Mit diesen 4 HR-Praktiken können Unternehmen die Mitarbeitermotivation steigern

Bilder von motivierten Mitarbeiter auf einem Board

HR und Talentmanagement unterliegen einem stetigen Wandel, der gerade kleine Unternehmen und die Startup-Welt vor Herausforderungen stellt. Jeder neue HR-Trend wird gleich als der vielversprechendste und „innovativste“ Ansatz der Branche gehandelt, von Möglichkeiten, die besten Nachwuchstalente zu gewinnen, über Talentmanagement-Software bis hin zur perfekten Darstellung der Unternehmensvorteile und -vergünstigungen.

Wie finden wir aber heraus, mit welchen Ideen man am erfolgreichsten und innovativsten die Mitarbeitermotivation steigern kann und welche nur recycelter Abklatsch ausgetretener Pfade sind?

Bilder von motivierten Mitarbeiter auf einem Board

Die Gewinner erkennt man an den Ergebnissen, die sie in der wahren Welt erzielen.

Hat das Unternehmen, in dem diese Strategien angewendet werden, wirklich einen positiven Wandel durchlaufen? Lassen die Ansätze sich wissenschaftlich belegen?

Nachfolgend stellen wir vier innovative HR-Praktiken vor, die halten, was sie versprechen, und erwiesenermaßen die Mitarbeitermotivation steigern.

Vier innovative HR-Praktiken für kleine Unternehmen, welche die Mitarbeitermotivation steigern können

1. Mitarbeiter sind Kunden

 Wie dieser Ansatz funktioniert: Am Anfang dieser Idee standen Markenbotschafter und der Gedanke, dass Mitarbeiter ihre Arbeit so wertschätzen und so begeistert davon sind, dass andere mit dem Unternehmen Geschäfte tätigen wollen. Dieser Impuls ist gewachsen und nun steht die Zufriedenheit der Mitarbeiter auf einer Stufe mit der Zufriedenheit der Kunden.

 Wer ihn einsetzt: Airbnb ernannte 2015 einen globalen Leiter für Mitarbeitererfahrungen, um die Mitarbeitermotivation steigern zu können. Die Ergebnisse waren beeindruckend – das Unternehmen sprang auf Platz 1 der Glassdoor-Liste der 50 besten Arbeitgeber.

 Warum er effektiv ist: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter spielt eine große Rolle bei der Mitarbeiterbindung und hat direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Angestellte, die den Eindruck haben, dass man kein Vertrauen in sie hat, sie nicht unterstützt werden und nicht Teil eines Teams sind, das sinnvolle Arbeit leistet, bleiben nicht in diesem Unternehmen, sondern suchen sich eine neue Stelle.

Ein Mitarbeiter, der gerade grundlos zusammengestaucht wurde, wird nicht zwei Minuten später freudestrahlend einem Kunden entgegentreten. Wissen Mitarbeiter jedoch, dass sie von ihrem Arbeitgeber geschätzt werden, stehen sie ihren Vorgesetzten und ihrer Arbeitsumgebung positiv gegenüber. In der Interaktion mit der Außenwelt werden sie zu einem Aushängeschild, wenn sie enthusiastisch über ihr Unternehmen sprechen und so gleichzeitig Werbung machen.

2. Hackathons

 Wie dieser Ansatz funktioniert: Hackathons wurden ursprünglich von Computerprogrammierern abgehalten, die gemeinsam ein größeres Probleme lösen wollten. Heutzutage treffen sich auch Mitarbeiterteams über mehrere Tage hinweg in Workshops oder Sitzungen, um ein Problem anzugehen, etwas zu lernen oder gemeinsam zu entwickeln.

 Wer ihn einsetzt: Das Unternehmen AddThis führt seit Jahren erfolgreich Hackathons durch und berichtet darüber in seinem Firmenblog. Den Erfahrungen zufolge fördern Hackathons den Teamgeist sowie die Risikobereitschaft und haben Produkt- und Unternehmensentwicklungen zu Folge, die die Lebensqualität aller Mitarbeiter verbessern.

 Warum er effektiv ist: Als Unternehmen willst du eine Belegschaft, die miteinander arbeitet. Du willst ein kreatives Team, das bereit ist, neue Wege zu gehen und das Unternehmen von innen heraus verbessert. Aber wer hat schon die Zeit oder das Wissen, diese Ziele umzusetzen?

Hackathons sind genau zu diesem Zweck gedacht: Sie sollen die Kreativität fördern und Probleme lösen, gerne auch, bevor sie entstehen. An Kosten fallen gerade mal Catering und ein paar Stunden Arbeitsausfall an, aber das Ergebnis einer solchen Veranstaltung – besonders wenn sie wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskultur wird – ist unbezahlbar.

3. Zwangsurlaub

 Wie dieser Ansatz funktioniert: „Zwangsurlaub“ mag anfangs hart und widersprüchlich klingen, aber dahinter steckt ein neuer Trend der Startup-Arbeitswelt. In einigen jungen und frischen Unternehmen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich unbegrenzt Urlaub zu nehmen. Interessanterweise führt diese Freiheit jedoch dazu, dass die Zahl der genommenen Urlaubstage zurückgeht. Zwangsurlaub hilft, diesem Phänomen entgegenzuwirken und hat erholte, ausgeruhte Mitarbeiter mit einem geringeren Burnout-Risiko zur Folge.

 Wer ihn einsetzt: SimpliFlying startete eine Initiative, bei der Mitarbeiter für alle sieben gearbeiteten Wochen eine Woche Urlaub nehmen mussten. Nach einigen Startschwierigkeiten erhöhte das Unternehmen den Abstand auf acht Wochen und verfolgte die Strategie rigoros: Wenn ein sich eigentlich im Urlaub befindlicher Mitarbeiter auf Arbeitsnachrichten antwortete, so wurde das Gehalt für diese Woche gestrichen. Das Ergebnis war fast ausschließlich positiv und führte zu glücklicheren und innovativeren Mitarbeitern, die besser zusammenarbeiteten.

 Warum er effektiv ist: Wenn Mitarbeiter ihren Urlaub wirklich nehmen müssen, so hat dies Folgen, und zwar durchaus positive: Die Zufriedenheit steigt, die Mitarbeiter sind kreativer und die Produktivität nimmt zu, da sie erholter sind. Auch das schlechte Gewissen den Kollegen und der Arbeit gegenüber wird in Schach gehalten und letztendlich werden bessere Ergebnisse geliefert.

4. High Five

 Wie dieser Ansatz funktioniert: Gib mir fünf – damit kann eigentlich jeder was anfangen. Aber wer macht das schon bei der Arbeit? High Five ist durchaus eine Methode zur Förderung der Bindung unter Kollegen. Ein schnelles Lob während des Arbeitstages führt dazu, dass deine Mitarbeiter sich untereinander zugehörig fühlen, was wiederum zur Umsatzsteigerung führt.

Und ein schnelles Abklatschen lässt sich schnell in den Alltag integrieren, zum Beispiel zur Begrüßung oder in einer High-Five-Schlange bei einer Mitarbeiterorientierung.

 Wer ihn einsetzt: Bei WP Engine ist es zum Ende einer Mitarbeiterorientierung Tradition geworden, dass sich alle „alte Hasen“ in einer Reihe aufstellen und ihre neuen Kollegen abklatschen.

Mit dieser einfachen Übung, die gerade mal eine Minute in Anspruch nimmt, fühlen sich die neuen Mitarbeiter willkommen und haben eine kurze, persönliche Interaktion mit jedem im Büro.

 Warum er effektiv ist: Studien zeigen, dass Körperkontakt wichtig für die Bindung und Zusammenarbeit von Teams ist. High Fives sorgen für Zusammenhalt und selbstloses Verhalten, ohne invasiv in die Privatsphäre einzugreifen. Auch im Sport spielt Körperkontakt eine wichtige Rolle, wie diese Untersuchung über die Basketball-Profiliga NBA belegt:

[Video: https://youtu.be/-R9qyWEJuDI]

Wäre es nicht toll, wenn auch dein Team aufgrund einer kleinen Veränderung zu so viel besseren Ergebnissen gelangen könnte?

Mit welchen innovativen Methoden konntest du in deinem Unternehmen die Mitarbeitermotivation steigern?

Finden Hackathons statt oder gebt ihr euch High Fives? Oder verfolgt ihr ganz eigene HR-Strategien? Erzähl uns in den Kommentaren von deinen Erfahrungen bei der Motivation von Mitarbeitern.

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Brand awareness : 5 stratégies pour renforcer la notoriété de votre marque dans l’ère numérique

Brand awareness 5 stratégies pour renforcer la notoriété de votre marque dans l’ère numérique

Brand awareness 5 stratégies pour renforcer la notoriété de votre marque dans l’ère numérique

Pas toujours facile de se faire un nom, n’est-ce pas ? Dans un monde où les marques les plus renommées maîtrisent la brand awareness à la perfection et accaparent l’attention du public, la moindre miette de notoriété peut sembler impossible à grappiller pour les PME.

De plus, les petites entreprises doivent faire des choix stratégiques pour allouer au mieux leurs ressources limitées. Vaut-il vraiment la peine d’investir dans le renforcement de la notoriété de votre marque ? Quel serait le retour sur investissement (ROI) de ce type d’action ?

Vous avez en fait tout à y gagner. Maersk, une compagnie maritime, a par exemple observé un ROI d’environ 1 500 % suite au lancement d’une page Facebook qui rassemble désormais 850 000 utilisateurs.

Si vous devez vous mesurer aux géants de votre secteur, la notoriété de votre nom (et de votre identité) peut être cruciale.

Voici 5 stratégies qui vous aideront à développer votre brand awareness dans le monde digital.

1. Établissez clairement l’identité de votre marque avant de vous lancer

L’identité d’une marque est la cerise sur un gâteau composé d’un tas d’ingrédients à la fois très précis, comme la palette de couleurs ou les polices utilisées et très généraux, commela mission d’une entreprise.

Ces éléments doivent reposer sur une identité personnelle et s’associer harmonieusement pour l’exprimer.

Soyez authentique

Toute entreprise veut aider ses clients. En fait, l’analyse de 50 déclarations de mission de quelques-unes des sociétés les plus prospères au monde révèle que les termes “aider”, “clients” et “personnes” sont parmi les plus fréquents.

Alors, comment vous démarquer de vos concurrents ? En élaborant une représentation honnête et spécifique de votre identité.

Demandez-vous ce que fait votre entreprise. Pourquoi vous êtes-vous lancé dans cette activité ? Qui sont vos collaborateurs ? Pourquoi ont-ils décidé de rejoindre votre équipe ?

En exprimant efficacement ces facettes de la personnalité de votre entreprise, vous pourrez gagner l’affection et la confiance de vos clients. La confiance est en l’un des facteurs essentiels aux interactions commerciales selon une enquête publiée par Gartner Digital Markets en 2018 (voir en bas de page).

Apprenez à bien connaître vos clients

Votre entreprise a évolué. Votre compréhension de ceux qui achètent votre produit aussi.

En récoltant des informations client comme les données démographiques et les avis utilisateur, vous pouvez déterminer les problèmes auxquels répond votre solution et l’identité des personnes qui l’adoptent.

Ceci peut vous aider à déterminer comment exprimer votre identité de marque.

Esurance, une compagnie d’assurance américaine, a récemment lancé une campagne publicitaire associée à un nouveau slogan que l’on pourrait traduire ainsi : “Étonnamment simple”.

campagne publicitaire Esurance
La campagne publicitaire d’Esurance joue sur les difficultés auxquelles sont confrontés ses clients et ses leads

La société sait que ses clients passent par un processus fastidieux pour souscrire à une police d’assurance. Elle sait aussi que nombre de ses concurrents cherchent à répondre au même problème.

Le slogan “Étonnamment simple” fait d’une pierre deux coups : il touche les clients qui ont déjà suivi des procédures frustrantes et qui ne veulent pas réitérer l’expérience. Il permet à Esurance de se distinguer des autres compagnies d’assurances.

Sachez ce qui compte pour vous et pour vos clients.

Vos clients ne se préoccupent pas que des aspects commerciaux,os employés non plus. Vous devriez faire de même.

Sortez du cadre de l’entreprise. Sélectionnez des œuvres sociales et caritatives qui comptent pour vos leads et pour vos clients et participez à des campagnes digitales pour y contribuer.

Le fait de vous positionner en faveur de certaines causes ou d’assumer certaines positions devrait faire mouche, car les consommateurs sont de plus en plus attirés par le côté personnel des entreprises.

2. Trouvez les bons canaux pour engager vos leads

Maintenant que vous avez clarifié l’identité de votre marque, il vous faut trouver la meilleure manière de la communiquer à vos leads et à vos clients pour améliorer sa notoriété.

Un sondage Gartner Digital Markets de 2018 fait le point sur la popularité des différents canaux de communication pour les leads des PME.

graphique premères sources d'informations utilisées par les leads

Comme le montre le graphique ci-dessus, 41 % des PME s’appuient sur les recherches en ligne et
29 % utilisent les réseaux sociaux à un moment ou à un autre pour se faire connaître de leur public, même si ces canaux ne constituent pas leur première source d’information.

Voilà qui est bien utile pour démarrer, mais cela ne vous dispense pas de mener votre propre enquête pour déterminer quels canaux sont les plus porteurs pour votre entreprise.

Test A/B

Une enquête publiée par Statista en 2018 indique que l’usage des réseaux sociaux progresse constamment malgré des variations associées à l’âge des utilisateurs (93 % des 18-24 ans utilisent les réseaux sociaux, contre 59 % des 40-59 ans).

En fait, Gartner a découvert que 94 % de vos concurrents utilisent les réseaux sociaux pour améliorer la notoriété de leur marque (résultats, en anglais, disponibles pour les clients Gartner).

Comment déterminer quels réseaux sociaux utiliser ? Avec le test A/B.

Le test A/B est un processus incontournable d’essai-erreur. Il implique de proposer deux types de contenus différents sur un même canal ou les mêmes contenus sur deux canaux différents pour déterminer lequel a le plus d’impact.

Développer une voix cohérente pour chaque canal

Une fois vos canaux préférés clairement identifiés, concentrez-vous sur la création d’une voix cohérente pour votre marque. C’est essentiel.

À vous de voir si vous voulez que cette voix varie d’une plateforme à l’autre ou si vous préférez opter pour une approche généraliste qui fonctionnera sur tous les canaux.

Le processus est un peu plus nuancé que le test A/B et il exigera des retouches fréquentes pour vous assurer une cohérence constante la voix de votre marque.

Votre voix est aussi un produit de votre identité de marque et doit être traitée comme telle.

3. Encouragez votre audience à interagir

L’amélioration de la notoriété de votre marque passe par la création d’une communauté en ligne qui rassemble vos clients actuels.

Les brand advocates peuvent améliorer la visibilité de votre entreprise et les forums et les réseaux sociaux (comme les pages Facebook) permettent aux utilisateurs de formuler leurs inquiétudes et de communiquer avec vous et avec d’autres utilisateurs.

Voici quelques autres techniques pour encourager vos clients à améliorer la notoriété de votre marque.

Créez un programme de parrainage alléchant pour vos clients et pour vos leads

Un programme de parrainage vous permet de recruter de nouveaux clients par l’intermédiaire de vos utilisateurs actuels. Ceux-ci reçoivent une compensation financière lorsqu’ils vous aident à trouver et à convertir des leads. Dans les programmes les plus efficaces, les leads reçoivent également un incitant financier lorsqu’ils deviennent clients.

Tout le monde y trouve son compte. Vos clients ont un intérêt évident à parler de votre produit à leurs amis et à leurs collègues grâce à l’incitant financier. Ils peuvent guider la réflexion des prospects et leur parler en détail de leur expérience de votre produit.

Le gain de valeur aux yeux des leads est immédiat. Ils n’ont rien à perdre, ce qui les encourage à se renseigner plus encore sur votre solution, en particulier s’ils entrevoient une possibilité de service gratuit.

Hashtags sur mesure

Si vous n’avez pas les moyens de mettre sur pied un programme de parrainage payant, vous pouvez engager des leads potentiels autrement.

Inspirez-vous par exemple de la chaîne hôtelière Hyatt. L’entreprise a créé un hashtag spécial (#worldofhyatt) qui rassemble actuellement plus de 35 000 publications sur Instagram avec des photos d’établissements prises partout dans le monde.

Feed instagram chaine hôtelière Hyatt
Les publications #worldofhyatt permettent de montrer non seulement le nombre de clients séjournant dans les établissements de la chaîne, mais aussi la diversité de l’offre hôtelière (source)

Les hashtags sur-mesure peuvent offrir une vision unique de votre produit et générer le buzz et l’enthousiasme des consommateurs. En créant une conversation, vous gagnerez plus de pouvoir sur le marché digital et vous serez mieux classé dans les résultats de recherches pour les produits de votre catégorie.

Vous pouvez aussi utiliser des hashtags plus généraux et répandus dans votre secteur, comme #logiciel, pour atteindre un public plus large. Ils seront moins spécifiques, mais ils assureront votre visibilité auprès de plus d’utilisateurs potentiels et généreront des leads certes moins ciblés, mais plus nombreux.

4. Créez des liens avec des partenaires

Vos clients ne sont pas les seuls qui devraient interagir avec leurs pairs pour renforcer la notoriété de votre marque. Pensez à vous prêter aussi au jeu.

Le développement de partenariats peut prendre de nombreuses formes. Voici deux pistes très efficaces pour créer un lien avec les autres acteurs de votre secteur.

Créez du contenu pour vos partenaires

Trouvez des publications, des blogs, des journaux et même des podcasts ou des web-séries bien cotés auxquels proposer vos contenus.

Ceci vous permettra de vous positionner en leader et en expert dans votre domaine, ce qui augmentera la confiance des autres acteurs et, par extension, de vos leads envers votre entreprise et dans votre marque.

Associez-vous à des entreprises qui ciblent les mêmes clients que vous

L’idée n’est pas de vous associer à vos concurrents, mais d’adopter une vision un peu plus large de vos activités.

Prenons un exemple. Les personnes qui voyagent souvent doivent réserver des chambres d’hôtel, louer des véhicules et acheter des billets d’avion. Les entreprises qui offrent ces produits ou services distincts peuvent s’associer pour répondre aux besoins généraux des “voyageurs” et leur proposer des réductions, des offres groupées, etc.

plateforme avis
Avis s’associe à plus de 60 compagnies aériennes partenaires pour offrir des réductions et des récompenses à leur clientèle commune (source).

Posez-vous les questions suivantes pour trouver les bons partenaires :

  • Qui utilise votre produit ?
  • Dans quel but ?
  • Quels autres logiciels pourraient permettre aux utilisateurs d’atteindre leurs objectifs ?
  • Qui vend ce type de solutions ?

Sur cette base, intéressez-vous à l’identité de marque de partenaires potentiels et sélectionnez les entreprises complémentaires à la vôtre.

Vous pourrez ensuite renforcer mutuellement votre présence digitale pour améliorer votre notoriété commune et individuelle.

5. Gardez à l’esprit que le numérique ne relègue pas le physique aux oubliettes

La société est de plus en plus tournée vers le numérique, mais ce qui se produit dans le monde physique n’en a pas moins de valeur pour la notoriété des marques.

Le marketing expérientiel peut devenir viral

Dans le cadre de sa campagne “Étonnamment simple”, Esurance a organisé des événements éphémères dans différentes villes des États-Unis.

Ces activités ont été filmées, photographiées et relayées par les participants, et les contenus associés ont été partagés par de nombreux amis et collègues qui n’avaient pas assisté aux événements.

Tout cela a renforcé la notoriété de la marque.

Sur le mur d’un café d’Austin (Texas), on peut lire “I love you so much” (“je t’aime tellement”). L’endroit est devenu un lieu prisé des instagrammeurs et des personnes qui cherchent à booster leur profil Tinder.

brand awareness exemple
Rien de tel que le vandalisme pour prouver son amour (source) !

En créant dans le monde réel des atouts marketing susceptibles d’être partagés et discutés en ligne, les entreprises, dont la vôtre, améliorent la notoriété de leur marque à l’ère digitale.

Par où commencer

Une fois que vous avez fixé l’identité véritable de votre marque, vous pouvez pratiquement partir dans n’importe quelle direction.

Vous devez saisir la moindre chance de toucher votre public. Toute opportunité est bonne à prendre pour améliorer votre brand awareness.

Voilà un excellent conseil, car la présence et l’engagement sont les deux facteurs clés du renforcement de la notoriété d’une marque. Soyez présent lorsque des personnes discutent. Soyez présent lorsque des personnes cherchent des spécialistes dans votre secteur.

Les gens finiront bien par vous chercher… et ils vous trouveront.

Les résultats présentés dans cet article sont tirés d’une étude de Gartner consacrée aux comportements d’achat de logiciels des chefs de petites et moyennes entreprises au cours des 12 derniers mois. La recherche a principalement été menée en ligne durant les mois de juillet et d’août 2018 auprès de 420 répondants américains, allemands et français.

Les entreprises ont été sélectionnées selon leur nombre d’employés et leurs rentrées pour l’année fiscale 2017 pour entrer dans la catégorie des PME. Elles devaient aussi avoir consacré 5 000 $ ou plus à l’achat d’au moins un outil logiciel dans les 12 mois précédant l’enquête. Les répondants devaient occuper au moins un poste de manager et jouer un rôle dans les décisions d’achat de solutions logicielles au sein de l’entreprise.

L’étude a été mise sur pied par des analystes Gartner et par l’équipe de recherche principale en charge de Digital Markets.

Attention : les résultats ne sont pas des constatations généralisables au secteur tout entier ; ils donnent une idée globale des sentiments des répondants et des entreprises qui ont participé à l’étude.

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¿En qué se diferencian el software de gestión de proyectos y el de gestión de tareas?

Diferencia entre administrador de tareas y gestor de proyectos

Diferencia entre administrador de tareas y gestor de proyectos

¿Cuáles son las diferencias entre trabajar en un proyecto y trabajar en una tarea?

La respuesta es fácil: los proyectos suelen tener fechas claras de inicio y fin y normalmente se marcan hitos a lo largo de su duración. El resultado del proyecto es un servicio o producto completado.

Las tareas, por otra parte, son unidades únicas de trabajo. Wrike define las tareas como “acciones que llevar a cabo en un proyecto, pasos únicos a lo largo de un camino. Una tarea debe finalizarse en una determinada fecha y contribuir a objetivos relacionados con el trabajo. Así, la gestión de proyectos es la coordinación de tareas individuales. Dichas tareas, a su vez, pueden dividirse en subtareas, que también deben tener fechas claras de inicio y finalización”.

Si sigues sin tener claro qué tipo de software necesitas, a continuación encontrarás información sobre las características del software de gestión de tareas y las del software de gestión de proyectos. ¡Continúa leyendo para descubrir las ventajas (e inconvenientes) de ambos tipos y averiguar cuál es el más adecuado en tu caso!

Diferencias generales entre el software de gestión de tareas y el de gestión de proyectos

La finalidad del software de gestión de tareas es proporcionar soluciones para tareas específicas. Este tipo de programas deben permitir al usuario nombrar y categorizar las tareas, así como establecer las fechas de inicio y fin de las mismas. Existen multitud de opciones de software gratuito de gestión de tareas para todo aquel que busque una solución económica.

El software de gestión de proyectos, por otro lado, abarca muchos más aspectos. Suele ofrecer funciones de gestión de tareas e incluye otras capacidades, como estimación del esfuerzo previsto y real de los miembros del equipo, gestión de recursos y dependencias. Si solo necesitas una lista de verificación (es decir, un software de gestión de tareas), el software de gestión de proyectos puede resultar abrumador.

El software de gestión de tareas es rápido, el de gestión de proyectos es completo

El software de gestión de tareas es mucho más fácil de configurar y usar que el de gestión de proyectos. El primero, obviamente, es más sencillo de utilizar porque es menos detallado y solo gestiona tareas pequeñas.

El software de gestión de proyectos, por el contrario, permite trazar una planificación de proyectos más profunda y detallada. Es capaz de asignar varias tareas, en ocasiones de manera simultánea, a múltiples miembros del equipo, permitiendo así planificar tareas complejas y proyectos de forma ágil y coordinada.

¿Qué ocurre con las interdependencias entre tareas?

El software de gestión de tareas destaca de verdad en la gestión de tareas específicas o componentes individuales de un proyecto.

Este tipo de software es el más útil cuando la finalización de una tarea no influye directamente en el comienzo de otra.

Por el contrario, el software de gestión de proyectos se centra en las interdependencias entre tareas. Las actividades del proyecto se vinculan a tareas específicas, pero no terminan súbitamente con la finalización de una tarea. Aparte de que estas suelen estar relacionadas entre sí, también es frecuente que los miembros del equipo se comuniquen y opinen sobre las distintas tareas.

¿Y los diagramas de Gantt?

El software de gestión de tareas no suele ofrecer diagramas de Gantt; de hecho, las soluciones con estas capacidades, como Smartsheet o TeamGantt, también funcionan a modo de software de gestión de proyectos.

Los diagramas de Gantt muestran las distintas actividades de las que se compone un proyecto, sus fechas de inicio y finalización, la progresión o el estado del proyecto y las interdependencias entre tareas. El software de gestión de proyectos facilita la creación de estos gráficos de barras, que ofrecen una representación visual de la planificación del proyecto.

¿Y si tengo un proyecto muy pequeño?

El alcance del proyecto determina también el software más adecuado.

Los proyectos pequeños, con menos de cinco tareas individuales, se gestionan mejor con un software de gestión de tareas. Para proyectos más grandes o con muchas interdependencias entre tareas, el software de gestión de proyectos resulta más adecuado.

El software de gestión de proyectos suele usarse, por ejemplo, en el sector de la construcción (este software específico recibe el nombre de “software de gestión de construcción“). Esto es así porque los proyectos de perfil alto suelen requerir de gran planificación y seguimiento. Pueden durar meses (como en el caso de las implementaciones de software) o incluso años (por ejemplo, en la construcción de un estadio) y es necesario tener en cuenta múltiples factores, como interdependencias entre tareas, disponibilidad y consumo de recursos o cálculos de riesgo.

¿El tamaño del equipo influye en la idoneidad del software?

El software de gestión de tareas es capaz de administrar tareas que requieren de la participación de una sola persona o, como mucho, de un equipo pequeño de no más de cinco miembros.

En el caso de equipos más grandes, con más de cinco miembros que realicen distintas tareas en un proyecto multidimensional, es más adecuado el software de gestión de proyectos. Este ofrece un entorno ideal para la comunicación y realización de otras actividades en proyectos importantes; de hecho, las investigaciones sobre software de gestión de proyectos (información en inglés) indican que la comunicación del equipo es la mayor ventaja de este tipo de programas.

¿Buscas solo una lista de tareas o necesitas una solución más completa?

El software de gestión de proyectos permite profundizar más en aspectos complejos de planificación y seguimiento. El de gestión de tareas, sin embargo, se limita a dividir las tareas en listas de pasos específicos. Además de crear estas listas para los distintos componentes del proyecto, el software de gestión de proyectos es capaz de evaluar el progreso de las tareas individuales y administrar los matices más complejos del proyecto, como presupuesto, comunicación del equipo y plazos.

¿Nos hemos dejado algo?

¿Crees que se ha pasado por alto alguna otra diferencia entre el software de gestión de proyectos y el de gestión de tareas? ¿Cuáles son tus soluciones favoritas de software de gestión de tareas y proyectos? ¡Deja un comentario a continuación!

3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace

3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace

3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace

Quel que soit le secteur d’activité, la sacro-sainte réunion a toujours fait partie de la vie de l’entreprise. Au cours de l’année 2018, les cadres français ont passé environ 27 jours en réunion, soit davantage qu’en vacances. Malheureusement, seulement 52 % de ces réunions sont considérées comme utiles d’après des statistiques de 2017 : les salariés interrogés déplorent l’absence d’ordre du jour clair et le manque de pertinence dans le choix des participants. Et du côté des organisateurs, il n’y a rien de plus frustrant que de préparer soigneusement une présentation et de constater que la moitié des collaborateurs ont les yeux rivés sur leur smartphone.

Les raisons de ce manque d’appréciation pour les réunions sont nombreuses, mais c’est l’aspect chronophage qui revient le plus régulièrement : généralement trop longues, les réunions requièrent bien souvent de s’investir avant même qu’elles n’aient lieu. En effet, il n’est pas rare de recevoir une invitation suivie de 3 ou 4 notifications pour indiquer un changement de salle ou d’horaire pour accommoder tel ou tel collaborateur.

Pour éviter de souffrir du syndrome de la “réunionite aiguë“, il est crucial de prévoir des réunions efficaces et adaptées aux besoins des équipes. Vous avez de la chance, nous avons déniché pour vous 3 logiciels de réunions qui vous faciliteront la vie tout en encourageant vos collaborateurs à participer.

Gotomeeting

plateforme outil gotomeeting

Lancé en 2004, Gotomeeting s’est rapidement imposé comme un géant de la vidéoconférence. Ses nombreuses fonctionnalités vous permettront de gagner du temps et de miser sur la clarté et la transparence.

Points forts :

  • Son interopérabilité : ce logiciel polyvalent est disponible pour les clients PC et Mac ainsi que les systèmes d’exploitation mobiles, que ce soit iPhone, iPad ou Android.
  • Pour organiser une vidéoconférence avec Gotomeeting, il n’y a rien de plus facile : vous pouvez créer et gérer vos réunions depuis un panneau de configuration dédié et envoyer une URL de participation à vos collaborateurs.
  • Partagez uniquement ce que vous voulez montrer : Gotomeeting vous permet de sélectionner les programmes que vous souhaitez afficher lors du partage d’écran et les participants peuvent échanger depuis une fenêtre de discussion accessible à tous.

Points faibles :

  • Il n’y a pas d’option “lever la main” pour les collaborateurs, qui doivent utiliser la fenêtre de chat ou faire signe au présentateur via webcam pour prendre la parole.
  • Par ses nombreuses fonctionnalités, Gotomeeting est un outil plutôt gourmand en ressources dont l’interface varie grandement d’une plateforme à l’autre.

Prix : à partir de 19 €/mois pour la version Starter avec abonnement annuel

Klaxoon

plateforme logiciel klaxoon

Développé par une start-up rennaise, Klaxoon est une solution de vidéoconférence et partage d’écran optimisée pour le travail d’équipe.

Points forts :

  • Cet outil original est basé sur la gamification, la transposition de mécaniques de jeu à des contenus non ludiques : accumuler des points, passer un niveau, déverrouiller des bonus… Son efficacité n’est plus à démontrer et Klaxoon l’a bien compris.
  • Lors d’un brainstorming, les participants pourront envoyer leurs suggestions depuis leurs smartphones à un tableau blanc (l’écran du présentateur de la réunion) pour créer un nuage de mots et faire avancer la réflexion.
  • Vignettes, captures d’écran, quiz : avec Klaxoon, c’est la collaboration qui prime.

Points faibles :

  • Klaxoon est un outil complètement indépendant et ne peut pas être utilisé pour partager des présentations de type PowerPoint.
  • Il conviendra surtout aux équipes créatives, mais ne pourra pas remplacer un outil traditionnel de vidéoconférence avec partage d’écran et envoi de fichiers.

Prix : sur devis, mais il faut compter généralement à partir de 49 € par mois pour la version cloud jusqu’à 99 € pour la version box, qui vous permet de profiter d’un réseau Wi-Fi réservé à la réunion et aux participants.

TeamViewer

plateforme logiciel teamviewer

Lancé pour la toute première fois en 2005 par une entreprise allemande, TeamViewer s’est rapidement imposé comme un outil incontournable pour la télémaintenance et la téléassistance : plus besoin d’envoyer d’explications compliquées par e-mail quand on peut simplement prendre la main sur l’ordinateur concerné ! Mais TeamViewer, c’est aussi un outil polyvalent de réunion et chat en ligne qui vous garantit un flux de travail fluide.

Points forts :

  • Même si vos collaborateurs n’ont pas installé le logiciel, ils pourront se rendre sur le site en ligne et y saisir le code communiqué au préalable par le présentateur pour rejoindre la réunion.
  • Pour les sessions de brainstorming, utilisez la fonction de tableau blanc pour encourager vos collaborateurs à participer.
  • Enregistrez vos réunions au format vidéo AVI et partagez-les ensuite avec votre équipe.

Points faibles :

  • Lors de partage d’écran, le texte peut souvent s’afficher dans une police réduite, ce qui peut rendre la lecture difficile.
  • TeamViewer requiert une bande passante conséquente pour maintenir la connexion entre les postes.

Prix : gratuit pour un usage privé. Les abonnements professionnels vont de 9,90 € par mois pour les utilisateurs seuls en télétravail à 124,90 € pour les équipes avec 3 sessions incluses.

Vidéoconférence, partage d’écran ou enregistrement de la réunion pour les absents : comme vous le voyez, les fonctionnalités ne manquent pas pour organiser des réunions efficaces et encourager vos collaborateurs à participer. Et, quelle que soit la taille de votre équipe ou votre secteur d’activité, vous trouverez à coup sûr le programme parfait dans notre liste de logiciels de réunions et de conférence Web. Et vous, quels sont vos outils de réunion préférés ? Dites-nous tout dans les commentaires !

Was ist ein Scrum Master?

Das Wort SCRUM mit Symbolen aus dem Projektmanagement

Alles zum Thema Scrum Master – von den Aufgaben zu den Qualitäten, die einen guten Scrum Master auszeichnen, zur Zertifizierung.

Das Wort SCRUM mit Symbolen aus dem Projektmanagement

Stell dir einmal Personen aus deinem Bekanntenkreis, die nicht mit IT oder Engineering zu tun haben die Frage, was ist ein Scrum Master? Du erhälst recht unterhaltsame Antworten. In meinem Bekanntenkreis reichten die Tipps von He-Man Bösewicht bis hin zu einer Kekssorte. Ein Bekannter mit guten Englischkenntnissen wusste, dass Scrum auf Deutsch Gedränge bedeutet. Er schlussfolgerte, der Scrum Master sei vielleicht der, der in Videos aus Japan die Menschen in die überfüllte U-Bahn drückt.

Diese Art von Antworten sind unterhaltsam und die Menschen, die sie geben, wissen, dass sie nicht wissen, was ein Scrum Master ist. Gefährlicher wird es, wenn Sie dieses kleine Experiment mit Leuten durchführen, die zwar wissen, dass Scrum eine Methode zum agilen Arbeiten ist, aber noch nicht wirklich verinnerlicht haben, wie anders agile Methoden im Vergleich zum klassischen Projektmanagement sind. Da wird der Scrum Master schnell zu einer Art Chef im Scrum Prozess, der anderen sagt, wie sie zu „scrummen“ haben. Noch unangenehmer wird es, wenn du mit Scrum arbeitest und dein Scrum Master glaubt das selbst. Oder wenn du als Scrum Master in ein Team einsteigen sollst und alle anderen (inklusive der Geschäftsführung) denken, du bist jetzt der Boss oder der Projektmanager.

(Gute) Scrum Master sind weder „Chef“ oder „Boss“ noch „Projektmanager“. Sie versuchen auch nicht, überfüllte U-Bahnen mit Menschen zu füllen oder He-Man aus Castle Grayskull zu vertreiben. Manchmal haben sie vielleicht Kekse dabei.

OK, aber was ist ein Scrum Master?

Bevor wir diese Frage wirklich beantworten, müssen wir in aller Kürze darauf eingehen, was Scrum eigentlich ist. Scrum ist eine Methode zum agilen Arbeiten, die in der Softwareentwicklung entstanden ist. Sie eignet sich besonders gut zur Entwicklung komplexer Lösungen und Produkte und kommt daher vor allem in den Bereichen IT und Engineering zur Anwendung. Mit Scrum entwickeln selbstorganisierte Teams in kleinen Schritten Produkte, von denen zu Beginn nicht immer klar ist, wie sie aussehen sollen. Scrum arbeitet mit flachen Hierarchien sowie inkrementell und iterativ, um sich an das Endergebnis heranzutasten. Eine genaue Erklärung von Scrum und agilem Arbeiten würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber diese kurze Zusammenfassung sollte schon gezeigt haben, dass sich Scrum und klassisches Projektmanagement erheblich unterscheiden. Ein Beispiel: Scrum kennt keine Deadlines. An deren Stelle stehen sogenannte Sprints, in denen in einem festgelegten Zeitraum ein zuvor vereinbarter Teil des Endprodukts fertiggestellt wird. Sprints sind eine Art Miniprojekt im Projekt und zielen auf fertige, funktionsfähige und oft sogar markttaugliche Teillösungen.

Wenn das Thema neu für dich ist, lies bei Gelegenheit den deutschen Wikipedia Artikel zu Scrum, der tatsächlich ziemlich gut ist.

Die Überschrift hat versprochen, Antwort auf die Frage “was ist ein Scrum Master” zu geben. Ich weiß es immer noch nicht. Was denn jetzt? Was sind Scrum Master Aufgaben?

Scrum Master ist eine Rolle im Scrum Prozess. Für das Team sind Scrum Master Ansprechpartner, Mentor, Coach, Moderator, Konfliktberater und manchmal auch eine Art Therapeut. Außerdem „verteidigen“ sie das Team gegen äußere Einflüsse und sorgen dafür, dass sie während Sprints in Ruhe arbeiten können. Dabei arbeiten Scrum Master nicht selbst an der Entwicklung des Produkts oder der Lösung mit. Ihre Aufgabe ist es, den gesamten Scrum Prozess im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle anderen so effektiv wie möglich arbeiten können.

Sagen wir du willst ein Softwareprodukt entwickeln und hast ein Budget für 5 Angestellte. Dann stellst du in diesem Modell nicht fünf Entwickler ein, sondern vier Entwickler und einen Scrum Master, der dafür sorgt, dass die anderen 4 den Scrum Prozess optimal umsetzen können. Das ist die Kernaufgabe der Rolle. Dafür beseitigt er (oder sie) Hindernisse, erkennt Optimierungspotentiale, schult Teammitglieder, vermittelt zwischen Product Owner, Stakeholdern und Team und sorgt im Allgemeinen dafür, dass das Team richtig „scrummen“ kann.

Hand zeigt auf Scrum und verbundene Symbole

Das Problem mit der Rolle des Scrum Masters ist, dass das alles etwas abstrakt klingt. Daher hier einige konkrete Beispiele:

Das Daily Scrum. Zur Scrum Methode gehört das Daily Scrum, ein kurzes 15 minütiges Meeting am Morgen, in dem kurz darüber geredet wird, wer heute was vorhat und ob es irgendwo Probleme gibt. Bilder wie dieses verdeutlichen die grundlegende Herausforderung mit diesem Konzept:

Das Daily Scrum ist ein essentieller Bestandteil der Scrum Methode und ist wirklich super hilfreich für das ganze Team. Wenn es kurz bleibt. Wenn es wirklich nur 15 Minuten dauert. Wenn Herr Maier und Herr Schmitt nicht wieder diskutieren, ob Python als Programmiersprache ernst genommen werden kann oder nicht. Gelingt es nicht, das Daily Scrum für einen schnellen morgendlichen Informationsaustausch zu nutzen, bei dem potentielle Probleme identifiziert werden, liegt es beim Scrum Master dies a) zu erkennen, b) zu thematisieren und c) eine Lösung zu finden. Bei hartnäckigen Fällen könnte er beispielsweise eine Handhupe zum Meeting bringen. Driftet das Meeting ab, wird gehupt und es ist klar, dass das Thema nicht ins Daily Scrum gehört – selbst wenn es vielleicht wichtig ist.

Der Kaffee ist leer. Donnerstagnachmittag mitten in einem Sprint, der zu scheitern droht. Der Kaffee ist leer. Der Scrum Master rennt los welchen holen und, falls das öfter passiert, redet mit den Verantwortlichen in der Geschäftsleitung, um klar zu machen, dass man Programmierer nicht ohne ausreichend Kaffee betreiben kann.

Streit. Zwei Teammitglieder kommen einfach nicht miteinander aus. Der Scrum Master kann hier als Ansprechpartner und Vermittler dienen und Lösungen vorschlagen (beispielsweise eine Aussprache oder Sitzplätze und Aufgaben neu verteilen).

Sprints scheitern. Es scheitern viel zu viele Sprints (Sprints werden bei Scrum nie verlängert. Entweder die Ziele werden erreicht oder nicht). Der Scrum Master sollte in der Lage sein, die Ursachen zu erkennen und Lösungsstrategien zu entwickeln. Beispielsweise könnte das Team zu Sprintbeginn immer zu enthusiastisch und übermotiviert sein und sich unrealistische Ziele stecken. Dann interveniert der Scrum Master, wenn erneut extrem ambitionierte Sprintziele festgelegt werden. Oder das Team ist chronisch unterbesetzt und der Scrum Master argumentiert bei der Geschäftsleitung vehement für die Einstellung weiterer Mitarbeiter.

Was macht einen guten Scrum Master aus?

Der Scrum Master steht vor einer besonderen Herausforderung: Er erfüllt all seine Aufgaben, ohne direkte Weisungsbefugnis oder die Möglichkeit, Teammitglieder zu sanktionieren. Der Scrum Master führt das Team nicht im Sinne einer klassischen Führungskraft, sondern dient diesem. Man bezeichnet Scrum Master daher auch als „Servant-Leader“ oder als „dienende Führungskraft“. Gute Scrum Master müssen über die richtige Persönlichkeit verfügen, um damit klarzukommen. Leute, die mit der Ernennung zum Scrum Master auf einen Machttrip kommen und glauben, endlich mal anderen sagen zu können, wie es so zu laufen hat, sind völlig(!) ungeeignet für die Rolle.

Gute Scrum Master brauchen keine institutionelle Autorität, sondern genießen den Respekt der Teams, die sie unterstützen. Die Teammitglieder schätzen seinen Rat, seine Kompetenz und seine Erfahrung (bzw. ihre/n Rat/Kompetenz/Erfahrung) und wenden sich an ihn (oder sie), wenn sie auf Hürden stoßen oder Ideen haben.

Scrum Master sollten gute organisatorische Fähigkeiten haben und auch in undurchsichtigen Situationen die Ruhe bewahren (und ausstrahlen) können. Was auch immer im Projekt schief läuft, Scrum Master sind im Optimalfall die letzten Teammitglieder, die in Panik geraten.

Außerdem sollten Scrum Master viel Erfahrung mit Scrum haben. Je mehr desto besser. Scrum hat seinen ganz eigenen Stil und während es toll ist, sich inkrementell und iterativ an ein nur in Umrissen bekanntes Ziel heranzutasten, ist es gut, wenn irgendjemand im Team möglichst früh bemerkt, dass man in die falsche (oder gar keine) Richtung sprintet. Daher ist es gut, wenn der Scrum Master schon viele möglichst anspruchsvolle Scrum Projekte erlebt hat. Er sollt wissen, wie es sich anfühlt, wenn ein Scrum Projekt auf Erfolgskurs ist – und wie es sich anfühlt, wenn ein Projekt gerade dabei ist, in kleinen Schritten und wiederholt mit dem Kopf gegen die Wand zu rennen.

Scrum Master sollten zudem gute Lehrer sein, da es bei ihnen liegt, Teammitglieder, die die Methode noch nicht gut kennen, in diese einzuweisen. Scrum Master sind für das Team Knowledge Center und Mentor in Sachen Scrum.

Und wie sieht es mit der Scrum Master Zertifizierung aus?

Wie du im Verlauf dieses Artikels sicherlich erkannt hast, ist es gar nicht so einfach, gute Scrum Master zu erkennen (und zu finden). Ein Mechanismus, der Unternehmen eine erste Idee geben soll, ob jemand geeignet ist, ist die Zertifizierung als Scrum Master. Es gibt gegenwärtig drei Zertifizierungsstellen:

Alle drei Stellen gehen etwas anders an das Thema heran, aber im Wesentlichen nehmen die angehenden Scrum Master an einem mehrtägigen Kurs teil und zeigen dann in einer Prüfung, was sie über Scrum wissen. Dieser Artikel vergleicht die drei Ansätze miteinander und gibt einen guten ersten Überblick. Eines gilt jedoch für alle Modelle: Die Scrum Master Zertifizierung sagt, dass jemand etwa 2.000 Euro zur Verfügung hatte und gut darin ist, Fragen zu Scrum zu beantworten. Das ist nicht unwichtig, macht aber noch nicht zu einem guten Scrum Master. Dafür spielen Persönlichkeit und praktische Erfahrung eine zu große Rolle.

Falls du selbst zum Master werden willst, kann die Scrum Master Zertifizierung sicher nicht schaden – und selbst Scrum Master mit Erfahrung lernen bei den Schulungen vermutlich noch etwas hinzu. Falls du Scrum Master einstellen willst, empfehlen wir, die Zertifizierung als einen Indikator zu nehmen, aber nicht zu viel Gewicht darauf zu legen. Es gibt gute Scrum Master mit und ohne Zertifizierung.

La prospection téléphonique B to B, une technique efficace toujours en vogue

La prospection téléphonique B to B une technique efficace

La prospection téléphonique B to B une technique efficace

Lorsqu’elles veulent faire connaître leurs services, les entreprises ont plusieurs choix : le content marketing (qui consiste à attirer le client vers elle grâce à du contenu de qualité), l’e-mail marketing (via lequel l’entreprise envoie des informations pertinentes à ses prospects), le marketing d’influence (placement de produits chez des personnes populaires au sein d’un secteur ou d’une communauté)… Et la prospection téléphonique B to B, dans tout ça ? A-t-elle toujours sa place dans le mix stratégique des entreprises qui souhaitent se démarquer de la concurrence ? La réponse est claire : oui, à condition de maîtriser certains points non négligeables. Suivez le guide !

Qu’est-ce que le télémarketing ?

Le télémarketing, ou prospection téléphonique, est une technique de marketing B to B consistant à contacter le prospect par téléphone pour fixer une visite sur site, mais aussi pour lui vendre un service ou un produit au bout du fil. Avant qu’Internet ne vienne révolutionner et simplifier le quotidien de tout un chacun (et que le RGPD vienne nous le compliquer), il fallait sortir l’annuaire, chercher le numéro de téléphone des entreprises de la région et décrocher le combiné. Mais ça, c’était avant ! Des outils adaptés peuvent vous assister dans ces démarches.

La prospection téléphonique, une technique has-been ?

C’est malheureusement le cliché que l’on garde en tête lorsqu’il est question de télémarketing : prospecter par téléphone, c’est démodé ! Il faut bien admettre que, de nos jours, le nombre de personnes qui n’aiment pas décrocher le téléphone est conséquent. À l’ère des applications de messagerie, des newsletters et des chatbots, composer le numéro d’un inconnu relève de plus en plus de la sortie de zone de confort chez la plupart d’entre nous. Mais c’est sans compter que cette technique peut constituer un véritable atout lorsqu’elle est utilisée dans la phase d’accroche du parcours de prospection, auprès des bonnes personnes et dans les règles de l’art. Pour cela, on l’accompagne de plusieurs autres canaux, comme nous le verrons plus tard dans l’article. En plus, elle présente bien plus d’un avantage !

Les avantages du télémarketing

Si la mode est à l’e-mail marketing et au marketing d’influence, les résultats de la prospection téléphonique sont probants : elle est plus rapide, plus efficace et plus chaleureuse. Une visite chez le prospect peut facilement durer une demi-journée (sans compter les frais de trajet), alors qu’un appel téléphonique ne prend qu’environ 30 minutes. Vous pouvez par ailleurs joindre en quelques secondes votre client potentiel, où qu’il se trouve dans le monde.

Peu coûteux par rapport à d’autres techniques plus longues à mettre en place, les appels téléphoniques permettent également d’établir un contact direct avec la personne ciblée et d’échanger davantage d’informations pertinentes sur ses besoins. Soulignons aussi que, là où un message publicitaire diffusé à la radio ou à la télévision est le même pour tout le monde, un contact par téléphone peut être (et doit être !) personnalisé.

Enfin, la prospection par téléphone présente l’avantage d’être mesurable. Nombre d’appels réalisés, temps passé sur un prospect, absences, taux d’intérêt… Toutes ces métriques vous permettront d’interpréter vos résultats, de cibler vos efforts et de rectifier le tir par la suite.

plateforme de telemarketing

Les techniques de prospection à maîtriser

Si, comme nous l’avons vu, la prospection téléphonique B2B présente son lot d’avantages, il ne faut pas oublier qu’un grand nombre de prospects s’en méfient et se montrent même récalcitrants à l’idée de se faire déranger à n’importe quel moment de la journée. Raison de plus de maîtriser les codes et les bonnes pratiques d’un télémarketing non agressif et ancré dans l’échange.

1. Constituer une base de données

Avant toute chose, vous devrez établir une liste de personnes ou d’entreprises à contacter. Systématisez votre recherche : procédez par secteur ou encore par région pour être le plus exhaustif et rapide possible. Veillez à ce que les informations dont vous disposez sur les personnes de contact soient à jour : les numéros de téléphone sont-ils bien toujours les mêmes ? Sont-elles toujours employées dans l’entreprise ? Occupent-elles toujours le même poste ? L’utilisation d’un outil CRM est un atout incontournable dans cette phase d’accroche !

2. Préparer l’entretien téléphonique et ses phrases d’accroche

C’est un fait indéniable : plus vous aurez d’assurance au téléphone et plus l’appel risque de bien se dérouler. Pour ce faire, dessinez la structure de votre entretien :

  • introduction (qui êtes-vous ? pourquoi appelez-vous la personne ?)
  • argumentaire commercial (objections et réponses potentielles)
  • conclusion (préparation de la suite, confirmation de ce qui a été convenu).

Imaginez toutes les réactions que votre prospect peut avoir afin de pouvoir lui répondre rapidement et sans hésitation. N’hésitez pas à rédiger un script si vous sentez le besoin d’être davantage guidé et que vous n’avez pas l’âme improvisatrice ! Car c’est en effet là que le bât blesse : un doute, une absence de réponse, et votre lead peut mettre un terme à la conversation en quelques secondes.

3. Joindre la personne ciblée

Vous avez décroché le téléphone et voilà que vient s’ajouter un obstacle sur votre route : la réception ou l’assistant tant redouté dont le rôle est de filtrer les appels entrants. Pour passer entre les mailles du filet, armez-vous de votre ton le plus assuré et énoncez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez parler.

Une fois en contact avec votre cible, assurez-vous d’écouter votre interlocuteur autant que vous lui parlez. Créez de l’intérêt chez votre prospect et posez de bonnes bases pour une relation durable. Une prospection ancrée dans l’échange n’en sera que plus efficace.

4. Ne pas oublier le suivi

Maintenant que vous avez raccroché, veillez à envoyer un e-mail de confirmation de ce que vous avez convenu avec votre prospect : date de rendez-vous, présentation de produits, offre éventuelle… Complétée par d’autres techniques de marketing, la prospection téléphonique n’est qu’une porte d’entrée de plus sur une relation commerciale fructueuse.

Optimiser sa prospection téléphonique B2B grâce aux logiciels de télémarketing

Le télémarketing B to B peut représenter une tâche titanesque : sélection des prospects, constitution de base de données, préparation et réalisation des appels, suivi… Pour vous aider à optimiser votre temps et vos résultats, nous vous avons sélectionné trois outils qui méritent d’être découverts.

PhoneBurner

Prix : à partir de 60 €/mois

Disponible en français : non

Fonctionnalités phares : composition ultra-rapide des numéros, pas de délai, possibilité de laisser des messages.

Call Tools

Prix : à partir de 89 €/mois

Disponible en français : non

Fonctionnalités phares : support client, intégrations CRM, écoute en direct des agents

FluentStream

Prix : à partir de 17 €/mois

Disponible en français : non

Fonctionnalités phares : volume supérieur, analyses, enregistrement d’appels

Vous l’aurez compris, le télémarketing est une technique de prospection B to B qu’il convient d’envisager dans le cadre de votre stratégie de marketing. Efficace, moins coûteuse et plus humaine, la prospection téléphonique est une technique qui existe depuis longtemps et qui est là pour rester. Mais à certaines conditions ! Une bonne préparation en amont et l’utilisation d’outils de télémarketing complets contribueront à des résultats plus fructueux pour votre entreprise.

6 consejos para marketing en redes sociales para pequeñas empresas

Consejos para marketing en redes sociales para pequeñas empresas

Consejos para marketing en redes sociales para pequeñas empresas

Desde hace más de una década, las redes sociales han cambiado nuestra manera de comunicarnos. Las pequeñas empresas ya no se preguntan si deben recurrir a ellas para promocionarse, sino más bien cómo usar el marketing en redes sociales para pymes y así publicitar su negocio.

Cuando eres un pequeño empresario, el tiempo es un bien valioso y finito. No tienes horas ni recursos para pasar el día entero navegando por una docena de plataformas sociales (ni para contratar a un experto en redes sociales que lo haga por ti).

Hemos hablado de estas limitaciones con expertos en marketing, especialistas en redes sociales y pequeños empresarios, y les hemos preguntado sobre sus objetivos y las estrategias que emplean para planificar su marketing en social media.

Su consejo es muy claro: si inviertes en marketing en redes sociales, conseguirás dirigir un mayor tráfico a las páginas de tu empresa, mejorar la presencia de tu marca y aumentar la satisfacción del cliente.

Consejos para marketing en redes sociales para pequeñas empresas

1. Planifica más allá de la jornada laboral

Ya sabes que, para una pequeña empresa, el tiempo es un bien valiosísimo. Una de las formas más eficaces de ahorrar tiempo es planificar el contenido para las redes sociales.

Hablamos con Christina Hager, directora de estrategia y distribución en redes sociales de Overflow Storytelling Lab, sobre cómo se debe planificar la actividad en las redes sociales.

Christina Hager. Overflow Storytelling LabChristina Hager

Estrategia y distribución en redes sociales, Overflow Storytelling Lab

 

 

“Cuando has desarrollado una estrategia y conoces tus campañas, puedes crear el contenido con antelación. Así puedes ver cómo todo evoluciona”.

¿Qué hacer con todo el contenido que se crea? Hager da tres sugerencias excelentes:

Crear un calendario editorial para supervisar las publicaciones

El calendario editorial te ayudará a supervisar el contenido original y seleccionado en un solo lugar. También te permitirá actualizar y colaborar fácilmente, lo cual es vital si compartes el trabajo de redes sociales con tu equipo.

Contratar a un becario o a un estudiante de marketing que se encargue de las publicaciones

Dedica tu tiempo y dinero a desarrollar una estrategia y contrata a alguien entusiasta para que publique en las redes sociales y cree contenido adicional.

Usar una herramienta de planificación

Hager siempre usa Hootsuite para planificar sus publicaciones y aconseja a sus clientes hacer lo mismo. “Ahorra muchísimo tiempo”, afirma. “Con solo dedicarle un rato, puedes planificar el trabajo de toda la semana (o de todo el mes)”.

Consejo de experto: si planificas los contenidos de redes sociales con antelación, estate atento a los sucesos de actualidad. Si ocurre un desastre natural u otra catástrofe, resultaría insensible publicar el contenido planificado sin hacer mención al suceso.

2. Personaliza el contenido para tu público objetivo

Una buena presencia en redes sociales no consiste únicamente en publicar con frecuencia. Según Hager, lo que publicas es igual de importante.

Si no cuentas con una estrategia y un público concreto al que dirigirte, tus esfuerzos se perderán en un mar de contenido.

Por el contrario, debes “centrarte en tu público objetivo y crear una presencia en las redes sociales que sea adecuada para ellos, que hable su mismo lenguaje. Encuentra a tu público objetivo y usa los datos de las redes sociales. Consulta los informes de Hootsuite para saber en qué plataforma son más activos”, indica Hager.

Si tu pequeña empresa vende ropa de bebé, sería una buena idea que compartieses información y trucos valiosos para conectar con las atareadas madres primerizas. Sin embargo, si lo que quieres vender es equipamiento de aventura, piensa en la personalidad y procedencia de tu público objetivo y crea contenido, textos e imágenes atractivos para ellos.

Consejo de experto: asegúrate de usar las excelentes capacidades de focalización que ofrece Facebook. Puedes dirigirte a personas con actitudes e intereses específicos, incluso a gente con determinados empleos.

3. Ábrete camino entre el ruido de las redes

Una vez que has identificado a tu público objetivo, ¿cómo consigues hacerte oír entre el ruido y captar la atención de clientes potenciales?

En el 2018, Facebook ha tenido 2320 millones de usuarios activos mensuales. ¿Cómo puedes encontrar a posibles clientes para tu pequeña empresa entre todo ese tráfico?

Hablamos con Dean DeCarlo, presidente de Mission Disrupt, agencia de publicidad y marketing que impulsa el crecimiento de las marcas en los canales digitales. Para DeCarlo, el contenido auténtico es lo que hace que una estrategia de redes sociales destaque entre la multitud.

“Las empresas que solamente publican información de productos o promociones consiguen un alcance y participación mediocres”, afirma DeCarlo.

Dean DeCarlo. Presidente de Mission DisruptDean DeCarlo

Presidente de Mission Disrupt

 

 

 

“[Las empresas] deben centrarse en crear contenido original enfocado a la comunidad que representan”.

Concretamente, DeCarlo indica que Mission Disrupt consigue un gran éxito creando contenido original en vídeo. La empresa produce vídeos semanales con consejos de marketing y tutoriales para profesionales del sector, consiguiendo así una plataforma desde la que transmitir su liderazgo y buenas prácticas.

Consejo de experto: una de las ventajas de las pequeñas empresas es que permiten tener un contacto directo y cercano con los clientes. Usa los vídeos de Facebook Live y las historias de Instagram para presentar novedades y comunicarte con tus clientes y comunidad.

4. Aprovecha la comunidad

Según indica DeCarlo, para que el público reciba tu contenido e interactúe con él debes centrarte en la comunidad, ya sea geográfica o temática. Si una empresa no se centra primeramente en la comunidad a la que pertenece, estará perdiendo una oportunidad única de influir de forma positiva en la percepción del cliente potencial sobre su producto o servicio.

DeCarlo utiliza como ejemplo el sector automovilístico. Imaginemos que diriges un concesionario de coches local. “En lugar de publicar promociones o fotos de la oficina, usaría mi cuenta para mostrar espectaculares coches de lujo”.

Así llamarías la atención de los usuarios, incluidos los entusiastas del automóvil; al fin y al cabo, a nadie le disgusta ver una foto de un elegante Porsche.

Si tienes una tienda de moda física, puedes dirigirte a tu comunidad geográfica indicando la ubicación de tu tienda en las etiquetas para que la gente sepa dónde está.

Consejo de experto: responde rápidamente a los comentarios y crea historias en las que el público quiera participar. Aprovecha los eventos locales y los temas de actualidad en tu comunidad.

5. Controla aquello sobre lo que puedes actuar

Cuando tienes una metodología sólida, la última pregunta que debes hacerte es: ¿ha funcionado? ¿Cómo puedes medir la eficacia de tu actividad en las redes sociales?

Nathalie Couet, directora de comunicación, marketing y alianzas de Dashthis.com, afirma que es importante separar las métricas “vanidosas” de aquellas sobre las que es posible actuar. Una cifra positiva de la que no se puede extraer nada práctico (como el número de “Me gusta” de una publicación) es una métrica “vanidosa”.

Nathalie Couet. Manager de comunicación, marketing y alianzas de Dashthis.com Nathalie Couet

Directora de comunicación, marketing y alianzas de Dashthis.com

 

 

“En cada red social mido la participación (cuánta gente interactúa con el contenido y lo comparte, el número de retweets, etc.) además de la cantidad de seguidores”.

Recuerda que existe una gran diferencia entre el número de seguidores/suscriptores y los “Me gusta” de una publicación concreta: los primeros son aquellos que conscientemente desean recibir tu contenido.

También es importante establecer objetivos e hitos.

“El decir que quieres aumentar tus seguidores no te da una responsabilidad concreta”, explica Couet, “ni te proporciona métodos específicos para conseguirlo. Por el contrario, plantéate algo así: ‘Quiero doblar mi número de seguidores en los próximos 12 meses y lo haré publicando contenido dos veces al mes y anunciando una publicación mensual a mi público objetivo. Así conseguiré aumentar mis seguidores en un X % cada mes'”.

De esta forma tendrás algo concreto a lo que atenerte y podrás ver si vas en la buena dirección o si, por el contrario, necesitas ajustar tus objetivos o métodos.

Consejo de experto: el software de marketing en redes sociales puede ayudarte a llevar tus analíticas a otro nivel. Consulta el Informe de los mejores 20 de Capterra para encontrar toda la información que necesitas sobre los mejores software de marketing en redes sociales.

6. Complace a tus clientes para que vuelvan

A medida que crezca tu presencia en las redes sociales, tendrás más oportunidades de interactuar directamente con tus clientes. Aprovecha estas ocasiones para brindarles una atención personal y eficaz.

Zach Hendrix, cofundador de GreenPal, nos habla sobre su innovadora forma de garantizar la satisfacción del cliente en las redes sociales.

Zach Hendrix. Cofundador de GreenPalZach Hendrix

Cofundador de GreenPal

 

 

“Hace poco decidimos afrontar el desafío de aportar personalidad a nuestras campañas en redes sociales para crear una conexión personal con nuestros clientes”.

Tras una lluvia de ideas, el equipo de GreenPal se decidió por una campaña que les permitiría dejar una impresión positiva y duradera en sus clientes.

Y lo hicieron a través de sus mascotas.

“Cuando un propietario contrata nuestros servicios”, explica Hendrix, “le preguntamos si tiene mascotas en casa. Así, nuestros proveedores de césped saben que deben tener cuidado al entrar”.

Zach y su equipo de GreenPal vieron una oportunidad de oro para impresionar a sus clientes y decidieron enviar regalos personalizados a sus mascotas.

“Nuestros clientes quedaron impresionados”, dice Hendrix. “Recibimos notas manuscritas de agradecimiento, vídeos en Facebook de los perros jugando con el hueso que les habíamos enviado y tweets dándonos las gracias. En relación al tiempo y dinero invertido, fue una campaña excelente”.

Consejo de experto: un cliente satisfecho es el mejor embajador en las redes sociales. Cuando recibas comentarios positivos de tus clientes, pídeles que compartan su experiencia públicamente en Yelp, en las reseñas de Google o en tu página web.

Placer l’humain au cœur de la transformation digitale, un gage de réussite

la transformation digitale et l'humain

la transformation digitale et l'humain

Le défi technologique dans un projet de transformation digitale est de taille : de nouvelles plateformes voient le jour et il est toujours plus difficile d’en analyser la pertinence. Par exemple, comment comparer les logiciels de signature électronique selon les besoins de votre entreprise ? Ou bien les outils de gestion documentaire, si vous avez un budget prédéfini ? Que dire de tous les outils d’intégration lancés sur le marché afin de vous faciliter la vie en tant que professionnel de votre secteur donné ? Mais le moteur dans tout cela reste bel et bien l’humain. Un projet de cette envergure n’a aucune chance d’aboutir si on ne donne pas aux différents acteurs la place qu’ils méritent.

La bonne nouvelle, c’est que la prise de conscience par les organisations de l’importance de la transformation digitale est grandissante. En revanche, selon des données récentes du baromètre de la maturité digitale, la mise en place de projets qui approchent cette transformation de manière globale peinent à voir le jour. Les dirigeants des entreprises préfèrent malheureusement adopter des mesures plutôt marketing vouées à donner une image plus actuelle de l’entreprise.

Un véritable processus de transformation, ou plutôt de mutation numérique, est donc nécessaire pour que la nouvelle réalité digitale s’installe progressivement et de façon durable.

Réfléchir à de bonnes pratiques, simples et efficaces, pour chaque moment du projet, et impliquer les individus dans ce processus sont des étapes indispensables afin que la transformation digitale prenne tout son sens.

Le rôle de l’humain

le role de l'humain dans la transformation digitale

C’est une pratique courante de considérer les salariés d’une entreprise comme un capital d’exploitation où l’aspect financier prime sur tout le reste. Ceci constitue une très mauvaise approche qui n’assure même pas de gagner plus d’argent ! En effet, une personne qui n’est pas motivée produit moins, et dans une telle situation, la qualité est loin d’être au rendez-vous.

Il faut changer totalement cette vision de l’humain pour en créer une plus adaptée au grand défi de la révolution digitale.

Deux idées doivent être très clairement définies dans l’esprit des chefs de projet digitaux ou de tout collaborateur en charge de la mutation numérique dans son entreprise :

  • La transformation digitale est mise en place pour que la technologie aide les individus à être plus performants dans un environnement où la qualité prime. En aucun cas ils ne seront remplacés par la technologie : ils auront un nouveau rôle qui les motivera encore plus.
  • La collaboration entre employés est le maître-mot. Il faut considérer comme révolu le temps des organisations avec une structure hiérarchique fermée où le surmenage est à l’ordre du jour.

Une fois que le responsable de la transformation numérique a bien compris la nouvelle place de l’humain dans l’organisation, il peut analyser comment agir par des actions très concrètes et efficaces pour que les individus puissent donner le meilleur d’eux-mêmes. S’il y parvient, la réussite du projet est pratiquement assurée, ou du moins, il pourra rectifier le tir en voyant où sont les points bloquants.

1. Expliquer

transformation digital au sein des secteurs

L’inconnu fait peur : ne pas savoir laisse place à l’imagination qui peut faire des ravages ! Les rumeurs et fausses idées se mettent à circuler et l’effet boule de neige risque de compliquer très sérieusement le déroulement du projet.

La première chose à faire est donc d’essayer à tout prix de faire adhérer tous les acteurs au changement pour qu’ils soient réellement convaincus que le processus de transformation sera positif pour eux. Plus facile à dire qu’à faire : beaucoup de projets échouent à cause d’une communication défaillante.

Une approche claire et simple s’impose. On peut la résumer en trois points :

  1. Expliquer aux individus, en prenant en exemple des situations connues, les technologies digitales.
  2. Mettre en avant les avantages de la nouvelle façon de travailler.
  3. Présenter les changements prévus comme un défi et une opportunité d’amélioration.

Voici un exemple très simple pour comprendre :

Problématique : expliquer la signature électronique

  1. Explication : signer un document électronique avec un certificat numérique est l’équivalent de signer un document papier avec un stylo.
  2. Avantages : à la différence de la signature manuscrite, la signature électronique assure l’intégrité du document. C’est-à-dire qu’on sait qu’il n’a pas été modifié.
  3. Améliorations : signer électroniquement et stocker les documents dans un système de gestion documentaire permet de ne plus réaliser des tâches répétitives et de faible valeur ajoutée telles qu’imprimer, classer, rechercher des documents papier.

2. Former

Une fois que tout le monde est conscient des enjeux et de la signification de la révolution digitale, il faut donner les moyens à tous les acteurs de participer à cent pour cent à ce nouveau défi. Une formation adaptée aux différents profils est indispensable et doit se réaliser tout au long du projet.

Mais cela ne suffit pas, la complexité de ce processus de transformation exige de former tout le personnel sur deux aspects bien différents :

  • L’utilisation des logiciels et des technologies
  • L’organisation et les méthodes de travail

Deux conseils à ce sujet : il vaut mieux que le contenu soit très pratique et que les sessions de formation se déroulent juste avant l’application réelle du sujet traité pour qu’elles soient efficaces.

3. Participer

Pour que les efforts de communication et de transfert de connaissances puissent être bénéfiques au projet, le moment est venu de profiter de l’apport de toutes les personnes impliquées. Chaque individu maîtrise désormais les nouveaux outils, sait quelle est sa nouvelle place dans l’organisation et connaît les nouveaux processus.

De bonnes bases sont là : il faut maintenant passer à l’action.

Le manager principal ou le dirigeant de l’entreprise a besoin de quelqu’un qui dirige d’une forme décidée et flexible en même temps : un chef de projet expérimenté est indispensable. Au niveau des acteurs impliqués dans le projet, il faut les introduire progressivement à la nouvelle façon de travailler.

Pour le côté technique, il faut :

En ce qui concerne l’organisation et la méthode de travail :

  • Ne pas hésiter à organiser de courtes réunions informelles dites “agiles”, de quelques minutes s’il le faut, pour laisser s’exprimer les doutes et les attentes des collaborateurs.
  • Commencer par des procédés simples et toujours accompagner la personne, au moins dans un premier temps.

Enfin, comme dans tout autre projet, une bonne gestion du temps s’impose : de bonnes pratiques simples et l’utilisation d’outils de gestion du temps peuvent vous permettre de tenir les délais, de rendre des projets plus complexes, de réduire les coûts, de redéfinir les priorités etc.

4. Collaborer

Transition digitale est synonyme d’utilisation de nouvelles technologies et de nouvelles plateformes. Les smartphones et les tablettes se généralisent, ainsi que les réseaux sociaux et le cloud. L’information circule très vite entre les salariés, des nouvelles idées naissent sans arrêt, une collaboration naît naturellement entre les individus.

Pourquoi ne pas en profiter dans la transformation digitale ? On peut avoir plus de contributions, très rapidement : un flux d’information non canalisé qui représente une base très riche pour développer le projet. De plus, l’entraide qui se matérialise entre collaborateurs permet d’améliorer le résultat et de produire plus de qualité.

Il faut donc repenser l’organisation, ne plus utiliser les systèmes hiérarchiques connus et profiter pleinement de la communication horizontale est transversale dans l’organisation.

Pour mettre en place une relation collaborative, il faut agir à deux niveaux :

  1. Outils collaboratifs : donner accès à tous les collaborateurs à un espace de travail partagé et leur permettre de communiquer sans limite en utilisant les applications de messagerie instantanée.
  2. Organisation : constituer des équipes multidisciplinaires focalisées sur des objectifs partagés. Les membres ne sont pas sélectionnés en fonction de leur statut, ils sont choisis en considérant leurs motivations, capacités et intérêts communs.

Ce nouveau type d’approche s’utilise d’abord dans le cadre du projet de transformation digitale ; il va ensuite se généraliser progressivement au sein de l’entreprise. Cela se produit seulement si la transition digitale est abordée par une démarche globale qui tient compte du rôle central de l’humain dans toutes les phases du projet.

Capital humain : un rôle central

capital humain detient un role central dans la transformation digitale

Si l’on veut que la transformation digitale ne soit pas une opération de façade, vide de contenu, commençons par nous focaliser sur l’humain et laissons à la technologie le rôle de support, certes indispensable, mais non central.

Pour que la réussite soit au rendez-vous, il vous faudra d’abord fixer les indicateurs de la réussite avant de commencer le projet, puis au cours du projet vous pourrez en réévaluer les jalons selon la méthode agile ou Scrum.

Des actions concrètes que le chef de projet digital ou l’entreprise digitale dans son ensemble devront prendre pendant toute la transition peuvent se résumer par expliquer, former, participer et collaborer avec les employées qui constituent le capital humain de l’entreprise.


À PROPOS DE L’AUTEUR

auteur jeanlouis rogé

JEAN-LOUIS ROGÉ
Ingénieur informatique
Directeur des services d’informations (DSI).
PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécom, la grande distribution et le service public.

Blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/

 

Interne Kommunikation-Tools richtig auswählen

Mann vor Plakat mit Zeichen von Kommunikationstools

Projekt Manager lieben den Begriff „Agile“, denn als „agile“ Person bist du flexibel, vielseitig, anpassungsfähig und innovativ.

Warum nur nutzen wir dann im Unternehmen für die interne Kommunikation Tools, die eigentlich schon längst ausgedient haben könnten?

Beim Wasserfall-Projektmanagement wird viel dokumentiert und über E-Mail kommuniziert, bei agilen Methoden hingegen kommen persönliche Meetings und Kollaborationssoftware zum Einsatz. Auch bei Scrum, was ebenfalls zu den agilen Methoden gehört, gibt es ein tägliches Scrum-Meeting, d. h. ein kurzes Stand-Up-Meeting, bei dem die Teammitglieder stehend ihren Status mitteilen.

Welchem Projektmanagement-Stil man auch folgt, das interne Kommunikations-Tool sollte individuell für jedes Projekt ausgewählt werden. Schließlich hat die Mitarbeiterkommunikation massive Auswirkungen auf den Erfolg.

Mann vor Plakat mit Zeichen von Kommunikationstools

Einem Gartner-Webinar zufolge hat eine effektive Mitarbeiterkommunikation eine Menge positiver Auswirkungen auf Unternehmen:

  • 19 % höhere Geschäftsergebnisse
  • 57 % höhere Aktionärsrendite
  • 4,5-mal höhere Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter*innen sich stark einbringen
  • Mit 20 % Wahrscheinlichkeit geringere Mitarbeiterfluktuation

Wenn so viel auf dem Spiel steht, wird es umso wichtiger, für jede Situation die richtigen Tools für die interne Unternehmenskommunikation auszuwählen.

Indem die besten internen Kommunikation-Tools aus den verschiedenen Projektmanagement-Ansätzen eingesetzt werden, können kleine Unternehmen einen effektiven Plan erarbeiten und so die interne Kommunikation verbessern.

Die richtige Mischung aus internen Kommunikation Tools

Im modernen Projektmanagement gelten Wasserfallmethoden als nachteilig, da sie mit aufwendiger Dokumentation verbunden sind. Aber Dokumentation hat sich in einigen Bereichen auch durchaus bewährt, warum also nutzen wir sie nicht zusätzlich zu unseren täglichen Stand-Up-Meetings?

Und selbst bei einem Team, das den Agile-Ansatz perfektioniert hat, ist ab und an eine E-Mail ganz nützlich, wenn beispielsweise Informationen schnell an eine bestimmte Gruppe von Personen weitergeleitet werden müssen.

Kommunikation im Jahre 2019 ist viel komplizierter als noch 1989, wo man sich praktisch nur zwischen einem Anruf, einem Fax und einem handgeschriebenen Brief entscheiden musste. Heutzutage muss die Kommunikation stärker als je zuvor auf die Situation abgestimmt sein.

Wie man den richtigen Kommunikationskanal auswählt

Tabelle zur Auswahl von internen Kommunikation-Tools

„Wird beispielsweise auf Führungsebene eine Position neu besetzt, kommt man schnell in Versuchung, einfach zu denken: ‚Ich poste das schnell im Intranet‘,“ erläutert Iliyana Hadjistoyanova, Senior Research Analyst bei Gartner. „Stattdessen sollten die Verantwortlichen sich fragen: ‚Wie stelle ich sicher, dass die Mitarbeiter richtig informiert werden und mit dieser Änderung klarkommen?‘“

In diesem Fall könnten eine E-Mail an sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens gesendet, ein Post im Intranet eingestellt und eine Videokonferenz für die Teamleitung abgehalten werden.

Am besten ist es natürlich, wenn du für die interne Kommunikation Instrumente aus den verschiedenen Projektmanagement-Ansätzen kombinierst und so die effektivste Lösung für deine Teams findest.

In den nächsten Abschnitten wollen wir dir zeigen, wie das geht. Wir gehen dabei auf die fünf wichtigsten internen Kommunikationsmittel ein: E-Mail, Kommunikation-Tools, Videokonferenz, persönliche Meetings und Telefon – sorry, das Fax hat es leider nicht geschafft. Wir zeigen auf, wann bestimmte interne Kommunikation-Tools am besten eingesetzt werden und wann sie lieber außen vor bleiben sollten. Dabei betrachten wir ein weites Spektrum an Kommunikationssituationen im Projektmanagement.

1. E-Mail zum Updaten von großen Gruppen und zum Senden von Dateien

Wann man es nutzen sollte:

  • Um eine große Gruppe über Probleme bzw. Sachverhalte zu informieren, die alle Mitarbeiter betreffen, aber keine individuellen Antworten erfordern
  • Zum Versenden von Kalendereinträgen oder für Einladungen zu anderen Kommunikationskanälen, die für bestimmte Situationen geeigneter sind
  • Zum Senden von Dokumenten an Personen, die kein Filesharing-Tool nutzen

Wann man es nicht nutzen sollte:

  • Wenn man vom Empfänger eine schnelle Antwort benötigt
  • Wenn man mit dem Empfänger ein sensibles Thema besprechen muss, wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Personalwechsel
  • Wenn die Nachricht eine lange Antwort oder Diskussion nach sich zieht

E-Mail sollte in der Kommunikation im Unternehmen nur eingesetzt werden, wenn dadurch keine Missverständnisse entstehen und auch sensible Themen mit dem nötigen Fingerspitzengefühl behandelt werden. Man stelle sich zum Beispiel vor, ein Kollege, mit dem man fünf Jahre eng zusammengearbeitet hat, teilt seine Kündigung per E-Mail mit: Das wäre sicherlich für viele ein seltsames Gefühl

Weiterhin können E-Mails schnell nervig werden und man sollte niemanden zuspammen. Wenn man die Wahl hat, ein Stand-Up-Meeting für sechs Personen anzuberaumen oder eine Instant Messaging-Gruppe einzurichten, ist dies einem E-Mail-Thread mit Dutzenden von Nachrichten auf jeden Fall vorzuziehen.

Wo es gut funktioniert: Eine E-Mail wirkt noch effektiver, wenn im Anschluss ein Video oder ein Blogbeitrag im Intranet mit weiteren Informationen folgt. Beispiel: Der CEO eines Unternehmens setzt sich zur Ruhe oder die Zusatzleistungen ändern sich. In diesem Fall kann man zuerst eine E-Mail mit einer Ankündigung schicken und dann eine Videokonferenz zur Verabschiedung bzw. eine detaillierte Auflistung im Intranet anschließen.

2. Interne Kommunikation Tools für den unstrukturierten Austausch

Wann man es nutzen sollte:

  • Ungezwungene Gespräche innerhalb eines Teams
  • Bitten zum Teilen von Informationen wie Referenzdokumente oder Termine
  • Digitales Brainstorming, bei dem kein sofortiger Handlungsbedarf besteht

Wann man es nicht nutzen sollte:

  • Besprechung von sensiblen Informationen wie bei einem Mitarbeitergespräch oder Gehaltsverhandlungen
  • Unterhaltung zwischen zwei Personen in einem öffentlichen Kanal
  • Brainstorming, das intensive Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern erfordert

Zu Zeiten des Web 2.0 sind Kollaborations-Tools die perfekte Lösung für über den Globus verstreute agile Projektmanagement-Teams. Was früher zu einer wahren Flut an E-Mails führte, kann jetzt elegant in einem Tool gehandhabt und bei Bedarf auch noch durchsucht werden. Wenn man es nicht braucht, verschwindet es im Hintergrund und stört niemanden.

Kollaborations-Tools ersparen einem auch unnötige Meetings. Beispiel: Anstatt das gesamte Team Montagmorgen in einem Konferenzraum für eine halbe Stunde antreten zu lassen, schickt jeder einen kurzen Statusbericht.

Wo es gut funktioniert: Wenn E-Mails vom Thema abkommen oder alles verkomplizieren und niemand mehr durchsteigt, sollte man zu einem Kollaborations-Tool wechseln. Auch eine in einer Videokonferenz oder bei einem persönlichen Treffen begonnene Unterhaltung kann hier fortgeführt werden, sodass das Meeting nicht aus dem Ruder läuft.

3. Videokonferenzen oder persönliche Treffen bei verteilten Teams

Wann man es nutzen sollte:

  • Beim Planen von Meetings zwischen sich an unterschiedlichen Orten befindlichen Entscheidungsträgern
  • Sensible Gespräche zwischen Managern und direkten Untergebenen, wenn Reisen zu kostenaufwändig sind
  • Brainstorming zwischen verteilten Teilnehmern von einem zeitkritischen Projekt

Wann man es nicht nutzen sollte:

  • Wenn man nur mal schnell bei einer Einzelperson oder einer kleinen Gruppe reinhören möchte
  • Wenn man Informationen überbringt, die keine Antwort benötigen
  • Wenn man ein oder zwei gezielte Fragen an einen Kollegen hat

Videokonferenzen (die schon seit den 1960ern existieren, aber erst 50 Jahre später effizient eingesetzt werden konnten) eignen sich hervorragend in Situationen, bei denen man sich am besten persönlich treffen sollte, dies aufgrund hoher Reisekosten jedoch nicht kann. Beispiel: Das jährliche Mitarbeitergespräch oder die Beförderung eines Mitarbeiters an einem anderen Standort.

Bei den meisten Videokonferenz-Tools lässt sich der Bildschirm teilen, sodass man bspw. ein Team gut in ein neues Projektmanagement-Tool einarbeiten kann. Tipp: Die Videokonferenz-Software sollte man immer im Voraus testen und sich mit ihr vertraut machen, sodass die ersten 15 Minuten des Meetings nicht für die Einrichtung draufgehen.

Wo es gut funktioniert: Bei einem Routine-Chat mit einem Kollegen im Kollaborationstool stellt sich heraus, dass der Kollege ein Problem mit einem Feature eines Projektmanagement-Tools hat oder man stößt auf einen Konflikt in der Planungsdatei für das Quartal. In solchen Fällen sollte man vom Chat zur Videokonferenz wechseln, um etwas detailliert zu erklären oder den eigenen Bildschirm zu teilen.

4. Persönliche/Stand-up-Meetings für schnelle Gesprächsrunden

Wann man es nutzen sollte:

  • Wenn mehrere Teammitglieder sich an einem Ort befinden und eine Situation besteht, bei der normalerweise eine Videokonferenz einberufen würde (siehe oben)
  • Wenn man ein klares Ziel vor Augen hat, das man mit anderen Entscheidungsträgern in einem persönlichen Meeting in weniger als einer Stunde erzielen kann
  • Wenn man ein sensibles Gespräch mit einem Kollegen vor Ort führen muss

Wann man es nicht nutzen sollte:

  • Wenn wichtige Entscheidungsträger nicht teilnehmen können (in diesem Fall wäre eine Hybrid-Lösung möglich, bei der sich Teilnehmer vor Ort persönlich treffen und gleichzeitig eine Videokonferenz mit Remote-Stakeholdern abgehalten wird)
  • Wenn kein konkretes Ziel für ein Meeting vorliegt, sondern man einander bspw. nur auf den neuesten Stand bringen will
  • Wenn das Ziel des Meetings mithilfe einer effizienteren Methode wie E-Mail oder mit einem Kollaborations-Tool erreicht werden kann

Das direkte Gespräch ist das Nonplusultra der Kommunikation, jedoch nicht unbedingt die effizienteste Methode. Und im Projektmanagement ist Effizienz von höchster Wichtigkeit.

Persönliche Treffen sind – wenn es die Situation erfordert und man die Zeit hat – den Alternativen immer vorzuziehen. Dabei sollte man sich vorher allerdings folgende fünf Fragen stellen:

  1. Warum findet das Meeting statt?
  2. Könnte man stattdessen eine E-Mail schicken?
  3. Können verschiedene Meetings zusammengelegt werden?
  4. Wer muss an dem Meeting teilnehmen?
  5. Wie lange muss das Meeting dauern?

Wo es gut funktioniert: Bevor Teammitglieder sich persönlich treffen, ist es für einen effizienten Ablauf hilfreich, im Voraus eine E-Mail mit wichtigen Dokumenten oder Präsentationen zu schicken. Tritt während des Treffens eine Frage auf oder müssen anschließend noch Informationen verschickt werden, eignet sich hierfür ein Kollaborations-Tool.

5. Anrufe in dringenden Fälle und bei Telefonkonferenzen

Wann man es nutzen sollte:

  • In dringenden Fällen, zum Beispiel wenn ein Meeting eine Stunde vorher abgesagt wird
  • Wenn ein örtlich verteiltes Team sich zu einem Live-Gespräch treffen soll, jedoch nicht jeder über eine Internetverbindung oder die Technologie für eine Videokonferenz verfügt
  • Bei einem Gespräch mit einem Stakeholder, der lieber telefoniert als andere Kommunikationsmittel einzusetzen

Wann man es nicht nutzen sollte:

  • An Wochenenden, Feiertagen oder nach Feierabend, wenn kein dringender Notfall vorliegt
  • Wenn stattdessen eine E-Mail oder eine Chatnachricht gesendet werden kann
  • Wenn man stattdessen eine Videokonferenz abhalten kann (was zusätzlich den Vorteil bietet, dass man einander sehen und die Bildschirmfreigabe nutzen kann)

Ahh, das gute alte Telefon. Es mag etwas altmodisch erscheinen, aber wenn man genauer darüber nachdenkt, ist die moderne Version – das allmächtige Smartphone – ein Hub für vier der fünf Kommunikation-Tools in dieser Liste.

Aber wann setzt man seine verschiedenen Features ein? Um diese Frage zu beantworten, muss man sein Team gut kennen. Wenn Kollegen immer schnell per Instant Messaging antworten und das Kollaborations-Tool vom Team auf den Smartphones installiert ist, warum sollte man sie mit einem Telefonanruf stören?

In Situationen wie der folgenden gibt es einen guten Grund dafür: In drei Stunden sollte eigentlich ein wichtiges Treffen mit einem Lieferanten stattfinden, doch der Termin muss verschoben werden. Die E-Mail mit der Absage verbleibt zwei Stunden lang ohne Antwort. Jetzt ist ein Anruf die optimale Lösung.

Wo es gut funktioniert: Bei den meisten Softwarelösungen für Webkonferenzen können die Teilnehmer sich entweder über ihren Computer als Video-Anrufer zuschalten oder sich über ihr Telefon einwählen. So werden Video- und Telefonkonferenz kombiniert und auch Teilnehmer ohne Zugriff auf Computer oder mit einer schlechten Internetverbindung können daran teilnehmen.

Welche internen Kommunikation Tools kommen bei dir zum Einsatz?

Als Projektmanager*in solltest du vertrauensvoll alle Kommunikation-Tools nutzen, die dir zur Verfügung stehen. In diesem Artikel wurde versucht, einige der gängigsten Szenarien als Beispiele dafür aufzuführen, wie man besser kommunizieren kann, aber es gibt unzählige weitere Möglichkeiten.

Was ist dein Erfolgsrezept für effiziente Kommunikation? Videokonferenzen in Kombination mit Instant Messaging? E-Mail und ab und an ein gezielter Telefonanruf? Und in welchen Situationen würdest du nie eines der oben genannten Tools einsetzen? Erzähl es in den Kommentaren!

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Qu’est-ce que l’informatique décisionnelle ?

Qu'est ce que l'informatique décisionnelle

Qu'est ce que l'informatique décisionnelle

Si vous lisez cet article, c’est que l’informatique décisionnelle (ou BI, pour Business Intelligence) vous intéresse. Vous ne savez peut-être pas exactement ce que c’est, mais vous en connaissez les grandes lignes et savez que cela inclut généralement des statistiques et des graphiques. La plupart du temps, ces données sont affichées sur un tableau de bord d’informatique décisionnelle.

Pour les dirigeants d’entreprise, ces données peuvent devenir extrêmement complexes. Dans cet article, nous aborderons les points suivants pour vous donner une idée globale de cette fameuse “business intelligence” :

  • Définition
  • Anecdote historique au sujet de l’informatique décisionnelle
  • Pourquoi l’informatique décisionnelle représente une option viable pour les PME
  • Exemples d’applications BI populaires
  • Articles à lire pour aller plus loin

Définition de l’informatique décisionnelle

Le magazine Futura Tech définit l’informatique décisionnelle comme “un ensemble de méthodes, de moyens et d’outils informatiques utilisés pour piloter une entreprise et aider à la prise de décision“.

Les prémices de la business intelligence

C’est dans “Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes“, un ouvrage de langue anglaise écrit par Richard Millar Devens en 1865, que l’on trouve la première occurrence de l’expression “business intelligence”, ou informatique décisionnelle. Devens y raconte l’histoire d’un banquier du nom de Sir Henry Furnese qui fit appel à une forme primaire d’informatique décisionnelle. Ce baronnet britannique s’appuya sur des rapports préliminaires en provenance du front (la Guerre de la Ligue d’Augsbourg faisait alors rage) pour prendre des décisions commerciales. Ses prises de risque furent couronnées de succès et le roi Guillaume en personne lui offrit une bague en diamant en récompense.

Cette anecdote illustre le point de départ de l’informatique décisionnelle : extraire des données et les analyser correctement pour développer les opérations commerciales.

Cependant, un grand pouvoir implique de grandes responsabilités et pour Sir Furnese, le mensonge était une option bien trop tentante. Il finit par falsifier rapports et données et ordonna à ses agents d’adapter leur apparence et comportement selon ce qu’il voulait acheter ou vendre.

Un siècle plus tard, en 1989, l’analyste Howard Dresner suggère le terme d'”informatique décisionnelle” pour englober les concepts et méthodes dédiés à améliorer la prise de décision métier en s’appuyant sur des solutions basées sur les faits. Ce terme s’est ensuite établi comme un domaine propre du monde des affaires.

L’informatique décisionnelle est-elle réservée aux grandes entreprises ?

Pas du tout ! Il est vrai que par le passé, l’informatique décisionnelle était surtout utilisée dans les grandes entreprises : son aspect chronophage et son coût élevé la rendaient peu accessible aux PME. Seules les grandes entreprises bénéficiaient de l’infrastructure nécessaire en termes de moyens humains, technologiques et financiers pour investir dans l’informatique décisionnelle. Cependant, le cloud computing et autres avancées technologiques ont participé à la démocratisation de l’informatique décisionnelle pour les PME.

Pourquoi l’informatique décisionnelle représente une option viable pour les PME

Il est fort probable que vous vous appuyiez sur plusieurs outils différents pour gérer votre entreprise. Que vous utilisiez Excel pour préparer les chiffres prévisionnels de la croissance ou que vous étudiez la circulation de vos données avec Google Analytics, vous devez pouvoir compter sur une vision globale de ces données.

Un tableau de bord conçu pour surveiller et regrouper vos données vous aidera non seulement à augmenter vos bénéfices, mais également à éviter d’éventuels problèmes par la suite.

Des exemples d’applications BI populaires

J’ai passé en revue la liste des logiciels de business intelligence de GetApp et identifié 3 applications proposant diverses fonctionnalités d’informatique décisionnelle évaluées par les utilisateurs.

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI propose une interface glisser-déposer intuitive et idéale pour vous initier à l’informatique décisionnelle ; vous pourrez partager vos tableaux de bord et données d’un seul toucher du doigt. Cette application appartient à l’écosystème Microsoft et s’intègre en toute facilité à d’autres programmes métiers tels que Salesforce, Google Analytics, Quickbooks et Zendesk. Disponible sur iOS, Android et Windows Phone, Microsoft Power BI vous accompagnera dans tous vos déplacements.

Microsoft Power BI inclut les fonctionnalités suivantes :

  • Tableaux de bord et rapports en temps réel
  • Analyse des données à l’aide du traitement automatique du langage naturel
  • Aperçu mobile basé sur les données
  • Outils de visualisation des données
  • Options avancées de partage

plateforme microsoft power bi

Un utilisateur du site Web Software Advice, fait part de son enthousiasme pour Microsoft Power BI : “Je ne pensais pas que cet outil me plairait autant. J’ai pu créer facilement et rapidement des représentations visuelles et des rapports basés sur de simples feuilles de calculs et des fichiers plats. […] Si vous utilisez Office, cet outil va vous plaire, car il partage la même interface que les autres outils Microsoft qui vous permettent de créer des tableaux de bord de A à Z.”

Tableau

Basé sur un projet de recherche de l’Université Stanford, le logiciel Tableau est renommé pour ses visualisations de données. De nombreuses entreprises et groupes de presse du monde entier s’appuient sur ce logiciel, mais même votre entreprise peut bénéficier de ses capacités d’analyses de données pour améliorer la prise de décisions. La philosophie de Tableau est simple : pas besoin de savoir coder pour comprendre vos données. Ce sont vos données qui doivent fournir des représentations visuelles intelligibles.

Bon à savoir : Tableau a été développé pour les entreprises de taille moyenne et peut s’avérer coûteux pour une petite structure. La version basique est à 12 $ (environ 11 €) par utilisateur et par mois avec un minimum de 100 utilisateurs.


Tableau inclut les fonctionnalités suivantes :

  • Tableaux de bord interactifs
  • Liste de connecteurs de données natifs
  • Prise en charge des commentaires sur les tableaux de bord
  • Gestion des métadonnées
  • Autorisations de sécurité à tous les niveaux
  • Importation de toutes les données, quelles que soient la plage ou la taille
  • API pour serveur REST

infographie enfants unicef

Un utilisateur de Tableau, a partagé son avis sur GetApp : “De tous les programmes d’informatique décisionnelle que j’ai essayés (Zoho, tableaux croisés sur Excel, Microsoft Power BI…), Tableau est de loin le plus facile à utiliser. Il suffit de glisser-déposer les données pour réaliser des analyses. Cependant, si vous avez besoin de quelque chose de plus complet que des graphiques à axes X et Y, vous devrez apprendre un peu de code de base. Vous pourrez heureusement trouver de nombreux guides gratuits sur les forums et blogs de la communauté, mais à moins que vous n’essayiez de faire exactement ce qui est expliqué dans les exemples, vous devrez adapter les cas de figure indiqués à votre cas spécifique, ce qui peut prendre du temps. De plus, cet outil représente un investissement non négligeable avec un coût d’environ 1 000 $ (880 €) par an. Mais tout bien considéré, Tableau l’emporte sur les autres programmes.”

Klipfolio

Klipfolio a été développé tout particulièrement pour les PME. Il s’agit d’un outil simple (par exemple, les ensembles de données peuvent être personnalisés à l’aide de fonctions de type Excel et de calculs basiques), mais surtout, il s’agit d’un outil peu coûteux, disponible à partir de 24 $ par mois (environ 21,5 €). Mais qui dit abordable ne veut pas dire rudimentaire ! Klipfolio s’intègre parfaitement aux applications telles que Twitter, Moz et Google Analytics. Il n’y a rien de plus facile que de recouper en une seule visualisation des données provenant de plusieurs sources. De plus, si vous débutez dans l’informatique décisionnelle, vous pourrez vous appuyer sur des centaines de visualisations prêtes à l’emploi pour créer votre tableau de bord.


Klipfolio inclut les fonctionnalités suivantes :

  • Options de branding (par exemple, remplacement de logo)
  • Prise en charge des fichiers Excel, CSV, JSON et XML
  • Intégration de plusieurs sources de données dans un seul rapport
  • Options de marque blanche pour les agences et partenaires
  • Tableaux de bord simplifiés
  • Différents styles de rapports intégrés

plateforme klipfolio

Un utilisateur de GetApp, écrit : “Klipfolio est un outil dynamique qui vous permet de créer votre visualisation en un temps record. Pour nos tableaux de bord d’activité, je cherchais une solution abordable et rapide à implémenter. Nous avions besoin d’un outil en ligne ou hébergé sur le cloud, sans installation requise et intégrable à notre base de données PostgreSQL. Klipfolio répond à tous ces critères. De plus, de nombreux outils de visualisation et tableaux de bords sont déjà intégrés : cela s’avère particulièrement utile pour les agences de marketing en ligne, ou si vous devez créer votre tableau de bord avec Google Analytics, Facebook Ads ou autre source de données.”

Pour aller plus loin

Grâce à cet article riche en informations et anecdotes historiques, vous devriez désormais en savoir un peu plus au sujet de l’informatique décisionnelle. Si ce sujet vous fascine, consultez les articles indiqués ci-dessous ainsi que notre liste des meilleurs logiciels de business intelligence. N’hésitez pas à partager vos recommandations ou questions dans la section Commentaires ci-dessous !