La méthode Agile, qu’est-ce que c’est ?

définition de la méthode agile qu'est ce que c'est

2001, Utah, station de ski de Snowbird. Dix-sept développeurs rédigent le Manifeste Agile. C’est une révolution.

Leur intention : rationaliser le processus de développement logiciel en minimisant le recours à certaines pratiques peu efficaces comme la documentation indigeste, les innombrables réunions et les systèmes trop procéduriers.

Jamais ils n’auraient pu imaginer ce qu’allait devenir le mouvement agile. Aujourd’hui, près de vingt ans plus tard, l’agilité est partout.

Dans le monde professionnel, le mot est sur toutes les lèvres et s’est fait une place à côté de “synergie”, “disruptif”, “créativité” ou encore “penser out of the box“.

Des départements des ventes aux services de transporteurs, c’est à qui sera le plus agile. Mais si l’agilité se démarque des autres termes à la mode, c’est parce qu’elle désigne une approche concrète et précise de la gestion de projets.

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Dans cet article, nous allons définir clairement l’agilité. Vous pourrez ainsi reprendre votre chef la prochaine fois qu’il se flattera d’avoir passé une après-midi “agile” à courir de réunion en réunion pour fixer le planning… des prochaines réunions.

En cernant plus nettement l’agilité, vous serez mieux armé pour mettre en œuvre une approche agile au sein de votre organisation et pour repérer les pratiques qui pourraient bénéficier d’un zeste d’agilité, que vous soyez chef de projet ou pas.

Nous expliquerons également la gestion de projets agile en trois exemples concrets – notamment le football (eh oui !)

Définition de la gestion de projets agile

Qu’est-ce que la gestion de projets agile ? La première définition (sans doute la plus pure) est tirée du Manifeste Agile :

Il s’agit de valoriser :

  • les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils ;
  • des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive ;
  • la collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle ;
  • l’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan.

À partir de ces éléments, on peut définir l’agilité comme une méthode de gestion de projet itérative centrée sur les interactions humaines et le feedback, sur l’adaptation aux changements et sur la production de résultats opérationnels.

Mais décortiquons cette définition d’agile…

  • L’approche agile est itérative. Une équipe agile progresse donc pas à pas, ou sprint par sprint, pour élaborer des solutions en tirant des leçons des sprints précédents. C’est ce que préconise la méthode Scrum. Lors du Gartner PPM Summit 2017, Nathan Wilson, directeur de recherche chez Gartner, a défini Scrum comme une “technique d’organisation du travail permettant de promouvoir l’agilité”.
  • La gestion agile est donc à la fois une attitude et un état d’esprit. Ce n’est ni un manuel, ni une liste d’instructions, ni une certification. En fait, borner l’approche agile à un cadre rigide est contraire à son essence même. Il existe bien des logiciels de gestion de projets spécialement conçus pour promouvoir l’agilité, mais il n’y a pas de modèle type de gestion agile, comme il n’existe pas de marche à suivre précise pour devenir un virtuose du jazz.
  • La gestion de projets agile privilégie une communication efficace plutôt que de la documentation indigeste, des chaînes d’e-mails interminables ou des réunions fastidieuses. Selon les 12 principes du Manifeste Agile : “La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information à l’équipe de développement et à l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face-à-face.” Si une conversation de dix secondes suffit, pas besoin d’envoyer un
    e-mail. C’est le principe de la
    mêlée quotidienne, aussi appelée daily scrum.
  • Un processus agile vise avant tout à produire des résultats tangibles et opérationnels après chaque itération. C’est essentiel. Selon les 12 principes, “un logiciel opérationnel est la principale mesure d’avancement”. On peut en fait comparer un processus agile à l’édition d’un roman : l’auteur produit une première version, qui sera révisée selon les suggestions de l’éditeur. Le premier jet ne sera jamais la version finalement publiée.

D’après Cécile Dejoux, spécialiste Agile, “les méthodes agiles ont été inventées par les informaticiens pour débugger les logiciels. Il existe de multiples variantes. Appliquées au management, elles reprennent les principes fondamentaux du Manifeste Agile et ont pour objectif de faire travailler un collectif rapidement pour arriver à un prototype.” Elle continue : “Agile, c’est une méthodologie qui repose principalement sur 4 axes : la rapidité de proposition (ce qui implique le droit à l’erreur), le feedback continu dans une logique d’itération, le prototypage comme mode de création et la communication directe entre les personnes plutôt que l’application de procédures.”

Pourquoi tabler sur l’agilité ?

Vous avez maintenant une idée plus claire de l’agilité. Mais pourquoi devriez-vous l’adopter ?

Selon le Project Management Institute, plus de 70 % des entreprises ont introduit de l’agilité dans leurs processus et plus d’un quart des activités industrielles reposent exclusivement sur une approche agile.

Et en France aussi, la méthode Agile a le vent en poupe. Cécile Dejoux explique : “Depuis 5 ans, il y a une montée en puissance des méthodes agiles dans le cadre de la transformation numérique des entreprises, quelle que soit leur taille. Et ce phénomène est également très lié aux nouveaux espaces de travail qui favorisent le travail collaboratif et créatif.”

En outre, selon une étude de Price WaterhouseCoopers, les projets agiles ont 28 % plus de chances d’aboutir que les projets traditionnels.

Bref, si vous n’avez pas encore adopté une approche agile, vous faites partie d’une espèce en voie de disparition. Alors ne restez pas à la traîne !

Quelques exemples concrets de gestion de projets agile

Des livres entiers sont consacrés à la gestion de projets agile et elle peut être abordée de cent façons différentes selon ses domaines d’application. Mieux vaut donc la définir par l’exemple. Voici trois cas concrets d’application de la méthode agile dans la vie courante.

1. Les repas sur-mesure

restaurant subway méthode agile
Source : Wikimedia Commons

Vous connaissez sans doute la tendance des repas sur-mesure dans la restauration rapide. Au Subway, par exemple, votre sandwich est préparé par étapes selon vos instructions.

Plus de fromage ? Moins de fromage ? Un autre type de pain ? Poulet ou jambon ? Faites votre choix !

À chaque étape, le gestionnaire de votre repas (l’employé derrière le comptoir) vérifie que le projet culinaire (le sandwich) prend forme comme vous le souhaitez. Vous êtes ainsi assuré de déguster un délicieux sandwich perfectionné au fur et à mesure de son élaboration, grâce au dialogue établi entre vous et l’employé.

2. Genius Bar d’Apple

Genius Bar Apple méthode agile
Source : Wikimedia Commons

Malgré leur dénomination prétentieuse, les centres d’assistance Genius Bar d’Apple sont un parfait exemple de gestion agile.

Pour faire réparer votre iPhone ou votre iPad, pas besoin de remplir un long formulaire ni de faire la queue durant des heures. Il vous suffit de prendre rendez-vous sur Internet au Genius Bar le plus proche de chez vous, puis de vous y rendre au moment venu. Une fois là-bas, vous prenez place sur les chaises hautes et attendez votre tour tout en discutant avec votre voisin, comme si vous étiez au bar du coin. Rien à voir avec votre dernier rendez-vous à la préfecture ou à la mairie.

Le Genius Bar est agile parce qu’il est axé sur la communication. La personne qui s’occupe de vous vous pose des questions et prend des notes. En d’autres mots, comme le dit le Manifeste Agile : “Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils.”

Bien sûr, chaque employé applique des procédures définies et utilise des outils spécifiques (l’iPad pour prendre des notes, par exemple), mais c’est la discussion qui prime.

3. Le football

équipe de france 2018 agile gestion de projets
Source : leparisien.fr

Tout entraîneur de football doit avant tout être un manager agile. Ça vous semble tiré par les cheveux ? Pourtant, chaque saison est un énorme projet jalonné par les matches disputés, et chaque match est une itération. 

Que se passerait-il si l’entraîneur alignait systématiquement les mêmes joueurs sans tenir compte des blessures, des erreurs tactiques ou des derniers scores ? Les résultats seraient catastrophiques. Même Zizou, qui a remporté cette année la Ligue des Champions pour la troisième fois consécutive avec le Real, a dû régulièrement faire des changements.

Au fond, le football est une parfaite illustration de gestion de projets agile. L’entraîneur et les joueurs communiquent pendant le match (l’équivalent sportif des réunions Scrum), les résultats sont visibles sur le terrain (pas envoyés par e-mail) et l’objectif à atteindre au terme de chaque itération est concret (gagner ou perdre).

Et c’est la même chose pour la Coupe du Monde. Alors pour faire gagner les Bleus, espérons que Didier Deschamps soit agile, lui aussi !

Vous aussi, vous pouvez être agile !

Si vous avez compris que la gestion de projets agile repose avant tout sur les interactions humaines, sur l’adaptation aux changements et sur la production de résultats opérationnels, vous êtes sur la bonne voie. Mais l’évolution et les transformations font partie intégrante de l’agilité, ce qui permet à chacun de l’envisager à sa manière. Alors, lancez-vous !

Vous avez déjà appliqué la méthode agile des post-it ou des scrum boards ? N’hésitez pas à commenter cet article en nous expliquant tout sur votre méthodologie favorite. Vous voulez vous lancer et vous cherchez un logiciel agile de gestion de projets ? Consultez notre catalogue.


À propos de l’expert

Cécile Dejoux agile gestion de projet

Cécile Dejoux est Professeur des universités Cnam, affiliées à l’ESCP Europe. Elle est également Directrice de la Chaire “Learning Lab Human Change” fondée avec Julhiet Sterwen. Elle a publié plusieurs ouvrages sur la gestion des talents et le management en général (le dernier en date étant “Métamorphose des managers à l’ère du numérique et de l’intelligence artificielle”, en collaboration avec Emmanuelle Léon) et a collaboré dans diverses revues.


(article traduit et adapté de l’anglais)

5 Tipps zum Implementieren eines neuen Projektmanagement-Tools in deinem Team

Projektmanagement-Tools

Das Implementieren unternehmensweiter Änderungen – insbesondere bei großen Teams – ist eine gewaltige Aufgabe, die methodisch und durchdacht angegangen werden muss.

Selbst in fortschrittlich eingestellten Unternehmen gibt es Widerstand gegen Veränderungen.

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Dein Team mit einem neuen Projektmanagement-Tool vertraut zu machen ist nicht einfacher als wenn es darum geht, dass das Team sich an andere Änderungen anpassen soll: Es kann ein ziemlich schwieriger Prozess sein.

Zum Glück gibt es eine Reihe von Strategien, mit denen du deine Technikskeptiker in begeisterte Nutzer verwandeln kannst.

Du hast recherchiert, eine Reihe von Projektmanagement-Tools verglichen und ausprobiert und das neue System eingerichtet. Zeit zu entspannen, richtig? Nicht so schnell.

Dein neues Projektmanagement-Tool nützt deinem Team überhaupt nichts, wenn es es nicht verwendet.

Wir wollen dir fünf Schritte nennen, mit denen du ein neues PM-Tool erfolgreich implementieren kannst, aber vorher musst du herausfinden, wo die Abwehr deiner Mitarbeiter überhaupt herkommt.

Gründe für die Abneigung gegenüber Veränderungen

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Du kannst deinem Team nicht einfach ein neues PM-Tool zuwerfen und erwarten, dass sie damit spielen

Veränderung und Anpassungsvermögen sind wesentliche Bestandteile eines effizienten Arbeitsplatzes. Egal ob die Änderungen die physische Arbeitsumgebung oder Softwaresysteme betreffen: Transformationen sind notwendig, um dein Unternehmen voranzubringen.

Diese notwendigen Änderungen werden jedoch unweigerlich auf Widerstand stoßen. In einer Abhandlung zu Änderungen und effektiver Änderungsverwaltung für die Harvard Business Review schrieb Paul R. Lawrence bereits 1969: „Tatsächlich leisten Mitarbeiter auch weniger Widerstand gegen technische Neuerungen als gegen den sozialen Wandel – die Veränderungen in den menschlichen Beziehungen, die den technischen Wandel begleiten.“

Was verursacht diesen sozialen Wandel und wie können wir den Widerstand dagegen überwinden oder mindern?

In der Studie „Overcoming Resistance to Change“ aus dem Jahre 1948 fanden Lester Coch und John R. P. French Jr. heraus, dass die Beteiligung der Mitarbeiter grundlegend wichtig für einen reibungslosen Übergang der Arbeitsabläufe ist. Sie führten in vier Gruppen von Fabrikarbeitern einen neuen Arbeitsablauf ein, wobei jede der Gruppen auf andere Weise instruiert oder der Änderung ausgesetzt wurde.

So wurde der ersten Gruppe beispielsweise einfach nur vom neuen Arbeitsablauf erzählt und sie wurde aufgefordert, ihn ab jetzt zu übernehmen. Die vierte Gruppe wurde zu einem Problem konsultiert, das behoben werden musste, und arbeitete gemeinsam an einem neuen Arbeitsablauf, um das Problem mit ihren Managern zu beheben.

Wenig überraschend reagierte die erste Gruppe negativ, ihre Produktivität sank und die Zahl der Kündigungen stieg. Die vierte Gruppe gewöhnte sich hingegen recht schnell an den neuen Arbeitsablauf und konnte eine gesteigerte Produktivität verzeichnen.

Auch wenn diese Beispiele schon einige Jahrzehnte alt sind, haben sich die grundlegenden Prinzipien des Change Managements seitdem nur wenig verändert.

Wir wissen: Wenn die Kompetenz der Teammitglieder respektiert wird und sie Einfluss nehmen dürfen, sinkt der Widerstand gegenüber Veränderungen. Doch wie kann diese Theorie nun angewendet werden, wenn es darum geht, unternehmensweit eine neue Projektmanagement-Software einzuführen?

Wir sprachen mit einigen erfolgreichen Teamleitern und Projektmanagern, die uns folgende fünf Tipps gaben.

So implementierst du ein neues Projektmanagement-Tool

1. Mach deine Manager zu Botschaftern

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Änderungen sind gleich viel einfacher zu akzeptieren, wenn sie mit einem freundlichen Gesicht daherkommen

Der erste Schritt bei der Software-Einführung besteht darin, dein(e) Management-Team(s) einzubeziehen. Wenn deine leitenden und mittleren Führungskräfte frühzeitige Anwender der Software sind, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie mit Freuden für die Änderungen eintreten.

Deine Botschafter müssen nicht in der IT-Abteilung arbeiten. Tatsächlich kann es sogar deutlich mehr bewirken, wenn sie keine IT-Experten sind und die Vorteile der Software ohne technischen Jargon präsentieren.

Um dein Management-Team an Bord zu kriegen, musst du anerkennen, dass sie alle bereits bestehende Arbeitsabläufe für ihre Teams und ihr Projektmanagement haben. Alan Zucker, der Gründer von Project Management Essentials, sagt, dies sei eine der größten Herausforderungen, die er beobachtet, wenn Unternehmen neue Software einführen.

In einer Umgebung ohne vorhandenes Unternehmenstool haben alle Ebenen des Managements und der Teams ihre eigenen, leicht unterschiedlichen Prozesse und Ansichten. Bei der Migration zu einer einzigen Unternehmensanwendung müssen all diese Unterschiede aufgelöst und zusammengeführt werden.

Um die Zustimmung zu erhöhen, solltest du Manager in den Software-Auswahlprozess einbeziehen und sicherstellen, dass ihre bestehenden Arbeitsabläufe so angepasst werden können, dass sie zu deinem neuen System passen. Wenn sich dein Management-Team gehört und verstanden fühlt, ist es viel wahrscheinlicher, dass es auch seine eigenen Teams mit einer positiven Grundhaltung schulen wird.

Alexander Bekhterev, Programm-Manager bei Emarsys, erzählte uns, wie diese Strategie seinem Unternehmen half, neue Projektmanagement-Software in einem Team von mehr als 750 Personen über 15 globale Niederlassungen hinweg einzuführen:

Der Grund, weshalb die meisten Änderungen fehlschlagen, liegt darin, dass sie ein- oder zweimal vorgestellt, aber nicht von Führungskräften oder Sponsoren gestaltet und bekräftigt werden. Wir stellten sicher, dass wir nicht nur jedem im Unternehmen erzählen, dass ein neues Tool kommt, sondern diese Änderung auch auf allen Führungsebenen gestalten und untermauern – von den globalen Führungskräften bis hin zu den Frontline-Managern.

Konzentriere dich bei der Auswahl deiner Software-Botschafter auf Personen, die gut kommunizieren und effektiv die Einfachheit des Tools sowie die unmittelbaren Vorteile demonstrieren und beschreiben können.

Stewart Small, Gründer von KTTP, erzählt, wie sein Unternehmen die Erstanwender bei der Einführung neuer Software und Produkte für Kunden-Teams auswählt:

Wir suchen nach strategischen Early Adopters: Mitarbeiter, die nicht allzu technisch versiert sind, aber hervorragend kommunizieren können. Wir konzentrieren uns darauf, zunächst diese wichtigen Influencer zu schulen, die als Impulsgeber dann weitere Mitarbeiter ermutigen und schulen. Diese Strategie funktioniert gut, weil andere Mitglieder sehr viel motivierter und zuversichtlicher sind, wenn sie sehen, dass weniger technisch versierte Teammitglieder die Plattform bereits beherrschen.

Zusammenfassung: Identifiziere deine Influencer und binde sie in den Entscheidungs- und Feedback-Prozess ein. Je mehr Botschafter du an Bord hast, desto einfacher wird es, Änderungen unternehmensweit umzusetzen.

2. Mache deutlich, was dein Team davon hat

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Sinkende Kosten = gut

Was ist aber nun mit allen außerhalb des Managements?

Um die verbleibenden Teammitglieder ins Boot zu holen, musst du erfolgreich kommunizieren, was für sie dabei herausspringt.

Vielleicht verschwendet deine bisherige Struktur Zeit, weil Mitarbeiter Informationen über verschiedene Kanäle und Tools hinweg erfassen müssen. Erklär, dass deine neue Projektmanagement-Software diese verlorene Zeit wieder reinholt und verhindert, dass Aufgaben vergessen werden.

Zeige auf, wie dein Team mit der neuen Software schlauer statt härter arbeiten kann. Je nach Unternehmenspolitik könntest du auch damit werben, dass eine Effizienzsteigerung zu größeren leistungsbasierten Boni oder weniger Stunden im Büro führen kann (wenn du flexible Arbeitszeiten anbietest).

Susan Boles, Teilhaberin der Unternehmensberatung Grind/Revive, lässt uns wissen, wie ihr Unternehmen mit dieser Methode ERP-Implementierungen im großen Stil umsetzen konnte:

Die besten Implementierungen, die ich bisher gesehen habe, sind diejenigen, bei denen die Kommunikation mit dem Personal im Vordergrund steht. Zu erklären, warum neue Software implementiert wird, was die Vorteile für alle Beteiligten sein werden und wie der Zeitrahmen genau aussieht, ist grundlegend wichtig, um die Mitarbeiter für neue Software und Prozesse zu begeistern.

3. Software-Tutorials anbieten und Regeln festlegen

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Ein wahrer Sprint-Zyklus

Sobald du in der Schulungsphase angelangt bist, liegt dein Fokus darauf, die Benutzerfreundlichkeit und die Vorteile der Software visuell zu demonstrieren.

Torsten Schlautmann, Verantwortlicher für HR, Controlling und Administration bei Opitz Consulting, erzählte uns, dass die Einfachheit und die visuellen Elemente der vom Unternehmen gewählten Projektmanagement-Lösung das Onboarding stark vereinfachten, unabhängig von den individuellen technischen Fertigkeiten.

Besonders gut gefällt uns die einfache Nutzbarkeit. Selbst diejenigen unserer Teammitglieder, die unsere IT-Systeme bisher nur sehr zurückhaltend verwendet haben, konnten sich schnell mit unserem neuen Zusammenarbeits-Tool anfreunden. Unsere gesamte HR-Abteilung zum Beispiel liebt das Tool, auch wenn sie nicht zu den technischen Teams gehört, einfach weil es so einfach zu benutzen ist und so schnell Vorteile bringt.

Alan Zucker bestätigte, dass es sinnvoll ist, den Teammitgliedern zunächst in einer visuellen Demonstration die Vorteile aufzuzeigen. „Ein Projektmanagement-System ist vorrangig visuell“, sagte er. „Die Menschen sind sehr viel besser darin, auf etwas Visuelles zu reagieren und Feedback zu geben als auf schriftliche Anforderungen.“

Sorge dafür, dass du bei den ersten Schulungen mit deinem Team eine klare Vorstellung davon hast, wie dein Unternehmen das Tool genau nutzen wird. Lege die Arbeitsabläufe und Anwendungsfälle deines Unternehmens gemeinsam mit dem Management fest, übe dich darin, sie anderen vorzustellen, und schule dann den Rest deines Teams.

Alexander Bekhterev (Programm-Manager bei Emarsys) stellt fest:

Falsche Ausrichtungen bei der Nutzung von Projektmanagement-Apps können großteils vermieden werden, indem man Regeln, FAQs und Leitfäden erstellt, Rechte beschränkt und nur eine begrenzte Zahl an Admins/Moderatoren ernennt. Wir [Management-Team] haben bei ein paar Meetings zusammengearbeitet und uns auf Vorlagen und Projektgruppen geeinigt, die für die meisten unserer Anwendungsfälle geeignet sind. Lokale Administratoren waren unsere Wissensquelle in jedem Büro und sie haben unseren Mitarbeitern bei der richtigen Verwendung des Produkts geholfen – durch Informationen und das Beheben von Problemen, sobald sie auftauchten.

4. Starte die Einführung in kleinen Häppchen

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… aber nimm dir zwischendrin Zeit zum Durchatmen

Auch wenn sie Schulungen erhalten, werden viele Mitarbeiter – insbesondere die weniger technisch versierten – den Umgang mit neuer Software als Herausforderung empfinden.

Um dem entgegenzuwirken, solltest du deinen Teammitgliedern zunächst kleinere Aufgaben innerhalb der Software zuweisen, beispielsweise das Erstellen ihrer Profile oder die Teilnahme an einem Gespräch. Du kannst den Onboarding-Prozess auch spielerisch gestalten, sodass Teammitglieder kleine Belohnungen für ihre Fortschritte erhalten.

Stewart Small (Gründer von KTTP) teilte uns mit:

Unsere häufigste Hürde war der Widerstand gegenüber Veränderungen, insbesondere bei technisch wenig erfahrenen Mitarbeitern. Wir haben festgestellt, dass die beste Methode zum Überwinden dieser Hürden darin besteht, neue Software in winzigen Schritten einzuführen. Statt alle Komponenten der Software auf einmal einzuführen, beschränken wir uns zunächst auf ein paar wenige einfache Funktionen. So können sich die Mitarbeiter an das generelle Erscheinungsbild und die Handhabung der Software gewöhnen und gewinnen Zuversicht, bevor es an ernsthafte Schulungen geht.

Stell sicher, dass die kleinen Aufgaben, die du zuweist, sinnvoll sind und die Vorteile und Funktionen der Software aufzeigen.

Ein Beispiel? Bitte alle Teammitglieder darum, ihrem Manager eine Aufgabe zuzuweisen, in der sie nach Informationen zu deren Lieblingstipp oder -trick bei der Nutzung des neuen Tools fragen. So können neue Mitglieder gleichzeitig die Software ausprobieren und wertvolle Einblicke in die Nutzung der Early Adopter erhalten.

5. Sei offen für Feedback und höre zu

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Zuhören geht auch ohne hinterlistig zu gucken

In den frühen Phasen der Implementierung treten immer auch Probleme auf und du solltest dein Team über sie informieren. Um Vorschläge zu erhalten und eine positive Feedback-Schleife zu schaffen, solltest du einen Monat nach der Einführung eine interne Mitarbeiterbefragung starten und sie nach drei Monaten wiederholen.

So fühlen sich die Teammitglieder gehört und idealerweise erhältst du hilfreiche Vorschläge und Anwendungsfälle, mit denen du deine ursprünglichen Prozesse zur Implementierung der Software verbessern kannst.

Mit einer einfachen Umfrage findest du außerdem heraus, wie erfolgreich die Einführung war. Fordere die Teammitglieder auf, auf einer Skala von eins bis fünf zu bewerten, wie sehr sie den folgenden Aussagen zustimmen:

  • Ich verstehe die mit der neuen Strategie vorgeschlagenen Änderungen
  • Ich weiß, was bei diesem neuen Arbeitsablauf von mir erwartet wird
  • Ich denke, dass die vom Unternehmen umgesetzten Pläne im Einklang mit unseren Werten stehen
  • Ich weiß, wo ich weitere Informationen zu den Veränderungen finden kann, die das Unternehmen vornimmt
  • Ich fühle mich während dieser organisatorischen Änderung unterstützt
  • Ich habe die Schulungen erhalten, die ich benötige, um diese Änderung erfolgreich umzusetzen

Mit diesen Fragen kannst du messen, wie erfolgreich die unternehmensweiten Änderungen umgesetzt werden, und hast eine solide Grundlage, um spezifische Fragen zur neuen Projektmanagement-Lösung zu stellen.

Wie hast du Änderungen gemeistert?

Dies sind unsere fünf Tipps zur Einführung neuer Projektmanagement-Tools in deinem Unternehmen. Was sind deine Tipps? Welche Methoden hast du bereits ausprobiert? Wo hattest du Erfolg, wo musstest du Fehlschläge hinnehmen? Erzähl es uns in den Kommentaren!

 

14 günstige Salesforce-Alternativen, mit denen CRM so einfach wird wie Onlineshopping

CRM-Software hilft Vertriebsteams schon seit den 80er Jahren dabei, ihre Kontakte und Kommunikation zu verwalten. Die meisten Vertriebsmitarbeiter nutzen jedoch nur einen Bruchteil der Funktionen ihrer CRM-Tools und viele finden es sogar furchtbar, sie zu nutzen. Auch die Preise, die häufig über 50 € pro Nutzer und Monat liegen, sind insbesondere für Startups und Kleinunternehmen, die sich noch nicht von den Vorteilen der Software überzeugen konnten, häufig ein Problem.

Salesforce-Alternativen

Salesforce.com (jetzt nur noch Salesforce) brachte in den frühen 2000er Jahren eine zentrale Entwicklung zum Laufen. Anbieter wie Siebel und Act wurden vom Thron gestoßen und von zahlreichen CRM-Alternativen ersetzt, die sich auf zwei Punkte konzentrierten: Benutzerfreundlichkeit und niedrige Preise.

Die neun nachfolgend genannten Softwareprodukte haben zwei Dinge gemeinsam:

  • Sie alle bieten Versionen für weniger als 25 USD/Nutzer – auch wenn du mehr als nur eine Handvoll Nutzer hast – und machen das CRM somit für jeden erschwinglich, ob Freiberufler, Startups oder wachsende Unternehmen.
  • Zweitens legen sie einen Schwerpunkt auf eine besonders einfache Nutzbarkeit, sodass Vertriebsmitarbeiter und Kundenbetreuer sie tatsächlich gerne nutzen – was offenbar längst nicht immer der Fall ist.

Nachdem ich ausgiebig unsere Datenbank von mehr als 500 CRM-Softwareprodukten durchforstet und zahllose Rezensionen gelesen hatte, habe ich diese Liste von CRMs ausgewählt, die den Anforderungen kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMUs) entsprechen. Die Liste ist in alphabetischer Reihenfolge. Alle Tools erfüllen die beiden oben genannten Kriterien und sind zudem webbasiert.

1. Capsule

Capsule wurde 2009 von Zestia im Vereinigten Königreich entwickelt und ist eine tolle Option für kleine Unternehmen. Der größte Vorteil sind vermutlich die Integrationsmöglichkeiten mit über 30 anderen Softwareprogrammen wie Xero, FreshBooks, MailChimp, Zendesk und mehr. Capsule bietet alle Funktionen eines Standard-CRMs, aber nichts Ausgefallenes. Am besten ist das Tool vermutlich für Unternehmen geeignet, denen CRM noch neu ist, aber für diese Unternehmen ist es genau das Richtige. Vielleicht ähnelt Capsule dem Kauf eines Honda-Basismodells als erstes Auto. Die Verbrauchswerte sind in Ordnung, Reparaturen sind günstig und man kommt damit wunderbar durchs Studium und den ersten Job. Irgendwann könnten sich jedoch die Anforderungen ändern und man will vielleicht doch einen Minivan oder einen Sportwagen. Update: Capsule kündigte kürzlich API v2 für unkompliziertere und tiefgreifendere Integrationen an.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Free: Bis zu zwei Nutzer (10 MB Speicherplatz, 250 Kontakte, unbegrenzt viele Verkaufschancen und Fälle)

Professional: 12 USD pro Nutzer und Monat (2 GB Speicherplatz/Nutzer, 50.000 Kontakte, unbegrenzt viele Verkaufschancen und Fälle, Premium-Integrationen)

2. Highrise

Highrise wurde 2007 von 37signals, die für die Einfachheit in ihrem Softwaredesign bekannt sind, auf den Markt gebracht und später ausgegliedert. 37signals sind auch die Entwickler der bekannten Projektmanagement-Software Basecamp – falls du ein großer Basecamp-Fan bist, solltest du Highrise also definitiv für das Kontaktmanagement in Betracht ziehen. Das größte Plus von Highrise ist seine Benutzerfreundlichkeit für kleine Unternehmen, die gerade erst mit CRM loslegen. Die Preisgestaltung für Kleinunternehmen ist sehr flexibel und das Tool ist schlank genug gehalten, dass CRM-Anfänger nicht von überflüssigen Funktionen verwirrt werden. Das Tool bietet Integrationen für Zendesk, Freshdesk, MailChimp, FreshBooks, Hubspot, Constant Contact und mehr.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Kostenlos für bis zu 2 Nutzer, keine Dateien, 250 Kontakte
  • 24 USD/Monat für bis zu 6 Nutzer, 5.000 Kontakte, 10 Deals und 5 GB Speicherplatz
  • 29 USD/Monat für 1 Nutzer, 20.000 Kontakte, unbegrenzt viele Deals und 5 GB Speicherplatz
  • 49 USD/Monat für bis zu 15 Nutzer, 20.000 Kontakte, unbegrenzt viele Deals und 15 GB Speicherplatz
  • 99 USD/Monat für bis zu 40 Nutzer, 30.000 Kontakte, unbegrenzt viele Deals und 30 GB Speicherplatz
  • 149 USD/Monat für unbegrenzt viele Nutzer, 50.000 Kontakte, unbegrenzt viele Deals und 75 GB Speicherplatz

3. Insightly

Insightly wurde 2009 veröffentlicht und ist ideal für Kleinunternehmen. Zu den Funktionen, die Insightly von der Konkurrenz abheben, gehört das integrierte Projektmanagement: Du kannst also neben deinen Kunden auch deine Projekte überblicken und verwalten. Außerdem ist die Integration von MailChimp möglich.

Bei alledem sollte im Blick behalten werden, dass Insightly sich wirklich an Kleinunternehmen richtet, was sich im schlanken Design und den Preisoptionen widerspiegelt.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Kostenlos für 2 Nutzer, 10 E-Mails/Tag, 10 benutzerdefinierte Felder, 2.500 Datensätze, 200 MB Speicherplatz, Online-Community-Support
  • 12 USD pro Nutzer und Monat für 500 E-Mails/Tag, 50 benutzerdefinierte Felder, 25.000 Datensätze, 1 GB Speicherplatz, E-Mail-Support, eine mobile App mit Visitenkarten-Scanner und Einführungssitzungen
  • 29 USD pro Nutzer und Monat für 2.500 E-Mails/Tag, 250 benutzerdefinierte Felder, 100.000 Datensätze, 10 GB Speicherplatz, E-Mail-Vorzugssupport, eine mobile App mit Visitenkarten-Scanner und Einführungssitzungen
  • 49 USD pro Nutzer und Monat für 5.000 E-Mails/Tag, 500 benutzerdefinierte Felder, 250.000 Datensätze, 100 GB Speicherplatz, E-Mail-Vorzugssupport, eine mobile App mit Visitenkarten-Scanner und Einführungssitzungen
  • 99 USD pro Nutzer und Monat für 10.000 E-Mails/Tag, 1.000 benutzerdefinierte Felder, 500.000 Datensätze, 250 GB Speicherplatz, E-Mail-Vorzugssupport, eine mobile App mit Visitenkarten-Scanner und Einführungssitzungen

4. InStream

InStream wurde 2015 in Polen gegründet und fand schnell seinen Platz im KMU-CRM-Markt. Mit einem Preis ab 6 USD/Monat für Einzelnutzer ist InStream Nummer 4 auf Capterras Liste der 20 kostengünstigsten CRM-Softwaretools. Es gibt sogar eine Gratisversion für einen Nutzer und 100 Kontakte. InStream synchronisiert die Kontakte automatisch mit Konten in sozialen Medien. Nutzer loben InStream für seine elegante Benutzeroberfläche, die robusten Funktionen und den aufmerksamen Kundenservice.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Free: Kostenlos (ein Nutzer, 100 Kontakte)
  • Freelancer: 6 USD/Monat (ein Nutzer, 500 Kontakte)
  • Basic: 10 USD pro Monat und Nutzer (bis zu 5.000 Kontakte)
  • Business: 19 USD pro Monat und Nutzer (bis zu 25.000 Kontakte)
  • Premium: 29 USD pro Monat und Nutzer (unbegrenzt viele Kontakte)

5. Less Annoying CRM

Less Annoying CRM wurde 2009 mit dem Ziel gegründet, kleinen Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen. Dazu wurde auf Funktionen, die Kleinunternehmen nicht benötigen, und auf unnötige Modewörter verzichtet und alles möglichst einfach gehalten. Dieser Ansatz zeigt sich in der ganzen Software. So findest du beispielsweise alle Informationen zu einem Lead – von der Telefonnummer bis hin zu Notizen zum Kontakt – auf einer übersichtlichen Seite. Alle Ereignisse und Aufgaben werden automatisch in einem Kalender angezeigt und Vertriebsmanager können alle Aufgaben und Ereignisse ihrer Mitarbeiter in einer zentralen Ansicht überblicken. Außerdem gibt es eine Spezialansicht, in der Vertriebsmitarbeiter eine priorisierte Lead-Liste mit den wichtigsten Informationen zu jedem Lead in Kurzform einsehen können.

Update: Im Januar 2017 veröffentlichte Less Annoying CRM Version 3.6 mit Geschwindigkeitsverbesserungen und einem neuen Design.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • 10 USD pro Nutzer und Monat für alle Funktionen

6. Nimble

Nimble wurde 2009 als soziales CRM entwickelt: Es kann nicht nur mit deiner E-Mail-Adresse, sondern auch mit deinen Konten in sozialen Medien verknüpft werden und berücksichtigt somit die wachsende Rolle, die LinkedIn, Twitter und Facebook für die Interaktion mit potentiellen Kunden spielen. Das Besondere an Nimble ist jedoch seine Posteingang-Funktion. Nimble erstellt im CRM einen Posteingang für Nachrichten, der nicht nur deine E-Mails an Kunden, sondern auch sämtliche Interaktionen auf Twitter, LinkedIn und Facebook erfasst. Du kannst außerdem direkt aus dem CRM Nachrichten senden und einen Aktivitäten-Feed einrichten, der dir alles anzeigt, was dein Kunde oder potentieller Kunde kürzlich in den sozialen Netzwerken gepostet hat. Mit dieser eindrucksvollen Integration wird Nimble zur zentralen Anlaufstelle für den Vertrieb, was selbst für ein CRM ziemlich ungewöhnlich ist.

Zu den Integrationen gehören Freshdesk, HubSpot, MailChimp, Hootsuite, Constant Contact, AWeber, FreshBooks und viele mehr.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Alles: 22 USD pro Nutzer und Monat (25 USD bei monatlicher Abrechnung), (25.000 Kontakte, 2 GB Speicherplatz)

7. Nutshell

Nutshell ist eine intuitiv nutzbare und elegante CRM-Lösung, die 2010 auf den Markt gebracht wurde. Besonders interessant ist die enorme Anpassbarkeit der Software. Sie kann auf einen einzigen Kontaktmanager reduziert, aber ebenso gut von einem Großunternehmen als fortschrittliches CRM mit zahlreichen Funktionen genutzt werden. Zu diesen gehören:

  • Eine sehr intuitive Benutzeroberfläche (manche würden sie sogar als schön bezeichnen), die komplex genug für versierte Nutzer und einfach genug für den unerfahrensten Nutzer ist.
  • Das Tool kann so eingerichtet werden, dass nur bestimmte Nutzer bestimmte Informationen sehen können.
  • Per E-Mail oder App können Push-Benachrichtigungen in Echtzeit gesendet werden, um andere auf dem Laufenden zu halten.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Starter: 19 USD pro Nutzer und Monat (22 USD bei monatlicher Abrechnung), (Pipeline-Tracking, Berichterstellung für Vertrieb und Prognosen, Support per Telefon/Live-Chat/E-Mail)
  • Pro: 35 USD pro Nutzer und Monat (39 USD bei monatlicher Abrechnung), (alles oben Genannte plus Sales-Funnel-Berichte, Vertriebsprozess-Automatisierung, mehrere Pipelines und mehr)
  • Pro+: 69 USD pro Nutzer und Monat (79 USD bei monatlicher Abrechnung), (alles oben Genannte plus Onboarding, fest zugeordneter Kundenerfolgsmanager, vierteljährliche Geschäftsberichte)

8. OnePageCRM

Das 2010 in Irland veröffentlichte OnePageCRM konzentriert sich darauf, kleinen Vertriebsteams ein „erstklassiges Benutzererlebnis“ zu liefern. Dieser Fokus zeigt sich im ganzen Design des CRM: Seine herausragenden Funktionen sind eindeutig dafür gedacht, Vertriebsmitarbeiter gegenüber Vertriebsleitern zu unterstützen.

Zu den besten Funktionen gehören:

  • Ein Lead Clipper, mit dem du die Infos eines Leads mit einem Klick von LinkedIn oder Gmail erfassen kannst.
  • Erinnerungen nicht nur dafür, wann etwas fällig ist, sondern auch dafür, wann etwas begonnen werden sollte – so können Vertriebsmitarbeiter Projekte priorisieren, statt sie bis zur letzten Minute hinauszuschieben.
  • Wenn eine Aktion im CRM abgeschlossen wurde, fordert es dich auf, die nächste Aktion anzuzeigen, sodass du zur Nachbereitung für alle Kunden angehalten wirst.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Alles: 12 USD pro Nutzer und Monat (unbegrenzt viele Kontakte und Deals, 1 GB Speicherplatz)

* Bei jährlicher Zahlung sinkt der Preis auf coole 11 USD pro Nutzer und Monat und ist somit eines der besten Angebote, die wir bisher gesehen haben.

9. Pipedrive

Pipedrive wurde 2010 veröffentlicht, um die Wünsche kleiner Vertriebsteams besser zu erfüllen, und ist den eigenen Angaben zufolge so benutzerfreundlich, dass Vertriebsmitarbeiter es lieben. Das Tool hat einige tolle Funktionen: Es ist mehrsprachig, funktioniert mit allen wichtigen Währungen und bietet eine nahtlose Integration mit G Suite (Google Maps, Google Docs, Gmail usw.).

Das Beste sind jedoch die Pipeline-Funktionen. Pipedrive bietet eine elegante Zeitleisten-Ansicht, die Vertriebsmitarbeitern einen Ausblick auf alle zukünftigen Ereignisse und voraussichtlichen Verkaufstermine bietet. Vertriebsleiter können auf Master-Zeitleisten zugreifen, die die Zeitleisten aller Mitarbeiter in einer zentralen Ansicht zusammenfassen, um Teams unkompliziert zu verwalten und Verkaufsprognosen zu erstellen.

Ein Rezensent merkt an, dass Pipedrive sehr auf das Abschließen von Geschäften fokussiert ist und wenige Funktionen für die Fortsetzung einer Beziehung nach dem ersten Geschäftsabschluss bietet. Somit ist Pipedrive möglicherweise am besten für Unternehmen geeignet, die sich auf ihre Vertriebsaktivitäten konzentrieren und nur wenig Kundenbetreuung nach dem Verkauf betreiben, wie beispielsweise Immobiliengesellschaften.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Silber: 12,50 € pro Nutzer und Monat (15 € bei monatlicher Abrechnung), (2 GB Speicherplatz pro Nutzer)
  • Gold: 24,20 € pro Nutzer und Monat (29 € bei monatlicher Abrechnung), (5 GB Speicherplatz pro Nutzer)
  • Platin: 62,50 € pro Nutzer und Monat (75 € bei monatlicher Abrechnung), (100 GB Speicherplatz pro Nutzer)

10. ProsperWorks

ProsperWorks ist das einzige CRM auf dieser Liste, dass es in Capterras Top 10 der kostengünstigsten (engl.) UND der benutzerfreundlichsten (engl.) Tools geschafft hat. Das 2011 gegründete und in San Francisco ansässige Unternehmen gibt an, die tiefgehende Integration mit G Suite mache ProsperWorks zum „einzigen für Google empfohlenen CRM“. Zum Team von ProsperWorks gehören leitende Mitarbeiter von Facebook Mobile und Salesforce.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Basic: 19 USD pro Nutzer und Monat (24 USD bei monatlicher Abrechnung), (bis zu 5 Nutzer, 30.000 Datensätze, 5 benutzerdefinierte Felder, 2 GB Speicherplatz, Self-Service-Support)
  • Professional: 49 USD pro Nutzer und Monat (64 USD bei monatlicher Abrechnung), (unbegrenzt viele Nutzer, 100.000 Datensätze, 25 benutzerdefinierte Felder, 200 GB Speicherplatz, Self-Service-Support, professionelle Funktionen)
  • Business: 119 USD pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung), (unbegrenzt viele Nutzer, 500.000 Datensätze, 100 benutzerdefinierte Felder, 500 GB Speicherplatz, Support auf Abruf, professionelle und Business-Funktionen)

11. Really Simple Systems

Really Simple Systems wurde 2006 gegründet und ist so beliebt, weil es – wie der Name schon sagt – ein wirklich einfaches System ist. Die Software ist ideal für KMUs und hat auch ein paar größere Kunden mit über 600 Mitarbeitern.

Zu den größten Vorteilen gehören die flexiblen Preisoptionen. Es gibt eine Gratisversion, die du entsprechend erweitern kannst, wenn dein Unternehmen wächst, indem du für eine monatliche Gebühr Funktionen hinzufügst, sobald du sie brauchst.

Gleichzeitig bietet Really Simple Systems ähnlich wie PipelineDeals ein vollständiges integriertes E-Mail-Marketing-System, das möglicherweise schon alle Funktionen abdeckt, die dein Marketing-Team braucht.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Free: bis zu zwei Nutzer (100 Kunden, unbegrenzt viele Kontakte, 10 MB Speicherplatz)
  • Starter: 14 USD pro Nutzer und Monat (15 USD bei monatlicher Abrechnung), (10 Nutzer, 500 Kunden, 1 GB Speicherplatz)
  • Professional: 30 USD pro Nutzer und Monat (33 USD bei monatlicher Abrechnung), (unbegrenzt viele Nutzer, 5.000 Kontakte, 5 GB Speicherplatz)
  • Enterprise: 64 USD pro Nutzer und Monat (50 USD bei monatlicher Abrechnung), (unbegrenzt viele Nutzer, Kunden und Speicherplatz)

Bei all diesen Stufen kannst du unterschiedliche, standardmäßig nicht enthaltene Funktionen für einen monatlichen Preis hinzufügen.

12. Salesboom.com

Das Unternehmen aus Halifax ist schon seit 2003 ein wichtiger Akteur im CRM-Bereich und sein Produkt wurde im Laufe der Jahre immer besser. Salesboom.com spricht von über 4.000 Kunden in mehr als 159 Ländern. Zu den bekanntesten Kunden zählen Honeywell und Citigroup, doch auch für kleine Unternehmen hat Salesboom.com mit seiner Team-Version für 14 USD pro Nutzer und Monat etwas zu bieten. Rezensenten loben Salesboom.com für seinen reaktionsschnellen Kundensupport und seine Schulungen und einige geben an, es sei benutzerfreundlicher als Salesforce.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Team: 14 USD pro Nutzer und Monat (mindestens 5 Nutzer; 5 GB Speicherplatz)
  • Professional: 45 USD pro Nutzer und Monat (10 GB Speicherplatz, professionelle Funktionen)
  • Enterprise: 95 USD pro Nutzer und Monat (unbegrenzter Speicherplatz und Anpassungen, Support rund um die Uhr, professionelle und Unternehmensfunktionen)

13. SutiCRM

SutiCRM ist Teil der SutiSoft-Softwarefamilie – zusammen mit weiteren hoch geschätzten Buchhaltungs- und HR-Tools – und verdient sich seinen Platz auf dieser Liste durch seinen günstigen Preis von 5,95 USD pro Nutzer und Monat und seinen Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit. Das Unternehmen wurde 2006 in Los Altos in Kalifornien gegründet. Suti umfasst soziale CRM-Funktionen und es sind Add-ons für Help Desk, Ausgabenverwaltung und Ressourcenverwaltung verfügbar. Zu den neueren Funktionen gehören ein Kampagnen-ROI, anpassbare Dashboards und die Fall-Eskalation.

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Free: bis zu 3 Nutzer (Berichte und Analysen, mobiler Zugriff)
  • Small Business: 5,95 USD pro Nutzer und Monat (Vertriebsprognosen, Kampagnen-Automatisierung, Berechnung des Kampagnen-ROI)
  • Enterprise: Preise auf Anfrage (Wasserfalldiagramm, Kundenprofil-Management, Zeitplan für Berichte)

14. Teamgate

Teamgate stammt aus Litauen, das Unternehmen expandierte anschließend nach London. Die Software gibt es erst seit fünf Jahren, doch in dieser Zeit hat sie ihre Nutzer ganz schön beeindruckt. In über 100 Rezensionen auf Capterra wurde Teamgate insgesamt mit 5 von 5 Sternen bewertet, sowohl für seine Benutzerfreundlichkeit als auch für den Kundenservice.

Teamgate kann unter anderem in G Suite, MailChimp, LinkedIn, WordPress und Slack integriert werden. Es erlangte den besten Platz auf Capterras Liste der 20 benutzerfreundlichsten CRM-Softwaretools (engl.). Bonus: Besuch die „About us“-Seite von Teamgate und fahr mit der Maus über die Fotos der Mitarbeiter, du wirst dich amüsieren!

Salesforce-Alternativen

Preise:

  • Starter: 9 USD pro Nutzer und Monat (11 USD bei monatlicher Abrechnung), (Interaktions-Tracking, E-Mail-Synchronisierung, Erinnerungen)
  • Professional: 22 USD pro Nutzer und Monat (29 USD bei monatlicher Abrechnung), (Lead-Management, Aktivitätsberichte, mehrstufige Berechtigungen)
  • Enterprise: 39 USD pro Nutzer und Monat (49 USD bei monatlicher Abrechnung), (Analysen, Lead-Bewertung, Smart Dialer-Tool)

Noch mehr?

Ich will nicht unerwähnt lassen, dass ich auch andere preiswerte CRMs gefunden habe, die den Fokus auf Einfachheit legen, doch es handelte sich um Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern. Auch wenn jedes Softwareunternehmen so klein beginnt und ich jedes davon anfeuern und ermutigen möchte, wollte ich gerne, dass sie an Popularität gewinnen, bevor ich sie vorbehaltlos für deine engere Auswahl empfehle. Dazu gehören Batchbook, Tactile CRM, Clevertim, AlbertCRM, TeamWave, SuiteDash, SalesMate und Simple CRM System.

Unseren eigenen Studien zufolge bleibt Salesforce der CRM-Marktführer (engl.), doch sein Einstiegspreis für Teams von mehr als fünf Personen liegt bei 75 USD pro Nutzer und Monat. Dabei sind Funktionen enthalten, die viele kleinere Teams am Anfang nicht benötigen.

Dennoch denke ich, dass Salesforce es verdient, in deine nähere Auswahl zu kommen, und je nach Komplexität der Anforderungen ist es für viele Unternehmen die beste Lösung. Wenn dir CRM jedoch noch neu ist oder du in der Vergangenheit schon Probleme mit einer mangelnden Nutzerakzeptanz hattest, sind diese neun Lösungen definitiv einen Blick wert!

[Communiqué] Analyse de Thibaut de Lataillade sur le RGPD publiée dans Les Échos

Thibaut de Lataillade, Directeur Général de Capterra International, a livré son analyse sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au site web Les Échos.

Alors que le RGPD n’a été mis en place que très récemment (le 25 mai 2018), une entreprise française a déjà été épinglée début juin par la CNIL, l’autorité française de protection des données personnelles. Il s’agit de la chaîne de magasins d’optique Optical Center. L’entreprise doit s’acquitter d’une amende de 250 000 euros pour “atteinte à la sécurité des données” de ses clients. Au delà de cet exemple spécifique, Thibaut de Lataillade livre ses recommandations et avertit que les entreprises doivent plus que jamais se mettre en règle afin d’éviter le pire.

Si les enjeux financiers sont énormes pour les entreprises, il y a encore une entreprise sur deux dans le monde qui ne s’est pas pliée aux exigences du RGPD. Selon Gartner, plus de la moitié des entreprises concernées ne seront toujours pas en règle fin 2018.

Puisque les entreprises possédant des données relatives à un citoyen européen qui manquent aux termes du RGPD sont passibles d’amendes pouvant s’élever à 20 millions d‘euros ou à 4 % de leur chiffre d‘affaires, Thibaut de Lataillade a jugé bon de revenir sur quelques étapes primordiales à suivre pour les entreprises non conformes. Le recrutement d’un délégué à la protection des données (DPD) et informer les utilisateurs sur leurs droits (notamment le droit à l’oubli, le droit à la portabilité et le droit à l’information) est une excellente approche.

Une dernière mesure à prendre pour respecter le RGDP et ainsi protéger son entreprise est de créer des documents lisibles et intelligibles (plutôt qu’une énième version compliquée des conditions d’utilisation et des politiques de confidentialité). Ainsi, les entreprises se positionnent en championnes du respect de la vie privée et renforcent leurs relations avec leurs clients, partenaires et employés, et peuvent regagner leur confiance.

 

Retrouvez l’article à l’adresse suivante : https://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/cercle-184135-rgpd-il-est-encore-temps-de-se-mettre-en-regle-et-deviter-de-payer-lamende-2185280.php

RGPD : comment se mettre en règle et éviter de payer l’amende

RGPD comment éviter de payer l'amende

RGPD comment éviter de payer l'amende

Haut les mains, petite entreprise. Vous êtes cernée, impossible de vous échapper. Retournez-vous calmement, les mains sur la tête. Vous voyez votre portrait placardé au mur ? Vous dérogez au règlement général sur la protection des données. Au nom de la loi, je vous ordonne dinterrompre toutes vos activités.

Depuis le 25 mai 2018, les entreprises possédant des données relatives à un citoyen européen qui manquent aux termes du RGPD sont passibles damendes pouvant sélever à 20 millions deuros ou à 4 % de leur chiffre daffaires. Vous voulez vraiment prendre le risque ?

Les PME ont investi beaucoup de temps et dargent pour assurer leur conformité au nouveau règlement. Si vous avez pris du retard, il faudra le rattraper.

Mais vous n’êtes pas les seuls ! Au niveau mondial, une entreprise sur deux ne s’est pas encore pliée aux exigences du RGPD.

Avant le 25 mai, 67 % des entreprises en Europe avouaient ne pas être prêtes. Selon Gartner, plus de la moitié des entreprises concernées par le RGPD ne seront toujours pas en règle fin 2018. Alors aujourd’hui, quelques jours après lentrée en vigueur du règlement, on peut parier que les sociétés non conformes sont nettement plus nombreuses.

Un conseil : mettez-vous en conformité dès que possible pour éviter de payer des amendes susceptibles de vous forcer à mettre la clé sous la porte.

Mais par où commencer ? Première étape : vous informer. Dans cet article, je répondrai aux questions les plus courantes sur le RGPD et je vous proposerai trois mesures à prendre immédiatement pour rejoindre les rangs.

Le début d’une nouvelle ère

Nous y voilà : après deux ans dattente (la réglementation a été adoptée par lUE en 2016) et un battage médiatique sans précédent, le règlement général sur la protection des données ou RGPD est entré en vigueur ce 25 mai 2018. Il met fin pour de bon au vide juridique sauvage qui entourait la protection des données personnelles des citoyens européens. Et il a su se faire attendre. Considéré comme une des avancées législatives majeures de ces 20 dernières années, ce nouveau règlement est en fait une mise à jour de la directive européenne sur la protection des données de 1995 appliquée dans tous les états de lUnion.

Le RGPD réglemente lutilisation des données personnelles des citoyens européens par les entreprises actives sur son territoire, quelles soient physiquement installées en Europe ou hors de ses frontières.

Etienne Drouard, expert en protection des données ayant travaillé sur le texte du RGPD, signale dans son article à ce sujet : “Le principe d’accountability (l’obligation de démontrer sa conformité) [est entré] en vigueur le 25 mai et, avec lui, l’exigence de démontrer l’obtention d’un consentement valide, mais uniquement lorsqu’un consentement est exigé.”

Partout dans le monde, la chasse aux entreprises qui possèdent des données à caractère personnel concernant des citoyens européens est donc ouverte. Si vous détenez des informations personnelles sur vos clients, vos partenaires, vos employés, vous devez vous conformer au RGPD, sous peine damendes.

Vous pouvez consulter ici les textes légaux relatifs au RGPD.

Les cibles privilégiées du RGPD

Si votre entreprise est concernée par la nouvelle réglementation, mais qu’elle ne l’observe pas encore, elle est passible d’amendes fixées selon la gravité et la récurrence des manquements. Elles plafonnent à 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial (le montant le plus élevé étant retenu) en cas de manquement formel, et à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial (le montant le plus élevé étant retenu) en cas de violation des principes de base du RGPD.

Des autorités de contrôle seront chargées de l’exécution des sanctions administratives dans chaque État membre, mais on ne connaît pas encore précisément ces organismes de réglementation ni leur rôle. Les intentions, la nature des infractions, les solutions mises en place par les entreprises et la bonne volonté des autorités pèseront dans la balance en cas d’infraction.

Enfin, il est important de souligner que les amendes seront infligées pour tout manquement, ce qui inclut notamment la divulgation involontaire de données due à la négligence du personnel ou encore une cyberattaque. C’est le coup de grâce : les amendes s’ajouteront donc aux retombées financières et légales en cas de faille de sécurité.

On attend encore de voir ce qu’il en sera réellement (aucune entreprise n’a été traînée devant les tribunaux et condamnée jusqu’à présent), mais le RGPD est très clair : les autorités n’hésiteront pas à infliger des amendes administratives. Vous savez donc ce qui vous attend si vous n’observez pas au plus vite les règles du RGPD.

Cependant, selon Etienne Drouard, il ne faut pas non plus céder à la panique. “Le RGPD/GDPR n’a pas et ne peut pas avoir d’effet rétroactif”, dit-il. “Une sanction éventuelle après le 25 mai pour des faits antérieurs au 25 mai, ne pourra pas porter sur des obligations nouvelles apparues après le 25 mai.” Il vous incombe tout de même de vous mettre en conformité au plus vite.

3 mesures à prendre si vous n’êtes pas encore en conformité avec le RGPD

Posez-vous les bonnes questions

Si vous n’êtes pas encore en conformité avec le RGPD, faites d’abord le point pour redresser la barre. Voici quelques questions qui pourraient guider votre démarche.

Votre entreprise est-elle considérée comme responsable du traitement ?  Selon le directeur de recherches de Gartner Bart Willemsen, toute structure qui “détermine comment et pourquoi des données personnelles sont traitées est considérée comme responsable du traitement.

Votre entreprise traite-t-elle généralement des données à caractère personnel pour des raisons différentes de celles qui ont justifié leur enregistrement ?  Si oui, vous devez vous assurer que vos utilisateurs vous permettent de les exploiter de cette manière.

Les données personnelles des mineurs sont-elles traitées de manière spécifique ?  Le RGPD impose d’obtenir l’accord explicite des parents ou des tuteurs pour exploiter les informations personnelles relatives à des mineurs (moins de 16 ans).

Trouvez le DPD qui fera votre bonheur

Si votre entreprise n’est pas encore en règle avec le RGPD, pensez à engager un data protection officer ou délégué à la protection des données (DPD). Il se chargera d’assurer le respect de la confidentialité des informations que vous récoltez et de vous aider à honorer vos obligations en la matière, notamment dans le cadre du RGPD.

Il peut aider votre entreprise à déterminer les causes de sa non-conformité au RGPD et à y remédier.

Connaissez les droits des personnes concernées sur le bout des doigts

Les individus dont les données sont traitées par votre entreprise ont désormais plus de droits grâce au RGPD. Il en existe trois principaux :

  • Le droit à l’oubli : tout individu a le droit d’exiger la suppression de ses informations personnelles, de ses contenus et de toutes les données le concernant détenues par une entreprise, quelle qu’elle soit.
  • Le droit à la portabilité : tout individu a le droit d’exiger le transfert de ses données personnelles vers d’autres services, appareils et environnements informatiques sans que leur utilisation potentielle ne soit limitée.
  • Le droit à l’information : tout individu a le droit d’être informé à l’avance (ou le plus tôt possible) de l’état de ses données et de la manière dont ses informations personnelles sont récoltées, utilisées et traitées (faille de sécurité, durée de conservation, recours à des technologies de traitement comme l’automatisation, etc.).

Si l’un de vos clients, partenaires ou employés souhaitait exercer un de ses droits à cet instant, pourriez-vous agir rapidement et adéquatement ? Pourriez-vous suivre une procédure définie ou passer par les étapes clés qui vous permettraient de répondre à chaque demande ?

Si votre entreprise n’est pas encore conforme au RGPD, vous devez tenir compte des nouveaux droits des personnes concernées soit en adaptant des procédures et mécanismes existants, soit en en créant d’autres.

Bart Willemsen conseille d’ailleurs aux entreprises de prendre des mesures dès que possible. Si une entreprise n’est pas encore prête à gérer une violation des données qu’elle possède ou à répondre aux demandes des utilisateurs souhaitant exercer leurs droits, elle devrait remédier à cela au plus vite“, dit-il.

mesures rgpd

Mettez votre société en conformité pour ne pas la mettre en danger

  • Ne vous tirez pas une balle dans le pied : ne bloquez pas vos utilisateurs européens pour vous soustraire aux obligations du RGPD. Pour se simplifier la vie et faire des économies, certaines multinationales ont bloqué toutes les adresses IP de citoyens européens afin que ceux-ci ne puissent plus accéder à leurs services. C’est peut-être une bonne solution à court terme, mais ces entreprises, qui ne sont pas soumises au RGPD sur leur territoire, devront bientôt se conformer à d’autres réglementations en matière de protection de la vie privée. Mieux vaut donc s’y préparer.
  • Cessez de rédiger des conditions d’utilisation, des politiques de confidentialité et des formulaires de consentement incompréhensibles. Créez des documents lisibles et intelligibles, et profitez-en pour renforcer vos relations avec vos clients, vos partenaires et vos employés, et regagner leur confiance. Cette boîte à outils devrait vous aider à améliorer votre politique de confidentialité (en anglais, réservée aux clients de Gartner).
  • Profitez de l’entrée en vigueur du RGPD pour faire de votre entreprise une championne du respect de la vie privée. Le RGPD ne se limite pas aux services informatiques et aux responsables de la confidentialité des données. Du marketing aux ressources humaines, le nouveau règlement et la protection des données concernent l’ensemble de votre entreprise et ont un impact sur tous vos employés. Organisez des formations pour encourager chacun à défendre le respect de la vie privée.
  • Consultez votre avocat. Si votre entreprise n’est pas encore en conformité avec le RGPD, vous avez peut-être déjà l’impression que les régulateurs sont à vos trousses. Ne paniquez pas et consultez dès que possible votre conseiller juridique.

Quelques ressources pour faire les yeux doux au RGPD

Toujours pas conforme au RGPD ? Un logiciel de sécurité informatique ou un logiciel de gestion des données pourrait vous aider à vous mettre en conformité.

Quoi qu’il en soit, ne paniquez pas : vous êtes encore dans les temps !

 


Attention : cet article est destiné à éclairer ses lecteurs sur les difficultés actuellement rencontrées par les entreprises en matière de respect de la vie privée et de protection des données. Il ne constitue ni un avis juridique ni une série d’instructions à suivre. Consultez votre conseiller juridique pour déterminer ce qui s’applique à votre entreprise.

(article traduit et adapté de l’anglais)

Comparer et choisir un CRM : le guide complet pour les petites entreprises

Choisir un logiciel de gestion de la relation client (CRM), adapté aux besoins d’une petite entreprise peut s’avérer complexe. Prendre la décision d’investir dans un CRM ou d’en changer ne suffit pas à garantir que le nouveau logiciel sera le bon pour votre société.

Le nombre d’options disponibles sur le marché ne cesse de croître, et les comparer devient de plus en plus chronophage. Capterra référence 640 fournisseurs de CRM sur son site web. Pourtant, comme le signale une étude Capterra (en anglais), la plupart des entreprises testent rarement plus de deux plateformes avant de faire leur choix.

choisir crm comparer pme guide

Bien souvent, ne pas faire assez de recherches peut engendrer un gaspillage d’argent, et l’entreprise finira sans doute par changer de logiciel CRM, car le premier choix ne sera pas adapté.

Les entreprises qui sont amenées à remplacer leur CRM invoquent souvent un manque de fonctionnalités adéquates ou un coût trop élevé. Pourtant, de nombreuses informations sont disponibles pour éviter ces écueils, qui ne surviennent en réalité que lorsqu’une entreprise investit dans un logiciel sans mener d’analyse comparative préalable.

Ceci dit, choisir un CRM qui réponde aux attentes de votre entreprise représente un réel défi. C’est un processus chronophage, qui implique de tenir compte de nombreux facteurs.

Cet article propose donc de décomposer le processus d’analyse comparative en 10 étapes, afin de vous aider à trouver le CRM qui vous permettre d’optimiser vos activités marketing et commerciale.

1. Établir une liste d’objectifs commerciaux pour le CRM

Avant d’initier le processus d’analyse comparative, vous devez définir les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre CRM. Vous choisirez ainsi un logiciel qui vous permettra d’optimiser la croissance de votre entreprise.

Voici quelques exemples d’objectifs commerciaux parmi les plus courants, ainsi qu’un descriptif détaillé pour chacun d’eux :

  • Faciliter la collaboration
  • Accroître la satisfaction client
  • Booster la productivité des représentants commerciaux
  • Optimiser l’alignement entre les équipes marketing et commerciale
  • Analyser l’entonnoir de conversion commercial

Collaboration

Si vous cherchez un CRM qui favorise la collaboration entre les équipes, accordez une attention toute particulière à la visibilité qu’offre le logiciel. Il doit permettre d’assurer une transparence bidirectionnelle tant au niveau des transactions que des communications avec les prospects.

Des fonctionnalités qui vous donnent la possibilité d’étiqueter ou de mentionner un collègue dans une transaction évitent, par exemple, d’avoir recours à un système de messagerie instantanée ou aux e-mails lorsque la discussion est nécessaire. Elles permettent en outre de centraliser les échanges entre les différentes équipes, qu’ils concernent un contact, une entreprise ou encore une transaction.

Toutefois, si votre objectif consiste à optimiser la collaboration au sein d’équipes conséquentes tout en minimisant vos dépenses, gardez à l’esprit que la plupart des fournisseurs de CRM établissent leur facturation par utilisateur et par mois. Pensez donc à inclure uniquement les CRM gratuits dans votre analyse comparative.

Satisfaction client

Si votre objectif consiste à optimiser la satisfaction de vos clients, cherchez un CRM qui propose un suivi intégrant tous les points de contact de vos clients et de vos prospects. Oublier des informations déjà fournies par un prospect crée généralement des situations inconfortables qui nuisent à vos collaborations. En centralisant le suivi de toutes les données relatives à vos prospects, vous pourrez établir des relations plus durables et conclure davantage de transactions.

Si le téléphone fait partie de vos canaux de vente, recherchez un CRM qui offre une fonctionnalité de suivi des appels performante. Ce principe s’applique également aux autres canaux que vous utilisez, comme les e-mails ou les réseaux sociaux.

Productivité

Si vous investissez dans un nouveau CRM pour améliorer votre productivité, le logiciel doit pouvoir s’intégrer à votre messagerie. Vous aurez alors accès aux informations de vos contacts directement dans votre boîte de réception et pourrez en ajouter de nouveaux en un simple clic. Vous devez également avoir la possibilité de mettre à jour le CRM depuis votre boîte de réception.

Selon le rapport sur l’État de l’inbound marketing de HubSpot, la saisie manuelle de données constitue l’un des principaux défis des représentants commerciaux. Assurez-vous donc que votre CRM extraie des données de différentes sources.

utiliser un crm obstacles
Rapport sur l’État de l’inbound marketing de HubSpot

Les modèles d’e-mails personnalisables et la possibilité pour vos contacts de programmer leurs rendez-vous directement dans votre calendrier comptent parmi les autres fonctionnalités susceptibles de stimuler votre productivité. Par exemple, ajouter un lien vers votre calendrier dans votre signature e-mail peut se traduire par un gain de temps allant jusqu’à 20 heures par semaine, même pour une équipe commerciale de petite taille.

Alignement des équipes marketing et commerciale

Des études montrent qu’après vos représentants commerciaux, votre équipe marketing est la plus susceptible d’utiliser votre CRM. Il doit donc pouvoir s’intégrer à votre logiciel marketing si l’alignement de ces deux équipes représente un objectif prioritaire.

Choisissez un CRM qui inclut des outils marketing et commerciaux pour avoir accès à l’ensemble des activités de vos équipes sur une seule et même plateforme et favoriser leur collaboration.

Les fournisseurs qui proposent à la fois des services marketing et commerciaux utilisent souvent le terme “plateforme de croissance”, n’hésitez pas à rechercher cette expression dans le cadre de votre analyse comparative.

Analyse de l’entonnoir de conversion commercial

Si vous souhaitez analyser et optimiser les performances de votre entonnoir de conversion commercial, optez pour un CRM qui offre de solides fonctionnalités de reporting. Pour une efficacité accrue, assurez-vous qu’il propose également une vue d’ensemble de votre entonnoir et des revenus imputables à chacune des étapes de votre processus de vente.

tableau de bord Hub Sales
Exemple d’un tableau de bord du logiciel Hub Sales

2. Dresser une liste de fonctionnalités indispensables

Lorsque vous avez défini les raisons qui motivent l’acquisition d’un nouveau CRM, vous pouvez vous concentrer sur les fonctionnalités dont il doit disposer pour vous aider à atteindre vos objectifs.

La plupart des CRM incluent généralement les fonctionnalités suivantes :

  • Transactions et tâches
  • Gestion des leads et des contacts
  • Données et reporting
  • Suivi des e-mails
  • Modèles d’e-mails
  • Enregistrement des appels

Ces fonctionnalités supplémentaires peuvent également s’avérer utiles :

  • Marketing automation
  • Support technique premium
  • Gestion de projet
  • Qualification des leads

Si l’e-mail est le principal canal de votre processus de vente, des fonctionnalités comme le suivi d’e-mails ou des outils comme les modèles d’e-mails sont indispensables. Si c’est le téléphone, alors un outil d’enregistrement des appels prévaudra.

Ces fonctionnalités sont essentielles pour les représentants commerciaux qui utilisent le CRM au quotidien, tout comme celles de reporting le sont pour leurs responsables, car elles leur offrent une vue d’ensemble sur l’entonnoir de conversion et leur permettent de l’optimiser pour conclure davantage de transactions.

Lorsque vous comparez des CRM, analysez les performances de chaque fonctionnalité pour chaque fournisseur. Par exemple, de nombreux CRM offrent des services de gestion des contacts et de stockage des données gratuits, mais les seuils de gratuité varient d’un logiciel à l’autre.

À l’instar de HubSpot,  la plupart des fournisseurs de CRM proposent une page détaillant leurs différentes offres de services.

3. Définir un budget et comprendre la tarification des CRM

Définir un budget avant d’initier l’analyse comparative permet d’éliminer les logiciels qui n’entrent pas dans vos critères financiers.

La plupart des fournisseurs de CRM établissant leur tarification sur la base du nombre d’utilisateurs, il est essentiel d’en comprendre les rouages pour définir les coûts encourus par votre entreprise. Vous devez également tenir compte du nombre total de salariés qui utiliseront le CRM, en d’autres termes, ceux qui vont l’utiliser de suite et ceux qui y auront recours dans le futur.

Un CRM bon marché ou gratuit représente une excellente alternative pour une petite entreprise au budget limité, et permet en outre de justifier l’investissement auprès de l’équipe de direction. Les CRM suivants comptent parmi les plus abordables du marché :

tarifs outils crm

*Les tarifs mentionnés sont établis sur la base des critères de tarification de Capterra, qui incluent un nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités spécifiques. Le détail de ces critères est disponible ici (en anglais).

4. Tirer profit des forums de discussion

Les forums de discussion représentent une source d’information précieuse, car les utilisateurs de CRM y partagent leur expérience et vous donnent ainsi accès à des avis et des conseils objectifs.

Des forums de discussion populaires comme Quora ou Inbound.org vous permettent également de poser vos propres questions.

Par exemple, ces questions ont déjà été abordées sur l’un ou l’autre de ces forums (en anglais) :

quel est le meilleur crm
Question sur les CRM sur Inbound.org

Outre les forums de discussion, vous pouvez également mettre à contribution des réseaux sociaux comme Twitter et LinkedIn, en saisissant le nom d’un logiciel dans la barre de recherche pour découvrir ce qu’en disent les utilisateurs.

5. Consulter des sites web tiers consacrés à l’évaluation des CRM

Les sites comparateurs comme Capterra, GetApp ou Software Advice sont une autre alternative pour découvrir l’avis des utilisateurs.

Capterra, par exemple, demande aux utilisateurs de décrire les avantages et les inconvénients du logiciel évalué, et de laisser un commentaire général. Les critères d’évaluation sont la facilité d’utilisation du logiciel, les outils et fonctionnalités dont il dispose, le support technique proposé et le rapport qualité/prix.

Ce type de commentaires vous permet d’identifier les points forts et les points faibles des logiciels que vous comparez et, ainsi, d’affiner vos recherches.

example of CRM review Capterra
Exemple d’un commentaire à propos d’un CRM sur Capterra

Les sites comparateurs ont tendance à classer les CRM par catégories ou secteurs, comme CRM pour MacCRM pour la construction ou encore CRM pour le secteur financier. Ceci s’avère utile lorsque vous recherchez un CRM pour un système d’exploitation ou un secteur vertical spécifique.

panorama crm

6. Impliquer l’équipe commerciale dans le processus d’acquisition du CRM

Votre CRM doit répondre aux besoins de votre entreprise autant qu’à ceux de vos représentants commerciaux. En effet, mieux vaut éviter d’investir dans un logiciel que ces derniers finiraient par ne pas utiliser.

Ceci représente d’ailleurs un réel défi, car bien des responsables d’équipe commerciale avouent que leurs représentants commerciaux n’utilisent simplement pas leur CRM. C’est un vrai problème.

Impliquer vos représentants commerciaux dans le processus d’acquisition du CRM vous permet d’obtenir leur approbation et de tirer profit de leur précieux feedback. Au final, ce sont eux qui utiliseront le logiciel au quotidien.

Quelques exemples de questions à leur poser :

  • Quels outils CRM avez-vous utilisés par le passé ? Comment en évalueriez-vous les performances ?
  • Combien de temps vous a-t-il fallu pour vous familiariser avec le logiciel ?
  • Le support technique du fournisseur s’est-il montré efficace lorsque vous en aviez besoin ?
  • Quels résultats le CRM vous a-t-il permis d’obtenir ?
  • Des représentants commerciaux vous ont-ils recommandé d’autres CRM ?

La meilleure façon d’obtenir ces informations varie en fonction de la taille de l’équipe. Vous pouvez contacter vos représentants commerciaux par e-mail s’ils sont peu nombreux. Pour une équipe plus conséquente, utilisez un formulaire Google pour organiser et classer les réponses dans une feuille de calcul.

Ne vous limitez pas à l’avis de votre propre équipe. Contactez également d’autres utilisateurs de CRM dans votre réseau. Demandez-leur par exemple quels logiciels ils ont comparés avant d’en choisir un, ou encore s’ils utilisent toujours le même aujourd’hui et s’il répond à leurs attentes. Vous pouvez leur poser ces questions en personne ou sur des réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou LinkedIn.

7. Affiner votre sélection

Après avoir défini vos objectifs et effectué vos premières recherches, vous devez affiner votre sélection pour approfondir votre analyse.

Bien qu’il soit important d’évaluer de nombreux CRM, vous ne pourrez pas tous les examiner en profondeur. Affinez votre sélection initiale pour ne conserver que cinq ou six options qui ont retenu votre attention ou ont été mentionnées par votre équipe.

Les sites comparateurs comme Capterra vous permettent de filtrer leur liste de fournisseurs de CRM par note des utilisateurs, nombre de salariés dans l’entreprise, type de CRM (plateforme en ligne ou logiciel installé) ou encore fonctionnalités.

8. Consulter des sites comparateurs dédiés aux CRM

Une fois votre liste initiale affinée, comparez les cinq ou six options restantes pour l’épurer davantage. Après avoir consulté les sites web de nombreux fournisseurs de CRM, la quantité de données recueillies finit parfois par s’apparenter à une masse d’informations confuses. Un site comparateur vous permet d’analyser les performances d’une poignée de logiciels en fonction de facteurs clés essentiels pour vous.

Certains fournisseurs de CRM, comme HubSpot, publient même des guides comparatifs où ils analysent, par exemple, les performances de différents CRM pour les start-ups et les PME. Ces contenus se composent généralement d’un tableau récapitulatif qui facilite le travail de comparaison.

tableau comparatif de crm
Tableau comparatif de CRM de HubSpot

9. Identifier des CRM compatibles avec les logiciels que vous utilisez déjà

Le manque d’intégration constitue l’un des principaux défis rencontrés par les responsables d’équipe commerciale. C’est pourquoi il est essentiel que votre CRM s’intègre avec les autres outils qu’utilisent vos équipes marketing et commerciale.

Les intégrations assurent la connexion entre tous vos outils et produisent souvent des données de meilleure qualité, que vos salariés n’ont plus à saisir manuellement.

Intégrer l’ensemble de vos outils à votre CRM produit également des analytics de meilleure qualité tout en stimulant la productivité de votre entreprise.

Les fournisseurs de CRM proposent généralement une liste des intégrations disponibles avec leur logiciel sur leur site web. Si l’un des outils que vous souhaitez intégrer à votre CRM pour favoriser la croissance de votre entreprise ne fait pas partie de la liste d’un fournisseur, contactez-le pour vous assurer qu’elle est à jour. Le site PandaDoc, qui offre un service de gestion des documents, propose lui aussi une liste de ses intégrations :

intégrations avec pandadoc
Intégrations avec PandaDoc

Certains fournisseurs intègrent par défaut d’autres outils de vente, de gestion de la relation client ou de marketing à leur logiciel afin que vous puissiez développer l’activité de votre entreprise. Selon vos besoins, cette solution peut s’avérer rentable et elle présente l’avantage de n’avoir à se familiariser qu’avec une seule plateforme. Effectuez les recherches nécessaires pour identifier les outils dont vous pourriez avoir besoin dans votre nouveau CRM, ainsi que ceux que vous utilisez déjà et pour lesquelles une intégration est indispensable.

10. Demander une démonstration ou un essai gratuit

Tout comme vous n’achèteriez probablement pas une voiture sans l’essayer d’abord, vous devriez tester tout outil CRM avant de l’acquérir. Les recherches de Capterra (en anglais) montrent que la fonctionnalité et l’ergonomie sont les principaux critères de sélection cités par les représentants commerciaux, et il n’existe pas de meilleur moyen d’évaluer un produit ou un service que de le tester soi-même.

La plupart des fournisseurs de CRM proposent une période d’essai gratuit, et certains offrent même une version totalement gratuite mais simplifiée de leur logiciel. Profitez-en et mettez leur CRM à l’épreuve pour vous assurer qu’il remplit vos critères de sélection. Invitez également vos représentants commerciaux à s’en servir.

C’est parti : comparez !

Identifier les besoins de votre entreprise et mener une analyse comparative approfondie vous permettra de trouver un CRM qui soutienne vos efforts marketing et commerciaux sur le long terme. Il vous aidera à optimiser le reporting et la communication avec vos prospects, afin de  stimuler la croissance de votre entreprise.

Pour conclure, vous trouverez ci-dessous quelques ressources supplémentaires pour vous aider dans vos recherches :


 

À propos de l’auteur : Padraig O’Connor

comparer choisir un CRM padraig oconnor

Padraig est un expert SEO et Prospection client. Quand il ne travaille pas, n’écrit pas ou ne parle pas de marketing, il passe son temps à voyager et à profiter de ses chiens, deux Jack Russell Terrier. Son compte Twitter : @oconnorpadraig

(article traduit de l’anglais)

24 Fragen und Antworten zu Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software FAQ

Projektmanagement-Software FAQ

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software oder PM-Software hilft dir, dafür zu sorgen, dass das Budget, der Umfang und der Zeitrahmen von Projekten eingehalten werden. Sie wird häufig von Projektmanagern und anderen Beteiligten verwendet. Projektmanagement-Software umfasst üblicherweise Funktionen zur Ressourcenverwaltung, Dateifreigabe und Aufgabenverwaltung.

Welche Vorteile bringt Projektmanagement-Software meinem Unternehmen?

Untersuchungen zu Projektmanagement-Software (engl.) haben ergeben, dass diese Tools die allgemeine Teamkommunikation, die Qualität finaler Projekte und die Kundenzufriedenheit verbessern. Außerdem kann Projektmanagement-Software effektiv dafür sorgen, dass pünktlich fertige Ergebnisse geliefert werden und das Budget eingehalten wird. In Unternehmen und Büros ist sehr häufig die ein oder andere Form von Projektmanagement-Software vorhanden – schließlich handelt es sich um Systeme, die dafür gedacht sind, die gesamte Kommunikation und Produktstrategie eines Unternehmens systematisch zu verwalten.

Was kostet Projektmanagement-Software?

Wenn man kostenlose Projektmanagement-Tools außer Acht lässt, findet man abonnementbasierte PM-Software in jeder Preisklasse zwischen 2,50 € pro Person und Monat bis hin zu mehreren tausend Euro im Monat. Einmalige Kosten beginnen bei etwa 100 €. Weitere Informationen zu den Kosten für das Projektmanagement findest du in unserem Preis-Leitfaden (engl).

Was sind häufige Funktionen von Projektmanagement-Software?

Unseren Studien zufolge (engl.) interessieren sich Käufer von Projektmanagement-Software am meisten für Funktionen zu Dateifreigaben, Zeiterfassung, E-Mail-Integration, Gantt-Diagrammen und fürs Budget-Management.

Was ist die beliebteste Projektmanagement-Software?

Capterra veröffentlicht jedes Jahr eine Liste der beliebtesten Softwarelösungen für das Projektmanagement (engl.). Zu den beliebtesten Projektmanagement-Lösungen gehören derzeit Microsoft ProjectWrikeAtlassian JIRABasecamp und Podio.

Wer sollte Projektmanagement-Software erwerben?

Projektmanagement-Software wird in den unterschiedlichsten Branchen verwendet, von Unternehmensdienstleistungen über das Gesundheitswesen bis hin zur Softwareentwicklung. Unter den Nutzern sind Praktikanten genau wie Vorstandsvorsitzende, da viele Projekte die unterschiedlichsten Beteiligten betreffen. Am häufigsten wird Projektmanagement-Software jedoch von Projektmanagern und Unternehmern eingesetzt.

Wer sollte keine Projektmanagement-Software erwerben?

Viele Einzelpersonen nutzen Projektmanagement-Software, obwohl ein Tool zur Aufgabenverwaltung eigentlich besser für ihre Zwecke geeignet wäre. Aufgabenverwaltungssoftware ist optimal, um einzelne Aufgaben mit unbestimmten Deadline zu erledigen. So sind beispielsweise sich wiederholende Aufgaben wie „Monatlichen Budget-Bericht fertigstellen“ besser für ein Aufgabenverwaltungstool als für Projektmanagement-Lösungen geeignet. Größere Unternehmen könnten sich andererseits wiederum von Projektmanagement-Software eingeschränkt fühlen, wenn sie mit einer großen Zahl sehr komplexer Projekte umgehen müssen. In diesem Fall solltest du über das Upgrade auf eine Software zur Verwaltung von Projektportfolios nachdenken.

Sollte ich eine Demo-Version von Projektmanagement-Tools testen, bevor ich sie kaufe?

Ja. Die meisten Leute testen zwei oder drei unterschiedliche Optionen, nachdem sie ihre ersten Recherchen zur Projektmanagement-Software beendet haben.

Wie viele Projektmanagement-Tools sollte ich testen, bevor ich mich zum Kauf entscheide?

Die meisten Käufer von Projektmanagement-Software (55 %) testen zwei oder drei Produkte. Wer zu viele Demoversionen ausprobiert, fühlt sich möglicherweise von der Entscheidung überfordert und ist später weniger zufrieden mit seiner Auswahl: Ein Großteil derjenigen, die sehr unzufrieden mit ihrer Projektmanagement-Software sind, haben zuvor vier oder mehr unterschiedliche Lösungen getestet.

Was ist agile Projektmanagement-Software?

Agile Projektmanagement-Software ist Software, die hauptsächlich für die agile Softwareentwicklung gedacht ist. Diese Softwarelösungen bieten üblicherweise Funktionen zur agilen Berichterstellung und Erfassung von Messdaten, Kommunikationstools für lokale und verteilte Teams sowie Feedback-Optionen für Projektanalysen. Hier findest du unsere Liste der besten Softwarelösungen für das agile Projektmanagement (engl.)

Was ist Projektmanagement-Software für Gantt-Diagramme?

Gantt-Diagramme sind Balkendiagramme, die aufzeigen, wie viel Arbeit in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt werden muss. Gantt-Diagramm-Projektmanagementsoftware wird genutzt, um diese Diagramme zu erstellen. In unserer Liste der besten Projektmanagement-Tools für Gantt-Diagramme (engl.) haben wir bereits erwähnt, dass die meisten Leute nach Software suchen, die mehr als nur Diagrammfunktionen bietet. Sie entscheiden sich für Programme, die auch der Projektplanung, der Zusammenarbeit und dem Ressourcenmanagement dienen.

Was ist Kanban-Projektmanagement-Software?

Bei traditionellen Kanban-Systemen werden Karten auf Tafeln angeordnet. Mit diesen Karten kennzeichnen Nutzer, welche Arbeitsaufgaben von einer Karte repräsentiert werden, wie viel Arbeit im entsprechenden Projekt noch zu erledigen ist und wann die Karte fällig ist. Üblicherweise werden die Karten auf der Tafel zwischen unterschiedlichen Varianten von „Zu erledigen“, „Wird bearbeitet“ und „Ist erledigt“ verschoben. Kanban-Software digitalisiert diesen Prozess, um ihn einfacher zu gestalten und eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Wirf einen Blick auf unsere Liste der besten Kanban-Software (engl.)

Welche Projektmanagement-Programme sind am besten für kleinere, mittlere und große Teams und für Großunternehmen geeignet?

Die meiste Software im Projektmanagement-Softwareverzeichnis ist für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMUs) geeignet. Große Unternehmen sollten das Verzeichnis nach der angestrebten Nutzerzahl filtern. Besonders Großunternehmen sollten auch die Tools im Verzeichnis der Projektportfolio-Management-Software in Betracht ziehen.

Welche Projektmanagement-Software ist am besten für IT-Teams geeignet?

IT-Teams nutzen häufig Projektmanagement-Tools, die auf agilen Methoden basieren. Auf der Suche nach der richtigen Projektmanagement-Software sollten sie auf Funktionen wie Bug Tracking, Zusammenarbeit, Problem-Management, Statusverfolgung und Tests beziehungsweise QA-Management achten.

Welche Projektmanagement-Software ist am besten für Marketing-Teams geeignet?

Marketing-Teams sollten bei Projektmanagement-Software auf Funktionen für Budget-Management, Zusammenarbeit, Dateifreigabe, Ideenmanagement, Statusverfolgung und Aufgabenverwaltung achten.

Was ist der Unterschied zwischen webbasierter und installierter Projektmanagement-Software?

Auf webbasierte Projektmanagement-Software greifen die Nutzer über das Internet zu. Die Daten werden auf der Remote-Hardware des Softwareunternehmens gespeichert. Installierte Projektmanagement-Software befindet sich lokal auf deinem Computer. Es ist wie der Unterschied zwischen Google Docs und Microsoft Word: Ersteres wird von Google online gespeichert und bereitgestellt, während Letzteres lokal auf dem Computer des Nutzers gespeichert wird.

Was ist Open-Source-Projektmanagement-Software?

Open-Source-Software ist Software, bei der der Urheberrechtsinhaber der Öffentlichkeit die Erlaubnis gegeben hat, den Quellcode zu verändern und zu verbreiten. Weil der Code jedem zur Verfügung steht, werden viele Open-Source-Programme gemeinschaftlich entwickelt. Open-Source-Projektmanagement-Software ist Software mit Projektmanagement-Funktionen, die auf diese Weise entwickelt wurde.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement-Software und ITSM-Software?

Projektmanagement-Software und IT-Servicemanagement-Software bieten einige Funktionen, die sich überschneiden. IT-Servicemanagement-Software dient häufig der Ausführung von Projekten und bietet Funktionen für Änderungsmanagement, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit. Die Software ist jedoch stärker darauf fokussiert, IT-Dienste für Kunden bereitzustellen, während sich Projektmanagement-Software ausschließlich auf die Planung und Ausführung von Projekten konzentriert.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement-Software und Software zur Verwaltung von Projektportfolios?

Einzelprojekte werden gruppiert und in Portfolios zusammengefasst. Projektportfolios können sich über ein Unternehmen, eine Abteilung oder andere Bereiche erstrecken, die Einzelprojekte organisieren. Projektportfolio-Management-Software und Projektmanagement-Software teilen häufig gemeinsame Funktionen, beispielsweise zu Budget-Management, Problem-Management, Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung. Die Verwaltung von Projektportfolios konzentriert sich auf das große Ganze und bietet manchmal auch die Ebene einzelner Projekte. Bei Projektmanagement-Software ist es genau umgekehrt: Sie unterstützt einzelne Projekte, aber bietet nicht unbedingt einen Überblick über alle Projekte.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement-Software und Risikomanagement-Software?

Das Risikomanagement ist häufig ein Teil des Projektmanagements: Es geht um die Identifizierung, Evaluierung und Minderung von Risiken und Unsicherheiten in einem Unternehmen. Im Projektmanagement befasst sich das Risikomanagement speziell mit den Risiken, die mit einem Projekt verbunden sind. Risikomanagement-Software bietet Tools zum Untersuchen und Minimieren von Risiken, beispielsweise für die Geschäftsprozess-Steuerung, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) und das Compliance-Management. Im Rahmen von Projektmanagement-Software sind Funktionen für das Risikomanagement auf einzelne Projekte beschränkt, wenn sie überhaupt vorhanden sind.

Was ist der Unterschied zwischen Aufgabenverwaltungssoftware und Projektmanagement-Software?

Aufgabenverwaltungssoftware wird häufig von Einzelpersonen verwendet. Sie bietet Checklisten für einzelne Aktionen und kann dabei auch nicht projektspezifische Aufgaben umfassen. Projektmanagement-Software ist meist für die Zusammenarbeit mehrerer Personen gestaltet und wird speziell für Projekte und Projektaufgaben verwendet, die durch einen bestimmten Zeitrahmen, ein Projekt und einen bestimmten Umfang definiert sind.

Was für Berichte kann ich mit Projektmanagement-Software erstellen?

Unterschiedliche Projektmanagement-Lösungen bieten unterschiedliche Funktionen zur Berichterstellung. Die meisten Projektmanagement-Tools verfügen über Berichte zu Budget und Ressourcenmanagement, während andere beispielsweise eine Zeiterfassung und Statusberichte bieten.

Gibt es kostenlose Projektmanagement-Software?

Ja! In Capterras Liste der 10 besten Gratis-Projektmanagementlösungen findest du die drei hervorragenden kostenlosen Optionen Wrike, Asana und Taiga-io. Lies dir die Vor- und Nachteile durch, um das beste System für deine spezifischen Anforderungen zu finden.

Welche Nachteile hat die Nutzung von Projektmanagement-Software?

Die Implementierung strikter Projektmanagement-Richtlinien kann möglicherweise die Kreativität dämpfen und somit Innovationen verringern. Außerdem kann Projektmanagement-Software den Blick der Teammitglieder auf den Wirkbereich der Software beschränken und bewirken, dass sie sich nur noch auf Deadlines konzentrieren und das „große Ganze“ aus dem Blick verlieren.