Was ist ein Projekt? An diesen 5 Kennzeichen erkennt man ein Projekt

Mann fragt sich Was ist ein Projekt
Mann fragt sich Was ist ein Projekt

Was ist ein Projekt? Der Begriff „Projekt“ wird in den letzten Jahren über Gebühr strapaziert. Teilweise ist sogar scherzhaft von „Projektitis“ die Rede, wenn in Unternehmen jede neue Aufgabe kurzerhand zum „Projekt“ erhoben wird. Es gibt aber auch das andere Extrem: Unternehmen, die sich standhaft weigern, in größeren Vorhaben ein Projekt zu sehen. Beide Ansätze sind problematisch.

In der einschlägigen Fachliteratur wimmelt es von Versuchen, den Begriff „Projekt“ zu definieren. Und selbstverständlich gibt es dafür auch eine DIN-Norm (69901), die ein Projekt wie folgt definiert: „Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.“

Verstanden? Nein? – Kein Wunder, denn diese Definition ist nur bedingt tauglich, wenn es darum geht, Projekte von anderen Aufgaben im Tagesgeschäft zu unterscheiden. Sie wirft letztlich mehr Fragen auf, als sie beantwortet. Dabei ließe sich der Projektbegriff auch etwas greifbarer beschreiben, denn es sind fünf typische Merkmale, an denen man ein Projekt erkennen kann.

1 – Konkrete Zielvorgabe

Wer sich den normalen Aufgaben seines Arbeitsalltags widmet, arbeitet deshalb noch lange nicht an einem Projekt. Ein Projekt entsteht nur dann, wenn es ein klares und messbares Ziel gibt, das mit dem Projekt erreicht werden soll – meist gibt es einen konkreten Anlass, ein Problem, das im Rahmen eines Projektes gelöst werden soll. Und um das Ziel zu erreichen, müssen eigens Aktivitäten geplant und umgesetzt werden.

2 – Zeitliche Begrenzung

Projekte sind typischerweise zeitlich begrenzt; von Anfang an ist klar, dass das Projektziel zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein muss. Routinearbeiten und Aufgaben, die keiner zeitlichen Begrenzung unterliegen, gehören daher nicht zu den Projekten, sondern sind ganz einfach operatives Tagesgeschäft.

3 – Begrenzte Ressourcen

Die eigentliche Herausforderung für den Projektleiter besteht darin, ein Projektziel in einer bestimmten Zeit zu erreichen. Er ist dabei auf den Einsatz von Ressourcen angewiesen, die ihm in der Regel nur in begrenztem Maße zur Verfügung stehen: Geld, Personal, Materialien, Hilfsmittel, etc. Das Tagesgeschäft wird – im Vergleich dazu – mit „Bordmitteln“ bewältigt.

4 – Neuartigkeit & Einmaligkeit

Ein Projekt stellt eine neue Herausforderung dar, da es sich nicht um einen wiederholten Routinevorgang im geschäftlichen Alltag handelt. Projekte sind vielmehr Vorhaben, die in dieser Form noch nicht durchgeführt wurden – sie sind in gewisser Weise neuartig und werden in der Regel auch nur einmalig durchgeführt. In Projekten betritt der Projektleiter mit seinem Team Neuland. Im Gegensatz dazu stehen Routineaufgaben, die täglich, wöchentlich oder auch monatlich immer wieder in gleicher Weise bewältigt werden müssen.

5 – Größe & Komplexität

Von einem tatsächlichen Projekt sprechen die meisten Experten erst dann, wenn die gestellte Aufgabe vergleichsweise komplex ist. So sind etwa mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen in das Vorhaben involviert. Zudem werden oft verschiedene Technologien und Fachwissen aus unterschiedlichen Bereichen benötigt, um die Aufgabe zu bewältigen.

Wirklich alles nur Wortklauberei?

Der Projektbegriff wird in der Praxis unscharf und vielfach falsch verwendet. Aufgaben, die nicht wirklich projektwürdig sind, werden als „Projekte“ bezeichnet – und umgekehrt. Als Unternehmen stellt man sich besser folgende Fragen: Haben wir eine solche Aufgabe schon einmal gelöst und haben dafür standardisierte Prozesse? Oder betreten wir Neuland und die Aufgaben werden erstmalig gelöst? Kann die Aufgabe in Einzelarbeit bewältigt werden, oder ist fachübergreifende Teamarbeit notwendig?

Nicht überall wo „Projekt“ drauf steht ist auch ein Projekt drin. Viele Aufgaben oder Vorhaben werden leichtfertig als „Projekt“ bezeichnet. Wenn dafür dann im Unternehmen spezielle Vorgehensweisen erforderlich sind oder bestimmte Regularien eingehalten werden müssen, dann kann das eine einfache Routineaufgabe unnötig erschweren.

Umgekehrt gibt es in jedem Unternehmen eine Reihe von Vorhaben, die mehr oder weniger komplex sind und von mehreren Mitarbeitern gemeinsam bearbeitet werden müssen. Viele dieser Projekte werden nicht richtig eingeschätzt und deshalb auch nicht strukturiert bearbeitet. Kein Wunder, dass solche Vorhaben immer wieder in Schwierigkeiten geraten.

 

Autorenprofil Mario Neumann

Mario Neumann fühlt sich als „Projekt-Abenteurer“, seit er seinen Job als Projektleiter vor über 20 Jahren bei Hewlett-Packard antrat. In dieser Zeit und seit 2008 als selbständiger Trainer und Berater entwickelte er sein Konzept für „Situatives Projektmanagement“, mit dem er Projektleiter für alle Phasen ihrer Projekte fit macht. Mit “Projekt-Safari” legte Mario Neumann ein Handbuch vor, das innerhalb kürzester Zeit zum angesagten Must-have für Projektmanager wurde.

Kurzfassung

Mario Neumann hat 15 Jahre in einem internationalen IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit 2008 entwickelte er als selbständiger Trainer und Berater sein Konzept für „Situatives Projektmanagement“, mit dem er Projektleiter für alle Phasen ihrer Projekte fit macht.

5 gratis urenregistratie-apps voor zzp’ers

Als je gewend bent om in loondienst te werken en betaald te worden op basis van aanwezigheid heb je er waarschijnlijk geen idee van hoe je je tijd nauwkeurig kunt bijhouden. Als zzp’er die op projectbasis aan de slag gaat, is urenregistratie best wel even wennen.

Heb jij ook tientallen tabbladen openstaan en switch je van Hangouts, naar LinkedIn, werk e-mail en onkostendeclaraties? Hoe kan je nou efficiënt bijhouden hoe lang je precies aan dat ene project hebt gewerkt? Sommige ondernemers gebruiken Trello om hun projecten bij te houden en schrijven hun uren op de kanbankaarten of ze gebruiken zo’n gratis online toepassing met een simpele start- en stopknop waardoor je waarschijnlijk wel eens bent vergeten de knop aan of uit te zetten. Niet handig!

Dit kan beter en efficiënter. Heb je al eens gekeken naar gratis software speciaal voor urenregistratie waarmee je als zzp’er heel makkelijk je uren kan bijhouden?

gratis urenregistratie

De beste gratis urenregistratie software op Capterra

Dus hebben we een lijst voor je gemaakt van apps voor gratis urenregistratie die:

  • Een freemium versie hebben (geen proefversie of tijdgebonden gratis versie op wat voor manier dan ook)
  • Ten minste één gratis integratie met een populaire tool bieden
  • Functionaliteit voor projectmanagement bieden
  • Integreren met een factureringssysteem of er zelf een hebben
  • Een mobiele oplossing voor onderweg bieden
  • De “wow”-factor hebben

Na zo’n 500 softwareleveranciers in de Capterra-lijst en te hebben gefilterd, bleken deze vijf het beste te voldoen aan de voorwaarden. Niet elk bedrijf zal echter iets hebben aan elke oplossing die hier geboden wordt. Neem de tijd om functies en beoordelingen te vergelijken en laat ons in de opmerkingen weten of er nog andere gratis topproducten zijn!

Deze urenregistratie-apps zijn alfabetisch geordend omdat hun functies onderling zo verschillen dat er geen duidelijk “beste” of “slechtste” product is.

1. AccountSight

beste gratis urenregistratie apps Accountsight
Accountsight urenregistratie interface (bron)

Reviewers zijn lovend over AccountSight vanwege de redelijke prijzen, functionaliteit en klantenservice.

Eén reviewer vond het bijvoorbeeld fantastisch dat hij “het systeem na zo’n 10 minuten!” al kon gebruiken. En een ander schreef het volgende (in het Engels):

Review van Accountsight

Veel andere reviews gaan over de klantenservice van AccountSight en over de urenregistratieprocessen, die over het algemeen uitstekend worden bevonden. Gebruikers kunnen hun roosters in bulk indienen via Excel of hun uren gewoon online bijhouden. Managers kunnen de roosters rechtstreeks vanuit de app goedkeuren of weigeren. Vergeten je tijd bij te houden? AccountSight stuurt je geregeld een bericht om je eraan te herinneren je klok aan te zetten. Had je dat nou maar bij je eerste project gehad!

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): Paypal, QuickBooks, eSign Genie for eSignatures

Boekhoudfuncties: Gebruikers vertrouwen op AccountSight voor het beheren van debiteuren, crediteuren en de bedrijfskas. AccountSight integreert bovendien met QuickBooks Desktop en QuickBooks Online.

Prijs: Gratis voor één gebruiker, vijf klanten, vijf projecten, onbeperkte facturering en onbeperkte reis- en andere kosten. Krachtigere versies (onbeperkt aantal klanten en projecten) beginnen bij AccountSight rond de €8,85 per persoon voor groepen kleiner dan vijf personen. Heb je een grotere groep, dan zijn er kortingen beschikbaar.

2. Hubstaff

tijd bijhouden in hubstaff
Tijd bijhouden in Hubstaff (bron)

Van de 975 reviews heeft Hubstaff een bijna perfecte score op Capterra. Gebruikers zijn positief over de functie voor het maken van schermopnames (die managers en klanten kunnen gebruiken om te controleren of het werk daadwerkelijk is uitgevoerd zoals het team dat heeft aangegeven), het prikkloksysteem en de rapportagefuncties. Hubstaff afficheert zichzelf als de “nauwkeurigste desktoptimer” en doet er alles aan om die reputatie in stand te houden.

Het gratis systeem is prima voor één gebruiker die inzicht moet verschaffen aan meerdere stakeholders. Kleine teams kunnen daarom gratis gebruikmaken van de volledige functionaliteit van de app. Teams voeren meestal een upgrade uit wanneer het beheer van de informatie van dat kleine team onhandelbaar wordt. Hubstaff heeft geen andere beperkingen in zijn functionaliteit, waardoor er van meer dan 30 gratis integraties gebruik kan worden gemaakt.

Naast deze gratis integraties en onbeperkt gebruik voor één persoon, zijn het de roostersjablonen en taakspecifieke rapportagefuncties die Hubstaff onderscheiden van andere gratis tools voor urenregistratie. Heb je een klein bedrijf of ben je zzp’er, dan zou Hubstaff zeker aan je behoeften kunnen voldoen.

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Freshdesk, Paypal, Podio, QuickBooks, Salesforce, Trello, Wrike, Zendesk en Zoho

Boekhoudfuncties: Roosters, loonlijsten en geavanceerde rapportage, samen met integraties.

Prijs: Gratis voor één gebruiker. Upgrades vanaf ca. €4,45 per maand.

3. Tick

Time tracking met Tick
Urenregistratie met Tick (bron)

Komt er een ongebruikelijk groot project aan en wil je voor die ene keer geen duur programma voor projectmanagement aanschaffen? Kijk dan eens naar Tick. Als je het eenmaal hebt geprobeerd, ga je het zeker vaker gebruiken.

Je hebt het systeem al snel onder de knie als je weet hoe een timer werkt. Een van de handigste functies is dat gebruikers automatisch worden bijgewerkt aan de hand van budgetwijzigingen met elke urenkaart. Dat betekent dat er geen budget meer hoeft te worden bijgehouden in een lastige, overbodige spreadsheet.

Bovendien beschikt Tick over een prima userbase. De app heeft meer dan 1368 reviews op Capterra en krijgt 4,5 sterren voor gebruiksgemak, klantenservice en voor de functionaliteit in het algemeen. Zoals een reviewer onlangs meldde: “Het maakt een eind aan al het giswerk en ik kan me volledig concentreren op mijn taak!”

Wie zou er nu geen app willen die precies doet waar het om gaat?

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): Asana, Basecamp, FreshBooks QuickBooks, Trello en Zapier

Boekhoudfuncties: Budget bijhouden op taak- en projectniveau, urenregistratie per klant of persoon en heel veel integraties met boekhoudsoftware.

Prijs: Gratis; upgrades vanaf ca. €16,85 per maand voor tien projecten

4. todo.vu

tijdregistratie van todo.vu
Tijdregistratie in todo.vu (bron)

todo.vu is niet alleen gespecialiseerd in urenregistratie, maar het is tevens een complete tool voor taak- en projectmanagement, CRM en facturering (na een upgrade). Anders dan veel van de andere hier beschreven opties, is todo.vu niet afhankelijk van integraties om een compleet systeem te vormen.

De gratis versie is indrukwekkend: één gebruiker heeft toegang tot 100MB opslag, urenregistratie die aan afzonderlijke taken kan worden toegewezen en CRM-functies zoals het bijhouden van klanten en de mogelijkheid om taken van derden te ontvangen. Klantbeoordelingen zijn dan ook zeer positief.

Zzp’ers en kleine bedrijven zullen zeker blij zijn met de gratis functies voor projectmanagement en CRM, maar het sterkste punt van todo.vu is de rapportagefunctie, voornamelijk bestaande uit analytics voor timemanagement, die het geld van de upgrade meer dan waard is.

De gratis versie moet het doen met een integratie met FreshBooks op beperkte basis.

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): FreshBooks

Boekhoudfuncties: Integratie met FreshBooks en bijhouden van klanten; voor de meeste boekhoudfuncties is een upgrade vereist.

Prijs: Upgrades vanaf ca. €4,45 per gebruiker per maand

5. Toggl

gratis tijdregistratie bij Toggle
De app van Toggle (bron)

Toggl is net zoals Tick een grote hit bij reviewers. De app krijgt maar liefst 4,5 van 5 sterren op Capterra met meer dan 841 reviews op zijn naam.

Een klant laat in haar review (in het engels) van februari 2019 zien wat gebruikers ervaren:

review Toggle

Toggl draait op Windows, OS X, Linux, Android, iOS en bijna elke browser. Je kunt je uren rechtstreeks bijhouden in Toggl en die informatie exporteren met behulp van de vele, vele integraties.

Gebruikers kunnen ook hun niet-aanwezige uren registreren en die gegevens synchroniseren nadat ze zijn vastgelegd. En de beveiliging van Toggl? De app maakt elke 24 uur een back-up naar verschillende fysieke locaties en bewaart alle gegevens op Rackspace, waardoor het product voldoet aan ISO 27002, ISO 27001, SOC 1, SOC 2, SOC 3, CPS, Safe Harbor en SSAE16.

De meeste gebruikers die upgraden, doen dat voor het taakmanagement (in de gratis versie worden projecten niet opgesplitst in taken). Bovendien is het in de basisversie niet mogelijk declarabele uren in te stellen en kan er alleen maar een team van niet meer dan vijf gebruikers worden gemaakt.

Vermeldenswaardige gratis integratie(s): Asana, Atlassian Jira, Basecamp, Drive, Evernote, FreshDesk, Podio, QuickBooks, Salesforce, Slack, Trello, Wrike, Xero, Zapier, Zendesk, Zoho en meer dan 85 andere integraties met de Toggl Chrome-extension

Boekhoudfuncties: Integratie met FreshBooks en bijhouden van klanten; voor de meeste boekhoudfuncties is een upgrade vereist.

Prijs: Gratis; upgrades vanaf ca. €8 per gebruiker per maand.

Welke gratis urenregistratie tool gebruik jij? Laat het ons weten in de opmerkingen hieronder!

Op zoek naar software voor projectmanagement? Bekijk dan de door Capterra opgestelde lijst van de beste software voor projectmanagement.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen de niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de software leverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.

O que é ERP e para que serve?

o que é erp e para que serve

o que é erp e para que serve

O empreendedor que algum dia tenha feito uma busca rápida na rede por softwares de contabilidade ou para controlar o estoque do seu negócio certamente deve ter se deparado com o termo ERP. Muitos talvez tenham ficado com a dúvida: afinal, o que é ERP e para que serve? 

ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning ou sistema de gestão empresarial. O objetivo principal de um sistema ERP é reunir toda a informação de uma empresa em um só lugar, da contabilidade, passando pelo financeiro, gestão de pessoas, vendas e pagamentos. 

Um produtor de cerveja artesanal, por exemplo, precisa saber quanto está gastando em matéria-prima (malte, lúpulo etc.), a quanto vende o produto final, qual o status do pagamento dos fornecedores e em que pé anda o estoque. 

Com um software ERP, é possível ter uma ideia global de todos os processos acima sem ter de reunir toda a equipe em uma reunião. Em resumo, é uma maneira mais simples e eficiente de gerir as vendas e controlar os gastos. 

ERP para pequenas empresas

Grandes empresas estão acostumadas com esse tipo de sistema, mas e para as pequenas, vale a pena ter um ferramenta do tipo? E mais importante: é possível investir nesse tipo de solução sem gastar muito? 

Se a questão é o custo, a resposta imediata é sim, já que opções open source e gratuitas estão disponíveis. Como tudo na vida, porém, há outros pontos que devem ser analisados pelos pequenos empresários antes de se decidirem por um programa do tipo. Listamos alguns deles a seguir:

É preciso estar atento às necessidades

O crescimento do mercado de tecnologia da informação no Brasil nos últimos anos é notável, e os números comprovam: o país ocupa o 9° lugar no ranking mundial de investimentos em TI, com um total de US$ 47 bilhões (cerca de R$ 177 bilhões) em 2018, segundo dados da Associação Brasileira das Empresas de Softwares (Abes). Em 2008, de acordo com a mesma associação, esse volume era de US$ 15 bilhões, o que representa um crescimento de 21% ao ano.

gráfico do mercado de software no brasil em 2018
Pesquisa Anual dos Investimentos em TI no Brasil (Fonte)

Com novas opções de software surgindo a cada ano, escolher a melhor exige mais atenção dos empresários. Principalmente para quem opta por uma versão grátis, o ideal é perguntar-se: qual tipo de software se encaixa melhor às necessidades do meu negócio? Devo optar por um ERP na nuvem ou instalado localmente em servidores e computadores próprios da empresa? 

A solução para um pequena rede de restaurantes pode não ser a mesma que para uma empresa que atua no varejo. A dica, portanto, é pesquisar, comparar opções e buscar o máximo de informação possível antes de escolher.     

Grátis, mas com limitações

ERPs gratuitos, freemium (que oferecem versões grátis com opções de upgrade pago) e de código aberto costumam disponibilizar apenas funcionalidades básicas na versão grátis, como um número reduzido de notas fiscais que podem ser emitidas ou pouco espaço de armazenamento. Se a empresa precisa cadastrar mais usuários ou deseja automatizar processos ou fazer a integração com outros sistemas, por exemplo, provavelmente terá de migrar para uma versão paga. 

Segundo especialistas, tais opções podem ser uma boa porta de entrada para empresários que testam um ERP pela primeira vez. Se o negócio crescer e a equipe se acostumar com esse tipo de ferramenta, pode ser o momento de testar opções mais completas.  

ERP brasileiro x estrangeiro

Segundo a mais recente pesquisa anual do uso de TI nas empresas, realizada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) com mais de 2.500 respondentes, 48% das empresas brasileiras com até 170 teclados (ou estações de trabalho) utilizam um sistema de ERP da Totvs, empresa nacional com mais de 30 anos de presença no mercado. A segunda opção entre companhias do mesmo tamanho é a alemã SAP, com 12%, seguida pelas americanas Oracle (8%) e Infor (4%). O restante (28%) é dividido entre outras empresas.

gráfico: erp em pequenas empresas
Pesquisa Anual do Uso de TI (Fonte)

Como é possível notar, uma companhia nacional domina metade do mercado das pequenas e médias empresas de menor porte, dividindo espaço com outras gigantes internacionais. 

A questão da escolha entre opções nacionais ou estrangeiras não é novidade e foi abordada em um relatório recente (conteúdo em inglês) da empresa de consultoria Gartner sobre a situação do mercado de ERP no Brasil e que traz uma lista com produtos nacionais destacados nos últimos anos. 

Como ressalta o estudo, empresas brasileiras ou estrangeiras que atuam no Brasil acabam optando por soluções nacionais, que adaptam melhor seus produtos à conhecida complexidade fiscal, contábil e tributária brasileira

É algo que também deve estar na mira dos micro e pequenos no momento de escolher o ERP para a sua empresa. Caso optem por soluções estrangeiras sem um versão local, sejam elas grátis e de código aberto ou pagas, esses empreendedores precisam ter em mente que para dar conta de questões financeiras, por exemplo, terão de provavelmente combinar o software escolhido com soluções externas locais. Isso pode representar um custo extra.

Quer conferir mais opções de softwares ERP? Veja a lista completa de soluções de gestão empresarial do Capterra.

Agile Arbeitsplatzgestaltung für mehr Flexibilität und Produktivität

Agile Arbeitsplatzgestaltung

Agile Arbeitsplatzgestaltung

Arbeitsplatzgestaltung kann einen großen Unterschied machen: Die Gesamtzufriedenheit mit einem Job hängt stark damit zusammen, wie effizient Büroräume gestaltet sind. Gartner zufolge sind Angestellte, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, 16 % produktiver, bleiben mit einer um 18 % höheren Wahrscheinlichkeit im Unternehmen und ziehen ihr Unternehmen mit 30 % höherer Wahrscheinlichkeit seinen Wettbewerbern vor (Bericht für Kunden auf Englisch verfügbar).

Kleine und mittelgroße Unternehmen sollten ihre Raumaufteilung überdenken und Arbeitsplätze so gestalten, dass sie die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Das lohnt sich nicht nur aus Menschenfreundlichkeit: Mit der Zufriedenheit lässt sich auch die Produktivität steigern.

Umfrageergebnisse zum Thema Arbeitsplatzgestaltung

Agile Arbeitsplatzgestaltung für moderne Arbeitsabläufe

Agile Arbeitsabläufe haben die Geschäftswelt im Sturm erobert. Das Aufteilen von Projekten in kleinere Teilprojekte, das iterationsweise Arbeiten und der Fokus auf Flexibilität und Zusammenarbeit kann Innovationen und Produktivität steigern.

Unternehmen brauchen aber auch ein Arbeitsumfeld, das agile Workflows unterstützt – mit einer flexiblen Aufteilung, die wiederum in verschiedene Bereiche gegliedert ist, die verschiedenen Arbeitsweisen entgegenkommen und die Zusammenarbeit fördern.

Agile Arbeitsplätze sind hochgradig vernetzte Umgebungen, die den Anforderungen der unterschiedlichsten Arbeitsweisen gerecht werden müssen. Bei der Gestaltung agiler Arbeitsumgebungen steht das Wohlbefinden im Mittelpunkt und so verbinden sie verschiedene Bereichstypen miteinander. Natürlich sieht das perfekte Büro für jeden Menschen anders aus. Unternehmen sollten deshalb Lösungen anbieten, die die Nachteile traditioneller, einengender Büros vermeiden.

Heutzutage sind viele Angestellte an Coworking-Spaces gewöhnt und daran, dass Gemeinschaftsbereiche mit WLAN in allen Gebäuden zum Standard gehören. Auch moderne Büros bestehen immer seltener aus stickigen und langweilig eingerichteten Geschäftsräumen. Sie werden immer stärker zu Orten, an denen sich die Mitarbeiter*innen wohlfühlen sollen und sich frei von einem Ort zum anderen bewegen können.

Die agile Arbeitsplatzgestaltung sollte ein gelungenes Gleichgewicht zwischen privaten und öffentlichen, persönlichen und gemeinschaftlich genutzten Bereichen schaffen. Eine Mischung aus Einzelarbeitsplätzen, Schreibtischgruppen für die Zusammenarbeit, verschiedenen Gemeinschaftsbereichen und Ruhezonen sorgt für eine hohe Arbeitsproduktivität. So können die Angestellten jederzeit frei auswählen, welcher Ort für sie und ihr derzeitiges Projekt gerade am besten passt.

So vielversprechend das alles auch klingt: Unternehmen, die ganz auf Großraumbüros gesetzt haben, sehen sich durch die damit verbundenen getätigten Investitionen oft daran gehindert, zu einem ganz neuen Bürokonzept zu wechseln.

Zum Glück lassen sich aber auch bestehende Büroräume mit den Methoden der agilen Arbeitsplatzgestaltung wirkungsvoll anpassen. Möglicherweise erfordert dieser Wandel eine Menge kreativer Ideen zur effizienteren Nutzung der vorhandenen Räumlichkeiten, aber das Ergebnis ist ein facettenreicher Arbeitsplatz, der die Produktivität steigert und in dem sich nahezu jede*r wohlfühlt.

Design, das zu jedem Stil passt

Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hat eine einzigartige Persönlichkeit und eine ganz eigene Arbeitsweise. In diesem Artikel wollen wir diese verschiedenen Persönlichkeiten vereinfachend zu drei Arbeitstypen zusammenfassen und darlegen, wie sie von der agilen Arbeitsplatzgestaltung profitieren können:

Tabelle zu Typen bei der Arbeitsplatzgestaltung

Die agile Arbeitsplatzgestaltung muss diesen Vorlieben Rechnung tragen und folgende Optionen bieten:

Option Spricht folgende Arbeitstypen an
Einzelarbeitsplätze Schmetterlinge, Unabhängige
Schreibtischgruppen zur Zusammenarbeit Schmetterlinge, Nomaden
Kleine Meetingräume für 2–4 Personen Schmetterlinge, Nomaden
Abgeschiedene Ruhezonen Unabhängige, Nomaden
Bequeme Gemeinschaftsbereiche Schmetterlinge, Nomaden
Remote-Arbeit Nomaden, Unabhängige
Flexible Arbeitszeiten Schmetterlinge, Unabhängige, Nomaden
Cloudbasierte Anwendungen Schmetterlinge, Unabhängige, Nomaden

 

4 Ideen für die agile Arbeitsplatzgestaltung

1. Hot Desking: Schreibtischverteilung nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“

Vielen wachsenden Unternehmen gehen schnell die Schreibtische aus, obwohl jeden Tag mehrere davon leer bleiben, weil Angestellte auf Reisen sind, Urlaubstage nehmen oder im Homeoffice arbeiten. Bei der agilen Arbeitsplatzgestaltung werden Schreibtische und Sitzplätze nicht mehr fest zugewiesen, sondern jede*r sitzt jeden Tag an einem anderen Platz, was deutlich effizienter ist:

Die Angestellten kommen ins Büro, suchen sich einen freien Platz und machen sich an die Arbeit, ganz wie in einem Coworking-Space. Das bietet viele Vorteile: Die Angestellten kommen beispielsweise mit mehr anderen Mitarbeiter*innen in Kontakt und lernen so mehr vom Rest des Unternehmens kennen, außerdem wird insgesamt weniger Bürofläche gebraucht. Wie die meisten Elemente der agilen Arbeitsplatzgestaltung wird auch das Hot Desking durch Laptops, cloudbasierte Anwendungen und superschnelles WLAN ermöglicht.

Der Verbrauchsgüterhersteller Unilever wechselte zu einem System mit nicht fest zugewiesenen Arbeitsplätzen, um die Zusammenarbeit zu stärken, die Büroflächen zu reduzieren und den Energieverbrauch zu senken.

2. Gemeinschaftsbereiche, kleine Besprechungsräume und Ruhezonen

Die optimale Nutzung bisher brachliegender Flächen kann die Nachteile herkömmlich gestalteter Büros wieder aufwiegen. Agile Arbeitsplätze müssen Gemeinschaftsbereiche, Ruhezonen und kleine Besprechungsräume – auch Huddle Rooms genannt – umfassen.

 Gemeinschaftsbereiche

In den meisten Unternehmen gibt es einen Pausenraum oder eine Küche, aber Gemeinschaftsbereiche, in denen man sich mitsamt seinem Laptop entspannt niederlassen kann, sind weniger verbreitet. Ein solcher Gemeinschaftsbereich könnte eine Ecke mit gemütlichen Sitzsäcken sein, ein paar Sofas oder eine Bar mit Barhockern. Ideal sind modulare Möbel, die gelegentlich neu arrangiert werden können. Solche Bereiche fördern soziale Interaktionen, die die Angestellten einander näherbringen.

 Ruhezonen

Ruhezonen bieten denjenigen Angestellten einen Rückzugsort, die sich leicht ablenken lassen oder einfach nur eine Weile ihre Ruhe brauchen. Dabei kann es sich um komplett abgeschlossene Bereiche wie eigene Räume oder Kabinen handeln, aber auch um abgetrennte Arbeitsnischen an Schreibtischen, die den ungeliebten Arbeitsplätzen in Großraumbüros ähneln. In einem geschäftigen Großraumbüro kann eine solche Arbeitsnische, die ein wenig Alleinsein ermöglicht, allerdings schon eine wahre Wohltat sein: Sie bietet die Ungestörtheit, die für wirklich tiefe Konzentration erforderlich ist.

 Besprechungsräume bzw. Huddle Rooms

Huddle Rooms sind kleine Meetingräume oder -bereiche für zwei bis vier Personen. Gelegentlich bieten sie die nötige Ausstattung für Videokonferenzen und sind insgesamt ideal für spontanes Brainstorming oder kurze Besprechungen. Im Gegensatz zu großen, formalen Konferenzräumen, deren Nutzung im Voraus geplant werden muss, können diese Räume spontan und ohne jeden Reservierungskalender belegt werden.

Arbeitsplatzgestaltung bei Software Advive

Einer von mehreren Gemeinschaftsbereichen im Software Advice-Büro in Austin, Texas

 

3. Natürliches Licht statt Leuchtstoffröhren

Eine kürzlich in den USA durchgeführte Studie zeigt, dass natürliches Licht und der Blick nach draußen die zwei Dinge sind, die Angestellte sich von ihrer Arbeitsumgebung am meisten wünschen – vor allen anderen Extras und Vorteilen. Das ist auch gut für ihre Gesundheit: Untersuchungen weisen darauf hin, dass Mitarbeiter*innen, die in natürlich beleuchteten Büros arbeiten, zu 84 % weniger unter Augenüberlastung, Sehtrübungen und Kopfschmerzen leiden.

Leider kann in vielen Unternehmen nur das obere Management natürliches Licht und den Blick ins Freie genießen.

Eine agile Arbeitsplatzgestaltung demokratisiert natürliches Licht und Fensterplätze: Die Raumaufteilung wird so geändert, dass Gemeinschaftsbereiche, wann immer möglich, in Fensternähe platziert werden. Die Angestellten suchen diese Bereiche besonders gerne auf, was die Chancen auf zufällige Begegnungen und spontane Zusammenarbeit weiter erhöht. Durch helle Wandfarben und Glastrennwände (statt solider Wände wie bei typischen Arbeitsnischen) kann das natürliche Licht in jedem Büro besonders effektiv genutzt werden und allen, die darin arbeiten, zugutekommen.

4. Remote-Arbeit verbessert agile Arbeitsplätze

Die Arbeitswoche befindet sich im Wandel: Es geht zunehmend weniger darum, strikt von 9 bis 5 starre Schichten durchzuziehen, als vielmehr darum, was am Ende dabei herauskommt. Den Angestellten wird es leichter gemacht, gleichzeitig produktiv zu sein und die Arbeit mit dem Rest ihres Lebens in Einklang zu bringen. Viele Unternehmen legen immer weniger Wert darauf, genau zu wissen, wann oder wo eine Arbeit erledigt wird, solange sie denn erledigt wird.

Auch unter Angestellten sind Remote-Arbeitsmodelle extrem beliebt. Die drei Hauptvorteile, die Mitarbeiter*innen einer Studie zufolge in der Remote-Arbeit sehen, sind mehr Freiheit, Flexibilität und Produktivität.

Doch auch bei Arbeitgebern gewinnt die Remote-Arbeit an Beliebtheit, denn sie ermöglicht es, Kosten zu sparen. Gartner zufolge wird die steigende Zahl an Remote-Arbeitskräften es Unternehmen bis 2021 ermöglichen, 40 % mehr Angestellte zu beschäftigen, ohne im Vergleich zu heute ihre Flächen zu vergrößern (Gartner-Bericht für Kunden auf Englisch verfügbar).

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf Heimarbeit sorgen dafür, dass mehr Schreibtische frei werden und bestehende Flächen effizienter genutzt werden können.

Als Beispiel soll ein Büro mit 50 Mitarbeiter*innen dienen, das zwei verschiedene Arbeitszeitmodelle anbietet:

  • 4 Tage | 10 Stunden am Tag | 1 Tag Remote-Arbeit
  • 5 Tage | 8 Stunden am Tag | 2 Tage Remote-Arbeit

In Kombination mit einem Hot-Desk-Modell kann in diesem Szenario so geplant werden, dass an jedem Tag nur 30 von 50 Personen im Büro sind, was den Bedarf an Arbeitsplätzen um 40 Prozent reduziert. So wird weniger Raum für Tische benötigt und es steht mehr Platz für Gemeinschaftsbereiche zur Verfügung.

Mit Richtlinien und Technologie zu einem gelungenem Ergebnis

Damit Remote-Arbeitsrichtlinien und agile Arbeitsplatzgestaltung erfolgreich umgesetzt werden können, muss die IT-Abteilung die passende Technik bereitstellen. Dazu gehören Laptops, die mit einem sicheren VPN-Zugang und einer Verbindung zum Unternehmens-WLAN ausgestattet sind. Wichtig sind auch Richtlinien, die festlegen, wie und über welche Geräte Angestellte auf Unternehmensdaten zugreifen können und welche Bedingungen es für die Nutzung privater Geräte im Unternehmensnetzwerk gibt. Üblicherweise werden diese Aspekte durch BYOD-Richtlinien, Richtlinien für die Remote-Arbeit und Acceptable Use Policies festgelegt.

Ein weiterer zentraler Schritt ist die Einführung cloudbasierter Software: So werden Entfernungen irrelevant und es spielt keine Rolle mehr, von wo aus gearbeitet wird. Ob im Büro, in einem Café oder am anderen Ende der Welt: Alle Teammitglieder müssen von überall her auf die Unternehmensdaten zugreifen, Ideen austauschen und in derselben digitalen Umgebung zusammenarbeiten können.

Cloudbasierte Projektmanagement-Tools für eine einfachere Kommunikation, Aktivitätsverfolgung und Zeitplanung sind für diesen Zweck ideal. Kollaborationssoftware wie Samepage bietet beispielsweise Funktionen wie To-do-Listen, die gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, Gruppen-Videoanrufe, Terminplanung und mehr über eine zentrale Oberfläche.

Screenshot der Projektmanagement Software Samepage

Projektmanagement-Software Samepage (Quelle)

Werden all diese Elemente richtig kombiniert, läuft alles glatt: Flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit helfen Unternehmen, ihre Büros effektiver zu nutzen, während Laptops mit der richtigen cloudbasierten Software es Teams ermöglichen, von überall aus zusammenzuarbeiten.

Nächste Schritte

Der Wechsel zu einem agilen Arbeitsplatz sollte durchdacht und als bewusster Prozess erfolgen. Mitarbeiter*innen der jüngeren Generationen sind meist bereits sehr mobil und werden sich schnell an ein agiles Büro gewöhnen, während ältere Mitarbeiter*innen noch stärker in konventionellen Bürokonzepten verhaftet sind.

Indem man den Angestellten genau erläutert, welche Vorteile sie und das Unternehmen erwarten können, trägt man dazu bei, dass sie dem Wandel positiv gegenüberstehen. Mit der Einführung beliebter Optionen wie der Remote-Arbeit können eher umstrittene Ideen wie Hot Desking ausgeglichen werden.

Es ist wichtig, immer wieder das Feedback der Angestellten einzuholen und Lösungen für Bedenken zu finden. Wenn Mitarbeiter*innen beispielsweise der Verzicht auf persönliche Bereiche Bauchschmerzen bereitet, stört sie dies vielleicht bereits weniger, wenn dafür in den Gemeinschaftsbereichen Schließfächer installiert werden, in denen sie ihre Sachen sicher aufbewahren können.

Die Arbeitsplatzgestaltung verändert auch unsere Sicht auf die Arbeit als Ganzes. Wenn Manager*innen mit ihren Untergebenen direkt zusammenarbeiten, werden althergebrachte Hierarchien umgekrempelt. Niemand arbeitet mehr eine Karriere lang darauf hin, endlich das Eckbüro mit Aussicht zu bekommen, sondern alle haben jeden Tag einen anderen Arbeitsplatz – und den Blick aus dem Fenster können sie jederzeit genießen.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar.

 

3 alternatives à Wave à prix abordable pour les TPE

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Si vous êtes comptable dans une petite entreprise, ou que vous vous êtes improvisé comptable de votre TPE, vous avez probablement déjà entendu parler de Wave. Lancé à Toronto en 2009, Wave est devenu LE logiciel comptable pour TPE et travailleurs indépendants. Il compte désormais plus de 3,5 millions d’utilisateurs à travers le monde.

Si vous venez de lancer votre petite entreprise, Wave fait probablement partie de la liste des logiciels comptables pour TPE qui vous intéressent, et à raison. L’éditeur est actif dans le secteur depuis plus d’une décennie et son interface simple d’utilisation récolte des avis utilisateurs majoritairement positifs.

De plus, pas d’inquiétude concernant votre budget puisqu’il est gratuit. Wave s’est vraiment taillé une place de choix sur le marché en mettant gracieusement à disposition des utilisateurs son produit :  un logiciel comptable pour TPE et PME relativement robuste. Il est ainsi devenu une option de premier choix pour les indépendants, les freelances et les toutes petites équipes.

Bien sûr, Wave doit générer des revenus d’une manière ou d’une autre pour être viable. Au départ, l’application en cloud affichait des publicités, mais ce n’est désormais plus le cas. À présent, l’éditeur propose deux applications intégrées payantes : Payments by Wave and Payroll by Wave. Elles sont destinées aux entreprises qui commencent à devoir gérer des paiements et une masse salariale. Elles peuvent soit continuer d’utiliser Wave en consacrant une partie de leur budget à ces fonctionnalités supplémentaires, soit opter pour d’autres outils.

Il existe une autre raison d’envisager des alternatives à Wave lorsque vous vous lancez dans la recherche du logiciel idéal pour votre TPE : Wave n’inclut pas de système de traçabilité des opérations comptables, ce qui expose votre entreprise à un risque de fraude.

Dans cet article, vous trouverez plusieurs alternatives à Wave pour les TPE. Elles ne sont pas gratuites, mais elles incluent un système de renvoi aux documents comptables qui vous permettra de mieux protéger vos activités contre la fraude.

Pourquoi envisager des alternatives à Wave

Actuellement, Wave contourne son manque de traçabilité comptable en permettant aux utilisateurs d’ajouter manuellement des notes aux transactions lorsqu’ils les modifient. Mais ce n’est d’aucune utilité contre les risques de fraude. Si un employé malhonnête voulait s’introduire dans le logiciel et trafiquer les chiffres pour dissimuler des détournements de fonds, il lui suffirait d’encoder les données qu’il veut sans y ajouter de note.

Dans un autre registre, des utilisateurs se sont plaints de la lenteur ponctuelle de Wave. Dans les TPE et PME, en matière d’activités comptables, la précision l’emporte sur la rapidité, mais la vitesse n’est pas négligeable lorsque vous attendez que votre compte de résultats charge à 20 h, que vous n’avez pas encore dîné et que vous n’avez qu’une envie : rentrer chez vous.

Alternatives à Wave avec système de traçabilité des documents comptables

Compte tenu de ces éléments, vous trouverez dans cet article quelques outils comptables faciles à utiliser qui, comme Wave, sont disponibles en cloud (pour que vous puissiez y accéder depuis votre bureau, en déplacement ou de chez vous) et qui incluent un support mobile efficace.

Au contraire de Wave, ces outils ne sont pas gratuits, mais rappelez-vous que Wave est une licorne du secteur comptable. De plus, ces outils incluent des fonctionnalités intéressantes que la version gratuite de Wave ne propose pas.

Pour répondre aux besoins des TPE et aux fonctionnalités absentes de Wave, les alternatives sélectionnées devaient répondre à ces critères :

  • Prix réduit puisque le budget est un facteur important pour concurrencer Wave, qui est gratuit
  • Fonctionnalité de renvoi aux documents comptables pour prévenir la fraude en vous permettant, à vous et à vos comptables, de surveiller toutes les transactions financières de votre entreprise.
  • Outils dont la note globale et la note de facilité d’utilisation s’élèvent au moins à 4/5 d’après au moins 200 évaluations utilisateurs dans le répertoire Capterra de logiciels de comptabilité.

Voici les produits qui répondaient à ses critères. Ils sont présentés par ordre alphabétique.

logiciel comptable TPE

1. QuickBooks Online : la référence du secteur qui évolue avec votre entreprise

Présentation de QuickBooks Online (source)

Note globale : 4/5
Facilité d’utilisation : 4/5
Avis utilisateurs : plus de 3 000

Si vous n’avez jamais entendu parler de QuickBooks, ce qui suit va vous plaire. QuickBooks est   des logiciels de comptabilité.

L’un des avantages principaux de QuickBooks Online est qu’Intuit le perfectionne depuis 1983. De plus, le logiciel bénéficie d’une communauté de support utilisateur forte de plusieurs millions de chefs de PME et il s’intègre avec des centaines d’applications.

Bien sûr, il est aussi équipé d’un système de traçabilité comptable.

Points forts
• Solution comptable standard du secteur
• Des centaines d’applications qui s’adaptent à votre système
• Toutes les fonctionnalités de comptabilité imaginables pour les PME

Points faibles
• Augmentation rapide des prix à mesure de l’évolution de votre activité
• Multitude étourdissante de fonctionnalités et d’intégrations
• Prix mensuel double après trois mois

Prix
• Simple Start : 5 €/mois pendant 3 mois, puis 10 €/mois pour un utilisateur
• Essentials : 12,50 €/mois pendant 3 mois, puis 25 €/mois pour 3 utilisateurs ; accès à la gestion des factures et au suivi des heures
• Plus : 17,50 €/mois (pendant 3 mois, puis 35 €/mois pour 5 utilisateurs ; accès à la gestion de projets, à l’inventaire, etc.

2. Xero : un nouveau qui fait parler de lui

xero traçabilité comptable

Capture d’écran de Xero (source)

Note globale : 4,5/5
Facilité d’utilisation : 4/5
Avis utilisateurs : plus de 1 700

Xero est le frère caché de QuickBooks Online.

Relativement jeune, le logiciel a été lancé en Nouvelle-Zélande en 2006 et a connu une belle croissance durant les dix dernières années, passant de 50 000 clients à plus d’un million dans 180 pays entre 2011 et 2016.

Il inclut toutes les fonctionnalités de comptabilité standard et plus de 700 intégrations.

Au niveau du suivi des opérations comptables, Xero est bien équipé avec Assurance Dashboard, une fonctionnalité qui traque les erreurs et les activités suspectes, le tout de manière centralisée.

Points forts
• Paramétrage et prise en main simplissimes
• Interface considérée comme l’une des plus élégantes et des plus faciles à utiliser du marché
• Logiciel extrêmement personnalisable avec plus de 700 intégrations

Points faibles
• Support communautaire robuste, mais aucun support téléphonique proposé
• Version de base limitée à 5 factures, 5 notes et 20 transactions bancaires par mois
• Version supérieure plus de trois fois plus chère

Prix
• Starter : 20 $/mois (environ 18 €) pour 5 factures, 5 notes et 20 transactions bancaires
• Standard : 30 $/mois (environ 27 €) pour un nombre illimité de factures, de notes et de transactions bancaires
• Premium : 40 $/mois (environ 36 €) pour accéder au multidevises, à la gestion des dépenses et à l’administration

3. Zoho Books : excellent rapport qualité-prix pour moins de 10 € par mois

logiciel comptabilité traçabilité Zoho Books

Introduction à Zoho Books (source)

Note globale : 4,5/5
Facilité d’utilisation : 4,5/5
Avis utilisateurs : plus de 350

Zoho, existe depuis plus de 20 ans et propose une suite de logiciels métiers en cloud qui va du CRM à la gestion de projet.

Zoho Books, sa solution comptable, inclut toutes les fonctionnalités comptables imaginables, de la gestion des dépenses à la facturation. Avec son petit prix de 9 $ (environ 8 €) par mois, il s’adresse clairement aux TPE.

Plus important encore, Zoho Books inclut un système complet de traçabilité comptable pour chaque transaction.

Points forts
• Interface simple et épurée
• Moins de 10 € par mois
• Support client plebiscité par les utilisateurs

Points faibles
• Gestion des paies via une application externe
• Intégration avec Zoho CRM recommandée
• Manque d’options de gestion budgétaire

Prix
• Basic : 9 $/mois (env. 8 €) ou 90 $/an (env. 80 €) pour 50 contacts et 2 utilisateurs
• Standard : 19 $/mois (env. 17 €) ou 190 $/an (env. 170 €) pour 500 contacts et 3 utilisateurs ; accès à la facturation récurrente et à d’autres fonctionnalités
• Professional : 29 $/mois (env. 26 €) ou 290 $/an (env. 260 €) pour des contacts illimités et 10 utilisateurs ; accès au nom de domaine personnalisé, à l’inventaire et à d’autres fonctionnalités

La voie du succès comptable pour les TPE

Que vous optiez finalement pour Wave ou pour une des alternatives incluant un système d’historique comptable, vous ne pouvez pas vous tromper puisque vous tournez définitivement le dos aux tableurs, aux piles de documents tachés de café et aux carnets écornés.

Il suffit de déterminer si la traçabilité des opérations est importante pour votre entreprise et de sélectionner les fonctionnalités payantes indispensables.

Vous devriez désormais avoir une vision plus claire des fonctionnalités offertes par les différentes options et de ce à quoi vous devrez renoncer si vous choisissez Wave.

Vous avez besoin d’un logiciel de comptabilité ? Jetez un œil à la sélection des meilleurs outils comptables établie par Capterra.

5 Key Benefits of ERP Software for Small Businesses in the UK

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Glastonbury, Reading, Leeds, Lovebox: festival season is upon us, marking the beginning of summer and that time of the year when we can go and see our favourite bands play live. Usually, we are so caught up in the moment that unless there is a technical problem that requires the concert to be cancelled, we are never exposed to what happens behind the scenes and have no idea of the number of people working to make that gig happen.

Enterprise resource planning (ERP) works quietly in the background and makes sure that departments work well together. And, despite having been around since the nineties, and mainly used in large corporations, it has only been recently that small businesses are benefiting from ERP software. 

What-are-the-benefits- of-ERP-Software-for-small-companies

But what is ERP software? Gartner defines ERP software as “a way to automate and support a range of administrative and operational business processes across multiple industries”. To bring this to life, let’s use music again to explain how ERP works in a bit more detail. If your company was a festival, ERP software would be holding the entire production together, providing sound technicians, lighting crew, security staff, etc. 

The functions within a business work like the production company that organises the festival. Logistics, sales, finance and HR each represent a different part within the ERP system. These departments are vital for the correct running of the company, and more often than not they are relying on systems that don’t communicate with each other, working in isolation.

How can ERP software improve business efficiency?

Deciding to implement ERP can significantly impact a company’s performance, regardless of size and revenue. Large enterprises have been using ERP systems to help with their operations for years. Following its acquisition by American food giant Kraft (now Mondelez International) in 2010, Cadbury looked at improving its supply chain system and reduce operation costs. The British confectionery company used SAP to help target the scalability issues they have had in the past, leading to a more efficient supply chain. LG also implemented ERP software to manage global HR processes, moving from manual to automated processes and adding transparency, which improved global communication and operations.

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How can SMEs leverage the benefits of ERP software? We’ll look at the five main benefits of ERP software for small businesses and how it can impact performance, reduce cost and lead to business growth. 

Visibility

One of the main advantages of ERP software is increased visibility within your company,  which can have a significant impact on the business. For example, if your staff is using different software in each department, this may be delaying the decision making process due to the lack of visibility between departments. Accuracy in reporting is also an indirect benefit from increased visibility, as all departments are working together and data is available in one place.

Collaboration

By unifying information from different departments in one place, it promotes collaboration and improves communication. Collaboration is a key aspect for a company to succeed in the long run, and with ERP software it dramatically improves because the information is centralised and uniform.

Streamline processes

Instead of each department working on separate spreadsheets with no communication between them, ERP software automates and streamlines processes, reducing the risk of human error and increasing efficiency.

Cost

As well as streamlining processes and increasing visibility, the advantage of having all the important information in one software application is that you’ll also lower your costs. ERP can help reduce administrative costs associated with manual processes, for example it can provide more accurate data entry and simplified processes.

Security

ERP software can help businesses better control their data through user permission settings. If you have data in both an ERP system and spreadsheets, you run the risk of becoming more vulnerable as attackers can access sensitive data from two different sources. ERP software provides a safe location for data, so make sure that you transfer all relevant data to your ERP software.

ERP systems aren’t just for large corporations and can significantly help a company to work more efficiently by centralising all the key departments in one place, increasing visibility, security and collaboration between departments. 

So, if you are heading to a festival this summer, remember: is the work in the background that keeps the music playing. 

If you want to learn more about ERP software, visit our catalogue to find out what option is best suited to your business.

 

Getting Things Done: Mit diesen 5 Apps klappt es mit der GTD-Methode

Checkliste auf Monitor zeigt GDT Methode

Checkliste auf Monitor zeigt GDT Methode

Gehörst du zu den Menschen, die morgens eine To-Do-Liste erstellen und bei Sonnenuntergang ausnahmslos alle Punkte abgehakt haben?

Oder gehörst du eher zu denen, die sehr gerne ein solcher Mensch wären, aber trotzdem am Ende der meisten Tage vor einer Handvoll halbfertiger Projekte, verpasster Deadlines und unbeantworteter E-Mails sitzen?

Seien wir ehrlich: Wir allen wollen zu der ersten Gruppe gehören, aber den meisten von uns fällt es alles andere als leicht.

An dieser Stelle kommen Selbstmanagement-Methoden wie die GTD-Methode (Getting Things Done) ins Spiel.

Erfahrungsgemäß kommt beim Thema GTD bei manchen Skepsis auf: Die Methode wirkt auf den ersten Blick ziemlich komplex und niemand will mehr Zeit mit dem Zeitmanagement verbringen als damit, Dinge wirklich zu erledigen. Tatsächlich geht es bei GTD aber gar nicht darum, ein möglichst ausgeklügeltes Organisationssystem zu nutzen. Es geht darum, über die richtigen Tools zu verfügen und diese auch effektiv einzusetzen. Schließlich heißt es „get things done“ und nicht „get things planned“!

Nichtsdestotrotz braucht man ein funktionierendes System, um Dinge im Arbeits- und Privatleben erfolgreich zu erledigen. Für alle, die im Projektmanagement tätig sind oder auch nur gelegentlich Aufgaben in diesem Bereich übernehmen, sind Organisationstalent und Zeitmanagement-Fähigkeiten absolut unverzichtbar.

Wie soll man schließlich ein Team anleiten, wenn man schon die eigenen Prioritäten und Zeitpläne nicht im Blick hat?

Trotz alledem ist es wenig produktiv, Tausende von Softwaretools durchzuprobieren, die angeblich die Produktivität steigern, oder Projekte mithilfe von fünf verschiedenen Smartphone-Apps zu verwalten. Deshalb stellt dieser Artikel fünf bewährte Produktivitätstools vor, die sofort mit der Getting Things Done-Methode genutzt werden können.

Was ist die GTD-Methode?

Für den Fall, dass du noch nicht mit der GTD-Methode vertraut bist, folgt eine kurze Zusammenfassung. Auf Capterra findest du außerdem auch noch ausführlichere Artikel zum Thema GTD.

„Getting Things Done“ ist eine Produktivitätsmethode, die auf dem gleichnamigen Buch (deutscher Titel: „Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag“) von David Allen basiert.

Das Buch wurde 2001 erstmals veröffentlicht und seitdem entwickelte sich die „Getting Things Done“-Bewegung zu einem globalen Phänomen: Es gibt GTD-Trainer und dieses Jahr fand in Amsterdam sogar ein globaler GTD Summit statt.

 

Die GTD-Methode lässt sich folgendermaßen zusammenfassen: Je produktiver du bist, desto weniger Stress wirst du haben.

In anderen Worten: Erledige mehr in kürzerer Zeit, damit du dich länger entspannen kannst.

Allens Prinzip funktioniert folgendermaßen: Man erfasst zunächst alle anstehenden Aufgaben in einer unorganisierten Liste oder Mappe (digital oder auf Papier), die als Eingang oder Inbox bezeichnet wird. Anschließend werden die Aufgaben systematisch geordnet und so priorisiert, dass man sich ganz auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren kann. Zukünftige und nicht abgeschlossene Aufgaben kommen geordnet in eine Warteschlange und werden erst dann wieder vorgelegt, wenn sie an der Reihe sind.

Für die GTD-Methode benötigt man folgende Werkzeuge:

  • Inbox bzw. Eingang
  • Papierkorb
  • Ablagesystem für Referenzmaterialien
  • Listen
  • Kalender

2001 waren diese Werkzeuge noch physisch/greifbar vorhanden, man nutzte Papierkalender und Ordner oder Ablagemappen. Jetzt, bald zwanzig Jahre später, kann man all das problemlos durch passende Smartphone-Apps ersetzen.

Natürlich sind der Kalender in Buchform und die To-Do-Liste in einem schönen Notizbuch noch lange nicht ausgestorben und bleiben für viele die bevorzugte Methode, sich zu organisieren.

Technologisch hat sich in den letzten Jahren allerdings eine Menge getan und Apps werden zur immer beliebteren Alternative.

Nicht nur hat man sein Smartphone ohnehin meistens dabei, viele GTD-Apps verfügen außerdem über Möglichkeiten, die das gute alte Notizbuch einfach nicht bieten kann. So können beispielsweise Funktionen zur Automatisierung oder für die Zusammenarbeit im Team die Produktivität steigern und Unternehmen Zeit und Geld sparen.

5 GTD-Apps für ein stressfreies Zeitmanagement

Wir haben uns auf die fünf wichtigsten GTD-Werkzeuge konzentriert – Inbox, Ablagesystem, Checkliste bzw. To-Do-Liste und Kalender – und anhand dessen fünf Tools ausgewählt, die alle Schritte der GTD-Methode abdecken.

Bei der Auswahl habe ich auch in einigen GTD-Foren mitgelesen, um zu erfahren, was GTD-Nutzer*innen selbst verwenden und empfehlen. Genau die in diesem Artikel aufgeführten fünf Tools wurden dabei immer wieder erwähnt. Einige davon stehen nur für iOS zur Verfügung, andere sind plattformübergreifend nutzbar.

Die nachfolgende Liste ist alphabetisch geordnet.

1. G Suite

Android | iOS

Screenshot GSuite

Gmail-Posteingang und die Apps der G Suite (Quelle)

Eines der zentralen Elemente der GTD-Methode ist die Inbox, und die Art Inbox, mit der die meisten von uns am häufigsten zu tun haben, ist der E-Mail-Posteingang. Gmail ist nicht nur der beliebteste plattformübergreifende E-Mail-Client, sondern bietet auch zahlreiche Funktionen, die wunderbar mit der GTD-Methode genutzt werden können.

E-Mails können aus dem Posteingang archiviert oder in Ordner sortiert werden, aus denen man sie für zukünftige Projekte mühelos wieder hervorholen kann.

Auch Google Docs, Google Notizen und Google Kalender sind in der G Suite integriert, sodass man direkt etwas notieren, eine To-Do-Liste erstellen oder einen Blick in den Zeitplan seines Teams werfen kann. Auch an die Zusammenarbeit wurde gedacht: Teammitglieder können Dokumente, Tabellen und Präsentationen gemeinsam bearbeiten und Kommentare hinterlassen. So gut, wie alle Tools zusammen funktionieren, könnte man fast meinen, Google hätte bei der Entwicklung bereits GTD im Sinn gehabt.

 AM BESTEN GEEIGNET FÜR:  Teams, die eng zusammenarbeiten und sich die Arbeit in einer auf Google basierenden Umgebung gut vorstellen können.

Preis: Die G Suite ist ab 5,20 € pro Nutzer und Monat verfügbar. Dafür erhält man geschäftliche E-Mail-Adressen mit dem eigenen Unternehmensnahmen in der Domain, 30 GB Speicherplatz und Support rund um die Uhr. Die Apps können einzeln kostenlos heruntergeladen werden.

2. Microsoft To-Do

Android | iOS

Screenshot des Zeitmanagement Tools Microsoft To_do

Microsoft To-Do auf Laptop und iPhone (Quelle)

Wer sich schon länger mit Selbstmanagement-Methoden und nützlichen Apps dafür beschäftigt, wird sich vermutlich an Wunderlist erinnern. Die beliebte Aufgabenverwaltungs-App wurde 2015 von Microsoft aufgekauft und soll durch Microsoft To-Do ersetzt werden.

Aktuell (Juli 2019) ist Wunderlist noch immer verfügbar, auch wenn die Software Microsoft zufolge in den Ruhestand versetzt werden soll, sobald die wichtigsten Funktionen in Microsoft To-Do integriert wurden.

Diese Aussage lässt hoffen, dass Microsoft To-Do früher oder später wirklich alle Funktionen bieten wird, die Wunderlist-Fans so schätzen gelernt haben, beispielsweise eine Gratisversion, Funktionen zur Zusammenarbeit, plattformübergreifende Funktionen, Benachrichtigungen und Unteraufgaben.

Für die GTD-Methode ist das „Mein Tag“-Feature praktisch: In diese Liste kannst du die Aufgaben hinzufügen, auf die du dich an einem Tag konzentrieren willst, damit du nicht von einer langen, unübersichtlichen Liste erschlagen wirst. Fans des agilen Projektmanagements werden diese Funktion besonders zu schätzen wissen.

 AM BESTEN GEEIGNET FÜR:  Agile Projektmanager, die Office 365 nutzen (möchten) und nach einem besonders einfachen, kostenlosen GTD-Tool suchen.

Preis: Kostenlos

3. OmniFocus

iOS

Screenshot Omnifocus

OmniFocus auf dem iPhone (Quelle)

OmniFocus ist nur auf iOS-Geräten verfügbar. Wer ein anderes Betriebssystem nutzt, kann direkt zu Punkt 5 springen. Für Apple-Nutzer*innen auf der Suche nach einer soliden GTD-App ist das Tool jedoch definitiv einen Blick wert.

OmniFocus ist für alle interessant, denen ein großer Funktionsumfang wichtiger ist als eine superaufgeräumte, schlichte Nutzeroberfläche.

Die neueste Version, OmniFocus 3, bietet neue Funktionen wie Automatisierung, Tags und Stapelverarbeitung. Wer sich intensiv mit Getting Things Done beschäftigen möchte, wird sich freuen, dass OmniFocus direkt auf Grundlage der GTD-Methode entwickelt wurde und alles Nötige bietet, was man für ihre Umsetzung braucht, von der Inbox über Funktionen zur Verarbeitung, Delegation und Organisation von Aufgaben bis hin zur regelmäßigen Durchsicht.

Ein Nachteil besteht darin, dass OmniFocus für Einzelpersonen entwickelt wurde und somit nicht wirklich für die Zusammenarbeit geeignet ist (für Teamprojekte ist das Tool OmniPlan separat verfügbar). Wenn deine Projekte viel Zusammenarbeit erfordern, benötigst du ein anderes Kollaborationstool.

 AM BESTEN GEEIGNET FÜR:  Personen, die GTD intensiv nutzen, vorwiegend alleine arbeiten, hauptsächlich Apple-Produkte verwenden und kein Problem damit haben, ein wenig Geld für ein GTD-Tool auszugeben.

Preis: 9,99 $ pro Monat im Abonnement (einschließlich Webversion) oder 49,99 $ (Standard) bzw. 99,99 $ (Pro) für die Standalone-Version.

4. Things

iOS

Screenshot von Things für die GTD Methode

Listenansicht in der Things-App (Quelle)

Die App mit dem ungewöhnlichen Namen „Things“ wurde 2007 vom deutschen Startup Cultured Code als Mac-Programm entwickelt und gehörte zu den ersten Apps, die 2008 im neu eröffneten App Store für das iPhone veröffentlicht wurden.

Things blieb Apple treu und aktualisierte die beliebte Produktivitäts-App mit neuen Versionen für iPad und Apple Watch. In den Jahren 2009 und 2017 wurde Things mit dem renommierten Apple Design Award ausgezeichnet und die App wird kontinuierlich weiterentwickelt. Auf dem Blog des Unternehmens wird ausführlich über neue und geplante Funktionen informiert.

Things wird nicht ohne Grund schon seit über zehn Jahren immer beliebter: Nutzerrezensionen zufolge fügt sich das minimalistische Design wunderbar in das Apple-Ökosystem ein und die App hat genau den richtigen Funktionsumfang, um die GTD-Methode vollständig umzusetzen (beispielsweise mit Inbox, Ablagesystemen, To-Do-Listen und Kalender), ohne sich von unnötigen Funktionen ablenken zu lassen.

Während OmniFocus mit seiner Anpassbarkeit und seinem Funktionsumfang überzeugt, besticht Things durch seine Einfachheit und sein minimalistisches Design. Allerdings fehlen auch bei Things die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, das Tool ist also eher für die eigenen Aufgaben als für das ganze Team geeignet.

 AM BESTEN GEEIGNET FÜR:  Einzelnutzer*innen, die ein schlichtes, elegantes GTD-Tool suchen, das sich gut in die klare, minimalistische Ästhetik von Apple einfügt.

Preis: 9,99 $

5. Todoist

Android | iOS

Screenshot Todoist

Tag ohne anstehende Aufgaben in Todoist im Browser (Quelle)

Wenn die letzten beiden Apps für dich nach der perfekten Lösung klangen, aber du kein Apple-Gerät besitzt, könnte Todoist für dich genau das Richtige sein. Todoist kombiniert die besten Elemente von OmniFocus und Things in einem plattformübergreifenden Paket und bietet sogar eine Browserversion.

Die App wurde 2007 vom bosnischen Flüchtling Amir Salihefendic entwickelt, um seine eigenen Projekte zu organisieren. Heute zählt Todoist ganze fünf Millionen Nutzer*innen.

Was ist das Besondere an Todoist? Es gibt eine Gratisversion, Funktionen zur Zusammenarbeit (die bei OmniFocus und Things fehlen) und zusätzliche Motivation durch Gamification: Karmapunkte belohnen für die Erledigung von Aufgaben.

Nicht zuletzt bietet Todoist alle nötigen Funktionen, um Aufgaben elegant und unkompliziert nach der GTD-Methode zu verwalten. Die größte Stärke des Tools liegt vielleicht darin, dass es auf jedem Gerät mit einem Browser verwendet werden kann. Außerdem ist Todoist einschließlich aller Hilfeseiten auf Deutsch verfügbar.

 AM BESTEN GEEIGNET FÜR:  Projektleiter*innen, die keine bestimmte Marke bevorzugen und ein praktisches, kostengünstiges Tool suchen, um Dinge zu erledigen.

Preis: Todoist ist kostenlos verfügbar. Für größere Teams gibt es die Premium- und Business-Versionen (3 bzw. 5 € pro Nutzer und Monat), die für mehr Personen und Projekte genutzt werden können und diverse Zusatzfunktionen wie Erinnerungen, Etiketten, Kommentare und Datei-Uploads oder Premium-Support bieten.

Was sind deine bevorzugten Apps für die GTD-Methode?

Wir hoffen, dass du unter den vorgestellten Tools eines finden konntest, das dir hilft, mit einem durchdachten System mehr Ordnung in deine täglichen Aufgaben zu bringen. Jeder Mensch nutzt andere Selbstmanagement-Methoden und so kann es eine Weile dauern, herauszufinden, was zur eigenen Arbeitsweise am besten passt.

Nutzt du bereits andere GTD-Apps, die erfolgreich deine Produktivität steigern? Erzähl es in den Kommentaren – und dann leg los und get things done!

Du möchtest mehr über die GTD-Methode und das Thema Zeitmanagement erfahren? Hier kannst du weiterlesen:

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

So bringst du deinem Entwicklungsteam agile Methoden näher

Team arbeitet mit agilen Methoden

Wenn man sich derzeit in der Unternehmenswelt umschaut, entdeckt man überall das Schlagwort der „Agilität“. Das ist natürlich nichts Neues, aber die alleinige Tatsache, dass es weiterhin so omnipräsent ist, ist ein klares Anzeichen dafür, dass agile Methoden eben keine Eintagsfliege, sondern eine sich dauerhaft etablierende Strategie sind. Das hat einen ganz einfachen Grund: Sie erzielen hervorragende Ergebnisse.

Gerade im Bereich Software sind agile Methoden kaum mehr wegzudenken. Deshalb haben wir hier einen Leitfaden zusammengestellt, der dabei helfen soll, agiles Arbeiten erfolgreich in (Entwicklungs-)Teams einzuführen.

Team arbeitet mit agilen Methoden
Aber vorher:

Was genau sind eigentlich agile Methoden und wie werden sie sinnvoll genutzt?

Agile ist ein iteratives, also in sich wiederholenden Schritten aufgebautes Projektmanagementsystem. Anstatt wie an einem fixen Zeitstrahl entlang von vorne bis hinten alle Aufgaben nacheinander abzuarbeiten, kann die agile Softwareentwicklung sich an sich verändernde Voraussetzungen anpassen.

Agiles Arbeiten beruht insbesondere in der Softwareentwicklung auf dem Feedback, das Kund*innen und interdisziplinäre Teams im Projektverlauf geben. Damit ist agiles Projektmanagement gewissermaßen Projektmanagement in Echtzeit, was nichts anderes heißt, als dass es die Möglichkeit bietet, sich mithilfe von Feedbackschleifen an die tagesaktuellen Gegebenheiten anzupassen. Beim agilen Projektmanagement laufen Entwicklung, Einarbeitung von gesammelten Rückmeldungen und Testphasen gleichzeitig ab.

Lebenszyklus bei agilen Methoden

Glaubt man einer Marktforschungsstudie des Project Management Institute, sind agil geführte Strukturen deutlich leistungsfähiger als nicht-agile. So wurde beispielsweise festgestellt:

  • 75 % der agilen Organisationen erreichen ihre Ziele, bei den nicht-agilen sind es nur 56 %
  • 65 % bleiben mit ihren Projekten im vorgegebenen Zeitrahmen, bei nicht-agilen sind es nur 40 %
  • 67 % bleiben mit ihren Projekten im vorgegebenen Kostenrahmen, bei nicht-agilen sind es nur 45 %
  • Der Umsatz steigt um 37 % schneller
  • Agile Organisationen werfen 30 % höhere Gewinne ab

Ganz offensichtlich bieten agile Projektmanagementmethoden also Vorteile, von denen insbesondere Entwicklerteams profitieren können.

Überzeugt? Im weiteren Verlauf haben wir zusammengetragen, wie man ein Team in 5 Schritten an die Anwendung agiler Methoden heranführt. Denn ganz ohne eine wohlüberlegte Strategie wird auch dieser Übergang nicht klappen.

  1. Mithilfe des Agilen Manifests Aufgaben erstellen

Der erste Schritt auf dem Weg ins agile Arbeiten sollte die Vorstellung des Agilen Manifests Sein. Im Kern dieses Manifests stehen die folgenden 12 Prinzipien:

Die Prinzipien des agilen Arbeitens

Diese Prinzipien verinnerlicht man am besten durch die Erledigung kleiner Aufgaben. Beispiele für solche Aufgaben finden sich zum Beispiel auf haufe.de, aber auch an vielen anderen Stellen im Internet.

Bei diesen Aufgaben geht es gar nicht so sehr um Unterweisung wie um ein eigenständiges Entdecken und Erarbeiten von Agilität.

Als Einstieg bieten sich zum Beispiel Fragen nach dem Agilen Manifest an. Halte dein Team an, die Prinzipien miteinander zu besprechen. Danach setzt euch zusammen und brainstormt, welche Prinzipien für Gruppendiskussionen geeignet sind – und erstellt gleich eine Liste. Als Nächstes bietet sich eine schriftliche Aufgabe an, in der dein Team versucht, die Prinzipien auf ihre derzeitige Arbeitsweise zu übertragen. Zweck all dieser Übungen ist einfach, die Prinzipien zu verinnerlichen und ihre Anwendung vorzubereiten.

Gerade für sich neu formierende Teams kann es eine große Hilfe sein, wenn man ihnen kleine Aufgaben an die Hand gibt, an denen sie sich langhangeln können.

  1. Probieren geht über studieren

Am besten lernt man Agile durchs Ausprobieren. Es gibt verschiedene Wege des agilen Arbeitens, zu den bekannteren gehören zum Beispiel Scrum, XP, Crystal und Kanban. Mit einigen ist dein Team vielleicht auch schon vertraut, aber es ist dennoch sinnvoll, die Beispiele noch einmal durchzuarbeiten. Wie immer gilt: Ausprobieren kann man nur Dinge, von denen man schon eine gewisse Grundahnung hat, aber auch Agile-Experten können durchaus etwas für sich mitnehmen. Nur für Anfänger ist der Sprung ins kalte Wasser vielleicht nicht so geeignet. Mit den folgenden Schritten kannst du dein Team dabei unterstützen, die agilen Methoden ein erstes Mal in der Praxis anzuwenden:

  1. Beginnt ganz normal auf der Grundlage eurer üblichen Vorgehensweise ein neues Projekt
  2. Legt Umfang und Ziele des Projektes fest
  3. Entwerft einen Rahmen für die Projektanforderungen
  4. Entwickelt eine Softwarefunktion
  5. Integriert diese Funktion mit agilen Methoden
  6. Testet die Funktion
  7. Ist der Test erfolgreich, geht es mit der nächsten Funktion weiter, die die Schritte 4–6 ebenfalls durchläuft
  8. Ist der Test nicht erfolgreich, notiert die Fehler und passt die Funktion so an, dass sie funktioniert
  9. Bewertet die Projektziele anhand des Feedbacks vom Kunden neu
  10. Sobald das Feedback eingearbeitet ist, kann die Funktion auf den Markt gebracht werden
  11. Weiter zum nächsten Produkt, das wieder Schritte 4–6 durchläuft und so weiter, bis das Projekt abgeschlossen ist.

(Hierbei kann Projektmanagementsoftware übrigens eine große Hilfe sein.)

Diese Schritte sind eine recht einfache Struktur, mit der sich so ein Training „am lebenden Projekt“ durchführen lässt. Denn genau das ist der Trick: Agile Entwicklungsmethoden sollten auf ein echtes, aktuelles Projekt übertragen werden. So vermittelt man nicht nur Wissen, sondern auch Anwendungskompetenz.

  1. Onlinekurse für agiles Arbeiten

Onlinekurse sind ebenfalls ein sehr guter Weg, um agile Methoden in deinen Teams einzuführen. Das ist üblicherweise teurer als ein internes Agile-Training, hat aber den großen Vorteil, dass sowohl Zeit als auch Verwaltungsaufwand gespart werden können. Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Anbieter auf Deutsch und Englisch. Gegebenenfalls empfiehlt sich vielleicht auch eine Schulung an einer externen Akademie oder einer ähnlichen Einrichtung.

Derartige Schulungen sind häufig an bestimmte agile Methoden gebunden, es gibt sie zum Beispiel für Scrum und Kanban.

  1. Gemeinsamkeit lernen: Das wir kommt vor dem ich

Das Herzstück jeder agilen Kultur oder Methode ist immer und unbedingt die Zusammenarbeit. Nur wenn sie zusammenarbeiten, können Kunden und interdisziplinäre Teams sich sicher sein, dass sie nicht an den Bedürfnissen und Möglichkeiten der anderen vorbeiplanen. Deshalb sind Kommunikation und Inklusion von zentraler Bedeutung. Nur so können die „Sprints“ genannten Iterationen so angepasst werden, dass am Ende ein stimmiges Projekt steht.

Deshalb empfiehlt es sich, schon beim Training kooperative Konzepte in den Mittelpunkt zu stellen. Die Arbeit mit Kundenanwendungsbeispielen bietet eine gute Möglichkeit, die Bedeutung von, aber auch die Strategien zur Einbeziehung der Kunden hervorzuheben.

Ein kooperatives, nutzerzentriertes Umfeld wirkt da Wunder. Im ersten Schritt solltest du für eine Gruppendynamik sorgen, die die Zusammenarbeit ermöglicht. Lass deine Leute dafür bei Programmierung und Testen in Tandems arbeiten.

  1. Inhouse-Schulungen für agile Methoden

Bevor du einen externen Trainer oder eine Trainerin zu dir ins Unternehmen bestellst, solltest du dir deinen Zeit- und Kostenrahmen bewusstmachen. Bei der Terminfindung sollten die aktuellen Projekte deines Teams betrachtet werden. Der Trainer sollte echte Beispiele aus eurem Arbeitsalltag zur Verfügung haben, so wird das Training für deine Leute greifbarer und relevanter.

Es gibt zwei Wege, so ein Training umzusetzen: Man kann entweder auf das Push-Prinzip setzen oder das Pull-Prinzip in den Vordergrund rücken.

Verlässt man sich auf das Pull-Prinzip, wird das agile Training so gestaltet, dass die Teammitglieder durch konstantes, ermutigendes Feedback dazu angehalten werden, ihre Prinzipien und Werte anzupassen. Auf diese Weise lernen sie selbstständig und mit nur minimaler Unterstützung durch den Coach. Demgegenüber steht das Training durch den Push-Faktor, bei dem der Schulungsleiter oder die Schulungsleiterin durch eine direktere Wissensvermittlung stärker eingreift.

Du willst noch mehr über die Einführung agiler Methoden wissen?

Bei der Einführung von agilen Entwicklungsmethoden sollten Zusammenarbeit und Kundenbindung im Vordergrund stehen. Ein weiterer Schwerpunkt ist die reibungslose Teamarbeit, bei der die Gruppe vor Einzelpersonen stehen sollte. Werden diese dynamischen Methoden sauber umgesetzt, führen sie Entwicklerteams zu großen Erfolgen.

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¿Qué es Google Ads? Lo que los profesionales del marketing necesitan saber

Que-es-Google-Ads-PPC

Que-es-Google-Ads-PPC

Hay un millón de guías de Google Ads (antes Google AdWords) para profesionales del marketing digital. Pero ¿qué pasa si eres totalmente nuevo en el marketing de motores de búsqueda y nunca te has conectado a Google Ads?

O te has conectado, pero sigues sin saber usarlo. Google Ads es un sistema complicado con mucha jerga y acrónimos. ¿Sabes lo que es una concordancia amplia o una palabra clave negativa?

En esta guía, explicaremos qué es Google Ads en términos sencillos para ayudarte a decidir si te merece la pena probarlo para tu empresa y analizaremos los primeros pasos que debes dar para llevar a cabo una campaña de éxito.

¿Qué es Google Ads?

Bueno, el centro de ayuda de Google nos dice que Google Ads es “la plataforma de publicidad online de Google”.  Pero vamos a sumergirnos y a profundizar un poco más en el tema….

Al utilizar Google Ads, las empresas pueden crear anuncios online para llegar a personas que potencialmente están interesadas en sus productos o servicios.

Estos anuncios aparecen en los resultados de búsqueda de Google, en sitios web que aceptan mostrar anuncios de Google o en ambos.

Google Ads ejemplo de busqueda
Anuncios en los resultados de búsqueda en Google
AdWords ejemplo de uso
Anuncio de Ads en un sitio web asociado de Google

Y ¿cómo llegan esos anuncios allí? Google Ads elige qué anuncios mostrar mediante una puja. Los anunciantes eligen cuándo y dónde quieren que aparezcan sus anuncios, y luego pujan una cantidad de dinero que están dispuestos a pagar por cada clic que se haga en su anuncio. Cuanto más alto se puja, más se muestra el anuncio.

Google Ads es un ejemplo de un tipo más amplio de publicidad online llamada publicidad de pago por clic (PPC). El pago por clic es “un modelo de publicidad en internet, en el que el anunciante paga sus anuncios a la web que los presenta mediante una tarifa basada en el número de clics que se hagan en el anuncio”.

Algunos lugares donde verás anuncios PPC son los motores de búsqueda (Google, Bing, etc.), banners, redes sociales (Twitter, LinkedIn, Facebook) y Capterra.

Google Ads es una plataforma de autoservicio. Esto quiere decir que los usuarios tienen el control total de sus presupuestos, configuración y redacción de anuncios, y pueden modificarlos en cualquier momento. Todas estas opciones pueden ser bastante abrumadoras dependiendo de la complejidad de tu modelo de negocio, objetivos de rendimiento y público objetivo.

Como el experto en marketing en Internet Neil Patel describe sabiamente, “Google Ads es sencillo, pero no fácil”.

Para hacerlo un poco más sencillo, te guiaremos a través de algunos de los pasos fundamentales, entre los que se incluye el establecimiento de un presupuesto y la selección de tus primeras palabras clave.

Pero primero, averigüemos si Google Ads es adecuado para ti en estos momentos.

¿Debería usar Google Ads?

Cuando utilizas Google Ads, estás compitiendo literalmente con otras empresas por los clics. Muchos de estos negocios usan empresas de marketing de motores de búsqueda con muchos años de experiencia y herramientas de PPC para maximizar sus ganancias.

Para ganar dinero con Google Ads, hay que invertir algo de tiempo. Si no dispones de tiempo, probablemente podrás llegar a tener un ROI negativo.

Si tu objetivo no es conseguir nuevos clientes, no creo que Google Ads sea tu mejor opción. Es como llevar un ordenador cuántico a clase de álgebra. Te llevará más tiempo aprender a usarlo que si hicieras los cálculos a mano.

Si tu objetivo es algo más sencillo que adquirir nuevos clientes a un precio concreto, no recomendaría usar Google Ads para lograrlo. Puede llegar a ser demasiado caro, competitivo y complicado de aprender. Hay métodos más fáciles y menos costosos de aumentar el reconocimiento de la marca.

Si consideras que Google Ads podría sea una pieza clave y fructífera de tu fórmula de marketing, asegúrate primero de contar con un plan de acción claro antes de empezar.

Google ofrece muchas herramientas gratuitas que facilitan al máximo la gestión de campañas, entre las que se incluyen el Planificador de palabras clave, los documentos de asistencia online y, por supuesto, el foro de Google Ads.

Una vez que hayas decidido aprender a cómo usarlo correctamente, deberás calcular tus objetivos de forma clara y concreta. ¿Por qué usas Google Ads? ¿Qué quieres lograr? ¿Cómo sabrás si te funciona?

Paso 1 para lograr el éxito con Google Ads: Establece tus objetivos y métricas

Lo primero que hay que tener en cuenta es que Google Ads debe ser rentable.

Si gastas más en Google Ads de lo que consigues en ventas a través de ello, lo estás haciendo mal.

Por supuesto, es normal perder algo de dinero al principio a medida que aprendes qué palabras clave, anuncios y landing page funcionan mejor en tu caso. Pero es algo que debería cambiar muy rápidamente.

Recuerda, Google Ads te sirve para ganar dinero. Sabrás que te funciona cuando obtengas más de lo que gastas.

¿Cómo decidir cuánto gastar inicialmente en Google Ads?

Se han escrito libros enteros sobre el establecimiento de un presupuesto de PPC. Este artículo es sin duda solo una introducción.

La mejor manera de establecer los objetivos de Google Ads es empezar por calcular el coste objetivo por adquisición (CPA). Si no sabes cómo calcular tu CPA, consulta “Métricas de marketing: cómo establecer el coste por adquisición objetivo”.

Una vez que conozcas tu CPA, sabrás cuánto puedes gastar en cada clic en Google Ads y que siga siendo rentable.

Ahora que sabes cuánto pujar, debes saber cómo hacer un seguimiento de las conversiones.

Seguimiento de las conversiones

Con conversión nos referimos a la venta.

Para tener éxito con Google Ads, debes poder hacer un seguimiento del camino desde la palabra clave hasta la landing page y la venta.

“No lances tu campaña sin un plan para hacer seguimiento de las conversiones”, recomienda Jordan Brannon de Coalition Technologies. “Si no tienes recursos para hacer seguimiento de las conversiones, nunca entenderás el valor o la responsabilidad que suponen tus esfuerzos publicitarios”.

Necesitarás software que te ayude a hacer seguimiento de las conversiones. Google Analytics es una opción gratuita de software como servicio. También hay muchos otros paquetes de herramientas analíticas de marketing para elegir.

Paso 2 para lograr el éxito con Google Ads: Crea tu página de aterrizaje

Una landing page o página de aterrizaje es el lugar al que llega el buscador tras hacer clic en tu anuncio. La página de aterrizaje tiene un propósito y es tan solo uno: vender.

“Las páginas de aterrizaje son la clave del éxito”, afirma Sam Brinks de TeamSnap. “Sin páginas de aterrizaje de gran calidad, tus visitantes no sabrán qué hacer”.

Hay cinco elementos que debes considerar para crear una página de aterrizaje de alta conversión:

  1. Valor añadido claro: Cuando un comprador potencial llega a tu página, debe ser evidente qué producto o servicio vendes y cómo mejorará su vida.
  2. Llamada a la acción: Tu página de aterrizaje debe pedirle al visitante que haga una compra.
  3. Formularios cortos: No dificultes la compra pidiendo demasiada información.
  4. Elementos de confianza: Cualquier elemento, desde comentarios o testimonios de usuarios hasta logotipos de clientes, ayuda para crear confianza, especialmente si son auténticos, relevantes y recientes.
  5. Contenido fácil de digerir: Ya se trate de viñetas, demostraciones en vídeo, o ambos, asegúrate de que haya información completa sobre tu producto o servicio. El comprador necesita saber un poco más antes de pulsar “comprar ahora”.

Paso 3 para lograr el éxito con Google Ads: Puja por palabras clave

¿Son las palabras clave la parte más importante de una campaña de búsqueda de Google Ads?

Amy Presuhn, gestor de marketing digital de Capterra, así lo cree. “Las palabras clave pueden determinar el éxito o el fracaso de las campañas”, dice Presuhn.

Antes de pasar a las palabras clave, volvamos a lo básico. Google Ads es una puja.

Gente en subasta, ejemplo de puja PPC
Recordatorio: Google Ads es como una subasta

Pero no cualquier tipo de puja. En lugar de una puja convencional en la que se subastan coches, en Google Ads puja por palabras clave.

¿Y esto qué quiere decir? Esto significa que estás pidiendo a Google que muestre tu anuncio cuando alguien busca un término en particular a cambio de pagarle cada vez que hagan clic en tu anuncio.

Solo quieres pujar por palabras clave que estén estrechamente relacionadas con tus productos o servicios. Un sencillo truco consiste en escanear tu sitio web. ¿Qué términos son los que se usan con frecuencia? Cuanto más cerca estés de elegir palabras clave que sean relevantes para tu negocio, más probable es que obtengas clics de usuarios que buscan lo que tú ofreces.

“Me gusta usar palabras clave como punto de partida para construir una nueva campaña”, dice Presuhn. “Después de identificar las palabras clave, escribir anuncios es más fácil”.

“Conoce qué términos de búsqueda utilizan tus clientes potenciales”, recomienda Deering de Touch Point Digital Marketing . “Utiliza la herramienta de palabras clave de Google para determinar qué palabras y frases son las más populares y crear anuncios relacionados con esos términos, dando prioridad a los más usados. También asegúrate de usar variaciones de las palabras y términos, ya que no todos buscarán de la misma manera”.

Tipos de concordancia

Google te pedirá que elijas el tipo de concordancia que desees para cada palabra clave por la que pujas.

¿Qué es un tipo de concordancia? Se refiere a la medida en que Google hace coincidir tu palabra clave con lo que el usuario busca. Los tipos son: exacta, frase, modificador de concordancia amplia y amplia.

Concordancia de keywords en Ads
Tipos de concordancia de Google Ads
  1. Exacta: Google muestra tu anuncio cuando un usuario busca la palabra exacta por la que pujas.
  •     Palabra clave: vacas
  •     Concordancia exacta: vacas
  1. Frase: Google muestra tu anuncio cuando un usuario busca una frase que contiene la palabra exacta por la que pujas.
  •     Palabra clave: vacas
  •     Concordancia de frase: Compra vacas
  1. Modificador de concordancia amplia: Google muestra tu anuncio cuando un usuario busca una frase que contiene la palabra exacta por la que pujas y palabras relacionadas con una palabra modificada.
  •     Palabra clave: vacas de lujo+
  •     Modificador de concordancia amplia: vacas de calidad
  1. Amplia: Google muestra tu anuncio cuando un usuario busca una palabra o frase relacionada con la palabra o frase por la que pujas.
  •     Palabra clave: vacas de lujo
  •     Concordancia amplia: bovinos de calidad

“Para algunas cuentas [amplia concordancia] abren muchas oportunidades para un gasto escaso”, afirma Mike LaLonde de Londes Digital Marketing. “Para mantener un mayor control, opta por palabras clave exactas, frase y palabras clave modificadas de concordancia amplia, y comprueba con frecuencia los informes de los términos de búsqueda para añadir palabras clave negativas a las que podrías estar dirigiéndote sin darte cuenta”.

Palabras clave negativas

Una palabra clave negativa es una palabra o frase con la que no quieres que se conecte a tu anuncio. Así pues, si vendes vacas online, no querrás aparecer cuando alguien busca a los Vaqueros de Dallas (el equipo de fútbol americano).

“Las palabras clave negativas son tan importantes como cualquier otro tipo de concordancia”, explica Benjamin Collins de Laughing Samurai. “El verdadero poder de la publicidad en buscadores radica en ser muy específico con a quién va dirigido(…)Conoce los tipos de concordancias y cómo funcionan, y usa las palabras clave negativas de forma generosa para optimizar el gasto en publicidad. Una segmentación más pertinente se traduce en campañas de búsqueda más efectivas”.

Otros consejos útiles

  •     Cuanto más cercana sea tu landing page, y más se relacionen entre sí las palabras clave y los anuncios, menos tendrás que gastar en las conversiones. “Asegúrate de que todo [en tu página de aterrizaje], desde el título de la página hasta los títulos de los párrafos y el contenido, sea lo más pertinente posible para el grupo de anuncios que hayas configurado”, dice Brinks. “Introduce tus palabras clave de forma natural y asegúrate de que todo se vea bien en el móvil. Tómate el tiempo que necesites para construir una base sólida para tus páginas de aterrizaje optimizadas y todo lo demás será mucho más fácil”.
  •     Ten en cuenta que Google Ads no comprueba si tus anuncios o tus landing page contienen errores ortográficos, gramaticales o de puntuación. “Comprueba la ortografía y la puntuación de tus anuncios en otra herramienta antes de publicarlos”, recomienda Philip Barnhart de Nehmedia.

¿Estás listo para usar Google Ads?

¡Vaya! Cuánta información. Y solo hemos rascado la punta del iceberg de Google Ads. Pero con suerte habrá sido suficiente para ayudarte a decidir si es una buena opción para tu negocio.

Si necesitas software que te ayude con tu campaña de Google Ads, échale un vistazo a nuestra categoría de herramientas PPC y nuestro a nuestra categoría de herramientas de análisis de datos de marketing donde podrás comparar las opciones de software y encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades de marketing.

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Van Lego tot Netflix: 3 bedrijven met succesvol verandermanagement

Verandering is niet makkelijk, maar verandering is wel goed. Aanpassing en verandering leiden tot vooruitgang, verbetering en groei. Meer van hetzelfde blijven doen en niet mee evolueren kan ertoe leiden dat nieuwkomers of bedrijven die zich wel aanpassen je de markt uit concurreren.

Charles Darwin wist dat al: ‘’Het is niet de sterkste van de soort die overleeft, noch de meest intelligente. Het is degene met het grootste aanpassingsvermogen bij veranderingen’’.

Verandermanagement

Vasthouden aan oude gewoonten, gewoon, omdat je het nou eenmaal altijd zo gedaan hebt is dus geen optie. Bedrijfsleiders moeten vernieuwing omarmen én uitvoeren door bijvoorbeeld nieuwe tools te gebruiken voor verandermanagement. Tegelijkertijd moeten ze trouw blijven aan de oorspronkelijke visie die hun bedrijf succesvol heeft gemaakt. Weten wanneer en hoe je moet veranderen, maakt het verschil tussen een succesvol bedrijf en een bedrijf dat gedoemd is te mislukken.

Volgens Gartner startten organisaties gemiddeld 5 verandertrajecten in de afgelopen 3 jaar. Slechts bij een derde van de organisaties werden de doelstellingen gehaald, bij 16% werden de resultaten deels behaald en bij de helft was het simpelweg een mislukking.

Besluitvormers van kleine bedrijven hebben niet veel speelruimte als het gaat om effectief verandermanagement. Als je het vaker dan één keer bij het verkeerde eind hebt, loop je het risico dat je bedrijf het niet overleeft.

Daarom is een effectieve veranderstrategie zo belangrijk, of je nu naar een ander gebouw verhuist, een nieuw systeem voor projectmanagement implementeert of een nieuwe teamleider in dienst neemt.

3 verhalen over effectief verandermanagement waarvan jouw bedrijf iets kan leren

Er zijn veel verhalen over bedrijven die verandering met succes hebben aangepakt, maar nog veel meer bedrijven die dat niet goed hebben gedaan. Maar hier vertellen we je drie verhalen van bedrijven die het helemaal gemaakt hebben dankzij een succesvolle veranderstrategie. Als jij met jouw kleine bedrijf ook te maken hebt met veranderingsmanagement kan je wellicht een aantal lessen hieruit trekken.

1. Netflix blijft vertrouwen op zijn digitale plan

Netflix succesvol verandermanagement
Netflix (Bron)

Netflix vóór de verandering

In 1998 begon Netflix met het verhuren van dvd’s, die per post werden verstuurd. Klanten stelden een lijst samen met de films die ze wilden huren en het bedrijf stuurde die films in de opgegeven volgorde per post op. De volgende film werd pas verzonden nadat de klant de vorige had teruggestuurd. Voor het einde van de jaren negentig en de vroege jaren nul was dit een uitstekend businessmodel. Netflix kreeg honderdduizenden abonnees en ging in 2002 naar de beurs.

Maar het entertainment veranderde en de manier waarop consumenten ernaar keken ook. Als Netflix was doorgegaan met het versturen van kwetsbare schijfjes in enveloppen, zou de groei van het bedrijf gestagneerd zijn door externe factoren, zoals de capaciteit van de postbedrijven in de VS, de levensduur van het dvd-formaat en de fysieke voorraad van het bedrijf zelf.

Amazon begon in 2006 met het aanbieden van videostreaming-diensten, terwijl Blockbuster, dat groot was geworden met fysieke media (en in 2000 een kans afsloeg om Netflix over te nemen!) zijn omzet gestaag zag dalen.

Het was pompen of verzuipen voor Netflix. De toekomst van het bedrijf hing af van de manier waarop het de overstap naar de digitale wereld zou aanpakken.

Verandermanagement van Netflix

Het succes van de veranderstrategie van Netflix is bekend. Het aantal Netflix-abonnees groeide van 23 miljoen in 2011 tot meer dan 139 miljoen in 2019.

Toch liep het niet meteen al vanaf een leien dakje. Klanten waren eerst woedend toen Netflix aparte prijzen ging rekenen voor digitale streamingdiensten en dvd’s. Eind 2011 keerden zo’n 800.000 klanten het bedrijf de rug toe. De prijs van het Netflix-aandeel kelderde in slechts vier maanden tijd met 77%.

Maar ondanks die turbulente begintijd bleven de leiders van Netflix vasthouden aan de veranderstrategie. Het management vormde één gesloten front en het bedrijf bleef investeren in de ontwikkeling van digitale streaming en een originele programmering. In 2017 had Netflix meer abonnees dan de kabelmaatschappijen in de VS.

De les van Netflix

Verandering gaat zelden zonder slag of stoot. Bovendien duurt het, net zoals bij de meeste projecten, vaak veel langer dan verwacht tot de eerste tekenen van succes merkbaar worden.

Daarom is het ook zo belangrijk om door te zetten en te blijven vertrouwen op je veranderstrategie. Dat is natuurlijk gemakkelijker als je plan meteen vanaf het begin goed in elkaar zit.

Reed Hastings, CEO van Netflix, wist dat dvd’s op hun retour waren en dat zijn bedrijf alleen maar succesvol kon zijn als het van koers veranderde en de digitale toekomst omarmde. In februari 2009 zei hij tegen Bloomberg: “We hebben maar één doelstelling en dat is ‘succesvol zijn op het gebied van streaming’. Als ons dat lukt, zijn we binnen.”

Net zoals Hastings en Netflix moet je goed onderzoek doen, je bedrijf voorbereiden op de toekomst en je plan uitvoeren. Dit kan betekenen dat je van een fysiek product moet overschakelen op een digitaal product of gewoon moet investeren in nieuwe smartphones voor je verkopers.

Laat je niet ontmoedigen en gooi je plannen niet meteen de prullenbak in als je in het begin te maken krijgt met weerstand en achteruitgang

2. Apple ontwikkelt zich, maar blijft trouw aan zijn oorspronkelijke visie

Apple veranderingsmanagementApple: Think different (Bron)

Apple vóór de verandering

Jongeren van generatie Z weten misschien niet eens dat Apple in eerste instantie beroemd werd om heel iets anders dan de iPhone en de MacBook of dat het bedrijf eind jaren 90 op sterven na dood was.

In 1997 werd er in een kwartaal een verlies geboekt van $ 56 miljoen (het slechtste financiële kwartaal van Apple ooit). En hoe liep dat af? Apple heeft op dit moment een omzet van meer dan €84 miljard per kwartaal.

Het bedrijf, dat lang bekend stond als visionair en creatief, was gestagneerd. Na de 7 kg zware Mac Portable van €5780 (1989), de halfbakken Apple Newton (1993) en het slecht ontvangen Apple Pippin videogamesysteem (1996), om maar enkele misstappen te noemen, ging Apple de 21e eeuw in met een forse deuk in zijn geloofwaardigheid.

Een revolutionair idee wist het tij echter te keren, dankzij de terugkeer van een van de medeoprichters van Apple.

Veranderingsstrategie van Apple

In 1997 keerde Steve Jobs, een medeoprichter van Apple die het bedrijf in 1985 had verlaten, terug om Apple uit het diepe dal te halen. Met de eigenzinnige visionair terug aan het roer boekte Apple meer dan tien jaar lang het ene grote succes na het andere, met de iMac (1998), de iBook/MacBook (1999) en de iPod (2001).

Deze innovaties ontwikkelden zich uiteindelijk tot het product dat van Apple het eerste Amerikaanse bedrijf zou maken met een beurswaarde van 1 biljoen dollar: de alomtegenwoordige iPhone (2007), waarvan er inmiddels wereldwijd meer dan een miljard stuks zijn verkocht.

Apple slaagde hierin door zijn oorspronkelijke visie (geavanceerde technologieën toegankelijk maken voor het grote publiek) te combineren met de bereidheid om zich verder te ontwikkelen.

De les van Apple

Wat leer je hiervan? Blijf trouw aan je visie, maar wees bereid om te evolueren.

Er is in de hele geschiedenis nog nooit een bedrijf geweest dat kon groeien zonder zich te ontwikkelen om te voldoen aan de telkens veranderende wensen van de klant. Zelfs Coca-Cola, waarvan het basisrecept al meer dan 130 jaar onveranderd is gebleven, heeft afgeleide producten moeten ontwikkelen. Het bedrijf heeft de verpakking aangepast en moet blijven adverteren om zijn populariteit te behouden.

Kijk maar naar Blockbuster of de gedrukte nieuwsmedia om te zien wat er gebeurt als bedrijven stil blijven staan.

Als leider en projectmanager van een klein bedrijf moet je de meest essentiële elementen van de kernvisie van je bedrijf zien te behouden en de veranderingen aanbrengen die nodig zijn om levensvatbaar en concurrerend te blijven. Dit is de essentie van change management.

Denk terug aan de visie die jouw bedrijf uniek en waardevol heeft gemaakt en bedenk dan hoe je die visie nog beter kunt realiseren door incrementele veranderingen in wat je toch al doet.

Misschien is dit het in dienst nemen van een nieuwe manager of een samenwerking met een ander klein bedrijf, zodat je je klanten nog beter van dienst kunt zijn of kunt uitbreiden naar een nieuwe regio.

Gartner stelt een eenvoudig kader voor om dit soort gecalculeerd, incrementeel verandermanagement aan te pakken: een van-naar-omdat-verhaallijn.

  • Van: definieer je uitgangspunt met input van het management, zakenpartners en medewerkers.
  • Naar: beschrijf de richting die de organisatie moet inslaan.
  • Omdat: leg uit waarom de verandering belangrijk is en stem die verandering af op je bedrijfsstrategie.

Bekijk dit stuk van Smarter With Gartner (in het Engels) voor meer informatie over de van-naar-omdat-aanpak van change management.

3. Lego bouwt digitaal verder met steentjes

Veranderingsmanagement Lego blokken
Lego steentjes (Bron)

Lego vóór de verandering 

Vroeger maakte Lego eigenlijk alleen maar plastic steentjes. En die plastic steentjes maakten het bedrijf groot, zeker toen Lego er ook nog kleine poppetjes bij ging maken en complete sets begon te verkopen met thema’s als de ruimte, middeleeuwse kastelen en moderne steden.

Internet en Netflix en iPhones en videogames bestonden toen nog niet. Toen de wereld echter steeds digitaler werd, was Lego opeens niet meer relevant.

Aan het begin van de 21e eeuw draaide Lego jaarlijks honderden miljoenen dollars verlies. De onderneming moest duizenden mensen ontslaan, stelde een nieuwe directeur aan en sloot pretparken en fabrieken.

“We bevinden ons op een brandend platform”, zei Jørgen Vig Knudstorp, CEO van Lego, tegen zijn medewerkers. “Het geld raakt op… en waarschijnlijk gaan we dit niet overleven.”

Als Lego het hoofd boven water wilde houden in de 21e eeuw, zou het bedrijf het over een andere boeg moeten gooien.

Veranderingsstrategie van Lego

Hoe kan een bedrijf dat groot is geworden met eenvoudige plastic steentjes, de aandacht trekken in het digitale tijdperk? Door alles waarmee Lego succesvol was geworden – het plezier, de speelsheid, de verbeelding – te vertalen naar de digitale wereld, via televisie, films en videogames.

Maar, en dit is essentieel, Lego bleef voor de kinderen, de hobbyisten en de fanatieke verzamelaars ook nog steeds de plastic steentjes maken die het fundament vormden van het succes van het bedrijf.

Met andere woorden: Lego hield de kernactiviteiten van het bedrijf sterk maar ging tegelijkertijd aan de slag met nieuwe strategieën.

Lego werd actief in de entertainmentindustrie, met succesvolle films en videogames gebaseerd op Star Wars, Marvel en Batman, en eigen brands zoals Bionicle, Ninjago en The Lego Movie. Dat legde hen geen windeieren en het merk werd hiermee ook bij een nieuwe generatie populair.

In 2015 behaalde Lego een omzet van meer dan $ 5 miljard, bijna $ 3 miljard meer dan vijf jaar eerder.

De les van Lego

Jouw kleine bedrijf krijgt hoe dan ook te maken met verandering, of je dat nu wilt of niet. Je kunt dan twee dingen doen: je gaat er niet in mee en je bedrijf verliest zijn bestaansrecht of je anticipeert en zorgt dat je met de tijd meegaat.

Het is belangrijk om verandering te omarmen en het is spannend om met je bedrijf nieuwe paden te bewandelen. Aan de andere kant is het echter ook belangrijk om de kern van je bedrijf intact te laten. Gooi het legosteentje niet weg met het badwater.

Wacht als het even kan ook niet tot je de winst ziet kelderen voordat je besluit dat het tijd is voor verandering.

Als besluitvormer en projectmanager van een klein bedrijf kun je wachten tot je op een brandend platform staat en dan beslissen dat verandering onvermijdelijk is … of je kunt in de gaten houden waar er rook is en dan meteen maatregelen nemen.

Hier zijn een paar dingen die erop wijzen dat het tijd is voor verandering:

  • Je winst en je marktaandeel blijven dalen, van maand tot maand en van jaar tot jaar.
  • Medewerkers vertrekken sneller naar andere bedrijven dan jij ze kunt vervangen.
  • Je technologie in de werkomgeving belemmert je medewerkers, omdat deze traag en inefficiënt is.

Of je nu je bedrijfsstrategie moet veranderen, de arbeidsvoorwaarden voor je personeel moet verbeteren, nieuwe leiders moet aanstellen of je technologie moet moderniseren: je kunt niet reageren op verandering door gewoon op de oude voet door te blijven gaan en dan maar hopen dat de symptomen vanzelf verdwijnen.

Bij effectief change management gaat het in feite om het in goede banen leiden van twee dingen: vasthouden aan wat wel werkt en afstoten wat niet werkt, zodat je ruimte krijgt om iets nieuws te proberen. En dat herhaal je dan.

Werk aan je eigen verhaal over effectief verandermanagement

De voorafgaande voorbeelden gaan over grote bedrijven met een miljardenomzet. Maar de lessen die deze bedrijven hebben geleerd over veranderingsmanegement, zijn relevant voor de leiders van alle bedrijven, van klein tot groot.

Neem altijd de volgende drie belangrijke richtlijnen in acht, met welke uitdagingen je ook te maken hebt:

  • Stel een goed plan op en houd je hieraan tijdens het hele veranderproces.
  • Ontwikkel je bedrijf verder maar blijf daarbij trouw aan je oorspronkelijke visie.
  • Let op aanwijzingen dat je bedrijf achterop raakt, zodat je met change management kunt beginnen voordat het te laat is.

Heb jij nog meer voorbeelden van geslaagd veranderbeheer die je wilt delen? We horen er graag meer over in de opmerkingen.

Verandermanagement is slechts één onderdeel van de essentiële projectmanagement-toolkit. Lees ook ons artikel over gratis en open source project management tools voor de nieuwste trends op technologiegebied.

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