Google Apps vs. Office 365 vs. Zoho Docs: ein Vergleich von Produktivitätstools für kleine Unternehmen

Google Apps vs. Office 365 vs. Zoho Docs

Die Zeiten sind längst vorbei in denen man mit seinem Office-Paket lediglich nur ein paar Worte formatieren, einfache Kalkulationen oder ein paar Gliederungspunkte in einer Präsentation erstellen konnte. Es gibt jetzt einige raffinierte und cloud-basierte Kollaboration– und Produktivität-Apps, die mobil genutzt werden können – ideal für die heute weltweit verteilten, rund um die Uhr arbeitenden Mitarbeiter.
Wir haben einen Blick auf drei der marktführenden Apps geworfen. Mit einem Vergleich von Microsoft Office 365G Suite und Zoho Docs können wir hoffentlich die Qual der Wahl für dein Unternehmen etwas erleichtern.

Zur Info: Für den Vergleich nutzen wir hauptsächlich die Office 365 Business Version (hinsichtlich der Funktionen), aber es gibt auch andere Kostenpläne für Enterprises und Bildungseinrichtungen. Wir fokussieren uns ebenfalls auf die Business Version von Google’s G Suite. Die im Text verwendeten Informationen zu Bewertungen der Tools stammen von Capterra und dessen Partnerseiten Software Advice und GetApp.

Für den Vergleich haben wir folgende Punkte betrachtet:

  • Kosten
  • Für wen es sich eignet
  • Funktionen
  • Mobile Apps
  • Integrationen
  • Einrichtung
  • Kundenservice

Kosten

Schauen wir als Erstes auf den wichtigsten Faktor für jedes Unternehmen: Die Kosten. Nur um klarzustellen: Jede App bietet eine kostenlose Version für die private Nutzung und kostenlose Testversionen an. Bist du jedoch auf der Suche nach mehr geschäftsorientierten Funktionen, dann willst du vielleicht in ein monatliches oder jährliches Abo investieren.

G Suite

G Suite bietet im Moment zwei Versionen an. Die Basisversion kostet €4 pro Nutzer und Monat, während die Business-Version für €8 pro Nutzer und Monat erhältlich ist. Kostenpläne für Enterprises sind auf Anfrage erhältlich. Nutzer können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden. Google hat früher eine kostenlose Version von G Suite für kleine Unternehmen angeboten, was jedoch nicht mehr der Fall ist.

Eine kostenlose Testversion kann für 14 Tage, mit Hinterlegung einer Kreditkarte, ausprobiert werden.

G Suite Kostenpläne

Office 365

Microsoft bietet eine Vielzahl an verschiedenen Kostenplänen für Unternehmen an. Die Standard Office 365 Version kostet €8.80 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Bezahlung und €10.50 pro Nutzer und Monat bei monatlicher Bezahlung. Weiterhin gibt es die Office 365 Business Essentials Version, die €4.20 pro Benutzer und Monat im Jahresabonnement und €5.10 pro Benutzer und Monat im Monatsabonnement kostet.

Office 365 Kostenpläne

Der Bewertung von Serge Simard zufolge, ist die Entscheidung zwischen den verschiedenen Kostenplänen kompliziert: “Der Kauf hat eine Weile gebraucht, da die verschiedenen Lizenzen komplex sind. Die Lizenzen E3/E5 sind großartig und beinhalten alles. Aber für kleinere Unternehmen (kleineres Budget) muss die Anschaffung von Business Premium und Pro Plus Lizenzen gut geplant werden, da es Einschränkungen für den Fernzugriff (Remote-Desktop) gibt.”

Office 365 Business bietet eine 30-tägige Testversion an, ohne dass eine Kreditkarte für die Anmeldung benötigt wird. Nutzer können Kostenpläne innerhalb der Anwendung upgraden. Es sind jedoch keine Informationen darüber verfügbar, wie man Kostenpläne downgraden kann.

Zoho Docs

Zoho Docs ist die erschwinglichste Lösung und bietet eine kostenlose Version für Teams bis zu 25 Nutzern und mit begrenzten Funktionen an. Die Standard-Version kostet €5 pro Nutzer und Monat und €8 für die Premium-Version pro Nutzer und Monat.

Zoho Docs Kostenpläne

Es gibt eine kostenlose 15-tägige Probeversion von Zoho Docs, bei der keine Hinterlegung der Kreditkarte benötigt wird.


Für wen eignet es sich?

Abhängig von der Größe deines Unternehmens – ob du Freiberufler bist, ein kleines oder großes Unternehmen hast – eignen sich manche Produktivitätstools besser als andere. Es lohnt sich einen Blick auf den Vergleich der Funktionen von Google Apps for Work, Office 365 for Business und Zoho Doc zu werfen, um genau zu verstehen, welche Funktionen von der jeweiligen Preisstufe angeboten werden.

G Suite

Die Kostenpläne von G Suite sind klar. Für kleine Unternehmen, die sich nicht mit komplizierten Preis- und Fuktionslisten rumschlagen wollen und dessen Mitarbeiter bereits vertraut mit den Google Produkten sind, ist G Suite eine gute Wahl.

Office 365

Mit einem großen Angebot an Optionen und Kostenplänen (so wie die Möglichkeit monatlich und jährlich zu bezahlen), ist Microsoft’s Cloud-Software für Unternehmen jeder Größe geeignet.

Office 365 bietet zusätzlich zu den Cloud-Produkten auch On-Permise-Lösungen an.

Zoho Docs

Zoho Docs ist eine attraktive Wahl für kleine Unternehmen, da das Tool kostenlos für bis zu 25 Nutzer ist. Ebenfalls wurden die Produkte des Unternehmens speziell für kleine Unternehmen entwickelt. Alle Versionen beinhalten das Zoho Office Suite, welches aus Zoho Writer, Zoho Sheets und Zoho Show besteht.

Die kostenlose Version bietet seinen Nutzern jedoch nur wenige Funktionen, z.B. ist keine integrierte E-Mail enthalten.


Funktionen

Office 365, G Suite und Zoho Docs sind ähnliche Produkte mit ähnlichen Funktionen. Daher werfen wir einen Blick auf die Funktionen, die herausstechen (oder durchfallen).

G Suite

Google hat bereits eine Liste mit geplanten Updates von Funktionen in 2017 veröffentlicht. Eines der signifikantesten Updates beinhaltet die schlaue Antwort (Smart Reply) von Gmail, welche geläufige Antworten auf E-Mails automatisiert. Die Antworten sind kundenspezifisch und basieren auf deiner E-Mail Historie (bereits erhältlich). Hangouts Meet bekommt ebenfalls neue Funktionen wie z.B. 50 Personen Meetings und die automatische Speicherung von Anrufen in Google Drive.

Swapnil Desai, Growth Hacker bei Zelican Infotech (ein SaaS Unternehmen) sagt über G Suite’s Funktionen: “Du bekommst all die großartigen Vorteile von Gmail wie den Spamfilter und die präzise Suchfunktion, um archivierte E-Mails einfach zu finden. Informationsaustausch ist überall. Du kannst ein Google Dokument zeitgleich bearbeiten während ein anderer Mitarbeiter Änderungen durchführt. Auch der geteilte Kalender ist eine schöne Sache.“

Office 365

Microsoft stellt monatliche Updates für das Office 365 bereit. Einige der neusten Verbesserungen beinhalten eine intelligente Aufgabenmanagement-App (To-Do genannt) sowie Add-ons für Outlook mit der Fähigkeit, Aufgaben in Wunderlist (jetzt ein Produkt von Microsoft) zu erstellen und E-Mail Antworten mit Boomerang nachzuverfolgen.

Dieses Jahr wurden ebenfalls zwei neue Produkte innerhalb von Office 365 angekündigt:

Microsoft Bookings – eine individualisierbare Internetseite, auf der Kunden freie Tage und Zeiten finden und Termine buchen können.

Outlook Customer Manager (kostenlos für die Office 365 Business Premium Version) – ein CRM-System für kleine Unternehmen, welches Kundeninteraktionen, Aufgaben und Geschäfte an einem Ort anzeigt.

Zoho Docs

Zoho Docs hat nicht gerade den größten Funktionsumfang unter den drei Tools und konkurriert nicht auf demselben Level wie Microsoft und Google. Zoho Docs gleicht allerdingt den Mangel an Funktionen mit Bedienkomfort (und Preis) wieder aus.

Hier ein paar raffinierte Funktionen von Zoho Docs:

  • Der Zugriffsstatus zeigt an, wie viele Mitarbeiter ein von dir geteiltes Dokument geöffnet haben.
  • Der Eigentümer eines Dokuments kann gewechselt werden.
  • Ein Dokument kann vom Scanner in deinen Zoho Docs Account gesendet werden, ohne dass du dich einloggen musst.
  • Du kannst ein Gruppen-Pseudonym erstellen und Dokumente nur mit Gruppenmitgliedern teilen.

Der Speicherplatz weißt allerdings Mängel auf. Bewertungen zeigen, dass kleinen Unternehmen der 1GB Speicher der kostenlosen Version nicht ausreicht. Die Standard und Premium Version haben mehr Speicherplatz.


Integrationen

Wie bereits erwähnt, ist der Verlass auf Microsoftprodukte unter den Großunternehmen ein Hauptgrund für die Nutzung von Office 365. Wie sieht es jedoch mit kleinen Unternehmen und Start-ups aus? Wie gut schlagen sich G Suite, Office 365 und Zoho Docs auf dem Gebiet der Integrationen?

G Suite

Es ist schwierig, Tools zu finden, die nicht angeben mit G Suite zu integrieren. Sogar Zoho Docs nennt die Integration mit G Suite als wichtiges Verkaufsargument.

Google integriert mit den meisten gebräuchlichen CRM, Produktivität, Marketing, Personal und Kundenservice Tools. Wichtige Integrationen sind z.B. Asana, Xero, Freshdesk und Slack.

Office 365

Eins von Microsofts stärksten Verkaufsargumenten ist, wie reibungslos die verschiedenen Produkte zusammenarbeiten und wie weit das Angebot an Cloud-Lösungen reicht. Microsoft bietet von Kundenservice-Software über CRM und Webdesign zu IT-Management alles an. Office integriert, wie auch G Suite, mit einer großen Anzahl an Programmen.

Weiterhin gibt es die Office 365 API, welche Integrationen einfach macht.

Zoho Docs

Microsoft hat sein eigenes integriertes Programm-Ökosystem. Das Gleiche gilt für Zoho (jedoch nicht mit der gleich hohen Bekanntheit). Das Unternehmen verfügt über eine Vielzahl an nutzvollen Partnerprodukten, wie Zoho CRM, Zoho Reports, Zoho Projects und vielem mehr.

Zoho Docs bietet weiterhin ein paar APIs, die weitere Integrationen unterstützen.


Mobile Apps

Jede Cloud-Software, die heutzutage ihr Geld wert ist, hat eine mobile App. Für Mitarbeiter ist es wichtig, Excel-Tabellen auf dem Smartphone anzuschauen und Word Dokumente auf dem Tablet zu bearbeiten.

G Suite

Google bietet komplette und gut entwickelte Anwendungen für seine Android Plattform, mit separaten Apps für Docs, Sheets, Drive, Gmail, Kalender, etc. Google stellt die gleichen Apps auch für iOS bereit, mit Ausnahme der Kontakttools und der Cloud-Suche, mit der Nutzer die Google Tools durchsuchen können. Die Bewertungen der beiden Plattformen liegen im Durchschnitt bei 4 von 5 Sternen.

Windows Phone und Blackberry Nutzer können im mobilen Browser auf G Suite zugreifen.

Office 365

Microsoft bietet für seine Office 365 Versionen separate mobile Apps für Android, iPhone und Windows Phone Nutzer an. Die Apps beinhalten Premium Funktionen wie das Nachverfolgen von Änderungen, Ändern der Seitenausrichtung, Hinzufügen von Bildeffekten, Einfügen und Ändern von Grafikelementen, Nutzen von Pivot-Tabellen und die Bearbeitung von Audio/Video.

Zu den Office Apps gehören neben den mobilen Apps von Office 365 for Business auch SharePoint, Dropbox for Business und OneDrive for Business.

Zoho Docs

Zoho Docs bietet eine Android und iPhone App sowie eine Erweiterung für Chrome an. Die Meinungen über beide Apps in Google Play und im App Store sind sehr gemischt. Die Apps werden auf beiden Plattformen regelmäßig aktualisiert.


Einrichtung

G Suite

G Suite bekommt einen Daumen hoch von seinen GetApp Bewertern für seinen Konfigurationskomfort und schnelle Einrichtung.

Salesforce Analyst Bartley Doyle sagt: “Es gibt keine negativen Elemente in G Suite, es hat alles was man braucht. Es lohnt sich, G Suite auszuprobieren, da das Einrichten so einfach ist.”

Office 365

Hast du dich endlich für eine Office Version entschieden, ist das Einrichten an der Reihe. Dieses ist nicht ganz so einfach bei Office 365, vor allem nicht, wenn du die Hilfe von Microsoft benötigst.

Jonathan Jarvis, Besitzer von Jarvis Technologies sagt: „Office selber einzurichten kann schwierig sein und du willst vielleicht jemanden beauftragen, der dir hilft. Da es sich hierbei um Microsoft handelt, musst du mit dem berüchtigten technischen Support Ego kämpfen.“

Ein anderer Nutzer kommentiert: „Tutorial-Videos, die erklären wie Office 365 und Exchange eingerichtet werden, wären sehr hilfreich. Einige Kurzanleitungen hätten mir wahrscheinlich viel Zeit mit dem Kundensupport erspart.“

Zoho Docs

Einfachheit und Geradlinigkeit zeichnen Zoho Docs aus. Das trifft auch auf Zoho’s Set-up zu.

Ein Nutzer beschreibt Zoho Docs als: „einfach einzurichten und sehr geradlinig. Es gibt keine große Lernkurve beim Nutzen des Produkts, während das bei ähnlichen Produkten anders ist.“


Kundenservice

Ein Produkt einzuführen und einzurichten ist nur die halbe Miete. Probleme, die nach der Einrichtung entstehen müssen ebenfalls behoben werden. Dafür wirst du häufig die Hilfe vom Kundenservice benötigen.

G Suite

G Suites Kundenservice ist den Nutzerbewertungen auf Capterra und seinen Partnerseiten Software Advice und GetApp zufolge enttäuschend.

Geschäftsbesitzer Jeff Ryan nennt als Problem “den Mangel an solidem Telefonsupport”, während Ryan Hart, MBA, Marketingdirektor von Verified First sagt: „Google hat keinen guten Support, du bekommst nie jemanden ans Telefon.“

Salesforce Analyst Bartley Doyle sagt jedoch, dass G Suite “einfach zu nutzen und der Kundenservice gut und freundlich ist. Jedes Mal, wenn ich ein Problem hatte, habe ich innerhalb von Minuten eine Antwort bekommen.“

Office 365

Office 365 bekommt von GetApp Nutzern ganz unterschiedliche Bewertungen für seinen Kundenservice.

Victoria Anniston sagt, Microsoft hat einen: “schwachen Kundensupport”, während James Smith, Infrastruktur-Analyst bei Defaqto sagt: “Der Service lässt zu wünschen übrig. Business Nutzer und allgemeine Nutzer wandern bei Microsoft in denselben Topf. Also erwarte keinen Enterprise-Service, es sei denn, du bist bereit dafür zu bezahlen.“

Dan Reiland sagt allerdings, dass Microsoft einen: „exzellenten mobilen und web Kundensupport“ anbietet.

Zoho Docs

Vielleicht liegt es an der Unternehmensgröße, dass Zoho’s Kundenservice am besten in den Bewertungen auf GetApp abschneidet.

Ramin Sultanov sagt: „Der Preis ist angemessen, tolle Funktionen, welche in manchen Fällen besser als die von Google Docs sind und natürlich ist der Kundenservice hilfreich.“


G Suite vs. Office 365 vs. Zoho Docs: welches dieser Produktivitätstools bekommt deine Stimme?

Office 365 wird von den drei betrachteten Programmen am häufigsten aktualisiert und hat die meisten Funktionen. Allerdings liegt die Herausforderung darin, eine Version auszuwählen und das Tool einzurichten.

G Suite bietet schlankere Lizenzen an. G Suite ist auf die Cloud spezialisiert und fördert Zusammenarbeit, welches das Tool zu einem attraktiven Angebot macht.

Zoho Docs hat im Vergleich zu den beiden anderen Programmen nicht die meisten Funktionen. Jedoch bietet Zoho Docs in der kostenlosen Version bereits so einige Funktionen an, welches das Tool attraktiv für Freiberufler, Solopreneurs und kleine Unternehmen mit geringem Budget macht. Auch das Ökosystem von Zoho Docs ist ein Plus.

Welches Tool kannst du empfehlen? Teile deine Meinung mit uns in den Kommentaren.

Die besten Projektmanagement und Projektplanung Apps für iPhone und iPad

Projektmanagement und Projektplanung Apps für iPhone und iPad

Es gibt viele sehr gute Projektmanagement und Projektplanung Tools in der Cloud. Jedoch verfügen nicht alle Tools auch über eine mobile iPhone oder iPad App.

Die Möglichkeit, vom iPhone oder iPad aus auf Projekte zuzugreifen, dazu beizutragen, sie zu organisieren und bearbeiten ist für jedes Unternehmen wichtig, das eine Projektmanagement-Software nutzt. Das gilt insbesondere dann, wenn dein Unternehmen Trends wie „Bring Your Own Device” (BYOD) umsetzt. BYOD ermöglicht Mitarbeitern den Zugang zu geschäftlichen Dateien von ihrem eigenen Smartphone aus. Glücklicherweise haben viele der besten Projektmanagement- und Projektplanungsprogramme eine eigene App für iOS (und Android). Dadurch wird die Nachverfolgung von Projekten außerhalb des Büros einfacher denn je.

Im Folgenden stellen wir fünf der besten Projektmanagement Apps für iPhone und iPad vor, die Desktop-Qualität auf dein iOS Gerät bringen.

Wrike

Das beliebte Projektmanagement und Kollaboration Tool Wrike hat seine iOS App aufpoliert. Nutzer können nun viele Funktionen der Desktop-Version auch in der mobilen App nutzen. In einem zentralisierten Hub kannst du Aufgaben erstellen und zuteilen, an Diskussionen teilnehmen sowie Bilder und Dateien anhängen, die auf deinem mobilen Gerät gespeichert sind. Befindest du dich innerhalb einer Aufgabe, gibt es eine Kamera-Option, mit der du in der App Fotos schießen und diese unverzüglich mit deinen Kollegen teilen kannst. Weiterhin ist es durch die Funktion Direct Messaging möglich, sich einfach mit Kollegen auszutauschen.

Wrike's iOS App

Wrike wurde ebenfalls mit einer komfortablen und einfach zu bedienenden Oberfläche für die Nutzung auf dem iPad optimiert.

Preis: Die kostenlose Version von Wrike für bis zu fünf Nutzer umfasst Basisfunktionen, wie geteilte Aufgabenlisten und die iOS App. Der Preis für vielseitigere Funktionen der Projektplanung und Kollaboration beginnt ab $9.80 pro Nutzer und Monat für bis zu 15 Nutzer. Für weitere Funktionen wie Arbeitsmanagement und Berichterstattung gibt es erweiterte Kostenpläne.

Asana

Das Produktivitätstool Asana, welches von Facebook Mitbegründer Dustin Moskovitz und Ingenieur Justin Rosenstein entwickelt wurde, kam mit viel Wirbel auf den Markt. Asana bezeichnet sich selbst als E-Mail-Ersatz. Der Bedienkomfort des Tools macht Asana zu einer der besten Projektmanagement Apps für iOS.

Asana's iOS App

Asana’s iPhone App ist im minimalistischen Look gestaltet, wodurch es dem Nutzer erleichtert wird, Aufgaben zu erstellen und zu bearbeiten, Notizen hinzuzufügen, Deadlines zu setzen und Konversationen zu führen. Eine der schönsten Funktionen der App ist eine Benachrichtigungsliste auf der Startseite, die deine Tagestätigkeiten und ausstehende Aufgaben anzeigt.

Preis: Du kannst die iOS App von Asana mit einem Basis-Account nutzen. Asana Basis ist kostenlos für bis zu 15 Nutzer. Für erweiterte Funktionen beginnt der Preis ab $9.99, abhängig von der Anzahl an Nutzern.

Trello

Trello ist bekannt für sein System aus Karten, Listen und Boards. In der App lassen sich, wie in der Desktop-Version auch, Karten von einer Liste zu einer anderen oder von einem Board zu einem anderen verschieben. So kannst du Aufgaben je nach Projektfortschritt verschieben. Das visuelle Layout zeigt dir genau an, welche Aufgaben bearbeitet und fertiggestellt werden müssen. Die App bietet hohe Flexibilität bei den Einstellungen und der Organisation der Boards.

Trello's iOS App

Zusätzliche Funktionen beinhalten Aufgabenlisten, Avatare, die anzeigen welcher Mitarbeiter gerade was macht und die Möglichkeit Dateien und Fotos an Karten anzuhängen.

Preis: Trello ist kostenlos für die Web- und iOS-Version. Durch ein Upgrade der Software auf $9.99 pro Monat und Nutzer bekommt man Zugriff auf zusätzliche Funktionen.

monday.com

monday.com (früher dapulse) ist eine Projektmanagement-Lösung, die für Liebhaber der Visualisierung entwickelt wurde. Mit der iOS App für iPhone und iPad hast du immer deine aktuellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Blick und kannst einfach mit Teammitgliedern chatten. Weiterhin zeigt dir ein Newsfeed an, welches Teammitglied was am Projektfortschritt beigetragen hat.

monday.com iOS App

Ebenfalls hast du die Möglichkeit, eine Wissensdatenbank anzulegen, in der du Aufgaben, Bilder, Teaminteraktionen usw. innerhalb deines Projekts schnell suchen und finden kannst.

Preis: die Kostenpläne von monday.com sind abhängig von der Anzahl an Nutzern und Funktionen. Der Preis für das Tool beginnt ab $20 für 5 Nutzer im Monat für die Basis-Version.

Projectplace

Der relative Newcomer Projectplace ist ein Tool für Zusammenarbeit und Projektmanagement, welches insbesondere in seiner iOS App viel zu bieten hat. Projectplace für iOS umfasst mit Karten und Kanban Boards, persönlichem Aufgabenmanagement, File-Sharing und Dokumentenmanagement ziemlich alle Funktionen, die von einer Projektmanagement-App erwünscht werden.

Projectplace iOS App

Durch die Kollaborationsfunktionen von Projectplace können Aufgaben an Mitarbeiter zugeteilt und Aufgaben und Projekte kommentiert werden.

Preis: Projectplace und die iOS App sind kostenlos für ein Projekt mit bis zu fünf Nutzern. Die Pro-Version kostet $29 im Monat und umfasst 10 Nutzer und 3 aktive Projekte. Jeder zusätzliche Nutzer kostet $5 pro Monat.

 

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