Uren bijhouden als zzp’er– wat zijn de voordelen en hoe pak je het aan?

Waarom uren bijhouden

Ja, het is extra werk. En het is ook niet zo makkelijk als je zou denken maar je uren bijhouden levert je wel enorm veel op. Niet alleen omdat je als startende ondernemer voor de startersaftrek in aanmerking komt als je 1255 uur werkt in je onderneming. Maar ook omdat je op die manier meer inzicht krijgt in je tijdsbesteding en daar kan je je voordeel uithalen. Hoe? Dat lees je hier. Benut jij alle voordelen van urenregistratie al?

uren bijhouden

Uurtarief bepalen

Een van de grootste uitdagingen voor een zzp’er is het bepalen van je tarieven. Je wilt natuurlijk niet te weinig vragen voor je diensten want je moet wel van je zaak kunnen leven. Tegelijkertijd wil je ook weer niet te veel vragen en zo potentiële klanten afschrikken. Je tarieven bepalen is vooral wanneer je net begint als zzp’er moeilijk. Dan kan het bijhouden van je uren je echt helpen . Stel je wilt 2500 euro bruto per maand verdienen met een werkweek van 40 uur, dan zou je dus een uurtarief moeten instellen van €62,50 (exclusief BTW). Op het moment dat je er door je uren bij te houden achter komt dat je 30 uur per week werkt in plaats van 40 uur kan je twee dingen doen:

  1. Nog 10 uur aan werk erbij zoeken;
  2. Je uurtarief verhogen naar €83,33

Maar uren bijhouden is niet alleen handig bij het bepalen van je tarief, het helpt je ook om meer klanten te werven en meer tijd te hebben om de opdrachten van die klanten aan te nemen.

Vermijd stress en verbeter je reputatie

Hoe vaak ben jij aan het stressen omdat je je deadline niet gaat halen? Hoe los je dit op? Vraag je je klant om uitstel of haal je regelmatig een nachtje door? De eerste oplossing is niet goed voor je reputatie. De tweede oplossing is niet goed voor je gezondheid.

De meeste mensen schatten de tijd die ze nodig hebben om een project af te maken te optimistisch in. Wanneer je je uren een tijdje registreert, zal je een veel beter beeld krijgen van hoeveel tijd je nodig hebt om een bepaald project af te krijgen. Dat zal je helpen om een realistische tijdsplanning te maken waardoor je minder stress zult ervaren en je werk op tijd aan je klanten zult leveren. En hoe meer tevreden klanten je hebt, hoe meer kans om doorverwezen te worden naar nieuwe klanten. Als klanten door mond-op-mond reclame bij jou terecht komen, hoef je én minder tijd te besteden aan marketing (waardoor je dus meer betaalde projecten kan aannemen) én kan je je tarieven verhogen. Klanten betalen namelijk graag voor goede service.

Besteed minder tijd aan randzaken

Elke ondernemer wil natuurlijk het liefste bezig zijn met zijn of haar vak. Maar wanneer je op zzp basis gaat werken zal je toch ook tijd moeten besteden aan andere zaken. Zoals bijvoorbeeld je administratie en je marketing. Hoe meer tijd je aan die activiteiten besteedt waar je in feite niet voor wordt betaald, hoe minder tijd je over hebt om je vak uit te oefenen en betaald te krijgen.

Veel zzp’ers baseren hun tarieven op de tijd die ze besteden aan een bepaald project. Ze vergeten de tijd die ze besteden aan andere taken ook mee te rekenen waardoor hun uurloon omlaag gaat. Die uren zou je eigenlijk ook moeten doorberekenen. Maar dat kan natuurlijk alleen maar wanneer je weet hoeveel van die onbetaalde uren je werkt.

Je zou die taken ook kunnen uitbesteden waardoor je weer meer tijd hebt om nieuwe opdrachten aan te nemen. Werk uitbesteden kost misschien wel wat maar een professional is vast en zeker veel sneller klaar met je administratie waardoor het dus eigenlijk minder kost dan wanneer je het zelf zou doen.

Verhoog je inkomen door middel van tijdregistratie

In de voorgaande alinea’s heb je al een paar tips kunnen vinden om meer te verdienen. Maar dan nu de allerbelangrijkste tip: hou je uren bij om niet meer uurtje-factuurtje te werken. Klinkt dat tegenstrijdig? Het risico van meer werken is dat je jezelf overwerkt en op een gegeven moment aan het maximale uren zit dat je überhaupt kan werken. En als je je uurloon verhoogt is er een kans dat je jezelf de markt uit prijst.

Juist door je uren te gaan bijhouden kan je veel beter een projectprijs afspreken met klanten. Doordat je weet hoeveel uur je normaal gesproken aan een bepaald project kwijt bent, kan je een vast tarief per project instellen. Dit schept voor klanten ook veel duidelijkheid en geeft ze met name zekerheid. Als je het aantal uren dat je kwijt bent aan een project goed kan inschatten en je een marge aanhoudt voor onvoorziene tegenslagen dan zal je vrijwel nooit te weinig rekenen. Maar als je door onvoorziene meevallers eerder klaar bent, dan verdien je juist iets extra’s. De klant rekende immers toch al op de prijs die je had opgegeven.

Uren bijhouden in een urenregistratie app

Je uren bijhouden kan je heel simpel doen door op je klok te kijken wanneer je aan een project begint en wanneer je het project beëindigd. Je kan het aantal uur dat je gewerkt hebt opschrijven of in Excel bijhouden. Maar in het jaar 2019 zijn er natuurlijk ook speciale urenregistratie tools die je het leven makkelijker kunnen maken. Met sommige apps kan je alleen je uren bijhouden en met andere apps kan je je uren bijhouden en ook meteen declareren. Er bestaan gratis urenregistratie apps die prima kunnen voldoen en die zelfs ook functionaliteiten voor projectmanagement bieden. De tools zijn eenvoudig te gebruiken en hebben een aantal hele handige functies. Zo sturen ze je bijvoorbeeld geregeld een bericht om je eraan te herinneren je klok aan te zetten en zo kan je labels creëren om verschillende taken afzonderlijk te timen. Had je dat nou maar bij je eerste project gehad!

Tips voor tijdregistratie met een urenregistratie tool

Om optimaal inzicht te krijgen in je tijdsbesteding is het handig om je projecten in hele kleine stukjes op te delen. Voor elke werkzaamheid die je doet hou je dan de tijd bij. Als je bijvoorbeeld aannemer bent en je moet een hek plaatsen voor een klant dan kan je je project als volgt indelen:

tijdregistratie project labelen

Doordat je inzicht hebt in alle afzonderlijke delen van je proces, kan je ook het aantal uur dat je nodig hebt voor een ander soort project beter inschatten wanneer dezelfde werkzaamheden weer terugkomen. Om je uren op deze manier bij te houden heb je een urenregistratie tool nodig, zoals bijvoorbeeld Toggle, Rodeo, Keeping of TimeCamp, waarmee je verschillende taken binnen een project kan labelen . Ook is het handig om een pauzeknop te hebben voor als je tussendoor even weg moet. Uiteraard moet de app ook zelf de uren van al je labels binnen een project kunnen optellen.

Wil jij ook je uren efficiënter bijhouden? Bekijk en vergelijk dan verschillende urenregistratietools op Capterra.

Was ist OCR Texterkennung und welche Rolle kann sie für kleine Unternehmen spielen?

Robotor macht OCR Texterkennung

Robotor macht OCR Texterkennung

Zuallererst: „OCR“ steht für Optical Character Recognition (Deutsch etwa: optische Zeichenerkennung, gebräuchlicher ist „Texterkennung“ – „OCR Texterkennung“ ist also strenggenommen doppelt gemoppelt) und ist ein Verfahren, mit dem in Bildformaten vorliegende Daten in maschinenlesbare Texte umgewandelt werden können. Klingt kompliziert, ist es aber mindestens in der Handhabung eigentlich gar nicht: Als User*in lege ich zum Beispiel einen Brief auf den Scanner. Der Scanner übermittelt Bildinformationen an meinen Computer und das darauf hoffentlich installierte OCR-Programm wandelt diese in Schrift um. Damit kann ich meine Texte etwa bei einer Dokumentensuche finden, auch wenn das Schlagwort, nach dem ich gesucht habe, nicht im Dokumententitel enthalten ist. Praktische Sache.

Soweit ist das natürlich in den meisten IT-Abteilungen und Unternehmen bekannt. Aber was kann man damit eigentlich noch alles anstellen?

Bevor wir uns das näher anschauen, muss ich noch ein paar Worte zur Technologie selbst verlieren. Dazu, was sie ist, aber auch dazu, was sie nicht ist. Das Wichtigste an dieser Stelle: „OCR“ ist im Grunde kein Softwaretyp, sondern eine Technologie. Das hat ein paar durchaus relevante Folgen für Anwender*innen, denn auch wenn es „reine“ OCR-Software gibt, so ist OCR auch ein häufiger Teil von komplexeren Systemen. Das wiederum führt dazu, dass der Leistungsumfang – und damit die denkbaren Anwendungsfälle – sich unter Umständen deutlich unterscheiden.

Einen weiteren Haken hat die Sache: In der eingangs beschriebenen Form funktioniert das leider nur mit maschinengeschriebenen Texten und auch da letzten Endes hauptsächlich mit Fließtexten und einfacheren Strukturierungselementen. Neben der „OCR“ gibt es außerdem eine artverwandte Technologie, die sich „ICR“ nennt, was seinerseits für „Intelligent Character Recognition“ steht. Die beruht auf der gleichen Art von Mustererkennung, ist aber um gewisse intelligente Elemente sowie zusätzliche Datenbanken erweitert und zum Beispiel trainierbar. Damit lassen sich dann gegebenenfalls auch mal handschriftliche Elemente erkennen, aber nur unter sehr bestimmten Voraussetzungen wie etwa bei der Briefsortierung, wo die Software genau weiß, dass es sich dort, wo die Postleitzahl zu stehen hat, nur um Ziffern handeln kann, wenn die Empfängeradresse in Deutschland ist und dass eine amerikanische 1 ohne Aufstrich einfach kein großes i sein kann. Eine Erkennung von handgeschriebenen Fließtexten ist gewissermaßen im Labor und mit stundenlangem Training der Algorithmen in der Erkennung der Handschrift einer ganz bestimmten Person zu erreichen, das Ganze lässt sich aber noch nicht recht wirtschaftlich anwenden und bleibt hier deshalb außen vor.

Wo kann OCR gewinnbringend eingesetzt werden?

Butter bei die Fische: Sinnvoll eingesetzt werden kann Texterkennung überall da, wo sonst eine händische Datenerfassung erforderlich wäre. Paradebeispiele sind die Archivierung, Rechnungserfassung und Layouterfassung. Auch für blinde Mitarbeiter*innen ist sie ein wertvolles Hilfsmittel und für alle, die eine Papiervorlage digital bearbeiten wollen. Des Weiteren nutzt Formularerkennungs- und -ausfüllsoftware mindestens OCR oder ICR. In diesem Text wollen wir uns insbesondere mit den Vorteilen für die Buchhaltung und die Archivierung befassen, weil diese Bereiche für jede Firma von grundlegender Bedeutung sind.

Buchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung, also die Verwaltung eingehender Rechnungen, ist ein wichtiger Teil der buchhalterischen Aufgaben eines jeden Unternehmens.

Dennoch ist die Umstellung auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und die dazugehörende Buchhaltungssoftware besonders für kleine Unternehmen eine große Herausforderung.
Hierfür gibt es mehrere Gründe, zum Beispiel:

  • Unzureichende IT-Kenntnisse oder zu wenig entsprechendes Personal
  • Mangelndes Bewusstsein für die Anwendungsmöglichkeiten

Im Ergebnis nutzen nur 14,7 % der Unternehmen ausschließlich elektronische Rechnungen. Und das ist B2B. Die hohe Prävalenz von Papierrechnungen verlängert nicht nur die Bearbeitungsdauer enorm, sondern sie führt auch dazu, dass der Faktor Mensch vermeidbare Fehler produziert, zum Beispiel bei der händischen Eingabe von Rechnungsdaten.

Vertippt man sich und schreibt 12.000 statt 21.000, sind ganz schnell 10.000 Euro futsch – das reißt schlimmstenfalls ein hübsches Loch in die Bilanz.

Ein höherer Automatisierungsgrad kann gerade in kleineren Unternehmen segensreich wirken. Und da sind wir wieder bei der OCR, die für eingehende Rechnungen hier große Dienste erweisen kann.

Kleine Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung nicht digitalisieren, haben durch die manuelle Datenerfassung gleichzeitig höhere Personalkosten, eine niedrigere Kundenzufriedenheit und durch die daraus folgenden Unregelmäßigkeiten häufiger Probleme mit dem Finanzamt.

 

Beispiel: So funktioniert die automatisierte Verarbeitung von Papierrechnungen

Abbildung zu OCR Scanner Prozess

Archivierung

Jedes Unternehmen, und sei es noch so klein, muss bestimmte Unterlagen archivieren, für einige gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Angesichts der bereits erwähnten Tatsache, dass diese Unterlagen teils digital, teils auf Papier vorliegen, ist es gar nicht so einfach, ein einheitliches Archiv zu erstellen. Natürlich könnte man alles ausdrucken und auf altbewährte Art im Aktenschrank unterbringen, aber mal ehrlich: Wer hat soviel Platz? Von den Umweltfolgen in Zeiten der Klimakrise ganz zu schweigen.

Es empfiehlt sich also, den umgekehrten Weg zu gehen: Papierunterlagen zu digitalisieren und dann elektronisch zu speichern. Dabei ist eine OCR von großer Hilfe, so kann man sich die mühsame, händische Indexierung und damit einhergehende Verschlagwortung sparen. Nicht nur ist eine Volltextsuche möglich, wenn der Text erkannt ist, insbesondere ICR-basierte Dokumentenmanagementsysteme können die Verschlagwortung sogar automatisch vornehmen.

OCR-Scanner und KI: Eine tolle Verbindung

Wie für vieles andere auch war die Einbeziehung künstlicher Intelligenz (KI) ein Quantensprung für die Texterkennung. Maschinenlernen und neuronale Netzwerke bieten neue Wege, um die Erkennungsgenauigkeit deutlich zu verbessern und Fehler zu minimieren.

Was heißt das für kleinere Unternehmen im Einzelnen?

KI und maschinelles Sehen ermöglichen eine Musteranalyse, die wiederum dabei hilft, wichtige Unterlagen schneller und mit höherer Genauigkeit zu verarbeiten.

So lernt die Software dazu und die Erkennungsgenauigkeit verbessert sich nach und nach immer weiter.

Hauptvorteile der OCR in der Rechnungsbearbeitung

Die grundlegenden Vorteile liegen vor allem in der erheblichen Kostenersparnis durch die Vermeidung von menschgemachten Fehlern.

Gleichzeitig haben Mitarbeiter*innen mehr Zeit für andere Aufgaben wie die Debitorenbuchhaltung und damit die Liquidität des Unternehmens, repetitive Aufgaben wie die Dateneingabe können automatisiert werden.

 

Weitere Vorteile sind:

  • Verbesserter Workflow im Dokumentenmanagement. Die Daten werden zentralisiert digital abgelegt, was den Zugriff aller betreffenden Kolleg*innen erleichtert, ganz gleich, an welchem Standort sie arbeiten.
  • Verbesserte Zusammenarbeit und Verfügbarkeit digitaler Rechnungenals PDF oder in anderen Dateiformaten.
  • Verbesserte Produktivität in der Kreditorenbuchhaltung durch die Vermeidung von Fehlern bei der händischen Dateneingabe.

 

Hauptvorteile der OCR in der Archivierung

Ein weiterer wichtiger Anwendungsbereich für OCR- wie ICR-Technologien ist die Archivierung. Viele Unternehmen erhalten noch erstaunliche viele wichtige Unterlagen ausschließlich auf Papier, man denke an die Aktenberge, die in einer durchschnittlichen Anwaltskanzlei täglich hin- und hergetragen werden. Auch hier wird wertvolle Arbeitszeit frei, wenn der Automatisierungsgrad steigt, weil repetitive, zeitaufwändige Aufgaben wegfallen. Diese Zeit kann wiederum gewinnbringend verwendet werden und wieder geht diese Kostenersparnis mit einer Minimierung des menschlichen Fehlerpotenzials einher.

 

Weitere Vorteile sind:

  • Verbesserter Workflow im Dokumentenmanagement. Die Daten werden zentralisiert digital abgelegt, was den Zugriff aller betreffenden Kolleg*innen erleichtert, ganz gleich, an welchem Standort sie arbeiten.
  • Verbesserte Produktivität in der Ablage durch die Vermeidung von Fehlern bei der händischen Dateneingabe und Bearbeitung.
  • Zusammenführung aller Dokumente, unabhängig vom Eingangsformat, an einem zentralen Speicherplatz.
  • Vereinfachte Auffindbarkeit durch Schlagwortsuche. Durch die Umwandlung in durchsuchbare Dokumente lassen sich bestimmte Informationen auch dann gut auffinden, wenn man den betreffenden Dateinamen gerade nicht zur Hand hat.

4 Fragen, die du dir vor der Anschaffung stellen solltest

1. Wofür soll die Software eingesetzt werden?

Wer nur Rechnungen mit einer Software bearbeiten will, tut gut daran, in eine Buchhaltungssoftware mit integrierter OCR-Funktionalität zu investieren. Diese bietet üblicherweise einen optimierten Workflow und ist mit zusätzlichen Möglichkeiten ausgestattet, zum Beispiel einer automatischen Kontoüberwachung. Ähnliches gilt für Leute, die ihre OCR ausschließlich für die Archivierung nutzen wollen, weil meist gleich eine Anbindung an die Datenbank und eine automatische Verschlagwortung enthalten sind.

2. Wie hoch ist das zu erwartende Dokumentenaufkommen?

Manche Software ist für die Verarbeitung großer Datenmengen besser geeignet als andere, Stapelverarbeitungsfunktionen zum Beispiel kosten unter Umständen etwas mehr in der Anschaffung, die damit einhergehende höhere Automatisierung macht sich aber über kurz oder lang gegebenenfalls mehr als bezahlt.

3. Welche Sprachen sollen erkannt werden?

OCR-Software ist da ein bisschen wie ein Mensch: Sie kann nicht unbedingt alle Sprachen. Achte also darauf, dass die von dir gewählte Software auch tatsächlich die Eingabesprachen unterstützt, die für dein Unternehmen wichtig sind.

 

4. Welche Integrationen sind gegebenenfalls sinnvoll?

Manche Lösungen bieten Integrationen mit anderen Programmen oder Systemen wie ERP-Systemen. Es ist sinnvoll, hier rechtzeitig zu überlegen, welche Integrationen hilfreich sein können und auf welche man getrost verzichten kann. Gerade für auf weiteres Wachstum ausgelegte Unternehmen empfiehlt es sich hier und bei den Sprachen besonders, gegebenenfalls zukünftige Entwicklungen vorwegzunehmen.

 

Nächste Schritte und weitere Ressourcen

Vor einer Neuanschaffung stehen diese 3 Schritte auf dem Programm:

3 Schritte zur Anschaffung von OCR Texterkennung

Für die Auswahl geeigneter Software kannst du unsere Listen nutzen, Schlagwortsuche inklusive:

Comunicação interna nas empresas: como escolher a ferramenta ideal

comunicação interna nas empresas

comunicação interna nas empresas

Na comunidade de gestão de projetos, todos adoram usar o termo “ágil”. Ser ágil é sinônimo de ser flexível, versátil, adaptável e inovador. Por que, então, somos tão rígidos no que diz respeito aos métodos que usamos para a comunicação interna nas empresas na hora da gestão de projetos?

O modelo de gerenciamento de projetos em cascata, por exemplo, se baseia em documentação e muitos e-mails, enquanto a metodologia Agile utiliza reuniões presenciais e rápidas, junto com ferramentas de colaboração. Mesmo dentro do método Agile, o framework estrutural Scrum utiliza outra variação na hora das reuniões presenciais: a reunião diária (ou scrum diário).

Seja qual for o estilo de gestão de projetos adotado, é importante escolher a ferramenta de comunicação mais eficaz para cada um, já que isso representa um impacto enorme no sucesso dos projetos.

De acordo com a Gartner (conteúdo grátis com registo de e-mail comercial), as empresas que se comunicam efetivamente:

  • Apresentam um retorno aos acionistas 57% maior
  • São 4,5 vezes mais propensas a reportar altos níveis de engajamento dos funcionários
  • São 20% mais propensas a reportar um turnover (taxa de rotatividade dos colaboradores em uma empresa) baixo 

Com tanto em jogo, é melhor usar as ferramentas de comunicação mais eficazes para cada situação do que tentar aderir a um estilo abrangente de gestão de projetos.

Ao fazer isso, os líderes de pequenas empresas podem desenvolver um plano de comunicação mais eficaz.

A combinação eficaz para melhorar a comunicação interna nas empresas

Comunicar-se em 2019 é muito mais complicado do que há 30 anos, quando só era necessário decidir-se entre um telefonema, um fax ou uma carta. Hoje, mais do que nunca, situações diferentes requerem diferentes tipos de ferramentas.

tabela com dicas de ferramentas para comunicação interna nas empresas

“Se há uma troca de uma liderança sênior, por exemplo, podemos pensar que um comunicado pela intranet já é o suficiente” diz Iliyana Hadjistoyanova, analista de pesquisa sênior da Gartner (conteúdo em inglês). Em vez disso, destaca Hadjistoyanova, os responsáveis pela comunicação devem se questionar qual o melhor modo de fazer com que os colaboradores sejam informados da mudança e se sintam melhor preparados para lidar com ela.

Nesse caso, tal abordagem pode envolver o envio de um e-mail para toda a empresa, a publicação de um post na intranet e também a realização de uma videoconferência entre os líderes de equipe.

Abaixo, analisaremos as cinco principais formas de comunicação no trabalho:  e-mail, ferramentas de colaboração, videoconferência, reuniões presenciais e telefonemas. Veremos quando é melhor usar cada uma delas e quando evitá-las e apresentaremos um guia para diferentes situações que envolvem a comunicação na gestão de projetos.

1. E-mails para atualização de grupos grandes e envio de arquivos

 Quando usar:

  • Ao atualizar grupos grandes sobre uma questão que afeta a todos na organização, mas que não requer uma resposta específica.
  • Ao conduzir os destinatários a outros canais de comunicação, através de convites e eventos de calendário.
  • Ao enviar documentos a quem ainda não têm acesso a programas para compartilhar arquivos.

 Quando não usar:

  • Quando for preciso uma resposta imediata.
  • Quando for necessário discutir uma questão sensível com o destinatário, como avaliações de desempenho.
  • Quando a comunicação exigir uma longa conversa para dar seguimento ao tema.

O segredo para usar o e-mail em comunicações de gestão de projetos é estar seguro de não deixar espaço para interpretações errôneas ou de não tratar um assunto delicado com pouca sensibilidade. 

Também é importante estar atento ao excesso de e-mails. É melhor iniciar uma discussão entre seis pessoas com uma reunião rápida ou através de mensagens instantâneas ao invés de começar um tópico que inevitavelmente se expandirá por dezenas de mensagens. 

Também funciona bem para:  A eficácia de um e-mail aumenta quando ele é acompanhado de um vídeo ou post na intranet que esclarece e complementa o que foi anunciado. Por exemplo: se o presidente da empresa está se aposentando ou o plano de saúde será renovado, um e-mail coletivo serve para fazer o anúncio e pode ser seguido de uma videoconferência.

2. Ferramentas de colaboração para trocas mais informais 

 Quando usar:

  • Em discussões casuais dentro da equipe.
  • Para solicitações de informações compartilhadas, tais como documentos de referência ou horários de reuniões.
  • Para brainstormings digitais que não requerem uma ação imediata.

 Quando não usar:

  • Ao discutir informações confidenciais, como desempenho ou remuneração.
  • Para conversas individuais em canais públicos.
  • Para brainstorms que exigem uma colaboração extensa entre os participantes.

As ferramentas de colaboração da era Web 2.0 são uma dádiva para as equipes de gestão de projetos Agile. Discussões que costumavam resultar em longas trocas de e-mail podem agora ser tratadas em uma conversa que fica oculta em segundo plano, mas que está acessível quando necessário.

Ferramentas de colaboração podem ser a salvação ao evitar reuniões excessivas. Com elas, é possível, por exemplo, obter atualizações de status rápidas da equipe na segunda-feira de manhã em vez de arrastar todos para uma sala de conferências por 30 minutos.

Também funciona bem para:  Direcionar a comunicação para um canal de colaboração quando uma cadeia de e-mails se torna extensa e se afasta do tópico original. Continuar uma conversa iniciada em uma videoconferência ou reunião presencial em vez de prolongar uma reunião com pormenores.

3. Videoconferência para contato pessoal com equipes geograficamente separadas

 Quando usar:

  • Ao planejar discussões entre responsáveis pela tomada de decisões que estão separados geograficamente.
  • Para reuniões entre gerentes e subordinados diretos quando uma viagem seria um empecilho devido ao custo.
  • Em um brainstorming entre colaboradores baseados em locais diferentes dentro de um projeto com o tempo contado.

 Quando não usar:

  • Quando apenas um contato com um indivíduo ou um pequeno grupo de colaboradores for o suficiente.
  • Quando se tratam de informações que não requerem um acompanhamento posterior.
  • Quando houver uma ou duas perguntas específicas que precisam ser feitas para um colaborador.

A videoconferência é ideal para situações que normalmente exigiriam uma reunião cara a cara, mas que o custo com viagens torna impossível. Por exemplo: discutir uma avaliação de desempenho anual ou uma promoção com um subordinado direto baseado em outro local.

A maioria das ferramentas de videoconferência também inclui recursos de compartilhamento de tela. Sugestão: pratique usando o aplicativo antes da reunião para que não seja necessário gastar os primeiros 15 minutos lutando para configurá-lo.

Também funciona bem para:  Ajudar com conversas de rotina com colegas em ferramentas de colaboração de equipe. Quando um colega tem dificuldades de lidar com um recurso de uma das ferramentas de gestão de projetos ou um conflito na planilha de planejamento trimestral começa a ser discutido é o momento ideal para passar do chat para a videoconferência, onde as coisas podem ser explicadas em mais profundidade e com a possibilidade de compartilhar a tela.

4. Reuniões cara a cara para discussões rápidas 

 Quando usar:

  • Quando vários membros da equipe estão juntos no mesmo local.
  • Quando há um objetivo claro em mente que pode ser alcançado em menos de uma hora.
  • Quando um assunto sensível para os negócios deve ser discutido.

 Quando não usar:

  • Quando algum dos responsáveis não pode estar fisicamente presente. (Neste caso, deve-se considerar uma reunião híbrida, presencial para aqueles no local e combinada com uma videoconferência.)
  • Quando não há um objetivo concreto com a reunião. Não é necessário uma reunião só para “pôr o assunto em dia”.
  • Quando o objetivo da reunião puder ser alcançado por meio de métodos mais eficientes, como um e-mail ou uma ferramenta de colaboração.

A conversa cara a cara é a forma de comunicação ideal, mas está longe de ser a mais eficiente. 

As reuniões presenciais são sempre preferíveis às outras alternativas quando a situação exige e quando há tempo, mas certifique-se de refletir sobre os quatro pontos abaixo antes de agendar qualquer reunião presencial:

  • Por que realizá-la?
  • Ela poderia ser substituída por um e-mail?
  • Quem precisa fazer parte da reunião?
  • Quanto tempo ela precisa durar?
Também funciona bem como:  Uma ótima maneira de ajudar a uma reunião a funcionar da forma mais eficiente possível é enviar e-mails com documentação importante ou slides de apresentação antes de do encontro presencial. Adotar uma ferramenta de colaboração também ajuda a fornecer informações de acompanhamento rápido sobre questões que surjam durante a reunião.

5. Chamadas telefônicas para assuntos urgentes e chamadas em conferência

 Quando usar:

  • Ao surgir um assunto urgente, como, por exemplo, o cancelamento de uma reunião menos de uma hora antes da hora marcada.
  • Ao precisar reunir um grupo separado geograficamente para uma conversa ao vivo, mas em que nem todos têm acesso à internet ou a outra tecnologia que dê suporte a uma videoconferência.
  • Ao contatar alguém que tenha dito de antemão preferir telefonemas a outras formas de comunicação.

 Quando não usar:

  • Nos finais de semana, feriados ou depois do expediente, a menos que haja uma emergência real.
  • Quando um e-mail ou mensagem instantânea for suficiente.
  • Quando uma videoconferência for uma opção substituta plausível. A videoconferência oferece o benefício adicional de sugestões visuais e compartilhamento de tela.

O telefone pode parecer ultrapassado, mas os smartphones são hubs portáteis para quatro das cinco ferramentas de comunicação desta lista.

A chave para saber qual recurso utilizar é conhecer a equipe que se tem em mãos. Se um colaborador sempre responde às mensagens instantâneas rapidamente e tem a ferramenta de colaboração da equipe no seu smartphone, por que distraí-lo com um telefonema invasivo?

Também funciona bem com:  Os softwares mais modernos de conferência permitem participar de uma conferência a partir de um computador através de videochamada ou de um telefone com discagem normal. Desta forma, é possível combinar a videoconferência com uma conferência telefônica, aproveitando os benefícios adicionais da primeira sem excluir aqueles que estão longe de seus computadores ou em uma área com conexão de internet ruim.

Quais ferramentas funcionam para você?

Um gerente de projetos deve se sentir confiante ao usar as diferentes ferramentas de comunicação disponíveis. Listamos alguns dos cenários mais comuns, mas as possibilidades são ilimitadas.

Qual é a sua receita para uma comunicação eficaz? Videoconferência acompanhada de mensagem instantânea? E-mail com uma pitada do bom e velho telefonema? E quais são as situações em que você nunca usaria uma ou mais das ferramentas listadas acima? Conte-nos nos comentários abaixo.

À procura de ferramentas de gerenciamento de projetos? Confira a lista da Capterra com os melhores softwares de gestão de projetos.

¿Qué hace que una estrategia de vídeo marketing funcione?

Video marketing para empresas estrategia

Video marketing para empresas estrategia

Es lógico que las empresas inviertan cada vez más en estrategias de vídeo marketing si se tiene en cuenta que más de 24 millones de internautas consumen vídeo online en España. También es normal que las campañas de marketing se desarrollen principalmente en YouTube, Facebook e Instagram, los canales más utilizados para ver vídeos.

Este increíble nivel de consumo ha provocado que las redes sociales saturen el mercado digital con vídeos de todo tipo, tanto series, películas, música, deportes o publicidad. Lo cual significa que tus clientes potenciales y actuales consumen contenido en vídeo online producido por tu competencia. 

Tu equipo de marketing no solo necesita invertir en estos canales, sino que también necesita hacerlo de forma inteligente y eficaz. Tanto si tu empresa tiene cinco empleados como si tiene 500, una potente estrategia de vídeo marketing aumentará el reconocimiento de la marca e impulsará las ventas.

Gartner informa que solo el 37 % de los espectadores ven los vídeos hasta el final (investigación completa disponible en inglés y para los clientes de Gartner). En lugar de permitir que esta cifra te desanime a invertir en contenido en vídeo, plantéate la oportunidad que supone para tu equipo de marketing acercarse de una forma creativa a tus clientes.

¿Cuál es la clave para sobresalir y destacar entre tanto contenido? Diseña tus vídeos teniendo en cuenta un punto de contacto del viaje de la experiencia del cliente (también conocido como customer journey map).

Diseña tu estrategia de vídeo marketing teniendo en cuenta cómo se refieren al viaje del cliente estos 3 tipos de vídeo

Una historia de marca, una demostración de producto y un testimonio de cliente aportan valor estratégico a tu campaña de vídeo marketing. Usar estos tres tipos de vídeo te garantizará que te diriges directamente a tus clientes, y debes dárselos en los momentos clave de su viaje con contenido que sea útil y relevante para ellos en ese instante.

Conforme decidas qué tipo de vídeo produces primero, ten en cuenta el momento del viaje de experiencia del cliente que deseas abordar.

Estrategia video marketing posicionar videos en viaje del cliente

1) Historia de marca: cuenta una historia para aumentar el conocimiento de tu marca

Un vídeo de la historia de marca es la mejor manera de crear conciencia y diferenciarse de la competencia en el sector. Dirige tus vídeos a compradores potenciales que no hayan visitado tu tienda antes o que no sepan qué hace que tu negocio sea especial.

Recomendación: Al escribir el guion y producir un vídeo de marca, céntrate en informar y persuadir a los clientes potenciales. Identifica y analiza los perfiles de consumidores y asegúrate de que el vídeo explique cómo tu producto o servicio resuelve las problemáticas de tus clientes.

Según la investigación de Gartner que mencionamos antes, los canales adecuados para presentar tu vídeo de historia de marca son, entre otros, la página principal de tu sitio web, los perfiles de redes sociales o tu canal de YouTube, donde puedes fijar el vídeo en el lugar destacado que corresponda.

2) Demostración de producto: informa y empodera al cliente para mejorar su experiencia

Gartner informa que “los vídeos explicativos, las demostraciones de productos y los tutoriales son los tipos de vídeo más comunes que producen las marcas (investigación completa disponible en inglés y para los clientes de Gartner)”.

Las demostraciones de productos son el tipo de contenido más común en el vídeo marketing para empresas, este dato sirve como un importante recordatorio de que el trabajo del equipo de marketing no termina al final del viaje del comprador.

Recomendación: Vídeos atractivos e informativos pueden ser decisivos para que tus nuevos clientes se enamoren de tu marca y logres la retención. Un vídeo demostrativo, un tutorial o uno informativo generan mayor conocimiento del producto lo cual permite que se utilice mejor, un mejor uso deriva en mejores resultados y esto hace que el cliente esté contento con el producto y la marca.

Las demostraciones de productos se adaptan bien a canales de redes sociales como Facebook y YouTube, así como a los mensajes de correo electrónico de seguimiento tras la compra del cliente.

3) Testimonio de clientes: los clientes satisfechos son embajadores de la marca

Un cliente que ha pasado por el funnel de ventas y confía en el producto que tiene o en el servicio que usa es un cliente que está listo para actuar como embajador de la marca. Es probable que estos clientes escriban una reseña, recomienden tu producto o servicio a un amigo y compartan un vídeo de testimonio de clientes en redes sociales.

Recomendación: Los vídeos de testimonios de clientes proporcionan a tu negocio una enorme oportunidad de generar confianza en tu marca. Cuando se trata de llegar a los clientes potenciales, los testimonios de los clientes y los estudios de casos son los tipos de contenido más eficaces para influir en las compras.

Mostrar a tus clientes en un vídeo de testimonios los posiciona como la cara de tu marca. Este tipo de vídeo se difunden fácilmente en las redes sociales, pero también son eficaces cuando se colocan en una página de aterrizaje para crear confianza en clientes nuevos y potenciales.

¿Estás intentando encontrar un software para la gestión de vídeos? No dejes de consultar la lista de Capterra con las mejores soluciones de software para la gestión de vídeos.

 

What are the benefits of accounting software for small businesses?

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Accounting has been around for at least 9,000 years. In Mesopotamia, tokens were used to record transactions between buyers and sellers. Back in those days, clay tablets with pictures of the items sold (sheep, grain, etc) were used to record the transaction of exchanging the items.

Luckily, today you don’t need to record each transaction on a clay tablet, especially with modern options like paper ledgers or  accounting software. Running your own business  can be daunting – you need to take care of everything, from sales to marketing to HR: and in most cases SMEs are one man band needing to know about everything that is happening in the company.

Traditionally, companies have relied on accountants or, in many cases, Excel spreadsheets. Opting for accounting software isn’t mandatory however, it can be very helpful for a growing business. Having your financial records in one place can help you save time, as well as keep your data safe and increase the visibility of your finances. 

As your business grows, you’ll also likely have less time to meet with your accountant to go through your finances and tricky VAT-related questions. Having software that can help you with tax compliance and manage your payroll system can make your life much easier.

When looking for accounting software there are a number of things that you should consider. To start, you should have an idea of what features you are looking for. For example, features such as billing and invoicing will help you create invoices that are personalised with your company’s logo. 

QuickBooks allows users to send invoices and alerts users when the invoice has been opened and when they are due to be paid, helping you keep a record of payments. Reviewers on Capterra mentioned bank reconciliation as an important factor when deciding on software. Xero was rated by users for bank reconciliation, noting that it allows them to have real time feed and keep better track of their finances.

Another important factor to consider before you decide on software is the budget. Once you know what features are most important to your business you can start looking for the companies that offer those ones. Most accounting software in the market requires a subscription, but many also offer some sort of trial or freemium option. So you should see what options there are for trying the software before you purchase it.

Accounting software has many benefits for small businesses. Below we cover three important areas: 

Automation

Things like data entry can be simplified with accounting software, as well as streamlining processes. For example, it can help with calculating VAT and producing payslips. Most businesses rely on  paper ledgers or Microsoft Excel to keep track of their finances. But as the business looks to scale and grow, business owners find themselves with less time to dedicate to keeping track of finances and deciding whether to switch to a software solution. 

The owners of a web design and development Media Suite found themselves in that dilemma when they realised that they would need a more complete accounting solution that would allow them a simple way to keep track of their finances while they focused on expanding the business. By implementing FreshBooks, the company was able to automate processes that were time consuming such as auto-billing, automated reminders for late-paying clients, while also helping them stay on top of their invoicing.

Reporting

Accessibility is another benefit of accounting software linked to reporting. By digitising your data, you can also access it anywhere, anytime. This is of vital importance for small business owners, as most of the time they will be out meeting new clients and this allows them to have a clear overview of the finances.

One of the advantages of reporting is that you are able to see any issues almost immediately, which will help you prepare annual reports and keep track of your company’s financial health. Deliveroo implemented NetSuite to help the company scale. Following implementation, the company was able to keep track of their costs in real time  and helped the company expand to other markets.

Security and compliance

Security is key for all businesses. Software that helps companies keep their sensitive data secure is vital for business owners. Accounting software can also help you stay on top of any new tax requirements that you need to comply with by providing support and best practices on how to implement it. For example, most accounting software vendors offer support for the new Making Tax Digital initiative launched by the HMRC.

If you are looking for accounting software for your business, why not visit our list on Capterra?

 

Sollte dein kleines Unternehmen in das Internet of Things investieren?

Wolke stellt das Internet of Things dar

Das Thema Internet of Things ist mittlerweile in aller Munde – und das nicht ohne Grund. Es geht dabei um weit mehr als nur per WLAN gesteuerte Deckenlampen: Auch kleinen und mittleren Unternehmen bietet das Internet der Dinge eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

 Was ist IoT eigentlich?

Der Definition von Gartner zufolge ist das Internet of Things (IoT) ein Netzwerk physischer Objekte, die mittels eingebetteter Technologien kommunizieren und ihren internen Status oder die externe Umgebung erfassen und mit ihnen interagieren.

Immer mehr Unternehmen nutzen das IoT für ihre Produkte oder Dienstleistungen.

Wer die Gelegenheit nutzen und sich durch die Einführung neuer Technologien einen Wettbewerbsvorteil schaffen möchte, darf damit nicht mehr allzu lange warten.

Allerdings ist Vorsicht geboten:

Eine mangelhafte IoT-Implementierung ist schlechter als keine Implementierung.

Das Internet of Things bietet schließlich keinen Wert an sich. Wie auch bei Software liegt der Wert des Internets der Dinge in den Vorteilen, die ein Unternehmen durch die Nutzung gewinnt. Und auch wenn es das Potential hat, einen echten Mehrwert zu bieten, bringt es auch eine Menge technischer Herausforderungen mit sich.

Wolke stellt das Internet of Things dar

Das Internet of Things und falsche Hoffnungen: So sollte es nicht laufen

Nicht immer ist es von Erfolg gekrönt, aufs Internet of Things zu setzen. Ein Beispiel für einen eindeutigen Fehlschlag liefert Emberlight: Das US-amerikanische Startup machte 2014 mit einer enorm erfolgreichen Kickstarter-Kampagne für smarte Glühbirnenfassungen Furore. Die in die Lampe geschraubten Aufsätze verwandelten normale Lampen mit LEDs oder Glühbirnen in intelligente, fernsteuerbare und dimmfähige Leuchten. Doch im November 2017 musste Emberlight die Geschäftsaufgabe bekanntgeben, weil der Wettbewerbsdruck zu hoch wurde – und die Käufer*innen erlebten eine herbe Enttäuschung:

Es stellte sich heraus, dass die Emberlight-Produkte nur mit einer permanenten Verbindung zu den Cloud-Servern des Unternehmens funktionierten. Jeder Befehl zum Lichteinschalten oder -ausschalten musste erst vom Server verarbeitet werden.

Da es nun kein Unternehmen mehr gab, das die Cloud-Server bezahlte, standen die Kund*innen wortwörtlich im Dunkeln. Die Emberlight-Produkte waren über Nacht zu Elektroschrott geworden.

Dieses Beispiel macht deutlich: Es gibt keine eigenständige IoT-Technologie, sondern es geht vielmehr um ein vernetztes Ökosystem aus Daten und Geräten. Wenn eines dieser Elemente offline geht, ist das gesamte Ökosystem davon betroffen. Für einen Privathaushalt ist es zwar ärgerlich, aber verschmerzbar, unnötig Geld in schon bald nicht mehr funktionierende Lampenfassungen investiert zu haben. Bei Unternehmen geht es schnell um millionenschwere Investitionen.

Wenn KMU die kurzfristigen Risiken und Kosten von IoT-Implementierungen richtig einschätzen, haben sie gute Chancen, ihre Wettbewerber langfristig zu überholen. Sie können fundiertere Entscheidungen zu IoT-Strategien, Sicherheit und geschäftlichem Nutzen treffen, bevor sie eine Investition tätigen.

In diesem Artikel wollen wir aufzeigen, welche drei Hauptrisiken KMU beim IoT-Einsatz im Blick haben sollten und wie sie ihnen entgegenwirken können.

Der Aufbau von IoT-Strategien – nicht immer einfach für kleine Unternehmen

 Die Herausforderung: Viele Unternehmen beginnen mit der Implementierung von IoT-Elementen, ohne ein klares Ziel vor Augen zu haben.

Häufig assoziieren wir das Internet der Dinge mit Konsumartikeln, die sich mit dem heimischen WLAN verbinden lassen. Doch den Untersuchungen von Gartner zufolge wird es auch von vielen kleinen und mittleren Unternehmen genutzt: 47 % der 2018 in den USA befragten Führungskräfte gaben an, auf das IoT zu setzen.

Grafik zur Verwendung von Internet of Things Technologien nach Branche

Alle Prozentangaben spiegeln die Zahl der Befragten jeder Branche wider, die aktuell das Internet of Things nutzen.

Trotz dieser hohen Zahl wissen wir nicht, wie viele dieser Projekte tatsächlich erfolgreich sind. Untersuchungen von Gartner zufolge fällt Unternehmen das Entwickeln von Anwendungsfällen für das Internet of Things schwerer als für jede andere Technologie. Dies war in vergangenen Jahren der Fall und wird sich voraussichtlich auch nicht so schnell ändern (die gesamte Untersuchung steht Gartner-Kunden zur Verfügung):

„Die Entwicklung von IoT-Strategien wird für Unternehmen weiterhin eine Herausforderung darstellen: Unternehmen fällt es schwerer als bei jeder anderen Art von Innovation, eine klare geschäftliche und technische Linie für das IoT zu finden. Viele IoT-Innovationen sind nicht viel mehr als ein Beleg dafür, dass die Technologie funktioniert, sie haben keinen klar formulierten Mehrwert für das Unternehmen im Sinn. Dies führt zu Fehlstarts, die wiederum zu Zweifeln am Wertversprechen des Internet of Things führen.“

 Empfohlene Reaktion: Ernenne eine Person zur technischen Leitung für die IoT-Implementierung und übergib ihr die Verantwortung für die IT-Architektur.

Nur wenn die technischen Anforderungen wirklich überblickt und verstanden werden, kann das Internet der Dinge deinem KMU einen Mehrwert bieten. Genau das ist die Aufgabe des technischen Leiters oder der technischen Leiterin – herauszufinden, ob die Implementierung in deinem Unternehmen überhaupt möglich ist. Diese Aufgabe kann beispielsweise von deiner technischen Direktorin, dem Chefentwickler oder jemandem in einer vergleichbaren Position übernommen werden.

Egal wen du damit beauftragst, es ist ein Schritt, den du auf keinen Fall überspringen solltest, selbst wenn du dazu eine neue Vollzeitstelle schaffen oder eine*n Berater*in engagieren musst. Jemanden einzustellen kostet dich am Ende sehr viel weniger als eine schlechte IoT-Implementierung.

Wenn sich herausstellt, dass die IoT-Implementierung durchaus eine Option für dein KMU wäre, solltest du klein anfangen und zunächst ein auf einen bestimmten Anwendungsfall ausgerichtetes Pilotprojekt wählen.

Ein Beispiel: Gartner fand heraus, dass nahezu jedes sechste US-amerikanische KMU für Bank- und Finanzdienstleistungen das Internet of Things nutzt. So können beispielsweise Versicherungsanbieter das IoT einsetzen, um die Schadensfeststellung zu vereinfachen, Schadensfälle präventiv zu verhindern oder passgenau zugeschnittene Tarife anzubieten.

Mangelnde IoT-Sicherheit bei Softwareanbietern

 Die Herausforderung: IoT-Ökosysteme sind anfällig für Cyberangriffe.

Cyberkriminalität kostet Unternehmen weltweit schätzungsweise 600 Milliarden US-Dollar im Jahr und schlecht geschützte IoT-Geräte gehören eindeutig zu den Einfalltoren.

Sie funktionieren über Netzwerke und Softwarelösungen, die zunehmend Angriffen standhalten müssen. Teilweise liegt das am wachsenden Aufkommen von Cybercrime-as-a-Service und anderen kriminellen Branchen, aber auch deine eigenen Kolleginnen und Kollegen sind ein zentrales Sicherheitsrisiko. Studien zufolge ist fast die Hälfte der Cybersicherheitsvorfälle auf unachtsames Personal zurückzuführen und in vielen Unternehmen ist nur ein kleiner Teil der Angestellten wirklich mit den IT-Sicherheitsrichtlinien vertraut. Hier besteht ganz eindeutig Nachholbedarf.

Untersuchungen von Gartner fanden zwar heraus, dass die meisten KMU eigenen Angaben zufolge Daten- und Informationssicherheitstechnologien im Einsatz haben. Dennoch waren 30 % der in einer Forsa-Befragung befragten mittelständischen Unternehmen bereits Opfer eines erfolgreichen Cyberangriffs und 43 % davon mussten ihren Betrieb zeitweise stilllegen. Studien aus den USA ergaben sogar, dass dort 60 % der KMU innerhalb von sechs Monaten nach einem Cyberangriff das Geschäft aufgeben.

2019 werden Sicherheitsbedenken Voraussagen von Gartner zufolge nicht mehr das größte Hindernis für Innovationen im IoT-Bereich sein (vollständige Untersuchung für Gartner-Kunden verfügbar). Stattdessen werden es die Sicherheitsanbieter sein, die nicht schnell genug Innovationen schaffen:

„IoT-Sicherheitsbedenken waren lange Zeit der Fluch der IoT-Innovatoren und sind auch weiterhin das größte Hindernis für IoT-Innovationen, doch dies ist dabei, sich zu ändern. Auch wenn die Verwaltung großer, heterogener und herstellerübergreifender IoT-Ökosysteme alles andere als einfach ist, entwickeln Standards und Praktiken sich ständig weiter, um diese Probleme zu reduzieren und zu bewältigen.“

 Empfohlene Reaktion: Es empfiehlt sich, ausreichende interne Lösungen für die IoT-Automatisierung zu schaffen, um die Lücken zu schließen, die bei den Anbietern bestehen.

Die IT-Anforderungen von IoT-Geräten sind sehr umfassend und herstellerübergreifend. Bislang gibt es von Anbieterseite keine ausreichende Automatisierung für Netzwerk- und Sicherheitskontrollen, die für große IoT-Projekte erforderlich ist.

Wer die Sicherheit von IoT-Netzwerken auch im großen Maßstab sicherstellen will, sollte daher die eigene technische Leitung mit der Entwicklung der nötigen Automatisierungslösungen beauftragen. Denn ohne interne Verantwortliche wird das nicht funktionieren: Externe Anbieter können nicht schnell genug Lösungen entwickeln, um all die ungeplanten Sicherheitsaufgaben zu bewältigen, die durch das Internet of Things notwendig werden.

Unternehmen haben die unterschiedlichsten Einsatzmöglichkeiten für das Internet of Things: Im Einzelhandel können mithilfe der IoT-Technologie beispielsweise Lagerlogistik und Lieferkette verbessert werden. In den Filialen können Temperatursensoren dafür sorgen, dass Gemüse frisch bleibt oder RFID-Chips die Möglichkeit schaffen, automatisch den Inhalt eines Einkaufswagens zu registrieren. Forbes zufolge planen 70 % der Einzelhändler die Investition in das Internet of Things.

Um eine derartige Konnektivität zu ermöglichen, muss jeder Einzelhändler ein System von Computern, Netzwerken und Geräten aufbauen, die in Echtzeit kommunizieren und Daten teilen. Plattformübergreifende IoT-Lösungen existieren bisher nicht.

Sicherheitsrisiken entstehen oft innerhalb des Unternehmens und auch Sicherheitslösungen werden entsprechend am besten intern entwickelt. Die technische Leitung kann mithilfe der Mikrosegmentierung sichere Bereiche in Rechenzentren und Netzwerken schaffen und einzelne Workloads innerhalb des IoT-Ökosystems isolieren und schützen. Es sollte genau festgelegt werden, welche Anforderungen an die IoT-Sicherheit bestehen und wie sie mit diesen und anderen Maßnahmen umgesetzt werden.

Die Verfügbarkeit von Data Scientists

 Die Herausforderung: Im Bereich Data Science übertrifft die Nachfrage das Angebot bei weitem.

Datenspezialist*innen sind heiß begehrt: Sie gehören aktuell zu den meistgefragten Berufsgruppen weltweit und in Deutschland sind ganze 95.000 Stellen unbesetzt. Die Zahl der Stellenausschreibungen für Data Scientists ist in den USA von 2012 bis 2017 um ganze 650 % gestiegen.

Allein die schieren Datenmengen, die tagtäglich erzeugt werden, machen die Wichtigkeit von guten Datenexpert*innen deutlich: 90 % aller weltweit verfügbaren Daten sind weniger als zwei Jahre alt, und das in großen Teilen aufgrund der Zunahme von IoT-Geräten bzw. der von ihnen generierten Datensätze. Data Scientists, die auch komplexe digitale Daten analysieren und interpretieren können, sind für die erfolgreiche Nutzung von IoT-Anwendungen unabdingbar.

In den USA können gut ausgebildete Data Scientists bis zu 170.000 $ im Jahr verdienen und auch wenn die Durchschnittsgehälter in Deutschland noch deutlich niedriger sind, liegen sie doch bei über 50.000 €. Der Karriereweg von Data Scientists ist also äußerst vielversprechend, doch für Unternehmen könnte es sich noch einige Jahre schwierig gestalten, entsprechende Talente auf dem Arbeitsmarkt zu finden.

Neben einer Person für die technische Leitung ist also auch eine*e Datenwissenschaftler*in für das IoT-Management unverzichtbar. Der Fachkräftemangel, falsche Vorstellungen vom Berufsbild und knappe Budgets für Löhne legen Unternehmen hier oft zusätzliche Steine in den Weg.

 Empfohlene Reaktion: Entwickle zuerst deine IoT-Strategie.

Der Prozess der IoT-Implementierung sollte genau wie die Einstellung eines Data Scientists schrittweise und überlegt erfolgen.

  1. Gehen
  2. Laufen
  3. (Über-) Fliegen

Bevor du eine*n Datenwissenschaftler*in einstellst (ob in Vollzeit oder als Auftragnehmer*in), solltest du dir genau bewusst machen, welche wichtige Rolle er oder sie in deinem IoT-Team spielen wird. Wenn du dir diesbezüglich noch nicht ganz sicher bist, solltest du zunächst der Frage auf den Grund gehen, wie genau dein Team die Data Science eigentlich nutzen wird.

Die wichtigsten Aspekte der Data Science-Roadmap für dein IoT-Projekt hängen dabei nicht mit Mathematik oder technischen Überlegungen zusammen, sondern mit der Geschäftsstrategie. Der Fahrplan sollte von jemandem entworfen werden, der eine strategische Vision für die Auswirkungen des Internet of Things auf das Unternehmen hat.

Gleichzeitig sollte die Grundlage für eine Data-Science-Strategie unternehmensintern geschaffen werden. So kannst du deine IoT-Geschäftsstrategie entwickeln und gleichzeitig die Teamleiter*innen in Vertrieb, Personalwesen und anderen Bereichen mit Analysedaten bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

Dieser Ansatz bietet zwei Vorteile: Alle Verantwortlichen werden dazu angehalten, Entscheidungen auf Grundlage von Daten zu treffen und die eigenen Ziele als Teil eines großen Ganzen zu sehen – also genau das, was auch für ein erfolgreiches IoT-Projekt erforderlich ist.

Ein Beispiel: IoT-Lösungen können es Unternehmen beispielsweise ermöglichen, die gesamte Lieferkette von Produkten lückenlos zu überwachen und dabei ständig zu kontrollieren, ob etwa die Kühlkette für Impfstoffe intakt bleibt oder Lieferungen rechtzeitig ankommen. Dazu muss sichergestellt werden, dass die bei der Produktion, Lagerung und Lieferung eingesetzten Geräte (beispielsweise zur Temperaturmessung bei wärmeempfindlichen Produkten) die richtigen Informationen austauschen.

Das IoT-Projekt hat ein zentrales Ziel – in diesem Fall muss etwa ein empfindlicher Impfstoff bei der Herstellung und beim Transport optimal gekühlt werden. Jedes beteiligte Gerät trägt hierzu eigene Details bei. Ähnlich sieht es im Unternehmen aus: Wenn alle Teamverantwortlichen Data Science nutzen, kann jede*r das IoT-Projekt in Gänze überblicken und zum gemeinsamen Ziel beitragen. Dieser Punkt sollte erreicht sein, bevor Data Scientists eingestellt werden, um die IoT-Vision umzusetzen.

Der Zeitpunkt für Investitionen in das Internet of Things ist gekommen

Bisher sind IoT-Projekte aufgrund ihrer Komplexität häufig nur langsam angelaufen. Das scheint sich 2019 zu ändern: Gartner-Vorhersagen zufolge sind die Chancen, mit dem Internet of Things einen Mehrwert zu schaffen, höher als je zuvor (Untersuchung für Gartner-Kunden verfügbar).

„2019 wird sich die Wertschöpfung durch das IoT stark beschleunigen, besonders in Industrie und Handel. Es gibt immer neue IoT-Innovationen für Verbraucherprodukte und ständig entstehen neue Produkte und Dienstleistungen. 2019 wird für die industrielle und kommerzielle Wertschöpfung ein herausragendes Jahr.“

Als Gartner KMU-Führungskräfte fragte, wie wichtig das Internet of Things für ihre Unternehmen sei, bezeichneten es viele als von kritischer Bedeutung – sogar mehr als jede dritte KMU-Führungskraft in der Fertigungsindustrie (36 %) und fast die Hälfte im Einzelhandel (42 %).

Bedeutung des Internet of Things nach Branche

Alle Prozentangaben spiegeln die Zahl der Befragten jeder Branche wider, die das Internet of Things als kritisch betrachten.

In den nächsten Jahren solltest du deine Erwartungen noch nicht zu hoch schrauben, aber nichtsdestotrotz kannst du bereits jetzt mit deinem Projekt oder deiner Initiative beginnen.

Benenne jemanden für die technische Leitung des Projekts, automatisiere so viel wie möglich und entwirf eine Strategie für das geschäftliche Problem, das IoT für dich lösen soll. Auf diese Weise bist du der Konkurrenz schon ganze drei Schritte voraus.

Willst du mehr darüber erfahren, welche Software kleine Unternehmen im Einsatz haben?

Wir haben gefragt, welche Tools sie 2019 im Budget haben.

METHODIK

Zwischen Juli und September 2018 befragten wir 715 KMU-Führungskräfte von in den USA ansässigen Unternehmen mit 2 bis 249 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von weniger als 100 Millionen US-Dollar. Die Teilnehmenden mussten an Technologiekaufentscheidungen für ihre Unternehmen beteiligt und mindestens auf Managerebene tätig sein. Ab mindestens 50 Teilnehmenden aus einer Branche wurde die entsprechende Branche in den Bericht aufgenommen.

Suchst du nach Data Center Management-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten DCIM-Softwarelösungen!

Das Thema Internet of Things ist mittlerweile in aller Munde – und das nicht ohne Grund. Es geht dabei um weit mehr als nur per WLAN gesteuerte Deckenlampen: Auch kleinen und mittleren Unternehmen bietet das Internet der Dinge eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Reputationsmanagement in den sozialen Medien: Diese Vorteile haben kleine Unternehmen

Reputationsmanagement in den sozialen Medien

Hat dein kleines Unternehmen eine Social Media-Strategie für das Reputationsmanagement?

Das Marken- und Reputationsmanagement wird häufig als Problem von Großunternehmen dargestellt. In den Zeiten von Social Media erleben jedoch Unternehmen jeder Größe, welche Auswirkungen Kommentare und Onlinebewertungen haben können.

Reputationsmanagement in den sozialen Medien

Positive Reviews und Erwähnungen in viralen Social-Media-Beiträgen können für kleine Unternehmen Wunder wirken, doch genauso kann schon ein einziger negativer Kommentar schnell rufschädigend sein, wenn man nicht angemessen darauf reagiert. Und das auch dann, wenn es eigentlich gar keinen triftigen Grund für die Aufregung gibt: Das Flugunternehmen EasyJet steht unter Rechtfertigungsdruck, seit ein Foto von Sitzen ohne Rückenlehne auf Twitter für Furore sorgte – obwohl auf diesen Sitzen letztendlich gar niemand sitzen sollte.

Soziale Medien sind  eines der wichtigsten Instrumente, mit denen kleine Unternehmen ihre Marke aufbauen und pflegen können – und bei denen sie ihren Status immer wieder neu erkämpfen müssen. Ganz auf die Nutzung von Social Media für das Reputationsmanagement zu verzichten ist heutzutage fast undenkbar und auch nicht empfehlenswert: Wenn man als Marke in den sozialen Medien nicht über sich selbst spricht, tun es schnell trotzdem die anderen.

Beim Thema Social Media Monitoring haben kleine Unternehmen gegenüber Großunternehmen allerdings sogar einen Vorteil: Sie haben an weniger Fronten um ihren Ruf zu kämpfen und können mehr Energie in eine gut durchdachte Social Media Management-Strategie stecken, die erfolgreich das Markenimage stärkt.

Es gibt 4 zentrale Möglichkeiten für den Einsatz von Social Media im Online Reputation Management:

 

1. Die eigene Nische anvisieren

Soziale Medien bieten einen Raum, in dem man mit Kund*innen interagieren und ein starkes Gemeinschaftsgefühl schaffen kann. Kleine Unternehmen richten ihr Angebot im Vergleich zu Großunternehmen vermutlich eher an ein Nischenpublikum.

Das bietet die Chance, Trends innerhalb der Zielgruppe zu identifizieren und in einer maßgeschneiderten Marketingstrategie einzusetzen. Diese Erkenntnisse helfen zu entscheiden, an wen man eine Kampagne richtet, wann und auf welche Weise man zur Interaktion aufruft und welche Social Media-Plattformen für den Kontakt zu (potentiellen) Kund*innen am besten geeignet sind.

Solche zielgerichteten und durchdachten Interaktionen sind ein erstklassiger Ansatz, um sich innerhalb der Brache ein gutes Markenimage aufzubauen. Wenn Kund*innen sich gesehen, angesprochen und wertgeschätzt fühlen, werden sie sich auch an die Marke erinnern und ihre Waren oder Dienstleistungen zukünftig wieder in Anspruch nehmen.

Auch als Wachstumsstrategie ist es für kleine Unternehmen äußerst nützlich, Kundendaten zu erfassen und in den eigenen Marketingentscheidungen zu berücksichtigen. Je mehr du über deine Kund*innen und ihre Eigenschaften, Interessen und Probleme weißt, desto genauer wird das Bild von deiner Zielgruppe, das du vor Augen hast.

Stell dir beispielsweise vor, du besitzt ein kleines Café in deiner Stadt und möchtest Zeit in eine Social Media Marketing-Kampagne investieren. Wenn du eine Vorstellung vom durchschnittlichen Alter und anderen Charakteristika deiner Stammgäste hast, weißt du auch genauer, auf welchen Social Media-Plattformen du deinen Kundenstamm am ehesten erreichst.

Es gibt hilfreiche Statistiken zur Social-Media-Nutzung in Deutschland, die Aufschluss darüber geben, welche sozialen Netzwerke in welchen Altersgruppen am verbreitetsten sind.

Nutzung ovn Social Media nach Altersgruppen
Nutzung von sozialen Medien in verschiedenen Altersgruppen (Quelle)

Stell dir beispielsweise vor, dein Café befindet sich in einem lebhaften Studentenviertel einer Universitätsstadt und die meisten deiner Gäste sind Studierende, einige Schüler*innen und junge Berufseinsteiger.

An den verschiedenen Statistiken erkennst du wenig überraschend, dass ein großer Teil der Personen dieser Altersgruppen auf Facebook, YouTube und WhatsApp aktiv ist. Interessant sind aber auch die Zahlen für Instagram und Snapchat: Hier unterscheidet sich das Nutzungsverhalten der unterschiedlichen Altersgruppen deutlich.

Instagram wird von 84 % und Snapchat von 82 % der 14–19-Jährigen genutzt, wohingegen nur 61 % von ihnen Facebook verwenden. Bei den 20–29-Jährigen sieht das schon wieder anders aus: Hier überholt Facebook mit 89 % sowohl Instagram (58 %) als auch Snapchat (39 %). Anhand dieser Daten kannst du dir also überlegen: In welche Social Media-Tools lohnt es sich zu investieren und welchen Teil deiner (potentiellen) Kunden möchtest du am stärksten ansprechen? Hast du die nötigen Ressourcen, um Social-Media-Strategien für all diese Plattformen zu entwickeln und zu pflegen? Lohnt es sich vielleicht, neben den „klassischen“ sozialen Netzwerken wie Facebook und Instagram auch Kampagnen für YouTube und WhatsApp zu entwickeln, die immerhin beide von über 90 % der Personen der für dich relevanten Altersgruppen genutzt werden?

Der Vorteil kleiner Unternehmen: Wenn du einen ganz bestimmten Markt oder eine Nischenbranche bedienst, hast du den Vorteil, dass du deine Social-Media-Präsenz auf eine viel spezifischere Zielgruppe ausrichten kannst. Während Großunternehmen sozusagen ein riesiges Netz auswerfen müssen, kannst du deine Aufmerksamkeit auf die Plattformen konzentrieren, von denen du weißt, dass deine (potentiellen) Kund*innen sie nutzen.

 

2. Wissen, was über einen gesagt wird

Wer seine Online-Reputation kontrollieren will, muss sie auch genau verfolgen.

In Großunternehmen ist das üblicherweise eine permanente Aufgabe der Marketing- und PR-Teams an den unterschiedlichsten Standorten. Bei kleinen Unternehmen fällt das Thema Online Reputation Management meist in die Verantwortung des Marketingteams.

Das bietet ihnen in vielerlei Hinsicht einen Vorteil gegenüber Großunternehmen. Kleine, zentrale Teams können schnellere und konsistentere Entscheidungen treffen und in der Kommunikation mit den Kund*innen einheitlicher auftreten.

Falls das Reputationsmanagement für dich noch Neuland ist, solltest du als ersten Schritt einen Google Alert einrichten. Auf diese Weise sendet Google dir eine E-Mail, wann immer dein Unternehmen im Internet erwähnt wurde. Du benötigst dafür lediglich ein Gmail-Konto. Auf der Supportseite von Google ist beschrieben, wie du schnell einen Alert einrichten kannst.

Auch auf Bewertungsseiten wie Yelp solltest du dich als Inhaber*in deines Unternehmens eintragen, um direkt auf der Website Bewertungen und Kommentare beantworten zu können. Dies bietet dir eine hervorragende Möglichkeit, deine Online-Bewertungen im Blick zu behalten und sowohl mit den zufriedenen Kund*innen zu interagieren als auch mit denen, die weniger gute Erfahrungen mit deinem Unternehmen gemacht haben.

Beides ist gleich wichtig, um deine Online-Reputation zu kontrollieren und zu verbessern.

Trotz alledem kratzen diese Maßnahmen erst an der Oberfläche des Online-Reputationsmanagements. Als beste Methode zum Überwachen und Steuern der Online-Reputation bieten sich Software für das Reputationsmanagement oder Social Media Monitoring an.

Screenshot Hotsuite Reputationsmanagement

Kommentare und Reviews im Reputation Management Hub von Hootsuite (Quelle)

Mit dieser Software lassen sich Markenerwähnungen überwachen, Hashtags verfolgen, mehrere Social Media-Konten verwalten und sogar Gespräche mit unzufriedenen Kunden erleichtern.

Der Vorteil kleiner Unternehmen: Je größer das Unternehmen, desto größer oft auch die Herausforderung, die eigene Onlinepräsenz über mehrere Teams hinweg zu organisieren. Kleine Unternehmen können ein einzelnes Team – meistens das Marketingteam – damit beauftragen, zu überwachen, was online so alles über das Unternehmen gesagt wird. Auch das trägt zu einem einheitlichen Kundenerlebnis bei.

 

3. Auf Gesagtes reagieren

Egal ob es um das kleine Café in der Nachbarschaft oder eine riesige Kette wie Starbucks geht: Über jedes Unternehmen wird online geredet. Menschen posten auf Instagram Fotos mit deinen neuesten Produkten, erzählen auf Facebook von ihren Erlebnissen in deinem Geschäft oder bewerten deine Dienstleistungen auf Google und Yelp.

Bei alledem sorgt natürlich auch das beste Social Media Monitoring-System nicht automatisch für eine positive Online-Reputation.

Nachdem du erfolgreich herausgefunden hast, was wann wo über dich gesagt wird, musst du entscheiden, was du damit anfängst.

Auf positive Erwähnungen solltest du reagieren, um deine Kund*innen zu bestärken: Sie haben sich schließlich die Zeit genommen, um beispielsweise ein Foto von der Kaffeespezialität des Tages in deinem Café zu posten. Eine Antwort wie „Hey, danke für das tolle Foto! Schön, dass du heute bei uns warst!“ sorgt dafür, dass die Person sich wertgeschätzt und gehört fühlt.

Genau dieses Gefühl wollen wir auch bei Kund*innen erreichen, die negatives Feedback posten, selbst wenn wir ihre Aussagen entschärfen möchten.

In manchen Situationen ist es zweifellos richtig, Spammer und Trolle zu ignorieren, aber insbesondere lokale Unternehmen sollten bedenken, dass viele der Personen, die online über das Unternehmen sprechen oder es in Social Media-Posts markieren, in der eigenen Umgebung leben und arbeiten.

Ein Beispiel für Reputationsmanagement auf Instagram

Ein lokales Café präsentiert auf Instagram den frisch gebackenen Kuchen (Quelle)

Hat sich ein Kunde auf Facebook darüber beschwert, dass seine Lieblings-Kaffeesorte am Morgen nicht vorrätig war? Wenn du nicht auf seine Beschwerde reagierst, könnten andere potentielle Kund*innen beim Lesen denken, dass du deine Vorräte nicht gut im Griff hast.

Stattdessen solltest du auf den negativen Kommentar antworten, ihn ernst nehmen (statt dich zu verteidigen) und, falls möglich, eine Lösung vorschlagen:

„Hi XY, es tut uns leid, dass du dich heute Morgen vergeblich auf unsere Wiener Melange gefreut hast! Morgen früh kommt unsere nächste Lieferung und wir legen dir gerne ein Päckchen duftenden Kaffee zur Seite. Komm einfach während unserer Öffnungszeiten zwischen 7 und 16 Uhr noch mal bei uns vorbei.“

So einfach kannst du bewirken, dass ein unzufriedener Kunde sich gehört und geschätzt fühlt, eine Lösung für sein Problem anbieten und gleichzeitig noch deine Öffnungszeiten in den sozialen Netzwerken bewerben.

Der Vorteil kleiner Unternehmen: Kleine Unternehmen haben die Möglichkeit, auf jede Erwähnung und jeden Kommentar zum Unternehmen zu antworten und die Verbindung zu ihrer Community und ihren Kund*innen zu ihrem Vorteil zu nutzen.

 

4. Die Kundenbeteiligung fördern

Unternehmen, die über soziale Medien mit ihren Kunden interagieren, müssen aufpassen, dabei nicht unaufrichtig, gezwungen oder zu effekthascherisch zu wirken. Kleine Unternehmen haben an dieser Stelle den besonderen Vorteil, stark auf ihre Verbindung zu ihrer Community bauen zu können.

Richte deine Social Media-Präsenz lokal aus: Vernetze dich mit anderen Unternehmen aus der Region, feuere Sportmannschaften aus der Gegend an oder dokumentiere lokale Veranstaltungen in deinen Instagram-Stories oder in Facebook Live. So wird dein Unternehmen für Menschen in der Region greifbarer, sie können es besser einordnen und fühlen sich ihm stärker verbunden.

Bei der Ausrichtung auf die Community muss es längst nicht immer um eine geographische Zusammengehörigkeit gehen. Auch Unternehmen mit einem kleinen, aber sehr vielfältigen oder auch internationalen Kundenstamm können ihre Größe als Vorteil einsetzen, indem sie sich ganz auf ihren Nischenmarkt konzentrieren und sich den Themen widmen, die ihre spezielle Kundschaft interessieren.

Vielleicht gibt es ja bestimmte für deine Zielgruppe interessante Veranstaltungen oder andere Anlässe, die du nutzen könntest, um deine Marke und dein Produkt online zu bewerben?

Auch hier bietet es sich besonders an, einen Blick darauf zu werfen, was gerade in der Umgebung so los ist. Ist gerade Prüfungszeit an der Uni? Dann biete den Studierenden doch ein passendes Sonderangebot an:

„Semester-Endspurt! Koffein verbessert vielleicht nicht deine Noten, aber bringt dich zumindest etwas wacher durch die Prüfungen. Markiere uns in einem Foto mit deiner morgendlichen Tasse Kaffee und die nächste Tasse geht auf uns!“

Der Vorteil kleiner Unternehmen: Deine Community – egal ob lokal oder thematisch – ist dein größter Verbündeter. Schaffe Verbindungen zu Nachbarn und Gleichgesinnten, um Beziehungen aufzubauen und die Kundenbindung zu stärken.

Erfolgreiches Reputationsmanagement im Internet

Soziale Medien bieten Unternehmen und Verbraucher*innen vielfältige Möglichkeiten, miteinander nahezu in Echtzeit zu interagieren.

Wenn du deine Aktivitäten in sozialen Netzwerken sorgfältig planst und verwaltest, kannst du eine authentische Verbindung mit deinen Kund*innen schaffen und dir eine treue und interessierte Gefolgschaft aufbauen. Dabei hast du als kleines Unternehmen die Chance, deutlich direkter und persönlicher mit deiner Community zu kommunizieren als die großen Wettbewerber aus deiner Branche.

Nutze diesen Vorteil, um deinen Bekanntheitsgrad in der Branche und in den sozialen Medien zu stärken und deinem Unternehmen zum Wachstum zu verhelfen.

Du willst noch mehr zum Thema Marketing für kleine Unternehmen erfahren? Hier kannst du weiterlesen:

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar.

Suchst du nach Software für das Social Media Monitoring? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Social Media Monitoring-Tools!

 

6 dicas para escrever um e-mail de apresentação de vendas perfeito

e-mail-de apresentação de vendas

e-mail-de apresentação de vendas

E-mails de trabalho podem acabar com o nosso bom humor. É comum recebermos centenas por dia e eliminarmos de imediato a maioria deles.

Trata-se de um hábito corriqueiro para a maioria de nós. Como aponta o Hubspot, líder no mercado de softwares de vendas e marketing, a taxa média de abertura de e-mails de vendas é de apenas 24%. Dependendo do tipo de indústria, esse número pode ser ainda menor.

Vendedores tentando fechar o maior número possível de negócios querem ter certeza de que seus e-mails estejam entre esses 24%.

Embora isso possa parecer um tiro no escuro, reunimos algumas dicas que podem ser seguidas para aumentar essas taxas e atingir um número maior de clientes em potencial.

O e-mail de apresentação de vendas para fechar negócios

Os passos a seguir não ajudarão apenas a cumprir quotas de vendas como também a parar de irritar clientes em potencial. E-mails mal escritos não fazem uma empresa atrativa a ninguém, sejam clientes em potencial ou não. Enviar mensagens melhores, mais informativas e atenciosas é uma maneira de não afastar futuros clientes.

1. Escolha um assunto convincente

Sara Hartanov, gerente de relacionamento com clientes do Capterra, aconselha às equipes de vendas B2B a “fazer uma pergunta, criar urgência e agregar valor” no assunto dos e-mails.

Nada de gritar em caixa alta algo como “QUER ECONOMIZAR DINHEIRO??? ABRA ESSE E-MAIL AGORA”.

É preciso transmitir a importância da mensagem e sugerir o que a empresa pode fazer pela organização de um potencial cliente antes mesmo de ele abrir o e-mail.

Se você está promocionando um produto mais econômico do que o da concorrência, algo como “Você gostaria de baixar em 20% seus custos operacionais anuais?” pode aumentar exponencialmente as taxas de abertura.

O próximo passo:

Inicie testes A/B com vários assuntos para ver qual funciona melhor. Veja quais resultam em taxas de resposta mais altas.

Isso pode ser feito manualmente, mas usar uma solução de rastreamento de e-mails pode fornecer resultados mais precisos. Visite nosso diretório caso uma ferramenta para rastrear a entrega de e-mails e taxas de abertura ainda não esteja disponível na sua empresa.

2. Seja conciso

Não há nada pior do que abrir um e-mail de negócios e encontrar um romance lá dentro.

Evite parágrafos grandes e textos longos e truncados. Use de 50 a 125 palavras. Caso seja necessário comunicar detalhes complexos, siga a próxima dica para fazê-lo de forma eficaz.

O próximo passo:

Defina um limite de palavras daqui para frente. Siga a sugestão mencionada acima ou comece a acompanhar a sua própria contagem de palavras para ver qual tamanho de mensagem gera mais respostas.

3. Dê aos clientes em potencial só uma parte do conteúdo para que eles possam descobrir mais

Os clientes em potencial querem saber mais sobre os produtos, como funcionam, quais são os seus benefícios e quanto custam. Mas nem sempre querem ouvir tais informações de um vendedor.

Em vez de divulgar pessoalmente o valor do produto repetidas vezes em um e-mail com mais do mesmo, comunique tal informação através de estudos de caso, artigos técnicos, menções de terceiros ao seu produto ou links para avaliações verificadas. Use o máximo possível de informações vindas da equipe de serviço ao cliente para conquistar novos prospectos.

O próximo passo:

Trabalhe com as equipes de marketing para criar conteúdos que incluam depoimentos de clientes que demonstrem o valor do produto.

4. Personalize os e-mails

Ninguém gosta de sentir que lhe estão vendendo alguma coisa. Embora seja bom ter um roteiro de vendas para as chamadas telefônicas e modelos de mensagens, e-mails padrões devem ser evitados.

Personifique a mensagem com detalhes dos benefícios do produto a compradores individuais e empresas. Mesmo que você apresente o seu produto como uma solução de economia de tempo que pode ser usada por qualquer um, é possível personalizar tal afirmação de algumas maneiras:

    • Mencione o que mais essas pessoas poderiam estar fazendo com o seu tempo: trabalhar em projetos importantes que estão surgindo ou então fornecendo o serviço de atendimento ao cliente de excelência pelo qual são conhecidos, por exemplo.
    • Seja específico: quanto tempo seus clientes em potencial economizarão ao usar o seu produto? Isso tem um valor em dinheiro? Caso tenha, faça o cálculo e envie essa informação.

O próximo passo:

Antes de enviar um e-mail, anote três razões concretas e específicas pelas quais o seu produto ou serviço seria uma boa opção para o negócio em questão e compartilhe isso com o cliente em potencial.

5. Defina passos a seguir claros fazendo um pedido específico

Um cliente em potencial nunca deve perguntar-se o que é esperado dele ou por que ele foi contatado. Não assuma que a pessoa contatada conheça o processo de vendas e saiba que ela não gastará tempo montando um quebra-cabeça depois de receber um e-mail enigmático.

Torne as coisas mais fáceis para a empresa e para o seu cliente em relação ao próximo passo a ser dado com algum pedido concreto e específico ou uma chamada para ação (CTA, de call-to-action, na sigla em inglês).

Dessa forma, ambos estão em sintonia sobre o que é necessário ser feito antes que qualquer um dos dois possa avançar no processo de vendas.

O próximo passo:

Adicione espaços reservados para os próximos passos em seus templates de e-mail, assim não é preciso incluir um em cada mensagem. Você pode utilizar as ideias abaixo ou criar sua própria CTA.

 “Conforme conversamos…”; “Lembre-se que…

6. Faça um acompanhamento regular

Só porque um cliente em potencial não responde ao seu primeiro e-mail não significa que ele deve ser esquecido. Muito provavelmente várias aproximações serão necessárias antes de um contato (talvez você nem sequer chegue a falar diretamente com o cliente).

Lembre-se que assim que você desistir, seu cliente em potencial esquecerá quem você é. Use um software CRM (gestão de relacionamento com o cliente) para criar lembretes a fim de acompanhar os prospectos e não deixar ninguém escapar.

O próximo passo:

Leia este artigo para conhecer todos os benefícios de um CRM.

Faça a sua parte: chega de e-mails de vendas de mau gosto

O e-mail é um método tão comum de comunicação profissional que é fácil deixar de preocupar-se com ele. E como a maioria dos e-mails de vendas nem sequer são abertos, também é fácil pensar que não vale a pena gastar tempo escrevendo mensagens inteligentes, sucintas e personalizadas.

Entretanto, o e-mail é frequentemente a melhor maneira de apresentar o seu nome ou o nome de sua empresa a seus clientes B2B em potencial.

Dedicar tempo para criar mensagens úteis e informativas trará apenas benefícios aos números de vendas – além de fazer os clientes avançarem pelo funil de vendas.

Quais são suas melhores práticas para escrever e enviar e-mails de vendas B2B? Compartilhe-as com a gente nos comentários abaixo.

À procura de softwares de automação de marketing? Confira a lista do Capterra com as melhores ferramentas de automação de marketing.

3 Sprint Planning blunders die de productiviteit de das om doen

Sprint Planning

Kleine bedrijven willen de productiviteit van hun medewerkers verhogen. Dat blijkt uit de door Capterra uitgevoerde enquête over digitalisering van het MKB in Nederland*. Bedrijven gaven daarin aan dat het vergroten van de productiviteit van hun personeel een van hun belangrijkste zakelijke doelstellingen was voor de komende jaren.

Om dit doel te bereiken, zijn er diverse creatieve strategieën beschikbaar. Denk aan innovatieve initiativen zoals gamification van de bedrijfscultuur tot slimme klimaatbeheersing op kantoor. Een andere effectieve manier om meer uit kleine teams te halen, is het gebruik van tools en kaders voor Agile management, zoals Scrum Sprint Planning.

Niet alle Agile projecten zijn echter succesvol. Volgens een rapport van het Engelse digitale adviesbureau 6point6 hebben bedrijven in het Verenigd Koninkrijk in de afgelopen twaalf maanden zo’n €40 miljard verspild aan mislukte Agile IT-projecten. Dit rapport gaat vooral over grote bedrijven, maar ook het mkb kan leren van de fouten die tot mislukking leiden.

Sprints in Scrum mislukken vooral door onrealistische verwachtingen, verkeerd beheer van Backlogs en een te uitgebreide planning. Dit kost bedrijven veel tijd en geld en het gaat ten koste van de productiviteit.

In dit rapport kijken we naar drie blunders op het gebied van Sprint Planning die het mkb moet voorkomen om hun Scrum projecten te laten slagen.

Het resultaat staat of valt met een effectieve Sprint Planning

Kleine bedrijven die Scrum toepassen, voeren projecten uit in de vorm van events die binnen een bepaald tijdskader moeten worden voltooid. Zo’n event heet een “Sprint” en kan een week tot een hele maand duren. Een Sprint wordt gepland door de Product Owner, de Scrum Master en het ontwikkelteam. Zij leggen vast welke specifieke taken moeten worden uitgevoerd (bijvoorbeeld ontwikkeling van nieuwe functies of bugfixes).

De Sprint Planning vormt het fundament van Scrum, omdat deze van invloed is op het uiteindelijke resultaat van het project. Een project kan alleen slagen als de teamleden de taken die ze tijdens de planning van de Sprint op zich hebben genomen, ook daadwerkelijk voltooien.

Door een gebrek aan kennis van Agile management lukt het bedrijven echter vaak niet om effectieve sprintplanningen te maken. Uit onderzoek naar de Agile volwassenheid op initiatief van de Agile Coach Company  blijkt dat  organisaties nog maar weinig ervaring hebben met Agile planning. Teams zijn nog samengesteld op de traditionele wijze. Er is één persoon die kennis heeft van Agile en probeert deze kennis over te dragen aan de organisatie of zijn/haar team. De toepassing van Agile is nog minimaal.

Dit geldt ook voor mkb-bedrijven die pas begonnen zijn met Scrum en daardoor vaak nog geen ervaren Scrum Masters en Product Owners hebben. Deze werken dan niet productief samen met het ontwikkelteam om een effectieve Sprint Planning op te stellen en daardoor loopt het projectmanagement op een mislukking uit.

3 veelvoorkomende blunders bij sprint planning die kleine bedrijven moeten kennen en voorkomen

1. Onrealistische verwachtingen wekken door te veel tegemoet te komen aan veeleisende Product Owners

Sprint Planning meetings zijn productieve sessies, totdat de Product Owner onredelijke eisen begint te stellen aan het team. Product Owners willen meestal graag voldoen aan alles wat de stakeholders van het project willen.

Zij moeten echter leren om nee te zeggen tegen die stakeholders als dat nodig is, legt Gartner-analist Tina Nunno uit:

Assertief “nee” leren zeggen (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

Een Product Owner die assertief nee kan zeggen, kan effectief met de stakeholders van een project communiceren over de capaciteit van het team. Gebruik de voorzieningen in Agile projectmanagementtools, zoals status tracking, om datagestuurde redenen te geven waarom teams wel of niet aan een verzoek kunnen voldoen in een bepaalde Sprint.

  • Centraliseer de projectcommunicatie: Geef stakeholders realtime toegang tot de status van het project, met centrale dashboards waarin ze kunnen zien welke taken zijn voltooid en wat er nog moet gebeuren. Houd ze op de hoogte van de voortgang en veranderingen van een project met in-app meldingen, e-mail en ingebouwde chatfunctionaliteit.
  • Deel belangrijke project- en performance-metrics: Maak een schatting van wat een team tijdens een Sprint kan voltooien door de historische performance van het team bij te houden in burndown en velocity charts. Deel deze inzichten met de stakeholders van het project om duidelijk te maken wat de capaciteit (de scope) van het team is voor een bepaalde Sprint.
Sprint Planning graphs
Velocity chart in SpiraPlan (Bron)

Capterra-tips:

Gebruik de functies voor meldingen van je Agile PM-software om effectief met stakeholders te communiceren over de voortgang van een project.
Maak gebruik van functionaliteit zoals burndown en velocity charts om goed in te schatten wat een team aankan.

2. Sprint Planning meetings houden zonder prioritering van de Product Backlog

De Product Owner heeft veel verantwoordelijkheden. Een van de belangrijkste hiervan is het stellen van prioriteiten binnen de Product Backlog, ofwel de User Stories. Zonder een goede prioritering, kiezen ontwikkelteams vaak naar eigen inzicht User Stories die aan een Sprint zijn toegevoegd zonder volledig te begrijpen hoe deze van invloed zijn op de scope van het project.

Prioritering is het vastleggen van welke productfuncties eerst moeten worden gebouwd. Bedrijven in het mkb moeten hiervoor bepalen wat de eenvoudig te bouwen functies zijn die voor gebruikers de hoogste waarde hebben. Devin Deen (Agile Scrum Master en projectmanagement-expert) legt uit hoe dat werkt:

De Product Backlog opstellen (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

Volgens Deen moeten bedrijven bij het prioriteren van de Product Backlog het Pareto-principe in gedachten houden: Gebruikers halen 80% van de waarde van jouw product uit 20% van de functionaliteit ervan. Gebruik Agile tools voor projectmanagement om te bepalen welke functionaliteit in die belangrijke 20% valt.

  • Prioriteer functies met Story punten: In Scrum tools zoals VivifyScrum kan elk teamlid met Planning Poker punten toewijzen aan een User Story. Zo kan er een schatting worden gemaakt van de complexiteit en de hoeveelheid werk die nodig is om die functie te maken. Meer punten betekent meer complexiteit. Op basis hiervan kunnen de teams bekijken welke functies de laagste kosten of het minste werk met zich meebrengen en dat bepaalt dan weer welke User Stories worden geprioriteerd en opgenomen in een bepaalde Sprint.
  • Zorg dat teams meer inzicht krijgen in de productvereisten: Schattingen voor User Stories geven teams een indicatie van de complexiteit van een functie. Daarnaast geeft een Product Requirements Document (PRD) ontwikkelteams inzicht in de waarde van een functie voor gebruikers. Product Owners kunnen in dit document met productvereisten bijvoorbeeld informatie over gesprekken met klanten en persona’s opnemen. Ontwikkelaars en ontwerpers kunnen die informatie dan weer gebruiken bij het bouwen van productfuncties.
Agile Management
Document met productvereisten in Confluence (Bron)

Capterra-tips:

Stel een Product Requirement Document (PRD) op om teams meer inzicht te geven in wat klanten en stakeholders willen.
Maak een nauwkeurige schatting van de hoeveelheid werk die nodig is om een functie te maken door punten toe te wijzen aan User Stories.

3. Te veel tijd besteden aan Sprint Planning meetings

Hoe je het ook wendt of keert, Scrum teams vergaderen veel: dagelijkse Scrums, Sprint reviews, Sprint retrospectives en zo kunnen we nog wel even doorgaan. En dan hebben we ook nog de doorlopende training, workshops en een-op-eensessies. Het meest tijdrovende van allemaal is echter de Sprint Planning meeting. Dit is vragen om overwerkte teams die onder de maat presteren.

Kleine bedrijven die Scrum gebruiken, moeten ervoor zorgen dat hun teams voorbereid zijn op Sprint Planning meetings, anders verspillen ze kostbare uren aan vruchteloze vergaderingen, zoals Mike Cohn uitlegt:

Tijd besparen in Sprint Planning meetings (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

De Sprint Planning meeting is cruciaal voor het succes van Scrum. Kleine bedrijven moeten er echter wel voor zorgen dat hun teams de tijd productief gebruiken. Agile projectbeheertools komen daarbij goed van pas. Deze tools bieden teams een centraal platform om meetings te plannen, te communiceren en bestanden te delen.

  • Bereid het team voor op Sprint Planning meetings: Een van de grote fouten die teams maken is volgens Cohn dat ze onvoorbereid aan Sprint Planning meetings beginnen. Om dit te voorkomen, moeten Product Owners belangrijke documentatie over het project, zoals de Product Backlog, vooraf met de teams delen, zodat mensen weten wat ze in de meetings moeten bespreken. Tools voor het delen van bestanden zijn hiervoor heel nuttig, omdat Product Owners hiermee projectgerelateerde documenten op een veilige en centrale locatie kunnen delen.
  • Houd de planning van je team bij en schrap onnodige meetings: Sprint Planning meetings kunnen lang duren omdat teams niet genoeg tijd hebben om zich goed voor te bereiden. Dit komt vaak doordat ze buitensporig veel tijd kwijt zijn aan andere vergaderingen die eigenlijk niet nodig zijn. Scrum Masters kunnen planningstools met ingebouwde kalenders en rapportagedashboards gebruiken om de beschikbaarheid van teamleden bij te houden en aan te geven wat de belangrijkste meetings zijn die mensen moeten bijwonen.
Sprintplanning
Teamkalendar in Wrike (Bron)

Capterra-tips:

Bereid het team voor op de meeting door vooraf de Product Backlog en andere belangrijke projectdocumentatie te delen.
Houd de beschikbaarheid van je teamleden bij en schrap onnodige meetings.

Conclusies en volgende stappen

Dit rapport is niet bedoeld om met een beschuldigende vinger naar Product Owners te wijzen of om één pasklare oplossing te bieden voor de verschillende problemen waarmee kleine bedrijven te maken kunnen krijgen als ze met Scrum werken.

We willen kleine bedrijven die Agile projectmanagement gebruiken of die hierop willen overstappen een paar goede richtlijnen geven voor wat ze vooral niet moeten doen. Frameworks voor Agile projectbeheer passen zich gemakkelijk aan de flexibele organisatiestructuur van het midden- en kleinbedrijf aan. Het is echter belangrijk dat deze bedrijven hun processen voortdurend heroverwegen om van Agile een succes te maken.

Hier zijn de hoofdpunten die je moet onthouden:

Sprint Blunders Blunders


*Onderzoek over digitaliseringstrends: Capterra voerde een online enquête uit in juli 2019. De antwoorden komen uit een steekproef van de doelmarkt Nederland. De enquête werd verzonden naar 615 mensen waaruit, na screeningvragen, uiteindelijk 158 deelnemers kwalificeerde om de enquête in te vullen. Gekwalificeerde deelnemers zijn in dienst (voltijd, deeltijd of zelfstandig), werken in een kleine tot middelgrote onderneming (1-250 werknemers) en gebruiken software voor hun werk.

 

Gerenciador de projetos grátis: conheça 5 soluções

gerenciador de projetos grátis

gerenciador de projetos grátis

Prazos perdidos. Gargalos de produção. Conversas fragmentadas.

Tais contratempos custam tempo e dinheiro. Por sorte, ter em mãos uma solução é mais simples do que se imagina.

Se a equipe ainda for pequena ou o orçamento apertado e a empresa estiver disposta a deixar de lado alguns recursos premium, um gerenciador de projetos grátis ou freemium pode ser o ideal. (Produtos freemium são versões gratuitas de softwares pagos que oferecem funcionalidades restritas, número limitado de acessos, ou ambos.)

Neste artigo, destacamos 5 entre as 10 principais ferramentas de gerenciamento de projetos gratuitas listadas no Capterra e explicamos cada produto e o custo para fazer um upgrade.

Essa lista ajuda a determinar 1) se um software gratuito é a solução ideal e 2) qual sistema gratuito é o melhor dependendo das necessidades.

Como definimos os principais softwares? Cada uma das 5 ferramentas incluídas neste artigo tem uma classificação geral de usuário acima da média quando comparada com outros produtos da categoria. A  metodologia completa por ser acessada no final do texto.

As 5 opções gratuitas de softwares de gestão de projetos selecionadas são:

(Os produtos estão apresentados em ordem alfabética)


  • Airtable
  • ClickUp
  • Freedcamp
  • MeisterTask
  • Paymo

Qual a diferença entre um software de gestão de projetos e um de gestão do trabalho?

Softwares para gestão de projetos (PM na sigla em inglês) tornaram-se abrangentes, com uma gama de soluções que vai desde ferramentas para gestão do trabalho mais leves e colaborativas até a soluções robustas para gestão de portfólio.

Para escolher a ferramenta que melhor atenda às necessidades de uma empresa é importante entender as diferenças entre esses tipos de software:

  • Softwares para gestão do trabalho ajudam as equipes a gerenciar os fluxos de trabalho, organizar tarefas e atividades (projetos e processos) e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Tais ferramentas compreendem a execução do trabalho, fornecendo notificações em tempo real e visualizações relevantes para diferentes áreas. Seus destinatários são profissionais não técnicos.
  • Já os softwares para gestão de projetos ajudam gerentes de projeto e organizações a executar projetos com um escopo definido (entregas), cronograma e orçamento (recursos). Tais ferramentas ajudam as empresas a planejar, monitorar e controlar custos, cronogramas e recursos para que elas possam gerar valor e atender os critérios de sucesso do projeto. Seus destinatários são profissionais técnicos.

As 5 melhores soluções gratuitas de softwares de gestão de projetos

Airtable

O Airtable é uma solução colaborativa para a gestão do trabalho com armazenagem na nuvem. As equipes podem visualizar tarefas em uma grade (semelhante a uma planilha), um calendário, um quadro Kanban ou em uma galeria. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O componente central do Airtable são as bases, que contêm todos os dados necessários para um projeto. As bases são constituídas por um conjunto de tabelas, e cada tabela cobre um aspecto particular do projeto. As tabelas contêm campos (anexos de arquivos, caixas de seleção etc.) e registros (dados relevantes que estão sendo rastreados).

O plano gratuito do Airtable inclui tabelas ilimitadas, 1.200 registros por base, 2 GB de espaço de anexos por base e histórico de duas semanas de revisão e de snapshot, além de colaboração e comentários em tempo real.

Os planos pagos incluem registros adicionais por base, mais espaço para anexos e um histórico de revisões mais longo, além de assistência prioritária e acesso a “blocos”, aplicativos modulares que estendem a funcionalidade das bases.

captura de tela do airtable
Visão de grade do Airtable (Fonte)

Os prós: O Airtable oferece templates para vários tipos de uso, incluindo produção de conteúdos, setor de criação e de marketing, RH e  recrutamento, entre outros. Está disponível em português.

Os contras: Apesar de ter uma aparência semelhante à de uma planilha, vários usuários ressaltam que o software carece de algumas das funções disponíveis no Excel e em outras ferramentas de banco de dados. Além disso, os usuários mais recentes salientam que há uma curva de aprendizagem muito acentuada para descobrir como a ferramenta funciona, já que ela é extremamente flexível.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 12 (cerca de R$ 47) por usuário por mês (no plano Plus) ou US$ 24 (cerca de R$ 95) por usuário por mês (no plano Pro). É possível contatá-los para obter o preço de pacotes para empresas. Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 81% dos comentários de usuários do Airtable no Capterra vieram de pequenos empresários de vários setores. Entre os cinco primeiros estão marketing e publicidade, software, educação superior, design e organizações sem fins lucrativos.

ClickUp

O ClickUp é uma solução para gestão do trabalho com armazenagem na nuvem. O programa ajuda indivíduos e equipes a estabelecer metas, gerenciar tarefas e organizar o trabalho nos chamados “espaços de projeto”. Entre os principais recursos estão gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, controle do tempo e gráfico de Gantt. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

Os componentes centrais do ClickUp incluem tarefas, campos personalizados, metas (objetivos definidos que são divididos e atribuídos a uma meta mensurável) e portfólios (uma visão geral do trabalho, semelhante a um painel de controle).

O plano gratuito inclui usuários, tarefas e áreas de trabalho ilimitados, 100 MB de armazenamento de arquivos, suporte 24 h todos os dias da semana (por chat, telefone, e-mail e um centro de ajuda on-line) e limitações para campos personalizados e geração de relatórios.

Os planos pagos incluem armazenamento ilimitado, integrações, opções completas de geração de relatórios e recursos adicionais, como gráficos de Gantt.

Captura de tela do ClickUp
Visão do painel de controle do ClickUp (Fonte)

Os prós: Embora a maioria dos fornecedores ofereça um desconto na compra do software em uma assinatura anual, o ClickUp é o que tem o maior desconto em comparação com os produtos da nossa lista (os usuários economizam 45% ao pagar pelo ClickUp anualmente; já com outras ferramentas a economia é, em média, de 15% a 20%).

Os contras: O plano gratuito do ClickUp inclui apenas 100 MB de armazenamento e não oferece integração com o Google Drive ou o DropBox.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, € 8,02 (cerca de R$ 36) por usuário por mês (no plano Ilimitado) e € 16,93 (cerca de R$ 76) por usuário por mês (no plano Business). Há descontos para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 87% dos comentários de usuários do ClickUp no Capterra vieram de pequenos empresários de vários setores. Entre os cinco primeiros estão marketing e publicidade, software, TI, serviços, design e gestão educativa.

Freedcamp

O Freedcamp é uma solução para gestão do trabalho colaborativa que pode ser instalada na nuvem, em Mac ou no Windows. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, controle do tempo e gráfico de Gantt. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito do Freedcamp inclui acesso ilimitado de usuários, tarefas, áreas de trabalho, armazenamento (10 MB por arquivo), além de assistência básica.

Os planos pagos incluem uploads de arquivos de tamanho maior, atendimento ao cliente premium, backups periódicos e recursos adicionais como gráfico de Gantt, templates de projetos, relatórios e cobranças.

Captura de tela do Freedcamp
Painel do usuário do Freedcamp (Fonte)

Os prós: O Freedcamp oferece armazenamento ilimitado com o seu plano gratuito.

Os contras: As equipes que necessitarem de mais funcionalidades do que a gestão básica de tarefas precisarão atualizar para o plano Business (US$ 8,99 por usuário por mês, cerca de R$ 36).

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 2,49 (cerca de R$ 10) por usuário por mês (no plano Minimalist), US$ 4,99 (cerca de R$ 20) por usuário por mês (para Freelancers), US$ 8,99 (cerca de R$ 36) por usuário por mês (no plano Business) e US$ 16,99 (cerca de R$ 67) por usuário por mês (no plano Enterprise). Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 87% das avaliações do Freedcamp no Capterra vieram de pequenas empresas de vários setores. Entre os cinco primeiros estão contabilidade, serviços financeiros, marketing e publicidade, TI, serviços, softwares e design.

MeisterTask

O MeisterTask é uma solução visual para gestão do trabalho que ajuda as equipes a gerenciarem fluxos de trabalho e organizar tarefas em um quadro Kanban compartilhado. Pode ser instalado na nuvem, em Mac ou no Windows. Entre os principais recursos estão os de gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito da MeisterTask inclui usuários ilimitados, tarefas, quadro Kanban, armazenamento e anexos de arquivos de até 20 MB.

Os planos pagos incluem assistência prioritária e recursos adicionais, como tarefas recorrentes, geração de relatórios e campos personalizados.

Captura de tela do Meistertask
Painel de controle de tempo do MeisterTask (Fonte)

Os prós: Não há limite para o número de tarefas, quadros Kanban ou colaboradores internos na versão gratuita. As avaliações disponíveis no Capterra destacam a simplicidade do produto e a facilidade para os novos usuários se adaptarem. Está disponível em português.

Os contras: Embora a maior parte das funcionalidades de gestão de tarefas seja gratuita, a automação do fluxo de trabalho (definição de tarefas recorrentes) e a pesquisa de texto completo em tarefas e projetos arquivados não estão acessíveis. Estas funcionalidades, juntamente com a assistência prioritária e o acesso de convidados, são restritas a planos pagos.

O custo para o upgrade: Quando cobrado anualmente, € 8,25 (cerca de R$ 37) por usuário por mês (no plano Pro) ou € 20,75 (R$ 93) por usuário por mês (no plano Business).

Aplicativos para celular: iOS, Android

Bem avaliado por: No ano passado, 76% das avaliações do MeisterTask no Capterra vieram de pequenas empresas e 15% de grandes empresas. O maior número de avaliações veio de usuários da indústria de softwares, seguido por marketing e publicidade, IT, serviços, design e gestão educativa.

Paymo

O Paymo é uma solução de PM robusta, disponível para implantação na nuvem ou instalada em Mac, Windows ou Linux. Entre suas principais funcionalidades estão gráficos de Gantt, quadros Kanban, gestão de tarefas, colaboração, geração de relatórios, acompanhamento do projeto, gestão de recursos e controle do tempo. Consulte as descrições detalhadas dos recursos no final.

O plano gratuito inclui acesso para um usuário, tarefas e quadros Kanban ilimitados, assistência da comunidade de usuários e uma base de dados on-line, além de armazenamento de 1GB e controle do tempo.

Os planos pagos incluem armazenamento adicional, treinamento gratuito e assistência prioritária, planejamento e acompanhamento de projetos, bem como a possibilidade de gestão de recursos.

Captura de tela do paymo
Painel do usuário do Paymo (Fonte)

Os prós: Os usuários destacam o atendimento ao cliente e a rapidez nas respostas e na qualidade dos retornos da equipe do Paymo. Os usuários também têm acesso à central de ajuda on-line e à base de dados on-line do programa.

Os contras: Se funcionalidades de gestão de projetos que vão além da gestão de tarefas forem necessárias, será preciso atualizar para um plano pago. Quem precisar de gráficos de Gantt e gestão de recursos, por exemplo, terá de migrar o Plano Business, a US$ 18,95 (cerca de R$ 75) por usuário por mês.

O custo para o upgrade: Quando cobrado mensalmente, US$ 11,95 (cerca de R$ 48) por usuário por mês (no plano Small Office) ou US$ 18,95 (cerca de R$ 75) por usuário por mês (no plano Business). Há descontos disponíveis para assinaturas anuais.

Aplicativos para celular: iOS, Android.

Bem avaliado por: No ano passado, 80% das avaliações do Paymo no Capterra vieram de de pequenas empresas e 14% de grandes empresas. Os usuários vêm de setores variados, sendo os cinco principais TI, serviços, marketing e publicidade, consultoria de gestão e design, arquitetura e planejamento.

À procura de ferramentas de código aberto?

Para entrarem nesta lista, os produtos deveriam ter pelo menos 20 avaliações no ano passado e uma classificação global superior à média quando comparados com outros produtos da categoria (ou seja, 4,5/5 estrelas).

Nenhum gerenciador de projetos open source foi avaliado bem o suficiente para fazer parte de nossa lista este ano. Aos que procuram por ferramentas de código aberto, abaixo seguem os dois produtos mais bem avaliados com pelo menos 20 comentários no período de 12 meses analisados (de fevereiro de 2018 a fevereiro de 2019):

  • GanttProject (48 avaliações, classificação geral 4.2/5 estrelas)
  • Projectlibre (25 avaliações, classificação geral 4.2/5 estrelas)

Descrições dos recursos

Abaixo detalhamos as funcionalidades dos softwares citados acima:

Gestão de tarefas: Permite criar tarefas, adicionar descrições, definir datas de início e prazos e prioridades, estimar o nível de empenho necessário (número de horas, por exemplo) e atribuir tarefas aos usuários. Os usuários podem adicionar anexos, deixar comentários e atualizar o status da tarefa à medida que trabalham em um item ou mover tarefas através de um fluxo de trabalho em um quadro de tarefas (Kanban ou Scrum). Funções adicionais incluem: converter e-mails em tarefas, criar subtarefas, tarefas recorrentes e listas de verificação de tarefas.


Colaboração: Fornece um espaço de trabalho centralizado que permite que vários usuários se comuniquem, façam conferências e se coordenem para facilitar o trabalho em grupo. Permite criar painéis de tarefas compartilháveis de projetos e/ou da equipe e calendários. Ajuda o time a manter-se atualizado com a atividade de outros usuários através do feed de atividades, a compartilhar arquivos, conversar e fazer videoconferências adicionando convidados.


Geração de relatórios e acompanhamento do projeto: Relatórios e painéis de controle fornecem uma maneira rápida e visual para os usuários entenderem o status de um projeto, seus custos ou outras informações importantes. Permite visualizar o progresso feito em comparação ao plano inicial, rastrear etapas e tarefas ativas, visualizar tarefas concluídas, comparar o tempo estimado com o tempo real gasto ou as despesas estimadas com os custos reais e acompanhar o desempenho da equipe.


Planejamento de projetos: Permite definir o escopo do projeto, o cronograma, os recursos e o orçamento. Ajuda a dividir os projetos em etapas, identificar as entregas, prever o fluxo de caixa, criar a estrutura analítica do projeto, definir um caminho, identificar restrições e planejar os recursos necessários.


Controle do tempo: Permite acompanhar o tempo gasto em várias tarefas, acessar relatórios do tempo estimado versus o tempo real gasto nas tarefas, medir o tempo a ser cobrado versus o tempo restante e acessar o tempo registrado em folha de ponto para cobrar dos clientes.


Gestão de recursos: Permite criar uma tabela ou um registo da mão de obra com informações de contato, retribuições, funções e habilidades. Ajuda a delegar projetos aos funcionários e monitorar o volume de trabalho. Funções extras incluem o planejamento da necessidade de mais mão de obra e a priorização de projetos com base na demanda.


Gráfico de Gantt: Um gráfico de barras horizontais em cascata com datas que marcam o início e o fim das partes interdependentes de um projeto. As tarefas são dispostas por ordem de quando cada item precisa ser completado. Geralmente usado para criar a estrutura do plano do projeto e delinear o caminho crítico durante o planejamento, para então comparar o status do projeto com os planos iniciais durante sua execução.


Quadro Kanban: O equivalente digital de post-its em um quadro branco, os quadros Kanban fornecem uma representação visual de um processo ou fluxo de trabalho. O quadro é dividido em colunas que representam as etapas de um fluxo de trabalho (“backlog”, “desenvolvimento” e “teste”, por exemplo) ou um status (“a fazer”, “em andamento” e “terminado”). As tarefas são representadas com “cartões” que podem ser expandidos para mostrar os responsáveis, bem como detalhes das tarefas e comentários. As métricas Kanban incluem diagramas de fluxo cumulativos e diagramas de tempo de ciclo e de leads.

 

Metodologia

Os produtos considerados para este artigo tiveram que cumprir com os seguintes requisitos:

  • Oferecer uma versão gratuita e independente do software (não uma versão de teste onde você deve comprar um produto após um período de tempo limitado).
  • Cumprir com nossa definição de gerenciamento de projetos.

Esta definição inclui a evolução dos softwares de gerenciamento de projetos a fim de abranger uma variedade de soluções, desde ferramentas mais leves para gestão do trabalho e de tarefas até soluções robustas de gestão de portfólio:

  • Os softwares para gestão do trabalho ajudam as equipes a planejar e gerenciar fluxos de trabalho, organizar tarefas e atividades e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Tais ferramentas compreendem a execução do trabalho, fornecendo notificações em tempo real e visualizações relevantes para diferentes partes interessadas
  • Softwares de gerenciamento de projetos ajudam gerentes e organizações a executarem projetos com data de início e fim, escopo e recursos e orçamento definidos. Essas soluções auxiliam as empresas a planejar, monitorar e controlar os custos e os cronogramas do projeto para que possam gerar valor e atender aos critérios de sucesso do projeto (por exemplo, entrega dentro do prazo, do orçamento, do escopo e de acordo com as metas de negócios).

Os softwares que atendessem às definições de comercialização também precisavam de um mínimo de 20 avaliações enviadas pelos usuários publicadas entre 15 de fevereiro de 2018 e 15 de fevereiro de 2019 e ter uma classificação geral de usuário acima da média em comparação com outros produtos da categoria.

  • As ferramentas gratuitas em destaque foram classificados pelos usuários com pelo menos 4,5/5 estrelas.

Nota: O conteúdo neste artigo relativo a opiniões e pontos de vista expressos pelos usuários não representa as opiniões do Capterra.

À procura de softwares de gestão de projetos? Confira a lista da Capterra com os melhores softwares de gestão de projetos.