Was ist Passwort Management Software? Teil 1

Passwort Management Software

Fragst du dich, wie die privaten E-Mails von Hillary Clintons Wahlkampfmanager John Podesta an die Öffentlichkeit gedrungen sind?

Passwort Management Software

Motherboard hat mit dem Sicherheitsunternehmen SecureWorks gesprochen. Laut SecureWorks wurde Podesta Opfer einer altbekannten Phishing-Methode. Fancy Bear, ein russisches Hacker-Kollektiv, sendete Mitarbeitern von Hillary Clinton per E-Mail eine verkürzte URL, die zu einer vorgeblichen Gmail-Anmeldeseite führte. Die Opfer gaben ihre E-Mail-Adressen und Passwörter ein, in der Annahme, sie würden sich bei Gmail anmelden. Stattdessen teilten sie so den Hackern ihre Anmeldedaten mit.

Passwort Management Software

Natürlich musst du deinen Mitarbeitern einschärfen, sich die URL genau anzusehen, bevor sie ihre Kennwörter eingeben. Du weißt jedoch auch, dass Cybersicherheit mehr sein sollte als die Hoffnung, dass Menschen das Richtige tun. Am besten gehst du davon aus, dass Menschen ab und zu ein Brett vor dem Kopf haben, und richtest Prozesse ein, die ihnen die Arbeit abnehmen. In diesem Fall hätten die US-Demokraten eine Passwort Management Software dringend gebraucht.

Was ist Passwort Management?

Passwort Management oder Passwortverwaltung funktioniert wie ein Generalschlüssel. Du musst dir nur ein einziges Passwort merken, um dich bei allen Websites anmelden zu können, auf denen du registriert bist. Und das geht so: Du richtest ein Konto für dein Passwort Management ein und wählst ein Master-Kennwort. Dann gibst du an, für welche Websites du die Passwortverwaltung verwenden möchtest, wie FacebookGmail, dein Online-Banking usw. Die Passwortverwaltung erstellt für jede dieser Websites ein extrem sicheres Kennwort. Diese Kennwörter musst du dir nicht merken. Die Software speichert sie.

Passwort Management Software

Eine Passwortverwaltung wird meist als Browser-Plug-In installiert.

Wenn du dich nach Installation der Passwortverwaltung auf einer Website zum ersten Mal anmeldest, wirst du gefragt, ob deine Anmeldeinformationen gespeichert werden sollen. Wenn du zustimmst, wirst du beim nächsten Besuch dieser Website gefragt, ob die Passwortverwaltung deinen Benutzernamen und dein Kennwort automatisch eingeben soll.

Es ist etwa so wie die AutoFill-Funktion von Google Chrome – nur eben sicher.

Eine Passwortverwaltung hätte verhindern können, dass Podestas E-Mails in die falschen Hände gerieten. Wenn Podesta für sein Gmail-Konto eine Passwortverwaltung verwendet hätte, hätte diese ihn beim Aufruf der gefälschten Gmail-Anmeldeseite gefragt, ob er ein Kennwort für diese zum ersten Mal besuchte Website erstellen wollte. Das hätte ihn darauf hingewiesen, dass er sich nicht bei Gmail anmeldete.

Warum Passwort Management?

Der wichtigste Grund, aus dem jeder in deinem Unternehmen Passwort Management verwenden sollte, liegt darin, dass die meisten Mitarbeiter zu einfache Kennwörter wählen und ein und dasselbe Kennwort für mehrere Websites verwenden. Wirklich sichere Kennwörter kann man sich sehr schlecht merken. Was kannst du dir leichter merken, „P@ssw0rt“ oder „asjd;fj&^Ci_“?

Fast niemand denkt sich für jede Website ein neues sicheres Kennwort aus und merkt es sich.

Dies bedeutet: Wenn beispielsweise sein Ashley Madison-Konto gehackt wird und er dasselbe Kennwort auch für seine berufliche Gmail-Adresse verwendet, war’s das mit dem Datenschutz. Alle beruflichen E-Mails dieses Menschen sind jetzt einsehbar.

Nach welchen Kriterien sollte ich eine Passwortverwaltung auswählen?

Hier sind einige wichtige Aspekte für den Vergleich von Passwortverwaltungen. Du wirst wahrscheinlich nicht alle von ihnen brauchen.

Offline-Speicherung

Mit einigen Passwortverwaltungen kannst du deine Kennwörter auf deiner Festplatte speichern statt in der Cloud.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Dies bedeutet einfach, dass du dich zusätzlich identifizieren musst, wenn du dich von einem neuen Gerät aus anmeldest. Beispielsweise kann es sein, dass du einen Code eingeben musst, der per SMS auf dein Handy gesendet wird. Dies ist etwas mehr Aufwand für dich. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass ein Hacker sowohl das Master-Kennwort als auch das Handy seines Opfers hat. Daher trägt es dazu bei, dass nur der echte Benutzer sich anmelden kann.

Automatische Passwortänderung

Deine Passwörter sollten lang und zufällig und sehr unterschiedlich sein. Außerdem sollten sie jedoch auch häufig geändert werden, um es Hackern schwer zu machen. Mit einer guten Passwort Management Software musst du dies nicht selbst tun. Sie erledigt es in bestimmten Zeitabständen automatisch, sodass du nicht einmal darüber nachdenken musst.

Benachrichtigungen

Jeden Tag werden Websites gehackt. Möchtest du wissen, ob es eine Website erwischt hat, die du regelmäßig verwendest? Es kann eine gute Idee sein, dich über Sicherheitsverstöße informieren zu lassen. Einige Passwortverwaltungen senden dir eine E-Mail, andere zeigen dir bei der Anmeldung eine Benachrichtigung an.

Gemeinsame Nutzung von Kennwörtern

Diese Funktion ist vor allem in Unternehmen relevant. Angenommen, du bezahlst für eine Einzelbenutzerlizenz für einen Service, aber mehrere Personen in deinem Team verwenden ihn. (Sowas tust du nicht, oder?)

Passwort Management Software

In diesem Fall solltest du eine Passwortverwaltung verwenden, mit der dies auf sichere Weise möglich ist.

Cyberwallet

Ein Cyberwallet ist eine Software, die deine Bankdaten speichert, sodass du online shoppen kannst, ohne deine Kreditkarte rauszukramen.

Schlussbemerkungen

Fancy Bear klingt vielleicht wie der Name einer neuen Trendbar in Brooklyn, aber in Wirklichkeit ist es etwas sehr Gefährliches. Um deine Informationen vor Fancy Bear und anderen Hackern zu schützen, kann eine Passwortverwaltung sehr nützlich sein.

Nächste Woche sehen wir uns einige Passwort Management Lösungen an.

Verwendest du eine Passwortverwaltungs-Software? Warum oder warum nicht? Bitte schreib deine Antwort in die Kommentare.

15 kostenlose Dashboard Software für Business Intelligence

Dashboard Software für Business Intelligence

Du würdest kein Auto ohne Armaturenbrett fahren. Du würdest auch nicht mit einer Fluglinie fliegen, die ihre Cockpits nicht mit Instrumententafeln ausstattet. Einen ähnlichen Überblick für ein Unternehmen bietet kostenlose Dashboard Software, und auch die wirst du nicht mehr missen wollen, sobald du sie kennengelernt hast. Um dir den Einstieg zu erleichtern, habe ich eine Liste der wichtigsten kostenlosen Dashboard Software zusammengestellt. Sie erleichtern dir die Geschäftsanalytik, auch als Business Intelligence (BI) bezeichnet.

Kostenlose Dashboard Software

Einige bewährte Methoden für die Erstellung von Business Intelligence Dashboards:

Die folgenden Vorschläge sind alphabetisch sortiert.

Dashboard Software für Business Intelligence

1. Arcadia Data

Mit Arcadia kannst du alle deine Daten in Hadoop analysieren. Der Vorteil ist, dass dein Dashboard in der rasenden Geschwindigkeit von Hadoop arbeitet, die immer noch schneller wird. Beispielsweise wurde innerhalb von sechs Monaten im Jahr 2016 eine der Engines von Hadoop um einen Faktor 2,4 beschleunigt. Arcadia gibt es für Mac und für PC.

2. Bittle

Die kostenlose Version von Bittle kann zeitlich unbegrenzt verwendet werden. Auch die Anzahl der KPIs (Key Performance Indicators, also Daten, die gemessen werden sollen) und der Dashboards ist unbegrenzt. KPI-Daten können erfolgsentscheidend sein: Dale Chang hatte völlig Recht mit seiner Behauptung, dass „datengesteuerte betriebliche Abläufe heute der neue Schlüsselfaktor für das Überleben sind“. Mit Bittle kannst du außerdem zwei Konnektoren auswählen (d. h. Datentypen für Verbindungen; zur Wahl stehen die drei Optionen CSV-, Excel-, und Google Spreadsheet-Dateien), und es sind bis zu 50 Aufrufe pro Monat möglich. Auch ein Chat und Support gehören dazu. Wenn du also erst mit der Erstellung von Dashboards anfängst, kann Bittle dank dieser Hilfe eine hervorragende Wahl sein.

3. ChartBlocks

Die Basic-Version von ChartBlocks ist kostenlos und bietet dir bis zu 30 aktive Diagramme, die alle öffentlich sichtbar sind. Du kannst Diagramme auch als PNG-Bilddateien exportieren. Die Basic-Version bietet dir bis zu 5.000 Aufrufe pro Monat und bis zu 30 Diagramme, mit Optionen wie Balken-, Linien-, Ring- und Flächendiagrammen.

4. ClicData

ClicData Personal kann zwar nur von einem Benutzer verwendet werden, ist jedoch eine agile Lösung, die jedem KMU helfen kann. Mit ClicData Personal kannst du Excel- oder Textdateien hochladen, und du erhältst ein Gigabyte Speicher pro Monat. Außerdem kannst du zehn Datenaktualisierungen (jegliche Veränderungen oder Hinzufügungen von Daten) pro Monat durchführen. Wenn du in den letzten Tagen neue Daten erhalten hast, musst du also nicht bis zum nächsten Monat warten, um neue Einblicke daraus abzuleiten.

Die Dashboards von ClicData bieten außerdem viele unterschiedliche Messungen und Visualisierungen (die als „Widgets“ bezeichnet werden). Neben den standardmäßigen Diagrammen, Tabellen und Bildern kannst du auch Messanzeigen (die wie Tachos aussehen), Infografiken und spezielle Diagramme verwenden. Alle Widgets und Dashboards sind in der Personal-Version aktiv. Nicht in der Personal-Version enthalten sind Verbindungen mit Oracle- und MySQL-Servern sowie die Integration von QuickBooks.

5. Cyfe

Einer der besten Aspekte von Cyfe ist wahrscheinlich, mit wie vielen unterschiedlichen Datenquellen das Programm synchronisiert werden kann. Statt sie alle selbst aufzulisten, habe ich hier einen Screenshot (mit den meisten, nicht allen!) von der Homepage von Cyfe:

Dashboard Software für Business Intelligence Cyfe

Auch die andere Funktionen von Cyfe sind so umfassend. Das fühlt sich nicht an wie eine kostenlose Dashboard-Software. Neben der üblichen Funktionalität (Verfolgung von KPIs, Überwachung der Leistung im Zeitverlauf, benutzerfreundliche Verwaltung aller nützlichen Informationen an einem zentralen Ort) bietet Cyfe ein paar tolle Extras, wie die Möglichkeit, dir selbst nach Zeitplan E-Mails mit Dashboard-Daten im PDF-Format zu senden, und den „TV-Modus“, in dem automatisch zwischen Dashboards gewechselt wird.

6. Dash

Dash ist wunderbar einfach. Ich habe sieben Minuten gebraucht, um mich zu registrieren, mich umzusehen und ein einfaches Dashboard zu erstellen. Falls dich das nicht beeindruckt: Hier ist eine Veranschaulichung meiner natürlichen technischen Fähigkeiten:

Dashboard Software für Business Intelligence

Trotzdem hatte ich in kürzerer Zeit, als ich brauche, um mich morgens anzuziehen, ein Dashboard mit meiner Ortszeit, den aktuellen Nachrichten von ESPN und einem Diagramm, das Blog-Besuche der letzten zwei Monate vergleicht. Es gibt noch mehr Datenquellen, die du zu deinem Dashboard hinzufügen kannst, von deinem Twitter-Account (um deine Follower im Auge zu behalten) bis hin zu deinem Fitbit (diese Daten solltest du vielleicht nicht öffentlich sichtbar machen).

Du kannst unter acht Arten von Dashboards wählen: Technik, Business, Politik, Gaming, Verkehr, Essen, Sport und Fitness, Diverse.

7. Dashzen

Dashzen ist ein weiteres tolles kostenloses Dashboard-Tool. Dashzen kann nützliche Datenquellen integrieren, wie Google Analytics, Twitter, Salesforce, Github und Facebook. Wenn du wissen möchtest, was du mit Dashzen verfolgen kannst, sieh dir die Gadgets-Seite des Tools an. Dort findest du Beispiele für externe Informationen, die du in deinem Dashboard siehst. Dies reicht von einfach (Überprüfen der Likes deiner Facebook-Seite) bis komplex (Überprüfen von Besuchern deiner Webseite nach Traffic-Typ, Überprüfen neuer Besucher nach Datumsbereich von deinem Google Analytics-Konto aus).

8. Databox

Die Dashboard- und Business Intelligence Software Databox wird in einer kostenlosen Version angeboten, die mit drei Datenquellen verbunden werden und von bis zu drei Benutzern verwendet werden kann. Außerdem kannst du drei Datawalls (Datenanzeigen) individuell zusammenstellen. Deine Daten werden täglich aktualisiert. Das ist nicht wirklich Echtzeit, aber für ein kostenloses Angebot ist es hervorragend. Das wirklich Beeindruckende an Databox ist die Integration von so unterschiedlichen Datenquellen wie Hubspot, Zenspot, Facebook, Twitter, Google AdWords, QuickBooks, MailChimp, Paypal und vielen anderen. Schon drei dieser Quellen können einem KMU große Vorteile bringen.

9. Freeboard

Freeboard wurde für das Internet of Things (IoT) entwickelt. Wenn dein Unternehmen Geräte und Sensoren verwendet, die du verfolgen möchtest, sieh dir diese Software unbedingt an. Und was noch besser ist: Du kannst so viele Geräte verfolgen, wie du möchtest. Die Anzahl ist auch in der kostenlosen Version unbegrenzt. Ebenfalls unbegrenzt ist die Anzahl der kostenlosen Dashboards, die du erstellen kannst. Der Nachteil von Freeboard? In der kostenlosen Edition sind Dashboards stets öffentlich einsehbar. Lade also keine vertraulichen Informationen hoch.

10. iDashboards

Die kostenlose Version von iDashboards ist geeignet, wenn nur ein Benutzer damit arbeiten möchte. Sie ist in der Cloud gehostet. Daher kann sie von jedem Computer oder Gerät aus genutzt werden. Anders als bei vielen anderen Programmen kannst du unbegrenzt viele Dashboards erstellen.

11. InetSoft Style Scope Agile Edition

Der BI-Anbieter InetSoft bietet eine beschränkte Edition seines beliebten ProduktsStyle Scope. Style Scope Agile Edition ermöglicht dieselben Visualisierungen und Echtzeit-Analysen wie die kostenpflichtige Version, das aber für weniger Benutzer. Mit der Agile Edition bekommst du kostenlos eine Benutzerlizenz mit Vollzugriff und eine mit Lesezugriff. Das ist weniger als die unbegrenzten Benutzerlizenzen im kostenpflichtigen Style Scope-Programm, aber dafür ist die Agile Edition ja auch kostenlos.

Die Agile Edition kann für KMUs sinnvoll sein, die ihre Daten besser verstehen möchten, aber kein Budget für die Geschäftsanalytik vorgesehen haben, oder in denen nicht allzu viele Benutzer das Programm verwenden möchten. Ein weiterer Vorteil ist, dass es einen Kundensupport gibt. Dieser wird jedoch über das InetSoft-Forum bereitgestellt. Das ist nicht dasselbe wie ein Supportmitarbeiter, den du jederzeit anrufen kannst. Aber der Support ist kostenlos!

12. Power BI Designer

Es gibt eine kostenlose Version von Microsoft Power BI. Das ist aus zwei Gründen eine tolle Sache: Erstens hat Microsoft es letzte Woche wieder in den Gartner’s Magic Quadrant for Business Intelligence geschafft, und zweitens verwendet Power BI Drag-and-Drop und Abfragen in natürlicher Sprache. Um das Programm zu verwenden, musst du also nur Dateien in Ordner ziehen und Fragen so stellen wie in Google (oder in Bing?). Benutzer von Power BI bestätigen, wie leicht es zu verwenden ist: Das Programm hat es im 2017 Magic Quadrant in der Kategorie für Benutzerfreundlichkeit ins oberste Quartil geschafft.

13. Qlik Sense

Sowohl die Edition Qlik Sense Desktop als auch die Edition Qlik Sense Personal ist kostenlos. Da Qlik einer von nur drei Leadern im 2017 Magic Quadrant for Business Intelligencewar, ist dies Anlass zur Freude.

Dashboard Software für Business Intelligence

Beide Produkte können per Drag-and-Drop genutzt werden. Du musst also nicht SQL, R, Python oder irgendeine andere Programmiersprache können, um Antworten zu erhalten. Eine Warnung: Die Desktop Edition ist nur für persönliche Zwecke oder interne Aufgaben gedacht. Bei beiden Produkten bekommst du jedoch die hochwertige Integration von Daten aus vielen Quellen, die Qlik zum Marktführer gemacht hat.

14. Syncfusion

Dies ist vielleicht die beste KMU-spezifische kostenlose Dashboard Software auf dieser Liste: Wenn dein Jahresumsatz unter 1 Mio. USD liegt, kannst du die kostenlose Community-Lizenz von Syncfusion erhalten. Du bekommst mehr als nur ein Dashboard, aber ein Dashboard bekommst du auch. Syncfusion Community bietet außerdem alle Berichtsfunktionen, Big Data Funktionen und Datenintegrationen von Syncfusion Essential Studio. Die Community-Lizenz kann von bis zu fünf Benutzern verwendet werden, und sie ist zeitlich unbegrenzt, solang dein Umsatz unter 1 Mio. USD liegt.

15. Zoho Analytics

Wenn nur ein oder zwei Personen das BI-Programm verwenden möchten, die kostenlose Option von Zoho Analytics eine gute Wahl. Die Dashboards sind in der kostenlosen Version nicht eingeschränkt, und du kannst bis zu 100.000 Datenzeilen laden. Die Version ist auf 5 Datenbanken, 3 Abfragetabellen und 3 Importvorgänge nach Zeitplan begrenzt, aber dafür bekommst du die hohe Qualität von Zoho kostenlos.

Mehr kostenlose Dashboard Software?

Wenn du kostenlose Dashboard Software verwendest, die hier nicht aufgeführt ist, oder eine Frage zu einem der oben beschriebenen Programme hast, schreibe das bitte in die Kommentare!

Wenn du Hinweise und Tipps zu weiteren bewährten Methoden für Dashboards hast, würde ich mich ebenfalls freuen, wenn du sie in die Kommentare schreibst.

 

Die Top 5 kostenlosen Grafik Tools, die jeder Eventmanager kennen sollte

Eventmanagement

Auch wenn es ganz einfach ist, Event-Designs von anderen Unternehmen entwerfen zu lassen, kann es ein tolles Gefühl sein, deine Marke selbst zu gestalten. Einige Design-Programme sind teurer als andere. Wenn du weißt, wo du suchen musst, musst du jedoch keinen Cent ausgeben, um in deinem eigenen Tempo die Designs zu entwerfen, die du für dein Eventmanagement brauchst.

Eventmanagement

Im Internet gibt es viele kostenlose Design-Programme. Einige sind für Anfänger geeignet, während andere für erfahrene Designer entwickelt wurden, die nicht viel Geld ausgeben möchten. Wir stellen vor: die Top 5 kostenlosen Tools zum Entwerfen von Event-Grafiken.

Zuerst beschreiben wir das einfachste, am leichtesten zu verwendende Tool und arbeiten uns dann nach und nach bis zum komplexesten und technischsten vor.

Canva

Eventmanagement Canva

Canva ist ein einfaches und übersichtliches Online-Tool für Grafik-Design. Es ist perfekt geeignet, um Bildbeiträge für Social Media, Infografiken, Poster und alle anderen Arten von Grafiken zu entwerfen, die du brauchst, außer Freihandzeichnen. Es ist ein persönlicher Favorit von mir. Ich habe Canva schon für viele meiner Projekte verwendet, auf der Arbeit ebenso wie privat.

Möchtest du ein Event-Banner oder einen Seiten-Header entwerfen? Canva bietet zahlreiche vordefinierte Layouts, Bilder, Schriftarten und Filter, mit denen du professionelle Grafiken für dein Event erstellen kannst. Canva ist kostenlos, aber bietet bei Bedarf gegen kleine Gebühren Premium-Bilder und andere Funktionen.

Neben all diesen Features bietet Canva auch seine eigenen Design-Schulungsressourcen, wie Blogs, Tutorials, Kurse und andere Lernmaterialien.

Piktochart

Eventmanagement Piktochart

Zwar gibt es von Piktochart auch eine kostenpflichtige Premium-Version, aber die kostenlosen Vorlagen und Funktionen sind mehr als genug, um hochwertige Infografiken für dein Event zu entwerfen. Ähnlich wie Canva bietet Piktochart zahlreiche kostenlose Vorlagen und Design-Funktionen. Hinzu kommen einzigartige Features wie die Erstellung von Diagrammen durch Datenimport und verwendungsbereite Symbole.

Ich habe Piktochart schon häufig verwendet, um Themen-Infografiken für diesen Blog zu entwerfen.

Pixlr

Eventmanagement Pixlr

Nicht jeder kann sich Adobe Photoshop und InDesign leisten. Solche Programme sind sehr teuer, und wenn du keine Erfahrung mit ihnen hast, kannst du viele ihrer Funktionen nicht nutzen oder verstehst sie gar nicht erst. Wenn du gerade erst lernst, mit Fotobearbeitungsprogrammen umzugehen, und keine herunterladbare Software brauchst, kannst du in Pixlr viele der wichtigsten Photoshop-Funktionen online kostenlos nutzen.

Pixlr bietet viele Effekte, Ebenen-Tools und Filter, die du für einfache Bildbearbeitungsaufgaben brauchst. Zwar wird deine Bildqualität nicht auf demselben Level sein wie mit bezahlten Photoshop- und Design-Optionen; Pixlr hat jedoch eine relativ flache Lernkurve und kann daher auch von Design- und Bildbearbeitungs-Einsteigern verwendet werden.

GIMP

Eventmanagement GIMP

Aus dem Fotografie- und Kunstunterricht kenne ich GIMP als „Photoshop für Arme“. GIMP ist ein kostenloses Open-Source-Fotobearbeitungsprogramm, das klein angefangen und sich seitdem sehr gemausert hat. Nachdem es früher einmal langsam und voller Bugs war, haben die Beiträge von Benutzern zum Quellcode viel geholfen. GIMP ist jetzt eine sehr klare und moderne Open-Source-Alternative zu Adobe mit vielen der tollen Funktionen, die du von einem Bildbearbeitungsprogramm erwarten würdest.

GIMP bietet viel mehr Möglichkeiten als Pixlr, wie Pinsel- und Stift-Werkzeuge. Damit kannst du Bilder sehr schön nachbearbeiten oder von Grund auf erstellen. GIMP arbeitet auch gut mit anderen kostenlosen Grafik-Tools zusammen, wie Scribus, Inkscape und Swatchbooker. Wenn du mit Tools wie Pixlr und Canva die Grundlagen verstanden hast, ist GIMP ein hervorragender nächster Schritt.

Serif DrawPlus Starter Edition

Eventmanagement Serif DrawPlus Starter Edition

Ich habe vor Kurzem ein Intuos Pro-Stifttablett für meine privaten künstlerischen Projekte gekauft. Das erste Programm, das ich heruntergeladen habe, um es auszuprobieren, war die Serif DrawPlus Starter Edition. Ich habe schon mein Leben lang gezeichnet, und es war nicht leicht, zu digitalen Werkzeugen überzugehen. Mit diesem Programm war der Wechsel jedoch einfacher, als ich angenommen hatte.

Das Programm von Serif ist vor allem dafür gedacht, Bilder und Designs von Grund auf selbst zu erstellen. Auch für die Fotobearbeitung und die grafische Animation gibt es jedoch einige Funktionen. Dieses Tool ist perfekt geeignet für Event-Planer mit künstlerischem Talent, die ihre eigenen Designs erstellen möchten. Wenn du mit der kostenlosen Starter Edition umgehen kannst, kannst du dir auch die vielen unterschiedlichen Zeichen-, Design- und Fotobearbeitungsprogramme ansehen, die Serif kostenpflichtig für PC und Mac anbietet.

Schlussbemerkungen

Hast du schon diese Tools verwendet, um eigene Designs für dein Eventmanagement zu erstellen? Mit welchen warst du zufrieden und mit welchen weniger? Gibt es weitere Tools, die deiner Meinung nach in unsere Liste gehören? Teil es uns in den Kommentaren mit!

 

Die Top 8 der kostenlosen und Open Source Alternativen zu Dropbox

Unternehmen, ob groß oder klein, haben eine ganze Menge digitales Zeug.

Ich meine damit alles von Abrechnungstabellen über E-Mails, Kontakte oder Rechtsdokumente bis hin zu Rechnungen oder Business Cases.

Viele kleine Unternehmen nutzen kein gemeinsam genutztes oder cloudbasiertes Dateispeichersystem – ihre Dateien sind klein genug, um auf lokalen Rechnern gespeichert zu werden. Doch es kommt oft zu einem Wendepunkt, wenn …

  • Archivierungsanforderungen – manchmal gesetzlich vorgegeben – zu anspruchsvoll werden
  • Daten und Dateien nicht aus dem Büro an externe Stellen übertragen werden können – oder zu Mitarbeitern, die von zuhause arbeiten
  • unklar ist, in wessen Eigentum oder Verantwortung Dateien liegen, sodass Daten verloren gehen
  • das Teilen von Dateien, üblicherweise per E-Mail oder USB-Stick, wenig effizient und intuitiv ist
  • die geschäftliche Hardware Dateianforderungen nicht erfüllen kann

Die Dateispeicherung ist jedoch nicht immer günstig und oft ist es auch nicht unkompliziert, die richtige Software für die Datei- und Dokumentenverwaltung auszuwählen. Viele Unternehmen gehen direkt zu DropboxGartner zufolge „der bekannteste Anbieter für die Dateispeicherung und -freigabe in der Cloud, mit dem größten Nutzerbasis für Verbraucherdienste“.

„Am bekanntesten“ ist jedoch nicht zwingend gleichbedeutend mit „am besten für Kleinunternehmen“. Tatsächlich gibt es zahlreiche kostenlose Dropbox-Alternativen, die besser sind als das Original.

Alternativen zu Dropbox

Dropbox-Alternativen

Um das klarzustellen: Es gibt eine Menge, was Dropbox absolut richtig macht. Beim Durchsehen der zahlreichen kostenlosen oder Open-Source-Dateispeicherdienste fiel mir auf, dass Unternehmen tendenziell am meisten Wert auf die folgenden fünf Merkmale legen:

1. Kostenloser Speicherplatz

Der kostenlose Speicherplatz von Dropbox beginnt bei mageren 2 GB mit dem Potential, auf bis zu 18 GB upzugraden (Nutzer erhalten 500 MB je erfolgreiche Weiterempfehlung sowie einen Bonus, wenn sie Dropbox in den sozialen Medien empfehlen).

Auf der Suche nach Dropbox-Konkurrenten stellte ich fest, dass sehr viele kostenlose Speicherlösungen maximal 2 GB oder 5 GB anboten, daher legte ich das Minimum für diese Liste auf 10 GB fest. Dadurch fielen einige bekanntere Dateifreigabedienste wie SugarSync raus.

Lokal gehostete Optionen werden nur durch die Hardware-Funktionen beschränkt, daher fielen sie nicht unter diese Einschränkung.

2. Sicherheit

Dropbox nutzt bei der Übertragung deine Dateien die Netzwerkverschlüsselungsprotokolle Transport Layer Security (TLS) und Secure Sockets Layer (SSL) (TLS und SSL sind genaugenommen das Gleiche). Außerdem nutzt es den Advanced Encryption Standard (AES) für gespeicherte Dateien. AES ist so sicher, dass es sogar der erste öffentlich zugängliche Verschlüsselungsalgorithmus ist, den die NSA genehmigte und für den Schutz vertraulicher Regierungsinformationen verwendet.

All das bedeutet: Dropbox ist supersicher und Kleinunternehmen wünschen sich für ihren Dateispeicher bestimmt eine vergleichbare Sicherheitsstufe. Deshalb bieten alle hier empfohlenen Softwarelösungen eine TLS/SSL- und/oder AES-Verschlüsselung.

3. Mobile Apps

Dropbox bietet kostenlose Apps für AndroidiOS und Windows. Meine Anforderung an die hier genannten Empfehlungen war, dass sie mindestens eine kostenlose App für einen dieser Services bieten.

4. Funktionen für Zusammenarbeit und Freigabe

Eine der besten Dropbox-Funktionen ist die Möglichkeit, Dateien von Gerät zu Gerät und von Nutzer zu Nutzer zu übertragen. Sämtliche hier empfohlenen Programme bieten ebenfalls Freigabefunktionen.

5. Skalierbarkeit

Sofern du dich nicht für einen der nachfolgend genannten lokal gehosteten Open-Source-Dropbox-Konkurrenten entscheidest, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass dein Unternehmen irgendwann ein Upgrade benötigt. Dropbox springt vom Gratiskonto auf Dropbox Plus für 99 € pro Jahr für 1 TB Speicherplatz. Die von mir genannten kostenlosen Dropbox-Alternativen müssen ähnlich skalierbar sein oder ein vollständig kostenloses System mit mehr als 100 GB Speicherplatz zur Verfügung stellen.

Mit all diesen Bedingungen im Kopf habe ich Hunderte Dateispeicherdienste verglichen und landete schließlich bei den acht kostenlosen oder Open-Source-Dropbox-Alternativen, die es in diese Liste geschafft haben. Sie sind alphabetisch geordnet, da jedes kostenlose Dateispeichersystem andere Vorteile bietet.

  • 1. Box
  • 2. Cloudup
  • 3. Google Drive
  • 4. hubiC
  • 5. Nextcloud 12
  • 6. pCloud
  • 7. Seafile
  • 8. Zoho Docs

1. Box

Alternativen zu Dropbox Box

Wenn es um die Dateifreigabe geht, gibt es wahrscheinlich keinen größeren Dropbox-Konkurrenten als Box. Beide Produkte sind sich unglaublich ähnlich: Beide bieten eine intuitive Dateispeicherung und -freigabe über eine öffentliche Cloud, beide bieten eine hohe Dateisicherheit und beide können mühelos als Online-Geschäftszentrum dienen.

Die Hauptkunden von Box sind Unternehmen, während Dropbox sich hauptsächlich an Verbraucher richtet. Daher vermarktet sich Box gelegentlich als Projektmanagement-Löung inklusive Funktionen zu Aufgaben und Diskussionen rund um relevante Dateien. Außerdem gibt Box an, den Sicherheitsanforderungen diverser globaler Compliance-Vorschriften zu genügen, darunter HIPAAPCIFINRA 17a-4 und FedRAMP.

Auch die Verwendung von Box und Dropbox ist sehr ähnlich: Zieh einfach Dateien in die Anwendung und sie werden hochgeladen. Anders als bei Dropbox bietet die kostenlose Variante von Box jedoch auch eine Integration von beliebten Programmen wie Google Apps, Office 365 und Outlook sowie erweiterte Dateifreigabefunktionen wie granulare Berechtigungseinstellungen, benutzerdefinierte URLs und diverse eigene Add-ons wie Box Capture, Box Assured und Box Notes.

Kostenloser Speicher

10 GB

Sicherheit

SSL/TLS, zweistufige Authentifizierung und 256-Bit-AES

Mobile Apps

Android (4,2 Sterne)

iOS (2,9 Sterne)

Windows Phone (4,0 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Kommentare
  • Dokumentenvorschau
  • Integrationen
  • Notiztools
  • Berechtigungseinstellung
  • Dateifreigabe
  • Aufgaben

Preise

Für die erste Upgrade-Stufe gibt es zwei Möglichkeiten: Individuelle Benutzer können für 9 € (10 USD) im Monat ein Upgrade für 100 GB Speicherplatz durchführen. Auch Unternehmen können für nur 4,50 € (5 USD) im Monat auf 100 GB upgraden, doch dieses „Starter“-Paket erfordert mindestens drei Nutzer.

Vorteile

  • Der Fokus auf die Zusammenarbeit macht Box zur erstklassigen Wahl für kleine Teams
  • Dateisicherheit auf Unternehmensebene
  • Die Gratisversion bietet Zugriff auf den Standard-Kundensupport

Nachteile

  • Keine Versionskontrolle in der Gratisversion
  • Keine kostenlosen Optionen zur Speichererweiterung (Dropbox-Nutzer können zusätzlichen Speicherplatz „verdienen“)
  • Langsame und unzuverlässige iPhone- und iPad-Apps

2. Cloudup

Alternativen zu Dropbox CloudUp

Wenn du nach einer benutzerfreundlichen Dropbox-Alternative suchst, die viel Gratis-Speicherplatz bietet und den Schwerpunkt auf die Dateifreigabe legt, könnte Cloudup das Richtige für dich sein.

Cloudup verhält sich zu Dropbox wie Instant Messaging zu E-Mails: Es ist schneller und einfacher, aber bietet nicht die Kennzeichnung und Infrastruktur, die viele an Dropbox schätzen. Stattdessen erstellt Cloudup automatisch ein Bild aller gehosteten Dateien – ob Dokumente, Musikdateien oder Filme – und stellt sie in einer Pinterest-ähnlichen Übersicht dar.

Cloudup nutzt einen einfachen Drag-and-Drop-Upload und ermöglicht es Nutzern, beim Arbeiten direkt Dateilinks zu senden – eine Funktion, die Dropbox nicht bietet. Die Datei-Uploadgröße ist auf 200 MB beschränkt, doch Cloudup bietet seinen Nutzern bis zu 200 GB Gratis-Speicherplatz und ist somit eine der größten verfügbaren kostenlosen Dateifreigabe- und Speicheroptionen.

Das ist allerdings auch schon alles: Es gibt keine Versionskontrollen oder Kommentarfunktionen und auch keine Upgrademöglichkeit auf mehr Speicherplatz, sodass du deine Dateien an einen anderen Anbieter übertragen musst, falls du einmal allen Speicherplatz aufgebraucht hast. Cloudup ist hervorragend für Freiberufler und Unternehmen, die nicht planen, über fünf Mitarbeiter hinauszuwachsen, doch danach wird es schwierig.

Kostenloser Speicherplatz

200 GB

Sicherheit

SSL/TLS

Mobile Apps

Android (4,3 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Dokumentenvorschau
  • Dateifreigabe
  • Visuelle, teilbare „Streams“

Preise

Kostenlos

Vorteile

  • Tolles Design und angenehmes Benutzererlebnis
  • Unheimlich intuitiv: Wer Drag and Drop beherrscht, kann auch diesen Service nutzen
  • Passwortschutz für „Streams“ (im Grunde visuelle Ordner) verfügbar

Nachteile

  • Datei-Uploadgröße ist auf 200 MB beschränkt
  • Keine Skalierungsmöglichkeiten: am besten für Freiberufler geeignet
  • Support ist auf Twitter und E-Mail beschränkt

3. Google Drive

Alternativen zu Dropbox Drive

Während einige andere beliebte Dropbox-Konkurrenten wie OneDrive und Sync durch die Anforderungen für diese Liste herausfielen, durfte Google Drive bleiben. Wenn du bereits andere Google-Apps wie Gmail verwendest, ist es oft eine naheliegende Wahl, auch die Dateispeicherungs- und -freigabeoptionen zu nutzen.

Sobald du ein Google-Konto erstellt hast, kannst du über deinen Browser, dein Smartphone oder die App auf Google Drive zugreifen. Du kannst ganz wie auf deinem Desktop Ordner erstellen und das Favoriten- und Kennzeichnungssystem nutzen, um dich zu organisieren. Auch wenn sie erstaunlicherweise noch nicht so robust ist wie die Google-Suchmaschine, bietet Google Drive auch eine Suchfunktion, falls du einmal eine Datei vermisst.

Nutzer können Dateien auf Google Drive privat oder öffentlich teilen. Jeder Google-Dateityp (wie Google Sheets, die kostenlose Tabellenkalkulations-App, oder Google Docs, das Gratis-Textverarbeitungsprogramm) bringt außerdem diverse Erweiterungen mit sich, du kannst also alles an deine Bedürfnisse anpassen.

Kostenloser Speicherplatz

15 GB und unbegrenzter Fotospeicher mit niedriger Auflösung

Sicherheit

SSL/TLS, zweistufige Authentifizierung und 256-Bit-AES

Mobile Apps

Android (4,3 Sterne)

iOS (4,7 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Kommentare
  • Digitale Signatur
  • Dokumentenbearbeitung
  • Dokumentenvorschau
  • Notizeingabe
  • Berechtigungstools
  • Zahlreiche Add-on-Apps wie WordPressPandaDoc und MindMeister
  • Dateifreigabe
  • Aufgaben
  • Versionsverlauf

Preise

Upgrades ab 1,99 €/Monat für 100 GB Speicher oder 1 TB für 9,99 €/Monat

Vorteile

  • Beliebte Systeme, einfache Synchronisation mit Drittanbietern
  • Durchsuchbares, benutzerfreundliches Content Management System
  • Beliebte mobile Apps für Android und iOS

Nachteile

  • Dateien, die nicht zu den Google-Apps gehören, können nicht direkt bearbeitet werden
  • Gmail zählt zum gesamten begrenzten Dateispeicher
  • Niedrigere Upload-Geschwindigkeit als Dropbox

4. hubiC

Alternativen zu Dropbox hubiC

Falls du unter anderem deshalb nach einer Dropbox-Alternative suchst, weil du eine sichere Lösung außerhalb der Vereinigten Staaten (und der Reichweite der NSA) willst, solltest du einen Blick auf hubiC werfen. hubiC ist eine neuere französische Plattform und Geek.com nennt sie „die Offshore-Dropbox-Alternative, auf die ihr gewartet habt“.

Das Erste, was Nutzern beim Vergleich zwischen hubiC und Dropbox auffällt, ist die große Menge an Gratis-Speicherplatz, die hubiC bietet: Die Gratisversion bietet ganze 25 GB mit der Option, auf 2,5 TB kostenlosen Speicherplatz upzugraden, nur indem du Freunde zum Service einlädst. Das ist mehr als tausend Mal mehr Gratis-Speicherplatz, als Dropbox bietet. Und nicht nur das: hubiC hat keine Begrenzung der maximalen Dateiuploadgröße und kann als komplettes Backup für deinen Computer dienen.

Auch wenn hubiC zweifellos ein herausragendes Dateifreigabe- und Speichertool ist, bietet es dennoch relativ wenig Funktionen. Am auffallendsten ist, dass jeder Link zu Benutzerdateien ein Ablaufdatum hat und hubiC-Nutzer jedes Mal einen neuen Link erstellen müssen, wenn eine Datei geändert wird (die Änderungen werden nicht automatisch angezeigt). Es ist kein Passwortschutz verfügbar, du solltest also aufpassen, an wen du deine Dateien freigibst.

Kostenloser Speicherplatz

25 GB, potentiell bis zu 2,5 TB

Sicherheit

SSL/TLS, Daten werden in drei Rechenzentren gehostet

Mobile Apps

Android (3,7 Sterne)

iOS (4,0 Sterne)

Windows Phone (4,2 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

Preise

Upgrades ab 1 €/Monat für 100 GB Speicher oder 10 TB für 5€/Monat

Vorteile

  • Großzügige kostenlose Speicheroptionen und unglaublich niedrige Upgradekosten
  • Keine Einschränkungen für Dateitypen
  • Keine Begrenzung der Datei-Uploadgröße

Nachteile

  • Keine direkte Kontaktmöglichkeit zum Support
  • Geteilte Links werden bei neuen Dateiversionen nicht automatisch aktualisiert; bei jeder Änderung wird ein neuer Link benötigt
  • Die Linkfreigabefunktionen von hubiC sind zwar sicher, aber gleichzeitig fehlen grundlegende Sicherheitsfunktionen wie ein Passwortschutz

5. Nextcloud 12

Alternativen zu Dropbox Nextcloud

Nextcloud 12 ist der neue Dateifreigabe-Liebling der Tech-Community: Es ist Open Source, kostenlos, sicher und erstaunlich benutzerfreundlich bei einer Vielzahl an angebotenen Funktionen. Auch wenn das Tool erst 2016 veröffentlicht wurde (als Ableger eines weiteren kostenlosen Dropbox-Konkurrenten, ownCloud), haben bereits zahlreiche Technikseiten wie TechRepublicZDNet und CIO positiv darüber berichtet. Ich könnte mir gut vorstellen, dass Nextcloud innerhalb der nächsten Jahre genauso zum Synonym für Dateispeicher wird wie Dropbox.

Nextcloud zieht drei Arten von Nutzern an: diejenigen, die großen Wert auf Sicherheit legen, diejenigen, die ein großes Skalierungspotential suchen, sowie Fans von anderen Open-Source-Projekten wie Collabora Online.

Nextcloud kann auf den meisten LAMP- (Linux, Apache, MySQL, PHP) oder LAMP-äquivalenten Servern ausgeführt werden. Das bedeutet, dass du höchstwahrscheinlich deinen aktuellen Web-Host für deine Nextcloud-Installation nutzen kannst. Falls nicht, kannst du einen der Managed Providers von Nextcloud nutzen. Privatanwender können die Nextcloud Box nutzen (80 USD + Pi), eine kostengünstige, Raspberry Pi-basierte Lösung für das einfache und sichere Selbsthosting.

Wie Google bietet auch Nextcloud eine erstaunliche Zahl an Add-ons: Dein Kleinunternehmen kann Nextcloud beispielsweise für Kommunikationsfunktionen wie Videoanrufe, Projektmanagement-Funktionen wie die Aufgabenverwaltung und Vertriebsfunktionen wie die Kontaktverwaltung nutzen. Auch wenn Nextcloud eindeutig keine All-in-One-Lösung ist (aber wer möchte das überhaupt?), stellen seine kostenlosen Funktionen auf Unternehmensebene eine ernsthafte Konkurrenz für Dropbox dar.

Kostenloser Speicher

Je nach Hosting-Plan

Sicherheit

SSL/TLS, zweistufige Authentifizierung und 256-Bit-AES

Mobile Apps

Android (4,3 Sterne)

iOS (4,5 Sterne)

Windows Phone (keine Bewertung verfügbar)

Content Management

Private Cloud, Drag-and-Drop-Dateispeicherung, Ordner, Suche

Preise

Nextcloud bietet Enterprise-Support ab 1.900 € pro Jahr. Das gibt dir Zugang zu „core engineers“ und Sicherheitsberatern, Support für deine benutzerdefinierten Anwendungen und eine SLA für drei Geschäftstage.

Vorteile

  • Großer Funktionsreichtum für einen kostenlosen Dateifreigabe- und Speicherdienst
  • Setzt Ressourcen für Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensebene ein
  • Einige Zusammenarbeitsfunktionen wie Tagging und Kommentare zu Dateien

Nachteile

  • Abgesehen von Foren und IRC-Chatkanälen steht der Support nur zahlenden Enterprise-Kunden zur Verfügung
  • Zwar sind zahlreiche Add-ons verfügbar, doch nur wenige sind in den mobilen Nextcloud-Apps ästhetisch ansprechend, benutzerfreundlich und funktional

6. pCloud

Alternativen zu Dropbox pCloud

Falls du nach einem wahren Dropbox-Doppelgänger mit etwas mehr Gratis-Speicherplatz und vielleicht ein paar Extrafunktionen suchst, ist pCloud wahrscheinlich das Beste, was du finden kannst. Diese Dropbox-Alternative ist erst seit 2013 auf dem Markt, aber verfügt bereits über sechs Millionen Nutzer und eine Menge positiver Pressestimmen und ist somit ein ernsthafter Anwärter auf eine weite Verbreitung innerhalb der nächsten Jahre.

Die viele Aufmerksamkeit verdankt pCloud seinen robusten Funktionen und seiner hohen Sicherheit. So erhalten beispielsweise bereits kostenlose Konten Funktionen zur Dateiversionierung, Wiederherstellung gelöschter Dateien, Audio- und Videowiedergabe und Remote-Downloads, was bei Dropbox alles nur nach einem Upgrade verfügbar ist.

Was die Sicherheit betrifft, bietet pCloud eine standardmäßige SSL/TLS-Verschlüsselung sowie mehrere Dateispeicherorte für jede hochgeladene Datei, um zu garantieren, dass deine Daten nie verloren gehen. Gegen eine kleine Gebühr (4,99 €/Monat) kannst du ein Upgrade auf pCloud Crypto durchführen, um eine Verschlüsselung zu erhalten, die Militärstandards entspricht.

pCloud ist sich so sicher, dass seine Daten niemals gehackt werden können, dass sie jedem, der sich ins System hackt, 100.000 USD bieten. Schon mehr als 2.800 Personen haben es versucht, aber bisher hatte niemand Erfolg.

Auch die Benutzerfreundlichkeit ist gegeben: Wenn du Dropbox nutzen kannst, kannst du auch pCloud nutzen – sowohl in der Cloud als auch lokal.

Kostenloser Speicherplatz

Neue Nutzer starten mit 10 GB freiem Speicherplatz, mit dem Potential, durch Teilen und Anmeldungen bis zu 20 GB zu erhalten.

Sicherheit

SSL/TLS

Mobile Apps

Android (4,3 Sterne)

iOS (4,0 Sterne)

Windows Phone (3,9 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Kommentare
  • Dokumentenbearbeitung
  • Dokumentenvorschau
  • WordPress-Integration
  • Berechtigungseinstellungen
  • Dateifreigabe
  • Versionsverlauf

Preise

Upgrades ab 3,99 USD/Monat für 500 GB Speicher

Vorteile

  • Leicht einzurichten und zu verwenden
  • Viele attraktive Medienfunktionen wie HD-Video- und Audio-Player
  • Unbegrenzte Upload- und Download-Geschwindigkeiten (nur durch deinen Internetanbieter begrenzt)

Nachteile

  • Nutzer der Gratisversion können ihre Links nicht per Passwort schützen
  • Keine wirklichen Zusammenarbeitsfunktionen über die Dateifreigabe hinaus
  • Starter-Pakete bieten nur 10 GB Gratis-Dateispeicherplatz; es ist ziemlich mühsam, alle verfügbaren 20 GB zu „verdienen“.

7. Seafile

Alternativen zu Dropbox Seafile

Seafile ist sehr beliebt unter Cryptowährungsfans und Sicherheitsenthusiasten. 2016 berichtete Fortune, dass der in Peking ansässige Open-Source-Dropbox-Konkurrent sich von seinem einzigen Zahlungsdienstleister – PayPal – aus Sicherheitsgründen getrennt hat.

Dem Artikel zufolge ordnete PayPal „Seafile fälschlicherweise als Service für illegales Filesharing“ ein und verlangte, dass Seafile den Datenverkehr und die Dateien seiner Kunden auf illegale Inhalte überwachte und dem Zahlungsunternehmen detailgenaue Statistiken über die Arten von Dateien sendete, die über den Service synchronisiert wurden. Als Seafile dies verweigerte, lehnte PayPal – die einzige Zahlungsoption von Seafile – sie als Kunden ab.

Auch wenn die zwei Unternehmen ihre Beziehung schnell wieder aufnahmen (nachdem Seafile begann, in „ein deutsches Zahlungs-Gateway“ und Bitcoin zu investieren), gewann Seafile den Ruf, seinen Endbenutzern treu zu sein, selbst wenn das den Verlust von Einnahmen bedeutet.

Geld ist ohnehin nicht die wichtigste Triebkraft hinter Seafile. Bevor der Code interessierten Entwicklern zur Verfügung gestellt wurde, war Seafile das Lieblingsprojekt einiger Tsinghua-Studenten. Das kostenlose Open-Source-System bietet zahlreiche benutzerfreundliche Funktionen, die den Anforderungen vieler Kleinunternehmen gerecht werden. Die kostenlosen „Community“-Konten umfassen beispielsweise auch die Dateisynchronisation für mehrere Plattformen, mobile Apps und Versionskontrollen.

Falls dein Unternehmen klein genug ist (drei Nutzer oder weniger), schenkt dir Seafile sogar seine Professional-Version, die Dateisperren, Dokumentenvorschauen, Remote-Löschen und eine vollständige Suche für Textdateien bietet.

Anders als andere beliebte Open-Source-Dateispeichersysteme (wie Syncthing) lässt sich Seafile erstaunlich einfach einrichten und verwenden. Nach dem Download der Drive- und Synchronisierungs-Clients für Linux, Windows oder Mac musst du nur noch die ausführliche Anleitung auf der Website befolgen. Nun kannst du all deine Informationen mit bis zu 25 deiner Kollegen auf demselben Server teilen.

Kostenloser Speicher

Lokal

Sicherheit

Zweistufige Authentifizierung und 256-Bit-AES

Mobile Apps

Android (4,2 Sterne)

iOS* (4,0 Sterne)

* Nur bei Pro-Paketen

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Prüfprotokoll
  • Kommentare
  • Dokumentenbearbeitung
  • Dokumentenvorschau
  • Berechtigungskontrollen
  • Dateifreigabe
  • Versionsverlauf

Preise

Upgrades ab 100 USD/Jahr für 9 Nutzer. Darüber hinaus berechnet Seafile 48 USD pro Nutzer und Jahr. Preisreduktionen sind für öffentliche Einrichtungen und Bildungseinrichtungen verfügbar

Vorteile

  • Benutzerfreundliches Open-Source-Dateispeichersystem
  • Gratisnutzer erhalten immer noch SSO mit Shibboleth
  • Nutzer können ein virtuelles Laufwerk nutzen und somit prinzipiell ihren lokalen Festplattenspeicher auf ihr Laufwerk auf dem Seafile-Server ausweiten

Nachteile

  • Wenige Kommunikationsfunktionen wie Kommentare zu Dateien
  • Support ist nur per E-Mail verfügbar
  • Die Zahl der Funktionen für Gratisnutzer ist gering im Vergleich zur Professional-Version

8. Zoho Docs

Alternativen zu Dropbox Zoho Docs

Bei Zoho denken die meisten zunächst nicht an die Dateispeicherung: Die Marke ist deutlich bekannter für ihre Customer Relationship Management– oder Fakturierungssoftware, aber dennoch solltest du Zoho Docs als gangbare Dropbox-Alternative in Betracht ziehen, insbesondere wenn du ein kleines Team hast.

Gratisnutzer von Zoho Docs können sich besonders darauf freuen, dass die Software 5 GB Gratis-Speicherplatz pro Nutzer bietet, mit einem Maximum von 25 GB. Dennoch können bis zu 25 Nutzer das System verwenden. Das macht den Filesharing-Service von Zoho ideal für kleine Teams, zumal es einige eindrucksvolle Zusatzfunktionen gibt, zum Beispiel ein hohes Limit für kostenlose Dateiuploads (1 GB), E-Mail-Integration, Dropbox-Integration (falls du einfach beides haben musst), integrierte Dateibearbeitungsfunktionen, einen Versionsverlauf, Tagging, Zugriffskontrollen und sogar digitale Signaturen.

Zoho kann ganz intuitiv benutzt werden: Lade einfach das Zoho Docs Sync-System herunter und ziehe alle Dateien hinein, die du teilen möchtest. Die Gratisversion bietet Zugriff auf Funktionen wie einen Chat in der Anwendung sowie administrative Steuerfunktionen: Zoho Docs hat also durchaus das Potential, zum alleinigen Dateispeicher in deinem Unternehmen zu werden.

Allerdings unterstützt Zoho Docs nicht alle Dateitypen. Es unterstützt übliche Unternehmensdateien wie Dokumente, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Audio- und Videodateien, aber bietet keine Spezialfunktionen für das Hosting von branchenspezifischen Dateien wie AutoCAD (.dxf), Photoshop (.psd) oder Microsoft Project (.mpp). Bevor du in Zoho Docs investierst, solltest du dich vergewissern, dass es alle Dateitypen unterstützt, die du benötigst.

Kostenloser Speicher

Bis zu 25 GB

Sicherheit

SSL/TLS

Mobile Apps

Android (4,0 Sterne)

iOS (2,5 Sterne)

Zusammenarbeitsfunktionen

  • Kommentare
  • Digitale Signatur
  • Dokumenten-Check-in und -Check-out
  • Dokumentenbearbeitung
  • Dokumentenvorschau
  • Dropbox-Integration
  • Notizeingabe
  • Berechtigungseinstellungen
  • Dateifreigabe
  • Versionsverlauf

Preise

Upgrades sind ab 5 USD und 100 GB Speicher pro Nutzer und Monat verfügbar.

Vorteile

  • Benutzerfreundliches System von einer etablierten Marke
  • Hervorragend für Teams, die Dokumente gleichzeitig bearbeiten wollen
  • Viele nützliche Bonusfunktionen, z. B. bis zu 25 Versionen des Versionsverlaufs

Nachteile

  • Nicht alle Dateitypen werden unterstützt
  • Unzuverlässige iPhone- und iPad-Apps
  • Einige Dateibearbeitungsdienste wie Zoho Show sind nur mit Internetverbindung verfügbar

Welche Alternativen zu Dropbox nutzt du, um all das „Zeug“ deines Unternehmens zu speichern?

Millionen von Benutzern verlassen sich auf diese sieben Optionen, um ihre Dateien zu verwalten – aber das heißt nicht, dass eine davon zwangsläufig die Richtige für dich ist. Lass es mich wissen: Was nutzt du selbst? Warum hast du dich dafür entschieden? Oder, falls du eine Vorliebe für Bezahloptionen hast: Welches System ist sein Geld wert?

Erzähl es in den Kommentaren!

Top 10 des logiciels RH open source et gratuits

logiciels RH open source gratuits

Je me sens toujours un peu coupable lorsque j’accepte un échantillon gratuit au supermarché.

Bien sûr, je sais très bien que le but de la manœuvre est de m’encourager à goûter. Et je sais aussi que l’objectif ultime des vendeurs qui me tendent un bol de chips, une assiette de fromage ou (avec un peu de chance) un bon verre de vin rouge est de me pousser à acheter.

J’ai tout de même l’impression d’abuser de leur générosité en goûtant au produit qu’ils me proposent sans l’acheter par la suite.

D’ailleurs, il s’agit là d’un principe de réciprocité sociale bien connu. Les entreprises jouent sur votre sentiment de culpabilité lorsque vous acceptez un échantillon “gratuit” et repartez sans rien acheter. Maintenant que je sais ça, je me sens moins coupable et je ne passe plus le reste de ma visite au supermarché à éviter le regard (assurément) désapprobateur de tous ceux que je croise. C’est un peu la même chose quand je teste une nouvelle application ou des nouveaux logiciels de gestion RH pendant la période d’essai gratuite… puis que je ne l’achète pas au final. 

Header Top 10 des meilleurs outils ressources humaines Capterra

Quels sont les logiciels de ressources humaines (RH) gratuits ?

Parlons donc produits gratuits ! Les applications de RH détaillées ci-dessous sont toutes complètement gratuites : vous n’aurez pas à vous sentir coupable de ne pas renouveler votre souscription à la fin de la période d’essai. Bien que certaines des applications soient partiellement limitées, toutes sont gratuites à perpétuité et nombre d’entre elles constituent d’excellentes options pour les PME et les start-up.

Les 10 produits sélectionnés sont divisés en deux catégories : les offres gratuites/freemium et les systèmes open source. Les logiciels de gestion des ressources humaines open source sont également gratuits, mais pour tirer pleinement parti de certains d’entre eux, il faut du temps ou de solides connaissances en programmation. Dans chaque catégorie, les produits sont classés par ordre alphabétique. 

Outils de ressources humaines gratuits ou freemium

Apptivo

Ce produit freemium est gratuit jusqu’à trois utilisateurs, mais limite le stockage des données à
500 Mo pour les comptes gratuits (entre 3 à 10 Go pour les comptes payants). La version gratuite exclut l’assistance téléphonique et l’accès illimité aux applications mobiles.

Outil ressources humaines Apptivo - application de recrutement
L’appli de recrutement dans Apptivo, logiciel de ressources humaines freemium

Avantages et inconvénients

Apptivo n’est pas un logiciel unique. Il s’agit d’une suite d’applications cloud, ce qui vous offre une certaine flexibilité et vous permet de choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin. Créez en quelque sorte votre propre outil de RH en choisissant parmi les modules pour la gestion des données des employés, le recrutement, la gestion des congés et la communication avec les équipes.

Toutefois, Apptivo n’est pas conçu spécifiquement pour la gestion RH : la solution cible de nombreux autres domaines commerciaux, tels que la CRM, la finance, la gestion de projets et le marketing, ce qui signifie qu’elle ne sera pas toujours suffisamment spécialisée pour les responsables RH et pourra parfois manquer de fonctionnalités (outils de formation et d’évaluation des performances, par exemple).

HR.my

Relativement récent, cet outil gratuit est simple et axé sur l’essentiel. Le système vous offre des fonctions de gestion des congés et de traitement de la paie, ainsi qu’un portail self-service pour les employés. Disponible sous forme de solution gratuite en ligne, HR.my est gérée et mise à jour par Chrysanth Software, une entreprise installée en Malaisie qui publie régulièrement des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités pour le logiciel.

logiciel de ressources humaines HR.my
Gestion de la rémunération dans HR.my

Avantages et inconvénients

Grâce à une équipe réactive, HR.my fait l’objet de développements continus et les suggestions des utilisateurs sont régulièrement mises en œuvre. De plus, comme son but principal est de piquer la curiosité des utilisateurs et de générer du trafic sur les pages dédiées aux outils payants du développeur, ce logiciel a de fortes chances de rester gratuit.

Toutefois, bien qu’il s’agisse d’une solution en ligne, son design est un peu dépassé. À tenir en compte si l’aspect esthétique est important pour vous. Enfin, produit malaisien, ses fonctionnalités peuvent être limitées pour les utilisateurs basés dans d’autres pays, notamment sur le plan de la gestion de la paie.

teamdeck

Outil de gestion du temps de travail et de planification, teamdeck reste simple, tout en offrant des fonctionnalités avancées. L’outil de planification est plus détaillé que ceux de nombreux autres programmes et permet aux responsables d’affecter certaines tâches ou missions spécifiques, ainsi que de consulter les projets sur lesquels chaque membre de l’équipe travaille (en anglais), à tout moment. Il est idéal pour l’affectation de types de tâches ou pour les responsables qui veulent tout gérer.

teamdeck est gratuit jusqu’à six utilisateurs.

outil RH teamdeck dashboard
Tableau de bord de teamdeck

Avantages et inconvénients

Vous aimez surveiller vos employés de près et savoir ce qu’ils font à tout moment ? Vous adorerez teamdeck. Par contre, si ce n’est pas vraiment votre style, la spécificité des fonctionnalités proposées finira par vous frustrer et vous agacer. Les utilisateurs déplorent également le manque d’options d’intégration.

Zenefits

Zenefits est l’un des systèmes RH gratuits les plus populaires sur le marché. Le système de base est entièrement gratuit et offre des fonctions d’administration des prestations sociales, d’intégration des salariés et de gestion des départs. Il est agrémenté entre autres d’un portail self-service pour les employés. Zenefits offre également des modules payants en option.

Attention : tous les pays ne permettent pas à Zenefits de fournir ses services gratuitement ! Demandez un devis spécifique pour éviter les mauvaises surprises.

application HR Zenefits - tableau du temps de travail
Gestion du temps de travail et des absences dans Zenefits

Avantages et inconvénients

Zenefits est l’un des produits gratuits de ressources humaines les plus complets sur le marché. Bénéficiant de plusieurs millions en capital-risque, l’équipe a su développer un outil fonctionnel et bien pensé. Il est fort probable que cet outil reste gratuit, quelle que soit la taille de votre entreprise, en raison du modèle commercial adopté par le développeur.

Toutefois, certains utilisateurs déplorent la complexité de certaines tâches, telles que la création d’organigrammes ou l’extraction de données spécifiques sur les employés.

Zoho People

La version gratuite de cet outil de RH donne l’accès à 5 utilisateurs et permet la création de 10 profils d’employés. Logiciel cloud disponible en français, People intègre également de nombreuses fonctionnalités issues d’autres produits Zoho (et ils sont nombreux).

logiciel RH gratuit Zoho People
Une demande de congés envoyée par un employé sur Zoho People

Avantages et inconvénients

Zoho est une grande entreprise bien établie, ce qui se reflète dans son offre de solutions RH au design élégant et intuitif. Gestion du temps de travail et des congés, administration des données des employés et portail self-service, entre autres.

Toutefois, la version gratuite n’offre que certaines fonctionnalités et exclut les outils les plus avancés. Enfin, la capacité de stockage est limitée à 250 Mo.

Logiciels de RH open source

iceHRM

iceHRm propose une version en ligne (gratuite jusqu’à cinq employés ; 2 dollars par employé par mois au-delà). Vous pouvez aussi héberger votre propre instance en téléchargeant le code source gratuitement.

logiciel de ressources humaines iceHRM - tableau de bord
Tableau de bord d’iceHRm

Avantages et inconvénients

Doté de l’une des interfaces utilisateurs les plus modernes sur le marché open source, iceHRm est un outil hautement intuitif. Le logiciel offre diverses fonctionnalités : gestion des congés, gestion du temps de travail et des absences, administration des données des employés, téléchargement de documents sur le serveur ou encore téléchargement des rapports au format CSV. L’excellent service d’assistance technique en fait également une solide solution open source.

Toutefois, ciblant clairement le marché des PME et des start-up, le logiciel s’avérera probablement trop basique pour les plus grandes entreprises.

Jorani

Ce logiciel disponible en français sert principalement à gérer les congés et les heures supplémentaires. Il offre des fonctionnalités complètes à ce niveau, telles que l’approbation des demandes de congés et des heures supplémentaires, les rapports intégrés, la possibilité de définir la structure organisationnelle et un calendrier détaillant les employés en congés et ceux en service.

logiciel de RH open source Jorani
Approbation des congés dans Jorani

Avantages et inconvénients

Bien que ses fonctionnalités soient limitées, Jorani est un système efficace qui bénéficie d’un design intuitif. Si vous recherchez un outil gratuit de gestion des congés et des heures supplémentaires que vous pouvez héberger vous-même, ce logiciel est une excellente option. Toutefois, si vous avez besoin d’autres fonctionnalités ou d’un outil plus complet et plus complexe, Jorani ne vous conviendra probablement pas.

OrangeCRM

Ce logiciel de RH open source propose une version SaaS payante qui inclut l’hébergement et l’assistance technique, mais aussi une version code source que vous pouvez héberger sur vos propres serveurs. Le lien de téléchargement du site d’OrangeHRM (en anglais) nécessite de s’inscrire, mais le code source peut être téléchargé sur SourceForge (en anglais) sans inscription.

Logiciel de RH parmi les plus populaires, OrangeHRM est un système modulaire. Vous pouvez acheter des modules et plug-ins pour personnaliser la solution selon vos besoins. Il est en outre disponible en français.

outil ressources humaines OrangeHRM - tableau de gestion des performances
Module de gestion des performances d’OrangeHRM

Avantages et inconvénients

Gestion des congés, recrutement, gestion des performances, suivi du temps de travail ou encore gestion des absences : OrangeHRM est un outil très complet qui offre un grand nombre de modules. Son interface utilisateur intuitive et la facilité avec laquelle il peut être intégré à des logiciels LAMP en font l’outil idéal pour toute organisation souhaitant investir du temps et des ressources dans l’hébergement d’une application de RH open source.

Toutefois, certains des utilisateurs ayant opté pour l’option d’assistance technique payante déplorent la mauvaise qualité du service offert.

Sentrifugo

Sentrifugo est un système de HRMS (Human Resource Management System ou gestion des ressources humaines) qui vous offre toutes les fonctionnalités des suites logicielles de RH payantes de plus grande envergure. Sentrifugo comporte de nombreuses fonctions, dont l’évaluation des performances, un portail self-service pour les employés, la gestion du temps de travail, ainsi que la gestion du recrutement et des entretiens.

logiciel RH open source Sentrifugo - tableau de bord
Le tableau de bord de Sentrifugo

Avantages et inconvénients

Si vous recherchez un outil de RH robuste et complet et disposez des compétences techniques nécessaires pour gérer une installation open source, nous vous encourageons fortement à considérer Sentrifugo. De nombreux utilisateurs le jugent tout aussi complet qu’OrangeHRM. Ceci dit, certains déplorent sa complexité, en raison du nombre de fonctionnalités et de modules offerts.

Mention honorable

Odoo

Odoo est un logiciel ERP, mais il mérite également sa place dans cet article en raison de son module de RH robuste : recrutement, gestion des notes de frais, évaluation des performances et gestion du temps de travail et des absences, entre autres. La version gratuite d’Odoo autorise jusqu’à 50 utilisateurs et permet d’utiliser une application. Cet outil est en outre disponible en français. Ne vous laissez pas duper par son statut d’ERP : l’étendue de ses fonctionnalités de RH en vaut certainement la peine.

Connaissez-vous d’autres outils RH gratuits et open source ?

Ajouteriez-vous d’autres logiciels de ressources humaines gratuits et open source à cette liste ? Connaissez-vous des solutions gratuites plus spécifiques, telles qu’un outil de gestion du temps de travail par exemple ?

Et sinon… savez-vous quel est le supermarché qui offre les meilleurs échantillons gratuits ?

Laissez-nous un commentaire ci-dessous pour nous faire part de vos suggestions !

Gestion de projet : les 10 meilleurs logiciels open source ou gratuits pour PME

outils gestion de projet open source gratuits pme

outils gestion de projet open source gratuits pme header

Avez-vous déjà subi des contraintes dues aux délais ? Au budget ? À la portée d’un projet ?

Vous êtes peut-être un gestionnaire de projets sans le savoir. Si votre travail consiste à réaliser des tâches multiniveaux complexes, dont l’objectif et la date butoir sont clairement fixés, alors vous faites de la gestion de projet. Ajoutez à tout cela une équipe de collaborateurs, des intervenants, une certification PMP et des litres de café, et vous avez résumé l’une des missions les plus courantes et les plus compliquées au monde.

Si seulement il existait une solution pour vous faciliter la tâche… Par exemple, un outil formidable qui vous aiderait à gérer vos processus et qui serait en plus totalement gratuit.

Eh bien, ça existe ! Si vous êtes une PME et recherchez des outils de management de projet, vous avez sonné à la bonne porte : découvrez notre top 10 des meilleurs logiciels de gestion de projet open source ou gratuits.

Les meilleurs outils de gestion de projet open source ou gratuits

Les critères retenus pour notre sélection de logiciels sont les suivants :

  • Nombre d’utilisateurs du logiciel
  • Fonctionnalités de gestion de projet proposées
  • Avis des utilisateurs
  • Capacité de stockage
  • Simplicité d’utilisation
  • Niveau d’appréciation relatif chez les autres professionnels

Découvrez les 10 applications de notre palmarès.

10. Taiga.io, outil gratuit

Application de gestion de projet gratuite Taiga.io vue sur kanban board
Capture d’écran du kanban board de Taiga.io

Si vous recherchez un excellent logiciel de suivi de projet open source spécialement orienté vers le développement de projet Agile, vous avez alors tout intérêt à envisager Taiga.io. Il est gratuit pour un nombre illimité de projets publics. Si vous préférez utiliser la fonction de projet privé, vous pouvez y intégrer jusqu’à quatre collaborateurs. Les fonctionnalités de Taiga.io ne sont pas restreintes dans sa version gratuite.

Les plus

Taiga.io a fait son entrée assez récemment dans notre palmarès des meilleurs outils de gestion de projet méconnus (en anglais). Depuis, il s’est transformé en une application aux fonctionnalités complètes, proposant plusieurs modes (Kanban, Scrum), des backlogs, une fonction de tâches (ou user stories)… tout ce dont vous avez besoin pour démarrer dans le développement Agile. L’application est élégante et personnalisable, et elle comporte plusieurs fonctions supplémentaires rarement présentes chez les logiciels Agile, par exemple des outils de vidéoconférence et un wiki intégré.

Les moins

La limitation à un seul projet privé pourra peut-être faire hésiter les PME. Par ailleurs, Taiga.io en est encore au stade bêta, avec tout ce que cela implique (par exemple, il peut parfois arriver que les serveurs soient ralentis). Le logiciel est dépourvu de la fonctionnalité de diagramme de Gantt et certains usagers disent ne pas aimer l’interface utilisateur.

9. Logiciels de gestion de projet 2-Plan

logiciel gestion de projet 2-Plan
Capture d’écran du dashboard de 2 Plan

Dans le domaine des logiciels open source, 2-Plan se distingue très nettement. Cet éditeur propose 3 programmes, et tous sont gratuits :

  • 2-Plan Desktop, un système de gestion de projet.
  • 2-Plan Team, un outil web de gestion de projet proposant de nombreuses options d’hébergement.
  • Work 2-gether, un tableau de gestion des tâches basé sur Scrum destiné aux projets affectés à une seule équipe.

Toutes ces options sont gratuites, mais des extensions payantes sont aussi proposées.

Les plus

2-Plan se caractérise par une grande richesse fonctionnelle. Dans la version pour PC, les gestionnaires de projet peuvent créer une structure WBS graphique animée, définir des jalons de projet, mettre en place une planification descendante et ascendante et créer des systèmes de contrôle du projet.

2-Plan Team facilite la coordination avec les équipes hors site, ainsi que le suivi du temps passé sur les tâches. Il s’intègre de manière transparente à 2-Plan Desktop. Work 2-Gether est similaire à Trello, car il utilise le système Kanban, mais il est aussi adapté à des projets plus larges.

Les moins

2-Plan comporte une myriade de fonctionnalités dont la quantité peut vite devenir excessive pour des équipes qui n’ont guère le temps de lire les énormes manuels du produit. Par ailleurs, les versions gratuites peuvent être limitées. Work 2-gether, par exemple, n’autorise que deux tableaux de tâches gratuits pour les entreprises et limite à trois le nombre de membres d’une équipe.

Heureusement, les comptes professionnels sont proposés à des prix raisonnables : pour une entreprise, l’abonnement mensuel donnant droit à une mise à niveau complète vers Work 2-gether s’élève à 15 $ seulement.

8.  Zoho Projects

Logiciel de gestion de projet Zoho Project détails du projet
Capture d’écran de l’interface de création de projet dans Zoho Project

Zoho Projects autorise un nombre illimité d’utilisateurs et, hormis une capacité de stockage limitée à 10 Mo, ses fonctionnalités ne sont pas restreintes dans la version gratuite. La mise à niveau coûte
25 $/mois.

Les plus

Zoho Projects comporte un grand nombre de fonctionnalités et son interface a même été comparée à la présentation intuitive de Facebook. Les inconditionnels des graphiques en cascade ou waterfall seront heureux d’apprendre que Zoho Projects propose d’extraordinaires options de diagramme de Gantt qui permettent de définir des tâches et des jalons complexes. Zoho Projects comporte aussi des feuilles de temps et des fonctions de reporting détaillées. Et si vous n’avez pas envie de créer vos propres rapports, vous n’aurez que l’embarras du choix avec ses 50 modèles prédéfinis ! Il est en outre disponible en français.

Les moins

Les utilisateurs de la version gratuite sont privés du système de gestion de documents de Zoho Projects, du fait de la limite de 10 Mo de stockage. La version payante propose une capacité de stockage de 5 à 30 Go selon le plan choisi. Nous avons classé Zoho Projects en 8e position uniquement, car il permet de gérer un seul projet en version gratuite : il faut ensuite procéder à une mise à niveau.

7. GanttProject, outil de gestion de projet gratuit et open source

Outil de gestion de projet Ganttproject diagramme de Gantt
Capture d’écran du diagramme de Gantt sur Ganttproject

GanttProject est, lui aussi, un outil de planification et de gestion de projet gratuit et open source. Les critiques ont comparé cette puissante application à Microsoft Project en raison de sa richesse fonctionnelle et de sa complexité. Ce logiciel est capable de générer des diagrammes de Gantt et PERT et de créer des rapports au format HTML et PDF. Il comporte en outre des outils polyvalents de planification et de gestion du temps.

Les plus

Les possibilités sont illimitées avec GanttProject. La plateforme de gestion permet aux utilisateurs de créer rapidement un planning structuré pour n’importe quel projet. GanttProject comprend également des fonctions d’affectation des tâches et d’implémentation de jalons. Il permet aussi aux gestionnaires de projet d’identifier les domaines problématiques dans le flux de travaux afin que les entreprises puissent fixer des objectifs d’amélioration.

Les moins

GanttProject n’est pas recommandé aux utilisateurs non habitués aux logiciels de gestion de projet. Beaucoup l’ont trouvé d’une complexité excessive, et le support technique est presque inexistant, largement laissé à la discrétion de ses forums.

6. MeisterTask

Outil de gestion de projet meistertask dashboard
Capture d’écran du kanban board de Meistertask

MeisterTask autorise un nombre illimité d’utilisateurs et de projets, propose des applis natives pour iPhone et iPad et offre aux utilisateurs de la version gratuite la possibilité d’intégrer deux outils (par exemple, Dropbox, GitHubZendesk et Google Drive).

Les plus

MeisterTask dispose de toutes les fonctionnalités importantes : suivi du temps, suivi des problèmes et collaboration avec les utilisateurs en interne et en externe. Bonus, il n’y aucune limite de stockage, ce qui facilite l’échange de fichiers.

Les tableaux de projet de MeisterTask sont parfaitement adaptés à différentes méthodologies Agile. Entièrement personnalisables, ils permettent aux équipes de créer des projets Kanban ou Scrum en passant par diverses versions mixtes.

Pour couronner le tout, la présentation est tout simplement somptueuse. La communication est un jeu d’enfant : elle ressemble au système de conversation utilisé dans Trello, mais avec l’avantage de mises à jour instantanées. MeisterTask a en outre ajouté des fonctions de relation entre tâches, d’envoi des tâches par e-mail et de collaboration (par exemple, ajout de mentions J’aime et de commentaires) qui renforcent la cohésion au sein d’une équipe.

Les moins

MeisterTask reste un système de management de projet relativement nouveau. Certaines fonctions sont encore en cours de développement, notamment les diagrammes de Gantt ou la méthode CCPM (ou méthode de la chaîne critique).

5. Wrike

Application de gestion de projet Wrike projet en détail
Capture d’écran de l’interface de projet détaillée sur Wrike

Wrike arrive en 5e position dans notre liste. Il est gratuit jusqu’à cinq utilisateurs, offre 2 Go d’espace de stockage et propose une multitude d’intégrations, dont Google Drive, Box et iCal.

Les plus

Wrike est vraiment l’une des meilleures solutions existantes pour la collaboration au sein d’une petite équipe. Les utilisateurs peuvent appliquer des paramètres de confidentialité à leurs projets (dont le nombre est illimité) et interagir avec le flux d’activité en temps réel fourni par l’application. Le logiciel propose une fonction de gestion des tâches et des options de stockage étendues (par le biais d’intégrations). Il est si facile à utiliser que même un stagiaire saura le maîtriser en l’espace d’une heure. Et en prime, il est disponible en français !

Les moins

Si Wrike n’est pas mieux classé, c’est parce qu’il limite fortement les fonctionnalités dans sa version gratuite par rapport à la version payante (à partir de 9,80 $ par utilisateur et par mois). En effet, un utilisateur payant a accès aux diagrammes de Gantt, au suivi du temps et aux rapports en temps réel, alors que la plupart des utilisateurs de la version gratuite restent cantonnés à des options élémentaires de gestion des tâches et de collaboration. En d’autres termes, la version gratuite de Wrike ne saurait remplacer un système de gestion de projet à part entière.

4. Asana

Logiciel de gestion de projet Asana dashboard
Capture d’écran du dashboard sur Asana

À en juger par son grand nombre de clients (140 000) et d’utilisateurs (1,4 million), Asana est l’une des applications de gestion de projet les plus populaires. Bonne nouvelle, le logiciel est gratuit jusqu’à 15 utilisateurs. De plus, les critiques l’adorent : Asana obtient une note globale de 4,5/5 avec près de 3 000 avis sur Capterra !

Les plus

Dustin Moskovitz, cofondateur de Facebook, est aussi le concepteur d’Asana. Fidèle à l’esthétique et à la simplicité du plus populaire des réseaux sociaux, Asana est un système de gestion de tâches intuitif qui convient idéalement aux équipes souhaitant interagir en temps réel.

Disponible en français, Asana permet aux utilisateurs de visualiser leurs objectifs, d’effectuer le suivi du temps, d’affecter des priorités à leurs tâches et de savoir où en est le projet sans quitter le logiciel. Il comporte également une fonction de calendrier qui permet de saisir les tâches de l’équipe directement sur le tableau de bord.

De plus, Asana s’est bien étoffé dans sa dernière version. Il dispose désormais d’une application Android, mais aussi de fonctions comme les conversations, les tableaux de bord et la possibilité de convertir une tâche en projet.

Les moins

Asana ne peut pas être utilisé en mode offline. Par ailleurs, les critiques estiment que “la recherche n’y est parfois pas assez intuitive” et citent plusieurs conversations frustrantes avec le service client, apparemment plutôt insatisfaisant.

3. Orangescrum

Application de gestion de projet Orangescrum tutoriel
Capture d’écran du tutoriel Orangescrum

Orangescrum est le meilleur logiciel gratuit de gestion de projet hébergé sur site pour les équipes informatiques. Il constitue une bonne base de départ pour le développement logiciel Agile et la gestion des ressources. La version sur site est totalement gratuite, tandis que la version cloud (qui bénéficie certes d’un meilleur service de support) est proposée à partir de 9 $ par mois.

Les plus

Orangescrum est entièrement personnalisable. Si vous avez quelques compétences techniques, vous pouvez littéralement l’adapter sur mesure. Vue Kanban, diagrammes de Gantt et groupes d’état des tâches sont autant d’options de visualisation des projets. Il est en outre possible d’intégrer Google Drive et Dropbox dans la version gratuite sur site.

Les moins

Du fait de la grande polyvalence d’Orangescrum, il est indispensable de posséder de solides connaissances en codage pour tirer au maximum parti de cet outil. Ce n’est en aucun cas un logiciel pour débutants. Et si vous avez besoin d’aide, c’est principalement sur ses forums que vous en trouverez.

2. Freedcamp

Outil de gestion de projet FreedCamp agile
Capture d’écran des dashboards PC et mobile sur FreedCamp

Nombre illimité d’utilisateurs. Nombre illimité de projets. Stockage illimité. Présentation superbe. Plein de fonctions. Optimisé pour la communication. Mode Kanban ou tâches, au choix.

Freedcamp a manqué d’un cheveu la place de numéro 1 !

Les plus

Freedcamp est excellent pour les entreprises qui souhaitent faire évoluer leur logiciel de gestion de projet. Elles pourront utiliser la version gratuite pendant très longtemps, et le prix de la mise à niveau reste très abordable pour les PME-PMI.

La version gratuite est toutefois largement suffisante dans bien des cas.

Les administrateurs peuvent restreindre les droits des différents utilisateurs jusqu’au niveau du client. Freedcamp propose aussi le suivi du temps, des modèles et une fonction de facturation.

Ses fonctionnalités de collaboration sont remarquables. Les utilisateurs ne se retrouvent jamais à la traîne, car Freedcamp affiche partout des notifications chaque fois qu’une mise à jour est détectée (mais elles ne sont pas gênantes, un peu comme une notification dans Facebook). Freedcamp a en outre optimisé son site web pour une utilisation mobile et propose une appli iOS.

Les moins

Selon les critiques, la navigation sur le site demande un petit temps d’apprentissage. Certaines fonctionnalités font aussi défaut à Freedcamp, notamment les diagrammes de Gantt, les liaisons entre les tâches et les tâches récurrentes. 

1. Bitrix24, logiciel de gestion de projet gratuit

Logiciel de gestion de projet Bitrix 24 tableau des absences
Capture d’écran du tableau des absences de Bitrix 24

Et voici enfin le numéro un. Bitrix24 est un système de management de projet entièrement gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Il offre 5 Go d’espace de stockage par mois, avec la possibilité de mettre à niveau et d’augmenter la capacité de stockage pour 39 $ par mois. Grâce à ses fonctionnalités, Bitrix24 rivalise avec le grand favori actuel des logiciels de gestion de projet : BasecampCerise sur le gâteau : il est disponible en français !

Les plus

Bitrix24 peut être utilisé sur le cloud ou être hébergé sur le serveur de l’entreprise. Les fonctionnalités de gestion de projets sont exceptionnelles : diagrammes de Gantt, progression des tâches, suivi et gestion du temps, et même planification de la charge de travail des employés.

Bitrix24 transforme la communication en temps réel en un jeu d’enfant grâce à des fonctions de discussion de groupe, de vidéoconférence et de messagerie instantanée. Il peut aussi se substituer à DropBox, car sa version gratuite propose 5 Go de stockage cloud et simplifie ainsi le partage de documents.

Quelques mises à jour récentes :

  • Un outil de planification de la charge de travail des employés qui permet aux gestionnaires de planifier un certain nombre d’heures pour une tâche, puis de le comparer avec le nombre d’heures effectivement travaillées.
  • La possibilité de créer des modèles de tâches contenant des sous-tâches et des listes de contrôle.

Les moins

Bitrix24 cherche à résoudre de nombreux problèmes métier et le risque est que les utilisateurs se retrouvent vite perdus entre sa fonctionnalité de gestion de projet et ses outils de CRM (customer relationship management, ou gestion de la relation client). Cela dit, la plupart des reproches semblent viser plutôt la partie CRM du logiciel que sa partie gestion commerciale.

Envie d’en savoir plus ?

En dépit des nombreuses solutions gratuites disponibles, de nombreuses PME-PMI ont intérêt à envisager une mise à niveau vers des versions payantes qui leur permettent d’augmenter le nombre d’utilisateurs, de disposer de fonctions élargies et d’accéder à un support client de meilleure qualité. Par chance, la plupart des produits les plus connus sont relativement bon marché. Smartsheet, par exemple, propose sa solution pour équipe à 15 $ par utilisateur et par mois, et ProWorkflow facture ses services d’équipe à seulement 20 $ par utilisateur et par mois.

Quels sont les outils gratuits ou open source de gestion de projet qui vous ont donné les meilleurs résultats ? Connaissez-vous des logiciels non répertoriés dans cette liste ? N’hésitez pas à faire des recommandations dans la section des commentaires ci-dessous : votre retour d’informations est le bienvenu ! Par ailleurs, sachez que les solutions de project management gratuites ou open source ne représentent qu’une petite partie de toute l’offre d’outils de gestion de projet disponible, n’hésitez pas à comparer et choisir le logiciel dont vous avez besoin.

[Communiqué] Digitalisation des PME françaises : quels outils cloud ?

L’entreprise Capterra, plateforme leader qui aide les entreprises à trouver le bon logiciel métier, est fière d’inaugurer son site internet et son blog en version française.

Pour le lancement du blog, le premier article est dédié au marché français des petites et moyennes entreprises (PME) et aux logiciels professionnels. L’article “Digitalisation des PME françaises : quels outils cloud ?” revient sur les raisons pour lesquelles la plupart des PME en France n’ont pas encore réussi leur transformation digitale et met en avant les types de logiciels avec lesquels elles devraient commencer leur migration dans 9 catégories de l’entreprise les plus critiques pour la digitalisation.

Voici un premier aperçu des résultats les plus importants :

  • En 2018, le budget Informatique alloué à la digitalisation passe de 20 % en 2017 à 30 %.
  • Paradoxalement, 87 % des PME françaises ne considèrent toujours pas la digitalisation comme une priorité.
  • S’ils devaient initier un processus de transformation digitale, 27% des dirigeants français commenceraient par la Business Intelligence (BI) /Analytics.

L’article propose aussi des infographies claires sur le paysage actuel de la transformation digitale en entreprise et sur l’offre logicielle.  
Au delà des enjeux de la digitalisation en entreprise, l’article ouvre aussi sur un futur proche où les innovations technologiques (comme la réalité augmentée) seront accessibles aux PME.

 

Retrouvez l’article complet sur la page suivante : https://www.capterra.fr/blog/265/digitalisation-des-pme-francaises-quels-outils-cloud

 

Capterra veröffentlicht Insights über den deutschen SaaS Markt

Capterra, die führende Online-Ressource für Business Software-Käufer, veröffentlicht heute den Report Wo bleiben Potenziale im deutschen SaaS Markt unausgeschöpft? Die Studie untersucht, ob klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) an der richtigen Stelle in Cloud-Technologien investieren und wo entscheidende Wettbewerbsvorteile aufgeholt werden können. Hier ein erster Blick auf die wichtigsten Ergebnisse:

  • 88 Prozent der deutschen KMU investieren nicht in SaaS aufgrund von Datensicherheitsbedenken. Vorbehalte zur Datensicherheit in Cloud-Technologien sind bei Nichtnutzern in den letzten beiden Jahren sogar von 60 auf 91 Prozent gestiegen.
  • Cloud-Software im Bereich Cloud-Speicher, Kommunikation/Business Collaboration und Dokumentenmanagement wird am häufigsten verwendet.
  • CRM, ERP und Supply-Chain-Management Cloud-Technologien haben den größten Mehrwert für Unternehmen, werden jedoch von KMU wenig genutzt, wodurch Potenziale verschenkt werden.
  • 2018 werden in Deutschland Investitionen in die Digitalisierung von 34 Prozent geplant, was 6 Prozent über dem internationalen Durchschnitt liegt.
  • In Deutschland liegt die (zugegebene) Scheiterrate in der Softwareanschaffung bei 20 Prozent, was Kosten in einer Höhe von 1,1 Millionen € verursachte.

Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern sind die Vorbehalte gegenüber Cloud-Software in Deutschland noch sehr hoch. Besonders wenn es um unternehmenskritische Anwendungen geht, werden fast nur Cloud-Systeme aus dem deutschen Raum in Betracht gezogen.
Doch trotz breiter Auswahl an deutschen Cloud-Produkten, tun sich Unternehmen schwer, ihre Unternehmensprozesse in die Cloud auszulagern. KMU lassen sich dadurch einen wichtigen Wettbewerbsfaktor entgehen, besonders in den Kategorien HR, CRM, Projektmanagement und ERP.

Den vollständigen Report finden Sie unter: https://www.capterra.com.de/blog/264/potenziale-deutscher-saas-markt

Digitalisation des PME françaises : quels outils cloud ?

Digitalisation des PME françaises - quels outils cloud

Digitalisation des PME françaises - quels outils cloud

9 secteurs technologiques à prioriser dans votre transformation numérique

 

Transformation digitale, cloud, ère du numérique, digitalisation… qui n’a pas entendu ces mots ? Ils font le buzz depuis plusieurs années en France (et ailleurs) et s’inscrivent dans la modernisation globale de notre société. Mais si leur signification est claire pour les experts, ces termes peuvent être source de confusion pour le commun des mortels. Qu’est ce que la digitalisation des processus, et qu’implique-t-elle exactement ? Qu’est-ce que les logiciels cloud ont à voir dans tout ça ?

Les entreprises françaises : à la traîne en termes de digitalisation !

Si l’on se penche sur le monde des entreprises, et plus particulièrement des PME, on se rend compte que l’incertitude est tout aussi présente. Les petites entreprises ne savent pas quoi faire de ces termes, et ne savent pas vraiment en quoi ces concepts les affectent. Résultat : les TPE et PME françaises sont en retard dans la migration de leurs processus vers le numérique et le cloud. Plusieurs chiffres en témoignent. D’abord, l’actuelle 16e place de la France au classement DESI (Digital Economy and Society Index) qui mesure la digitalisation des pays européens, plaçant notre pays loin derrière les leaders nordiques. Mais aussi, plus inquiétant, le fait que les responsables de
87 % des PME françaises ne considèrent pas la digitalisation comme une priorité : l’enquête menée en 2017 par BPIfrance auprès de près de 2 000 dirigeants de PME montre un évident manque d’intérêt à l’égard du numérique.

Pourquoi digitaliser son entreprise en 2018 ?

Il semblerait que les PME françaises aient besoin d’être encouragées. Et quoi de mieux qu’une nouvelle réglementation pour vous pousser dans le droit chemin ? Actuellement, deux nouvelles lois pourraient amener les entreprises à accélérer la digitalisation de leurs processus et à adopter des logiciels dans cette démarche. Au niveau national, la fameuse loi El Khomri, déjà en place, encourage la numérisation des feuilles de paie et ce faisant leur dématérialisation, alors qu’au niveau européen, le RGDP ou règlement européen sur la protection des données (qui entrera en vigueur en mai 2018) prévoit un renforcement du cadre légal en termes de stockage et de transmission des données personnelles, dans le but d’optimiser la sécurité.

En parallèle, selon une étude de Gartner menée auprès des entreprises françaises, il semblerait qu’il y ait du changement en 2018 puisque le budget alloué à la digitalisation devrait augmenter : de 20 % du budget IT total en 2017, il passe à 30 %. Si vous avez augmenté votre budget digitalisation pour 2018, vous êtes donc sur la bonne voie.

données clés digitalisation des pme en france

Les technologies cloud tirent la transformation numérique vers le haut

Le problème, c’est que bien des PME ne savent pas par où commencer. “Le digital sert à fluidifier, à réduire les frictions”, dit Nicolas Glady, docteur en économétrie et professeur à l’ESSEC. D’après cet expert, “c’est par l’usage (le problème à résoudre) que la question doit se poser, et en fonction il faut déterminer les solutions IT possibles. […] Ensuite, par quel bout prendre le problème ? Faut-il d’abord se mettre en conformité (RGPD, RH, etc.) ou s’attaquer à des problèmes business ?” Selon lui, “il faut généralement commencer par avoir une approche customer-centric et digitaliser les process en essayant avant tout de s’adapter au besoin de ses clients. [En outre,] il faut bien évidemment s’assurer d’être en conformité.” En tant que PME, vous devrez donc d’abord analyser vos processus et déterminer vos points faibles afin de savoir quoi prioriser dans cette conduite du changement.

Ensuite, il faudra faire un choix d’outils. Mais quels sont les logiciels d’entreprise les plus appropriés ? Quels sont les avantages des solutions SaaS par rapport aux logiciels classiques ? Les dirigeants de TPI, par exemple, ne sont bien souvent pas des spécialistes en matière d’informatique. Et s’ils veulent prendre conseil auprès d’experts, ils ne savent pas toujours vers où se tourner. Comment ne pas se tromper et éviter de faire comme 33 % des entreprises au niveau mondial qui ont fait marche arrière et annulé leur projet de digitalisation ces deux dernières années, comme le mentionne un rapport de Fujitsu sur la transformation digitale ? Quand on sait que ce genre de revers coûte en moyenne plus de 500 000 € aux grandes entreprises, on a intérêt à bien choisir. Car même si les frais seront moindres pour votre TPE ou PME, vous aurez peut-être plus de mal à vous en remettre.

Les logiciels SaaS, driver du changement

C’est là que les logiciels cloud (ou “SaaS”) prennent tout leur sens. Contrairement à un logiciel traditionnel qui suppose installation sur site, stockage des données et maintenance, le logiciel SaaS est généralement accessible en ligne et par abonnement. Il est beaucoup plus simple de changer d’outil si après quelques mois d’essai vous n’êtes pas convaincu. Selon le même rapport, la transformation digitale est censée apporter des résultats au niveau opérationnel et financier dans les premiers 18 mois en moyenne. Il ne faut donc pas hésiter à changer de logiciel s’il ne convient pas, et avec le SaaS, c’est beaucoup plus facile.

Quel est le meilleur logiciel pour commencer la transformation numérique ?

Pour vous aider à faire le bon choix d’application cloud dès le début (ou pour vous donner d’autres options si vous n’en en êtes pas à votre premier essai), nous avons utilisé notre comparateur de logiciels. Il présente plus de 300 000 avis d’utilisateurs qui évaluent les applications sur plusieurs critères : fonctionnalités, facilité d’utilisation, rapport qualité-prix, service client. À partir de ces avis, nous avons établi une liste des meilleurs outils dans les 9 catégories de logiciels les plus critiques pour la digitalisation. Loin d’être un simple effet d’annonce ou une stratégie de communication, ces outils doivent avant tout vous faire gagner en efficacité, et donc en productivité.

Ressources humaines et gestion des fiches de paie

digitalisation des pme ressources humaines

À moins que vous ne soyez un auto-entrepreneur, si vous êtes dirigeant de PME, vous avez au moins quelques employés. C’est pourquoi les logiciels RH vous sont indispensables. Ils vous aident à mieux gérer le personnel et les tâches relatives aux ressources humaines : gestion des objectifs, planification, suivi des heures, mais aussi génération de fiches de paie électroniques, comme le préconise la loi El Khomri. Parmi les outils de RH les mieux notés sur notre comparateur de logiciels métiers, citons BambooHR et monday. Si vous préférez utiliser un outil français, vous pouvez tester PayFit, Nibelis ou encore les solutions RH de Meta4.

ERP (Enterprise Resource Planning)

digitalisation des pme erp

Si l’on parle applications cloud et transformation digitale des entreprises, il faut mentionner les logiciels ERP (pour “enterprise resource planning”). Logiciel métier par excellence, un ERP (parfois appelé PGI en français) vise à unifier le système d’information d’une entreprise en centralisant les différentes phases de production. Ses fonctionnalités sont variées : planification, gestion des ressources (humaines et matérielles), budgétisation… Ce sont des outils généralement complexes et tournés vers les grandes entreprises, mais des logiciels cloud plus accessibles aux PME ont vu le jour. Pour Fred Cavazza, influenceur et marketing technologist, la priorité dans la digitalisation des processus, c’est un logiciel pour piloter l’activité. “Il faut avoir au moins un tableau de bord de l’activité, savoir où on en est dans les commandes, la production, la trésorerie. C’est essentiel, si on n’a pas ça, on navigue à l’aveugle”, dit-il. monday et AlloyERP sont parmi les logiciels ERP les mieux notés sur notre plateforme. Le logiciel Paymo, plus axé sur la gestion de projets, reçoit également de bons avis. Dans le made in France, Dolibarr, Silog et RunMyProcess ne sont pas en reste.

CRM (Customer Relationship Management)

digitalisation des pme crm

Les outils de customer relationship management (ou GRC pour “gestion de la relation client”) sont incontournables dans les milieux professionnels, sans doute parce qu’ils permettent de gérer un composant essentiel à toute entreprise : la clientèle ! Ils simplifient la relation client en centralisant toutes les informations et actions les concernant. Captation et analyse des prospects, gestion des contacts, marketing ou encore création de devis : nombreuses sont leurs fonctionnalités devenues indispensables au développement de toute entreprise, notamment des PME, surtout si elles sont en phase de croissance. “Gérer la fidélité des clients est important”, dit Fred Cavazza, “parce qu’il est plus simple de faire du re-bizz sur un client que d’essayer d’en capter de nouveaux”. Les outils de CRM les plus appréciés dans notre comparateur de logiciels sont HubSpot, Teamgate, Zoho CRM et bpm’online CRM. Les éditeurs français savent aussi y faire : on peut citer noCRM.io, Tilkee ou encore Eptica Enterprise Suite.

Collaboration

digitalisation des pme collaboration

Pour Valentin Blanchot, cofondateur du blog Siècle Digital, “la digitalisation d’une PME, c’est d’abord la fluidité des relations entre les différents collaborateurs. Ça va passer par l’intégration d’outils de collaboration comme Slack, qui est beaucoup plus simple à implémenter dans une PME que dans un grand groupe, où tout doit être plus normalisé.” Pensez donc à mettre en place un logiciel de collaboration, surtout si vous travaillez sur des projets en équipe. Samepage, Projectplace et Pipefy reçoivent de bons avis sur notre plateforme. Vous préférez acheter local ? Vous pouvez tester les logiciels français Wimi, Front ou Jamespot.

Création de devis

digitalisation des pme devis

Le devis est le document phare de beaucoup d’auto-entrepreneurs, notamment des artisans. Fred Cavazza pense que “trop de devis sont faits sur Word ou Excel et partent par email. On en perd la trace, et ça, ce n’est plus possible. On manque très clairement de productivité et de visibilité avec un tel mode de fonctionnement.” La mise en place d’un outil de gestion des devis, surtout s’il est cloud et mobile, simplifiera la création, l’envoi et la validation des devis, ce qui vous permettra de vous concentrer davantage sur votre travail réel. Parmi les mieux notés sur Capterra, on trouve les applications KBMax 3D CPQ, A1 Tracker ou encore PandaDoc. Les logiciels français ne sont pas à la traîne avec des outils comme Mirabelle, Henrri ou encore Batappli pour le secteur du bâtiment.

Comptabilité

digitalisation des pme comptabilité

Qui dit entreprise, dit nécessairement comptabilité. Bien qu’informatisée depuis plusieurs années, elle implique toujours la saisie manuelle des données, par faute d’interfaçage entre les logiciels de comptabilité et les autres sources d’information de l’entreprise. Toutefois, il existe des alternatives pour simplifier son processus, souvent sous forme d’outils SaaS et automatisés. Parmi notre catalogue de logiciels de comptabilité, citons Sage, Tipalti et Deltek Vision, qui sont parmi les mieux notés par les utilisateurs. Quant aux logiciels français, les solutions comme Dougs, les outils de Cegid, Zefyr ou encore VerticalSoft (qui s’adresse plus particulièrement aux associations et aux fondations et qui propose aussi des fonctionnalités de CRM) sont de très bonnes options.

Sécurité des données

digitalisation des pme sécurité

La sécurité dans une entreprise passe par plusieurs éléments, mais sécuriser vos données (ou celles des autres, si votre entreprise pratique le stockage en ligne des informations personnelles des clients) est crucial. Autrement, on s’expose à des risques de piratage, de fraude ou d’espionnage notamment. Selon Valentin Blanchot, “la sauvegarde des données, qu’il s’agisse des données concrètes au quotidien ou de la protection des données des clients, s’inscrit dans la digitalisation des PME”. Choisissez un logiciel professionnel pour optimiser la sécurité de vos données (cryptage, contrôles, gestion des risques) et, par la même occasion, être conforme à la nouvelle loi européenne. Même si “les outils vont se mettre à la page pour le RGDP”, comme nous le fait remarquer Valentin Blanchot, une sécurité supplémentaire ne sera pas de trop : WebTitan, Teramind ou encore Webroot reçoivent de bons avis sur notre site. Côté éditeurs français, nous vous suggérons entre autres les solutions Cyberwatch, Elastic Detector et Reveelium.

E-commerce

digitalisation des pme e-commerce

De nos jours, tout passe par le web, notamment les transactions commerciales. Acheter sur Internet est devenu incontournable pour bien des Français. Selon un rapport publié par la FEVAD pour l’année 2017, les ventes en ligne en France ont augmenté de 14 % en un an, et ce marché devrait atteindre 90 milliards d’euros en 2018. C’est donc un véritable avantage compétitif si votre commerce est déjà en ligne : vous pouvez encore investir et mesurer vos résultats. Et s’il ne l’est pas, franchir le pas vous apportera de réels bénéfices. Weebly, Wix ou les produits d’Auction Software sont quelques-unes des applications e-commerce basées sur le cloud les plus appréciées par les utilisateurs. Elles faciliteront la transition vers la vente en ligne si votre PME commercialise des produits. Si vous recherchez plutôt un logiciel français, testez WStudio, Lengow ou encore Mirakl.

Business intelligence et analytique

digitalisation des pme bi et analytics

La BI est l’art d’aider les dirigeants d’entreprise à prendre des décisions. Extraction et exploration des données, tableaux de bord, rapports analytiques de suivi… Les outils et moyens sont variés, allant du logiciel cloud gratuit jusqu’aux solutions premium. Selon une étude menée en 2017 par Gartner, 27 % des responsables d’entreprises françaises cite la BI (associée à l’analytique) parmi les trois principaux secteurs technologiques dans lesquels leur société pense investir. Looker, Board et SysAid sont des outils cloud de business intelligence bien notés sur notre site. En matière de logiciels SaaS français, citons Digimind ou Mention.

Quelles innovations technologiques pour demain ?

Outre ces catégories de logiciels, d’autres technologies utiles pour l’entreprise et son écosystème digital prennent de l’importance. Dans son rapport sur les tendances technologiques en 2018, Gartner met en avant plusieurs points. L’intelligence artificielle (AI) révolutionnera les stratégies commerciales, l’Internet des objets (IoT) deviendra incontournable, la réalité augmentée viendra assister l’e-commerce et les chatbots ou agents conversationnels boosteront l’engagement client. Concepts encore réservés aux entreprises de grande taille, ils feront vite partie du quotidien des PME. N’hésitez pas à consulter les fonctionnalités des logiciels de ce genre pour en savoir davantage.

 

outils cloud par catégorie
Tableau récapitulatif des outils cloud par catégorie

Réussissez votre digitalisation grâce à la communauté cloud !

Et vous, connaissez-vous d’autres logiciels cloud ? Lesquels utilisez-vous ? Si, à l’instar de Lafuma (qui a communiqué sur sa transformation digitale), vous avez réussi à digitaliser les processus de votre entreprise, racontez-nous votre expérience dans les commentaires !

Et si vous recherchez encore le ou les logiciels professionnels adéquats pour votre PME, n’hésitez pas à consulter notre répertoire de logiciels métiers. Vous y trouverez très certainement votre bonheur pour améliorer l’efficacité de votre entreprise.

——–

Crédit : “France” par anbileru adaleru, de Noun Project

 

Report: Wo bleiben Potenziale im deutschen SaaS Markt unausgeschöpft?

Die Digitalisierung des Mittelstands ist in Deutschland erst auf Wolke 4 – Wie kommen wir auf Wolke 7?

Deutsche klein und mittelständische Unternehmen investieren weniger in entscheidende Cloud-Technologien als andere europäische Länder. Dadurch lassen sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile entgehen. Dieser Report untersucht, welche Cloud-Software den größten Mehrwert für Unternehmen bietet, und wie deutsche KMU die Potentiale im SaaS Markt besser ausschöpfen können.

Digitale Transformation in Unternehmen

Trend: Investitionen in die Digitalisierung sind in Deutschland höher als international

Die CIO-Umfrage 2017 von Gartner untersucht IT-Trends im deutschen Markt im Vergleich zum internationalen Markt. Deutsche CIOs werden in diesem Jahr den höchsten Betrag an neuen Förderungen für BI & Analytics, ERP und Cloud-Lösungen ausgeben. Im Vergleich zu den weltweit befragten CIOs liegt Deutschland mit den geplanten Ausgaben hier über dem Durchschnittswert. Ihre Ausgaben für die Digitalisierung wollen deutsche Unternehmen im Jahr 2018 um 14 % steigern.

Digitale Transformation Studie
Quelle: Gartner 2017 CIO Agenda: A Germany Perspective

Der von IFS beauftragten Digital Change-Studie zufolge liegen die Investitionsschwerpunkte in der Digitalisierung in Deutschland bei Big Data & Analytics (52 %), Enterprise Resource Planning (46 %) und Software as a Service (33 %), gefolgt von Künstlicher Intelligenz sowie Robotik & Automation mit jeweils 29 %.

Großunternehmen haben in der Digitalisierung die Nase vorn und haben bereits Cloud-Systeme in ihre Prozesse und ihren Arbeitsalltag implementiert. Sie planen in beiden Bereichen weitere Ausgaben für die folgenden Jahre. Diese Trends kommen auch bei kleinen und mittleren Unternehmen an, die bei der Implementierung von Cloud-Software jedoch noch deutlich hinterherhängen. Im Folgenden wollen wir untersuchen, was KMU davon abhält, den Schritt auf Wolke 7 zu wagen, und wie sie die digitale Transformation ihres Unternehmens zum Erfolg führen können.

Vorbehalte gegenüber Cloud-Systemen oder Angst vor Fehlinvestitionen?

Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und die forcont business technology GmbH haben im September 2017 eine Umfrage zum Thema Nutzung von Cloud-Services im Mittelstand durchgeführt und die Einwände, Herausforderungen und Gründe für die Zurückhaltung aufgedeckt:

Studie zu Digitalisierung Mittelstand
Quelle: Umfrage der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und der forcont business technology GmbH

Vergleicht man die Ergebnisse aus 2017 mit den Umfrageergebnissen der gleichen Studie aus 2015, ist ein extremer Anstieg der Sicherheitsbedenken zu erkennen – von 60 auf 91 Prozent der Nichtnutzer. Auch auf die Frage, was Hauptgründe für die Zurückhaltung bei SaaS-Lösungen sind, nennt ein Großteil der Teilnehmer (knapp 88 %) Bedenken zur Datensicherheit.

Vor allem Datensicherheitsbedenken stellen eine große Barriere für Nichtnutzer dar. Doch es gibt noch einige Probleme bei der Softwaresuche und -auswahl, denen kleine und mittlere Unternehmen ausgesetzt sind und die dazu führen können, dass sie bei der Cloud-Implementierung scheitern:

  • Schwierigkeiten, Ansprüche an eine Software zu definieren und benötigte Funktionen festzulegen
  • Mangelnde Kompetenz sowie Fachpersonal
  • Mangelnde Change-Management-Fähigkeiten auf Manager-Ebene
  • Softwarekosten/Anschaffungskosten werden häufig überschätzt

Aus diesen Gründen ist die erste Softwareinvestition von Unternehmen oft mit einer Fehlinvestition verbunden. Dies belegt auch die Fujitsu-Studie The Digital Transformation PACT. Ein Drittel alle Unternehmen hat in den letzten zwei Jahren bereits ein Digitalisierungsprojekt abgebrochen. Die durchschnittlichen Kosten für gescheiterte Projekte liegen bei über 500.000 €. In Deutschland liegt die (zugegebene) Scheiterrate bei 20 %, was Kosten in einer Höhe von 1,1 Millionen € verursachte.

Die digitale Transformation ist nicht nur ein vorübergehender Trend, sondern eine Notwendigkeit, um das eigene Unternehmen auf einer wettbewerbsfähigen Position im Markt zu halten. Wie können die beschriebenen Barrieren überwunden werden und Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Transformation erfolgreich meistern, ohne eine Fehlinvestition zu riskieren?  

Cloud-Technologien als treibende Kraft der digitalen Transformation

Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und die forcont business technology GmbH sowie Gartner betonen, dass Cloud-Technologien die digitale Transformation in Unternehmen antreiben. Durch die Auslagerung von Software in die Cloud entstehen zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

  • Cloud-Lösungen sind je nach Bedarf des Unternehmens skalierbar.
  • Aufgaben, die Kompetenz, Fachpersonal und Zeitaufwand fordern, können ausgelagert werden: Installation, Konfiguration, Datensicherung, Software-Updates etc.
  • Es muss keine Hardware angeschafft werden.
  • Unternehmensdaten sind von überall aus verfügbar und mobiles Arbeiten wird unterstützt.
  • KMU haben durch den Einsatz von Cloud-Software einen relativen Kostenvorteil.

Der relative Kostenvorteil für kleine und mittlere Unternehmen kommt dadurch zustande, dass die Kosten für Cloud-Software auf einer monatlichen Basis entstehen. Für Großunternehmen fällt eine einmalige (hohe) Investition in die Softwareanschaffung auf lange Sicht gesehen oft billiger aus. Großunternehmen verfügen in der Regel auch über die benötigten Ressourcen und das Fachpersonal, um die Software zu installieren, zu konfigurieren und zu individualisieren.

Eine einmalige hohe Investition in Software ist hingegen vor allem für kleine Unternehmen eine große Belastung, die zudem immer mit dem Risiko einer Fehlinvestition behaftet bleibt. Cloud-Lösungen sind dynamischer und flexibler und können an das Wachstum und die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Unternehmen können sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und einen Wettbewerbsfaktor aufbauen. Das Geld, das an der Software-Investition „gespart“ wird, kann in das eigene Unternehmen investiert werden.     

Welche Art von Software eignet sich am besten für den Einstieg in die Digitalisierung?

In welchen Bereichen werden Cloud-Systeme am häufigsten genutzt? Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und die forcont business technology GmbH kommen zu folgenden Ergebnissen:

Deutsche Cloud Dienste - Studie zu Digitalisierung Mittelstand
Quelle: Umfrage der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und der forcont business technology GmbH

Zu dieser Grafik stellt sich die Frage, ob die Nutzungshäufigkeit dieser Softwarekategorien auch die Wichtigkeit für Unternehmen widerspiegelt. Es fällt besonders stark auf, dass sich die genutzten Softwarearten stark von den Top-Investitionsbereichen nach Gartner und IFS unterscheiden. An dieser Stelle ist es wichtig, diese zwei Sichtweisen getrennt voneinander zu untersuchen: Welche Softwarebereiche eignen sich am besten für den Einstieg in die Digitalisierung und der Einsatz welcher Kategorien bietet den größten Mehrwert für Unternehmen? Hierzu haben wir Prof. Dr. Schmietendorf, den Verfasser der Studie, befragt.

Zitat zu Digitalisierung Mittelstand
Quelle: Experteninterview

Die momentan von KMU verwendeten Cloud-Technologien sind ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung. Datensicherheitsbedenken sind bei Software für Business Collaboration oder Dokumentenmanagement geringer als bei Kategorien wie CRM oder ERP, bei denen es um den Umgang mit empfindlichen Unternehmensdaten geht. Außerdem sind die Auswahl und die Implementierung dieser Systeme im Unternehmen weniger kompliziert.  

An dieser Stelle ist erstaunlich, dass Personalmanagement-Software von ganzen 27,7 Prozent der Unternehmen eingesetzt wird. Prof. Dr. Schmietendorf zufolge liegt dies daran, “dass sich im Personalmanagement derzeit sehr viel ändert. Hier muss anders vorgegangen werden als bisher. Die meisten Unternehmen haben Probleme, Personal zu finden und müssen daher stark ins Web gehen.”

Welche Software hat den größten Mehrwert für Unternehmen?

Prof. Dr. Schmietendorf zufolge müssen angesichts ihrer hohen Bedeutung „zumindest die Geschäftsprozesse CRM, ERP und Supply-Chain-Management mit Software unterstützt werden. Wenn ich mich als Unternehmen etablieren möchte, muss ich die genannten Bereiche unterstützen. Daran führt kein Weg vorbei.“ Weitere Kategorien, die einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen bieten, sind das Projektmanagement samt Aufgabenmanagement und Zeiterfassung sowie das Personalmanagement.

Digitale Transformation in Unternehmen

Die Kundenorientierung ist ein erheblicher Wettbewerbsfaktor für jedes Unternehmen. Durch den Einsatz einer CRM-Software kann das Kundenmanagement zeitsparender ablaufen und deutlich in der Qualität verbessert werden. Ein CRM-System fördert die Kundenzufriedenheit und Kundentreue, wodurch der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden. Eine Cloud-Lösung ist vor allem bei Kundenbesuchen von großem Vorteil. Alle Kundendaten und -vorgänge können vor Ort eingesehen und aktualisiert werden.

Ein besonders wichtiger Faktor bei HR-Software aus der Cloud ist die Möglichkeit, ein Self Service-Portal anzubieten. Bewerber können sich über das Internet einloggen und ihre Daten und Bewerbungsunterlagen selbst einstellen. Weiterhin haben Mitarbeiter auch von unterwegs aus Zugriff auf das Intranet des Unternehmens. HR-Software wird zunehmend wichtig, da Bereiche wie das Talentmanagement und digitale Personalakten an Bedeutung gewinnen. Manager und Teamleiter haben von überall aus Zugriff auf Mitarbeiterdaten, um diese zu aktualisieren oder um Feedback zu verfassen. In Unternehmen mit mehreren Niederlassungen vereinfacht Cloud-Software die Zusammenarbeit untereinander erheblich.

Durch eine Projektmanagement-Software aus der Cloud sind alle Vorgänge und Änderungen zu einem Projekt für alle beteiligten Mitarbeiter in Echtzeit sichtbar und die Projekt-Transparenz in einem Unternehmen steigt. Dokumente können den Projekten zugefügt werden und sind von überall aus einseh- und abrufbar. Auch die Zeiterfassung wird durch eine Cloud-Lösung deutlich einfacher und ist auch mit dem Smartphone möglich.

Supply-Chain-Management- und ERP-Systeme optimieren Geschäftsprozesse, Informationsflüsse und organisatorische Strukturen im Unternehmen. Supply-Chain-Management-Software (SCM-Software) umfasst die Verwaltung alle Prozesse entlang der Lieferkette (Beschaffung, Produktion und Vertrieb) vom Lieferanten bis zum Kunden. ERP-Software setzt sich zusätzlich aus Modulen wie z.B. Projektmanagement, CRM, Personalmanagement, Finanzbuchhaltung und Marketing zusammen. Idealerweise deckt ein ERP-System sämtliche Unternehmensbereiche ab. Daher gelten die Vorteile für CRM-, HR- und Projektmanagement-Software aus der Cloud in gleicher Weise für ERP.

Wichtige deutsche Cloud-Anbieter

Wie wir bereits gesehen haben, sind die Sicherheitsbedenken in Deutschland sehr hoch und lokale Anbieter werden bevorzugt. Aus diesem Grund habe ich im Folgenden eine Liste von nützlichen deutschen Cloud-Softwareprodukten in den genannten Kategorien zusammengestellt, die entsprechenden Kriterien genügen: Alle genannten Softwareanbieter stellen ein Cloud-Produkt bereit, das für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet ist, und haben ihren Hauptstandort sowie ihre Rechenzentren in Deutschland.

Deutsche Cloud Anbieter

Content Management Systeme speichern keine sensiblen Unternehmensdaten und bilden somit bei den Softwarepräferenzen der Deutschen eine der Ausnahmen. In dieser Kategorie werden auch internationale Produkte wie WordPress oder TYPO3 genutzt. Deutsche Content Management Systeme sind meist Open Source Produkte, z.B. Redaxo, pagekit oder kirby CMS. Ein bewährtes deutsches Cloud-CMS ist Gogol Publishing.

Fazit

Deutsche Unternehmen planen in diesem Jahr höhere Investitionen im Bereich der Digitalisierung als der internationale Durchschnitt. Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern sind die Vorbehalte gegenüber Cloud-Software in Deutschland allerdings noch sehr hoch. In Unternehmensbereichen, die keinen Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten erfordern, werden deutsche Softwareanbieter bevorzugt. Wenn es um unternehmenskritische Anwendungen geht, werden sogar fast nur Cloud-Systeme aus dem deutschen Raum in Betracht gezogen. Doch obwohl eine breite Auswahl an hervorragenden deutschen Cloud-Produkten zur Verfügung steht, von denen einige in diesem Artikel aufgeführt wurden, tun sich Unternehmen dennoch schwer damit, ihre Unternehmensprozesse in die Cloud auszulagern. KMU lassen sich dadurch einen wichtigen Wettbewerbsfaktor entgehen, der durch den Einsatz von Cloud-Lösungen besonders in den Kategorien HR, CRM, Projektmanagement und ERP erreicht werden könnte.

Zitat zu Digitalisierung Mittelstand
Quelle: Experteninterview

Auch wenn manche zögern, den Umstieg in Angriff zu nehmen, lohnt es sich durchaus, als Kleinunternehmen auf die Cloud zu setzen: Mit der richtigen Software sparst du Zeit und Geld und rüstest dich für die digitale Zukunft. Unternehmen die bereits jetzt auf Cloud-Computing setzten, bauen sich frühzeitig einen Wettbewerbsvorteil auf. 

Vor allem das mobile Arbeiten ist ein Mitarbeitertrend und ein Hauptgrund für den Wunsch nach Cloud-Software im Unternehmen. Das flexible Büro samt Home-Office, das Arbeiten von unterwegs sowie BYOD (Bring Your Own Device) gewinnen zunehmend an Bedeutung. Mit einer cloudbasierten Lösung steigt die Flexibilität in allen Unternehmensbereichen und ein Unternehmen wird als Arbeitsplatz attraktiver.

Die in diesem Artikel genannten Cloud-Softwareprodukte sollen KMU erste Ideen geben, in welchen Bereichen sich Investitionen lohnen könnten, insbesondere wenn großer Wert auf Software aus Deutschland gelegt wird.