hohe Investition in installierte Software ist für kleine Unternehmen eine große Belastung, die zudem immer mit dem Risiko einer Fehlinvestition behaftet bleibt.

Durch spezielle Projektmanagement-Software aus der Cloud sind alle Vorgänge und Änderungen an einem Projekt für alle beteiligten Mitarbeiter in Echtzeit sichtbar und die Projekttransparenz und Kommunikation im Unternehmen werden verbessert. Dokumente können den Projekten zugefügt werden und sind von überall aus einseh- und abrufbar. Auch die Zeiterfassung wird durch eine Cloud-Lösung deutlich einfacher und ist auch mit dem Smartphone möglich.

Besonders in Deutschland sind Datensicherheitsbedenken hoch und hindern viele Unternehmen daran, in entscheidende Cloud-Technologien zu investieren und Wettbewerbsvorteile zu nutzen. In einer Capterra-Umfrage zum Nutzerverhalten auf dem Vergleichsportal wird „Kein Vertrauen in die Cloud bzgl. Datensicherheit“ mit 29 % als die größte Herausforderung bei der Auswahl von Cloud-Software genannt. 

Herausforderungen im Projektmanagement sind auf fehlende Software zurückzuführen

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

Die Befragten wurden aufgefordert, die drei größten Schwierigkeiten beim Projektmanagement auszuwählen. Für 18 % ist es schwierig, Termine einzuhalten, 13 % der Studienteilnehmer haben Probleme, schnell auf Änderungen innerhalb eines Projekts zu reagieren, 12 % nennen das Organisieren von Aufgaben als Herausforderung und 9% das Problem, innerhalb des Budgets zu bleiben.

Projektmanagement-Software unterstützt Unternehmen hauptsächlich in den Bereichen Projektplanung, -steuerung und -verfolgung, Zeitmanagement und Terminplanung, Aufgaben- und Budgetverwaltung, Teamkommunikation und Kollaboration. In diese Bereiche fallen auch die von den Unternehmen genannten Probleme und es ist anzunehmen, dass sie mit einer Projektmanagement-Software gelöst werden könnten. Dabei können wir sogar davon ausgehen, dass die so weit verbreiteten händischen Methoden zur Projektverwaltung meist auch zu den Ursachen der genannten Schwierigkeiten gehören.

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

Die meistgenutzten Funktionen der Projektmanagement-Anwendungen sind Zeitmanagement (24 %), Aufgabenverwaltung (18%), Dokumentenmanagement (17 %) und Budgetmanagement (10 %).

Agile Methoden werden nur von knapp 2 % der Teilnehmer als meistgenutzte Funktion genannt, obwohl sie für viele von ihnen hilfreich sein könnten: Die am zweit- und fünfthäufigsten genannten Herausforderungen bestehen darin, auf Änderungen und unerwartete Risiken im Projekt schnell zu reagieren, und agile Projektmanagement-Methoden machen es möglich, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu eliminieren. Aufgaben werden in kleine Arbeitspakete zerlegt, wodurch Lösungs- und Entscheidungsprozesse vereinfacht werden. Unternehmen können dadurch flexibler mit Änderungen umgehen. Das agile Projektmanagement kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und wird zunehmend als neue Denkweise im Projektmanagement im Gegensatz zu der planungsorientierten und traditionellen Weise verstanden. Im traditionellen Projektmanagement ist es das Ziel, Abweichungen vom anfänglich erstellten Plan hinsichtlich Kosten, Zeit und Umfang möglichst minimal zu halten. Bei agilen Methoden findet die Planung flexibel während der Projektausführung statt und der Fokus liegt auf dem zu liefernden Produkt.

Die Anzahl der Unternehmen, die agile Methoden verwenden, wächst stetig und es gibt einige Softwareanwendungen auf dem Markt, die sich auf das agile Projektmanagement spezialisieren. In deutschen KMU scheint dieser Trend noch nicht ganz angekommen zu sein.

Die Hälfte der deutschen Arbeitnehmer ist an Projektmanagement-Software interessiert

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

50 % der Unternehmen zeigen Interesse an (neuer) PM Software und 46% nutzen schon eine Lösung. 22 % der Softwarenutzer sind mit ihrer Lösung zufrieden und nicht auf der Suche nach einer Alternative. 23 % der Unternehmen scheinen mit ihrer verwendeten Lösung nicht zufrieden zu sein und geben an, trotz der momentanen Softwarenutzung an einer Alternative interessiert zu sein. 

28 % der Unternehmen, die keine Software für ihr Projektmanagement nutzen, sind auch an keiner interessiert. 27 % der Teilnehmer nutzen keine Software, aber hätten Interesse daran. Auch dieses Ergebnis ist erstaunlich: Die geringe Softwarenutzung in deutschen Unternehmen ist also nicht nur auf mangelndes Fachwissen und Schwierigkeiten bei der Softwareauswahl und -implementation zurückzuführen, sondern auch auf fehlendes Bewusstsein und Unaufgeschlossenheit. In einigen Unternehmen würde die Prozessabbildung in einer Software viel Zeit in Anspruch nehmen. Auch aus diesem Grund ist häufig kein Interesse an einer PM-Lösung vorhanden.  

70 % der deutschen KMU würden 10–50 Euro monatlich für PM-Software ausgeben

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

Deutsche Unternehmen sind bereit, monatlich zwischen 10 und 50 Euro für Projektmanagement-Software auszugeben. Die meisten Projektmanagement-Lösungen aus der Cloud liegen in der Preisspanne von 15–30 Euro im Monat. Viele Tools aus den USA sind sogar noch günstiger und bieten ihre Basis-Version für um die 10 Euro an.

22 % der Unternehmen würden nur kostenlose Tools in Betracht ziehen. Gerade auf dem Markt für Cloud-Projektmanagement gibt es viele kostenlose Lösungen, die meist durch die Anzahl an Nutzern und/oder Funktionen eingeschränkt sind. Diese Tools eignen sich gut für kleine Unternehmen sowie für den Einstieg und das Ausprobieren von verschiedenen Produkten. Wenn das Unternehmen wächst und zusätzliche Nutzer und Funktionen benötigt, kann für ein Upgrade bezahlt werden.

60 % der deutschen Unternehmen würden für Software aus Deutschland mehr bezahlen

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

Knapp 60 % der Unternehmen würden eine teurere Software aus Deutschland gegenüber einer kostengünstigeren Lösung aus Amerika, die dafür nur die US-Datenschutzstandards erfüllt, bevorzugen.

Internationale bzw. amerikanische Cloud-Lösungen weisen oft einige Vorteile gegenüber deutschen Produkten auf: Sie sind im Durchschnitt billiger, technologisch ausgereifter und weisen oftmals eine höhere Funktionsvielfalt auf. Die Vorteile deutscher Softwareprodukte liegen jedoch in der Sprache, der Lokalisierung und der Datensicherheit. Nur die wenigsten internationalen Anbieter stellen ihre Software, Kundensupport und zusätzliche Services wie beispielsweise Schulungen und Kurse in deutscher Sprache bzw. in Deutschland bereit. Weiterhin unterliegen deutsche Softwarehersteller auch deutschen Rechtsnormen und die Rechenzentren befinden sich meist im Land oder in Europa.

Seit Mai dieses Jahres können aufgrund der DSGVO in einigen Bereichen (Buchhaltung, Kassensoftware, Personalmanagement usw.) viele amerikanische Softwareprodukte in Deutschland rechtlich nicht mehr verwendet werden. Dies trifft jedoch nicht auf das Projektmanagement zu. Es ist davon auszugehen, dass aus diesem Grund 35 % der Unternehmen antworten, dass das Herkunftsland und Datenschutz nach deutschen Standards für ihre Zwecke nebensächlich sind.

Der deutsche Markt für On-Premises-Software bietet zahlreiche Hersteller und beeindruckende Produkte, der SaaS-Markt in Deutschland hinkt dagegen noch hinterher. Besonders Cloud-Produkte aus den USA sind deutlich billiger als SaaS-Tools aus Deutschland. René Büst, Research Director bei Gartner, meint hierzu jedoch: „Man muss sagen, der deutsche SaaS-Markt hat in den letzten Jahren kräftig aufgeholt. Das gilt grundsätzlich, was Software angeht und auch, was die Bedürfnisse der Kunden angeht. Der deutsche Markt war lange Zeit weit hinterher. Mittlerweile gibt es viele Initiativen, die auch im internationalen Wettbewerb konkurrenzfähig sind.“

Schlussbetrachtung

Knapp die Hälfte der deutschen KMU setzen Software für die Verwaltung ihrer Projekte ein. Diese Anzahl ist noch sehr gering, wenn man die unzähligen Vorteile bedenkt, die Software bieten kann. Gleichzeitig nutzen Unternehmen mehr Software im Projektmanagement-Bereich   als bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen. Eine Studie zur CRM-Softwarenutzung zeigt, dass nur 26 % der deutschen KMU ihre Kundenkontakte mit Software verwalten. Die Unternehmen, die keine PM-Software zur Unterstützung ihrer Unternehmensprozesse einsetzen, büßen wichtige Wettbewerbsvorteile gegenüber den Software-Nutzern ein. Vor allem wertvolle Arbeitszeit kann durch die Unterstützung von Software effizienter eingesetzt werden, da sie nun nicht mehr für einfache Verwaltungsaufgaben benötigt wird. Außerdem werden menschliche Fehler deutlich reduziert, wiederkehrende Prozesse automatisiert und die erfolgsentscheidende Projektkommunikation erheblich verbessert.

Es ist bemerkenswert, dass die Nicht-Nutzung von Software zum einen auf Schwierigkeiten bei der Auswahl und Implementation sowie fehlendes Fachwissen und Fachpersonal zurückzuführen ist, sowie auf fehlendes Interesse. In der Studie zur CRM-Nutzung zeigen immerhin 37 % der KMU Interesse an Software, auch wenn sie bislang noch keine einsetzen. In der PM-Studie sind jedoch 28 % der Unternehmen, die keine PM-Software nutzen, auch an keiner interessiert. Dieses Ergebnis ist unerwartet. Vielen Arbeitnehmern bzw. Geschäftsleitungen scheinen die Vorteile von Software gar nicht bewusst zu sein. Es ist auch anzunehmen, dass sich viele vor der Veränderung fürchten oder Software nicht als einen nötigen Zusatz in ihrem Unternehmen ansehen, da es anscheinend auch ohne funktioniert. Selbst wenn eine Nutzung nicht notwendig scheint, kann geeignete Software Prozesse optimieren und Aufgaben automatisieren, was zu einem effizienteren Projektabschluss führt.

Deutsche Unternehmen hinken bei der Implementation von Cloud-Technologien im Vergleich mit der internationalen Konkurrenz deutlich hinterher. Cloud-Technologien liefern Unternehmen weitere Vorteile, die in Deutschland leider zu einem hohen Grad ungenutzt bleiben. Unternehmen, die in Zukunft mit der Konkurrenz mithalten wollen, müssen ihre Prozesse digitalisieren. Die digitale Transformation stellt für viele KMU jedoch eine große Herausforderung dar. Insbesondere in Deutschland kommen starke Datensicherheitsbedenken zur Liste der Faktoren hinzu, die Unternehmen davon abhalten, in die Cloud zu wechseln. Cloud-Software made in Germany könnte für dieses Problem die Lösung sein. Setzen Unternehmen Cloud-Produkte ein, die aus Deutschland stammen, müssen sie sich über das Thema Datensicherheit deutlich weniger den Kopf zerbrechen.  

Um weiter erfolgreich zu sein, sollten deutsche KMU technologisch aufgeschlossener werden und neue Prozesse in ihrem Unternehmen zulassen. Neben dem dringend benötigten Einsatz von Software bzw. Cloud-Technologien sollten sie auch neue Trends wie beispielsweise das agile Projektmanagement nicht außer Acht lassen. Die Zeiten von klassisch-traditionellen Methoden im Projektmanagement, in denen man mit großem Planungsaufwand und der Netzplantechnik händisch Projekte in Excel plant, sind vorbei. Software, Cloud und agile Methoden sind die Gegenwart und die Zukunft im Projektmanagement.

Nutzerstudie 2018: Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird

 


Methodologie der Studie

Um die Daten für diesen Report zu sammeln, haben wir eine Online-Umfrage durchgeführt. Die Antworten stammen aus einer Stichprobe des Zielmarktes Deutschland. Die Ergebnisse sind für diese Umfrage repräsentativ, jedoch nicht unbedingt für die Bevölkerung als Ganzes. Die Umfrage wurde an 537 Personen verschickt, woraufhin sich durch Screeningfragen 247 Teilnehmer für die Vervollständigung der Umfrage qualifiziert haben. Qualifizierte Teilnehmer sind berufstätig (vollzeitbeschäftigt, teilzeitbeschäftigt oder selbstständig) und arbeiten in einem kleinen bis mittleren Unternehmen (1–250 Mitarbeiter).

 

Risiko-Check Teil 2: Von Wahrscheinlichkeiten und Schadensprognosen

Die Risiken liegen auf dem Tisch, doch nun passiert: nichts! Die eigentliche Gefahr beim Umgang mit Risiken liegt in der fehlenden Bereitschaft, unangenehmen Tatsachen in die Augen zu sehen – und zwar auch und gerade dann, wenn man noch keine Lösung für sie parat hat.

Dirk D. kommt ins Schwitzen, wenn er an die dünne Personaldecke seines IT-Projekts denkt. Da das Unternehmen nur über wenige Knowhow-Träger im Bereich der IT-Security verfügt, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass ein Personalausfall Auswirkungen auf sein Projekt haben wird. Je nach Zeitpunkt kann dies einen sehr hohen Schaden für das Projekt bedeuten. Das Risiko eines Personalausfalls für das Teilprojekt “IT-Security” schätzt er deshalb als sehr hoch ein. Und noch immer hat er keine Idee, wie er mit diesem Problem umgehen soll.

Projekte sind aufgrund ihrer Neuheit und Komplexität in ihrem Verlauf schwer einschätzbar und somit großen Unsicherheiten unterworfen, die den Projektverlauf stören können und damit ein Risiko für das Projekt darstellen. Dirk G. weiß: Nicht nur IT-Projekte unterliegen einem gewissen Risiko – das steht außer Zweifel. Dirk G. hat es sich zur Aufgabe gemacht, zu Projektbeginn alle möglichen Schwierigkeiten und Gefahren zu identifizieren, die während des Projektverlaufs auftreten können.

Jedes Projekt birgt seine ganz eigenen Risiken. Wer diese nicht kennt, der läuft Gefahr, dass sein Projekt scheitert. Doch nicht alle Risiken wirken sich gleichermaßen negativ auf das Projekt aus, und Projektleiter sollten sich schließlich auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren.

Risiken auflisten allein reicht nicht

Wir haben die Risiken aufgelistet und konkretisiert – ein erster wichtiger Schritt. Nun sollten wir gleich zum zweiten Schritt übergehen: die Risiken bewerten. Nicht alle Risiken wirken sich gleichermaßen negativ auf das Projekt aus. Ziel der Risikobewertung ist, die wirklich bedrohlichen Risiken zu identifizieren, um sich dann auf diese konzentrieren zu können.

Wenn Sie darüber nachdenken, welche Risiken Ihrem Projekt gefährlich werden können, interessieren nur zwei Aspekte: die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Tragweite. Jedes Risiko tritt mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit ein – und richtet einen bestimmten Schaden an. Die Tragweite bezieht sich auf das Ausmaß dieses Schadens. Ein Risiko lässt sich anhand von zwei Leitfragen bewerten:

  • Wahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass der Risikofall eintritt?
  • Schadensausmaß: Welcher Schaden wird dadurch verursacht?

Schadensausmaß Risikobewertung

Hilfestellung bei der Risikobewertung

Ein Risiko ist nur dann ein Risiko, wenn es mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintritt. Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird in Prozent angegeben:

  • 0 % – 10 % — eher unwahrscheinlich
  • 11 % – 30 % — wenig wahrscheinlich
  • 31 % – 60 % — ziemlich wahrscheinlich
  • 61 % – 80 % — sehr wahrscheinlich
  • 81 % – 100 % — ziemlich sicher

Manchmal genügt es, das Schadensausmaß anhand von fünf Stufen zu klassifizieren: sehr gering – gering – mittel – hoch – sehr hoch. Bewährt hat es sich, die Risiken anhand einer zehnstufigen Skala in die Schadensklassen 0 bis 10 einzuordnen.

  • 0 – 1 — vernachlässigbar
  • 2 – 3 — spürbar
  • 4 – 5 — verkraftbar
  • 6 – 7 — problematisch
  • 8 – 9 — gefährlich
  • 10 — katastrophal

Ein in Klasse 10 eingestufter maximaler Schaden wird unter Projektleitern auch gerne „Super-GAU (Größter Anzunehmender Unfall) oder „Show-Stopper genannt. Es handelt sich um Ereignisse, die zum Abbruch des Projekts führen.

Grafische Darstellung der Risiken

Zugegeben, die Zahlen machen die Sache nicht viel übersichtlicher. Das ändert sich schlagartig, wenn wir die Daten grafisch in Form eines Risikoportfolios aufbereiten. Hierzu übertragen wir die Werte aus der Tabelle in ein Koordinatenkreuz mit den Achsen Schadensausmaß und Wahrscheinlichkeit (siehe Abbildung oben). Auf einen Blick erkennen wir nun die wirklich gefährlichen Risiken:

  • Extreme Risiken: Extreme Risiken sind sehr wahrscheinlich und verursachen im Falle ihres Eintretens einen hohen Schaden. Existiert ein solches Risiko, stellt sich die Frage, ob man das Projekt überhaupt in Angriff nimmt. Der Projektleiter sollte dies mit dem Auftraggeber klären.
  • Große Risiken: Große Risiken verursachen zwar einen großen Schaden, sind aber nicht sehr wahrscheinlich. Meist lohnen sich vorbeugende Maßnahmen nicht – doch sollte ein Notfallplan existieren, um im Falle eines Falles den Schaden zu begrenzen.
  • Mittlere Risiken: Mittlere Risiken verursachen zwar keinen großen Schaden, ihr Eintritt ist jedoch wahrscheinlich. Der Projektleiter muss mit ihnen rechnen. Deshalb sollte er sich mit ihnen beschäftigen und möglichst auch präventive Maßnahmen ergreifen.
  • Kleine Risiken: Bei kleinen Risiken sind Schaden und Eintrittswahrscheinlichkeit sehr gering. Der Projektleiter kann sie vernachlässigen. Sollten sie dann doch eintreten, kann er sich immer noch um sie kümmern.

Survival-Tipps

  • Sie haben verschiedene Risiken gesammelt? Gut! Dann können wir zum zweiten Schritt übergehen. Nun geht es darum, die Risiken zu bewerten.
  • Denken Sie daran: Da sich Projektrisiken nicht komplett vermeiden lassen, müssen Sie die wichtigsten Risiken wenigstens in den Griff bekommen.
  • Prüfen Sie, wie wahrscheinlich es ist, dass die von Ihnen genannten Risiken eintreten, und bewerten Sie, wie groß der Schaden für das Projekt wäre.
  • Grundsätzlich gilt: Ein Risiko ist umso gefährlicher, je wahrscheinlicher es eintritt und je größer der entstehende Schaden ist.
  • Machen Sie sich ein Bild der Lage und bereiten Sie die Risiken grafisch auf. Beschriften Sie die Achsen mit der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Tragweite der Risiken.
  • Führen Sie ein Risiko-Logbuch. So behalten Sie während des Projektverlaufs die Risiken im Auge und können rechtzeitig reagieren, wenn ein Risikofall eintritt.

Hinweis

Risikomanagement-Tools helfen Unternehmen, Projektrisiken zu erkennen und Verluste zu minimieren. Den vollständigen „Risiko-Check“ mit zahlreichen Beispielen, Checklisten und Hinweisen können Sie nachlesen in „Abenteuer Projekte – Einfache Werkzeuge für kleine und mittlere Projekte“ – erschienen im Campus Verlag.

 

 

6 applications Android qui vont changer votre façon de gérer la comptabilité

logiciel comptabilité android

logiciel comptabilité android

Si vous êtes à la tête d’une PME, vous avez probablement du travail par-dessus la tête et vous passez peut-être beaucoup de temps en déplacement. Vous ne devriez pas avoir à attendre d’être installé devant votre ordinateur pour vérifier les comptes de votre entreprise, gérer votre cash-flow ou envoyer des factures à vos clients.

Heureusement, à l’heure actuelle, les logiciels de comptabilité Android se multiplient et ils peuvent vous changer la vie. Avec un logiciel de comptabilité Android, vous pouvez gérer vos finances du bout des doigts directement depuis votre mobile.

Ces applications vous permettent d’envoyer des factures, de recevoir des paiements, de suivre des reçus et de planifier votre budget. Les applications de finance Android les plus avancées proposent de nombreuses fonctionnalités : rappel de paiements, portefeuille mobile, transferts bancaires ou encore suivi des heures.

Dans cet article, vous trouverez 6 logiciels de comptabilité et de gestion des finances Android. Vous n’aurez plus qu’à faire votre choix. L’objectif est simple, vous aider à trouver le logiciel le plus adapté à vos besoins pour vous permettre de gagner ce dont vous manquez le plus : du temps.

Les logiciels repris dans cette liste ont obtenu une note égale ou supérieure à 4/5 sur GetApp. Ils sont classés par ordre alphabétique.

1. Expensify

Personne n’aime conserver ses preuves d’achat ni calculer ses dépenses une fois l’heure des impôts venue. Expensify rend ces tâches moins pénibles. L’application prend en charge la numérisation de vos reçus, l’exportation one-click et le remboursement automatique via PayPal ou virement automatique.

Expensify sur Android vous permet d’enregistrer vos dépenses, de télécharger vos preuves de paiement et de gérer vos rapports où que vous soyez. Cerise sur le gâteau : la fonctionnalité SmartScan remplit vos notes de frais pour vous. Il vous suffit de prendre une photo du document à intégrer, puis de l’envoyer à receipts@expensify.com. Le document est automatiquement scanné et le logiciel crée une dépense associée.

Avantages

“J’utilisais Expensify dans un précédent job. Tous les collaborateurs suivaient et soumettaient leurs frais via l’application”, se souvient un utilisateur qui partage son avis sur GetApp.” Depuis, j’ai changé trois fois de boulot et de solution de suivi des dépenses, et je regrette AMÈREMENT la simplicité d’utilisation d’Expensify.”

“Vous numérisez, traitez et téléchargez les preuves de paiement en un rien de temps, et l’application les compare automatiquement à vos relevés bancaires mensuels. C’est simple comme bonjour. Maintenant, je suis désespéré : je dois photographier tous mes reçus et introduire moi-même les données correspondantes dans un fichier Excel. Ma vie est un enfer. RENDEZ-MOI EXPENSIFY !!!”

Prix

Pour un usage individuel, la version gratuite d’Expensify permet d’enregistrer un nombre illimité de preuves de paiement, d’utiliser l’application mobile et de réaliser 10 SmartScans par mois. Pour les petites équipes, la version Team est accessible à partir de 5 $ (environ 4 €) par utilisateur par mois.

Expensify

2. FreshBooks

FreshBooks a été conçu pour les responsables de petites structures qui n’ont pas besoin d’un logiciel de comptabilité trop complexe. Avec FreshBooks pour Android, vous pouvez créer et envoyer des factures et des devis à vos clients tout en discutant avec eux. Vous pouvez même savoir s’ils ont vu les factures que vous leur avez transmises.

Vous pouvez attacher des notes de frais à vos factures pour que vos dépenses soient bien comptabilisées. FreshBooks vous aide aussi à être payé plus rapidement puisque l’application Android accepte les paiements en ligne par PayPal, carte de crédit, e-check ou Stripe. Elle s’intègre aussi à plus de 70 autres apps.

Avantages

Comme toutes les petites entreprises, nous cherchons généralement les produits qui ont un bon rapport qualité/prix, explique un utilisateur sur GetApp. “FreshBook en est un. Il combine plan tarifaire flexible, personnalisation à l’image de l’entreprise, intégration d’une passerelle de paiement par carte de crédit, renouvellement des abonnements et collecte de paiements en ligne.”

“Autre avantage : l’application mobile de FreshBooks est complète. Que vous utilisiez une version iOS ou Android, vous avez accès à l’intégralité de votre logiciel de comptabilité où que vous soyez.”

Prix

La version Lite de FreshBooks coûte 15 $ (environ 13 €) par mois et comprend la facturation de 5 clients actifs. Avec la version Plus (la plus utilisée), vous pouvez facturer à 50 clients actifs pour 25 $ (environ 22 €) par mois.

3. Harvest

Harvest aide les responsables de PME à gérer leur temps et leurs dépenses. Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de comptabilité Android équipé de fonctionnalités de gestion de projets, Harvest est la solution qu’il vous faut.

L’application Harvest pour Android comprend un minuteur qui vous permet de suivre le temps passé sur chaque projet. Elle prend aussi en charge l’enregistrement manuel des heures facturables et non facturables. Avec Harvest, vous pouvez numériser vos preuves d’achat, consigner vos dépenses, envoyer des factures et enregistrer des paiements depuis votre téléphone portable.

Avantages

“Toute notre équipe fait le suivi de ses heures sur Harvest pour différents projets et différents types de tâches”, explique un utilisateur sur GetApp. “L’application est très facile à utiliser autant pour les administrateurs (ajout d’utilisateurs, de projets et de tâches) que pour les collaborateurs. J’aimerais seulement que ses fonctionnalités de reporting et d’exportation ainsi que l’intégration API soit renforcées. Comme l’application évolue sans cesse, ces améliorations ne devraient pas tarder !”

Prix

La version gratuite de Harvest est limitée à une personne et deux projets. Son tarif Team plan ouvre l’accès à un nombre illimité de personnes et de projets pour 12 $ (environ 10 €) par personne par mois.

Harvest

4. Rydoo

Si vous avez besoin d’un outil pour gérer vos taxes, vos dépenses et vos remboursements, Rydoo devrait vous plaire. Ce logiciel de comptabilité Android vous permet d’enregistrer facilement vos dépenses : il vous suffit de prendre vos preuves d’achat en photo. Le scanner inclus dans l’appli lit et stocke toutes les informations essentielles dans votre compte. Vous pouvez ensuite les consulter et générer des rapports quand vous le souhaitez, où que vous soyez.

Avantages

“J’ai commencé à utiliser Rydoo l’année dernière. Je remplissais ma déclaration d’impôts et je me suis rendu compte qu’il fallait que je trouve une solution pour simplifier la gestion de mes preuves d’achat”, se souvient une utilisatrice. “Je n’utilise même pas toutes les fonctionnalités de l’application. Elle me sert principalement à enregistrer mes frais professionnels [non remboursés], à conserver mes [reçus] lorsque je suis en déplacement, etc.”

“Au total, mon mari et moi gérons quatre SARL et nous devons remplir deux déclarations d’impôts par an”, ajoute-t-elle. “Dès que mon comptable a eu sous les yeux le rapport que j’avais créé avec Rydoo, il a adopté l’app. J’aime beaucoup cet outil, même si je n’exploite pas tout son potentiel. Le support client est très efficace.”

Rydoo

Prix

La version Single de Rydoo coûte 6 € par utilisateur par mois pour une facturation annuelle. Elle comprend le support par email, la numérisation des preuves d’achat et toutes les fonctionnalités essentielles pour gérer vos dépenses. Pour accéder à des fonctionnalités plus avancées et ouvrir l’utilisation de l’application à 50 collaborateurs, vous devrez passer à la version Team, qui coûte 8 $ (environ 7 €) par utilisateur par mois si vous facturez à l’année.

5. Xero

Xero est un logiciel de comptabilité bien connu dont l’application Android fait l’unanimité. Avec Xero for Android, vous pouvez surveiller vos finances et gérer votre flux de trésorerie, vérifier l’état de vos comptes et le statut des factures, encoder des reçus, soumettre des demandes de remboursement de frais et bien plus encore.

Xero sur Android vous donne aussi un aperçu complet de vos finances : solde de vos différents comptes, solde de vos cartes de crédit et de vos comptes PayPal, factures en attente et notes de frais.

Avantages

“Xero est facile à utiliser. N’importe quel employé peut s’en servir pour enregistrer des factures ou des dépenses”, raconte un utilisateur qui donne son avis sur GetApp. “L’application est disponible sur iOS et Android, ce qui permet d’y accéder depuis n’importe quel appareil. Le suivi et le signalement des factures sont très simples. L’envoi et la réception de n’importe quelle information aussi grâce aux intégrations de services tiers.”

Prix

La version Starter de Xero coûte 9 $ (environ 8 €) par mois pendant les 6 premiers mois, 9 $ (environ 8 €) par mois ensuite. Elle vous permet d’envoyer 5 factures et devis, d’enregistrer 5 dépenses et d’accepter 20 virements bancaires.

Xero

6. Zoho Books

Zoho Books est l’un des logiciels de comptabilité les plus appréciés au monde notamment parce qu’il prend en charge de nombreuses devises et plusieurs langues. Ses utilisateurs peuvent envoyer des factures dans la devise de leurs clients et l’outil est disponible dans 11 langues.

Zoho Books pour Android vous permet aussi de créer et d’envoyer des devis et des factures, ou encore d’enregistrer vos dépenses et de classer le tout. Le prix de chaque élément facturé peut être indiqué hors taxe ou TTC. C’est le logiciel de comptabilité Android idéal pour collaborer avec votre comptable puisque vous pouvez l’inviter à l’utiliser depuis n’importe quel appareil.

Avantages

“J’ai testé toutes les solutions de comptabilité les plus connues. Certaines étaient parfaites sur certains points, mais pouvaient encore s’améliorer sur de nombreux autres”, explique un utilisateur. “Zoho Books est très complet et son rapport qualité/prix est imbattable. Le support client est réactif, compréhensif et flexible. Je [recommanderais] Zoho Books à tout le monde, et en particulier aux chefs de petites entreprises.”

Prix

La version Basic de Zoho Books coûte 9 $ (environ 8 €) par entreprise par mois pour 50 contacts, 2 utilisateurs (un utilisateur direct et un comptable) et 5 flux de travail automatisés. La version supérieure, Standard, inclut 500 contacts, 3 utilisateurs (deux utilisateurs directs et un comptable) et 10 flux de travail automatisés. Elle revient à 19 $ (environ 16 €) par entreprise par mois.

Zoho

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