ePrivacy vs GDPR: what’s the difference?

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ePrivacy regulation vs GDPR

The introduction of the EU’s General Data Protection Regulation (GDPR) back in 2018 was a bombshell moment. Due to come into force either later this year or early in 2020, the ePrivacy Regulation will open a new can of regulatory worms for businesses of all sizes. 

Here is more information about the law, how it differs from GDPR and what you can do to comply. 

ePrivacy vs GDPR 

The ePrivacy Regulation will replace the ePrivacy Directive, which many of you will be familiar with. But what’s the difference? Well, whereas a directive merely sets a direction of travel for EU member states for legislation, a regulation is much more prescriptive and must be implemented in full in each EU jurisdiction – much like the GDPR is today. 

In fact, the GDPR and the ePrivacy Directive are very close relatives. The latter is the application of the privacy and consent principles of GDPR to the specific case of personal data that’s communicated electronically by businesses. The provisions of GDPR can therefore be seen as sitting above those of the ePrivacy Regulation. 

What the ePrivacy Regulation means for you

Technicalities aside, the burning question for businesses is whether or not you need comply. The short answer is that if you provide any sort of online communications service, engage in electronic direct marketing or use any form of online tracking, such as cookies, then you do. 

Unlike with the old ePrivacy Directive, companies like WhatsApp or Skype that use others’ networks to deliver their services are now obliged to comply. Another novelty is that the new regulation covers not only the content of communications but also the associated metadata – the time a message was sent, for example, or the location it was sent from. Companies can now only use this data if a user has given their explicit consent. Other innovations include simplifying rules around the use of cookies and stronger protections against spam. 

The message to small and medium-sized businesses is therefore clear: the regulatory ride is only just beginning. GDPR has established solid principles around privacy and consent that we can now expect to see applied into specific markets through new laws like the ePrivacy Directive. This means businesses need to have in place a dynamic approach to compliance, once that can respond rapidly to new regulations as they emerge without causing too much disruption to their business.

The role for compliance software

It’s here that choosing the right compliance software can make all the difference. When it comes to data privacy, there are a wide range of data governance solutions on the market that combine features such as big data analytics, storage, and security in a single package. Such software helps businesses keep on top of how they use and analyse data so that they can ensure they comply with all relevant obligations around consent and security.  

Additionally, and as you might well expect with a regulation as high-profile as GDPR, the market has also responded with a number of new GDPR-specific solutions. Some of these products offer solutions to niche areas of GDPR compliance, such as helping businesses easily respond to requests for access to data by the owners of that data, while others provide a more complete approach and seek to address all elements of the law.

Finding the best software for your business

What’s important is that you find the right software for your business. By researching what’s on the market you can get a good idea of the capabilities on offer and select the solutions that plug your existing compliance gaps and which look likely to be flexible enough to adapt to future requirements as they emerge. To help in this task, look through the Capterra directory for data governance software, where you will be able to compare products by user reviews, features, cost and other important factors. 

With the tide of regulations continuing to rise, this search won’t be a one-off job. It’s more important than ever to keep an eye on the regulatory environment and make sure you continue to take appropriate measures – whatever the size of your business. 

Was ist prädiktive Analyse und wie setzt man sie gewinnbringend ein? 5 Anfängertipps

Laptop Prädiktive Analyse

Vorhersagen, Prognosen, Prophezeiungen – man nenne es, wie man wolle, aber der Blick in die Zukunft hat die Menschen schon immer fasziniert. Vielleicht weil es schwierig ist, eine solche These aufzustellen, und noch schwieriger, die Zukunft auch wirklich vorherzusagen.

Gelingt einem jedoch genau das und man stellt eine richtige Marktprognose auf, spart man seinem Unternehmen damit eine Menge Geld und liefert erstklassige Ergebnisse.

Laptop Prädiktive Analyse

BEISPIEL:

  • Ein kleiner Coffee Shop in New York war in der Lage, 38 Prozent seiner Marketingkosten einzusparen, indem sie voraussagten, welche Kund*innen wahrscheinlich nicht wiederkommen würden. Diesen Kund*innen sendeten sie gezielt Rabattangebote und bemühten sich gleichzeitig weniger um treue Kund*innen und hoffnungslose Fälle.
  • Forscher*innen in Deutschland sagen voraus, welche Produkte nach der Verkaufssaisonwahrscheinlich von bestimmten Kund*innen zurückgeschickt werden. E-Commerce-Unternehmen können ihre Auslieferungsteams dadurch besser organisieren und sparen Kosten ein.

Wie aber gelangt man zu solchen Thesen und stellt dabei auch noch fest, welche davon realistisch sind und welche weniger zutreffen?

Die Antwort ist ganz einfach: Daten.

Mit den richtigen Daten lassen sich zukünftige Geschäftsergebnisse akkurater hervorsagen.

BEISPIEL:

  • 66 Prozent der befragten Vertriebsprofis berichten, dass prädiktive Analyse ihre Absatzgeschwindigkeit steigert.
  • Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Verkaufsteam mithilfe von Prognosen hervorragende oder sehr gute Leistung erzielt, ist dreimal so hochwie bei einem Vertrieb, der keine Analyse einsetzt.

Die erfolgreiche Implementierung von prädiktiver Analyse ist jedoch besonders für kleine Unternehmen mit begrenzten Datenmanagement-Ressourcen eine Herausforderung. Und das Sammeln, Organisieren und Speichern der richtigen Daten ist eine Grundvoraussetzung für diesen Schritt.

Um genauere Prognosen treffen zu können, muss man bei der Datenhandhabung einem strikten Ansatz folgen. Eine schlechte Datensammlung und Vorbereitung führen zu ungenauen Vorhersagen und die wiederum zu schlechten Geschäftsentscheidungen.

Im Folgenden betrachten wir die prädiktive Analyse in verschiedenen Geschäftsszenarien zusammen mit Beispielen aus dem realen Leben und stellen auch die Schritte zu einer erfolgreichen Implementierung in den Geschäftsprozess vor.

Was ist prädiktive Analyse?

Gartner definiert Predictive Analytics (deutsch: Prädiktive Analyse) als eine Form der erweiterten Analyse, bei der Daten oder Inhalte auf Antworten zu Fragen wie „Was wird wahrscheinlich passieren?“ untersucht werden.

Dabei werden historische Daten, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zur Vorhersage zukünftiger Ereignisse herangezogen.

Software-Lösungen für die prädiktive Analyse nutzen statistische Werkzeuge wie Regressionsanalyse, Datenmodellierung, Prognosen und multivariate Verfahren.

3 Beispiele für prädiktive Analyse in verschiedenen Geschäftsszenarien

Mithilfe der prädiktiven Analyse lassen sich nicht nur Lösungen für geschäftliche Herausforderungen finden, sondern darüber hinaus hilft sie auch beim Erreichen von Geschäftszielen. Hier einige Szenarien, bei denen sie zu einem besseren Geschäftsergebnis führte:

1. Prädiktive Analyse sorgt mit persönlichen Angeboten für weniger Kundenabwanderung

Einen neuen Kunden anzuwerben kostet sechs- bis siebenmal so viel, wie einen bereits vorhandenen zu halten. Minimiert man die Kundenabwanderung, spart ein Unternehmen nicht nur Kosten, sondern fördert auch ein loyale Kundenbasis.

Nicht zufriedene Kund*innen aufzuspüren und ihnen persönliche Angebote zu unterbreiten ist eine der häufigsten Situationen, in denen Predictive Analytics eingesetzt wird.

Zur Berechnung der Abwanderungswahrscheinlichkeit müssen Daten zum Kundenprofil, zu Transaktionen und Feedback gesammelt werden. Mit diesen Daten füttert man dann seine Software, die mithilfe von Korrelationsanalyse und multipler Regressionsanalysen die entsprechenden Kund*innen herausfiltert.

Diesen Kund*innen lässt man dann im Rahmen eines Kundenbindungsprogramms personalisierte Werbeaktionen wie Rabatte, exklusive Mitgliedschaften oder weitere Sonderbedingungen zukommen, um sie zu halten.

BEISPIEL:

Coyote optimiert sein Treueprogramm mithilfe der prädiktiven Analyse.

Geschäftsziel: Das französische Unternehmen Coyote stellt Echtzeitinformationen über das Straßennetz bereit und wollte seine Kundenbasis mit einem effektiven Kundenbindungsprogramm stärken. Zu diesem Zweck sollten die Kund*innen segmentiert, eingehende Daten geprüft und die Gerätenutzung gemessen werden.

Eingeleitete Maßnahmen: Coyote setzte die Software Dataiku Data Science Studio (Dataiku DSS) ein, um ein vorhersehendes Tool zur Verhaltensanalyse zu implementieren und die Kund*innen in verschiedene Gruppen aufzuteilen. Die Anwendung fasste automatisch heterogene Daten wie Gerätedaten in Echtzeit, Vertragsdaten und Kundeninformationen zusammen. Die Software bereinigte dann die Daten und modellierte das Verhalten der Nutzer mithilfe von maschinellem Lernen. Letztendlich wurden die Ergebnisse zur Optimierung von Marketingkampagnen eingesetzt.

 

Ergebnis: Coyote konnte seine Kund*innen mit hoher Genauigkeit segmentieren, die Leistung mit ausgehenden Anrufkampagnen um 11 Prozent steigern und die Kundenabwanderung durch personalisierte Marketingkampagnen senken.

Analysetool - Prädiktive Analyse

Prognosetool zur Kundenabwanderung von Dataiku DSS (Quelle)

2. Prädiktive Analyse ermöglicht genauere Absatzprognosen

Viele Geschäftsentscheidungen wie das Einstellen von neuem Personal, der Aufbau neuer Niederlassungen und das Aufstocken von Lagerbeständen basieren auf Umsatzprognosen.

Wie häufig sind diese aber – selbst nach Abzug einer Fehlerspanne – richtig?

Traditionelle Umsatzprognosen werden immer noch häufig aus dem Bauch heraus getroffen und beziehen nur begrenzte Daten ein

Aussage über Geschäftsabschlüsse

(Quelle)

Prädiktive Analysemodelle, die mit internen und externen Datenquellen wie Marketingautomatisierungsdaten, historischen Abverkaufsdaten, Informationen zu zukünftigen Projekten, der Erfolgsquote einzelner Verkäufer*innen usw. arbeiten, sagen Verkaufsabschlüsse mit einer 82 %-igen Genauigkeit voraus.

BEISPIEL:

Daten aus mehreren Quellen steigern die Genauigkeit von Umsatzprognosen.

Herausforderung: Eine öffentliche Dienstleistungsagentur in den USA überschritt aufgrund unzutreffender Umsatzprognosen ständig das Budget. Der Bedarf wurde konsistent zu hoch eingeschätzt, sodass unnötige Ausgaben für zusätzliche Mitarbeiter*innen und Materialeinkäufe getätigt wurden.

Eingeleitete Maßnahmen: Anstatt sich nur auf Betriebsdaten aus den vergangenen Jahren zu verlassen, sammelte die Agentur weitere Daten durch Marktforschung, Umfragen zum Kundenbedarf, Trends in der Google-Suche und frühere Verkaufsinformationen. Diese neuen und weitergefassten Daten wurden in ein Prognosemodell eingepflegt, das mithilfe eines externen Beraters entwickelt wurde.

HinweisAnstelle eines möglicherweise zu teuren Beraters kann man auch Softwareanwendungen für die prädiktive Analyse mit integrierten Modellen nutzen, die individuelle Berechnungen durchführen und die Daten von verschiedenen Quellen unterstützen.

Ergebnis: Das neue Prognosemodell für den Umsatz war 13 Mal präziser und erlaubte es der Agentur, zukünftigen Kundenbedarf besser einzuschätzen und sich schneller an Marktveränderungen anzupassen.

3. Prädiktive Analysetools ermöglichen das Festlegen von optimalen Produktpreisen

Das Festlegen des richtigen Preises für ein Produkt oder eine Dienstleistung ist eine knifflige Angelegenheit. Ein hoher Preis kann Kund*innen abschrecken und die Verkaufszahlen senken, wohingegen ein niedriger Preis zu einer geringen Gewinnspanne führt.

Mit der prädiktiven Analyse kann der ideale Preis für Waren und Dienstleistungen ermittelt werden.

Prognostiziert man die Verbrauchernachfrage und versteht zudem noch das Kunden- und Kaufverhalten sowie die Marktentwicklung, gelangt man zu einem optimalen Preis und verbessert den Umsatz und das Bestandsmanagement.

BEISPIEL:

Rue La La steigert durch Preisoptimierung den Umsatz um 10 Prozent.

Herausforderung: Rue La La vertreibt Markenmode zu niedrigen Preisen. Das Unternehmen muss häufig Verkäufe prognostizieren und Preise für Produkte festsetzen, die zum ersten Mal im Onlineshop angeboten werden, sodass es keine Vergleichsdaten gibt. Ihren Erfahrungen zufolge sind Produkte entweder innerhalb weniger Stunden ausverkauft oder gehen überhaupt nicht weg, was zu Einnahmeverlusten führt.

Eingeleitete Maßnahmen: Rue La La hat für seine Produkte eine Reihe von quantitativen Merkmalen erarbeitet und zukünftigen Bedarf basierend auf historischen Verkaufsdaten prognostiziert. Mithilfe von statistischen und Computing-Technologien wie Regressionsanalyse und maschinellem Lernen konzipierten sie ein Prognosemodell zur Bedarfsermittlung und Preisoptimierung. Bei der Entwicklung des Support-Tools für die automatische Preissetzung wurden sie vom Massachusetts Institute of Technology (MIT) unterstützt.

Ergebnis: Indem die Firma bei der Preissetzung den Vorschlägen des Tools folgte, konnte sie über verschiedene Abteilungen hinweg ihren Umsatz um 10 bis 13 Prozent steigern. Und auch weitere Maßnahmen führten zu positiven Ergebnissen.

Andere Bereiche (in verschiedenen Branchen), bei denen Prognosen hilfreich sind:

  • Mitarbeiterfluktuation
  • Kreditausfälle
  • Bestimmung von Patienten, die wahrscheinlich wiederkommen (Medizin)
  • Geräte, die innerhalb eines Jahres gewartet oder ersetzt werden müssen

Dies sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die sich durch die prädiktive Analyse ergeben, zuvor müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden.

Prädiktive Analyse erfordert eine datengestützte Kultur: 5 Anfängertipps

Um genau die Daten zu generieren, die für eine aussagekräftige prädiktive Analyse erforderlich sind, ist eine datengestützte Kultur innerhalb des Unternehmens unerlässlich.

5 Schritte zur Vorbereitung auf die prädiktive Analyse

5 Schritte - Prädiktive Analyse

1. Das gewünschte Geschäftsergebnis festlegen

Zur Erinnerung: Die prädiktive Analyse dient zur Visualisierung zukünftiger Geschäftsergebnisse. Sind die entsprechenden Ziele klar definiert, ist es einfacher, die Software so anzupassen, dass sie optimale Ergebnisse liefert.

Hier einige Beispiele für Fragen, auf die die prädiktive Analyse mögliche Antworten liefert:

  • Welche meiner Kund*innen bzw. Kundensegmente bleiben wahrscheinlich auch ohne Anreize weiterhin loyal?
  • Welche Produkte sind im Ausverkauf wahrscheinlich gefragt?
  • Welche meiner B2B-Kund*innen geraten wahrscheinlich in Zahlungsverzug?
  • Welche meiner Lieferanten liefern Rohmaterialien wahrscheinlich nicht pünktlich?
  • In welchen Produktionsbereichen werden im kommenden Quartal die Kosten wahrscheinlich steigen?

Sehr wahrscheinlich liegen in den meisten Unternehmen die Daten zur Beantwortung dieser Fragen nicht vor. In diesen Fällen müssen die Daten entweder über einen bestimmten Zeitraum gesammelt oder die Fragen angepasst werden, um dieselben Herausforderungen aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten.

2. Relevante Daten aus allen verfügbaren Quellen sammeln

Die Modelle der prädiktiven Analyse beruhen auf Daten. Es ist daher von äußerster Wichtigkeit, die richtigen Daten zur Beantwortung einer Frage zu identifizieren.

Arbeitet ein Unternehmen mit Tabellenkalkulationen, kann es sehr mühsam und in einigen Fällen sogar unmöglich sein, diese in die Prognose einzubeziehen.

An diesem Punkt ist es ratsam, CRM-Anwendungen, Point-of-Sale-Software, Marketing-Tools und weitere Software zu nutzen, um die relevanten Daten zu speichern. Mithilfe dieser Tools können große Datenmengen in der Cloud gespeichert werden, was auch Kosten für die IT-Infrastruktur spart.

Data-Extraction-Software wiederum ruft Daten aus verschiedenen Quellen ab und mehrere Apps können mit APIs zur Datensammlung verbunden werden.

Datenbank-Software, Data-Warehouse-Systeme und Data Lakes sind weitere Ressourcen, die zur Speicherung großer Datenmengen eingesetzt werden können.

3. Datenqualität mit Bereinigungstechniken verbessern

„Garbage In, Garbage Out“ ist ein scherzhafter Ausdruck aus der Informatik, der besagt, dass eine Eingabe mit geringer Qualität auch zu einem schlechten Ergebnis führt.

Und genauso werden Prognosen, die basierend auf mangelhaften Daten erstellt wurden, salopp gesagt kräftig danebenliegen. Für eine aussagekräftige Prognose ist es wichtig, dass Vertriebsmitarbeiter*innen, Vermarkter*innen und andere Beteiligte die richtigen Datenwerte eingeben – und dies im vorgeschriebenen Format. Auf diese Weise wird Zeit bei der Datenbereinigung und Formatierung eingespart.

Auch doppelte Datensätze sollten vermieden bzw. gelöscht werden und eine Normierung hilft bei der Konsistenz der Aufzeichnungen. Die meisten Business-Intelligence-Tools bieten Funktionen zur Datenreinigung wie Datenlöschung, Datenstandardisierung, Datenharmonisierung und Daten-Profiling.

4. Predictive Analytics-Software oder eigene Modelle zum Testen von Daten einsetzen

Möchte man seine eigenen prädiktiven Analysemodelle erstellen, benötigt man Datenwissenschaftler*innen oder jemanden mit tiefreichenden analytischen Kenntnissen, denn nur Personen mit Expertenwissen können ein Prognosemodell von Grund auf erstellen.

Diese Arbeit kann an ein Beratungsunternehmen mit Prognosediensten ausgelagert werden oder man sucht sich gut vernetzte Forscher*innen an Universitäten als Unterstützung.

Sollten die Kosten einen jedoch zurückschrecken, gibt es alternativ viele Softwarelösungen mit Prognosetools.

Diese Tools bieten zwar nicht das fundierte Wissen von qualifizierten Datenwissenschaftler*innen, sind jedoch einfach einzusetzen und kostengünstiger. Predictive-Analytics-Software ist ein guter Ausgangspunkt für kleine Unternehmen.

Auf diese Funktionen sollte man bei der Auswahl von Predictive-Analytics-Software achten:

Data-Mining: Extrahiert Daten aus verschiedenen Quellen, um miteinander in Beziehung stehende Informationen bereitzustellen und Muster aufzudecken.

 

Datenaufbereitung: Analysiert und bereinigt Daten mit Techniken wie Deduplizierung, Datennormalisierung, Data-Wrangling usw.

 

Prädiktive Modellierung: Mit statistischen Werkzeugen wie Regression, Korrelationsanalyse, Clustering usw. werden komplexe Gleichungen aufgestellt, die Verhaltensweisen und Auswirkungen vorhersagen.

 

Vorhersageerkenntnisse: Maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz verarbeiten große Datensätze in Echtzeit und erstellen sich bei neuen Erkenntnissen bzw. Umständen aktualisierende Prognosen.

 

Datenvisualisierung: Stellt Schaubilder, Grafiken und Karten zur Darstellung der Prognosen bereit, sodass sie einfacher zu lesen sind.

 

Integration mit R, Python: Lässt sich in häufig eingesetzte Programmiersoftware für die Analyse wie R und Python integrieren, sodass Nutzer*innen u. a. ihre eigenen Modelle erstellen, bereits vorhandene Modelle anpassen und größere Datensätze hinzufügen können.

 

Unser Verzeichnis für Predictive-Analytics-Software bietet eine Übersicht aller Lösungen mit Prognosefunktionen. Vor dem Kauf kann man die Softwareoptionen basierend auf Funktionen oder Preisen vergleichen und Nutzerrezensionen lesen.

5. Prognosemodell evaluieren und validieren, um die Stabilität des Systems zu gewährleisten

Evaluiert und validiert man das Prognosemodell mit alternativen Datensätzen, lassen sich Schwachstellen aufdecken. Darüber hinaus stellt man sicher, dass das Modell auch bei verschiedenen Szenarien gute Ergebnisse liefert.

Es gibt verschiedene Ansätze für die Validierung von Vorhersagemodellen wie das Kreuzvalidierungsverfahren und das Regressionsverfahren.

Viele Predictive-Analytics-Lösungen enthalten jedoch auch automatisierte Validierungsfunktionen, mit denen die Stabilität des Modells getestet werden kann.

Abschließend muss das Prognosemodell nur noch in die Geschäftsprozesse integriert werden und schon können die Ergebnisse für bessere Entscheidungen genutzt werden.

Herausforderungen bei der Implementierung von Predictive-Analytics-Lösungen

Bei der Implementierung von Prognosemodellen müssen durchaus einige Herausforderungen gemeistert werden.

Bei der prädiktiven Analyse werden Wahrscheinlichkeiten prognostiziert, keine sicher eintreffenden Ereignisse

Wie sehr wir uns auch wünschen, dass anhand der Daten definitive und absolut genaue Vorhersagen getroffen werden könnten, so ist doch nur eine Wahrscheinlichkeitsanalyse möglich. Jede Prognose – auch wenn sie aufgrund der richtigen Daten getroffen wird – enthält einen Unsicherheitsfaktor.

Eine Geschäftsentscheidung sollte daher letztendlich aus einer Kombination verschiedener Faktoren wie Datenergebnissen, dem eigenen Urteil, der Tragweite der Entscheidung usw. getroffen werden und nicht allein auf einem Aspekt beruhen.

Die Eingliederung des Prognosemodells in die Geschäftsabläufe kann viel Zeit in Anspruch nehmen

Prädiktive Analysen werden nicht über Nacht implementiert. Es kann Wochen oder je nach bereits vorhandenen Kenntnissen sogar Monate dauern, bis robuste Prognosemodelle erstellt und integriert wurden.

Gerade für die Testphase sollte man viel Geduld mitbringen und auf die Nuancen der Vorhersagen achten. Robuste, wiederverwendbare Prognosemodelle sorgen langfristig für Umsatzzuwächse und Kosteneinsparungen.

Zu Beginn fallen für Software, Schulungen und Prüfsysteme Kosten an

Predictive-Analytics-Software ist in den letzten Jahren zwar günstiger geworden, doch es handelt sich immer noch um ein kostspieliges Unterfangen. Zusätzlich zu den Tools müssen auch die Mitarbeiter*innen in verschiedenen Konzepten geschult werden.

In den USA werden für kleine Unternehmen jährliche Ausgaben zwischen 8.000 USD und 20.000 USD für Implementierungskosten ohne Schulungen geschätzt. Unternehmen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitern sehen jährlichen Kosten von bis zu 100.000 USD entgegen und Großunternehmen sollten 500.000 USD und mehr einkalkulieren.

Nächste Schritte zur Einführung der prädiktiven Analyse

Es ist ratsam, zuerst im Kleinen mit der prädiktiven Analyse zu experimentieren und mit zunehmender Erfahrung und nach einigen positiven Ergebnissen das Unterfangen auszuweiten.

Zu Anfang sollte man Geschäftsfälle identifizieren, in denen Prognosemodelle bereits erfolgreich eingesetzt wurden (z. B. bei der Reduzierung von Kundenabwanderung oder der Vorhersage von Nachfrage) und diese an das eigene Unternehmen anpassen.

Anfängertipps - Prädiktive Analyse

Weitere Ressourcen

Wirf einen Blick auf das GetApp-Verzeichnis für prädiktive Analyse-Lösungen und erhalte eine umfassende Liste der Softwaretools mit Prognosefunktionen.

Lufthansa hat eine Studie in Auftrag gegeben, in der die Relevanz von Predictive Analytics für Unternehmen in den nächsten Jahren bewertet wird.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die als vertrauenswürdig beurteilt wurden. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung oder Befürwortung dar.

 

Plantilla para presupuesto de marketing: calcula tu plan para el 2020

Plantilla para presupuesto de marketing

Plantilla para presupuesto de marketing 2020

¿Estás desarrollando tu plan de marketing para el 2020? Como pequeña o mediana empresa (pyme) es crucial incluir un presupuesto realista ya que no llegarás muy lejos con campañas que al final no puedas permitirte. Por este motivo hemos preparado una plantilla para presupuesto de marketing que te servirá para hacer un cálculo correcto.

Es importante comprender cómo se desglosan las partidas de tu presupuesto de marketing para que puedas justificarlo ante los directivos y otras partes interesadas de tu pyme.

Para crear un plan de marketing para el próximo año, hace falta tener una idea clara y práctica de las principales obligaciones presupuestarias, entre ellas: el personal, los requisitos de tecnología y software, los costes de las campañas y los gastos imprevistos.

Nuestra plantilla para presupuesto de marketing te ayudará a empezar, pero antes de descargarla y ponerte a trabajar, debes saber qué hacer con todas las cifras que te arrojará.

Ya sea este tu primer presupuesto de marketing o el trigésimo, es buena idea comprobar que sabes cuál es la mejor manera de calcular tus costes. 

3 aspectos que debes saber antes de usar una plantilla para presupuesto de marketing

1. Qué son los costes fijos

Los “costes fijos” de tu presupuesto de marketing son gastos que se destinan a activos tangibles. Entre los que se incluyen:

  • Sueldos del departamento de marketing: El salario conjunto de tu equipo probablemente será tu mayor coste y debería ser lo primero que consideres cuando planifiques tu presupuesto de marketing para 2020. Si planeas expandir tu departamento y contratar más personal durante el próximo año, también deberás incluirlo en tu presupuesto.
  • Costes adicionales de marketing: También deberás tener en cuenta otros activos tangibles en los que podrías gastar a lo largo del año, que van desde el pago del contenido creado por redactores independientes hasta los costes asociados con el envío de tu equipo a ferias comerciales y conferencias.

2. Cómo son los costes de las campañas multidimensionales

Si tu plan de marketing para 2020 se centra en marketing de crecimiento (o growth hacking), como debería ser, tendrás que tener en cuenta las campañas multidimensionales que llegarán a los clientes en todas las etapas del embudo de ventas.

En lugar de crear tu presupuesto a través de canales individuales, céntrate en el número de campañas que planeas ejecutar y cuenta con desplegar cada campaña en la mayoría (o en todos) de los siguientes canales:

  • Anuncios de pago por clic (PPC) en motores de búsqueda como Google o Bing.
  • Publicidad en redes sociales (incluidas las publicaciones promocionadas).
  • Anuncios tradicionales (prensa, radio o televisión).
  • Cualquier esfuerzo de optimización de motores de búsqueda (SEO) que pueda tener costes adicionales.
  • Encuestas para determinar el éxito de tus campañas.

Multiplica la cantidad que invertirás por campaña en cada canal por el número de campañas que vas a ejecutar y tendrás una estimación de los costes totales de tu campaña para el año.

3. Por qué debes esperar y planear lo inesperado

Ningún presupuesto proyectado, por muy perfecto que sea, englobará todo lo que tu departamento de marketing necesitará durante el próximo año. Seguramente te enfrentarás a gastos imprevistos, que pueden incluir:

  • Campañas de selección de personal para sustituir a cualquier empleado que se vaya durante el próximo año.
  • Nuevas soluciones de software/tecnología para los problemas que surgen a medida que los sistemas más antiguos se quedan obsoletos.
  • Un aumento en las tarifas para algún canal de campaña en particular.
  • Costes asociados a asistir a una conferencia o feria comercial a la que no habías planeado asistir.

Lo más complicado de presupuestar los costes imprevistos es que en realidad no se pueden planificar. Lo que sí puedes planear es una suma para “imprevistos” e incluirla en el presupuesto.

Especialmente, vuelve a tus presupuestos de los últimos años y observa qué costes se sobrepasaron y qué gastos imprevistos tuviste que cubrir. Como mínimo, asegúrate de reservar esa cantidad extra en tu presupuesto de 2020.

A continuación, suma los costes fijos y los costes de la campaña, luego calcula el 25 % de ese total y añade como mínimo esa cantidad a tu presupuesto para obtener un margen de seguridad sólido para los gastos imprevistos.

Esta suma se puede negociar con los directivos de tu empresa, pero es importante que se den cuenta de que debes asignar una cantidad significativa de tu presupuesto para gestionar partidas que simplemente no puedes planear. Tu presupuesto no importará mucho si tienes que tirarlo a la basura para afrontar costes completamente imprevistos.

Toma esta plantilla para presupuesto de marketing y ponla en acción

Además de rellenar la plantilla para presupuestos de marketing (puedes imprimir la de abajo, o descargar el PDF), también puedes considerar invertir en un software de planificación de marketing.

Lee las reseñas de software de planificación de marketing , estos programas te ayudarán a convertirte en un experto en la planificación de tus campañas (y por defecto, de tu presupuesto).

Plantilla para presupuesto de marketing

¿Buscas programas para hacer presupuestos? No dejes de consultar la lista de Capterra con los mejores programas para hacer presupuestos.

3 softwares gratuitos para gestão do conhecimento nas organizações

gestão do conhecimento nas empresas

gestão do conhecimento nas empresas

Conhecimento é poder, e as empresas que utilizam bem a informação que têm em mãos dão as condições para que seus clientes e colaboradores façam o que se espera deles. 

Segundo a Gartner, a gestão de conhecimento é a disciplina que promove uma abordagem integrada para a criação, a captura, a organização, o acesso e o uso dos ativos de informação e de conhecimento de uma companhia. Nos últimos anos, a empresa também tem enfatizado o aspecto social do compartilhamento de informações, já que colaboradores e clientes podem ser tanto receptores quanto criadores de informação (pesquisa completa disponível para assinantes).

Por que usar um sistema de gestão do conhecimento nas organizações?

Cada empresa tem necessidades e propósitos diferentes para as suas informações. Para a gestão do conhecimento nas organizações, os softwares podem ser usados tanto interna como externamente para suprir tais necessidades. Internamente, podem ser utilizados para gerenciar o acesso dos colaboradores às informações, facilitar o treinamento  e fomentar colaboração.

Externamente, podem ser aplicados para criar bases de informação de autoatendimento (como FAQs ou fóruns) que permitam que clientes encontrem respostas facilmente para as suas dúvidas (o método de atendimento ao cliente mais rápido e mais econômico).

Como a internet e as ferramentas inteligentes estão cada vez mais integradas à vida quotidiana dos consumidores, a tendência é que os os clientes recorram cada vez mais às opções de autoatendimento como primeira opção. Até 2022, a Gartner prevê que 85% das interações de atendimento ao cliente começarão com autoatendimento, em comparação aos 48% de hoje (relatório completo disponível para assinantes).

O autoatendimento é um desejo da maioria dos consumidores: segundo o Relatório de Estado Global do Atendimento ao Cliente de 2018 da Microsoft, 96% dos clientes brasileiros esperam que marcas ou organizações ofereçam um portal de autoatendimento online.

Sistemas de gestão de conhecimento nas organizações: 3 soluções gratuitas 

Para criar esta lista com as 3 melhores opções de softwares gratuitos, analisamos mais de 200 diferentes sistemas de gestão do conhecimento nos diretórios do Capterra .

A maioria das pequenas empresas trabalha com margens de lucro muito reduzidas, o que faz do custo um elemento decisivo, mas vale lembrar que as opções gratuitas também têm um preço a pagar.

Na maioria dos casos, esse custo tem a ver com funcionalidades limitadas. Por isso investigamos a fundo algumas das principais opções de gestão de conhecimento gratuitas para encontrar o melhor equilíbrio entre orçamento e as necessidades das empresas.

Para cada uma das três soluções, compartilharemos suas avaliações médias a partir de opiniões de usuários reais, o custo para atualizar a versão gratuita e quais tipos de soluções cada produto atende melhor. 

Os 3 softwares gratuitos para gestão de conhecimento nas organizações abordados:


  • Bitrix24
  • Freshdesk
  • Zoho Desk

1. Bitrix24: Software de gerenciamento de negócios voltado à gestão de conhecimento interna

Classificação geral:  4.0/5

Classificação quanto à facilidade de uso:  3.5/5

Classificação do serviço de atendimento ao cliente:  4.0/5

O Bitrix24 se apresenta como uma solução de software de gerenciamento, colaboração, comunicação e vendas com mais de 35 ferramentas. A solução  inclui funcionalidades como programa de gestão de relacionamento, comercialização, atendimento ao cliente, RH e de gerenciamento de projetos.

As ferramentas de base de conhecimento do Bitrix24 são destinadas à gestão do conhecimento interno, com portais de autoatendimento de colaboradores de RH e programas de treinamento de novos colaboradores. Para o gerenciamento de projetos e a colaboração em equipe, cada grupo de trabalho  (uma comunidade online de usuários criada para abordar tópicos ou questões específicas) também vem acompanhado de uma enciclopédia que pode ser usada como base de dados para projetos específicos ou áreas temáticas.

A versão gratuita do Bitrix24 comporta  até 12 usuários e vem com 5 GB de armazenamento online. Ele se integra com o OneDrive, o Google Drive, o Dropbox e o Box, e ainda permite a edição de documentos online e offline para programas específicos como o Microsoft Office. Os usuários do Bitrix24 podem criar grupos públicos e privados e também com usuários externos, embora existam algumas restrições de acesso a pastas e arquivos se o software não for atualizado para a versão paga.

Os prós: A amplitude das ferramentas oferecidas pelo Bitrix24 faz dele uma ótima opção para pequenas equipes que precisam de uma solução completa. 

Os contras: As funcionalidades de e-learning e de gestão de conhecimento não estão disponíveis na versão do software na nuvem. Os preços da versão on-premise (com instalação local), no entanto, são altos.

O custo para o upgrade: A versão instalada mais barata do software que conta com as funcionalidades de gestão de conhecimento sai por US$ 2.511,60 (para 50 usuários), cerca de R$ 10.435.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Mais adequado para: Negócios que buscam investir em uma solução interna de gestão de conhecimento e contar ao mesmo tempo com uma ferramenta de gestão de negócios flexível e abrangente.

captura de tela do bitrix24 exemplo de software de gestão do conhecimento nas organizações
Visão da área de armazenamento de arquivos pessoais do Bitrix24 (Fonte)

2. Freshdesk:  Software de atendimento ao cliente com recursos de autoatendimento

Classificação geral:  4.5/5

Classificação quanto à facilidade de uso:  4.5/5

Classificação do serviço de atendimento ao cliente:  4.5/5

O Freshdesk é uma solução de software de suporte ao cliente e parte de uma coleção muito mais ampla de ofertas de software da Freshworks. Como uma solução completa de atendimento ao cliente, também vem com gerenciamento de senhas, ferramentas de colaboração, de produtividade e outras funcionalidades de automação de assistência técnica.

Para empresas focadas no serviço de atendimento ao cliente, esta é uma ótima opção para a gestão de conhecimento externo. Com usuários ilimitados no plano livre e sem limite para o número ou tipo de bases de conhecimento, é também a solução gratuita menos restritiva desta lista.

Com suas bases de conhecimento self-service, o Freshdesk rastreia o opinião de usuários sobre produtos e serviços, como suas preferências e desaprovações, possibilitando analisar e melhorar a ferramenta.

Com o programa, as equipes de atendimento ao cliente também podem recorrer a bases de conhecimento internas para responder às perguntas dos clientes.

Os prós: Como uma solução de gerenciamento de conhecimento, a opção gratuita do Freshdesk é bastante robusta. Não há limite de armazenamento, número de agentes e bases de conhecimento.

Os contras: Os recursos para o gerenciamento de senhas, de colaboração, de acordos de nível de serviço (SLA) e o gerenciamento de clientes são bastante limitados na versão gratuita. Os upgrades são baseados em um modelo de preço por agentes ao mês. Para equipes maiores que decidirem fazer o upgrade, os preços podem ficar mais salgados.

O custo para o upgrade: Os upgrades são baseados em recursos adicionais. Quando cobrados mensalmente, os quatro pacotes de upgrades variam de € 19 a € 125 (cerca de R$ 85 a R$ 562) por agente/mês. O valor cai para € 15 a € 109 (cerca de R$ 69 a R$ 503) se faturado anualmente.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Mais adequado para: Equipes de atendimento ao cliente de pequeno a médio porte que precisam de uma plataforma de autoatendimento.

captura de tela do freshdesk exemplo de software de gestão do conhecimento nas organizações
Exemplo do portal de atendimento ao cliente no Freshdesk (Fonte)

3. Zoho Desk: Ajuda os clientes a se ajudarem

Classificação geral:  4.5/5

Classificação quanto à facilidade de uso:  4.5/5

Classificação do serviço de atendimento ao cliente:  4.5/5

O Zoho Desk é um pacote de serviço e suporte ao cliente da família Zoho que inclui gestão de senhas, produtividade de agentes, funções analíticas e recursos de autoatendimento.

Como solução integrada de gestão de conhecimento, o Zoho Desk oferece bases de conhecimento internas e externas, bem como fóruns comunitários como recurso extra de autoatendimento. Todos os pacotes vêm com um número ilimitado de categorias de artigos e os colaboradores podem continuar a desenvolver a base através da conversão de soluções de chamados em artigos de base de conhecimento.

Como solução de suporte ao cliente multifuncional, o Zoho Desk inclui peinéis de agentes, gestores, bases de conhecimento e de chamados para acompanhar o desempenho. A versão gratuita também inclui opção de votos para artigos da base de conhecimento para que seja possível obter detalhes sobre o conteúdo que os clientes consideram mais valioso.

Os prós: O Zoho Desk é uma excelente solução para empresas que procuram um serviço de atendimento ao cliente robusto com ferramentas de gestão de conhecimento flexíveis. Sem limite para o tipo ou número de artigos da base de conhecimento, ele pode crescer à medida que a base de dados da empresa se expandir. A versão gratuita também vem com um poderoso conjunto de recursos para o gerenciamento de senhas, centros de atendimento ao cliente, personalização e rastreamento com métrica.

Os contras: A versão gratuita permite um máximo de três agentes e tem opções limitadas para canais de atendimento ao cliente (telefone, rede social e chat estão fora do pacote). Dentro de uma base de conhecimento, a versão gratuita não inclui edição de artigos ou redirecionamento 301 (redirecionamento automático caso uma página tenha mudado de localização).

Custo para o upgrade: Cobrado mensalmente, custa € 15 (cerca de R$ 69) por agente ao mês com um número ilimitado de agentes e recursos profissionais e € 30 (cerca de R$ 138) por agente ao mês para recursos empresariais. Quando cobrado anualmente, os pacotes profissionais e empresariais custam € 12 (cerca de R$ 55) e € 25 (cerca de R$ 115) por agente ao mês, respectivamente.

Aplicativos para celular: iOS, Android

Mais adequado para: Pequenas equipes de atendimento ao cliente que precisam de um portal de autoatendimento.

zohodesk exemplo de software de gestão do conhecimento nas organizações
Exemplo do portal de atendimento ao cliente do Zoho Desk (Fonte)

Metodologia

Avaliamos os produtos no diretório de softwares de gestão de conhecimento (a partir de 22 de março de 2019) para determinar quais oferecem uma versão gratuita e se ela atende aos nossos critérios.

Produtos gratuitos

Para os propósitos deste artigo, classificamos um produto como gratuito caso:

  • Ofereça uma versão gratuita e independente do software.
  • Não se trate de uma versão de teste do software em que uma versão paga deva ser adquirida após um período limitado de tempo.

Critérios

Uma vez classificada como gratuita, analisamos a ferramenta de acordo com os seguintes critérios:

  • Que conte com pelo menos 10 avaliações publicadas no site do Capterra.
  • Que se enquadre na nossa definição de sistema de gestão do conhecimento.

Sistema de gestão do conhecimento

Nossa definição de software de gerenciamento de conhecimento: programa que ajuda empresas a administrar ativos intelectuais e criar um ponto central da informação para que colaboradores ou clientes consultem.

Checamos as capacidades básicas de gestão de conhecimento e a adequação à categoria.

Os produtos foram classificados como softwares de gestão de conhecimento ao incluir todas as seguintes características principais:

  • Gestão da base de conhecimentos – A capacidade de criar, atualizar e manter um repertório de informações que podem estar disponíveis publicamente para os clientes ou que podem ser destinadas ao uso interno e que incorpora tecnologias de pesquisa para ajudar os usuários a encontrar a informação correta.
  • Pesquisa de texto completo – Permite que os usuários realizem pesquisas baseadas em palavras-chave de todos os itens armazenados no sistema. Algumas soluções de software também usam IA (inteligência artificial) e machine learning para buscas mais avançadas.

Aviso legal

O conteúdo neste artigo relativo a opiniões e pontos de vista expressos pelos usuários não representam as opiniões do Capterra.

Os aplicativos selecionados são exemplos para mostrar recursos dentro de um contexto e não devem ser vistos como endossos ou recomendações diretas. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.

Que tal conhecer algumas opções de softwares de gestão do conhecimento? Confira a lista do Capterra com os sistemas de gestão de conhecimento.

Kanban vs Scrum: Which agile method is better?

Scrum and Kanban differences in project management

Kanban vs Scrum—what’s the difference and which should small businesses follow? The two workflow management methods are frequently pitted against each other. In this article, we explore the difference between Scrum and Kanban, and which is best for project management

Scrum and Kanban are agile frameworks. The goal of both is to define a project management process in which teams can work as effectively as possible. 

The role of Agile methods in Australia

‘Agile’ is still a popular buzzword in Australia’s corporate culture, and CEO’s all over the country are applying its techniques to their businesses. 

A recent survey by Hays revealed that more than half of Australian employers have restructured their organisation to accommodate for greater flexibility when managing internal projects. As a result, there is a real recruitment focus to hire more talent with experience following agile methods.

Kanban vs Scrum: the similarities

Both of the frameworks support agile methods and are based on the following three principles of lean management:

  • Continuous improvement
  • Process orientation, and
  • Customer and employee focus.

Kanban and Scrum make room for mistakes to happen. Errors are not considered disastrous, but rather as a starting point for improvement. The workflows rely on a continuous and explorative approach to improvement to reduce lead times and minimise wasted work.

Scrum and Kanban rely on the ‘pull’ principle—a method that enables the team to pick up tasks as their capacity allows, and only when there is customer demand for it. The goal should always be to prioritise the requirements with the highest possible value for the customer, rather than the tasks the team like the most!

Agile methods are also characterised by their flexibility. Both variants are not conditioned to adhere precisely to a plan but to make timely changes and adjustments in the customer’s interest. 

Lastly, both approaches strive to design the process so that it comes to fast results. 

The difference between Scrum and Kanban

Scrum is more rigid than Kanban because it contains a greater amount of rules and procedures.

Scrum process
A visual representation of the Scrum process

Scrum is based on doing iterations in a set timeframe (called timeboxes). Although the length of the timeboxes can initially be varied, they should remain constant over a longer period to establish a certain degree of regularity among team participants. 

Kanban does not provide a timeline or timeboxes. So it’s up to you when you plan, reflect, improve or deliver the process. However, it proves useful in practice to establish a certain rhythm or flow here as well.

Although both methods look at change as the norm, they have different approaches to it. In Scrum, the tasks are fixed during a sprint length (usually 1-4 weeks), whereas changes in Kanban can be continuously recorded and integrated into the workflow.

Difference between Scrum and Kanban
A project team using a Kanban board to manage tasks

The three roles Product Owner, Scrum Master and Development Team are mandatory in Scrum. Kanban does not provide binding roles, but you can also find equivalents in the Kanban environment for the Product Owner role. For example, Flowmaster or Product Manager.

Another difference is found in the measurement of productivity. In Scrum, the team estimates the relative workload per work package, taking into account the complexity and associated risk. This effort is added up for a sprint duration and thus results in a team-dependent speed. The first timeline metric is used as a guideline for the following sprints. 

In Kanban, estimating the execution time of work packages is not mandatory. The measurement of productivity takes place in the form of cycle time (the time it takes to complete a work package from start to finish).

Scrum + Kanban = Scrumban, right?

Correct! Under the term ‘Scrumban’, hybrid models have existed since the middle of this decade.

The basic element of Scrumban is an ordinary Kanban board for visualising the process flows. However, the to-do list of the board is arranged according to the backlog principle of Scrum. This means that the entries with the highest business value have the highest priority. 

Unlike Scrum, Scrumban has no iterative sprints. The work is carried out continuously within the limits of the team.

The roles in Scrumban are similar to those in Scrum. Product Owners takes care of the backlog prioritisation, the Scrum Master manages the process and the development team is required for implementation and planning. It also regularly includes scrum events, such as the Daily Scrum and Retrospective, within the process.

Scrumban can be useful for teams that are heavily dependent on third-parties. Often agreements with suppliers or external service providers are based on contracts that are not synchronised with an internal sprint cycle. As a result, the team may have a hard time making accurate estimations of a project deadline. 

How to decide which agile method to use

1. Analyse your team

Is your team less flexible? Does it need a clear guide with time boxes? Should your team have phases in which it should work undisturbed? Then we would advise you to use Scrum since the tasks for two weeks are firmly fixed and external disturbances aren’t focused on.

2. Consider your environment and processes

Teams that have less defined workflows, start and end work sequentially, and often need to prioritise tasks due to changing needs are better off using Kanban.

Scrum, on the other hand, is suitable for projects with a certain degree of planning security. If you have clients, Scrum also works best as you can provide regular progress updates.

3. Consider corporate strategy

For Scrum to be established in a company, it takes time and, above all, buy-in from management to move towards self-organisation. 

If a company wants to be cautious about agility and does not want to make any big, fundamental organisational changes, Kanban is the better strategy to proceed with.

Thinking about applying these techniques to your business? Sticky notes on walls are great visualisers, but make sure you compare some popular online project management tools too, to allow your team to be as productive as possible.

Gestion de parc informatique : guide de mise au rebut

La gestion de parc informatique : guide de mise au rebut

La gestion de parc informatique : guide de mise au rebut

Vieux PC stockés dans des armoires, serveurs hors service enterrés dans des entrepôts, écrans obsolètes oubliés dans des box de stockage… Avec l’évolution toujours plus rapide de la technologie, les entreprises accumulent un nombre croissant d’appareils et de ressources informatiques obsolètes.

Depuis quelques années, les solutions de stockage en cloud et les logiciels en tant que service (SaaS) démocratisent le stockage de données en ligne et remplacent bien des appareils de stockage physique. Les ordinateurs portables et les tablettes supplantent les traditionnels PC. Même la clé USB, pourtant si pratique, est évincée par des solutions cloud comme Dropbox.

Malheureusement, le retrait d’ordinateurs et d’autres ressources informatiques peut générer des problèmes de propriété intellectuelle, de conformité réglementaire et de respect de l’environnement. Les PME doivent se fixer des règles pour que la mise au rebut de leur parc informatique respecte les politiques en matière de sécurité et de protection de l’environnement.

Comment se défaire de son parc informatique ?

Un prestataire d’élimination du matériel informatique (IT asset disposition ou ITAD en anglais) peut vous débarrasser des appareils en fin de vie, supprimer toutes les données qu’ils contiennent et les éliminer de manière écologique. Même si cette solution semble simple, elle exige de sélectionner une entreprise de bonne réputation et de prendre en compte de nombreux facteurs, dont le transport et les pratiques de destruction des données. Vous trouverez plus d’informations sur les prestataires d’élimination du matériel informatique dans la suite de cet article.

Vous pouvez aussi vous charger vous-même de la mise au rebut de votre parc informatique. Cette solution convient mieux aux PME qu’aux grandes sociétés. Le fait de supprimer tout intermédiaire permet de revendre vos vieux appareils pour récupérer un pourcentage de leur valeur ou d’en faire don pour vous épargner des taxes environnementales ou de recyclage.

Comment effacer des volumes importants de données ?

Avant de vous débarrasser de votre matériel, vous devez vous assurer que vos données sont bien supprimées. Le parc informatique d’une entreprise comprend des ordinateurs portables, des imprimantes, des tablettes, etc. Tous ces appareils contiennent des données sensibles qui doivent être effacées. Mais même si vous parvenez à supprimer la mémoire d’une imprimante scanner, comment être certain que toutes les données ont bien été effacées ?

Une analyse de 200 disques durs de seconde main achetés en ligne a révélé que deux tiers d’entre eux contenaient des informations potentiellement associées à des individus et qu’au moins 20 d’entre eux abritaient des données commerciales sensibles. De plus, nombre de ces disques durs contenaient des données effacées d’un simple clic sur “supprimer” ou par glisser-déposer dans la corbeille.

Malheureusement, ce n’est pas rare. La suppression d’un fichier n’entraîne pas celle du code qui contient l’information enregistrée sur le disque dur ; elle élimine simplement le fichier qui renvoie l’utilisateur vers les données. C’est pour cette raison que vous pouvez récupérer des données en restaurant une version antérieure de votre système d’exploitation.

Et si vous pensez vous en sortir en formatant votre disque dur, sachez que cela ne suffira pas. Les données effacées de disques durs formatés peuvent être récupérées tant qu’elles n’ont pas été écrasées. C’est pour cette raison que les PME doivent utiliser des logiciels spécialisés afin de remplacer les données enregistrées par des informations sans valeur avant de se défaire de leurs appareils.

Notez que, par défaut, de nombreuses solutions d’effacement de données consistent simplement à écraser une seule fois la mémoire. C’est suffisant pour les ordinateurs personnels, mais les parcs informatiques professionnels regorgent de données sensibles qui exigent plusieurs écrasements successifs.

Cela s’applique aux clés USB, aux cartes mémoire et aux autres supports de stockage. Certaines méthodes d’écrasement sont plus adaptées à certains appareils qu’à d’autres : un disque dur SSD, par exemple, peut être plus difficile à nettoyer qu’un disque dur standard. Les prestataires ITAD ont conscience de ces spécificités et vous feront bénéficier de leur expertise en la matière.

Démagnétiser et broyer la moindre donnée

Vous pouvez démagnétiser les disques durs contenant des données particulièrement sensibles que vous n’avez pas l’intention de revendre.

La démagnétisation est une méthode de destruction des appareils de stockage magnétiques qui permet d’altérer leur mémoire et de les rendre illisibles. Elle détruit généralement les composants électroniques des appareils en même temps que leur mémoire, ce qui les rend inutilisables et directement recyclables.

Les machines de démagnétisation sont assez chères (à partir de 5 000 € environ). À moindre coût, vous pouvez opter pour une baguette de démagnétisation, mais la méthode est moins efficace. Quel que soit votre choix, pensez à vérifier la conformité des appareils que vous utilisez.

La démagnétisation est la seule manière de s’assurer de la destruction totale de vos données. Cependant, elle ne fonctionne que pour les supports magnétiques comme les disques durs et les bandes magnétiques. Les appareils de stockage optique comme les CD-ROM, les DVD et de plus en plus de disques durs SSD ne peuvent pas être démagnétisés.

Enfin, un disque dur peut être physiquement éliminé par écrasement. C’est une bonne méthode pour les disques durs qui ne contiennent pas de données sensibles ou pour ceux qui ont déjà été démagnétisés.

Les disques sont pliés en deux, ce qui brise leurs plateaux et les rend inutilisables. D’autres machines permettent même de broyer les appareils de stockage ou de les mettre en pièces. Les différents modèles sont adaptés à des supports spécifiques (clés USB ou appareils mobiles, par exemple).

Maintenant que vous avez démagnétisé et/ou détruit votre disque dur, il ne vous reste plus qu’à l’emmener dans un centre de recyclage. Eh oui, la démarche n’est pas de tout repos !

N’oubliez pas les imprimantes, les photocopieuses et autres dispositifs IoT

Les imprimantes et les photocopieurs stockent généralement des images des documents traités en mémoire. Il faut donc gérer prudemment ces données, en particulier parce que ces appareils sont souvent loués, achetés d’occasion ou revendus.

De plus, les dispositifs IoT conservent parfois des informations comme des mots de passe Wi-Fi dans leur mémoire interne. Les montres intelligentes, par exemple, enregistrent des informations de calendrier ; les navigateurs web de télévisions intelligentes sont utilisés pour accéder à des données commerciales ; les voitures de société synchronisent les contacts téléphoniques avec leur système multimédia embarqué. Ces appareils compliquent fortement le processus d’élimination d’un parc informatique.

Aujourd’hui, nous ne pouvons plus nous contenter de vérifier que nos PC sont nettoyés ; nous devons nous assurer que tous les appareils capables de stocker des données sont nettoyés de fond en comble.

Pour mieux comprendre les enjeux de la gestion d’un parc informatique en fin de vie, n’hésitez pas à visionner The Wolf, un court-métrage produit par HP. Christian Slater y joue le rôle d’un pirate informatique qui se sert d’imprimantes et d’autres appareils a priori sans danger pour dérober des informations commerciales.

Équipez-vous d’un logiciel dédié à la gestion de parc informatique

Avant de mettre en œuvre un programme efficace d’élimination de votre parc informatique, vous devez savoir où se trouvent les appareils concernés, connaître l’usage qui en est fait et déterminer leur ancienneté. Un logiciel de gestion des ressources informatiques vous aidera à cataloguer et identifier l’ensemble de votre parc informatique.

Vous pourrez ensuite surveiller chaque appareil par utilisateur, centre de coût ou emplacement physique. En plus de simplifier le processus d’élimination, le suivi logiciel des ressources vous aide à garder les garanties à l’œil, à calculer la perte de valeur des appareils et à évaluer la nécessité de les mettre à jour. Consultez le catalogue de logiciels de gestion des ressources informatiques de GetApp pour trouver un outil qui vous permettra d’éliminer plus facilement votre parc informatique.

interface EZOfficeInventory, logiciel de gestion de ressources informatiques
EZOfficeInventory, logiciel de gestion des ressources informatiques (source)

Suivez une politique de gestion claire pour assurer votre conformité

Les entreprises négligent souvent la mise au rebut de leur parc informatique. C’est pourtant un aspect crucial de la conformité au RGPD et à d’autres réglementations dont la norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (Payment Card Industry Data Security Standard ou PCI DSS). Selon ces textes, vous devez en effet être en mesure de prouver l’existence d’une chaîne de contrôle et d’une méthode de suppression des données.

Si vous détenez des données associées à des utilisateurs issus de pays couverts par le RGPD (toute personne vivant dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen), vous êtes considéré comme responsable de traitement.

Si vous chargez une autre entreprise de la gestion de vos données, cette entreprise est considérée comme un sous-traitant.

Lorsque vous engagez un prestataire d’élimination du matériel informatique pour gérer la fin de vie de votre parc informatique, vous et le prestataire êtes responsables de la suppression sécurisée des données concernées par le RGPD.

Pour assurer votre conformité, vous devez donc établir une politique claire afin de disposer d’archives vérifiables. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

  • Quand les différents appareils doivent-ils être éliminés ?
  • Comment les données sensibles ou soumises aux réglementations seront-elles identifiées ?
  • Quelle méthode d’élimination des données sera suivie ?
  • Où seront stockées les ressources à éliminer ?
  • Comment démontrerez-vous le respect de votre chaîne de contrôle ?

Il peut être difficile d’établir une politique générale, car chaque appareil est différent. La procédure à suivre pour une photocopieuse vieille de 3 ans qui vous a coûté 5 000 € n’est pas la même que pour une tablette à 250 € que vous possédez depuis 2 ans.

Envisagez des procédures spécifiques pour :

  • Les ordinateurs fixes et portables
  • Les imprimantes et les photocopieuses
  • Les appareils de stockage externes (mémoires flash, par exemple)
  • Les serveurs
  • Les équipements réseau (routeurs ou commutateurs, notamment)
  • Les appareils mobiles et les tablettes
  • Les dispositifs IoT

Créez des organigrammes des procédures de gestion de votre parc informatique

Infographie d'exemple d'organigramme de gestion de parc informatique

Le processus d’élimination devrait être déclenché dès qu’un appareil atteint un point spécifique de son cycle de vie. Ce point peut correspondre à une certaine ancienneté, à un état d’utilisation ou à l’obsolescence de l’équipement ou des données. Pour simplifier la prise de décision, créez des organigrammes précisant les procédures à suivre.

Solutions de gestion des ressources informatiques

Revente

Les ressources informatiques peuvent être reconditionnées et vendues en direct ou par l’intermédiaire d’un broker informatique. Les équipements des centres de données (serveurs et commutateurs) sont particulièrement recherchés sur le marché de l’occasion car de nombreuses entreprises ne peuvent pas se permettre de les acheter neufs. Vous pouvez aussi revendre votre parc à vos employés à petit prix. Enfin, vous pouvez vendre en pièces détachées les appareils les plus anciens et ceux qui ne fonctionnent plus.

Réaffectation

Dans certains cas, les ressources informatiques peuvent trouver une seconde vie au sein même de l’entreprise. Par exemple, un ordinateur portable qui n’est plus suffisamment puissant pour un graphiste peut parfaitement servir d’appareil de contrôle pour un agent de terrain. Les tablettes peuvent être réaffectées et prêtées à des collaborateurs ou utilisées à l’accueil pour permettre à vos visiteurs de surfer sur le web.

Don

Les appareils utilisés mais toujours en état de marche peuvent être cédés à des écoles, à des organisations caritatives ou à des organismes internationaux d’aide humanitaire. Vous pouvez consulter des sites web tels que Donordi pour savoir quelle organisation locale pourrait redistribuer votre matériel informatique à des structures de formation scolaire ou professionnelle. Le don permet aussi à votre entreprise de bénéficier de réductions fiscales.

Recyclage

En dernier recours, vous pouvez envisager le recyclage de votre parc informatique. Mais vous ne pourrez pas vous contenter de déposer vos appareils dans une décharge ; vous devez respecter des procédures de recyclages strictes détaillées ci-dessous.

Empreinte écologique de l’élimination et du recyclage d’un parc informatique

La mise au rebut et le recyclage des ressources informatiques servent à la fois l’environnement et vos efforts marketing. Une enquête récemment menée auprès de 25 000 consommateurs a en effet révélé que plus de la moitié des répondants étaient prêts à dépenser plus pour travailler avec des entreprises respectueuses de l’environnement.

Les ressources informatiques contiennent quantité de substances toxiques (plomb, mercure et cadmium, notamment) qui représentent de sérieux risques environnementaux si elles ne sont pas correctement gérées. Même si les fabricants commencent à créer du matériel électronique plus durable (Apple, par exemple, utilise de l’aluminium recyclé pour créer ses MacBook Air), les déchets électroniques s’accumulent de plus en plus.

Une récente étude des Nations Unies a révélé que la quantité de déchets d’équipements électriques et électroniques mondiaux a augmenté de 8 % entre 2014 et 2016. On s’attend à observer une croissance supplémentaire de 17 % d’ici 2021 et une masse totale annuelle de 52 millions de tonnes. L’étude a également montré que 20 % des déchets électriques et électroniques produits en 2016 ont été recyclés.

Bonne nouvelle, en revanche : selon le rapport, 66 % de la population mondiale est désormais soumise à une loi régulant la gestion des déchets d’équipements électriques et électroniques, soit une progression de 50 % par rapport à 2014. C’est une excellente chose, car les pays en voie de développement réceptionnent une grande partie de ces déchets.

Si vous voulez travailler avec un prestataire ITAD respectueux de l’environnement, ciblez les entreprises certifiées par l’État ou par l’Europe. Elles peuvent efficacement décomposer des appareils électroniques, récupérer leurs composants et éliminer les substances toxiques en toute sécurité.

Pour aller plus loin

La mise au rebut sûre et responsable de votre parc informatique n’est pas simple, mais elle est indispensable pour assurer la sécurité de votre propriété intellectuelle et pour vous éviter des amendes salées. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, dressez d’abord une liste de vos ressources informatiques. Classez-les par catégories pour déterminer si vous pourriez gagner du temps et de l’argent en utilisant des logiciels spécialisés.

Vous pouvez aussi créer un programme de récupération des ressources informatiques et inciter vos collaborateurs à fouiller leurs armoires pour exhumer leurs vieux claviers et téléphones portables. Organisez une tombola, offrez des tickets pour chaque appareil récupéré ou distribuez des tickets boisson pour le prochain apéro.

Tournez la page en vous séparant de vos vieux ordinateurs et autres ressources informatiques dépassées. En procédant de manière responsable, vous participez à la conservation de l’environnement.

Making Tax Digital: 6 popular software options for your business

Making Tax Digital

Paying tax may well be one of the oldest business obligations out there, but here in the UK the process is undergoing a very modern makeover – courtesy of the Making Tax Digital (MTD) regulation. 

For those of you that missed it, Making Tax Digital obliges all businesses that make more than £85,000 a year in revenue to maintain records and submit VAT returns digitally. 

best_accounting_software_for_making_tax_digital

The regulation is already in force, so businesses that have not yet prepared for it need to get their ducks in a row pretty fast. Thankfully, the software market has responded and there is a broad range of options that will enable compliance. But which is the best option for your business? 

Here is our list of the most popular accounting software packages listed on the Capterra directory chosen by:

  • Rated 4+ stars by users on Capterra.co.uk
  • Listed by highest search volume in the UK
  • Are HMRC compliant for Making Tax Digital and listed on their website

Xero

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4/5

Features: 4/5

Pricing: Starting at £10.00/month 

Free trial: Yes

Making Tax Digital Xero

Xero is rapidly growing its profile in the UK and building a reputation for ease of use, particularly when it comes to reconciling transactions. When it comes to Making Tax Digital, Xero offers a dedicated microsite that contains information on how to submit VAT records and also links to the HMRC page for further information.

Xero has also created a more detailed resource centre for Making Tax Digital, where accountants and bookkeepers can access free guides, toolkits and updates to help them and their clients become compliant using its software. 

To enable Xero for  Making Tax Digital, all customers need do is sign up with HMRC first and then activate Xero’s Making Tax Digital for VAT feature. From there, you will be able to post VAT returns in real-time, view and adjust VAT returns, access Xero’s bridging software and much more. 

QuickBooks 

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4/5

Features: 4.5/5

Pricing: Starting at £12.00/month

Free trial: Yes

Making Tax Digital_QuickBooks

QuickBooks has long been a big name in UK accounting and the software regularly wins praise for its ease of use and cost-effectiveness. QuickBooks is also doing a big push around Making Tax Digital. In addition to free guides on the regulation, the company has also produced a short questionnaire to help businesses find out if they are compliant or not. If you have more complex questions you can even request a call-back from QuickBooks’ dedicated Making Tax Digital team.    

QuickBooks offers two ways to become Making Tax Digital compliant, which reflect the different needs of businesses. The first involves using bridging software to upload a spreadsheet with your nine-box VAT summary to QuickBooks before electronically filing securely to HMRC. The second option involves migrating your full accounts data to QuickBooks to track and calculate VAT automatically and has electronic filing capabilities. 

Zoho Books

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4/5

Features: 4/5

Pricing: Starting at around £7.50/month  

Free trial: Yes

Making Tax Digital_Zoho Books

Zoho Books’s integration with CRM systems and its large range of built-in features has been praised by Capterra users.  

On its Making Tax Digital microsite, Zoho Books has created a short educational video around the regulation, which is well worth the watch. The site explains concisely how Zoho Books can help you achieve compliance and offers new customers 24/7 access to its support team to help make the transition from spreadsheets to digital software. The company also provides a general resources page where you can access more information and guidance around the regulation. 

To achieve Making Tax Digital compliance with Zoho Books, all users need do is choose the option to directly file returns through the software. However, this option can only be selected once a business has registered with HMRC for Making Tax Digital. From there, Zoho Books enables automatic HMRC compliant reports computation and direct VAT returns submissions. 

NetSuite

Rating: 4/5

Ease of use: 4/5

Customer service: 4/5

Features: 4/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Making Tax Digital

NetSuite is recognised as a truly enterprise-grade product that is perfect for SMEs that are aiming to grow into the big league. NetSuite has posted a useful blog that sets out how customers can achieve compliance with Making Tax Digital simply and rapidly. The company has also produced some supporting videos to help customers with their compliance preparations.

All that NetSuite customers need do is enable the International Tax Reports SuiteApp within the software package. Doing so allows the use of HMRC-compatible Making Tax Digital links and creates an HMRC VAT filing capability with audit trails.

FreshBooks

Rating: 4.5/5

Ease of use: 4.5/5

Customer service: 4.5/5

Features: 4.5/5

Pricing: Starting at around £12.00/month

Free trial: Yes

Making Tax Digital

FreshBooks is known as a quick and dependable suite for accounting with a great user interface and good service levels. As with most other providers listed here, FreshBooks is promoting its Making Tax Digital credentials. The company’s FAQ on the subject provides a very useful at-a-glance guide to the fundamentals of the regulation and walks readers through all the steps they need to take to sort out their Making Tax Digital compliance. 

FreshBooks enables compliance through its Making Tax Digital portal. Once customers have set up their Making Tax Digital portal and registered it with HMRC they’re ready to go. From the portal you can submit returns to the HMRC directly, view past submissions, access current liabilities and view your payment history. 

Deltek Vision

Rating: 4/5

Ease of use: 3.5/5

Customer service: 4/5

Features: 4/5

Pricing: Upon request

Free trial: No

Making Tax Digital _Deltek

Deltek Vision is a project-based solution for professional services firms and respected for its granularity and the resulting control it can give businesses. Deltek has published less content around Making Tax Digital, the company has included a Configuration Guide for Making Tax Digital

The process outlined by Deltek involves linking your WorkBook environment to HMRC through the company variables settings within the admin controls of the software. Once the link has been established, users can view, update, and submit Making Tax Digital compliant VAT returns. 

The information provided in the links above will give you all you need to learn more about Making Tax Digital and what each of the listed providers are doing around the regulation. 

However, before making your choice ,don’t forget to also check out our online reviews for each vendor. That way you can ensure that whatever software solution you decide to use, it will meet your needs exactly. Happy hunting! 

 

 

Boekhoudprogramma’s onder de loep – mobiele boekhoudingapps in de lift

mobiele boekhoudingapps

Gebruikers van boekhoudprogramma’s aan het woord

Boekhoudprogramma’s worden ontzettend veel gebruikt in Nederland. Dat bleek uit een onderzoek dat Capterra in juli uitvoerde. Je zou bijna denken dat we de administratie nog leuk vinden ook. Een enkele geek misschien, maar de gewone ondernemer kan de boekhouding missen als kiespijn!

Omdat we er niet onderuit kunnen, is het in ieder geval zaak om het onszelf zo makkelijk mogelijk te maken. Boekhoudsoftware kan daarbij enorm helpen, vooral nu er ook online boekhoudprogramma’s en mobiele boekhoudingapps bestaan. Veel handelingen in een boekhoudpakket zijn namelijk geautomatiseerd. Zo worden afschrijvingen automatisch bijgehouden zodat je balans altijd bijgewerkt is. Facturen worden makkelijk opgesteld, verstuurd en meteen bij je debiteuren gezet. Gebruiksvriendelijke interfaces wijzen de weg. “Snelstart maakt boekhouden makkelijk” is niet voor niets de slogan van de boekhoudsoftware-aanbieder Snelstart.

Maar bieden deze boekhoudprogramma’s ook echt de steun die ze beloven? Welke functies van onze boekhoudprogramma’s gebruiken we wel of juist niet (genoeg)? Welke problemen ervaren ondernemers met hun boekhoudprogramma? En hoeveel is men bereid om aan een boekhoudpakket uit te geven?

Laten we meteen in de resultaten van ons onderzoek duiken. Voor dit onderzoek ondervroegen we zzp’ers en mkb’ers uit allerlei branches. Alle geselecteerde deelnemers doen de boekhouding voor hun werk geheel zelf (50%) of gedeeltelijk zelf, d.w.z. in combinatie met een externe boekhouder of accountant (50%). Bovendien gebruiken ze allemaal een online boekhoudprogramma of een on-premise boekhoudpakket en geen Excel of Sheets. Onze volledige methodologie staat onderaan het artikel.

Dit zijn de hoogtepunten van ons boekhoudonderzoek:

  • Excel blijft populair bij zzp’ers
  • Grote groei verwacht in gebruik mobiele boekhoudingapps
  • Nog maar weinig gebruikers betalen direct vanuit hun boekhoudprogramma
  • Gebruikers vragen om meer automatisering van hun boekhoudsysteem
  • 37% van de gebruikers wil overstappen op een ander boekhoudpakket

 Excel blijft populair

Het zal je misschien verbazen dat er anno 2019 toch nog heel veel ondernemers zijn die hun boekhouding met spreadsheets doen. Wij vroegen aan 179 respondenten (die voltijd of deeltijd werken en die zelf of gedeeltelijk zelf de boekhouding voor hun werk doen) of ze een boekhoudprogramma gebruiken. 66 deelnemers antwoordden nog geen boekhoudprogramma te gebruiken, dat is 36%. Op papier doet bijna niemand het meer, maar spreadsheets zoals Google Sheets, Mac’s Numbers en vooral Excel, blijven populaire tools.

Voor een startende zzp’er of freelancer zonder personeel, auto van de zaak of andere bijkomende zaken is de administratie ook wel in Excel te doen, al is het niet heel handig. Het merendeel van de bovengenoemde 66 respondenten is dan ook werkzaam in kleine bedrijven met 1 tot 5 medewerkers.

Maar zodra de structuur van je onderneming iets complexer wordt, komen de tekortkomingen van Excel al gauw aan het licht. Er komt namelijk veel handmatig werk bij kijken. Uploaden, downloaden, knippen, plakken en controleren van gegevens, allemaal handmatig werk dat bovendien foutgevoelig is. De data-integriteit is zo moeilijk te garanderen. Bovendien heb je geen duidelijk overzicht doordat je er meerdere op zichzelf staande spreadsheets op nahoudt.

Het gebruik van een boekhoudprogramma dat al die taken grotendeels automatiseert is daarom dé oplossing. Uit ons onderzoek blijkt dan ook dat bijna 60% van de 179 respondenten die de boekhouding doen voor hun werk wél gebruik maakt van een speciale tool in de vorm van een online boekhoudprogramma of een on-premise boekhoudpakket.

Hoe doet u de boekhouding

Alleen met de respondenten die wél een (online) boekhoudprogramma gebruiken ging het onderzoek verder.

Online boekhouden niet meer weg te denken

Uit bovenstaande grafiek blijkt dat steeds meer ondernemers kiezen voor een online boekhoudpakket: Exact Online, e-Boekhouden.nl, Afas, Reeleezee, Moneybird werden bijvoorbeeld genoemd.

Online boekhouden maakt het bijhouden van de administratie een stuk eenvoudiger. Waar je ook bent, je kan overal inloggen op de website van je boekhoudprogramma om een factuurtje in te boeken of je verdiensten te checken. Meerdere personen op verschillende locaties kunnen samenwerken aan de administratie. Je kan je accountant realtime inzicht geven in de boeken zodat deze je tijdig van advies kan voorzien. Bovendien kan een online boekhoudprogramma gekoppeld worden aan internetbankieren zodat je betaalopdrachten, incasso-opdrachten, informatie over saldo en transacties over en weer kunt uitwisselen. Zonder online boekhouden moet je je bestanden handmatig down- en uploaden.

Belasting meest uitbesteed ondanks gebruik boekhoudprogramma

Wij vroegen onze deelnemers wat ze niet zelf doen. 53% antwoordde dat ze echt alles zelf doen. Aan degene die niet alles zelf doen vroegen we wát ze dan uitbesteden. Het antwoord was duidelijk; de belasting, zoals aftrekposten, btw en MKB-winstvrijstelling, dat zijn de dingen die vaak worden overgelaten aan een externe boekhouder.

Het is veel mensen bijvoorbeeld niet duidelijk welke aftrekposten er allemaal zijn en welke in hun situatie gebruikt kunnen worden. In 2019 bedraagt de mkb-winstvrijstelling 14% van de winst. Maar daar moet de ondernemersaftrek nog van afgetrokken worden. De ondernemersaftrek is weer opgedeeld in verschillende aftrekposten waaronder de zelfstandigenaftrek, een winstaftrek waar recht op is als je ondernemer bent en voldoet aan het urencriterium bijvoorbeeld.

Al met al is het veel werk om dat allemaal uit te zoeken. We vroegen ons daarom ook af welke bronnen er worden gebruikt om te leren boekhouden. Waar halen onze respondenten de kennis vandaan om het meeste zelf te doen? 20% van de respondenten doet hun kennis op via de website van de leverancier van hun boekhoudprogramma, uitgezonderd degenen met een speciale opleiding.

kennis opdoen

Alles zelf uitzoeken en ook nog zelf doen kost veel tijd, kostbare tijd, die ondernemers vaak niet hebben. Toen we onze respondenten vroegen wat hun grootste uitdagingen zijn met de boekhouding, zette de overgrote meerderheid de hoeveelheid tijd die in de boekhouding gaat zitten bovenaan hun lijstje. Maar als je er geen tijd insteekt loopt de administratie al snel achter.

Toename vraag naar mobiele boekhoudingapps 

Het wordt ons echter wel steeds makkelijker gemaakt om een achterstand in de administratie te voorkomen. Steeds meer softwareleveranciers, zoals e-Boekhouden.nl, Exact Online, Freshbooks, Tellow, Visma of Moneymonk, om er een paar te noemen die ook door onze respondenten werden gebruikt, hebben inmiddels ook mobiele boekhoudingapps ontwikkeld zodat je als ondernemer op elk moment je boekhouding kan inzien. Zo kan je zelfs tijdens het wachten op je volgende afspraak of onderweg in de trein moeiteloos je administratie bijwerken zonder het gevoel te hebben er kostbare tijd aan kwijt te zijn. Toch maakt nog maar 17% van de respondenten gebruik van mobiele boekhoudapps. 17% geeft echter aan van plan te zijn om een mobiele app te gaan gebruiken. Daaruit blijkt dat mobiel boekhouden de komende jaren flink zal toenemen, net zoals online boekhouden dat de afgelopen jaren deed.

Top 5 gebruikte boekhoudsoftware

We vroegen onze deelnemers met welke boekhoudsoftware zij werken. Een aantal respondenten werkt met een programma dat speciaal voor hun bedrijf of voor het bedrijf van de boekhouder is ontwikkeld, maar er zijn twee softwareprogramma’s die er duidelijk uitspringen en dat zijn Exact en e-Boekhouden. De top 5 ziet er zo uit:

  1. Exact
  2. e-Boekhouden.nl
  3. Snelstart
  4. Moneybird
  5. Afas, Accountview, Jortt

Naast bovengenoemden werden ook nog vele andere programma’s genoemd zoals Bizzy, Moneymonk, Rompslomp, Workday, Yuki, Freshbooks, Reeleezee, Acumulus, Easyadmin, Microloon, Stipt-T, Nextens

Meest gebruikte functionaliteiten boekhoudprogramma’s

Welke functies van het boekhoudprogramma gebruiken onze respondenten het meest? Uit onderstaand overzicht blijkt dat de basisfunctionaliteiten zoals het aanmaken van facturen, online factureren, debiteurenbeheer en elektronische factureren volop gebruikt worden. 6% van de respondenten gaf aan al te betalen vanuit hun boekhoudprogramma, wat sinds kort kan door je boekhoudprogramma te koppelen aan speciale software van bijvoorbeeld Bunq. Deze deelnemers waren voor 80% afkomstig uit bedrijven met meer dan 5 werknemers.

functionaliteiten boekhouden

Veelvoorkomende problemen boekhouding

Maar bieden deze boekhoudprogramma’s ons de steun die ze beloven? Welke problemen ervaren ondernemers met hun boekhoudprogramma’s?

problemen boekhoudprogramma

20% vindt dat ondanks het gebruik van een boekhoudpakket er toch nog te veel handmatig werk mee gemoeid is. Verder worden er problemen ervaren met de integratie van de boekhoudpakketten met andere gebruikte zakelijke software. Respondenten missen koppelingen met andere software zoals die van de bank, het ordersysteem, de Google Agenda of met webshopsoftware zoals Magento, waarvoor extra betaald moest worden.

Het bijhouden van nieuwe wet- en regelgeving baart ook veel respondenten zorgen. Hoe kan je er zeker van zijn dat het boekhoudprogramma dat je gebruikt up-to-date is? En hoe controleer je of het boekhoudprogramma voldoet aan wet- en regelgeving? De Belastingdienst kan je hierbij helpen. Zij hebben een kwaliteitskeurmerk ontwikkeld voor online boekhoudsoftware: het keurmerk Zeker-OnLine. Alle boekhoudprogramma’s die dit keurmerk hebben waarborgen de veiligheid en privacy van jouw data en zijn geschikt is om gegevens mee te bewaren.

Een makkelijke manier om zelf op de hoogte te blijven van veranderingen in wet- en regelgeving is via het ondernemersplein van de Kamer van Koophandel. Op de website van het ondernemersplein staan alle wetswijzigingen en nieuwe regels voor ondernemers aangekondigd en uitgelegd. Bovendien kan je er een gratis NieuweWetten-app op je smartphone of tablet downloaden. Met deze app ontvang je meldingen op maat over de onderwerpen die relevant zijn voor jouw situatie.

Wist je bijvoorbeeld al dat de kleineondernemersregeling gemoderniseerd wordt vanaf januari 2020 en dat ondernemers met maximaal €20.000 omzet een vrijstelling kunnen krijgen voor de omzetbelasting? Ze hoeven dan geen btw meer in rekening te brengen aan hun afnemers of te vermelden op hun rekeningen en dus geen btw-aangifte meer te doen.

Investeren in nieuw boekhoudpakket? Ja of nee?

Uit de vorige vraag blijkt dat de respondenten ondanks het gebruik van hun boekhoudpakket toch nog problemen ervaren met de administratie. Daarom vroegen wij ons af of ze overwegen om in een ander boekhoudpakket te investeren. 37% zei ja en gaf aan dat ze op een ander systeem willen overstappen. 54% antwoordde dat ze al een goed boekhoudpakket hebben en niet bereid zijn om in een nieuw pakket te investeren.

Hoeveel mag een boekhoudprogramma kosten?

We vroegen hoeveel de respondenten bereid zijn om uit te geven aan boekhoudsoftware? Dit waren de antwoorden:

uitgave aan boekhoudprogramma

Een gemiddeld boekhoudpakket kost ongeveer tussen de €11 en €25 per maand. Zo kost het online boekhoudprogramma van Jortt bijvoorbeeld €14,50. Voor 40% van de respondenten komt deze prijzenvork overeen met hun budget. De 17% die alleen bereid is een pakket van minder dan €10 per maand te nemen bestaat voor het merendeel uit mensen die werkzaam zijn als zzp’er of in kleine bedrijven met minder dan 5 werknemers. Zo heeft e-Boekhouden bijvoorbeeld een tarief van €7,95 per maand voor zzp’ers. Degenen die antwoorden tussen de €25 en €50 per gebruiker per maand te willen spenderen kwamen voornamelijk uit het segment bedrijven met meer dan 5 werknemers. Het boekhoudpakket van Exact Online begint bijvoorbeeld bij €39 per maand (maar heeft ook aanvullende functionaliteiten zoals CRM).

Sommige leveranciers bieden een proefversie aan, dus als je niet zeker weet welke software geschikt is voor jouw bedrijf, kan je het eerst proberen.

Als je wilt weten welke beschikbare opties momenteel op de markt zijn, bezoek dan onze lijst met boekhoudprogramma’s.

Methodologie

Voor dit onderzoek over boekhouden in het Nederlandse bedrijfsleven hebben we in de maanden juli en augustus 2019 een online enquête uitgevoerd. De resultaten zijn representatief voor dit onderzoek en niet per se voor het gehele bedrijfsleven. De antwoorden komen uit een steekproef van de doelmarkt Nederland. De enquête werd verzonden naar 560 mensen uit allerlei branches waaruit, na screeningvragen, uiteindelijk 94 deelnemers kwalificeerden. Gekwalificeerde deelnemers zijn in dienst (voltijd (53%), deeltijd (47%), werken in een kleine tot middelgrote onderneming (1-250 werknemers), doen de boekhouding voor hun bedrijf geheel zelf (50%) of gedeeltelijk zelf in combinatie met een externe boekhouder of accountant (50%). Bovendien gebruiken alle gekwalificeerde deelnemers een online boekhoudprogramma of een on-premise boekhoudprogramma. De 94 gekwalificeerde deelnemers kwamen uit bedrijven van de volgende grootte:

  • bedrijf met 1-5 werknemers: 45%
  • bedrijf met 6-20 werknemers: 16%
  • bedrijf met 21-50 werknemers: 15%
  • bedrijf met 51-100 werknemers: 20%
  • bedrijf met 101-250 werknemers: 4%

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Unser Baulexikon: 40 häufige Begriffe aus dem Bauwesen definiert

Ein Einstieg in die Baubranche hat es ganz schön in sich – und zu allem Überfluss muss man den Jargon lernen, als wäre er eine ganz neue Sprache.

Deshalb haben wir hier ein paar grundlegende Begriffe zu einem Baulexikon zusammengestellt. So kannst du schnell nachschlagen, egal, ob du einen Quereinstieg in die Immobilienverwaltung oder den Bau deines Eigenheims planst.

Baulexikon

Baulexikon

  1. Aufmaß: Das Abmessen und Aufzeichnen eines bestehenden Gebäudes, so erhält man die tatsächlichen Dimensionen und Abmessungen.
  2. Aufriss: Die grafische Darstellung einer Gebäudefront von außen.
  3. Ausbau: Auch Innenausbau. Bezeichnet alle baulichen Maßnahmen, die weder zum Rohbau noch zur Haustechnik gehören.
  4. Bauherr: Der Auftraggeber oder die Auftraggeberin. Rechtlich und wirtschaftlich verantwortlich.
  5. Bauleiter: Der oder die auf einer Baustelle technisch für die ordentliche Durchführung der Arbeiten Verantworliche. Das kann der Bauherr sein, muss aber nicht.
  6. Baumanagement-Software:Dient der Koordinierung von Geschäftsprozessen und unterstützt Bauunternehmer*innen dabei, ihre Bauprojekte effizienter zu verwalten. Häufig sind auch Features für Buchhaltung, Finanzen, Dokumentation und Teamplanung enthalten.
  7. Beton:Ein Baustoff aus Flüssigkeit, Bindemittel (häufig Zement) und Zuschlagstoffen (siehe „Gesteinskörnung“). Wird für Platten, Säulen und andere Elemente verwendet. Werden in diese Elemente Streben oder Geflechte aus Stahl eingebracht, entsteht ein als „Stahlbeton“ oder „armierter Beton“ bezeichneter Verbundwerkstoff.
  8. BIM:Steht für Building Information Modeling oder, zu Deutsch, Bauwerksdatenmodellierung. Dabei wird ein Computermodell für ein Bauwerk erstellt, in dem vom Grundriss bis zur letzten Abmessung alle strukturellen Einzelheiten modelliert und graphisch abgebildet werden.
  9. CAD: Steht für Computer-Aided Design (übersetzt heißt das so viel wie „computergestütztes Konstruieren“), so heißt eine Gruppe von Softwareprogrammen für die Konstruktion von Maschinen, Teilen und Gebäuden. Architektursoftware ist im Grunde eine Unterform hiervon.
  10. Dachhaut: Der Teil des Daches, der das Gebäude vor Wind und Wetter schützt und auf der Dachkonstruktion aufliegt.
  11. Doppel-T-Träger:Ein Träger, dessen Querschnitt an die Form zweier am unteren Ende zusammenstoßender großer Ts erinnert.
  12. First: Die obere Kante oder der Grat eines Daches, wo die Dachseiten zusammenstoßen.
  13. F-Plan: Auch FNP. Beide Abkürzungen stehen für „Flächennutzungsplan“, ein städtebauliches Instrument, das festlegt, wie ein Grundstück verwendet werden kann. So kann eine Industrieanlage zum Beispiel nicht in einem Wohngebiet errichtet werden.
  14. Furnier: Sehr dünne Holzschichten, dient oft dazu, günstigeres Holz mit Edelhölzern zu verkleiden und optisch aufzuwerten.
  15. Fußleiste: Verdeckt die Kante zwischen Wand und Fußboden und sorgt so für ein einheitliches Raumbild.
  16. Gesteinskörnung: Besteht je nach Verwendung aus Sand, Kies oder aufgebrochenem Gestein bzw. Bauschutt und wird als Zuschlag zu Baumaterialien wie Beton verwendet. Gelegentlich sagt man auch einfach „Zuschlag“.
  17. Grundriss:Bildet die horizontale Raumanordnung eines Gebäudes oder Gebäudeteils ab.
  18. Gründung: Der Übergang zwischen Bauwerk und Erdreich. Muss die Lasten des Bauwerkes aufnehmen und die statische Integrität sichern.
  19. HLK:Steht für Heizung, Lüftung, Klimatechnik.
  20. Laibung:An einem Fenster oder einer Tür jeweils der Öffnung zugewandte Seite des Mauerwerks, quer zur eigentlichen Wand.
  21. Leistungsschutzschalter: Auch LS-Schalter. Das, was wir umgangssprachlich als „Sicherung“ bezeichnen, ein Überspannschutz für die Stromversorgung.
  22. Leistungsverzeichnis: Nennt man das Dokument, in dem die einzelnen, zu erbringenden Leistungen als einzelne Positionen aufgelistet und beschrieben werden.
  23. Lichte Höhe:Die endgültige Höhe eines Raumes zwischen der Oberkante des Fertigfußbodens und der Unterkante der Decke des Zimmers. Je nach Innenausbau kann sie sich durchaus vom Bauplan unterscheiden, wenn zum Beispiel zwischen der Zimmerdecke und der baulichen Zwischendecke Kabelschächte verlaufen oder unter dem Teppich eine Fußbodenheizung eingezogen wurde.
  24. Lüftungskanäle:Dienen der Luftführung innerhalb der Struktur, Teil der Lüftungsanlage.
  25. Mörtel:Eine Paste, die bei uns meist aus einem Bindemittel, feiner Gesteinskörnung, Wasser und eventuellen Zusätzen besteht und die zum Verbinden von Mauerwerk, aber auch zum Verputzen verwendet wird.
  26. Pfettendach:Eine der häufigsten Dachkonstruktionen. Dabei werden jeweils zwei „Sparren“ genannte Balken am First miteinander verbunden. Die parallel zueinander verlaufenden Balkenpaare werden durch quer dazu verlaufende, „Pfetten“ genannte Balken miteinander verbunden und zusätzlich versteift.
  27. PVC:Steht für Polyvinylchlorid, einen häufigen Baustoff. Unterschieden wird in Hart- und Weich-PVC. Hart-PVC findet zum Beispiel für Rohre und Fensterrahmen Verwendung, aus Weich-PVC werden unter anderem kostengünstige und pflegeleichte Fußbodenbeläge gemacht.
  28. Rohbau: Ein Bauwerk, bei dem Kontur und Dachkonstruktion fertig sind, Fenster, Verkleidung und Ausbau aber noch ausstehen. Das Ende der Arbeiten am Rohbau wird mit dem Richtfest gefeiert.
  29. Schnitt: Auch Riss oder Risszeichnung. Eine grafische Abbildung von Längs- oder Querschnitt des Gebäudes.
  30. Spanplatte: Auch Flachpressplatte, bezeichnet eine Platte aus Leim und Holzspänen.
  31. Sparren:Kurz für Dachsparren. So bezeichnet man die Träger, die zwischen dem First eines Daches und der Traufe verlaufen und das Dach tragen.
  32. Sparrendach:Eine der häufigsten Dachkonstruktionen. Dabei werden jeweils zwei (zusammen als „Sparrenpaar“ bezeichnete) Dachbalken am First miteinander verbunden. Unten stützen sie sich auf einen horizontalen Dachbalken, mit dem sie gemeinsam ein gleichschenkliges Dreieck bilden. Diese Dreiecke werden parallel zueinander aufgestellt und tragen gemeinsam das Dach.
  33. Sperrholz:Ein Holzwerkstoff aus mindestens drei übereinanderliegenden dünnen Holzplatten, die im 90°-Winkel zur Wuchsrichtung der benachbarten Platten miteinander verleimt und verpresst wurden.
  34. Sturz: Als Fenster- oder Türsturz bezeichnet man den oberen Abschluss einer Fenster- oder Türöffnung, der die Lasten der darüberliegenden Wand von der Öffnung weg ins Mauerwerk daneben ableitet.
  35. Tragende Wand:Begrenzt nicht nur den Raum, sondern leitet auch direkt oder indirekt die Gebäudelast ins Erdreich ab und kann deshalb nicht entfernt werden, ohne die statische Integrität des Gebäudes zu gefährden.
  36. Träger:Sind (üblicherweise horizontale) Balken, die Lasten ableiten und so das Bauwerk „tragen“.
  37. Traufe:Die Tropfkante an einem Dach.
  38. Trockenbau: Eine Möglichkeit, nichttragende Raumbegrenzungen einzuziehen. Hierfür werden industriell gefertigte Fertigteile wie z. B. Platten verwendet. Wird zum Ausbau (siehe dort) gerechnet.
  39. Wärmedämmstoff:Materialien, die durch ihre Beschaffenheit die Wärmedämmeigenschaften eines Gebäudes verbessern. Derartige Materialien werden üblicherweise in oder entlang der Wände, Decken oder Fußböden verlegt.
  40. Wiederverfüllen: Sagt man, wenn Gräben oder Vertiefungen nach dem Ausheben wieder mit Material aufgefüllt werden, insbesondere entlang des Fundaments.

 

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Dann schau, ob unter diesen Artikeln etwas für dich dabei ist:

 

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O que é LMS? Confira um guia completo

o que é lms

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É inegável que a Wikipédia é um dos primeiros sites que visitamos quando precisamos de informações rápidas sobre um assunto. 

No dia a dia do trabalho, no entanto, ela pode ser insuficiente. É aí que entram os sistemas LMS (ou softwares de gestão da aprendizagem). 

Neste post, além de explicar o que é LMS, apresentaremos algumas das principais alternativas de softwares extraídos da lista dos programas mais populares do Capterra nessa área.

Comecemos com a pergunta mais óbvia:

O que é LMS?

LMS é um acrônimo para learning management system, ou sistema de gestão da aprendizagem em português. Em poucas palavras, trata-se de um software que ajuda os usuários no aprendizado online, registrando e acompanhando os resultados.

Mas é muito mais do que isso. Tais sistemas abrigam todas as lições em um único lugar, seja o treinamento de conformidade de segurança para funcionários de uma fábrica, uma re-certificação para engenheiros ou o material de atualização de políticas corporativas do escritório.

Um LMS ajuda na integração mais rápida de um recém contratado, disponibilizando uma explicação rápida sobre sua função ou uma visão geral de como é a cultura da empresa. Pode ainda facilitar o treinamento de funcionários que foram transferidos ou promovidos, ajudar na identificação de pontos fracos da equipe e solucionar falhas de comunicação através da funcionalidade de relatórios, que informam como os colaboradores estão se saindo.

Um LMS tornará o aprendizado mais divertido e envolvente e ajudará os colaboradores a reter melhor as informações. O sistema ajuda na qualificação das equipes, ao mantê-las informadas e sempre familiarizadas com os processos, do momento em que entram na empresa até sua saída.

O que um LMS faz?

Antes de tudo, um LMS aloja o material educativo. Quando um usuário acessa o software de gerenciamento de aprendizado da empresa, a primeira página que verá é um portal. A partir dali, poderá navegar por diversas áreas que lhe ajudarão a completar o seu treinamento. Normalmente, é possível acessar uma biblioteca do curso e selecionar as lições que precisam ser feitas.

Alguns softwares oferecem recursos adicionais, seja dentro das aulas ou como complemento.

Recursos sociais de aprendizagem permitem que os alunos interajam uns com os outros e com os seus instrutores através de fóruns, mensagens instantâneas ou e-mails, todos alojados dentro do software.

captura de tela de fórum do moodle
Um fórum no Moodle, ferramenta que investe na parte social (Fonte)

Recursos de gamificação podem transformar aulas em jogos que ajudam os usuários a lembrar melhor da matéria e tornam o sistema mais atrativo.

Na parte administrativa, um LMS oferece uma série de ferramentas adicionais, como a funcionalidade de relatórios, que permite acompanhar o desempenho dos funcionários.

captura de tela do cornerstone
Tela com exemplo de treinamento do Cornerstone (Fonte)

As opções de relatórios são muitas, desde uma planilha para download até um com gráficos de pizza e de barras, dependendo de qual LMS for usado. Essa funcionalidade informa os gestores sobre o que os colaboradores estão aprendendo, o quão eficaz está sendo a formação e quem talvez precise de ajuda extra durante o curso.

Alguns softwares oferecem ainda o recurso de criação de cursos já integrado, que permite inserir as lições prontas diretamente no sistema com apenas alguns cliques.

Quem usa um LMS?

Os dois principais grupos que utilizam sistemas de gestão da aprendizagem são os usuários da área educativa e os corporativos.

Usuários de educação: O Moodle e o Blackboard são plataformas conhecidas de quem fez um curso universitário na última década, pois são opções  populares desse tipo de software para o ensino superior. Hoje, os sistemas de gestão da aprendizagem extrapolam o âmbito universitário e são utilizados por estudantes do ensino médio ou até mais jovens.

Os centros de ensino, que  normalmente contam com um grande volume de usuários, optam por softwares grátis ou de código aberto, já que têm uma taxa elevada de rotatividade e atraem um grande número de novos estudantes todos os anos. A estética e as opções de gamificação estão geralmente no final da sua lista de prioridades.

Usuários corporativos: São instrutores corporativos, designers de cursos e gerentes gerais ou de RH que querem treinar seus funcionários de uma forma rápida e eficaz. Buscam, normalmente, manter os colaboradores atualizados, fazer com que os eles respeitem os códigos da empresa ou sejam certificados por razões de segurança, além de oferecer material para ajudá-los a seguir atualizados sobre as tendências da indústria.

Os usuários corporativos se preocupam mais com a marca, se o sistema funciona bem, se é esteticamente agradável ou se é possível tornar o material do curso mais divertido e envolvente.

Esses dois grupos podem priorizar diferentes recursos ou escolher um tipo de software que seja mais adequado para suas necessidades específicas. Podem ainda usar o mesmo LMS com especificações diferentes (só porque determinado LMS é muito popular entre um grupo não significa que não funcione bem para um outro).

Como um LMS pode melhorar os negócios?

Softwares de gestão da aprendizagem trazem muitas vantagens, entre elas:

  • Melhoram a retenção das informações pelos colaboradores.
  • Um LMS é muito mais ecológico que métodos tradicionais que usam muito papel.
  • Estudos mostram que os sistemas de gestão da aprendizagem podem levar a um aumento no engajamento dos usuários. 

Um LMS é realmente necessário?

Não adotar um sistema LMS não será o fim do mundo para um negócio. É possível treinar funcionários usando PowerPoint e aulas presenciais, mas vale lembrar que é algo que leva tempo.

Além disso, é muito mais fácil dar um login aos funcionários para que leiam o material pelo celular ou do computador e respondam a um questionário online que classifica automaticamente a sua performance. 

Segundo a IBM, funcionários não treinados são mais propensos a causar acidentes, cometer erros e tendem a deixar a empresa mais cedo (informação em inglês), aumentando a rotatividade.

Se a preocupação é com o custo, há um grande número de opções de sistemas LMS grátis que podem ser testadas.

Qual o futuro dos softwares de gestão da aprendizagem?

Há novidades na área surgindo a cada ano. Hoje, há três grandes campos de interesse:

Software integrado: A gestão da aprendizagem organizacional é uma parte do RH e do gerenciamento de talentos como um todo, uma vez que lida com frequência com a incorporação de trabalhadores e o cumprimento da política organizacional. Por que não se certificar de que o software de gestão da aprendizagem e o de gestão talentos trabalhem em conjunto?

Mobilidade total: A aprendizagem à distância é o próximo grande passo para muitos desses sistemas. Muitos programas, incluindo algumas das principais  opções do mercado, carecem de um design intuitivo e que funcione bem para dispositivos móveis, por isso são os desenvolvedores menores e focados na indústria que lideram essa mudança.

Design intuitivo: Um dos grandes problemas enfrentados pelos sistemas mais antigos é a interface. A boa notícia é que os LMS estão ficando mais bem acabados e cada vez mais fáceis de usar e de navegar.

Essas três tendências são apenas a ponta do iceberg do que os softwares de gestão de aprendizagem podem fazer e aonde eles serão capazes de chegar um dia.

Agora que você já sabe o que é LMS, que tal conhecer algumas opções de softwares de gestão de aprendizagem? Confira a lista do Capterra com os melhores sistemas LMS.